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PROYECTO SIGEP - WEB

Formacin de Usuarios

Ejemplos de uso de Microstrategy

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Cdigo Referencia: SIGEP-WEB_FOR_Microstrategy Fecha: 23/01/2009

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1. Introduccin
El presente documento ha sido realizado para servir como gua bsica de manejo de la plataforma de Business Intelligence Microstrategy dentro del mbito del proyecto colaborativo de CECA de actualizacin del Sistema Integral de Gestin de Empresas Participadas a entorno Web (SIGEP-WEB). La aplicacin SIGEP-WEB cuenta con un mdulo de informes que en parte de sus funcionalidades se basa en el uso de Microstrategy como generador de informes a demanda mediante un entorno tambin Web (mediante el explorador de Internet). Aunque existen cursos de formacin especfica para el manejo de esta herramienta, y no esta en el alcance de los cursos de formacin incluidos dentro del proyecto la formacin en la misma, esta gua puede servir como un primer contacto con la aplicacin de Business Intelligence. El enfoque utilizado para realizar este documento ha sido eminentemente prctico y para ello muestra una gua paso a paso de como realizar tres informes tipo, como un documento con informacin de la participacin por sectores, un cuadro con informacin de una empresa y un listado bsico Sera muy recomendable que el lector de este documento repasase las presentaciones y material que se utiliza en los cursos de formacin de SIGEP-WEB, especialmente la parte referente al mdulo de informes. Recuerde que todos estos documentos estn accesibles en el sitio web del proyecto (http://www.Promainsur.com/sigepweb). Esta gua esta realiza con capturas de pantalla de los pasos a seguir en la aplicacin para la obtencin de los informes, es muy recomendable leerla con su PC delante y accediendo a la vez a SIGEP-WEB y a Microstrategy.

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1. Ejemplo 1. Datos de Participacin por Sectores

El objetivo de este ejemplo es obtener un informe que nos muestre la distribucin por sectores de actividad de nuestra cartera de participadas.

Nota: Es posible que durante la elaboracin de la gua se vean capturas de distintos exploradores (versiones 6, 7 o Firefox 3), el resultado debe ser el mismo en todos los casos.

ANTES DE EMPEZAR Primero de todo nos crearemos una carpeta GUIA donde guardaremos el trabajo. Para ello entramos en el entorno de Microstrategy y en Mis informes o en Informes compartidos creamos una carpeta:

La llamaremos Gua y entraremos:

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Repetiremos la operacin y crearemos otras dos carpetas, una llamada DB Sectores y otra llamada EP, el resultado:

DISEO DEL CUADRO DE SECTORES El documento est compuesto de tres conjuntos de datos (informes): > Participacin: Nos dar un grfico de tarta con la participacin por sectores. > Evolucin de participacin: Nos dar un grfico de reas apiladas de la participacin por sectores y fechas. Estableceremos tres fechas. > Listado de empresas ordenadas por participacin: Con algn indicador a nivel de EP. Grficamente, el diseo del cuadro sera: BASE

Participacin actual Listado empresas

Evolucin participacin

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1.1.- Diseo del informe de participacin actual. A partir de ahora trabajamos en la carpeta DB Sectores. Dentro de la carpeta creamos un informe en blanco.

Nota: A partir de ahora, para desarrollar el manual se ver en las capturas de forma indistinta que la ruta de trabajo es Mis informes o Informes compartidos, al igual que el proyecto de desarrollo SIGEP MSSQL (DS) o SIGEP ORCL (DS), etc. No tener en cuenta sto, para desarrollar la prctica y el trabajo ser siempre en el sitio donde se haya elegido al principio.

Se nos muestra la pantalla de edicin de informes:

Sigep se disea para establecer la informacin a una fecha, as pues, siempre que se saquen datos hay que establecer una fecha de datos; adems, en este caso vamos a sacar datos de participacin, as que establecemos la empresa desde la cual vemos la

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participacin. Todo sto lo hacemos editando el filtro de informe:

Los filtros se pueden establecer usando filtros predefinidos (Sigep tiene algunos) o calificando directamente los atributos que tenemos. Los informes predefinidos que incluyan peticiones dinmicas (los que hay son as) piden el dato que filtraremos al ejecutarse, usamos algunos de estos, concretamente el que pide la fecha de datos y el que pide la empresa desde la que miraremos la participacin. La pantalla de filtro es la siguiente:

Insertaremos un par de filtros predefinidos, el de seleccin de fechas y el de empresa padre, stos estn en los objetos pblicos, filtros compartidos:

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Hacemos doble click sobre l y lo llevar al filtro:

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Nota: Por diseo, Microstrategy no permite modificar los filtros de un informe diseado en el entorno web una vez salvado si ste incorpora filtros con peticiones dinmicas. En estos casos hay que guardar los informes con la informacin de filtro en forma esttica para poderse modificar y que las modificaciones se salven, sto trae como consecuencia que habra que reinsertar los filtros de peticiones dinmicas. Lo ms conveniente es disear de forma esttica y sustituir las peticiones al final. Igual que hemos hechos con la fecha de informe, seleccionaremos el filtro de Empresa de partida, el filtro queda as:

Pasamos a editar la cuadrcula en la que irn los datos a mostrar. Pulsamos Editar cuadrcula y volvemos a la pantalla de cuadrcula:

Ahora aadimos los atributos e indicadores. Dado que es un informe de tarta, tendremos un indicador, usaremos el indicador de Importe capital participado, para ello en el

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desplegable de la izquierda seleccionamos Indicadores y nos vamos buscarlo a la carpeta Participacin

Hacemos doble click y se aadir de forma automtica al grid. Ahora aadiremos el atributo por el que particionaremos la tarta, el sector de la EP. Este se localiza en los

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atributos del desplegable, en la carpeta Empresa Participada (EP), atributo Sector (SV):

La cuadrcula queda tal que sto:

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Si ejecutamos el informe, Microstrategy nos pedir los datos de fecha y empresa padre, seleccionamos una junto a una fecha de datos:

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y el resultado sera:

Ahora lo pasamos a grfico:

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Veremos que nos crea un grfico de barras:

Nosotros lo pasaremos ahora a grfico tipo tarta:

Al hacer sto veremos que nos crea varios grficos de tarta, cada uno con un indicador en lugar de hacer un grfico:

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La serie no est tomada de forma correcta, la cambiamos:

Observamos el cambio del grfico:

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Tambin vemos que hay dos pginas de datos, esto es porque tenemos limitado el nmero de series a diez, podemos pasar a la pgina dos y vemos que se ha quedado fuera el sector de Tecnologa

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Para corregir sto podemos aumentar el numero de series y pulsar aplicar

Ahora guardamos el informe en la ruta que creamos antes, (en la carpeta Guia\DB Sectores) con el nombre Sectores:

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Pulsamos regresar al informe original y a continuacin volvemos al principio para disear el segundo informe:

Volvemos a la ruta del documento e iniciamos la creacin del segundo informe a travs del enlace Crear informe

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1.2.- Diseo del informe de evolucin de participacin. En nuestro diseo original, el segundo informe es igual al primero salvo que aadimos la dimensin temporal para ver una evolucin en tres fechas. Podramos copiar y pegar el primer informe creado y modificarlo, dado que son muy similares, as que, con el botn derecho del ratn, sobre el informe recin creado obtenemos un men contextual para ello:

Lo guardaremos con el nombre Sectores evolucin, por ejemplo.

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Lo editamos y una vez parametrizado, (es obligatorio), pulsamos Editar en modo de diseo

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Los cambios respecto al anteriores son que hay que aadir varias fechas de datos (para tomar distintas instantneas del indicador) y aadir el atributo de la fecha para organizarlo. Si editamos el filtro observaremos que los filtros que incluan peticiones dinmicas aparentan ser filtros estticos; no lo son, pero por diseo del propio Microstrategy no podemos modificar y guardar modificado con peticiones dinmicas un informe que tiene peticiones dinmicas ya en uso. Lo que haremos es modificar el filtro, guardarlo de forma esttica y despus volvemos a abrirlo y a cambiar el nico filtro que se puede usar dinmico en este caso, el de la Empresa de partida, ya que no disponemos de ningn filtro predefinido que pida tres fechas para establecer tres fechas de datos.

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Para modificar la fecha pulsamos la X junto a Fechas datos para borrar la peticin, a continuacin localizamos en el explorador de objetos la Fecha datos (da) y la calificamos con varias fechas de corte (1 de enero de varios aos) y la dejamos tal como sta:

A continuacin editamos la cuadrcula y en el explorador de objetos seleccionamos la pestaa Todos los objetos:

A continuacin nos vamos a los atributos, carpeta Fecha Valor datos y hacemos doble click sobre el atributo Fecha datos (da):

Nuestro nuevo grid queda as:

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Ahora, antes de nada, guardamos el informe. Hay que tener en cuenta que al guardar el informe debemos pulsar las opciones avanzadas y seleccionar la opcin de Guardar informe como esttico para evitar perder los cambios de nuestro nuevo filtro de informe. Sobrescribimos y ejecutamos el informe recin creado.

El resultado es el siguiente:

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En los desplegables cambiamos el tipo de grfico a rea vertical y Apilado

El grid no est correctamente formateado (series) para este tipo de grfico, as que recibimos un aviso en pantalla:

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Para formatear el grfico correctamente veremos la informacin en grfico ms grid y as poder formatear y ver el resultado grfico al vuelo:

El resultado en pantalla

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Ahora pivotamos los atributos para conseguir lo que queremos, probamos primero a arrastrar con el ratn el sector a las columnas:

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El resultado no es exactamente lo que queremos ver, esto est provocado por que los ejes de las series estn cambiados:

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Podemos transponer los datos del grid de abajo llevando el sector a las filas y las fechas a las columnas o cambiar las series en la barra de herramientas como hicimos con el primer grfico:

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Lo natural sera tener la serie como estaba y reorganizar el grid, es ms cmodo si queremos ver los datos en lugar del grfico:

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como el objetivo es que sea una grfica en nuestro informe, lo dejamos en modo solo grfico en lugar de grfico y datos, adems nos volvemos al modo de diseo pulsando el botn correspondiente de la barra de herramientas para modificar el filtro y que aproveche la peticin dinmica de Empresa de partida que usa el primer informe:

En modo de diseo editamos el filtro, eliminamos el que hace referencia a la empresa de partida e insertamos el filtro predefinido de Empresa de partida, salvamos el informe tras seleccionar una respuesta por defecto:

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Mantenemos las selecciones dinmicas y sobreescribimos en la ruta correspondiente.

Al ejecutar el informe recin creado, el resultado debe ser ste:

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1.3.- Listado de empresas participadas ordenadas. Aqu vamos a disear el tercer elemento de nuestro documento, el listado de empresas participadas. Para ello volvemos a crear en la misma ruta un informe en blanco al que aadiremos los filtros predeterminados de fecha de datos y empresa de partida, en esta ocasin aadiremos tambin un filtro de atributo en el que Participada directa = 'S'. Igualmente aadiremos al grid los atributos de la carpeta EP que queramos ver, por ejemplo:

La ruta donde se encuentran estos datos es:

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y algunos indicadores de la carpeta EP y Participacin que queramos ver, nuestro ejemplo podra tener este formato:

Guardamos el informe como Listado empresas dando un valor por defecto a las peticiones dinmicas, y lo ejecutamos.

Demasiados datos y desordenados, adems echamos en falta el sector. Modificamos el informe, le aadimos el atributo Sector (SV) y lo volvemos a ejecutar para ordenarlo de mayor a menor Imp nominal capital participado directo. El resultado:

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Ahora para ver un poco mejor la informacin pagionamos el sector, lo arrastramos hasta la zona de paginacin:

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Esto nos permitir observar algo mejor la informacin filtrando por sector:

Ordenaremos tambin por el indicador usando el botn derecho del ratn sobre el indicador que queramos.

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Si bien todo lo hecho hasta ahora est bien para ver el listado de empresas, la idea original es insertar el informe en un dash-board, as que una vez guardado damos por terminados la creacin de informes que servir de origen de datos para el documento. 2.- CREACIN DEL DOCUMETO Crearemos el documento desde la pantalla de entorno inicial de entrada a Microstrategy:

El vnculo Crear documento nos llevar al entorno de creacin de documentos, donde escogemos Tablero en blanco. El Documento en blanco tiene la particularidad de aadir secciones para creacin de listados, el ejemplo que estamos creando no hace uso de ellos.

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El entorno de creacin de documentos:

En la izquierda empezamos a aadir los orgenes de datos que hemos creado, los tres informes, Sectores, Sectores evolucin y Listado empresas:

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Ahora aadiremos los tres conjuntos al panel arrastrndolos directamente desde el nombre del conjunto de datos:

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Una ejecucin directa, sin ms manipulacin nos dara un aspecto en bruto de lo que queramos:

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Ahora es cuestin de dar formato al documento cambiando las representaciones de los dos grids de arriba y ajustando los campos y el formato del grid de abajo:

La mejor forma de hacer sto es usando la vista editable:

Esta forma de edicin nos permita editar y modificar los orgenes de datos mientras

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vamos viendo resultados:

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Podramos dejar algo tal que as:

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O aadir un selector externo para el Sector y ver el listado por sectores como pginas:

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Vindolo en modo Flash, el resultado, sin ms formatos, podra ser el siguiente:

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2. Ejemplo 2. Cuadro de Empresas Participadas

En este segundo tablero asumiremos que ya hemos visto como realizar ciertas tareas bsicas, a saber: Crear informe en blanco e insertar atributos. Distinguir claro cuando insertamos un filtro y cuando un atributo, as como la forma de cambiar entre grid y filtros. Crear un documento en blanco. Salvar el documento manteniendo las opciones de las selecciones dinmicas de los filtros predefinidos que las incluyen. Cambiar entre modos de vista de un documento. Cambiar un informe entre cuadro y grfico. Crearemos, igual que para el anterior cuadro de mandos, una carpeta al efecto llamada EP donde prefiramos. A partir de ahora trabajaremos ah. El documento est compuesto de cuatro conjuntos de datos (informes): Datos bsicos de la EP: Nos dar ciertos datos bsicos de identificacin. EEFF a la fecha de los datos: Establecer con un filtro predeterminado el conjunto de datos econmicos a la fecha de datos. EEFF a varias fechas: Entregar un conjunto de datos de EEFF a tres fechas que fijaremos. Listado de rganos y miembros. Grficamente, el diseo del cuadro sera:

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Datos identificativos y participacin

EEFF a la fecha de datos

Botonera seleccin de pestaas Conjunto de paneles controlados por botonera EEFF a tres fechas en pestaa 1 Listado de rganos y miembros en pestaa 2

2.1.- Datos bsicos de la EP. Este informe incluir varios atributos de Empresa, indicadores de empresa e indicadores de participacin. Como todo informe en Sigep necesitar que le aadamos la fecha de datos e, incluyendo datos de participacin, la empresa de partida. Adems se incluir un nuevo filtro predeterminado que seleccionar la empresa concreta para la que queremos los datos, este filtro est situado en los Filtros compartidos y se llama Una empresa participada seleccionada: Nuestro filtro quedara pues as:

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Ahora pasaramos a aadir los atributos e indicadores. Los atributos de Empresa participada pueden convivir con los indicadores de Empresa Participada (pertenecen al mismo cubo) y de Participacin (cubo paralelo que permite extensin de casi todos sus indicadores cuidando el uso de ciertas jerarquas como el nivel de participacin). Los atributos a aadir seran:

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Guardmos el informe y lo ejecutamos:

2.2.- EEFF a la fecha de los datos Los EEFF se encuentran en un cubo OLAP propio con su propia gestin de fechas, pero tenemos predefinido un filtro que permite que establezca la informacin de los mismos a la misma fecha que se indique como fecha de datos. Este filtro se localiza en la carpeta Objetos pblicos Filtros compartidos Fechas de EEFF y se llama

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Adems aadiremos los filtros de Fecha de informe, y empresa participada seleccionada. Una vez que se introduzcan los datos, el filtro tomar este aspecto:

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Aadiremos ahora los atributos e indicadores siguientes: EP Empresa Participada (Actual): Nombre actual de la EP Balance EEFF: Cdigo interno del balance Fecha real de EEFF: Fecha real del balance que se localiza como en vigor a la fecha indicada.

Los lugares donde se encuentran: EP Empresa Participada (Actual): \Atributos\Empresa Participada (EP) Balance EEFF: \Atributos\Fecha Valor datos\EEFF Fecha real de EEFF: \Atributos\Fecha Valor datos\EEFF

Los indicadores que usamos en este informe estn todos localizados en el mismo sitio: \Indicadores\Datos Econmicos\Calculados. Guardaremos el informe con el nombre EEFF a la fecha de informe conservando las opciones de peticiones dinmicas.

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2.3.- EEFF a varias fechas dadas. Este informe localizar datos econmicos a tres fechas que insertaremos en el filtro de forma directa. Los atributos e indicadores sern muy parecidos a los del informe anterior, algunos ms se van a aadir. El grid quedara de esta forma:

Diferencia que tiene el atributo Fecha valor EEFF que ser, precisamente, el que se filtrar junto al filtro predefinido de Empresa participadas selecionada. El filtro quedara as:

Si ejecutamos el informe dara un resultado como el siguiente:

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Se observa que se mete a la derecha, lo podemos formatear algo para facilitar su visin, usando el botn derecho del ratn, moviendo a columnas o filas y quitando de la cuadrcula.

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El resultado tras jugar a formatearlo podra ser el siguiente:

Hay que tener en cuenta que un grid de este tipo sumarizara los datos si quitamos el mnimo nivel de granularidad, con lo que la informacin que veramos en pantalla sera incorrecta, a saber, si quitamos las fechas (las dos) podramos obtener lo siguiente:

Lo que es claramente incorrecto. Si aadimos a la cuadrcula la fecha de valor obtenemos lo siguiente:

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Esto sera correcto, pero, si solo aadiramos la fecha real, quitando la fecha de valor primero:

Agregando la fecha real despus:

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Llevndola a columnas:

Lo que hara es sumar los dos de distinto valor que coinciden en fecha real, cuidado con

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este detalle. Este informe lo salvamos con el nombre de EEFF a varias fechas y pasamos al siguiente. 3.4.- rganos y miembros de rganos Ahora sacaremos un listado que no lleva siquiere indicadores, tan solo un listado de rganos y Miembros de rganos. Como filtro colocaremos lo de Empresa participada selccionada y Fecha de datos, como el resto de informes anteriores, y como atributos lo siguiente:

Estos atributos estn en la ruta Empresa Participada (EP)\Organizacin\rganos de empresas y los miembros estn en la subcarpeta Miembros de rganos

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Si en lugar de tener un solo rgano tuviese ms, apareceran aqu. Vamos a probar con una que tenga varios, por ejemplo la 76:

Ya tenemos los cuatro informes que actuarn como orgenes de datos, ahora pasamos a disear el tablero. Lo hacemos igual que antes, con un Crear documento.

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Ahora hablamos de la forma de representar la informacin de los orgenes de datos en el tablero. Hay conceptos en los que no entramos ahora, como son el conjunto de datos primario y el superconjunto de datos del documento. Para tener un dato en un documento podemos arrastrar el origen de datos completo, lo que lo insertar como una cuadrcula en el mismo, o podemos arrastrar los campos sueltos, lo que nos facilita mucho el formato. Sin entrar en detalles de las restricciones de este ltimo sistema, para ver si podemos hacerlo lo mejor es arrastrar el campo al cuadro y comprobar que se ve al cambiarlo al modo de vista:

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Al cambiar al modo de vista

Debe aparecer el texto, si no aparece es por alguna de las restricciones de los superconjuntos de datos, en ese caso, la forma de insertar el dato es como si fuera una cuadrcula de un solo campo, aunque es bastante incmodo. En nuestro ejemplo s sale al ser cuatro conjuntos de datos y ser el que queremos insertar el conjunto primario (esto se puede cambiar pulsando el botn derecho del ratn sobre los conjuntos de datos). Para tener claro todo el funcionamiento de la herramienta es necesaria formacin en el uso de la misma. Dando formatos bsicos y pasando despus a las vistas de nodo editable se puede ir comprobando los resultados poco a poco segn avanzamos en el diseo del mismo:

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La parte de los paneles con los EEFF a fechas y los rganos lo hacemos con pilas de paneles.

Al que aadiremos dos paneles que cambiaremos con un selector. A cada panel le aadiremos sus propios objetos en formas de grid completos.

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El resultado final, sin trabajar mucho ms el formato, del tablero podra ser algo parecido a sto:

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3. Ejemplo 3. Listado de Sociedades

Ahora, visto los tableros, vamos a ver un listado puro, con cabeceras y agrupaciones. Nos vamos a plantear un listado de sociedades en las que tengamos ms de un 3% de participacin, y vamos a incluir en elistado los campos: SECTOR PROVINCIA del domicilio social SOCIEDAD CIF %Participado directo Capital de la sociedad Capital nominal participado directo Rdo. De explotacin La informacin ir con un corte por SECTOR. Para esto deberemos introducir la fecha del informe y la empresa de partida, ya que tenemos una peticin de informacin de participacin. El planteamiento del informe:

Cabecera de listado Grupo de Sectores Lnea de detalle

Pi de listado

Como todo documento necesitar uno o varios orgenes de datos. En este caso, dado el tipo de listado solo har falta uno.

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3.1.- Listado Vamos al origen de datos, usaremos tambin los filtros predeterminados de Fecha de datos y Empresa de partida, estos filtros sern muy habituales para poder introducir la informacin antes de ejecutar el informe. Tal vez, este informe sea siempre desde la misma fecha de partida, as que podramos calificar directamente el atributo de Empresa participada padre que se encuentra en la subcarpeta Atributos\Empresa Participada (EP)\Participacin.

Y dejaramos esttica esa seleccin.

Ahora aadiremos otro filtro, en este caso sobre un indicador, el % de Participacin directo. Para ello, editando el filtro, nos vamos a buscar los indicadores de participacin:

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Arrastramos el indicador al filtro y lo calificamos:

Ahora los atributos:

Si ejecutamos el informe saldra algo parecido a sto:

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Guardaremos el listado y ahora nos vamos a un documento en blanco para formatearlo. En esta ocasin, lo que queremos no es un tablero sino un listado:

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En el diseo de documentos se observa, a diferencia de los tableros, que se tienen secciones, que se corresponderan con las secciones bsicas de cualquier listado.

Un listado usara el superconjunto de datos que se crea para el documento con los orgenes de datos. Como se menciona en la segunda gua, no entramos a explicar ese tema, solo decir que con un solo conjunto de datos, el superconjunto es el mismo origen de datos. Vamos a aadir el origen y a aadir los campos como textos, (no como grids) al documento en las secciones que le corresponderan.

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Cabecera de documento, pondramos la informacin del mismo, de momento solo es formato:

Ahora vamos a aadir el grupo de Sectores, (queremos el informe cortado por sector).

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Veremos que aparece una nueva seccin:

Arrastramos el Sector al encabezado de esa nueva seccin y le aadimos una etiqueta:

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A estas alturas, si ejecutamos el informe (modo de Vista) o PDF:

Nota: en PDF pide si queremos la seccin seleccionada o todo el documento cuando se ejecuta desde el modo de diseo.

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Sacando a PDF el modo de vista:

Nota: Tambin podemos exportarlo a excel como prueba. Los tableros son igualmente exportarbles tanto a PDF o Excel.

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Ahora le vamos a aadir las lneas de detalle, primero, en la seccin de encabezado de detalle ponemos los nombres de columnas, le aadimos algo de formato (colores).

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En modo vista aparecera as:

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Qu nos faltan?,... pues las sociedades que vamos a aadir en la lnea de detalle. Arrastramos los atributos e indicadores a sus posiciones en la lnea de detalle

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Si ejecutamos el informe ahora como PDF (por ejemplo), el resultado sera:

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Ahora vamos a aadir algn resumen por sector, lo podemos hacer en la cabecera o en el pi del grupo, lo haremos en el pie, vamos a arrastrar el Capital participado y le pondremos una etiqueta de resumn:

El resultado sera la suma del indicador que hemos llevado.

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Se pueden aadir tambin indicadores OLAP a los documentos. No entramos en ello.