Manual de administracin de almacenes para el sector pblico nacional

9.1. ADMINISTRACIN DE ALMACENES EN EL SECTOR PBLICO ADMINISTRACION DE LOS ALMACENES EN LA ADMINISTRACION PBLICA La administracin de los Almacenes en el Sector Pblico es uno de los tpicos que merece se le d la ms amplia atencin teniendo en cuenta que todos los bienes que se usan y consumen durante cada ejercicio econmico, tienen que pasar la mayor parte de ellos necesariamente por el Almacn de la entidad. Con la Resolucin Jefatural N335-90-INAP/DNA del 09SET90 se dictan las normas sobre la administracin de Almacenes para el Sector Pblico. Por considerarlo de importancia para el manejo de los almacenes se transcribe a continuacin la mencionada Resolucin para que su estudio y anlisis respectivo por los alumnos Manual de Administracin de Almacenes para el Sector Pblico Nacional Resolucin Jefatural N 335-90-INA/DNA. (Publicada en el Diario Oficial el peruano: 09-09-90) CONSIDERANDO Que el Decreto de Ley N 22056 que instituye el Sistema de Abastecimiento otorga a la Direccin Nacional de Abastecimiento atribucin para remitir normas relativas a adquisicin nacional de bienes y servicios no personales. Que en el precitado Manual, se establecen normas, procedimientos y responsabilidades para la administracin de almacenes en organismos del sector pblico nacional. Que con Oficio N 008-90-EF-93.02, la Contadura Pblica de la Nacin ha dado conformidad a los formularios anexos al citado Manual que son de uso compartido entre los Sistemas de Contabilidad y Abastecimiento. En uso de las Atribuciones conferidas por el Decreto Legislativo N 534 - Ley del Instituto Nacional de Administracin Pblica. SE RESUELVE: Artculo 1.- Aprobar el Manual de Administracin de Almacenes para el Sector Pblico Nacional. Artculo 2.- Disponer su publicacin en el Diario Oficial El Peruano.

9.1.1. Objeto, alcance, Base Legal y Normas Especficas A. OBJETO Establecer normas, criterios, procedimientos y responsabilidades para la administracin de almacenes en organismos del Sector Pblico Nacional.

B. ALCANCE La presente norma es de aplicacin por los organismos del Sector Pblico. C. BASE LEGAL Decreto Legislativo N 534. Ley del Instituto Nacional de Administracin Pblica. Decreto Ley N 22056 que instituye el Sistema Nacional de Abastecimiento. Resolucin Jefatural N 118-80 INAP DNA que aprueba las Normas Generales del Sistema Nacional de Abastecimiento. D. NORMAS ESPECFICAS 1. El almacn es un rea fsica seleccionada bajo criterios y tcnicas adecuadas, destinadas a la custodia y conservacin de los bienes econmicos. Las actividades que en l se realizan esencialmente son las que correspondan a los procesos tcnicos de abastecimiento de nominados Almacenamiento y Distribucin. 2. En cada organismo, a nivel central o desconcentrado, el rgano de abastecimiento tendr a su cargo la organizacin e implementacin de uno o ms almacenes para la custodia temporal delos bines que suministra. 3. Es responsabilidad del Jefe de Almacn, entre otras: a. b. c. d. e. f. Presentar verificar y suscribir la conformidad sobre el ingreso de bienes a la entidad. Proteger y controlar las existencias en custodia. Velar por la seguridad y mantenimiento del local y equipos de almacn. Efectuar la distribucin de bienes conforme al programa establecido. Coordinar la oportuna reposicin de stock; y Emitir los reportes de movimiento de bienes en almacn.

4. Son factores a considerar en la seleccin y organizacin del local de almacn los siguientes. a. rea Requerida: debe permitir que las operaciones que en ella se realicen se efecten en un rea fsica adecuada, sin que tropiece con inconveniente por falta de espacio. Se determina en base a la cantidad y volumen de los bienes previstos para adquirir incluyendo de futuras ampliaciones.

b. Seguridad: el lugar geogrfico y el local deben reunir condiciones que eviten el deterioro o merma ocasionados por agentes atmosfricos, as como preservar la integridad humana y fsica ante acciones de terceros o de desastres naturales. c. Facilidad de Recepcin: contemplar la no interferencia con otras actividades que ejecutan la institucin, debe existir vas de acceso para personas y vehculos a fin de que los proveedores entreguen sin dificultades sus artculos. d. Caractersticas de los materiales: segn la naturaleza de los bienes se debe tener en consideracin el peligro que puedan o no ocasionar al personal que labora en el almacn, as como a la comunidad, ejemplo: explosivos, productos qumicos, txicos, radiactivos, etc. e. Facilidad de utilizacin por los usuarios: considerar la cercana y fluidos de trnsito para que el abastecimiento a las unidades usuarias sea en forma econmica, rpida y segura. f. Tiempo de suministro: considerar la distancia a que se encuentran las unidades y sus necesidades de reposicin; ejemplo: cuando la atencin de pedidos se tuviera que efectuar el mismo da, el almacn estara ubicado en la misma localidad, si estos tuvieran que atenderse al da siguiente o al tercer da, la localizacin puede hacerse afuera del permetro del lugar en que se encuentran las dependencias usuarias. g. Centros de abastecimiento: tiene que ver con las fuentes de suministro y el tamao del local del almacn; cuando ms alejado est el almacn de las fuentes de suministro, mayor ser su tamao. h. Vas de comunicacin: se localizar el almacn en lugares que haya fluido, servicio de transportes para el acarreo de los bienes y materiales. i. Infraestructura disponible: considerar reas o edificaciones que por sus caractersticas resulten apropiadas y que adems el costo de acondicionamiento resulte econmico. j. Capacidad econmica de la entidad: a efecto de planear el equipamiento del almacn. 5. En el almacn de acuerdo a las posibilidades de cada entidad se establecer reas de uso especfico para: a. b. c. d. e. f. g. Oficina. Recepcin y despacho. Corredores y pasadizos. Zona de almacenaje. Vestuarios de personal. Zonas para ampliaciones y reas de estacionamiento exterior.

6. El almacn contar con muebles y equipos necesarios para efectuar la conservacin, manipulacin y control de los bienes en custodia. En la seleccin del mobiliario y equipo se tomar en cuenta: a. Caractersticas de los bienes, a fin de rodearlos de las condiciones que necesitan para su conservacin, de acuerdo con las instrucciones de los fabricantes o tcnicos especializados.

b. Naturaleza del trabajo, en lo que se refiere a: 1) Necesidad del mobiliario y equipo. 2) Tiempo de duracin del trabajo. 3) Imposibilidad de hacer el trabajo con el equipo existente. 4) Especificaciones tcnicas de los bienes; y 5) Factores relacionados con la capacidad del piso, humos, humedad, calor, fro, suciedad, equipo auxiliar, tolerancia, etc. c. Requerimientos de seguridad, analizar y valorar el equipo de seguridad con el mismo cuidado que se da a cualquier otro equipo, sobre todo en los aspectos siguientes: 1) Diseo de protectores y cascos de seguridad. 2) Eleccin de extintores apropiados para combatir el tipo de incendios e instalaciones adecuada; y 3) Ubicacin de sistemas de rociadores en zonas donde el agua no cause ms dao que el fuego. d. Equipo apropiado para el trabajo, las guas para la seleccin adecuada de los equipos con los siguientes: 1) Capacidad necesaria. 2) Tamao conveniente, y 3) Ajuste a las tareas por realizar. e. Costos de operacin de los equipos, en lo que respecta a mantenimiento, costos de suministro de combustible o electricidad. Etc. 1. La distribucin y clasificacin de los espacios en las zonas de almacenaje debe ser cuidadosamente estudiada, poniendo especial atencin en dar a los bienes una clasificacin adecuada que agrupe en secciones o anaqueles aquellos que guarden cierta semejanza. Son aspectos a considerar. a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) Espacio disponible; Cantidad. Cantidad de cada clase de bienes; Manipulacin que necesitan; Caractersticas que presentan; Condiciones ambientales que requieren; Caractersticas del mobiliario y equipo necesario para su conservacin; Seguridad que hay que proporcionarle; Control que necesitan; y Frecuencia de demanda de cada tipo de artculos.

1. En almacenes cuyo tamao no permite una fcil ubicacin de lugar en que se encuentran los bienes, se colocar en una parte visible del mismo, el plano de distribucin de espacios de la zona de almacenaje. Cada seccin o ambiente tendr un nmero o smbolo que identifique su ubicacin y el material que en ellos se encuentra almacenados.

2. Cada espacio de la zona de almacenaje debe ser acondicionado con muebles y equipos especficamente para los materiales que en ellos se van a depositar, rodendolos de las caractersticas especiales que dichos materiales necesitan para su conservacin, de acuerdo con las instrucciones del fabricante o de tcnicos especializados. 3. Los bienes permanecen en el almacn en forma temporal, aquellos que se encuentran almacenados por un perodo superior a doce (12) meses y que definitivamente no van a ser utilizados por la entidad deben ser transferidos para satisfacer necesidades a otros organismos del Sector Pblico. 4. Cada organismo de acuerdo a sus posibilidades cuidar de contratar una cobertura de seguro que comprenda a la infraestructura del almacn y a los bienes almacenados. 9.1.2. Procesos de almacenamiento y distribucin A. PROCESO DE ALMACENAMIENTO El almacenamiento es un proceso tcnico del abastecimiento, las actividades concerniente a este proceso, estn referidas a la ubicacin temporal de bienes en un espacio fsico determinado confines de custodia como va para trasladarlos fsicamente (temporal o definitivo) a quienes lo necesitan. Consta de las fases siguientes: recepcin, verificacin y control de calidad, entrenamiento, registrar y custodia. 1 .RECEPCION a. Consiste en la secuencia de operaciones que se desarrollan a partir del momento que los bienes han llegado al local del almacn y termina con la ubicacin de los mismos en el lugar designado para efectuar la verificacin y control de calidad. b. Consiste en la secuencia de operaciones que se desarrollan a partir del momento que los bienes han llegado al local del almacn y termina con la ubicacin de los mismos en el lugar designado para efectuar la verificacin y control de calidad. c. Las operaciones concernientes a la recepcin se ejecutarn conforme a lo siguiente: 1) Examinar en presencia de la persona responsable de la entrega: los registros, sellos, envolturas, embalajes, etc. a fin de informar sobre cualquier anormalidad. 2) (Contar los paquetes, bultos y/o el equipo decepcionado y asegurarse de anotar las discrepancias encontradas en los documentos de recibo. 3) Pesar los bultos recibidos anotando el peso en las guas y en el exterior del mismo bulto. Esta accin no ser necesaria cuando el nmero y caractersticas de los bienes decepcionados permitan efectuar una verificacin cuantitativa sin problema alguno. 4) Anotar en la documentacin de recibo: Nombre de la persona que hace la entrega. Nombre de la persona que recibe la mercadera.

Nmero de placa del vehculo utilizando en el transporte (cuando sea pertinente); y Fecha y hora de recepcin.

2. VERIFICACIN Y CONTROL Las actividades que se realizan dentro de esta fase deben ser ejecutadas en un lugar predeterminado independiente de la zona de almacenaje; comprende las acciones siguientes: a. Retirar los bienes de los embalajes. b. Una vez abiertos los bultos se proceder a revisar y verificar su contenido en forma cuantitativa y cualitativa. c. La verificacin cuantitativa se efectuar para comprobar que las cantidades recibidas son iguales a las que se consignan en la documentacin de recibo. Incluye las comprobaciones dimensionales de identificacin, tales como: longitud, capacidad, volumen, peso, gravedad, presin, temperatura, etc. d. La verificacin cualitativa, denominada control de calidad se realizar para verificar que las caractersticas y propiedades de los bienes decepcionados estn de acuerdo con las especificaciones tcnicas solicitadas. e. La verificacin y control de calidad se efecta en presencia de la persona que hace la entrega cuando la cantidad y caractersticas de los bienes permitan realizar la verificacin cuantitativa y cualitativa en el momento de la recepcin. f. Si por el nmero y caractersticas de los bienes decepcionados fuera necesario mayor tiempo para efectuar la verificacin y control de calidad: el Jefe de Almacn suscribir la gua respectiva dando conformidad slo por el nmero de bultos recibidos y el peso bruto respectivo. g. Tratndose de bienes que por sus caractersticas ameritan ser sometidos a pruebas de conformidad, las pruebas o exmenes sern encargados por el Jefe de rgano de abastecimiento a especialistas o entes especializados del mismo organismo a otros organismos del Sector Pblico, y excepcionalmente a las del Sector Privado. h. La conformidad de la recepcin ser inscrita por el responsable de almacn en el rubro respectivo de la Orden de Compra y gua respectiva. Se sustenta en la verificacin que ste realice o con el informe favorable de las pruebas de conformidad a que se refiere el literal anterior. 3. INTERNAMIENTO Comprende acciones para la ubicacin de los bienes en los lugares previamente asignados. Se ejecutarn las laborales siguientes: a. Agrupar los bienes segn su tipo, perodo de vencimiento, dimensin, etc. b. Ubicar los bienes en el lugar que previamente se les ha designado en la zona de almacenaje. Se har de tal manera que su identificacin sea gil y oportuna.

c. Se evitar dividir un grupo de bienes del mismo tipo en zonas de almacenaje distintas; d. En caso de que los espacios disponibles resulten reducidos, se proceder a internar el ntegro del grupo en zonas previstas para las ampliaciones. e. Si el almacn de abastecimiento no cuenta con los equipos o ambientes especiales para la conservacin de determinados bienes, stos se internarn a travs de otros rganos u organismos que cuenten con ellos. La responsabilidad de la custodia corresponde a estos ltimos. El Jefe de Almacn efecta la constatacin del ingreso y da conformidad al mismo.

4. REGISTRO Y CONTROL a. Ubicados los bienes en las zonas de almacenaje se proceder a registrar su ingreso en la Tarjeta de Control Visible, la misma que ser colocada junto al grupo de bienes registrado. Para aquellos bienes que proceden de donaciones, transferencias u otros conceptos distintos de la compra se proceder previamente a formular la correspondiente Nota de Entrada a Almacn. b. Copia de documento de ingreso (Orden de Compra-gua de Internamiento o Nota de Entrada a Almacn) ser remitida al rea respectiva para efecto del registro del ingreso en la Tarjeta de Existencia Valorada de Almacn. c. Los bienes que se incorporan al Patrimonio Mobiliario Institucional se codifican conforme al procedimiento establecido en el Manual de Codificacin del Patrimonio Mobiliario del Sector Pblico aprobado por R.J. N 126-89-INAP/DNA. 4. CUSTODIA Conjunto de actividades que se realizan con la finalidad de que los bienes almacenados conserven las mismas caractersticas fsicas y numricas en que fueron recibidos. Las acciones concernientes a la custodia son las siguientes: a. Proteccin a los materiales: est referida a los tratamientos especficos que son necesarios a cada artculo almacenado, a fin de protegerlos de elementos naturales como la humedad, luz, lluvia, temperatura, etc. Las tcnicas por aplicar sern las estipuladas en normas tcnicas, manual del fabricante u otros textos especializados. b. Proteccin del local de almacn: a las reas fsicas destinadas a servir de almacn se les deben de rodear de medios necesarios para proteger a las personas, el material almacenado, mobiliario, equipos y las instalaciones mismas de riesgos internos y externos. Para el efecto se tomarn medidas a fin de evitar: Robos o sustracciones; Acciones de sabotaje; Incendios; Inundaciones, etc. c. Proteccin al personal de almacn: se deben de contemplar todos los aspectos de proteccin al personal por los daos que puedan causar a su integridad fsica: con tal fin

seles dotar de los equipos e implementos necesarios para la adecuada manipulacin de materiales. Asimismo, se disearn planes de seguridad que contemplarn programadas de evacuacin para casos de siniestros (incendios, terremotos, inundaciones), y de entrenamientos en el manejo de equipo de manipulacin y de seguridad. B. PROCESO DE DISTRIBUCIN Proceso tcnico de Abastecimiento, que consiste en un conjunto de actividades de naturaleza tcnico-administrativo, referida a la directa satisfaccin de necesidades. Incluye las operaciones de traslado interno. Consta de las fases siguientes formulacin de pedido, autorizacin de despacho, acondicionamiento de materiales, control de materiales y entrega al usuario. 1. FORMULACIN DEL PEDIDO a. Se emplea el formulario Pedido-Comprobante de Salida. b. Se formulan en base a los respectivos cuadros de necesidades debidamente conciliados con las posibilidades financieras de la entidad y disponibilidad de bienes en almacn. c. El rgano de abastecimiento establecer un calendario para la presentacin de pedidos de aquellas dependencias cuyo consumo de bienes sea constante. d. Los pedidos de bienes que no son de consumo regular sern presentados de pedidos de aquellas dependencias cuyo consumo de bienes sea constante. e. La formulacin del Pedido-Comprobante de Salida corresponde a la unidad usuario y la autorizacin para la atencin al Jefe del rgano de abastecimiento. f. Cuando por razones de austeridad se tenga que limitar la atencin de los pedidos a un grupo de bienes, el rgano de abastecimiento puede asumir la formulacin del Pedido-Comprobante de Salida. g. Una vez suscritos por el Jefe de la dependencia solicitante, los PedidosComprobantes de Salida sern remitidos al Director o Jefe de Abastecimiento para recabar la respectiva autorizacin de despacho. 1. AUTORIZACION DE DESPACHO a. La autorizacin se otorgar para aquellos bienes que figuran en el respectivo Cuadro de Necesidades. b. Se autorizar pedidos no programados slo en el caso que se deriven de situaciones de emergencia calificadas por el Director General de Administracin o quien hace sus veces en la entidad, y se atender con cargo a los stocks de seguridad. c. Esta fase comprende lo siguiente: Numeracin y registro del Pedido-Comprobante de Salida; Aprobacin del Director o Jefe de Abastecimiento. Valorizacin del Pedido-Comprobante de Salida; y Registro de las salidas autorizadas en las Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacn.

1. ACONDICIONAMIENTO DE MATERIALES a. El responsable de almacn recibir los Pedidos-Comprobantes de Salida aprobados y dispondr el acondicionamiento de los bienes para su entrega. b. Retirar los bienes de su ubicacin y colocarlos en el lugar destinado para el despacho. c. En el caso de distribucin con destino a localidades fuera del permetro de la ciudad ser necesario determinar el tipo de embalaje a utilizar para lo cual se tomar en cuenta los factores siguientes. Destino de la carga; Transbordos a que se someter la carga durante la travesa. Caractersticas fsicas del material a embalarse. Peso y volumen de la carga; y Otras consideraciones del fabricante o de especialistas. b. El acondicionamiento o embalaje de los artculos por distribuir debe realizarse en forma tal que se evite: Despostillados, roturas o aplastamientos; Daos por manchas con grasas a otro agente nocivo; Deterioro en el acabado; Daos por causas climatolgicas; y Prdida parcial, total o extravo. a. En el caso de bienes embalados se proceder al marcado, sellado, numerado, adems de otras seales indicadoras de los bultos. 1. CONTROL DE MATERIALES a. En cada almacn se establecer un control de salida de materiales, el que ser encargado al personal de seguridad o vigilancia, o una persona que para tal funcin se designe. b. El encargado de acarreo o transporte de los bienes, presentar al salir del almacn el Pedido-Comprobante de Salida a la persona encargada del control de salida de materiales, quien verificar si el contenido de los bultos concuerda con el documento y retendr una copia del mismo, la que ser entregada al rea respectiva del control del stock. c. Cuando el material es remitido a lugares fuera de la entidad utilizando medios de transporte, el transportista presentar en los puestos de vigilancia de la entidad copia del Pedido-Comprobante de Salida respectiva. El personal de vigilancia efectuar las constataciones que en ejercicio de sus funciones deba realizar. 1. ENTREGA DE MATERIALES b. En el momento de hacerse entrega de materiales, se cuidar que la persona que realiza la recepcin lo haga en forma serena y consciente. c. Ser precaucin del responsable del almacn que la dependencia de destino, de vuelva el Pedido-Comprobante de salida con la conformidad respectiva y en forma oportuna.

d. Es funcin inherente al almacn el que los bienes a despachar fuera del permetro dela ciudad, est amparada por una cobertura de seguro. 9.1.3. Inventario fsico C. Concepto de Inventario Fsico Es una forma de verificacin fsica que consiste en constatar la existencia o presencia real de los bienes almacenados, apreciar su estado de conservacin o deterioro y condiciones de seguridad. 1. TIPOS DE INVENTARIO a. Inventario Masivo. Incluye a todos los bienes almacenados. Forma parte del inventario fsico General que comprende la verificacin fsica de bienes en uso y de almacn. Se efecta cerrando las operaciones del almacn por uno o varios das, como mnimo una vez por ao, requiere de un apropiado programa y sirve de sustento a los estados financieros de la entidad. b. Inventario Selectivo. Comprende un grupo de bienes previamente seleccionados. Se realiza peridicamente o cada vez que sea necesario comprobar que los registros de stock se mantienen al da, completos y exactos; y verificar que las existencias fsicas concuerdan con los registros delas Tarjetas de Control Visible de Almacn y las Tarjetas de Existencias Valoradas correspondientes. Se realiza sin paralizar las actividades de almacn; slo se efecta el bloqueo temporal de la documentacin y el despacho del grupo de bienes objeto de inventario, por el plazo que se estime dure el mismo. 1. PREPARACION DEL INVENTARIO Corresponde al rgano de abastecimiento precisar instrucciones, plazos, mecanismos instrumentos y responsabilidades a efecto de realizar la verificacin de bienes y almacn. Son condiciones previas al Inventario las siguientes: a. Ordenamiento de almacn; el principio del buen ordenamiento debe mantenerse en los almacenes en todo momento, sin embargo se hace necesario cuando se trata de realizar inventarios. b. Documentacin; es imprescindible preparar la documentacin para la toma de Inventario. Son cuatro (4) los aspectos a considerar: Las Tarjetas de Existencia Valorada y las de Control Visible de Almacn deben estar al da. Bloqueo del internamiento de bienes decepcionados, durante el perodo de inventario. Estos quedarn temporalmente en la zona de recepcin y sern internados una vez concluido el Inventario. Despacho de materiales y equipo correspondiente a Pedidos-Comprobante de Salida pendientes de atencin. Los bienes de pedidos no reclamados permanecen en la zona de despacho.

a.

b.

1.

1.

Suspender la recepcin de pedidos por un perodo prudencial antes del inicio del Inventario. Equipo de verificadores; Cuando se trate del Inventario Fsico General, la verificacin fsica ser realizada por la Comisin a que se refiere el Numeral 4 Rubro III de la Norma General de Abastecimiento SA.07 Verificacin del estado y utilizacin de bienes y servicio. Si se trata del Inventario Fsico de Almacn, el Jefe de Abastecimiento designa la comisin de Verificacin, la que en ningn caso ser integrada con personal de almacn, estos ltimos intervendrn para indicar el lugar en que se encuentran ubicados los bienes. Medios o instrumentos; El Equipo de Verificadores ser dotado de medios adecuados tales como: Catlogos, winchas, calibradores, balanzas, etc. Que le permita certificar las medidas, denominaciones, pesos, cdigos, etc. De cada uno de los bienes que se est verificando. FORMAS DE EFECTUAR EL INVENTARIO Al barrer El equipo de verificadores procede a efectuar el Inventario empezando por un punto determinado del almacn; continuando el control de todos los bienes almacenados, sin excepcin alguna. Esta modalidad se utilizar para efectuar el Inventario Masivo de Almacn. Por seleccin Consiste en constatar la veracidad de las existencias del grupo de bienes sobre los cuales se tiene inters, sin importar su ubicacin. Esta forma se utiliza para realizar inventarios de tipo selectivo. SOBRANTES DE INVENTARIO

Si en el proceso de verificacin se establece bienes sobrantes se proceder en la forma siguiente: a. Determinar su origen, principalmente entre las siguientes causas: Documentos fuente no registrados en las Tarjetas de Existencias Valoradas; Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el respectivo Comprobante de Salida. Entrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante. a. En el caso que el origen de los sobrantes de almacn se deban a las dos (2) primeras causas indicadas en el literal anterior, stos se incorporan en los registros de existencias formulados la respectiva Nota de Entrada a Almacn. b. Cuando los sobrantes tienen su origen en la entrega de un bien similar en lugar del sobrante, implica que la misma cantidad del bien sobrante debe figurar como faltante en bien similar entregado. En este caso se proceder a realizar el ajuste en la respectiva Tarjeta de Existencia Valorada de Almacn anulando la salida del bien sobrante, la misma que ser sustentada con el informe de la Comisin de Verificacin; previo inicio de la determinacin de responsabilidades. Asimismo, se registrar la salida del bien faltante.

5. FALTANTE DE ALMACEN En el caso que como consecuencia de la conciliacin entre los registros de existencias y el inventario fsico se determinen bienes faltantes, la Comisin de Verificacin actuar en la forma siguiente: a. Faltante por robo o sustraccin Organizar un expediente de las investigaciones realizadas acompaadas de la denunciapolicial correspondiente. b. Faltante por merma Tratndose de bienes, slidos o lquidos, que por su naturaleza se volatizan, ser aceptada siempre y cuando est dentro de la tolerancia establecida en la norma tcnica respectiva. Cuando la merma ocurra por accin de animales depredadores, la Comisin de Verificacin evaluar e informar sobre si la merma se debe estrictamente a esta causa. c. Faltante por negligencia El Jefe de almacn y el servidor o servidores a cargo de la custodia son responsable tanto pecuniaria como administrativamente de la prdida. D. BAJA DE BIENES 1. Se dar de baja a los bienes o servidores a cargo de la custodia son responsables tanto pecuniaria como administrativamente de la prdida. 2. Son objeto de baja. a. Los bienes fungibles siniestrados que se encuentren en completo estado de inutilidad; b. La merma producida en las existencias por efecto de volatizacin o por accin de animales depredadores; c. Los bienes perdidos por robo o sustraccin; y d. Bienes que por vencimiento o su estado de descomposicin no son recomendables para consumo. 3. De acuerdo a los establecido en el Art. 4 inc. B) del D.L. 22867, la baja ser aprobada mediante Resolucin por el Director General de Administracin o funcionario equivalente en la entidad y se sustenta en la forma siguiente. a. Para los casos 2 y 2b, con el informe tcnico el que califica su estado de inutilidad. b. En el caso 2c, con el informe de la Comisin de Inventario, el expediente de las investigaciones realizadas y la denuncia policial correspondiente. c. En el caso 2d, con el informe sanitario respectivo y el informe de Control Interno sobre deslinde de responsabilidades.

4. Resuelta la baja se registra, informa y sustenta su salida con la Resolucin respectiva.5.Para efecto de la enajenacin de los bienes dados de baja se proceder conforme al procedimiento establecido en el Decreto Supremo N 025-78-VC. 9.1.4. Reposicin de stock, registro y control de existencias A. REPOSICION DE STOCK Comprende un conjunto de acciones de naturaleza tcnico-administrativo inherente a la funcin de almacn, que tiene por finalidad el mantener la continuidad del abastecimiento, reemplazando las existencias distribuidas, a fin de que se encuentren disponibles en cualquier momento y asegurar as que lleguen a los usuarios en la oportunidad conveniente. 1. Variables utilizadas a. Nivel mximo de stock. Cantidad de cada tipo de bien que se estima es suficiente para atender en condiciones normales y por un perodo determinado las necesidades de la entidad. b. Stock mnimo o de seguridad. Cantidad de cada tipo de bien que se requiere para continuar el abastecimiento, durante el tiempo que demora el trmite de reposicin de stock. c. Punto de pedido. Es el momento ideal para iniciar las acciones conducentes a la reposicin de existencias a fin de evitar el consumo total del stock mnimo o de seguridad. 1. Cuantificacin de las variables El Jefe de Almacn coordinar con el rea encargada de la programacin del abastecimiento para cuantificar las variables que permitirn establecer los puntos de pedido para cada tipo de bien. La determinacin de cada una de ellas se efecta en la forma siguiente: a. La magnitud del nivel mximo est dada por la cantidad de un tipo de bien que necesita para atender las necesidades de todas las dependencias de una entidad, en un perodo trimestral, semestral o anual. Si las necesidades son mayores a la capacidad de almacenamiento pueden considerarse excepcionalmente cantidades para perodos bimensuales o mensuales, segn convenga. Se utiliza como documento fuente los Cuadros de Necesidades. b. El stock mnimo o de seguridad se determina empleando la siguiente frmula:

D onde: Q=nivel mximo de stock t1=tiempo en que se estima se consumir totalmente Q. t2=tiempo que se considera demora el trmite de reposicin de stock.

1. Formulacin del requerimiento de renovacin de stock El trmite de reposicin de stock se inicia (Punto de pedido) cuando las existencias desciendan al nivel en que se empieza a consumir el stock mnimo o de seguridad; para tal efecto el Jefe de Almacn proceder a: a. Formular el proyecto de cuadro de adquisicin por los bienes que la fecha debe iniciarse el trmite de reposicin de stock. b. Remitir el proyecto de cuadro de adquisicin al rea responsable de la programacin del abastecimiento a fin de que se proceda a la adquisicin inmediata. c. Coordinar con el rea a cargo de la programacin del abastecimiento a fin de racionar la distribucin hasta que se efecte la respectiva reposicin de existencias. B. REGISTRO Y CONTROL DE EXISTENCIAS Consiste en un sistema de registro y reportes en los que se consigna datos sobre ingresos y salidas de bienes del local de almacn y cantidades disponibles a distribuir. Segn las posibilidades de cada entidad los registros y reportes se elaboran en forma manual o mediante proceso automtico de datos en el primer caso se emplear tarjetas y formularios y en el segundo se utilizar el diseo de los mismos.

9.1.5. Documentos y formularios que se emplean en el almacn El registro y control de existencias se realiza en los documentos siguientes: Tarjeta de Control Visible de Almacn. Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacn, y Resumen del Movimiento de Almacn.

LOS DOCUMENTOS FUENTE PARA EFECTUAR LOS REGISTROS SON: Orden de Compra-Gua de Internamiento. Nota de Entrada a Almacn, y Pedido-Comprobante de Salida.

DESCRIPCION DE LOS DOCUMENTOS QUE SE USAN. 1. TARJETA DE CONTROL VISIBLE DE ALMACEN (SA. RIC 06) a. Finalidad Controlar en unidades fsicas el movimiento y salida de cada bien almacenado.Es de uso exclusivo del almacenero y permanece junto al grupo de bienes en ella registrado. b. Descripcin El formulario a emplear es el SA.RIC 06 anexo al presente; consta de las especificaciones siguientes: c. Encabezamiento: - Nombre del formulario: Control Visible de Almacn. -Nombre de tarjeta: Se numera correlativamente las tarjetas empleadas en el registro de un mismo tipo de bien. Artculo: Denominacin y caractersticas del bien almacenado (una tarjeta para cada tipode bien). Cdigo: Segn Catlogo Nacional. Unidad de Medida: Trmino usado para contar, medir o pesar los bienes almacenados. Cuerpo: Columna 1 Fecha: La correspondiente al da, mes y ao del movimiento. Columna 2 Comprobante: Denominacin y nmero del documento fuente que da origen al movimiento. Columna 3 - Movimiento (unidades fsicas) dividida en tres (3) sub-columnas: 3A Entrada: Cantidad de bienes ingresados. 3A Salida - Cantidad de bienes egresados. 3C Saldo - Diferencia de las sub-columnas (3A y (3B).

1. TARJETA DE EXISTENCIAS VALORADAS DE ALMACEN (SA. RIC 07) a. Finalidad. Suministrar informacin sobre el movimiento de entrada y salida de bienes en almacn, as como determinar existencias en cantidades totales y unitarias debidamente valorizadas. El registro en este documento debe ser permanente y estar a cargo del rgano de abastecimiento en un rea distinta de la de almacn. b. Descripcin El formulario a utilizar es el SA. RIC 07 anexo al presente, cuyas especificaciones son las siguientes; Encabezamiento. Nombre del formulario: Existencias Valoradas de Almacn. Tarjeta N. se numera correlativamente las tarjetas empleadas en el registro de un mismo tipo de bien.

Cuerpo. Columna 1 Fecha La que corresponde al da, mes y ao del movimiento de cada uno de los bienes. Columna 2 Comprobante. Dividida en dos (2) sub- columnas. 2 A Clase de documentos que ampare el movimiento de bienes en almacn. 2 B N El que corresponde al documento de entrada o salida. Columna 3 Cantidades. Dividida en tres (3) sub-columnas. 3 A Entrada: Cantidad de bienes ingresados 3 B Salida: Cantidad de bienes egresados 3 C Salida: Diferencia de las sub-columnas (3A) y (3B) Columna 4 Precio Unitario: valor de cada artculo ingresado o egresado. Columna 5 Costo Promedio: Esta columna se utilizar al aplicarse el Mtodo de Valuacin (Costo Promedio) resultante de aplicar la frmula siguiente:

Columna 6 Importes. Dividida en tres (3) sub-columnas 6A - Entradas: Valor en moneda nacional de los bienes egresados. 6B Salida: Valor en moneda nacional de los bienes ingresados. 6C Saldo: Diferencia de las sub-columnas (6A) y (6C).Base (De izquierda a derecha) Artculo: Nombre de cada tipo de bien. Unidad de medida: (Describir) Cdigo: El que corresponde al bien de acuerdo con el Catlogo Nacional. a. Utilizacin. Las tarjetas se mantendrn en ficheros, denominados Kardex. Sern agrupadas y clasificadas de acuerdo con las clases de los grupos genricos del Catlogo de Bienes aprobadas con R.D. 001-89INAP DNA. Cada grupo de tarjetas ser diferenciado colocando el cdigo de la clase respectiva en una pestaa adhesiva en la parte superior de la tarjeta que seala la separacin de una y otra clase de bienes.

Dentro de cada clase las tarjetas se ordenarn alfabticamente conforme al orden asignado en el Catlogo Nacional. 2. RESUMEN DEL MOVIMIENTO DE ALMACEN (SA. RIC 08). a. Finalidad. Resumir el resultado de las operaciones de entradas y salidas de bienes del almacn. Este documento ser elaborado mensualmente y servir para conciliar los saldos con los que contenga el Parte Diario de Almacn elaborado por la Oficina de Contabilidad. b. Descripcin. El formulario a utilizarse es el SA RIC 08 Parte de Movimiento de Almacn, anexo a la presente norma, consta de las especificaciones siguientes: Encabezamiento. Cuerpo. Columna 1: Grupos genricos del Catlogos Nacional. Dividida en dos (2) sub-columnas. 1 A Cdigo: El que corresponde segn Catlogo Nacional de Bienes. 1B Denominacin: La que corresponde al cdigo asignado. Columna 2: Saldo anterior. Considerar los datos de la columna 4 Saldos del da indicados en el Resumen anterior. Columna 3: Movimientos: Registra las entradas y salidas por cada grupo genrico de bienes. Dividida en dos (2) sub-columnas: 3 A Entradas Indica el importe en moneda nacional de los ingresos de bienes en el grupo respectivo. 3 B Salidas: Indica el importe en moneda nacional de las salidas de bienes en el grupo respectivo. Columna 4 Saldo del da. Nombre del organismo. Nombre del formulario: Resumen de Movimiento de Almacn. Nmero: Asignado al formulario en forma correlativa. Da, mes y ao: fecha que corresponde al perodo a que se refieren las operaciones.

Resulta de agregar a la columna 2 las entradas (3A) y deducir las salidas (3B).Recuadro inferior izquierdo. Documentos sustentatorios: Se consigna la numeracin de los documentos fuente considerados en la informacin. Dividida en dos (2) secciones. Seccin 1: De Entrada. Se anotan los nmeros de las rdenes de Compra y/o Nota de Entrada a Almacn expedidas; as como de los documentos anulados. Seccin 2: De Salida. Se anotan los nmeros de Pedido-Comprobante de Salida expedidos, as como anulados. Base. Para consignar las firmas de las personas autorizadas de la elaboracin y revisin del documento (jefe de Almacn y Director o Jefe de Abastecimiento). a. Nmero de Copias y su Distribucin Original: Archivo de Almacn. Copia: Para remitir a Contabilidad junto con los documentos sustentatorios. 4. NOTA DE ENTRADA A ALMACEN (Formulario SA. AEM. 01). a. Finalidad. Servir de documento fuente, se utiliza para informar sobre ingreso debienes al almacn por conceptos distintos de la adquisicin con Orden de Compra. NOTA: La Nota de Entrada a Almacn se utiliza por el ingreso de bienes por concepto de: b. Descripcin. El formulario a emplear es el SA AIM 01 consta de las especificaciones siguientes: Encabezamiento. Nombre del organismo. Nombre del formulario: Nota de Entrada a Almacn. Donacin de bienes; Produccin de bienes: Alta de tienes; Sobrantes de inventarios; Remesa de bienes; Traspaso de bienes; Reingreso de bienes.

Con destino a para el caso que el bien tenga un fin especfico. Referencia: Describir la clase de documento y su numeracin que ha dado origen al ingreso de los bienes.

Recuadro Derecho. Nmero: El asignado al documento en forma correlativa. Da, mes y ao: Indicar la fecha de formulacin del documento.

Cuerpo. Dividido a dos (2) partes: Superior e Inferior.

Parte superior Dividida en cuatro (4) Sub-columnas 1 A Cdigo El que corresponde segn Catlogo Nacional. 1 B Cantidad: Nmero de bienes recibidos. 1 C Descripcin: Nombre y caractersticas de cada tipo de bien recibido. 1 D Unidad de Medida: trmino usado para contar, medir o pesar los bienes recibidos. Columna 2 Valores Dividida en dos (2) Sub-columnas. 2 A Unitarios: Valor estimado o consignado en la documentacin de la referencia. 2 B Total: Producto de multiplicar la Sub-columna (1B) Cantidad por la Sub-columna (2A) Valor Unitario. Parte inferior. Cuentas del Mayor. Anotar en cada recuadro el cdigo de la Cuenta y Divisionaria, as como losrespectivos importes en moneda Nacional. Base. Para consignar las formas de: Director de Abastecimiento. Jefe de Almacn. a. Utilizacin. Este formulario es de utilizacin compartida por las Oficinas de Abastecimiento y Contabilidad. A la Oficina de Abastecimiento le compete consignar los datos siguientes: Encabezamiento. Columna 1 Artculos.

Columna 2 Valores.

Para Contabilidad estn reservados los recuadros de Cuentas del mayor: a. Nmero de copias y distribucin. Original para remitir a Contabilidad. 1era copia: Archivo de Almacn. 2da. Copia: Registro y control de existencias. 3ra. Copia: Registro y control del Patrimonio Mobiliario (slo en caso de ingreso de bienes patrimoniales). 1. PEDIDO-COMPROBANTE DE SALIDA (SA.DST.01) a. Finalidad. Servir de documento fuente, en el que se efecta el pedido, se autoriza y registra la salida de bienes de almacn. b. Descripcin. El formulario a utilizar es el SA DST-01 anexo al presente, consta de las especificaciones siguientes: Encabezamiento. Cuerpo. Parte Superior (izquierda) Dependencia solicitante: Indicar el nombre de la Unidad orgnica que efecta el pedido. Solicito entrega a: Nombre del funcionario o servidor que recibir los bienes solicitados. En ningn caso suscribir el Recib Conforme otra persona de la sealada en el presente rubro. Con destino a: Consignar el lugar u oficina donde van a ser utilizando los bienes. Parte Superior (Derecha). Lugar y fecha: Localidad de la dependencia y fecha de formulacin del documento. Nmero: Es el nmero correlativo correspondiente a cada Pedido-Comprobante de Salida. Cdigo de dependencia: Asignado a cada Unidad orgnica por la Oficina de Racionalizacin de cada entidad. Nombre del organismo. Nombre del formulario: Pedido-Comprobante de Salida.

Parte izquierda del Cuerpo. Columna 1 Renglones. Aparecen impresos los nmeros de cada uno de los renglones en forma sucesiva. Columna 2 Artculos solicitados. Indicar la cantidad y caractersticas de los bienes solicitados. Se divide en tres (3) Sub-columnas.

2 A Cantidad: nmero de bienes solicitados. 2 B Unidad de medida: trmino usado para contar, medir, pesar bienes. 2 C Descripcin: nombre o denominacin de los bienes solicitados. Parte derecha del Cuerpo. Columna 3 Orden de Despacho Para indicar las cantidades que el Director o Jefe de Abastecimiento autorizan entregar. Se divide en tres (3) Sub-columnas: 3 A Cdigo el que corresponde segn Catlogo Nacional. 3 B Cantidad nmero de bienes que se autoriza despachar. 3 C Valores unitarios y total por cada tipo de bien. Los valores unitarios se extraen de las respectivas Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacn. Columna 4: Cdigo Patrimonial Utilizar slo en el caso de entregas de bienes que constituyen el patrimonio mobiliario de la entidad. Anotar el nmero o cdigo patrimonial asignado al bien conforme a la Resolucin Jefatura 1 N 126-89-INAP/DNA. Base. Cuentas del Mayor Anotar en cada recuadro el cdigo de la Cuenta y Divisionaria, as como los importes en moneda nacional Recuadro. Formulario utilizado hasta el rengln utilizado en el formulario. Fecha de recepcin: fecha en la que se efecta la entrega

A rengln segundo deben firmar las siguientes personas 1. 2. 3. 4. Solicitante: Jefe de la dependencia que solicita. Director o Jefe de Abastecimiento. Jefe de Almacn. Recib conforme: persona que decepciona los bienes solicitados.

a. Utilizacin. Este formulario es de utilizacin compartida por las dependencias solicitantes, por abastecimiento y contabilidad. A la dependencia solicitante le corresponde consignar los datos de: Parte superior (izquierda).

 Columna 1 Renglones Columna 2 Artculos solicitados. Recuadro Formulario utilizando hasta el rengln N inclusive. Fecha de recepcin. Al rgano de abastecimiento le compete anotar: Cdigo de la dependencia. Nmero del Pedido-Comprobante de Salida. Columna 3. Orden de Despacho. Columna 4. Cdigo Patrimonial. Para contabilidad estn reservados los recuadros de Cuentas del Mayor. a. Nmero de copias y distribucin. Original: Para remitir a Contabilidad. 1era. Copia: Archivo de Almacn. 2da. Copia: Registro y Control de Existencias. 3era. Copia: Registro y Control de Patrimonio Mobiliario (slo en caso de salida de bienes patrimoniales). 4ta. Copia: Dependencia solicitante. III.DISPOSICIONES TRANSITORIAS. PRIMERA. Por el presente ao las entidades que cuenten con suficiente formularios de Control Visible de Almacn. Pedido-Comprobante de Salida y Nota de Entrada a Almacn, continuarn emplendolos hasta rengln N inclusive terminar su existencia. La nueva impresin de formularios se realizar conforme a los modelos que se anexan a la presente norma. SEGUNDA. En el caso de ingreso o salida de bienes que corresponde a grupos genricos cuyo fascculo del Catlogo Nacional an no ha sido aprobado; para efecto de registro se utilizarn temporalmente los cdigos del Catlogos Institucional.

Es un requisito indispensable que los registros de esta tarjeta estn al da puesto que permite que el jefe de Almacn tenga un conocimiento de los stocks que se mantienen de los diferentes productos bajo su custodia.

El control valorado de los bienes del almacn se deben llevar al da por ser un elemento necesario para el proceso de determinacin del costo de los bienes que se entregan del almacn el las respectivas PECOSAS.

Este formato debe ser formulado por el rea de Abastecimiento y debe ser remitido al rea de Contabilidad.

Es el nico documento fuente que sustenta la salida de los bienes del almacn, el almacenero no debe permitir que salgan productos de su almacn si no est sustentado con su respectiva PECOSA.

Este documento fuente se usa obligatoriamente para el ingreso de bienes que han sido adquiridos o comprados por la entidad del sector pblico. Se formula cuando la buena pro ha quedado consentida por el Comit Especial u rgano de Adquisiciones segn el cual haya sido el proceso de seleccin con el que se adquiri los bienes.