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Introduccin La informacin proporcionada en este captulo tiene como fin; facilitar el planteamiento y puesta en marcha de cualquier tipo de estudio

o investigacin que se pueda aplicar a una organizacin de trabajo con la justa seguridad para incluir los principales elementos de juicio necesario para ello.

2. METODOLOGA PARA EL ANLISIS Y DISEO DE LAS ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES Un sistema es un conjunto de partes en interaccin, se puede decir que un sistema es la agrupacin coherente de elementos estrechamente vinculados que operan o intercalan en una estructura dinmica para lograr un objetivo, formando una unidad compleja en que la adicin, supresin o transformacin de una de sus partes creara repercusiones en el todo.

Esta teora se basa en la comprensin de la interdependencia reciproca de todas las partes y la necesidad de su integracin.

La teora de sistemas por su enfoque interdisciplinario, permite al administrador comprender las aportaciones y puntos de vista de los diversos especialistas y conceptualizar a la empresa como un sistema compuesto por subsistemas, cada uno de ellos con sus propias funciones y objetivos de igual manera, advertir que existen interrelaciones entre los subsistemas, cuyo funcionamiento influye en los resultados de la organizacin. Las organizaciones son sistemas complejos que se integran con subsistemas interrelacionados. Los sistemas y subsistemas se caracterizan por poseer limites permeables o impermeables que los separan de un ambiente externo y de otros sistemas. Adems, los sistemas y los subsistemas poseen ambientes internos dentro de todo un espectro continuo, desde la apertura hasta la restriccin, un sistema abierto permite el flujo de recursos ( personal, informacin, materiales) a travs de sus limites. La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma ptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificacin. Elementos de la organizacin: (requerimientos) Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables. Para que sean precisos deben ser cuantitativos y para ser verificables deben ser cualitativos. Tiene que haber una clara definicin de los deberes, derechos y actividad de cada persona.

Se tiene que fijar el rea de autoridad de cada persona, lo que cada uno debe hacer para alcanzar las metas. Saber cmo y dnde obtener la informacin necesaria para cada actividad. Cada persona debe saber donde conseguir la informacin y le debe ser facilitada. Qu es organizar? 1. Identificar y clasificar las actividades que se tienen que realizar en la empresa. 2. Agrupamos estas actividades. 3. A cada grupo de actividades le asignamos un director con autoridad para supervisar y tomar decisiones. 4. Coordinamos vertical y horizontalmente la estructura resultante. Estructura organizacional: (dos definiciones) Strategor: (1988) es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad deber cumplir y el modo de comunicacin entre cada unidad. Mintzberg: (1984) es el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas y la posterior coordinacin de las mismas. La estructura organizacional es una estructura intencional de roles, cada persona asume un papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible. Principios de una organizacin: Eficacia: una estructura organizativa es eficaz si permite la contribucin de cada individuo al logro de los objetivos de la empresa. Eficiencia: una estructura organizativa es eficiente si facilita la obtencin de los objetivos deseados con el mnimo coste posible. La organizacin formal: es el modo de agrupamiento social que se establece de forma elaborada y con el propsito de establecer un objetivo especfico. Se caracteriza por las reglas, procedimientos y estructura jerrquica que ordenan las relaciones entre sus miembros. La organizacin informal: son las relaciones sociales que surgen de forma espontnea entre el personal de una empresa. La organizacin informal es un complemento a la formal si los directores saben y pueden controlarla con habilidad.

Visin del estudio

Es la que compone la fase inicial de un estudio organizacional, a partir de la cual se puede obtener un acercamiento a atributos, competencias y aplicaciones esenciales para dimensionar su naturaleza e ideas y as visualizar su razn de ser y el alcance de las acciones. Constituye la etapa inicial de un estudio organizacional, a partir de la cual se puede lograr una aproximacin a atributos, competencias y aplicaciones esenciales para dimensionar su naturaleza y propsito, esto es, para visualizar su razn de ser y el alcance de las acciones. Aproximacin a conceptos Cuando una persona afronta la necesidad de crear o transformar algo se inicia una mecnica de pensamientos que tarde o temprano se podra convertir en una decisin de cambio. El proceso para obtener y establecer una decisin es primordial con la finalidad de garantizar lo que se anhela lograr con ella y que sea paralelo con la realidad, para que as tenga una expectativa de vida y de xito seguro. Cuando se tiene la visualizacin de algo, se trata de asimilar e interpretar lo que se tiene en mente, puede ser un ejercicio mental hasta cierto punto exhaustivo. Cada vez que se tenga una idea original en mente, se pensara una y otra vez, hasta madurarla y hacerla crear como propsito. Evolucin de una idea El desarrollo conceptual y visual del pensamiento, permite captar, depurar y fortalecer las ideas, para hacerlos madurar como productos, siguiendo un orden lgico de sucesin e interaccin.

2.1 PLAN DE ESTUDIO

El segundo paso para realizar un estudio organizacional consiste en precisar su naturaleza, alcance y requerimientos tcnicos, es decir, establecer los trminos de referencia para orientar su ejecucin. Consiste en precisar su naturaleza alcance y requerimientos tcnicos, es decir, establecer los "trminos de referencia" para orientar su ejecucin. Pasos de la Planeacin * * Determinacin del factor del estudio * Fuentes de estudio * Internas

* Externas * Definicin del objetivo de estudio * Investigacin preliminar * Lineamientos para orientar la investigacin * Contenido de la Investigacin * Preparacin del proyecto de estudio * Propuesta tcnica * Programa de trabajo * Autorizacin para realizar el estudio * Integracin del equipo de estudio * Capacitacin del equipo

Recopilacin de Datos Est dirigida hacia los hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente sucede en la organizacin; de lo contrario, se obtendr una impresin deformada de la realidad, incurriendo en interpretaciones errneas y en medidas de mejoramiento inoperantes. Anlisis de Datos Consiste en el sometimiento a un proceso de anlisis o examen crtico que permita precisar las causas del estudio ponderar las opciones de accin para su efectiva atencin. Implantacin Constituye el paso clave para incidir efectivamente en la organizacin, ya que es el momento de transformar los planteamientos y las medidas de mejoramiento administrativo en acciones especficas para cumplir el objetivo del estudio. Evaluacin Consiste en comprobar el efecto de los cambios o innovaciones mediante la identificacin, calificacin y cuantificacin de las realizaciones, as como de los ajustes operativos que se desprendan de stas.

-PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMAComo primer paso en la metodologa administrativa tenemos el planteamiento del problema, el cual consiste en definir el problema, sus dimensiones y su marco de referencia terico-conceptual, por ejemplo del marco terico conceptual que proporciona la modernizacin administrativa y la teora de la organizacin se derivan cierto tipo de estudios que pueden enmarcar en forma mas concreta las actividades del analista de organizacin y mtodos en el momento de realizar el diagnostico administrativo. Como principio tenemos siempre una interrogante sobre la realidad, despus se detalla la ubicacin en el espacio y tiempo, la naturaleza, la extensin del problema y por ultimo se estructura una pregunta clave y varias secundarias o complementarias. Ejemplo: Se pretende analizar el funcionamiento de las unidades de organizacin y mtodos en la administracin pblica y federal en el periodo de 1999-2009. Pregunta clave: Ha repercutido realmente en el mejoramiento de la estructura y procedimientos de los organismos pblicos en el funcionamiento de las unidades de organizacin y mtodos? Preguntas complementarias: Se han aplicado las propuestas de la uom (unidades de organizacin y mtodos) para modificar las funciones y procedimientos en los organismos pblicos? Se ha modificado el funcionamiento general de los organismos pblicos sin tomar en cuenta los diagnsticos administrativos presentados por las uom? Disearon las uom las funciones y procedimiento de acuerdo con la realidad o fueron elaboradas sobre el escritorio? Han diseado las uom programas de implantacin de manuales administrativos? Han aplicado las uom las tcnicas de organizacin en el desempeo de su funcin o han procedido empricamente?

- PLANEACIN Y PROGRAMACIN DEL ESTUDIODefinido el objetivo del estudio, que se establece en el planteamiento del problema, conviene llevar a cabo una investigacin preliminar o reconocimiento para determinar la situacin administrativa y los estudios requeridos.

La investigacin preliminar, se tiene que esta es la primera aproximacin del investigador a la realidad u objeto de estudio, le permite reunir datos de primera mano para contextualizar y delimitar el problema de investigacin y as reunir suficiente informacin para hacer del mismo un adecuado planteamiento. Bsicamente esta investigacin consiste en hallar respuesta a cuestionamientos tales como: por qu ocurre el evento?, que lo origina?, a quin perjudica o a quienes?, donde ocurre en fenmeno y con qu regularidad?, desde cundo estn ocurriendo los eventos observados?, qu pasara si no se le da respuesta oportuna a la problemtica observada? Esto implica tanto la revisin de la literatura relacionado como el problema o como el contacto directo con la realidad a estudiar. La investigacin preliminar puede provocar una reformulacin del problema en trminos ms objetivos, dar una idea de la magnitud de la tarea propuesta, indicar algunos de los problemas que podran surgir durante el estudio y proporcionar nuevos aspectos a considerar. Por medio de la investigacin preliminar conoceremos la ubicacin, naturaleza y extensin del problema as como los conocimientos y habilidades que requieren los encargados del estudio, el tiempo, as como el personal y recursos materiales y financieros necesarios para llevar a cabo el estudio. Durante la investigacin preliminar deberemos recopilar los documentos necesarios para realizar la planeacin de la investigacin, como son los manuales administrativos y documentos de carcter tcnico con que cuente la empresa. Con la informacin anterior se realizara el proyecto del estudio el cual deber de contener: Propuesta tcnica, que debe de contener: * Naturaleza: tipo de estudio que se pretende realizar. * Justificacin: demostracin de la necesidad de efectuarlo en funcin de las ventajas que el estudio reportar a la organizacin. * Objetivos: logros que se pretenden alcanzar. * Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su implantacin. * Resultados: resultados que se esperan obtener en cuanto a mejorar el funcionamiento de la organizacin, sus productos y/o servicios, clima organizacional y relaciones con el entorno. * Alcance: rea de aplicacin que cubre el estudio en trminos de ubicacin en la estructura orgnica y/o territorial. * Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos necesarios para desarrollarlo. * Costo: estimacin global y especifica de recursos financieros que demanda su ejecucin.

* Estrategia: ruta fundamental para orientar los cursos de accin y asignacin de recursos. * Informacin complementaria: material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo. Programa de trabajo, el cual debe de contener: * Identificacin: nombre del estudio. * Responsable: unidad o grupo que tendr a su cargo su implantacin. * rea: universo bajo estudio. * Actividades: pasos especficos que tienen que efectuarse para captar la informacin. * Fases: definicin del orden secuencial para realizar las actividades. * Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminacin de cada fase. * Representacin grafica: descripcin del programa en cuadros e imgenes. * Reportes de avance: seguimientos de las acciones.

El proyecto es presentado ante el titular de la organizacin con el fin de que lo autorice y se lleve a cabo con la participacin de todos los integrantes que la forman. PLANEACIN Y PROGRAMACIN DEL ESTUDIO Propuesta tcnica, que debe de contener: * Naturaleza * Justificacin * Objetivo * Acciones * Resultados * Alcance * Recursos * Costo * Estrategia

* Informacin Complementaria Programa de trabajo, que debe de contener: * Identificacin * Responsable * rea * Actividades * Fases * Calendario * Representacin Grafica * Reportes de Avance La investigacin preliminar deber de reunir informacin para poder realizar el proyecto del estudio, el cual deber de contener: Se realiza una Investigacin Preliminar -LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACINUna vez concluida la etapa de planeacin, continuaremos con la recopilacin de la informacin. Para hacer estudios administrativos es necesario hacer investigacin documental e investigacin de campo. La recopilacin de la informacin consiste en obtener una descripcin lo ms detallada y exacta posible de la forma como se desarrollan las operaciones que se integran al sistema de estudio. Se trata de comprender, no de reunir una extensa coleccin de hechos que desafan cualquier tipo de anlisis. En esta parte del trabajo, el analista debe permanecer muy alerta para obtener informacin que pueda ser de utilidad para el proyecto; adems, debe de vislumbrar la manera de hacerla llegar hasta l para utilizarla en forma ptima.

1) Integracin de la informacin * Informacin general * Informacin estructura * Informacin operacional

2) Informacin de tipo general Se rene informacin general para obtener una perspectiva ms amplia de las operaciones de la empresa. El planificador deber familiarizarse con la estructura sobre la que se apoyar el nuevo sistema. Comprender informacin sobre: a) Historia y estructura. Esta informacin incluye las razones para empezar la empresa, incorporaciones y ampliacin o reduccin de lneas de productos o servicios, crecimiento fsico, nmero de empleados. Las fuentes de informacin sern entre otras: * Entrevistas con la alta administracin * Reportes anuales * Copias de discursos administrativos acerca del negocio * Manuales de orientacin a empleados * Revistas y registros de inversiones internas * Registros biogrficos como quin es quin en el comercio y en la industria b) Antecedentes de la empresa. Incluye material que muestra la de manda de bienes y servicios de la empresa, desarrollos tecnolgicos importantes, tendencias de crecimiento, estadsticas comparativas y volmenes de ventas. Las fuentes de informacin sern * Revistas de la industria * Revistas tcnicas * Estadsticas del departamento de comercio * Reportes comparativos de ventas * Entrevistas con el administrador de ventas c) Metas u objetivos de la empresa. Es necesario obtener informacin en este aspecto para asegurarse que el rendimiento del nuevo sistema se amolda a los objetivos globales del negocio. Antes de que empiece el estudio detallado de operaciones, es responsabilidad del planificador determinar en la administracin cules cambios futuros intervendrn principalmente en los objetivos del negocio, y afectarn en forma directa en sus procedimientos d) Normas y prcticas. Las normas y prcticas son las formas en las cuales la administracin ejecuta los objetivos de la empresa. e) Reglamentos gubernamentales. Se deber determinar desde un principio aquellas reglamentaciones que puedan imponer reglas severas en el proyecto del sistema final. Las leyes en vigor no son las nicas reglamentaciones que podrn afectar el nuevo sistema. Las fuentes son:

* Entrevistas con la administracin y consejeros * Peridicos y revistas de la industria 3) Informacin estructural La informacin estructural describe la interaccin en el ambiente externo del negocio. Esta informacin es requerida para preparar al planificador para el anlisis operativo y el trabajo de proyecto de sistemas adelantado, desarrollando una amplia comprensin del negocio. Estructural Salida (productos y mercados) Entradas (materias primas y proveedores) Recursos (personal, finanzas, instalaciones, inventario) Las fuentes principales de la informacin son: * Reportes anual * Reportes internos * Documentos contables 4) Informacin operativa

Una vez obtenida la informacin general y estructural, el planificador de sistemas examinar ahora el negocio en marcha. Las operaciones existentes debern ser realizadas y registradas con el propsito de entenderlas en trminos de verdaderos requerimientos de procesamiento de datos del futuro sistema. Para la obtencin de informacin actual, precisa y veraz de la forma actual de operar en la empresa, deber recurrirse al uso adecuado de las tcnicas de investigacin. Si la observacin consiste en obtener datos mediante la directa aplicacin de nuestros sentidos a los problemas y hechos que afectan a la administracin, por la encuesta se obtendrn dichos datos a travs de lo que afirman otras personas. 5) Reglas psicolgicas:

* No interrumpir * No emitir opiniones sobre cmo debera ser el trabajo * No contradecir * No afirmar soluciones a posibles deficiencias que se hayan encontrado

* Mostrar inters *

2.1.1 DETERMINACIN DE LA PROBLEMTICA ORGANIZACIONALES

La resolucin de problemas organizacionales se plantea hoy como una necesidad ineludible, porque significa mejorar la calidad, y la mejora de la calidad aumenta la competitividad empresaria porque permite satisfacer mejor los requerimientos de los clientes al ms bajo costo posible, mediante el trabajo eficiente de todos. Lograr sto exige eliminar inspecciones y retrabajos y resolver los problemas que impiden hacer correctamente las cosas correctas desde la primera vez. Hay diversas categoras de problemas y diversos tipos de equipos adecuados para resolverlos. Los problemas que afectan a un departamento: los resuelven los grupos de progreso. Los problemas que afectan a varios departamentos los resuelven los equipos especiales de medidas correctivas. Primer paso: Definir el problema. Definir el problema significa en primer lugar definir los sntomas del problema y luego comprender el proceso que lo produce. Hay dos herramientas bsicas para ello: * Las listas de comprobacin. * Los diagramas de flujo. Debemos observar lo siguiente. Identificacin de los elementos que deben estudiarse para que la organizacin pueda cumplir su cometido. Este procedimiento fija los cimientos para determinar el objetivo del estudio y llevar a cabo una exploracin o investigacin preliminar que proporcione la informacin fundamental para integrar un proyecto de estudio slido y completo. FUENTES DE ESTUDIO Fuentes internas Nivel directivo Encargado de definir las normas generales de accin y el marco estratgico, dispone de la informacin idnea para percibir cualquier modificacin en el comportamiento de la organizacin y su entorno, posicin que lo faculta a autorizar las medidas necesarias para su atencin.

rganos de gobierno Representa la instancia de mayor jerarqua dentro de la organizacin, su integracin y funcionamiento se apegan al instrumento jurdico de creacin, por lo que conoce con exactitud sus condiciones generales de operacin, lo que permita dictar las directrices que estime procedentes para hacerla ms competitiva. Su integracin y funcionamiento se apega al instrumento jurdico de creacin como a la normatividad vigente en la materia. Nivel medio Responsable de preparar los planes y programas que conforman el aspecto tctico; sta jerarqua le atribuye la funcin de supervisin que le permite detectar cambios en las condiciones de trabajo, y de acuerdo con ello, proponer las acciones contundentes para su estudio. rea afectada Unidad de trabajo en la que se advierte que algo no funciona correctamente, lo que se detecta por sntomas como retraso o desarticulacin para desahogar el trabajo, dispersin de los esfuerzos, elevacin de costos, incremento de personal, etc. Factores que determinan la necesidad de realizar ajustes organizacionales.

Otras unidades administrativas reas que por naturaleza o posicin jerrquica estn vinculadas o en contacto con la unidad donde se origina algn factor o problemtica que repercute en el funcionamiento de la organizacin de ah pueden surgir sugerencias o iniciativas.

Unidades de mejoramiento administrativo rganos de asistencia tcnica incorporados en forma especfica a la organizacin para proponer e instrumentar medidas de racionalizacin administrativa, los cuales su naturaleza pueden aportar elementos de peso para activar y mejorar las labores internas.

Comisin, comit o grupos de trabajo Equipos y grupos de trabajo normalmente interdisciplinarios que las organizaciones establecen con el objeto de desarrollar estudios especiales. Recursos de informacin

Herramienta informtica que permiten el acceso y la revisin tanto de aspectos administrativos como de elementos que fluyen por los canales de comunicacin y sistemas de informacin que sirve de soporte al estudio.

Fuentes externas Normativas Aquellas que emiten criterios o normas de aplicacin general en la organizacin. Entre las ms representativas se destacan: Instituciones oficiales que dictan lineamientos jurdicos y polticas de funcionamiento. Instituciones que actan como grupos de filiacin corporativos o sectoriales.

Competidores Instituciones que interactan en el medio ambiente con la organizacin materia del estudio por su estructura u objeto, tienen funciones con propsitos similares. Proveedores Generadores de bienes o servicios que suministran insumos a la organizacin por lo que la conocen operativamente. Clientes o usuarios Instancia que aporta elementos de juicio representativos sobre el comportamiento de una organizacin pues son quines reciben los productos o servicios que sta genera. Organizaciones lderes en el campo de trabajo Instituciones cuya dinmica las ha convertido en lderes en su rea de influencia o accin, stas sirven como modelo a otras organizaciones. Organizaciones de otros campos de trabajo Instituciones que se devuelven en un contexto o sector de actividades cuyas prcticas administra Identificacin del elemento o variables que deben ser estudiados para que la organizacin pueda cumplir con su cometido. Este procedimiento fija los cimientos para determinar el objetivo del estudio y llevar a cabo una exploracin o investigacin preliminar que proporcione la informacin fundamental para integrar un proyecto de estudio solido y completo.

Organizaciones anlogas: instituciones que interactan en el medio ambiente con la organizacin materia del estudio, las cuales por su estructura u objeto cumplen con funciones y propsitos similares, por lo que sus experiencias constituyen un marco de referencia enriquecido. Organizaciones lideres en el campo de trabajo: instituciones que se han desarrollado en el mismo contexto, cuya dinmica las ha convertido en lderes en su rea de influencia o accin, por lo cual tienen una imagen y reconocimiento necesarios para servir como modelo a otras organizaciones. Proveedores: prestadores de servicio o que suministran insumos necesarios a la organizacin, por lo que la conocen operativamente, lo que los coloca en posicin de allegarle puntos de vista positivos. Clientes o usuarios: segmento que puede aportar elementos de juicio representativos sobre el comportamiento de una organizacin, en virtud de que son quienes, en forma especfica, reciben los productos y/o servicios que esta genera.

2.1.2 DETERMINACIN DEL OBJETIVO DE ESTUDIO

Una vez detectados los factores que requieren atencin, es necesario determinar con claridad el objetivo de estudio, el cual debe ser muy especfico en cuanto a los resultados que la organizacin espera lograr como consecuencia de sus acciones internas y de interaccin con el ambiente.

2.1.3 INVESTIGACIN PREELIMINAR

En cuanto a la investigacin preliminar, se tiene que esta es la primera aproximacin del investigador a la realidad u objeto de estudio, le permite reunir datos de primera mano para contextualizar y delimitar el problema de investigacin y as reunir suficiente informacin para hacer del mismo un adecuado planteamiento. Esta investigacin preliminar es un complemento al rbol del problema. Consiste por lo general en la elaboracin de entrevistas informales, indagatorias a los actores participantes o sujetos de estudio, as como consulta a especialistas del tema acerca de las causas y consecuencias del problema detectado y que piensa abordar a travs de la investigacin para darle solucin. A travs de la investigacin preliminar el investigador indaga ms acerca de las causas del problema y sus consecuencias, describe y contextualiza al problema propiamente dicho. Ello es de suma utilidad para identificar las relaciones entre las variables, adems de contribuir

significativamente en su identificacin, lo cual conduce a la elaboracin de las posibles interrogantes de investigacin junto los objetivos asociados a ella. Una vez definidos la orientacin y los factores de calidad esperados del estudio, su desarrollo requiere una investigacin preliminar o reconocimiento para determinar la situacin administrativa de la organizacin. Este arranque puede provocar una reformulacin del factor de estudio en trminos ms objetivos, dar una idea de la magnitud de la tarea por realizar, perfilar algunos de los problemas que podran surgir durante la investigacin, as como brindar otra perspectiva o incluir nuevos aspectos por considerar. La responsabilidad de reunir la informacin preliminar puede recaer en un equipo piloto integrado para este efecto, el cual, posteriormente, servir de base para conformar el equipo de trabajo que conducir el estudio. Lineamientos para orientar la investigacin Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los siguientes criterios: 1. Determinacin de las necesidades especficas que existen dentro del campo de estudio e identificacin de los factores que requieren atencin. 2. Jerarquizacin de prioridades en funcin del fin que se persigue. 3. Descripcin detallada de la ubicacin, naturaleza y extensin del factor de estudio. 4. Interrelacin de las unidades administrativas y su vnculo con el entorno. 5. Especificacin del tipo de conocimientos tcnicos y/o habilidades que se requieren para aportar elementos de apoyo al estudio. 6. Estimacin del tiempo y los recursos humanos, materiales y tecnolgicos necesarios para cumplir el objetivo de estudio. Contenido de la investigacin La investigacin preliminar exige que se examinen por lo menos los siguientes puntos: Informacin referente a leyes, reglamentos, tratados, decretos, acuerdos, circulares y disposiciones normativas de la organizacin. Informacin sobre el campo de trabajo, como organigramas, manuales, catlogos de formas, estudios tcnicos y, en general, toda clase de documentacin relacionada con el factor de estudio. Informacin de otras organizaciones.

2.1.4 AUTORIZACIN PARA LA REALIZACIN DEL ESTUDIO

Se debe presentar el proyecto al titular de la organizacin o de la unidad administrativa responsable de su ejecucin, para su aprobacin. Una vez autorizado, deben girarse comunicaciones y/o convocar a reuniones para hacer del conocimiento de todos los niveles jerrquicos la intencin de realizar un estudio, resaltando los beneficios que se obtendrn de este esfuerzo a fin de que todos brinden su apoyo. Sin este requisito el trabajo podra tomar ms tiempo o presentar mayor grado de dificultad.

2.1.5 PLAN DE TRABAJO

Un plan de trabajo es un instrumento de planificacin. Entendiendo planificacin como un proceso de concertacin que por su carcter dinmico, evoluciona y se adecua a un contexto social, espacial y temporal. Una etapa importante de la planificacin es la etapa de diagnstico del contexto social, econmico, poltico y cultural que nos permitir definir una problemtica para cambiarla, transformarla o mejorarla. CONCEPTOS GENERALES El plan de trabajo como instrumento de planificacin, ordena y sistematiza informacin de modo que pueda tenerse una visin del trabajo a realizar, as nos indica: objetivos, metas, actividades, responsables y cronograma. POR QU SE HACE UN PLAN DE TRABAJO? 1. Porque es prctico. 2. Ordena lgica y secuencialmente la fase de ejecucin. 3. Permite realizar el seguimiento de la ejecucin y ayuda a la reprogramacin. 4. Facilita el proceso de evaluacin. Para iniciar formalmente el estudio es indispensable llevar a cabo el plan de trabajo, por lo que se debe designar a un equipo de estudio, este equipo deber estar conformado por un coordinador, auxiliado por un equipo tcnico conformado por lderes de proyecto y asistentes o analistas,

quienes se encargarn de todas las fases de ejecucin para homogeneizar el contenido y la presentacin de la informacin. Es recomendable que en el proceso de seleccin de este cuerpo de estudio se tomen en cuenta caractersticas como la objetividad del personal, sentido de responsabilidad, integridad, imparcialidad, creatividad, buen manejo de las relaciones humanas y, sobre todo, conocimiento de la organizacin. Cuando la complejidad del estudio o el grado de dificultad para llevarlo a cabo sea alto, resulta conveniente formar equipos por unidad administrativa, programa, proyecto, producto o servicio. El plan de trabajo de contemplar los siguientes aspectos: Identificacin: nombre del estudio. Responsable (s): unidad o grupo que tendr a su cargo su implantacin. rea (s): universo bajo estudio. Clave: nmero progresivo de las actividades estimadas. Actividades: pasos especficos que tienen que efectuarse para captar la informacin. Fases: definicin del orden secuencial para realizar actividades. Calendario: fechas asignadas para el inicio y la terminacin de cada fase. Representacin grafica: descripcin del programa en cuadros e imgenes. Formato: presentacin y resguardo del programa de trabajo. Reportes de avances: seguimiento de las acciones. Periodicidad: especio de tiempo dispuesto para informar avances.

2.2 RECOPILACIN DE DATOS

Se debe investigar y recopilar informes, documentos, datos. Los documentos cualitativos y cuantitativos portan mensajes de presuncin y debe entenderse que modificarlos bien puede afectar a la organizacin. Se debe realizar a travs de una secuencia de actividades: Lista de informacin necesidades de personal auxiliar

La recopilacin se puede efectuar por medio de un intervalo que debe realizarse con cada elemento estos elementos son: 1. formas 2. informes 3. archivos 4 equipo de oficina 5. personal 6. espacio 7. actividades Conviene hacer aclaraciones que por intervalo debe entenderse el recuento no solo de calidad, sino sobre todo, de las cualidades existentes de cada uno de los elementos citados anterior mente. Las fuentes donde posiblemente se pude conseguir esta informacin Luego de concluir la parte preparatoria del estudio se inicia la fase de recopilacin de datos, que debe dirigirse hacia los hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente sucede en la organizacin. Requisitos bsicos que deben reunir los datos: Para que los datos aporten elementos de decisin acordes con la realidad y se evite un uso irracional de recursos, tiene que ser: Especficos Completos Correctos Pertinentes Congruentes Susceptibles de validarse Asimismo, debe aplicarse un criterio de discriminacin que tenga presente siempre el objetivo del estudio y proceder continuamente a su revisin y evaluacin, para mantener una lnea de accin uniforme.

ACTITUD DEL EQUIPO RESPONSABLE DE LA RECOPILACIN El personal destinado al estudio debe llevar a cabo a labor de investigacin sin prejuicios ni opiniones preconcebidas. En la etapa de recopilacin de datos, en especial, es recomendable que los asistentes o analistas adopten una conducta amable y discreta a fin de procurarse una imagen positiva y las unidades o reas de estudio, lo que facilitara su tarea y estimulara la participacin activa de la fuerza de trabajo. Para evitar falsas expectativas, es de vital importancia que el equipo responsable de esta funcin se abstenga de externar comentarios si asunto o de hacer promesas que no pueda cumplir, apegndose en todo momento y en forma objetiva de las directrices del estudio.

2.2.1 TCNICAS DE RECOPILACIN DE DATOS

La eleccin de tcnicas e instrumentos para recopilar datos debe estar en funcin de las caractersticas del estudio que se pretende realizar. Para recabar la informacin en forma gil y ordenada se puede utilizar alguna o una combinacin de las siguientes tcnicas: Investigacin documental Consultas a sistemas de informacin Entrevista Cuestionarios Observacin directa

Investigacin documental Se deben seleccionar y analizar los escritos que contienen datos de inters relacionados con el estudio, para lo cual ah que revisar estudios previos, informacin tcnica, normas nacionales e internacionales, bases jurdicas administrativas, diarios oficiales, actas de reuniones, circulares, oficios y todo documento que aporte informacin relevante a la investigacin. Consulta a sistemas de informacin Es el acceso a sistemas informticos que permiten recabar informacin interna y de sistemas externos a la organizacin enlazados por medio de redes o satlites, para ampliar y fortalecer los contenidos del estudio.

Entrevista: esta herramienta consiste bsicamente en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas en forma adecuada para obtener informacin. Este medio es posiblemente el ms usado y el que puede brindar informacin ms completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, adems de obtener respuestas puede percibir actitudes y recibir comentarios. Puede agrupara a directivos y empleados de una misma rea o que intervienen en una misma clase de tareas as como a clientes y/o usuarios que interactan con la organizacin. Para que una entrevista se desarrolle positivamente es conveniente observar estos aspectos: Tener claro el objetivo, para lo cual se recomienda preparar una gua de entrevista que contenga los principales puntos que desea captar Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo asignando responsabilidad y determinando las reas a investigar Concertar previamente la cita con la idea de que el entrevistado este preparado para proporcionarle informacin con el tiempo y la tranquilidad necesaria. Clasificar la informacin que se obtenga sobre la situacin real o relativa a sugerencias para mejorarla Cuestionario se utiliza para obtener la informacin deseada homognea. Estn constituidos por serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos o temtica especifica. Permite ahorrar recursos y tiempo sin embargo, la calidad de la informacin que se obtenga depende de su estructura y forma de presentacin. Todo cuestionario debe expresar el motivo de su preparacin, procurando que las preguntas sean claras y concisas, con orden lgico, redaccin comprensible y facilidad de respuesta. Para prepara los proyectos de cuestionario es necesario llevar a cabo los pasos siguientes: 1. Realizar un recuento de la documentacin descriptiva, archivos, estudios y datos estadsticos existentes, para ubicar el concepto de anlisis en la determinacin de las preguntas. 2. Validar el orden por seguir. 3. Someter las propuestas de cuestionario a un proceso de control y evaluacin conocido como prueba previa o pretexto. Para construir el cuestionario es necesario preciarse los siguientes campos de distribucin bsica: 1. Las instrucciones explicadas de manera sencilla concisa 2. Las preguntas o tems.

3. El espacio para respuesta mismo que debe facilitar tanto la lectura como la respuesta 4. El espacio para consignar las observaciones generales. 5.- Cedula Por lo regular todo cuestionario debe precisar el motivo de su preparacin y el objetivo de todas y cada una de las preguntas, procurando que estas sean claras y concisas, con un orden lgico, redaccin comprensible y facilidad de respuesta, evitando recargarlo con demasiadas preguntas. Observacin directa A partir del anlisis de la informacin recabada es aconsejable sostener plticas con algunas de las personas que prestan sus servicios a estas reas para complementarla o afinarla. La ventaja de este procedimiento es, que debido a la familiaridad entre jefe y subordinados la informacin puede ser ms completa, pero abra ocasiones en que los resultados no sean los deseados, debido a inhibiciones, problemas internos que pueda plantearse una situacin que no corresponde a la realidad operativa. Existe la posibilidad de conocer sus caractersticas sin necesidad de encuestar, investigar, ni entrevistar a todo el personal de la organizacin utilizando el muestreo, que es una tcnica estadstica que sirve para inferir informacin acerca del universo que se investiga a partir del estudio parcial del mismo . Existen tablas de muestreo que establecen cual es la mnima cantidad de informacin representativa del todo muestra- que es necesario recabar para que los resultados que se obtengan a partir de esta, tengan validez. Cdulas Las cdulas representan un recurso valioso para recopilar y ordenar datos, ya que estn conformadas por formularios cuyo diseo incorpora casillas, bloqueos y columnas que facilitan la agrupacin o divisin de su contenido para su revisin o anlisis, adems de que abren la posibilidad de ampliar el rango de respuesta. As mismo, se debe facilitar el acopio y la jerarquizacin de la informacin de acuerdo con su importancia y utilidad y prever el tamao de los espacios para no limitarla extensin de su contenido, ah como la secuencia y el movimiento necesarios para su llenado.

2.2.2 Registro de datos

Una vez que se cuenta con la informacin de las reas involucradas en el estudio, se debe proceder a ordenar y sistematizar los datos a efecto de poder preparar su anlisis. Resguardo Para facilitar la tarea de integracin, es recomendable que la informacin que se obtenga sea incorporada a quipas de cmputo para salvaguardarlo y facilitar su manejo. Con este propsito se pueden: Crear directorios, subdirectorios y archivos para desagregarla en funcin de la divisin del trabajo Crear bases de datos o programas especficos Utilizar paquetes acordes con las necesidades especficas del proyecto Combinar recursos (a, b, c) para optimizar los resultados

En forma paralela deben abrirse carpetas con apartados especficos con los documentos fuente del estudio, en las cuales se compendiara la informacin por rea, sistema, procedimiento, equipos, polticas, etc. Es conveniente que los documentos que se recaben contengan el visto bueno de la persona que suministra la informacin. Se considera procedente que conforme se obtengan datos sobre algn aspecto se incorporen en un documento de trabajo que sirva de memoria para el diseo de proyecto. Clasificacin Para facilitar su anlisis la informacin puede ser dividida en dos grandes rubros: Antecedentes Se debe tomar en cuenta la reglamentacin jurdico-administrativa que regule la realizacin del trabajo y que efecto ha tenido en otras unidades, organizaciones, clientes y/o usuarios. Tambin es oportuno considerar la evolucin o desarrollo de las estructuras organizacionales anteriores as como los resultados y condiciones en que se obtuvieron lo cual har posible contar con una referencia histrica para comprender la situacin actual. Situacin actual: Por lo toca este punto es recomendable considerar los siguientes aspectos: Objetivos Corroborar la existencia de objetivos en el rea o reas de estudio.

Estructura orgnica: conviene revisarla cuidadosamente para establecer si responde a las necesidades de trabajo. Recursos presupuestales asignados a estructura orgnica: estimar el monto del presupuesto destinado a cubrir las percepciones de la plantilla del personal. Normas y polticas administrativas Precisar si han emitido y plasmado en documentos as como si son del conocimiento del personal y responden a las necesidades reales de la organizacin. Funciones Detectar hasta qu grado el personal sabe cules son sus funciones y que puestos la realizan. Procedimientos Verificar su existencia, aplicacin y caractersticas. Instrumento jurdico administrativos: estudiar manuales, reglamentos. Circulares, oficios, etc. para conocer la fundamentacin vigente para orientar el trabajo. Infraestructura tecnolgica Examinar las condiciones de los sistemas de informacin soporte tcnico relaciones de interaccin ambiental. Equipo Tomar en cuenta el equipo de trabajo que se utiliza para cumplir con las actividades su uso condiciones, as como si es suficiente, apropiado y est bien distribuido. Condiciones de trabajo Observar la distribucin del espacio, mobiliario existente, flujo del trabajo, condiciones de ventilacin, temperatura, ruido, iluminacin y color de las reas que prevalecen, todos aquellos aspectos que apoyan u obstaculicen las labores del personal.

2.3 ANLISIS DE DATOS

Una vez recopilados y registrados los datos deben someterse a un proceso de anlisis o examen crtico que permita precisar la causa del estudio y ponderar las opciones de accin para su efectiva atencin.

El anlisis de datos. En esta etapa se determina como analizar los datos y que herramientas de anlisis estadstico son adecuadas para ste propsito. El tipo de anlisis de los datos depende al menos de los siguientes factores. a) El nivel de medicin de las variables b) El tipo de hiptesis formulada c) El diseo de investigacin utilizado indica el tipo de anlisis requerido para la comprobacin de hiptesis. El anlisis de datos es el precedente para la actividad de interpretacin. La interpretacin se realiza en trminos de los resultados de la investigacin. Esta actividad consiste en establecer inferencias sobre las relaciones entre las variables estudiadas para extraer conclusiones y recomendaciones (Kerlinger, 1982). La interpretacin se realiza en dos etapas: a) Interpretacin de las relaciones entre las variables y los datos que las sustentan con fundamento en algn nivel de significancia estadstica. b) Establecer un significado ms amplio de la investigacin, es decir, determinar el grado de generalizacin de los resultados de la investigacin. Una serie de conclusiones importantes sobre los datos de una encuesta son : * La cantidad y calidad del conocimiento que se desea obtener sobre un problema no est necesariamente en funcin del tamao de la muestra empleada para hacer una encuesta. * Ni el margen global de error en los resultados de una encuesta disminuye necesariamente aumentando el tamao de la muestra. * Los datos de la encuesta son ms tiles cuanto mayor sea la posibilidad de poderlos comparar con otros similares y anteriores en el tiempo o procedentes simultneamente de otras poblaciones. Tipos de Anlisis: Anlisis de Correlacin: Con los datos mas simples de respuestas a varias preguntas se pueden fabricar medidas combinatorias de los mismos en forma de ndices o escalas. Estas medidas constituyen la operacin- nalizacin de los conceptos, es la referencia emprica reducida a valores empricamente manejables. Los conceptos son elaboraciones tericas con las que definimos un determinado aspecto de la realidad y de la que nos servimos para expresar teoras e hiptesis.

Las variables: son dimensiones de la realidad que deseamos estudiar. Los indicadores: son expresiones numerables de las distintas dimensiones de un concepto. Con los datos indexados podemos hacer anlisis de correlacin de diferentes tipo. La correlacin entre dos o mas variables expresa la extensin en que una incide en la otra interseccin, la interseccin de ambas, su grado de asociacin... . Pero no indica si a partir de los valores de una de ellas podemos predecir los valores de la otra , esto se consigue mediante el coeficiente de regresin que indica si la correlacin entre variables es tal que a partir de una podemos calcular los valores de otra. Todo esto lo podemos realizar con medidas de la estadstica no paramtrica no pueden ser calculadas. A partir del Anlisis de Correlacin se puede trabajar con distintos modelos de anlisis multivariable : Un conjunto de modelos de anlisis podra denominarse como el del anlisis causal : aqu se incluiran los anlisis de cadena (< path anlisis>) , el de regresin mltiple y el de segmentacin por arborescencia () el cual es una tcnica multivariable que produce una serie de agrupamientos dicotomizados en un modelo que se asemeja a las ramas de un arbol. La divisin de las cosas en grupos dicotomizados la realiza el anlisis de segmentacin de modo que en ellos quede explicada de la mejor forma posible la variacin de una cierta variable que llamamos dependiente , respecto a otras que llamamos independientes. La divisin en grupos dicotomizados e deber alizar en cada paso de tal manera que la variacin en ellos sea mnima, que sean lo mas homogneos posibles al mismo tiempo que la variacin entre si sea la mayor posible, que los dos grupos resultantes sean lo mas heterogneos posibles entre si. Otro conjunto estara formado por distintos modelos que implican conglomerados de variables o asociaciones entre los que se encuentran : * El anlisis factorial: es una forma de anlisis de matrices. El objeto de este mtodo es resumir la informacin obtenida de las variables iniciales expresando las mismas como combinacin lineal de otras variables no observables ( subyacentes) denominadas factores. Se busca una estructura de interrelacin en muestras variables. Para decidir si esta anlisis factorial es factible utilizaremos ciertas medidas como pude ser la : * Kaiser-Meyer-Olkin : basada en los coeficientes de correlacin parcial situando su rango de variacin entre 0 y 1. * Medida de adecuacin muestra: la cual nos indica hasta que punto debe entrar una variable en el anlisis factorial. * El anlisis Tipolgico: es un anlisis de estructuras latentes, nos permite identificar dentro de una poblacin determinada un cierto nmero de grupos, los cuales tienen una igualdad caractersticas en una multiplicidad de dimensiones.

2.3.1 PROPOSITO DEL ANALISIS

La razn bsica para la existencia de esta es proporcionar un medio para llevar informacin exacto, oportuna y significativa para la toma de decisiones, (informacin esencial para dirigir y coordinar las operaciones de las empresas) la forma de ser tambin eficiente de acuerdo con el potencial humano, el material y los requisitos de equipo para su preparacin y uso.

Para las necesidades de la empresa de nuestro medio es suficiente con los propsitos siguientes:

1 Darse por enterado 2 Convertirse o estar de acuerdo 3 Aplicar 4 Autorizar 5 Cancelar 6 Certificar 7 Reclamar 8 Estimar 9 Recordar 10 Identificar 11 Instruir 12 Notificar 13 Ordenar 14 Registrar 15 Informar 16 Solicitar 17 Despachar

18 Programar G) DISEO

Comprende la disposicin de la forma y las especificaciones para realizarla.

El analista debe terminar o si puede ser hecho de un tamao estndar mas pequeo, debe saber si se trata de una forma para llenarse manualmente, con maquina de escribir o mediante maquina de tabulacin o impresora de alta velocidad, debe saber si va a servir para registro con otra forma, si se archiva en una carpeta de determinado tamao y caractersticas y cualquier otro hecho que pueda influir.

Requisitos elementales para el diseo de una forma:

1. Debe crear actitud mental favorable entre los que trabajan con la forma 2. Debe proporcionar la manera mas fcil de anotar y usar los datos en el contenido. 3. Debe ayudar a reducir la tendencia al error. 4. Debe tratar de ser econmico en impresin y papel sin que restrinja la eficiencia del trabajo. 2.3.2 PROCEDIMIENTO DEL ANLISIS

El anlisis provee de una clasificacin e interpretacin de hechos, diagnostico de problemas y empleo de la informacin para que la informacin pueda evaluar y racionalizar los efectos de un cambio.

Dentro de ese proceso se puede distinguir la siguiente secuencia de pasos: Conocer el hecho o situacin que se analiza. Describir ese hecho o situacin Descomponerlo para percibir todos sus detalles y componentes Examinarlo crticamente para comprender mejor cada elemento

Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificacin seleccionado haciendo comparaciones y buscando analogas o discrepancias Definir las relaciones que operan entre los elementos considerndolos individualmente y en conjunto, sin olvidar que los elementos administrativos no se comportan en forma aislada, sino que son producto del medio ambiente que los rodea Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo originaron y el camino para su atencin Un enfoque muy eficaz en el momento de anlisis de los datos consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemtica seis cuestionamientos fundamentales: 1. Qu trabajo se hace? Naturaleza o tipo de labores que se realizan en la (s) unidad (es) administrativa(S) y resultados que de esta se obtienen. 2. Para qu se hace? Propsito(S) que se pretende (N) alcanzar

3. Quin lo hace? Unidades que intervienen, personal que colabora individualmente o en grupo, aptitud para su realizacin, actitud hacia su trabajo y relaciones laborales que prevalecen 4. Cmo se hace? Mtodos y tcnicas aplicados para realizar el trabajo y la forma en que fueron adoptados y adaptados a la organizacin 5. Cundo se hace? Informacin sobre la estacionalidad y secuencia del trabajo as como los horarios tiempos requeridos para su desahogo. Despus de obtener respuestas claras y precisa para cada una de las preguntas anteriores, estn debern someterse a su vez, a un nuevo interrogatorio planteando la pregunta Por qu?, a partir de este momento el anlisis de los datos se volver ms crtico y las nuevas respuestas que se obtengan darn la pauta para la formulacin de medidas de mejoramiento administrativo.

Despus de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas anteriores, estas deberan someterse, a sus ves a un interrogatorio planteando la pregunta Por qu? A partir de este momento el anlisis de los datos se tornara mas critico, y las nuevas respuestas que se obtengan darn la pauta para formular medidas de mejoramiento administrativo.

2.3.3TCNICAS E INSTRUMENTOS DE ANLISIS

Este instrumental est integrado por los recursos tcnicos que se emplean para estudiar la informacin obtenida con el fin de conocer todos sus aspectos y detalles.

Su seleccin se relaciona directamente con el tipo de estudio, factibilidad de aplicacin, productos y/o servicios esperados, disponibilidad de tiempo, asignacin de recursos y nivel tcnico requerido para su manejo. El empleo de estos recursos obedece tambin al alcance del estudio que la originaron a decidido realizar, como repuesta a la implantacin de un proceso de cambio organizacional, o la influencia de variables provenientes del contexto. Entre las tcnicas y los instrumentos que se utilizan generalmente para realizar o auxiliar en el anlisis administrativo se encuentra las que se incluyen a continuacin: ADMINISTRACIN POR OBJETIVOS Proceso a travs del cual los niveles de decisin de una organizacin identifican objetivos comunes, definen reas de responsabilidad en trminos de resultado esperados y usan esos objetivos como guas para su operacin

ANLISIS DE SISTEMAS Proceso de clasificacin e interpretacin de hechos, diagnsticos de problemas y empleo de la informacin para recomendar mejoras a su sistema. ANLISIS DE COSTO-BENEFICIO Estudio para determinar la forma menos costosa de alcanzar un objetivo u obtener el mayor valor posible de acuerdo con la inversin realizada. ANLISIS DE ESTRUCTURAS Examen detallado de la estructura de una organizacin para conocer sus componentes, caractersticas representativas y comportamiento, con el fin de optimizar su funcionamiento. ANLISIS DE CRITERIO MULTIPLE Tcnica cualitativa de proyeccin que vala alternativas asignando calificaciones a criterios clave acordados por consenso. ANLISIS FACTORIAL Mtodo de anlisis que incluye todas las variables que ejercen influencia en un proceso u operacin; estas se identifica en un nmero especfico de factores, los cuales cumplen con funciones que determinan el desempeo y el resultado de la operacin en su conjunto. ANLISIS FORD

Tcnica de anlisis que toma su nombre de las palabras fuerza oportunidades riesgos debilidades, empleada en los estudios de mercado de imagen corporativa, a si como de productos y servicios. ANLISIS MARGINAL Tcnica de planificacin que permite cuantificar el incremento econmico como producto de una decisin. RBOL DE DECISIONES. Enfoque que visualiza los riesgos y probabilidades de una situacin como incertidumbre o acontecimiento fortuitos al trazar en forma de un rbol los puntos de decisin los sucesos aleatorios y las alternativas que existen en los diversos cursos de accin AUTOEVALUACIN Proceso a travs del cual los integrantes de una organizacin identifican, valoran y comparan sus avances en relacin con las metas y objetivos preestablecidos durante un periodo especifico. AUDITORIA ADMINISTRATIVA Examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora. BENCHMARKING Proceso sistemtico y continuo de evaluacin de los productos servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como lderes en su campo con el fin de realizar mejoras organizacionales. CONTROL TOTAL DE CALIDAD Mtodo orientado a incrementar en forma consistente la calidad de los procesos, productos y servicios de una organizacin previendo el error y haciendo un hbito la mejora constante con el propsito de satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes. DESARROLLO ORGANIZACIONAL Proceso planeado para aplicar modificaciones culturales y estructurales en una organizacin en forma sistemtica para mejorar su funcionamiento en todos los niveles. DIAGRAMA DE AFINIDAD Permite agrupar por temas las ideas surgidas en una tormenta con el fin de identificar problemas. Es decir que su elaboracin agrupa y sintetiza en pocos rubros un amplio nmero de opciones, destacando la afinidad que presumiblemente existe entre ellas.

DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO Tcnica que representa el conjunto de causas o factores causales que producen un efecto especifico. El diagrama parte de que el origen o causa de un efecto puede provenir del material, equipo, mano de obra mtodo y la medicin que se efecta. El propsito de este diagrama es realizar un control preventivo para actuar oportunamente sobre los efectos y asegurar el que los propsitos y/o servicios sean de calidad. DIAGRAMA DE PARETO Herramienta grafica para clasificar, hechos sobre la base de que 80% de los efectos surge de 20% de posibles causas. DIAGRAMA DE RELACIONES Clarifica la interrelacin entre diferentes factores a si como la relacin causa-efecto que prevalece entre ellos el diagrama puede ser en forma de L o en forma de T este ltimo permite observar la relacin de dos factores con un tercero. EMPOWERMENT Proceso estratgico que busca una relacin de socios entre las organizaciones y su personal, promoviendo el aumento de la confianza, responsabilidad, autoridad y compromiso para desempear su trabajo en forma optima. ERGONOMA Estudio del desempeo de un individuo respecto a las actividades que realiza, el equipo que emplea y su entorno; esto permite un ajuste reciproco constante y sistemtico de su desempeo respetando condiciones de seguridad e higiene y elevando la productividad. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD Anlisis que permite precisar la situacin y opciones de cambio para un producto, proyecto, sistema y/o servicio de una organizacin tomando en cuenta su ambiente. ESTUDIO DE VIABILIDAD Investigacin tendiente a determinar los beneficios cuantitativos y cualitativos a corto, mediano y largo plazo considerando factores tales como la oportunidad, la exactitud precisin y costo de la informacin que va a obtener y sobre todo, el efecto que tiene en los distintos niveles jerrquicos. INTELIGENCIA EMOCIONAL Mtodo que permite tomar conciencia de las emociones, comprender los sentimientos de los dems, tolerar las presiones y frustraciones, acentuar la capacidad de trabajar en equipo y adoptar una aptitud emprica y social para lograr el desarrollo y crecimiento personal.

REINGENIERA ORGANIZACIONAL Proceso que replantea y re direcciona los procesos, la estructura organizacional, los sistemas y la toma de decisiones de una corporacin o negocio, con el objeto de implementar cambios drsticos y profundos para elevar en forma efectiva su desempeo y competitividad. REORGANIZACIN Revisin y/o ajuste de una organizacin con el propsito de hacerla ms funcional y productiva TCNICA DELPHI Recursos para efectuar pronsticos con el consenso de un grupo de expertos para crear un concepto del futuro que se caracteriza por el hecho de que los participantes no tienen contacto visual. TEORA DE LAS RESTRICCIONES Tcnica que establece que en toda clase de sistema existe alguna restriccin lo que es necesario un modelo para representar las cadenas lgicas de relaciones causa-efecto en formas de diagramas denominadas rboles estos se clasifican en rbol de realidad actual rbol de realidad futura y rbol de transicin. TEORA DE LA ATRIBUCIN Planteamiento que explica cmo se juzga a las personas de manera diferente partiendo del significado que se atribuye a una conducta. TECNICAS DE ANALISISI TA ADMINISTRACION CUANTITATIVAS ANLISIS DE SERIES DE TIEMPOS Interpretacin de las variaciones en los volmenes de hechos, costos, produccin, rotacin de personal etc. en periodos homogneos. CADENAS DE EVENTOS Serie de eventos en la cual la probabilidad de que ocurra uno de ellos depende del acontecimiento inmediato anterior esto condiciona las posibilidades de los eventos futuros. CORRELACIN Documentacin del grado de relacin o influencia mutua entre dos o ms variables. MODELO DE INVENTARIO

Especificacin del tiempo y la cantidad de inventarios necesarios para satisfacer las demandas de los clientes. MODELOS INTEGRADOS DE PRODUCCIN Reduccin de costo respecto a la fuerza de trabajo la produccin y los inventarios. MUESTREO Sirve para inferir informacin acerca de un universo de estudio a partir del anlisis de una parte representativa del mismo. NMEROS NDICES Muestran el movimiento de los valores de una serie de tiempo lo que permite medir con fines de control a partir de una base inicial las fluctuaciones en el volumen de operaciones errores ausencias costo y otras variables en un periodo determinado comprobando la valides y la confiabilidad de la informacin. PROGRAMACIN DINMICA Resolucin de problemas que poseen varias fases interrelacionadas, en la que se debe adoptar una decisin adecuada para cada una de estas sin perder de vista el objetivo que se pretende alcanzar. Solo cuando se ha determinado el efecto de cada decisin se toma una decisin final. PROGRAMACIN LINEAL Asignacin de recursos de manera optima en relacin con un objetivo, con el fin de minimizar costos y maximizar beneficios. SIMULACIN Imitacin de una operacin o un mtodo antes de su ejecucin real, reproduciendo situaciones difciles o incosteables de experimentar en la prctica, lo que permite tomar decisiones con un grado razonable de certidumbre, toda vez que se efectan imitaciones con datos numricos, en los que se prueba n todas combinaciones que pueden presentarse en la realidad. TEORA DE COLAS O DE LNEAS DE ESPERA Optimizacin de distribucin en condiciones de aglomeracin, en la que se cuida los puntos de estrangulamiento tiempos de espera, estos es, las demoras verificadas en algunos puntos de servicio. TEORA DE LOS GRAFOS Tcnica de planeacin y programacin por redes CMP (mtodo del camino crtico), PERT (proceso de valoracin de un programa) y RAMPS (ubicacin de recursos y programacin multiproyecto).

Son diagramas que buscan identificar la trayectoria crtica para planear y programar en forma grfica y cuantitativa la secuencia coordinada para llevar a cabo un proyecto. TEORA DE LAS DECISIONES Seleccin del mejor curso de accin cuando la informacin se da en forma probable. TEORA DE LOS JUEGOS Determinacin de la estrategia ptima en una situacin de competencia.

2.4 DIAGNSTICO Y FORMULACIN DE RECOMENDACIONES

No se debe perder de vista que la complejidad y dimensin de las tareas que la organizacin se ha fijado requieren un proceso de acercamiento gradual al conocimiento analtico de hechos o problemas para destacar los elementos ms significativos de su composicin y funcionamiento, lo que le permitir crear un ambiente favorable para llevar a cabo las mejoras requeridas. En su preparacin debe tener presente la relacin que existe entre el origen del estudio y sus consecuencias, ya que si se identifica claramente la relacin causa-efecto, se lograra determinar ms fcilmente los cursos de accin para darles solucin. Su contenido quedara definido en funcin de las variables estudiadas y de los instrumentos tcnicos de apoyo que se seleccionen para su atencin, aunque es necesario considerar como informacin base la siguiente: 1. Marco global de anlisis 2. Antecedentes 3. Normatividad 4. Procesos fundamentales 5. Objetivos, funciones y procedimientos 6. Estructura orgnica 7. Anlisis de congruencia programacin-organizacin-operacin 8. Sistema de apoyo administrativo 9. Revisin de las acciones, valorando:

a) Los resultados obtenidos b) La racionalidad con que se utilizan los recursos c) La calidad de vida de la organizacin d) Alternativas de accin para elevar el desempeo organizacional e) Las relaciones con el entorno f) Oportunidades de mejora Mediante el diagnstico, la organizacin se abre al cambio y es permeable a las recomendaciones para alcanzar la adaptacin de los medios instrumentales a las demandas de productos y/o servicios en trminos de calidad, costo y oportunidad. FORMULACIN DE RECOMENDACIONES Como resultado del anlisis de los datos y de la formulacin de un diagnstico de la situacin que origin el estudio, se abre la posibilidad de preparar propuestas concretas de accin y de actuacin, evaluando sus ventajas y desventajas, presentndolas a manera de propuestas o recomendaciones. Con la bsqueda de opciones de mejoramiento administrativo se inicia la fase constructiva del estudio, la cual presupone una labor inversa a la efectuada durante el proceso de anlisis, es decir, que los elementos separados y desagregados se combinan mediante una labor de sntesis, formando nuevas unidades integradas en forma tal que proporcionen respuesta adecuadas a los interrogantes planteados a lo largo de la investigacin. CONSIDERACIONES PREVIAS Antes de proceder a la determinacin de recomendaciones, se deben tener presentes algunos de los siguientes criterios: No perder de vista en ningn momento el objetivo del estudio, en particular cuando se llegue a las conclusiones y recomendaciones finales. Tomar en cuenta las limitaciones que puedan derivarse de disposiciones jurdicas y administrativas cuando stas presenten dificultades para su modificacin. La experiencia de trabajos realizados con anterioridad puede ser valiosa, pero hay que combatir la tendencia a apegarse a soluciones que sigan cierto patrn. Explorar diferentes caminos para realizar las actividades con un enfoque integral. Ponderar soluciones que requieran de complejos esquemas de cooperacin por parte de ms de una unidad administrativa, cuando sta sea problemtica de lograr.

Dar preferencia a recomendaciones prcticas o viables, entendiendo por tales las que dentro de las condiciones que prevalecen en la organizacin sean las ms factibles de aplicar en la realidad. Aprovechar toda la ayuda disponible con objeto de llegar a mejores resultados, como es el caso de las sugerencias y puntos de vista del personal de la organizacin, la asesora de especialistas, la opinin de organizaciones anlogas o lderes en su campo de trabajo, as como las propuestas de clientes y/o usuarios, proveedores de bienes y servicios, grupos de filiacin, corporativos o sectoriales e instituciones normativas. PREPARACIN DE RECOMENDACIONES El siguiente paso es concretar las propuestas en un documento propositivo, para lo cual el investigador o analista, basado en su experiencia y conocimientos, debe poner en juego todos sus recursos de imaginacin y habilidad creativa. Despus debe seleccionar las ms viables, evaluando cuidadosamente las ventajas y limitaciones de cada una de ellas. Para su presentacin no tiene que incluirse toda la gama de recomendaciones posibles cuando stas sean muy numerosas, sino que conviene jerarquizarlas considerando su viabilidad. Asimismo, cada una de ellas debe ser acompaada de una estimacin de los requerimientos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos necesarios para su instrumentacin.

2.4.1 TIPOS DE RECOMENDACIONES

DE MANTENIMIENTO, es la conservacin general del ambiente de trabajo sin modificaciones o en su caso, que los cambios no impliquen ms que reformas elementales, preservando, en trminos generales, la misma estructura orgnica, funciones, sistemas, procedimientos, personal y formas. DE ELIMINACIN, supresin de un sistema de trabajo, reemplazo de formas, registros e informes, eliminacin de procedimientos o pasos de un procedimiento, bajas de personal, desaparicin de reas o unidades administrativas, etctera. DE ADICIN, introduccin de un nuevo sistema, incremento del nmero de operaciones en un procedimiento o de todo un procedimiento, incorporacin de nuevas unidades administrativas, aumento de personal, programas, formas, etctera. DE COMBINACIN, Intercalar y el orden de aplicacin de programas de trabajo, alternar el orden de las operaciones de un procedimiento o aplicacin de sistemas, compaginar la utilizacin de formas de uso generalizado con nuevas formas, entre otras.

DE FUSIN, Redistribucin de funciones mediante la unificacin de reas y/o unidades administrativas, agrupacin de personas de diferentes reas bajo un mismo mando, unificacin de formas, registros e informes, etc. DE MODIFICACIN, Cambios en los procedimientos o las operaciones, reubicacin fsica de personal, equipo o instalaciones, redistribucin de cargas de trabajo, modificacin de formas, registros, informes y programas, etc. DE SIMPLIFICACIN, Reduccin de pasos en un procedimiento, introduccin de mejoras en los mtodos de trabajo. Agilizacin de sistemas de trabajo, disminucin de formas, reportes, registros, programas, etc. DE INTERCAMBIO, Definicin de sistemas de apoyo, re direccionamiento de funciones, racionalizacin de recursos, optimizacin de personal, reestructura miento de procedimientos, flujo del trabajo, etc. Entre reas o con organizaciones del mismo grupo o sector.

2.4. INFORME Y PRESENTACION DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PROPUESTA

Para entregar los resultados del estudio es necesario redactar un informe, el cual, adems de exponer las razones que lo fundamentan, facilite el proceso de toma de decisiones de las diferentes reas que participaran en su puesta en prctica. Es conveniente que el informe contengan como mnimo las siguientes secciones: Introduccin. Breve descripcin del surgimiento de la necesidad de preparar el estudio, mecanismo de coordinacin y participacin de empleados para su desarrollo, as como los propsitos y explicacin general acerca de su contenido. Anlisis de la estructura organizacional. Exposicin del origen y evolucin de la organizacin, es decir, los cambios y sucesos de mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial que influyeron en la decisin de preparar el estudio. Anlisis de competitividad. Presentacin de los aspectos que inciden en el desempeo, en el aprovechamiento de las oportunidades de negocio y en la conveniencia de mejora contina de la organizacin. Diagnstico de la situacin actual. Definicin de las causas y consecuencias del estudio que justifican los cambios o modificaciones posibles. Propuesta para el mejoramiento de la organizacin. Presentacin de alternativa de accin, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios, as como los resultados que se estimen lograr.

Estrategia de implantacin. Explicacin de los pasos sucesivos o etapas previstas para poner en prctica el estudio. Asimismo cmo se efectuarn los cambios, previniendo las expectativas de actuacin de los integrantes de la organizacin. Seguimiento, control y evaluacin. Determinacin de los mecanismos de informacin, proceso de control y evaluacin, as como para la deteccin de desviaciones y adopcin de medidas correctivas. Apndices o anexos. Grficos, cuadros y dems instrumentos de anlisis administrativo que se consideren elementos auxiliares para la presentacin y fundamentacin del estudio.

2.4.3 Revisin. Una vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable debe convocar al grupo de trabajo para efectuar una revisin de su contenido; en caso de detectar algn aspecto susceptible de enriquecer o clarificar, se debe realizar los ajustes necesarios para depurarlo. 2.4.4 Autorizacin. Finalizada la verificacin, el documento definitivo tendr que someterse a discusin para su modificacin y/o aprobacin ante las siguientes instancias: Al titular de la organizacin: Como mxima autoridad de la organizacin recaer en l la responsabilidad de aprobar el estudio, preparar la agenda para su validacin por parte del rgano de Gobierno y dictar mas medidas conducentes para que se prepare su difusin hacia todos los niveles de la estructura orgnica, precisando la forma y contenido que habrn de considerarse para lograr el mayor efecto y participacin posible. Al rgano de gobierno: de acuerdo con la normatividad vigente, una vez que el informe haya sido aprobado por el titular de la organizacin, deber presentarse ante la asamblea de accionistas, consejo de administracin, o su equivalente, para su ratificacin. De surgir alguna observacin, esta tendr que incorporarse en forma inmediata en el informe. A los niveles directivos: este tipo de presentacin es recomendable sustentarla en un documento sntesis derivado del informe, para que en caso de ser analizado, permite disponer del tiempo necesario para ampliar la exposicin, as como para comentarios u observaciones. Si el tiempo de que se dispone es muy breve el documento sntesis puede ser entregado a las autoridades correspondientes y hacer la presentacin del estudio exclusivamente con el apoyo de equipos de computo, laminas o audiovisuales donde destaquen los elementos ms relevantes de su contenido. A otros niveles jerrquicos: la misma gua temtica definida para la presentacin a los niveles directivos puede ser utilizada para los niveles departamentales de oficina o de rea, pero

ampliando los alcances operativos; de esta manera el documento se puede convertir en un instrumento de apoyo a la capacitacin del personal, as como para el seguimiento y evaluacin a cambio. A grupos de filiacin, corporativos o sectoriales: atendiendo a las normas de funcionamientos, convenios de coordinacin, esquemas convencionales y/o relacin con el medio ambiente, el informe debe hacerse extensivo a las instituciones con las que interacta la organizacin, con el objeto de fortalecer reconsiderar los criterios para el desarrollo del trabajo en conjunto.

2.4.4 AUTORIZACION Este es un modelo que puede servir de referencia y adaptarlo a las necesidades de cada persona, el cual sirve para que otra persona en nombre suyo pueda recoger/entregar o solicitar documentacin en Centros/Universidades/Empresas en nombre suyo el cual esta autorizando a otra persona por medio del presente documento. Aqu dejo la imagen que puede servir de referencia para hacer una autorizacin, el cual puede descargar dicho documento.

2.4.5 Diseo de la Nueva Estructura

Es conveniente que el informe contenga como mnimo las siguientes secciones: Introduccin: breve descripcin del surgimiento de la necesidad de preparar el estudio, mecanismo de coordinacin y participacin empleados para su desarrollo, as como los propsitos y explicacin general acerca de su contenido. Anlisis de estructura organizacional: exposicin de la gnesis y evolucin de la organizacin, es decir, los cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial que influyeron en la decisin de preparar el estudio. Diagnostico de la situacin actual: definicin de las causas y consecuencias del estudio que justifican los cambios o modificaciones posibles. Propuesta para el mejoramiento de la organizacin: presentacin de alternativas de accin, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios, as como los resultados que se estime lograr.

Estratgica de implantacin: explicacin de los pasos sucesivos o etapas previstas para poner en prctica el estudio. As mismo, como se efectuaran los cambios, previendo las expectativas de actuacin de los integrantes de la organizacin. Seguimiento, control y evaluacin: determinacin de los mecanismos de informacin, proceso de control y evaluacin, as como para la detencin de desviaciones y adopcin de medidas correctivas. Apndices y anexos: grficos, cuadros y dems instrumentos de anlisis administrativas que se consideren elementos auxiliares para la presentacin y fundamentacin del estudio.

2.5 IMPLEMENTACIN La implantacin de las recomendaciones constituye el paso clave para incidir efectivamente la organizacin, ya que es momento de transformar los planeamientos y las medidas de mejoramiento administrativo en acciones especficas para cumplir el objetivo de estudio. La implantacin costa de las fases siguientes: 1. preparacin de programa 2. integracin de recursos 3. ejecucin del programa

2.5.1 PROGRAMA DE IMPLANTACIN

El primer paso para iniciar la implantacin consiste en determinar las actividades que deben desarrollarse y la secuencia para su realizacin. Esta etapa se describe mediante un diagrama o red de flechas. El paso siguiente para mejorar ser de estimar el personal las instalaciones el mobiliario, El equipo y a documentacin tcnica y normativa de apoyo que sern necesarios para la implantacin. Por ltimo en el programa debe precisarse el mtodo de implantacin que se considere ms viable de acuerdo con las siguientes condiciones:

a) tipos de estudio

b) alcance c) recursos asignados d) desarrollo tecnolgico de la organizacin e) nivel tcnico del personal f) respaldo de los niveles de decisin g) ambiente

2.5.2 MTODOS DE IMPLANTACIN Existen mtodos de implantacin para traducir las acciones de mejoramiento en contribuciones especficas a la organizacin estudiada, entre los que destacan los siguientes:

Mtodo instantneo Por lo general si las medidas de mejoramiento derivadas del estudio son relativamente sencillas; no involucran un nmero excesivo de unidades administrativas; no implica un gran volumen de funciones, sistemas u operaciones. Mtodo de proyecto piloto Consiste en realizar un ensayo con los resultados del estudio solo en una parte de la organizacin, con el fin de medir sus efectos. Debe entenderse que esto es ms viable cuando existen condiciones de trabajo ms o menos homogneas en toda la organizacin. Mtodo de implantacin en paralelo Se emplea en proyectos de gran envergadura, que implica el manejo de mucha informacin estratgica, un volumen considerable de recursos o los necesarios para garantizar la seguridad de todo un sistema de trabajo. Este mtodo representa la operacin simultnea, por un periodo determinado, tanto las condiciones tradicionales como de las que se va implantar. As se efectan modificaciones y ajustes sin crear problemas pues se deja que las nuevas condiciones funcionen libremente antes de que suspendan las anteriores. Este mtodo permite que una o cualquier contingencia pueda afrontarse sin precipitaciones y que le personal que se encargar de las nuevas funciones, sistemas, procedimientos, etc., se familiarice con ellos sin la presin que significa cometer errores de efectos irreversibles.

Tambin es recomendable este mtodo en los casos en que el estudio incluya informacin que pueda descontrolar al personal de la organizacin, hasta el momento en que se tenga la seguridad de que no existan dudas o fallas. Mtodo de implantacin parcial o por aproximaciones sucesivas Sea el ms adecuado para implantar estudios que implican cambios de gran magnitud consiste en seleccionar parte o pequeas porciones del mismo e implantarlas sin causar grandes alteraciones; el paso siguiente se dar solo cuando se haya consolidado el anterior, lo que permitir un cambio gradual y controlado. Combinacin de mtodos Consiste en la aplicacin de ms de un mtodo para realizar un estudio, tomando en cuenta el efecto que los cambios puedan generar en la organizacin. Independientemente del mtodo que se seleccione, hay que considerar la posibilidad de servirse de recursos como la simulacin y la realidad virtual como herramienta de asistencia para la dimensin y el desarrollo estratgico de la implantacin del estudio.

2.5.3 INTEGRACIN DE RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES

Una vez estructurado el programa de implantacin, deben reunirse en primer lugar los recursos humanos, materiales y tecnolgicos previamente estimados para ponerlo en marcha. Despus ser necesario desarrollar toda la base documental para fundamentar tcnica y normativamente la implantacin, con guas, manuales, instructivos y tipo de recursos didcticos que faciliten al personal la comprensin del trabajo a su cargo. Asimismo, convendr mantener una comunicacin permanente para todo el personal responsable de esta rea a efecto de garantizar la fluidez de sus acciones. Debe procederse tambin al acondicionamiento fsico de las instalaciones, haciendo los arreglos necesarios en el lugar donde se desarrollen sus labores. Finalmente, y de acuerdo con los requerimientos del estudio y el programa para implantarla, deber capacitarse al personal que vaya a colaborar en su ejecucin para que adquiera un perfecto conocimiento de la parte que le corresponda desarrollar.

2.5.4 Implantacin Perspectivas

Para llevar a cabo con xito la implantacin, debemos administrar de forma correcta cinco puntos crticos. Estos cinco puntos se abordan de forma paralela, asegurando el correcto tratamiento de todos ellos y cumpliendo los plazos del proyecto. Gestin del Proyecto El proyecto se gestiona y se entrega en plazo y de acuerdo al presupuesto. Gestin de Procesos El sistema de negocio debe soportar de forma ptima los procesos de negocio del cliente. Gestin de la Solucin Se disea y configura la solucin que de la cobertura ms adecuada a los procesos del cliente. Gestin de la Informacin: Se analiza la gestin ptima de la informacin en el nuevo sistema y la migracin de datos desde los sistemas antiguos. Gestin de la Tecnologa Se define la configuracin e instalacin de la plataforma tcnica ms adecuada y su entorno. Fases del Proyecto de Implantacin Un proyecto de implantacin tpico se divide en tres fases: Estudio de Implantacin, Implantacin y Puesta en Marcha.

Estudio de Implantacin En la fase de estudio de implantacin se definen las soluciones y se planifican las tareas a realizar. Tambin se comparan los procesos de negocio "best-practice" de IFS con los procesos de negocio crticos del cliente. Y en los casos de clientes con mltiples centros de operacin dispersos geogrficamente, ya sea a nivel nacional o en diferentes pases, se decide en qu sitios y en qu orden se instalar el sistema. Gestin del Proyecto mbito y Formacin Planificacin Organizacin Personal Evaluacin y preparacin de medios

Designacin del comit de direccin Documentacin Revisiones y Auditorias Gestin de Procesos Definicin de procesos de negocio crticos Gestin de la solucin Anlisis de discordancias (modificaciones, integraciones, etc.) Planificacin de paquetes de entrega Formacin del equipo de proyecto Gestin de la Informacin Estrategias de migracin de datos Identificacin de los datos Gestin de la Tecnologa Definicin del entorno de implantacin Infraestructura y arquitectura del sistema Definicin y Estrategia Preparacin del entorno de la instalacin Fase de Implantacin Durante la fase de implantacin, configuramos y adaptamos el sistema a lo especificado en el Estudio de Implantacin. Se validan los procesos de negocio y la solucin y se instala y configura la infraestructura. De ser necesario, tambin se realizan desarrollos a medida como por ejemplo, la integracin con otros sistemas. Gestin del Proyecto Objetivos Planificacin Organizacin Personal

Reunin de lanzamiento Comit de direccin Documentacin Revisiones y Auditorias Gestin de Procesos Desarrollo de rutinas de trabajo Validacin del modelo de procesos Formacin del equipo de trabajo (usuario clave) Formacin a usuario final Gestin de la Solucin Desarrollo y entrega de paquetes Material formativo Formacin del equipo de trabajo (usuario clave) Validacin de la aplicacin Gestin de la Informacin Recopilacin de datos Limpieza de datos Configuracin de los mdulos de migracin de datos Migracin de datos (pruebas) Validacin de datos Gestin de la Tecnologa Instalacin de los entornos de la implantacin Implantacin de la infraestructura y arquitectura del sistema Formacin tcnica

Evaluacin del Sistema Organizacional

Para que el auditor pueda darse cuenta de la estructura orgnica y allegarse de elementos a estudiar y evaluar la organizacin y el equipo humano que la integra, deber empezar por obtener un organigrama detallado de la misma. Razn de ms para que el auditor lo elabore o lo actualice y en el desarrollo de esta tarea encontrara una magnifica oportunidad de empezar a conocer la operacin organizacional de la entidad o de la funcin sujeta a auditoria y sobre todo las personas involucradas. En la obtencin del organigrama se recomienda que este se elabore cubriendo los siguientes puntos: Que embarque a toda la entidad o la funcin sujeta a revisin

Debe contener los puestos principales de la entidad y toda la estructura entrndose de la revisin a una funcin Debe quedar perfectamente definidos los tipos de autoridad: lineal, funcional, y staff.

Sistema de Informacin para la Evaluacin

Representa una de las acciones ms importante en la planeacin y desarrollo de cualquier trabajo de auditora. En estricta teora; toda entidad debe contar con manuales de sistemas y procedimientos de operacin sobre los cuales el auditor debe basarse para hacer su estudio y evaluacin de estos conceptos, pero la realidad es que son muy contadas las entidades que se valen de estas herramientas administrativas y a la luz de la realidad si no estn por escrito estos procedimientos, el auditor deber desarrollarlo para sus propsitos. Un problema bsico para cubrir estos aspectos lo representa la extensin que deba drsele y que va directamente relacionada con el tiempo asignado al auditor para realizar su trabajo, as como habilidad para describir los procedimientos de operacin. Partiendo del hecho de que un sistema es la conjuncin de procedimientos de enmarcacin marcados en poltica administrativas y/o disposiciones de control el estudio y evaluacin de dichos procedimientos se debe efectuar en forma independiente por cada uno de los que integran el sistema, para posteriormente una vez que se han identificado todos los que conforman el sistema, llevar a cabo el estudio y evaluacin global del mismo. El estudio y evaluacin de un procedimiento de operacin se puede llevar a cabo en el siguiente orden: Primero: identificar las generalidades del procedimiento.

a) b) c) d)

Nombre A qu sistema o funcin operacional pertenece Donde inicia Donde termina

Auditora Administrativa Es la accin utilizada para verificar, evaluar y promover el cumplimiento y apego a los factores o elementos del proceso administrativo instaurados o a seguir en las dependencias y entidades que conforma el sector gubernamental adems de evaluar la calidad de la administracin en su conjunto. Una auditoria administrativa no se produce en el vaco. Forma parte de una estrategia, de un proceso de cambio que requiere una clara decisin del ms alto nivel y un consenso de voluntades destinados a lograr que una organizacin tenga capacidad para transformarse y crecer de manera efectiva. Una auditoria administrativa es el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora. Objetivos: La auditoria administrativa constituye una herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de En las organizaciones, toda vez que se permite que se revele en qu reas se requiere de un estudio mas profundo. De control: Destinados a orientar los esfuerzos en la aplicacin de la auditoria y poder evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos. De productividad: Encauzan las acciones de la auditoria para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin. De organizacin: Determina que el curso de la auditoria apoye la definicin de la estructura, competencia, funciones y procesos atreves del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo.

De servicio:

Representan la manera en que la auditoria puede constatar que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes. De calidad: Disponen de la auditoria tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos. De cambio: Transforma a la auditoria en un instrumento que hace ms permeable y receptiva a la organizacin. De aprendizaje: Permite que la auditoria se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. De toma de decisiones: Traducen la apuesta en prctica y resultados de la auditoria en un slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin.

Cuestionario 1.- Qu es un sistema? Un sistema es un conjunto de partes en interaccin, se puede decir que un sistema es la agrupacin coherente de elementos estrechamente vinculados que operan o intercalan en una estructura dinmica para lograr un objetivo, formando una unidad compleja en que la adicin, supresin o transformacin de una de sus partes creara repercusiones en el todo.

2.- Cules son los Elementos de la organizacin? Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables. Para que sean precisos deben ser cuantitativos y para ser verificables deben ser cualitativos. Tiene que haber una clara definicin de los deberes, derechos y actividad de cada persona. Se tiene que fijar el rea de autoridad de cada persona, lo que cada uno debe hacer para alcanzar las metas.

Saber cmo y dnde obtener la informacin necesaria para cada actividad. Cada persona debe saber donde conseguir la informacin y le debe ser facilitada. 3.-Qu es una estructura organizacional? La estructura organizacional es una estructura intencional de roles, cada persona asume un papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible. 4.- En qu consiste el plan de estudio? Consiste en precisar su naturaleza alcance y requerimientos tcnicos, es decir, establecer los "trminos de referencia" para orientar su ejecucin. 5.- Pasos de la Planeacin? * Determinacin del factor del estudio * Fuentes de estudio * Internas * Externas * Definicin del objetivo de estudio * Investigacin preliminar * Lineamientos para orientar la investigacin * Contenido de la Investigacin * Preparacin del proyecto de estudio * Propuesta tcnica * Programa de trabajo * Autorizacin para realizar el estudio * Integracin del equipo de estudio * Capacitacin del equipo 6.-Qu se entiende por problemtica organizacional? La resolucin de problemas organizacionales se plantea hoy como una necesidad ineludible, porque significa mejorar la calidad, y la mejora de la calidad aumenta la competitividad empresaria porque permite satisfacer mejor los requerimientos de los clientes al ms bajo costo posible, mediante el trabajo eficiente de todos. Lograr esto exige eliminar inspecciones y re

trabajos y resolver los problemas que impiden hacer correctamente las cosas correctas desde la primera vez. 7.- Qu se entiende por investigacin preliminar? Esta investigacin preliminar es un complemento al rbol del problema. Consiste por lo general en la elaboracin de entrevistas informales, indagatorias a los actores participantes o sujetos de estudio, as como consulta a especialistas del tema acerca de las causas y consecuencias del problema detectado y que piensa abordar atreves de la investigacin para darle solucin. 8.- Qu es el plan de trabajo? Un plan de trabajo es un instrumento de planificacin. Entendiendo planificacin como un proceso de concertacin que por su carcter dinmico, evoluciona y se adecua a un contexto social, espacial y temporal. 9.- Cules son los aspectos del plan de trabajo? Identificacin: nombre del estudio. Responsable (s): unidad o grupo que tendr a su cargo su implantacin. rea (s): universo bajo estudio. Clave: nmero progresivo de las actividades estimadas. Actividades: pasos especficos que tienen que efectuarse para captar la informacin. Fases: definicin del orden secuencial para realizar actividades. Calendario: fechas asignadas para el inicio y la terminacin de cada fase. Representacin grafica: descripcin del programa en cuadros e imgenes. Formato: presentacin y resguardo del programa de trabajo. Reportes de avances: seguimiento de las acciones. Periodicidad: especio de tiempo dispuesto para informar avances. 10.-Cules son los elementos de la recopilacin de datos? 1. formas 2informes 3 archivos 4 equipo de oficina

5 personales 6espacio 7 actividades 11.- Menciona las tcnicas de recopilacin de datos? Investigacin documental Se deben seleccionar y analizar los escritos que contienen datos de inters relacionados con el estudio, para lo cual ah que revisar estudios previos, informacin tcnica, normas nacionales e internacionales, bases jurdicas administrativas, diarios oficiales, actas de reuniones, circulares, oficios y todo documento que aporte informacin relevante a la investigacin. Consulta a sistemas de informacin Es el acceso a sistemas informticos que permiten recabar informacin interna y de sistemas externos a la organizacin enlazados por medio de redes o satlites, para ampliar y fortalecer los contenidos del estudio.

Entrevista: esta herramienta consiste bsicamente en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas en forma adecuada para obtener informacin. Este medio es posiblemente el ms usado y el que puede brindar informacin ms completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, adems de obtener respuestas puede percibir actitudes y recibir comentarios. Puede agrupara a directivos y empleados de una misma rea o que intervienen en una misma clase de tareas as como a clientes y/o usuarios que interactan con la organizacin. Para que una entrevista se desarrolle positivamente es conveniente observar estos aspectos: Tener claro el objetivo, para lo cual se recomienda preparar una gua de entrevista que contenga los principales puntos que desea captar Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo asignando responsabilidad y determinando las reas a investigar Concertar previamente la cita con la idea de que el entrevistado este preparado para proporcionarle informacin con el tiempo y la tranquilidad necesaria. Clasificar la informacin que se obtenga sobre la situacin real o relativa a sugerencias para mejorarla Cuestionario

se utiliza para obtener la informacin deseada homognea. Estn constituidos por serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos o temtica especifica. Permite ahorrar recursos y tiempo sin embargo, la calidad de la informacin que se obtenga depende de su estructura y forma de presentacin. Cdulas Las cdulas representan un recurso valioso para recopilar y ordenar datos, ya que estn conformadas por formularios cuyo diseo incorpora casillas, bloqueos y columnas que facilitan la agrupacin o divisin de su contenido para su revisin o anlisis, adems de que abren la posibilidad de ampliar el rango de respuesta. 12.-factores del anlisis de datos? a) El nivel de medicin de las variables b) El tipo de hiptesis formulada c) El diseo de investigacin utilizado indica el tipo de anlisis requerido para la comprobacin de hiptesis. 13.-Proceso de anlisis de datos?

Conocer el hecho o situacin que se analiza. Describir ese hecho o situacin Descomponerlo para percibir todos sus detalles y componentes Examinarlo crticamente para comprender mejor cada elemento

Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificacin seleccionado haciendo comparaciones y buscando analogas o discrepancias Definir las relaciones que operan entre los elementos considerndolos individualmente y en conjunto, sin olvidar que los elementos administrativos no se comportan en forma aislada, sino que son producto del medio ambiente que los rodea Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo originaron y el camino para su atencin 14.- Menciona los tipos de recomendaciones? DE MANTENIMIENTO, es la conservacin general del ambiente de trabajo sin modificaciones o en su caso, que los cambios no impliquen ms que reformas elementales, preservando, en

trminos generales, la misma estructura orgnica, funciones, sistemas, procedimientos, personal y formas. DE ELIMINACIN, supresin de un sistema de trabajo, reemplazo de formas, registros e informes, eliminacin de procedimientos o pasos de un procedimiento, bajas de personal, desaparicin de reas o unidades administrativas, etctera. DE ADICIN, introduccin de un nuevo sistema, incremento del nmero de operaciones en un procedimiento o de todo un procedimiento, incorporacin de nuevas unidades administrativas, aumento de personal, programas, formas, etctera. DE COMBINACIN, Intercalar y el orden de aplicacin de programas de trabajo, alternar el orden de las operaciones de un procedimiento o aplicacin de sistemas, compaginar la utilizacin de formas de uso generalizado con nuevas formas, entre otras. DE FUSIN, Redistribucin de funciones mediante la unificacin de reas y/o unidades administrativas, agrupacin de personas de diferentes reas bajo un mismo mando, unificacin de formas, registros e informes, etc. DE MODIFICACIN, Cambios en los procedimientos o las operaciones, reubicacin fsica de personal, equipo o instalaciones, redistribucin de cargas de trabajo, modificacin de formas, registros, informes y programas, etc. DE SIMPLIFICACIN, Reduccin de pasos en un procedimiento, introduccin de mejoras en los mtodos de trabajo. Agilizacin de sistemas de trabajo, disminucin de formas, reportes, registros, programas, etc. DE INTERCAMBIO, Definicin de sistemas de apoyo, re direccionamiento de funciones, racionalizacin de recursos, optimizacin de personal, reestructura miento de procedimientos, flujo del trabajo, etc. Entre reas o con organizaciones del mismo grupo o sector. 15.- Contenido del informe? Introduccin. Breve descripcin del surgimiento de la necesidad de preparar el estudio, mecanismo de coordinacin y participacin de empleados para su desarrollo, as como los propsitos y explicacin general acerca de su contenido. Anlisis de la estructura organizacional. Exposicin del origen y evolucin de la organizacin, es decir, los cambios y sucesos de mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial que influyeron en la decisin de preparar el estudio. Anlisis de competitividad. Presentacin de los aspectos que inciden en el desempeo, en el aprovechamiento de las oportunidades de negocio y en la conveniencia de mejora contina de la organizacin.

Diagnstico de la situacin actual. Definicin de las causas y consecuencias del estudio que justifican los cambios o modificaciones posibles. Propuesta para el mejoramiento de la organizacin. Presentacin de alternativa de accin, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios, as como los resultados que se estimen lograr. Estrategia de implantacin. Explicacin de los pasos sucesivos o etapas previstas para poner en prctica el estudio. Asimismo cmo se efectuarn los cambios, previniendo las expectativas de actuacin de los integrantes de la organizacin. Seguimiento, control y evaluacin. Determinacin de los mecanismos de informacin, proceso de control y evaluacin, as como para la deteccin de desviaciones y adopcin de medidas correctivas. Apndices o anexos. Grficos, cuadros y dems instrumentos de anlisis administrativo que se consideren elementos auxiliares para la presentacin y fundamentacin del estudio. 16.- De qu costa la implementacin? 1. preparacin de programa 2. integracin de recursos 3. ejecucin del programa 17.- Cules son los mtodos de implementacin? Mtodo instantneo Por lo general si las medidas de mejoramiento derivadas del estudio son relativamente sencillas; no involucran un nmero excesivo de unidades administrativas; no implica un gran volumen de funciones, sistemas u operaciones. Mtodo de proyecto piloto Consiste en realizar un ensayo con los resultados del estudio solo en una parte de la organizacin, con el fin de medir sus efectos. Debe entenderse que esto es ms viable cuando existen condiciones de trabajo ms o menos homogneas en toda la organizacin. Mtodo de implantacin en paralelo Se emplea en proyectos de gran envergadura, que implica el manejo de mucha informacin estratgica, un volumen considerable de recursos o los necesarios para garantizar la seguridad de Mtodo de implantacin parcial o por aproximaciones sucesivas

Sea el ms adecuado para implantar estudios que implican cambios de gran magnitud consiste en seleccionar parte o pequeas porciones del mismo e implantarlas sin causar grandes alteraciones; el paso siguiente se dar solo cuando se haya consolidado el anterior, lo que permitir un cambio gradual y controlado. Combinacin de mtodos Consiste en la aplicacin de ms de un mtodo para realizar un estudio, tomando en cuenta el efecto que los cambios puedan generar en la organizacin. Independientemente del mtodo que se seleccione, hay que considerar la posibilidad de servirse de recursos como la simulacin y la realidad virtual como herramienta de asistencia para la dimensin y el desarrollo estratgico de la implantacin del estudio.

CONCLUSIONES Aldo: Esta investigacin me hizo entender ms fcilmente a la organizacin como un sistema en el que es necesario que todas las partes funcionen adecuadamente. Los estudios organizacionales son la herramienta que se necesita para poder resolver los problemas que surgen en las organizaciones ya que siguen una metodologa y aplica el proceso administrativo para llegar al descubrimiento del problema y la implantacin de un nuevo sistema que nos evite esos problemas y as poder cumplir con los objetivos de la entidad.

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Mexico prentice hall