RETOS PARA LA IMPLEMENTACIN DEL LAST PLANNER SYSTEM

Vishal Porwal 1 , Jos Fernndez-Sols 2 , Sarel Lavy 3, Zoila K. Rybkowski 4 RESUMEN La falta de confiabilidad del plan es un problema crtico en la industria de la construccin. Puesto que la industria est fragmentada y cada proyecto es nico, atrasos en el programa son un fenmeno comn. Ballard y Howell propusieron blindar la construccin y estabilizar el flujo de trabajo como una solucin a este problema. Estos dos investigadores, junto con otros estudiosos de la lean construction (construccin sin prdidas), desarrollaron el Last Planner System (LPS) 5 de Control de la Produccin a travs de una serie de experimentos a partir de la dcada de 1990. El LPS se ha convertido en una herramienta popular entre la comunidad de la lean construction para estabilizar el flujo de trabajo y conseguir planes ms fiables. Sin embargo, los usuarios y mentores del LPS informan sobre numerosos retos en la implementacin y el uso de este sistema. Este trabajo presenta los resultados de un estudio de la bibliografa sobre los desafos que enfrentan los profesionales de la construccin durante la ejecucin y el uso del LPS. El objetivo de esta investigacin fue identificar los desafos que enfrentan los profesionales de la construccin durante la ejecucin y el uso del LPS, tanto a nivel de organizacin como de proyecto. PALABRAS CLAVE Last Planner System, retos de organizacin, retos a nivel de proyecto

INTRODUCCIN La Oficina de Estadsticas Laborales de EE.UU. (Teichloz 2004) inform de que la industria de la construccin enfrenta una grave disminucin de la productividad laboral. Una investigacin actual realizada en esta industria (Fernndez-Sols 2007, Tommelein 1999) implica que la complejidad, variabilidad e incertidumbre son las principales causas de esta disminucin de productividad. Los experimentos de Howell y Ballard (1994) con el Last Planner System (LPS) de Control de la Produccin indicaron que el uso de procedimientos de planificacin de produccin formales y flexibles es el primer paso para mantener el entorno de produccin estable. El LPS est diseado para proteger a las unidades de produccin de la incertidumbre del flujo de trabajo (Ballard et al. 1997), y es una herramienta eficaz para mejorar la fiabili dad del plan (Alarcn et al. 2008). Varios profesionales de la industria han aplicado el LPS para resolver una gama de problemas asociados a la inestabilidad del flujo de trabajo y a la incertidumbre, las races de la imprevisibilidad.
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Graduate Student, Department of Construction Science, College of Architecture, Texas A&M University, College Station, Texas, USA, Ph: +1-979-450-3604, vishalporwal@gmail.com 2 Assistant Professor, Department of Construction Science, College of Architecture, Texas A&M University, College Station, Texas, USA, Ph: +1-979-458-1058, jsolis@archmail.tamu.edu 3 Assistant Professor, Department of Construction Science, College of Architecture, Texas A&M University, College Station, Texas, USA, Ph: +1-979-845-0632, slavy@archmail.tamu.edu 4 Assistant Professor, Department of Construction Science, College of Architecture, Texas A&M University, College Station, Texas, USA, Ph: +l-979-845-4354, zrybkowski@tamu.edu 5 Last Planner is a trademark of Lean Construction Institute

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Existe una cantidad considerable de literatura sobre el uso del LPS para toda una serie de proyectos de construccin. La mayora de esta literatura se presenta en forma de estudios de casos provenientes de los sectores acadmico e industrial. Los estudios de caso informan sobre el uso del LPS en entornos de proyecto diferentes (construccin de edificios, construccin civil pesada, etc.), en diferentes partes del mundo, y para diferentes fases del proyecto (definicin, diseo, diseo previo, y la construccin). Los desafos afrontados y las lecciones aprendidas por los interesados durante la implementacin (formacin inicial y puesta en marcha) y el uso posterior del LPS en diferentes proyectos tambin son descritos en estos estudios de caso. Este artculo resume estos desafos y evala su estado actual. LAST PLANNER SYSTEM El LPS es una herramienta de planificacin, seguimiento y control que sigue los principios de la lean construction, tales como "just-in-time (JIT, justo a tiempo) de entrega, el mapa del flujo de valor (VSM = value stream mapping) y pull scheduling (programacin basada en la demanda actual, tambin conocida como programacin de fase inversa - reverse phase scheduling).

Reverse phase scheduling Look ahead planning (6 weeks)

Analisis de Restricciones

Se har

First Run Studies

Figura 1: Proceso de planificacin del Last Planner System La funcin principal del LPS es el proceso de planificacin de colaboracin que involucra a los "ltimos planificadores" (last planners) para planificar con mayor detalle a medida que el equipo se acerca al momento de realizar el trabajo. Adems, el LPS incorpora el "pull scheduling"6, donde en reuniones semanales de planificacin de trabajo los ltimos planificadores solamente se comprometen con el trabajo que PUEDEN realizar, contrariamente a lo que ocurre en el push scheduling convencional, donde en las reuniones semanales se planifica el trabajo que DEBERA ser realizado y se hace hincapi en seguir un plan maestro. Se aplica un anlisis de restricciones, una parte integral del LPS, de forma a adoptar un enfoque proactivo para solucionar los problemas enfrentados durante el da a da de los proyectos de construccin (Ballard 2000). Adems, el LPS sigue el principio del Crculo de Deming, Plan-Do-Check-Act (PDCA, para Planificar, Hacer, Verificar y Actuar, por su acrnimo ingls), una vez que incluye un protocolo para identificar las razones de
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Una tcnica pull se basa en trabajar a partir de una fecha de conclusin hacia atrs, lo que hace que las tareas sean definidas y secuenciadas de manera a que su conclusin libere trabajo.

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no cumplimiento del plan usando el anlisis de los Cinco Porqus (Five-Whys) y manteniendo un circuito de retroalimentacin. La Figura 1 muestra el proceso de planificacin del last planner (ltimo planificador). Ballard escribe: "El Last Planner System para el control de la produccin puede ser caracterizado en trminos de los principios que guan el pensamiento y la accin, las funciones que permite realizar, as como los mtodos o herramientas utilizados para aplicar esos principios y llevar a cabo esas funciones" (Ballard et al. 20 09). IMPLEMENTACIN Y USO DEL LPS EN LA INDUSTRIA DE LA CONSTRUCCIN El Last Planner System de Control de Produccin es de uso generalizado en todo el mundo. En varios casos de implementacin del LPS se han constatado mejoras en el tiempo de entrega de proyecto, la productividad laboral, seguridad y calidad (Alsehaimi et al. 2009, Ballard et al. 2009, Ballard et al. 2007, Court et al. 2009, Formoso et al. 2009, Friblick et al. 2009, Garza et al. 2000, Khonzade et al. 2008). La implementacin del LPS suele comenzar con un proyecto piloto en la mayora de las empresas (Hill et al. 2007). Sutter Health, con sede en Sacramento, California, implement el LPS en cinco proyectos piloto (Edificio de Consultorios Mdicos David, Torre Hospitalaria de 8 Pisos Modesto, Delta, Departamento de Emergencia de Roseville, Estructura de Parqueo de Roseville) como parte de la iniciativa lean de la organizacin en 2004 (Ballard et al. 2007). Despus de una serie de experimentos, el LPS est siendo usado en una serie de proyectos de construccin de Sutter Health (Hamzeh 2009). En Finlandia, cuatro grandes empresas (YIT Rakennus Oy, Skanska Talonrakennus Oy, NCC Rakennus Oy y Rakennusosakeyhti Hartela) implementaron el LPS en cuatro proyectos piloto distintos y desarrollaron un enfoque de implementacin sistemtica (talleres de formacin y justificacin terica, etc.). Estos proyectos piloto fueron seguidos de un segundo conjunto de proyectos piloto. En estos proyectos se consiguieron beneficios en la productividad, seguridad, calidad y en el programa (Koskenvesa et al. 2009). En otro ejemplo, el uso del LPS mejor la comunicacin y la coordinacin entre los subcontratistas en un proyecto de construccin residencial de varios pisos (Song et al. 2008). Adems de informar sobre ciertos beneficios, las investigaciones acadmicas e industriales tambin muestran los desafos que enfrentan los profesionales de la construccin durante la implementacin y el uso del LPS. La tabla 1 recoge los desafos y sus incidencias en la literatura. Los profesionales de la construccin se enfrentan a desafos en dos etapas. La primera es la fase de implementacin, cuando se presenta al equipo del proyecto el LPS y los proyectos piloto estn en curso. Estos son retos de organizacin que enfrentan los altos directivos y los de nivel medio en las etapas iniciales. Durante la segunda etapa, el LPS es utilizado por un equipo experimentado y se presentan desafos tcnicos asociados con el desarrollo de habilidades y el capital humano necesario para el uso del LPS. MTODO DE INVESTIGACIN El objetivo de la investigacin presentada en este trabajo es identificar los retos que enfrentan los profesionales de la construccin durante la implementacin y el uso del LPS a nivel de organizacin y de proyecto. Para ello, los autores llevaron a cabo una revisin sistemtica de la literatura en este campo. El criterio usado para seleccionar la herramienta de LPS para el estudio estuvo relacionado con la literatura disponible de manera general sobre el uso y la implementacin del LPS en diferentes pases.

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El alcance fue limitado a las publicaciones relacionadas con la implementacin y el uso del LPS a un nivel de organizacin y de proyecto. Esto significa que slo se consideraron artculos descriptivos que informaban sobre ejemplos y casos reales; las obras puramente tericas, conceptuales y abstractas fueron excluidas. Un ejemplo de una publicacin que est claramente dentro del mbito de aplicacin de este proceso de revisin es el de Koskenvesa (2009), en la que el autor revisa los resultados de la implementacin del LPS a ocho proyectos de construccin diferentes. La estrategia de revisin de la literatura se llev a cabo identificando primero fuentes de datos relevantes, el marco temporal, y las palabras clave. Inicialmente, se identific una seleccin de bases de datos muy amplia, que abarcaba revistas, actas de conferencias, libros y artculos de revistas especializadas. Esto inclua informes de Compendex, Emerald, Elsevier y del Instituto de la Industria de la Construccin (Construction Industry Institute CII, por sus siglas inglesas), as como del Centro de Ingeniera Integral de Instalaciones (Center for Integrated Facility Engineering CIFE, por sus siglas inglesas). Estas bases de datos proporcionan acceso a una amplia variedad de publicaciones como la Revista de Ingeniera y Gestin de la Construccin (Journal of Construction Engineering and Management), la Revista de Lean Construction (Lean Construction Journal), Actas de Conferencia de las Conferencias Anuales del Grupo Internacional de Lean Construction (International Group of Lean Construction, IGLC) y Actas de Conferencia del Congreso de Construccin de la Sociedad Americana de Ingenieros Civiles (American Society of Civil Engineers, ASCE). Con el fin de restringir la bsqueda a publicaciones ms recientes, el marco de tiempo para este estudio fue escogido inicialmente para incluir slo la literatura publicada entre 2005 y 2009. Sin embargo, segn avanzaba la investigacin se ampli mediante la ampliacin de los criterios de bsqueda para incluir las publicaciones a partir del ao 2000. RESULTADOS Y ANLISIS La revisin de la literatura identific inicialmente mltiples publicaciones relevantes. La tabla 1 muestra los 12 desafos diferentes que enfrentan los profe sionales de la construccin durante la implementacin y el uso del LPS y sus incidencias, tal como se documenta en 17 publicaciones diferentes. Los retos se dividen en dos categoras: (1) los problemas afrontados durante la fase de implementacin, y (2) los problemas afrontados durante el uso del LPS, como se explic anteriormente en este trabajo. A continuacin se presentan las listas de los desafos: DESAFIOS DE IMPLEMENTACIN 1. Falta de formacin (Lack of training) 2. Falta de liderazgo / fracaso de compromiso de la direccin / entorno organizacional 3. Inercia organizacional y resistencia al cambio / actitud "as es como siempre lo he hecho 4. Apoyo de las partes interesadas (Stakeholder support) 5. Asuntos legales y contractuales / estructura contractual 6. Implementacin parcial del LPS e implementacin tarda del LPS
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Fase de Implementacin: cuando se presenta al equipo del proyecto el LPS y los proyectos piloto estn en curso. Estos son retos organizacionales que enfrentan tanto los altos directivos como los de nivel medio en las fases iniciales

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Tabla 1: Desafos enfrentados por los profesionales de la construccin durante la implementacin y el uso del LPS
Koskenvesa A. et al. (2005) Kemmer S.L. et al. (2007) Garza J.M. et al. (2000) Alarcn L.F. et al. (2002) Jang J.W. et al. (2007b) Jang J.W. et al. (2007a) Sterzi M.P. et al. (2007) Fiallo C.M. et al. (2002) Alsehaimi et al. (2009) Ballard G. et al. (2007)

Arbulu R. et al. (2006)

Ansell M. et al. (2007)

Kim Y.W. et al. (2005)

Kim Y.W. et al. (2007)

Hamzeh F.R. (2009)

Jara C. et al. (2009)

Desafos

1 2 3

Falta de capacitacin Inercia organizacional y resistencia al cambio / actitud "as es como siempre lo he hecho Capital humano y falta de entendimiento del nuevo sistema y dificultad para hacer asignaciones de calidad / capital humano habilidades y experiencia Falta de liderazgo / fracaso de compromiso de la direccin / entorno organizacional Falta de compromiso para usar el LPS y actitud en relacin a los sistemas nuevos Mala qumica en el equipo / falta de colaboracin Apoyo de los interesados Asuntos contractuales y legales / estructura contractual Apoderamiento de los gerentes en el campo / procedimientos de aprobacin, por parte del cliente y de los altos directivos, prolongados Recursos adicionales / ms papeleo / personal adicional / ms reuniones / ms participantes / tiempo Implementacin parcial del LPS e implementacin tarda del LPS Integracin fsica

4 5 6 7 8 9 10 11 12

Liu M. et al. (2009)

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DESAFIOS PARA LOS USUARIOS8 1. Capital humano y la falta de entendimiento del nuevo sistema; dificultad para hacer asignaciones de calidad / habilidades y experiencia del capital humano 2. Falta de compromiso con el uso del LPS y actitud hacia el nuevo sistema 3. Qumica del equipo inadecuada y falta de colaboracin 4. Apoderamiento de los gerentes en el campo / largo procedimiento de aprobacin por parte del cliente y de la alta direccin 5. Recursos extra / ms papeleo / personal adicional / ms reuniones / mayor nmero de participantes / tiempo 6. Integracin fsica En los proyectos con base en California (Edificio de Consultorios Mdicos Fairfield, el Retiro en Fort Baker, y el Centro de Investigacin Cardiovascular de la UCSF), Hamzeh (2009) inform sobre problemas en la aplicacin del LPS. El contratista general enfrent desafos en la implementacin del LPS, incluyendo (1) falta de experiencia con el LPS, (2) resistencia al cambio, e (3) introduccin de nuevas tecnologas. Tambin inform sobre problemas contractuales durante la fase de implementacin. Alarcn (2002) inform sobre los desafos en la implementacin del LPS en doce empresas en Chile. La principal dificultad en la implementacin era la falta de tiempo para implementar nuevas prcticas en los proyectos que ya estaban en marcha. Una implementacin parcial, una implementacin intermitente y una preparacin insuficiente de las reuniones de planificacin eran problemas frecuentes en estos proyectos. La falta de capacitacin es otro problema durante la implementacin. Los participantes del proyecto vean el LPS como un "microsistema de planificacin" y no se daban plenamente cuenta de los aspectos conceptuales que apoyan la innovacin real en la prctica gerencial. Otro desafo importante era el miedo al cambio entre los participantes en el proyecto. AISehaimi (2009) valida (2000) los hallazgos de Alarcn experimentando con la implementacin del LPS en un proyecto de construccin de Oriente Medio. Boldt ha citado varios obstculos para la implementacin lean (Ballard 2007). Nmero uno en la lista es la resistencia al cambio. Tambin se menciona la falta de compromiso de las partes interesadas en el proyecto, mientras que otro gran obstculo es la estructura contractual del proyecto.x Koskenvesa (2005) implement el LPS en cuatro grandes empresas en Finlandia y refiri que muchos profesionales clave apoyaban apasionadamente la metodologa convencional de control de produccin; rechazar el plan maestro en tanto herramienta primordial para el control de un proyecto no era para ellos algo muy difcil de aceptar. CONCLUSIN La revisin de la literatura revela que la falta de formacin, la resistencia al cambio, la falta de liderazgo, y la falta de capital humano, entre otros, son grandes desafos en la implementacin y el uso del LPS. Aunque el LPS es ampliamente utilizado en todo el mundo, esta es una novedad para muchos profesionales de la construccin. El desarrollo de estrategias de implementacin del LPS y la capacitacin podran ser pasos importantes en la implementacin y el uso del LPS a nivel de organizacin y de proyecto. Un fuerte liderazgo y un compromiso de la direccin con la implementacin tambin son importantes para producir el cambio necesario para obtener resultados positivos y una mejora continua.
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Uso del LPS a nivel de proyecto: Cuando el LPS es utilizado por un equipo experimentado y son presentados los desafos tcnicos asociados con el desarrollo de habilidades y el capital humano necesario para el uso del LPS

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Las investigaciones futuras deberan usar estos resultados para evaluar los desafos que enfrentan los profesionales de la construccin durante la implementacin y el uso del LPS y para proponer directrices que aborden estas cuestiones. REFERENCIAS Alarcon, L.F., Diethelm, S., Rojo, O., Caldern, R. (2008). "Assessing the Impacts of Implementing Lean Construction" Revista Ingeniera de Construccin, Vol. 23 No. 1, Abril de 2008. Alarcon, L.F., Diethelmand, S., Rojo, O. (2002). "Collaborative Implementation ofLean Planning System in Chilean Construction Companies" Proceedings for the10th Annual Conference of the International Group for Lean Construction, Granmado, Brazil. Alsehaimi, A., Tzortzopoulos, P., Koskela, L. (2009). "Last Planner System: Experiences from Pilot Implementation in the Middle East" Proceedings for the 17th Annual Conference of the International Group for Lean Construction, Taiwan. Ansell M., Holmes, M., Evans, R., Pasquire, C. and Price, A. (2007). "Lean Construction Trial on a Highway Maintenance Project" Proceedings for the I5thAnnual Conference of the International Group for Lean Construction, Michigan. Arbulu, R. and Soto, J. (2006). "A Design Case Study: Integrated Product and Process Management" Proceedings for the 14th Annual Conference of the International Group for Lean Construction, Santiago de Chile. Ballard, G. and Howell, G.A. (1997). "Shielding Production: An Essential Step in Production Control." Journal of Construction Engineering and Management, ASCE, New York, NY, 124(1), 11-17 Ballard, G. (2000). "The Last Planner System of Production Control" Ph.D. Diss., Faculty of Engineering, Birmingham, The University of Birmingham. PHD: 192 pp. Ballard, G. (2009). "Production Control Principles" Proceedings of 17th Annual Conference of the International Group of Lean Construction, Taiwan. Ballard, G., Liu, M., Kim, Y.W., Jang J.W. (2007). "Roadmap to Lean Implementation at Project Level" Research Report 234-11, Construction Industry Institute (CU), Austin, Texas. Court, P.F., Pasquire, C., Gibb, A. (2009). "A Lean and Agile Construction System as a Set of Countermeasures to Improve Health, Safety and Productivity in Mechanical and Electrical Construction" Lean Construction Journal, pp 61-76. Fernndez- Solis, J.F. (2007). "The Systemic Nature of the Construction Industry" CIB World Building Congress-2007, p: 1598-1625, (available at: http://www.irbnet.de/daten/iconda/CIB5266.pdf, Retrieved on January 15th 2010.)

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