ESCUELA POLITCNICA NACIONAL MAESTRA ES GERENCIA EMPRESARIAL SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL GRUPO: CAVASOJA S.A.

INTEGRANTES: MARINA CATOTA MNICA SOTELO CRISTINA VALLEJO VERNICA JCOME

BUSINESS INTELLIGENCE

CONTENIDO

1.- Qu es Business Intelligence 2.- Concepto de datos, informacin y conocimiento 3.- Arquitectura de Business Intelligence 4.- Business Intelligence en los diferentes departamentos de la empresa 5.- Productos de Business Intelligence Cuadros de Mando Integrales (CMI) Sistema de Soporte a la Decisin (DSS) Sistemas de Informacin Ejecutiva (EIS)

6.- Componentes de Business Intelligence Datamarte Datawarehouse

7.- Business Intelligence como solucin tecnolgica 8.- Ventaja Competitiva 9.- Conclusiones

1.- QUES ES BUSINESS INTELLIGENCE? Business Intelligence es la habilidad para transformar los datos en informacin, y la informacin en conocimiento, de forma que se pueda optimizar el proceso de toma de decisiones en los negocios.

Desde un punto de vista ms pragmtico, y asocindolo directamente con las tecnologas de la informacin, podemos definir Business Intelligence como el conjunto de metodologas, aplicaciones y tecnologas que permiten reunir, depurar y transformar datos de los sistemas transaccionales e informacin desestructurada (interna y externa a la compaa) en informacin estructurada, para su explotacin directa (reporting, anlisis OLTP / OLAP, alertas...) o para su anlisis y conversin en conocimiento, dando as soporte a la toma de decisiones sobre el negocio. La inteligencia de negocio acta como un factor estratgico para una empresa u organizacin, generando una potencial ventaja competitiva, que no es otra que proporcionar informacin privilegiada para responder a los problemas de negocio: entrada a nuevos mercados, promociones u ofertas de productos, eliminacin de islas de informacin, control financiero, optimizacin de costes, planificacin de la produccin, anlisis de perfiles de clientes, rentabilidad de un producto concreto, etc... Los principales productos de Business Intelligence que existen hoy en da son: Cuadros de Mando Integrales (CMI), tambin conocido como Balanced Scorecard (BSC) o dashboard, es una herramienta de control empresarial que permite establecer y monitorizar los objetivos de una empresa y de sus diferentes reas o unidades. Sistema de Soporte a la Decisin (DSS); es una herramienta enfocada al anlisis de los datos de una organizacin. Estas aplicaciones suelen disponer de una serie de informes predefinidos en los que presentan la

informacin de manera esttica, pero no permiten profundizar en los datos, navegar entre ellos, manejarlos desde distintas perspectivas... etc. Sistemas de Informacin Ejecutiva (EIS); es una herramienta software, que provee a los gerentes de un acceso sencillo a informacin interna y externa de su compaa, y que es relevante para sus factores clave de xito.

Por otro lado, los principales componentes de orgenes de datos en el Business Intelligence que existen en la actualidad son: Datamarte Datawarehouse

Los sistemas y componentes del BI se diferencian de los sistemas operacionales en que estn optimizados para preguntar y divulgar sobre datos. Esto significa tpicamente que, en un datawarehouse, los datos estn desnormalizados para apoyar consultas de alto rendimiento, mientras que en los sistemas operacionales suelen encontrarse normalizados para apoyar operaciones continuas de insercin, modificacin y borrado de datos. En este sentido, los procesos ETL (extraccin, transformacin y carga), que nutren los sistemas BI, tienen que traducir de uno o varios sistemas operacionales normalizados e independientes a un nico sistema desnormalizado, cuyos datos estn completamente integrados. En definitiva, una solucin BI completa permite: Observar qu est ocurriendo? Comprender por qu ocurre? Predecir qu ocurrira? Colaborar qu debera hacer el equipo? Decidir qu camino se debe seguir?

2.- DATOS, INFORMACIN Y CONOCIMIENTO Los tres trminos suelen utilizarse indistintamente y esto puede llevar a una interpretacin libre del concepto de conocimiento. Quizs la forma ms sencilla de diferenciar los trminos sea pensar que los datos estn localizados en el mundo y el conocimiento est localizado en agentes de cualquier tipo (personas, empresas, mquinas...), mientras que la informacin adopta un papel mediador entre ambos. Los conceptos que se muestran a continuacin se basan en las definiciones de Davenport y Prusak (1999)

Datos Los datos son la mnima unidad semntica, y se corresponden con elementos primarios de informacin que por s solos son irrelevantes como apoyo a la toma de decisiones. Tambin se pueden ver como un conjunto discreto de valores, que no dicen nada sobre el por qu de las cosas y no son orientativos para la accin. Un nmero telefnico o un nombre de una persona, por ejemplo, son datos que, sin un propsito, una utilidad o un contexto no sirven como base para apoyar la toma de una decisin. Los datos pueden ser una coleccin de hechos almacenados en algn lugar fsico como un papel, un dispositivo electrnico (CD, DVD, disco duro...), o la mente de una persona. En este sentido las tecnologas de la informacin han aportado mucho a recopilacin de datos. Como cabe suponer, los datos pueden provenir de fuentes externas o internas a la organizacin, pudiendo ser de carcter objetivo o subjetivo, o de tipo cualitativo o cuantitativo, etc. Informacin La informacin se puede definir como un conjunto de datos procesados y que tienen un significado (relevancia, propsito y contexto), y que por lo tanto son de utilidad para quin debe tomar decisiones, al disminuir su incertidumbre. Los datos se pueden transforman en informacin aadindoles valor: Contextualizando: se sabe en qu contexto y para qu propsito se generaron. Categorizando: se conocen las unidades de medida que ayudan a interpretarlos. Calculando: los datos pueden haber sido procesados matemtica o estadsticamente. Corrigiendo: se han eliminado errores e inconsistencias de los datos. Condensando: los datos se han podido resumir de forma ms concisa (agregacin).

Por tanto, la informacin es la comunicacin de conocimientos o inteligencia, y es capaz de cambiar la forma en que el receptor percibe algo, impactando sobre sus juicios de valor y sus comportamientos. Informacin = Datos + Contexto (aadir valor) + Utilidad (disminuir la incertidumbre)

Conocimiento El conocimiento es una mezcla de experiencia, valores, informacin y know-how que sirve como marco para la incorporacin de nuevas experiencias e informacin, y es til para la accin. Se origina y aplica en la mente de los conocedores. En las organizaciones con frecuencia no slo se encuentra dentro de documentos o almacenes de datos, sino que tambin est en rutinas organizativas, procesos, prcticas, y normas. El conocimiento se deriva de la informacin, as como la informacin se deriva de los datos. Para que la informacin se convierta en conocimiento es necesario realizar acciones como: Comparacin con otros elementos. Prediccin de consecuencias. Bsqueda de conexiones. Conversacin con otros portadores de conocimiento

3.- ARQUITECTURA DE UNA SOLUCIN DE BUSINESS INTELLIGENCE Una solucin de Business Intelligence parte de los sistemas de origen de una organizacin (bases de datos, ERPs, ficheros de texto...), sobre los que suele ser necesario aplicar una transformacin estructural para optimizar su proceso analtico. Para ello se realiza una fase de extraccin, transformacin y carga (ETL) de datos. Esta etapa suele apoyarse en un almacn intermedio, llamado ODS, que acta como pasarela entre los sistemas fuente y los sistemas destino (generalmente un datawarehouse), y cuyo principal objetivo consiste en evitar la saturacin de los servidores funcionales de la organizacin. La informacin resultante, ya unificada, depurada y consolidada, se almacena en un datawarehouse corporativo, que puede servir como base para la construccin de distintos datamarts departamentales. Estos datamarts se caracterizan por

poseer la estructura ptima para el anlisis de los datos de esa rea de la empresa, ya sea mediante bases de datos transaccionales (OLTP) o mediante bases de datos analticas (OLAP).

Los datos albergados en el datawarehouse o en cada datamart se explotan utilizando herramientas comerciales de anlisis, reporting, alertas... etc. En estas herramientas se basa tambin la construccin de productos BI ms completos,

como los sistemas de soporte a la decisin (DSS), los sistemas de informacin ejecutiva (EIS) y los cuadros de mando (CMI) o Balanced Scorecard (BSC).

4.- BI EN LOS DIFERENTES DEPARTAMENTOS DE LA EMPRESA. En todas las empresas cada departamento acumula diferentes datos: sobre sus clientes, sus inventarios, su produccin, sobre la efectividad de las campaas de mrketing, informacin sobre proveedores y socios, adems de los datos que pueden proveer del exterior, como los referentes a competidores. En este sentido, el Business Intelligence puede realizar distintas aportaciones a cada departamento, siempre con el objetivo de integrar y optimizar la informacin disponible en la organizacin: Departamento de marketing.-El BI permite identificar de forma ms precisa los segmentos de clientes y estudiar con mayor detalle su comportamiento. Para ello se pueden incluir anlisis capaces de medir, por ejemplo, el impacto de los precios y las promociones en cada segmento. Departamento de compras.-El BI permite acceder a los datos del mercado, vinculndolos con la informacin bsica necesaria para hallar las relaciones entre coste y beneficio. Al mismo tiempo, permite monitorizar la informacin de cada factora o cadena de produccin, lo que puede ayudar a optimizar el volumen de las compras. Departamento de produccin.-El BI proporciona un mecanismo que permite analizar el rendimiento de cualquier tipo de proceso operativo, ya que comprende desde el control de calidad y la administracin de inventarios hasta la planificacin y la historizacin de la produccin. Departamento de ventas.-El BI facilita la comprensin de las necesidades del cliente, as como responder a las nuevas oportunidades del mercado. Tambin son posibles anlisis de patrones de compra para aprovechar coyunturas de ventas con productos asociados. Departamento econmico-financiero.-El BI permite acceder a los datos de forma inmediata y en tiempo real, mejorando as ciertas operaciones, que suelen incluir presupuestos, proyecciones, control de gestin, tesorera, balances y cuentas de resultados. Departamento de atencin al cliente.-Aplicado a este mbito, el BI permite evaluar con exactitud el valor de los segmentos del mercado y de los clientes individuales, adems de ayudar a retener a los clientes ms rentables. Departamento de recursos humanos.-Obteniendo los datos precisos de la fuente adecuada, el BI permite analizar los parmetros que ms pueden afectar al

departamento: satisfaccin de los empleados, absentismo laboral, beneficiohora/hombre etc. 5.- PRODUCTOS DE BUSINESS INTELLIGENCE 5.1.- Cuadro de Mando Integral El Cuadro de Mando Integral (CMI), tambin conocido como Balanced Scorecard (BSC) o dashboard, es una herramienta de control empresarial que permite establecer y monitorizar los objetivos de una empresa y de sus diferentes reas o unidades. Tambin se puede considerar como una aplicacin que ayuda a una compaa a expresar los objetivos e iniciativas necesarias para cumplir con su estrategia, mostrando de forma continuada cundo la empresa y los empleados alcanzan los resultados definidos en su plan estratgico Tipos de Cuadros de Mando El Cuadro de Mando Operativo (CMO), es una herramienta de control enfocada al seguimiento de variables operativas, es decir, variables pertenecientes a reas o departamentos especficos de la empresa. La periodicidad de los CMO puede ser diaria, semanal o mensual, y est centrada en indicadores que generalmente representan procesos, por lo que su implantacin y puesta en marcha es ms sencilla y rpida. Un CMO debera estar siempre ligado a un DSS (Sistema de Soporte a Decisiones) para indagar en profundidad sobre los datos. El Cuadro de Mando Integral (CMI), por el contrario, representa la ejecucin de la estrategia de una compaa desde el punto de vista de la Direccin General (lo que hace que sta deba estar plenamente involucrada en todas sus fases, desde la definicin a la implantacin). Existen diferentes tipos de cuadros de mando integral, si bien los ms utilizados son los que se basan en la metodologa de Kaplan & Norton. La principales caractersticas de esta metodologa son que utilizan tanto indicadores financieros como no financieros, y que los objetivos estratgicos se organizan en cuatro reas o perspectivas: financiera, cliente, interna y aprendizaje/crecimiento.

5.2- Sistemas de Soporte a la Decisin (DSS) Un Sistema de Soporte a la Decisin (DSS) es una herramienta de Business Intelligence enfocada al anlisis de los datos de una organizacin. En principio, puede parecer que el anlisis de datos es un proceso sencillo, y fcil de conseguir mediante una aplicacin hecha a medida o un ERP sofisticado. Sin embargo, no es as: estas aplicaciones suelen disponer de una serie de informes

predefinidos en los que presentan la informacin de manera esttica, pero no permiten profundizar en los datos, navegar entre ellos, manejarlos desde distintas perspectivas... etc.

Tipos de Sistemas de Soporte a Decisiones

Sistemas de informacin gerencial (MIS).-Los sistemas de informacin gerencial (MIS, Management Information Systems), tambien llamados Sistemas de Informacin Administrativa (AIS) dan soporte a un espectro ms amplio de tareas organizacionales, encontrndose a medio camino entre un DSS tradicional y una aplicacin CRM/ERP implantada en la misma compaa.

Sistemas de informacin ejecutiva (EIS).-Los sistemas de informacin ejecutiva (EIS, Executive Information System) son el tipo de DSS que ms se suele emplear en Business Intelligence, ya que proveen a los gerentes de un acceso sencillo a informacin interna y externa de su compaa, y que es relevante para sus factores clave de xito.

Sistemas expertos basados en inteligencia artificial (SSEE).-Los sistemas expertos, tambin llamados sistemas basados en conocimiento, utilizan redes neuronales para simular el conocimiento de un experto y utilizarlo de forma efectiva para resolver un problema concreto. Este concepto est muy relacionado con el datamining.

Sistemas de apoyo a decisiones de grupo (GDSS).-Un sistema de apoyo a decisiones en grupos (GDSS, Group Decision Support Systems) es "un sistema basado en computadoras que apoya a grupos de personas que tienen una tarea (u objetivo) comn, y que sirve como interfaz con un entorno compartido". El supuesto en que se basa el GDSS es que si se mejoran las comunicaciones se pueden mejorar las decisiones.

5.3.- Sistemas de Informacin Ejecutiva (EIS) Un Sistema de Informacin para Ejecutivos o Sistema de Informacin Ejecutiva es una herramienta software, basada en un DSS, que provee a los gerentes de un acceso sencillo a informacin interna y externa de su compaa, y que es relevante para sus factores clave de xito. La finalidad principal es que el ejecutivo tenga a su disposicin un panorama completo del estado de los indicadores de negocio que le afectan al instante, manteniendo tambin la posibilidad de analizar con detalle aquellos que no estn cumpliendo con las expectativas establecidas, para determinar el plan de accin ms adecuado. De forma ms pragmtica, se puede definir un EIS como una aplicacin informtica que muestra informes y listados (query & reporting) de las diferentes reas de negocio, de forma consolidada, para facilitar la monitorizacin de la empresa o de una unidad de la misma. El EIS se caracteriza por ofrecer al ejecutivo un acceso rpido y efectivo a la informacin compartida, utilizando interfaces grficas visuales. Suele incluir alertas e informes basados en excepcin, as como histricos y anlisis de tendencias. Tambin es frecuente que permita la domiciliacin por correo de los informes ms relevantes.

6.-PRINCIPALES COMPONENTES: 6.1.- Datamart Un Datamart es una base de datos departamental, especializada en el almacenamiento de los datos de un rea de negocio especfica. Se caracteriza por disponer la estructura ptima de datos para analizar la informacin al detalle desde todas las perspectivas que afecten a los procesos de dicho departamento. Un datamart puede ser alimentado desde los datos de un datawarehouse, o integrar por si mismo un compendio de distintas fuentes de informacin. Por tanto, para crear el datamart de un rea funcional de la empresa es preciso encontrar la estructura ptima para el anlisis de su informacin, estructura que puede estar montada sobre una base de datos OLTP, como el propio datawarehouse, o sobre una base de datos OLAP. La designacin de una u otra depender de los datos, los requisitos y las caractersticas especficas de cada departamento. De esta forma se pueden plantear dos tipos de datamarts: Datamart OLAP.-Se basan en los populares cubos OLAP, que se construyen agregando, segn los requisitos de cada rea o departamento, las dimensiones y los indicadores necesarios de cada cubo relacional. El modo de creacin, explotacin y mantenimiento de los cubos OLAP es muy heterogneo, en funcin de la herramienta final que se utilice. Datamart OLTP.- Pueden basarse en un simple extracto del datawarehouse, no obstante, lo comn es introducir mejoras en su rendimiento (las agregaciones y los filtrados suelen ser las operaciones ms usuales) aprovechando las caractersticas particulares de cada rea de la empresa. Las estructuras ms comunes en este sentido son las tablas report, que vienen a ser fact-tables reducidas (que agregan las dimensiones oportunas), y las vistas materializadas, que se construyen con la misma estructura que las anteriores, pero con el objetivo de explotar la reescritura de queries (aunque slo es posibles en algunos SGBD avanzados, como Oracle). 6.2.- Datawarehouse Un Datawarehouse es una base de datos corporativa que se caracteriza por integrar y depurar informacin de una o ms fuentes distintas, para luego procesarla permitiendo su anlisis desde infinidad de pespectivas y con grandes velocidades de respuesta. La creacin de un datawarehouse representa en la mayora de las ocasiones el primer paso, desde el punto de vista tcnico, para implantar una solucin completa y fiable de Business Intelligence. La ventaja principal de este tipo de bases de datos radica en las estructuras en las que se almacena la informacin (modelos de tablas en estrella, en copo de nieve, cubos relacionales... etc). Este tipo de persistencia de la informacin es homognea

y fiable, y permite la consulta y el tratamiento jerarquizado de la misma (siempre en un entorno diferente a los sistemas operacionales) El trmino Datawarehouse fue acuado por primera vez por Bill Inmon, y se traduce literalmente como almacn de datos. No obstante, y como cabe suponer, es mucho ms que eso. Segn defini el propio Bill Inmon, un datawarehouse se caracteriza por ser: Integrado: los datos almacenados en el datawarehouse deben integrarse en una estructura consistente, por lo que las inconsistencias existentes entre los diversos sistemas operacionales deben ser eliminadas. La informacin suele estructurarse tambin en distintos niveles de detalle para adecuarse a las distintas necesidades de los usuarios.

Temtico: slo los datos necesarios para el proceso de generacin del conocimiento del negocio se integran desde el entorno operacional. Los datos se organizan por temas para facilitar su acceso y entendimiento por parte de los usuarios finales. Por ejemplo, todos los datos sobre clientes pueden ser consolidados en una nica tabla del datawarehouse. De esta forma, las peticiones de informacin sobre clientes sern ms fciles de responder dado que toda la informacin reside en el mismo lugar.

Histrico: el tiempo es parte implcita de la informacin contenida en un datawarehouse. En los sistemas operacionales, los datos siempre reflejan el estado de la actividad del negocio en el momento presente. Por el contrario, la informacin almacenada en el datawarehouse sirve, entre otras cosas, para realizar anlisis de tendencias. Por lo tanto, el datawarehouse se carga con los distintos valores que toma una variable en el tiempo para permitir comparaciones.

No voltil: el almacn de informacin de un datawarehouse existe para ser ledo, pero no modificado. La informacin es por tanto permanente, significando la actualizacin del datawarehouse la incorporacin de los ltimos valores que tomaron las distintas variables contenidas en l sin ningn tipo de accin sobre lo que ya exista.

Otra caracterstica del datawarehouse es que contiene metadatos, es decir, datos sobre los datos. Los metadatos permiten saber la procedencia de la informacin, su periodicidad de refresco, su fiabilidad, forma de clculo... etc.

Los metadatos sern los que permiten simplificar y automatizar la obtencin de la informacin desde los sistemas operacionales a los sistemas informacionales. Los objetivos que deben cumplir los metadatos, segn el colectivo al que va dirigido, son: Dar soporte al usuario final, ayudndole a acceder al datawarehouse con su propio lenguaje de negocio, indicando qu informacin hay y qu significado tiene. Ayudar a construir consultas, informes y anlisis, mediante herramientas de Business Intelligence como DSS, EIS o CMI Dar soporte a los responsables tcnicos del datawarehouse en aspectos de auditora, gestin de la informacin histrica, administracin del datawarehouse, elaboracin de programas de extraccin de la informacin, especificacin de las interfaces para la realimentacin a los sistemas operacionales de los resultados obtenidos... etc.

Por ltimo, destacar que para comprender ntegramente el concepto de datawarehouse, es importante entender cual es el proceso de construccin del mismo, denominado ETL (Extraccin, Transformacin y Carga), a partir de los sistemas operaciones de una compaa: Extraccin: obtencin de informacin de las distintas fuentes tanto internas como externas. Transformacin: filtrado, limpieza, depuracin, homogeneizacin y agrupacin de la informacin. Carga: organizacin y actualizacin de los datos y los metadatos en la base de datos

Principales aportaciones de un datawarehouse Proporciona una herramienta para la toma de decisiones en cualquier rea funcional, basndose en informacin integrada y global del negocio. Facilita la aplicacin de tcnicas estadsticas de anlisis y modelizacin para encontrar relaciones ocultas entre los datos del almacn; obteniendo un valor aadido para el negocio de dicha informacin. Proporciona la capacidad de aprender de los datos del pasado y de predecir situaciones futuras en diversos escenarios. Supone una optimizacin tecnolgica y econmica en entornos de Centro de Informacin, estadstica o de generacin de informes con retornos de la inversin espectaculares

7.- BI COMO SOLUCIN TECNOLGICA Centralizar, depurar y afianzar los datos. Las tecnologas de BI permiten reunir, normalizar y centralizar toda la informacin de la empresa, mediante un almacn de datos, permitiendo as su explotacin sin esfuerzo. De esta forma, los departamentos comercial, operativo y financiero basan las decisiones estratgicas en la misma informacin. Descubrir informacin no evidente para las aplicaciones actuales. En el da a da de las aplicaciones de gestin se pueden esconder pautas de comportamiento, tendencias, evoluciones del mercado, cambios en el consumo o en la produccin, que resulta prcticamente imposible reconocer sin el software adecuado. Es lo que se puede calificar como extraer informacin de los datos y conocimiento de la informacin. Optimizar el rendimiento de los sistemas. Las plataformas de BI se disean para perfeccionar al mximo las consultas de alto nivel, realizando las transformaciones oportunas a cada sistema OLTPOLAP y liberando los servidores operacionales.

8.- BI COMO VENTAJA COMPETITIVA Seguimiento real del plan estratgico. Si su empresa dispone de plan estratgico, el business intelligence le permite, mediante un cuadro de mando, crear, manejar y monitorizar las mtricas y los objetivos estratgicos propuestos en ese plan, para poder detectar a tiempo las desviaciones, adoptando las acciones oportunas para corregirlas. Aprender de errores pasados. Al historizar los datos relevantes, una aplicacin de BI permite que una empresa aprenda de su historia y de sus mejores prcticas, y que pueda evitar tropezarse de nuevo con los mismos errores del pasado. Mejorar la competitividad. En la actualidad las compaas realizan anlisis sobre sus datos de forma diaria, o incluso instantnea. Este mecanismo les permite maximizar su rentabilidad. La acuciante tendencia a explotar la informacin marca cada vez ms la diferencia en los sectores. Obtener el verdadero valor de las aplicaciones de gestin. Durante los ltimos aos, las empresas se han embarcado en la construccin

de estas aplicaciones clave para sus negocios. Sin embargo, no siempre han sabido aprovechar todo el potencial que les pueden 9.- CONCLUSIONES: Los sistemas de la inteligencia de negocio se basan en crear modelos informticos de negocio de modo que pueda funcionar ms eficientemente. Bsicamente, esta herramienta ofrece respuestas a preguntas que nunca se formularon. Con datos histricos correctamente almacenados y depurados, la aplicacin de metodologas estadsticas, que permite escarbar entre la informacin para detectar patrones. La utilizacin de Business Intelligence ofrece un entorno adecuado para la toma de decisiones, un entorno donde el empresario y ejecutivo se encuentra en ptimas condiciones para decidir.