DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO JURDICO

1980
Trabajo industrial intensivo => intensificacin servicios informticos . Departamento Administrativo es funcin relacionada con la informacin. Prever las necesidades de informacin de funciones tan importantes como la produccin y la comercializacin. Automatizacin de oficinas para generar en el trabajo una mayor velocidad y eficiencia.

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Departamento Administrativo
El departamento administrativo planifica, dirigen o coordinan los servicios de apoyo de una organizacin como son el mantenimiento de los registros, el reparto del correo, los telfonos, la recepcin y otros servicios de apoyo administrativo. Pueden supervisar la planificacin y el mantenimiento de las instalaciones, as como los

Objetivos

Dirigir o coordinar los servicios de apoyo de una organizacin; por ejemplo, el reparto del correo, las compras, la recepcin, los servicios de seguridad o la gestin de las instalaciones. Elaborar planes y fijar metas para el departamento. Organizar las actividades y los recursos del servicio y fijar los calendarios de trabajo. Contratar y despedir a los empleados. Supervisar al personal del departamento y (posiblemente) de otros departamentos, asignar tareas y delegar responsabilidades.

Controlar y vigilar el servicio para garantizar que funcione sin contratiempos. Elaborar y revisar los informes y los programas operativos y financieros para garantizar la precisin y la eficacia. Administrar y controlar los presupuestos del servicio. Gestionar las tareas administrativas del departamento. Supervisar el mantenimiento y la reparacin de las instalaciones, la maquinaria, los equipos, as como de otros recursos. Analizar los procesos internos y recomendar, elaborar y aplicar los cambios de procedimiento o normativos para mejorar las operaciones y los

Denominaciones del cargo

El encargado de este departamento no ostenta un nico titulo reconocido.

Por lo general el cargo dependen directamente de los niveles superiores de la direccin . Vicepresidencia ejecutiva; Empresas pequeas presidente.

Gerente Administrativo Gerente de Administracin Gerente de Oficinas Gerente de servicios administrativos Gerente de oficina y generales Supervisor Gerente de contabilidad Director administrativo.

Funciones

Contabilidad: Presupuestos, planificacin financiera Sistemas y mtodos de automatizacin oficina Presupuesto actividades administrativas Cafetera y comedor Provisin datos sistema de informacin Equipos de oficina Crditos y recaudos Auditoria Interna Biblioteca Correspondencia y servicio de mensajero.

Sistemas de gestin de informacin Mantenimiento de oficinas Seguridad, planificacin del espacio y decoracin de oficinas Servicio de imprenta Gestin de archivos Seleccin y contratacin de instrumentos del personal administrativo Telecomunicaciones y servicios informticos. Servicios de ayuda temporal

I. Direccin por Sistemas

El director administrativo debe conocer el termino de sistema para organizar y administrar los recursos. Desarrollar mejores mtodos de operacin para aumentar la eficiencia y eficacia de la empresa. Su fin es ayudar a la direccin en el mantenimiento y desarrollo de un marco efectivo de sistemas y procedimientos que satisfagan las necesidades especificas de la organizacin.

Sistema: Disposicin previa de actividades interdependientes y procedimientos afines que hacen efectiva o facilita la ejecucin de una actividad importante de una organizacin. Procedimiento: Es una serie de pasos lgicos por la que cada accin repetitiva en la empresa es empezada, ejecutada y controlada. Establece que accin se requiere, quien tiene que actuar y cuando tiene que dar lugar tal accin

Cubre un amplio espectro de contenidos. Interrelacin organizativa, divisiones funcionales, flujo de informacin a la direccin. Dinmica del proceso total administrativo de las organizaciones modernas. El ordenador, Moderna transmisin de datos y tcnicas de investigacin operativa. Sistemas de control integrados para una mejor toma y control de decisiones.

Funciones direccin por sistemas

Anlisis de la organizacin. Revisin, anlisis, reconstruccin de estructuras organizativas y organigramas para determinar la responsabilidad de los distintos niveles. Anlisis y diseo de sistemas. Comprobaciones de las actividades funcionales, nuevas tcnicas y equipo de oficina. Auditoria de la direccin. Determinar la efectividad de funciones operativas especificas. Diseo y control de formularios. Anlisis y control de informe. Retroalimentacin de la informacin para los distintos niveles de operacin. Gestin Archivo. Proteccin documentos vitales y recuperacin informacin almacenada. Seleccin de Equipo de oficina. Estudio de sus aplicaciones a nuestra empresa. Disposicin de la oficina. Optima utilizacin de espacios para facilitar la comunicacin.

II. Sistemas de Informacin

Encargado de funciones de mecanografa (tratamiento de texto) Grupo de Apoyo administrativo

Se dividi la gestin de textos, a raz de la induccin de maquinaria, con la bsqueda de automatizar en los equipos modernos. Nace Sistema de Informacin

Sistema de Informacin

Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de informacin pueda operar. El recurso humano que interacta con el Sistema de Informacin, el cual est formado por las personas que utilizan el sistema. Un sistema de informacin realiza cuatro actividades bsicas:

Entrada Informacin: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Informacin toma los datos que requiere para procesar la informacin. Unidades de entrada Computadoras son las terminales, las cintas magnticas, las unidades de diskette, los cdigos de barras, los escner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

Manuales Automticas.

Almacenamiento Informacin: Recordar la informacin guardada en la seccin o proceso anterior. Esta informacin suele ser almacenada en estructuras de informacin denominadas archivos. Discos magnticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).

Procesamiento de Informacin: Es la capacidad del Sistema de Informacin para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida.
Salida de Informacin: La salida es la capacidad de un Sistema de Informacin para sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Impresoras, terminales, diskettes, cintas magnticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros.

Entradas: Datos generales del cliente: nombre, direccin, tipo de cliente, etc. Polticas de crditos: lmite de crdito, plazo de pago, etc. Facturas (interfase automtico). Pagos, depuraciones, etc. Proceso: Clculo de antigedad de saldos. Clculo de intereses moratorios. Clculo del saldo de un cliente. Almacenamiento: Movimientos del mes (pagos, depuraciones). Catlogo de clientes. Facturas. Salidas: Reporte de pagos. Estados de cuenta. Plizas contables (interfase automtica) Consultas de saldos en pantalla de una terminal.

III. Gestin de Archivos

Es una mtodo sofisticado de organizacin de archivos.

Un programa de gestin de archivo, es un esfuerzo global para controlar la creacin, el mantenimiento y eliminacin de los archivos de la empresa.
Refleja la inversin de activos en la comunicacin.

Tcnicas de direccin fuertes y realistas par obtener mximos rendimientos.

Cuestionar la importancia del archivo

Objetivos.
1.
2. 3. 4.

Solo se creen y se conserven los archivos esenciales.

Archivos actualizados para su mantenimiento y acceso inmediato. Salvaguardar informacin esencial y fundamental. Eliminacin rpida y eficiente archivos innecesarios.

Aspectos de manipulacin de documentos

1. Control de la Creacin de archivos: rea vital de la

gestin de archivos: El archivo que no haya sido creado no necesita ser actualizado ni eliminado. Control de la correspondencia: Cartas reiterativas, acuses de recibo, notificaciones, respuestas rutinarias; todo lo escrito sea necesario, sencillo, comprensible para acelerar los procesos. Control de formularios: Etapas; Disposicin de datos de los formularios, mejor utilizacin de los mismos y planificacin sistemtica de la produccin y distribucin rentable del formulario. Control de directrices: Indican a la direccin lo que se ha hecho.

2. Control del Mantenimiento de Archivo: Recogida, anlisis,

clasificacin, actualizacin y proceso de informacin. Adecuados sistemas de clasificacin o catalogacin de informacin. Seleccin de equipo , diseo e instalacin de sistemas de almacenaje. Recuperacin de la informacin manual o informatizados. 3. Control de eliminacin de archivos: Causas de retencin de archivos. Describen diferentes grupos de archivos de la empresa. Identifican sus respectivas funciones. Definen las polticas de la empresa sobre el periodo de tiempo que deben ser retenidos. Requisitos legales de retencin y la experiencia de la empresa para decidir que documentos se deberan destruir.

IV. Diseo de Formularios

Son parte importante del quehacer de una organizacin.
1.

Todo formulario revisado para comprobar si esta contribuyendo a un funcionamiento eficaz y beneficioso en la empresa.
Su uso futuro esta justificado por la importancia de la contribucin.

2.

Diseo Formularios: realizado correctamente de una forma eficaz.

1.

Parte integral de un proceso de informacin.

2.

Facilita el registro y anlisis, y completa una transicin particular.

Se necesita un tipo especial de personal para disear el formulario, las habilidades del diseador grafico deben

Candidato Ideal
Habilidad artstica Capacidad de anlisis Supervisin mnima Comunicarse con los dems con eficacia

No necesita ser directivo, pero no debe ser un oficinista cualquiera

Anlisis de Formularios: Preguntarse los planes, ideas y trabajo de los dems. Proceso:
Estudiar las necesidades del formulario
Estudiar cada copia del formulario Estudiar series de datos del formulario Familiarizarse con la funcin del formulario, numero de copias, destino

de formularios.

Tarea de Ingeniera 1. Revisar terminologa en los ttulos para evitar ambigedad 2. Los encabezados deben tener comprensin lgica. 3. Preparacin de un boceto previo, para asegurarse del uso de los espacios 4. Analizarse las limitaciones fsicas: velocidad operativa, puntos de inicio, transicin y finalizacin de procesos. 5. Apariencia fsica definida y distintiva.

Usabilidad para el diseo de formularios

Dar un ttulo al formulario que exprese claramente su funcin. Las instrucciones han de ser breves y comprensibles. Hacer grupos lgicos de campos y separarlos con blancos. Por ejemplo: nombre, primer apellido y segundo apellido es un grupo lgico. Aspecto ordenado alineando los campos y las etiquetas. Las etiquetas de los campos deben usar terminologa familiar. Ser consistente en el uso de los trminos, es decir, usar siempre las mismas palabras para los mismos conceptos. El tamao visible del campo debe corresponderse con la longitud del contenido que ha de introducir el usuario. Permitir el movimiento del cursor por medio del teclado y no solo con el mouse.

 Permitir que el usuario pueda corregir con libertad los caracteres que

ha introducido en los campos.

En donde sea posible, impedir que el usuario introduzca valores

incorrectos. Por ejemplo, impedir que introduzca caracteres alfabticos en campos que solo admiten valores numricos.
Si introduce valores incorrectos, indicar en un mensaje cuales son los

correctos.
Avisar cuanto antes al usuario si ha introducido valores incorrectos. Si

es posible, no esperar a que haya rellenado el formulario totalmente.

Marcar claramente los campos opcionales.

(De todas maneras, en muchos casos ser preferible marcar claramente los campos obligatorios. Tambin en artculos posteriores entrar ms en detalle en este punto).
Si es posible, colocar explicaciones o la lista de los valores vlidos al

lado de los campos.

Dejar clara la accin que debe hacer el usuario al terminar de rellenar

el formulario.

V. Control de Formularios

Fuentes de comunicacin oral y escrita. El problema de la comunicacin escrita es que el medio de comunicacin de datos son los formularios y estos no los realiza la empresa, y puede convertirse en una fuente de baja productividad y gasto innecesario. La industria de formularios se preocupa mas por producir en cantidad y no en mejorarlo. Su valor esta determinado el precio unitario y no por la eficiencia del sistema.

Problemas por la falta de Control

Agotamiento de las existencias Impresin Rapidez Falta especificacin escrita Inventario incorrecto de formularios Papel malgastado Muchos formularios con un mismo objetivo Combinaciones no recomendadas Ausencia de comunicacin interdepartamental Exceso de copias y duplicados Ausencia de una poltica y procedimientos de control.

Etapas en programa de control de Formularios

1. 2.

3.

Establecer un control de formularios como norma de la empresa. Todo dpto. debe conocer la poltica Recopilacin de muestra de todos los formularios que se usan en la empresa. Definir Formulario Impresiones temporales, permanentes, numerados, no numerados, los exteriores, interiores, los muy y poco usados, sobres, tarjetas, etc. Creacin de un ndice funcional para los formularios, con un archivo de trabajo numrico Muestras de cada formulario en un archivo de trabajo numrico. Cada formulario en una carpeta separada con numero de identificacin Clasificacin de formularios por departamentos para dar respuestas fciles y concretas

4. Integracin del programa de control de formularios en

la organizacin de la empresa Control debe ser interdepartamental El personal del departamento debe permitir Control: Solo autoriza un nuevo formulario el grupo de control Coordinacin: Cada departamento debe responsabilizar a una sola persona del control de papeles y formularios
4. Diseo cientfico de todos los formularios. Se debe

disponer de preparacin, asistencia profesional facilidades para el trabajo.

5. Coordinacin del control de formularios con el estudio

de sistemas y procedimientos

Auxiliar administrativo
Funciones
-

Atender las solicitudes de las diferentes reas para el suministro de papelera, material y tiles de oficina.
Controlar entradas y salidas de material del almacn de papelera.

Verificar el stock en almacn de papelera.

Coordinar la entrega de correspondencia interna como externa. Controlar la entrega de guas de mensajera para envo de documentos y/o paquetera. Coordinar el servicio de limpieza de las oficina Verificar el buen funcionamiento de las instalaciones elctricas, sanitarias y red de agua de las oficinas

Coordinacin Interna
CON
El Director General.

PARA
Verificar que todas las instalaciones se encuentren en ptimas condiciones de funcionamiento.

El Jefe del Departamento Administrativo.

Recibir instrucciones y proporcionar informacin requerida.

El Auxiliar Administrativo.

Coordinar actividades de mantenimiento de instalaciones

VI. Medicin Del Trabajo Administrativo

Es el mtodo de determinar la relacin adecuada entre la mano de obra utilizada y los resultados obtenidos, puede establecer el trabajo diario justo. La medicin del trabajo administrativo ayuda a fijar un horario, un plan o programa que devuelva o conserve en la empresa el equilibrio necesario para lograr mayor eficiencia. Factores: - horas- hombre - volumen

Objetivos

Conociendo como se obtiene cierta cantidad de produccin de trabajo, se pueden mejorar los mtodos empleados para su realizacin, reajustar la asignacin de tareas, aliviar en general la carga de trabajo y eliminar congestiones.

1. 2. 3. 4. 5.

Proporcionar a la direccin los medios para valorar y apreciar el rendimiento

Permitir la programacin y planificacin del trabajo

Permitir la realizacin de presupuestos mas efectivos y el control de los costes Tomar parte en la consecucin de una reduccin del trabajo y un aumento de la eficacia Proporcionar a los empleados mayores motivaciones

Mtodos empleados
Cuadro de distribucin del trabajo

Este cuadro es la tabulacin del trabajo efectuado por el empleado dentro de un grupo u oficina determinada. La elaboracin del mismo es el primer paso en el programa de simplificacin del trabajo, es el indicador de los puntos dbiles

Este cuadro de distribucin demuestra el trabajo que se ejecuta en una oficina, qu empleados desempean las diversas actividades, as como el tiempo necesario para su ejecucin

Estudios de tiempo y movimiento

Es necesario realizar estudios de tiempos y movimientos para cada uno de los procesos y sus actividades componentes, as como tambin para las funciones independientes que se realicen dentro del rea. Se debe medir el tiempo efectivo en el que se lleva a cabo cada actividad, funcin y/o proceso y determinar bajo parmetros estadsticos la eficiencia con la que se estn realizando.

Diagrama de procedimientos o procesos

Diagrama de procedimientos o procesos Los diagramas de procedimientos ayudan a los analistas a comprender en su totalidad los trmites actuales de una dependencia u oficina y tambin sirven para la bsqueda de mejoras, adems permiten discutir los trmites ms eficazmente con el personal operativo.

Describe un listado en forma secuencial de las actividades que conforman el proceso en estudio y paralelamente utiliza cinco figuras distribuidas en columnas independientes, las cuales demuestran las actividades operativas, de transporte, de inspeccin, de almacenamiento y espera, su interrelacin y los tiempos de duracin de cada una de ellas.

VII. Automatizacin de Oficinas

El termino fue adoptado a finales de la dcada de los 50, cuando los ordenadores se convirtieron en una valiosa herramienta para procesar los registros y los documentos en las oficinas. La automatizacin es mucho mas que la utilizacin de maquinas, es un concepto que abarca nuevas formas de procesar y trasmitir informacin. Es una forma de valorar la fuerza de trabajo, de configurar la organizacin, de establecer la productividad y de dirigir los ciclos complejos del cambio.

Objetivo

El objetivo de la automatizacin de oficinas es incrementar la productividad y la eficiencia a travs de mltiples tecnologas, que dan apoyo a una amplia gama de aplicaciones (procesamiento de informacin, comunicaciones), orientadas a mejorar el desempeo de las actividades realizadas dentro de una compaa.

Desde el punto de vista estratgico, estas tecnologas y aplicaciones proveen la base para la integracin de cualquier oficina, de manera que se debe prestar especial atencin a los aspectos de anlisis, estructura, asignacin de recursos y tecnologa disponible, para obtener el mximo beneficio
La automatizacin abarca una gama de aplicaciones relacionadas con el proceso y transmisin de informacin, el cual vara desde la captura y presentacin, hasta la distribucin de la misma.

Transmisin de informacin

Combinacin de funciones

Asesoramiento y reciclaje de personal

Planificacin a largo plazo

Pruebas de los nuevos sistemas

VIII. Seguridad En La Oficina

Las lesiones dolorosas e incapacitantes pueden presentarse y de hecho lo hacen, entre los papeles, las mesas de trabajo y los archivos
Identificar y eliminar las situaciones propensas a los accidentes

La direccin debe asegurarse que los empleados conozcan los riesgos de la oficina

contribuye
Evitar condiciones poco seguras mediante inspeccin programada

Tipos de accidente

Resbalones y cadas Utilizacin impropia de las maquinas o fallos en su funcionamiento Choques y obstrucciones (Golpes
por cajones abiertos, mamparas no sealizadas, mobiliario mal dispuesto)

Cadas de objetos Fuego y electricidad (Electrocucin

por falta de proteccin)

Cortes con elementos filosos o guillotinas. Sobreesfuerzos por traslado incorrecto de cargas.

Medidas preventivas

Todo el espacio de la oficina y areas de almacenaje, estn bien iluminado, limpio, seco y libre de desperdicios Que los lquidos que se derramen se limpien inmediatamente Adecuar las mesas para que no obstruyan el paso Evitar el deterioro de las alfombras Se debe asegurar que los empleados conozcan el funcionamiento de las maquinas Inspeccionar los tomacorrientes para evitar cortocircuitos Las escaleras deben tener bandas antideslizantes Los pasamanos deben estar secos y limpios

IX. Servicios del personal temporal

Anteriormente era vista como un recurso a corto plazo para situaciones de emergencia, hoy se incluyen tanto en la de corto como en la de largo plazo Se utiliza para cubrir de forma temporal un puesto de trabajo permanente mientras la empresa hace la seleccin o promocin de la persona que va a ocupar el puesto de manera estable.

La funcin principal es la de cubrir las necesidades extraordinarias de personal en las compaas, cuando se encuentran en intervalos altos de produccin, cuando las empresas deben realizar reemplazos por enfermedad o Licencias El empleado temporal puede cumplir la funcin durante una parte del da o durante varios meses, tanto por una sola vez, como ocasional o regularmente, a jornada completa o parcial Ventajas Menores costes Flexibilidad Reduccin de los problemas de personal por despido de personal fijo en pocas bajas de negocio

Inconvenientes
Los empleados fijos que reciben pagas por horas extras pueden protestar si ven eliminados estos ingresos
Hay situaciones en las que el trabajo por si mismo no se presta para el uso de trabajadores temporales

Seleccin
Estudio de clientes Se exploran y se archivan las necesidades del cliente Se toma un perfil similar Se asegura que la experiencia y actitudes sean las adecuadas

X. Planificacin del espacio

El termino connota un espacio abierto, libre de los tabiques, pasillos y espacios privados Se desarrolla a partir del concepto de paisaje de oficina Se caracteriza por la importancia que se concede a los aspectos decorativos

Factores que se deben tomar en cuenta

Considerar el numero de empleados reas de estacionamiento Presupuesto Considerar si son necesarias muchas oficinas privadas y reas de almacenamiento Tener en cuenta la proyeccin de crecimiento

Proporcionar asesora y asistencia en materia de su competencia a la administracin superior y dems unidades organizacionales, velando por la correcta aplicacin de las leyes, reglamentos y disposiciones legales vigentes, con el objeto de proteger los intereses de la Empresa.

DEPARTAMENTO JURIDICO

De que se encarga el departamento legal de una empresa

El departamento legal de una empresa, es el rea jurdica, que ser la encargada de acordar con el titular de la empresa, todo lo referente a la normatividad interna de la empresa, Ser representante legal de la empresa ante los juzgados y tribunales en todo juicio que este inmerso esta empresa, tendr los controles de normativas junto con la direccin administrativa para el buen funcionamiento de la empresa, ser la encargada de resolver los problemas internos y aplicar las sanciones administrativas correspondientes por faltas al interior de la empresa. Se estructura con un titular del rea jurdica y el numero de asistentes o abogados que el presupuesto de la empresa le determina para el buen desempeo de sus

Actividades Departamento Jurdico

Laboral: Despidos, conciliaciones, asesora en Recursos Humanos, relaciones con la Seguridad Social. Financiero: Procedimientos econmico-administrativos, relaciones con la Agencia Tributaria. Consumidores: Tramites de relaciones de la empresa con sus clientes, reclamaciones a oficinas de consumo. Proteccin ante la administracin: Recursos de todo tipo tanto a multas como a cualesquiera actos administrativos que afecten a su empresa. Consultora legal: Asesoramiento legal en todo lo que ataa a la actividad de su empresa, gestin de licencias, adaptacin a la legislacin vigente. Contratos: Redaccin de todo tipo de contratos y escritos, revisin de contratos que firme con otras empresas y entidades. Societario: ampliaciones y reducciones de capital, constitucin de nuevas sociedades, entradas y salidas de socios, fusiones y adquisiciones de otras empresas. Negociacin extrajudicial y representacin en juicios: Solucin de Pleitos que puedan afectar a la empresa, as como la negociacin extrajudicial que sea necesario llevar o para la que requiera asistencia de un abogado.

Estructura Departamental

Departamento Jurdico
Gerencia asuntos legales

Dpto. Jurdico Administrativo

Dpto. Procuradura Legal

Finalidad El Departamento de Procuradura Legal tiene como finalidad representar legalmente a la empresa en asuntos extrajudiciales como judiciales ante los rganos administrativos, juzgados y Tribunales de la Repblica

I. Gerencia asuntos legales

Funciones
Conocer y aplicar las leyes vigentes as como las disposiciones,

normas y procedimientos internos de la Empresa con el propsito de representarla en cualquier acto legal y administrativo, de tal manera que se garantice la proteccin de sus intereses y buen funcionamiento.
Representar y asesorar en materia legal a la administracin superior

en los diferentes tratados, acuerdos y licitaciones que se firmen con organismos nacionales e internacionales a fin de salvaguardar los intereses econmicos y patrimoniales de la Empresa.
Mantener

buenas relaciones obrero- patronales mediante la aplicacin de leyes, reglamentos y normas internos y dems leyes

Estructura

Dependencia: La Gerencia de Asuntos Legales depende directamente de la Gerencia General.

Organizacin Interna: Departamento Jurdico Administrativo

Departamento de Procuradoria Legal

Relacin Interna: Se relaciona con la Junta Directiva Gerencia General y todas las reas de la Empresa dems rganos involucrados en los procesos legales de la empres.

Externa: Se Relaciona con: Los juzgados y Tribunales de la Repblica la Banca, Industria, Comercio, Gobierno Central, Instituciones, Descentralizadas, Embajadas, Sub Operadores, y Operados, Clientes en General.

A. Departamento Jurdico Administrativo

Finalidad El Departamento Jurdico Administrativo tiene como finalidad representar a la empresa ante las entidades gubernamentales y privadas, en las controversias surgidas por actos administrativos. Depende directamente de la Gerencia de Asuntos Legales Relaciones Interna: Se relaciona con todas las reas tcnicas y administrativas de la Empresa. Externa: Se Relaciona con: la Banca, Industria, Comercio, Gobierno, Embajadas, Sub Operadores, Clientes en General

Funciones
1.

Establecer un adecuado y efectivo control en la negociacin, elaboracin y ejecucin de los contratos y convenios solicitados por diferentes reas de la Empresa. Efectuar estudios, recomendaciones y observaciones a los documentos, bases de licitaciones, concursos y precalificacin de firmas constructoras y otras. Participar en la comisin de recepcin y apertura de los procesos licitatorios, as como en la evaluacin jurdica de dichas ofertas. Participar en comisiones de recepcin provisional y definitiva de proyectos ejecutados, y redaccin de las actas respectivas, con base a ley. Elaboracin y registro de las resoluciones gerenciales. Elaboracin de los puntos de acta para aprobacin de la Honorables Junta Directiva y su correspondiente dictamen legal. Emitir dictmenes para solucin de controversias surgidas en la ejecucin de contratos.

2.

3. 4.

5. 6. 7.

Funciones
8.

Garantizar la aplicacin de las diferentes leyes, reglamentos, decretos, acuerdos y resoluciones mediante la elaboracin y emisin de dictmenes en los asuntos planteados por las diferentes reas en el campo administrativo. Como ser: Ordenes de cambio, Perfiles de Proyectos, Convenios, Sub. Operadores, Bono, adquisicin de tarjetas, legalizacin de bienes, reclamos administrativos, modificaciones a tarifas, reduccin de tasa contable, comercializacin de Sub. Operadores, modificaciones de contratos, licitaciones, solicitudes varias, rescisiones, estructura organizativa, aprobacin de tabla de descuentos, devoluciones, nulidades, compras directas, contrataciones directas, suministros, otros. Representar a la Empresa en las acciones y actos administrativos, con instituciones del Sector Pblico e Instituciones privadas.

9.

10. Elaborar solicitudes ante la Direccin Ejecutiva de Ingresos (DEI) en

asuntos relacionados con los tributos, tasas y gravmenes.

Finalidad El Departamento de Procuradura Legal tiene como finalidad representar legalmente a la Empresa en Asuntos Extrajudiciales como judiciales ante los rganos administrativos, juzgados y Tribunales de la Repblica. Depende directamente de la Gerencia de Asuntos Legales.

B. Departamento de Procuradura Legal

Relacin Interno: Se relaciona con reas tales como: Gerencia de Asuntos Legales, la Sub Gerencia de Asuntos Legales, El Departamento de Jurdico Administrativo y dems rganos involucrados en los procesos legales de la empresas. Externo: La Banca, Industria, Comercio, Gobierno, Embajadas, Sub Operadores, Clientes en General

Funciones
1.

Interponer demandas en representacin de la Empresa, ante los juzgados y tribunales de la Repblica, que sean de su inters y darle el seguimiento hasta su finalizacin. Contestar las demandas que se promuevan ante los juzgados y tribunales de la Repblica en contra la Empresa, dndole el seguimiento que en derecho corresponda, hasta su finalizacin. Asistir en representacin de la Empresa a la Secretaria de Trabajo y Seguridad Social a las audiencias que se celebren extrajudicialmente.

2.

3.

4.

Interponer denuncias ante la fiscala del Ministerio Pblico, por ilcitos que se cometan en perjuicio de los intereses econmicos y bienes de la Empresa.
Participar en investigaciones de tipo laboral, que se realicen por parte del Departamento de Relaciones y Servicios a Empleados, sobre personal que comete faltas en el desempeo de sus labores. Realizar investigaciones de carcter administrativo para efectos de

5.

6.

7.

Emitir Dictmenes, Resoluciones, Opiniones y Recomendaciones o reclamos que se presenten ante la Empresa, as como por faltas cometidas por los empleados de la Institucin. Brindar asesora en materia legal a las reas de la Empresa que lo soliciten.

8.

9.

Presentar solicitudes ante la Secretaria de Estado en los Despachos de Industria y Comercio para el Registro de Marcas de Fabrica, para el servicio que presta la Empresa hasta su finalizacin. Recursos Naturales Ambientales.
del Departamento

10. Presentar solicitudes ante la Secretaria de Estado en el Despacho de

para autorizacin de permisos de Licencias

11. Cualquier otra funcin de tipo legal en que se requiera la intervencin

Ejemplo
GOBERNACIN DE BOLIVAR Es el Departamento ms alargado del pas Bolvar tiene fronteras en el norte (Mar Caribe con la Republica de Jamaica por el oriente con los Departamentos del Atlntico, Magdalena, Cesar y Santander; por el occidente con los Departamentos de Sucre, Crdoba y Antioquia, y por el sur con este ltimo Departamento. Su departamento administrativo jurdico MISION: Garantizar que los actos administrativos que profiera la Administracin Departamental que estn acordes con la normatividad vigente para lograr la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitucin y las leyes, a favor de los administrados y el cumplimiento de los cometidos estatales. FINALIDAD: Administrar todos los procesos jurdicos a favor o en contra del Departamento de Bolvar y asesorar a la administracin central, dependencias internas y organismos externos desde el punto de vista jurdico, en las actuaciones administrativas y dems actos y actuaciones en que intervenga el Departamento.

FUNCIONES GENERALES: Sern funciones generales de la Oficina Asesora Jurdica las siguientes:

Asistir jurdicamente a la Administracin Central del Departamento y entidades descentralizadas de carcter departamental. Representar judicialmente y extrajudicialmente a la entidad en los procesos y actuaciones que se instauren en su contra o que esta deba promover, supervisar el trmite de los mismos y mantener informado al Gobernador. Absolver las consultas que, en materia jurdica le formule el Gobernador, los Secretarios de Despachos y las entidades descentralizadas. Realizar estudios e investigaciones tendientes a mantener actualizado el registro normativo del Departamento Administrativo, en armona con la evolucin jurisprudencial; preparar los proyectos de Ordenanzas, Decretos y dems actos administrativos que se requieran por parte del Gobernador de Bolvar.

Revisar y conceptuar para la sancin los proyectos de Ordenanzas aprobadas por la Asamblea Departamental, los Decretos y dems actos

ESTRUCTURA ORGANICA POR UNIDAD O FUNCIONES: La Estructura Orgnica del Departamento Administrativo Jurdico estar conformada Unidades Estratgicas de Gestin:

UNIDAD DE PROCESOS UNIDAD DE CONTRATACION UNIDAD DE ACTOS ADMINISTRATIVOS UNIDAD DE ASUNTOS LABORALES UNIDAD DE ENTES FISCALIZADORES Y DE CONTROL UNIDAD DE CONTROL DISCIPLINARIO

FUNCIONES GENERALES DE LA UNIDAD DE PROCESOS. Son

funciones de

la Unidad de Procesos: Coordinar, Atender, conocer y hacer seguimiento de los

procesos judiciales en el que el departamento sea parte o tenga intereses comprometidos, as mismo llevar las estadsticas de estos, de los disciplinarios y acciones de tutelas. FUNCIONES GENERALES DE LA UNIDAD DE CONTRATACION. Son funciones de la Unidad de Contratacin: Preparar, coordinar, revisar, controlar y evacuar los procesos de licitaciones publicas, concursos de mritos y dems actuaciones contractuales que se adelantan en la Administracin Departamental. FUNCIONES GENERALES DE LA UNIDAD DE ACTOS ADMINISTRATIVOS. Son funciones de esta Unidad: Proyectar, revisar y tramitar los diferentes actos administrativos que produzca la administracin en cumplimiento de su funcin administrativa. FUNCIONES GENERALES DE LA UNIDAD DE ASUNTOS LABORALES. Son funciones de esta Unidad: Asesorar, Revisar y resolver las solicitudes de reconocimiento de pensin, jubilacin, mesadas atrasadas, invalidez, reajustes, sustituciones, re liquidaciones y dems peticiones que se sometan a estudio de la Unidad. Y Controlar la oportuna respuesta y rendir concepto de solicitudes y derecho de peticin que se presenten para su consideracin, en materia laboral y administrativa.

FUNCIONES GENERALES DE LA UNIDAD DE ENTES FISCALIZADORES Y DE CONTROL. Son funciones de esta Unidad: Coordinar y atender los procesos que se adelantan contra el Gobernador y dems funcionarios de la administracin Departamental por los Organismos fiscalizadores FUNCIONES GENERALES DE LA UNIDAD DE CONTROL DISCIPLINARIO. Son funciones de la Unidad de Control Disciplinarios: Conocer y resolver en primera instancia los procesos disciplinarios que adelante la administracin departamental.

PROCESO JURIDICOS

1. ANALISIS RIESGO

RIESGOS DPTO JURIDICO

ADMINISTRACION RIESGO LEGAL

1.

Establecer polticas y procedimientos para que en forma previa a la celebracin de actos jurdicos, se analice la validez jurdica y procure la adecuada instrumentacin legal de stos, incluyendo la formalizacin de las garantas en favor de la Institucin, a fin de evitar vicios en la celebracin de las operaciones. Estimar el monto de prdidas potenciales derivado de resoluciones judiciales o Administrativas desfavorables, as como la posible aplicacin de sanciones, en relacin con las operaciones que se lleven a cabo. Analizar los actos que realice la Institucin cuando se rijan por un sistema jurdico distinto al nacional, y evaluar las diferencias existentes entre el sistema de que se trate y el nacional, incluyendo lo relativo al procedimiento judicial. Dar a conocer a sus directivos y empleados: las disposiciones legales y administrativas aplicables a las operaciones.

2.

3.

4.

CONCLUSIONES

REFERENCIAS

Los sistemas de informacin y su importancia para las organizaciones y empresas. http://www.gestiopolis.com/Canales4/mkt/simparalas.htm Estrategia y Sistemas de Informacin. http://www.cesareox.com/aprendiendo/cursos/esi.html Organizar los archivos de la oficina. http://administrativoslorca.wordpress.com/2010/06/22/gestion-documental/ Sistema de direccin. http://www.elergonomista.com/3ab01.html Sistemas de archivos. http://www.monografias.com/trabajos6/sistar/sistar.shtml Simplificacin del trabajo. http://www.gestiopolis.com/canales8/ger/como-simplificar-la-laborproductiva-dentro-de-la-organizacion.htm Estudio de mtodos. http://sistemas.itlp.edu.mx/tutoriales/produccion1/tema4_3.htm Seguridad en la oficina. http://www.estrucplan.com.ar/producciones/entrega.asp?identrega=396