EL PROCESO ADMINISTRATIVO: LA PLANEACIN

I. Introduccin Desde que el hombre apareci ha trabajado, tratando de lograr en sus actividades la mayor efectividad posible; para ello ha utilizado en cierto grado a la administracin. Con la aparicin del estado (en sentido amplio), surgieron la ciencia, la literatura, la religin, la organizacin poltica, la escritura y el urbanismo. La administracin se ha tornado indispensable en el manejo de cualquier tipo de empresa, ya que a travs de aquella se logra la obtencin de eficiencia, la optimizacin de los recursos y la simplificacin del trabajo. La prctica de la administracin ha existido desde los tiempos ms remotos, es un esfuerzo total para dirigir, guiar e integrar esfuerzos humanos asociados orientados hacia algunos fines especficos. Se ha concebido como un conjunto de las actividades necesarias de los individuos de una organizacin encargados de ordenar, impulsar y facilitar los esfuerzos asociados de un grupo de individuos reunidos para lograr determinados objetivos. Es una necesidad comn de todas las organizaciones, es en gran medida la ordenacin racional de medios para la realizacin de fines determinados. Para lograr dichos fines es necesario seguir un proceso, llamado proceso administrativo, el cul en este trabajo viene perfectamente detallado para su comprensin Este proceso administrativo es la frmula, o la manera ordenada de llevar una empresa, ya que abarca todos y cada uno de los elementos necesario para conformar una empresa, a continuacin veremos las caractersticas y los elementos de cada uno de los pasos del proceso administrativo, as como una introduccin a la historia de la administracin y algunos conceptos necesarios de las empresas

II. Antecedentes histricos de la Administracin poca primitiva Los miembros de la tribu realizaban actividades de caza, pesca y recoleccin. Los jefes de familia tomaban las decisiones de mayor importancia. Se conoci en forma primitiva la divisin del trabajo, esto fue originado por la diferencia de capacidad entre los dos sexos y la diferencia de capacidad segn las edades de los integrantes de la sociedad.
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Cuando el hombre empez a trabajar en grupo surgi la administracin como una asociacin de esfuerzos para lograr un fin determinado que requiere la participacin de varias personas. poca feudal Las relaciones sociales se caracterizan por un rgimen de servidumbre. La administracin del feudo estaba sujeta al criterio del seor feudal. Los siervos se vuelven trabajadores independientes, lo que da origen a los talleres artesanales y a un sistema de oficios con nuevas estructuras de autoridad en la administracin. Surgen nuevas formas de administracin: estructuras de trabajo extensas y niveles de supervisin escasos. Surgen los gremios (antecedente del sindicato), que regulaban los horarios, salarios y dems condiciones de trabajo. Revolucin industrial Aparicin de diversos inventos que propiciaron el desarrollo industrial. Desaparecen los talleres artesanales. Centraliza la produccin lo que da origen a un sistema de fbricas donde el empresario es dueo de los medios de produccin y el trabajador vende su fuerza de trabajo. Surge la especializacin y la produccin en serie. Explotacin inhumana del trabajador: horarios excesivos, ambiente de trabajo insalubre, labores peligrosas. La complejidad del trabajo hace necesaria la aparicin de especialistas en administracin. Siglo XX a la fecha Gran desarrollo tecnolgico e industrial. Surge la administracin cientfica con Frederick Wislow Taylor. Surgen numerosos investigadores de la administracin, teniendo esta un desarrollo y proyeccin definitivos. La administracin se torna indispensable en el manejo de cualquier empresa

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III.- Concepto de Proceso Administrativo

Se puede conceptuar a la administracin como el esfuerzo humano coordinado para obtener la optimizacin de los todos los recursos a travs del proceso administrativo, a fin de lograr los objetivos constitucionales. Se refiere a planear y organizar la estructura de rganos y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuacin de los medios (rganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar.

Proceso Administrativo
El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin, mismas que se interrelacionan y forman un progreso integral. El proceso administrativo se divide de la siguiente manera: -Planeacin. Qu se quiere hacer? -Organizacin. Cmo se va a hacer? -Direccin. Que alguien lo dirija. -Control. Cmo se ha realizado?

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Elementos del Proceso Administrativo

En forma grfica el proceso administrativo estara representado: A pesar de que la Administracin es un proceso, constituye una unidad indisoluble, pues durante su aplicacin, cada parte, cada acto, cada etapa se realiza al mismo tiempo y una con la otra estn relacionadas mutuamente. Por lo dicho, el proceso administrativo, es imposible dividirlo, sin embargo con el propsito de estudiar, comprender y aplicar mejor la administracin, es necesario separar las funciones que comprende; aunque en la prctica, no siempre es posible separar una funcin de otra. La clasificacin puede hacerse entre mecnica, y dinmica administrativa. Dentro de la Mecnica Administrativa estn incluidas las siguientes funciones: Previsin especifica............................................... Qu puede hacerse? Planificacin especifica.......................................... Qu se va hacer? Organizacin especifica......................................... Cmo se va hacer? Dentro de la dinmica Administrativa se encuentran las siguientes funciones: Integracin especifica............................................. Con que se va hacer? Control especifico................................................... Cmo se ha realizado?

IV.- Concepto de Administracin La administracin, por lo tanto es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organizacin y el empleo de todos los dems recursos organizacionales, con el propsito de alcanzar metas establecidas por la organizacin.

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Algunos autores dicen lo siguiente: Isaac Guzmn Valdivia Es la direccin eficaz de las actividades y la colaboracin de otras personas para obtener determinados resultados. Harold Koontz y Cyril O'Donnell Es la direccin de un organismo social y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes. Henry Sisk y Mario Sverdlik Es la coordinacin de todos los recursos a travs del proceso de planeacin, direccin y control, a fin de lograr objetivos establecidos. American Management Association La administracin es la actividad por la cual se obtienen determinados resultados a travs del esfuerzo y la cooperacin de otros.

Elementos de la administracin
La mayora de los conceptos de administracin utilizan los siguientes trminos:

a) Objetivo: la administracin siempre est enfocada a lograr determinados fines o resultados. b) Eficacia: se refiere a lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del producto o
servicio en trminos de cantidad y tiempo.

c) Eficiencia: esto es hacer las cosas bien. Es lograr los objetivos garantizando los recursos
disponibles al mnimo costo y con la mxima calidad.

d) Grupo social: es necesario que exista un grupo social para que se d la administracin. e) Coordinacin de recursos: en la administracin se requiere combinar, sistematizar y
analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro de un fin comn.

f) Productividad: es la relacin entre la cantidad de insumos necesarios para producir un

determinado bien o servicio. Es la obtencin de los mximos resultados con el mnimo de recursos, en trminos de eficiencia y eficacia.
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V.-La empresa:
5.1 Concepto: Nace para atender las necesidades de la sociedad y crea satisfactores a cambio de una retribucin que compense el riesgo de los inversionistas. un organismo social con vida jurdica propia, que opera conforme a las leyes vigentes, organiza de acuerdo a conocimientos de propiedad pblica y con una tecnologa propia o legalmente autorizada para elaborar productos o servicios con el fin de cubrir necesidades del mercado, mediante una retribucin que le permita recuperar sus costos, obtener una utilidad por el riesgo que corre su inversin y, en algunos casos, para pagar la explotacin de una marca, una patente y/o una tecnologa, y para canalizar los recursos en el mejoramiento continuo de sus procesos, sus productos y de su personal (capacitacin).

5.2 Caractersticas de la empresa

Persigue retribucin por los bienes o servicios que presta. Es una unidad jurdica. Opera conforme a leyes vigentes (fiscales, laborales, ecolgicas, de salud, etc). Se fija objetivos. Es una unidad econmica. La negociacin es la base de su vida, compra y vende. Integra y organiza recursos ya sean propios o ajenos. Se vale de la administracin para operar un sistema propio. Corre riesgos. Investiga el mejoramiento de sus productos, sus procesos y sus servicios.

5.3 Clasificacin de la Empresa Por su giro

Industriales: Las empresas industriales se dedican a la extraccin y transformacin de

recursos naturales renovables y no renovables, as como, a la actividad agropecuaria y a la manufactura de bienes de produccin y de bienes de consumo final.

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 Comerciales: Estas empresas se dedican a la compra y venta de productos terminados y

sus canales de distribucin son los mercados mayoristas, minoristas o detallistas y los comisionistas.

De servicio: Las empresas de servicio ofrecen productos intangibles y pueden tener fines
lucrativos o no lucrativos. Por sectores econmicos

Agropecuario: Agricultura, Ganadera, Silvicultura y Pesca. Industrial: Extractiva y de Transformacin. De servicios: comercio, Restaurantes, Transporte, Comunicaciones, Alquiler de inmuebles,
Profesionales, Educativos, Mdicos, Gubernamentales, Financieros.

Por el origen de su capital:

Pblicas: En este tipo de empresas el capital proviene del Estado, para satisfacer las
necesidades que la iniciativa privada no cubre.

Privadas: El origen del capital de las empresas privadas proviene de inversionistas

particulares y no interviene ninguna partida del presupuesto destinado hacia las empresas del Estado.

Transnacionales: El capital de estas empresas proviene del extranjero. Mixtas: El capital de las empresas mixtas proviene de dos o todas las formas anteriores
Por su tamao:
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Microempresas Pequeas empresas Medianas empresas Empresas formales, activas, en Chile

: ventas anuales hasta 2.400 UF : ventas anuales entre 2.400 -25.000 UF : ventas anuales entre 25.000-100.000 UF : 723 mil

5.4 Objetivos de la Empresa Econmico- Empresariales:

Retribuir el riesgo que corre el capital invertido por los accionistas. Mantener el capital a valor presente. Obtener beneficios arriba de los intereses bancarios para repartir utilidades a los
inversionistas.

Reinvertir en el crecimiento de la empresa

5.5 reas funcionales de la empresa Produccin

a) Ingeniera del producto b) Ingeniera de planta c) Producto en proceso

d) Almacenamiento

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Mercadotecnia a) Publicidad b) Precio c) Plaza d) Producto Finanzas a) Financiamiento b) Contralora Factor Humano a) Capacitacin

b) Seleccin de personal c) Sueldos y salarios d) Higiene de la empresa

5.6 Recursos de la Empresa La empresa cuenta con recursos financieros ( el capital con que cuenta la empresa), materiales (los terrenos, propiedades, mobiliario con que cuenta la empresa), tcnicos (la maquinaria con que cuenta la empresa) y de sistemas (el software con que cuenta la empresa

VI.- PLANEACION
6.1 Concepto:
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La Planeacin es decir por adelantado, qu hacer, cmo y cundo hacerlo, y quin ha de hacerlo. La planeacin cubre la brecha que va desde donde estamos hasta dnde queremos ir. La planeacin es un proceso intelectualmente exigente; requiere la determinacin de los cursos de accin y la fundamentacin de las decisiones, en los fines, conocimientos y estimaciones razonadas. La tarea de la planeacin es exactamente: minimizacin del riesgo y el aprovechamiento de las oportunidades. Es esencial para que las organizaciones logren ptimos niveles de rendimiento, estando directamente relacionada con ella, la capacidad de una empresa para adaptarse al cambio. La planificacin incluye elegir y fijar las misiones y objetivos de la organizacin. Despus, determinar las polticas, proyectos, programas, procedimientos, mtodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo adems la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de accin futuros. 6.2 Importancia: En las organizacin, la planificacin es el proceso de establecer metas y elegir los medios para alcanzar dichas metas. Sin planes los gerentes no pueden saber cmo organizar su personal ni sus recursos debidamente. Quizs incluso ni siquiera tengan una idea clara de que deben organizar, sin un plan no pueden dirigir con confianza ni esperar que los dems le sigan. Sin un plan, los gerentes y sus seguidores no tienen muchas posibilidades de alcanzar sus metas ni de saber cuando ni donde se desvan del camino. El control se convierte en un ejercicio ftil. 6.3 Beneficios: Con mucha frecuencia los planes eficientes afectan el futuro de toda la organizacin. La planificacin es fundamental, ya que esta: 1. Permite que la empresa est orientada al futuro. 2. Facilita la coordinacin de decisiones. 3. Resalta los objetivos organizacionales. 4. Se determina anticipadamente qu recursos se van a necesitar para que la empresa opere eficientemente. 5. Permite disear mtodos y procedimientos de operacin. 6. Evita operaciones intiles y se logran mejores sistemas de trabajo. 7. La planeacin es la etapa bsica del proceso administrativo: precede a la organizacin, direccin y control, y es su fundamento. 8. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo. Se eliminan en lo posible las decisiones arbitrarias, las basadas en el sentimiento o en la improvisacin 9. Facilita el control la permitir medir la eficiencia de la empresa. 10. Propicia el desarrollo de la empresa.

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11. Reduce al mximo los riesgos. Se reduce la actividad dispersa, la duplicidad de esfuerzos y los movimientos intiles. 12. Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo. 13. Todos los esfuerzos se dirigen hacia los resultados deseados y se logra una secuencia de esfuerzos efectivos. 14. Se reduce al mnimo el trabajo no productivo. 15. Se coordinan las actividades hacia el objetivo predeterminado. 16. Los gastos totales se reducen al mnimo. 17. Ayuda a realizar futuras posibilidades entre cursos alternativos. 18. Gua el pensamiento administrativo. 19. Ayuda a contestar la pregunta: QUE HACER SI.... 20. Se elimina el trabajo a base de supuestos.

6.4 Limitaciones: Dentro de las limitaciones de la planeacin podemos mencionar: a) La planeacin consume tiempo y dinero; sin embargo, esto no es sino una inversin cuya recuperacin y beneficios adicionales se producen por medio de resultados ms efectivos, econmicos y rpidos. b) Los buenos esfuerzos de planeacin no pueden apresurarse, se requiere tomar el tiempo necesario para reflexionar, localizar y analizar datos suficientes, para considerar posibles cursos de accin y para formular el plan en s. c) Debe balancearse el empleo de recursos dedicados a la planeacin, de tal manera que su costo no llegue a exceder a su verdadera utilidad. d) Dificultad para llegar a los datos precisos con relacin al futuro. e) La gente se interesa ms en el presente que en el futuro. f) La planeacin es costosa.

6.5 Propsito: La planeacin reduce el impacto del cambio, minimiza el desperdicio y la redundancia y fija los estndares para facilitar el control. La planeacin establece un esfuerzo coordinado. Da direccin tanto a los administradores como a lo que no lo son. Cuando todos los interesados saben a dnde va la organizacin y con que deben contribuir para lograr el objetivo, pueden empezar a coordinar sus actividades, a cooperar unos con otros, y a trabajar en equipo. La falta de planeacin puede dar lugar a un zigzagueo y as evitar que una organizacin se mueva con eficiencia hacia sus objetivos. La planeacin reduce la incertidumbre. Tambin aclara la consecuencia de las acciones que podran tomar los administradores en respuesta al cambio. La planeacin tambin reduce la superposicin y desperdicios de actividades. La coordinacin antes del hecho probablemente descubra desperdicios y redundancia. Adems cuando los medios y los fines estn claros, la ineficiencias son obvias.
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En resumen los propsitos son:

Disminuir el riesgo del fracaso Evitar los errores y asegurar el xito de la empresa Administrar con eficiencia los recursos de la empresa Asegurar el xito en el futuro

A manera de sntesis podemos decir que el propsito y naturaleza de cada plan y de todos los planes de apoyo es favorecer el logro de los objetivos de la empresa.

6.6 Principios de la planeacin: En la Planeacin se pueden considerar los principios siguientes: Precisin: El curso o los cursos de accin a seguir deben ser precisos, bien definidos dado que van a seguir acciones concretas. Hay que reducir en lo posible el campo de lo eventual y de la imprevisin y emplear planes tan detallados como sea conveniente. Flexibilidad: Todo plan debe dejar suficiente margen, para que se pueda absorber los cambios que puedan surgir; cambios debido a los imprevisible, o a las variaciones que se hayan presentado en las circunstancias despus de haber cumplido con la etapa de la previsin y que se hicieron evidente gracias al proceso de revisin continua a que todo plan debe estar sujeto. Unidad de direccin: Para cada objetivo se sigue un curso de accin definido, adecuadamente coordinado con los dems objetivos y con sus cursos de accin correspondientes. De tal manera que aunque dentro de una empresa se estn realizando simultneamente varios planes, todos ellos deben estar integrados y coordinados de tal manera, que bien pueda decirse que existe un solo plan general. Consistencia: Todo plan deber estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que todos interacten en conjunto, logrando as una coordinacin entre los recursos, funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos. Rentabilidad: Todo plan deber lograr una relacin favorable de los beneficios que espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos ltimos y el valor de los resultados

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que se obtendrn en la forma ms cuantitativa posible. El plan debe expresar que los resultados deben ser superiores a los insumos o gastos. Participacin Todo plan deber tratar de conseguir la participacin de las personas que habrn de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento

6.7 Pasos en la planeacin: Los administradores siguen esencialmente todos los pasos en cualquier tipo de planeacin: 1. Deteccin de las oportunidades: La deteccin de las oportunidades tanto en el ambiente externo como dentro de organizacin, es el verdadero punto de partida de la planeacin. La planeacin requiere de un diagnostico realista de la determinacin de oportunidades. 2. Establecimiento de objetivos. El segundo paso de la planeacin consiste en establecer objetivos para toda la empresa y despus para cada unidad de trabajo subordinadas, lo cual debe realizarse tanto para a corto plazo, como largo. 3. Desarrollo de premisas. El tercer paso lgico de la planeacin es establecer, difundir obtener consenso para utilizar premisas crticas de la planeacin tales como pronsticos, las polticas bsicas y los planes ya existentes en la compaa. 4. Determinacin de curso alternativo de accin. Consiste en buscar cursos alternativos de accin, en particular aquellos que no resultan inmediatamente evidentes. Pocas veces hay un plan para el que no existan alternativas razonables y con bastante frecuencia, una que no es obvia resulta ser la mejor. 5. Evaluacin de cursos alternativos de accin. Despus de buscar los cursos alternativos y examinar sus puntos fuertes y dbiles el paso siguiente es evaluarlos, ponderando a la luz de las premisas y metas previamente fijas. 6. Seleccin de un curso de accin. Este es el punto en el cual se adopta un plan, el punto real de la toma de decisiones. Ocasionalmente un anlisis y evaluacin de cursos alternativos revelara que dos o ms de ellos son aconsejables y quizs el administrador decida seguir varios cursos en lugar del mejor. 7. Expresin numrica de los planes a travs del presupuesto. Se debe presentar una expresin numrica convertida en presupuesto, si se preparan bien los presupuestos se convierten en un medio para sumar los diversos planes y fijar estndares importantes contra los que se puedan medir el avance de la planeacin.
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6.8 Elementos de la planeacin: A los elementos de la planeacin, tambin se les llama tipos de planes y segn stos, toda operacin debe tener un propsito o meta. A continuacin mencionamos los diferentes tipos de planes: 6.8.1 Los objetivos: Algunas veces se les llaman metas y actividades. Son resultados que una empresa pretende alcanzar, o situaciones hacia donde sta pretende llegar. Representan no solo el punto final de la planeacin, sino tambin el lugar hacia donde se encaminan la organizacin, integracin, direccin, liderazgo y control; as que, los objetivos y metas son considerados como planes. 6.8.1.2 Importancia de los objetivos Establecer objetivos es esencial para el xito de una empresa, stos establecen un curso a seguir y sirven como fuente de motivacin para todos los miembros de la empresa. 6.8.1.3 Razones para establecer objetivos son: Permiten enfocar esfuerzos hacia una misma direccin. Sirven de gua para la formulacin de estrategias. Sirven de gua para la asignacin de recursos. Sirven de base para la realizacin de tareas o actividades. Permiten evaluar resultados, al comparar los resultados obtenidos con los objetivos propuestos y, de ese modo, medir la eficacia o productividad de la empresa, de cada rea, de cada grupo o de cada trabajador. vi. Generan coordinacin, organizacin y control. vii. Generan participacin, compromiso y motivacin; y, al alcanzarlos, generan un grado de satisfaccin. viii. Revelan prioridades. ix. Producen sinergia. x. Disminuyen la incertidumbre. i. ii. iii. iv. v.

6.8.1.4 Caractersticas de los objetivos

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Los objetivos deben ser: a) Medibles Los objetivos deben ser mensurables, es decir, deben ser cuantitativos y estar ligados a un lmite de tiempo. Por ejemplo, en vez del objetivo: aumentar las ventas, un objetivo medible sera: aumentar las ventas en un 20% para el prximo mes. Sin embargo, es posible utilizar objetivos genricos, pero siempre y cuando stos estn acompaados de objetivos especficos o medibles que en conjunto, permitan alcanzar los genricos. b) Claros Los objetivos deben tener una definicin clara, entendible y precisa, no deben prestarse a confusiones ni dejar demasiados mrgenes de interpretacin. c) Alcanzables Los objetivos deben ser posibles de alcanzar, deben estar dentro de las posibilidades de la empresa, teniendo en cuenta la capacidad o recursos (humanos, financieros, tecnolgicos, etc.) que sta posea. Se debe tener en cuenta tambin la disponibilidad de tiempo necesario para cumplirlos. d) Desafiantes Deben ser retadores, pero realistas. No deben ser algo que de todas maneras suceder, sino algo que signifique un desafi o un reto. Objetivos poco ambiciosos no son de mucha utilidad, aunque objetivos fciles al principio pueden servir de estmulo para no abandonar el camino apenas ste se haya iniciado. e) Realistas Deben tener en cuenta las condiciones y circunstancias del entorno en donde se pretenden cumplir, por ejemplo, un objetivo poco realista sera aumentar de 10 a 1000 empleados en un mes. Los objetivos deben ser razonables, teniendo en cuenta el entorno, la capacidad y los recursos de la empresa. f) Coherentes Deben estar alineados y ser coherentes con otros objetivos, con la visin, la misin, las polticas, la cultura organizacional y valores de la empresa.

6.8.1.5 Tipos de objetivos De acuerdo a su naturaleza, los objetivos se clasifican en:

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a. Objetivos generales Son expresiones genricas. Algunos ejemplos de objetivos generales o genricos son: i. Ser el lder del mercado. ii. Incrementar las ventas. iii. Generar mayores utilidades. iv. Obtener una mayor rentabilidad. v. Lograr una mayor participacin en el mercado. vi. Ser una marca lder en el mercado. vii. Ser una marca reconocida por su variedad de diseos. viii. Aumentar los activos. ix. Sobrevivir. x. Crecer.

Dentro de los objetivos generales, se encuentra la visin de la empresa, que es el principal objetivo general que persigue una empresa. b. Objetivos especficos Son objetivos concretos necesarios para lograr los objetivos generales. Estn expresados en cantidad y tiempo. Algunos ejemplos de objetivos especficos son: i. Aumentar las ventas mensuales en un 20%. ii. Generar utilidades mensuales mayores a $20 000 a partir del prximo ao. iii. Obtener una rentabilidad anual del 25%. iv. Lograr una participacin de mercado del 20% para el segundo semestre. v. Producir un rendimiento anual del 14% sobre la inversin. vi. Elevar la eficiencia de la produccin en un 20% para el prximo mes. vii. Vender 10 000 productos al finalizar el primer ao. viii. Triplicar la produccin para fin de ao. ix. Adquirir 2 nuevas maquinarias para el segundo semestre. x. Abrir 3 tiendas para el primer trimestre del prximo ao.

c. Objetivos de corto plazo (Operacionales) Son objetivos a nivel de operaciones, se establecen en funcin de los objetivos tcticos. Se hacen generalmente para un plazo no mayor de un ao.

d. Objetivos de largo plazo (Estratgicos)

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Son objetivos a nivel de la organizacin, sirven para definir el rumbo de la empresa. Se hacen generalmente para un periodo de cinco aos, y tres como mnimo. Cada objetivo estratgico requiere una serie de objetivos tcticos.

e. Objetivos de mediano plazo (Tcticos) Son objetivos a nivel de reas o departamentos, se establecen en funcin de los objetivos estratgicos. Se hacen generalmente para un periodo de uno a tres aos. Cada objetivo tctico requiere una serie de objetivos operacionales.

6.8.1.6 Recomendaciones sobre el uso de objetivos Para finalizar veamos algunos consejos sobre el uso de objetivos: Se deben establecer objetivos generales, pero siempre y cuando stos sirvan de referencia para establecer objetivos especficos. Establecer solamente objetivos generales, puede generar confusin y falta de conciencia de hacia dnde realmente se quiere llegar, siempre es necesario acompaarlos con objetivos especficos. ii. Es necesario establecer objetivos para la empresa en general, para cada divisin o rea, y para cada equipo de trabajo. Los objetivos para cada equipo se establecen en funcin de los objetivos de cada rea, y los objetivos de cada rea se formulan en funcin de los objetivos de la empresa. iii. Los objetivos no deben ser estticos, se debe tener la suficiente flexibilidad como para poder adaptarlos a los cambios inesperados que podran suceder en el entorno, por ejemplo, los cambios repentinos en los gustos de los consumidores como producto de nuevas modas. iv. Siempre se deben establecer prioridades, cumpliendo los objetivos en orden de importancia o urgencia. v. Y, por ltimo, los objetivos deben ser conocidos por todos los niveles de la empresa, y siempre deben hacerse recordar permanentemente. i.

6.9 Plan operacional El plan operativo es un documento oficial en el que los responsables de una organizacin (empresarial, institucional, no gubernamental...) o un fragmento de la misma (departamento, seccin,...) enumeran los objetivos y las directrices que deben marcar el corto plazo. Por ello, un plan operativo se establece generalmente con una duracin efectiva de un ao, lo que hace que
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tambin sea conocido como plan operativo anual. Es la culminacin del detalle de un plan estratgico y de un plan director. Debido a esta circunstancia, el P.O.A. debe adaptar los objetivos generales de la compaa a cada departamento, y traducir la estrategia global de la misma en el da a da de sus trabajadores. Una de las utilidades fundamentales de establecer un plan operativo radica en que es posible, mediante las herramientas de inteligencia de negocio adecuadas, realizar un seguimiento exhaustivo del mismo, con el fin de evitar desviaciones en los objetivos. En este sentido, las principales herramientas software que ayudan a monitorizar un plan estratgico u operativo son el Cuadro de mando integral, los Sistemas de informacin ejecutiva, y los Sistemas de Soporte a la Decisin. El plan operativo considera el programa de trabajo a realizarse durante un tiempo determinado. Generalmente es anual. Permite planificar y organizar el trabajo en funcin a las necesidades y posibilidades de la organizacin. Es un instrumento de gestin muy til para cumplir objetivos y desarrollar la organizacin. Permite indicar las acciones que se realizarn, establecer plazos de ejecucin para cada accin, definir el presupuesto necesario, y nombrar responsables de cada accin. Permite adems, realizar el seguimiento necesario a todas las acciones y evaluara la gestin anual, semestral, mensual, segn se planifique El plan operativo tiene las siguientes partes: 1) Objetivo General: Se define el objetivo mayor que se busca alcanzar durante el ao y que contribuir sustancialmente al desarrollo de la organizacin. Ejemplo: lograr plena autonoma econmica de nuestra organizacin. 2) Objetivos Especficos: Son los resultados que se desean alcanzar en el ao respectivo. Pueden ser dos o ms objetivos. Ejemplos: a) Recuperar el 90% de las tarifas morosas. b) Implementar la organizacin con unidades mviles ligeras. 3) Actividades y Metas: Se determinan las actividades que se realizarn para lograr los objetivos propuestos, sealando la meta a cumplirse en cada caso. Ejemplos: a. Actividad, Campaa de regularizacin de pagos morosos; Meta, 300 usuarios se ponen al da en sus pagos. b. Actividad, Adquisicin de unidades mviles. Meta, 3 motocicletas adquiridas. 4) Estrategia de Trabajo: Describe la forma cmo se realizarn las actividades y se lograrn las metas y objetivos propuestos. Ejemplo: "Para que los miembros regularicen sus pagos se harn
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campaas de persuasin a los miembros morosos, de darn amnistas y se impondrn sanciones tales como publicacin de una lista negra de socios morosos, corte de agua, multas y otros" 5) Plazo de Ejecucin: Seala los plazos en que se cumplirn cada una de las acciones programadas. Ejemplo: Adquisicin de motocicletas = 120 das hbiles. 6) Responsabilidades: Se designan los responsables de las acciones. Ejemplo: Adquisicin de vehculos = jefe de adquisiciones.

6.10 El plan estratgico: 6.10.1 Definicin: Es un documento formal en el que se intenta plasmar, por parte de los responsables de una compaa (directivos, gerentes, empresarios...) cual ser la estrategia de la misma durante un perodo de tiempo, generalmente de 3 a 5 aos. El plan estratgico es cuantitativo: establece las cifras que debe alcanzar la compaa, manifiesto: describe el modo de conseguirlas, perfilando la estrategia a seguir, y temporal: indica los plazos de los que dispone la compaa para alcanzar esas cifras. El plan estratgico es un programa de actuacin que consiste en aclarar lo que pretendemos conseguir y cmo nos proponemos conseguirlo. Esta programacin se plasma en un documento de consenso donde concretamos las grandes decisiones que van a orientar nuestra marcha hacia la gestin excelente. La herramienta de Business Intelligence dedicada a la inclusin y seguimiento del plan estratgico en una empresa es el Cuadro de Mando Integral o Balanced Scorecard. 6.10.2 Objetivo del plan estratgico

Trazar un mapa de la organizacin, que nos seale los pasos para alcanzar nuestra visin. Convertir los proyectos en acciones (tendencias, metas, objetivos, reglas, verificacin y
resultados) 6.10.3 Por qu se hace un Plan Estratgico?

a) Para afirmar la organizacin: Fomentar la vinculacin entre los rganos de decisin y los
distintos grupos de trabajo. Buscar el compromiso de todos.

b) Para descubrir lo mejor de la organizacin: El objetivo es hacer participar a las personas en la

valoracin de las cosas que hacemos mejor, ayudndonos a identificar los problemas y oportunidades.
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c) Aclarar ideas futuras: Muchas veces, las cuestiones cotidianas, el da a da de nuestra

empresa, nos absorben tanto que no nos dejan ver ms all de maana. Este proceso nos va a obligar a hacer una pausa necesaria para que nos examinemos como organizacin y si verdaderamente tenemos un futuro que construir.

6.10.4 Para qu sirve el Plan Estratgico? La finalidad del Plan Estratgico es definir los objetivos y cules son las mejores acciones que deben llevarse a cabo para alcanzar dichos objetivos. De esta manera se facilita la gestin de la organizacin al hacerla ms transparente, asignar polticas concretas a los diversos sectores implicados y permitir la evaluacin en funcin del cumplimiento de las actuaciones especificadas. Esto genera coherencia entre las acciones que se realizan y las expectativas de la Direccin poniendo a la institucin en relacin con las necesidades del entorno.

6.10.5 Qu contiene el plan estratgico? A qu preguntas responde? A la razn de ser. Nos da vida y sentido: declaracin de la Misin. La misin de una empresa: Es una declaracin duradera del objeto, propsito o razn de ser de una empresa. A diferencia de la visin, la declaracin de la misin contesta la pregunta "cul es nuestra razn de ser?", mientras que la visin contesta la pregunta: "qu queremos ser?". La razn de establecer la misin de una empresa es que sta sirva como punto de referencia que permita que todos los miembros de la empresa acten en funcin de sta, es decir, lograr que se establezcan objetivos, diseen estrategias, tomen decisiones y se ejecuten tareas, bajo la luz de sta; logrando as, coherencia y organizacin. La misin le da identidad y personalidad a una empresa, mostrando a agentes externos tales como clientes o proveedores, el mbito en el cul se desarrolla, y permitiendo distinguirla de otras empresas similares. Por otro lado, el establecer la misin de una empresa, permite que sta sirva como fuerza motivadora, logrando que todos los miembros de la empresa se sientan identificados y
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comprometidos con ella; por lo que es necesario que se comunique y siempre se haga recordar entre todos los trabajadores. Una buena misin de empresa, debe tener las siguientes caractersticas: 1. Debe ser clara y comprensible para todos los miembros de la empresa. 2. No debe ser muy limitada que llegue a limitar el accionar de los miembros de la empresa, pero tampoco debe ser muy amplia que llegue a provocar confusiones sobre lo que hace la empresa. 3. Debe distinguir a la empresa de otras similares. Para formular la misin de una empresa, podemos tomar en cuenta los siguientes elementos: Clientes: quines son nuestros clientes? Productos: cules son nuestros principales productos o servicios? Mercado: cules son nuestros mercados? Tecnologa: cul es nuestra tecnologa? Inters por el crecimiento: nos interesamos por alcanzar objetivos econmicos? Filosofa: cules son nuestras creencias, valores o principios? Capacidades: cul es nuestra diferenciacin o nuestra ventaja competitiva? Inters por la imagen pblica: nos preocupamos por asuntos sociales, comunitarios o ambientales? Inters por los empleados: nos interesamos por nuestros trabajadores? Veamos la misin de algunas empresas conocidas: Disney: Creamos felicidad al brindar el ms fino entretenimiento para personas de todas las edades, en cualquier lugar. Sony: Experimentar la alegra del progreso y aplicar la tecnologa en beneficio de las personas. Google: Organizar la informacin mundial para que resulte universalmente accesible y til. Nike: Traer inspiracin e innovacin para cada atleta en el mundo. Si tienes un cuerpo, eres un atleta. Wal-Mart: Le ahorramos dinero para que viva mejor. 6.10.6 A dnde deseamos ir?: Visin estratgica. La visin de una empresa Es una declaracin que indica hacia dnde se dirige la empresa en el largo plazo, o qu es aquello en lo que pretende convertirse.
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A diferencia de la misin, la declaracin de la visin contesta la pregunta qu queremos ser?, mientras que la misin contesta la pregunta: cul es nuestra razn de ser?. La razn de establecer la visin de una empresa, es que sta sirva como gua que permita enfocar los esfuerzos de todos los miembros de la empresa hacia una misma direccin, es decir, lograr que se establezcan objetivos, diseen estrategias, tomen decisiones y se ejecuten tareas, bajo la gua de sta; logrando as, coherencia y orden. El establecer la visin de una empresa, tambin permite que sta sirva como fuente de inspiracin, logrando que todos los miembros de la empresa se sientan identificados, comprometidos y motivados en poder alcanzarla. Una buena visin de empresa, debe tener las siguientes caractersticas: 1. debe ser positiva, atractiva, alentadora e inspiradora, debe promover el sentido de identificacin y compromiso de todos los miembros de la empresa. 2. debe estar alineada y ser coherente con los valores, principios y la cultura de la empresa. 3. debe ser clara y comprensible para todos, debe ser entendible y fcil de seguir. 4. no debe ser fcil de alcanzar, pero tampoco imposible. 5. debe ser retadora. 6. debe ser ambiciosa, pero factible. 7. debe ser realista, deber ser una aspiracin posible, teniendo en cuenta el entorno, los recursos de la empresa y sus reales posibilidades. Para formular la visin de una empresa, podemos hacernos las siguientes preguntas: 1. cul es la imagen futura que queremos proyectar de nuestra empresa? 2. cules son nuestros deseos o aspiraciones? 3. hacia dnde nos dirigimos? 4. hacia dnde queremos llegar? Veamos la visin de algunas empresas conocidas:

1. General Motors: Ser el lder mundial en productos y servicios relacionados al transporte.

Nosotros lograremos el entusiasmo de nuestros clientes a travs de la mejora continua de nuestros productos, guiada por la integridad, el trabajo en equipo y la innovacin de nuestra gente. McDonalds: Ser el mejor restaurante de comida rpida en el mundo. Ser el mejor significa proveer calidad excepcional, servicio, higiene y valor, de manera tal que hagamos que cada cliente en cada restaurante sonra.
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2.

3. Samsung: Liderar la revolucin de la convergencia digital. 4. Wal-Mart: Ser el ms eficiente operador multiformato de bajo costo, ofreciendo a los
clientes el mejor valor por su dinero. 6.10.7 Cmo desarrollar un Plan Estratgico en su Empresa? El Plan Estratgico es el documento ms importante que debe redactar la empresa. En l se explica hacia dnde se quiere ir y lo ms importante cmo se llegar. Debe ser una herramienta creada por los directivos que utilizarn para esta tarea la informacin brindada por diferentes Departamentos o reas de la organizacin. Hay que tener en claro de que cualquier Plan Estratgico, a medida que se va implementando, necesita de ciertos ajustes, por lo que debe estar sometido a revisiones constantes, fundamentalmente de manos del grupo que lo cre. A continuacin le proponemos desarrollar juntos un borrador sobre el cual usted podr trabajar en el momento de desarrollar la Planificacin Estratgica de su empresa. La planificacin estratgica debe iniciar con un examen a nivel unitario, es decir con cada lnea de producto, unidad comercial y seguidamente a nivel empresarial, que son:

A. Identificacin del negocio.

Muchas empresas han enfrentado problemas serios por no tener claridad de cul era el negocio en que se encontraba realmente. Entonces, si no se identifica correctamente el negocio, existe el riesgo de que se forme un juicio equivocado respecto de quienes son los competidores y clientes y se adopten estrategias de mercadeo que podran ser naturales para la industria en la que se cree estar, pero inadecuadamente e ineficaces para la industria o negocio en que realmente se encuentra. Hay muchos factores que pueden contribuir a determinar en qu negocio se encuentra la empresa, si se tiene los mismos clientes y los mismos competidores al igual que funciones, estilos, lineamientos, y beneficios similares, y si un cambio en la estrategia de mercadeo de uno afecta la estrategia de los dems, entonces todos estn en el mismo negocio.

B. Anlisis de la situacin actual.

Despus de haber decidido en qu negocio se encuentra la empresa, se debe realizar un examen cuidadoso de la situacin actual de un negocio particular. Este anlisis puede incluir el tamao y el crecimiento o descenso del mercado, la tecnologa, los reglamentos, los plazos y condiciones, la fijacin de precios, la distribucin, las barreras de acceso, los puntos fuertes y dbiles de sus competidores, as como sus propios puntos fuertes y dbiles.
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C. Programe esta actividad fuera de su ambiente laboral.

Lo ideal es retirarse un fin de semana con todo el grupo encargado de planificar el futuro de la empresa y trabajar con la mayor comodidad, fuera del ambiente de trabajo y de las interrupciones diarias.

D. Arme EL Equipo de Planificacin de su empresa.

Debe ser realizado por los mismos ejecutivos o directivos y sin ningn agente externo que imponga las actividades, pero si con un facilitador que ayude a alinear los objetivos de los interesados. Este facilitador tambin debe de ayudar a hacer un buen anlisis de la realidad actual de la empresa, que hace su competencia, los clientes que se quieren, los proveedores, como est el mercado en general, el sector, el entorno etc. E. Obtenga los aportes de otros integrantes de su empresa, aunque estos no participen directamente en la confeccin del Plan. Es importante envolver en este proyecto no slo a los integrantes del grupo, sino tambin a los dems recursos humanos de la empresa, especialmente si cuentan con gente a cargo y con poder de decisin. Cada dato que ellos aporten beneficiar el contenido del Plan y los comprometer a la vez en el momento de su implementacin. Debe de haber una buena comunicacin de este Plan Estratgico y una activa participacin de los trabajadores, de acuerdo a los diversos niveles aunque empezando por definir los Macro Objetivos. F. Comience por declarar la Misin. Toda empresa debe tener su enunciado de Misin, en el cual se describa qu es lo que hace la organizacin y quines son sus clientes.

Por qu existe la empresa? En qu sector comercial se desenvuelve? Qu produce, qu servicios ofrece? Qu mercados atiende? Qu es lo que requieren los clientes de la empresa y de sus directores o ejecutivos? De qu manera logramos reducir la ansiedad, los riesgos, los costos y fracasos e incrementar el placer, la seguridad, la satisfaccin, la rentabilidad y el xito de los clientes?

G. Formule la declaracin de su Visin empresarial especificando qu quiere para el futuro.

Cmo quiere que sea considerada su empresa?

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Qu sueos espera poder realizar? Cmo quiere ser reconocido en el mercado? Qu posicin proyecta ocupar en su mercado? Qu estndares de calidad piensa alcanzar?

H. Lleve a cabo una evaluacin de las polticas existentes en relacin a su mercado potencial.

Cules son las principales tendencias (polticas, econmicas, tecnolgicas, religiosas, Cules de esas tendencias constituyen una oportunidad?
sociales, intelectuales, artsticas) que afectan a su negocio? Qu tendencias representan una amenaza para su organizacin?

I. Desarrolle un anlisis FODA de su empresa, en el que quede muy claro cules son sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.

Qu es lo que la empresa hace excepcionalmente bien? Qu es lo que no hace tan bien? Cules son los puntos fuertes y las competencias particulares en las que se destaca?
Cules son, claramente, sus puntos dbiles y sus falencias? Cuenta con alguna ventaja competitiva especial en el mercado?

J. Defina los objetivos de su empresa en el corto plazo. Teniendo en cuenta los resultados de la evaluacin externa e interna

Cmo trabajar el prximo ao?

Piense en objetivos que den respuesta a la necesidad de cambio, que aprovechen las oportunidades externas y mejoren su organizacin. K. Determine los Objetivos a largo plazo.

Qu debera hacer de aqu a tres aos? Y en cinco aos? Una vez que tenga este punto y el anterior definidos en su totalidad haga un listado por
orden de importancia para luego definir los planes de accin.
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L. Haga un anlisis de los factores que inciden sobre cada Objetivo. Si usted no ha logrado determinado objetivo, con seguridad hay razones que no se lo han permitido.

Cules son estas fuerzas, los factores o actitudes que actan en forma negativa en el
logro de ese objetivo especfico? Descbralas para eliminarlas. Cules son las fuerzas, factores o actitudes que favorecen el logro de ese objetivo? Busque la manera de potenciar esas fuerzas positivas.

M. Desarrolle Planes de Accin para el logro de cada uno de los objetivos fijados. Para cada objetivo especfico;

Cules sern las medidas que reducirn los aspectos negativos y maximizarn los
positivos en el anlisis hecho en el punto anterior? Quin, dentro de su equipo, aceptar la responsabilidad de asegurar la implementacin de cada una de esas medidas? Cundo y dnde sern implementadas?

Qu recursos se necesitarn?
N. Seleccin de las estrategias.

Una vez concluido el anlisis de la situacin, se puede proceder a determinar la estrategia para cada negocio, producto o servicio para los prximos tres a diez aos. Las estrategias que se presentan a continuacin, es una lista parcial de las estrategias que se pueden utilizar: Penetracin, mantenimiento o abandono del mercado.

Integracin vertical. Segmentacin del mercado. Ampliacin de la lnea de productos. Fijacin de precios. Ampliar la Distribucin. Reduccin de Costos. Modificaciones anuales en los productos.
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 Aumentar los Gastos de promocin.

O. Redacte un memo con la asignacin de responsabilidades. Registre cada medida propuesta, por orden cronolgico, en un documento a distribuir a cada uno de los colaboradores involucrados en el proceso. A travs de reuniones semanales, controle el progreso que se va produciendo en las tareas que deban iniciase la semana anterior y revise las que debern implementarse en la semana prxima tomando las medidas correctivas que hicieran falta.

P. Establecimiento de controles. Despus de haber establecido las estrategias, evaluando su correspondiente implementacin, se establecen los controles. Por ejemplo, si una de las estrategias tiene por objeto aumentar la participacin en el mercado, debe seleccionarse el mecanismo para medir su avance. Se deben controlar los logros generales alcanzados dentro del Plan y eventualmente se podrn, en base a los resultados, aplicar los cambios que sean necesarios.

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