PROCEDIMIENTO PARA LA IMPLANTACION DE LAS 5 S EN LA CLNICA UNIVERSITARIA SAC

1. - OBJETO:
1.1. -El objeto del presente procedimiento es definir la sistemtica a seguir a la hora de gestionar e implantar la metodologa de las llamadas 5 S, dentro de la estructura organizativa y canales de comunicacin de la Clnica Universitaria SAC.

2. ALCANCE:
2.1.-El presente procedimiento afecta en especial a todas las acciones de definicin y desarrollo de las fases y documentacin precisa para la sensibilizacin, formacin, implantacin, seguimiento y mejoras de los conceptos de las 5 S: Organizacin, orden y limpieza y de los otros dos referentes al control visual y disciplina y habito en la estructura organizativa de la Clnica.

PROCEDIMIENTO DE IMPLANTACION DE LAS 3 S

SENSIBILIZACION DE LA ALTA DIRECCION ESTABLER LA ADECUADA ORGANIZACION ANALIZAR LA ACTUAL SITUACION SELECCIONAR PRIORIDADES Y METAS

PREPARAR Y CREAR MATERIALES

PROCEDER A LA EDUCACION INTERNA

DEFINIR EL PLAN DE IMPLANTACION

FIJAR LAS ACCIONES Y RESPONSABLES

R E A L I Z A R

I M P A N T A C I L O A N

ORGANIZACIN
ESTRATEGIA DE TARJETAS ROJAS

CONTROL VISUAL

MEJORAS CONTINUAS
ORDEN
ESTRATEGIA DE INDICADORES

LIMPIEZA

SEGUIMIENTO Y EVALUACIONES

DISCIPLINA

Los trabajos a realizar se han estructurado de la siguiente manera: 1) Preparacin: Se refiere a la planificacin del trabajo a realizar, aplicando el concepto de la mejora continua con un PDCA que fije en primera instancia las prioridades de actuacin en las acciones de planificar, hacer, comprobar y actualizar segn se refleja.

EL PDCA EN LA 5 S

LA MEJORA CONTINUA SE APLICA A LA IMPLANTACION DE LAS 5 S FIJANDO LAS PRIORIDADES DE ACTUACION NECESARIAS

PLANIFICAR
ORGANIZACIN
TARJETAS ROJAS,KANBAN

MEJORA CONTINUA

ORDEN
INDICADORES,PINTURA

ACTUALIZAR

P C

LIMPIEZA

PLAN Y CONTROL

HACER

DISCIPLINA
CUESTIONARIO EVALUACION

CONTROL VISUAL

COMPROBAR

Implantacin: Se trata de la realizacin de todas las acciones de implantacin de la metodologa de las 5 S y la aplicacin de las estrategias y procedimientos adecuados para lograr en cada puesto de trabajo y rea de la CLINICA una organizacin, orden y limpieza excelentes.

Seguimiento: Se considera cuando hay que desarrollar el control y seguimiento de los resultados obtenidos en cada una de las 5 S y evaluar los mismos efectuando acciones correctoras si procede, aplicando el concepto del control visual y utilizando formularios de evaluacin que avalen la disciplina y buenos hbitos en el desarrollo de las reas y puestos de trabajo de la organizacin de la Clnica Universitaria.

2.2. -Asimismo este procedimiento encierra todo lo concerniente al tratamiento de las modificaciones que surgieron. 3. -TERMINOLOGIA: Seguidamente se especifican diversas abreviaturas empleados en el procedimiento: 3,1-D.C. Director de Calidad 3.2. -D.G. Director Gerente 3.3. -D.T. Director Tcnico 3.4. -C.D. Comit de Direccin 3.6. -L.5 S. Lder responsable de la implantacin de las 5S 3.7N.P.S. Normas de Pintura para las lneas divisorias del Suelo 3.8. F.R.L. Fases y Reglas de Limpieza 3.9. C.M.F. Clasificacin de los Materiales por la Frecuencia de utilizacin 3.10. L.M.N. Listado de los Materiales Necesarios 3.11. L.M.I. Listado de los Materiales Innecesarios 3.12. F.E.I. Formularios para la Evaluacin del grado de Implantacin de las 5S 3.13. -O.M. 5S.Orden de Modificacin del Procedimiento de las 5S

3.14. -R.O.M. Registro de rdenes de Modificacin del Procedimiento de las 5S 3.15. -H.A.C. Hoja de Acciones Correctivas por Grupo Implantador de las 5S

4. -COMPETENCIA: 4.1. -Es responsabilidad del Director de Calidad la elaboracin, modificacin y puesta en prctica del presente procedimiento. 4.2. -Es competencia de la Gerencia (G) la aprobacin del presente procedimiento, despus de haber sido analizado y consensuado por el Comit de Direccin (C.D.) 4.3. -Es responsabilidad del D. C. el control de las normas y especificaciones sobre el tratamiento de la documentacin y su distribucin y archivo. 4.4. -Es responsabilidad del D.C. la designacin, si lo cree conveniente, de uno o varios Lideres responsables de la implantacin de las 5 S. La misma, debe ser aprobada por el Comit Direccin. 4.5. -Es competencia de cada L.5 S., la configuracin de sus equipos de implantacin e inspeccin del progreso en las 5 S, cuya composicin final se reflejara en la hoja de Designacin de Lideres y Equipos de Control Visual, que se hacen cargo del seguimiento del progreso en las implantaciones, evaluando e indicando acciones de mejora. 4.6. -Es funcin de cada L.5 S la supervisin de sus equipos de evaluacin de las 5S, que le hayan sido asignadas por el D.C., para sigan las etapas de implantacin que confeccionen las listas de materiales necesarios (L.M.N.) e innecesarios (L.M.I.), usando los formularios, cuestionarios de evaluacin, listas de acciones correctoras (L.A.C.), y de control visual (L.C.V.) etc. y el resto de los modelos, impresos o etiquetas del procedimiento. Asimismo cursaran al D.C. cualquier modificacin que surja del procedimiento de las 5 S. usando las rdenes de modificacin pertinentes. 4.7. -Es obligacin de cada L.5 S. la planificacin mensual, as como la supervisin de todas las implantaciones. Asignadas a su equipo, utilizando y cumplimentando las hojas de planificacin y programacin de inspecciones de control visual (P.M.I.) y las de

limpieza (P.M.L.), as como sus registros de acciones correctoras (R.A.M.), y el de progreso de las implantaciones (R.P.I.). 4,8. -Es competencia del Director de Calidad la metodologa y ejecucin de una reunin mensual de coordinacin y seguimiento de las implantaciones de las 5S(R.M.S.)con los L.5S., y el Director Tcnico(D.T.) si existe en la organizacin. En las mismas se ponen al da las planificaciones P.M.L. y P.M.I. y el cronograma del plan de implantacin de las 5S (C.P.F.) 5. -DESCRIPCION: 5.1. -La definicin del procedimiento de la implantacin de la herramienta de gestin conocida como la tcnica de las 5 S utilizada para lograr una mayor productividad y mejorar cada lugar o puesto de trabajo en las organizaciones empresariales de produccin y servicios. La misma puede resumirse en el concepto siguiente: Se trata del procedimiento que abarca todo el proceso de implantacin de las 5S en los talleres y oficinas de la organizacin de forma paulatina y empezando en aquellos puestos de trabajo y reas de mejora que mayores ventajas y con mayor facilidad se puedan alcanzar. El fundamento primordial de la aplicacin de las 5S es potenciar y clarificar en la corporacin empresarial los conceptos de la organizacin, el orden y la limpieza, planificando su mejora y estableciendo unos indicadores visuales que permitan el seguimiento de los resultados y progreso alcanzado, estableciendo, si procede, acciones correctoras que permitan la mejora continua en los tres conceptos de organizacin, orden y limpieza en todos los departamentos y sus puestos de trabajo, logrando con perseverancia involucrar una adecuada disciplina y habito en el trabajo que alcance la excelencia en los tres conceptos mencionados. Se trata de evitar todos los problemas inherentes al desorden, suciedad, descoordinacin y mal clima del personal que implican mayores costos, bajo rendimiento y mal ambiente de trabajo. En el documento soporte sobre Las 5S: Objetivos, problemas y definiciones, en diapositiva que adjuntamos, se relacionan los problemas mencionados anteriormente y los objetivos de mejora que se pueden lograr con la aplicacin de las 5S,definindose tambin los conceptos de la siguiente manera:

6.- Organizacin: Consistio en identificar, clasificar, separar y eliminar de cada puesto de trabajo todos los materiales y documentos innecesarios, conservando todos los necesarios que se utilicen. 7.- Orden: Es establecer la manera de mantener los materiales necesarios debidamente situados e identificados para que cualquiera pueda encontrarlos, usarlos y reponerlos de forma fcil y rpida. 8.- Limpieza: Significa que debe mantenerse perfectamente limpio cada puesto de trabajo, asegurndose que los suelos, equipos y medios de trabajo se encuentren siempre en perfecto estado de utilizacin. Tambin se disponen de tres documentos que sirven para recopilar y presentar los conceptos de organizacin, orden y limpieza enfocados dentro de un plan de colaboracin en el puesto de trabajo, en los cuales se dan

los objetivos o metas ms prioritarios de cada concepto y las operaciones a realizar para su aplicacin.

ORDEN

ORDENAR LOS MATERIALES NECESARIOS

CONCEPTO DE UBICACIN :UN LUGAR PARA CADA COSA Y CADA COSA EN SU LUGAR CUNCEPTO IDENTIFICACION : UN NOMBRE PARA CADA COSA Y CADA COSA CON UN SOLO NOMBRE

PLANO EN PLANTA DEL AREA O DEPARTAMENTO A CUBRIR ESTABLECER COMO DEBEN USARSE LOS MATERIALES IDENTIFICAR A TODOS LOS MATERIALES NECESARIOS ORDENAR LA UBICACIN DE LOS MATERIALES NECESARIOS ELEGIR SISTEMAS DE SEALIZACION DE MATERIALES DENOMINAR LOS RECIPIENTES Y ESTANTERIAS A USAR SENSIBILIZAR SOBRE LA IMPORTANCIA DEL ORDEN
DIBUJAR EL PLANO DE LA PLANTA DEL AREA A MEJORAR ANALIZAR LOS CONTENEDORES MAS IDONEOS DEFINIR LAS ESTANTERIAS O ARMARIOS MAS ADECUADOS ELEGIR ETIQUETAS Y LETREROS DE IDENTIFICACION

ORGANIZACION ELIMINAR MATERIALES INNECESARIOS

Material innecesario es aquel que no se utiliza en el puesto de trabajo y que no se prev utilizar en el futuro Material necesario es aquel sobre el que no existe duda de su prxima utilizacin.

LISTA E IDENTIFICACION DEL MATERIAL NECESARIO LISTA Y SEPARACION DEL MATERIAL INNECESARIO FIJAR UBICACIONES DEL MATERIAL INNECESARIO SENSIBILIZAR SOBRE LA IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACION CLARIFICAR EL ORIGEN Y DESTINO DEL MATERIAL TIRAR A LA BASURA LO ABSOLUTAMENTE INNECESARIO PLAN DE ELIMINACION DE MATERIALES INNECESARIOS
DETERMINAR LAS CAUSAS DE APARICION DE MATERIALES INNECESARIOS ANALIZAR LAS CAUSAS Y PLANTEAR SOLUCIONES PARA SU ELIMINACION EJECUTAR LAS ACCIONES Y SEGUIR SU APLICACIN Y PROGRESOS

planificacin mensual de limpieza 5S

El procedimiento sigue una metodologa para la implantacin de las 5S,la cual se representa en un documentos de soporte por medio de la hoja del Procedimiento de Implantacin de las 5 S donde se representa la aplicacin de la metodologa en el proceso de mejora continua en la implantacin de las 5S. Por tanto, se proceder por parte de la Direccin con su Comit de Direccin y bajo la responsabilidad del Director de Calidad al visto bueno de la planificacin estratgica de la implantacin de las 5S, basndose en las etapas para su implantacin en cada puesto de trabajo mencionadas en el documento. Como Cronograma de la Planificacin de las Fases de Implantacin. Programando para toda la organizacin las etapas de sensibilizacin, preparacin, organizacin, orden, limpieza, control visual y disciplina y habito y estableciendo los lideres y grupos 5S y la planificacin mensual de sus implantaciones, utilizando los formatos de designacin de lderes de grupo Designacin de Lideres y Equipos o Grupos 5S y la planificacin mensual de grupos Planificacin Mensual de los Grupos 5S.

N
1

LIDERES

MIEMBROS

AREAS

AREA S

PUESTO SEMANA N SEMANA N SEMANA N SEMANA N SEMANA N S de 1 2 3 4 5 TRABAJ O L M X J V L M X J V L M X J V L M X J V L M X J V

1 2 3

Asimismo el D. C. pondr en marcha las reuniones de seguimiento utilizando el documento de Metodologa de las Reuniones de Seguimiento de las 5S y el formato de Convocatoria de Reunin Mensual de Seguimiento. El C.D. despus de establecer la organizacin, documentacin a utilizar, planificacin y metas a lograr, dar la orden de partida para que el D. C .comience la etapa de sensibilizacin presentando y explicando a la plantilla las ventajas y objetivos a alcanzar con las 5S. El D. C. proceder de inmediato a la formacin de la plantilla, nombrando los lideres y grupos 5S y fiscalizando su coordinacin y objetivos. Seguidamente cada Lder de Grupo 5S, jefe de Grupo dedicado a la implantacin de una zona, rea o departamento, compuesto por diferentes puestos de trabajo formara con el vb del D.C. Y C.D. el equipo de cada grupo 5S, programara mensualmente los proyectos de implantacin de las 5S, desglosando cada proceso en diferentes fases de ejecucin consensuando sus responsables, dentro de los miembros del grupo a su cargo, y estableciendo el cronograma del tiempo de trabajo necesario para cada fase, utilizando el formato de Planificacin de las Fases de Implantacin(C.P.F.. Cada L.5S.dirigir todo el proceso de implantacin, hacindose cargo de su correcta ejecucin en el plazo programado, segn se haya especificado por el D.C. en la correspondiente hoja de Planificacin Mensual de los Grupos 5S. Asimismo cada L.5S.se har cargo de la supervisin de los trabajos realizados por su equipo, ayudando y enseando si procede a los tres miembros de su grupo. Uno actuara siempre de secretario, cumplimentando todos los listados, croquis y resto de formatos que se utilicen. Otro deber conocer perfectamente el rea sujeta a estudio y el ultimo ser uno de los empleados que ocupe el lugar de trabajo de que se trate. Los L.5S., jefes de Grupo 5S, siempre debern seguir las normativas especificadas para el procedimiento, las cuales debern ser supervisadas en continuidad por el D.C., informndole de cualquier modificacin que suceda aplicando el formato de las Ordenes de Modificacin del Procedimiento de las 5S que se entregara al D.C. para su aprobacin y cumplimentacin del Registro de Ordenes de Modificacin del Procedimiento de las 5S

5.2. -El procedimiento de implantacin se divide en varias etapas bien diferenciadas, a saber:

1.-La preparacin y sensibilizacin de la direccin y del personal por parte de la Gerencia(D.G.)y visto bueno del Comit de Direccin(C.D.), procediendo el Director de Calidad a su realizacin y nombramiento de los Lideres de Grupo 5S La implantacin a ser supervisada por el D.C, se realizara aplicando y conformando las hojas o formatos de Clasificacin de los Materiales(C.M.F.) y la de Fases y Reglas de Limpieza (F.R.L.), Normas de Pintura para los suelos(N.P.S.), y los impresos de ayuda como el Impreso para croquizar la distribucin en planta, el Impreso para recopilar las fotos testimonio(I.H.F.) y el Impreso para la descripcin del Control Visual.:

Asimismo se confeccionaran y usaran los siguientes listados de ayuda a la implantacin: Listado de los Materiales Necesarios, Listado de los Materiales Innecesarios, Listado de Apaos y Chapuzas, Listado de Piezas Daadas o Deterioradas, Listado de Focos de Suciedad, Listado de Lugares de Difcil Acceso para ser limpiados.

Para la correcta identificacin de los materiales, productos o documentacin de los materiales innecesarios se usaran tarjetas o etiquetas como el Modelo de impreso de Tarjeta Roja de materiales innecesarios, y la Etiqueta de Identificacin del material innecesario. Con respecto a las oficinas y la aplicacin de las 5S a la documentacin se utilizaran los formatos que se indican a continuacin: Hoja Maestra de la Documentacin, Archivo y Codificacin de la Documentacin, Modelo de Relacin de las Ubicaciones de la Documentacin,

 Listado de las Ubicaciones de los Documentos En el caso de tratarse de almacenar los materiales o productos se usaran los formatos siguientes: Codificacin del Almacenamiento y la Ubicacin de los Materiales y el Modelos de Letreros de Identificacin de estanteras, baldas, cajones, archivadores,... etc. 2.-Tambin se confeccionara por parte del L.5S con su equipo el Panel Indicador del Progreso de las 5S para el seguimiento y control del progreso en la zona que le corresponda. El seguimiento y control visual del progreso y establecimiento de una disciplina 5S del trabajo, que efectuara el D. C. con la ayuda de cada L.5S, jefe del Grupo 5S, que se hace cargo de los proyectos de mejora planificados. Para ello utilizaran la hoja de Planificacin Mensual de las Implantaciones. Del Grupo. y recopilara, comprobando su validez y ejecucin, toda la documentacin utilizada en el proceso de implantacin de la zona y puestos de trabajo de la misma, as como las normas especificas que se apliquen, las cuales sern suministradas por el D.C. despus de su debida comprobacin y puesta al da. En cada reunin mensual de seguimiento se pondr al da la P.M.I. y la C.P.F., cumplimentndose el Modelo de Grfico Indicador del Progreso en la implantacin de las 5S(M.G.I.), vindose las evaluaciones obtenidas siguiendo el documento Formularios para la Evaluacin del grado de Implantacin de las 5S(F.E.I.) y los Cuestionarios de Evaluacin y Progreso de la Implantacin de las 5S. Seguidamente El L.5S y su grupo comprobaran los documentos recopilados en el Panel Indicador del Progreso en las 5S y junto al D.C. rellenaran el Registro del Progreso en la Implantacin de las 5S). El cual se visualiza en la siguiente. Todas las Acciones Correctivas que surjan despus de las evaluaciones realizadas se efectuaran cumplimentando el formato: Hoja de Acciones Correctivas por Grupo

Implantador de las 5S(H.A.C.)y posteriormente el D.C. cumplimentara el Registro de Acciones de Mejora y correctoras en las 5S(R.A.M.). Al finalizar cada reunin se confeccionara la anteriormente mencionada Acta de la Reunin Mensual de Seguimiento de las 5S. Como orden del da se debe considerar la siguiente: 1) Exposicin sobre lo realizado desde la reunin anterior, analizando la ultima hoja de Planificacin Mensual de Inspecciones 5S Programacin Mensual de la Limpieza. 2) .Comprobacin del nivel de progreso en la ejecucin de las implantaciones programadas en la reunin anterior. Presentacin de cada una de las hojas de Control del Programa con su situacin para cada rea de mejora , la cual ser realizada por cada uno de los Lideres 5S responsables del Grupo 5S que le corresponda. 3) .Estudio de la situacin actual y resea de los problemas y soluciones que se crean convenientes. 4) Incorporacin a las hojas de Planificacin y Programacin de todas las nuevas implantaciones en puestos de trabajo surgidos desde la ltima reunin. 5) Anlisis de la nueva situacin y evaluacion de los problemas y soluciones propuestas, evalundose las prioridades y tomndose decisiones de planificacin al respecto. 6) Planificacin de las acciones a seguir, fijando responsables, ejecutores y plazos de realizacin de los proyectos. Post Data: En la implementacin de las 5s, en la clnica universitaria hemos tenido siertos rechazos ya que aun no se adptan al cambio en su mayora el personal no pone de su parte, en este caso aun no se han visto resultados positivos, lo que nos permite pensar que si hay trabajadores que se ponen la camiseta pero hay un buen grupo de ellos que y

consideran como un atropello y no se recibe el apoyo que toda empresa necesita para realizar ciertos cambios.