TEMA 3.

DISEO DE LA ORGANIZACIN
Diseo de la organizacin, es la forma y estructura que debe tener una empresa para establecer los objetivos y estrategias para cumplir estos objetivos. La organizacin es un conjuntos de elementos, materiales, humanos, tecnolgicos y financieros; necesarios dentro de la empresa y estn relacionados entre si y estructurados a travs de organigramas con la finalidad de que las personas que integran la organizacin puedan cumplir sus objetivo personales para la satisfaccin de sus necesidades conjuntamente con los de la empresa. Es decir, se combinan los fines propios con los de la empresa para cumplir un fin comn. Existen principios bsicos para la realizacin eficiente de un diseo de la organizacin, se consideran guas fundamentales para el establecimiento de una correcta organizacin, estos son los definidos por Henry Fayol: La divisin del trabajo, que dice de la especializacin del trabajador en sus actividades, conocer enteramente sus actividades dentro de su rea. Autoridad y responsabilidad, se dice de la autoridad de un alto mando de mandar y hacerse obedecer. Disciplina, las personas deben ser dirigidas a travs de reglas, normas y las personas deben estar sujetas al cumplimiento de estas.

Unidad de mando, cada persona deber recibir ordenes de un jefe inmediato. Unidad de direccin, es la coordinacin de personas y actividades y la unidad en el esfuerzo y la unidad en el esfuerzo, son propsitos bsicos de la organizacin. Subordinacin de inters particular al general, es decir; del personal al de la empresa. Primero cumplir los objetivos de la empresa y por ende trae el cumplimiento de los objetivos del personal. Remuneracin del personal, es el pago justo dependiendo del puesto y responsabilidad del personal. Centralizacin; los altos directivos podrn descansar con apoyo del ejecutivo siguiente inferior delegando autoridad suficiente para que puedan ejercer correctamente su tarea. Jerarquas, la definicin de cada puesto, sus

diferencias, autoridad, responsabilidad conocimiento de todos sus elementos.

y relaciones, deben

ser establecidas por escritos, en un organigrama y puesto en

Orden, los materiales y personas deben ser distribuidos de forma equitativa, justa, cada una en su lugar, correcta distribucin de puestos y de departamentos. Equidad, debe existir igualdad entre los empleados por parte de los directores. Estabilidad personal, evitar la rotacin de personal.

Iniciativa, dar oportunidad a los empleados de poder sugerir o aportar ideas que puedan beneficiar a la organizacin y adems de que les ayuden a realizar con mejor calidad su tarea dentro de su rea. Unin de organizacin personal, es coordinar los intereses del cada actividad de y unir la

con

personal

ambas

necesidades para el cumplimiento de un solo fin que beneficie a ambas partes en un ambiente de confianza. La planeacin es el proceso bsico del cual la empresa se sirve para seleccionar las metas y determinar la manera de conseguirlas. La planeacin es la primera etapa del proceso administrativo, ya que planear implica hacer la eleccin de las decisiones ms adecuadas acerca de lo que se habr de realizar en el futuro. Esta establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo. Para que una empresa se pueda organizar, dirigir o controlar, antes deben elaborarse planes que den direccin y propsito a la organizacin, que decidan qu deba hacerse, cundo y cmo ha de hacerse y quin lo har. Una vez llevada a cavo la planeaciones necesario crear un mtodo bien definido y planeado para llevar a cabo la organizacin administrativa de forma que evitar problemas durante la ejecucin de ste. En el contexto organizacional, es necesario reconocer que dentro de una organizacin existen personas con diferentes culturas, educacin y experiencias, Es por ello que resulta

fundamental alinear a todos los miembros de una organizacin en la interpretacin de los patrones de seales que comnmente circulan en la organizacin y en la prediccin de nuevos patrones que pueden entrar en la organizacin, para inducir a los miembros en su reconocimiento y uso. De acuerdo a lo sealado anteriormente se hace evidente que al disear un sistema de informacin, ste debe adaptarse a las caractersticas particulares de la organizacin para la cual se est diseando, las diferentes estructuras de la organizacin, el estilo de liderazgo, las consideraciones en el sistema tecnolgicas, de la la cultura y de la organizacin y las interacciones humanas son factores que se interrelacionan informacin. La informacin puede llegar a ser el elemento decisivo, que en un momento dado, determine el xito o el fracaso de un negocio, con el fin de lograr la mxima utilidad de la informacin sta debe administrarse de manera correcta, como ocurrira con cualquier otro recurso de la empresa. La organizacin evala cuidadosamente los sistemas que podran ser adquiridos. Si se ha decido por modificar el sistema o disear un sistema personalizado, tendr que analizarse problemas de diseo, se realiza con una evaluacin detallada del programa y rendimiento del sistema con ayuda de cronogramas de evaluacin para que la organizacin verifique que el sistema es el adecuado para el resultado que se espera. organizacin tienen implicaciones en el anlisis y el diseo de los sistemas de

TEMA 4 INVESTIGACION Y ANALISIS

Estructurar un grupo de personas significa establecer una estructura de cometidos, de forma que cada persona conozca qu debe hacer y cmo debe relacionarse con los dems para alcanzar los objetivos del grupo. El anlisis de la estructura consiste en el estudio de la informacin que se tiene sobre la estructura existente, hacerla por escrito como base de la realizacin del trabajo futuro. En todo tipo de organizaciones se desarrollan ciertos grupos de actividades comunes, necesarias para lograr finalidades generales (comprar, financiar, planificar, vender); sin embargo hay actividades que son especficas de las organizaciones que estn dedicadas a ofrecer determinados productos o servicios. En este sentido puede decirse que muchas actividades bsicas son comunes a todo tipo de organizaciones. Esto, en ocasiones, no se advierte, al analizar el organigrama, debido a diferentes causas: Tamao de la organizacin: Si el tamao de la organizacin es grande es fcil identificar muchas actividades por el nombre del puesto a que estn asignadas; en las organizaciones pequeas, por economa de medios, estn asignadas a un mismo puesto actividades muy diversas y, otras, se desarrollan en organizaciones colaboradoras. Importancia: La importancia de una determinada actividad depende del tipo de organizacin. Por ejemplo muchas actividades

relacionadas con la comercializacin de productos o servicios tienen gran importancia en una empresa, por lo que son fcilmente identificables en la referida estructura; sin embargo tales actividades se identifican con ms dificultad en la estructura de un hospital iglesia, pero en estas organizaciones se desarrollan de una manera mnima. Terminologa: No hay una terminologa estndar para

designar a cada actividad. Agrupacin: La agrupacin de actividades bsicas vara segn el tipo de organizacin y entre organizaciones. En el proceso de planear la estructura de una organizacin se pueden distinguir varias fases: Anlisis de la estructura actual estudiando la informacin disponible sobre la estructura existente, en tratar de reflejar sta por escrito, como base para el desarrollo del trabajo posterior. Realizar el proyecto de la estructura ptima a largo plazo, a la vista de los propsitos y desarrollo a largo plazo de la organizacin. Durante el anlisis de la estructura se lleva a cabos varios pasos entre los cuales se encuentra la recopilacin de informacin. La informacin que se recoge debe ser lo ms exacta posible, pues representa la base para las futuras conclusiones, cuando el analista es experto en diagnsticos bastar la informacin objetiva con solo observar o intuir cual es el problema directo o al menos tratar de comprender los sntomas directos; la informacin deber ser procesada y analizada con mucho cuidado pues de ella dependern las posibles soluciones a los problemas detectados, es necesario

indicar que cada fuente de informacin es variada y diferente en relacin a la fuente original y que cada una de ellas agrega valor al analizarla y contribuye a la solucin final. En todo proceso de recoleccin de datos existe la informacin a substituir, si se tiene a mano se procesa y analiza en forma inmediata, si no se cuenta con ella se crea, es decir se recopila de fuentes personales con informacin verbal directa y luego se ampara con fuentes legales y otros documentos del rea afectada, para realizar en forma breve y rpida el anlisis de lo recolectado que facilite la finalizacin del diagnstico en el menor tiempo posible. Tambin es necesario analizar la informacin proveniente de fuentes externas, pues indicar las caractersticas, las posibilidades y la situacin particular del medio de cada elemento, sus funciones o actividades que puedan desarrollar en consonancia con el anlisis del problema. Esta informacin es necesaria para obtener otros criterios que ayuden a normalizar y orientar el estudio.

TEMA 8. MANUALES.
Estos documentos detallados contienen informacin de de la

manera sistemtica funciones de los de la y

de la organizacin de la empresa. Estos nos cumplimiento las al empresa, reducen delimitar costos las actividades incrementar la

permiten tener acceso a la informacin del

responsabilidades y funciones, son una base para el mejoramiento sistemas primeros eficiencia. Los manuales pueden ser por contenido y por funcin deben contener siguientes

caractersticas: de historia, de organismo, departamentales,

de

bienvenida de organizacin entre otras y los de funcin rigen a una determinada funcin operacional estos incluyen los manuales de produccin y ventas, finanzas, contabilidad y crdito. El manual presenta sistemas y tcnicas especficas. Seala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempea responsabilidades especficas. La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una funcin de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la direccin superior, al delinear la estructura organizacional y poner las polticas y procedimientos correctamente en forma escrita puede y ser permanente. un valioso Un manual redactado instrumento

administrativo. Los manuales administrativos representan un medio de comunicacin de las decisiones administrativas que tiene como propsito sealar en forma sistemtica la informacin administrativa. De acuerdo con la clasificacin y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos: a) Instruir a la persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, polticas, procedimientos, normas, b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

c) Contribuir a la ejecucin correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo. d) Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin a las distintas funciones operacionales. e) Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin. g) Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema. h) Interviene en la consulta de todo el personal. i) Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente. j) Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y como deben hacerlo. k) Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar

duplicidades. l) Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos. Entre los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en la administracin, destacan el relativo a los manuales administrativos, ya que facilitan el aprendizaje de la organizacin, por una parte, y por la otra, proporcionan la orientacin precisa que requiere la accin humana en las unidades administrativas,

fundamentalmente a nivel operativo o de ejecucin, pues son una fuente de informacin en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la realizacin de las tareas que se le han encomendado. Depende de la informacin de las necesidades de cada organizacin para saber con qu tipo de manuales se debe contar. Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera: Por su contenido; Manual de historia, Manual de organizacin, Manual de poltica, Manual de contenido mltiple. Por funcin especfica; Manual de produccin, Manual de compras, Manual de ventas, Manual de contabilidad. Segn el mbito de aplicacin: General: Manual general de organizacin, Manual general de procedimientos, Manual general de polticas. Especfico: Manual especfico de reclutamiento y seleccin, Manual especfico de auditoria interna, Manual especfico de polticas de personal. Tipos de manuales de organizacin: Manuales Generales de Organizacin: abarcan toda una empresa. Historia

Manuales Especficos de Organizacin: se ocupan de una funcin operacional, departamento puestos o seccin. Descripcin de