January 1, 2012 2012

[LEAN SERVICE]

Lean Service
Implementasi Lean Service Untuk Meminimalkan Waste Dalam PT. Ekspedisi Aneka Surabaya

Dosen Pembimbing : Prof. Ir. Moses Laksono Singgih M. Sc., Ph.D

Disusun Oleh Syahidan Hidaya Qorik Alfian Donna Andy P

2508100054 2508100091 2508100160

Lean Service

2012
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Jasa (service) adalah tindakan atau kerja yang menciptakan manfaat bagi pelanggan pada waktu dan tempat tertentu, sebagai hasil dari tindakan mewujudkan perubahan yang diinginkan dalam diri atau atas nama penerima jasa tersebut (Lovelock and Wright, 1999: 5) Menurut Kotler (1995), jasa adalah setiap tindakan atau kegiatan yang dapat ditawarkan oleh satu pihak kepada pihak lain yang pada dasarnya tidak berwujud dan tidak mengakibatkan kepemilikan apapun. Jadi jasa dapat diartikan sebuah tindakan atau aktivitas yang bernilai ekonomis karena dapat memberikan manfaat dan kepuasan terhadap penggunanya dan bukan merupakan suatu benda yang bersifat intangible (tidak berwujud fisik), konsumen terlibat secara aktif dalam proses produksi dan tidak menghasilkan kepemilikan. Service merupakan faktor yang penting dalam bisnis jasa, persaingan bisnis jasa pada saat ini sudah kian ketat. Hal ini dapat dilihat dari banyaknya perusahaan swasta negeri dan perusahaan asing yang mendirikan perusahaan jasa sejenis di Indonesia. Pada saat ini perusahaan jasa pengiriman dan logistik barang berlomba-lomba untuk meningkatkan competitve advantages. Hal ini juga didukung dari pihak pemerintah dengan mengeluarkan Undang Undang UU No. 38/2009 berisi tentang perundang-undangan pertama di dunia yang meliberalisasi aktivitas pengiriman. Berdasarkan Undang- Undang ini PT. Ekspedisi Aneka bersaing langsung dengan perusahaan jasa hantar dan logistik swasta nasional maupun asing dengan tujuan mengambil pasar di Indonesia. Mulai dari perusahaan TIKI, JNE hingga FEDEX, mereka semua telah siap untuk memasuki sektor bisnis yang menjanjikan masa depan yang prospektif. Ekspedisi Aneka adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang jasa pengiriman barang melalui jalur laut. Prospek dan peluang usaha pengiriman barang ini semakin bagus,kenyataan ini didukung dengan semakin tumbuhnya perindustrian dan penjualan barang secara online, yang secara tidak langsung pasti membutuhkan jasa pengiriman barang untuk mengirimkan barang yang dijual maupun dibelinya. Selain itu industri jasa pengiriman barang di indonesia merupakan industri yang tingkat pertumbuhannya sangat pesat tahun demi tahun, Hal ini bisa terlihat dari banyaknya perusahaan jasa yang terus bertambah dan berkembang pada saat ini demi memenuhi tuntutan pertumbuhan perusahaan yang sangat membutuhkan dukungan industri ini. Dalam memberikan value added perusahaan harus mampu mengidentifikasi faktor-faktor non value added. Untuk mengidentifkasi faktor yang dianggap non value added perusahaan terlebih dahulu mengetahui konsep lean. Lean adalah sebuah pendekatan sistematis yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas, keamanan, efisiensi (Kim et al.,2006). Lean Service

Lean Service

2012
adalah metode yang digunakan untuk meningkatkan pelayanan melalui penerapan pelayanan yang sesuai, peningkatan kecepatan pelayanan, dan peningkatan respon terhadap kebutuhan pelayanan dengan cara memfokuskan pada bagian pelayanan yang dianggap penting (Kim et al.,2006). Suatu perusahan dikatakan lean jika semua aktivitas yang dilakukan hanya aktivitas yang bersifat value-added atau aktivitas yang memberikan nilai tambah. Seiring berkembangnya kebutuhan perusahaan akan process improvement, implementasi dari lean production mencakup berbagai bidang industri baik sektor manufaktur dan sektor jasa. Dalam kasus ini PT. Ekspedisi Aneka Surabaya merupakan objek amatan yang dipakai sebagai penelitian. Pada saat ini PT. Ekspedisi Aneka mempunyai beberapa permasalahan antara lain pelayanan yang kurang prima, termasuk layanan pada saat bisnis itu berlangsung dan pasca. Beberapa permasalahan ini telah di record oleh perusahaan serta dirancang pula untuk rekomendasi perbaikannya, tetapi hingga saat ini permasalahan yang sama selalu muncul. Berdasarkan hal tersebut diperlukan pemetaan masalah yang secara jelas. Salah satu lean tools yang dapat digunakan adalah dengan menggunakan big picture mapping. Dengan big picture mapping akan dapat diketahui gambaran besar proses secara keseluruhan, seperti aliran informasi, aliran nilai dan kualitas di setiap proses dalam . Dari aliran tersebut aktivitas dalam proses dapat digolongkan menjadi aktivitas value added dan non value added, sehingga dari pemetaan tersebut dapat dilakukan improvement. 1.2 Tujuan Permasalahan

Tujuan yang ingin dicapai dari pelaksanaan penelitian ini antara lain sebagai berikut 1. Mengidentifikasi waste yang dihasilkan dari proses jasa PT. Ekspedisi Aneka 2. Mengetahui waste kritis yang terjadi dalam pelayanan pada PT. Ekspedisi Aneka. 3. Memberikan rekomendasi solusi perbaikan terhadap waste kritis yang terjadi 1.3 Ruang Lingkup Penelitian Agar pembahasan dalam penelitian ini lebih terfokus, maka didefinisikan beberapa batasan dan asumsi. Berikut adalah batasan dan asumsi dari penelitan ini: Batasan yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1. Area yang diteliti adalah pelanggan yang hendak mengirim barang pada PT. Ekspedisi Aneka. 2. Waste yang menjadi objek penelitian adalah yang termasuk di dalam lean service

Lean Service

2012
Adapun asumsi yang digunakan dalam penelitian ini adalah : 1. Di dalam bagian PT. Ekspedisi Aneka tidak ada perubahan secara organisasi dan alur proses bisnis selama penelitian.

1.4 Manfaat Penelitian Adapun manfaat yang didapatkan dari penelitian ini adalah : 1. Mengurangi waste dari proses jasa yang berlebihan sehingga PT. Ekspedisi Aneka dapat mencapai efisiensi yang tinggi dan menjadi perusahaan yang lean 2. Pengurangan aktivitas non value added akan berperan penting bagi peningkatan kepuasan pelanggan PT. Ekspedisi Aneka.

Lean Service

2012
BAB II TINJAUAN PUSTAKA Pada bab ini akan membahas berbagai teori yang menunjang pelaksanaan tugas response analisa produktivitas . Teori-teori tersebut bersumber dari berbagai literature, jurnal, dan artikel. 2.1 Lean Service

Lean didefinisikan sebagai metoda dalam menghilangkan sesuatu yang bersifat waste. Waste didefinisikan sebagai segala macam hal yang tidak member nilai tambah. Lean adalah sebuah pendekatan sistematis yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas, keamanan, efisiensi (Kim et al.,2006). Lean Service adalah metode yang digunakan untuk meningkatkan pelayanan melalui penerapan pelayanan yang sesuai, peningkatan kecepatan pelayanan, dan peningkatan respon terhadap kebutuhan pelayanan dengan cara memfokuskan pada bagian pelayanan yang dianggap penting (Kim et al.,2006). Suatu perusahan dikatakan lean jika semua aktivitas yang dilakukan hanya aktivitas yang bersifat value-added atau aktivitas yang memberikan nilai tambah. Seiring berkembangnya kebutuhan perusahaan akan process improvement, implementasi dari lean production mencakup berbagai bidang industri baik sektor manufaktur dan sektor jasa. Dalam organisasi perusahaan inisiatif lean diterapkan ke seluruh lini organisasi dalam rangka mencapai proses yang efektif dan lebih efisien, sehingga produktivitas perusahaan meningkat, menurunkan biaya operational, dan meningkatkan keuntungan bisnis. 2.2 Identifikasi Service Waste

Waste merupakan hasil dari penggunaan yang berlebih dari sumber daya yang di butuhkan untuk menghasilkan produk maupun jasa. Wastedapat diartikan sebagai aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah bagi sebuah proses. Peter Hines dan David Taylor (2000) mengidentifikasi seven waste di dalam sector manufaktur sebagai berikut : Tabel 2.1 Waste dalam manufaktur No Waste Manufaktur 1 Over production Definisi dalam waste manufaktur Produksi terlalu banyak dan terlalu cepat sehingga inventori berlebih

Lean Service

2012

Waiting

Proses menunggu kedatangan operator, material, informasi, peralatan dan prosedur yang harus diselesaikan

Transportation

Berlebihan pergerakan orang, informasi atau barang sehingga terbuang, tenaga waktu dan biaya. Ketidaksesuaian proses/metode operasi produksi yang diakibatkan oleh pngguna tool yang tidak sesuai dengan fungsinya Berlebihan penyimpanan dan keterlambatan informasi atau produk, sehingga biaya yang berlebih dan penurunan pelayanan pelanggan Konsep ergonomis pada tempat kerja, dimana operator melakukan gerakan-gerakan yang seharusnya bisa dihindari Sering kesalahan dalam dokumen, kualitas produk masalah, atau kinerja pengiriman bermasalah.

Inappropriate processing

Excess Inventory

Unnecessary Motion

Defects

Jenis waste di atas merupakan jenis waste dari manufaktur. Jenis waste di dalam manufaktur tentu berbeda dengan waste didalam perusahaan jasa berikut ini gambaran umum mengenai waste dalam jasa atau service : Tabel 2.2 Waste dalam service No 1 2 3 4 5 Waste Manufaktur Over production Waiting Transportation Inappropriate processing Excess Inventory Definisi dalam waste service proses melakukan pelayanan yang berlebihan kepada konsumen tanpa memperhitunggkan timbal baliknya Proses menunggu kedatangan informasi atau menunggu prosedur urutan service Perpindahan yang berlebihan dari proses pelayannan kepada konsumen sehingga berdampak pada pemborosan waktu, effort, dan biaya Ketidaksesuaian metode pelayanan kepada konsumen Penyimpanan persediaan service atau melakukan prosedur service terlalu lebih awal dari kebutuhan service konsumen

Lean Service

2012
6 7 2.3 Unnecessary Motion Defects perlakuakuan proses pelayanan yang kurang efektif dan efisien kepada konsumen Kesalahan proses dari suatu penerapan pelayanan

Big Picture Mapping

Big picture mapping merupakan sebuah tool yang diadopsi dari sistem produksi Toyota, merupakan tool yang digunakan untuk menggambarkan sistem secara keseluruhan dan value stream yang ada di dalamnya. Dari tool ini, informasi tentang aliran informasi dan aliran material dalam sistem dapat diperoleh. Selain itu penggunaan tool ini juga dapat digunakan untuk mengidentifikasi dimana terdapat pemborosan, serta mengetahui keterkaitan antara aliran informasi dan aliran material (Hines, 2000). Peta ini dibuat untuk suatu produk atau pelanggan tertentu yang sudah diidentifikasi sebelumnya. Gambar 2.1 menunjukkan simbol-simbol visual standar yang digunakan big picture mapping.

Gambar Error! No text of specified style in document..1 Simbol-simbol Big Picture Mapping (sumber : Hines, 2000)

Lean Service

2012

Gambar 2.2 Tahapan dalam Big Picture Mapping Untuk melakukan pemetaan terhadap aliran informasi dan material atau produk secara fisik, langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut : a. Mengidentifikasi jenis dan jumlah produk yang diinginkan customer, timing munculnya kebutuhan akan produk tersebut, kapasitas dan frekuensi pengirimannya, serta jumlah persediaan yang disimpan untuk keperluan customer. b. Selanjutnya menggambarkan aliran informasi dari customer ke supplier yang berisi antara lain : peramalan dan informasi pembatalan supply oleh customer, orang atau departemen yang memberi informasi ke perusahaan, berapa lama informasi muncul sampai diproses, informasi apa yang disampaikan kepada supplier serta pesanan yang disyaratkan. c. Menggambarkan aliran fisik berupa material atau produk dalam perusahaan, waktu yang diperlukan, titik terjadinya inventory dan inspeksi, putaran rework waktu siklus tiap titik, berapa banyak produk yang diperiksa tiap titik, waktu penyelesaian tiap operasi, berapa jam perhari tiap stasiun kerja yang beroperasi, dimana inventory diadakan dan berapa banyak, serta bottleneck yang terjadi. d. Menghubungkan aliran informasi dan fisik dengan anak panah yang dapat berisi informasi jadwal yang digunakan, instruksi pengiriman, kapan dan dimana biasanya terjadi dalam aliran fisik. e. Melengkapi peta atau gambar aliran informasi dan fisik, dilakukan dengan menambahkan project duration dan value adding time di bawah gambar yang dibuat. 2.4 Root Cause Analysis Root Cause Analysis merupakan suatu metode evaluasi terstruktur untuk mengidentifikasi akar penyebab terjadinya permasalahan. RCA merupakan suatu metode evaluasi terstruktur untuk mengidentifikasi akar penyebab (root cause)

Lean Service

2012
suatu kejadian yang tidak diharapkan (undesired outcome) dan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencegah terulangnya kembali kejadian yang tidak diharapkan (undesired outcome). Secara umum tujuan dari pembuatan RCA adalah untuk mengidentifikasi akar penyebab terjadinya resiko. Alat bantu dari RCA adalah dengan cause and effect diagram. Diagram ini dibuat berawal dari akibat sebuah maslah dan membuat daftar terstruktur dari penyebab potensial. Diagram ini bermanfaat untuk mneganalisa dan mengidentifikasi beberapa penyebab yang merupakan akar penyebab masalah utama. Penyebab-penyebab masalah utama di dapatkan dari hasil brainstorming. Penyebab masalah tersebut dikelompokkan menjadi kelompok penyebab dari faktor manusia (man), mesin (machine), lingkungan (environtment), metode (method), dan material. Dalam RCA salah satu metode lain untuk mendapatkan akar permasalahan adalah dengan bertanya mengapa sebanyak beberapa kali. Metode bertanya mengapa bebrapa kali ini biasa disebut metode 5 why. 2.5 Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) adalah sebuah metode yang digunakan untuk mengidentifikasi dan memberikan prioritas kegagalan potensial yang terjadi pada sebuah proses atau produk (Kosasih, 2009). FMEA merupakan suatu kumpulan aktifitas sistematik yang bertujuan sebagai berikut : 1. Untuk mengetahui dan mengevaluasi potensial kegagalan dari produk ataupun proses dan efek yang ditimbulkan dari kegagalan tersebut. 2. Mengidentifikasi tindakan-tindakan yang dapat mengurangi kesempatan terjadinya kegagalan. 3. Mendokumentasikan seluruh proses. Dalam FMEA digunakan 3 faktor yang harus dinilai yaitu occurrence, severity, dan detection untuk menentukan risk priority number (RPN) untuk menentukan prioritas perbaikan yang harus dilakukan. Nilai Occurrence diperoleh melalui brainstroming ataupun melalui data historis yang ada di perusahaan. Nilai occurrence berupa probabilitas gangguan operasional setiap bulannya. Pada Tabel 2.2 menggambarkan perhitungan nilai occurrence berdasarkan jumlah kemungkinan gangguan operasional yang terjadi. Tabel Error! No text of specified style in document..3 Rating Penilaian Occurrence Rating 1 2 3 4 Occurrence Tidak pernah Jarang Kadang-kadang Probabilitas Kejadian Kurang dari 0,01% 0,01% - 0,05% 0,06% - 0,1% 0,11% - 0,25%

Lean Service

2012
0,26% - 0,50% Cukup sering 0,51% - 1% 1,1% - 5% Sering 5,1% - 25% 25,1% - 50% Sangat sering Lebih dari 50% Sumber: Kosasih, 2009 Nilai severity diperoleh berdasarkan brainstroming dengan pihak perusahaan terhadap dampak dan gangguan yang ditimbulkan dari potensi kegagalan yang akan terjadi. Sebagai contoh, hasil penilaian severity dapat dilihat pada Tabel 2.3 5 6 7 8 9 10

Tabel Error! No text of specified style in document..4 Parameter Penilaian Severity Rating Effect 1 Tidak ada Severity Tidak memberikan pengaruh. Efek tidak berdampak signifikan pada perusahaan dan konsumen Menyebabkan gangguan pada perusahaan dan konsumen. Menyebabkan kerugian biaya yang rendah Menyebabkan gangguan banyak pada perusahaan dan konsumen. Menyebabkan kerugian waktu dan biaya agak rendah Menyebabkan gangguan banyak sekali pada perusahaan dan konsumen. Menyebabkan kerugian biaya yang rendah Menyebabkan pengurangan performansi dari fungsi sampingan atau membuat sukup tidak nyaman. Menyebabkan kerugian biaya yang cukup tinggi Menyebabkan hilangnya performansi dari fungsi sampingan atau membuat ketidaknyamanan yang menonjol. Konsumsi biaya dan waktu yang besar Menyebabkan pengurangan performansi dari fungsi utama. Konsumsi biaya yang sangat besar dan menyebabkan kerugian

Sangat kecil Kecil

Sangat sedikit

Sedikit

Sedang

Besar

Lean Service

2012
yang sangat besar

Sangat besar

10

Menyebabkan hilangnya performansi dari fungsi utama atau disebut breakdown, konsumsi biaya dan waktu yang mendekati tidak diterima Bahaya, Menyebabkan adanya bahaya dan akan dengan melanggar aturan pemerintah. Tetapi peringatan masih diutamakan reaksi strategi. Menyebabkan bahaya serta kerugian yang sangat besar Bahaya, Kegagalan menyebabkan bahaya tanpa tanpa peringatan. Menyebabkan kerugian biaya peringatan yang tidak dapat diterima

Sumber: Kosasih, 2009 Nilai detection merupakan penilaian kemampuan untuk mendeteksi potensi dari gangguan operasional yang dapat terjadi. Nilai tersebut diperoleh melalui pihak perusahaan langsung. Tabel 2.4 menunjukkan penilaian rating dari penilaian detection. Tabel Error! No text of specified style in document..5 Rating Penilaian Detection Detection Setiap saat Sangat sering sekali Sangat sering sekali Sering Agak sering Kadang-kadang Jarang Sangat jarang Hampir tidak pernah Tidak pernah Sumber: Kosasih, 2009 Terdapat 3 fase utama dalam FMEA yaitu : 1. Mengidentifikasi kegagalan proses (identify failures) Fase ini merupakan identifikasi terhadap permasalahan yang menyebabkan terjadinya sebuah kegagalan proses. Dalam tahapan ini ditentukan terlebih dahulu kegagalan proses apa saja yang terjadi, kemudian mengidentifikasi penyebab dari kegagalan proses tersebut. Rating 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

10

Lean Service

2012
Dari penyebab kegagalan kemudian dideskripsikan efek apa saja yang akan timbul. Setelah itu menentukan langkah kontrol dari proses tersebut. 2. Memprioritaskan kegagalan (priority failure) Setelah fase identifikasi dilakukan maka selanjutnya adalah memprioritaskan setiap kegagalan-kegagalan proses yang telah diidentifikasi pada fase awal. Memprioritaskan kegagalan ini berdasarkan nilai Risk Priority Number (RPN) yang paling besar. Nilai RPN merupakan hasil perkalian antara failure occurrence x effect severity x detection difficulty. 3. Meminimalisasi resiko (reduce risk) Risk Priority Number (RPN) Risk Priority Number (RPN) merupakan produk matematis dari tingkatan keparahan, tingkat keseringan atau kemungkinan terjadinya penyebab akan menimbulkan kegagalan yang berhubungan dengan pengaruh dan kemampuan untuk mendeteksi kegagalan yang terjadi. Nilai RPN didapatkan dari perkalian antara Severity (S), Occurrence (O), Detection (D) RPN = S x O x D..(2.1) Dengan RPN akan diketahui bentuk waste (kegagalan) yang mendapatkan prioritas penanganan. 2.7

11

Lean Service

2012

12

Lean Service

2012
BAB III PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA Pada bab ini akan dilakukan pengumpulam dan pengolahan data sesuai dengan konsep lean service Pada tahapan ini, data-data yang dibutuhkan adalah kondisi eksisting perusahaan yaitu gambaran aliran fisik dan aliran informasi yang digunakan untuk mengidentifikasi waste yang terjadi pada proses pelayanan pengiriman barang pada PT. Ekspedisi Aneka. 3.1 Profil Perusahaan Pada sub bab ini, dijelaskan tentang profil PT. Ekspedisi Aneka Surabaya yang terdiri dari sejarah, visi dan misi, dan struktur organisasi. Berikut adalah penjelasannya Ekspedisi Aneka adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang jasa pengiriman barang melalui jalur laut. Perusahaan ini telah berdiri sejak tahun 1985, awal pertama kali perusahaan ini berdiri hanya melayani pengiriman barang untuk ke Dili (Timor Leste) saja akan tetapi setelah Dili memisahkan diri dari Indonesia maka perusahaan ini berpindah haluan untuk melayani pengiriman ke NTT (Kupang, Maumere, Ende, dan sekitarnya). Ketika awal pertama kali berdiri, perusahaan ini menerapkan sistem jemput bola. Yaitu mengambil barang ditempat konsumen yang hendak mengirimkan barangnya. Seiring dengan berjalannya waktu perusahaan ini terus berkembang sehingga dapat memperluas daerah layanan pengiriman sampai Banjarmasin, Bau-Bau, dan Balikpapan. Setelah perusahaan ini sudah cukup berkembang, perusahaan ini sudah tidak menerapkan sistem jemput bola lagi karena konsumen yang hendak mengirimkan barang tinggal memberikan barang ke kantor cabang. Untuk proses pengiriman barang, perusahaan ini melakukan kerjasama dengan berbagai pelayaran. Ekspedisi Aneka ini memiliki motto We Born to Serve yang artinya perusahaan ini berusaha melayani pelanggannya dengan baik dan mengirimkan barang dengan cepat dan tepat. Diperusahaan ini juga ditanamkan budaya kekeluargaan sehingga yang bekerja diperusahaan ini bekerja dengan ikhlas dan sepenuh hati. Hal tersebut ditunjukkan ketika ada pegawai yang membutuhkan bantuan dana untuk menyekolahkan anaknya maka perusahaan akan membantu mendanai sekolahnya, selain itu perusahaan menerapkan bonus sebesar 10% gaji bagi pegawai yang selalu rajin dan datang tepat waktu. Hal tersebutlah yang membuat banyak pelanggan puas dengan pelayanan yang diberikan karena para pegawai selalu bekerja sebaik mungkin untuk melayani konsumen. Perusahaan ini tidak menerapkan cost leadership, malah memberikan harga yang mahal untuk jasa pengiriman barangnya. Akan tetapi perusahaan ini lebih mengutamakan ketepatan waktu pengirimannya. Untuk kustomer,

13

Lean Service

2012
perusahaan menerapkan diskon ketika pelanggan tersebut membawa konsumen baru yang menggunakan jasa pengiriman dari perusahaan ini. 3.1.1 VIsi Dan Misi Unit Kerja Unit kerja yang kami amati belum memiliki visi dan misi secara tertulis. Berikut adalah visi dan misi unit kerja amatan secara garis besarnya. Visi dari Ekspedisi Aneka adalah : Menjadi perusahaan jasa pengiriman barang yang memberikan layanan terbaik dengan keramahan dan kehangatan yang diberikan oleh seluruh jajaran perusahaan. Misi dari Ekspedisi Aneka adalah : Memberikan layanan yang cepat dan tepat kepada seluruh kustomer. Menciptakan semangat kerja tinggi dengan budaya kekeluargaan. Memberi kenyamanan dalam pengiriman barang terhadap kustomer. 3.1.2 Struktur Organisasi Unit Kerja Untuk struktur organisasi unit kerja yang kami amati sebetulnya belum tersruktur secara baku. Setelah melakukan pengamatan pada unit kerja amatan, berikut adalah gambaran struktur organisasi unit kerja amatan secara umum.
Direktur

Kepala Bagian Operasional

Kepala cabang daerah NTT

Kepala cabang daerah Banjarmasin

Kepala cabang daerah Balikpapan

Kepala cabang daerah BauBau

Divisi Operasio nal

Divisi Finansial

Divisi Operasio nal

Divisi Finansial

Divisi Operasio nal

Divisi Finansial

Divisi Operasio nal

Divisi Finansial

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Ekspedisi Aneka

14

Lean Service

2012
Dari struktur organisasi dari ekspedisi Aneka ini dapat dilihat bahwa strukturnya dibagi berdasarkan divisinya yaitu daerah pengirimannya NTT, Banjarmasin, Balikpapan dan Bau-Bau. 3.2 Identifikasi Proses Layanan Pengiriman Barang PT. Ekspedisi Aneka

Dalam melakukan identifikasi terhadap proses pelayanan pengiriman barang Blueprint dan Big picture mapping dapat digunakan sebagai alat bantu untuk mengidentifikasi proses yang ada di dalam pelayanan pengiriman barang Ekspedisi Aneka
BLUEPRINT AWAL PERUSAHAAN EKSPEDISI ANEKA
Physical Evidence

Tempat duduk

Nota Pembayaran

Customer Action

Customer parkir kendaraan

Customer menyerahkan barang yang akan dikirim

Customer menentukan tujuan pengiriman barang (lokasi & orang yang dituju)

Customer memberikan informasi status barang

Customer melakukan pembayaran

Customer menerima nota pembayaran

Customer mengambil kendaraan

Customer keluar dari lokasi Ekspedisi Aneka

On Stage Contact Person

Customer service menanyakan tujuan pengiriman barang

Pihak Aneka melakukan perhitungan jumlah & berat barang

Customer Service menanyakan status barang

Kasir melakukan perhitungan total pembayaran dan menerima pembayaran customer

Kasir menyerahkan nota pembayaran dan kembalian jika ada

Backstage Contact Person

Pihak Aneka memberikan keterangan status barang pada kemasan

AC
Support Process

Lenbar nota dan alat hitung

Komputer, Printer, dan Alat hitung

Gambar 3.2 Gambar Blueprint PT. Ekspedisi Aneka

Customer

Menunggu Pelayanan

Menyerahkan Barang yang akan dikirim

Input data dan keterangan barang kiriman

Penerimaan Nota dan pembayaran

Penyimpanan dan pendataan barang

Pengiriman barang ke tempat yang di tujuan

2 bangku panjang

3 operator 3 operator bagian timbangan 3 loket

3 operator

3 operator

5 operator

Gambar 3.3 Gambar Aliran fisik pelayanan pengiriman barang PT. Ekspedisi Aneka Berdasarkan blueprint awal dan big picture mapping pada gambar di atas maka proses pelayanan pengiriman barang di bagi menjadi 6 proses utama yaitu, proses menunggu pelayanan, proses penyerahan barang yang akan di kirim, input data mengenai barang yang akan di kirim, penerimaan nota dan pembayaran,

15

Lean Service

2012
penyimpanan dan pendataan barang, dan pengiriman barang ke tempat yang di tuju. Untuk lebih jelasnya mengenai tahapan proses di atas maka akan di jelaskan mengenai sub proses yang di lakukan pada masing-masing proses. A. Menunggu Pelayanan : 1. Pengambilan nomer antrian B. Menyerahkan barang yang akan di kirim 1. Memeriksa barang apa yang akan di kirim 2. Menimbang barang yang akan di kirim 3. Pengisian formulir mengenai keterangan dan informasi barang C. Input data dan keterangan barang kiriman 1. Proses input jenis dan berat barang kiriman 2. Proses input alamat barang kiriman D. Penerimaan nota dan pembayaran 1. Proses input keterangan harga yang harus di bayarkan 2. Proses pengisian dan menandatangani consignmentnote E. Proses penyimpanan dan pendataan barang 1. Memeriksa barang yang ada dengan hasil rekapan masuk barang 2. Melakukan penyimpanan barang sesuai jenis dan alamat atau tujuan 3. Melakukan pengepakan barang sesuai jenis dan tujuan F. Proses pengiriman barang ke tempat tujuan 1. Memindahkan barang ke truck pengiriman barang 2. Melakukan pengiriman ke daerah yang di tujuan 3. Barang di simpat ke warehouse daerah tujuan 4. Melakukan rekap ulang 5. Melakukan pengiriman ke konsumen Berdasarkan peangamatan yang dilakukan, dapat diketahui urutan proses kerja yang terdapat pada sistem pelayanan perusahaan. Bentuk gambaran proses pelayanan pengiriman barang dari konsumen pengirim sampai konsumen penerima dapat digambarkan melalui kondisi eksisting aliran fisik dan aliran informasi perusahaan. Berikut merupakan aliran fisik dan aliran informasi PT. Ekspedisi Aneka Surabaya : Aliran fisik. 1. Aliran fisik dimulai dari datangnya konsumen. 2. Konsumen menunggu antrian pelayanan di kursi tunggu. 3. Konsumen menuju tempat operator pelayanan. Di tempat pelayanan konsumen menyerahkan barang yang akan dikirim pada operator. 4. Barang ditimbang dengan alat ukur dan diperiksa karakteristik barangnya (harga barang, pecah belah, kondisi khusus). 5. Pemberian surat tanda jadi pengiriman pada konsumen.

16

Lean Service

2012
6. Barang dibawa ke gudang untuk dilakukan penyimpanan sementara. 7. Barang diklasifikasikan berdasarkan tujuan, dan karakteristik barangnya (setiap 7 jam sekali). 8. Barang dikirim menuju alamat tujuan. Aliran informasi. 1. Aliran informasi dimulai dari jumlah datangnya konsumen. 2. Data jumlah lama menunggu dan banyaknya jumlah antrian di kursi tunggu. 3. Konsumen menuju tempat operator pelayanan. Di tempat pelayanan konsumen menyerahkan barang yang akan dikirim pada operator. 4. Diambil data karakteristik barang (harga barang, pecah belah, kondisi khusus) dan tempat tujuan barang dikirim. 5. Pemberian surat tanda jadi pengiriman pada konsumen. 6. Barang dibawa ke gudang untuk dilakukan penyimpanan sementara sehingga didapatkan data jumlah barang masuk gudang. 7. Barang diklasifikasikan berdasarkan tujuan , dan karakteristik barangnya (setiap 7 jam sekali) sehingga didapatkan data jumlah dan kondisi barang per tempat tujuan. 8. Kemudian barang dikirim menuju alamat tujuan dan didapatkan data jumlah barang keluar tiap waktu pengiriman. Aktivitas-aktivitas pada proses pelayanan pengiriman barang di PT. Ekspedisi Aneka seperti pada tabel di bawah ini, Dasar pengklasifikasian aktivitas didasarkan pada tipe aktivitas dalam organisasi (Hines dan Taylor, 2000) dan hasil pengklasifikasian tipe aktivitas dicocokkan dengan pihak Ekspedisi Aneka.

17

Lean Service

2012
Tabel 3.1 Identifikasi Aktivitas pada Proses Pelayanan PT. Ekspedisi Aneka Surabaya
Kode A A1 B B1 B2 B3 C C1 C2 D D1 D2 E E1 E2 E3 F F1 F2 F3 F4 F5 Tipe Aktivitas Menunggu Pelayanan Pengambilan nomer antrian Keterangan NVA

VA X X X X X X X X

NNVA

Menyerahkan barang yang akan di kirim Memeriksa barang apa yang akan di kirim Menimbang barang yang akan di kirim Pengisian formulir mengenai keterangan dan informasi barang
Input data dan keterangan barang kiriman

Proses input jenis dan berat barang kiriman Proses input alamat barang kiriman Penerimaan nota dan pendataan barang Proses keterangan harga yang harus di bayarkan Proses pengisian dan menandatangani consignmentnote Proses penyimpanan dan pendataan barang Memeriksa barang yang ada dengan hasil rekapan masuk barang Melakukan penyimpanan barang sesuai jenis dan alamat atau tujuan Melakukan pengepakan barang sesuai jenis dan tujuan Proses pengiriman barang ke tempat tujuan 1. Memindahkan barang ke truck pengiriman barang 2. Melakukan pengiriman ke daerah yang di tujuan 3. Barang di simpan ke warehouse daerah tujuan 4. Melakukan rekap ulang 5. Melakukan pengiriman ke konsumen

X X X X X X X X

3.3

Identifikasi Waste

Setelah dilakukan identifikasi proses yang ada di dalam perusahaan kemudian dilakukan brainstorming dan pengamtan terhadap aliran fisik dan aliran informasi, sehingga didapat diketahui waste yang terjadi di dalam proses pelayanan perusahan. Berikut hasil identenfikasi mengenai waste yang terjadi pada PT. Ekspedisi Aneka Surabaya: 1. Overproduction Waste ini terjadi karena adanya proses melakukan pelayanan yang berlebihan konsumen tanpa memperhitungkan timbal baliknya (non value added). Overproduction yang tampak terjadi pada PT. Ekspedisi Aneka Surabaya meliputi : Memriksa kembali data yang sudah fix karena kesalahan proses dalam memasukkan data. Melakukan penomoran ulang pada gudang Melakukan klasifikasi ulang pada penyeleksiaan barang berdasar tempat tujuan amupun karakteristiknya

18

Lean Service

2012
Melakukan pengukuran berat kembali pada bagian operator yang melayani konsumen. 2. Waiting Waste ini dapat terjadi apabila terdapat periode tunggu diantara proses pelayanan sehingga menyebabkan operator mengalami idle. Waiting / delay yang tampak terjadi pada PT. Ekspedisi Aneka Surabaya meliputi : Konsumen penerima barang menunggu terlalu lama datangnya barang Bagian gudang menunggu terlalu lama penyerahan barang dari bagian operator pelayanan. Bagian pengiriman barang menunggu terlalu lama penyerahan barang dari bagian gudang karena proses pengklasifikasian yang lama. Proses sistem pelayanan yang tidak produktif oleh operator pelayanan kepada konsumen sehingga terjadinya pembesaran waktu dan timbulnya antrian pada bagian kedatangan. 3. Transportation Waste ini terjadi karena adanya perpindahan aliran fisik dan aliran informasi yang berlebihan karena jauhnya jarak proses pelayanan kepada konsumen maupun dari satu proses ke proses lainnya sehingga berdampak pada pemborosan waktu, effort, dan biaya. Transportation yang tampak terjadi pada PT. Ekspedisi Aneka Surabaya meliputi : Pemilihan jalur transportasi kendaraan ekspedisi yang kurang efektif atau panjang. Aliran birokrasi pelayanan yang panjang seperti terlalu banyaknya syarat atau prosedur yang harus dilalui dari proses pengiriman barang. Penempatan letak departemen yang kurang efektif yang mengakibatkan koneksi antar departemen menjadi lambat. Hal tersebut dikarenakan letak departemen yang saling berhubungan memilki jarak yang jauh. 4. Inappropriate processing Waste ini terjadi karena adanya ketidaksesuaian metode pelayanan kepada konsumen sehingga kualitas pelayanan yang diberikan kepada konsumen rendah. Inappropriate processing yang tampak terjadi pada PT. Ekspedisi Aneka Surabaya meliputi : Salahnya metode pengiriman sehingga barang yang dikirim tidak sampai kepadakonsumen penerima dan barang dikembalikan pada kantor cabang kota tujuan karena konsumen penerima tidak ada ditempat. Kurang efektifnya proses pengklasifikasian pada bagian gudang sehingga proses pengklasifikasian tidak berjalan dengan cepat. 19

Lean Service

2012
5. Excess inventory Waste ini terjadi karena adanya inventory yang berlebih pada bagian pelayanan sehingga akan berkontribusi pada tambahan biaya. Unnecessary inventory yang tampak terjadi pada PT. Ekspedisi Aneka Surabaya meliputi : Penundaan pengiriman barang sehingga terjadinya penumpukan barang kiriman yang berada di gudang. Informasi mengenai komplain dari pelanggan yang belum disampaikan kepada koordinator sehingga menjadi pending proses. Terlalu sedikitnya alat transportasi angkut (kendaraan ekspedisi) menuju tempat tujauan pengiriman sehingga membuat terjadinya penumpukan barang di gudang. 6. Unnecessary motion Waste ini terjadi karena adanya perlakuan proses pelayanan yang kurang efektif kepada konsumen sehingga agak bergeser menuju arah non value added. Unnecessary motion yang tampak terjadi pada PT. Ekspedisi Aneka Surabaya meliputi : Pekerja melakukan aktifitas yang kurang produktif pada saat proses kerja seperti proses pengklasifikasian barang yang tidak efektif (tidak sistematis). Pekerja meklakan aktivitas yang tidak produktif pada waktu jam kerja seperi berbincang bincang, berbicara di telepon, berjalan jalan di area kerja. Operator pelayanan melakukan pembicaraan dengan konsumen yang tidak produktif (pembicaraan berlebihan, tidak fokus dan tidak sistematis). 7. Defect Waste ini terjadi karena kurang baiknya kualitas pelayanan yang disebabkan oleh proses pelayanan yang sering mengalami gangguan atau kesalahan. Defect yang tampak terjadi pada PT. Ekspedisi Aneka Surabaya meliputi : Komplain dari pelanggan karena ketidakakuratan dalam waktu pelayanan, yaitu keterlambatan pengiriman pada tempat tujuan Terjadinya kesalahan alamat tujuan pengiriman Penulisan data konsumen salah atau hilang sehingga tidak dapat dilakukan proses lanjutan. Terjadinya kerusakan barang pada waktu pengiriman. 3.4 Identifikasi Waste Kritis

Setelah dilakukan identifikasi wate kemudian dilakukan pengukuran waste yang paling sering terjadi dan berpengaruh terhadap proses pelayanan di PT.

20

Lean Service

2012
Ekspedisi Aneka Surabaya berdasarkan hasil penyebaran kuesioner. Kuesioner dilakukan untuk mengetahui tingkat keseringan waste terjadi pada proses pelayanan di perusahaan. Kuesioner dilakukan dengan menggunakan metode BORDA yaitu dengan memberikan peringkat untuk masing-masing jenis waste serta mengalikannya dengan bobot yang telah sesuai yaitu peringkat 1 mempunyai bobot tertinggi yaitu (n-1) demikian seterusnya. Dengan itu, waste yang mempunyai nilai tertinggi adalah waste yang sering terjadi pada proses pelayanan PT. Ekspedisi Aneka Surabaya. Kuesioner ini dibagikan kepada 30 responden. Dalam pengisian kuesioner responden merupakan karyawan yang ada di perusahaan, dengan desain kuesioner dapat dilihat di Lampiran. Berikut ini merupakan rekap hasil kuesioner untuk mengetahui waste yang paling sering terjadi pada proses dalam PT. Ekspedisi Aneka Surabaya. Tabel 3.2 Rekap Hasil Kuesioner Waste Jenis Waste Over production Waiting Transportation Inappropriate processing Excess Inventory Unnecessary Motion Defects POINT Peringkat 1 2 5 4 2 8 0 3 15 5 3 0 6 4 2 7 2 5 Total Point 83 107 57 134 96 100 53 630 Ranking 0,132 0,170 0,090 0,213 0,152 0,159 0,084

3 2 8 1 3 8 5 3 4

4 4 6 6 1 4 5 4 3

5 3 2 7 3 4 5 6 2

6 7 1 6 3 4 2 7 1

7 5 3 7 1 3 3 8 0

Berdasarkan hasil kuesioner diatas maka dapat diketahui urutan keseringan waste yang terjadi pada proses pelayanan dalam PT. Ekspedisi Aneka Surabaya. Berikut adalah hasil urutan ranking yang sudah diurutkan dari ranking paling besar sampai dengan ranking paling kecil : Tabel 3.3 Rangking Waste dalam pelayanan Jenis Waste Inappropriate processing Waiting Unnecessary Motion Excess Inventory Over production Transportation Defects Ranking 0,213 0,170 0,159 0,152 0,132 0,090 0,084

21

Lean Service

2012

Gambar 3.4 Diagram Rangking Waste dalam OPD 3.5 Root Cause Analysis (RCA)

Berdasarkan urutan waste di atas maka dapat diketahui bahwa waste terbesar adalah inappropriate processing, emudian dilanjutkan dengan waiting, unnecessary motion, excess inventory, over productin, dan waste yang paling kecil yaitu defect. Dengan diketahui waste tersebut maka dapat dicari improvement dalam proses pelayanan PT. Ekspedisi Aneka Surabaya, yaitu dilakukan dengan cara mereduksi waste tersebut. Langkah berikutnya yang dilakukan kemudian megidentifikasi penyebab akar terjadinya permasalahan denggan menggunakan root cause analysis. Berikut root cause analysis dari waste inappropriate processing yang merupakan waste paling besar terjadi pada PT. Ekspedisi Aneka Surabaya :

22

Lean Service

2012

Tabel 3.4 Root Cause Analysis Waste Inappropriate Processing Jenis Gangguan Why 1 Why 2 Why 3 tidak dilakukan pencarian ilmu terbaru mengenai permasalahan tersebut pada dunia luar Why 4 Why 5 keterbatasan waktu, usaha dan dana yang harus disediakan untuk melakukan pencarian dan penambahan ilmu baru kondisi cuaca yang sulit diprediksi terlalu besarnya antrian dalam proses penyeberangan antar pulau.

tidak adanya metode yang digunakan sebelumnya kurangnya pengetahuan agar barang kiriman tidak yang dimiliki perusahaan salahnya metode terjadi dikembalikan ke pengiriman sehingga kantor cabang kota barang yang dikirim tidak sampai kepada rentang waktu antara konsumen penerima kemungkinan barang paling dan barang cepat sampai ke tempat dikembalikan ke tujuan dengan kemungkinan kantor kantar cabang sulitnya memprediksi paling lama barang sampai kota tujuan karena waktu kapan barang ke tempat tujuan terlalu jauh konsumen penerima sampai kepada konsumen keterbatasan waktu yang tidak berada penerima disediakan untuk dapat ditempat menghubungi pihak konsumen penerima sebelum barang sampai ke tempat tujuan

besarnya variasi kondisi medan perjalanan yang harus ditempuh pada setiap armada kendaraan ekspedisi

23

Lean Service

2012

keterbatasan kemampuan operator bagian pusat untuk dapat selalu mengetahui posisi kendaraan ekspedisi secara terus menerus.

keterbatasan dana dan usaha yang harus disiapakan untuk dapat mengetahui posisi armada kendaraan ekspedisi secara terus menerus terlalu luasnya daerah jangkauan yang dicover perusahaan keterbatasan waktu, usaha dan dana yang harus disediakan untuk melakukan pencarian dan penambahan ilmu baru

tidak dilakukan pembelajaran mengenai kurang baiknya metode studi baru dalam usaha yang digunakan dalam Kurang efektifnya pembuatan metode proses pengklasifikasian proses pengklasifikasian yang pengklasifikasian efektif pada bagian gudang barang yang sehingga proses diklasifikasikan terlalu pengklasifikasian banyak tidak berjalan dengan jumlah pekrja pada bagian cepat. gudang atau bagian pengklasifikasian barang terlau sedikit.

24

Lean Service

2012
BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN Pada bab ini akan dijelaskan mengenai analisis dan pembahasan kegiatan pada pengumpulan dan pengolahan data, Analisis data terdiri dari analisis kondisi eksisting pelayanan pengiriman barang pada PT. Ekspedisi Aneka. 4.1 Analisa Big Picture Mapping

Big picture mapping merupakan sebuah tool yang digunakan untuk menggambarkan sistem secara keseluruhan. Dari big picture mapping ini informasi tentang aliran informasi dan aliran fisik dalam sistem dapat diperoleh. Big picture mapping dapat digunakan untuk mengidentifikasi dimana terdapat pemborosan yang terjadi. Berdasarkan identifikasi aktivitas yang ada dalam proses pelayanan PT. Ekspedisi Aneka didapatkan aktivitas value adding sebesar 68,75% dan aktivitas non value adding adalah sebesar 12,5% dan Aktivitas non necessary but nonvalue adding adalah sebesar 18,75%. Aktivitas non-value adding yang terdapat dalam proses pelayanan pengiriman barang antara lain memindahkan barang ke truck pengiriman barang, dan memindahkan barang dan melakukan rekap ulang terhadap barang kiriman. Melalui brainstorming dan pengamatan diidentifikasi terdapat waste dalam proses pelayanan pengiriman barang, waste yang teridentifikasi paling besar dan sering terjadi adalah inappropriate processing, setelah mendapatkan waste yang teridentifikasi paling tinggi atau kritis pada proses pelayanan pengiriman barang, maka dilakukan pencarian mengenai penyebab waste kritis tersebut dan dilakukan perbaikan. 4.2 Analisa Faktor-Faktor Penyebab Waste Kritis Setelah mengetahui waste-waste kritis dalam proses pelayanan pengiriman barang maka langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi faktor-faktor penyebab terjadinya waste kritis tersebut dimana untuk mengidentifikasi waste tersebut dilakukan dengan menggunakan RCA dan FMEA. Root Cause Analysis (RCA) digunakan untuk mengidentifikasi akar-akar penyebab permasalahan dari subwaste dari waste inappropriate processing. Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) digunakan untuk membangun alternatif perbaikan. 4.3 Root Cause Analysis Root cause analysis merupakan tools yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi akar penyebab terjadinya permasalahan. Pengisian kuisioner waste ditujukan kepada pekerja dan pimpinan perusahaan yang menjadi elemen 25

Lean Service

2012
dalam proses pelayanan pengiriman barang di PT. Ekspedisi Aneka. RCA dibangun dari waste yang paling kritis yang terjadi pada proses pelayanan pengiriman barang, yaitu Inappropriate processing. Akar penyebab masalah pada waste Inappropriate processing dicari berdasarkan subwaste dari waste Inappropriate processing yang berupa Kurang efektifnya proses pengklasifikasian pada bagian gudang sehingga proses pengklasifikasian tidak berjalan dengan cepat. Subwaste tersebut dipengaruhi oleh 3 hal yaitu kurang baiknya metode yang digunakan dalam proses pengklasifikasian, barang yang diklasifikasikan terlalu banyak, dan jumlah pekrja pada bagian gudang atau bagian pengklasifikasian barang terlau sedikit. Kuarang baiknya metode pengklasifikasian pada PT. Ekspedisi Aneka disebabkan karena tidak dilakukan pembelajaran mengenai studi baru dalam usaha pembuatan metode pengklasifikasian yang efektif , dimana hal tersebut dikarenakan keterbatasan waktu, usaha dan dana yang harus disediakan untuk melakukan pencarian dan penambahan ilmu baru tentang pengklasifikasian barang. Subwaste lain dari waste Inappropriate processing adalah salahnya metode pengiriman sehingga barang yang dikirim tidak sampai kepada konsumen penerima dan barang dikembalikan ke kantor kantar cabang kota tujuan karena konsumen penerima tidak berada ditempat. Sub waste tersebut disebabkan karena tidak adanya metode yang digunakan sebelumnya dan sulitnya memprediksi waktu barang sampai kepada konsumen. Ketidaksediaan metode ynag digunakan didasari adanya kurangnya pengetahuan yang dimiliki perusahaan dimana hal tersebut disebabkan karena tidak dilakukan pencarian ilmu baru pada dunia luar. Tidak adanya ilmu baru yang ada di perusahaan dilatarbelakangi karena perusahaan memiliki keterbatasan waktu, usaha, dan dana yang harus disediakan perusahaan. Selain itu, metode pelayanan sebelumnya dianggap salah sehingga barang tidak sampai bertemu langsung pada konsumen penerima adalah karena sulitnya memprediksi waktu barang sampai kepada konsumen penerima. Sulitnya memprediksi waktu kedangan pada konsumen disebabkan karena 3 faktor yaitu rentang waktu antara kemungkinan barang paling cepat sampai ke tempat tujuan dengan kemungkinan paling lama barang sampai ke tempat tujuan terlalu jauh, keterbatasan waktu yang disediakan untuk dapat menghubungi pihak konsumen penerima sebelum barang sampai ke tempat tujuan, dan keterbatasan kemampuan operator bagian pusat untuk dapat selalu mengetahui posisi kendaraan ekspedisi secara terus menerus. Besarnya rentang waktu kemungkinan kehadiran yang terjadi adalah dikarenakan besarnya variasi kondisi medan perjalanan yang harus ditempuh pada setiap armada kendaraan ekspedisi dimana kondisi medan tersebut dipengaruhi oleh 2 sebab berupa kondisi cuaca dan terlalu besarnya antrian dalam proses penyeberangan antar pulau. Sealain itu, sulitnya memprediksi barang sampai kepada konsumen juga disebabkan karena keterbatasan kemampuan operator bagian pusat untuk dapat selalu mengetahui posisi kendaraan ekspedisi secara terus menerus dimana keterbatasan

26

Lean Service

2012
kemampuan operator tersebut dilatarbelakangi oleh keterbatasan dana dan usaha yang harus disiapakan untuk dapat mengetahui posisi armada kendaraan ekspedisi secara terus menerus dan terlalu luasnya daerah jangkauan yang dicover perusahaan.

27

Lean Service

2012

4.4

Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)

Dari identifikasi waste yang terjadi dalam proses pelayanan PT. Ekspedisi Aneka di dapatkan waste terbeasr yang berupa inappropriate proccesing. Setelah dilakukan analisa akar penyebab masalah yang ada FMEA digunakan untuk mengidentifikasi dan memberikan prioritas kegagalan potensial yang terjadi di dalam proses pelayanan pada PT. Ekspedisi Aneka. Di dalam waste transportation terdapat 2 subwaste yaitu tentang metode pelayanan dan proses klasifikasi. Berikut rincian tabel FMEA pealayanan pada PT. Ekspedisi Aneka : Jenis gangguan Nama komponen salahnya metode pengiriman sehingga barang yang dikirim tidak sampai kepada konsumen penerima dan metode barang pelayanan dikembalikan ke kantor kantar cabang kota tujuan karena konsumen penerima tidak berada ditempat Deskripsi Cause tidak dilakukan pencarian ilmu terbaru mengenai permasalahan tersebut pada dunia luar variansi kondisi medan yang berubah keterbatasan waktu menghubungi konsumen Occurance Effect Severity control detection RPN

tidak ada metode khusus yang digunakan sebelumnya agar konsumen penerima mengetahui kapan waktu kedatangan barang

tidak 6 mendapatkan tanda tangan pada lembar bukti pengiriman dan barang 6 ditarik kembali pada kantor cabang 6

1 melakuakan pelatihan tentang penentuan waktu barang sampai dan proses pemberiahuannya 8 kepada konsumen 4

192

144

28

Lean Service

2012
tidak dilakukan proses 1 pengklifikasian pencarian ilmu baru berjalan dengan lambat barang dan terjadi terlalu 4 terkadang banyak kesalahan pekerja terlau 4 sedikit melakuakan pelatihan proses 1 pengklasifikasian 5 5

Kurang efektifnya proses pengklasifikasian pada bagian proses gudang sehingga pengklasifikasian proses pengklasifikasian tidak berjalan dengan cepat.

dapat terjadi 6 keterlambatan waktu pengiriman 7 dan bottle neck 7

menambah jumlah pekerja

140 140

29

Lean Service

2012

4.5

Usulan-usulan Perbaikan untuk Mengurangi Waste

Pada FMEA dapat diketahui subwaste kritis dan cause kritis dengan melihat nilai RPN tertinggi. Berdasarkan hasil rekap nilai RPN, maka dapat diberikan rekomendasi perbaikan untuk mengurangi waste yang terjadi. Rekomendasi perbaikan yang diberikan adalah alternatif untuk mengatsi permasalahan pada timbulnya waste yang paling besar terjadi di PT. Ekspedisi Aneka yaitu waste inappropriate processing. Rekomendasi perbaikan disesuaikan dengan waste kritis yang teridientifikasi terjadi dalam sistem pelayanan PT. Ekspedisi Aneka. Waste inappropriate processing disebabkan karena salahnya metode pengiriman sehingga barang yang dikirim tidak sampai kepada konsumen penerima dan barang dikembalikan ke kantor kantar cabang kota tujuan karena konsumen penerima tidak berada ditempat. Dari hal tersebut barang tidak dapat bertemu langsung dengan konsumen penerima sehingga bukti tnnda pengiriman tidak dapat ditanda tangani dan barang dikembalikan pada kantor cabang kota tujuan. Berdasarkan permasalahan yang terjadi, untuk menghilangkan waste tersebut dapat dilakukan sebuah alternatif penyelesaian yaitu dengan memberikan pelatihan tentang penentuan waktu barang sampai dan proses pemberiahuannya kepada konsumen. Dengan melakukan strategi tersebut maka barang yang dikirim memiliki kemungkinan lebih besar untuk dapat bertemu langsung pada konsumen penerima dan bukti terima barang dapat divalidasi. Dengan adanya ketepatan penerimaan dan waktu diterimanya maka tingkat kepercayaan pelanggan terhadap PT. Ekspedisi Aneka akan semakin tinggi

30

Lean Service

2012
. BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini diuraikan beberapa kesimpulan yang berdasarkan pada penelitian yang telah dilakukan serta saran-saran bagi pihak manajemen perusahaan serta penelitian berikutnya. 5.1 Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diberikan pada penelitian ini adalah sebagai berikut : Dari hasil pengumpulan data waste yang sering terjadi (waste kritis) pada proses pelayanan di PT. Ekspedisi Aneka adalah inappropriate processing. Subwaste kritis dari waste kritis pada proses pelayanan di out patient department (OPD) adalah Salahnya metode pengiriman sehingga barang yang dikirim tidak sampai kepada konsumen penerima dan barang dikembalikan ke kantor kantar cabang kota tujuan karena konsumen penerima tidak berada ditempat Berdasarkan FMEA terbangun rekomendasi perbaikan yang diberikan pada perusahaan adalah melakuakan pelatihan tentang penentuan waktu barang sampai dan proses pemberiahuannya kepada konsumen. 5.2 Saran Beberapa saran dan masukan yang dapat diberikan pada penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Penelitian untuk peningkatan kualitas dan identifikasi terhadap waste proses pelayanan ini dilakukan perusahaan secara berkala.

31