Crear un boletn informativo para mantener el contacto con los clientes

Muchos expertos en marketing afirman que adquirir un nuevo cliente cuesta entre seis y siete veces ms que conservar un cliente existente. Mantenga el contacto con los clientes a travs de un boletn informativo y quizs piensen en su empresa en primer lugar cuando tengan que hacer otra compra o hacer una recomendacin a un amigo. Si utiliza Microsoft Office Publisher 2007, puede crear exactamente el boletn que desee y proporcionar a sus clientes la informacin que necesitan.

La clave para crear un boletn de xito

Para tener xito, los boletines deben ofrecer informacin de inters, y deben ser breves y claros. Si desea lograr estos objetivos, debe saber a quin van dirigidos y proporcionar lo que los lectores desean. Es preferible crear boletines breves y frecuentes en lugar de extensos y poco frecuentes, en opinin de Roger C. Parker, autor de Looking Good in Print yDesign to Sell. Los boletines deben proporcionar la informacin precisa para animar a sus clientes a ponerse en contacto con usted o visitar su empresa para obtener ms informacin. Trate de ofrece algo a cada uno de los clientes, con una variedad de artculos en cada nmero. La diversidad aumenta las probabilidades de que al menos un artculo sea de inters para los lectores y les lleve a ponerse en contacto con usted. Si sabe a qu segmento de los clientes pertenece cada uno de los destinatarios, dirija el contenido de ediciones distintas del boletn a segmentos de clientes concretos.
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Planear el contenido del boletn

Establezca una conexin con los clientes y obtenga credibilidad y autoridad proporcionando informacin, en lugar de tratar de vender a toda costa. Escriba desde el punto de vista de los clientes. Si se centra en lo que los clientes desean saber y no en lo que usted desea decirles, puede mejorar el efecto del boletn. Al planear cada nmero del boletn, trate de imaginar categoras. Haga una lista de los tipos de informacin que para la mayora de sus clientes resulte til. A continuacin, trate de incluir un artculo de cada categora en cada nmero. En la lista puede incluir, por ejemplo:

Sugerencias o artculos de procedimientos sobre cmo sacar ms partido de sus productos o servicios Un artculo de opinin sobre un tema de inters reciente Reseas de nuevos productos o anuncios de nuevos servicios Promociones especiales Noticias o casos de clientes satisfechos El perfil de un empleado o una entrevista con un experto

Para obtener ayuda con la creacin del contenido del boletn, vea Sugerencias para redactar publicaciones eficaces de marketing y Sugerencias para trabajar con imgenes.

DECIDA CMO DESEA DISTRIBUIR EL BOLETN

Puede enviarlo a travs del correo electrnico o publicarlo en un sitio Web. Si piensa imprimir el boletn, decida cmo desea hacerlo antes de crearlo y personalizarlo. Si va a imprimir una tirada pequea, probablemente pueda hacerlo en una impresora de escritorio. Si piensa imprimir un gran nmero de ejemplares, podra interesarle hacerlo en una empresa de creacin de copias o en una imprenta. Para decidir cul es la mejor manera de imprimir el boletn, vea Sugerencias para imprimir una publicacin. Si decide imprimir el boletn en una empresa de creacin de copias o una imprenta, describa el proyecto pormenorizadamente de antemano. Antes de iniciar el proyecto, describa sus objetivos y averige cules son los requisitos del impresor. As evitar el tomar decisiones de diseo que haya que cambiar posteriormente. Siga comunicndose con el impresor mientras dure el proceso de diseo para ganar tiempo ahorrar dinero ms adelante. Para obtener una lista de los aspectos ms importantes que hay que tener en cuenta, vea Sugerencias para preparar las publicaciones para impresin comercial. Cuando llegue el momento de entregar la publicacin al impresor, veaEntregar el archivo de Publisher al impresor.
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Crear el boletn
Cuando haya decidido qu artculos e imgenes va a presentar, debe producir el boletn eligiendo y adaptando un diseo y, despus, agregando el contenido. Si bien puede crear boletines, o cualquier otra publicacin desde cero en Office Publisher 2007 y distribuirlos impresos, por correo electrnico o por Internet, este artculo se centre en la utilizacin de una plantilla de Publisher para crear un boletn que se vaya a imprimir.

ELEGIR Y PERSONALIZAR EL DISEO DEL BOLETN

1. 2. 3. 4. Inicie Publisher. En la lista Tipos de publicacin, haga clic en Boletines. En Boletines, haga clic en Diseos ms recientes o en Diseos clsicos. Realice una de las siguientes acciones: Haga clic en la imagen de vista previa para el diseo de boletn que desee. La plantilla de boletn Perfil es el punto de partida del boletn que se muestra en este artculo.

Busque diseos de plantillas de boletn adicionales en Microsoft Office Online.

Cmo? 5. Elija las opciones que desee para personalizar el diseo.

NOTA

Si utiliza una plantilla que ha descargado desde Office Online, no podr personalizar el diseo hasta

que se abra la publicacin. Realice una de las siguientes acciones:

En Personalizar, haga clic en el esquema de colores y el esquema de fuentes que desee. En Personalizar, haga clic en el conjunto de datos empresariales que desee, o cree uno nuevo. En Opciones, haga clic en Ver una pgina si va a imprimir el boletn por una cara, o en Ver dos pginas si desea trabajar con un diseo que tenga pginas enfrentadas y vaya a imprimir el boletn a dos caras o en papel tamao tabloide.

En Opciones, active la casilla de verificacin Incluir direccin del cliente si desea que la direccin del cliente aparezca en el boletn para enviarlo, en lugar de utilizar un sobre.

6.

Haga clic en Crear.

REALIZAR CAMBIOS DE DISEO

1. En el panel de tareas Opciones de pgina, en Columnas, haga clic en el nmero de columnas que desea que haya en cada pgina.

En el caso de pginas interiores (por ejemplo, las pginas 2 y 3 de un boletn de 4 pginas), aparece la lista Seleccione una pgina que modificar. Haga clic en A la izquierda de la pgina o A la derecha de la pgina y, a continuacin, para cada una de las pginas, haga clic en uno de los siguientes formatos: 3 historias,Calendario, Formulario de pedido, Formulario de respuesta o Formulario de inscripcin. Para obtener ms informacin acerca del trabajo con columnas, vea Configurar columnas de texto mediante guas de diseo. 2. En Objetos propuestos, haga clic en una opcin para que se inserte en la pgina.

TRABAJAR CON EL TEXTO

Si ya cre un conjunto de datos empresariales, su informacin de contacto empresarial y el logotipo reemplazarn automticamente parte del texto del marcador de posicin.
NOTA

La informacin empresarial no reemplaza automticamente el texto del marcador de posicin en las

plantillas descargadas de Office Online. Para reemplazar los nombres de los marcadores de posicin, direcciones y logotipos con su informacin empresarial, haga clic en el botn de etiqueta inteligente para

un elemento de informacin empresarial, como el nombre o la direccin de la compaa y, a continuacin, haga clic en Actualizar del conjunto de informacin empresarial. (Aparece el botn de etiqueta inteligente al seleccionar texto o un logotipo.) 1. Para cada bloque de texto de marcador de posicin, siga uno de estos procedimientos: Seleccione el texto del marcador y, a continuacin, escriba. Haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) para seleccionar el texto del marcador, elija Cambiar texto en el men contextual, haga clic en Archivo de texto, haga clic en el archivo que contenga el texto que

desee usar y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

NOTA

En la mayora de los casos, el texto cambia automticamente de tamao para ajustarse al cuadro de

texto. Por ejemplo, si el ttulo de un artculo es demasiado largo, el tamao del texto se reduce automticamente para que quepa. 2. Ajuste el tamao de texto. Realice una de las siguientes acciones: Para evitar que se cambie el tamao del texto automticamente para que se ajuste a un cuadro de texto que no est conectado a otros cuadros de texto, haga clic en el cuadro de texto, elija Autoajustar textoen el men Formato y, a continuacin, haga clic en No autoajustar. .

Para cambiar manualmente el tamao de fuente, haga clic en el texto y a continuacin, seleccione un nuevo tamao de fuente en la listaTamao de fuente de la barra de herramientas Formato.

Para obtener ms informacin sobre Ajustar texto en cuadros de texto, consulteActivar y desactivar el ajuste de texto automtico. Office Publisher 2007 tambin simplifica la tarea de personalizar los boletines para cada destinatario. por ejemplo, con el nombre y la direccin del cliente, un saludo personal o informacin sobre la visita ms reciente del cliente a su empresa. Para obtener ms informacin acerca de cmo personalizar los boletines, vea Crear una combinacin de correspondencia y Sugerencias para personalizar una publicacin. Para obtener ms informacin acerca de cmo trabajar con texto, vea Obtener texto en la pgina de Publisher y Importar texto de otro archivo en una publicacin.

TRABAJAR CON LAS IMGENES

1. Haga clic con el botn secundario del mouse en la imagen de marcador de posicin, elija Cambiar imagen en el men contextual y, a continuacin, haga clic en el origen de la nueva imagen.

SUGERENCIA

Si no ve Cambiar imagen al hacer clic con el botn secundario del mouse, haga clic en la

imagen de marcador de posicin una vez hasta que vea crculos blancos rodeando el marco de la imagen. Haga clic en la imagen de nuevo hasta que vea crculos grises con una x en ellos rodeando la imagen y, a continuacin, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la imagen. 2. 3. 4. Elija la nueva imagen y, a continuacin, haga clic en Insertar. Repita el proceso, segn sea necesario, para otras imgenes de la publicacin. Cuando el boletn adquiera el aspecto que desea que tenga, haga clic enGuardar en el men Archivo. Para obtener ms informacin acerca de cmo trabajar con imgenes, consulteSugerencias para trabajar con imgenes.
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Preparar la distribucin del boletn y el seguimiento de la respuesta que genera

No importa lo informativo que sea su boletn: el efecto que tenga depender de que se lo enve a las personas indicadas. Si analiza cuidadosamente los nombres de clientes en la lista de correo y dirige el boletn a los clientes que estn interesados en la empresa, puede maximizar el xito de la campaa de marketing. Una vez que analice los nombres en la lista de correo, Office Publisher 2007 puede ayudarle a crear, administrar y almacenar una lista nica de clientes mediante la combinacin y modificacin de las listas de clientes desde varios orgenes. Para obtener ms informacin acerca de cmo preparar y definir la lista de correo, vea Sugerencias para las listas de correo. Si realiza un seguimiento de las reacciones que genera el boletn y entiende lo que piden esas respuestas, puede identificar que historias, ofertas y tcticas se realizaron correctamente y cules no. Para obtener ms informacin acerca de cmo hacer un seguimiento eficaz de las respuestas a las campaas de correo directo, vea Sugerencias para realizar un seguimiento eficaz.
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Distribuir el boletn
Cuando haya creado una publicacin en Office Publisher 2007, tiene muchas opciones para distribuirlo:

Puede enviar el boletn en un mensaje de correo electrnico, tanto en el cuerpo del mensaje como incluido como datos adjuntos, en los formatos de archivo PDF o XPS. Puede publicar el boletn en un sitio Web. Puede imprimirlo en su impresora de escritorio. Puede empaquetar todos los archivos que lo componen para enviarlo a un impresor.

ENVIAR EL BOLETN POR CORREO ELECTRNICO

Si utiliza el correo electrnico, se dirige a un segmento de los destinatarios que podran ser difciles de contactar por otros mtodos, por ejemplos los usuarios que visitan un sitio Web o una tienda y facilitan su direccin de correo electrnico. Mediante la combinacin de correo electrnico, puede enviar un mensaje de correo electrnico ms personalizado a cada destinatario. Tambin puede convertir el boletn en mensaje de correo electrnico para realizar una campaa de marketing ms unificada. Por ltimo, puede publicar el boletn como archivo PDF o XPS y adjuntarlo a un mensaje de correo electrnico. Para obtener ms informacin acerca del envo de publicaciones por correo electrnico, vea Crear y enviar publicaciones para correo electrnico mediante Publisher. Para ver un boletn que se cre para imprimirlo y cmo se puede convertir para distribuirlo mediante la combinacin de correo electrnico, vea la demostracin Personalizar boletines con combinacin de correspondencia en Publisher 2007. Para obtener informacin sobre cmo guardar un boletn como archivo PDF o XPS, vea Guardar archivos de Publisher en formatos que puedan ver otros usuarios. Para obtener informacin sobre el uso de correo electrnico en una campaa de marketing, vea Sugerencias sobre marketing por correo electrnico.

PUBLICAR EL BOLETN EN EL WEB

Si ha utilizado una plantilla de boletn de Publisher para crear un boletn, puede convertirlo en un sitio Web. Para saber cmo hacerlo, vea Convertir un boletn impreso para su uso en Web. Si no desea tener que agregar cada una de las pginas de varias ediciones de un boletn al sitio Web, puede publicar cada edicin como archivo PDF o XPS y crear vnculos a los boletines desde una pgina del sitio Web. Para obtener informacin sobre cmo guardar una publicacin como archivo PDF o XPS, veaGuardar archivos de Publisher en formatos que puedan ver otros usuarios.

IMPRIMIR EL BOLETN
Si slo va a imprimir unos cuantos ejemplares, puede imprimir el boletn en una impresora de escritorio. Si la impresora admite la impresin en papel tamao tabloide, puede crear un boletn plegado, con pginas de 8,5 x 11 pulgadas. Puede usar esta tcnica con cualquier tamao de publicacin que sea la mitad de ese tamao de papel.

Configurar el boletn para imprimirlo en una impresora de escritorio

1. 2. Abra la publicacin de boletn que desea imprimir como folleto plegado. En el panel de tareas Formato de publicacin en Opciones de boletn, haga clic en Cambiar tamao de pgina. 3. En el cuadro de dilogo Configurar pgina, en Tamaos de pginas en blanco, haga clic en Folletos y, a continuacin, haga clic en Carta 8,5 x 11 pda. 4. 5. Haga clic en Aceptar. En el men Archivo, haga clic en Configurar impresin y, a continuacin, haga clic en la ficha Configuracin de publicacin y papel. 6. En la lista Nombre de impresora, seleccione una impresora que pueda imprimir en papel tamao tabloide u 11 x 17 pulgadas. 7. 8. 9. En Papel, compruebe que est seleccionado el tamao de papel tabloide u 11 x 17 pulgadas. En Orientacin, compruebe que est seleccionado Horizontal. En Opciones de impresin, haga clic en Folleto, plegado verticalmente. Si no existe la opcin Folleto, plegado verticalmente, es posible que el tamao de papel seleccionado sea demasiado pequeo para las pginas. Asegrese de que el tamao de papel seleccionado es el doble que el tamao de la pgina. En Vista previa, puede ver cmo aparecern dos de las pginas cuando se impriman en una hoja de tamao tabloide.

10. Haga clic en Aceptar.

Imprimir el boletn en una impresora de escritorio

1. En el men Archivo, haga clic en Vista preliminar para revisar el trabajo y haga clic en Cerrar cuando haya terminado. 2. En el men Archivo, haga clic en Imprimir y, a continuacin, haga clic en la ficha Configuracin de publicacin y papel. 3. Si la impresora es compatible con la impresin a dos caras, compruebe que Dos caras o Dos caras voltear por lado corto est seleccionado enOpciones de impresin a doble cara. 4. En la opcin Copias, escriba el nmero de copias que desea imprimir.
NOTA

Si va a imprimir varias copias de un boletn que requiere varias hojas de papel, active la casilla de

verificacin Intercalar para que las pginas estn en orden en cada una de las copias de la publicacin impresa. 5. 6. En Intervalo de impresin, haga clic en Todas las pginas. Seleccione las dems opciones que desee y haga clic en Imprimir para imprimir la publicacin. Si va a imprimir en papel de tamao tabloide, Office Publisher 2007 imprime la primera y la ltima pginas en una cara de la hoja, la segunda y la penltima pginas en la otra cara, y as sucesivamente, como se muestra aqu.

Si el equipo no es compatible con la impresin a dos caras, se inicia el Asistente para la configuracin de la impresora de Publisher y le indica los pasos para imprimir una copia de la publicacin en el orden correcto, de forma que la primera y la ltima pginas se impriman en una hoja, la segunda y la penltima pginas se impriman en otra hoja, y as sucesivamente. Cuando fotocopie las pginas a dos caras, las pliegue y las grape o encuaderne, estarn en el orden correcto.
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Crear la marca con una plantilla de boletn propia

Cuando finalice su primer boletn, puede guardarlo como plantilla que puede volver a utilizar. Si crea una plantilla, puede agilizar el proceso de creacin de los siguientes nmeros del boletn, adems de mantener el mismo formato en todos ellos. Las plantillas mantienen todas sus decisiones anteriores sobre el formato. El archivo de la plantilla puede abrirse y modificarse, pero la nueva publicacin debe guardarse con un nombre distinto para evitar cambiar inadvertidamente la plantilla de boletn original.

CREAR UNA PLANTILLA DE BOLETN A PARTIR DE UNA PUBLICACIN EXISTENTE

1. 2. 3. 4. 5. En Publisher, abra la publicacin de boletn que desee utilizar como base para la plantilla. En el men Archivo, haga clic en Guardar como. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Plantilla de Publisher. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla. Haga clic en Guardar. Para ver la plantilla que acaba de crear, cierre y Publisher y vuelva a iniciarlo y, a continuacin, haga clic en Mis plantillas.
NOTAS

En Windows Vista, la carpeta predeterminada para las plantillas de Microsoft Office Publisher es C:\Users\nombre de usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Templates. Si guarda una plantilla en otra ubicacin, Publisher podra no encontrarla.

En Microsoft Windows XP, la carpeta predeterminada para las plantillas de Microsoft Office Publisher es C:\Documents and Settings\nombre de usuario\Application Data\Microsoft\Templates. Si guarda una plantilla en otra ubicacin, Publisher podra no encontrarla.

Crear el siguiente nmero del boletn a partir de la plantilla

1. 2. Inicie Publisher. Por encima de la lista Tipos de publicacin, haga clic en Mis plantillas y, a continuacin, haga doble clic en el nombre de la plantilla que desee. Si su plantilla no est en la lista, es posible que no la haya guardado en la carpeta predeterminada para las plantillas. Si ha guardado una plantilla en una ubicacin que no es la carpeta predeterminada para las plantillas, debe desplazarse a la ubicacin en que la guard y abrirla, o moverla a la ubicacin predeterminada para plantillas en el equipo.

3.

Agregue el nuevo contenido siguiendo los pasos de la seccin Crear el boletn de este artculo.
NOTAS

En Windows Vista, la carpeta predeterminada para las plantillas de Microsoft Office Publisher es C:\Users\nombre de usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Templates. Si guarda una plantilla en otra ubicacin, Publisher podra no encontrarla.

En Microsoft Windows XP, la carpeta predeterminada para las plantillas de Microsoft Office Publisher es C:\Documents and Settings\nombre de usuario\Application Data\Microsoft\Templates. Si guarda una plantilla en otra ubicacin, Publisher podra no encontrarla.