Sistemas de Informacin Administrativos (MIS)

Es un mtodo formal que permite poner a disposicin de los gerentes la informacin exacta y oportuna que necesitan para realizar un proceso de toma de decisiones ms fcil, as como para efectuar con mayor eficiencia las funciones de planificacin y control del proceso administrativo de la organizacin. El sistema ofrece informacin del pasado, presente y del futuro proyectado, as como hechos relevantes ocurridos dentro y fuera de la organizacin. Las organizaciones siempre han tenido algn tipo de sistema de informacin administrativo, aun cuando no fuera reconocido como tal. En el pasado, estos tenan una composicin y uso informal, no fue sino hasta la aparicin de las computadoras, y su capacidad para procesar y almacenar grandes cantidades de informacin, que los sistemas de informacin administrativos se convirtieron en un mtodo formal. La evolucin de los MIS Cuando las organizaciones comenzaron a utilizar las computadoras, su usaban principalmente para procesar datos en funciones como contabilidad y facturacin. Debido a las habilidades especializadas que requera el manejo de las computadoras, se localizaban en departamentos para el procesamiento de Datos (EDP). Con el tiempo otras tareas del procesamiento de datos y de informacin administrativa se fueron computarizando; el crecimiento de los departamentos EDP llevo a los ejecutivos a concentrarse en planificar sistemas de informacin para sus organizaciones, y de esta forma nacieron los sistemas de informacin computarizados (CBIS), que llegaron a conocerse como MIS computarizados o simplemente MIS. Conforme las funciones de los departamentos de EDP se expandan ms all del procesamiento rutinario de grandes volmenes de datos, se empezaron a llamar departamentos de MIS. Informacin diferenciada para diferentes niveles administrativos Tomando en cuenta las diversas necesidades de informacin que requieren, los MIS de una organizacin deben proporcionar informacin a 3 niveles administrativos: 1. Nivel operacional: El MIS tiene que ofrecer informacin muy exacta y detallada derivada de las operaciones diarias, por ejemplo, un supervisor de produccin debe saber si se desperdician demasiados materiales, o si el tiempo de maquina para una tarea ha expirado. 2. Nivel Medio: la informacin que se requiere consiste en datos acumulados dentro de la organizacin, pero tambin de fuentes externas. Los jefes de mandos medios estn interesados en la actuacin presente y futura de sus unidades, por lo tanto necesitan informacin de asuntos importantes que afectaran a sus unidades como por ejemplo, problemas con proveedores, descensos abruptos de ventas o incrementos de la demanda de consumo de un producto.

3. Nivel Institucional: en este nivel, el MIS debe proporcionar informacin para la planificacin estratgica y el control administrativo. El el caso de la planificacin estratgica, las fuentes externas como, condiciones econmicas, avances tecnolgicos, toman una gran importancia. En el caso de las funciones de control administrativo, las fuentes de informacin deben ser tanto internas como externas de, ventas y utilidades, niveles de calidad y satisfaccin de los clientes, o actuacin de los competidores. El papel del ejecutivo de informacin (EI) Es el nexo entre la alta direccin y el sistema de informacin de la organizacin, es el responsable de supervisar la preparacin y difusin de las polticas y procedimientos de los sistemas, tambin es responsable de la introduccin de tecnologas para telecomunicaciones, automatizacin de oficinas, MIS, etc. A diferencia de los directores de departamentos de EDP, el EI se concentra en la planificacin y desarrollo de formas innovadoras y creativas de satisfacer las necesidades de informacin en la organizacin.

Implantacin de un Sistema de Informacin Administrativa basado en las computadoras

Problemas que pueden impedir la implantacin de un MIS computarizado. 1. Altera el MIS las fronteras departamentales establecidas? La implementacin de un MIS puede generar cambios en varias reas de la organizacin, como por ejemplo, la unin de los departamentos de inventario y ventas para aprovechar mejor el MIS. Dichos cambios pueden crear la oposicin de los miembros de los departamentos, por el cambio en la forma de operar o por la gente con la que tendran de laborar. 2. Altera el MIS el sistema informal? La red informal de comunicacin se puede ver alterada ya que el MIS puede modificar los patrones de comunicacin, si los miembros prefieren algunos mecanismos informales existentes para recibir o distribuir informacin, entonces pueden oponerse al establecimiento de nuevos medios ms formales ofrecidos por el MIS. 3. Representa el MIS un reto de nueva adaptacin para personas especificas? Un nuevo MIS va a producir cambios el la forma de trabajar y operar de los miembros. los que llevan mucho tiempo trabajando en una organizacin tienen experiencia de como operar en el sistema existente, y es muy probable que opongan al cambio.

Superacin de problemas de implantacin

Computacin para usuario final

Es el uso creativo de computadoras por parte de personas que no son expertos en el procesamiento de datos, son programas de software para la solucin de problemas que se pueden aprender y usar con gran facilidad.

Dos ejemplos de computacin de usuario final de gran utilidad son: Los Sistemas de Apoyo para las Decisiones (DSS) funcionan como una herramienta de fcil acceso para los usuarios a datos y modelos que pueden ayudar en la planificacin y toma de decisiones. Los DSS tienen una importante diferencia de los MIS, y es que estn dirigidos a la manipulacin de informacin y no al almacenado y recuperacin de datos. Las personas obtienen la informacin que requieren cuando es necesario sin tener que esperar das o semanas para los resultados del departamento de MIS, y pueden manipularlos directamente sin pasar por lo tedioso de explicar las necesidades que tienen al personal del MIS. Otra diferencia relevante, es que los DSS facilitan a los gerentes tomar decisiones no rutinarias en situaciones no estructuradas o especficas, los departamentos de MIS pueden no conocer las decisiones tomadas en estas circunstancias o quiz no tengan la capacidad para responder en seguida a solicitudes especiales de este tipo. Los Sistemas Expertos (ES) son instrumentados para mejorar la toma de decisiones y control de las organizaciones basndose en hechos conocidos y respuestas a diversas situaciones. Los ES dependen de la Inteligencia Artificial (AI), y esta se refiere al uso de una computadora para simular el pensamiento humano; los ES utilizan la AI, por ejemplo, para el diagnostico de problemas, para recomendaciones con el fin de prevenir o resolver estos problemas y en algunos casos aprender de la experiencia, sumando a su base de datos los conocimientos adquiridos ante cierta situacin. Los ES actan como un experto artificial capaz de analizar situaciones no estructuradas emulando los juicios de expertos humanos y ponindolos al alcance de los no expertos.