I Dewa Ayu Pradnyasari/23883 Catra Nandiwardhana/24175 Aditya Pradiptaya/24227 Srimona Nurhastuti/23931 Susfika Kharussyifa N/24275

TEKNOLOGI INFORMASI DALAM ORGANISASI

Abstraksi Isu-isu penggunaaan teknologi komunikasi baru dalam anggota organisasi menyangkut penggunaan medium baru tersebut dan juga kemampuan-kemampuan teknisnya. Dengan adanya perubahan dalam pola-pola komunikasi, ada kemungkinan bagi struktur organisasi untuk berubah. Konsep-konsep kesempurnaan media tidak dapat dipakai lagi ketika media dan teknologi komunikasi baru memasuki organisasi. Efisiensi dan produktivitas tidak dapat diasumsikan berdasarkan pada manfaat teknis mediumnya. Media komunikasi tertanam dalam proses-proses dan praktik-praktik komunikasi organisasi. Setiap orang yang tertarik ada wilayah dan isu-isu di sekitar media komunikasi baru dalam organisasi harus melihat pada teknologi keputusan kelompok yang didukung komputer, pemrosesan informasi, dan hubungannya dengan rancangan organisasi, kesempatan baru bagi komunikasi organisasi, dan analisis jaringan komunikasi.

Teknologi informasi atau dalam bahasa Inggris dikenal dengan istilah information technology (IT) adalah istilah umum yang menjelaskan teknologi apapun yang membantu manusia dalam membuat, mengubah, menyimpan, mengkomunikasikan dan/atau menyebarkan informasi (Sawyer, 2007). Teknologi informasi yang berbasis komputer, seperti surat elektronik (email), videoconferencing, voice messaging, faksimil, dan papan buletin komputer (computer bulletin board) mengubah cara kita bekerja. Komunikasi bermedia komputer memegang peranan sentral dalam transformasi organisasi. Dalam bukunya, Pace mengungkapkan bahwa komunikasi bermedia komputer memperlancar pengurangan hambatan-hambatan karena batasan ruang dan waktu. Adanya teknologi informasi ini menyebabkan lokasi pegawai secara fisik sudah tidak relevan lagi. Dengan teknologi bermedia komputer ini, pegawai dapat berhubungan dengan siapapun, kapanpun dan dimanapun dalam organisasinya. Sudah bukan masalah lagi apakah mereka satu gedung kerja, atau mereka dipisahkan oleh jarak geografis. Hal ini dikarenakan pesanpesan komunikasi bermedia komputer dapat menerobos hierarki tradisional dan hambatanhambatan departemennya dengan mudah. Adanya penerobosan hierarki ini dapat menyebabkan hilangnya batasan-batasan organisasi. Komunikasi bermedia komputer dapat menentukan norma-norma, perilaku dan keputusan organisasi. Sistem informasi baru ini mampu mengubah manusia dan proses komunikasi organisasi di semua tingkat, seperti pengumpulan suatu laporan penjualan dan pengeluaran bulanan, dapat dikerjakan dengan komputer dan diteruskan kepada individu secara keseluruhan tanpa melalui pos. yang dipermudah bukan hanya dimensi waktu, tetapi juga laporan tersebut siap dicetak dan dapat diakses oleh orang lain secara elektronik. Kendalakendala yang menjadi bagian dari komunikasi antara para pegawai dihilangkan. Proses komunikasi ini mampu menghilangkan hambatan waktu yang berkaitan dengan pengiriman dokumen, perlunya menyusun ulang informasi menjadi bentuk yang benar, atau perlunya membuat salinan berganda yang kemudian harus dibagikan kepada personel yang memerlukannya. Proses ini juga menghilangkan pesan berganda kepada orang yang sama, atau meniadakan waktu menunggu sampai pesan-pesan tersebut ada di kantornya. Media baru ini dapat menerobos hierarki tradisional dan batas-batas departemen dengan mudah, mengganti proses-proses sebelumnya dengan pola-pola baru dan pengaruh yang menyertainya, sehingga dapat mengubah organisasi secara mendasar. Komunikasi dengan bantuan komputer sering dibandingkan denbgan revolusi industri dan disebut sebagai revolusi teknologi. revolusi atau bukan, hal ini mencakup bagaimana orang-orang berhubungan, komunikasi dengan bantuan komputer jelas penting dalam organisasi. Teknologi komunikasi tidak hadir sendirian tetapi tertanam dalam proses-proses sosial organisasi. Barnard (1938:73) mendefinisikan teknologi informasi sebagai suatu sistem kegiatan atau kekuatan dua orang atau lebih, yang dikoordinasikan secara sadar. Komunikasi digunakan untuk mengkoordinasikan kegiatan dalam organisasi. Semua bentuk komunikasi,

apakah berupa telegram, telepon, atau surat elektronik, jelas merupakan masalah pokok bagi proses pengorganisasian. Barnard mendukung pendapat ini dengan pernyataan: dalam suatu teori organisasi ekstensif, komunikasi menduduki posisi sentral karena struktur, keleluasaan (extensiveness), dan lingkup organisasi hampir seluruhnya ditentukan oleh teknik-teknik komunikasi (hal. 90). Dengan transformasi proses komunikasi manusia dan komunikasi organisasi, ada kemungkinan bagi organisasi untuk mengalami transformasi. Teknologi komunikasi baru dapat dilihat sebagai sarana tambahan yang akan meningkatkan kemampuan organisasi dan kemampuan mereka yang bekerja di sanam untuk berkomunikasi secara efektif. Teknologi komunikasi baru memberi tantangan dan kesempatan baru kepada mereka yang meneliti atau bekerja dalam suatu organisasi. Teknologi menyediakan sederetan pilihan dan jalan untuk memperluas, melengkapi, atau berhubungan dengan media komunikasi tradisional yang ditemukan dalam organisasi, seperti telepon atau dokumen-dokumen tertulis. Pilihan-pilihan ini menciptakan kemungkinan transformasi proses-proses komunikasi yang terjadi dalam organisasi, apakah pada tingkat individu, kelompok, manajemen atau antarorganisasi. Selanjutnya, teknologi komunikasi dipandang sebagai isu penting saat ini, baik dari sudut pandang pragmatic, seperti efisiensi dan kinerja, maupun dari sudut pandang teoritis. Salah satu sudut pandang yang ada yakni kerangka dua tingkat yang dikemukakan oleh Sproull dan Kisler (1991). Sudut pandang ini menyatakan bahwa teknologi komunikasi baru memiliki apa yang mereka sebut sebagai pengaruh tingkat pertama dan kedua. Pengaruh tingkat pertama menyatakan hasil teknis yang direncanakan (kenaikan produktivitas dan efisiensi), sedangkan pengaruh tingkat kedua berhubungan dengan inovasi dan konsekuensi sosial yang tidak diduga, yang merupakan kekhasan perubahan jangka panjang. Sproull dan Kisler (1991:4) menyatakan bahwa pengaruh tingkat kedua muncul karena teknologi komunikasi baru menuntun manusia untuk memperhatikan hal-hal yang berbeda, berhubungan dengan manusia lainnya, dan bergantung satu kepada yang lainnya secara berbeda. Yang dimaksud dengan memperhatikan hal-hal yang berbeda yakni manusia menghabiskan waktu mereka secara berlainan, dan apa yang mereka anggap penting juga berubah. Perubahan dalam ketergantungan berarti mereka mengembangkan pola-pola dan kemampuan baru dalam bagaimana dan apa yang dapat mereka lakukan untuk orang lain. Kiesler (1986: 47) pernah mengatakan bahwa kita cenderung membesar-besarkan perubahan langsung, arti isu-isu sementara, dan kita mengecilkan pengaruh-pengaruh sosial. Kemudian, terdapat istilah keharusan teknologis atau determinisme teknologis. Istilah ini merujuk pada asumsi bahwa teknologi komunikasi baru menentukan perubahan apa yang terjadi dalam organisasi, bahwa orang yang bekerja dalam organisasi itu dikendalikan dalam kebiasaan gaya-mesin. Rice (1992) menunjukkan bahwa nampaknya terjadi suatu transisi yang bergerak menjauh dari sudut pandang deterministic ini. Rice menghubungkan hal ini

dengan kenyataan bahwa sifat teoritis dan praktis terjadinya hubungan perubahan organisasi berkembang secara berkesinambungan. Teknologi komunikasi menyatukan kemampuan komputer dan media lain, juga menghubungkan manusia dengan kegiatan yang berbeda. Apa dan bagaimana manusia berkomunikasi penting bagi organisasi. Bagaimana individu memandang dan menggunakan media baru untuk memenuhi tugas organisasi tidak terpisahkan dari efek yang diperoleh. Posisi ini berpindah dari sudut pandang determinisme teknologis ke interactionist. Asumsinya komunikasi terjadi dalam konteks sosial. Ada kemungkinan munculnya perubahan organisasi yang tidak diperkirakan dan sering tidak direncanakan. Ini disebabkan oleh adanya masalah sosial jangka panjang yang harus dipertimbangkan (Fulk et al.1987, hlm.546). Proses komunikasi teknologi dan komunikasi tidak obyektif, suatu entitas yang bebas, tetapi perlu dipandang sebagai gagasan obyektif dan sosial. Race menyatakan bahwa media komunikasi baru adalah hasil proses sosial yang berlangsung terus menerus, tertanam dalam proses itu dan melembaga kembali Rice (1992). Dengan demikian diperlukan penerimaan sosial atas media baru. Anggota organisasi dapat memilih suatu media di antara media lain karena mudah dilakukan, mudah dipelajari atau karena persepsi pribadi (Culnan & Markus, 1987).

Masalah Struktural dan Jelajah Komunikasi Gagasan ini berkenaan dengan bagaimana organisasi dibangun secara formal, seperti tipe ideal menurut Weber (1947), atau secara sosial melalui makna yang dirundingkan. Dengan nada yang serupa McPhee (1985) menyatakan bahwa organisasi dapat dipandang sebagai entitas yang diciptakan secara formal atau sebagai pola perilaku yang dikonstruksi secara sosial. Struktur organisasi adalah wilayah kunci bagi pekerja dalam organisasi karena informasi berhubungan langsung dengan bagaimana seharusnya pekerjaan dilakukan, siapa yang memiliki akses ke dalam informasi serta siapa yang mengendalikan arus informasi. Struktur organisasi dapat tinggi atau datar dengan saluran informasi yang berganda dan tumpang tindih. Aliran informasi organisasi bergantung pada struktur organisasi tersebut. Namun, komunikasi bukan hanya aliran informasi; komunikasi mencakup makna. Sifat utama surat elektronik adalah kemampuan mengatasi kendala ruang dan waktu. Dengan surat elektronik, arah dan pola komunikasi menjadi tidak terbatas. Ruang, waktu, geografis tidak menjadi masalah. Namun, Rice (1992: 20) mengingatkan bahwa disamping surat elektronik memberi kemampuan melintasi batas geografis dan organisasi, kesalingbergantungan tugas dan sumber daya dapat menjadi faktor pengganggu. Kedua hal ini dapat membatasi, mengubah dan/atau mengurangi motivasi untuk berubah. Malone dan Rockart (1991: 133) menyatakan bahwa bentuk baru organisasi yang disebut adhocracy menjadi lebih bersemangat sejak media baru seperti surat elektronik,

konferensi melalui komputer, dan papan pengumuman elektronik dapat lebih memudahkan koordinasinya. Bentuk adhocracy berlawanan dengan hierarki konvensional karena bentuk ini memiliki sejumlah besar komunikasi lateral serta pergantian tim atau kelompok kerja yang fleksibel. Namun Malone dan Rockart mencatat, bahwa mungkin ada kesulitan karena peningkatan informasi secara keseluruhan. Misalnya, sentralisasi informasi tambahan yang telah dibuat dapat meberi kendali dan kekuasaan manajemen yang lebih besar. Kekhawatiran sebaliknya mengenai potensi kekacauan organisasi yang mungkin timbul bersama desentralisasi, karena pegawai menerima otoritas yang lebih besar dan mulai menangani kepentingan organisasi milik mereka sendiri. Kiesler (1986:47) menyatakan bahwa media baru memungkinkan pegawai menerobos hambatan hierarki dan departemen, prosedur pengoperasian dan standar norma organisasi. Teknologi baru memiliki kemungkinan untuk membentuk kembali proses dan struktur organisasi. Jadi dengan mengubah aliran informasi hubungan dapat berubah. Secara berlawanan C.B. Johnson (1992) menemukan bahwa surat elektronik tidak secara nyata mengubah jarak dan komunikasi. Hal ini berkaitan dengan kesalingbergantungan tugas dan sumber daya atau sanksi terhadap penggunaan surat elektronik untuk keperluan pribadi. Surat elektronik dapat digunakan untuk menanggulangi batas dan kendala tradisional, namun dapat juga dipakai untuk memperkuat norma dan mencerminkan hierarki tradisional organisasi bila ditetapkan oleh kebijakan organisasi. Perubahan mungkin lebih sedikit bagi organisasi yang memiliki larangan penggunaan serta tidak ada kebijakan baru dan jelas untuk mendukung penggunaan sistem baru tersebut dengan cara yang dapat mengubah struktur organisasi (Rice, 1992). Budaya organisasi dapat juga membatasi kemampuan organisasi untuk mengubah jarak, pola dan arah komunikasinya.

Teknologi kini turut mempengaruhi jalannya kehidupan organisasi. Ronald Rice dan Urs Gattiker (2001) mendeskripsikan CISs (Computer Information System) seperti yang dimuat dalam buku karangan Shockley, mengombinasikan empat komponen: 1. 2. 3. 4. Komputasi. Pemrosesan konten komunikasi Jaringan telekomunikasi Sumber daya komunikasi-informasi Digitalisasi. Memungkinkan adanya integrasi format komunikasi seperti gambar, video, grafik, dll. System tersebut meliputi ponsel, ATM, Internet, pager, dll.

Sementara Janet Fulk dan Lori Collins-Jarvis (2001) mengidentifikasi pertemuan elektronik yang canggih tersedia dan cukup membantu organisasi. Ia memperkenalkan tiga kategori umum mengenai pertemuan dengan teknologi: 1. Teleconferencing. Pertemuan dengan menggunakan audio konferensi dan video konferensi. 2. Computerconferencing. Merupakan partisipasi secara konferensi dengan media computer.

3. Group Support System (GSS). Tambahan komputer konferensi dengan kemampuan manajemen informasi, alat pendukung keputusan, tampilan grafis dan perangkat lunak proses pertemuan manajemen.

Kesempurnaan media Pace kembali memuat tentang kesempurnaan media yang didefinisikan sebagai kapasitas pengangkutan informasi yang mungkin atau respon umpan balik suatu medium. Hal ini meliputi komunikasi nonverbal, isyarat sosial, informasi ekuivokal, proksimitas fisik dan status (Daft dan Legel, 1984; Short, Williams dan Christie, 1976). Komunikasi tatap muka dianggap sebagai media paling sempurna karena memiliki isyarat berganda, diikuti komunikasi dengan telepon, hubungan pribadi tertulis, hubungan formal tertulis dan terakhir hubungan formal numerik. Kehadiran sosial yang ada dalam komunikasi menjadi berkurang dengan adanya teknologi komunikasi, keintiman juga dirasa tidak akan tercapai dengan adanya teknologi. Dengan demikian terdapat kekhawatiran dengan teknologi, komunikasi tidak akan berjalan dengan sempurna. Terdapat kerancuan pada posisi mana surat elektronik dapat ditempatkan karena surat elektronik memberi umpan balik yang cepat tetapi tidak memiliki isyarat nonverbal. Pilihan atas teknologi sebagai media komunikasi dinilai berdasar konteks komunikasinya. Bagaimana seseorang memilih media tertentu untuk mengatasi ambiguitas dalam komunikasinya agar dapat menghasilkan komunikasi yang efektif. Manajer yang efektif dikatakan oleh Trevino, Lengel dan Daft (1987) 1 adalah mereka yang berpengalaman dan berhasil dalam organisasi, lebih mahir menyesuaikan medium yang tepat dengan situasinya. Apapun itu medianya. Teori kesempurnaan informasi Daft dan rekan-rekan mengemukakan bahwa hasil penggunaan media adalah akibat dari pemilihan rasional secara obyektif berdasarkan pada kapasitas medium untuk menyediakan umpan balik (Daff dkk, 1987: 240). Sementara Fulk dan rekan-rekan (1987, 1990) menyatakan media dikonstruksi secara sosial. Bahwa perilaku penggunaan tidak hanya dibatasi oleh sifat-sifat obyektif medium saja dan kendala dikonstruksi secara sosial. Bentuk media sendiri tidak menentukan bagaimana media ini harus digunakan, orang-oranglah yang menentukannya. Hal ini berarti, bila sebuah kelompok telah mengonstruksi bahwa penggunaan surat elektronik dapat diterima sebagai sesuatu yang ambigu maka pemilihan dan penggunaannya akan sesuai dengan situasi ini (hal. 240). Di era masa kini banyak organisasi yang dapat menerima adanya media baru sebagai sarana komunikasi. Sehingga kita tidak dapat selalu memandang surat elektronik sebagai media yang tidak sempurna. Memang, sesekali bertatap muka antaranggota dalam sebuah organisasi cukup penting, namun itu bukan berarti tatap muka adalah komunikasi yang paling sempurna. Kenyataannya, penelitian Shook dan Rice (1990) (hal. 241) menemukan bahwa di dua tempat, e-mail lebih banyak digunakan oleh manajer.

dalam R. Wayne Pace dan Don F. Faules. 2010. Komunikasi Organisasi (Diterjemahkah oleh Deddy Mulyana, M.A., PhD). Bandung: PT Remaja Rosdakarya. hal 239

Efisiensi Dan Produktivitas Terdapat pembenaran yang populer untuk pemasangan teknologi komunikasi baru, yaitu asumsi bahwa teknologi merupakan suatu hasil peningkatan yang diperkirakan dalam efisiensi dan produktivitas sehingga organisasi dapat menjadi lebih efisien. Dalam hal ini, organisasi menganggap peningkatan efisiensi dan produktivitas merupakan penyempurnaan dalam cara kerja dan fungsi organisasi. Menurut Immel (1986), organisasi terlihat bersedia membelanjakan jutaan dolar untuk kantor yang diotomatisasikan demi meningkatkan produktivitas. Alasannya yaitu mengenai penyempurnaan fungsi dan cara kerja untuk mencapai hasil akhir yang maksimal. Maka dari itu, banyak perusahaan yang menyediakan media untuk berkomunikasi dengan menggunakan teknologi baru. Peringatan Untuk dapat merealisasikan harapan bahwa teknologi baru dapat menjadi solusi bagi efisiensi dan produktivitas, terdapat peringatan seperti, Jangan matikan pengirim pesan. Dalam hal ini, keberadaan pesan sangat ditentukan oleh teknologi. Kelancaran tersampaikan atau tidaknya pesan bergantung pada alat teknologi tersebut. Misalnya saja ketika komunikator ingin mengirimakan pesan melalui e-mail, namun ternyata yang dituju (komunikan) tidak online di depan komputer, maka kelancaran terkirimnya pesan tetunya akan terhambat karena komunikan tidak tersedia dan e-mailnya dalam kondisi tidak online. Sebenarnya, tujuan efisiensi suatu organisasi bersifat khas yaitu berupa peningkatan keluaran untuk jumlah masukan yang sama, atau penurunan masukan untuk jumlah keluaran yang sama, atau kedua-duanya. Menurut Harrison (1987), kriteria efisiensi organisasi berasal dari suatu pencarian keadaan yang lebih disukai yang targetnya terpenuhi dengan cara yang jelas dan objektif. Singkatnya, ini sebgai suatu cara untuk menghemat uang. Asumsi dasar yang sejauh ini banyak dianut organisasi adalah bahwa mereka beranggapan akan memperoleh manfaat secara ekonomis apabila organisasinya diotomatisasikan sehingga menjadi lebih produktif dan efisien. Namun, medium seperti surat elektronik dapat mengakibatkan kemungkinan seperti kelebihan beban informasi karena kemudahan yang ditawarkannya, sehingga harus ada yang memeriksanya agar terfilter informasi-informasi yang memang berkaitan dengan organisasi. Terdapat sejumlah jenis tugas dan pekerjaan organisasi yang tidak dapat diukur, contoh: kualitas kondisi pekerjaan. Ketika mengevaluasi surat elektronik manajemen harus memperhitungkan sukses suatu departemen atau organisasi secara keseluruhan. Dengan peringatan ini, dapat dijelaskan bahwa kita dapat beralih pada pembahasan surat elektronik sebagai contoh bagaimana teknologi baru dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi (Pace dan Faules, 1993 : 243). Bagi organisasi, memproses dan menyampaikan informasi merupakan hal yang mahal. Menurut Sproull dan Kiesler (1991), karena e-mail cepat, tidak sinkron, dan mampu memperluas informasi melewati hubungan orang-perorang sampai meliputi pesan-pesan

massa atau penyiaran, penghematan biaya dan peningkatan efisiensi yang merupakan efek tingkat pertama. Surat elektronik sendiri mampu menyediakan suatu subtitusi aktif untuk media lain. Tentu saja perusahaan maupun organisasi menikmati pengematan biaya, penyisihan pos biasa, dan kemampuan untuk mengurangi biaya telepon. Seperti contohnya pada penelitian yang diadakan Rice dan Case (1983), mengenai sebuah proyek Terminal Untuk Manajer (TUM) bahwa medium komunikasi baru sangat dirasa membantu tugas manajer dan dan yang lainnya. Manajer melaporkan bahwa terdapat keuntungan dari segi kualitas dan kuantitas pekerjaan mereka karena adanya TUM. Namun, Hiltz (1984) menunjukkan bahwa mungkin ada pengaruh tambahan seperti adanya pengaruh rembetan (yaitu komunikasi tambahan yang diciptakan oleh surat elektronik mendorong lebih banyak lagi komunikasi melalui media lain). Penjelasannya adalah ketika komunikasi terhubung-langsung (online) menggantikan beberapa komunikasi pos atau telepon tetapi mendorong kontak lain yang tidak akan terjadi tanpa komunikasi pos atau telepon tersebut. Misalnya, para pemakai dapat saling memberitahu pracetak atau dokumen lainnya, yang dikirimkan melalui pos. Jadi, volume komunikasi secara keaeluruhan mengalami peningkatan. Hal ini bberkaitan langsung dengan masalah struktur organisasi. Dengan meningkatnya ukuran jaringan, dan meluasnya jarak komunikasi, struktur organisasipun dapat diperluas sehingga tercapai efisiensi, produktivitas, dan struktur organisasi yang maksimal dan saling berkaitan. Hiltz (Pace dan Faules, 2010: 244) menunjukkan bahwa mungkin ada pengaruh tambahan (yakni surat elektronik ditambahkan ke dalam komunikasi lain bukannya mengganti komunikasi itu), atau ada pengaruh rembetan (yakni komunikasi tambahan yang diciptakan oleh surat elektronik mendorong lebih banyak lagi komunikasi melalui media lain). Hiltz bersepekulasi bahwa, penjelasan yang mungkin adalah komunikasi on-line menggantikan beberapa komunikasi pos atau telepon tetapi mendorong kontak lain yang tidak akan terjadi tanpa komunikasi pos atau telepon tersebut. Jadi, terjadi peningkatan volume komunikasi secara keseluruhan. Ini berkaitan langsung dengan masalah struktur organisasi. Dengan meningkatnya ukuran jaringan, (yakni jumlah hubungan) dan jarak komunikasi meluas, struktur organisasi mungkin dapat diperluas. Maka, dari pembahasan pengaruh tingkat-pertama ini bahwa efisiensi, produktivitas, dan struktur organisasi saling berkaitan. Seringkali manajemen bertujuan meningkatkan produktivitas dan efisiensi dengan pemasangan surat elektronik, namun tujuan itu tidak selalu terpenuhi. Salah satu masalah yang dihadapi organisasi adalah perhatian yang sempit terhadap kemampuan produksi (yakni output) membatasi kemampuan orgaisasi untuk menerapkan teknologi baru secara berhasil. John dan Rice (1987) berpendapat bahwa penekanannya harus pada pengaruh tingkat kedua, yaitu kemampuan organisasi untuk menyesuaikan terhadap perubahan dan terhadap inovasi, alih-alih pendapat birokratik tradisional tentang kemampuan produksi dan efisiensi, seharusnya menjadi tujuan utama bila mengambil teknologi komunikasi baru. Pengaruh

tingkat kedua meliputi perubahan dalam interaksi sosial yang terjadi antara teman-teman yang berada dalam satu lingkungan kerja. Cara lain untuk melihat hasil komunikasi surat elektronik yang cepat adalah dengan memperhitungkan pengaruh lainnya selain dari efisiensi, yaitu berupa harapan eksplisit atas tanggapan yang cepat, yang menuntut lebih dari kemampuan surat elektronik, serta respon pengguna. Dampak media elektronik pada komunikasi jelas bergerak di luar jangkauan efisiensi 2. Maksudnya adalah sementara pengaruh tingkat pertama dari peningkatan produktivitas dan efisiensi adalah penting bagi organisasi, demikian juga pengaruh tingkatkedua yang berkenaan dengan masalah-masalah organisasi jangka panjang seperti inovasi. Kiesler (1986) menunjukkan bahwa pengaruh sosial jaringan komputer lebih penting daripada kenaikan efisiensi. Teknologi baru mempunyai pengaruh sosial jangka panjang yang berkaitan dengan tuntutan tidak langsung teknologi atas waktu dan perhatian kita, dan cara teknologi tersebut mengubah kebiasaan kerja serta hubungan antarpersonal kita. Pengaruh sosial medium komunikasi baru, seperti surat elektronik, dalam suatu organisasi menciptakan isu-isu baru mengenai kebiasaan kerja serta struktr, kualitas, kuantitas komunikasi antarpersonal. Jonson dan Rice (1987) 3 menyebutkan bahwa keberhasilan dari pengenalan media komunikasi baru dalam suatu organisasi bergantung dari banyak faktor. Kita harus mempertimbangkan bagaimana interaksi para pegawai, serta persepsi dan sikap pegawai terhadap medium baru tersebut. Contohnya, pegawai mungkin menganggap surat elektronik sebagai alat komunikasi yang tidak aman, atau bisa saja ada yang menganggap bahwa medium ini akan mengakibatkan pekerjaan tampak tidak pribadi. Dari berbagai persepsi tersebut kemudian pegawai memutuskan untuk tidak memakai surat elektronik. Maka, pemahaman mengenai setiap teknologi komunikasi baru, khususnya medium baru seperti surat elektronik, harus mencakup penggunaan dan persepsi pegawai terhadap hal tersebut. Tidak dapat disangkal, ada penggunaan rasional utuk surat elektronik atau setiap teknologi komunikasi baru lainnya sebagai peralatan tambahan untuk organisasi, tetapi pegawai menciptakan dan memulai memahami organisasi dan perangkat tersebut ketika mereka berinteraksi dan bekerja bersama-sama. Contoh Kasus: Penggunaan Teknologi Informasi dalam Kantor Neutron Cabang Kotabaru Komunikasi dari pusat ke cabang, sesama cabang dan dari cabang ke pusat menggunakan fasilitas chat Yahoo! Messenger (YM). Untuk pengumuman, undangan koordinasi dan pemberitahuan-pemberitahuan juga disebarkan via YM. Bahkan seorang pemangku jabatan sebagai koordinator, diwajibkan untuk selalu mengaktifkan YM dari ponselnya. Telepon hanya digunakan untuk menghubungi relasi kerjasama, costumer, dan
2 3

Ibis, hal 246 Ibid.

urusan lain yang memang dibutuhkan pengamblan keputusan secara segera, yang mana keputusan tersebut tidak dapat segera terpenuhi jika hanya lewat YM. Walau demikian, pertemuan secara face-to-face dengan atasan tetap ada. Terutama ketika kliring, seluruh kepala cabang dan bendahara cabang diwajibkan dating. Kewajiban datang ke kantor pusat untuk kliring tak hanya berlaku bagi kepala maupun bendahara dari cabang Yogyakarta, namun utusan dari cabang lain di luar Yogyakarta juga diwajibkan datang. YM dan wifi selalu aktif saat jam kantor, tetapi sanksi tegas kepada staff apabila saat jam kerja kedapatan membuka jejaring sosial yang tidak ada sangkut pautnya dengan tugas. Untuk urusan surat menyurat, jika cabang yang bersangkutan berada di Yogyakarta masih menggunakan tenaga kurir. Tetapi ketika sudah ke luar daerah, pengiriman surat hard copy menggunakan mesin fax. Penanganan dan pelayanan administrasi siswa seperti data siswa dilakukan secara manual dengan tulis tangan yang kemudian segera diinput ke dalam komputer. Absensi siswa bimbingan dan karyawan menggunakan finger print (absen sidik jari) sehingga dapat terdeteksi waktu kedatangannya. Penyebaran pengumuman kepada siswa bimbingan secara umum dilakukan menggunakan teknologi sms gateway, sehingga sekali sms dikirim dapat tersebar kepada seluruh nomor ponsel yang diinput. Pelayanan terhadap siswa melalui teknologi juga digunakan dalam kegiatan pembayaran. Pembayaran biaya bimbingan bagi siswa luar kota dapat digunakan via transfer Bank. Lembaga juga memiliki web memuat informasi untuk umum mengenai lembaga.

Daftar Pustaka Pace, R. Wayne dan Faules, Don F. 2010. Komunikasi Organisasi (Diterjemahkan oleh Deddy Mulyana, M.A., PhD). Bandung: PT Remaja Rosdakarya.