1. Carta Comercial.

La carta comercial sirve como medio de comunicacin entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser forma l, oficial y/o confidencial. La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas c omerciales. Los ms importantes son: de compraventa, de reclamacin, de ofertas, de solicitud de informacin y de publicidad. A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema ms rgi do y un tono ms objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas. Estructura. Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de l a carta y el cierre. El encabezamiento. El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membret e, lugar y fecha, direccin del destinatario, y saludo. En general se indica tambin el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qu se trata . El cuerpo. El cuerpo de la carta es la parte ms importante. Se compone de tres partes: una i ntroduccin, un ncleo y una conclusin. En la introduccin se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al desti natario y/o indicar el motivo para el escrito. En el ncleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar e l ncleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamacin. Se termina con una conclusin que sirve de resumen de la carta y/o de estmulo. El a, En ar El cierre cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedid firma, nombre y cargo. caso de anexos se indica el nmero de stos. Adems es posible aadir posdata o indic si se envan copias a otras personas.

En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la pgina. Este "estil o bloque" es la manera general de componer una carta. Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con co rtesa. Los tratamientos de respeto para el saludo son distinguido(s) seor(es) o disti nguida(s) seora(s). Otra forma un poco ms personal es Estimado seor y las variedades c orrespondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario sie mpre con usted o ustedes. Para indicar si se envan fotocopias a otras personas se usa la expresin C.c. seguido por el nombre del otro destinatario. Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abr eviacin P.O. (por orden) o P.A. (por autorizacin), indicando que la persona que firma la carta tiene la autorizacin de la persona responsable. 2. Memorndums El memorndums es un mensaje entre dos personas de una misma firma, escrito en pap el que lleva impreso ciertas palabras (guas) para referencia: A, De, Asunto o Ref erencia y Fecha), se utiliza para hacer llamados de atencin, es obligatorio y se usa a nivel interno de las organizaciones. El memorndums tambin se puede definir como una comunicacin que se usa en diplomacia . Es menos solemne que la memoria y la nota, generalmente sin firma, en la cual se resean los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideracin de un asunto importante o grave. Tambin se usa para intercambiar informacin entre diferentes departamentos de una e mpresa, con el propsito de dar a conocer alguna recomendacin, indicacin, instruccin, disposicin. Su redaccin debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este tipo

de comunicacin no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en que se debe u tilizar para darle un toque personal y corts al mensaje. Caractersticas de un memorando: Se redacta en tercera persona. Se refiere por completo al tema planteado (es especfico-exacto). Utiliza la construccin positiva. No usa rodeos de palabras. Las oraciones son directas y claras y cortas Los modelos son de diferente tamao y forma. No llevan saludo ni despedida. Es un medio de comunicacin que da a conocer asuntos breves o extensos segn el modelo.

3. El Contrato Es el convenio suscrito entre dos o ms personas que se obligan recprocamente para constituir o extinguir un vnculo jurdico. Se pueden hacer contratos de arrendamien to o contratos de trabajo. Tambin se puede decir que un contrato es el acuerdo entre el empresario y el trabajador en el que se detallan las condiciones en las que un trabajador se compromete a realizar un determinado trabajo por cuenta del empresario y bajo s u direccin, a cambio de una retribucin o sueldo. Caractersticas de los Contratos: Personas que intervienen en el contrato. Obligaciones y derechos recprocos de las partes. Fecha del contrato. Firma del empleador y trabajador.

4. El Acta El Acta es un escrito que tiene como fin esencial dejar constancia de lo sucedid o, tratado o acordado en una junta, asamblea o reunin. Es usual en la actividad empresarial y aun entre los miembros de una agrupacin, s indicato, asociacin, organizacin u otro colectivo, en cuyas sesiones quieren dejar testimonio de todo lo ah abordado. La redaccin del Acta corresponde al Secretario del organismo respectivo, quien de ber elaborar primero una minuta o sntesis de la reunin sobre la base de la agenda u orden del da. Despus desarrollara las ideas o conceptos en forma completa y adec uada. Estructura del Acta: La estructura del acta est determinada por su contenido, ya que cada apartado se corresponde con cada uno de los aspectos de la reunin. En ge neral, en un acta se pueden distinguir los siguientes apartados: El ttulo recoge el nombre de la asociacin o grupo y el motivo por el que se renen. La introduccin precisa los datos referidos a la reunin: lugar, hora y fecha, parti cipantes (o bien una relacin de presentes y ausentes que normalmente aparece en e l margen), as como los nombres completos del presidente y el secretario de la reu nin. El orden del da recoge la relacin detallada de los asuntos que se van a trata r. El desarrollo de la reunin da cuenta de lo tratado, especificando -si es preci so- quines han intervenido y las opiniones formuladas. El cierre concreta la hora a la que se considera finalizada la reunin, expre sa la conformidad de los presentes e incluye las firmas del presidente y del sec retario.

Sugerencias para la Redaccin del Acta: Emplee un lenguaje claro y comprensible. Escriba en presente indicativo. Utilice oraciones y prrafos cortos. Use adecuadamente los verbos frecuentes en la redaccin de Actas: explica, ag rega, informa, recuerda, aclara, aprueba, etc. Limtese a los aspectos significativos de la sesin. Evite un lenguaje figurado en la redaccin. Sea coherente y objetivo: no tergiverse ni modifique los conceptos escuc hados. Evite mencionar los detalles intranscendentes. Escriba en letras las cantidades, las fechas, horas y aos.

5. Minutas El termino Minuta de Reunin viene a reemplazar el ya poco usado en el mundo empre sarial de Acta de Reunin, aun cuando algunos consideran que este ltimo trmino es el ms apropiado. El DRAE define minuta de la siguiente manera: 1. Extracto o borrador que se hace de un contrato u otra cosa, anotando las clusu las o partes esenciales, para copiarlo despus y extenderlo con todas las formalid ades necesarias para su perfeccin. 2. Borrador de un oficio, exposicin, orden, etc., para copiarlo en limpio. 3. Borrador original que en una oficina queda de cada orden o comunicacin expedid a por ella. 4. Apuntacin que por escrito se hace de algo para tenerlo presente. 5. Cuenta que de sus honorarios o derechos presentan los abogados y curiales. 6. Lista o catlogo de personas o cosas. Las minutas son el expediente escrito de una reunin o audiencia. Proporcionan una descripcin de la estructura de la reunin, comenzando con una lista de los present es, seguido de los planteamientos de y las respuestas de cada uno de los asisten tes. Son elaboradas a menudo en el momento de la audiencia por un mecangrafo o se cretario, que puede registrar la reunin en taquigrafa, y posteriormente la mecanog rafa y la distribuye a los participantes. Alternativamente, la reunin puede ser gr abada en audio y despus mecanografiada. Las minutas de ciertas entidades, tales c omo una junta directiva corporativa, se deben guardar y son documentos jurdicos i mportantes. Las palabras de participantes se registran con precisin, o con ligeras modificaci ones, de modo que los comentarios de cada uno quedan incluidos. Las minutas pueden ser tan detallados y comprehensivos como una trascripcin, o ta n brevemente y sucintas como una lista simple de las resoluciones o decisiones t omadas. Aun cuando la mayora de los minutas en las empresas y entes no gubernamen tales no estarn disponibles al publico general, muchas de las personas relacionad as que las leen encuentran que una simple lista de decisiones es frustrante, pue s desean ms informacin sobre los puntos que los participantes apoyaron, atacaron o defendieron. En un grupo grande que se ocupa de varios puntos controversiales puede ser muy d ifcil presentar una versin de minuta que complazca a todos, pues la gente tiende a tener ideas diversas sobre cualquier discusin, o la importancia de un asunto esp ecfico. Por lo tanto, la mayora de las organizaciones van a cualquiera extremo, de pendiendo sobre todo de su nocin de privacidad (los participantes pueden desear h acer preguntas sin miedo de ser percibido como ignorantes) o de responsabilidad (los participantes y allegados pueden desear saber a quin dirigir las responsabil idades). Contenido de las Minutas Generalmente, las minutas comienzan con el nombre de la organizacin, el lugar, la fecha, la lista de los presentes, el tiempo de duracin y la agenda de la reunin.

Las minutas entonces registran lo qu sucede en una reunin, en el orden que los eve ntos suceden, sin prestar mucha importancia a si la reunin sigue (o no hace caso) a la agenda preestablecida. Funcin de las Minutas La funcin primaria de las minutas es la de registrar las decisiones tomadas, toda s las decisiones, sin distingo de su importancia, deben ser incluidas. Si las de cisiones se toman a travs de mociones y votaciones, todas las proposiciones, acci ones de secundar y el conteo del votos deben ser registrados. Es generalmente su ficiente registrar el nmero de la gente que vota por y contra un movimiento (o qu e abstiene), pero las peticiones de los participantes de registrar sus votos por nombre es vlida. Es muy usual incluir en las minutas ciertos aspectos que pudieran ser catalogado s de irrelevantes pero que los participantes prefieren adherirse a la mxima de es mejor que sobren a que falten: por ejemplo, informes financieros fueron presentad os, una cuestin legal (tal como un conflicto del inters potencial) fue diligenteme nte discutida, un aspecto particular de un punto controversial fue debidamente c onsiderado, o que una persona lleg tarde (o se fue temprano), o tuvo una particip acin parcial. Muchas minutas terminan con una nota de la hora en que la reunin fue cerrada y la pecha de la prxima reunin si es que la va a haber. Las minutas en negocios y otras organizaciones privadas generalmente son elabora das por o a cuenta de un empleado de la organizacin por lo que generalmente queda registrado el responsable que llev la minuta. Si los miembros del comit o del grupo convienen que la minuta escrita refleja lo qu sucedi en la reunin, entonces sta es queda aprobada. Si hay errores u omisiones, estos pueden ser corregido o amentados ms posteriormente. Los cambios de menor im portancia se pueden realizar inmediatamente, y las minutas enmendadas pueden ser aprobadas segn la enmienda prevista. Generalmente no se considera apropiado aproba r las minutas para una reunin a la que uno no asisti. Tampoco es sabio aprobar las minutas que uno no ha ledo.

6. Circulares Las cartas circulares tienen como cometido comunicar noticias de inters actual ex poniendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. Las circulares suelen escri birse en gran cantidad y en forma impresa. Con este tipo de carta puede anunciar se la constitucin, modificacin o disolucin de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificacin de precios, etc. Normalmente, las circulares no se contestan, pero s puede hacrselo por motivos de cortesa o deseos de iniciar alguna operacin comercial. El formato puede ser de varias formas, uno de ellos es el siguiente: Membrete: arriba del documento, donde se menciona el nombre de la empresa o inst itucin. Circular N: se coloca debajo del membrete, indica el nmero asignado administrativa mente a esa circular en particular. Materia/Asunto: debajo de "Circular N", es una breve referencia sobre lo que trat a la circular. Lugar, fecha de emisin. De: Indicacin de quien enva la circular A: Indicacin de a quien se enva. Cuerpo: El contenido de la misma. Frase de despedida. Nombre, apellido y cargo. 7. Los Reglamentos Es la norma elaborada por el patrono de acuerdo con los intereses de su empresa y la legislacin laboral vigente, en la que se establecen las condiciones de acata miento general sobre condiciones de trabajo, relaciones humanas, medidas de orde

n tcnico y sanciones disciplinarias. Estos sirven para que tanto el (la) patrono (a) como los (as) trabajadores (as) sepan de antemano cules son las reglas que se deben seguir en el centro de trabaj o, y las consecuencias que tiene su incumplimiento para cada uno (a). Cuando sea oportuno y, en todo caso, antes de aprobar el proyecto de reg lamento, el Departamento de Asesora Externa indicado le dar audiencia al Comit Perm anente de Trabajadores, proporcionndoles copia del proyecto de reglamento, para q ue se pronuncie sobre el mismo; de manera que los (as) trabajadores (as) puedan ejercer la defensa de sus derechos adquiridos, alegar posibles ilegalidades, sup resin de beneficios, entre otros.

Caractersticas de los Reglamentos: Deben contener la siguiente informacin: Nombre del centro de trabajo o razn social de la empresa en que se aplicar el Regl amento. Indicacin precisa de la (s) actividad (es) a la (s) que se dedica la empresa. Lugar donde deben prestar sus servicios los (as) trabajadores (as). Jornadas de trabajo existentes en la empresa (diurna, mixta, nocturna); as c omo indicar si se trata de jornada acumulativa, fraccionada o continua. Horarios, con indicacin clara de los das que se laboran, las horas de entrada y de salida de los trabajadores, el tiempo destinado para comidas, incluyendo l os tiempos que se conceden dentro de la jornada para tomar refrigerios. Si exist en diferentes horarios, deber indicarse todos y cada uno por separado. La forma de pago del salario y el lugar, da y hora en que se paga. Incentivos salariales adicionales (en caso de que existan). Normas relativas a salud ocupacional. Normas sobre el trabajo de las mujeres y de los menores de edad. Indicacin de las personas que ejercen autoridad en la empresa, su competencia y a nte quines deben presentarse las sugerencias, solicitudes, quejas y reclamos de l os trabajadores; as como el procedimiento para su presentacin y respuesta. Las disposiciones disciplinarias y formas de aplicarlas. Se prohbe descontar suma alguna del salario de los trabajadores a ttulo de multa; y que la suspensin del t rabajo, sin goce de sueldo, no podr decretarse por ms de ocho das, ni antes de habe r odo al (a la) interesado (a) y a los (as) compaeros (as) que ste (a) indique. Procedimiento para conocer las denuncias sobre Acoso u Hostigamiento Sexual en la empresa. Las disposiciones sobre los siguientes temas, que son necesarios para una mej or administracin del personal de cada empresa: Control de asistencia y puntualidad. Llegadas tardas. Abandono del trabajo. Vacaciones. Aguinaldo. Tipos de contratos de trabajo vigentes en la empresa. Feriados. Da de descanso semanal. Importancia de los Reglamentos: El Reglamento interno regula las relaciones de la empresa con sus trabajadores e n aquellos puntos en los cuales se exige una definicin ms precisa entre lo que ind ica la ley (Cdigo del trabajo y su reglamento) y las condiciones particulares de actividad laboral de cada empresa, con el objeto de que tanto patrono como traba jadores conozcan con claridad a qu atenerse en caso de discrepancias. Como las normas exigen que toda empresa debe cumplir con las leyes locales e int ernacionales en todas las materias de su actividad y adems que primero resuelva t odos sus conflictos previos a una certificacin si fuera el caso. Tambin que las actividades ISO exigen una mayor colaboracin y dedicacin entre patro nos y trabajadores. Hoy en da toma cada vez mayor trascendencia el uso del Reglam

ento interno como un documento de vital importancia para asegurar la tranquilida d de las actividades empresariales. Las empresas que no tienen an un reglamento interno deberan a corto plazo solicita r la asesora legal correspondiente para que en corto tiempo puedan integrarse a l os beneficios de su implementacin, despejando el camino a su crecimiento en un cl ima de tranquilidad.