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Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos
Manual
Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos Versin 1.2. Octubre de 2000
Documento propiedad de Indra Uso exclusivo por el personal de la Compaa
Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos Manual Indice

1. Introduccin

Pgina
Misin ................................................................................................................................................ 1 Gestin de proyectos y gestin multiproyecto. Aplicabilidad del mtodo ............................. 1 Enfoque y caractersticas del Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos ............................ 2 Elementos que componen el Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos ............................. 4 Procedimiento para la gestin administrativa y control de proyectos .................................... 4
2. Mtodo

Estructura del mtodo ...................................................................................................................... 5 Etapa precontractual ........................................................................................................................ 7 Fase 1. Iniciacin ............................................................................................................................... 8 Proceso 1.0.1. Propuesta de iniciacin del proyecto (Propuesta de elaboracin de oferta) ............... 11 LC1. Lista de autocomprobacin de la fase................................................................................ 12
Decisin ejecutiva DE1. Autorizacin para la iniciacin del proyecto (Autorizacin para la elaboracin de oferta) ......................................................................................................................... 13 Fase 2. Desarrollo de concepto, elaboracin de ofertas y propuestas .................................. 14 Proceso 2.0.1. Definicin de la misin y contenido del proyecto.................................................... 18 Proceso 2.1.1. Estructura de desglose primario del trabajo. Contraste con la informacin histrica existente .............................................................................................................................. 19 Proceso 2.1.2. Estructura de desglose ampliado del trabajo.......................................................... 20 Proceso 2.2.1. Estimacin de coste y calendario del proyecto ...................................................... 21 Proceso 2.3.1. Consolidacin de estimaciones. Anlisis financiero. Elaboracin de la oferta (propuesta para proyectos internos) ................................................................................................ 22 LC2. Lista de autocomprobacin de la fase................................................................................ 23
Decisin ejecutiva DE2. Aprobacin de la oferta ................................................................... 24 Fase 3. Negociacin de ofertas .................................................................................................... 25 Decisin ejecutiva DE3. Autorizacin para comenzar la realizacin del proyecto ........... 26 Etapa contractual............................................................................................................................. 27 Fase 4. Planificacin del proyecto................................................................................................ 28 Proceso 4.0.1. Definicin del proyecto............................................................................................. 32 Proceso 4.1.1. Estructura de desglose del trabajo. Definicin, determinacin de coste y duracin de sus elementos ............................................................................................................... 33 Proceso 4.2.1. Estructura de desglose primario del trabajo. Definicin de sus elementos ......... 34 Proceso 4.2.2. Estructura de desglose ampliado del trabajo. Determinacin de coste y duracin de sus elementos ............................................................................................................ 35 Proceso 4.3.1. Establecimiento del calendario y costes preliminares del proyecto ...................... 36 Proceso 4.4.1. Establecimiento del plan integrado de trabajo, calendario y costes...................... 37
Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos. Manual Versin 1.2. Octubre de 2000
Do cumento p ro p ied a d d e Ind ra Uso ex clusivo p o r el p erso na l d e la Co mp a a
4.5.1. Elaboracin de los planes de soporte .................................................................................... 38

Plan de calidad Plan de gestin de configuracin Plan de riesgos Plan de organizacin Plan de comunicacin Plan de aprovisionamientos
Proceso 4.6.1. Consolidacin del plan de proyecto......................................................................... 42 LC4. Lista de autocomprobacin de la fase................................................................................ 43

Decisin ejecutiva DE4. Aprobacin del plan consolidado del proyecto........................... 44 Fase 5. Ejecucin, Seguimiento y Control................................................................................... 45 Proceso 5.0.1. Supervisin y anlisis de desviaciones respecto al plan ....................................... 49 Proceso 5.1.1. Identificacin de acciones correctivas y para la mejora continua.......................... 50 LC5. Lista de autocomprobacin de la fase................................................................................ 51
Decisin ejecutiva DE5. Autorizacin de cierre del proyecto .............................................. 52 Fase 6. Cierre ................................................................................................................................... 53 LC6. Lista de autocomprobacin de la fase................................................................................ 56
3. Formatos

Formato 1.0.1/F1. Propuesta de elaboracin de oferta. Propuesta de iniciacin del proyecto Formato DE1/F1. Autorizacin para la elaboracin de oferta. Autorizacin para la iniciacin del proyecto Formato 2.0.1/F1. Misin y contenido del proyecto Formato 2.2.1/F1. Estimacin de costes y calendario del proyecto Formato 2.2.1/F2. Previsin de recursos profesionales (Desglose) Formato 2.2.1/F3. Resumen de costes presupuestados Formato 2.3.1/F1. Perfil tecnolgico y estimacin de riesgos de la oferta Formato DE2/F1. Aprobacin de la oferta Formato SOP/F1. Informe de Estado/Cambio de Estado Formato DE3/F1. Autorizacin para dar comienzo a la realizacin del proyecto Formato 4.0.1/F1. Definicin del proyecto Formato 4.1.1/F1. Estructura de desglose del trabajo Formato 4.2.1/F1. Estructura de desglose primario del trabajo Formato 4.2.2/F1. Estructura de desglose ampliado del proyecto (por departamento/unidad organizativa) Formato 4.5.1/F1. Plan de riesgos Formato 4.5.1/F2. Matriz de asignacin de responsabilidades RSCI Formato 4.6.1/F1. Estructura de desglose completo del proyecto, coste y calendario de ejecucin de sus elementos Formato 4.6.1/F2. Previsin de recursos profesionales (Desglose) Formato 4.6.1/F3. Recursos y costes presupuestados por subestructuras Formato 5.1.1/F1. Informe de gestin
4. Glosario
Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos. Manual Versin 1.2. Octubre de 2000

Manual Manual
1. Introduccin
2. Mtodo
3. Formatos
4. Glosario
Introduccin al Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos
Misin
La misin del Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos es proporcionar a la compaa y a los gestores de proyectos de la misma un instrumento eficaz para gestionar los diferentes tipos de proyectos que se realizan en ella, culminndolos repetitivamente con xito.
Gestin de proyectos y gestin multiproyecto. Aplicabilidad del mtodo

Un proyecto es un proceso nico, consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de comienzo y finalizacin que se emprende para alcanzar un objetivo conforme a requisitos especficos e implica limitaciones de tiempo, coste y recursos. (ISO 10006, 1997 E) Las principales caractersticas de los proyectos son las siguientes: 1. Estn enfocados a alcanzar un objetivo o conjunto de objetivos definidos (o definibles) 2. Se realizan por una combinacin de recursos humanos, frecuentemente expertos en diferentes materias especficas, agrupados en una organizacin temporal 3. Estn limitados por el presupuesto y calendario establecidos y por el nivel de desempeo y calidad especificados para el objetivo a alcanzar 4. Implican realizar un conjunto de diferentes actividades no repetitivas e interrelacionadas entre s que requieren coordinacin 5. Hasta cierto punto cada proyecto es nico y entraa por ello riesgos e incertidumbre hasta su culminacin En comparacin con un proyecto, las operaciones son un conjunto de actividades y tareas continuas y frecuentemente repetitivas. La gestin multiproyecto (o gestin de programas*) es el proceso de planificar, coordinar y controlar un portafolio de proyectos y operaciones que utilizan recursos comunes con el objetivo de alcanzar en un mercado especfico unos objetivos de negocio definidos y los mximos beneficios para Indra. El Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos es aplicable a los proyectos tanto internos de Indra como para clientes externos y facilita la gestin multiproyecto en la compaa.
* En la literatura especializada frecuentemente se denomina a la gestin conjunta de proyectos y operaciones en un entorno definido de mercado y recursos (personas, tecnologa, competencias...), gestin de programas.
Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos. 1. Introduccin Versin 1.2. Octubre de 2000 Pgina 1
Enfoque y caractersticas del Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos

El Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos est enfocado a impulsar la excelencia en la gestin de proyectos en Indra y proporcionar a los gestores de los mismos un procedimiento y unas herramientas contrastadas para asegurar la repetitividad del xito de los mismos. Constituye un instrumento de apoyo y soporte a los responsables de los proyectos que no suple, sino potencia, su talento, experiencia y conocimiento para aumentar las probabilidades de xito del proyecto. Las caractersticas ms destacadas del Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos son las siguientes: Est basado en el ciclo de vida del proyecto y dispone de listas de comprobacin al final de cada fase del mismo Promueve la aplicacin a lo largo del ciclo de vida del proyecto de los factores de gestin contrastados por la experiencia y la investigacin como crticos para el xito del mismo 1. Definicin de la misin del proyecto 2. Apoyo de la Direccin 3. Planificacin 4. Consultas con los clientes 5. Gestin de las personas 6. Tareas tcnicas 7. Aceptacin por los clientes 8. Control y realimentacin 9. Comunicacin 10. Resolucin de problemas Comprende los procesos clave de gestin de proyectos en un procedimiento integrado
Gestin de clientes Gestin conjunta de actividades, calendario y costes Aseguramiento de calidad Gestin de configuracin Gestin de riesgos
y facilita la aplicacin de otros procesos complementarios o de mejora de la gestin como Ingeniera Concurrente o Calidad Total Proporciona guas y herramientas para facilitar su aplicacin Es una herramienta fcilmente transmisible y aplicable por los subcontratistas, proveedores y asociados en los proyectos, favoreciendo el establecimiento con ellos de un proceso integrado para la gestin del proyecto y reforzando el liderazgo de Indra
Es un instrumento eficaz en el mbito de la gestin de proyectos para la mejora de la posicin competitiva de la compaa y para reforzar la integracin de las diferentes reas y personas que la componen, que: Facilita la alineacin de los objetivos y el enfoque de los proyectos con los objetivos corporativos, de las diferentes reas y programas de la empresa, clasificndolos desde su inicio como Proyectos plataforma (renen una o varias de las caractersticas siguientes)
Desarrollo de un producto, sistema o aplicacin sustancialmente distintos de los anteriormente realizados por la compaa y/o primera incorporacin de una tecnologa clave, nueva o emergente Entrada en un mercado o negocio sustancialmente distintos de los habituales Establecimiento de una forma radicalmente nueva de relacin con el cliente y/o los asociados en el negocio
Proyectos de derivacin o extensin de gama
Adaptacin, mejora, nueva versin de productos, sistemas y aplicaciones anteriores y/o tecnologas familiares para la compaa Diversificacin hacia negocios y/o mercados prximos (parecidos) a los habituales de la compaa
Proyectos de continuidad
Proyectos de productos, sistemas y aplicaciones, que aplican tecnologas en los que la compaa dispone de un conocimiento y experiencia contrastados, para mercados y clientes habituales
y analizando la correspondencia del proyecto con los objetivos de la compaa, mercado y programa correspondiente; estableciendo, en concordancia con ellos, los objetivos especficos para el mismo y asignndole un patrocinador del proyecto al nivel jerrquico requerido por su importancia estratgica Soporta el establecimiento de sistemas de informacin y comunicacin para facilitar la gestin corporativa, la gestin multiproyecto, la planificacin de recursos y la gestin del conocimiento mediante la aplicacin de etapas, fases, procesos, formatos, terminologa y sistemas de medida comunes a todos los proyectos de la compaa Facilita la construccin de equipos de proyecto eficientes y el desarrollo de las competencias de las personas para la gestin de proyectos y la resolucin de problemas, y proporciona guas y herramientas para ello Es fcilmente actualizable y transmisible por la red corporativa, internet o mediante CD, lo que refuerza su utilidad para la gestin de proyectos con equipos trabajando en diferentes localizaciones (proyectos virtuales) y para la formacin de las personas. Establece una terminologa comn en el mbito de Indra Puede utilizarse como instrumento de marketing para reforzar la imagen corporativa de Indra como empresa de un alto nivel de competencia y capacidad para la gestin de proyectos en entornos de alta complejidad tecnolgica
Elementos que componen el Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos

El Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos lo componen un manual corporativo y una carpeta de guas, tcnicas, herramientas y normas aplicables a la gestin de proyectos: 1. Manual Corporativo de Indra Presenta y explica las etapas, fases, procesos y pasos recomendados para la aplicacin del Mtodo Proporciona listas de comprobacin para cada una de las fases del ciclo de vida del proyecto (excepto para la Fase 3. Negociacin de ofertas) y formatos estndar para la documentacin y transmisin de los datos clave del proyecto Se actualiza peridicamente
2. Carpeta de guas, tcnicas y herramientas, y normas aplicables Contiene guas, tcnicas y herramientas, y normas aplicables a la gestin de proyectos corporativas, del rea y unidad de negocio Se actualiza y completa permanentemente de acuerdo a las necesidades de cada gestor de proyecto para facilitar la aplicacin del Mtodo

Manual Manual

Guas Guas Tcnicas y Herramientas Tcnicas y Herramientas Normas aplicables Normas aplicables
Procedimiento para la gestin administrativa y control de proyectos

Los requisitos para la administracin, documentacin y control de los proyectos en Indra, se establecen en el Procedimiento para la gestin administrativa y control de proyectos. El procedimiento asegura que los requisitos para el desarrollo de los proyectos quedan definidos y documentados adecuadamente, de acuerdo con los estndares de calidad de la compaa, desde el origen con la generacin de la oferta y la firma del posterior contrato, pasando por el seguimiento y control del proyecto, su facturacin y cobro, hasta el cierre definitivo del proyecto.

Manual Manual
1. Introduccin
2. Mtodo
3. Formatos
4. Glosario
Estructura del mtodo
El Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos abarca la totalidad de la vida de los proyectos, desde su concepcin hasta la conclusin total y cierre de los mismos. Est basado en el ciclo de vida del proyecto estructurado en las dos etapas y seis fases siguientes: Etapa precontractual Fase 1. Iniciacin Fase 2. Desarrollo de concepto, elaboracin de ofertas y propuestas Fase 3. Negociacin de ofertas
Etapa contractual Fase 4. Planificacin del proyecto Fase 5. Ejecucin, Seguimiento y Control Fase 6. Cierre
La etapa precontractual y la etapa contractual forman ambas parte integrante del proyecto y de su ciclo de vida. La mayor parte de los problemas que se manifiestan a lo largo de la vida de un proyecto se originan durante la definicin de ste y la negociacin de sus objetivos, contenido y alcance con los clientes del mismo. Una adecuada gestin de la etapa precontractual es el mejor camino para prevenir problemas posteriores. Al final de cada una de las 5 primeras fases en que est estructurado el Mtodo, se produce un resultado especfico que facilita una decisin clave que enfoca y orienta la actuacin de la siguiente fase del proyecto, reduciendo de esta forma el riesgo y la incertidumbre iniciales del mismo.
Etapa precontractual
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4
Etapa contractual
Fase 5 Fase 6
Ejecucin Desarrollo de concepto, elaboracin de ofertas Negociacin de ofertas Planificacin del proyecto
Iniciacin
DE 1
DE 2
DE 3
DE 4
DE 5
Cierre
Seguimiento y Control
DE: Decisin Ejecutiva
Estructura del Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos
Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos. 2. Mtodo Versin 1.2. Octubre de 2000 Pgina 5
Para cada una de las fases del proyecto el mtodo establece: Los objetivos de la fase, una visin general y los aspectos importantes a considerar Los procesos a desarrollar durante la fase (excepto para la Fase 3. Negociacin de ofertas) La descripcin detallada para el desarrollo de cada proceso:
El contenido de cada proceso Los aspectos importantes a considerar Los datos de partida (informacin que deber utilizarse durante el desarrollo del proceso y cuya disponibilidad deber procurarse en la medida de su necesidad) Los pasos recomendados para el desarrollo del proceso Los resultados a obtener Las guas, tcnicas y herramientas aplicables Los formatos que recogen la informacin clave a definir durante el proceso
Las listas de comprobacin a ser utilizadas al final de la fase para la identificacin de las reas que no han podido ser definidas o cumplimentadas durante ella (excepto para la Fase 3. Negociacin de ofertas) La informacin y datos del proyecto a ser documentados e imputados a los Sistemas de Informacin de la Compaa, al final de cada una de las fases del proyecto y en cada hito, establecido por el Procedimiento para la gestin administrativa y control de proyectos, para el seguimiento y control de proyectos durante su ejecucin
Cmo ganar las batallas antes de librarlas
La etapa precontractual arranca en el momento en que se manifiesta la oportunidad comercial o la necesidad de preparar una oferta para la realizacin de un proyecto para un cliente de Indra o una propuesta para la realizacin de un proyecto interno para la propia Indra. En el primer caso, suele denominarse tambin etapa comercial del proyecto. Durante la misma se definen, concretan y acuerdan con los clientes externos e internos, la misin, contenido, productos, alcance, calendario, precio (o coste para proyectos internos) y otros condicionantes del proyecto. Por ello, durante esta etapa es especialmente importante establecer y mantener el nivel adecuado de intercambio de informacin, comunicacin y negociacin con los clientes. A la conclusin de esta etapa con el establecimiento de un contrato con un cliente externo o de una autorizacin de la Direccin de Indra para la realizacin de un proyecto interno, queda definido el compromiso adquirido por Indra y por los responsables del proyecto frente al cliente (externo o interno) y, consecuentemente, el coste y riesgo que el cumplimiento del mismo entraa. Se define tambin la contraprestacin en forma de pago o beneficios que recibir la compaa por la realizacin del proyecto. Por tanto, durante la etapa precontractual, se determina en su mayor parte el beneficio que el proyecto aportar a la compaa, su coste y las probabilidades de culminarlo con xito. Para reducir al mximo posible los riesgos e incertidumbres de un proyecto y aumentar con ello sus probabilidades de xito; esto es, las probabilidades de conseguir los beneficios esperados por el cliente, por la propia Indra y por los participantes e interesados en el proyecto, deben involucrarse en la etapa precontractual en la medida de lo posible los mismos responsables (comerciales, gestores y tcnicos) sobre los que recaer la responsabilidad del proyecto en las etapas posteriores, y todas aquellas personas de Indra que tienen un inters, influencia (stakeholders) o una participacin relevantes en el proyecto y sus resultados. Esta etapa se compone de las fases y decisiones ejecutivas que se indican a continuacin.
Fase 1 Fase 2 Fase 3
Iniciacin
DE 1
Desarrollo de concepto, elaboracin de ofertas y propuestas
DE 2
Negociacin de ofertas
DE 3
Fase 1. Iniciacin
Si no se identifica previamente el destino es fcil arrancar en la direccin equivocada
OBJETIVOS El propsito de esta fase es lograr una autorizacin ejecutiva formal, aprobando la iniciacin del proyecto y estableciendo las bases fundamentales para acometer las siguientes fases del mismo, antes de comprometer costes y recursos significativos.
VISION GENERAL Y ASPECTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR Los proyectos se inician por una o ms de las siguientes causas: Una expectativa o demanda del mercado (Ej: redes corporativas integrando internet e intranet) Una peticin de un cliente (Ej: un sistema para la gestin del trfico areo para un aeropuerto) Una necesidad de la compaa (Ej: desarrollar un programa de formacin para aumentar la competencia de los empleados en gestin de proyectos) Un avance tecnolgico (Ej: operaciones quirrgicas a distancia mediante robots comandados va internet) Una exigencia legal (Ej: el tratamiento de residuos txicos y contaminantes) Estos estmulos representan oportunidades o exigencias del negocio que requieren una decisin ejecutiva sobre cmo afrontarlos. El trabajo de preparacin de un proyecto y la elaboracin de una propuesta solvente para su realizacin, tanto para proyectos internos de la compaa como para los clientes externos, es una actividad que consume recursos y requiere frecuentemente de la participacin de diferentes personas y unidades organizativas de la empresa para ser realizada adecuadamente. Desgraciadamente en muchas ocasiones una gran cantidad de recursos y esfuerzo se han gastado antes de que se decida que el proyecto no debe continuar. Por otra parte, la forma en que los proyectos se inician ocasiona con frecuencia problemas a los gestores de stos si se les pide que realicen desarrollos de concepto y ofertas para los que son necesarios anlisis y desarrollos muchas veces costosos y complejos sin proporcionarles la autoridad, los medios y los recursos necesarios para ello. La fase de iniciacin del proyecto trata de evitar estos problemas mediante una estimacin preliminar del contenido, alcance, dimensin y beneficios para Indra del proyecto potencial, una clasificacin inicial del mismo y una estimacin del conocimiento disponible, de las dificultades para conseguir la asignacin del proyecto y las limitaciones previsibles para su desarrollo. Con ello se facilita la decisin empresarial relativa a la conveniencia de iniciar o no los trabajos para la elaboracin de la oferta o propuesta del proyecto, la seleccin del gestor y equipo de proyecto ms adecuados para realizarlos y la asignacin a los mismos de los recursos, autoridad y apoyo requeridos para las siguientes fases del proyecto.
Debe existir al menos un breve documento, que recoja explcitamente la autorizacin ejecutiva para desarrollar el concepto y elaborar la oferta o propuesta soportada para la realizacin del proyecto, estableciendo las bases fundamentales para hacerlo. Este documento constituye el punto de arranque de procesos posteriores consumidores de tiempo y recursos de la organizacin. Patrocinador del proyecto En los proyectos cuya dimensin o importancia estratgica para la compaa o el rea hagan recomendable el patrocinio del proyecto por un directivo de la misma para aportar liderazgo y apoyo a los responsables del proyecto, facilitarles la relacin con el cliente y ayudarles en las decisiones crticas del proyecto y la resolucin de los conflictos potenciales, dicho patrocinador deber ser identificado durante esta fase.
FASE 1. INICIACION
PROCESOS PROCESOS
1.0.1
Propuesta de Propuesta de iniciacin del iniciacin del proyecto proyecto

(Propuesta de (Propuesta de elaboracin de oferta) elaboracin de oferta)
Fase 1. Iniciacin
PROCESO 1.0.1: PROPUESTA DE INICIACION DEL PROYECTO (PROPUESTA DE ELABORACION DE

OFERTA)
DATOS DE PARTIDA DATOS DE PARTIDA Peticin de oferta de un cliente Peticin de oferta de un cliente Pliego de condiciones de concurso pblico Pliego de condiciones de concurso pblico Oportunidad de mercado Oportunidad de mercado Necesidad interna Necesidad interna Otros datos e informaciones que aconsejen acometer un Otros datos e informaciones que aconsejen acometer un proyecto proyecto Estrategia del rea organizativa Estrategia del rea organizativa Informacin histrica de proyectos y ofertas relacionados o Informacin histrica de proyectos y ofertas relacionados o similares similares PASOS RECOMENDADOS PASOS RECOMENDADOS 1. Anlisis de los datos de partida 1. Anlisis de los datos de partida 2. Identificacin de razones para la realizacin de la oferta 2. Identificacin de razones para la realizacin de la oferta 3. Definicin de la naturaleza del proyecto, la necesidad del 3. Definicin de la naturaleza del proyecto, la necesidad del cliente a satisfacer y ventajas para l, e identificacin de cliente a satisfacer y ventajas para l, e identificacin de los procesos de negocio del cliente a los afecta el los procesos de negocio del cliente a los afecta el proyecto, plataforma tecnolgica, documentacin proyecto, plataforma tecnolgica, documentacin relevante disponible... relevante disponible... 4. Identificacin de las caractersticas que se prevn para el 4. Identificacin de las caractersticas que se prevn para el proyecto: soluciones y servicios que comporta, productos proyecto: soluciones y servicios que comporta, productos y alcance del proyecto potencial y alcance del proyecto potencial 5. Clasificacin preliminar del proyecto y exploracin del 5. Clasificacin preliminar del proyecto y exploracin del conocimiento existente en Indra aplicable al proyecto conocimiento existente en Indra aplicable al proyecto 6. Estimacin preliminar del coste y duracin del proyecto 6. Estimacin preliminar del coste y duracin del proyecto 7. Identificacin de las unidades organizativas de Indra y las 7. Identificacin de las unidades organizativas de Indra y las entidades externas que deberan participar en el proyecto entidades externas que deberan participar en el proyecto 8. Anlisis de las limitaciones que pueden afectar al proyecto 8. Anlisis de las limitaciones que pueden afectar al proyecto 9. Anlisis de la informacin comercial referente al proyecto 9. Anlisis de la informacin comercial referente al proyecto (competidores, sus fortalezas, debilidades y estrategia (competidores, sus fortalezas, debilidades y estrategia comercial, relaciones de Indra con el cliente...) comercial, relaciones de Indra con el cliente...) 10. Estimacin del esfuerzo de elaboracin de oferta (tiempo 10. Estimacin del esfuerzo de elaboracin de oferta (tiempo y coste) y coste) 11. Evaluacin preliminar de los beneficios para Indra de la 11. Evaluacin preliminar de los beneficios para Indra de la realizacin del proyecto realizacin del proyecto 12. Revisin de conclusiones (utilizar la lista de 12. Revisin de conclusiones (utilizar la lista de autocomprobacin LC1) autocomprobacin LC1) 13. Documentacin de las conclusiones. Elaboracin y 13. Documentacin de las conclusiones. Elaboracin y comunicacin de la propuesta de iniciacin del proyecto, comunicacin de la propuesta de iniciacin del proyecto, propuesta de elaboracin de oferta propuesta de elaboracin de oferta RESULTADOS RESULTADOS Propuesta soportada y documentada de acometer un proyecto Propuesta soportada y documentada de acometer un proyecto
CONTENIDO DEL PROCESO

Elaboracin de una propuesta soportada para acometer un proyecto interno de la propia Indra o para elaborar una oferta para un cliente de la compaa.
ASPECTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR

La propuesta de iniciar un proyecto se origina en la mayora de los casos en las funciones comerciales de Indra o en el mbito de los proyectos en curso No obstante lo anterior, dichas propuestas pueden y deben producirse en cualquier unidad organizativa de Indra Alinear los proyectos que se acometen con los objetivos y capacidades de Indra, exige una reflexin y una decisin ejecutiva previas a la asignacin de recursos humanos y materiales significativos para el desarrollo de la oferta, o propuesta de proyecto interno, correspondiente La propuesta formal de iniciacin de un proyecto facilita esta reflexin y soporta la decisin ejecutiva consecuente, facilitando as al equipo de proyecto la disponibilidad del apoyo ejecutivo, la autoridad y los recursos necesarios Evita asimismo la utilizacin de tiempo y recursos para proyectos que nunca debieran haberse acometido
GUIAS, TECNICAS Y HERRAMIENTAS APLICABLES

Consultas a clientes, la Direccin e interesados en el proyecto Juicio de expertos Estudios de mercado Brainstorming Tcnicas y herramientas para la resolucin de problemas en grupo (Brainstorming, preguntar por qu 5 veces, establecimiento de consenso, TNG...)
DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS Formato 1.0.1/F1: Propuesta de iniciacin del proyecto. Formato 1.0.1/F1: Propuesta de iniciacin del proyecto. Propuesta de elaboracin de oferta Propuesta de elaboracin de oferta
Fase 1. Iniciacin Lista de autocomprobacin de la fase

LC1
Lista para la autocomprobacin por parte del equipo de proyecto de la calidad del desarrollo de la fase. Una copia de esta lista deber rellenarse individualmente por cada uno de los responsables de la fase de iniciacin y, en base a los resultados conjuntos obtenidos, dichos responsables se pondrn de acuerdo sobre las reas y conceptos no precisados satisfactoriamente y las acciones complementarias que se deben realizar para poder dar por concluida la fase.
Marque con una X el recuadro correspondiente a las afirmaciones con las que est de acuerdo.
1. Se ha definido la necesidad u oportunidad del proyecto 2. Se han identificado las razones que justifican dicha necesidad u oportunidad 3. Se han estimado los beneficios que obtendr el cliente de la realizacin del proyecto
4. Se han identificado los procesos de negocio del cliente a los que afectar el proyecto 5. Se ha considerado la plataforma tecnolgica que conllevar el proyecto 6. Se ha recopilado la documentacin relevante disponible 7. Se han definido las caractersticas que se prevn para el proyecto: soluciones y servicios que comporta 8. Se han determinado en la medida de lo posible los productos y el alcance del proyecto potencial 9. Se han identificado las funciones y requisitos preliminares de los productos 10. Se ha realizado una clasificacin preliminar del proyecto como Plataforma, de Derivacin o de Continuidad 11. Se ha indagado en busca del conocimiento existente en Indra aplicable al proyecto 12. Se ha estimado la magnitud aproximada del coste total del proyecto 13. Se ha realizado una estimacin preliminar de la duracin del proyecto 14. Se han identificado las unidades organizativas de Indra y los colaboradores externos (aliados estratgicos, suministradores, subcontratistas crticos...) cuya participacin previsiblemente se requerir si se realiza el proyecto 15. Se han considerado las limitaciones previsibles (de conocimiento, personal especializado, recursos...) que podran afectar al proyecto 16. Se ha comprobado si el proyecto potencial est en lnea con la estrategia del rea y/o la unidad de negocio de Indra en que se desarrolla 17. Se ha analizado la informacin comercial referente al proyecto (competidores vs. Indra) 18. Se ha estimado el esfuerzo de elaboracin de oferta (tiempo y coste) y se ha establecido la estrategia comercial recomendable en la elaboracin de oferta y accin comercial 19. Se han identificado los beneficios que obtendr Indra con la realizacin del proyecto 20. Se ha considerado la probabilidad de continuacin del proyecto tras su finalizacin 21. Debera procederse a la siguiente fase de este proyecto
DECISION EJECUTIVA DE1: AUTORIZACION PARA LA INICIACION DEL PROYECTO

(AUTORIZACION PARA LA ELABORACION DE OFERTA)
DE 1
Autorizacin ejecutiva, al nivel establecido por la poltica y normas de la compaa, para proceder a la Fase 2. Desarrollo de concepto, elaboracin de ofertas y propuestas, definiendo las bases de actuacin durante la misma: Cdigo de la oferta Denominacin del proyecto Interlocutor responsable ante el cliente Gestor y equipo del proyecto Personas y unidades organizativas cuya colaboracin se requiere Patrocinador del proyecto (si procede) Limitaciones de la aprobacin
La Decisin ejecutiva DE1 se documenta en el formato: Formato DE1/F1.- Autorizacin para la iniciacin del proyecto
Autorizacin para la elaboracin de oferta
La autorizacin para la iniciacin del proyecto (elaboracin de oferta) queda confirmada a efectos corporativos con la captura por los Sistemas de Informacin de Indra de la informacin y datos de los formatos: 1.0.1/F1.- Propuesta de iniciacin del proyecto
Propuesta de elaboracin de oferta
DE1/F1.- Autorizacin para la iniciacin del proyecto

Autorizacin para la elaboracin de oferta
Fase 2. Desarrollo de concepto, elaboracin de ofertas y propuestas

Desarrollar un concepto es sencillo... si se hace mal Los equipos ganadores tienen claro lo que quieren lograr
OBJETIVOS El propsito de la fase de desarrollo de concepto, elaboracin de ofertas y propuestas, es definir la misin, productos y alcance del proyecto, as como estimar las actividades que comporta, su coste, calendario de ejecucin, riesgos y limitaciones principales con el nivel de detalle y precisin necesarios para poder elaborar una oferta competitiva para clientes externos o una propuesta soportada para proyectos internos de la compaa. Durante esta fase se definen asimismo los factores clave para el xito del proyecto. VISION GENERAL Y ASPECTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR Esta fase se suele denominar tambin fase de puesta en marcha, fase de diseo preconceptual, fase conceptual o fase de propuesta. Durante ella se define gradualmente el propsito principal del proyecto, su contenido, las tareas que deben realizarse y los factores clave para el xito del mismo, y se establece un compromiso de los costes y el calendario para el proyecto. Importancia de las consultas con los clientes Las comunicaciones y consultas con los clientes constituyen una parte crtica de la fase de desarrollo de concepto y elaboracin de ofertas, especialmente cuando el producto o el cliente son nuevos para Indra. El interlocutor con el cliente, el gestor y el equipo de proyecto deben identificar y realizar las que sean necesarias para precisar y acordar con el cliente, tanto como sea posible, la misin, contenido y alcance del proyecto, demandando el apoyo y colaboracin, que para ello sea preciso, de sus superiores, el patrocinador del proyecto y otras personas de la compaa. Reducirn as los malentendidos e indefiniciones de partida que son la causa del fracaso de gran nmero de proyectos. Inicio de la construccin del equipo de proyecto En esta fase de desarrollo de concepto y elaboracin de ofertas y propuestas, es deseable que estn involucrados, siempre que sea posible, el gestor y los miembros clave del equipo de proyecto que posteriormente ser responsable de su realizacin; ya que se establecen durante la misma los objetivos a alcanzar y se define un compromiso de coste y calendario para lograrlos. El gestor del proyecto debe fomentar durante esta fase que se comparta la informacin y conocimiento disponibles en el mbito del equipo de proyecto, la participacin y asuncin de responsabilidades por parte de todos sus miembros y la toma de decisiones por consenso en la medida de lo posible para comenzar a sentar las bases de un equipo ganador. Deber asimismo formarse una opinin y contrastarla con la Direccin sobre cul deber ser la composicin ms adecuada del equipo de proyecto para las fases posteriores.
Desarrollo de concepto
Necesidades y expectativas que debe satisfacer el proyecto. Beneficios de su realizacin El primer proceso de la fase consiste en determinar la misin, contenido y alcance del proyecto. Se establece en primer lugar su misin, esto es, las necesidades y expectativas del cliente y los usuarios del producto o servicio resultante y de la propia Indra que debera satisfacer la implementacin exitosa del proyecto. Se define as una visin de los principales beneficios que producir. Productos y servicios que comprende, asunciones, limitaciones y factores clave del xito Se procede a continuacin a describir tan claramente como sea posible el producto o servicio resultado del proyecto, sus componentes y los servicios colaterales incluidos en l, as como las normas y regulaciones que le afectarn. Se establece as la definicin del contenido y alcance del proyecto. Cuando se trata de un proyecto plataforma, los atributos del producto y el alcance del proyecto pueden no estar inicialmente bien definidos y slo llegan a definirse mejor a medida que el proyecto progresa. Esta es una limitacin que debe documentarse y tratar de resolverla lo ms tempranamente posible. Se deben documentar tambin las asunciones que se han realizado y las limitaciones adicionales que, afectando al proyecto, se conocen. Ambas entraan factores de riesgo que deben ser prevenidos para asegurar el xito en su implementacin. Durante este proceso se establecen asimismo los factores clave para el xito del proyecto de acuerdo a su clasificacin, dimensin, complejidad e inters estratgico para Indra.
Elaboracin de ofertas
Identificacin de los elementos que comporta la realizacin del proyecto y estimacin del coste, calendario, riesgos y limitaciones del proyecto Una vez definidos la misin, contenido y alcance del proyecto, y realizada una primera estimacin de las limitaciones y riesgos para su desarrollo, se inician los procesos destinados a la elaboracin de la oferta, los primeros de los cuales estn destinados a proporcionar una relacin suficientemente precisa de los elementos (actividades, adquisiciones, subcontratas...) que comporta la realizacin del proyecto para establecer una estimacin fiable de los costes y calendario del mismo, de los riesgos y limitaciones existentes para lograr los objetivos propuestos. Estructura de Desglose del Trabajo o EDT (Work Breakdown Structure o WBS) La forma ms adecuada para la identificacin de los elementos que comporta la realizacin del proyecto es el establecimiento de la Estructura de Desglose del Trabajo o EDT (WBS).
Ver Gua para el establecimiento de la Estructura de Desglose del Trabajo o EDT (Work Breakdown Structure o WBS)
En el proceso para la elaboracin de ofertas, la EDT (WBS) debe llegar al nivel de desglose que permita identificar, con un grado de precisin adecuado, los costes, calendario, riesgos y limitaciones del proyecto a efectos de poder realizar una oferta competitiva del mismo a los clientes. En el establecimiento de la EDT (WBS), y en la estimacin de costes, calendario, riesgos y limitaciones del proyecto deben participar, o prestar la colaboracin precisa, los responsables o unidades organizativas de la compaa (calidad, compras, fiscal, RRHH y laboral, comercio exterior...) cuya participacin ser necesaria si el proyecto se ejecuta. La informacin histrica disponible de proyectos similares puede permitir reducir el nivel de detalle al que es necesario llegar en la EDT (WBS), acortando y reduciendo el coste de elaboracin de ofertas.
Ofertas competitivas Debe considerarse como un condicionamiento prioritario que la oferta satisfaga las peticiones y limitaciones (de plazo de ejecucin, presupuestarias, de informacin...) expresadas por el cliente en su pliego de condiciones y los contactos mantenidos con l. Una oferta competitiva es la que facilita la consecucin de un contrato beneficioso para Indra y para el cliente y la culminacin con xito del proyecto derivado de la misma, reduciendo al mximo posible las indefiniciones, limitaciones y riesgos que podran poner en peligro dicho xito. Una oferta completa suele definir habitualmente los siguientes aspectos del proyecto y del producto ofrecidos: 1. Necesidad del cliente y los usuarios que satisfar el producto 2. Descripcin del producto, componentes y prestaciones del mismo, incluyendo los servicios colaterales que incorpora 3. Alcance del proyecto (qu est incluido en l) 4. Enfoque y planteamiento generales del proyecto 5. Metodologa y tecnologas a aplicar 6. Plan y calendario del proyecto 7. Organizacin y equipo de proyecto 8. Contribucin requerida por parte del cliente y actividades a ser realizadas por l para el desarrollo del proyecto 9. Beneficios para el cliente de la realizacin del proyecto 10. Descripcin de Indra y de sus capacidades para la realizacin del proyecto y referencias de proyectos similares 11. Precio y condiciones de pago El diseo y redaccin de la oferta debe ajustarse a las normas de Indra y del rea o unidad organizativa a la que la misma corresponda. Importancia de identificar y describir los beneficios para el cliente Los clientes de Indra adquieren aplicaciones de las tecnologas de la informacin para satisfacer necesidades de su propio negocio o para adquirir ventajas competitivas en su sector. Las nuevas tecnologas y las nuevas aplicaciones de las tecnologas existentes, proporcionan en muchas ocasiones beneficios y ventajas competitivas a los clientes que stos desconocen. El conocimiento de las necesidades del negocio del cliente y de las ventajas en relacin a sus competidores que los proyectos que Indra le propone pueden proporcionarle, y su descripcin con la mayor concrecin posible, suele ser un factor determinante para que las ofertas de los mismos se materialicen en un contrato.
Propuestas de proyectos internos

Las propuestas de proyectos a desarrollar para la propia Indra debern incluir las informaciones anteriormente sealadas que proceda y soportar la conveniencia de su realizacin en base a la necesidad de acometerlos (exigencia legal, demanda de clientes, presin de la competencia...) o mediante la estimacin de su coste, de los beneficios que aportar a la compaa y la evaluacin del proyecto de acuerdo a las normas y procedimientos de Indra aplicables para la valoracin de los mismos (estimacin del riesgo, Pay back, Valor Actual Neto, Tasa Interna de Retorno...). Deber considerarse adicionalmente la aplicabilidad a los mismos de subvenciones, exenciones fiscales, financiacin preferente y otros incentivos a la realizacin del proyecto especfico.
FASE 2. DESARROLLO DE CONCEPTO, ELABORACION DE OFERTAS Y PROPUESTAS
PROCESOS PROCESOS
2.1.2
Estructura de Estructura de desglose desglose ampliado del ampliado del trabajo trabajo
2.0.1
2.1.1
2.2.1
2.3.1
Definicin de la Definicin de la misin y misin y contenido del contenido del proyecto proyecto
Estructura de Estructura de desglose primario desglose primario del trabajo. del trabajo. Contraste con la Contraste con la informacin informacin histrica existente histrica existente
NO SI
Estimacin de Estimacin de coste y calendario coste y calendario del proyecto del proyecto
Consolidacin de Consolidacin de estimaciones. estimaciones. Anlisis financiero. Anlisis financiero. Elaboracin de la Elaboracin de la oferta (propuesta oferta (propuesta para proyectos para proyectos internos) internos)
Se puede proceder ya a la elaboracin de la oferta (estimacin de costes, calendario... con un nivel de precisin aceptable) o es necesario ampliar la estructura de desglose del trabajo?
NO SI
PROCESO 2.0.1: DEFINICION DE LA MISION Y CONTENIDO DEL PROYECTO
DATOS DE PARTIDA DATOS DE PARTIDA Autorizacin ejecutiva de iniciacin del proyecto Autorizacin ejecutiva de iniciacin del proyecto Peticin de oferta del cliente Peticin de oferta del cliente Pliego de condiciones de concurso pblico Pliego de condiciones de concurso pblico Oportunidad de mercado Oportunidad de mercado Necesidad del cliente Necesidad del cliente Necesidad de Indra Necesidad de Indra Estrategia del rea organizativa Estrategia del rea organizativa Informacin histrica de proyectos y ofertas similares Informacin histrica de proyectos y ofertas similares Informacin de productos y proyectos de competidores Informacin de productos y proyectos de competidores

Definicin de las expectativas y necesidades del cliente, Indra y los usuarios que debe satisfacer la realizacin del proyecto. Descripcin del producto resultante y de los componentes y servicios complementarios del mismo que satisfarn dichas expectativas y necesidades. Limitaciones, asunciones y riesgos identificados para la culminacin del proyecto. Factores clave para el xito del proyecto.

Para poder establecer la viabilidad de un proyecto y estimar cmo, en qu tiempo y a qu coste se podr realizar es necesario disponer previamente de una visin lo ms difana posible del producto que deber resultar del mismo para satisfacer las necesidades y expectativas del cliente, los usuarios y la organizacin que lo lleva a cabo Para identificar las mismas es clave en la mayora de los casos, efectuar consultas a los clientes y/o usuarios del producto Aun cuando la peticin o pliego de condiciones de un cliente potencial defina estos aspectos, la reflexin que comporta este proceso facilita el consenso entre los miembros del equipo de proyecto sobre los objetivos a alcanzar y las limitaciones y riesgos para conseguirlos, siendo el primer paso en la constitucin de un equipo de proyecto eficiente Es recomendable abrir durante este proceso un archivo del proyecto en el que el gestor y equipo de proyecto puedan acceder en todo momento a lo largo del mismo a: La documentacin de las fases y procesos anteriores

PASOS RECOMENDADOS PASOS RECOMENDADOS 1. Anlisis de los datos de partida 1. Anlisis de los datos de partida 2. Consultas a los clientes y usuarios 2. Consultas a los clientes y usuarios 3. Definicin de necesidades y expectativas de clientes y 3. Definicin de necesidades y expectativas de clientes y usuarios usuarios 4. Identificacin del personal clave del cliente 4. Identificacin del personal clave del cliente 5. Definicin de necesidades y expectativas de Indra 5. Definicin de necesidades y expectativas de Indra 6. Identificacin de productos y alcance del proyecto 6. Identificacin de productos y alcance del proyecto 7. Bsqueda o confirmacin del conocimiento existente en 7. Bsqueda o confirmacin del conocimiento existente en Indra aplicable al proyecto Indra aplicable al proyecto 8. Estimacin de limitaciones y supuestos para la realizacin 8. Estimacin de limitaciones y supuestos para la realizacin del proyecto (factores de riesgo) del proyecto (factores de riesgo) 9. Identificacin de los factores clave para el xito del 9. Identificacin de los factores clave para el xito del proyecto proyecto 10. Documentacin de los resultados 10. Documentacin de los resultados
RESULTADOS RESULTADOS Descripcin consensuada de la misin, contenido, alcance, Descripcin consensuada de la misin, contenido, alcance, asunciones, limitaciones y factores clave para el xito del asunciones, limitaciones y factores clave para el xito del proyecto proyecto
Los formatos cumplimentados de gestin del proyecto Los informes de contactos, reuniones y acuerdos con el cliente, usuarios, proveedores y stakeholders Los documentos escritos intercambiados con ellos
Los informes de las reuniones del equipo de proyecto Otros documentos relevantes relativos al proyecto La existencia y administracin eficaz de este archivo se hace indispensable para la excelencia en la gestin de proyectos complejos y/o de gran dimensin

Consultas a clientes y usuarios Juicio de expertos Tcnicas y herramientas para la resolucin de problemas en grupo (Brainstorming, anlisis causa - efecto, anlisis del campo de fuerzas, establecimiento de consenso...)
DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS Formato 2.0.1/F1: Misin y contenido del proyecto Formato 2.0.1/F1: Misin y contenido del proyecto
NO SI
PROCESO 2.1.1: ESTRUCTURA DE DESGLOSE PRIMARIO DEL TRABAJO. CONTRASTE CON LA INFORMACION HISTORICA EXISTENTE
DATOS DE PARTIDA DATOS DE PARTIDA Definicin de la misin y contenido del proyecto Definicin de la misin y contenido del proyecto Peticin de oferta del cliente Peticin de oferta del cliente Pliego de condiciones de concurso pblico Pliego de condiciones de concurso pblico

Primer desglose del proyecto en el conjunto de productos y/o actividades bsicas necesarias para la obtencin del producto final. Comparacin con la informacin histrica relevante de proyectos. Decisin sobre el curso a seguir para la elaboracin de la oferta.
Informacin histrica de proyectos y ofertas similares Informacin histrica de proyectos y ofertas similares

Se comienza el establecimiento de la Estructura de Desglose del Trabajo o EDT (WBS) del proyecto a partir de la totalidad de productos y servicios complementarios que debern entregarse al cliente El desglose primario llega solamente al nivel de detalle en que cada uno de sus elementos de nivel inferior sea: Completo y separado, o con mnimo solapamiento con otros elementos de la EDT (WBS) Definible en su inicio y terminacin Integrable de forma que el proyecto total resulte visible Realizable en su totalidad por un grupo homogneo de personas bajo la dependencia del jefe de proyecto o por un solo departamento o unidad organizativa de Indra, subcontratista o proveedor externo Habitualmente comprender tres niveles de desglose para proyectos grandes, dos para pequeos Es especialmente importante al establecer la EDT (WBS) incluir en la misma todas las actividades (elaboracin de prototipos para aprobacin por el cliente, instalacin, formacin de usuario, mantenimiento, certificaciones, garantas...) necesarias para cumplir los requisitos del cliente hasta la entrega y aceptacin final por ste del resultado del proyecto, y los ensayos, inspecciones y pruebas necesarios para garantizar la calidad del producto. Deben, por ello, participar en el establecimiento de la EDT (WBS) los responsables de calidad cuando sea necesario A partir del anlisis comparativo entre la EDT (WBS) del proyecto y la informacin histrica relevante disponible de proyectos y ofertas anteriores, los responsables de la elaboracin de la oferta deben decidir si es posible pasar a estimar los costes y el calendario con un grado de precisin adecuado omitiendo el proceso 2.1.2, o es necesario ampliar el nivel de desglose de la EDT (WBS) para poder hacerlo El software especfico para la Gestin de Proyectos (Microplanner, Microsoft Project, Open Plan, Primavera, Prince...) puede facilitar la representacin grfica de la EDT (WBS) y la codificacin de sus elementos, pero la definicin de la misma y la identificacin de los elementos que la componen, es una tarea que deben realizar el gestor y equipo de proyecto
PASOS RECOMENDADOS PASOS RECOMENDADOS 1. Anlisis de los datos de partida 1. Anlisis de los datos de partida 2. Seleccin del tipo de estructura de desglose del trabajo 2. Seleccin del tipo de estructura de desglose del trabajo ms adecuado ms adecuado 3. Establecimiento de EDT (WBS) primaria del proyecto 3. Establecimiento de EDT (WBS) primaria del proyecto 4. Anlisis comparativo con informacin histrica relevante 4. Anlisis comparativo con informacin histrica relevante de proyectos y ofertas anteriores de proyectos y ofertas anteriores 5. Evaluacin de la informacin de que se dispone para la 5. Evaluacin de la informacin de que se dispone para la estimacin de los costes, calendario y riesgo del proyecto estimacin de los costes, calendario y riesgo del proyecto con el nivel de precisin adecuado (Se puede proceder con el nivel de precisin adecuado (Se puede proceder ya a la elaboracin de la oferta o es necesario ampliar la ya a la elaboracin de la oferta o es necesario ampliar la estructura de desglose del trabajo?) estructura de desglose del trabajo?) 6. Establecimiento de consenso sobre el curso a seguir 6. Establecimiento de consenso sobre el curso a seguir para la elaboracin de la oferta para la elaboracin de la oferta
RESULTADOS RESULTADOS Estructura de desglose primario del trabajo Estructura de desglose primario del trabajo Datos relevantes para el proyecto (costes, recursos, Datos relevantes para el proyecto (costes, recursos, complejidad tcnica, riesgos...) derivados de proyectos complejidad tcnica, riesgos...) derivados de proyectos anteriores con estructura de desglose del trabajo similar anteriores con estructura de desglose del trabajo similar Decisin sobre aplicar el proceso 2.1.2 o pasar Decisin sobre aplicar el proceso 2.1.2 o pasar directamente al 2.2.1 directamente al 2.2.1
DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS Los procesos 2.1.1, 2.1.2 y 2.2.1 se documentan conjuntamente Los procesos 2.1.1, 2.1.2 y 2.2.1 se documentan conjuntamente al final del proceso 2.2.1 al final del proceso 2.2.1

Gua para el establecimiento de la Estructura de Desglose del Trabajo o EDT (Work Breakdown Structure o WBS) Tcnicas de trabajo en grupo, especialmente de creatividad y establecimiento de consenso (Brainstorming, TNG...) Microsoft Project
NO SI
PROCESO 2.1.2: ESTRUCTURA DE DESGLOSE AMPLIADO DEL TRABAJO
DATOS DE PARTIDA DATOS DE PARTIDA Definicin de la misin y contenido del proyecto Definicin de la misin y contenido del proyecto Estructura de desglose primario del trabajo Estructura de desglose primario del trabajo Informacin histrica de proyectos y ofertas similares Informacin histrica de proyectos y ofertas similares

Ampliacin de la estructura de desglose del trabajo en la medida necesaria para la elaboracin de la oferta. Desglose de los elementos (actividades, adquisiciones, subcontratas...) que comporta la realizacin del proyecto hasta el nivel necesario para poder estimar el coste y duracin de cada uno de los mismos, sus riesgos y limitaciones, con el nivel de precisin adecuado para proceder a la elaboracin de la oferta.

Este proceso slo debe realizarse para satisfacer las demandas del cliente en relacin al contenido de la oferta o cuando el resultado del proceso 2.1.1 no permita, en base a la informacin histrica de proyectos y ofertas similares, estimar con un grado de precisin adecuado el coste y duracin de los elementos que comporta la realizacin del proyecto En este caso, deber ampliarse el desglose de los elementos de la EDT (WBS) primaria para los que la informacin histrica existente de proyectos anteriores no permita establecer una estimacin de su coste y duracin con el nivel de precisin adecuado Dicho desglose deber llegar hasta que, a juicio de los responsables de la elaboracin de la oferta, los elementos al nivel inferior del mismo permitan establecer estimaciones aceptables de su coste y duracin e identificar las limitaciones y riesgos que conllevan
PASOS RECOMENDADOS PASOS RECOMENDADOS 1. Anlisis de los datos de partida 1. Anlisis de los datos de partida 2. Identificacin de los elementos de la EDT (WBS) primaria 2. Identificacin de los elementos de la EDT (WBS) primaria cuyo desglose debe ser ampliado para poder estimar su cuyo desglose debe ser ampliado para poder estimar su coste y duracin con el nivel de precisin adecuado coste y duracin con el nivel de precisin adecuado 3. Ampliacin de la EDT (WBS) primaria con la colaboracin 3. Ampliacin de la EDT (WBS) primaria con la colaboracin de los departamentos y unidades organizativas de Indra de los departamentos y unidades organizativas de Indra involucrados en el proyecto que sea preciso involucrados en el proyecto que sea preciso

RESULTADOS RESULTADOS Estructura de desglose ampliado del trabajo Estructura de desglose ampliado del trabajo Listado de elementos de la EDT (WBS) que comporta el Listado de elementos de la EDT (WBS) que comporta el proyecto: definicin (descripcin y especificacin) de los proyecto: definicin (descripcin y especificacin) de los mismos al nivel de detalle preciso para la estimacin de su mismos al nivel de detalle preciso para la estimacin de su coste y duracin coste y duracin Gua para el establecimiento de la Estructura de Desglose del Trabajo o EDT (Work Breakdown Structure o WBS) Microsoft Project
DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS Los procesos 2.1.1, 2.1.2 y 2.2.1 se documentan conjuntamente Los procesos 2.1.1, 2.1.2 y 2.2.1 se documentan conjuntamente al final del proceso 2.2.1 al final del proceso 2.2.1
NO SI
PROCESO 2.2.1: ESTIMACION DE COSTE Y CALENDARIO DEL PROYECTO
DATOS DE PARTIDA DATOS DE PARTIDA EDT (WBS) del proyecto EDT (WBS) del proyecto Lista y definicin de elementos de la EDT (WBS) Lista y definicin de elementos de la EDT (WBS) Informacin histrica de proyectos y ofertas similares Informacin histrica de proyectos y ofertas similares Peticin de oferta del cliente Peticin de oferta del cliente Pliego de condiciones de concurso pblico Pliego de condiciones de concurso pblico Misin y contenido del proyecto Misin y contenido del proyecto Calendario laboral Calendario laboral

Estimacin de los costes y duraciones de los elementos de la EDT (WBS) establecida en los procesos anteriores. Identificacin de sus dependencias de precedencia y consideracin de las restricciones que condicionan el calendario del proyecto, para establecer una estimacin del coste y duracin total del proyecto, y una previsin de las fechas en que se producirn sus hitos principales y de la evolucin de los costes en el tiempo, con el nivel de precisin adecuado para el establecimiento de una oferta competitiva.

La complejidad de este proceso es directamente proporcional al tamao, complejidad y novedad del proyecto Para proyectos pequeos el proceso es muy simple y en todo tipo de proyectos puede simplificarse en gran medida mediante la utilizacin de la informacin histrica, disponible en la compaa, de proyectos y ofertas similares en todo o en parte En lo referente a las estimaciones de costes y duracin de los elementos de la EDT (WBS), debe prestarse especial atencin a la estimacin correspondiente a la implantacin e instalacin del producto y su integracin con los procesos y sistemas del cliente hasta lograr la operatividad exigida, que, con frecuencia, se suelen infravalorar en esta fase. Se debe valorar asimismo el impacto de la implantacin e instalacin en las operaciones habituales del cliente (por ej.: necesidad de interrumpir servicios clave para las operaciones del cliente) y contrastar con ste que dicho impacto sea aceptable Los costes de los elementos a asignar a unidades organizativas de Indra diferentes del equipo de proyecto, suministradores y subcontratistas externos deben estimarse en lo posible con su colaboracin, o en base a sus presupuestos de dichos elementos Para la estimacin de la duracin de las actividades que precisan personas altamente especializadas para realizarlas, es conveniente contrastar en el mbito de la organizacin la disponibilidad o accesibilidad de las mismas en las fechas propuestas Para proyectos grandes, complejos y novedosos, la tarea de secuenciar los elementos de la EDT (WBS) para el establecimiento del calendario del proyecto, puede ser ardua y requerir la ayuda de software especfico para la Gestin de Proyectos El software para la Gestin de Proyectos ayuda asimismo a realizar las simulaciones necesarias para ajustar los costes y calendarios del proyecto a las exigencias del cliente y condicionantes del proyecto
PASOS RECOMENDADOS PASOS RECOMENDADOS 1. Anlisis de los datos de partida 1. Anlisis de los datos de partida 2. Estimacin de recursos, coste y duracin de los elementos 2. Estimacin de recursos, coste y duracin de los elementos de la EDT (WBS) al nivel inferior de desglose. Identificacin de la EDT (WBS) al nivel inferior de desglose. Identificacin de sus dependencias de precedencia de sus dependencias de precedencia 3. Secuenciado de los elementos de la EDT (WBS). 3. Secuenciado de los elementos de la EDT (WBS). Establecimiento del calendario preliminar del proyecto e Establecimiento del calendario preliminar del proyecto e identificacin del camino crtico identificacin del camino crtico 4. Aplicacin de las restricciones y dependencias externas que 4. Aplicacin de las restricciones y dependencias externas que condicionan el calendario del proyecto (plazos impuestos condicionan el calendario del proyecto (plazos impuestos por el cliente, suministros externos que condicionan el por el cliente, suministros externos que condicionan el calendario...). Ajustes del calendario preliminar y costes si calendario...). Ajustes del calendario preliminar y costes si procede procede 5. Establecimiento del calendario propuesto del proyecto 5. Establecimiento del calendario propuesto del proyecto (fecha de inicio y terminacin de cada elemento de la EDT o (fecha de inicio y terminacin de cada elemento de la EDT o WBS). Clculo del coste del proyecto y de la evolucin de WBS). Clculo del coste del proyecto y de la evolucin de costes en el tiempo costes en el tiempo
RESULTADOS RESULTADOS Propuesta del plan de proyecto: Propuesta del plan de proyecto: Estimacin de recursos, duracin y costes de los Estimacin de recursos, duracin y costes de los elementos de la EDT (WBS) del proyecto elementos de la EDT (WBS) del proyecto Estimacin del coste total y duracin del proyecto Estimacin del coste total y duracin del proyecto Previsin de la evolucin de costes en el tiempo Previsin de la evolucin de costes en el tiempo
DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS Formato 2.2.1/F1. Estimacin de costes y calendario del Formato 2.2.1/F1. Estimacin de costes y calendario del proyecto proyecto Formato 2.2.1/F2. Previsin de recursos profesionales Formato 2.2.1/F2. Previsin de recursos profesionales (Desglose) (Desglose) Formato 2.2.1/F3. Resumen de costes presupuestados Formato 2.2.1/F3. Resumen de costes presupuestados

Gua para el secuenciado de actividades para el establecimiento del calendario del proyecto Microsoft Project
NO SI
PROCESO 2.3.1: CONSOLIDACION DE ESTIMACIONES. ANALISIS FINANCIERO. ELABORACION DE LA OFERTA (PROPUESTA PARA PROYECTOS INTERNOS)
DATOS DE PARTIDA DATOS DE PARTIDA Peticin de oferta del cliente Peticin de oferta del cliente Pliego de condiciones de concurso pblico Pliego de condiciones de concurso pblico Definicin de la misin y contenido del proyecto Definicin de la misin y contenido del proyecto EDT (WBS) del proyecto EDT (WBS) del proyecto Lista y definicin de los elementos de la EDT (WBS) Lista y definicin de los elementos de la EDT (WBS) Estimacin de coste y calendario del proyecto Estimacin de coste y calendario del proyecto Previsin de evolucin de los costes en el tiempo Previsin de evolucin de los costes en el tiempo Informacin histrica de proyectos y ofertas similares Informacin histrica de proyectos y ofertas similares Informacin disponible de competidores Informacin disponible de competidores

Elaboracin de una oferta para clientes externos (o propuesta de realizacin para proyectos internos de la propia Indra) beneficiosa para los clientes del proyecto y para la compaa.

Las ofertas deben acomodarse a las exigencias del cliente y las normas corporativas y del rea, en cuanto a su contenido y presentacin Las ofertas deben explicitar de la forma ms clara posible las ventajas y beneficios para el cliente de la realizacin del proyecto, y las garantas que le supone contratarlo con Indra Para el establecimiento del coste presupuestado y los plazos a considerar a efectos de la oferta, deben consolidarse las estimaciones de calendario y coste realizadas en los procesos anteriores y considerar las limitaciones y riesgos afectando al proyecto, su previsible impacto econmico y sobre el calendario del mismo, para poder decidir, en su caso, la reserva a realizar para su cobertura Para el clculo del impacto potencial de los riesgos identificados es til el uso del formato 4.5.1/F1: Plan de riesgos En las ofertas de proyectos para clientes externos, el establecimiento del precio de venta y de las condiciones de facturacin y pago, es una decisin ejecutiva que debe ser tomada, para cada proyecto especfico, al nivel establecido por la poltica y normas de Indra El gestor del proyecto debe proporcionar al responsable de tomar dicha decisin, una propuesta soportada de precio de venta, condiciones de facturacin y pago del proyecto que maximice los beneficios econmicos y estratgicos de la ejecucin del proyecto para Indra. Dicha propuesta debe basarse en: La clasificacin del proyecto y su inters para la compaa El conocimiento de los deseos, expectativas y limitaciones del cliente y las condiciones establecidas por l La informacin disponible sobre la competencia El coste estimado para el proyecto, los riesgos identificados y la estimacin de su impacto econmico La evolucin de los costes del proyecto en el tiempo Otras informaciones relevantes al respecto La previsin de la evolucin de los costes del proyecto en el tiempo, permite establecer los flujos de caja del proyecto para diferentes formas de pago y seleccionar las ms atractivas para el cliente y beneficiosas para la compaa
PASOS RECOMENDADOS PASOS RECOMENDADOS 1. Anlisis de los datos de partida 1. Anlisis de los datos de partida 2. Establecimiento del perfil tecnolgico del proyecto 2. Establecimiento del perfil tecnolgico del proyecto 3. Evaluacin de los riesgos y limitaciones del proyecto 3. Evaluacin de los riesgos y limitaciones del proyecto 4. Establecimiento de coste, reservas para cobertura de 4. Establecimiento de coste, reservas para cobertura de riesgos, si procede riesgos, si procede 5. Definicin del ndice y contenido de la oferta o propuesta 5. Definicin del ndice y contenido de la oferta o propuesta del proyecto del proyecto 6. Redaccin preliminar 6. Redaccin preliminar 7. Anlisis de coherencia, contenidos y formatos 7. Anlisis de coherencia, contenidos y formatos 8. Revisin de conclusiones (utilizar lista de 8. Revisin de conclusiones (utilizar lista de autocomprobacin LC2) y redaccin definitiva autocomprobacin LC2) y redaccin definitiva 9. Establecimiento de una propuesta de precio de venta, 9. Establecimiento de una propuesta de precio de venta, condiciones de facturacin y pago (ofertas para clientes condiciones de facturacin y pago (ofertas para clientes externos) externos)
RESULTADOS RESULTADOS Oferta del proyecto para clientes externos o propuesta de Oferta del proyecto para clientes externos o propuesta de proyecto interno proyecto interno Propuesta de precio de venta, condiciones de facturacin y Propuesta de precio de venta, condiciones de facturacin y pago para clientes externos pago para clientes externos
DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS Formato 2.3.1/F1. Perfil tecnolgico y estimacin de riesgos Formato 2.3.1/F1. Perfil tecnolgico y estimacin de riesgos de la oferta de la oferta Oferta del proyecto/Propuesta de proyecto interno Oferta del proyecto/Propuesta de proyecto interno
Fase 2. Desarrollo de concepto, elaboracin de ofertas y propuestas Lista de autocomprobacin de la fase

LC2
Lista para la autocomprobacin por parte del equipo de proyecto de la calidad del desarrollo de la fase. Una copia de esta lista deber rellenarse individualmente por cada uno de los miembros del equipo de proyecto y, en base a los resultados conjuntos obtenidos, stos se pondrn de acuerdo sobre las reas y conceptos no precisados satisfactoriamente y las acciones complementarias que se deben realizar para poder dar por concluida la fase.
1. Se han identificado las necesidades, deseos y expectativas del cliente respecto al proyecto 2. Se han identificado las necesidades, deseos y expectativas de los usuarios respecto del producto/servicio resultante 3. Se dispone de informacin sobre la experiencia del cliente en proyectos o iniciativas similares 4. Se han definido apropiadamente el alcance y los objetivos del proyecto 5. Se ha establecido una descripcin detallada y precisa del producto/servicio 6. Se ha comprobado las normas y reglamentos que son aplicables al producto 7. Se ha comprobado la legislacin (laboral, fiscal...) aplicable al proyecto, especialmente para proyectos internacionales 8. Se han definido los beneficios que obtendr el cliente con la realizacin del proyecto 9. Se han identificado las necesidades, deseos y expectativas de Indra con respecto a este proyecto 10. Se han identificado los factores clave para el xito del proyecto 11. Se han identificado y estn disponibles los recursos e informacin necesarios para llevar a cabo el proyecto 12. Se han identificado y definido las limitaciones que afectan o pueden afectar al proyecto 13. Se han establecido los supuestos a considerar como ciertos o reales en la planificacin 14. Se ha determinado una fecha intencional de terminacin del proyecto y los hitos del mismo de acuerdo a las necesidades del cliente 15. Se han identificado las actividades necesarias para la ejecucin del proyecto, estimado los costes y el calendario del mismo 16. Se han identificado los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto y definido su perfil profesional de acuerdo al Catlogo de Conocimientos de la Compaa 17. Se ha considerado, entre las actividades necesarias para realizar el proyecto, la garanta que hay que ofrecer al cliente y actividades complementarias como la formacin de usuario... 18. Las estimaciones de costes y calendario del proyecto se han basado en su mayor parte en informacin histrica de proyectos similares anteriores, por lo que su nivel de fiabilidad es alto 19. No existe informacin histrica de proyectos similares anteriores, pero las estimaciones de coste y calendario del proyecto son fiables por la calidad del anlisis realizado 20. Se ha establecido el perfil tecnolgico del proyecto 21. Se han evaluado los riesgos para la ejecucin del proyecto o pedido 22. El gestor y equipo de proyecto participan en el proceso de elaboracin y negociacin de la oferta 23. Se ha analizado la viabilidad de la implantacin-instalacin del producto final 24. Tenemos confianza en nuestra capacidad de desarrollar el proyecto a satisfaccin del cliente y produciendo los beneficios esperados por Indra
DECISION EJECUTIVA DE2: APROBACION DE LA OFERTA
DE 2
(Solamente aplicable a ofertas para clientes externos) Aprobacin de la oferta, establecimiento del precio, condiciones de facturacin y pago, al nivel establecido por la poltica y normas de la compaa, y autorizacin ejecutiva para presentar la oferta al cliente y negociarla con l, definiendo: Condiciones econmicas de la oferta Responsable de la negociacin con el cliente Colaboracin requerida en la negociacin Patrocinador del proyecto (si procede) Limitaciones de la negociacin
La Decisin ejecutiva DE2 se documenta en el formato: Formato DE2/F1.- Aprobacin de la oferta
La aprobacin de la oferta queda confirmada a efectos corporativos con la captura por los Sistemas de Informacin de Indra de la informacin y datos de los formatos: 2.0.1/F1.- Misin y contenido del proyecto 2.2.1/F1.- Estimacin de costes y calendario del proyecto 2.2.1/F2.- Previsin de recursos profesionales (Desglose) 2.2.1/F3.- Resumen de costes presupuestados 2.3.1/F1.- Perfil tecnolgico y estimacin de riesgos de la oferta DE2/F1.- Aprobacin de la oferta
Fase 3. Negociacin de ofertas

El deporte en el que deben ganar ambos equipos
OBJETIVOS El propsito de la fase de negociacin de ofertas es concluir en un acuerdo beneficioso para el cliente y para Indra para la realizacin del proyecto ofrecido.
VISION GENERAL Y ASPECTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR No est incluido entre los objetivos del Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos y excede de su alcance incidir en el proceso de negociacin de ofertas en s mismo. No obstante lo anterior y por lo que se refiere a la gestin del proyecto, durante dicha negociacin es importante: Aclarar con el cliente las indefiniciones y los malentendidos que pueden producirse en relacin al proyecto y su contenido, productos y servicios que comprende Identificar la variacin de la EDT y el impacto en coste y plazo de ejecucin del proyecto de los cambios que se propongan, sus riesgos y las limitaciones para aplicarlos Actualizar la informacin relativa a la oferta recogida en los Sistemas de Informacin Corporativos siempre que los cambios en la negociacin impliquen una variacin significativa del proyecto (misin, contenido, EDT, recursos, necesidades, costes, plazo, riesgos...) Negociar las contraprestaciones (precio, ampliacin del plazo de ejecucin) para la aplicacin de cambios respecto a la oferta Precisar las facilidades que debe proporcionar el cliente y las tareas a realizar por su personal para el desarrollo del proyecto y el impacto en el proyecto del incumplimiento o retraso en las mismas Procurar que el documento resultado de la negociacin o el contrato resultante, reflejen lo ms fielmente posible los acuerdos establecidos, especialmente aquellos que impliquen una modificacin de la oferta
DOCUMENTACION DE LA NEGOCIACION DE LA OFERTA La fase de negociacin de la oferta de un proyecto se documenta en el formato SOP/F1(Ofertas presentadas, Informe de Estado/Cambio de Estado), que debe ser capturado por los Sistemas de Informacin Corporativos en los hitos y/o con la periodicidad establecida para cada oferta por la poltica y normas de la Compaa y las instrucciones de la Direccin del Mercado correspondiente. Deber ser capturada siempre, cuando se produzca un cambio de estado de la oferta.
DECISION EJECUTIVA DE3: AUTORIZACION PARA COMENZAR LA REALIZACION DEL PROYECTO
DE 3
Autorizacin ejecutiva, al nivel establecido por la poltica y normas de la compaa, para dar comienzo a la realizacin del proyecto y proceder a la Fase 4. Planificacin del proyecto. En el caso de proyectos internos, equivale a la aprobacin de la propuesta presentada En el caso de proyectos externos, supone la aceptacin por la Direccin del resultado de la negociacin de la oferta con el cliente y/o de las condiciones contractuales, que pueden diferir de las reflejadas en la oferta Puede suponer tambin la autorizacin para dar comienzo a la realizacin del proyecto a riesgo, esto es, sin que exista todava un contrato o acuerdo con el cliente
En todos los casos, incluye: Autorizacin de apertura de cdigo del proyecto Objetivos del proyecto
La Decisin ejecutiva DE3 se documenta en el formato: Formato DE3/F1: Autorizacin para dar comienzo a la realizacin del proyecto
La autorizacin para comenzar la realizacin del proyecto queda confirmada a efectos corporativos con la captura por los Sistemas de Informacin de Indra de la informacin y datos de los formatos: SOP/F1.- Ultimo Informe de estado/Cambio de estado DE3/F1: Autorizacin para dar comienzo a la realizacin del proyecto
Etapa contractual
Etapa contractual
El arte de asegurar la victoria durante la batalla
Con el establecimiento de un contrato con un cliente externo o una autorizacin de la Direccin para un proyecto interno, Indra y los responsables del proyecto adquieren un compromiso especfico que entraa la responsabilidad de su cumplimiento a satisfaccin del cliente y de alcanzar los objetivos propuestos para el proyecto. La etapa se inicia con la designacin del gestor y equipo de proyecto y el patrocinador del mismo, si procede; que, en la medida de lo posible, sern los mismos que en la etapa precontractual. De no ser as, al inicio de esta etapa deber efectuarse una transmisin completa y eficaz de la informacin, datos, documentacin, fuentes de informacin y contactos relativos al proyecto, de los responsables de la etapa precontractual a los nuevos responsables de la etapa contractual para asegurar la continuidad de los enfoques y planteamientos del proyecto y el ptimo aprovechamiento del trabajo realizado en la etapa anterior; ya que en ese momento se traspasa a los nuevos responsables la responsabilidad que comporta el proyecto frente al cliente y la propia Indra. Durante la etapa contractual, tiene lugar la planificacin, la ejecucin del proyecto y el seguimiento y control del progreso del mismo, para identificar desviaciones sobre el plan previsto y aplicar las acciones correctivas oportunas. Se procede, por ltimo, al cierre del proyecto una vez se han cumplido los compromisos y obligaciones con el cliente. Esta etapa se compone de las fases y decisiones ejecutivas, que se indican a continuacin.
Etapa contractual
Fase 4 Fase 5 Fase 6
Ejecucin Planificacin del proyecto Cierre
DE 3
DE 4
DE 5
Fase 4. Planificacin del proyecto

Fallar en la planificacin es planificar el fallo Los problemas se previenen mediante la planificacin La planificacin debe ser constante, no una accin puntual
OBJETIVOS Los propsitos fundamentales de la planificacin del proyecto son: Proporcionar a todos los relacionados con el mismo un conocimiento preciso de cules son los resultados que se deben conseguir y cul es el camino, paso a paso, para alcanzarlos. Determinar qu, quin, cmo, cundo, con qu recursos y a qu coste Proporcionar una pauta precisa para el seguimiento y control del proyecto que permita identificar tempranamente las desviaciones, facilitando as la correccin de las mismas
VISION GENERAL Y ASPECTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR Esta fase se denomina tambin en algunas organizaciones fase de desarrollo, fase conceptual, fase de ingeniera preliminar o fase de arranque del proyecto. La planificacin es la fase crucial del ciclo de vida del proyecto. El xito de ste se determina en su mayor parte durante la misma. Una planificacin adecuada permite ver anticipadamente los aspectos ms crticos de un proyecto, facilitando con ello su tratamiento y aumentando la predictibilidad del proyecto. El gestor y equipo del proyecto son los responsables y los principales beneficiados de la calidad de la planificacin del mismo. Establecer una definicin del proyecto compartida. Importancia de las consultas con el cliente La fase de planificacin del proyecto comienza con la apertura del cdigo del proyecto. Debe tenerse en cuenta que una oferta puede dar lugar a varios contratos y un contrato puede implicar la realizacin de varios proyectos, y viceversa. Durante el primer proceso de la fase de planificacin se define el proyecto tan claramente como es posible en este momento. Esta definicin comprende el producto y sus componentes, los hitos y limitaciones del proyecto, sus objetivos y una primera relacin de enfoques potenciales para alcanzar el xito... Se establece durante el mismo la direccin a seguir en el futuro, por lo que la definicin del proyecto debe ser compartida por todos los miembros del equipo del proyecto, el cliente y la Direccin de Indra. Durante este proceso las consultas del equipo de proyecto con el cliente y con sus superiores pueden ser de vital importancia para el xito del proyecto. Definido el proyecto, su planificacin comprende una sucesin ordenada y sistemtica de procesos destinados a establecer y definir, con la mayor precisin posible, las actividades necesarias para realizarlo alcanzando los objetivos establecidos, sus resultados, los recursos que consumirn y los costes en que incurrirn, cundo se realizar cada actividad (duracin y secuencia de las mismas) y quin ser responsable de realizar cada una de ellas.
Plan maestro del proyecto El producto principal de la fase de planificacin del proyecto es el plan de base o plan maestro del proyecto (Figura 1) que comprende: El plan de trabajo para realizarlo y cumplir sus objetivos, incluyendo todas las actividades del proyecto, su definicin y resultados, los recursos a asignar a cada una de ellas, su coste, duracin y secuencia El calendario detallado correspondiente a dicho plan de trabajo, mostrando el periodo de tiempo en el que se desarrollar cada actividad y, por tanto, se incurrir en los costes planificados para ella, as como la duracin total del proyecto, con indicacin del camino crtico y las actividades que abarca El plan de costes, o curva de evolucin de los costes a lo largo del proyecto de acuerdo al plan de trabajo del mismo Plan Integrado de Trabajo, Calendario y Costes
Plan de trabajo
Calendario del proyecto
Plan de costes
Figura 1. Plan de base o plan maestro del proyecto: elementos fundamentales
Los tres componentes principales del plan maestro del proyecto (plan de trabajo, calendario detallado y plan de costes) estn totalmente relacionados entre s. Las desviaciones de coste de las actividades, de su duracin o del tiempo en que se producen respecto del plan, repercutirn en desviaciones del calendario y la evolucin de los costes de ejecucin del proyecto, respecto del calendario y plan de costes maestros. El plan maestro del proyecto es por ello el elemento fundamental para el seguimiento y control del mismo y para poder realizar estimaciones fiables de los resultados finales a lo largo de su ejecucin. Por ello, debe mantenerse inalterado a lo largo de la ejecucin del proyecto, salvo cambios en los objetivos y alcance del mismo, debidamente justificados y documentados. Su existencia es un requisito indispensable, establecido por las normas y prcticas contables generalmente aceptadas y la legislacin y normativa fiscal Espaola, de la Unin Europea y de la mayora de los pases del mundo, para poder proceder al reconocimiento de ingresos antes de la terminacin de un proyecto de larga duracin aplicando el mtodo del porcentaje de avance del proyecto. El elemento fundamental para la elaboracin del plan maestro del proyecto es la estructura de desglose del trabajo o EDT (WBS).
(Ver Gua para el establecimiento de la Estructura de Desglose del Trabajo o EDT (Work Breakdown Structure o WBS) en el apartado correspondiente del Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos)
Planes de soporte Adicionalmente al plan maestro, la planificacin comprende la elaboracin de los planes necesarios para asegurar el cumplimiento de los objetivos del proyecto, soportar y facilitar su gestin; que se denominan planes de soporte a la gestin del proyecto. Los principales son los planes de calidad y configuracin, el plan de organizacin o asignacin de responsabilidades, el plan de riesgos, el plan de comunicacin y el plan de aprovisionamientos. Es responsabilidad del gestor del proyecto decidir cules de estos planes de soporte es necesario realizar y el nivel de detalle al que deben elaborarse. Liderar y negociar durante la planificacin del proyecto Las unidades organizativas de Indra no dependientes del gestor y del equipo de proyecto, los subcontratistas y proveedores externos clave que intervendrn en su ejecucin, tienen que contribuir durante la fase de planificacin y asumir compromisos en los proyectos en que estn involucrados. Esto requiere del gestor y equipo de proyecto dotes de liderazgo y capacidades de negociacin, y contar cuando sea preciso con el apoyo del patrocinador del proyecto y la Direccin. Consolidacin del equipo de proyecto La fase de planificacin del proyecto es fundamental asimismo para la consolidacin del equipo de proyecto. Durante la misma se definen con precisin los objetivos y la forma de alcanzarlos, se asignan responsabilidades entre sus miembros y se deben establecer las normas bsicas de comportamiento en el equipo y para la gestin de las crisis. A lo largo de la fase de planificacin, el gestor del proyecto debe tener asimismo la posibilidad de negociar con la Direccin y el patrocinador del proyecto las modificaciones que considere necesarias en la composicin del equipo de proyecto. Complejidad de la planificacin del proyecto. Valor de las herramientas informticas La complejidad en la elaboracin del plan del proyecto es funcin de la dimensin y complejidad del mismo, del nmero de proveedores y subcontratistas relevantes y del nmero de unidades organizativas de Indra que, adems del equipo del proyecto y el personal bajo su dependencia directa, participan en l. En los proyectos pequeos, en cuya ejecucin slo intervienen el gestor, el equipo de proyecto y personal bajo su dependencia, el proceso de planificacin de los mismos es simple y puede cumplimentarse en una sola sesin de trabajo del gestor y equipo de proyecto sin necesidad de utilizar software especfico para este propsito. En los proyectos grandes y complejos puede ser necesaria la utilizacin de software especfico para la gestin de proyectos para facilitar las tareas de planificacin del proyecto (integracin de datos, clculo y presentacin de resultados, grficos, simulacin, anlisis de sensibilidad...). Es importante tener en cuenta que ste no es sino una herramienta al servicio del gestor y el equipo de proyecto; que no suple en modo alguno el talento, la reflexin y la experiencia de stos y que proporciona unos resultados de un nivel de calidad directamente proporcional al de los inputs que recibe. Nivel de detalle del plan Los elementos constituyentes del plan de cada proyecto y el nivel de detalle de los mismos, se definen a partir de lo que se necesita no slo para gestionar y controlar el proyecto, sino tambin para satisfacer los requisitos contractuales establecidos por el cliente y las necesidades de planificacin, administracin y control de la compaa y de cada rea. Dichos requisitos contractuales y las normas internas de Indra y de las diferentes reas de la misma, definen la informacin que es preciso elaborar a este fin durante la planificacin de los proyectos, el nivel de detalle requerido y los procedimientos para la presentacin de la misma y para su captura por los sistemas de informacin de la empresa.
FASE 4. PLANIFICACION DEL PROYECTO
PROCESOS PRINCIPALES
4.1.1 Estructura de Estructura de desglose del desglose del trabajo. trabajo. Definicin, Definicin, determinacin determinacin de coste y de coste y duracin de sus duracin de sus elementos elementos
4.0.1
NO
4.3.1
4.4.1 Establecimiento Establecimiento del plan del plan integrado de integrado de trabajo, trabajo, calendario y calendario y costes costes
4.6.1
Definicin del Definicin del proyecto proyecto
4.2.1 Estructura Estructura de desglose de desglose primario del primario del trabajo. trabajo. Definicin de Definicin de sus elementos sus elementos
4.2.2 Estructura de Estructura de desglose desglose ampliado del ampliado del trabajo. trabajo. Determinacin Determinacin de coste y de coste y duracin de sus duracin de sus elementos elementos
Establecimiento Establecimiento del calendario y del calendario y costes costes preliminares del preliminares del proyecto proyecto
Consolidacin Consolidacin del plan de del plan de proyecto proyecto
SI
Deben realizar partes o elementos especficos importantes del proyecto unidades organizativas de Indra no dependientes del equipo de proyecto, suministradores o subcontratistas externos, que los desarrollarn y/o ejecutarn bajo su propia responsabilidad y direccin? (No deben considerarse a estos efectos los equipos estndar de catlogo de suministradores externos)
PROCESOS DE SOPORTE
4.5.1
Elaboracin de los planes de soporte
Plan de calidad Plan de calidad
Plan de riesgos Plan de riesgos
Plan de Plan de comunicacin comunicacin
Plan de gestin de Plan de gestin de configuracin configuracin
Plan de Plan de organizacin organizacin
Plan de Plan de aprovisionamientos aprovisionamientos
N O
S I Deben realizar partes o elementos especficos importantesdelproyectounidadesorganizativasde Indra no dependientes del equipo de proyecto, suministradores o subcontratistas externos que los desarrollarn y/o ejecutarn bajo su propia responsabilidadydireccin? (No deben considerarse a estos efectos los equipos estndar de catlogo de suministradores externos)
PROCESO 4.0.1: DEFINICION DEL PROYECTO
DATOS DE PARTIDA DATOS DE PARTIDA Misin y contenido del proyecto Misin y contenido del proyecto Documentacin de peticin de oferta, pliego de condiciones Documentacin de peticin de oferta, pliego de condiciones Oferta Oferta Pedido, contrato Pedido, contrato Otras informaciones del cliente Otras informaciones del cliente Normativa aplicable Normativa aplicable Directrices y objetivos de la Direccin Directrices y objetivos de la Direccin

Establecimiento de consenso documentado en el mbito del equipo de proyecto, y de ste con los stakeholders del mismo y la Direccin, sobre: El contenido y alcance del proyecto Los objetivos del cliente y usuarios Los criterios para la medida del xito Las limitaciones para conseguir el xito Los enfoques potenciales para superar dichas limitaciones Los objetivos del proyecto

PASOS RECOMENDADOS PASOS RECOMENDADOS 1. Apertura, codificacin de contrasea 1. Apertura, codificacin de contrasea 2. Anlisis de los datos de partida 2. Anlisis de los datos de partida 3. Asignacin del Gestor y Equipo de proyecto e 3. Asignacin del Gestor y Equipo de proyecto e identificacin del responsable del proyecto por el cliente identificacin del responsable del proyecto por el cliente 4. Consultas a los clientes. Aclaracin y correccin de 4. Consultas a los clientes. Aclaracin y correccin de indefiniciones y contradicciones indefiniciones y contradicciones 5. Definicin del contenido, alcance, hitos y duracin del 5. Definicin del contenido, alcance, hitos y duracin del proyecto proyecto 6. Recogida de informacin sobre capacidades y 6. Recogida de informacin sobre capacidades y limitaciones de Indra limitaciones de Indra 7. Identificacin y evaluacin preliminar de enfoques 7. Identificacin y evaluacin preliminar de enfoques potenciales que aseguren el xito del proyecto potenciales que aseguren el xito del proyecto 8. Documentacin de las conclusiones obtenidas 8. Documentacin de las conclusiones obtenidas Este proceso se inicia como resultado de un contrato o autorizacin interna para ejecutar un proyecto El compromiso entre Indra y el cliente, externo o interno, es firme en este momento, y el principal responsable de cumplirlo es el equipo de proyecto Para poder hacerlo, es necesario definir con precisin el contenido y alcance de dicho compromiso (productos, servicios, calendario...) Deben asimismo ser consensuados en el mbito del Equipo de proyecto los objetivos de ste, y aclarada cualquier duda respecto a los mismos con los stakeholders internos del proyecto Tiene extraordinaria importancia celebrar consultas con el cliente para aclarar indefiniciones y acordar las ayudas y tareas a realizar por l para la realizacin del proyecto Cuando el gestor y equipo de proyecto responsable de la realizacin del proyecto es diferente del que elabor y negoci la oferta, es preciso asegurar la adecuada transmisin de toda la informacin relativa al proyecto y al cliente entre ambos equipos, e informar tempranamente al cliente de dicho cambio
RESULTADOS RESULTADOS Descripcin consensuada, en el mbito de Indra, de: Descripcin consensuada, en el mbito de Indra, de: Producto, componentes principales Producto, componentes principales Objetivos del cliente y usuarios en relacin al producto y su Objetivos del cliente y usuarios en relacin al producto y su nivel de desempeo nivel de desempeo Hitos del proyecto, criterios y consecuencias de su Hitos del proyecto, criterios y consecuencias de su cumplimiento cumplimiento Criterios para la medida del xito del proyecto Criterios para la medida del xito del proyecto Limitaciones propias para satisfacer las expectativas de los Limitaciones propias para satisfacer las expectativas de los clientes clientes Enfoques potenciales para asegurar el xito del proyecto Enfoques potenciales para asegurar el xito del proyecto Objetivos del proyecto consensuados en el mbitos del Objetivos del proyecto consensuados en el mbitos del Equipo de proyecto Equipo de proyecto

Consultas a clientes y a proveedores potenciales (externos e internos) Anlisis coste-beneficio Juicio de expertos Tcnicas de trabajo en grupo, especialmente de definicin del problema, creatividad y establecimiento de consenso (Brainstorming, TNG...)
DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS Formato 4.0.1/F1: Definicin del proyecto Formato 4.0.1/F1: Definicin del proyecto
N O
PROCESO 4.1.1: ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO. DEFINICION, DETERMINACION DE COSTE Y DURACION DE SUS ELEMENTOS
Desglose del proyecto en el conjunto de productos y/o actividades bsicas necesarias para la obtencin del producto final hasta el nivel necesario para establecer el grado de esfuerzo previsto para realizar cada uno de los elementos y determinar los presupuestos de costes y duracin de los mismos. Comprende los criterios de inicio y terminacin de cada elemento, su especificacin y los requisitos y pruebas de calidad necesarias para su aceptacin. Debe incluir los procesos de recepcin y pruebas del producto y sus componentes exigidos por el cliente, por la normativa aplicable y por la propia Indra. En su elaboracin deben participar, adems de los miembros del equipo de proyecto, los responsables funcionales (como por ejemplo los responsables de calidad, compras...) que sean necesarios para establecerlos.
DATOS DE PARTIDA DATOS DE PARTIDA Documentacin del proyecto (pliego de prescripciones Documentacin del proyecto (pliego de prescripciones tcnicas y administrativas, oferta comercial, carta de tcnicas y administrativas, oferta comercial, carta de adjudicacin, contrato...) adjudicacin, contrato...) Definicin del proyecto Definicin del proyecto Documentacin generada (EDT o WBS, estimaciones de Documentacin generada (EDT o WBS, estimaciones de costes, calendario...) en la etapa precontractual costes, calendario...) en la etapa precontractual Informacin histrica de proyectos similares Informacin histrica de proyectos similares
PASOS RECOMENDADOS PASOS RECOMENDADOS 1. Anlisis de los datos de partida 1. Anlisis de los datos de partida 2. Seleccin del tipo de estructura de desglose del trabajo 2. Seleccin del tipo de estructura de desglose del trabajo ms adecuado ms adecuado 3. Establecimiento del primer nivel de desglose del proyecto 3. Establecimiento del primer nivel de desglose del proyecto 4. Ampliacin de los niveles de desglose hasta que para cada 4. Ampliacin de los niveles de desglose hasta que para cada elemento de nivel inferior puedan identificarse las elemento de nivel inferior puedan identificarse las actividades y el nivel de esfuerzo requerido, necesarios actividades y el nivel de esfuerzo requerido, necesarios para realizarlo para realizarlo 5. Identificacin de los recursos a aplicar, presupuesto de los 5. Identificacin de los recursos a aplicar, presupuesto de los costes y duracin de los elementos de la EDT (WBS) al costes y duracin de los elementos de la EDT (WBS) al nivel inferior de desglose nivel inferior de desglose 6. Anlisis de coherencia y consistencia, establecimiento de 6. Anlisis de coherencia y consistencia, establecimiento de consenso consenso

El desglose del trabajo llega hasta el nivel de detalle en que cada uno de sus elementos a nivel inferior sea: Completo y separado, o con mnimo solapamiento con otros elementos Definible en su inicio y terminacin Integrable de forma que el proyecto total resulte visible Realizable en su totalidad por un grupo homogneo de personas bajo la dependencia de un responsable Medible en trminos de progreso, esfuerzo requerido para realizarlo y presupuestable en costes y duracin en funcin de los recursos que se le apliquen De duracin no superior a cuatro semanas, siempre que ello sea posible El software especfico para la Gestin de Proyectos, puede facilitar la codificacin y representacin grfica de la EDT (WBS) del proyecto; pero la determinacin de los elementos que la componen, la definicin de los mismos y el nivel de desglose a que es necesario llegar para planificar el proyecto adecuadamente, son tareas que deben realizar el gestor y equipo de proyecto en base a su conocimiento y experiencia, a las exigencias del cliente y a las normas de la compaa El proceso se completa con la presupuestacin de los costes y duracin (en funcin de los recursos disponibles) de los elementos de la EDT (WBS), comenzando por los de nivel inferior de desglose de la misma, y el anlisis de la coherencia y consistencia del resultado final de este proceso
RESULTADOS RESULTADOS Estructura de desglose del trabajo Estructura de desglose del trabajo Definicin (descripcin y especificacin) de cada uno de los Definicin (descripcin y especificacin) de cada uno de los elementos de dicha estructura elementos de dicha estructura Contenido del trabajo de los elementos de la estructura al Contenido del trabajo de los elementos de la estructura al nivel inferior de desglose nivel inferior de desglose Recursos previstos, presupuesto de costes y duracin de Recursos previstos, presupuesto de costes y duracin de cada uno de los elementos de la estructura al nivel inferior cada uno de los elementos de la estructura al nivel inferior de desglose de desglose
DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS Formato 4.1.1/F1: Estructura de desglose del trabajo Formato 4.1.1/F1: Estructura de desglose del trabajo

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PROCESO 4.2.1: ESTRUCTURA DE DESGLOSE PRIMARIO DEL TRABAJO. DEFINICION DE SUS ELEMENTOS
DATOS DE PARTIDA DATOS DE PARTIDA Documentacin del proyecto (pliego de prescripciones Documentacin del proyecto (pliego de prescripciones tcnicas y administrativas, oferta comercial, carta de tcnicas y administrativas, oferta comercial, carta de adjudicacin, contrato...) adjudicacin, contrato...) Definicin del proyecto Definicin del proyecto Documentacin generada (EDT o WBS, estimaciones de Documentacin generada (EDT o WBS, estimaciones de costes, calendario...) en la etapa precontractual costes, calendario...) en la etapa precontractual Informacin histrica de proyectos similares Informacin histrica de proyectos similares Proceso aplicable a proyectos en los que partes o elementos importantes del mismo deben ser realizados por unidades organizativas de Indra no dependientes del equipo de proyecto, suministradores o subcontratistas externos, que los desarrollarn y/o ejecutarn bajo su propia responsabilidad. Para el establecimiento de la estructura completa de desglose del proyecto, es necesario establecer una estructura de desglose primario del trabajo que permita la identificacin precisa de los elementos a realizar por cada uno de ellos. Esta debe incluir los procesos de recepcin y pruebas del producto y sus componentes exigidos por el cliente, por la normativa aplicable y por la propia Indra. En su elaboracin deben participar, adems de los miembros del equipo de proyecto, los responsables funcionales (como por ejemplo los responsables de calidad, compras...) que sean necesarios para establecerlos. PASOS RECOMENDADOS PASOS RECOMENDADOS 1. Anlisis de los datos de partida 1. Anlisis de los datos de partida 2. Seleccin del tipo de estructura de desglose del trabajo 2. Seleccin del tipo de estructura de desglose del trabajo ms adecuado ms adecuado 3. Establecimiento de EDT (WBS) primaria 3. Establecimiento de EDT (WBS) primaria 4. Definicin (descripcin y especificacin) de los elementos 4. Definicin (descripcin y especificacin) de los elementos de la EDT (WBS) primaria de la EDT (WBS) primaria 5. Secuenciado de los elementos de la EDT (WBS) primaria e 5. Secuenciado de los elementos de la EDT (WBS) primaria e incorporacin de los hitos del proyecto incorporacin de los hitos del proyecto 6. Establecimiento del calendario provisional: determinacin 6. Establecimiento del calendario provisional: determinacin de las fechas de inicio y terminacin intencionales de los de las fechas de inicio y terminacin intencionales de los elementos de la EDT (WBS) primaria elementos de la EDT (WBS) primaria 7. Establecimiento de consenso entre los participantes en el 7. Establecimiento de consenso entre los participantes en el proceso sobre la EDT (WBS) primaria, la definicin de sus proceso sobre la EDT (WBS) primaria, la definicin de sus elementos y el calendario provisional de realizacin de los elementos y el calendario provisional de realizacin de los mismos mismos En este tipo de proyectos, el gestor normalmente utilizar la estructura de desglose primario del trabajo como elemento bsico para la gestin integrada del proyecto y a efectos de seguimiento y control de su situacin durante la ejecucin del mismo.

Durante este proceso, el proyecto se desglosa en el conjunto de elementos (actividades, compras, subcontratas, pruebas, certificaciones...) que debern ser realizados por cada unidad organizativa de Indra (grupo homogneo de personas), suministrador o subcontratista externos El desglose primario llega solamente al nivel de detalle en que cada uno de estos elementos es: Completo y separado, o con mnimo solapamiento con otros elementos de la EDT (WBS) Definible en su inicio y terminacin Integrable de forma que el proyecto total resulte visible Realizable en su totalidad por un grupo homogneo de personas bajo la dependencia del jefe de proyecto o por un solo departamento o unidad organizativa de Indra, suministrador o subcontratista externos Habitualmente comprender tres niveles de desglose para proyectos grandes, dos para pequeos Este desglose permite identificar las reas internas y colaboradores externos que deberan participar en el proyecto El proceso se completa mediante la definicin (descripcin y especificacin) del trabajo a asignar a cada uno de ellos al nivel de detalle suficiente para facilitar su comprensin y el establecimiento de las fechas aproximadas en que el trabajo deber ser realizado a efectos de facilitarles la planificacin del mismo. Dicha definicin debe incluir todos los requisitos a cumplir por el trabajo o producto resultante del mismo: su calidad, pruebas, inspecciones, certificados...
RESULTADOS RESULTADOS Estructura de desglose primario del trabajo Estructura de desglose primario del trabajo Definicin de los elementos de la EDT (WBS) primaria Definicin de los elementos de la EDT (WBS) primaria
Calendario provisional de realizacin de los elementos de la Calendario provisional de realizacin de los elementos de la EDT (WBS) primaria EDT (WBS) primaria
DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS Formato 4.2.1/F1: Estructura de desglose primario del trabajo Formato 4.2.1/F1: Estructura de desglose primario del trabajo

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PROCESO 4.2.2: ESTRUCTURA DE DESGLOSE AMPLIADO DEL TRABAJO. DETERMINACION DE COSTE Y DURACION DE SUS ELEMENTOS
DATOS DE PARTIDA DATOS DE PARTIDA Definicin del proyecto Definicin del proyecto Estructura de desglose primario del trabajo Estructura de desglose primario del trabajo Definicin y calendario provisional de la EDT (WBS) primaria Definicin y calendario provisional de la EDT (WBS) primaria

Desglose en detalle de los elementos de la EDT (WBS) primaria. Incluye el desglose de cada uno de los elementos establecidos en el desglose primario, hasta el nivel necesario para determinar el grado de esfuerzo previsto para realizar cada uno de sus elementos y determinar los presupuestos de costes y duracin de los mismos. Comprende los criterios de inicio y terminacin de cada elemento, su especificacin y los requisitos y pruebas de calidad necesarias para su aceptacin.
Informacin histrica de proyectos similares Informacin histrica de proyectos similares

El desglose ampliado o completo del trabajo llega hasta el nivel de detalle en que cada uno de sus elementos a nivel inferior sea: Completo y separado, o con mnimo solapamiento con otros elementos Definible en su inicio y terminacin Integrable de forma que el proyecto total resulte visible Realizable en su totalidad por un grupo homogneo de personas bajo la dependencia del jefe de proyecto o por un solo departamento o unidad organizativa de Indra, suministrador o subcontratista externos Medible en trminos de progreso, esfuerzo requerido para realizarlo y presupuestable en costes y duracin en funcin de los recursos que se le apliquen De duracin no superior a cuatro semanas, siempre que ello sea posible En los proyectos en los que intervienen unidades organizativas de Indra no dependientes del equipo de proyecto, suministradores y subcontratistas externos clave, este proceso requiere acordar con ellos el nivel de detalle al que deben llegar en la elaboracin de la estructura de desglose del trabajo asignado a los mismos. Esto requerir en muchos casos el uso de las capacidades de liderazgo y negociacin del gestor y equipo de proyecto y, en ocasiones, el apoyo de la Direccin y/o del patrocinador del proyecto El software especfico para la Gestin de Proyectos, puede facilitar la codificacin y representacin grfica de la EDT (WBS) ampliada; pero la determinacin de los elementos que la componen, la definicin de los mismos y el nivel de desglose a que es necesario llegar para planificar el proyecto adecuadamente, son tareas que deben realizar el gestor y equipo de proyecto en base a su conocimiento y experiencia, a las exigencias del cliente y a las normas de la compaa El proceso se completa con la presupuestacin de los costes y duracin (en funcin de los recursos disponibles) de los elementos de la EDT (WBS) ampliada, comenzando por los de nivel inferior de desglose de la misma, y el anlisis de la coherencia y consistencia del resultado final de este proceso
PASOS RECOMENDADOS PASOS RECOMENDADOS 1. Anlisis de los datos de partida 1. Anlisis de los datos de partida 2. Solicitud, a las unidades organizativas de Indra y 2. Solicitud, a las unidades organizativas de Indra y suministradores y subcontratistas externos, de que suministradores y subcontratistas externos, de que realicen la EDT (WBS) del elemento del proyecto que les realicen la EDT (WBS) del elemento del proyecto que les ha sido asignado, definiendo actividades, recursos, ha sido asignado, definiendo actividades, recursos, presupuesto de costes y duracin, indicndoles el nivel de presupuesto de costes y duracin, indicndoles el nivel de detalle requerido detalle requerido 3. Realizacin de la EDT (WBS) ampliada de los elementos 3. Realizacin de la EDT (WBS) ampliada de los elementos de la EDT (WBS) primaria a ejecutar por el propio equipo de la EDT (WBS) primaria a ejecutar por el propio equipo de proyecto. Identificacin de actividades, recursos, de proyecto. Identificacin de actividades, recursos, presupuesto de costes y duracin de dichos elementos al presupuesto de costes y duracin de dichos elementos al nivel de detalle requerido nivel de detalle requerido 4. Recogida e integracin de resultados. Elaboracin de la 4. Recogida e integracin de resultados. Elaboracin de la EDT (WBS) ampliada o completa del proyecto, incluyendo EDT (WBS) ampliada o completa del proyecto, incluyendo la planificacin de recursos, presupuesto de costes y la planificacin de recursos, presupuesto de costes y duracin de los elementos al nivel inferior de desglose. duracin de los elementos al nivel inferior de desglose. Anlisis de coherencia y consistencia Anlisis de coherencia y consistencia RESULTADOS RESULTADOS Estructura de desglose ampliado del trabajo Estructura de desglose ampliado del trabajo Definicin (descripcin y especificacin) de cada uno de los Definicin (descripcin y especificacin) de cada uno de los elementos de dicha estructura elementos de dicha estructura Contenido del trabajo de los elementos de la estructura al Contenido del trabajo de los elementos de la estructura al nivel inferior de desglose nivel inferior de desglose Recursos previstos, presupuesto de costes y duracin de Recursos previstos, presupuesto de costes y duracin de cada uno de los elementos de la estructura al nivel inferior cada uno de los elementos de la estructura al nivel inferior de desglose de desglose
DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS Formatos 4.2.2/F1: Estructura de desglose ampliado del Formatos 4.2.2/F1: Estructura de desglose ampliado del proyecto (EDT o WBS especfica de cada elemento de nivel proyecto (EDT o WBS especfica de cada elemento de nivel inferior de la estructura de desglose primario del trabajo) inferior de la estructura de desglose primario del trabajo)
Nota: El formato 4.2.1/F1 y los diferentes formatos 4.2.2/F1 documentan Nota: El formato 4.2.1/F1 y los diferentes formatos 4.2.2/F1 documentan la estructura de desglose completa del trabajo la estructura de desglose completa del trabajo

Gua para el establecimiento de la Estructura de Desglose del Trabajo o EDT (Work Breakdown Structure o WBS) Tcnicas de trabajo en grupo, especialmente de creatividad y establecimiento de consenso (Brainstorming, TNG...) Microsoft Project Documento propiedad de Indra Uso exclusivo por el personal de la Compaa
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PROCESO 4.3.1: ESTABLECIMIENTO DEL CALENDARIO Y COSTES PRELIMINARES DEL PROYECTO

DATOS DE PARTIDA DATOS DE PARTIDA EDT (WBS) completa del proyecto EDT (WBS) completa del proyecto Lista y definicin de los elementos de la EDT (WBS) Lista y definicin de los elementos de la EDT (WBS) Duracin prevista y coste presupuestado de los elementos Duracin prevista y coste presupuestado de los elementos al nivel inferior de desglose de la EDT (WBS) al nivel inferior de desglose de la EDT (WBS) Calendario laboral de Indra Calendario laboral de Indra Calendario laboral del cliente Calendario laboral del cliente Restricciones y dependencias temporales externas Restricciones y dependencias temporales externas Identificacin y documentacin de las dependencias y restricciones de los elementos de la EDT (WBS) del proyecto; elaboracin de un calendario preliminar del proyecto, estableciendo el periodo de tiempo en el que debe producirse cada actividad y establecimiento de la evolucin en el tiempo de los costes de acuerdo al mismo.

Al inicio de este proceso se dispone de la definicin de los elementos de la EDT (WBS) y de la duracin de cada uno de ellos, resultante del proceso anterior. Para poder elaborar un calendario preliminar del proyecto, es preciso establecer las relaciones de precedencia en el tiempo de dichos elementos, aplicar a los mismos las restricciones y dependencias temporales externas que les afectan y secuenciarlos en consecuencia Los tipos de dependencia de precedencia estndar son finalizar para empezar, finalizar para finalizar, empezar para empezar y empezar para finalizar. El enlace empezar para finalizar no se utiliza normalmente, siendo finalizar para empezar el ms empleado Los tipos de restricciones incluyen tan pronto como sea posible, tan tarde como sea posible, no finalizar antes de (fecha), no finalizar despus de (fecha), debe finalizarse en (fecha), debe comenzar en (fecha), no comenzar antes de (fecha) y no comenzar ms tarde de (fecha) El secuenciado de los elementos de la EDT (WBS) y la elaboracin del calendario puede realizarse con la ayuda de software especfico para la Gestin de Proyectos o utilizando tcnicas manuales. Las tcnicas manuales son ms eficaces en proyectos pequeos y en las fases tempranas de proyectos ms grandes, cuando se dispone de pocos detalles; asimismo se pueden combinar ambas tcnicas El moderno software para la Gestin de Proyectos procesa las restricciones de precedencia de los elementos de la EDT (WBS) y la duracin estimada de los mismos, permitiendo determinar el camino crtico del proyecto y las restricciones de disponibilidad de recursos. Con su ayuda es posible efectuar simulaciones a la hora de planificar, afectando a los aspectos ms crticos del proyecto, las actividades del camino crtico o los recursos que en determinados momentos constituyen cuellos de botella para el proyecto Dispone de paquetes adicionales que permiten por ejemplo efectuar simulaciones de Monte Carlo cuando diferentes actividades del proyecto pueden tener duracin variable para determinar la criticidad de cada una y la distribucin de probabilidad de la duracin del proyecto. Su uso es adecuado en los proyectos cuya complejidad y nmero de actividades dificultan realizar la planificacin del calendario del proyecto. Una vez establecido ste, el software permite realizar el diagrama de Gantt del proyecto y, mediante el procesamiento del coste de cada uno de los elementos de la EDT (WBS), establecer el Coste Presupuestado del Trabajo Planificado o CPTP (BCWS) en cada momento a lo largo de la duracin del proyecto
PASOS RECOMENDADOS PASOS RECOMENDADOS 1. Anlisis de los datos de partida 1. Anlisis de los datos de partida 2. Establecimiento de las relaciones de precedencia entre 2. Establecimiento de las relaciones de precedencia entre los elementos de la EDT (WBS) al nivel inferior de los elementos de la EDT (WBS) al nivel inferior de desglose desglose 3. Secuenciado de los elementos de la EDT (WBS) 3. Secuenciado de los elementos de la EDT (WBS) 4. Aplicacin de las restricciones y dependencias 4. Aplicacin de las restricciones y dependencias temporales externas (por ej. suministros ajenos al temporales externas (por ej. suministros ajenos al proyecto o fechas impuestas por el cliente que proyecto o fechas impuestas por el cliente que condicionan las fechas de los elementos) condicionan las fechas de los elementos) 5. Establecimiento del calendario preliminar del proyecto, 5. Establecimiento del calendario preliminar del proyecto, fecha de inicio y terminacin de cada elemento de la EDT fecha de inicio y terminacin de cada elemento de la EDT (WBS) y duracin total del proyecto (WBS) y duracin total del proyecto 6. Clculo de la evolucin de los costes del proyecto en el 6. Clculo de la evolucin de los costes del proyecto en el tiempo tiempo
RESULTADOS RESULTADOS Plan de trabajo, calendario de actividades y plan de costes Plan de trabajo, calendario de actividades y plan de costes preliminares del proyecto preliminares del proyecto
DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS

Gua para el secuenciado de actividades para el establecimiento del calendario del proyecto Microsoft Project
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PROCESO 4.4.1: ESTABLECIMIENTO DEL PLAN INTEGRADO DE TRABAJO, CALENDARIO Y COSTES

DATOS DE PARTIDA DATOS DE PARTIDA Objetivos del proyecto Objetivos del proyecto EDT (WBS) del proyecto EDT (WBS) del proyecto Lista y definicin de elementos de la EDT (WBS) Lista y definicin de elementos de la EDT (WBS)

Proceso interactivo entre el equipo de proyecto, subcontratistas y unidades de Indra participantes en el proyecto, para ajustar el calendario a los objetivos del proyecto, introducir mejoras y conseguir el compromiso de los participantes relevantes en el proyecto con un plan de trabajo, calendario y plan de costes ambiciosos pero realistas.
Dependencias entre elementos Dependencias entre elementos Dependencias y restricciones externas Dependencias y restricciones externas Calendario y plan de costes preliminares del proyecto Calendario y plan de costes preliminares del proyecto

El calendario y plan de costes preliminares pueden no ajustarse a las necesidades y expectativas del cliente y satisfacer los objetivos de Indra para el proyecto, y son siempre mejorables Este es un proceso que implica el ejercicio de las capacidades de negociacin y liderazgo del gestor y equipo de proyecto. Debe involucrar a todos los participantes en el proyecto para identificar los cambios y actuaciones que es necesario aplicar al plan preliminar del proyecto para satisfacer las necesidades y expectativas del cliente y los objetivos establecidos por la compaa, mejorndolos en lo posible. Debe asimismo comprometerlos para aplicar dichos cambios y actuaciones La identificacin de los cambios y actuaciones a introducir para ajustar el plan preliminar del proyecto a las necesidades y expectativas del cliente y los objetivos establecidos por la compaa, pueden precisar efectuar simulaciones, considerando diferentes alternativas de utilizacin de recursos, costes y duracin de las actividades Para proyectos grandes y complejos, el software de Gestin de Proyectos facilita la realizacin de estas simulaciones
PASOS RECOMENDADOS PASOS RECOMENDADOS 1. Anlisis de los datos de partida 1. Anlisis de los datos de partida 2. Comparacin del calendario y plan de costes 2. Comparacin del calendario y plan de costes preliminares con las necesidades del cliente y los preliminares con las necesidades del cliente y los objetivos del proyecto objetivos del proyecto 3. Identificacin de incumplimientos 3. Identificacin de incumplimientos 4. Identificacin de cambios a introducir para evitar 4. Identificacin de cambios a introducir para evitar incumplimientos incumplimientos 5. Identificacin de actuaciones de mejora posibles 5. Identificacin de actuaciones de mejora posibles (Ingeniera Concurrente, anlisis de valor...) (Ingeniera Concurrente, anlisis de valor...) 6. Negociacin de los cambios y mejoras con el cliente y 6. Negociacin de los cambios y mejoras con el cliente y proveedores externos e internos cuando sea preciso proveedores externos e internos cuando sea preciso 7. Elaboracin del plan integrado. Consecucin de 7. Elaboracin del plan integrado. Consecucin de compromiso de todos los afectados con los objetivos compromiso de todos los afectados con los objetivos acordados acordados
RESULTADOS RESULTADOS

Plan maestro del proyecto (Plan integrado de trabajo, Plan maestro del proyecto (Plan integrado de trabajo, calendario y costes) calendario y costes) Acuerdos con el cliente y proveedores externos e internos Acuerdos con el cliente y proveedores externos e internos soportando el plan (documentados cuando sea preciso) soportando el plan (documentados cuando sea preciso) Ingeniera Concurrente Tcnicas de resolucin de problemas en grupo Tcnicas de liderazgo y negociacin Microsoft Project
DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS
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4.5.1: ELABORACION DE LOS PLANES DE SOPORTE
El objetivo de la elaboracin de planes de soporte del proyecto es el de asegurar el cumplimiento de sus objetivos, disminuir los riesgos, aumentar su predictibilidad y facilitar la gestin del proyecto. Los planes de soporte a desarrollar y el nivel de detalle de los mismos, sern definidos por los requisitos contractuales exigidos por el cliente en primer lugar, las normas internas de Indra y las necesidades que comporta la gestin del proyecto en funcin de sus caractersticas y complejidad. Los principales planes de soporte son:
PLAN DE CALIDAD La planificacin de calidad implica establecer los estndares y normas de calidad relevantes para el proyecto (normas y requisitos contractuales y establecidos por la poltica de calidad de Indra) y determinar cmo satisfacerlos en cada uno de los productos y actividades que constituyen el proyecto. Es uno de los procesos de soporte clave de la planificacin y suele desarrollarse en paralelo con otros procesos de planificacin. Se deben identificar todas las actividades de calidad a realizar a lo largo del proyecto, que estarn planificadas de acuerdo al Plan Maestro y siguiendo la EDT (WBS). El Plan de Calidad debe contemplar:

Revisiones del proyecto (oferta, contrato, diseo...) Auditoras a realizar a lo largo del proyecto incluidas las de configuracin fsica y funcional Inspecciones a realizar durante todas las etapas de ejecucin, incluidas las de los proveedores externos y subcontratistas Pruebas a realizar para la verificacin, validacin y certificacin de los diferentes conjuntos (En algunos casos ser necesario realizar un Plan de Pruebas ad-hoc, que constituir un elemento especfico de la EDT o WBS del proyecto) Tratamiento de las no conformidades, desviaciones, derogaciones y acciones correctivas
PLAN DE GESTION DE CONFIGURACION Una configuracin es un conjunto de elementos lgicamente relacionados que deben ser considerados como un todo. La gestin de configuracin del proyecto es la suma de la gestin de todos los equipos, instrucciones, informacin y documentacin que en su conjunto representan el total de los productos del proyecto, especialmente de la gestin de los cambios que se propongan a lo largo del proyecto respecto a su especificacin inicial. La EDT (WBS) es un punto de partida imprescindible para planificar la gestin de configuracin. El plan de gestin de configuracin comprende: La identificacin de los elementos individuales a ser gestionados. En la terminologa internacionalmente aceptada se suelen denominar CIs (Configuration Items)
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4.5.1: ELABORACION DE LOS PLANES DE SOPORTE
Los procesos de supervisin, prueba e informacin del estado de cada CI a lo largo de su propio ciclo de desarrollo especfico El Plan de Documentacin:
La generacin (elaboracin) y gestin (revisin, aprobacin, cambios...) de la documentacin El archivo de la documentacin generada durante el ciclo de vida de cada CI El archivo y distribucin de toda la documentacin generada para el conjunto del proyecto y de sus CIs
La gestin de los incidentes surgidos durante la realizacin del proyecto Los procedimientos de gestin de los cambios propuestos, incluyendo la evaluacin del impacto de dichos cambios y los requisitos para la autorizacin del cambio
PLAN DE RIESGOS Se planifica el proyecto para reducir el riesgo del mismo. El plan consolidado del proyecto debe incluir un plan de riesgos que identifique los mismos, los evale y establezca la forma de contener su impacto. Los efectos que puede producir un riesgo son de tres tipos: tcnico, de calendario y de coste. El efecto tcnico es fracasar en alcanzar la meta o el nivel de desempeo. Ejemplos de riesgos tcnicos o relacionados con el alcance incluyen:
Tamao del proyecto y nmero total de interfases Productos/servicios mal entendidos o que estn sujetos a cambio Integracin de varias tecnologas diferentes Subproyectos que tienen una parte desproporcionada del alcance global
El efecto de calendario es la incertidumbre en la duracin del proyecto y el coste de esa incertidumbre. Ejemplos de riesgos relacionados con el calendario incluyen:
Interfases en el camino crtico Subproyectos con calendarios poco crebles Interfases poco claras
El efecto de coste es la incertidumbre del coste del proyecto a su finalizacin. Ejemplos de riesgos relacionados con costes o recursos incluyen:
Subproyectos que dependen de uno o dos recursos clave Subproyectos con necesidades inciertas de recursos o sin recursos comprometidos Subproyectos que requieren un nmero significativo de personas Riesgos de cambio de divisa en las ventas y adquisiciones Riesgos de transporte y almacenamiento de equipos clave (Puede afectar al coste y calendario del proyecto)
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El proceso para el establecimiento del plan de riesgos de un proyecto comprende las fases que se indican en la figura siguiente:
Identificar riesgos del proyecto Establecer y evaluar sus efectos Establecer el plan de contencin de riesgos
El riesgo debe valorarse, en la medida de lo posible, en trminos econmicos considerando su impacto econmico y la probabilidad de ocurrencia. La contencin de riesgos consiste en tomar las medidas ms adecuadas para minimizarlos: reducir incertidumbres, reducir consecuencias, evitar riesgos y transferirlos a terceros. El aseguramiento es una forma eficaz de transferir a terceros riesgos no controlables (por ejemplo, de cambio de divisa o de transporte y almacenaje). El gestor del proyecto debe asegurarse durante la planificacin del proyecto de la identificacin de estos riesgos y su comunicacin a los responsables respectivos para que sean asegurados. El plan de riesgos se documenta en el formato 4.5.1/F1.
PLAN DE ORGANIZACION Planificar la organizacin implica identificar, asignar y documentar los roles, responsabilidades y relaciones jerrquicas y de colaboracin en el proyecto. El plan de organizacin frecuentemente va ligado con el plan de comunicacin. Los elementos a tener en cuenta para establecer el plan de organizacin son la EDT (WBS), la definicin de sus elementos, y las responsabilidades y necesidades de intercambio de informacin y colaboracin entre los diferentes grupos de trabajo y reas que intervienen en el proyecto. El establecimiento para cada uno de los elementos de la EDT (WBS) a partir de los de nivel inferior de desglose, de quin o quines tienen la responsabilidad del trabajo, quin los supervisar, quin podr ser consultado sobre el trabajo y quin deber ser informado del mismo, facilita el establecimiento del plan de organizacin, que se refleja en la Matriz de asignacin de responsabilidades RSCI (Responsabilidad, Supervisin, Consultas, Informacin) o RACI (Responsibility, Accountability, Consultation, Information). El plan de organizacin se documenta en el formato 4.5.1/F2. PLAN DE COMUNICACION Planificar la comunicacin implica determinar las necesidades (qu se necesita, cundo y cmo) que tienen de recibir informacin y comunicacin peridica y sistemtica del proyecto: El cliente La Direccin Los responsables de Finanzas, Administracin y Control Los miembros del equipo de proyecto Las unidades organizativas de Indra participantes en el proyecto (la matriz de asignacin de responsabilidades sirve de gua para este grupo) Los subcontratistas y proveedores externos relevantes
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Debe definir asimismo cmo se recoge la informacin, se integra y se presenta y quin es el responsable de hacerlo, el medio de distribucin y la periodicidad de la misma. El plan de organizacin del proyecto facilita la elaboracin del plan de comunicacin. Planificar la informacin y la comunicacin en el mbito del equipo de proyecto es especialmente importante en el caso de equipos diseminados geogrficamente (equipos virtuales). La comunicacin no debe ser nunca restringida al soporte escrito. Planificar reuniones peridicas de informacin y comunicacin del equipo de proyecto (la tecnologa actual facilita las mismas incluso para equipos virtuales) y de ste con las unidades organizativas participantes en el proyecto ayuda a anticipar problemas, a mejorar la coordinacin y a evitar crisis. El plan de comunicacin debe ser documentado. En los proyectos de larga duracin conviene revisar peridicamente el plan de comunicacin y evaluar su cumplimiento.
PLAN DE APROVISIONAMIENTOS El plan de aprovisionamientos debe incluir todos los aspectos que faciliten el aprovisionamiento de equipos, materiales y servicios relevantes para el proyecto. Entre ellos: Especificacin del producto Identificacin de proveedores potenciales Solicitud y comparacin de ofertas Fechas de asignacin de rdenes de compra, de entrega, fechas de recepcin Penalizaciones por incumplimiento o retraso Verificacin de los productos comprados Almacenaje y transporte de productos tanto propios como adquiridos El plan de aprovisionamientos debe ser elaborado conjuntamente por el equipo de proyecto y los departamentos de compras y aprovisionamientos de Indra, estableciendo las responsabilidades respectivas para su ejecucin. El riesgo de aprovisionamientos de componentes clave debe ser considerado a efectos del plan de riesgos del proyecto. Sus aspectos ms importantes son: Riesgo de incumplimiento en el aprovisionamiento de componentes clave (de la especificacin, de control de calidad, de retraso) Riesgo de cambio para suministradores de pases no pertenecientes a la zona Euro Riesgo de transporte
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PROCESO 4.6.1: CONSOLIDACION DEL PLAN DE PROYECTO
DATOS DE PARTIDA DATOS DE PARTIDA Definicin del proyecto Definicin del proyecto Documentacin del proyecto (oferta, contrato...) Documentacin del proyecto (oferta, contrato...) Plan integrado de trabajo, calendario y costes Plan integrado de trabajo, calendario y costes

Consideracin conjunta del plan integrado de trabajo, calendario y costes, y los planes de soporte adecuados. Anlisis y correccin de incoherencias e inconsistencias. Presentacin y negociacin con el cliente del plan de proyecto. Consolidacin y documentacin del Plan maestro y los planes de soporte requeridos por las caractersticas del proyecto.
Planes de soporte Planes de soporte Planes de las unidades organizativas participantes en el Planes de las unidades organizativas participantes en el proyecto proyecto

Antes de consolidar los planes del proyecto como definitivos, conviene realizar un anlisis final conjuntamente por el equipo de proyecto y los responsables sealados en la matriz de asignacin de responsabilidades Dicho anlisis: Permite identificar inconsistencias e incoherencias (asignacin de responsabilidades equivocada, plazos poco crebles, estimacin de recursos poco realista...) y corregirlas antes de elevar los planes a definitivos Refuerza el compromiso de todos los responsables de cumplir los objetivos que se les han asignado y la confianza mutua para resolver los problemas y crisis futuras Es aconsejable volver a considerar, con el conocimiento que se tiene del proyecto en este momento, los presupuestos asignados y los tiempos planificados para la implantacin, instalacin y puesta en operacin del producto resultante del proyecto, las tareas a realizar y las ayudas a proporcionar por el cliente para ello Se debe volver a analizar asimismo el impacto de la implantacin e instalacin en las operaciones habituales del cliente (por ej.: la necesidad de interrumpir servicios clave para las operaciones del cliente) y contrastar con ste que dicho impacto sea aceptable No haber prestado la suficiente atencin y/o establecido un acuerdo con el cliente sobre estos aspectos, ha sido la causa de problemas o insatisfacciones del cliente en muchos proyectos Suele ser conveniente presentar al cliente, y acordar con l, el plan de proyecto lo ms tempranamente posible. Se evitan as problemas futuros y se potencia la imagen de calidad de la gestin de Indra Las normas de Indra especifican la documentacin a elaborar y los datos a imputar a los sistemas de informacin una vez consolidado el plan de proyecto
PASOS RECOMENDADOS PASOS RECOMENDADOS 1. Anlisis de los datos de partida 1. Anlisis de los datos de partida 2. Preparacin de documentacin y presentacin de los 2. Preparacin de documentacin y presentacin de los planes planes 3. Reunin del equipo de proyecto con los participantes en el 3. Reunin del equipo de proyecto con los participantes en el mismo: mismo: Anlisis conjunto de incoherencias e inconsistencias Anlisis conjunto de incoherencias e inconsistencias de los planes. Correccin de los errores, negociacin de los planes. Correccin de los errores, negociacin de discrepancias de discrepancias Revisin de conclusiones (utilizar la lista de Revisin de conclusiones (utilizar la lista de autocomprobacin LC4) autocomprobacin LC4) Consecucin de acuerdo con los participantes en el Consecucin de acuerdo con los participantes en el proyecto sobre los planes del mismo proyecto sobre los planes del mismo 4. Presentacin y acuerdo con el cliente sobre los planes de 4. Presentacin y acuerdo con el cliente sobre los planes de proyecto, si procede proyecto, si procede 5. Consolidacin de los planes de proyecto, introduccin en 5. Consolidacin de los planes de proyecto, introduccin en los sistemas de informacin corporativos los sistemas de informacin corporativos RESULTADOS RESULTADOS Principales Principales Plan maestro, planes de soporte y planes de subproyectos Plan maestro, planes de soporte y planes de subproyectos necesarios para la realizacin del proyecto consolidados necesarios para la realizacin del proyecto consolidados Compromiso de los responsables para cumplir los objetivos Compromiso de los responsables para cumplir los objetivos asignados asignados Otros resultados Otros resultados Plan de facturacin (para proyectos externos) Plan de facturacin (para proyectos externos) Planificacin de recursos y evolucin de costes en el tiempo Planificacin de recursos y evolucin de costes en el tiempo
DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS Formato 4.6.1/F1: Estructura de desglose completo del Formato 4.6.1/F1: Estructura de desglose completo del proyecto, coste y calendario de ejecucin de sus elementos proyecto, coste y calendario de ejecucin de sus elementos Formato 4.6.1/F2: Previsin de recursos profesionales Formato 4.6.1/F2: Previsin de recursos profesionales (Desglose) (Desglose) Formato 4.6.1/F3: Recursos y costes presupuestados por Formato 4.6.1/F3: Recursos y costes presupuestados por subestructuras subestructuras Planes de soporte requeridos por el proyecto Planes de soporte requeridos por el proyecto
Fase 4. Planificacin del proyecto Lista de autocomprobacin de la fase

LC4
1. Se dispone de informacin suficiente en relacin al proyecto 2. Se ha asignado gestor y equipo de proyecto al proyecto 3. El contenido y alcance del proyecto estn bien definidos 4. Se conocen los objetivos del cliente y usuarios respecto al proyecto 5. Se sabe cmo medir el cliente el xito del proyecto 6. Se conocen las limitaciones que tenemos para lograr el xito del proyecto 7. Se han identificado enfoques potenciales para superar estas limitaciones 8. Se ha establecido acuerdo sobre los objetivos del proyecto 9. Los objetivos del proyecto son ambiciosos pero realistas 10. Se han definido los componentes principales del producto 11. Se han determinado las pruebas, procesos y documentacin necesarios para la garanta y el aseguramiento de la calidad del proyecto y requeridos por el cliente 12. Se han identificado todas las actividades necesarias para la realizacin del proyecto, incluidas las correspondientes al punto anterior, y se ha desarrollado una EDT (WBS) que las recoge 13. Se ha documentado y explicado cada paquete de trabajo a asignar a las unidades organizativas involucradas en la realizacin del proyecto y stas lo han entendido 14. Se ha elaborado un plan de trabajo completo que refleja todas las actividades recogidas en la EDT (WBS), cundo se realizarn, quin las realizar, qu recursos utilizar y cul ser su coste 15. Se ha establecido un plan maestro que recoge el plan de trabajo, el calendario y la evolucin de los costes en el tiempo que corresponde al mismo 16. Se han establecido y comunicado las normas y procedimientos para la gestin de configuracin, calidad y los cambios que se pueden producir en el proyecto 17. Se han identificado y evaluado los riesgos probables del proyecto y se ha elaborado un plan de vigilancia y contencin de los mismos 18. Se han asignado claramente las responsabilidades para el desarrollo del proyecto y stas han sido aceptadas por los afectados, incluidos los subcontratistas y proveedores externos clave 19. Estn definidos y acordados todos los compromisos y responsabilidades del cliente en relacin al proyecto 20. Se sabe quines son los responsables e interlocutores por parte del cliente y de Indra en relacin al proyecto 21. Se han analizado las necesidades de informacin para cada participante o interesado en el proyecto y se han determinado la periodicidad, los medios y canales ms adecuados para satisfacerlas 22. El equipo de proyecto ha establecido los aspectos crticos a controlar para el xito del proyecto 23. Se tiene confianza en que el seguimiento del plan garantiza que el producto/servicio ser entregado a satisfaccin del cliente y cumpliendo los objetivos del proyecto 24. Debera procederse a la ejecucin de este proyecto
DECISION EJECUTIVA DE4: APROBACION DEL PLAN CONSOLIDADO DEL PROYECTO
DE 4
Aprobacin del plan consolidado del proyecto, comprendiendo el plan maestro (trabajo, calendario y costes) y los planes de soporte; autorizacin ejecutiva, al nivel establecido por la poltica y normas de la compaa, para proceder a la ejecucin del proyecto segn el plan aprobado
La aprobacin del Plan Consolidado del proyecto queda confirmada a efectos corporativos con la captura por los Sistemas de Informacin de Indra de la informacin y datos de los formatos: 4.0.1/F1.- Definicin del proyecto 4.6.1/F1.- Estructura de desglose completo del proyecto, coste y calendario de ejecucin de sus elementos 4.6.1/F2.- Previsin de recursos profesionales (Desglose) 4.6.1/F3.- Recursos y costes presupuestados por subestructuras Y la relacin de los planes de soporte (calidad, riesgos, organizacin...) que comporte el proyecto
Fase 5. Ejecucin, Seguimiento y Control

Siempre llega un momento en que alguien tiene que hacer el trabajo
Los sistemas no dirigen los proyectos, los dirigen las personas
OBJETIVOS El propsito de la ejecucin del proyecto es llevarlo a cabo en concordancia con el plan aprobado hasta la entrega del producto final al cliente, a su satisfaccin y cumpliendo todos los objetivos establecidos. El propsito del seguimiento y control del proyecto es asegurar que lo esperado ocurra.
VISION GENERAL Y ASPECTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR
Ejecucin
Durante la ejecucin, el proyecto progresa en base al plan hasta su culminacin y entrega al cliente del producto final del mismo. Durante esta fase, el gestor y su equipo de proyecto deben asegurarse de que: Se gestionan adecuadamente y en continuidad los aspectos tcnicos, el calendario y costes del proyecto:

Se aplican los requisitos tcnicos, de gestin de la configuracin y calidad establecidos Se realizan las actividades planificadas en tiempo y oportunidad Se actualizan los programas de trabajo para adaptarse a las necesidades de la compaa y el proyecto y para introducir mejoras, cumpliendo las condiciones siguientes:
Se pueden realizar ajustes en los programas de trabajo, siempre y cuando los hitos principales o el camino crtico no se retrasen Se negocian con los clientes cambios en los hitos principales o en el camino crtico
Se elabora y distribuye la informacin necesaria para el seguimiento y monitorizacin del progreso del proyecto Se establecen y aplican los sistemas de seguimiento adecuados para la identificacin temprana de desviaciones y riesgos. Se definen y aplican medidas correctivas y para la mejora continua Se mantiene al cliente informado en continuidad del progreso del proyecto. Se negocian con l los cambios de alcance que tengan impacto en el producto final, calendario y costes del proyecto; se documenta el resultado de la negociacin y se actualiza consecuentemente el plan maestro Se elaboran y presentan informes de gestin del proyecto en concordancia con el plan del proyecto y con los requisitos de informacin exigidos por el cliente y las normas de Indra con la periodicidad adecuada Se prepara un plan de cierre del proyecto en el momento adecuado Adicionalmente deben impulsar la identificacin, evaluacin y aplicacin de mejoras que permitan aumentar la satisfaccin del cliente y superar los objetivos establecidos.
Concepto de seguimiento Anlisis de la informacin, generada en el proyecto, para la identificacin temprana de riesgos y desviaciones respecto al plan. Concepto de control El concepto de control comprende el desarrollo de las actuaciones para conseguir que lo esperado ocurra. Un termmetro no controla la temperatura de una habitacin, slo la mide. Una vlvula termosttica s la controla: aumenta o disminuye el caudal del aire acondicionado cuando la temperatura se desva de la deseada, para corregir dicha desviacin. Controlar un proyecto no significa nicamente identificar las desviaciones negativas respecto al plan y tomar una actitud pasiva ante ellas. La parte ms importante del control consiste en indagar las causas de las mismas, definir las actuaciones para eliminarlas o contrarrestar sus efectos, y aplicar dichas actuaciones. Los responsables y principales interesados en el control del proyecto son los gestores y equipos de proyecto. Controlar el proyecto eficazmente les conduce al xito. Datos y tareas fundamentales para el seguimiento y control del proyecto Los datos fundamentales para el seguimiento y control del proyecto son la EDT (WBS), el plan de trabajo, el plan de costes y el calendario del proyecto, y en su caso, los planes de configuracin, calidad y riesgos del proyecto. El seguimiento y control del proyecto comprende la elaboracin peridica (normalmente mensual) de informacin relativa al progreso del proyecto, el seguimiento de la misma, la identificacin de desviaciones y el establecimiento y la aplicacin de medidas correctivas. El seguimiento y control del proyecto se hace en paralelo a la ejecucin del mismo. El seguimiento del calendario y costes del proyecto slo se puede realizar a partir del plan de base o plan maestro establecido para el proyecto. Plan maestro y sistemas de informacin Los sistemas de informacin (o el software de gestin de proyectos) facilitan el seguimiento y control del proyecto y deben disponer, desde el inicio de la ejecucin del proyecto, del plan maestro para poder establecer cules son los hitos que se deberan haber cumplido, el avance de las actividades que se deberan haber realizado y el coste que se debera haber registrado en cualquier fecha segn el plan hasta la terminacin del proyecto. Las desviaciones slo pueden ser calculadas a partir de estos datos. El plan maestro slo debe ser modificado en las circunstancias siguientes: Se produce un cambio de alcance del proyecto o un cambio importante en las condiciones que le afectan, que obliga a rehacer el plan del mismo, negociar con el cliente el impacto del cambio (productos, precio, plazo...) y documentar las razones del cambio y el resultado de la negociacin La evidencia demuestra que el plan de proyecto y las estimaciones realizadas han sido tan deficientes que se hace necesario rehacer el plan maestro
Identificacin de las desviaciones El anlisis de la informacin del proyecto permite identificar las desviaciones respecto al plan. Se deben analizar las reas siguientes: Desviaciones de alcance y cumplimiento de requisitos de calidad

Cambios en los productos y servicios del proyecto en comparacin a las especificaciones Productos y servicios que no cumplen los requisitos de calidad Avance tcnico conseguido hasta la fecha. Debe aplicarse el principio: Una tarea tcnica est o no finalizada. Ninguna tarea est finalizada parcialmente Evolucin de los riesgos del proyecto y de las medidas de contencin de los mismos
Desviaciones en costes
Costes incurridos respecto a los costes presupuestados para el trabajo realmente realizado
Desviaciones de calendario

Trabajo realmente realizado respecto al trabajo planificado Desplazamiento de hitos Variaciones en la fecha de finalizacin estimada en relacin a la planificada
El control del proyecto se cierra con la identificacin y aplicacin de medidas correctivas de las desviaciones, de contencin de riesgos y para la mejora continua. Siendo sta la parte fundamental de esta fase, no puede realizarse de manera efectiva sin haber identificado previamente las desviaciones respecto al plan.
Fase 5. EJECUCION, SEGUIMIENTO Y CONTROL
Ejecucin Ejecucin del del proyecto proyecto
Informacin para el seguimiento del proyecto
PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
5.0.1
5.1.1
Supervisin y anlisis Supervisin y anlisis de desviaciones de desviaciones respecto al plan respecto al plan
Identificacin Identificacin de acciones de acciones correctivas y para la correctivas y para la mejora continua mejora continua
Reconocimiento Reconocimiento de de ingresos ingresos

Actualizacin del Plan de acuerdo a los requisitos y procedimientos establecidos
Actualizacin del Plan de acuerdo a los requisitos de control del cambio
PROCESO 5.0.1: SUPERVISION Y ANALISIS DE DESVIACIONES RESPECTO AL PLAN

DATOS DE PARTIDA DATOS DE PARTIDA Plan maestro del proyecto Plan maestro del proyecto Planes de soporte Planes de soporte Informacin para el seguimiento del proyecto Informacin para el seguimiento del proyecto Identificacin de las desviaciones del proyecto respecto al plan y rastreo de sus causas. Estimacin de su impacto en el proyecto. Revisin de riesgos y planes de contencin. Establecimiento de la situacin actual del proyecto.
Informes de los responsables de las diferentes partes del Informes de los responsables de las diferentes partes del proyecto proyecto

Los gestores de proyecto deben definir y conseguir que se proporcione, procese y difunda por los responsables correspondientes y con la periodicidad precisa, la informacin necesaria para poder controlar el cumplimiento de los planes tcnico, de trabajo, costes y calendario del proyecto, e identificar las desviaciones Para poder establecer y analizar la situacin y desviaciones de calendario y costes del proyecto en una fecha determinada y poder identificar dnde se producen dichas desviaciones, es necesario disponer de la informacin siguiente: El coste presupuestado del trabajo planificado (CPTP o BCWS) desde el inicio del proyecto hasta la fecha, para cada uno de los elementos de la EDT (WBS) del proyecto (Se calcula automticamente a partir del plan maestro del proyecto) El coste real del trabajo realizado (CRTR o ACWP) o coste incurrido desde el inicio del proyecto hasta la fecha, para cada uno de los elementos de la EDT (WBS) del proyecto La estimacin del porcentaje de avance fsico hasta la fecha de cada uno de los elementos de la EDT (WBS), medido en trminos de coste (Permite calcular el coste presupuestado del trabajo realizado: CPTR o BCWP) Para poder disponer de estas informaciones es necesario que todos los participantes en el proyecto proporcionen, en tiempo y oportunidad, los datos necesarios para elaborarla y que stos sean imputados a los sistemas de informacin para la gestin de proyectos Para poder tener un control integrado efectivo del calendario y costes del proyecto, el gestor de proyecto debe asegurarse de que: Se asignan todos los costes incurridos en el proyecto (compras, gastos de viaje...) al elemento de la EDT (WBS) al que correspondan Los participantes en el proyecto registran en la hoja de dedicaciones, el tiempo empleado en cada elemento de la EDT (WBS) del proyecto al nivel inferior de desglose Los responsables de la ejecucin de cada uno de los elementos de la EDT (WBS) proporcionan, cuando es preciso, su mejor estimacin del grado de avance fsico en trminos de coste del elemento del que son responsables Se imputan los datos anteriores a los sistemas de informacin en tiempo y oportunidad Los sistemas de informacin facilitan la captura, procesamiento, integracin, desglose y distribucin de la informacin para la gestin y control de los proyectos
PASOS RECOMENDADOS PASOS RECOMENDADOS 1. Anlisis de los datos de partida 1. Anlisis de los datos de partida 2. Identificacin de la informacin adicional necesaria; 2. Identificacin de la informacin adicional necesaria; elaboracin de la misma elaboracin de la misma 3. Establecimiento de la situacin del proyecto 3. Establecimiento de la situacin del proyecto 4. Identificacin de cumplimientos y desviaciones tcnicas, 4. Identificacin de cumplimientos y desviaciones tcnicas, de calendario y costes de calendario y costes 5. Rastreo de las causas de las desviaciones, estimacin de 5. Rastreo de las causas de las desviaciones, estimacin de su impacto su impacto 6. Revisin de incidencias y riesgos, y planes de contencin 6. Revisin de incidencias y riesgos, y planes de contencin 7. Documentacin de resultados 7. Documentacin de resultados
RESULTADOS RESULTADOS Informe de situacin del proyecto, cumplimientos y Informe de situacin del proyecto, cumplimientos y desviaciones respecto al plan desviaciones respecto al plan Causas de las desviaciones Causas de las desviaciones Principales incidencias, riesgos y oportunidades Principales incidencias, riesgos y oportunidades
DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS Los procesos 5.0.1 y 5.1.1 se documentan conjuntamente al Los procesos 5.0.1 y 5.1.1 se documentan conjuntamente al final del proceso 5.1.1 final del proceso 5.1.1

Gua para el control integrado de calendario y costes... Tcnicas y herramientas para la resolucin de problemas (Anlisis de Pareto, anlisis causa-efecto, preguntar por qu 5 veces...) Microsoft Project
Actualizacin del Plan de acuerdo a los requisitos de control del cambio
PROCESO 5.1.1: IDENTIFICACION DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PARA LA MEJORA CONTINUA
DATOS DE PARTIDA DATOS DE PARTIDA Plan maestro Plan maestro Planes de soporte Planes de soporte Informacin para el seguimiento del proyecto Informacin para el seguimiento del proyecto

Identificacin y evaluacin de las medidas y cambios a introducir en los programas de trabajo, procesos, recursos, etc... para corregir las desviaciones y mejorar las previsiones de futuro del proyecto. Negociacin de dichas medidas y cambios con los afectados; establecimiento de acuerdos y elaboracin del plan de accin para la mejora.
Anlisis de desviaciones, causas e impacto en el proyecto Anlisis de desviaciones, causas e impacto en el proyecto Anlisis de incidencias y riesgos Anlisis de incidencias y riesgos Verificacin de cumplimiento de hitos y requisitos de Verificacin de cumplimiento de hitos y requisitos de configuracin y calidad configuracin y calidad

Este proceso es una parte fundamental del control del proyecto que frecuentemente se omite. Permite corregir la mayor parte de las desviaciones negativas que se producen durante la ejecucin de los proyectos e identificar y aplicar en continuidad acciones de mejora El desarrollo de este proceso por el equipo de proyecto inmediatamente despus de cada sesin de seguimiento y supervisin, es un factor determinante del xito del proyecto Es un proceso de resolucin de problemas y establecimiento de planes de accin consecuentes Los mejores resultados se obtienen mediante el trabajo en grupo para la resolucin de los problemas identificados, el establecimiento de consenso sobre las medidas a aplicar y su negociacin con los afectados por las mismas
PASOS RECOMENDADOS PASOS RECOMENDADOS 1. Anlisis de los datos de partida 1. Anlisis de los datos de partida 2. Identificacin de alternativas para la correccin de 2. Identificacin de alternativas para la correccin de desviaciones, contencin de riesgos y mejoras posibles desviaciones, contencin de riesgos y mejoras posibles 3. Evaluacin y seleccin de alternativas 3. Evaluacin y seleccin de alternativas 4. Negociacin con los afectados por las alternativas 4. Negociacin con los afectados por las alternativas seleccionadas seleccionadas 5. Establecimiento del plan de accin 5. Establecimiento del plan de accin 6. Revisin de conclusiones (utilizar la lista de 6. Revisin de conclusiones (utilizar la lista de autocomprobacin LC5) autocomprobacin LC5) 7. Documentacin de resultados 7. Documentacin de resultados

Guas, tcnicas y herramientas para la resolucin de problemas RESULTADOS RESULTADOS Plan de actuacin para la correccin de desviaciones, Plan de actuacin para la correccin de desviaciones, mejora de los resultados y contencin de riesgos mejora de los resultados y contencin de riesgos Estimacin de los resultados de su aplicacin Estimacin de los resultados de su aplicacin
DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS Formato 5.1.1/F1: Informe de gestin Formato 5.1.1/F1: Informe de gestin
Fase 5. Ejecucin, Seguimiento y Control Lista de autocomprobacin de la fase

LC5
Lista para la autocomprobacin por parte del equipo de proyecto de la calidad del desarrollo de la fase. Peridicamente durante la ejecucin del proyecto deber rellenarse una copia de esta lista individualmente por cada uno de los miembros del equipo de proyecto, y, en base a los resultados conjuntos obtenidos, stos se pondrn de acuerdo sobre las reas y conceptos no precisados satisfactoriamente y las acciones complementarias que se deben realizar para mejorar el seguimiento y control del proyecto o poder dar por concluida la fase.
1. El cumplimiento de los requisitos e hitos acordados con el cliente y la satisfaccin de sus necesidades son prioritarios para el equipo de proyecto 2. Se proporciona al cliente peridicamente la informacin adecuada sobre la evolucin e incidencias del proyecto 3. Los responsables de las diferentes partes del proyecto gestionan y controlan eficazmente los costes y calendarios de las mismas y facilitan, cuando se precisa, estimaciones soportadas y fiables del porcentaje de avance alcanzado y la fecha y coste de finalizacin de las subestructuras bajo su responsabilidad 4. Los costes en que incurre el proyecto se autorizan, registran y contabilizan de acuerdo a las normas de Indra y del propio proyecto 5. Se dispone pronto de informacin actualizada y fiable de los costes incurridos hasta la fecha en cada subestructura del proyecto 6. Est definida, se elabora, captura y procesa la informacin necesaria para el control conjunto de hitos, costes y calendario del proyecto, y para el reconocimiento de ingresos y mrgenes 7. La informacin integrada y de detalle de costes y calendario del proyecto permite identificar las desviaciones que se producen y dnde se producen, y facilita la indagacin de sus causas 8. Los miembros del equipo de proyecto conocen las tcnicas y herramientas de gestin de proyectos para la identificacin y anlisis de desviaciones de coste y calendario del proyecto 9. El equipo de proyecto analiza, como mnimo una vez al mes, la evolucin de los costes y calendario del proyecto respecto al plan; identifica las desviaciones y sus causas y las medidas correctivas aplicables 10. Se aplican con prontitud las medidas para la correccin de las desviaciones de coste y calendario identificadas, negociando las mismas cuando es necesario con los afectados por ellas 11. El reconocimiento de ingresos y mrgenes del proyecto se realiza de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos en Indra 12. Cuando es necesario cambiar el plan maestro del proyecto, se siguen las normas y procedimientos de Indra al respecto 13. Los cambios de configuracin se negocian con el cliente cuando tienen un impacto en el producto final y sus prestaciones, los costes o el calendario del proyecto; y se comunican y documentan adecuadamente 14. La calidad de los procesos y productos se supervisa, gestiona y documenta satisfactoriamente 15. Se supervisan mensualmente los riesgos e incidencias del proyecto y el plan de contencin de riesgos y se actualiza el mismo cuando es necesario 16. Se celebran reuniones peridicas, de informacin y coordinacin del proyecto, entre el equipo de proyecto, los directivos funcionales y los responsables de las unidades organizativas de Indra participantes en el proyecto. Se invita a las mismas a subcontratistas y proveedores clave cuando es conveniente 17. Los informes mensuales de gestin del proyecto son precisos en los datos y fiables en las estimaciones que aportan 18. La Direccin est informada de la evolucin del proyecto. Se recaba ayuda y apoyo de la misma cuando es necesario 19. Debe procederse al cierre del proyecto
DECISION EJECUTIVA DE5: AUTORIZACION DE CIERRE DEL PROYECTO
El seguimiento y control del proyecto se documenta en el formato 5.1.1/F1.- Informe de Gestin, que debe ser capturado por los Sistemas de Informacin Corporativos en los hitos y/o con la periodicidad establecida para cada proyecto en ejecucin por la poltica y normas de la Compaa y las instrucciones de la Direccin de Mercado correspondiente hasta la conclusin del mismo
DE 5
Anlisis del informe de gestin, recomendaciones de actuacin y autorizacin ejecutiva, en su caso, para proceder al cierre del proyecto y entrega del producto al cliente
Fase 6. Cierre
Al final del camino est la meta. Crucmosla cuanto antes! Las experiencias vividas son enseanzas y oportunidades de futuro
OBJETIVOS El objetivo de la fase de cierre es concluir el proyecto de una forma ordenada que evite incidencias adversas pos-cierre del contrato y maximice la capitalizacin de los beneficios del proyecto por parte de la compaa y el equipo de proyecto.
CONTENIDO DE LA FASE DE CIERRE La fase de cierre del proyecto comprende las siguientes actividades: Entrega del producto y aceptacin por el cliente Incluye las pruebas, medidas, ensayos e inspeccin a realizar para la misma y la emisin de certificados de conformidad y garanta de calidad establecidos en el contrato, en la especificacin o en el pliego de condiciones y la documentacin de las mismas. Cuando se haya establecido a partir de la entrega del producto un periodo de continuacin de la relacin contractual con el cliente (periodo de garanta, asistencia tcnica...) hasta la recepcin definitiva, incluye las actividades de dicho periodo y las correspondientes a los requisitos establecidos para la recepcin definitiva y la documentacin de la misma Cierre financiero Comprobacin y comunicacin de que: Han finalizado todas las actividades del proyecto Se ha facturado la totalidad del mismo No existen pedidos a proveedores pendientes de entrega o facturacin No existen provisiones pendientes de aplicacin (salvo las correspondientes al periodo de garanta en su caso, para las que se aplicarn las normas de la compaa al efecto) Evaluacin formal del proyecto Se realiza por el gestor y equipo de proyecto y se comunica a la Direccin, comprendiendo: Evaluacin de los resultados
Resultados del proyecto versus objetivos establecidos Coste, calendario y desempeo tcnico del producto versus plan maestro y especificacin
Satisfaccin del cliente
Comprar en el futuro a la compaa? Puede ser utilizado como referencia?
Cambios de alcance y su impacto en el coste, calendario y margen del proyecto Factores que han afectado a la calidad del trabajo Eficacia de los mtodos y procedimientos Recomendaciones para proyectos futuros y para el propio proyecto (Por ejemplo, realizar una auditora del producto dos aos despus de la entrega) Identificacin, documentacin y comunicacin de lecciones aprendidas y oportunidades creadas Se realiza por el gestor y equipo de proyecto y se comunica a la Direccin Resumen de resultados y evaluacin de los mismos Resultados comparados con la propuesta Satisfaccin del cliente Nuevos productos y desarrollos realizados (Se puede proteger la propiedad intelectual?) Nuevas tecnologas aplicadas Qu fue bien, qu fue mal Cmo se trataron los problemas Lecciones aprendidas, competencias tcnicas y de gestin adquiridas por el equipo de proyecto Oportunidades creadas Productos y servicios adicionales a ofrecer al cliente
Aplicaciones potenciales del producto y de la tecnologa utilizada en otros mercados, clientes
Recomendaciones Elaboracin de documentacin para el archivo histrico del proyecto Debe comprender al menos: Propuesta Contrato Documentacin de desarrollo de concepto EDT (WBS) y plan integrado de proyecto Evaluacin del proyecto Lecciones aprendidas y oportunidades creadas Disolucin del equipo de proyecto Comprende las actividades siguientes a realizar por el gestor del proyecto: Evaluacin individual de los miembros del equipo (competencias, nivel de desempeo y potencial de desarrollo profesional) Evaluacin del desempeo del grupo como equipo. Identificacin de lecciones aprendidas Celebracin de la culminacin por el equipo de proyecto Reasignacin del equipo de proyecto (redimensionndolo cuando sea necesario para atender a las necesidades del periodo de garanta o asistencia tcnica contractual)
Fase 6. CIERRE
ACTIVIDADES DE CIERRE ACTIVIDADES DE CIERRE
Entrega del producto y Entrega del producto y aceptacin por el aceptacin por el cliente cliente
Cierre financiero Cierre financiero
Evaluacin formal del Evaluacin formal del proyecto proyecto
Identificacin, Identificacin, documentacin y documentacin y comunicacin de comunicacin de lecciones aprendidas y lecciones aprendidas y oportunidades creadas oportunidades creadas
Elaboracin de Elaboracin de documentacin para el documentacin para el archivo histrico del archivo histrico del proyecto proyecto
Disolucin del equipo Disolucin del equipo de proyecto de proyecto
Fase 6. Cierre Lista de autocomprobacin de la fase

LC6
1. Se ha llevado a cabo una prueba/revisin final del producto/servicio resultante y sta ha resultado satisfactoria 2. Se han cumplido todos los criterios de aceptacin 3. Los productos/servicios entregados han sido aceptados por el cliente 4. Se ha transferido al cliente la responsabilidad de los productos/servicios entregados 5. Se ha obtenido retroalimentacin por parte del cliente 6. Han finalizado todas las actividades del proyecto 7. Se ha facturado la totalidad del proyecto 8. No existen pedidos de proveedores pendientes de facturacin o entrega 9. No existen provisiones del proyecto pendientes de aplicar (salvo las de garanta del producto en su caso) 10. Se ha realizado un cierre financiero 11. Se han documentado los resultados del proyecto 12. Se ha realizado una evaluacin formal de los resultados del proyecto 13. Se han identificado y documentado las lecciones aprendidas y las oportunidades creadas 14. Se han identificado y documentado las mejoras de procesos aplicables a proyectos futuros 15. Se ha elaborado la documentacin del proyecto para el archivo histrico de proyectos de la compaa 16. Se han liberado o reasignado los recursos utilizados 17. Ha sido evaluado el desempeo individual de los miembros del equipo de proyecto 18. Se ha reasignado el equipo del proyecto 19. Se ha celebrado por parte de los miembros del equipo la culminacin del proyecto

Manual Manual
1. Introduccin
2. Mtodo
3. Formatos
4. Glosario
Notas sobre la utilizacin de los Formatos y su relacin con los Sistemas de Informacin especficos de Indra para la Gestin de Proyectos Los Formatos que siguen, y que se citan a lo largo del Mtodo, proporcionan una ayuda para su aplicacin y facilitan la comprensin y documentacin de las diferentes etapas, fases y procesos del proyecto al aplicarlo. Estos Formatos, as como las listas de comprobacin de cada fase, pueden imprimirse para utilizarlos como herramientas de gestin y comunicacin del gestor y el equipo de proyecto a lo largo de la vida del mismo y facilitar la documentacin de su evolucin en la Carpeta de Proyecto. Las normas de Indra especifican los datos a imputar a los sistemas de informacin de la compaa a lo largo de la totalidad del ciclo de vida del proyecto (etapa precontractual y etapa contractual). Estos sistemas (Hermes, GEP...) tienen como finalidad procesar la informacin de los proyectos necesaria para satisfacer las necesidades de gestin de Indra y proporcionar un soporte informtico a los gestores de proyecto. La informacin a imputar a dichos sistemas de informacin coincide, casi con exactitud, en contenido y secuencia con la que se va generando al aplicar el Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos apoyndose en los formatos que siguen. Por ello, stos constituyen una excelente herramienta para la elaboracin y refinado de la misma por parte del equipo de proyecto, sobre todo en proyectos complejos o con un alto grado de incertidumbre. Las reas de fondo gris en estos formatos corresponden a informacin del proyecto que debe imputarse a los sistemas de la compaa segn la clasificacin establecida por sta (por ejemplo soluciones y servicios que comporta el proyecto) o para cuya cumplimentacin pueda ser consultada la base de datos ligada a los sistemas informticos de la compaa para la gestin de proyectos (por ejemplo la base de datos de clientes para establecer si uno de ellos es nuevo o antiguo). Tanto la clasificacin establecida por Indra, como las citadas bases de datos pueden variar en el tiempo, por lo que para cumplimentar estas reas de los formatos, conviene consultar los sistemas informticos para la gestin de proyectos de la compaa.
Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos. 3. Formatos Versin 1.2. Octubre de 2000
Propuesta de iniciacin del proyecto. Propuesta de elaboracin de oferta

Propuesta realizada por EMPRESA
Formato
(Hoja 1 de 4)
1.0.1/F1
Fecha
OFICINA DE MERCADO/ACTIVIDAD DE INDRA
Sistemas de Informacin y Control Mercado (indicar) _______________________________
Simulacin y Sistemas Automticos de Mantenimiento
Equipos Electrnicos de Defensa Avini Sistemas ca EFA Otra avinica Direcciones de Tiro Misilstica Cooperacin Industrial Otros (indicar) _________________________________________________________________________________________ Otros (indicar) _____________________________________________________ (mercados o actividades de Indra no indicados anteriormente) DENOMINACION PROPUESTA PARA EL PROYECTO Proyectos para Clientes Externos CLIENTE PAIS Proyectos para la propia Indra CLIENTE (S) INTERNO(S) PARA EL PROYECTO
SECTOR O SUBSECTOR ECONOMICO EN QUE OPERA EL CLIENTE GRUPO AL QUE PERTENECE EL CLIENTE: Nacional Cliente Internacional Nuevo Nacionalidad Antiguo
1.
Razones para la realizacin de una oferta para el proyecto

1.a. Peticin del cliente Oportunidad de promover la realizacin del proyecto 1.b. El proyecto deriva de un proyecto padre S No
o o o o
Indicar
______________
2.
En qu consiste el proyecto
2.a. Qu es el proyecto
Breve descripcin de la naturaleza del proyecto. P. ej.: Desarrollo e instalacin modelo ERP produccin, diseo e instalacin call center, sistema de control de trfico autopista, portal Internet B2B...
2.b. Necesidad del cliente que debe ser satisfecha y ventajas para l de la realizacin del proyecto
Ejemplos: mejora de la productividad administrativa, de la fuerza de ventas, disminucin de costes de fabricacin, mejora del servicio y apoyo a sus clientes, exigencia legal...
2.c. Procesos de negocio del cliente a los que afecta el proyecto

Ejemplos: desarrollo de nuevos productos, cadena de suministros, fabricacin, gestin financiera, administracin de personal, apoyo y servicio al cliente...
2.d. Plataforma tecnolgica

Indquese cuando se conozca en este momento
2.e. Documentacin relevante disponible
Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos. 3. Formatos Versin 1.2 Octubre de 2000
Propuesta de iniciacin del proyecto. Propuesta de elaboracin de oferta 3.
Formato
(Hoja 2 de 4)
1.0.1/F1
Caractersticas del proyecto. Soluciones y servicios ofrecidos

Cada proyecto se identificar mediante una solucin y un servicio. En el caso de que existieran ms de uno (servicios o soluciones) se seleccionar el ms relevante en el proyecto. Se clasificarn como servicios Outsourcing todos los proyectos de Asistencia Tcnica y Mantenimiento. Se clasificarn como Otras Soluciones de Negocio (indicando cul) aquellas aplicaciones/sistemas que no se encuadren en la clasificacin de soluciones establecida (Por ej. Sistema de Gestin de Tributos, Sistema de Provisin Multiservicio, Sistema de Identificacin Ciudadana...)
SOLUCIONES OFRECIDAS
Internet
No Internet
Internet y No Internet conjuntamente
DETALLE DE LAS SOLUCIONES QUE COMPORTA EL PROYECTO

Estrategia Internet e-commerce (B2C) m-commerce Marketing/Branding Gestin de la Cadena de Suministros (SCM)/B2B Gestin Relaciones con el Cliente (CRM) Seguridad (e-Security) Publicacin websites e-learning e-infraestructure Gestin del Conocimiento (KM) Administracin y Gestin de redes
Soluciones ERP
Otros sistemas y productos - Proyectos electorales - Sistemas de Radar - Sistemas de Mando y Control - Sistemas de Guerra Electrnica - Sistemas de Control y
Comunicaciones Va Satlite
Indicar ______________________________
Soluciones Business Intelligence

Indicar ______________________________
Soluciones Outsourcing Soluciones Finanzas y Seguros - Sistemas Centrales (Host) - Canales de distribucin - Inversiones y Banca Privada - Tesorera y Mercados de Capitales
- ATM - Ticketing y Control de Accesos - Trfico - Sistemas de Comunicaciones - Sistemas de Simulacin - Sistemas Autom. Mantenimiento - Avinica EFA - Otra Avinica - Misilstica
- Sistemas Corporativos - Sistemas de Pagos - Otros __________________________ Otras Soluciones de Negocio _________ _________________________________
- Direcciones de Tiro - Otros ___________________________
SERVICIOS QUE COMPORTA EL PROYECTO Consultora

1. Estratgica 2. De procesos de Negocio 3. Tecnolgica 4. Otros ________________________________
Servicios de outsourcing
1. Outsourcing global T.I. 2. Outsourcing de procesos de negocio 3. Gestin de aplicaciones (AM) 4. Gestin de Mantenimiento de Sistemas Electrnicos 5. Asistencia tcnica para mantenimiento de aplicaciones 6. Asistencia tcnica para explotacin Sistemas 7. Webhosting 8. ASP 9. Explotacin redes y Microinformtica
Desarrollo e implantacin de sistemas

1. Sistema Nuevo 2. Mejora/Ampliacin/Actualizacin 3. Adaptacin/Parametrizacin de Soluciones
Fabricacin, instalacin e integracin

1. Fabricacin y homologacin/calificacin de prototipos 2. Fabricacin de una o varias uds individuales 3. Adquisicin de capacidad de fabricacin en serie 4. Fabricacin de series 5. Fabricacin, instalacin e integracin
10. BRS-Business Recovery Systems 11. Otros servicios __________________________
Venta de productos software (licencias) Venta de productos hardware
Indicar producto _____________________________________
Indicar producto _____________________________________
Otros servicios ______________________________ PROYECTO EURO S No
PRODUCTOS Y ALCANCE DEL PROYECTO POTENCIAL

Indicar, al nivel de detalle que se conozca en este momento, cules deberan ser los resultados, productos finales del proyecto, lo que se debe realizar, qu estar incluido y qu no, cules sern sus componentes principales (Ej. mdulo de informes, mdulo de seguridad...)
Propuesta de iniciacin del proyecto. Propuesta de elaboracin de oferta 4. Clasificacin preliminar del proyecto
Indicar con una X en la matriz el cuadrante en el que se situara el proyecto Totalmente nuevos (uno al menos) Aunque nuevos, ambos son familiares en Indra Indra dispone de amplia experiencia en ambos Indra dispone Derivacin de lo de experiencia que Indra viene contrastada en realizando y ambos utilizando
Formato
(Hoja 3 de 4)
1.0.1/F1
Proyecto plataforma Proyecto de derivacin o extensin de gama Proyecto de continuidad
Sector de negocio y pas del cliente
Totalmente nuevos (uno al menos)
Producto y tecnologa que incorpora
Tipo de proyecto
(Segn el resultado obtenido en la matriz)
Comentarios
Si el proyecto que se propone ha sido clasificado como plataforma, indicar el conocimiento existente en Indra que le es o podra ser aplicable
5.
Estimacin preliminar de coste y duracin del proyecto:

Coste total del proyecto
Indicar con una X
Duracin del proyecto

Indicar con una X
Menos de 25 MPtas (150.000 Euros) Entre 25 y 250 MPtas (150.000 y 1.500.000 Euros) Entre 250 y 1.000 MPtas (1.500.000 y 6.000.000 Euros) Ms de 1.000 MPtas (6.000.000 Euros)
Menos de 3 meses Entre 3 y 12 meses Entre 12 y 24 meses Ms de 24 meses
Indicar una estimacin ms ajustada si es posible en este momento Coste del proyecto MPtas Duracin Meses
6.
Unidades organizativas de Indra que deberan participar en la elaboracin de la oferta y fases siguientes
Programas de Calidad Programas de Tecnologa Centros de Competencia Centros de Produccin Outsourcing Internacional Administracin / Fiscal Finanzas Control Asesora Jurdica Compras Recursos Humanos y laboral Comercio Exterior Otros (indicar)
7.
Entidades externas que deberan participar en las fases siguientes

Por ejemplo: aliados estratgicos, proveedores y subcontratistas necesarios o clave para el xito del proyecto...
8.
Limitaciones que se prev podran dificultar el xito del proyecto

De conocimiento, personal especializado, recursos, plazo...
Propuesta de iniciacin del proyecto. Propuesta de elaboracin de oferta 9. Informacin comercial del proyecto
Formato
(Hoja 4 de 4)
1.0.1/F1
Indquese, al nivel de detalle que se conozca en este momento, la informacin de naturaleza comercial que afectar a la oferta y a la estrategia de venta de Indra
Fecha para la presentacin de oferta Lo antes posible Fecha / / . Deseable Exigida por el cliente
Fecha para la adjudicacin de oferta Fecha / / . Estimada Confirmada
COMPETIDORES VERSUS INDRA Competidor 1 Fortalezas: Debilidades: Estrategia Comercial: Competidor 2 Fortalezas: Debilidades: Estrategia Comercial: Competidor 3 Fortalezas: Debilidades: Estrategia Comercial: INDRA Relaciones con el cliente: Proyectos similares significativos realizados para el cliente: Fortalezas: Debilidades:
10. Esfuerzo estimado de elaboracin de la oferta (tiempo y coste)

Indicar con el detalle que sea posible en este momento el tiempo estimado para la elaboracin de la oferta y el coste de la misma (horas de profesionales, costes de elaboracin de modelos, software...)
11. Beneficios para Indra de la realizacin del proyecto

Qu se pretende conseguir: una venta, la entrada en un nuevo sector de mercado, cumplimiento del plan, avance tecnolgico, etc...,
Qu se perder si no se realiza el proyecto Probabilidad de continuacin tras la finalizacin: Alta o Media o Baja o Nula o
12. Estrategia comercial recomendable en la elaboracin de la oferta y accin comercial

Contencin de precios, utilizacin de referencias, elaboracin de modelos, prototipos, propuesta de varias alternativas, nfasis en la reduccin de plazos de entrega...
13. Otros comentarios

Incluir por ejemplo, los aspectos, reas y/o conocimientos que pueden suponer una ventaja competitiva para Indra en futuros proyectos, la posibilidad de reutilizar partes o los aspectos diferenciadores interesantes, sean tcnicos o funcionales, a juicio del gestor
Autorizacin para la iniciacin del proyecto Autorizacin para la elaboracin de oferta

Propuesta realizada por EMPRESA OFICINA DE MERCADO/ACTIVIDAD DE INDRA Sistemas de Informacin y Control Mercado (indicar) _______________________________
Formato
DE1/F1
Fecha
Simulacin y Sistemas Automticos de Mantenimiento
Equipos Electrnicos de Defensa Avinica EFA Otra avinica Direcciones de Tiro Misilstica Cooperacin Industrial Otros (indicar) __________________________________________________________________________________ Otros (indicar) _____________________________________________________ (mercados o actividades de Indra no indicados anteriormente) DENOMINACION PROPUESTA PARA EL PROYECTO
La propuesta realizada por

con fecha
Ha sido aprobada y puede procederse a la fase de desarrollo de concepto, elaboracin de ofertas y propuestas, en la forma indicada abajo Ha sido pospuesta. (Ver las acciones adicionales requeridas en el apartado de comentarios) No ha sido aprobada y no deben realizarse trabajos adicionales
Cdigo de la oferta
Denominacin del proyecto Interlocutor responsable ante el cliente Gestor del proyecto
Centro de coste
Telfono Telfono
Telfono e-mail
e-mail e-mail
Unidad organizativa
Equipo de proyecto
Nombre
Colaboracin en el proyecto
Nombre Telfono e-mail Unidad organizativa
Patrocinador del proyecto
(Indquese si no es aplicable)
Limitaciones de la aprobacin
(de coste, plazos...)
Comentarios, Recomendaciones
Propuesta aprobada por

Fecha Do cumento p ro p ied a d d e Ind ra Uso ex clusivo p o r el p erso na l d e la Co mp a a
Formato
2.0.1/F1
Oferta
Proyecto
Cliente
(Denominacin)
CODIGO DE LA OFERTA
Proyecto para Indra
Sector Econmico del Cliente
Misin y contenido del proyecto (Hoja 1 de 2) 1. Necesidades y expectativas del cliente (slo para clientes externos)
Necesidades del negocio del cliente que el proyecto debe satisfacer y expectativas del cliente expresadas en trminos de los beneficios que la realizacin del proyecto debe proporcionar.
2. Necesidades y expectativas de los usuarios del producto

Caractersticas del producto resultante del proyecto necesarias o deseadas por los usuarios del mismo (Ej: fiabilidad, mantenibilidad, posibilidad de ampliacin, ergonoma, manuales de formacin de usuario...).
3. Personas clave del cliente

Personas que determinan las necesidades y expectativas a satisfacer por el proyecto y en consecuencia valorarn la adecuacin de la oferta a las mismas y el xito o fracaso del proyecto.
4. Necesidades y expectativas de Indra (para proyectos internos y para clientes externos)

Necesidades del negocio de Indra que el proyecto trata de satisfacer ( j: volumen de venta, margen, introduccin en nuevo sector/pas, E desarrollo de nuevo producto, mejora de productividad, de calidad).
5. Documentacin relevante relativa al proyecto

Pliego de condiciones, peticin de oferta de cliente, descripcin de proyectos/productos similares de Indra y los competidores...
Formato
2.0.1/F1
Oferta
Proyecto
(Denominacin)
CODIGO DE LA OFERTA
Misin y contenido del proyecto (Hoja 2 de 2) 6. Descripcin del producto

Descripcin, tan clara, completa y concisa como sea posible, de la naturaleza del producto o servicio resultante del proyecto y su relacin con la necesidad del cliente que debe satisfacer, incluyendo los servicios colaterales requeridos (Ej: periodo de mantenimiento u operacin posproyecto por parte de Indra).
Legislacin, normas y reglamentos de aplicacin al producto y al proyecto
7. Alcance del proyecto (qu est incluido en el proyecto)

Lista de los subproductos principales del proyecto cuya entrega completa y satisfactoria al cliente supone la culminacin del proyecto. Las exclusiones deben aparecer cuando se conozcan.
8. Limitaciones
Factores que limitan las opciones del equipo de proyecto o que implican un cierto nivel de riesgo (Ej: atributos del producto/proyecto poco claros o insuficientemente definidos, limitaciones presupuestarias, de tiempo para presentacin de ofertas y terminacin del proyecto, de recursos, tecnolgicas, de conocimiento...).
9. Supuestos
Factores que, a efectos de la planificacin del proyecto, se consideran ciertos o reales (Ej: el cliente facilitar una determinada informacin o recursos a partir de una fecha concreta, existir la posibilidad de subcontratar mano de obra cualificada en la localizacin del cliente...). Los supuestos implican generalmente cierto nivel de riesgo; si no pueden ser clarificados sern un dato de partida para el plan de riesgos.
10. Factores clave para el xito del proyecto

Lista priorizada de entre tres y cinco factores (enfoques, habilidades, prioridades...) que considerando la novedad, dimensin, complejidad, clasificacin e inters estratgico para Indra del proyecto, contribuirn en mayor medida a que el proyecto sea considerado un xito (Por ejemplo: enfoque a la reduccin del tiempo de proyecto o a la reduccin de costes, gestin eficaz del riesgo y la incertidumbre, establecimiento de relaciones de mutua confianza con el cliente, consecucin de referencia visible en el mercado, aprendizaje corporativo...).
Pgina
de
Formato
2.2.1/F1
Oferta
Proyecto
Cliente
(Denominacin)
CODIGO DE LA OFERTA
Proyecto para Indra
Estimacin de costes y calendario del proyecto EDT del proyecto

Nmero estructura Nmero subestruc Nmero subestruc Nmero subestruc Denominacin Responsabilidad de la realizacin
Calendario
Fecha de inicio Fecha de terminacin Tipo unidad
Estimacin de costes
Unidades en subestruc Coste unitario
(Divisa)
Tipo de cambio
Coste Total
(Ptas)
Coste Total Presupuestado (Ptas)
Fechas de:
Inicio Terminacin
Duracin total del proyecto
Semanas
Formato
2.2.1/F2
Oferta
Proyecto
Cliente
(Denominacin)
CODIGO DE LA OFERTA
Proyecto para Indra
Previsin de recursos profesionales (Desglose)

Estructura Subestruc. Perfil profesional
(Segn catlogo de Conocimientos)
Categora profesional
Fecha inicio
Fecha terminacin
N hora s
Coste
Coste Total Presupuestado
Formato
2.2.1/F3
Oferta
Proyecto
Cliente
(Denominacin)
CODIGO DE LA OFERTA
Proyecto para Indra
Resumen de costes presupuestados

Recursos profesionales Concepto Categora Tasa Coste/hora Horas Total Coste
Total Recursos Profesionales Subcontratacin Concepto Categora Tasa Coste/hora Horas Total Coste
Total Subcontratacin Materiales Concepto Unidades Precio Total Coste
Total Materiales Otros gastos Concepto Unidades Precio Total Coste
Total Otros gastos
TOTAL COSTES DIRECTOS OFERTA/CONTRATO
Formato
2.3.1/F1
Oferta
Proyecto
Cliente
(Denominacin)
CODIGO DE LA OFERTA
Proyecto para Indra
Perfil tecnolgico y estimacin de riesgos de la oferta 1. Perfil tecnolgico del proyecto

(Plataformas, tecnologas, procesos, herramientas... comprendidas en el producto y la realizacin del proyecto que requieren conocimientos tcnicos especficos segn las categoras indicadas en el Catlogo de Conocimientos de Indra)
Sistemas de Informacin
ARQUITECTURAS Y COMUNICACIONES PRODUCTOS DE APLICACIN / SOLUCIONES HERRAMIENTAS, LENGUAJES Y MEDIOS DE DESARROLLO, PRODUCCION Y SOPORTE SISTEMAS OPERATIVOS METODOS TECNICAS Y NORMATIVAS DE PRODUCCION Y PRUEBAS SISTEMAS DE GESTION BASES DE DATOS
Conocimientos de otros productos y sistemas

DISEO MECANICO / ELECTRICO METROLOGIA (CALIBRACION) FIRMWARE / SOFTWARE OPERACIONAL DESARROLLO HARDWARE MICROONDAS Y RADIOFRECUENCIA INGENIERIA E INTEGRACION DE SISTEMAS FABRICACION, INTEGRACION E INSTALACIONES ELECTRO OPTICA MANTENIMIENTO DE EQUIPOS Y SISTEMAS SOPORTE LOGISTICO INTEGRADO CALIDAD SISTEMAS DE INFORMACION CALIDAD SISTEMAS DE PRODUCTO
Otros
(Indicar los no incluidos en el Catlogo de Conocimientos)
2. Estimacin de los riesgos de la oferta

Riesgos para la ejecucin del proyecto o pedido Calendario
Probabilidad de incumplimiento en las fechas de los hitos programados
Baja
Media
Alta
Costes
Probabilidad de desviaciones significativas respecto del coste presupuestado y el perfil de costes planificado
Requisitos tcnicos
Probabilidad de no poder satisfacer los requisitos tcnicos y nivel de desempeo ofrecido
Personas
Probabilidad de no disponer de las personas necesarias con las competencias adecuadas en las fechas planificadas
Compras, Subcontrataciones crticas

Probabilidad de problemas de calidad en las adquisiciones exteriores y subcontratas crticas o retrasos significativos respecto del plazo requerido
Estabilidad del Cliente

Probabilidad de cambios en los usuarios, compradores o personas clave del cliente con un impacto relevante en el proyecto
Oferta, Contrato
Probabilidad de diferencias en la interpretacin de la oferta/contrato que pudieran originar problemas con el cliente
Este apartado tiene por objeto estimar los riesgos que comporta la oferta y que deben ser considerados en su elaboracin y negociacin con el Cliente
3. Comentarios
Formato
DE2/F1
Oferta
Proyecto
Cliente
(Denominacin)
CODIGO DE LA OFERTA
Proyecto para Indra
Aprobacin de la oferta
La oferta presentada por con fecha
Ha sido aprobada, y puede procederse a su entrega y negociacin con el cliente, en la forma indicada a continuacin
Condiciones econmicas de la oferta

Coste Recursos profesionales Subcontratacin Materiales Otros gastos TOTAL Condiciones de pago Precio de Venta K Precio, coste y margen Total Precio de Venta Total Coste directo Margen
Responsable de la negociacin con el cliente Colaboracin en la negociacin

Nombre Telfono
Telfono
e-mail
e-mail
Unidad organizativa
Limitaciones de la negociacin
Comentarios, Recomendaciones
Oferta aprobada por

Formato
SOP/F1
Ofertas presentadas
Informe de estado/Cambio de estado Proyecto
Cliente
(Denominacin)
CODIGO DE OFERTA
Proyecto para Indra
Situacin de la negociacin con el cliente
Acciones a realizar (Fecha de realizacin)
Fecha prevista de cambio de estado Cambio de Estado

La oferta ha sido aceptada por el cliente Sin modificaciones Con modificaciones
El proyecto no se realizar Ha sido adjudicada a un tercero
Adjudicatario ____________________
Motivos para la no realizacin del proyecto o adjudicacin a un competidor
Cuando la oferta ha sido aceptada con modificaciones respecto a la misma, rellenar los apartados siguientes
Modificaciones de alcance (Contenido de proyecto)
Modificaciones de condiciones econmicas Oferta original Precio Coste de Venta Recursos profesionales Subcontratacin Materiales Otros gastos TOTAL Precio, coste y margen Total Precio de Venta Total Coste directo Margen Modificacin Precio Coste de Venta Total aceptado por cliente Precio Coste K de Venta
Informe realizado por
Fecha
Formato
DE3/F1
Inicio de la etapa contractual

Autorizacin para dar comienzo a la realizacin del proyecto
Puede procederse a la realizacin del proyecto segn lo indicado a continuacin CODIGO DEL PROYECTO
(Denominacin)
Especificacin del proyecto

Segn nuestra oferta cdigo Sin modificaciones Con modificaciones de fecha

S No indicadas en el informe de cambio de estado de fecha __ / __ / __
Requiere contrato
Firmado Pendiente de Firma
Objetivos del proyecto
Objetivos econmicos Coste presupuestado(Ptas) (1) Precio de venta (Ptas) (2) Margen (%) ([2) - (1) / (2)] x 100 Excluido IVA Excluido IVA
En relacin al cliente y usuarios 1. 2. 3.
Objetivos estratgicos y de mercado en relacin al proyecto 1. 2. 3.
Otros 1. 2. 3.
Autorizado por
Formato
4.0.1/F1
Etapa contractual. Planificacin del proyecto

Proyecto
Cliente
(Denominacin)
CODIGO DEL PROYECTO

Proyecto para Indra
Definicin del proyecto (Hoja 1 de 3)
Gestor del proyecto (Indra). Nombre Responsable del proyecto (por el cliente). Nombre Equipo de proyecto
Nombre Unidad organizativa
Cargo
Colaboracin en el proyecto
Nombre Unidad organizativa
Fecha de inicio Descripcin del producto
Fecha de terminacin
Duracin (meses)
Componentes principales del producto (subproductos, subsistemas...)

Nombre Descripcin Cliente Receptor/usuario Unidades
Formato
4.0.1/F1

Proyecto
(Denominacin)
CODIGO DEL PROYECTO
Definicin del proyecto (Hoja 2 de 3) Qu espera del producto el cliente

Mximo tres beneficios o atributos del producto no explcitos en el contrato (Ej: alta fiabilidad, facilidad de uso...)
Qu esperan los usuarios
Documentacin del proyecto

Oferta, propuesta, contrato, pliego de especificaciones
Hitos contractuales y/o acordados con el cliente, ordenados cronolgicamente en la medida de lo posible.
Obligaciones asumidas por Indra (avales, replanteos, revisiones de diseo, pruebas, entregas, certificaciones, facturacin...) y por el cliente (entrega de informacin, decisiones, recursos a aportar, pagos, liquidaciones, avales...)
Hito H1 H2 H3 H4 H5 H6 H7 H8 H9 H10
Fecha de cumplimiento
Descripcin del hito
Criterio de cumplimiento
Consecuencia del cumplimiento
Formato
4.0.1/F1

Proyecto
(Denominacin)
CODIGO DEL PROYECTO
Definicin del proyecto (Hoja 3 de 3) Facturacin

Fecha Importe (Ptas)* Condicionante de la factura Facturar a: Condiciones de cobro
Facturacin total *Si se factura en divisa de un pas no perteneciente al Euro: Divisa Pas divisas/Euro
Tipo de cambio aplicado en relacin al Euro
Limitaciones para el xito del proyecto (de tiempo, econmicas, tecnolgicas, de conocimiento y experiencia, de recursos humanos y materiales, otras...)
Enfoques potenciales para el xito del proyecto
Comentarios
Pgina
de
Formato
4.1.1/F1

Proyecto
Cliente
(Denominacin)
CODIGO DEL PROYECTO

Proyecto para Indra
Estructura de desglose del trabajo EDT del proyecto

Nmero estructura Nmero subestruc Nmero subestruc Nmero subestruc Tipo unidad Denominacin Unidades en subestruc Coste unitario
(Divisas)
Tipo de cambio
Coste Total
(Ptas)
Duracin (semanas)
TOTAL
Pgina
de
Formato
4.2.1/F1

Proyecto
Cliente
(Denominacin)
CODIGO DEL PROYECTO

Proyecto para Indra
Estructura de desglose primario del trabajo Estructuras

Nmero estructura Nmero subestruc Nmero subestruc Denominacin
Responsabilidad de la realizacin
Departamento/ unidad organizativa/ suministrador o subcontratista responsable Fecha de inicio intencional Fecha de terminacin intencional
Pgina
de
Formato
4.2.2/F1

Proyecto
Cliente
(Denominacin)
CODIGO DEL PROYECTO

Proyecto para Indra
Estructura de desglose ampliado del proyecto

Departamento/unidad organizativa/suministrador/subcontratista responsable
EDT del proyecto

Nmero estructura/ subestruc Nmero subestruc Nmero subestruc Nmero subestruc Tipo unidad Denominacin
Unidades en subestruc
Coste unitario
(Divisa)
Tipo de cambio
Coste Total
(Ptas)
Duracin (semanas)
TOTAL
Pgina
de
Formato
4.5.1/F1

Proyecto
Cliente
(Denominacin)
CODIGO DEL PROYECTO

Proyecto para Indra
Plan de riesgos
Efecto en caso de ocurrir (1) Impacto econmico total en el proyecto
(Ptas)
(2) Probabilidad de ocurrencia
Riesgo identificado
Tcnico
(Indicar con una X)
Valoracin del riesgo (1) x (2)
Responsable Actuacin de contencin (Propietario)
Calendario
Coste
TOTAL Nota: (2) Probabilidad de ocurrencia: Baja = 0,1 Media = 0,2 Alta = 0,4 El riesgo de Divisa (en ventas, compras y subcontrataciones) y el riesgo de transporte y almacenamiento en la compra o para la entrega de equipos clave deben ser asegurados en todos los casos. Se valorar el riesgo en estos casos por el coste de aseguramiento de los mismos.
Pgina
Formato
de
4.5.1/F2

Proyecto
Cliente
(Denominacin)
CODIGO DEL PROYECTO

Proyecto para Indra
Matriz de asignacin de responsabilidades RSCI

Persona Elementos de la EDT (WBS)
Indicar en la casilla de cruce entre la actividad y la persona si sta es: R: Responsabilidad (persona o unidad organizativa que debe realizar el trabajo) S: Supervisin (persona que recibir o aprobar el resultado del trabajo, deber autorizar los cambios en los procedimientos y en la especificacin) C: Consulta (persona que puede ser llamada para dar consejo sobre el trabajo) I: Informacin (persona que debe ser informada del estado del trabajo)
Pgina
de
Formato
4.6.1/F1

Proyecto
Cliente
(Denominacin)
CODIGO DEL PROYECTO

Proyecto para Indra
Estructura de desglose completo del proyecto, coste y calendario de ejecucin de sus elementos EDT del proyecto
Nmero estructura Nmero subestruc Nmero subestruc Nmero subestruc Nmero subestruc Nmero subestruc Denominacin del elemento Responsabilidad de la realizacin
Calendario de ejecucin Fecha de inicio Fecha de terminacin Tipo unidad Unidades en subestruc
Presupuesto de costes Coste unitario

(Divisa)
Tipo de cambio
Coste Total
(Ptas)
TOTAL Fechas de:

Inicio Terminacin
Duracin total del proyecto
Semanas
Pgina
Formato
de
4.6.1/F2

Proyecto
Cliente
(Denominacin)
CODIGO DEL PROYECTO

Proyecto para Indra
Previsin de recursos profesionales (Desglose)

Estructura Subestruc. Perfil profesional
(Segn catlogo de Conocimientos)
Categora profesional
Fecha inicio
Fecha terminacin
N horas
Coste
Total
Pgina
Formato
de
4.6.1/F3

Proyecto
Cliente
(Denominacin)
CODIGO DEL PROYECTO

Proyecto para Indra
Recursos y costes presupuestados por subestructuras

Estructura Subestructura Cdigo de naturaleza Tipo Descripcin Cantidad Coste unitario
(Ptas)
Coste total
(Ptas)
Total
5.1.1/F1
Formato
Etapa contractual. Seguimiento y control del proyecto

Proyecto
Cliente
(Denominacin)
CODIGO DEL PROYECTO

Proyecto para Indra
Informe de Gestin
(Hoja 1 de 3)
Evolucin general del proyecto

Las desviaciones indeseables, como un retraso de calendario o un incremento de costes sobre el plan, deben consignarse con signo negativo o entre parntesis.
Hitos contractuales
Hito Descripcin del hito Semana contractual de cumplimiento Situacin Ultima previsin del cumplimiento Desviacin (semanas)
Situacin: C = Cumplido
P = Pendiente
Causas de las desviaciones
Calendario y costes del proyecto
CPTP
(BCWS) Actual
% (1) %
Anterior
(1)
CPTR
(BCWP)
Desviacin de calendario respecto al plan

Ptas Ptas
CRTR
(ACWP)
Desviacin acumulada de costes respecto al plan

(1) En semanas de duracin total del proyecto Planificado (CPTR/Coste Total Presupuestado)
Real
% avance a la fecha Detalle de la desviaciones y causas de las mismas
5.1.1/F1
Formato

Proyecto Informe de Gestin
(Denominacin)
CODIGO DEL PROYECTO
(Hoja 2 de 3)
Medidas para la correccin de desviaciones

Causa de la desviacin Medida a aplicar Efecto previsto Plan de accin
Acciones de apoyo requeridas
Medidas para realizar mejoras posibles
Otros aspectos de inters
Pgina
de
Formato
5.1.1/F1

Proyecto Informe de Gestin
(Hoja 3 de 3)
(Denominacin)
CODIGO DEL PROYECTO
Calendario y costes. Anlisis de detalle Coste total presupuestado del proyecto Cambios negociados en el contrato Coste total presupuestado actual
EDT
Nmero estruc/ subestruc Nmero subestruc Nmero subestruc
Acumulado hasta la fecha

Coste total presupuestado
Denominacin del elemento
% de avance a la fecha
Coste presupuestado Del trabajo realizado Del trabajo planificado
Coste real del trabajo realizado
Desviacin Calendario % Costes %
TOTAL DEL PROYECTO

Manual Manual
1. Introduccin
2. Mtodo
3. Formatos
4. Glosario
Glosario
Actual Cost of the Work Performed (ACWP): ver Coste Real del Trabajo Realizado (CRTR). Budgeted Cost of the Work Performed (BCWP): ver Coste Presupuestado del Trabajo Realizado (CPTR). Budgeted Cost of the Work Scheduled (BCWS): ver Coste Presupuestado del Trabajo Planificado (CPTP). Calidad: cumplimiento o superacin consistente de los requerimientos del cliente en relacin al coste, calendario y nivel de desempeo determinados por l. Camino crtico: secuencia de actividades interdependientes de un proyecto que supone ms tiempo que cualquier otra secuencia en el proyecto y determina el tiempo mnimo para completarlo. Cualquier retraso en esta secuencia de actividades retrasar el proyecto completo. Ciclo de vida del proyecto: conjunto de fases y procesos sucesivos, de principio a fin, necesarios para llevar a cabo el proyecto. Cliente: cualquiera que define necesidades, deseos y expectativas a satisfacer por el proyecto, justifica o paga el proyecto, o evala y utiliza sus resultados. Coste planificado o coste presupuestado: coste determinado al establecer el plan de base o plan maestro. Coste Presupuestado del Trabajo Planificado o CPTP (BCWS): coste en que se debera haber incurrido en el proyecto en un momento determinado si no se hubiera producido desviacin alguna respecto del plan. Coste Presupuestado del Trabajo Realizado o CPTR (BCWP): coste que debera haber supuesto el trabajo realmente realizado hasta el momento si no se hubieran producido desviaciones en coste respecto de los presupuestos del plan. Coste Real del Trabajo Realizado o CRTR (ACWP): coste en que realmente se ha incurrido en el trabajo realizado hasta el momento. Cost Performance Index o CPI: ver Indice de cumplimiento de costes presupuestados (ICCo). Declaracin de la misin: justificacin, propsitos y beneficios del proyecto. Desviacin de calendario: desviacin porcentual del coste presupuestado del trabajo realizado o CPTR (BCWP) respecto del coste presupuestado del trabajo planificado o CPTP (BCWS), negativa cuando el CPTP (BCWS) es mayor que el CPTR (BCWP). Desviacin de costes: desviacin porcentual del coste real del trabajo realizado o CRTR (ACWP) respecto del coste presupuestado del trabajo realizado o CPTR (BCWP), negativa cuando el CRTR (ACWP) es mayor que el CPTR (BCWP). Duracin: cantidad total de tiempo de calendario requerido para realizar una actividad. Equipo: grupo, dos o ms personas que trabajan juntos, con una meta comn, interdependencia reconocida, aceptacin de un cdigo comn de conducta y una recompensa compartida. Estimacin de costes: proceso de reunir y predecir los costes de un proyecto o actividad. Estructura de desglose del trabajo o EDT (WBS): descomposicin sucesiva en rbol de todos los elementos, productos y actividades necesarios para culminar un proyecto, realizando y entregando al cliente los productos finales. Gestor de proyectos: persona con responsabilidad sobre el proyecto y sus resultados y autoridad suficiente para desarrollarlo. Hitos: logros intermedios significativos del proyecto de duracin cero. Indice de cumplimiento de costes presupuestados o ICCo (CPI): Cociente entre el coste presupuestado del trabajo realizado o CPTR (BCWP) y el coste real del trabajo realizado o CRTR (ACWP). Indice de cumplimiento del calendario planificado o ICCa (SPI): Cociente entre el coste presupuestado del trabajo realizado o CPTR (BCWP) y el coste presupuestado del trabajo planificado o CPTP (BCWS).
Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos. 4. Glosario Versin 1.2. Octubre de 2000
Pgina 1 de 2
Informacin de seguimiento del proyecto: conjunto de documentos programados para ser realizados regularmente de las actividades, paquetes de trabajo, o el proyecto entero para el equipo del proyecto y para los responsables del mismo. Los informes de seguimiento deben ser utilizados para promover acciones conducentes a corregir las desviaciones y conseguir que se alcancen los objetivos. Ingeniera Concurrente: aproximacin sistemtica al diseo integrado y simultneo de productos y sus procesos relacionados, incluyendo fabricacin, prueba y soporte. Matriz de asignacin de responsabilidades (RSCI): representacin grfica indicando las responsabilidades de los participantes en el proyecto sobre cada elemento o actividad del mismo (estructura y subestructura de la EDT o WBS). Miembros del equipo del proyecto: individuos, tanto a tiempo parcial como a tiempo completo, responsables de algn aspecto de las actividades del proyecto, dependientes del gestor del proyecto. Objetivos: resultados predeterminados, fines hacia los que est dirigido el esfuerzo y la suma de los cuales cumple la meta o misin del proyecto. Plan de base o plan maestro: elemento fundamental para la ejecucin y el control del proyecto. Incluye plan de trabajo, calendario de actividades y plan de costes integrados del proyecto. Plan de costes: curva de evolucin prevista de los costes a lo largo del proyecto de acuerdo al plan de trabajo del mismo. Plan de trabajo: documento que incluye todas las actividades necesarias para realizar el proyecto, su definicin y los resultados de las mismas, los recursos a asignar a cada una de ellas, duracin y secuencia. Presupuesto: coste estimado en relacin a la asignacin de recursos. Proceso: serie de actividades de trabajo interrelacionadas para, a partir de unos determinados inputs, proporcionar una serie de outputs especficos. Producto/servicio: resultado de una o ms tareas que debe ser entregado para satisfacer los requisitos contractuales. Programa: entorno de mercado y recursos que abarca diferentes proyectos y operaciones. Proyecto: proceso nico, consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de comienzo y finalizacin, que se emprende para alcanzar un objetivo conforme a requisitos especficos e implica limitaciones de tiempo, coste y recursos. Recurso: cualquier factor requerido o consumido para realizar una actividad. Red de actividades: representacin grfica del trabajo a realizar que muestre el flujo lgico de sucesos. Schedule Performance Index o SPI: ver Indice de cumplimiento del calendario planificado (ICCa). Stakeholder: persona o parte con inters personal en el resultado del proyecto. Subestructura, actividad o paquete de trabajo: elemento simple de la EDT (WBS) del proyecto que puede ser asignado a un centro de trabajo o unidad organizativa para su realizacin. Para cada subestructura se debe poder identificar su contenido, criterios que permitan establecer que ha sido completada, duracin, recursos requeridos y coste de la misma. Supuesto o asuncin: declaracin tomada por garantizada o cierta. Work Breakdown Structure o WBS: ver Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
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Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos

Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos Versin 1.2. Octubre de 2000

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Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos Manual Indice

Do cumento p ro p ied a d d e Ind ra Uso ex clusivo p o r el p erso na l d e la Co mp a a

4.5.1. Elaboracin de los planes de soporte .................................................................................... 38

Do cumento p ro p ied a d d e Ind ra Uso ex clusivo p o r el p erso na l d e la Co mp a a

Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos

Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos Versin 1.2. Octubre de 2000

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Introduccin al Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos

Gestin de proyectos y gestin multiproyecto. Aplicabilidad del mtodo

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Enfoque y caractersticas del Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos

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Proyectos de derivacin o extensin de gama

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Elementos que componen el Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos

Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos

Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos

Procedimiento para la gestin administrativa y control de proyectos

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Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos

Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos Versin 1.2. Octubre de 2000

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Estructura del mtodo

DE: Decisin Ejecutiva

Estructura del Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos

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Desarrollo de concepto, elaboracin de ofertas y propuestas

DE: Decisin Ejecutiva

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Propuesta de Propuesta de iniciacin del iniciacin del proyecto proyecto

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PROCESO 1.0.1: PROPUESTA DE INICIACION DEL PROYECTO (PROPUESTA DE ELABORACION DE

CONTENIDO DEL PROCESO

ASPECTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR

GUIAS, TECNICAS Y HERRAMIENTAS APLICABLES

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Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos

Fase 1. Iniciacin Lista de autocomprobacin de la fase

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DECISION EJECUTIVA DE1: AUTORIZACION PARA LA INICIACION DEL PROYECTO

DE1/F1.- Autorizacin para la iniciacin del proyecto

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Fase 2. Desarrollo de concepto, elaboracin de ofertas y propuestas

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Propuestas de proyectos internos

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FASE 2. DESARROLLO DE CONCEPTO, ELABORACION DE OFERTAS Y PROPUESTAS

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Fase 2. Desarrollo de concepto, elaboracin de ofertas y propuestas

PROCESO 2.0.1: DEFINICION DE LA MISION Y CONTENIDO DEL PROYECTO

CONTENIDO DEL PROCESO

ASPECTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR

GUIAS, TECNICAS Y HERRAMIENTAS APLICABLES

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Fase 2. Desarrollo de concepto, elaboracin de ofertas y propuestas

CONTENIDO DEL PROCESO