A AVALIAO DE DOCUMENTOS COMO REQUISITO PARA A DIFUSO DO CONHECIMENTO EM ARQUIVOS PERMANENTES:

ESTUDOS DE CASO NOS ARQUIVOS HISTRICO MUNICIPAL DE SALVADOR E PBLICO DA BAHIA1

OLIVEIRA, Louise Anunciao Fonseca de2 BORGES, Jussara3

Resumo: Este trabalho destaca a avaliao de documentos em arquivos permanentes, procedimento necessrio para que possam ser preservados, perante massas documentais acumuladas, conjuntos de documentos que contenham valor secundrio e sejam capazes de cumprir a misso principal dos arquivos permanentes: difuso do conhecimento. A teoria e o mtodo relatados foram aplicados em estudos de caso no Arquivo Histrico Municipal da cidade de Salvador e no Arquivo Pblico da Bahia, ambos rgos de carter pblico, com o intuito de verificar se realizam avaliao documental e quais critrios e procedimentos so adotados para determinao do valor secundrio dos documentos que este tipo de arquivo custodia. Os resultados apontam que se a avaliao realizada em ambos os arquivos, os critrios que norteiam esse processo no so igualmente claros. Palavras-chave: Arquivos Permanentes. Avaliao de documentos. Valor secundrio.

1 INTRODUO

Toda instituio, seja ela pblica ou privada, acumula documentos durante o exerccio de suas atividades para comprovar os atos de seus administradores e demonstrar o cumprimento de sua misso. Contudo, a documentao produzida e acumulada pelas instituies no pode ser guardada integralmente nos arquivos permanentes, tanto pelos custos de manuteno e insuficincia de recursos fsicos e humanos, mas principalmente porque este arquivo em especfico est voltado para atender a outros usos que no meramente os administrativos; trata-se dos usos sociais, cientficos e culturais da documentao pela comunidade em geral. Portanto, a ele cabe preservar somente os documentos que adquiriram valor secundrio.
Verso original do trabalho foi apresentada como requisito parcial de avaliao na disciplina Arquivos Permanentes I, em 2007.1 2 Discente de Arquivologia (UFBA). E-mail: louise_anunciacao@yahoo.com.br. 3 Mestre em Cincia da Informao, Professora no Instituto de Cincia da Informao da UFBA. E-mail: jussarab@ufba.br.
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Enquanto o valor primrio diz respeito ao valor que o documento apresenta para a consecuo dos fins explcitos a que se prope, o valor secundrio relaciona-se sua potencialidade para recuperar informaes histricas e testemunhar a evoluo scio-cultural de uma comunidade. A determinao do valor dos conjuntos documentais orienta a prtica da Arquivologia moderna e reflete-se na necessidade de reduo quantitativa do acervo documental quando chega ao arquivo permanente, priorizando os aspectos qualitativos dos documentos. Embora esta determinao do valor dos documentos, ou avaliao, como doravante chamada, seja uma prtica pertinente aos arquivos correntes e intermedirios, observa-se que no raras vezes, grandes massas documentais chegam aos arquivos permanentes sem nenhum escrutnio, obrigando os profissionais deste arquivo a assumir mais essa responsabilidade. Ciente disso, este estudo tem por objetivo principal verificar se determinado o valor secundrio dos conjuntos documentais ao ingressarem nos arquivos pblicos permanentes de Salvador, e, neste caso, quais os critrios de avaliao aplicados. So objetivos secundrios: 1) demonstrar a importncia do estabelecimento de critrios de avaliao para a determinao do valor secundrio dos documentos; 2) sistematizar e sintetizar os critrios de avaliao encontrados na literatura cientfica de Arquivologia brasileira; 3) diagnosticar o processo de avaliao de documentos adotados nos arquivos objeto de estudo; e 4) verificar a contribuio dos critrios de avaliao para o desenvolvimento das atividades de arranjo e descrio. Trata-se de uma pesquisa exploratria no Arquivo Histrico Municipal de Salvador e no Arquivo Pblico da Bahia, onde foram coletados dados por meio de entrevistas com os profissionais responsveis pelo recolhimento nas respectivas instituies. O estudo justifica-se por entender que a avaliao de documentos uma atividade fundamental para a vitalidade dos arquivos permanentes. Na ausncia de polticas dessa natureza, os arquivos tendem a tornarem-se volumosos depsitos de documentos, inviveis de receber tratamento e, portanto, sem possibilidade de propiciar a difuso do conhecimento potencial que detm, funo primaz do arquivo permanente. Apesar da importncia do assunto, a literatura cientfica nacional pouco tem tratado do tema e os critrios de avaliao apresentam-se dispersos e fragmentados em vrias publicaes. Procura-se, portanto, contribuir na sntese desses critrios, bem como elucidar sua aplicao nos dois arquivos pblicos da cidade de Salvador.

2 AVALIAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Em meados do sculo XX, principalmente a partir da Segunda Guerra Mundial, o progresso cientfico e tecnolgico permitiu a inveno e aperfeioamento de mquinas que facilitam a gerao e reproduo de documentos em variados suportes. Com isso, os documentos comearam a ser produzidos em nveis to elevados que superaram a capacidade de controle e organizao das instituies, as quais se viram foradas a buscarem novas solues para gerirem as grandes massas documentais acumuladas nos arquivos. Para os arquivos permanentes, o acmulo de documentos sem real valor secundrio acarreta prejuzos significativos ao cumprimento da sua misso principal: propiciar ao pblico o pleno acesso informao. Deste modo, o trabalho arquivstico deve estar orientado para tornar as massas documentais acumuladas um conjunto coeso que permita a pesquisa retrospectiva, isto , a recuperao de informaes importantes tanto para o pesquisador que deseja informaes para o desenvolvimento de uma rea cientfica quanto para a sociedade sobre sua prpria evoluo. Morigi e Veiga (2007, p. 42) destacam ainda a faceta cidad dos arquivos pblicos ao lembrarem que as informaes administradas pelos arquivos pblicos permitem aos cidados ter acesso e conhecer os projetos e programas desenvolvidos pelos governos, possibilitando uma reflexo sobre estes, o que pode refletir-se em melhores condies para o exerccio da cidadania e para a busca de ampliao dos direitos sociais. Isso exige, naturalmente, a existncia de um arquivo organizado e eficiente para prestar tais informaes. Sobre isso, no entanto, Soares (1975, p. 2) completa:
A nossa realidade a de um pas onde, ou se eliminam papis que devem ser preservados ou nada se elimina, pelo receio de se ocasionar prejuzos futuros, acarretando para as reparties o nus de depsitos de arquivo sem significao maior e sem objetividade, volumosos de difcil acesso s informaes e aos documentos.

Em busca de solues para o problema, desenvolveu-se a gesto de documentos ou administrao racional de documentos. E intrinsecamente relacionado com o princpio da administrao racional e a teoria das trs idades, encontra-se o procedimento da avaliao de documentos, atividade que segundo Bernardes (1998, p. 14) trata-se de:
Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminao, contribuindo para a racionalizao dos arquivos e eficincia administrativa, bem como para a preservao do patrimnio documental.

A anlise destes aspectos prope uma valorao dos documentos, ou seja, uma distino entre o seu valor primrio e secundrio. Este procedimento torna-se essencial na medida em que o arquivo permanente, para cumprir a sua funo de acesso informao para os cidados, no pode custodiar todos os documentos, apenas os de valor secundrio: valor atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 170). Para auxiliar na execuo do trabalho de avaliao, fundamental a convocao e constituio em carter formal e permanente da Comisso Interdisciplinar de Avaliao de Documentos (equipe tcnica), que garanta o desenvolvimento dos trabalhos de anlise e atribuio dos prazos de destinao dos documentos (BERNARDES, 1998, p. 17). Conforme Machado e Camargo (2000, p. 28), essa equipe deve ser composta por:
a) titular da unidade orgnica responsvel pela avaliao; b) responsvel pela guarda da documentao a ser avaliada ou arquivista; c) autoridade administrativa conhecedora da estrutura e funcionamento do rgo; d) autoridade ou servidor das unidades orgnicas ligadas aos documentos, com conhecimento abalizado das atividades que lhes deram origem; e) profissional da rea jurdica, a ttulo de assessoramento, para avaliao dos aspectos legais dos documentos; f) profissionais ligados s atividades-fim do rgo (mdicos, engenheiros, economistas etc.) ou aqueles que possam utilizar os documentos para pesquisa retrospectiva (historiadores, socilogos etc.), a ttulo de assessoramento.

A partir do exposto, observa-se que o arquivista deve obter todo o apoio possvel da administrao superior e dos funcionrios da repartio para o desenvolvimento da avaliao documental, para que esta atividade ocorra desde o momento em que o documento produzido. Entretanto, se a documentao transferida para a fase intermediria ou recolhida ao arquivo permanente no tiver passado por avaliao, este processo deve ser feito nesta fase (MACHADO, 1981, p. 2). Assim, a tarefa mais rdua do arquivista quando a avaliao no feita no arquivo corrente, sendo realizada somente nos arquivos intermedirios e permanentes (BELLOTO, 2005). Desta maneira, alguns autores, como Marilena Leite Paes, Helosa Bellotto, Ieda Pimenta Bernardes, Helena Corra Machado, Ana Maria de Almeida Camargo, Theodore Schellenberg, Nilza Teixeira Soares, Astra de Moraes e Castro, Andresa de Moraes e Castro, Danuza Gasparin, Morris Rieger, Arquivo Nacional e a Associao Brasileira de Normas Tcnicas (ABNT) preocuparam-se em propor procedimentos e critrios a para determinao do valor secundrio dos documentos. No se procura uma lista exaustiva desses elementos, mas a coeso das diversas propostas apresentadas (APNDICE A).

3 MTODO

Primeiramente, fez-se uma reviso de literatura sobre a temtica nos principais livros e peridicos cientficos nacionais da rea de Arquivologia, com os objetivos de determinar o estado da arte no Brasil e levantar os critrios de avaliao sugeridos pelos autores. Nesta etapa, observou-se que, algumas vezes, os critrios apareciam dispersos em meio ao texto, nem sempre claros e no raro confundidos com procedimentos de avaliao. Optou-se, assim, em extrai-los dos diversos textos, confront-los e construir uma listagem nica e objetiva, apresentada no item anterior. Com o intuito de levantar dados para alcanar os demais objetivos propostos por esta pesquisa foi realizada uma entrevista semi-estruturada com o responsvel pelo setor de arquivos permanentes e com uma arquivista, no Arquivo Municipal de Salvador; e com a coordenadora do setor de arquivos permanentes e com uma bibliotecria/arquivista, no Arquivo Pblico da Bahia. As entrevistas foram realizadas individualmente. Em seguida, foilhes entregue a listagem de critrios de avaliao sintetizada a partir da literatura e solicitouse que acusassem quais daqueles critrios eram considerados na avaliao documental daquele arquivo. A escolha dessas instituies se deve ao seu carter pblico e relevncia que tm na guarda e disseminao do patrimnio documental do Estado da Bahia. As visitas e a coleta dos dados foram realizadas em setembro de 2007. Os entrevistados foram os que participaram do ltimo recolhimento e do processo de avaliao documental efetuados pelas suas respectivas instituies4. Todos se prontificaram a responder todas as perguntas propostas. Logo aps a coleta de dados, realizou-se a anlise. Tal anlise, embasada no referencial terico efetuado, permitiu diagnosticar o processo de avaliao nos arquivos pblicos de Salvador e colocar observaes pertinentes.

3.1 ANLISE E DISCUSSO DOS DADOS

A exceo feita arquivista do Arquivo Histrico Municipal de Salvador que no ltimo recolhimento realizado, em 1994, no trabalhava na instituio. Porm, quando houver outro recolhimento, ela participar como uma das integrantes da Comisso de Avaliao de Documentos.

A seguir sero apresentados os resultados obtidos por meio da pesquisa de campo, no mbito do setor de arquivos permanentes das entidades pblicas, objetos deste estudo. Inicialmente, a entrevista efetuada levantou dados gerais dos entrevistados com o intuito de estabelecer o perfil profissional dos responsveis pela guarda permanente dessas instituies pblicas. A esse respeito, o Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo (SISTEMA DE ARQUIVOS DO ESTADO DE SO PAULO, 2005) posiciona-se e ressalta que necessrio que o profissional responsvel pelo arquivo tenha nvel superior e cursos especficos na rea de arquivos, capacitando-se para elaborar e gerenciar projetos arquivsticos. No Arquivo Histrico Municipal de Salvador, um dos entrevistados ocupa o cargo de chefe do setor de arquivo permanente, local onde trabalha a 19 anos; seu nvel de escolaridade superior completo, com licenciatura em Histria, possuindo ps-graduao em Histria da frica e mais de trinta cursos tcnicos na rea de Arquivologia, dentre eles: arquivos municipais, avaliao documental, preservao/conservao, arranjo e paleografia. A outra entrevistada trabalha a dois anos no setor de arquivos permanentes e ocupa o cargo de arquivista; sua escolaridade superior completo em Arquivologia, sendo ps-graduanda em Histria; realizou cursos de paleografia, arquivo mdico, tcnicas em arquivo e arquivos digitais. No Arquivo Pblico da Bahia, uma das entrevistadas coordenadora do setor de arquivos permanentes, onde trabalha a 25 anos; graduada em Histria e ps-graduada em Arquivologia; realizou cursos de extenso em paleografia, avaliao documental, arquivos correntes e intermedirios e arquivos municipais. A outra entrevistada no Arquivo Pblico da Bahia funcionria do Arquivo h 26 anos e ocupa o cargo de bibliotecria/arquivista; com curso superior em Biblioteconomia e Documentao e ps-graduao em Arquivologia, fez cursos de Gerenciamento Eletrnico de Documentos e Arquivos Permanentes. Observa-se, portanto, que a formao das pessoas a frente da avaliao documental nessas instituies compatvel com essa funo, sendo que dois, inclusive, possuem curso especfico para essa atividade. Quanto ao acervo, o arquivo permanente do Arquivo Histrico Municipal de Salvador (AHMS) composto por documentos que possuem informaes pertinentes histria administrativa da cidade de Salvador. Para tanto, com um montante de aproximadamente 300 mil documentos avulsos e encadernados, compreendidos entre os sculos XVII ao XX (16241987), o setor de arquivos permanentes da instituio tem como objetivo guardar, conservar e disseminar um total de 320 metros lineares de documentos textuais produzidos e acumulados

em trs fundos documentais, representados pela Cmara Municipal (1624-1979), Intendncia Municipal (1889-1929) e Prefeitura Municipal (1929-1987), alm de documentos avulsos (escrituras de compra e venda de escravos de 1827 a 1903), certides de nascimento, casamento e bito (1877-1924) e documentao eleitoral (1821-1947). Estes fundos so organizados em funo das caractersticas polticas e histricas que o Brasil sofreu nas diversas fases de sua histria. E para custodiar esse acervo arquivstico, o setor de arquivos permanentes desenvolve atividades arquivsticas, a saber: arranjo, ordenao, higienizao, atendimento ao pblico, atividades extra-curriculares (visitas monitoradas) e divulgao do Arquivo Histrico. O setor de arquivos permanentes do Arquivo Pblico do Estado (APB) da Bahia tem a misso de recolher, custodiar e arranjar toda a documentao concernente aos poderes Executivo, Legislativo e Judicirio da Bahia. Para cumprir seu intento primordial, o setor de arquivos permanentes desenvolve as seguintes atividades arquivsticas: cadastramento, arranjo, indexao, descrio, transcrio paleogrfica, microfilmagem e digitalizao. Alm disso, o setor oferece os seguintes servios: fornecimento de certides; digitalizao de documentos; pesquisa e projetos educativos para resgate da histria e preservao da memria. O acervo permanente constitudo por aproximadamente 20 quilmetros de documentos produzidos e acumulados por rgos da Administrao Pblica do Estado da Bahia e por arquivos privados que so preservados em carter definitivo em funo do seu valor probatrio e/ou informativo. O acervo histrico fica sob a responsabilidade da Coordenao de Arquivos Permanentes que, para sua ordenao, o divide em sees: Seo Colonial/Provincial, Seo de Arquivos Republicanos, Seo de Arquivos Judicirios, Seo Fazendria/Alfandegria, Arquivos Privados, com documentos concernentes aos respectivos perodos administrativos e reas de atuao do estado baiano, alm de arquivos de origem privada produzidos por diversas pessoas de destaque no cenrio baiano. Nenhum dos arquivos realiza atualmente recolhimentos sistemticos. No caso do Arquivo Pblico da Bahia, as entrevistadas afirmaram que o recolhimento no tem sido feito devido falta de espao, sendo o ltimo recolhimento realizado aproximadamente no ano de 2000. A ltima documentao recebida foi para o setor republicano, oriunda do Tribunal de Contas. O recolhimento transcorreu da seguinte maneira: primeiramente o rgo fez um contato com a direo do Arquivo Pblico, por intermdio de um ofcio, solicitando o recolhimento e apresentando uma listagem dos documentos; os coordenadores do arquivo analisaram a documentao no rgo e o recolhimento foi

determinado pela direo e separado em sries documentais, de acordo com o arranjo do Arquivo Pblico da Bahia. Em seguida, procurou-se levantar se na anlise acima mencionada, havia sido determinado se os documentos realmente tinham valor secundrio. Segundo uma das entrevistadas, este um trabalho rotineiro e feito antes do recolhimento por uma comisso formada por profissionais do APB e do rgo produtor dos documentos. A outra entrevistada menciona na comisso, a presena de um bibliotecrio, um arquivista e um historiador. Ainda com relao existncia de uma comisso de avaliao de documentos, uma das entrevistadas afirma que havia uma, mas foi extinta a bastante tempo. Para outra entrevistada, a comisso hoje atua entre o arquivo intermedirio e o permanente. Essas pequenas contradies sinalizam para a necessidade da formalizao de uma comisso permanentemente constituda, numa tentativa de estabelecimento de unidade e coerncia, elementos extremamente necessrios eficcia da avaliao. A partir do exposto, observa-se que o APB tem perseguido o ideal de proceder a avaliao antes do recolhimento da documentao, nos arquivos correntes e intermedirios dos rgos pblicos. Deste modo, em 2006, numa tentativa de padronizar os procedimentos arquivsticos dos rgos e entidades do Poder Executivo Estadual, desde a fase do arquivo corrente at o recolhimento da documentao de valor secundrio, o Arquivo Pblico da Bahia elaborou e publicou, no Dirio Oficial do Estado, o Decreto n 10.208 referente ao Projeto de Gesto Documental no mbito do Poder Executivo Estadual. Orientado por este objetivo, o Projeto deve determinar qual documentao tem carter permanente, para ser determinado o valor ainda nos arquivos correntes e intermedirios dos rgos pblicos ligados ao governo do estado. Atualmente, trabalha-se na formalizao de uma instruo normativa que operacionalize o Decreto. Quando a instruo normativa for publicada, ela contemplar orientaes ao procedimento de avaliao e os critrios que nortearo a seleo e a valorao dos documentos em todas as fases documentais (arquivo corrente, intermedirio e permanente). Igualmente, com a implantao deste projeto, ser formada uma coordenao do arquivo intermedirio do APB que acompanhar o trabalho de avaliao nas Secretarias. Entretanto, apenas tivemos acesso ao Decreto referente ao projeto de Gesto Documental. Desta maneira, no houve possibilidade de se comparar os critrios apontados neste estudo com os contidos no Projeto do Arquivo Pblico da Bahia. De acordo com as entrevistadas do APB, os critrios que nortearam o procedimento de avaliao no ltimo recolhimento foram: anlise da documentao; distino entre o valor primrio e o secundrio; consulta a legislao (Cdigo Tributrio e Cdigo Civil); anlise da

Tabela de Temporalidade Documental (TTD) do CONARQ e parecer das pessoas envolvidas com a documentao (profissionais do rgo produtor). Tais critrios no foram documentados na ocasio. A respeito dessas colocaes, vlido ressaltar que, como se constata com a literatura da rea, ocorre certa confuso entre critrios propriamente, categorias de anlise e procedimentos. Assim, quando se fala em anlise da documentao, esta , claramente, um procedimento indispensvel para a avaliao, mas dentro dessa anlise, o que determina o que vai para o arquivo permanente ou eliminado? Este seria o critrio. Os demais itens citados so, igualmente, procedimentos, embora a TTD traga efetivamente critrios. No que se refere ao Arquivo Histrico Municipal de Salvador, o ltimo recolhimento foi feito em 1994 e a documentao era originria da Cmara Municipal. O processo de recolhimento foi fruto de contatos estabelecidos entre a Cmara e a Fundao Gregrio de Mattos que, por sua vez, solicitou ao Arquivo Histrico o recolhimento da documentao. O setor de arquivo corrente e intermedirio do AHMS determinou o recolhimento dessa documentao que encontrava-se infestada por cupins. Porm, esses setores do AHMS no dispem de uma Tabela de Temporalidade Documental das atividades-meio das secretarias para embasar a avaliao/recolhimento. A ausncia da orientao da TTD acarreta prejuzos s atividades de destinao, eliminao e recolhimento, uma vez que impede a distino entre os documentos de valor primrio e secundrio, levando a instituio de guarda permanente ao acmulo documental. Imediatamente aps o recolhimento da documentao ocorreu a avaliao, momento em que constatou-se que se tratavam de atas, moes, requerimentos e ofcios da Cmara, documentos estes de valor secundrio, segundo o entrevistado. Essa avaliao foi realizada por uma comisso composta por seis integrantes, dentre os quais o entrevistado cita: gerente e subgerente do Arquivo Histrico, chefe do setor de arquivo permanente e um funcionrio da Cmara. Esta comisso foi criada para atender necessidade do momento, no tendo carter formal ou permanente. Segundo os entrevistados no AHMS, quando do ltimo recolhimento, os critrios orientadores do processo de avaliao documental, mas no documentados, foram: valor dos documentos, no caso, valor probatrio; estado fsico do documento; tipo documental; experincia de trabalho no setor (bom senso) e preservao ao mximo da documentao e o mnimo de descarte. Algumas consideraes podem ser realizadas a partir dos critrios listados: estado fsico do documento uma categoria de anlise, ou seja, avalia-se o conjunto documental quanto ao seu estado fsico, mas qual o critrio de estado fsico para ser guardado ou

eliminado? Por outro lado, preservar o mximo da documentao pode ser um critrio se considerar-se que se estava falando da documentao na qual j se determinou que tem valor secundrio, porque este critrio isoladamente seria uma no-avaliao. E confiana na experincia de trabalho um procedimento. Aqui, tambm, portanto, h uma certa dificuldade em discernir com base em que elementos os arquivos vm determinando o que ingressa nos arquivos permanentes. A ausncia de padres formalizados e estruturados atrelada ausncia de comisses de avaliao e de tabelas de temporalidade prejudicam a seleo de documentos que vo compor a memria dos rgos pblicos e da sociedade. Esse contexto favorece a adoo de critrios distintos e aleatrios a cada procedimento avaliativo da documentao recolhida, o que acaba por comprometer a preservao da memria e a difuso do conhecimento. Iniciativas como a do Arquivo Pblico da Bahia, ao formalizar em manuais ou instrues de servio, os critrios de avaliao e a TTD, so medidas necessrias para orientao das intervenes efetuadas pelas futuras comisses e para que os usurios da informao compreendam e opinem no desenrolar do processo. vlido ressaltar que esses critrios no so absolutos, mas necessrio defini-los para que o processo de avaliao/destinao de documentos no se torne um procedimento ao acaso. Dentre a lista de dezenove critrios de avaliao propostos a partir da literatura, os considerados condizentes com a realidade dos arquivos AHMS e APB, em ordem decrescente, foram listados no Quadro 1 (APNDICE B). A anlise do Quadro 1 nos permite inferir que os critrios da unicidade e documentos referentes s pessoas, instituies e suas atividades so tambm os mais considerados no momento da avaliao documental, alm dos citados pelos entrevistados anteriormente. A esse respeito, cabe uma considerao: quando se perguntou quais os critrios adotados no momento da avaliao, os entrevistados apontaram entre 3 e 5 critrios; quando se apresentou a lista com os dezenove critrios, um entrevistado marcou todos e os demais de 9 a 16 critrios. Todos os critrios foram apontados como pertinentes por pelo menos um dos entrevistados. Por isso, novamente, ressalta-se a importncia da sistematizao dos critrios empregados no processo de avaliao realizado pelos arquivos pblicos baianos, haja vista que, se os critrios estivessem claramente definidos e documentados, eles seriam espontaneamente apontados quando questionados. O critrio uma amostragem representativa do conjunto documental avaliado foi julgado como pouco significativo, porm considera-se essencial, na medida em que se deve manter uma pequena parcela representativa da memria em questo.

E em meio a quinze procedimentos listados por intermdio da literatura, os apontados pelos entrevistados, em ordem decrescente, foram apresentados no Quadro 2 (APNDICE C). Quando perguntados sobre os procedimentos, a tabela demonstra que os entrevistados pontuam a anlise documental e do seu fluxo como os procedimentos mais relevantes, o que, inclusive, j havia sido apontado como critrio por uma das entrevistadas. Alguns procedimentos no so considerados pertinentes para a avaliao documental pelos arquivos pesquisados: definio metodolgica e terica do trabalho de avaliao, convocao e constituio formal e em carter permanente, da Comisso Interdisciplinar de avaliao de documentos, verificao se o procedimento de avaliao foi realizado no Arquivo Corrente e levantamento de dados referentes aos documentos que sero avaliados e entrevista com os responsveis pela documentao. Os dois primeiros procedimentos dizem respeito justamente formalizao do trabalho de avaliao, o que temos apontado como um elemento importante para os arquivos no sentido de dar consistncia e continuidade aos critrios adotados na determinao o que ir adentrar no arquivo permanente. Por outro lado, todos entrevistados demonstram uma viso muito ntida sobre a relevncia da avaliao. Numa sntese de suas falas, a avaliao de documentos necessria para a preservao da memria, pois permite discernir qual a documentao pertinente ao arquivo permanente. Tambm argumentam que estabelecendo esta diferena que se facilitar o acesso informao, ao mesmo tempo em que se resgatar a identidade da instituio (histria administrativa e evoluo cultural do povo soteropolitano), uma vez que se preservar a documentao de valor histrico, probatrio e informativo. O exposto ressalta que o estabelecimento da avaliao garante a salvaguarda da memria, uma vez que possibilita a sistematizao do fluxo documental, atravs da seleo dos documentos que priorize o fator qualitativo para alcance da perenidade de conservao e difuso do conhecimento. A relao entre a atividade de avaliao e as de arranjo e descrio tambm aparece muito clara ao declararem que a avaliao j auxilia na identificao do contedo dos documentos e o enquadramento dentro do arranjo do Arquivo. Tambm que se avaliao for correta, as atividades de arranjo e descrio ficaro mais fceis de serem adequadas estrutura da instituio. Um inter-relacionamento mais forte aparece nesta colocao [a avaliao] o primeiro passo para a organizao do arquivo. Se voc no sabe o que importante, o tipo de arranjo e a descrio no podero ser desenvolvidos. Essas afirmativas destacam a importncia tcnica da avaliao de documentos. Acrescente-se a subjetividade e a intelectualidade como elementos adjacentes e imprescindveis para efetividade desta atividade

e, por conseguinte, das de arranjo e descrio. Selecionar documentos de terceira idade pressupe merecimento; portanto, a avaliao deve envolver juzos de valor e percepo para que as demais atividades dos arquivos permanentes sejam desenvolvidas de modo eficiente, permitindo o pleno acesso s informaes. Nesse aspecto que reside a eficcia do trabalho de avaliao e cumprimento da misso primordial dos arquivos permanentes.

4 CONSIDERAES FINAIS

Com a crnica falta de recursos que permeiam a realidade dos arquivos pblicos brasileiros, a questo da avaliao pode ocupar espao secundrio nas preocupaes dos profissionais: por que estabelecer critrios de avaliao se nem h possibilidade de recolhimento por falta de espao (como ocorre no APB)? No entanto, a prpria falta de espao ou acmulo de documentos sem tratamento tcnico pode ser decorrncia do recolhimento indiscriminado de documentos que no passaram pelo crivo da avaliao. Mais do que isso, neste artigo procurou-se demonstrar que a anlise, a seleo e o tratamento do volume de documentos recolhidos pelos arquivos pblicos permanentes devem ser encarados como um fator decisivo e imprescindvel para a preservao da memria e difuso do conhecimento. O ideal que o procedimento de avaliao seja estruturado e realizado desde o arquivo corrente, para que quando os documentos selecionados para guarda permanente (valor secundrio) sejam recolhidos, somente necessite-se realizar uma re-avaliao que permita que as demais atividades transcorram de maneira eficaz. Nesse sentido, o Projeto de Gesto Documental do APB apresenta-se como uma tentativa de padronizao das intervenes arquivsticas em todo o ciclo documental. A sistematizao de padres de avaliao em manuais ou normas especficas direcionam todo o trabalho a ser realizado. A partir da colocao clara e objetiva de critrios e procedimentos de avaliao, evitam-se erros e eliminaes ou acumulaes desnecessrias, aleatrias e, portanto, prejudiciais para a preservao do patrimnio documental, representativo da memria da sociedade. Em Salvador, os arquivos pblicos de carter permanente parecem ter cincia da importncia da determinao do valor secundrio dos conjuntos documentais para ingressarem em seus acervos. Os critrios adotados para tal determinao, no entanto, no so claros. Tal constatao, antes de ser prerrogativa desses arquivos, parece ser reflexo mesmo de uma disciplina cientfica em franco desenvolvimento e na qual as prprias tcnicas encontram-se em processo de maturao. Processo esse para o qual procuramos dar nossa pequena contribuio com essas reflexes.

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SOARES, Nilza Teixeira. Avaliao e seleo de documentos de arquivos: problemas e solues. Arquivo & Administrao, Rio de Janeiro, v.3, n.3, p.7-14, dez. 1975.

APNDICE A Lista de critrios e procedimentos de avaliao listados a partir da literatura

Procedimentos: 1. Use o bom senso (BELLOTTO, 2004, p. 114; SCHELLENBERG, 2006, p. 227); 2. No se baseie na intuio ou em suposies arbitrrias de valor (BELLOTTO, 2004, p. 114; SCHELLENBERG, 2006, p. 227); 3. Convoque e constitua formalmente, e em carter permanente, a Comisso Interdisciplinar de avaliao de documentos (SOARES, 1975, p. 10; MACHADO; CAMARGO, 2000, p. 28; MACHADO, 1981, p. 11; CASTRO; CASTRO; GASPARIN, 1988, p. 112; BELLOTTO, 2004, p. 117; PAES, 2006, p. 105; BERNARDES, 1998, p. 17-19; ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS, 1988, p. 3); 4. Defina metodolgica e teoricamente o trabalho de avaliao. Isso consiste na elaborao de textos legais e/ou normativos que definam normas e procedimentos para o trabalho de avaliao (BERNARDES, 1998, p. 17; BELLOTTO, 2004, p. 115); 5. Verifique se o procedimento de avaliao foi realizado no Arquivo Corrente. O ideal que o trabalho de anlise e seleo dos documentos seja efetuado nos arquivos correntes relativos a cada unidade organizacional (MACHADO, 1981, p. 11; CASTRO; CASTRO; GASPARIN, 1988, p. 112; ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS, 1988, p. 2); 6. Analise os conjuntos e fluxos documentais antes de proceder avaliao (BERNARDES, 1998, p. 17; BELLOTTO, 2004, p. 114); 7. Realize o processo de avaliao sobre conjuntos de documentos e no sobre unidades individualizadas (SCHELLENBERG, 2006, p. 187 e 227; BELLOTTO, 2004, p. 123; BERNARDES, 1998, p. 18; ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS, 1988, p. 3); 8. Identifique os valores dos documentos em questo. Este procedimento consiste na valorao dos documentos, distinguindo-os entre os de valor primrio e secundrio (MACHADO; CAMARGO, 2000, p. 30; ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS, 1988, p. 3; BELLOTTO, 2004, p. 115 e 117; BERNARDES, 1998, p. 17 e 19); 9. Levante dados referentes aos documentos que sero avaliados e entreviste os responsveis pela documentao. Inclui anlise dos seguintes aspectos: natureza,

quantidade, datas-limite, freqncia de consulta, condies de armazenamento, legislao pertinente, contedo e relaes com outras fontes j publicadas, acondicionamento, mtodo de classificao, contexto de produo, espao ocupado, instrumentos de recuperao da informao, estado de conservao, aplicao de recursos tecnolgicos para alterao do suporte, grau de concentrao de assuntos e custo de manuteno da documentao (SCHELLENBERG apud BELLOTTO, 2004, p. 119; PAES, 2006, p. 105; BERNARDES, 1998, p. 17; ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS, 1988, p. 8; MACHADO, 1981, p. 11; MACHADO; CAMARGO, 2000, p. 27; SCHELLENBERG, 2006, p. 229); 10. Analise o fluxo documental. Refere-se ao estudo da estrutura administrativa do rgo (anlise das competncias, funes e atividades de cada uma das unidades), que permite conhecer as atividades referentes s vrias fases de arquivamento (MACHADO, 1981, p. 11; ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS

TCNICAS, 1988, p. 7; BERNARDES, 1998, p. 17); 11. Realize o levantamento de todos os atos ou aes referentes a descarte, efetuados anteriormente na instituio (MACHADO, 1981, p. 11; ASSOCIAO

BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS, 1988, p. 8); 12. Mantenha-se atualizado. necessrio possuir conhecimentos sobre as matrias de que tratam os diferentes conjuntos de documentos submetidos a exame (BELLOTTO, 2004, p. 119; MACHADO, 1981, p. 11; ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS, 1988, p. 8); 13. Estabelea o perfil dos usurios do arquivo (ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS, 1988, p. 8; MACHADO, 1981, p. 12); 14. Pondere sobre as atividades de arranjo e descrio ao proceder a avaliao (BELLOTTO, 2004, p. 117 e 124); 15. Verifique se o rgo possui um arquivo permanente que custodie documentos semelhantes queles objetos da anlise (ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS, 1988, p. 5).

Critrios: Devem ser preservados permanentemente: a) Sries ou grupos que contenham informao na forma mais prpria ao uso e mais condensada. O critrio da forma est relacionado com o grau de concentrao ou compactao da informao nos documentos ou com o aspecto fsico que o prprio documento apresente, ou seja, preserva-se a espcie documental que apresente a informao da forma mais completa, inteligvel e de mais fcil consulta (SOARES, 1975, p. 10; CASTRO; CASTRO; GASPARIN, 1988, p. 116; SCHELLENBERG apud BELLOTTO, 2004, p. 122; SCHELLENBERG, 2006, p. 202); b) Sries ou grupos que espelhem a atuao, o comportamento, as realizaes e conquistas das unidades (SOARES apud BELLOTTO, 2004, p. 116); c) Sries documentais que possuam relevncia tanto para a administrao como para historiografia (BELLOTTO, 2004, p. 115 e 116); d) Documentos que so julgados como importantes pelo usurio da informao de forma coletiva ou individual (SCHELLENBERG, 2006, p. 203; ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS, 1988, p. 8; MACHADO, 1981, p. 12; SCHELLENBERG apud BELLOTTO, 2004, p. 122; SOARES, 1975, p. 10; CASTRO; CASTRO; GASPARIN, 1988, p. 116); e) Toda a documentao anterior a 1930 (MACHADO, 1981, p. 12); f) Uma amostragem representativa do conjunto documental avaliado (ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS, 1988, p. 3; MACHADO; CAMARGO, 2000, p. 31); g) O documento em que a informao nele contida nica, no podendo ser encontrada em outras fontes documentrias apud (CASTRO; CASTRO; p. GASPARIN, SOARES, 1988, 1975, p. p. 116; 10;

SCHELLENBERG

BELLOTTO,

2004,

122;

SCHELLENBERG, 2006, p. 200); h) Os documentos pblicos que possuem valor de informao sobre pessoas fsicas (pesquisadores e pblico em geral), entidades, coisas, fatos, fenmenos, problemas, condies com que o rgo tenha tratado (ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS, 1988, p. 6; MACHADO, 1981, p. 12; CASTRO; CASTRO; GASPARIN, 1988, p. 115; BELLOTTO, 2004, p. 120; SCHELLENBERG, 2006, p. 182, 199 e 205; ARQUIVO NACIONAL apud BELLOTTO, 2004, p. 122; PAES, 2006, p. 108; SOARES, 1975, p. 10);

i) Os documentos que apresentam informaes relevantes sobre o tema abordado no arquivo (ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS, 1988, p. 5; SCHELLENBERG, 2006, p. 181; BELLOTTO, 2004, p. 119); j) Os documentos pblicos que contm informaes sobre a criao e os objetivos de um rgo ou instituio. Como exemplo, pode-se citar: atos de criao (leis, decretos, resolues) e atos constitutivos (estatutos, contratos sociais) (ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS, 1988, p. 6; MACHADO, 1981, p. 12; SCHELLENBERG, 2006, p. 188 e 189; SOARES, 1975, p. 10; ARQUIVO NACIONAL apud BELLOTTO, 2004, p. 122; PAES, 2006, p. 108; BERNARDES, 1998, p. 27); k) Os documentos relativos a direitos patrimoniais da instituio e direitos individuais de certos cidados ou do pblico em geral (ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS, 1988, p. 6; MACHADO, 1981, p. 12; ARQUIVO NACIONAL apud BELLOTTO, 2004, p. 122; RIEGER apud BELLOTTO, 2004, p. 118); l) Os documentos que resumem as sucessivas operaes executadas na organizao para o desenvolvimento e desempenho de uma funo. Exemplos: regulamentos, regimentos, os principais organogramas e fluxogramas com as suas respectivas alteraes, atas e relatrios da direo, plantas, acordos, convnios, correspondncia definindo e delegando poderes e responsabilidades, planos, projetos e programas que tratem das atividadesfim da instituio e correspondncia mostrando as relaes com outras entidades, outros governos e com o pblico (ARQUIVO NACIONAL apud BELLOTTO, 2004, p. 123; BERNARDES, 1998, p. 27 e 28; SCHELLENBERG, 2006, p. 181, 186 e 188; MACHADO; CAMARGO, 2000, p. 30; ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS, 1988, p. 6; MACHADO, 1981, p. 12; CASTRO; CASTRO; GASPARIN, 1988, p. 115); m) Os documentos concernentes administrao de pessoal. Exemplos: acordos e reajustes salariais, planos de remunerao e classificao de cargos (MACHADO; CAMARGO, 2000, p. 30; ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS, 1988, p. 6; MACHADO, 1981, p. 12; ARQUIVO NACIONAL apud BELLOTTO, 2004, p. 123); n) Os documentos que firmam jurisprudncia, a exemplo dos pareceres normativos, jurdicos e decises relativas s atividades da entidade (ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS, 1988, p. 6; MACHADO, 1981, p. 12; BERNARDES, 1998, p. 28; ARQUIVO NACIONAL apud BELLOTTO, 2004, p. 123); o) Os documentos que respondam a questes tcnico-cientficas relativas s atividades especficas da instituio. Exemplos: plantas, marcas e patentes, projetos e dados de pesquisa cientfica e tecnolgica (MACHADO, 1981, p. 12; ASSOCIAO BRASILEIRA DE

NORMAS TCNICAS, 1988, p. 6; PAES, 2006, p. 108; ARQUIVO NACIONAL apud BELLOTTO, 2004, p. 123; BERNARDES, 1998, p. 28); p) Os documentos de divulgao ou de promoo da instituio. Exemplos: folhetos, fotos, boletins, formulrios, cartazes, convites (ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS, 1988, p. 6; MACHADO, 1981, p. 12; SCHELLENBERG, 2006, p. 195; ARQUIVO NACIONAL apud BELLOTTO, 2004, p. 123; BERNARDES, 1998, p. 28); q) Os registros visuais ou sonoros que reflitam fatos da vida da instituio. Exemplos: programas audiovisuais, filmes e fitas de comemoraes, solenidades (ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS, 1988, p. 6; ARQUIVO NACIONAL apud BELLOTTO, 2004, p. 123); r) Os documentos que reflitam decises concernentes organizao, programas substantivos e normas (PAES, 2006, p. 108; MACHADO; CAMARGO, 2000, p. 30; ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS, 1988, p. 6; MACHADO, 1981, p. 12; SCHELLENBERG, 2006, p. 183, 187 e 189); s) Os documentos cujas caractersticas extrnsecas, sejam de comprovado valor artstico e cultural. Nesse aspecto, incluem-se documentos contendo vinhetas, iluminuras, caligrafias especiais, ortografias obsoletas, bem como todos aqueles que representem um testemunho de expresso cultural do passado recente ou remoto da instituio (BERNARDES, 1998, p. 28; MACHADO, 1981, p. 12; ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS, 1988, p. 6; ARQUIVO NACIONAL apud BELLOTTO, 2004, p. 123).

APNDICE B Ordem decrescente dos critrios de avaliao apontados pelos entrevistados

Nmero Critrios de respostas 4 Sries documentais que possuam relevncia tanto para a administrao como para historiografia; 4 Documentos que so julgados como importantes pelo usurio da informao de forma coletiva ou individual; 4 O documento em que a informao nele contida nica, no podendo ser encontrada em outras fontes documentrias; 4 Os documentos pblicos que contm informaes sobre a criao e os objetivos de um rgo ou instituio. Como exemplo, pode-se citar: atos de criao (leis, decretos, resolues); atos constitutivos (estatutos, contratos sociais); 4 Os documentos relativos a direitos patrimoniais da instituio e direitos individuais de certos cidados ou do pblico em geral; 4 Os documentos que firmam jurisprudncia, a exemplo dos pareceres normativos, jurdicos e decises relativas s atividades da entidade; 4 Os documentos que respondam a questes tcnico-cientficas relativas s atividades especficas da instituio. Exemplos: plantas, marcas e patentes, projetos e dados de pesquisa cientfica e tecnolgica; 3 Sries ou grupos que espelhem a atuao, o comportamento, as realizaes e conquistas das unidades; 3 Os documentos que resumem as sucessivas operaes executadas na organizao para o desenvolvimento e desempenho de uma funo. Exemplos: regulamentos, regimentos, os principais organogramas e fluxogramas com as suas respectivas alteraes, atas e relatrios da direo, plantas, acordos, convnios,

correspondncia definindo e delegando poderes e responsabilidades, planos projetos e programas que tratem das atividades fins da instituio, correspondncia mostrando as relaes com outras entidades, outros governos e com o pblico; 3 Os documentos concernentes administrao de pessoal. Exemplos: acordos e reajustes salariais, planos de remunerao e classificao de cargos;

Os documentos de divulgao ou de promoo da instituio. Exemplos: folhetos, fotos, boletins, formulrios, cartazes, convites;

Os registros visuais ou sonoros que reflitam fatos da vida da instituio. Exemplos: programas audiovisuais, filmes e fitas de comemoraes, solenidades;

Os documentos que reflitam decises concernentes organizao, programas substantivos e normas;

Os documentos cujas caractersticas extrnsecas, sejam de comprovado valor artstico e cultural. Nesse aspecto, incluem-se documentos contendo vinhetas, iluminuras, caligrafias especiais, ortografias obsoletas, bem como todos aqueles que representem um testemunho de expresso cultural do passado recente ou remoto da instituio;

Sries ou grupos que contenham informao na forma mais prpria ao uso e mais condensada. O critrio da forma est relacionado com o grau de concentrao ou compactao da informao nos documentos ou com o aspecto fsico que o prprio documento apresente, ou seja, preserva-se a espcie documental que apresente a informao da forma mais completa, inteligvel e de mais fcil consulta;

Os documentos pblicos que possuem valor de informao sobre pessoas fsicas (pesquisadores, pblico em geral), entidades, coisas, fatos, fenmenos, problemas, condies com que o rgo tenha tratado;

Os documentos que apresentam informaes relevantes sobre o tema abordado no arquivo;

1 1

Toda a documentao anterior a 1930; Uma amostragem representativa do conjunto documental avaliado.

Quadro 1: Critrios de avaliao

APNDICE C Ordem decrescente dos procedimentos de avaliao apontados pelos entrevistados

Nmero Procedimentos de respostas 4 Anlise dos conjuntos e fluxos documentais antes de proceder avaliao; 4 Anlise do fluxo documental. Refere-se ao estudo da estrutura administrativa do rgo (anlise das competncias, funes e atividades de cada uma das unidades), que permite conhecer as atividades referentes s vrias fases de arquivamento; 3 3 Uso do bom senso; Realizao do processo de avaliao sobre conjuntos de documentos e no sobre unidades individualizadas; 3 Identificao dos valores dos documentos em questo. Este procedimento consiste na valorao dos documentos, distinguindo-os entre os de valor primrio e secundrio; 3 Manter-se atualizado. necessrio possuir conhecimentos sobre as matrias de que tratam os diferentes conjuntos de documentos submetidos a exame; 3 3 2 2 Estabelecer o perfil dos usurios do arquivo; Ponderar sobre as atividades de arranjo e descrio ao proceder a avaliao; No se baseou na intuio ou em suposies arbitrrias de valor; Convocao e constituio formal, e em carter permanente, da Comisso Interdisciplinar de avaliao de documentos; 2 Definio metodolgica e terica do trabalho de avaliao. Isso consiste na elaborao de textos legais e/ou normativos que definam normas e procedimentos para o trabalho de avaliao; 2 Verifica-se se o procedimento de avaliao foi realizado no Arquivo Corrente. O ideal que o trabalho de anlise e seleo dos documentos seja efetuado nos arquivos correntes relativos a cada unidade organizacional; 2 Levantamento de dados referentes aos documentos que sero avaliados e entrevista com os responsveis pela documentao. Inclui anlise dos seguintes aspectos: natureza, quantidade, datas-limite, freqncia de consulta, condies de armazenamento, legislao pertinente, contedo e relaes com outras fontes j publicadas, acondicionamento, mtodo de classificao, contexto de produo,

espao ocupado, instrumentos de recuperao da informao, estado de conservao, aplicao de recursos tecnolgicos para alterao do suporte, grau de concentrao de assuntos, custo de manuteno da documentao; 2 Realizao do levantamento de todos os atos ou aes referentes a descarte, efetuados anteriormente na instituio; 2 Verificar se o rgo possui um arquivo permanente que custodie documentos semelhantes queles objetos da anlise. Quadro 2: Procedimentos de avaliao