LAPORAN OBSERVASI LAPANGAN

DISTRIBUTION CENTRE REGULER

CABANG SERPONG TANGERANG

Disusun oleh: E. Husni Mubarok

PT. MIDI UTAMA INDONESIA TBK. TANGERANG 2012

1

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Bisnis ritel merupakan aktivitas bisnis yang melibatkan penjualan barang dan jasa secara langsung kepada konsumen akhir. Pada perkembangannya, kini bisnis ritel di Indonesia mulai bertransformasi dari bisnis ritel tradisional menuju bisnis ritel modern. Perkembangan bisnis ritel modern di Indonesia sudah semakin menjamur di hampir seluruh wilayah Indonesia. Hal tersebut dapat terlihat dari banyaknya toko retailer modern yang membuka cabang di berbagai wilayah di Indonesia (http://ir2brothers.blogspot.com). Perusahaan retail adalah perusahaan yang mengincar konsumen atau pembeli akhir, dengan begitu persebarannya pun tidak akan terpusat pada satu titik kramaian, tetapi menyebar ke hampir seluruh pelosok suatu daerah. Oleh karena itu saat ini begitu banyak perusahaan retail yang berkembang dan memenuhi tiap pelosok daerah layaknya pertumbuhan jamur dimusim hujan (http://www.anneahira.com). Salah satu perusahaan retail yang sedang berkembang adalah PT. Midi Utama Indonesia Tbk. Perseroan ini didirikan pada bulan Juni 2007 oleh keluarga Djoko Susanto yang telah berkecimpung dalam industri ritel sejak tahun 1960-an. Konsep Alfamidi dikembangkan untuk menyesuaikan perubahan belanja konsumen dari belanja bulanan menjadi belanja mingguan dan belanja ke toko yang terdekat. Alfamidi dikembangkan sebagai konsep supermarket mini yang menempati luas area penjualan dari 200 - 400 meter persegi; dimana sekitar 20% luasnya digunakan untuk memajang produk fresh-food (buah, sayur dan makanan beku). Bauran produk yang dijual di Alfamidi mencapai 7.000 SKU dan dilengkapi dengan produk-produk fresh-food, seperti: buah, sayur mayur, dan daging olahan/makanan beku yang dibutuhkan oleh masyarakat serta tidak dijumpai di gerai minimarket-minimarket yang sudah ada. Pada akhir tahun 2007, Perseroan memiliki 3 gerai Alfamidi di Jabodetabek dan 1 Distribution Center (DC) di Serpong (http://www.alfamdiku.com). Distribution Centre (DC) adalah tempat/sarana penerimaan barang dari para supplier, penyortiran dan pendistribusian ke toko-toko. Fungsi dari DC tersebut sangat penting dalam mekanisme perusahaan retail. Dengan adanya DC, akan lebih mempermudah dalam pendistribusian dan penyortiran barang.

DC cabang Serpong dibagi menjadi dua bagian, DC Reguler dan DC Fresh Food. DC Reguler melakukan proses pendistribusian barang-barang grocery. Sedangkan DC Fresh Food melakukan proses pendistribusian barang-barang Fresh dan Food.

B. Tujuan Observasi lapangan ini bertujuan untuk: 1. Mengetahui struktur departemenisasi dan alur kinerja per departemen di DC Reguler cabang Serpong. 2. Memahami alur penerimaan dan pengiriman barang di DC Reguler cabang Serpong.

C. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Observasi lapangan ini bertempat di DC Reguler PT. Midi Utama Indonesia Tbk. cabang Serpong, Jl. Raya Serpong Km.8 Serpong, Tangerang, dari hari Jumat 13 17 April 2012.

BAB II STRUKTUR DEPARTEMENISASI DAN ALUR KINERJA

A. Struktur Departemenisasi DC Reguler Cabang Serpong

ADMIN DC RECEIVING COORDINATOR ADMIN DC ISSUING COORDINATOR ADM RECEIVING OFFICER ADM. ISSUING OFFICER RETUR SUPPLIER OFFICER RETUR TOKO OFFICER

RECEIVING COORDINATOR / BAD STOCK

DC MANAGER

DEPUTY DC MANAGER

RECEIVING COORDINATOR
WAREHOUSE COORDINATOR PROGRESS COORDINATOR

RECEIVING FISIK OFFICER

FLOOR OFFICER

PROGRESS OFFICER

ISSUING OFFICER ISSUING COORDINATOR ISSUING / LAPAK OFFICER

NO 1 2 3 4 5 6 7

Rekap jumlah karyawan

JABATAN DCM DDCM COORDINATOR OFFICER CHECKER STAFF ADM PICKER / HELPER TOTAL KARYAWAN JML 1 2 7 20 61 19 156

266

Rekap per team

COORDINATOR 1 1 1 1 2 1 0 7 OFFICER 1 1 1 2 6 3 6 20 CHEKER/ ADMIN 4 15 7 8 24 7 15 80 HELPER/ PICKER 0 0 3 5 94 15 39 156 JUMLAH 6 17 12 16 126 26 60 263

DEPARTEMENT ADMIN REC ADMIN ISSUING RECEIVING SUPP RECEIVING RETUR/BS WAREHOUSE PROGRESS ISSUING DELIVERY TOTAL

B. Alur kerja per Departemen 1. Receiving Secara garis besar tugas dari Departemen Receiving adalah melakukan proses pemesanan, penerimaan dan pengechekan barang dari supplier. Berikut ini adalah alur kinerja Departemen Receiving : Admin Receiving menerima EOD (End Of Day) dari toko yang kemudian diproses menjadi PB (Permintaan Barang). Admin Receiving Mengirimkan PO ke Suplier melalui email. Admin Receiving mengechek PO dan faktur dari supplier ketika mengirimkan barang ke DC. Helper Receiving menurunkan barang-barang dari mobil supplier. Checker Receiving mengechek barang-barang dari supplier Helper Receiving memasukan barang-barang ke area transit untuk dilakukan pengechekan ulang dan dikelompokan menurut lorongnya.

2. Progress Tugas dari Departemen Progress secara umum adalah men-support kinerja Departemen Receiving dan Departemen Warehouse. Berikut ini adalah alur kinerja Departemen Progress : Memindahkan barang-barang dari area transit ke lorong-lorong rak peyimpanan barang. Menata/mendisplay barang-barang di rak area storage.

Membantu mendisplay barang di rak area picking. Memindahkan barang yang sudah di picking dari lorong-lorong ke area boarding.

3. Warehouse Secara global Departemen Warehouse bertugas mendisplay, proses FEFO (Firs Expired First Out) dan picking barang buat toko. Adapun alur kinerja Departemen Warehouse adalah sebagai berikut : Picker Warehouse mendisplay barang di area picking. Picker Warehouse melakukan penomoran/pengkodean pada kolian yang telah berisi barang-barang picking. Melakukan pengechekan expired dan kualitas product. Picker Warehouse melakukan proses picking berdasarkan DO (Delivery Order) yang dicetak oleh admin Issuing. Picker Warehouse menyusun kolian di atas palet. Checker Warehouse mengechek ulang kolian barang-barang yang sudah dipicking.

4. Issuing Secara global Departemen Issuing bertanggung jawab dalam proses pengiriman barang dan kotak peluru. Adapun alur kinerja Departemen Warehouse adalah sebagai berikut : Admin Issuing memproses PB toko menjadi DO. Admin Croscheck mengechek DO tersebut. Helper Issuing memindahkan palet-palet yang berisi kolian barang dari area boarding ke area loading. Polpak beserta krani mengechek kolian yang akan dikirim ke toko. Helper Issuing memasukan barang-barang ke dalam armada. Officer Issuing memasukan kotak peluru ke tempat kotak kotak peluru di dalam armada dan menguncinya. Officer Issuing mengunci pintu armada. Admin Issuing melakukan proses administrasi ketika Driver JBL

menyerahkan Faktur dan STTB.

Admin Retur Toko menerima data returan barang melalui email. Admin Retur Toko melakukan proses administrasi ketika Driver JBL menyerahkan SJI (Surat Jalan Internal) dan NRB (Nota Retur Barang). Officer Issuing bertanggung jawab dan melakukan proses administrasi atas uang setoran toko yang di masukan ke dalam kotak peluru.

5. Bad Stock Departemen Bad Stock secara umum bertanggung jawab atas barang-barang returan. Dalam mekanismenya barang-barang returan terbagi dua, returan dari toko dan returan ke supplier. Menerima barang returan dari toko yang dititipkan melalui armada JBL. Mengecheck barang returan dari toko (layak retur atau tidak). Jika barang-barang returan dari toko tidak layak retur (tidak memenuhi syarat retur) maka barang-barang returan tersebut di TO (Take Offer) balik ke toko. Menyortir barang-barang returan dan mengklasifikasikannya (retur supplier, tukar guling, bazar dan pemusnahan) Koordinasi terhadap pihak supplier prihal barang-barang yang mau di retur ke supplier. Helper Bad Stock mengelompokan dan mendisplay barang-barang returan menurut jenisnya di rak penyimpanan. Helper Bad Stock menyortir barang-barang yang tidak bisa di retur ke supplier (Frisian Flag Indonesia/Bendera, PT. Unilever Indonesia, KAO Indonesia, Beras, minyak goreng dan gula pasir). Melakukan proses pemotongan OH (On Hand) baik langsung ataupun tidak langsung. Melakukan proses retur barang-barang dari supplier (retur supplier). Membuat pengajuan bazar ke HO. Melaksanakan kegiatan bazar. Membuat pengajuan pemusnahan barang ke HO (Head Office). Melakukan proses pemusnahan barangke HO. Membuat BAP yang kemudian di ACC oleh HO.

BAB III ALUR PENERIMAAN DAN PENGIRIMAN BARANG

A. Alur Penerimaan Barang Admin Receiving mengirimkan PO (Purchas Order) ke supplier melalui email. PO tersebut berasal dari EOD (End Of Day) yang dikirimkan oleh toko-toko ke DC, kemudian EOD tersebut diproses menjadi PB (Permintaan Barang). PB ini kemudian diproses menjadi PO oleh Admin Receiving. Supplier memproses PO dari DC, kemudian mengirim barang menurut PO tersebut ke DC. Supplier menyerahkan PO dan faktur barang ke Admin Receiving untuk dichek kuantitas beserta harganya secara administrasi. Setelah diproses oleh Admin Receiving, Checker Receiving mengechek barang tersebut secara fisik ketika barang diturunkan dari mobil supplier, lalu dibuat LPB (Laporan Penerimaan Barang) setelah proses pengechekan selesai. Barang-barang tersebut kemudian dimasukan ke area transit untuk dichek ulang dan dikelompokan menurut lorong-lorong rak yang berada digudang penyimpanan. Barang-barang yang sudah dikelompokan tersebut dipindahkan ke lorong-lorongnya dan didisplay di rak (area storage) oleh Helper Progress.

B. Alur Pengiriman Barang Admin Issuing memproses PB toko melalui system DCS. PB toko tersebut diproses menjadi DO (Delivery Order). Admin Kroscheck melakukan proses pengechekan DO. Setelah proses tersebut selesai, DO tersebut diserahkan ke Officer Warehouse untuk di bagikan ke Picker Warehouse untuk dilakukan proses picking. Picker Warehouse melakukan proses picking. Barang yang sudah dipicking lalu disimpan di atas palet dan dipindahkan ke area boarding sambil dikelompokan menurut jalurnya oleh Helper Progress. Kemudian Checker Warehouse mengecheck ulang kolian tersebut. Ketika armada JBL (Jasa Berdikari Logistik) datang dan siap mengantarkan barang ke toko, Helper Issuing memindahkan palet yg berisi kolian barang tersebut ke area loading. Di area loading kolian dichek kembali oleh Polpak dan Krani sambil memasukan barang-barang tersebut dimasukan ke dalam armada oleh Helper Issuing. Offiser Issuing memasukan kotak peluru ke tempat kotak peluru yang berada di dalam armada dan menguncinya.

Setelah semua proses tersebut selesai, Driver JBL mengantarkan armada tersebut ke toko-toko tujuan. Sesampainya di toko tujuan, Driver JBL menyerahkan faktur ke pejabat toko dan dicocokan dengan PO yg dikirim Admin Issuing melalui email. Setelah itu, Pejabat Toko membuka kunci pintu armada tersebut dan melakukan proses penurunan barang dari dalam armada sambil mengecheck kuantitasnya dalam bentuk kolian. Setelah proses tersebut selesai, Pejabat Toko menandatangani STTB (Surat Tanda Terima Barang). Pihak toko menitipkan barang lebih (BL), barang non faktur (BNF), salah barang (SB), dan barang returan beserta SJI (Surat Jalan Internal) dan NRB (Nota Retur Barang) ke armada untuk di bawa ke DC (jika ada). Kemudian Driver JBL membawa armada kembali ke DC. Ketika armada sampai di DC, Driver JBL menyerahkan STTB, faktur, ke Admin Issuing, dan menyerahkan SJI dan NRB (jika ada) ke Admin Retur Toko. Setelah proses administrasi selesai, jika ada barang BL, BNF dan SB, Helper Issuing mengeluarkan barang-barang tersebut yang kemudian di check oleh Checker Issuing. Jika ada barang returan, Driver JBL menyerahkan barang returan yang disertai NRB ke Departemen Bad Stock.

BAB IV ANALISIS

Selama observasi di DC Reguler PT. Midi Utama Indonesia Cabang Serpong, bisa dilihat bahwa system kerja team DC lebih ditekankan terhadap kekompakan kinerja team. Hal tersebut dapat tercapai dengan adanya keharmonisan dan pendekatan emosional yang baik antar individu team DC. Kekompakan kinerja team sangat berpengaruh terhadap keberlangsungan kinerja di DC. Hal tersebut dapat terbukti ketika ada masalah intern antar karyawan, susana kerja terasa kurang kondusif dan kurang nyaman. Maka dari itu petinggi DC harus peka dan bisa meredam permasalahan intern yang ada antar sesama karyawan demi proses kinerja yang lebih baik. Sifat seorang leader sangat berpengaruh terhadap kinerja bawahan dan keharmonisan lingkungan kerja. Hal tersebut dapat terbukti dari hasil kinerja dari sebuah team yang dipimpin oleh leader yang berwibawa, disegani dan mampu mengayomi bawahannya. Hal tersebut dapat meningkatkan semangat kerja team dan meminimalisir 5 NG yang bisa dikatakan sudah menjadi tradisi. Penanganan barang juga mempengaruhi terhadap kualitas barang tersebut. Penangan yang ceroboh bisa menyebabkan kualitas dari barang tersebut menurun, contoh kasus penyok, kemasan pecah dan lain-lain. Penangan barang yang salah sudah menjadi sebuah kebiasaan dan tradisi. Alasan yang sering ditemukan adalah biar lebih mengefisienkan waktu. Padahal dengan cara penangan yang salah akan menambah masalah dan menambah kerjaan. Penurunan kualitas bisa menyebabkan kerugian terhadap perusahaan, maka dari itu Quality Control harus lebih diperhatikan lagi, agar bisa menekan angka kerugian.

10

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan DC Reguler PT. Midi Utama Indonesia Tbk. Cabang Serpong mempunyai lima departemen, yaitu, Departemen Receiving, Departemen Progress, Departemen Warehouse, Departemen Issuing dan Departemen Bad Stock. Ke-lima departemen tersbut saling berkaitan satu sama yang lainnya. Maka dari itu perlu ada keharmonisan antar lintas departemen, agar tercipta suasana yang nyaman dan harmonis dalam lingkup kerja. Berdasarkan hasil observasi lapangan dan analisis di atas dapat disimpulkan beberapa hal, yaitu dari system kerja team DC lebih ditekankan terhadap kekompakan kinerja team. Hal tersebut dapat tercapai dengan adanya keharmonisan dan pendekatan emosional yang baik antar individu karyawan DC dan juga keharmonisan antara departemen. Satu hal lagi yang tidak boleh sampai terlupakan, yaitu dari segi penangan barang, ketika quality control dimaksimalkan, maka resiko kerugian dapat tekan.

B. Saran Untuk bisa mencapai keharmonisan dalam sebuah team dibutuhkan sikap saling mengerti dan memahami antar sesama karyawan dan sikap seorang leader yang dapat mengayomi bawahannya. Seorang leader harus bisa meminimalisir sifat merasa paling benar dan paling berkuasa dihadapan bawahannya. Tetap bersikap legowo agar bisa lebih berwibawa dan disegani oleh bawahannya. Tanggung jawab dan Quality Control harus lebih diperhatikan, agar bisa menekan angka kerugian.

11