Guia do Writer

Captulo 11 Usando Mala Direta

Cartas, etiquetas de endereamento e envelopes

Direitos Autorais
Este documento protegido por Copyright 2010 por seus contribuidores listados abaixo. Voc pode distribuir e/ou modificar este trabalho, tanto sob os termos da Licena Pblica Geral GNU (http://www.gnu.org/licenses/gpl.html), verso 3 ou posterior, ou da Licena de Atribuio Creative Commons (http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/), verso 3.0 ou posterior. Todas as marcas comerciais dentro desse guia pertencem aos seus respectivos donos.

Contribuidores
A verso original em ingls deste captulo teve como autores: Hal Parker e Ron Faile Jr.. A traduo e localizao deste captulo teve como colaboradores: Marcus Gama e Raul Pacheco da Silva.

Comentrios e sugestes
Qualquer comentrio ou sugesto sobre este documento pode ser enviado para a lista: docs@pt-br.libreoffice.org

Agradecimentos
Este captulo foi baseado na verso em ingls do Captulo 11 do Writer Guide para o OpenOffice.org. Os colaboradores que contriburam para esse captulo foram: Agnes Belzunce Alan Madden Barbara M. Tobias Dick Detwiler Iain Roberts Jean Hollis Weber Michele Zarri Peter Hillier-Brook Peter Kupfer

Data de publicao e verso do software

Publicado em 3 de setembro de 2011. Baseado no LibreOffice 3.3.

Nota para usurios de Mac

Algumas teclas de atalho e itens de menu so diferentes, na plataforma Mac, daquelas utilizadas nas plataformas Windows e Linux. A tabela abaixo apresenta uma lista comparativa de alguns caminhos e teclas utilizados neste captulo. Para uma lista completa, veja a ajuda do LibreOffice. Windows/Linux
Seleo do menu Ferramentas Opes Clique com boto direito Ctrl (Control) F5 F11

Equivalente no Mac
LibreOffice Preferncias Control+clique
(Comando)

Resultado
Acessa as opes de configurao Abre o menu de contexto Utilizada com outras teclas Abre o Navegador Abre a janela Estilos e formatao

Shift++F5
+T

A documentao do LibreOffice est disponvel em http://pt-br.libreoffice.org/suporte/documentacao

Sumrio
Direitos Autorais............................................................................................................................... 2 Nota para usurios de Mac.............................................................................................................. 2 O que mala direta?........................................................................................................................ 4 Criando a fonte de dados................................................................................................................. 4 Registrando uma fonte de dados.....................................................................................................5 Criando uma carta........................................................................................................................... 7 Edio de documentos mesclados............................................................................................11 Imprimindo etiquetas de endereamento.......................................................................................11 Preparando para imprimir.......................................................................................................... 11 Removendo linhas em branco das etiquetas.............................................................................13 Imprimindo................................................................................................................................. 14 Edio de um arquivo de etiquetas de endereamento salvo....................................................15 Impresso de envelopes................................................................................................................15 Configurar envelopes para impresso.......................................................................................16 Mesclando e imprimindo os envelopes......................................................................................19 Criando um modelo de envelope...............................................................................................19 Usando o Assistente de mala direta para criar uma carta..............................................................19 Passo 1: Selecionar o documento inicial...................................................................................20 Passo 2: Selecionar o tipo de documento.................................................................................21 Passo 3: Inserir um bloco de endereo.....................................................................................21 Selecionando a fonte de dados (lista de endereos)............................................................22 Selecionando o bloco de endereo.......................................................................................23 Combinando os campos.......................................................................................................25 Passo 4: Criar saudao........................................................................................................... 26 Passo 5: Ajustar o layout........................................................................................................... 26 Passo 6: Editar o documento e inserir campos adicionais.........................................................27 Passo 7: Personalizar os documentos.......................................................................................29 Passo 8: Salvar, imprimir ou enviar...........................................................................................29

Usando Mala Direta

O que mala direta?

LibreOffice Writer oferece recursos muito teis para criar e imprimir:

Vrias cpias de um documento para enviar para uma lista de diferentes destinatrios Envelopes
(cartas) Etiquetas de endereamento

Todas estas facilidades, embora diferentes na aplicao, so baseados em torno do conceito de uma fonte de dados de registros, a partir da qual obtida informaes variadas de endereo necessrias para a sua funo. Este captulo descreve todo o processo. As etapas incluem: 1) Como criar e registrar uma fonte de dados. 2) Como criar e imprimir cartas, etiquetas de endereamento e envelopes. 3) Opcionalmente, como salvar a sada em um arquivo editvel em vez de imprim-lo diretamente.

Criando a fonte de dados

Uma fonte de dados um banco de dados contendo o nome e endereos gravados (e opcionalmente outras informaes) a partir do qual uma lista de endereamento pode ser criada. Embora voc possa criar e imprimir etiquetas de endereamento e envelopes sem usar uma fonte de dados, na maioria dos casos usar uma a melhor soluo. Este captulo assume que voc est usando uma fonte de dados. O LibreOffice pode acessar uma ampla variedade de fonte de dados, incluindo planilhas, arquivos de texto e banco de dados como MySQL, Adabas e ODBC. Se as informaes a serem utilizadas na mala direta estiverem atualmente em um formato que o LibreOffice no pode acessar diretamente, voc precisar convert-las, por exemplo, exportando-o para um arquivo com valores separados por vrgula (CSV). Para o exemplo a seguir, usamos uma planilha com as seguintes colunas (campos) de cabealho: Ttulo, Primeiro nome, ltimo nome, Endereo, Cidade/Estado, Pas, Cdigo Postal, Sexo e Pontos. Um exemplo de fonte de dados mostrado na Figura 1.

Figura 1: Planilha da fonte de dados

Usando Mala Direta

Registrando uma fonte de dados

Para uma fonte de dados ser diretamente acessvel a partir de um documento Writer, ela deve ser primeiro registrada como descrito abaixo. Voc s precisa fazer isto uma vez; depois disso a fonte de dados fica disponvel para todos os documentos no LibreOffice. 1) A partir de qualquer documento Writer, ou a partir do Centro de Inicializao do LibreOffice, escolha Arquivos Assistentes Fonte de dados de endereo. 2) As opes na primeira pgina do assistente variam de acordo com o seu sistema operacional. Selecione o tipo apropriado do livro de endereos externo. Neste exemplo, Outra fonte de dados externa. Clique em Prximo.

Figura 2: Selecione o tipo de livro de endereo externo 3) Na prxima pgina do Assistente, clique no boto Configuraes.

Figura 3: Iniciando a parte de Configuraes do Assistente

Registrando uma fonte de dados

4) Na pgina Propriedades da fonte de dados, selecione o tipo de banco de dados. No nosso exemplo, Planilha. Clique Prximo.

Figura 4: Selecionando o tipo de banco de dados 5) Na prxima caixa de dilogo, clique em Procurar e navegue at a planilha que contm as informaes de endereos. Selecione a planilha e clique em Abrir para voltar para esta caixa de dilogo. Neste momento voc pode querer testar se a conexo foi estabelecida corretamente, clicando no boto Testar conexo (no mostrado na ilustrao)

Figura 5: Selecionando o documento planilha

6) Clique em Concluir 7) Na pgina seguinte, clique em Prximo. Por estarmos usando uma planilha, no clique em Atribuio de campos.

Figura 6: Porque esta uma planilha eletrnica, no clique em Atribuio de campos 8) Coloque o nome do arquivo no campo Local. O padro ...\Endereos.odb; mas voc tambm pode mudar o nome Endereo com outro nome que voc queira. Voc pode tambm mudar o nome no campo Nome do catlogo de endereos. Em nosso exemplo, o nome Pontos foi usado para ambos.

Usando Mala Direta

Figura 7: O arquivo .odb e o nome do livro de endereos 9) Clique em Concluir. A fonte de dados j est registrada.

Criando uma carta

Exemplo: Envio de uma carta para sua base de clientes
Uma empresa de venda por correspondncia organizou uma campanha para atribuir pontos aos seus clientes de acordo com a quantidade de bens que compraram durante o ano. No final do ano, eles querem enviar uma carta para cada cliente mostrando o total de pontos de crditos coletados. Voc pode criar uma carta manualmente, que o mtodo mais simples e abrangente, sendo descrito aqui, ou voc pode usar o assistente de Mala Direta como descrito em Usando o Assistente de mala direta para criar uma carta a partir da pgina 19. Se voc optar por usar o assistente, preste muita ateno s suas limitaes atuais, como indicado nas suas descries. 1) Crie um novo documento de texto: Arquivo Novo Documento de texto, ou abra uma carta pr existente com Arquivo Abrir. 2) Mostre as fontes de dados registradas: Exibir Fonte de dados (ou pressione F4). 3) Procure a fonte de dados que voc deseja usar na carta, neste caso Pontos. Expanda as pastas Pontos e Tabelas, e selecione Planilha 1. O arquivo dados de endereos exibido.

Criando uma carta

Figura 8: Selecionando a fonte de dados 4) Agora, crie ou modifique a carta , digitando o texto, pontuao, quebras de linha, etc..., que estar presente em todas as cartas. Para adicionar os campos da mala direta onde for necessrio (como nomes e endereos), clique no campo do cabealho e arraste-o para o ponto apropriado da carta. Note que as linhas de endereo devem estar em pargrafos individuais, no separados por quebra de linha como pode parecer prefervel. A razo para isto ser esclarecida na prxima etapa.

Figura 9: Arrastando campos para o corpo da carta 5) Continue at voc ter composto todo o documento. Neste momento voc pode querer refletir e suprimir algumas linhas em branco que possam aparecer na carta. Se no, pule para a etapa 7.

Usando Mala Direta

Figura 10: A carta preenchida 6) Para suprimir linhas em branco: a) Clique no final do primeiro pargrafo a ser suprimido e ento escolha Inserir Campos Outros. b) c) Selecione a guia Funes e ento clique em Pargrafo oculto na coluna Tipo. Agora clique na caixa Condio e entre os detalhes da condio que define um campo de endereo em branco. Em geral ela tem a forma de: ![Banco de dados.Tabela.Campo do banco de dados] Onde o caractere '!' (no) indica o processo negativo e os colchetes indicam a condio Por exemplo, em nosso banco de dados Pontos a condio para testar se o campo Empresa est vazio seria: ![Pontos.Planilha1.Empresa] como ilustrado na Figura 11. Para testar vrias condies use os operadores AND e OR entre as declaraes condicionais, por exemplo: ![Pontos.Planilha1.Titulo]AND![Pontos.Planilha1.Ultimo nome] Clique Inserir, mas no feche a caixa de dilogo at que voc tenha alterado todas as linhas que devem ser suprimidas.

d)

Criando uma carta

Figura 11: Insero de pargrafo oculto O documento agora est pronto para ser impresso. 1) Escolha Arquivo Imprimir e responda com Sim na caixa de mensagem.

Figura 12: Confirmao de mensagem de Mala direta 2) Na caixa de dilogo Mala direta (Figura 13), voc pode escolher imprimir todos os registros ou selecionar os registros. Para selecionar registros a serem impressos, use Ctrl+Clique para selecionar registros individuais. Para selecionar um bloco de registros, selecione o primeiro registro do bloco, v at o ltimo registro do bloco, e Shift+clique no ltimo registro. 3) Clique OK para enviar as cartas diretamente para a impressora. Ou, voc pode salvar as cartas para um arquivo para posterior edio ou formatao; consulte Edio de documentos mesclados abaixo. 4) Se voc no tiver salvo o prottipo original do documento carta (modelo) previamente, ento voc deve faz-lo agora. Ter um modelo de carta pode simplificar a criao de outras cartas no futuro e altamente recomendado.

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Usando Mala Direta

Figura 13: A caixa de dilogo Mala Direta

Edio de documentos mesclados

Voc pode preferir salvar as cartas para um arquivo, para permitir a reviso ou alguma formatao. Para fazer isso: 1) Na caixa de dilogo Mala direta (Figura 13), selecione Arquivo na seo de Sada, em vez de usar a seleo padro Impressora. 2) Isto altera a caixa de dilogo para exibir a seo Salvar o documento mesclado, onde Salvar como documento nico pr selecionado. Voc pode optar por salvar cada carta como um documento individual ao invs de salvar como documento nico.

3) Clique OK. Na caixa de dilogo Salvar, digite um nome para salvar as cartas e escolha uma pasta onde deseja salv-las. As cartas sero salvas consecutivamente como pginas separadas em um documento nico, ou numeradas consecutivamente em arquivos individuais se salvas como documentos individuais. Agora voc pode abrir as cartas e edit-las individualmente como voc editaria qualquer outro documento.

Imprimindo etiquetas de endereamento

Antes de iniciar este processo, observe o fabricante e o tipo de etiquetas que voc pretende usar.

Preparando para imprimir

Para preparar etiquetas de endereamentos para impresso: 1) Escolha Arquivo Novo Etiquetas. 2) Na guia Opes, verifique se a opo Sincronizar contedo est selecionada. 3) Na guia Etiquetas (Figura 14), selecione o Banco de dados e Tabela. Selecione o Fabricante das etiquetas a serem usadas, e ento selecione o Tipo de etiqueta.
Imprimindo etiquetas de endereamento 11

Dica

Se o tipo de etiqueta que voc escolheu para usar no estiver na lista, use a guia Formato para definir um novo Fabricante e Tipo. Isto est alm do escopo deste documento, mas relativamente simples de executar, se voc conhecer as dimenses da etiqueta.

Figura 14: Selecione Banco de dados, Tabela, Fabricante e Tipo de etiqueta 4) Clique na lista suspensa do Campo do banco de dados. Selecione o primeiro campo a ser usado na etiqueta (neste exemplo, Ttulo). Clique no boto com seta para esquerda para mover este campo para a rea Texto da etiqueta, como mostrado na Figura 15.

Figura 15: Mover os campos da lista do banco de dados para a rea Texto da etiqueta 5) Continue adicionando campos e inserindo pontuao, espaos, e quebras de linha de acordo com o desejado at a etiqueta estar composta. A Figura 16 mostra a etiqueta completa.

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Usando Mala Direta

Figura 16: A etiqueta completa 6) Clique Novo documento. Voc agora tem um novo documento de uma pgina-simples, contendo uma srie de quadros, um para cada etiqueta do tipo selecionado e preenchida com os endereos dos campos da fonte de dados que voc selecionou. Muitas vezes alguns dos campos de endereo de sua fonte de dados no so usados, criando linhas em branco em suas etiquetas. Se isto no importante, v para Imprimindo na pgina 14; caso contrrio, siga as instrues em Edio de um arquivo de etiquetas de endereamento salvo na pgina 15.

Removendo linhas em branco das etiquetas

1) Primeiro certifique-se de que os quadros das etiquetas esto mostrando o contedo do campo (cabealhos do campo de dados), e no os nomes de campos a que se referem. Se este no for o caso, ento ou pressione Ctrl+F9 ou escolha Exibir Nomes de campo para alternar a viso. 2) Em seguida, verifique se voc pode ver os caracteres no-imprimveis, tais como marcas de pargrafos, quebras de linha e assim por diante. Se estes no estiverem realmente visveis, selecione Exibir Caracteres no-imprimveis na barra de menu, pressione Ctrl+F10 ou clique no cone de pargrafo na barra de ferramentas. Voc ver agora que a separao de campo criada por quebra de linha , em vez de pargrafos . Como a supresso dos campos de endereos em branco dependem de ocultar pargrafos e no linhas, voc precisa substituir as quebras de linha com pargrafos como mostrado a seguir. 3) Clique na primeira etiqueta, no final do ltimo campo da fonte de dados de endereo na primeira linha da etiqueta. Pressione Delete para remover o caractere de nova linha e ento pressione Return (ou a tecla Enter) para inserir uma marca de pargrafo. Repita esta ao para cada linha no endereo. Se o espaamento entre linhas na primeira etiqueta no estiver satisfatrio, voc pode querer corrigir esta etiqueta antes de prosseguir, modificando o estilo de pargrafo
Imprimindo etiquetas de endereamento 13

associado com o endereo. A menos que o tenha mudado, o endereo usa o estilo Padro.

Cuidado

O objetivo da etapa 3) substituir todas as quebras de linha no final dos campos de endereo da fonte de dados com pargrafos. s vezes, o campo de dados de endereo pode ser maior que a largura da etiqueta e ir ocupar a prxima linha fsica. Certifique-se de no ser enganado ao estar apagando ou substituindo outra coisa que no sejam caracteres de quebra de linha.

4) Clique novamente no final do primeiro pargrafo a ser condicionalmente suprimido e ento escolha Inserir Campos Outros. Selecione a guia Funes e ento clique em Pargrafo oculto na coluna Tipo. Agora clique na caixa Condio e insira os detalhes da condio que define um campo de endereo em branco. Ele tem a forma geral de: ![Banco de dados.Tabela.Campo do Banco de Dados] Onde o caractere '!' (NOT) indica no caso negativa e os colchetes indicam a condio. Por exemplo, em nosso bando de dados Pontos a condio de teste para verificar se o campo Empresa est vazio, seria: ![Pontos.Planilha1.Empresa] como ilustrado na Figura 11. Para testar as condies mltiplas, use os operadores AND e ou OR entre as declaraes condicionais, por exemplo ![Pontos.Planilha1.Ttulo]AND![Pontos.Planilha1.ltimo nome] Clique em Inserir, mas no feche a caixa de dilogo at que todas as linhas sejam alteradas. 5) Repetir a cada cada pargrafo a ser suprimido condicionalmente, lembrando-se de avanar o cursor para o fim da linha em questo antes de alterar o ltimo elemento da condio e inserir o resultado.
O ltimo pargrafo do bloco de endereo de etiqueta termina com um campo especial, Prximo registro:Banco de dados. A Tabela e o Pargrafo oculto devem ser inseridos antes deste campo. Isto pode geralmente ser feito clicando no fim do pargrafo e ento usando a tecla Seta para esquerda uma vez para saltar para trs sobre ele. Um indcio que voc omitiu esta ao a observao de que alguns registros tenham sido ignorados e est faltando a sada final.

Cuidado

6) Lembrando que selecionamos Sincronizar contedo anteriormente, agora voc deve ser capaz de ver uma pequena janela contendo um um boto Sincronizar etiquetas Clique neste boto e os campos de pargrafos ocultos so propagados para todas as etiquetas em seu documento. Agora voc tem um modelo adequado para uso futuro com a mesma fonte de dados e tipo de etiqueta. Se quiser salv-lo, use Arquivo Modelos Salvar para salv-lo como um modelo de texto do Open Document (.ott) para o diretrio privado (pasta) que voc j definiu previamente em Ferramentas Opes LibreOffice Caminhos Modelos.

Imprimindo
1) Escolha Arquivo Imprimir. A mensagem mostrada na Figura 12 aparece. Clique Sim. 2) Na caixa de dilogo Mala direta (Figura 13), voc pode optar por imprimir todos os registros ou os registros selecionados. Para selecionar registros para serem impressos, use Ctrl+Clique para selecionar registros individuais. Para selecionar um bloco de
14 Usando Mala Direta

registros, selecione o primeiro registro do bloco, v ate o ltimo registro do bloco, e Shift+Clique no ltimo registro. 3) Clique OK para enviar as etiquetas diretamente para a impressora. Se voc preferir salvar as etiquetas para um arquivo, talvez para permitir alguma alterao posterior como mudar o tipo ou formato do pargrafo, ento voc deve selecionar Arquivo na sada da caixa de dilogo Mala direta, em vez de usar a seleo padro Impressora. Isto altera a caixa de dilogo destacando a seo Salvar o documento mesclado, onde Salvar como documento nico pr selecionado. Neste caso, clicar em OK abre a caixa de dilogo Salvar como, onde um nome de arquivo pode ser inserido para salvar as etiquetas. Se voc no salvou o o documento prottipo dos campos da etiqueta (modelo) no passo 6, ento voc ser solicitado a faz-lo agora por outra caixa de dilogo Salvar como. Em ambos os casos, se imprimir ou salvar em arquivo, apesar de haver aparentemente, uma pgina de etiquetas, a sada para impressora ou arquivo ser expandida para incluir todos os registros selecionados da fonte de dados.

Edio de um arquivo de etiquetas de endereamento salvo

Para editar um arquivo de etiquetas de endereamento salvo, abra o arquivo de etiquetas de forma normal. Voc ser solicitado a atualizar todos os vnculos. Escolha No pelo seguinte motivo: a primeira etiqueta na pgina chamada de Etiqueta Mestre e todas as outras etiquetas so vinculadas a ela. Se voc atualizar os vnculos, ento todas as etiquetas terminaro contendo os mesmos dados, que pode no ser o que voc quer. Voc pode editar os registros individualmente de forma normal, destacando e mudando o nome da fonte, por exemplo. No entanto, voc no pode editar todas as etiquetas globalmente (por exemplo, para alterar o nome da fonte para todos os registros) usando a tcnica de selecionar todo o documento. Para alcanar este resultado voc ter que editar o estilo de pargrafo associado com os registros de etiquetas como mostrado a seguir: 1) Clique com o boto direito do mouse em qualquer palavra corretamente escrita em uma etiqueta gravada. Selecione Editar estilo de pargrafo no menu suspenso (Nota: se voc clicar em uma palavra grafada incorretamente, aparece um menu diferente). 2) Em seguida, a partir da caixa de dilogo Estilo de pargrafo, voc pode fazer alteraes no nome da fonte, tamanho da fonte, recuos e outros atributos.

Impresso de envelopes
Em vez de imprimir etiquetas de endereamento, voc pode querer imprimir diretamente em envelopes. H duas formas bsicas para criar envelopes, uma em que o envelope inserido dentro de uma carta, geralmente como a primeira pgina (Inserir na caixa de dilogo Envelope), e outra onde o envelope um documento independente (Novo doc. na caixa de dilogo). Em cada caso, os dados de endereamento podem ser inseridos manualmente, por exemplo, copiando e colando da carta com a qual ele est associado, ou ele pode ter origem em uma fonte de dados de endereos. Esta seo assume o uso de uma fonte de dados de endereos, por convenincia, um envelope autnomo. A produo de envelopes envolve dois passos, ajuste e impresso, como descrito nesta seo.

Impresso de envelopes

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Configurar envelopes para impresso

1) Escolha Inserir Envelope da barra de menu. 2) Na caixa de dilogo Envelope, selecione a aba Formato (Figura 17), a partir de onde voc pode selecionar o formato de envelope para uso. Voc pode organizar o visual do envelope para atender suas necessidades, junto com os atributos de pargrafo e caractere a serem usados nas reas do Remetente e Destinatrio. Estes atributos so acessados usando os botes Editar direita da caixa de dilogo, ao lado da palavra Formato.
Se a lista de formatos de envelope na seo Tamanho na caixa de dilogo no inclui o tamanho que voc precisa, selecione Definido pelo usurio (na parte inferior da lista) e especifique o tamanho do envelope usando as caixas Largura e Altura.

Nota

Dica

Nesta fase no possvel variar as dimenses dos quadros que contero as informaes do Remetente e Destinatrio, mas uma vez que o envelope tenha sido criado isso se torna possvel e voc poder fazer alguns ajustes finais.

Figura 17: Caixa de dilogo de formatao Envelope 3) O prximo passo selecionar a aba Impressora (Figura 18), de onde voc pode escolher a impressora que voc pretende usar, sua configurao, como por exemplo especificar a bandeja de origem do envelope, e outras opes relacionadas com a impressora, tais como orientao do envelope e deslocamento. Voc pode precisar experimentar estes ajustes para obter o melhor resultado com sua impressora. 4) Voc tem agora a opo de criar os campos Destinatrio arrastando e soltando a partir do cabealho da fonte de dados (como descrito em Criando uma carta na pgina 7, em particular na Figura 9) ou usando as facilidades da aba Envelope. Se voc preferir arrastar e soltar, ao invs de clicar em Novo doc., arraste o cabealho da fonte de dados para a rea de Destinatrio do seu envelope novo e pule para o passo 7). Caso contrrio, continue como os passos 5 e 6.
16 Usando Mala Direta

Figura 18: Escolhendo opes para imprimir um envelope 5) Selecione a aba Envelope (Figura 19).

Figura 19: Escolhendo endereos e enviando informaes para os envelopes Verifique, adicione ou edite as informaes nas caixas Destinatrio e Remetente (Remetente o de no envelope). Voc pode usar as listas suspensas da direita para selecionar o banco de dados e tabela a partir da qual voc pode acessar as informaes de Destinatrio, de forma similar ao descrito em Imprimindo etiquetas de endereamento, pargrafos 3, 4 e 5 na pgina 11. A semelhana do mtodo com as Figura 15 e Figura 16 clara. 6) Quando voc tiver finalizado a formatao, clique no boto Novo doc. ou Inserir para finalizar. Como seria de se esperar, Novo doc. cria somente o modelo do envelope em um novo documento, enquanto Inserir coloca o envelope no documento atual como pgina 1.

Impresso de envelopes

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Se voc no quiser continuar com este envelope, clique Cancelar ou pressione a tecla Esc. Voc tambm pode clicar em Redefinir para remover suas alteraes e retornar as configuraes originais existentes quando a caixa de dilogo foi aberta. Voc pode agora modificar o posicionamento dos quadros contendo as informaes do remetente e destinatrio, fazer outas alteraes para os atributos de caractere e pargrafo (por exemplo, a fonte) ou adicionar um logo ou outro grfico ao envelope.
Se voc frequentemente imprime envelopes a partir da mesma base de dados para o mesmo tamanho de envelopes, neste ponto voc pode querer criar um modelo a partir desta configurao. Veja Criando um modelo de envelope na pgina 19.

Dica

7) Muitas vezes alguns dos campos de sua fonte de dados de destinatrios no sero utilizados, levando a linha branca em seu envelope na rea Destinatrio. Se isto no for importante, voc pode pular os prximos pargrafos e ir direto para Mesclando e imprimindo os envelopes na pgina 19, caso contrrio continue como descrito aqui.

Dica
a)

O procedimento a seguir muito similar ao usado para um processo semelhante na seo de impresso de etiquetas de endereamento. reproduzido aqui para facilitar a referncia.

b)

c)

d)

Primeiro certifique-se de que o envelope est mostrando o contedo do campo (cabealho da fonte de dados) ao invs de seus nomes de campos a que se referem. Se este no o caso, ento ou pressione Ctrl+F9 ou escolha Exibir Nomes de Campo para alternar a vista. Em seguida, certifique-se de que voc pode ver os caracteres no-imprimveis, como uma marca de pargrafo, quebra de linha e outros. Se eles no estiverem visveis, selecione Exibir Caracteres no-imprimveis na barra de menu, pressione Ctrl+F10, ou clique no cone de pargrafo grande na barra de ferramentas padro. Voc ver agora que a separao do campo de endereo criada por quebra de linhas , em vez de pargrafos . Como a supresso de campos de endereo em branco depende dos pargrafos ocultos, no de linhas, voc precisa substituir a quebra de linha por pargrafos como abaixo. Clique no final do ltimo campo de endereo da fonte de dados na primeira linha da etiqueta. Pressione Delete para remover a nova linha e ento pressione Return (ou a tecla Enter) para inserir um pargrafo. Repita esta ao para cada linha da etiqueta. Se o espaamento na rea de Destinatrio no for satisfatrio, voc pode querer corrigir isto antes de prosseguir, modificando o estilo de pargrafo associado com o endereo. A menos que voc o tenha alterado, o endereo usa o estilo padro. Clique novamente no final do primeiro pargrafo a ser condicionalmente suprimido e ento escolha Inserir Campos Outros. Selecione a aba Funes e ento clique em Pargrafo oculto na coluna Tipo. Agora clique na caixa Condio e insira os detalhes da condio que definem um campo de endereo em branco. Ele tem a forma geral de: ![Banco de dados.Tabela.Campo do banco de dados] Onde o caractere '!' (NOT) indica no caso a negativa e os colchetes indicam a condio. Por exemplo, em nosso banco de dados Pontos a condio para testar se o campo Empresa est vazio seria: ![Pontos.Planilha1.Empresa] como ilustrado na Figura 11.

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Usando Mala Direta

Para testar mltiplas condies, use os operadores AND e OR entre as declaraes condicionais, por exemplo: ![Pontos.Planilha1.Ttulo]AND![Pontos.Planilha1.ltimo nome] Clique o Inserir, mas no feche a caixa de dilogo at que todas as linhas tenham sido alteradas. Repita para cada pargrafo a ser suprimido condicionalmente, lembrando de avanar o cursor para o fim da linha em questo antes de alterar o ltimo elemento da condio e inserir o resultado.

e)

Mesclando e imprimindo os envelopes

Para mesclar endereos e imprimir os envelopes 1) Selecione Arquivo Imprimir. Uma caixa de mensagem (Figura 12) aparece. Clique Sim. 2) A caixa de dilogo Mala direta (Figura 13) exibida. Tal como em cartas e etiquetas de endereamento, voc pode optar por imprimir envelopes para um, vrios ou todos os endereos gravados no banco de dados. 3) Faa suas selees e ento clique OK para imprimir direto para a impressora. Se voc quer verificar os envelopes antes de imprimir, consulte a etapa 9) de Criando uma carta na pgina 7 para instrues.

Criando um modelo de envelope

Quando a disposio do envelope e dos campos atender o que voc deseja, voc pode salvar o resultado como um modelo. 1) Escolha Arquivo Modelos Salvar. 2) Na caixa de dilogo Modelos, digite um nome para o modelo e selecione uma categoria na qual deseja armazenar seu modelo. 3) Clique OK para salvar o modelo.

Usando o Assistente de mala direta para criar uma carta

O mtodo manual para criar uma carta descrito em Criando uma carta na pgina 7 fornece o melhor controle sobre o resultado e portanto o recomendado. Se voc preferir usar o Assistente de mala direta, a tcnica descrita abaixo. Antes de iniciar, voc deve notar as limitaes abaixo:

O passo 4 para criar uma saudao permite apenas o relacionamento do sexo como Sr. e
Sra.. Ele no faz distino entre Srta. e Sra., e no permite formas de tratamento independente de sexo. Novamente no passo 4, a saudao geral no editvel e os valores padro so um tanto limitados. No passo 5 a disposio tradicional, com marcas de pargrafos em todos os lugares de modo a separar o quadro do bloco de endereos da saudao. Criar um documento com aparncia profissional requer uma edio considervel.

Se as limitaes acima no so obstculos para voc, ento abra um novo documento com Arquivo Novo Documento de texto e inicie o assistente de Mala direta usando Ferramentas Assistente de mala direta. O assistente aberto, como mostrado na Figura 20.

Usando o Assistente de mala direta para criar uma carta

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Passo 1: Selecionar o documento inicial

O assistente fornece vrias opes para selecionar o documento inicial:

Usar o documento atual. Criar um novo documento. Iniciar com um documento existente. Iniciar a partir de um modelo.

Para esta descrio, assumimos que vou abriu um novo documento de texto. Isto ir garantir que os passos de todas as etapas do assistente so totalmente exploradas, embora com a experincia voc pode achar mais prtico usar um projeto que voc preparou antes, o que permitir pular algumas etapas. Selecione Utilizar o documento atual e clique em Prximo.

Figura 20: Selecionando o documento inicial

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Usando Mala Direta

Passo 2: Selecionar o tipo de documento

O assistente pode produzir cartas ou, se uma conexo de correio Java exista, mensagens de email. Voc pode ver estas opes na Figura 21. Em nosso exemplo estamos produzindo uma carta. Selecione Carta e clique Prximo.

Figura 21: Escolhendo o tipo de documento

Passo 3: Inserir um bloco de endereo

Esta a etapa mais complexa do assistente. Neste passo (Figura 22) voc vai fazer trs coisas: 1) Informar o assistente qual fonte de dados usar. A fonte de dados deve ser um arquivo existente; neste exemplo a planilha Pontos criada anteriormente. 2) Selecionar o bloco de endereos a ser usado em seu documento. Isto significa escolher quais campos aparecem (por exemplo, se o pas includo) e sua aparncia. 3) Certificar-se de que todos os campos correspondem corretamente. Isto muito importante. Por exemplo, o assistente tem um campo chamado <Sobrenome>. Se sua planilha tem uma coluna chamada ltimo nome, voc precisa dizer ao assistente que <Sobrenome> e ltimo nome so equivalentes. Isto descrito em Combinando os campos na pgina 25.

Usando o Assistente de mala direta para criar uma carta

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Figura 22: Inserindo um bloco de endereo

Selecionando a fonte de dados (lista de endereos)

1) Se a lista de endereo atual, identificada abaixo do boto Selecionar outra lista de endereos na seo 1, no a que voc deseja utilizar, clique no boto para abrir a caixa de dilogo Selecionar lista de endereos (Figura 23) para a escolher uma fonte de dados. 2) Se voc ainda no tiver criado a lista de endereos, voc pode clicar em Criar para fazer isso agora. Essa etapa permitir a voc criar um arquivo CSV (valores separados por vrgula) com uma nova lista de endereos gravados. Se voc j tem uma lista de endereos, como temos no exemplo da planilha Pontos, mas no a que voc deseja usar, clique em Adicionar e selecione o arquivo na pasta em que ela se encontra. Em cada um dos casos acima uma nova fonte de dados ser criada e registrada.

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Usando Mala Direta

Figura 23: Caixa de dilogo Selecionar lista de endereos 3) Selecione a lista de endereos e clique OK para retornar para o passo 3 do assistente. Para este exemplo, as etapas anteriores so tudo o que voc precisa fazer. O assistente tambm pode excluir certos registros; clique Filtrar para escolh-los.

Selecionando o bloco de endereo

1) No passo 3 do assistente (mostrado na Figura 22), veja a seo 2. Nela onde voc seleciona o bloco de endereo para aparecer na carta, e define sua aparncia e os campos que ele contm. A pgina principal fornece dois exemplos. Se nenhum deles exatamente o que voc quer, clique em Mais para ver mais opes na caixa de dilogo Selecionar bloco de endereo (mostrada na Figura 24).

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Figura 24: Selecionar bloco de endereo 2) A caixa de dilogo Selecionar bloco de endereo oferece seis opes para o formato do bloco de endereo (role para baixo par ver as duas ltimas opes). Voc tambm pode opcionalmente incluir ou excluir o pas (por exemplo, s incluir o pas se no for Brasil). Os seis formatos fornecidos so relativamente comuns, mas eles podem no corresponder exatamente ao que deseja. Se este for o caso, selecione o bloco de endereos que mais se aproxima do que voc quer e clique em Novo, que abre a caixa de dilogo Novo bloco de endereo. 3) Na caixa de dilogo Novo bloco de endereo (Figura 25), voc pode adicionar ou excluir elementos do endereo usando os botes de setas esquerda. Para mover os elementos ao redor, use os botes de setas direita. Por exemplo, para adicionar um espao extra entre o primeiro e o ltimo nome na Figura 25, clique em <Sobrenome> e ento clique no boto de seta para a direita.

Figura 25: Novo bloco de endereo

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Combinando os campos
Finalmente, hora de combinar os campos do assistente com os campos da planilha, de modo que itens como <Sobrenome> e ltimo nome se combinem corretamente. 1) Veja a seo 3 do passo 3 do assistente (mostrado na Figura 22 na pgina 22). A caixa na parte inferior exibe um registro de cada vez, usando o formato do bloco de endereo que voc selecionou. Use os botes de setas para a direita e para a esquerda abaixo desta caixa de endereo para percorrer os endereos, verificando se so exibidos corretamente. No assuma que todos os registros so mostrados corretamente s porque um ou dois o fazem. Verifique todos eles se voc puder, ou pelo menos uma boa parte. 2) Se os endereos no so exibidos corretamente (e provavelmente isto no ser de imediato), clique em Coincidir campos. 3) A caixa de dilogo Coincidir campos tem trs colunas: Elementos de endereo so os termos do assistente usados para cada campo, como <Nome> e <Sobrenome>. Use a coluna Correspondncia com o campo para selecionar, para cada elemento de endereo, o campo de sua fonte de dados que coincide com ele. A coluna Visualizar mostra como ser mostrado este campo do bloco de endereos selecionado, assim voc pode verificar novamente se a correspondncia est correta.

Figura 26: Caixa de dilogo Coincidir campos 4) Quando tiver combinado todos os campos, clique OK para retornar ao passo 3 do assistente. Agora, quando voc usar os botes seta para ver todos os endereos, todos sero vistos corretamente. Se no, volte e mudar tudo o que no est lhe satisfazendo, antes de clicar em Avanar para ir para o passo 4.

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Note que voc no ser capaz de continuar at que voc tenha combinado todos os campos. Se voc ver <ainda no corresponde> na posio do campo isto indica que o campo em questo no est combinado corretamente. 5) Observe a opo para Eliminar linhas vazias. Usando o Assistente, voc no tem que criar seus prprios campos de supresso condicional.

Passo 4: Criar saudao

A saudao o cumprimento inicial, como por exemplo, Caro Sr. Jones. No passo 4, selecione a saudao que aparecer na carta. Voc pode usar um cumprimento diferente para homem e mulher. Para fazer isto, o Writer deve ter alguma maneira de saber se uma pessoa homem ou mulher. Em nossa planilha, temos uma coluna chamada Sexo. Na sesso Campo da lista de endereos indicando um destinatrio do sexo feminino, defina o nome do campo para Sexo e o valor do campo para F. A saudao masculina ento impressa para todos os homens e a saudao feminina para todas as mulheres.

Nota

Voc no precisa dizer ao LibreOffice que masculino, porque ele assume que todos os registros no femininos so masculinos.

Se voc no selecionar Inserir saudao personalizada, voc pode usar uma saudao mais geral sem se referir diretamente ao destinatrio, como A quem interessar possa. Como no passo 3, o passo 4 do assistente tem um painel de visualizao na parte inferior. Voc deve verificar mais de um registro para garantir que os outros registros tenham a aparncia que voc espera.

Figura 27: Criando uma saudao

Passo 5: Ajustar o layout

No passo 5, voc pode ajustar a posio do bloco de endereos e saudao na pgina. Voc pode colocar o bloco de endereos em qualquer lugar da pgina. A saudao est sempre
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esquerda, mas voc pode mov-la para cima e para baixo da pgina. Use os botes mostrados na Figura 28 para mover os elementos.

Figura 28: Ajustando o layout

Passo 6: Editar o documento e inserir campos adicionais

No passo 6 voc ter outra oportunidade para excluir destinatrios em particular da mala direta, como mostrado na Figura 29.

Figura 29: Editar o documento Voc tambm pode editar o corpo do documento. Se voc comeou com um documento em branco, voc pode escrever a carta inteira nesta etapa. Clique Editar documento para encolher o assistente para uma pequena janela (Figura 30) para que voc possa facilmente editar a carta.

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Figura 30: Assistente de mala direta minimizado Voc precisa executar outra tarefa importante nesta etapa. O assistente s insere informaes do nome e campos de endereo, mas voc pode querer adicionar dados adicionais. No nosso exemplo, queremos dizer a cada pessoa quantos pontos ela tem acumulado durante o ano; estas informaes esto na planilha. Para fazer isto: 1) Clique Editar documento no passo 6 do assistente. 2) Escolha Inserir Campos Outros. A caixa de dilogo Campos exibida. 3) Clique na aba Banco de dados. 4) No lado esquerdo em Tipo, selecione Campos da mala direta. 5) Em Seleo do banco de dados encontre sua fonte de dados (neste exemplo, uma planilha). Expanda a fonte ver os campos. 6) Clique no campo que voc deseja inserir, ento clique Inserir para inserir o campo. 7) Voc pode inserir qualquer nmero de campos inmeras vezes em seu documento de mala direta. 8) Clique Fechar quando tiver terminado.

Figura 31: Caixa de dilogo para inserir campos de mala direta

A Seleo do banco de dados lista a fonte de dados selecionada no passo 3. Todas as informaes que voc precisa para a carta devem estar contidas nesta fonte de dados

Nota

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Passo 7: Personalizar os documentos

No passo 7, voc cria todas as suas cartas, uma por destinatrio. Clicar no boto Editar documento individual aqui tem efeito similar ao do passo 6. A diferena que voc agora edita um arquivo longo que contm todas as cartas, para que voc possa fazer alteraes em uma carta em particular ou uma pessoa. Neste passo do assistente de mala direta (Figura 32), clique Localizar para abir a caixa de dilogo que permite buscas dentro do documento, talvez para um destinatrio individual.

Figura 32: Personalizando o documento Tal como no passo 6, quando editamos o documento, o assistente diminui para uma pequena janela (Figura 30). Clique nesta janela para expandir o assistente para seu tamanho real.

Passo 8: Salvar, imprimir ou enviar

Voc acabou de completar o processo de mala direta. O ltimo passo fazer algo com ele. No passo 8, voc pode salvar o exemplo original da carta, salvar o documento mesclado, imprimir as cartas imediatamente ou, se voc criou mensagens de e-mail, envi-los. Voc provavelmente vai querer salvar o documento inicial (prottipo) e o documento mesclado. Para fazer isto, selecione Salvar documento inicial para revelar a seo Salvar documento inicial que contm o boto Salvar o documento inicial. Este boto estar ativo somente se o documento ainda no tiver sido salvo. Clicar neste boto abre por padro a caixa de dilogo Salvar como. Uma vez que tenha nomeado e salvo o documento, voc retorna para a caixa de dilogo do passo 8 como mostrado na Figura 33.

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Figura 33: Passo 8: Salvar, imprimir ou enviar O documento mesclado pode agora ser salvo, selecionando Salvar documentos mesclados. Isto ir mostrar a seo Salvar o documento mesclado, a partir do qual voc pode selecionar para salvar tanto como um grande arquivo contendo todas as cartas geradas ou como um arquivo separado para cada carta.

Figura 34: Salvando e mesclando documentos Quando voc tiver salvo o documento mesclado, voc pode imprimir as cartas finais agora ou mais tarde; e voc ainda pode verificar e editar as cartas manualmente se necessrio. Se voc optar por imprimir nesta fase, a caixa de dilogo mostrada na Figura 35 aparece; ela deve ser autoexplicativa.

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Figura 35: Imprimindo um documento mesclado

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