(1) TIPO DE PROCESO

(2) PROCESO

(3) OBJETIVO

A P O Y O

G E S T I O N A D M I N I S T R A T I V A

MANUAL DE PROCESOS DE EVALUACION CONTROL, EVALUACION Y MEJORA DEL SISTEMA DE GESTION MATRIZ DE RIESGOS IDENTIFICACION DEL RIESGO (4) (5) ACTIVIDADES (6) FACTOR DEL (7) CAUSA (8) RIESGO PROCEDIMIENTO RIESGO 1. RECEPCION DE BIENES Y Operacional Falta de revisin y conocimiento de las Elementos adquiridos no correspondan ELEMENTOS caractersticas de los elementos con las especificaciones tcnicas establecidas en los contratos. 2. ALMACENAMIENTO Y Operacional Limitaciones de espacio fsico. Dificultad para el almacenamiento de PRESERVACION DE BIENES Y Informacin incompleta de los elementos. Deterioro y perdida de los ELEMENTOS. elementos. elementos Operacional 3. ENTREGA DE BIENES Y ELEMENTOS. Recepcionar, almacenar, entregar e inventariar los bienes y elementos * Fallas tcnicas de los programas de apoyo (PCT). * Los Formatos de solicitud de elementos de consumo no diligenciados correctamente. * No existen controles apropiados. * Eventos inesperados No cumplimiento del procedimiento y de las normas Faltante de elementos Detrimento patrimonial Falta de coordinacin en el traslado de elementos entre funcionarios. Falta de control sobre los bienes de la EMPRESA. Falta de actualizacin en el sistema 6. REGISTRO EN EL SISTEMA Tecnolgico Desactualizacin de los Inventarios Desactualizacin de la informacin

Garantizar el suministro de bienes fsicos para las actividades operativas y administrativas con criterios de oportunidad, calidad, y cantidad.

Operacional

Desactualizacin de los Inventarios

4. MOVIMIENTO DE BIENES Y ELEMENTOS.

Legal Financiero Corrupcin

Sanciones de tipo legal

Operacional 5. INVENTARIO DE BIENES Y ELEMENTOS Corrupcin

Prdida de Inventarios. Utilizacin de bienes de la empresa para actividades particulares. Inventarios obsoletos No se refleje la informacin contablemente. Informacin Contable desactualizada

ANALISIS DE CALIFICACION Y VALORACION (9) FRECUE NCIA (10) IMPACT O (11) ALCAN CE (12) CALIFICACIO N (9+10+11) (13) ZONA DE RIESGO (14) ACCIONES DE CONTROL Revisin minuciosa de especificaciones Realizacin de inventarios espordicos Agilizacin de procesos de entrega de elementos a los solicitantes. Adelantar procesos de baja - Realizacin de inventarios espordicos Agilizar procesos de registro de la informacin aprovechando disponibilidad del sistema. Diligenciamiento de formatos. Cumplimiento programacin anual de inventarios. Realizacin de inventarios espordicos Verificar mensualmente el cumplimiento e informar y realizar ajustes al mismo Verificar la situacin. Informar a cuentadantes y adelantar los tramites correspondientes Realizacin de inventarios espordicos

ADMINISTRACION DEL RIESGO (15) EVIDENCIA DEL CONTROL (16) RESPONSABLES Asesor Almacn. Personal de apoyo y Auditor de Control Interno. Asesor Almacn. Personal de apoyo y Auditor de Control Interno. (17) VALORACION DEL CONTROL (18) RIESGO Vs. CONTROL (19) VALORACION DEL RIESGO

BAJO

Comunicacin a los proveedores. Inventarios espordicos. Informes de los cuentadantes. Auditorias de Control Interno. Actas del Comit de baja. Comprobante de salida de elementos - Inventario de elementos en depsito.

ACEPTABLE

2.5

ALTO

MODERADO

2.2

MEDIO

Comprobante de entrada y salida de elementos de consumo y devolutivos. Formatos diligenciados

Asesor Almacn. Personal de apoyo y Auditor de Control Interno. Sistemas.

4.4

MODERADO

BAJO

Programacin Anual de Inventarios. Actas de inventarios firmadas .- Placas de elementos

Asesor Almacn. Personal de apoyo y Auditor de Control Interno.

ACEPTABLE

Registro contable consolidado

BAJO

Asesor Almacn. Personal de apoyo y Auditor de Control Interno. Asesor Almacn. Personal de apoyo y Auditor de Control Interno. Asesor Almacn. Personal de apoyo y Auditor de Control Interno. Asesor Almacn. Personal de apoyo y Auditor de Control Interno.

ACEPTABLE

BAJO

Actas de Inventarios firmadas .Comunicacin . - Procesos disciplinarios

ACEPTABLE

Formato traslado de elementos

BAJO

ACEPTABLE

BAJO

Cumplimiento programacin anual de inventarios. Realizacin de inventarios espordicos Coordinacin de actividades con Contabilidad

Programacin Anual de Inventarios. Actas de inventarios firmadas .- Placas de elementos

2 ACEPTABLE

MEDIO 1 3 2 2.3

Comunicacin escrita con Contabilidad Registros en el Sistema

Asesor Almacn. Personal de apoyo y Auditor de Control Interno.

MODERADO 2 4.6

IDENTIFICACION DEL RIESGO

(1) TIPO DE PROCESO

(2) PROCESO

(3) OBJETIVO

(4) PROCEDIMIENTO

(5) ACTIVIDADES

(6) FACTOR DEL RIESGO Operacional

(7) CAUSA

(8) RIESGO

A P O Y O

G E S T I O N A D M I N I S T R A T I V A

SELECCIN Y REQUISITOS GENERALES, VINCULACION DE PERSONAL. SELECCIN, VINCULACION, INDUCCION Y REINDUCCION Y EVALUACION DE PERSONAL.

La no objetiva seleccin de personal.

Baja productividad en los procesos de la Corporacin. Acciones legales contra la empresa. No cumplimiento de metas. Evaluaciones no objetivas. Acciones legales contra la empresa. Cumplimiento parcial de las actividades y planes. Cumplimiento parcial de las actividades y planes. Acciones legales contra la empresa. No cumplimiento del desarrollo del procedimiento 1. Entrega inoportuna de la nmina y sus soportes al rea financiera. 2. Perdida de la informacin de nomina Acciones legales contra la empresa.

Legal
INDUCCION, REINDUCCION. EVALUACION Y SEGUIMIENTO DE PERSONAL.

No cumplimiento de la norma Desconocimiento de las actividades del proceso. Limitados parmetros para evaluar. No cumplimiento de la norma Limitaciones financieras.

REALIZAR LOS PROCESOS DE INGRESO, PERMANENCIA Y RETIRO DE LOS FUNCIONARIOS DE LA EMPRESA PROPORCIONANDO CONDICIONES PARA EL DESARROLLO DE COMPETENCIAS, HABILIDADES Y APTITUDES Y MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE VIDA DEL PERSONAL, GARANTIZANDO LA CALIDAD EN LA PRESTACIN DE LOS SERVICIOS Y EL DESEMPEO DE LA ENTIDAD.

Operacional Operacional Legal

CAPACITACIN, BIENESTAR SOCIAL Y SALUD OCUPACIONAL

IDENTIFICACION Y EVALUACION DE NECESIDADES, ELABORACION, EJECUCION Y SEGUIMIENTO DE LOS PLANES RECEPCION DE SOLICITUD DE RETIRO, ELABORACION DE ACTO ADMINISTRATIVO, DESVINCULACION DEL FUCIONARIO. RECEPCION DE NOVEDADES, ELABORACION Y LIQUIDACION DE LA NOMINA, VALIDACION DEL SOI, ENTREGA DE COMPROBANTES DE PAGO.

Financiero

Operacional Legal Operacional Operacional

Bajo sentido de pertenencia por las actividades que se desarrollan. Incumplimiento de los proveedores. No cumplimiento del debido proceso. No cumplimiento procedimientos de actividades dentro de los

DESVINCULACION DE PERSONAL

LIQUIDACION Y PAGO DE NOMINA

1. Envo inoportuno de las novedades por parte de los responsables. 2. Inadecuado funcionamiento del software. No cumplimiento de la norma

Legal

ADMINISTRACION DE HISTORIAS LABORALES

RECEPCION DE DOCUMENTOS, APERTURA DE EXPEDIENTES DE HISTORIAS LABORALES, DILIGENCIAMIENTO DE HOJA DE CONTROL, CONTROL Y SEGUIMIENTO A LAS HISTORIAS LABORALES, EXPEDICION DE CERTIFICACIONES

Operacional

Entrega inoportuna de informacin

Desactualizacin de hojas de vida para toma de decisiones.

Legal

No cumplimiento de la norma

Acciones legales contra la empresa.

ANALISIS DE CALIFICACION Y VALORACION (9) FRECUENCIA (10) IMPACTO (11) ALCANCE (12) CALIFICACION (13) ZONA DE RIESGO (14) ACCIONES DE CONTROL 1. Seguimiento por parte de la oficina de control interno 2. Verificacin de requisitos y perfiles para el cargo. (15) EVIDENCIA DEL CONTROL 1. Registro de Auditoras realizadas por control interno. Actas de seguimiento y evaluacin de OCI. 2. Historia laboral, Resolucin y Acta de Posesin. 1. Registro de Auditoras realizadas por control interno. Actas de seguimiento y evaluacin de OCI. 2. Resolucin y Acta de Posesin. 1. Registro de Auditoras realizadas por control interno. Actas de seguimiento y evaluacin de OCI. 2. Listado de asistencia, Lista de chequeos diligenciados. 1. Formato de Evaluacin diligenciado. 2. Registro de Auditoras realizadas por control interno. 1. Formato de Evaluacin diligenciado. 2. Registro de Auditoras realizadas por control interno. 1. Formato de identificacin de necesidades diligenciado. 2. Registro de Auditoras realizadas por control interno. 1. Formato de identificacin de necesidades diligenciado. 2. Registro de

ADMINISTRACION DEL RIESGO (16) RESPONSABLES (17) VALORACION DEL CONTROL (18) RIESGO Vs. CONTROL (19) VALORACION DEL RIESGO

BAJO 1 2 2 1.8

Secretario General Talento Humano (Asesor) Auditor OCI

3.6 MODERADO

1.8 BAJO

1. Seguimiento por parte de la oficina de control interno 2. Actualizar permanentemente el Norma grama.

Oficina Jurdica (Jefe) Secretario General Talento Humano (Asesor) Auditor OCI

1.8 ACEPTABLE

1.8 BAJO

1. Seguimiento por parte de la oficina de control interno 2. Registros de la actividad realizada.

1 Talento Humano (Asesor)

1.8 ACEPTABLE

2.3

MEDIO

1.5

BAJO

2.3

MEDIO

1. Evaluacin del personal de acuerdo al procedimiento establecido. 2. Seguimiento por parte de la oficina de control interno. 1. Evaluacin del personal de acuerdo al procedimiento establecido. 2. Seguimiento por parte de la oficina de control interno. 1. Identificacin de necesidades. 2. Seguimiento por parte de la oficina de control interno.

2 Subdirectores y Jefes de oficina, Asesor Talento Humano, Auditor OCI

4.6

MODERADO

Subdirectores y Jefes de oficina, Asesor Talento Humano, Auditor OCI

1.5 ACEPTABLE

Secretario General Talento Humano (Asesor, Contratistas) Auditor OCI

4.6

MODERADO

MEDIO 3 2 2 2.2

1. Identificacin de necesidades. 2. Seguimiento por parte de la oficina de control interno.

Talento Humano (Asesor,

4.4

MODERADO

Auditoras realizadas por control interno. 1. BAJO 1 1 3 1.6 Normatividad aplicable (Norma grama) 2. Seguimiento por parte de la oficina de control interno. 1. Elaboracin y revisin de actos administrativos. 2. Seguimiento por parte de la oficina de control interno. 1. Acto administrativo. 2. Registro de Auditoras realizadas por control interno. 1. Acto administrativo. 2. Registro de Auditoras realizadas por control interno. Actas de seguimiento y evaluacin de OCI. 1. Comprobante de pago. 2. Copias de Seguridad 3. Registro de Auditoras realizadas por control interno. Actas de seguimiento y evaluacin de OCI. 1. Nomina 2.Registro de Auditoras realizadas por control interno. Actas de seguimiento y evaluacin de OCI. 1. Listado de documentos en expediente. 2. Registro de Auditoras realizadas por control interno. 1. Historias laborales 2.Registro de Auditoras realizadas por control interno. Actas de seguimiento y evaluacin de OCI.

Oficina Jurdica (Jefe) Secretario General Talento Humano (Asesor, Contratistas) Auditor OCI

1.6

ACEPTABLE

BAJO 1 2 1 1.5

1.5 Talento Humano (Asesor) 1

ACEPTABLE

1.8

BAJO

1. Pre nmina. 2. Copias de seguridad rea de sistemas y Soporte Lgico 3. Seguimiento por parte de la oficina de control interno.

1.8 Talento Humano. Auditor OCI, Sistemas, Soporte Lgico 1 ACEPTABLE

1.

2.1

MEDIO

Normatividad aplicable (Norma grama) 2. Seguimiento por parte de la oficina de control interno.

Talento

Humano 1 2.1 ACEPTABLE

2,8

ALTO

1. Verificacin hojas de vida. 2. Seguimiento por parte de la oficina de control interno.

MODERADO Talento Humano (Asesora y Personal de Apoyo) Auditor OCI 2 5,6

2.1

MEDIO

1. Custodia Historias laborales 2. Seguimiento por parte de la oficina de control interno.

Talento Humano (Asesora y Personal de Apoyo) Auditor OCI

2.1 1 ACEPTABLE