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SESION III

GESTIN DE PROCESOS

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Anlisis de un proceso
Para poder gestionar un proceso es necesario primero, conocerlo. Con este fin, se realiza un anlisis del mismo haciendo uso de herramientas existentes para su normalizacin. Es importante en esta tarea, recordar que:
Las cosas las hace el que sabe (diseo de procesos) Para normalizar algo, ese algo tiene que ser normalizable (repetitivo)

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Diagrama de Afinidad
Conocido tambin como el mtodo KJ. Herramienta que agrupa un conjunto de datos verbales (ideas, opiniones, temas, expresiones, ) en funcin de la relacin que tienen entre s. Es til cuando:
Se pretende abordar un problema de manera directa. Se quiere organizar un conjunto amplio de datos. El tema sobre el que se quiere trabajar es confuso.

Ventajas
Promueve la creatividad de todos los integrantes del equipo de trabajo en todas las fases del proceso. Derriba barreras de comunicacin y promueve conexiones no tradicionales entre ideas / asuntos. Promueve la "apropiacin" de los resultados que emergen porque el equipo crea tanto la introduccin detallada de contribuciones como los resultados generales

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Diagrama de Afinidad

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Diagrama de rbol
Conocido tambin como diagrama sistemtico. Tcnica que permite obtener una visin de conjunto de los medios necesarios para alcanzar una meta o resolver un problema de forma gradual. Es til cuando:
Se desea descomponer una meta general de modo grfico, en fases u objetivos concretos. Se desean determinar acciones detalladas para alcanzar un objetivo.

Ventajas
Exhorta a los integrantes del equipo a ampliar su modo de pensar al crear soluciones. Mantiene a todo el equipo vinculado a las metas y submetas generales de una tarea. Mueve al equipo de planificacin de la teora al mundo real

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Diagrama de rbol

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Diagrama de Causa-Efecto
Conocido tambin como diagrama de Ishikawa. Herramienta que ayuda a identificar, clasificar y poner de manifiesto posibles causas, tanto de problemas especficos como de caractersticas de calidad. Ilustra grficamente las relaciones existentes entre un resultado dado (efectos) y los factores (causas) que influyen en ese resultado. Es til cuando:
Se desea identificar las causas-raz, o causas principales de un problema o efecto. Se desean clasificar y relacionar las interacciones entre factores que estn afectando al resultado de un proceso.

Ventajas
Permite que el grupo se concentre en el contenido del problema, no en la historia del problema ni en los distintos intereses personales de los integrantes del equipo. Ayuda a determinar las causas principales de un problema, o las causas de las caractersticas de calidad, utilizando para ello un enfoque estructurado. Estimula la participacin de los miembros del grupo de trabajo, permitiendo as aprovechar mejor el conocimiento que cada uno de ellos tiene sobre el proceso. Incrementa el grado de conocimiento sobre un proceso
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Diagrama de Causa-Efecto

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Diagrama de Causa-Efecto

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Diagrama de Flujo
Herramienta que utiliza smbolos grficos para representar el flujo y las fases de un proceso. Es bsico en la gestin de los procesos. Es til:
Al inicio de un plan de mejora de procesos, al ayudar a comprender cmo stos se desenvuelven

Ventajas
Facilita la comprensin del proceso. Al mismo tiempo, promueve el acuerdo, entre los miembros del equipo, sobre la naturaleza y desarrollo del proceso analizado. Supone una herramienta fundamental para obtener mejoras mediante el rediseo del proceso, o el diseo de uno alternativo. Identifica problemas, oportunidades de mejora y puntos de ruptura del proceso. Pone de manifiesto las relaciones proveedor - cliente, sean stos internos o externos.

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Diagrama de Flujo

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Diagrama de Flujo en BIZAGI

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Diagrama de Flujo

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Matriz para establecer prioridades

Herramienta que facilita la identificacin de relaciones que pudieran existir entre dos o ms factores, sean stos: problemas, causas y procesos; mtodos y objetivos; o cualquier otro conjunto de variables. Es til cuando:
Establecer la relacin entre distintos elementos o factores, as como el grado en que sta se da. Hace perceptibles los patrones de responsabilidad as como la distribucin de tareas.

Ventajas
Visualiza claramente los patrones de responsabilidad para que haya una distribucin pareja y apropiada de las tareas. Ayuda al equipo a llegar a un consenso con relacin a pequeas decisiones, mejorando la calidad de, y el apoyo a, la decisin final. Mejora la disciplina de un equipo en el proceso de observar minuciosamente un gran nmero de factores de decisin importantes.

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Matriz para establecer prioridades

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Diagrama de Relaciones
Herramienta que proporciona una visin de conjunto sobre todos los elementos que influyen en los objetivos o en los efectos bajo estudio, y de la relaciones de causalidad existentes entre todos ellos. Es til para:
Identificar y priorizar problemas. Guiar el anlisis e identificacin de causas raz del problema. Considerar soluciones alternativas e identificar efectos secundarios y posibles sinergias en su implantacin. Ayudar a identificar y tratar la resistencia al cambio.

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Diagrama de Relaciones

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Fuentes de Referencia
[LIB] Gestin por procesos, 2da. Ed.
Jos Antonio Prez Fernndez de Velasco
ESIC EDITORIAL, Espaa, 2007

[LIB] Organizacin basada en procesos, 2da. Ed. Jorge Macazaga y Alejandra Pascual
ALFAOMEGA GRUPO EDITOR, S.A. DE C.V., Mxico, 2007

[SEP] Administracin de procesos de Negocio

Carlos Felipe Culquichicn Cceres Maestra en Ing. de Sistemas, mencin en Gerencia de SI., UPN, Per 2008

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Referencias
http://www.fundibeq.org/metodologas/herramientas/diagrama_de_arbol.pdf http://www.fundibeq.org/metodologas/herramientas/diagrama_de_relaciones.pdf http://www.fundibeq.org/metodologas/herramientas/diagrama_causa_efecto.pdf http://www.fundibeq.org/metodologas/herramientas/diagrama_de_flujo.pdf http://alarcos.inf-cr.uclm.es/doc/Calidad/capitulo02.ppt http://www.aiteco.com/matriz.htm http://www.icao.int/icao/en/ro/nacc/meetings/2002AirportMgmt/docs/03PropuestaHerrami entasparalaMejoraContinua.pdf

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