ANEXO 1 PROGRAMA MAGISTER UVIRTUAL

ANTEPROYECTO DE FIN DE ESTUDIO TITULO DEL PROYECTO:

Optimizacin de los procesos de Administracin y control de informacin del personal y nomina

PROGRAMA:
Maestra en Administracin de Empresas con especialidad en Direccin de Proyectos

GRUPO:
MDP 2_2-2010B

ALUMNOS: Erika Juliana Lozano Lpez Otto Javier Quiza Moreno Esteban Flores TUTOR GUA: Enrique Palacios Lpez Andrs Ruiz Tagle Avendao

ANLISIS DEL MERCADO ECUATORIANO

A continuacin presentamos los aspectos mas relevantes aplican para el proyecto a desarrollar de los factores del entorno general:

1.

ASPECTOS POLTICO - LEGALES:

1.1 POLTICAS TRIBUTARIAS: Los cambios permanentes en poltica tributaria impactan el entorno econmico ecuatoriano, ya que una de las condiciones bsicas y lgicas que un pas necesita para formar y atraer inversin y producir desarrollo, es la estabilidad en la produccin. El cambio de reglas de juego en los sectores laboral o tributario, ha aumentado los niveles de incertidumbre, alejando las posibilidades de establecer nueva produccin y nuevas fuentes de empleo. Leyes como el Anticipo mnimo, el mandato 8 y el aumento de los porcentajes de retencin, son un ejemplo de ello. El mandato 8 surge como una ley de proteccin a los trabajadores que elimina la tercerizacin y todas las formas de subcontratacin laboral como control a las empresas que usaban esta figura para evadir impuestos o pagos de seguridad social a sus empleados y para explotar a trabajadores. A travs de esta ley, las empresas ecuatorianas tuvieron que contratar parte del personal que subcontrataban, como medida de recuperacin de los derechos de los trabajadores, otorgndoles estabilidad laboral al exigir la contratacin directa de mano de obra requerida. Para el problema especfico encontrado en McCann Erickson Ecuador, el mandato 8 hizo que la empresa dejara de manejar en un 80 % sus asuntos de manejo de personal y liquidacin de nmina a travs de una outsorcing especializado, y que lo integrara 100% a su rea de recursos humanos obligatoriamente, con limitacin de personal encargado como se ver en la problemtica. 1.3 LEGISLACIN LABORAL: 1.3.1 MODALIDAD DE CONTRATACIN Y DURACIN En trminos generales, la duracin mnima de los contratos de naturaleza estable o permanente es de un ao, ya se trate de contratos a plazo fijo o de plazo indefinido. Contrato a plazo fijo es aquel cuya duracin se establece en el propio contrato, con un tiempo de duracin no menor a un ao ni mayor a dos aos. Estos contratos no pueden renovarse. Si la relacin laboral permanece al trmino del plazo contractual, este se convierte automticamente en contrato a plazo indefinido. Contrato a plazo indefinido es aquel que no tiene un plazo de duracin determinado y permanece vigente hasta que se termine por alguna de las causas que establece la ley. 1.3.2 JORNADA DE TRABAJO Salvo ciertas excepciones, la jornada ordinaria de trabajo es de ocho horas diarias y cuarenta horas semanales, dividida en cinco das. Los das sbados y domingos son de descanso obligatorio, salvo que por la naturaleza de la actividad o empresa no se pudiere interrumpir el trabajo en esos das. En este caso, de mutuo acuerdo entre las partes, se puede designar otros das de la semana para el descanso obligatorio. La jornada realizada entre las 19h00 y las 06h00 se la califica como nocturna y tiene un recargo del 25% sobre el monto de la remuneracin que regularmente de paga durante la jornada matutina.

Se entiende por horas suplementarias aquellas horas de trabajo siguientes a la jornada ordinaria. No pueden exceder de cuatro horas al da y doce a la semana. Las horas suplementarias de trabajo desarrolladas durante el da y hasta las 24h00 tienen un recargo del 50% sobre la remuneracin correspondiente a la jornada ordinaria. Para determinar el monto a pagar por las horas suplementarias se toma en cuenta nicamente el sueldo y no los beneficios adicionales detallados anteriormente. Si las horas suplementarias tienen lugar entre las 24h00 y las 06h00, el recargo ser del 100%. Este recargo tambin se aplica cuando el trabajo suplementario de lo realiza en das sbados o domingos. 1.3.3 VACACIONES Y DAS FESTIVOS Todo empleado tiene derecho a gozar de 15 das de vacaciones ininterrumpidas cada ao. Luego del quinto ao de trabajo para el mismo empleador, el empleado tiene derecho a un da adicional de vacacin por cada ao excedente. Los das adicionales de vacacin no pueden ser ms de 15 y es facultad del empleador el compensarlos en dinero. El derecho a gozar las vacaciones nace al completar el ao de servicio. El empleador tiene el derecho de determinar el perodo dentro del cual el empleado gozar sus vacaciones. La vacacin es pagada. El pago equivale a la veinticuatroava parte de lo percibido por el trabajador durante el ao inmediato anterior. Para el clculo se computar todo lo percibido por el trabajador por horas ordinarias, suplementarias y extraordinarias, comisiones y toda otra retribucin accesoria que haya tenido el carcter de normal en la empresa. Adems de los feriados locales, las fechas que constan a continuacin son feriados nacionales y constituyen das de descanso obligatorio: 1 de Enero, Viernes Santo, 1 de Mayo, 24 de Mayo, 10 de Agosto, 9 de Octubre, 2 de Noviembre, 3 de Noviembre y 25 de Diciembre. 1.3.4 REMUNERACIN El pago de la remuneracin puede estipularse por horas o das, si las labores del trabajador no son permanentes o si se trata de tareas peridicas o estacionales; y, por semanas o mensualidades, si se trata de labores estables y continuas. La remuneracin se pacta libremente entre las partes. Existe un salario mnimo vital general, actualmente de US$4, utilizado exclusivamente para propsitos referenciales. Existe un salario mnimo de US$240,00. Tambin existen salarios mnimos sectoriales para distintas ramas de actividad. Los salarios mnimos sectoriales son normalmente mayores que el salario mnimo y se fijan anualmente. Adems del sueldo, la remuneracin se compone de otros beneficios adicionales, a saber: 1.3.4.1 DECIMO TERCERA REMUNERACION.- Este pago se realiza hasta el 24 de diciembre de cada ao y es equivalente a la doceava parte de lo percibido por el empleado durante el perodo comprendido entre el 1 de diciembre del ao anterior y el 30 de noviembre del ao en curso. Para calcular el monto a pagar se debe considerarse el sueldo, horas suplementarias y extraordinarias, comisiones y cualquer otra retribucin que tenga el carcter de normal en la empresa. Cuando el empleado no ha trabajado durante el perodo de doce meses antes mencionado, la dcimo tercera remuneracin equivale a la doceava parte de lo percibido por el empleado durante el tiempo laborado. En otras palabras tiene derecho a recibir un valor proporcional. 1.3.4.2 DECIMO CUARTA REMUNERACION.- Debe cancelarse hasta el 15 de agosto de cada ao, en la regiones Sierra y Oriente, y hasta el 15 de marzo en las regiones Costa e Insular, y corresponde a un valor equivalente a un salario mnimo. Abarca el perodo comprendido entre el 1 de septiembre del ao anterior y el

31 de agosto del ao en curso para las regiones Sierra y Oriente, y entre el 1 de abril del ao anterior y el 31 de marzo del ao en curso para las regiones Costa e Insular. De acuerdo al salario mnimo vigente actualmente equivale a US$240,00. Cuando el empleado no ha trabajado durante el perodo de doce meses antes mencionado, tiene derecho a que se le pague esta remuneracin en proporcin al tiempo trabajado. 1.3.4.3 FONDO DE RESERVA.- Se paga despus del primer ao de trabajo y equivale a un mes de sueldo o salario. Debe depositarse anualmente en el Instituto de Seguridad Social Ecuatoriano. 1.3.5 TERMINACIN DE LA RELACIN LABORAL La relacin laboral entre las partes puede terminar por una de las siguientes causas: Mutuo acuerdo entre las partes Vencimiento del plazo del contrato Terminacin del empleador (desahucio) Visto Bueno (causales establecidas en la ley para que una de las partes termine la relacin laboral unilateralmente) 1.3.6 TEMAS TRIBUTARIOS El empleador constituye agente de retencin para efectos tributarios, en relacin con las remuneraciones que paga a sus empleados o trabajadores. La tabla de impuesto es progresiva en relacin al ingreso, y va desde el 0% al 35%.

1.4 ESTADO Y GOBIERNO: El actual Estado Ecuatoriano est conformado por cinco poderes estatales: el Poder Ejecutivo, el Poder Legislativo, el Poder Judicial, el Poder Electoral y el Poder de Participacin Ciudadana. El actual gobierno en cabeza del Rafael Correa tuvo en 2007 que hacer frente a la dificultad que supondra la composicin del nuevo Congreso emanado de los comicios legislativos celebrados igualmente aquel 15 octubre, ya que el grupo con mayor representacin parlamentaria sera opositor a su partido (28 escaos). Tras una grave crisis, provocada por el enfrentamiento entre Correa y el Congreso, el presidente consigui que el 15 de abril de 2007 tuviera lugar un referndum acerca de la convocatoria de una Asamblea Constituyente que elaborara una nueva Carta Magna, para asegurar su proyecto presidencial. Gracias al 81% de los votos otorgados al s (lo que supona una gran victoria del jefe del Estado), el 30 de septiembre de ese ao se celebraron los comicios para elegir a los miembros de la referida Asamblea Constituyente. En esa nueva cita electoral, la Alianza Pas de Correa logr mayora absoluta en la cmara. Desde entonces el presidente desarrolla sus polticas con el apoyo de la mayora del congreso, en un gobierno social demcrata.

2. ASPECTOS ECONMICOS: 2.1 COMPORTAMIENTO DEL PIB La economa de Ecuador es la octava ms grande de Amrica Latina despus de las de Brasil, Mxico, Argentina, Colombia, Venezuela, Per y Chile . Durante la presente dcada Ecuador es uno de los pases ms intervencionistas y donde la generacin de

riqueza es una de las ms complicadas de Latinoamrica. Existen diferencias importantes del ingreso donde el veinte por ciento de la poblacin ms rica posee el cincuenta y cuatro punto tres por ciento de la riqueza y el noventa y uno por ciento de las tierras productivas. Por otro lado, el 20% de la poblacin ms pobre apenas tiene acceso al 4,2% de la riqueza y tiene en propiedad slo el 0,1% de la tierra. Existe cierta estabilidad econmica pero con bases dbiles y de forma forzosa. El PIB de Ecuador se increment en 2.2% (a precios constantes de 2000), en el segundo trimestre de 2011, respecto al trimestre anterior (t/t-1), y en 8.9% respecto al del segundo trimestre de 2010 (t/t-4).

Figura A.1 PIB total Ecuador aos 2005 al 2011 (Fuente La mejora en la proyeccin se realiza luego de que la economa ecuatoriana creciera 8,6% en el primer trimestre y 8,9% en el segundo, impulsada por el sector no petrolero que repunt a 8,3% y 9,9% en esos perodos, respectivamente La economa del Ecuador creci un 8% en 2011, y crecer un 5% en 2012.

2.2 CRECIMIENTO ECONMICO El crecimiento econmico se mantiene durante el ltimo trimestre del ao, siendo del 1,7% frente al 2% obtenido en el trimestre anterior. La elevada inversin pblica, como consecuencia del aumento en los ingresos debido al alza en los precios del petrleo y de la deuda procedente de China, ha contribuido a mantener el crecimiento econmico y a reducir la tasa de desempleo. Por su parte, el incremento en la demanda interna, as como en el saldo de la balanza comercial, tambin influye de manera positiva. Por el lado de la oferta, la totalidad de sectores presentan elevadas tasas de crecimiento. Por ltimo, la inflacin contina su tendencia alcista, debido a la subida en los tipos impositivos de algunos bienes.

Figura A.2 Tasa de crecimiento industrial Ecuador aos 1997 al 2010

2.3 TASA DE DESEMPLEO Con una tasa de desempleo en las zonas urbanas a diciembre de 2010 del 6,1%, frente al 7,9% de 2009, el Ecuador no solo ha vuelto a los niveles de desempleo de antes de la crisis econmica mundial de 2008, sino que est mejor posicionado que otros pases de Amrica Latina, Europa y Estados Unidos.

Figura A.3 Tasa de desempleo en Ecuador aos 2010 al 2011

3. ASPECTOS SOCIO CULTURALES 3.1 DEMOGRAFA Segn el ltimo censo, en 2011 Ecuador cuenta con una poblacin de 14.483.499 habitantes, con la ms alta densidad poblacional de Amrica del Sur, teniendo 56.5 habitantes por km. La poblacin de Ecuador est compuesta por un 7,2% de indgenas (los quechuas son mayora pero se contabilizan 14 nacionalidades) y un 71,9% de mestizos; el 7,45% montubio (personas que habitan zonas rurales en el rea de la costa pacfica); afroecuatoriano el 7,2% y blanco el 6,1%, principalmente descendientes de espaoles. Aproximadamente el 63% vive en centros urbanos y el 37% en el medio rural. El 49% se concentra en la regin de la Costa y el 47% en la regin de la Sierra; el resto de la poblacin se reparte entre la regin Amaznica y las islas Galpagos. Estructura de Poblacin Hombres: 6'830.674 Mujeres: 6'879.560 Segn Edad: 0-14 aos: 34.9% (hombres 2,430,303; mujeres 2,351,166) 15-64 aos: 60.6% (hombres 4,116,289; mujeres 4,198,667) 65 aos y ms: 4.5% (hombres 284,082; mujeres 329,727) (2003 est.) Edad Media: Total: 28.4 aos (2011) Hombres: 22 aos Los principales centros urbanos del Ecuador son: 1. Quito, Distrito Metropolitano, la capital del pas, enclavada en la regin de la Sierra y que, segn el censo de 2011, cuenta con una poblacin de 1619.146 habitantes, y 2. Guayaquil, la ciudad ms poblada del pas, su principal puerto y centro de la actividad comercial, situada al sur y que cuenta con una poblacin, segn estimaciones para 2011, de 2291.158 habitantes. Otras ciudades importantes, en cuanto a nmero de habitantes, pueden citarse tambin: Cuenca, conocida por su tradicin cultural y por su importante actividad agrcola y comercial, contaba en 2009 con una poblacin de 331.888 habitantes; Santo Domingo de los Colorados, con 305.632 habitantes. 3.2 ICE DE GINI)

El ndice de Gini para Ecuador en 2010 fue 0,477, situando al pas en el puesto mundial 103 entre 134. Este ndice se ha reducido desde el 0,505 que se encontraba en el ao 2006. Por lo que respecta al ndice de Desarrollo umano ( D ) 2010, Ecuador se encuentra en el puesto 77, dentro del bloque de pases con un alto desarrollo humano, y justo por debajo de Brasil, Georgia, Venezuela y Armenia. La pobreza por ingresos a diciembre de 2011 se ubic en 28,6%. Esta cifra significa que hubo una reduccin de 4 puntos que lo registrado en diciembre del 2010 cuando lleg a 32,8%. As lo revel la ltima Encuesta de Mercado Laboral, realizada trimestralmente por el Instituto Nacional de Estadstica y Censos (INEC). Segn la mencionada encuesta, el pas cerr el 2011 con un desempleo de 5,1%, frente al 6,1% del ao previo. Mientras el subempleo lleg a 44,2% en comparacin al 47,1% de 2010. Adems, de los 4,2 millones de ocupados, el 78,9% de la poblacin labora en el sector privado, mientras el 21,1% pertenece al sector pblico, relacin que se ha mantenido en el tiempo. Adicionalmente, Fander Falcon, secretario de planificacin y

desarrollo (Senplades) y Byron Villacs, director ejecutivo del INEC, anunciaron que entre el 2006 y el 2011 la pobreza se redujo en nueve puntos. El indicador que mide la desigualdad (Coeficiente de G N ) baj de 0,54 en el 2006 a 0,47 el ao anterior. En el 2010 se ubic en 0,50, segn cita un boletn enviado por el INEC. 3.3 ACTITUD CONSUMISTA 3.3.1 CARACTERSTICAS DE LOS CONSUMIDORES Niveles socioeconmicos , Estilos de Vida y Actitudes frente a la Salud y Esttica Distribucin del gasto en el hogar e individual El ahorro y Relacin con la Banca y Seguros

3.3.2 COMPORTAMIENTO DEL CONSUMIDOR Visin general de la Compra, Consumo y Alimentacin Interaccin con la Tecnologa : Internet, y Telefona mvil.

3.3.3 COYUNTURA PAS Percepcin de su Situacin Econmica Actual y Futura Opinin sobre la Gestin del Gobierno Asignacin de prioridades en los gastos ndice de confianza del consumidor

3.4 NIVEL EDUCATIVO Segn el ultimo Censo realizado en el 2010, Ecuador registr una tasa de analfabetismo de 6,8%, 2,2 puntos menos que lo registrado en el Censo del 2001, cuando lleg a 9%. El 9% de la poblacin de ms de 15 aos que asiste regularmente a un centro de estudios an no ha terminado la educacin bsica (rezago estudiantil), 2,07 puntos menos que en el 2001 cuando alcanz un 11,07%, segn los resultados del Censo de Poblacin y Vivienda 2010 realizado en noviembre por el Instituto Nacional de Estadstica y Censos (INEC).

Figura A.1.4 Indicadores educativos en el Ecuador ao 2011

4. TECNOLGICOS: 4.1 INVESTIGACIN Estos son gastos corrientes y de capital (pblico y privado) en trabajo creativo realizado sistemticamente para incrementar los conocimientos, incluso los conocimientos sobre la humanidad, la cultura y la sociedad, y el uso de los conocimientos para nuevas aplicaciones. El rea de investigacin y desarrollo abarca la investigacin bsica, la investigacin aplicada y el desarrollo experimental. Lastimosamente en el Ecuador los recursos para Ciencia y tecnologa son muy limitados, Segn Fundacyt, en el ao 2002 y 2003 los gastos del Pas en Ciencia y Tecnologa fueron alrededor del 0.09% del PIB, y de igual manera, la Inversin en tecnologa y desarrollo fueron igualmente muy bajas ya que en el ao 2002 y 2003 llegaron alrededor de 0.07% del PIB; una cifra considerablemente baja en comparacin con el promedio latinoamericano que constituye el 0.62% del PIB regional. La empresa privada desafortunadamente no apoya la investigacin, prefiriendo importar tecnologa fornea, y la alianza entre los sectores productivos y las universidades es baja, con excepcin de algunos convenios de cooperacin, afectando la actividad de investigacin tanto en nmero de investigadores, como en calidad de su educacin. Para mejorar el panorama ecuatoriano es necesario promover la cultura de investigacin y lectura desde las universidades, con el fin de generar un cambio de actitud y mejorar la proyeccin al futuro como pas en torno al desarrollo de sus .

GENERALIDADES McCANN ERICKSON Y COMPETENCIA

La empresa hace parte de McCann Erickson World Group agencia reconocida como una de las organizaciones ms grandes del mundo con 205 oficinas en 132 pases en el negocio publicitario, caracterizada por una visin de procesos y herramientas nicas, que cuenta con programas permanentes de educacin y actualizacin para personal (HFD) y reconocimientos y premios a nivel mundial.

En Ecuador cuenta con una trayectoria de Ms de 48 aos, sedes en Quito y Guayaquil, con 132 colaboradores en total, destacndose como una agencia lder en creacin de demanda, bien posicionada en el mercado nacional, con reconocimientos nacionales e internacionales a su creatividad.

La misin de la agencia es Ser la Red Mundial Lder en Soluciones de Marketing y la visin Crear Soluciones de Marketing que Transformen Marcas y hagan Crecer Negocios. Los valores corporativos estn encaminados a trabajar no como un grupo de agencias, sino una agencia de grupos, trabajando y creando juntos, para convertirse en la incuestionable, inigualable, ms talentosa y rpida mquina de marketing en el mundo.

Las polticas de transparencia incluyen : Todo ingreso que se genere como consecuencia de la inversin del cliente en la industria, deber ser comunicado como parte del sinceramiento de la informacin. La relacin deber expresarse en un contrato de mutuo acuerdo, consignndose todos los acuerdos de compensacin. Se debe establecer claramente el alcance de los servicios y lo relacionado a los derechos propiedad intelectual. Cualquier potencial conflicto deber ser comunicado al cliente.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONJAL

El siguiente cuadro ilustra el liderazgo de la empresa en el mercado nacional y sus competidores:

Entre sus clientes se encuentran las mas importantes empresas que hacen presencia en el Ecuador en los sectores mas importantes de la industria nacional, como son: Chevrolet Pilsener Cinemark Burger King Master Card Nestl Coca Cola American Airlines Dominos Pizza General Motors

SUSTITUTOS Algo que podemos mencionar como producto sustituto de las agencias publicitarias son las agencias de relaciones pblicas, que funcionan de una manera ms selectiva, y que generalmente utilizan contactos para posicionar productos o a travs relaciones que manejan comunicadores organizacionales y profesionales del periodismo, con los medios de comunicacin, las instituciones, la comunidad o los clientes.

ANALISIS POSIBLES ALTERNATIVAS DE SOLUCIN

IMPLEMENTACIN SOFTWARE NOMINA INTEGRADO Teniendo en cuenta que la empresa cuenta con un sistema de informacin Financiero ERP, podra plantearse la opcin de incluir el software de nmina integrado que presenta unas ventajas para la agencia como son:

Facilitar y desarrollar los clculos necesarios para pagos de nmina, prestaciones sociales. Seguimiento de incapacidades, licencias, evaluaciones de personal, aumentos y El manejo tributario que requiera la agencia.

Sin embargo, por otro lado la Agencia ha recalcado que no se invertir en implementacin de sistemas que sobrepasen el presupuesto aprobado para el rea lo que limitara esta propuesta.

IMPLEMENTACIN PROCEDIMIENTOS ESTANDARIZADOS Una buena alternativa para evitar riesgos de seguridad y confidencialidad de la informacin es la implementacin de procedimientos y/o instructivos de soporte para la realizacin de las diferentes actividades y funciones que maneja el rea de Recursos Humanos. Con estos procedimientos y/o instructivos se estandarizaran los procesos que se manejan en el rea y de esta forma minimizaran los errores y riesgos, de igual forma contribuye al orden del departamento, otra ventaja es el poco presupuesto que se requiere para estos, pues son elaborados por los jefes del departamento en compaa del personal encargado de Calidad.

ESTRATEGIAS DE MOTIVACIN AL PERSONAL Una de las grandes problemticas que presenta la agencia, es su alta rotacin de personal. Para una empresa el factor ms importante debe ser su recurso humano por lo que se deben crear estrategias de motivacin al empleado que generen en este un sentido de pertenencia hacia la empresa y perdure. Estos incentivos pueden ser: Aumentos, Ascensos, Auxilios, Estabilidad, confianza, buen clima laboral, diferentes actividades de Bienestar. Reconocer el buen desempeo de un trabajador, lo motivara a seguir adelante y trabajar con empeo y actitud.

PROBLEMA:
La Agencia cuenta con un Sistema de Informacin Financiero (ERP) implantado en el ao 2010, el cual NO incluye herramientas interactivas que permitan el seguimiento de la informacin de empleados y colaboradores, as como el clculo y pago de sus servicios y bonificaciones legales y extralegales. El proceso con el cual se maneja toda la informacin de personal y nminas est estructurado de tal manera que a diario se cumple con un protocolo de trabajo que demanda demasiado tiempo debido a hay que llevar a cabo manualmente las siguientes actividades:

A. Ingresos de nuevos empleados: Verificacin de datos: Se hacen llamadas por telfono a las referencias y empleos anteriores del aspirante, para validar la informacin que este presenta. Ingreso de datos de empleado a plantillas Excel: Se transcriben desde la hoja de vida. Autorizaciones de cargos y sueldos: Verificar por correo electrnico con Gerencia General la asignacin salarial de acuerdo a la funcin a desempear. Presentacin de empleados a la agencia: Se hace un recorrido por la agencia para hacer la introduccin del aspirante al grupo de trabajo. Planillas de Ingreso de Seguridad Social (IESS): Se diligencian en sitio WEB planillas de afiliacin a la seguridad social (avisos de entrada). Contratos de trabajo: Finalmente luego de cumplir con los anteriores requisitos, se elabora el contrato (en plantilla de Word) y luego de verificar datos y dejar claros los trminos del mismo se oficializa y firma. Validacin de contratos con Ministerio de Trabajo: Se envan 3 copias de contrato firmadas por empleado y empleador. Apertura del archivo fsico de documentacin del empleado en su folder. Solicitud y entrega de tarjeta de identificacin y de comisariato del empleado. Tramite de seguro privado de salud del empleado con el beneficio (se hace por solicitud del empleado). Ingreso en rol de pagos de descuentos en prstamos de Seguridad Social (IESS) anteriores al contrato para descuentos mensuales. B. Salidas de empleados: Notificacin a IT sobre salidas para bajas de cuentas y equipos usados por el empleado saliente. Verificacin con IT y rea Administrativa para posibles cobros por adeudamiento a la Agencia. Generacin de la liquidacin en Excel: Se recurre al archivo del empleado y se verifican tiempos, salarios, subsidios, vacaciones, primas, bonificaciones y dems aspectos pendientes a liquidar, para incluirlo en la plantilla y generar la liquidacin. Verificacin en pgina del Ministerio de Trabajo: Se reporta la novedad en la web oficial y se confirman montos. Envo informacin por ticket a oficina regional para tramitar cheque de liquidacin: Se realiza el trmite interno para lograr el desembolso econmico correspondiente a la liquidacin del empleado. Recaudar documentacin actualizada del empelado (Papeleta de votacin, C.I.): Se elaboran paz y salvos del en la agencia, y se actualizan datos para darlo de baja en los archivos corporativos. Generacin de actas de Finiquito y firmas con el empelado en el Ministerio de Trabajo. Aplicar turno en el Ministerio de Trabajo: Se hace cita con un rbitro del ministerio para oficializar ante la autoridad competente la novedad de liquidacin definitiva del empleado. Informar al empleado para la entrega de su liquidacin. Recaudar firmas del empleado en el Ministerio de Trabajo en Actas de Finiquito Archivar documentacin del empelado.

C. Actualizacin de registros de Nmina: Dependiendo de aumentos de salarios, o ascensos, se cargan en los archivos corporativos las novedades correspondientes a cada empleado. Actualizaciones de Cuentas Bancarias del empleado Registro de permisos por enfermedad, maternidad, etc. Tramite de solicitud de Vacaciones Provisin de Vacaciones en Excel, envo de asientos contables y verificacin de anteriores registros de provisin. Provisin de aportes patronales, Bonificacin Ley dcimo tercer sueldo, Bonificacin dcimo cuarto sueldo. D. Pagos peridicos: Se verifica informacin del empleado de acuerdo a la ltima actualizacin para evitar errores. Se digitan en la plantilla Excel datos del empelado para cargar la informacin asociada a la liquidacin del salario, como das laborados, informacin de cuenta bancaria, y dems. Luego se verifican descuentos y bonificaciones para cargar en plantilla de Excel Se contina con el clculo de aportacin personal de Seguridad Social (IESS) para generacin de planillas Pago de planillas de aportacin de Seguridad Social los 10 de cada mes. En otra plantilla diferente Clculo del impuesto a la renta de empleados y aplicar descuentos con tablas tributarias actualizadas. Luego se hace una Validacin de las provisiones en fechas determinadas por ley tanto para Quito como para Guayaquil y en caso de aplicar generar los respectivos pagos tanto local como en el Ministerio de Trabajo. Se deben verificar sumatorias de roles y hacer doble revisin de informacin para evitar errores Luego se genera un archivo plano para el banco y se procede a notificar a la oficina regional para que se realice la transferencia de monto de pagos a cuenta temporal de dbito y se procesa el archivo plano con banco, para tramitar autorizaciones para transferencia Se realiza el tramite de autorizaciones para transferencias bancarias. Para cada bonificacin, descuento o trmite que afecte el valor del rol requiere de la generacin de asientos contables que formalicen estos trmites Impresin de pago de nmina completa. Impresin de comprobantes de pago individuales para la firma de aceptacin de los empleados. Finalmente se imprimen desprendibles de pago y se procesa con la firma del empelado.

NOTA: Para cada bonificacin, descuento o trmite que afecte el valor del rol requiere de la generacin de asientos contables que formalicen estos trmites.

Actualmente la jefe de recursos humanos administra este proceso a travs de: Archivos magnticos (plantillas de Excel), con los cuales lleva el clculo semi sistematizado de remuneracin y bonificaciones de empleados, y Archivos Fsicos a travs de la administracin de folders con documentacin impresa que incluyen hojas de vida, liquidacin de vacaciones, nmina y dems informacin relevante.

Estas herramientas a pesar de constituir la base de datos de la agencia no se encuentran sistematizadas, generando retrabajos por asuntos como la verificacin de manejo correcto de la informacin, los cuales absorben la totalidad del tiempo semanal de la jefe de recursos humanos de la siguiente manera:

Resumen de asignacin de tiempo para Jefatura de Recursos Humanos Actividad Ingresos Salidas Actualizacin Roles Otros Total % de tiempo incurrido 10% 15% 20% 30% 25% 100% Horas / Semana 4 6 8 12 10 40

As mismo en este tipo de procesos, es muy alta la probabilidad de que se presenten errores de digitacin y humanos, dada la complejidad que representa manejar una hoja de clculo con tantas variables y la gran cantidad de tiempo que demanda cada mes o quincena, los cuales afectan directamente tanto a la agencia como al empleado. Por lo anterior, en McCann Erickson Publicidad Ecuador S.A se han detectado los siguientes errores por no tener un proceso estndar automatizado para la administracin del rea de Recursos Humanos, clculos de Nomina y Control de Documentacin: Dada la alta rotacin de los mismos empleados a funciones diferentes dentro de la organizacin, es recurrente que no se haya realizado la debida actualizacin del centro de costo al que pertenece, lo que genera errores en el valor del centro de costo. Falta de actualizacin de la informacin general del empleado de forma peridica. Ej: direccin, telfonos, ocupacin, vacaciones. En el momento de elaborar la liquidacin de nmina, se han generado errores en su clculo por no contar con unos campos que estn ligados y que permitan determinar los valores a pagar, si el trabajador culmina su labor con la agencia. Por otro lado se presentan errores en los clculos; ya sean de nmina, Fondos de Reserva (el trabajador debe llevar un ao con la empresa), Provisiones, es decir al ser elaborados en una plantilla Excel; en la digitacin de fechas, nmeros o modificacin de celdas que puedan alterar frmulas de clculo y distorsionar un valor real. Uno de los mayores errores que se han generado en la agencia, es en el instante de generar el REDEP para cada trabajador, se requieren de informacin personal del empleado, se debe contar con la carpeta de cada uno para completar este documento y se han originado errores al momento de digitar la informacin para el clculo de estos impuestos. El manejar una plantilla Excel para guardar informacin referente a nminas, a la que cualquier persona puede acceder, genera un riesgo en la seguridad y mantenimiento de la informacin, pues estos pueden realizar modificaciones ya sea de forma voluntaria o involuntaria.

Finalmente existen Riesgos en manejo de informacin confidencial y de importancia para la Agencia, los cuales preliminarmente se han identificado as: Los riesgos que se corren en el manejo de la informacin por cambios no identificados de inmediato sino en el momento l hacer el anlisis de las cuentas. Al estar en Excel: la persona de nmina podra cambiar el pago o la cuenta de acreditacin sin previa autorizacin por error involuntario o voluntario. Actualmente se realiza una revisin manual del supervisor de esta posicin.

Con el fin de encontrar una solucin, la agencia ha realizado procesos de licitacin con empresas Ecuatorianas que ofertan sistemas para administracin de informacin para el rea de Recursos Humanos, pero los altos costos de este tipo de soluciones han excedido el presupuesto para el rea. En vista de lo anterior se ha analizado la posibilidad de realizar un proceso de desarrollo interno para disear una herramienta general para la administracin de los recursos humanos de la regin (oficinas en Latinoamrica), pero la complejidad y diversidad de las diferentes legislaciones laborales, dificulta la unificacin del sistema, por lo que se descart continuar con esta iniciativa, dejando la oportunidad de implementar sistemas locales a cada oficina. Plantear una solucin para esta problemtica, beneficiar al rea de RRHH de la organizacin en trminos de calidad, oportunidad y tiempo, alineando el rea a los objetivos estratgicos de la agencia, que finalmente repercutir en la satisfaccin de los empleados y en la administracin del rea, optimizando los procesos relacionados con uno de los principales activos de la empresa, su capital humano.

OBJETIVO GENERAL: Optimizar los procesos de nmina y administracin de informacin del personal en McCann Erickson Ecuador.

OBJETIVOS ESPECFICOS Realizar un anlisis funcional de los procesos de nmina y administracin de informacin del personal y en el rea de recursos Humanos de MacCann Erickson Ecuador, en el cual se determinen los principales problemas a solucionar y se d un diagnstico de la situacin actual. Analizar los requisitos necesarios para optimizar los procesos de pago de nmina y administracin de informacin del personal. Investigar en el entorno, las alternativas existentes de soluciones para el pago de nmina y administracin de informacin del personal, que puedan contribuir al desarrollo de mejores prcticas en el rea, minimizando riesgos y optimizando el manejo de tiempo. Disear procedimientos para el rea de RRHH, con el objetivo de establecer una directriz al personal de esta rea para el manejo seguro de la informacin, minimizando riesgos y optimizando el manejo de tiempo. Entregar a la agencia McCann Erickson Ecuador un estudio de factibilidad con las posibles alternativas productos, servicios y procesos de trabajo que se recomendaran para optimizar los procesos de nmina y administracin de informacin del personal en la agencia.

METODOLOGIA

TIPO DE ANALISIS Este anlisis corresponde a un proyecto viable ya que consiste en el diseo y desarrollo de una herramienta que permita resolver la problemtica actual en el rea de Recursos Humanos en la Agencia McCann Erickson Ecuador. Es factible porque se basa en una necesidad real planteada por el rea, la cual se planea analizar en detalle y de esta forma conocer la problemtica que existe actualmente para luego determinar la solucin que ms se ajuste a los requerimientos de la Agencia. POBLACIN Y MUESTRA La poblacin de este anlisis est compuesta por todo el personal de la Agencia (132 Colaboradores) ya que los procesos de manejo y actualizacin de su informacin, y de Pagos de Nomina los afectan de forma directa. Se tomar una muestra al azar dentro de la poblacin ya que un censo no es viable por la complejidad logstica que representara en el corto tiempo que se estima para la recoleccin de datos.

TECNICAS PARA RECOLECTAR DATOS Se disearn 2 tipos de encuestas con el objetivo de apoyar el anlisis del proyecto: 1) Encuesta para el rea Administrativa-Financiera, en la cual se orientar a recolectar informacin sobre procesos y tiempos que se emplean para cada actividad relacionada con la problemtica. 2) Encuesta para el personal (poblacin) que tendr como objetivo cuantificar errores y problemas con respecto al pago de Nmina.

HERRAMIENTAS Y TECNICAS PARA EL ANLISIS DE DATOS Para el anlisis de los resultados, se utilizarn como herramientas los diagramas de Causa Efecto (Ishikawa o Espina de pescado) e Histogramas, utilizando la siguiente tcnica: 1) Basado en los resultados de las encuestas, se generan los Histogramas de los procesos, tiempos, errores y problemas, para de esta forma se determinan las principales problemticas. 2) Teniendo detectadas las principales problemticas en los Histogramas, se generan los diagramas de Causa-Efecto para determinar las causas y riesgos de estos problemas. Completado el paso anterior, se procede al estudio y anlisis de las mejores alternativas para dar solucin a las causas detectadas en el diagrama de causa-efecto

PROCEDIMIENTO De acuerdo con los resultados obtenidos en el anlisis de datos, unna vez se detecten los problemas a solucionar, se genera un diagnostico real de la problemtica, y a partir de este se analizan los requisitos necesarios para optimizar los procesos de pago de nmina y administracin de informacin del personal. Luego se realizara un estudio en el mercado ecuatoriano para conocer las soluciones presentes y considerar la viabilidad de su implementacin, teniendo en cuenta requerimientos y restricciones de la agencia.

As mismo se disearan procedimientos para el rea de RRHH, que sirvan para implantar pautas al personal de esta rea para el manejo confiable de la informacin, minimizando riesgos y optimizando el manejo de tiempo. Finalmente se entregar a la agencia McCann Erickson Ecuador un estudio con las posibles alternativas productos, servicios y procesos de trabajo que se recomendaran para contribuir al desarrollo de mejores prcticas en la agencia.

PROGRAMA DE TRABAJO:
EDT 1 1.1 1.2 1.3 2 2,1 2,2 2,3 2,4 2,5 2,6 2,7 2,8 3 3,1 3,2 3,3 OPTIMIZACIN DE LOS PROCESOS DE ADMINISTRACIN Y CONTROL DE INFORMACIN DEL PERSONAL Y NMINA MAcCANN ERICKSON ECUADOR ORGANIZACIN DEL PROYECTO Desarrollo de metodologia de trabajo Definicin de Alcance y objetivos del proyecto Presentacin Plan de Trabajo INICIO 25/04/2012 25/04/2012 26/04/2012 26/04/2012 FIN 26/04/2012 25/04/2012 26/04/2012 26/04/2012 HORAS 8,00 4,00 3,00 1,00 44,00 4,00 4,00 12,00 4,00 4,00 8,00 4,00 4,00 21,00 8,00 4,00 8,00 % TIEMPO 5,00% 2,50% 1,88% 0,63% 27,50% 2,50% 2,50% 7,50% 2,50% 2,50% 5,00% 2,50% 2,50% 13,13% 5,00% 2,50% 5,00% Lder Sistemas[150%],Lder Calidad[75%],Planeador[75%] Lder Sistemas[150%],Lder Calidad[75%],Planeador[75%] Lder Calidad,Lder Sistemas,Jefe de RRHH[25%],Director AdministrarivoFinanciero[25%],Planeador Lder Sistemas,Jefe de RRHH[25%],Director Administrarivo-Financiero[25%],Lder Calidad[25%],Planeador[25%] Planeador,Lder Calidad,Lder Sistemas Lder Sistemas,Lder Calidad,Planeador Lder Sistemas,Lder Calidad,Planeador Lder Sistemas,Lder Calidad,Planeador Lder Sistemas,Lder Calidad,Planeador Lder Sistemas,Lder Calidad,Planeador[75%],Jefe de RRHH[75%],Director AdministrarivoLder Sistemas[110%],Lder Calidad[83%],Planeador[83%] Lder Sistemas,Lder Calidad,Planeador Lder Calidad,Lder Sistemas,Planeador,Jefe de RRHH,Director Administrarivo-Financiero,Gerente General Lder Sistemas,Jefe de RRHH[50%],Lder Calidad[25%],Planeador[25%] Lder Sistemas,Jefe de RRHH[50%] Lder Sistemas,Director AdministrarivoFinanciero[50%],Lder Lder Sistemas,Director AdministrarivoFinanciero[50%],Lder Lder Sistemas,Director AdministrarivoFinanciero[50%],Lder Lder Sistemas,Director AdministrarivoFinanciero[50%],Lder Lder Sistemas,Director AdministrarivoFinanciero[50%],Lder Lder Sistemas,Jefe de RRHH[50%],Director Administrarivo-Financiero[50%],Lder Calidad[50%],Planeador[50%] RECURSOS ASIGNADOS

Lder Sistemas,Planeador,Lder Calidad Lder Sistemas,Planeador,Lder Calidad Lder Sistemas,Lder Calidad,Planeador

IDENTIFICACION DE PROBLEMAS ( Riesgos, Costos y Tiempo) 27/04/2012 11/05/2012 Gestin de roles y responsabilidades Administracin de Personal Pago de Nmina Tributos Adicionales Proceso de Vacaciones Liquidacin de personal Presupuesto de RRHH y Nomina Plantillas de Reporte 27/04/2012 27/04/2012 30/04/2012 30/04/2012 01/05/2012 03/05/2012 04/05/2012 04/05/2012 07/05/2012 07/05/2012 08/05/2012 09/05/2012 10/05/2012 10/05/2012 11/05/2012 11/05/2012

DIAGNOSTICO DE LA PROBLEMATICA 14/05/2012 21/05/2012 Desarrollo de informe sobre deteccin problemas del actual 14/05/2012 15/05/2012 proceso Desarrollo de Informe de seleccin sobre principales 16/05/2012 16/05/2012 problemas a solucionar Analisis y documentacin de requisitos para optimizacion de procesos Presentacin de diagnstico a directivos de Agencia INVESTIGACIN DE POSIBLES SOLUCIONES Benchmark de herramientas comerciales disponibles Benchmark de proyecto in-house Benchmark de servicios profesionales (tercerizacin) disponibles Investigacon de alternativas aplicadas en empresas afines Analisis y desarrollo de recomendaciones OPTIMIZACION DE PROCEDIMIENTOS Diseo o mejora de procedimientos Documentacin de procedimentos 17/05/2012 18/05/2012

3,4 4 4,1 4,2 4,3 4,4 4,5 5 5,1 5,2 6 6,1 7 7,1

21/05/2012 21/05/2012 21/05/2012 08/06/2012 21/05/2012 24/05/2012 24/05/2012 29/05/2012 29/05/2012 01/06/2012 01/06/2012 06/06/2012 06/06/2012 08/06/2012 08/06/2012 19/06/2012 08/06/2012 18/06/2012 18/06/2012 19/06/2012

1,00 56,00 12,00 12,00 12,00 12,00 8,00 28,00 24,00 4,00 2,00 2,00 1,00 1,00 160,00

0,63% 35,00% 7,50% 7,50% 7,50% 7,50% 5,00% 17,50% 15,00% 2,50% 1,25% 1,25% 0,63% 0,63% 100,00%

EXPOSICION DE RESULTADOS Y RECOMENDACIONES 19/06/2012 19/06/2012 Exposicin de resultados del proyecto y recomendaciones a la Agencia 19/06/2012 19/06/2012 CIERRE DEL PROYECTO 19/06/2012 19/06/2012 Firma de Acta de Entrega TOTAL 19/06/2012 19/06/2012