CAPTULO VI

MARCO ADMINISTRATIVO
Los que emplean mal su tiempo son los primeros que se quejan de su brevedad

(La Bruyre)

6.1. GENERALIDADES

Como afirma Mario Tamayo y Tamayo en el ciclo doctoral de Luis Herrera y otros (1999: 148-152) todo proyecto, en su diseo, adems de indicar los aspectos tcnicos y cientficos del tema y problema propuesto, el cual obedece a sus objetivos, debe contemplar adems los aspectos logsticos del mismo, es decir, cmo se va a lograr la realizacin del proyecto, para lo cual en la parte administrativa del mismo se indica el manejo de los recursos, del tiempo y de presupuesto, para el desarrollo de las diversas actividades del proyecto.

Dado que la ciencia es una actividad que tiene que ser administrada, y que muchas veces implica la adjudicacin de cuantiosos recursos, ella tambin debe regirse por estrictas consideraciones de costo beneficio.

El marco administrativo responde a las preguntas: Cmo se lograr la realizacin del proyecto?, Con qu recursos se organizar la investigacin?, En qu tiempo se investigar?

6.2. CRONOGRAMA

El cronograma es un instrumento que debe ser planificado y elaborado cuidadosamente, a fin de poder supervisar la ejecucin del proyecto de investigacin.

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En el cronograma se describe detalladamente por un lado la naturaleza y secuencia de las actividades; y, por otra el tiempo disponible de duracin de cada una de estas. Esto implica determinar con precisin cules son esas actividades, a partir de los aspectos tcnicos presentados en el proyecto.

La unidad de tiempo puede ser el da, la semana o el mes, y en funcin de estas unidades se calcula la ejecucin de cada etapa y la duracin total del proyecto, con fines de evaluacin y determinacin de recursos humanos (horas/hombre), materiales y financieros.

Para la presentacin del cronograma se utilizan generalmente diagramas (de barras verticales u horizontales, circulares o pie-diagramas), lo que permite visualizar mejor el tiempo de cada actividad y, sobre todo, en aquellos casos en que hay varias actividades en un mismo tiempo; ya que se estructuran a partir de coordenadas cartesianas.

En proyectos sencillos, uno de los diagramas tradicionalmente utilizados como instrumento de control y comunicacin de los programas de ejecucin, es el de barras de Gantt.

ACTIVIDADES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Elaboracin del proyecto Prueba piloto

MESES Y SEMANAS

1 ABR.

2 MAY.

3 JUN.

4 JUL.

5 AGO.

6 SEP.

7 OCT.

8 NOV.

9 DIC.

10 ENE.

Elaboracin del marco terico Recoleccin de informacin Procesamiento de datos Anlisis de los resultados y conclusiones Formulacin de la propuesta Redaccin del informe final Transcripcin del informe Presentacin del informe

Fuente: Luis Herrera E. y otros (2002: 204)

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6.3. LOS RECURSOS

La razn ms importante de ser de los proyectos reposa sobre la necesidad de conseguir recursos. Los recursos para la investigacin son limitados y un proyecto es el modo de entrar en competencia para el acceso a dichos recursos.

En todo proyecto de investigacin deben estar definidos tres recursos:

a. Recursos humanos son las personas que van a ser necesarias para el trabajo de investigacin, como equipo de investigadores, asesor, personal de apoyo, etc.

b. Recursos materiales son los equipos, transportes, materiales de escritorio, etc.

c. Recursos econmicos son el dinero necesario para costear el trabajo, indicando el financiamiento y el presupuesto de operacin.

Es muy frecuente que los proyectos se inicien y no se terminen, o que terminen y no se apliquen. Las instituciones que financian proyectos deben tener una garanta de que el proyecto es viable y factible. Estn disponibles los recursos humanos y tcnicos materiales para su ejecucin y aplicacin?

6.3.1. El financiamiento

Segn Bolvar Costales Gavilanes (2002: 203-208), el estudio del financiamiento es una de las fuentes ms trascendentes en el anlisis de los proyectos y muchas veces es el factor limitante para la ejecucin de alternativas de inversin rentables, que por falta de recursos financieros, no pueden llevarse a cabo, sobre todo en pases, en donde los fondos de inversin son escasos.

Las limitaciones financieras se pueden dar cualquiera sea el tipo de patrocinador que tenga el proyecto, ya sea que el proyecto est siendo considerado por un empresario, por un grupo de grandes industriales (nacionales o extranjeros), o por un organismo gubernamental, o semigubernamental.

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La asignacin de recursos financieros ayuda y facilita la ejecucin de un proyecto; y, de presentarse desajustes, por la falta de capitales, estos son factibles de corregirse; solo si, las diferencias entre las estimaciones y las necesidades reales no son muy significativas.

Las fuentes de financiamiento de un proyecto pueden ser internas (autofinanciamiento) y externas. A la vez, el financiamiento puede ser a corto y largo plazo.

Un proyecto, cualquiera sea el sector en que se ubique, requiere cubrir fundamentalmente las necesidades de financiamiento para capital fijo (terrenos, equipos, maquinaria, instalaciones y patentes) y capital de explotacin o circundante (materia prima, mano de obra y materiales indirectos).

Las necesidades de capital deben cubrir de manera satisfactoria todas las fases del proyecto, de acuerdo a los cronogramas y planes previstos sealndose, incluso, los requerimientos de moneda extranjera o divisas.

Las fuentes internacionales de financiamiento de proyectos ms conocidas en el medio latinoamericano son:

Banco Mundial (BM) con sus tres integrantes: Banco Internacional de Reconstruccin y Fomento (BIRF), Asociacin Internacional de Fomento (AIF), Corporacin Financiera Internacional (CFI).

Banco Interamericano de Desarrollo (BID). Agencia Internacional para el Desarrollo (AID). Corporacin Andina de Fomento (CAF). Financiamiento Bilateral, a travs del Coface de Francia, el Banco de Exportacin e Importacin de los EE. UU. Eximbank, el Banco Exterior de Espaa y el Eximbank del Japn.

Los organismos que financian proyectos a nivel nacional por medio de crditos son:

Corporacin Financiera Nacional (CFN). Banco Nacional de Fomento (BNF).

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Banco del Estado (BdE).

6.3.2. El presupuesto de operacin

El presupuesto se refiere al clculo anticipado de los gastos que requiere el proyecto para su ejecucin (costo total del trabajo), con el fin de hacer las previsiones econmicas necesarias.

Para Bolvar Costales Gavilanes (2002: 184) el grado de dificultad en la elaboracin de los presupuestos es mayor en la medida en que mayor sea el nmero de procesos, productos o servicios, que pueden ofrecerse.

El presupuesto incluye un aspecto relativo a los rubros de gastos de operacin (costo de materiales, movilizacin, honorarios, etc.), fcilmente deducibles de anlisis del cronograma y de la magnitud del proyecto de investigacin.

Adems de puntualizarse las fuentes de financiamiento del proyecto, es conveniente indicar el nmero y tipo de especialistas necesarios, materiales y equipos que se van a emplear. Se recomienda que al final de la lista de gastos conste imprevistos, asignando un 10% de la suma de los gastos anteriores.

RUBROS DE GASTOS 1. Personal de apoyo 2. Adquisicin de equipos 3. Material de escritorio 4. Material bibliogrfico 5. Transporte 6. Transcripcin del informe 7. Imprevistos TOTAL:

VALOR

Fuente: Luis Herrera E. y otros (2002: 203)

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En el presupuesto de todo proyecto se presentan dos tipos de gastos que segn la contabilidad de costos son denominados costos directos y costos indirectos.

a. Costos directos.- Son aquellos que forman parte del proyecto y cuya asignacin al mismo (proyecto) se puede realizar sin mayor dificultad. Todos estos gastos debern ser previamente aprobados y estn respaldados por algn tipo de documento para su ejecucin.

En un proyecto de investigacin los costos directos son aquellos generados por las actividades especficas, tales como: investigador principal, coinvestigadores, investigadores auxiliares, los equipos tcnicos, los elementos de consumo, gastos de administracin y servicios concretos presentados por el departamento de investigaciones.

b. Costos indirectos.- Son aquellos derivados de la planeacin, ejecucin o terminacin del proyecto, pero cuya asignacin al mismo no es muy clara, dado que su vinculacin con el proyecto no es inmediata.

Los costos indirectos son de diferente cuantificacin, por estar incluidos en rubros que generalmente asume la administracin de la institucin y no la de proyecto; estos gastos son: luz, agua, telfono, aseo, mensajera, transporte vehicular, secretarias, etc.