ANALISA EFEKTIFITAS PENERAPAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PADA KINERJA PT PEMBANGUNAN KEPRI (BUMD PROVINSI KEPRI)

A. Latar Belakang PT Pembangunan Kepri adalah Badan Usaha Milik Daerah Provinsi Kepulauan Riau yang dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Kepulauan Riau Nomor 2 Tahun 2006 tentang Pembentukan BUMD. PT Pembangunan Kepri didirikan dengan Akta Nomor : 48 Tanggal 28 Juni 2008 yang dibuat dihadapan Notaris Haji Abdul Rahman, SH, dan berkedudukan di Tanjungpinang. Akte Pendirian tersebut telah memperoleh pengesahan dari MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA dengan Surat Keputusan tertanggal 23 Januari 2007 dengan Nomor : W3300054 HT.01.01-TH2007. Kepemilikan saham PT Pembangunan Kepri dimiliki oleh Pemerintah Provinsi Kepri sebesar 13.999 (tiga belas ribu sembilan ratus sembilan puluh sembilan) lembar saham dan Koperasi Serba Usaha Amanah Tuah Bintan sebesar 1 (satu) lembar saham, masing-masing lembar saham bernilai sebesar Rp 1.000.000,- (satu juta rupiah) Berdasarkan Perda Provinsi Kepri No 2 Tahun 2006 dan Akte Pendiriannya, PT Pembangunan Kepri memiliki 3 (tiga) orang Komisaris yang terdiri dari 1 (satu) Orang Komisaris Utama dan 2 (dua) orang komisaris dan 3 (tiga) orang Direksi yang terdiri dari 1 (satu) Direktur Utama, 1 (satu) Direktur Administrasi dan Keuangan serta 1 (satu) Direktur Operasional yang diangkat dan disyahkan melalui Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). PT Pembangunan Kepri memiliki visi sebagai berikut Membangun perusahaan Indonesia yang berdaya saing & tangguh dalam persaingan
1

regional serta berdaya cipta nilai tinggi dengan optimalisasi potensi sumber daya alam dan peningkatan potensi sumber daya manusia melalui

pengembangan wawasan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK). Dan untuk mewujudkan Visi tersebut disusun Misi PT Pembangunan Kepri sebagai berikut: 1. Membangun BUMD yang sehat & effisien sebagai penyedia barang dan jasa dengan harga yang kompetitif serta pelayanan/mutu yang tinggi sehingga mampu menghasilkan laba yang maksimal Stake-Holders. 2. Membantu meningkatkan Pendapatan Asli Daerah (PAD) yang dapat digunakan untuk kesejahteraan masyarakat Kepulauan Riau dalam sektor pendidikan, kesehatan, infrastruktur dan sarana sosial 3. Menciptakan kesempatan kerja melalui pengembangan dan menciptakan anak usaha sektoral dengan adanya investasi baru, baik domestik maupun asing. 4. Mengembangkan kemitraan dengan usaha kecil dan menengah (UKM) untuk memberdayakan ekonomi kerakyatan dengan memberikan kesempatan kepada pengusaha-pengusaha lokal sebagai bentuk Synergy. Sebagai Badan Usaha Milik Daerah, PT Pembangunan Kepri dituntut untuk segera bisa menghasilkan Pendapatan Anggaran Daerah (PAD) bagi Provinsi Kepulauan Riau, namun kenyataannya sampai dengan Tahun Buku 2010 PT Pembangunan Kepri belum mampu menyumbangkan PAD, bahkan justru terus mengalami kerugian. Padahal dari awal pendiriannya PT Pembangunan Kepri telah menerima setoran modal dari Pemerintah Provinsi Kepri sebesar Rp 13.999.000.000,- (tiga belas milyar sembilan ratus sembilan puluh sembilan juta rupiah) dengan rincian setoran modal pada tahun 2006 sebesar untuk memenuhi harapan

Rp 10.000.000.000 (sepuluh milyar rupiah) dan pada tahun 2007 sebesar Rp 3.999.000.000,- (tiga milyar sembilan ratus sembilan puluh sembilan juta

rupiah). Selain itu jajaran Komisaris dan Direksi PT Pembangunan Kepri adalah orang-orang pilihan yang tidak diragukan kualitas dan integritasnya, khususnya jajaran Direksi yang dipilih berdasarkan Fit dan Proper Test yang ketat. Selain itu, sebagai perusahaan plat merah PT Pembangunan Kepri diwajibkan menerapkan prinsip-prinsip corporate governance. Penerapan prinsip corporate governance juga berimplikasi pada perubahan manajemen

perusahaanan menjadi lebih terstandarisasi, artinya ada sejumlah kriteria standar yang harus dipatuhi perusahaan dalam melaksanakan aktivitas aktivitasnya. Standar kinerja ini sekaligus dapat untuk menilai kinerja perusahaan secara internal mupun eksternal. Standar internal yang bersifat prosedural inilah yang disebut dengan Standar Operasional Prosedur (SOP). Perumusan SOP menjadi relevan karena sebagai tolok ukur dalam menilai efektivitas dan efisiensi kinerja perusahaan dalam melaksanakan program kerjanya. Secara konseptual prosedur diartikan sebagai langkah - langkah sejumlah instruksi logis untuk menuju pada suatu proses yang dikehendaki. Proses yang dikehendaki tersebut berupa pengguna-pengguna sistem proses kerja dalam bentuk aktivitas, aliran data, dan aliran kerja. Prosedur operasional standar adalah proses standar langkah - langkah sejumlah instruksi logis yang harus dilakukan berupa aktivitas, aliran data, dan aliran kerja. Dilihat dari fungsinya, SOP berfungsi membentuk sistem kerja & aliran kerja yang teratur, sistematis, dan dapat dipertanggungjawabkan;

menggambarkan bagaimana tujuan pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku; menjelaskan bagaimana proses
3

pelaksanaan

kegiatan

berlangsung;

sebagai

sarana

tata

urutan

dari

pelaksanaan dan pengadministrasian pekerjaan harian sebagaimana metode yang ditetapkan; menjamin konsistensi dan proses kerja yang sistematik; dan menetapkan hubungan timbal balik antar Satuan Kerja. Secara umum, SOP merupakan gambaran langkah-langkah kerja (sistem, mekanisme dan tata kerja internal) yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu tugas untuk mencapai tujuan perusahaan. SOP sebagai suatu

dokumen/instrumen memuat tentang proses dan prosedur suatu kegiatan yang bersifat efektif dan efisisen berdasarkan suatu standar yang sudah baku. Pengembangan instrumen manajemen tersebut dimaksudkan untuk memastikan bahwa proses pelayanan di seluruh unit kerja perusahaanan dapat terkendali dan dapat berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. PT Pembangunan Kepri sejak awal pendiriannya telah membuat dan menerapkan SOP dalam pengelolaan kegiatan perusahaan, tapi kenyataannya perusahaan yang mayoritas saham dimiliki pemprov kepri tetap mengalami kerugian. Hal ini yang mendorong penulis untuk melakukan penelitian ilmiah dengan judul Analisa Efektifitas Penerapan Standar Operasional Prosedur pada PT Pembangunan Kepri (BUMD Provinsi Kepri)

B. Indentifikasi Masalah Pimpinan Perusahaan (Direksi dan Dewan Komisaris) sangat

berkepentingan terhadap penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP). Dengan penerapan SOP yang baik dan benar akan membantu dan

memudahkan pimpinan perusahaan untuk mengevaluasi terhadap kelemahan

yang

menyebabkan

membengkaknya

biaya

operasional

dan

akhirnya

menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Berdasarkan latar belakang masalah, maka dapat diidentifikasikan masalah- masalah yang berkaitan dengan efektifitas penerapan SOP pada kinerja PT Pembangunan Kepri sebagai berikut : 1. Ketidaksesuaian pelaksanaan prosedur operasional dengan standar

operasional prosedur yang telah ditetapkan dapat menyebabkan terjadinya manipulasi keuangan perusahaan. 2. Penerapan Standar Operasional Prosedur yang tidak memadai menyebabkan timbulnya penyelewengan dan tindak kecurangan-kecurangan dalam

pengelolaan perusahaan yang mengakibatkan perusahaan mengalami kerugian.

C. Tujuan dan Kegunaan Maksud dari penelitian ini adalah untuk mengkaji secara ilmiah tentang sejauh mana efektifitas penerapan SOP pada kinerja PT Pembangunan Kepri sebagai Badan Usaha Milik Daerah Provinsi Kepri, yang diharapkan mampu menyumbangkan Pendapatan Asli Daerah dari pengelolaan dan pemanfaatan dari asset dan kekayaan daerah. Dan tujuan dari penelitian ini dapat disampaikan sebagai berikut : 1. Tujuan Penelitian a. Untuk mengetahui efektifitas dari penerapan Standar Operasional Prosedur pada kinjera PT Pembangunan Kepri dalam mengelola kegiatan usaha dan keuangan perusahaan.

b.

Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi dalam penerapan Standar Operasional Prosedur pada PT Pembangunan Kepri

2. Kegunaan Penelitian Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat antara lain : a. Dari segi akademik, diharapkan penelitian ini dapat menjadi media untuk mengaplikasikan berbagai teori yang dipelajari, sehingga selain berguna dalam mengembangkan pemahaman, penalaran dan pengalaman

peneliti, juga berguna bagi pengembangan ilmu pengetahuan khususnya ilmu pemerintahan b. Dari segi Aplikatif, diharapkan dapat menjadi masukan dan bahan alternative pemikiran atau pertimbangan bagi para pengambil keputusan internal perusahaan maupun pemerintah provinsi kepri dalam

mengevaluasi dan memecahkan permasalahan yang serupa, serta dapat bermanfaat sebagai referensi bagi penelitian yang lebih mendalam.

D. Kerangka Teoritis 1. Definisi SOP Standard Operating Procedure (SOP) SOP adalah dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis. SOP memuat serangkaian instruksi secara tertulis tentang kegiatan rutin atau berulang-ulang yang dilakukan oleh sebuah organisasi. Untuk itu SOP juga dilengkapi dengan referensi, lampiran, formulir, diagram dan alur kerja (flow chart). SOP sering juga disebut sebagai manual SOP yang digunakan sebagai pedoman untuk mengarahkan dan mengevaluasi suatu pekerjaan.

Implementasi SOP yang baik, akan menunjukkan konsistensi hasil kinerja, hasil produk dan proses pelayanan yang kesemuanya mengacu pada kemudahan karyawan dan kepuasan pelanggan.

2. Tujuan dari Penerapan SOP SOP banyak diimplementasikan terutama di perusahaan, lembaga atau organisasi yang memerlukan kualitas pekerjaan sehingga dapat

menghasilkan produk yang berkualitas. Selain itu SOP dapat juga digunakan sebagai standar kualitas untuk menuju ke standar internasional (ISO). Penulisan dokumen dalam SOP perlu diterapkan untuk menghasilkan sistem kualitas dan teknis yang konsisten dan sesuai dengan kebutuhan dan untuk mendukung kualitas data informasi pada perusahaan. Penerapan SOP ini akan membantu perusahaan untuk mempertahankan kualiats control dan kualitas proses sehingga membawa perusahaan untuk tetap bertahan di persaingan dunia bisnis. Keteraturan dan kesistematisan dari prosedur ini, akan memudahkan antar satuan kerja yang ada dalam melaksanakan tanggung jawab dan tugasnya. hubungan timbal balik yang lancar akan mewujudkan keseimbangan kerja yang baik bagi karyawan dan mewujudkan performansi yang

handal. Konsistensi terhadap system dapat terjamin meskipun kunci utama pemegang kerja resign maupun digantikan dengan orang lain. Peraturan tertulis SOP memudahkan seseorang melakukan suatu kerja dengan selamat tanpa adanya masalah terhadap keselamatan diri atau pun pada peralatan yang di gunakan tanpa bantuan orang lain.

Tujuan utama dari penerapan SOP adalah agar tidak terjadi kesalahan dalam pengerjaan suatu proses kerja yang dirancang dari SOP. Dari setiap teori telah dikemukakan, diketahui bahwa tujuan dari SOP adalah untuk memudahkan dan menyamakan persepsi semua orang yang

memanfaatkannya dan untuk lebih memahami setiap langkah kegiatan yang harus dilaksanakannya . Adapun tujuan tujuan dari Standard Operating Procedure antara lain sebagai berikut : 1. Agar pekerja dapat menjaga konsistensi dalam menjalankan suatu prosedur kerja. 2. Agar pekerja dapat mengetahui dengan jelas peran dan posisi mereka dalam perusahaan. 3. Memberikan keterangan atau kejelasan tentang alur proses kerja, tanggung jawab, dan staff terkait dalam proses tersebut. 4. Memberikan keterangan tentang dokumen dokumen yang dibutuhkan dalam suatu proses kerja. 5. Memepermudah perusahaan dalam mengetahui terjadinya inefisiensi proses dalam suatu prosedur kerja.

3. Manfaat SOP Jika SOP dijalankan dengan benar maka perusahaan akan mendapat banyak manfaat dari penerapan SOP tersebut, adapun manfaat dari SOP adalah sebagai berikut :

1. Memberikan penjelasan tentang prosedur kegiatan secara detail dan terinci dengan jelas dan sebagai dokumentasi aktivitas proses bisnis perusahaan. 2. Meminimalisasi variasi dan kesalahan dalam suatu prosedur operasional kerja. 3. Mempermudah dan menghemat waktu dan tenaga dalam program training karyawan. 4. Menyamaratakan seluruh kegiatan yang dilakukan oleh semua pihak. 5. Membantu dalam melakukan evaluasi dan penilaian terhadap setiap proses operasional dalam perusahaan. 6. Membantu mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat suatu perubahan kebijakan. 7. Mempertahankan kualitas perusahaan melalui konsistensi kerja karena perusahaan telah memilki sistem kerja yang sudah jelas dan terstruktur secara sistematis. 4. Cara Pembuatan SOP Kesalahan pembuatan SOP dapat menyebabkan hasil yang ingin dicapai oleh perusahaan menjadi tidak maksimal. pembuatan SOP harus mengikuti prosedur dan langkah-langkah yang sudah teruji dengan memperhatikan beberapa hal sebagai berikut: (www.epa.gov) 1. SOP harus ditulis dan menjelaskan secara singkat langkah demi langkah,fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah 2. Tampilan SOP harus mudah dibaca dan dimengerti dengan cepat dan berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya

3.

Menggunakan kata kerja dalam kalimat aktif bukan kalimat pasif. Pembaca SOP diharapkan melakukan sesuatu bukan mengharap melakukan sesuatu. Contoh: Kirim spesifikasi ke vendor bukan Spesifikasi dikirim ke vendor.

4.

Menggunakan pernyataan positif, bukan pernyataan negatif. Contoh: Lengkapi lembar kerja buku dan kembalikan ke pengadaan bukan Jangan dikembalikan sebelum lembar kerja dilengkapi.

5.

Menggunakan

instruksi

yang

singkat

dan

jelas

dalam

satu

kalimat. Contoh: Kirim buku ke Bagian Pengolahan 6. Spesialisasi harus dipergunakan sebaik-baiknya, mencegah

kekembaran (duplikasi) pekerjaan dan harus ada pengecualian yang seminimun-minimunya terhadap peraturan 7. Pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu dan mencegah adanya pemeriksaan yang tidak perlu 8. Pembagian tugas tepat dan memberikan pengawasan yang terus menerus atas pekerjaan yang dilakukan 9. Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan memperhatikan tujuan 10. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang minimum.

SOP dibuat untuk lingkungan kerja tertentu tergantung pada kondisi dan prosedur kerjayang sedang berlangsung. SOP sebaiknya tidak dibuat oleh satu orang tapi sekelompok orang (tim) yang memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang cukup dalam bidang pekerjaan di lingkungannya.

Pembuatan SOP ini melibatkan beberapa pihak diantaranya sebagai berikut: 1. Pengurus Operasi (Operation Manager)
10

Pengurus Operasi akan mengarahkan seseorang penulis SOP untuk membuat SOP dengan menyediakan garis panduan. Pengurus operasi juga mengkaji semua prosedur yang digunakan sekurang-kurangnya sekali setahun bergantung kepada keadaan. 2. Penulis SOP (Procedure Writer) Procedure Writer akan membuat SOP tersebut. 3. Manajer Kualitas (Quality Manager) Manajer Kualitas akan memahami dan merupakan orang yang

bertanggungjawab meluluskan prosedur tersebut. 4. Pengguna/pekerja (User) Pengguna akan melaksanakan prosedur tersebut. Tahap penting dalam penyusunan Standar operasional prosedur adalah melakukan analisis sistem dan prosedur kerja, analisis tugas, dan melakukan analisis prosedur kerja. 1. Analisis sistem dan prosedur kerja Analisis sistem dan prosedur kerja adalah kegiatan mengidentifikasikan fungsifungsi utama dalam suatu pekerjaan, dan langkah-langkah yang diperlukan dalam melaksanakan fungsi sistem dan prosedur kerja. Sistem adalah kesatuan unsur atau unit yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi sedemikian rupa, sehingga muncul dalam bentuk

keseluruhan, bekerja, berfungsi atau bergerak secara harmonis yang ditopang oleh sejumlah prosedur yang diperlukan, sedang prosedur

11

merupakan urutan kerja atau kegiatan yang terencana untuk menangani pekerjaan yang berulang dengan cara seragam dan terpadu. 2. Analisis Tugas Analisis tugas merupakan proses manajemen yang merupakan

penelaahan yang mendalam dan teratur terhadap suatu pekerjaan, karena itu analisa tugas diperlukan dalam setiap perencanaan dan perbaikan organisasi. Analisa tugas diharapkan dapat memberikan keterangan mengenai pekerjaan, sifat pekerjaan, syarat pejabat, dan tanggung jawab pejabat. Di bidang manajemen dikenal sedikitnya 5 aspek yang berkaitan langsung dengan analisis tugas yaitu : a. Analisa tugas, merupakan penghimpunan informasi dengan sistematis dan penetapan seluruh unsur yang tercakup dalam pelaksanaan tugas khusus. b. Deskripsi tugas, merupakan garis besar data informasi yang dihimpun dari analisa tugas, disajikan dalam bentuk terorganisasi yang mengidentifikasikan dan menjelaskan isi tugas atau jabatan tertentu. Deskripsi tugas harus disusun berdasarkan fungsi atau posisi, bukan individual; merupakan dokumen umum apabila terdapat sejumlah personel memiliki fungsi yang sama; dan mengidentifikasikan individual dan persyaratan kualifikasi untuk mereka serta harus dipastikan bahwa mereka memahami dan menyetujui terhadap wewenang dan tanggung jawab yang didefinisikan itu. c. Spesifikasi tugas berisi catatan-catatan terperinci mengenai

kemampuan pekerja untuk tugas spesifik

12

d. Penilaian tugas, berupa prosedur penggolongan dan penentuan kualitas tugas untuk menetapkan serangkaian nilai moneter untuk setiap tugas spesifik dalam hubungannya dengan tugas lain e. Pengukuran kerja dan penentuan standar tugas merupakan prosedur penetapan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dan menetapkan ukuran yang dipergunakan untuk menghitung tingkat pelaksanaan pekerjaan. Melalui analisa tugas ini tugas-tugas dapat dibakukan, sehingga dapat dibuat pelaksanaan tugas yang baku. Setidaknya ada dua manfaat analisis tugas dalam penyusunan standar operasional prosedur yaitu membuat penggolongan pekerjaan yang direncanakan dan dilaksanakan serta menetapkan hubungan kerja dengan sistematis. 3. Analisis prosedur kerja Analisis prosedur kerja adalah kegiatan untuk mengidentifikasi urutan langkahlangkah pekerjaan yang berhubungan apa yang dilakukan, bagaimana hal tersebut dilakukan, bilamana hal tersebut dilakukan, dimana hal tersebut dilakukan, dan siapa yang melakukannya. Prosedur diperoleh dengan merencanakan terlebih dahulu bermacam-macam langkah yang dianggap perlu untuk melaksanakan pekerjaan. Dengan demikian prosedur kerja dapat dirumuskan sebagai serangkaian langkah pekerjaan yang berhubungan, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu orang, yang membentuk suatu cara tertentu dan dianggap baik untuk melakukan suatu keseluruhan tahap yang penting.

13

Analisis terhadap prosedur kerja akan menghasilkan suatu diagram alur (flow chart) dari aktivitas organisasi dan menentukan hal-hal kritis yang akan mempengaruhi keberhasilan organisasi. Aktivitas-aktivitas kritis ini perlu didokumetasikan dalam bentuk prosedurprosedur dan selanjutnya memastikan bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas itu dikendalikan oleh prosedur-prosedur kerja yang telah terstandarisasi. Prosedur kerja merupakan salah satu komponen penting dalam pelaksanaan tujuan organisasi sebab prosedur memberikan beberapa keuntungan antara lain memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana hal tersebut dilakukan; mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan; danmembuat koordinasi yang lebih baik di antara bagian-bagian yang berlainan. Dalam menyusun suatu prosedur kerja, terdapat beberapa prinsip yang harus diperhatikan yaitu : 1. Prosedur kerja harus sederhana sehingga mengurangi beban

pengawasan; 2. Spesialisasi harus dipergunakan sebaik-baiknya; 3. Pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu; 4. Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya; 5. Mencegah kekembaran (duplikasi) pekerjaan; 6. Harus ada pengecualian yang seminimun-minimunya terhadap

peraturan; 7. Mencegah adanya pemeriksaan yang tidak perlu; 8. Prosedur harus fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah;
14

9. Pembagian tugas tepat; 10. Memberikan pengawasan yang terus menerus atas pekerjaan yang dilakukan; 11. Penggunaan urutan pelaksanaan pekerjaaan yang sebaik-baiknya; 12. Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan memperhatikan tujuan; 13. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang minimum; 14. Menggunakan prinsip pengecualian dengan sebaik-baiknya Hasil dari penyusunan prosedur kerja ini dapat ditulis dalam buku pedoman organisasi atau daftar tugasyang memuat lima hal penting, yaitu : 1) Garis-garis besar organisasi (tugas-tugas tiap jabatan); 2) Sistem-sistem atau metode-metode pekerjaan; 3) Formulir-formulir menggunakannya; 4) Tanggal dikeluarkannya dan di bawah kekuasaan siapa buku pedoman tersebut diterbitkan; 5) Informasi tentang bagaimana menggunakan buku pedoman tersebut Penyusunan Standar Operasional Prosedur terbagi dalam tiga proses kegiatan utama yaitu Requirement discovery berupa teknik yang digunakan oleh sistem tersebut untuk mengidentifikasi permasalahan sistem dan pemecahannya dari pengguna sistem; Data modeling berupa teknik untuk mengorganisasikan dan mendokumentasikan system data; yang dipergunakan dan bagaimana yang berhubungan dengan

15

dan Process modeling berupa teknik untuk mengorganisasikan dan mendokumentasikan struktur dan data yang ada pada seluruh sistem proses atau logis, kebijakan prosedur yang akan diimplementasikan dalam suatu proses sistem. Dilihat dari ruang lingkupnya, penyusuan SOP dilakukan disetiap satuan unit kerja dan menyajikan langkah-langkah serta prosedur yang spesifik berkenaan dengan kekhasan tupoksi masing-masing satuan unit kerja yang meliputi penyusunan langkahlangkah, tahapan, mekanisme maupun alur kegiatan. SOP kemudian menjadi alat untuk meningkatkan kinerja penyelenggaraan perusahaanan secara efektif dan efisien. Prinsip dasar yang perlu diperhatikan dalam penyusunan SOP adalah : 1. Penyusunan SOP harus mengacu pada SOTK, TUPOKSI, serta alur dokumen; 2. Prosedur kerja menjadi tanggung jawab semua anggota organisasi; 3. Fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur, sehingga perlu dikembangkan diagram alur dari kegiatan organisasi; 4. SOP didasarkan atas kebijakan yang berlaku; 5. SOP dikoordinasikan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan/penyimpangan; 6. SOP tidak terlalu rinci; 7. SOP dibuat sesederhana mungkin; 8. SOP tidak tumpang tindih, bertentangan atau duplikasi dengan prosedur lain; 9. SOP ditinjau ulang secara periodik dan dikembangkan sesuai kebutuhan.
16

Berdasarkan pada prinsip penyusunan SOP di atas, penyusunan SOP didasarkan pada tipe satuan kerja, aliran aktivitas, dan aliran dokumen. Kinerja SOP diproksikan dalam bentuk durasi waktu, baik dalam satuan jam, hari, atau minggu, dan bentuk hirarkhi struktur organisasi yang berlaku. Proses penyusunan SOP dilakukan dengan memperhatikan kedudukan, tupoksi, dan uraian tugas dari unit kerja yang bersangkutan. Berdasarkan aspek-aspek tersebut SOP disusun dalam bentuk diagram alur (flow chart) dengan menggunakan kerja, aliran simbol-simbol dokumen, yang

menggambarkan

urutan

langkah

tahapan

mekanisme, serta waktu kegiatan. Setiap satuan unit kerja memiliki SOP sesuai dengan rincian tugas pokok dan fungsinya, karena itu setiap satuan unit kerjamemiliki lebih dari satu SOP

5. Pelaksanaan dan Pengembangan SOP Terdapat tujuh langkah untuk mendeskripsikan suatu metode agar dapat membuat suatu bentuk SOP yang baik dan benar, sehingga mudah untuk dipahami oleh pengguna SOP tersebut. Berikut adalah tujuh langkah untuk membuat SOP yang baik dan benar (digilib.petra.ac.id). 1. Perencanaan tujuan awal pembuatan SOP Dengan adanya tujuan yang ingin dicapai, pihak manajemen dapat menysusun langkah langkah yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut, serta dapat mengetahui dan mengevaluasi keberhasilan dari penerapan SOP tersebut.

17

2. Perancangan awal Jika bentuk SOP yang akan digunakan adalah simple steps, hierarchical stepsatau graphic format, maka langkah awal yang harus dilakukan adalah membuat tahapan dari proses yang ada dan yang harus dijalankan. Jika bentuk SOP yanga akan digunakan adalah flowchart, maka langkah awal yang haruss dilakukan adalah menentukan permasalahan yang akan diselesaikan. 3. Evaluasi Internal Setelah rancangan awal dibuat, sebaiknya rancangan tersebut dievaluasi oleh seluruh anggota perusahaan yang terlibat sehingga dapat diketahui kekurangan serta kesalahan yang terdapat pada rancangan awal tersebut dan kemudian meminta saran, kritik dan usulan yang membangun. Dengan melibatkan seluruh anggota perusahaan yang terlibat dalam SOP tersebut, maka proses pemahaman dan penerapan akan berjalan dengan lebih mudah. 4. Evaluasi Eksternal Pada tahap evaluasi eksternal, dibutuhkan tim penasehat yang berasal dari luar perusahaan untuk menilai rancangan yang telah dibuat dan memberikan saran, kritik dan usulan yang dapat membangun pembuatan SOP tersebut. Pihak eksternal dari perusahaan tentu dapat menilai rancangan dengan lebih objektif, dikarenakan mereka tidak terlibat langsung dalam proses penerapan SOP.

18

5. Pengujian Tahap pengujian dilakukan untuk mengetahui SOP yang dibuat telah seusai dengan standard yang ditetapkan oleh pihak manajemen dan kemudian hasil pengujian dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dalam melakukan perbaikan dan pengembangan. 6. Perbaikan Setelah dilakukan tahap pengujian, dapat diketahui kekurangan dan kesalahan dalam SOP yang telah dibuat dan kemudian dapat segera dilakukan perbaikan sehingga SOP dapat berjalan dengan lebih maksimal. Pada tahap ini juga dapat dilakukan pelatihan bagi para pekerja agar dapat memanfaatkan SOP sebagai alat bantu untuk memepermudah mereka dalam menjalankan pekerjaan. 7. Pengaplikasian Setelah SOP telah selesai dibuat dan sesuai dengan standar yang telah ditentukan, kemudian dilakukan pengaplikasian di seluruh divisi dalam perusahaan sehingga tujuan awal yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan maksimal.

6. Implementasi SOP Proses implemenatsi SOP termasuk setiap langkah yang dibutuhkan untuk memeprkenalkan SOP kepada setiap orang yang terlibat dalam SOP tersebut dan menjadikan SOP sebagai bagian penting dalam setiap operasi rutin. Proses implementasi harus dirancang sedemikian rupa untuk memastikan bahwa :
19

1.

Setiap orang dalam perusahaan mendapat informasi dan penjelasan mengenai SOP yang telah diperbaiki ataupun SOP yang baru.

2.

Rekapan dokumen SOP didistribusikan sesuai dengan kebutuhan dan dapat diakses dengan mudah oleh seluruh anggota perusahaan, terutama yang terlibat langsung dalam SOP tersebut.

3.

Setiap personil dalam perusahaan mengerti peran dan memiliki pengetahuan dan kemampuan yang dibutuhkan untuk menerapkan SOP dengan benar dan efektif termasuk pemahaman mengenai konsekuensi jika terjadi kesalahan dalam penerapan SOP tersebut.

4.

Terdapat personil yang bertanggung jawab untuk mengawasi jalannya proses, mengidentifikasi permasalahan permasalahan yang mungkin terjadi dan memberikan dukungan dalam proses implementasi SOP tersebut.

7. Pengertian Kinerja Kinerja atau juga disebut performance dapat didefinisikan sebagai

pencapaian hasil atau the degree of accomplishment. Sementara itu, Atmosudirdjo (1997) mengatakan bahwa kinerja juga dapat berarti prestasi kerja, prestasi penyelenggaraan sesuatu. Faustino (1995) memberi batasan kinerja sebagai suatu cara mengukur kontribusi-kontribusi dari individuindividu anggota organisasi kepada organisasinya. Peter Jennergen (1993) mendefinisikan kinerja organisasi adalah tingkat yang menunjukkan seberapa jauh pelaksanaan tugas dapat dijalankan secara aktual dan misi organisasi tercapai. Selanjutnya Pamungkas (2000)
20

menjelaskan bahwa kinerja adalah penampilan cara-cara untuk menghasilkan suatu hasil yang diperoleh dengan aktivitas yang dicapai dengan suatu unjuk kerja. Dengan demikian, kinerja adalah konsep utama organisasi yang menunjukkan seberapa jauh tingkat kemampuan pelaksanaan tugas-tugas organisasi dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan.

E. Konsep Operasional Untuk menghindari kemungkinan-kemungkinan terjadinya kekeliruan atau interprestasi terhadap analisa yang digunakan, maka peneliti menggunakan dan membatasi analisa penerapan standar operasional prosedur pada kinerja PT Pembangunan Kepri, ini dikarenakan banyaknya factor-faktor lain yang bisa digunakan dalam menilai efektifitas kinerja pada PT Pembangunan Kepri yang merupakan sebuah perseroan terbatas yang mayoritas sahamnya dimiliki oleh Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau. 1. Penilaian Kinerja Penilaian terhadap kinerja dapat dijadikan sebagai ukuran keberhasilan suatu organisasi dalam kurun waktu tertentu. Penilaian tersebut dapat juga dijadikan input bagi perbaikan atau peningkatan kinerja organisasi selanjutnya. Dalam institusi pemerintah khususnya, penilaian kinerja sangat berguna untuk menilai kuantitas, kualitas, dan efisiensi pelayanan, memotivasi para birokrat pelaksana, melakukan penyesuaian anggaran, mendorong pemerintah agar lebih memperhatikan kebutuhan masyarakat yang dilayani dan menuntun perbaikan dalam pelayanan publik. Berbeda dengan organisasi privat, pengukuran kinerja organisasi publik sulit dilakukan karena belum
21

menemukan alat ukur kinerja yang sesuai. Kesulitan dalam pengukuran kinerja organisasi publik sebagian muncul karena tujuan dan misi organisasi publik seringkali bukan hanya sangat kabur, tetapi juga bersifat

multidimensional. Organisasi publik memiliki stakeholders yang jauh lebih banyak dan kompleks ketimbang organisasi privat. Stakeholders dari organisasi publik seringkali memiliki kepentingan yang berbenturan satu sama lain. Akibatnya, ukuran kinerja organisasi publik di mata para stakeholders juga berbeda-beda. Para pejabat birokrasi, misalnya, seringkali menempatkan pencapaian target sebagai ukuran kinerja sementara masyarakat pengguna jasa lebih suka menggunakan kualitas pelayanan sebagai ukuran kinerja. Lenvine (1996) mengemukakan tiga konsep yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja organisasi publik, yakni : 1. Responsivitas (responsiveness) : menggambarkan kemampuan organisasi public dalam menjalankan misi dan tujuannya terutama untuk memenuhi kebutuhan masyarakat. Penilaian responsivitas bersumber pada data organisasi dan masyarakat, data organisasi dipakai untuk mengidentifikasi jenis-jenis kegiatan dan programorganisasi, sedangkan data masyarakat pengguna jasa diperlukan untuk mengidentifikasi demand dan kebutuhan masyarakat. 2. Responsibilitas (responsibility): pelaksanaan kegiatan organisasi publik dilakukan sesuai dengan prinsip-prinsip administrasi yang benar atau sesuai dengan kebijakan organisasi baik yang implisit atau eksplisit. Responsibilitas dapat dinilai dari analisis terhadap dokumen dan laporan

22

kegiatan

organisasi. kegiatan

Penilaian dan

dilakukan

dengan

mencocokan prosedur

pelaksanaan

program

organisasi

dengan

administrasi dan ketentuan-ketentuan yang ada dalam organisasi. 3. Akuntabilitas (accountability): menunjuk pada seberapa besar kebijakan dan kegiatan organisasi publik tunduk pada para pejabat politik yang dipilih oleh rakyat. Data akuntabilitas dapat diperoleh dari berbagai sumber, seperti penilaian dari wakil rakyat, para pejabat politis, dan oleh masyarakat. Weisbord (1993) mengemukakan 6 indikator pengukuran kinerja organisasi publik, yang meliputi tujuan, struktur, reward, mekanisme tata kerja, tata hubungan dan kepemimpinan.

2. SOP Sebagai Tolok Ukur Efektifitas Kinerja Perumusan SOP menjadi relevan karena sebagai tolok ukur dalam menilai efektivitas dan efisiensi kinerja perusahaan dalam melaksanakan program kerjanya. Secara konseptual prosedur diartikan sebagai langkah - langkah sejumlah instruksi logis untuk menuju pada suatu proses yang dikehendaki. Proses yang dikehendaki tersebut berupa pengguna-pengguna sistem proses kerja dalam bentuk aktivitas, aliran data, dan aliran kerja. Prosedur operasional standar adalah proses standar langkah - langkah sejumlah instruksi logis yang harus dilakukan berupa aktivitas, aliran data, dan aliran kerja. Dilihat dari fungsinya, SOP berfungsi membentuk sistem kerja & aliran kerja yang teratur, sistematis, dan dapat dipertanggungjawabkan; menggambarkan
23

bagaimana tujuan pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku; menjelaskan bagaimana proses pelaksanaan kegiatan berlangsung; sebagai sarana tata urutan dari pelaksanaan dan pengadministrasian pekerjaan harian sebagaimana metode yang ditetapkan; menjamin konsistensi dan proses kerja yang sistematik; dan menetapkan hubungan timbal balik antar Satuan Kerja. Secara umum, SOP merupakan gambaran langkah-langkah kerja (sistem, mekanisme dan tata kerja internal) yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu tugas untuk mencapai tujuan perusahaan. SOP sebagai suatu

dokumen/instrumen memuat tentang proses dan prosedur suatu kegiatan yang bersifat efektif dan efisisen berdasarkan suatu standar yang sudah baku. Pengembangan instrumen manajemen tersebut dimaksudkan untuk

memastikan bahwa proses pelayanan di seluruh unit kerja perusahaanan dapat terkendali dan dapat berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Sebagai suatu instrumen manajemen, SOP berlandaskan pada sistem manajemen kualitas (Quality Management System), yakni sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang dan/atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu. Sistem manajemen kualitas berfokus pada konsistensi dari proses kerja. Hal ini mencakup beberapa tingkat dokumentasi terhadap standar-standar kerja. Sistem ini berlandaskan pada pencegahan kesalahan, sehingga bersifat proaktif, bukan pada deteksi kesalahan yang bersifat reaktif. Secara konseptual, SOP merupakan bentuk konkret dari penerapan prinsip manajemen kualitas yang diaplikasikan untuk organisasi
24

perusahaanan(organisasi publik). Oleh karena itu, tidak semua prinsip-prinsip manajemen kualitas dapat diterapkan dalam SOP karena sifat organisasi perusahaan berbeda dengan organisasi privat.

F. Metode Penelitian 1. Jenis Penelitian Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan penelitian studi kasus dimana penulis berusaha mencari jawaban tentang kinerja PT Pembangunan Kepri sebagai BUMD Provinsi Kepulauan Riau yang tujuannya utamanya memberikan sumbangan Pendapatan Anggaran Daerah (PAD) dari sisi efektifitas penerapan standar operasional prosedur (SOP). Penelitian Studi Studi Kasus adalah mempelajari secara intensif latar belakang serta interaksi lingkungan dari unit yang menjadi subjek; tujuannya memberikan gambaran secara detail tentang latar belakang, sifat, karakteristik yang khas dari kasus, yang kemudian dijadikan suatu hal yang bersifat umum. Hasilnya merupakan suatu generalisasi dari pola-pola kasus yang tipikal. Ruang lingkupnya bisa bagian / segmen, atau keseluruhan siklus /aspek. Penelitian ini lebih ditekankan kepada pengkajian variabel yang cukup banyak pada jumlah unit yang kecil.

2. Lokasi Penelitian Adapun lokasi penelitian ini dilakukan pada kantor PT Pembangunan Kepri di Jalan DI Panjaitan No 28 Km 7 Kelurahan Melayu Kota Piring Kecamatan Tanjungpinang Timur Kota Tanjungpinang Provinsi Kepulauan Riau.
25

3. Sumber dan Jenis Data a. Data Primer yaitu data diperoleh langsung dari responden yang menjadi sasaran penelitian, kemudian data dikumpulkan dan akan

diklasifikasikan sesuai kebutuhan penelitian b. Data Sekunder yaitu data yang diperloeh langsung dari data yang ada di Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau, dokumen-dokumen yang

berhubungan dengan permasalahan penelitian

4. Teknik dan Alat Pengumpul Data Untuk mendapatkan data-data yang mempunyai hubungan dengan judul penelitian ini, penulis menggunakan beberapa teknik yaitu sebagai berikut : a. Kuesioner, yaitu menyusun suatu daftar pertanyaan yang didasarkan atas beberapa indikator yang berupa pertanyaan tertulis. b. Dokumentasi, yaitu catatan atau daftar yang telah ada atau dilakukan oleh objek penelitian

G. Sistematika Penulisan BAB I Pendahuluan Dalam Bab ini diuraikan tentang Latar Belakang, Identifikasi Masalah, Tujuan dan Kegunaan, Kerangka Teori, Konsep Operasional, Metode Penelitian dan Sistematikan Penulisan. BAB II Gambaran Umum PT Pembangunan Kepri

26

Dalam Bab ini diuraikan dasar hukum dan peraturan pendirian PT Pembangunan Kepri, Struktur Organisasi, Job description, Standar Operasional Prosedur yang digunakan serta laporan rugi laba per 31 Desember 2010 serta gambaran umum lainnya. BAB III EFEKTIFITAS PENERARAPAN STANDAR OPERASIONAL

PROSEDUR PADA KINERJA PT PEMBANGUNAN KEPRI Dalam Bab ini diuraikan gambaran dan data-data atau informasi yang sudah dianalisis, berupa Efektifitas Penerapan Standar Operasional Prosedur pada Kinerja PT Pembangunan Kepri BAB IV Penutup Bab ini menguraikan tentang kesimpulan-kesimpulan terhadap

keseluruhan pemaparan dari Bab I sampai dengan Bab III dan disertai saran-saran.

27

DAFTAR PUSTAKA

BUKU BUKU : Agus Dwiyanto. 1999. Penilaian Kinerja Organisasi Pelayanan Publik. Makalah Seminar Kinerja Organisasi Sektor Publik Kebijakan dan Persiapannya. Jurusan Ilmu Administrasi Negara FISIPOL UGM Yogyakarta.

James L. Gibson dkk. 1997. Organisasi dan Manajemen : Perilaku, Struktur dan Proses. Jakarta : Erlangga. The Liang Gie. 1992. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty Yeremias T. Keban. 1995. Kinerja Organisasi Publik. Bahan Seminar Sehari dalam rangka Purna Tugas Drs. Sediyono. FISIPOL UGM Yogyakarta.

DOKUMEN : Peraturan Daerah Provinsi Kepulauan Riau nomor 2 Tahun 2006 tentang Pembentukan BUMD Akte Notaris No..tentang Pendirian PT Pembangunan Kepri Keputusan Direksi No. .. tanggal .. tentang Standar

Operasional Prosedur Undang-Undang No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara

28

WEBSITE : (digilib.petra.ac.id) (www.akademik.unsri.ac.id) (www.epa.gov) (Aries, 2007)

29