Sin Animo de Lucro 2

SAMUEL MORENO ROJAS Alcalde Mayor de Bogot YURI CHILLN REYES Secretario General de la Alcalda Mayor de Bogot BEATRIZ
HELENA HINCAPI MOLINA Subsecretaria General de la Alcalda Mayor de Bogot MARTHA YANETH VELEO QUINTERO Directora Jurdica Distrital ETELVINA RUZ GARCA Subdirectora de Personas Jurdicas CARMEN MARA AMPUDIA ARENAS Subdirectora Imprenta Distritalital
DIANA C. MARTNEZ GONZLEZ Diseo y Diagramacin DDDI - Imprenta Distrital Impresin
Bogot D.C., Colombia - Edicin No.1 - 2009
PRESENTACIN
Uno de los principales objetivos consagrados en el Plan de Desarrollo Bogot Positiva: Para Vivir Mejor, consiste en contar con una Administracin Distrital que promueva la gestin pblica integral, efectiva y transparente, que est al servicio de la comunidad, garante de los derechos y de la produccin de bienes y servicios, a travs de mecanismos de interlocucin y sistemas de informacin modernos. En cumplimiento de dicho propsito, y consciente de la importancia que constituye un adecuado ejercicio de las funciones de inspeccin, control y vigilancia a las organizaciones sin nimo de lucro, la Alcalda Mayor de Bogot D.C., ha venido programando una serie de jornadas acadmicas, orientadas a capacitar a la comunidad en general y, en especial a quienes hacen parte de dichas organizaciones. A travs de estos espacios, se ha logrado tener un mayor acercamiento con la ciudadana, brindndole los conocimientos necesarios que le permitan concretar y materializar uno de los derechos fundamentales del hombre: el derecho de asociarse de manera libre y expresar, bajo tal perspectiva, la consolidacin social y comunitaria. Durante la realizacin de estos talleres, se han recogido las diferentes inquietudes y requerimientos por parte de los participantes, quienes en su mayora han expresado la necesidad de conocer aspectos contables y financieros aplicables a las entidades sin nimo de lucro. La falta de claridad en esta materia, torna la funcin de inspeccin, vigilancia y control en una actividad dispendiosa tanto para la Administracin como para los usuarios, causa de demoras innecesarias en el recaudo de informacin, con el consiguiente atraso en el examen documental determinante del estado econmico real de las entidades legalmente constituidas. Es por ello que, en aras de precisar las exigencias legales que, en esta materia, debe cumplir la documentacin presentada por las organizaciones sin nimo de lucro sometidas a la inspeccin, vigilancia y control que ejerce la Subdireccin de Personas Jurdicas de la Alcalda Mayor, se ha elaborado esta Gua de orientacin contable y financiera para entidades sin nimo
de lucro, la cual presentamos con agrado en el marco del 1er Seminario Internacional de Inspeccin, Vigilancia y Control de Entidades sin nimo de lucro. Con esta Gua, se busca dar claridad a los conceptos tcnicos en el rea contable financiera, as como sensibilizar a estas formas asociativas, respecto de su compromiso con la creacin de espacios generadores de riqueza social, lo cual se encuentra ligado al manejo estricto de su economa. Continuar con nuestra actividad de sensibilizacin implica hacer realidad la vocacin de servicio a nuestros conciudadanos, en virtud de lo cual dejamos a su disposicin este documento como un avance significativo para la inclusin de todos y todas en una capital igualitaria que nos permita querer y sentir que compartimos una Bogot Positiva.
SAMUEL MORENO ROJAS Alcalde Mayor
YURI CHILLN REYES Secretario General
GUA DE ORIENTACIN CONTABLE PARA ENTIDADES SIN NIMO DE LUCRO
CONTENIDO
INTRODUCCIN 1. 2. OBJETIVO PRINCIPAL 1.1. Objetivos Especificos NORMATIVIDAD DE LA ENTIDADES SIN NIMO DE LUCRO 2.1. Qu es una entidad sin nimo de lucro? 2.2. Conceptos fundamnetales. 2.3. Registro de las entidades sin nimo de lucro 2.4. Obligacin de infromar LA CONTABILIDAD Y LAS ENTIDADES SIN NIMO DE LUCRO 3.1. Objetivo y alcance de la contabilidad 3.2. Cualidades de la informacin contable 3.3. Normas bsicas 3.3.1. Continuidad o empresa en marcha 3.3.2. Perodo Contable 3.4. Proceso contable 3.5. Cuenta 3.5.1. Cuentas reales 3.5.2. Cuentas nominales o de resultado 3.5.3. Cuentas de orden 3.5.4. Cuentas de orden deudoras 3.5.5. Cuentas de orden acreedoras 3.6. Etapas del proceso contable 3.7. Documentos internos 3.8. Documentos externos PLAN NICO DE CUENTAS 4.1. Catlogo de cuentas 4.2. Campo de aplicacin SOPORTES CONTABLES LIBROS DE CONTABILIDAD 6.1 Libros de contabilidad ms usados 6.1.1 Libro diario 6.1.2 Libro mayor y balances 6.1.3 Libro de inventarios y balances 6.1.4 Libros auxiliares 6.2 Registro de Libros 6.3 Plazo para el registro de libros 6.4 Exhibicin de libros
10 11 11
3.
13
4.
5. 6.
19 28
6.5 Prohibicin en el uso de los libros 6.6 Libro de actas 6.7 Conservacin y destruccin de libros 6.8 Prdida y reconstruccin de libros 7. ESTADOS FINANCIEROS 7.1. Balance General 7.2. Estados de resultados 7.3. Estado de cambios en el patrimonio 7.4. Estado de cambios en la situacin financiera 7.5. Estado de flujo de efectivo 7.6. Elementos de los estados financieros INFORMES 8.1 Informe de gestin 8.2 Informe del revisor fiscal ANLISIS FINANCIERO 9.1. Indicadores o razones financieras 9.1.1. Capital de trabajo 9.1.2. Razn circulante o ndice de liquidez 9.1.3. Solidez 9.1.4. Enddeudamiento INFORME FINANCIERO REGIMEN TRIBUTARIO ESPECIAL INFORMACION COMPLEMENTARIA 12.1. Activos diferidos 12.2. Gastos pagados por anticipado 12.3. Cargos diferidos 12.4. Depreciacin acumilada 12.5. Avances y anticipos 12.6. Nmina 12.7. Apropiacin obligaciones laborales FLUJOGRAMAS GLOSARIO
33
8.
37
9.
38
10. 11. 12.
40 40 42
13. 14.
49 53
INTRODUCCIN
Esta gua constituye una respuesta concreta a las necesidades de las organizaciones que ha hecho parte del proceso de capacitacin seguido por la Subdireccin de Personas Jurdicas, cuyo propsito ha sido brindar a las Entidades Sin nimo de Lucro, tales como las Fundaciones, Asociaciones y Corporaciones entre otras, una herramienta de consulta que les permita cumplir correcta y oportunamente con sus obligaciones ante este organismo distrital que ejerce inspeccin, control y vigilancia. La vigilancia de la Administracin, incluye el ejercicio del control financiero y contable, promoviendo la consecucin y cumplimiento del objeto social, para el cual fueron conformadas. Es un documento pretende interpretar de una manera adecuada conceptos, en materias sobre las cuales se registra un amplio nmero de requerimientos, tanto desde el aspecto terico como prctico. El reto con esta publicacin es que las ESAL puedan comprender y desarrollar actividades sociales, desde el conocimiento de su propia condicin econmica, elemento fundamental en las proyecciones de viabilidad y xito de una organizacin. Es incuestionable que la Administracin reconoce en las entidades sin nimo de lucro a organismos societarios, los cuales hacen parte como actores de un sector importante en el desarrollo social y econmico de la ciudad
1.
OBJETIVO PRINCIPAL
La Alcalda Mayor de Bogot, la Secretaria General, la Direccin Jurdica Distrital y la Subdireccin de Personas Jurdicas, conscientes de las falencias existentes en el manejo contable y los procedimientos de control de las actividades desarrolladas por las entidades sin nimo de lucro, consideran necesario orientar y dar a conocer (con base en la normatividad vigente) los procesos y procedimientos que permitan el adecuado reconocimiento, registro, causacin, clasificacin y emisin de la informacin contable y financiera. Este material fue elaborado pensando en que usted, seor usuario, acceda a la informacin bsica de una manera sencilla y clara. Hemos querido ilustrar con algunos ejemplos los documentos que cotidianamente debe emplear para el manejo de su contabilidad. Pretendemos que esta sea una herramienta til y de consulta. 1.1. Objetivos especficos
Presentar al usuario un material con la informacin requerida para el buen manejo de su contabilidad. Aclarar las inquietudes que cotidianamente se presentan con respecto al manejo contable el cual debe cumplir cualquier persona jurdica con las normas legales vigentes. Brindar al usuario un recurso oportuno de fcil manejo para aclarar sus dudas y comprender los trminos que con mayor frecuencia se emplean en contabilidad. Agilizar el manejo contable de los usuarios teniendo claro elementos como: cules son los libros contables bsicos, cules son los estados financieros que se deben presentar a la Alcalda, qu debe registrarse y que no en los libros de contabilidad, entre otras. Conocer el lenguaje bsico empleado en contabilidad, para que el usuario tenga claro a que se refiere cada trmino cuando lo requiera. Informar sobre los soportes contables usados con mayor frecuencia en contabilidad y la manera de diligenciar y organizar los mismos para facilitar la labor del contador. Responder a las inquietudes generadas con respecto al manejo contable bsico. Agilizar el proceso contable de los usuarios utilizando esta gua como recurso acadmico. 2. NORMATIVIDAD DE LA ENTIDADES SIN NIMO DE LUCRO La Constitucin Nacional seala: Corresponde al Congreso: Expedir las normas a las cuales debe sujetarse el Gobierno para el ejercicio de las funciones de inspeccin y vigilancia que le seala la Constitucin. Artculo 150 Numeral 8.
Direccin Jurdica Distrital - Alcalda Mayor de Bogot D.C.
11
Artculo 15 Para efectos tributarios judiciales y para los casos de inspeccin, vigilancia e intervencin del Estado, podr exigirse la presentacin de libros de contabilidad y dems documentos privados, en los trminos que seale la ley. Decreto 2500 de 1986 y Decreto 2649/93 articulo 14. Artculo 189 Numeral 26. Corresponde al Presidente: Ejercer la inspeccin y vigilancia sobre instituciones de utilidad comn para que sus rentas se conserven y sean debidamente aplicadas y para que en todo lo esencial se cumpla con la voluntad de los fundadores. Decreto 1318 de 1988 y Decreto 1093 de 1989, modificatorio del 1318/88, Ley 190 de 1995 Artculo 45. De conformidad con la reglamentacin que al efecto expida el Gobierno Nacional, todas las personas jurdicas y las personas naturales que cumplan los requisitos sealados en el reglamento, debern llevar contabilidad, de acuerdo con los principios generalmente aceptados. Concordante con el Artculo 364 del Estatuto Tributario las entidades sin nimo de lucro, debern llevar los libros de contabilidad, en las forma que indique el Gobierno Nacional. y Artculo 2 Decreto 2649 de 1993 El presente decreto debe ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la Ley estn obligadas a llevar contabilidad. 2.1. Qu es una entidad sin nimo de lucro?
Es una organizacin cuyo objeto social principal y recursos estn destinados a actividades de salud, deporte, educacin formal, cultural, investigacin cientfica o tecnolgica, ecolgica, proteccin ambiental, o a programas de desarrollo social, entre otras, donde dichas actividades son de intereses general y sus excedentes son invertidos totalmente en la actividad contemplada en su objeto social. Constituida por una o mas personas con fines altruistas del orden social, cultural y deportivo. Una entidad no tiene nimo de lucro en la medida que los aportes hechos por los miembros nunca se reembolsan, ni cuando el asociado se retira, ni al cierre del ejercicio contable, ni cuando la entidad se liquida. En este ltimo evento el remanente, si lo hay, debe trasladarse a otra entidad sin nimo de lucro que persiga un fin similar. No hay distribucin de utilidades entre los asociados, sino reinversin en pro de la actividad o fines perseguidos. 2.2. Conceptos fundamentales.
Persona Natural. Todo individuo de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condicin. Persona Jurdica: Ente ficticio de creacin legal, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones civiles y de ser representada judicial y extrajudicialmente. Regulacin de las personas jurdicas en el Cdigo Civil entre los artculos 633 y 652. 2.3. Registro de las entidades sin nimo de lucro:
Las entidades sin nimo de lucro adquieren su personalidad jurdica a partir del registro del acto de constitucin en la Cmara de Comercio, con jurisdiccin en el domicilio principal de la respectiva entidad 1
1
Decreto 2150 de 1995
12
2.4.
Obligacin de informar:
Todas las organizaciones sociales sin nimo de Lucro estn obligadas a radicar antes del 30 de abril de cada ao2 , y con corte al 31 de diciembre del ao inmediatamente anterior, los siguientes informes: Los estados financieros bsicos3 : Balance General y Estado Resultados, Estado de Flujos de Efectivo, Estado de Cambios en la Situacin Financiera, Estado de Cambios del Patrimonio. Informe de Gestin4 suscrito por el representante legal. Debe contener una exposicin fiel sobre la situacin econmica, jurdica y administrativa de la entidad, destacando los acontecimientos importantes acaecidos despus del cierre del ejercicio y con descripcin de las operaciones celebradas con los administradores. Notas a los estados financieros 5 . Cada nota debe aparecer identificada con nmeros o letras debidamente tituladas, resumir las polticas y prcticas contables y los asuntos de importancia relativa. Certificado del Contador Pblico o Dictamen del revisor fiscal6 , si la entidad est obligada a designar a este ltimo. El alcance del examen para emitir la certificacin, debe ser definido por cada contador o revisor fiscal sobre la informacin y el perodo cubierto que fue auditado como parte integral de los estados financieros de la compaa o sobre lo cual se efectu una revisin limitada o una simple compilacin de cifras. Presupuesto para el ao siguiente aprobado por el mximo rgano: es un elemento necesario para determinar que recursos o ingresos va a tener la organizacin durante el siguiente ao y que aplicacin tendrn. Documentos que soporten el desarrollo del objeto social. Cada organizacin debe soportar fsicamente los documentos que muestren el resultado de sus operaciones diarias en orden consecutivo. Certificado de existencia y representacin legal actualizado expedido por la Cmara de Comercio. Reformas estatutarias si las hay. En este caso, se deben allegar las actas, estatutos y la certificacin, dentro de los 10 das hbiles siguientes a su registro en la Cmara de Comercio. 3. LA CONTABILIDAD Y LAS ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO De acuerdo con lo sealado en el numeral dos de esta gua, existe una normatividad que obliga a las entidades sin nimo de lucro a llevar contabilidad. La contabilidad debe disearse teniendo en cuenta las limitaciones razonablemente impuestas por las caractersticas y prcticas de cada actividad, tales como la naturaleza de sus operaciones, su ubicacin geogrfica, su desarrollo social, econmico y tecnolgico. (Decreto 2649 art. 18 y Decreto 2500 de 1986)
En la carrera 8 N 10-65 Alcalda Mayor de Bogot Artculo 22 Decreto 2649/93 Modificado por el Decreto 1878 de 2008 4 Artculo 46 Ley 222 de 1995, Ley 603 del 2000 5 Artculo 114 Decreto 2649/93 6 Artculo 209 Cdigo de Comercio
2 3
13
La informacin registrada en los libros de contabilidad ser la fuente para la elaboracin de los estados contables. En ningn caso los valores que aparecen registrados en los libros sern diferentes a los revelados en los estados contables. El conocimiento de los conceptos fundamentales de las organizaciones, sus actividades bsicas y su conformacin legal, permiten ubicar la entidad con todas sus caractersticas dentro de un sector econmico para el desarrollo de su objeto social. 3.1. Objetivo y alcance de la contabilidad7
El objetivo de la contabilidad es proporcionar informacin a las Fundaciones, asociados y corporados de una entidad sin nimo de lucro de lo que se posee y se debe. Se puede dividir en objetivo administrativo y financiero. El objetivo administrativo es proporcionar informacin a los administradores para que ellos planifiquen las decisiones y control de las operaciones y el objetivo financiero es proporcionar informacin operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado.
Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la informacin contable debe ser comprensible y til. En ciertos casos se requiere, adems, que la informacin sea comparable. La informacin contable sirve para: Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente econmico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el perodo. Predecir flujos de efectivo. Apoyar a los administradores en la planeacin, organizacin y direccin de los negocios. Tomar decisiones en materia de inversiones y crdito. Evaluar la gestin de los administradores del ente econmico. Fundamentar la determinacin de cargas tributarias, precios y tarifas. Ayudar a la confirmacin de la informacin estadstica nacional. Contribuir a la evaluacin del beneficio o impacto social que la actividad econmica de un ente represente para la comunidad.
Artculo 3 Decreto 2649/93
14
3.2.
Cualidades de la informacin contable8
El control y la demostracin de las operaciones de una entidad se basan en el conocimiento de todos los hechos. Para ello es necesario un procedimiento ordenado y la contabilidad por medio de clasificaciones y sub-clasificaciones predeterminadas, comprobantes y registros, libros y resmenes, controla y demuestra todos y cada uno de los acontecimientos que se suceden diariamente en todo negocio, empresa o entidad. Toda informacin contendr los siguientes principios contables: COMPRENSIBLE. Cuando la informacin es clara y fcil de entender. UTIL. Cuando la informacin es pertinente y confiable. PERTINENTE. Cuando la informacin posee valor de retroalimentacin, valor de prediccin y es oportuna. CONFIABLE. Cuando la informacin es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos econmicos. COMPARABLE. Cuando la informacin ha sido preparada sobre bases uniformes. La informacin revelada en los estados contables debe ser susceptible de comprobaciones y conciliaciones exhaustivas o aleatorias que confirmen o acrediten su origen y magnitud 3.3. Normas bsicas
Las normas bsicas son el conjunto de postulados, conceptos y limitaciones, que fundamentan y circunscriben la informacin contable, con el fin de que esta goce de las cualidades indicadas en el tem anterior. 3.3.1. Continuidad o empresa en marcha9
Al evaluar la continuidad de un ente econmico debe tenerse en cuenta que asuntos tales como los que se enuncian a continuacin, pueden indicar que el ente econmico no continuara funcionando normalmente: Tendencias negativas (prdidas recurrentes, deficiencias de capital de trabajo, flujos de efectivo negativos). Indicios de posibles dificultades financieras (incumplimiento de obligaciones, problemas de acceso al crdito, refinanciaciones, venta de activos importantes). Otras situaciones internas o externas (restricciones jurdicas a la posibilidad de operar, huelgas, catstrofes naturales)
Artculo 4 Decreto 2649/93 Artculo 7 Decreto 2649/93
15
3.3.2.
Perodo contable
La entidad sin nimo de lucro debe preparar y difundir peridicamente estados financieros bsicos durante su existencia, por lo menos una vez al ao, con corte al 31 de diciembre. Las entidades sin nimo de lucro deben emitir estados financieros de propsito general. 3.4. Proceso contable
Es el registro sistemtico de los hechos econmicos de las organizaciones por medio de procedimientos manuales, mecnicos o electrnicos, con el fin de suministrar informacin sobre el negocio el cual cumple el siguiente ciclo. Tambin se define como el conjunto de actividades que van desde el instante en que se genera el hecho econmico, hasta el momento en que obtiene, analiza, interpreta y comunica la informacin contable. Al constituirse la entidad, se inicia el proceso contable con los aportes de los asociados. Con el inventario general inicial se elabora el balance general inicial y el comprobante de diario de contabilidad, denominado comprobante de apertura que sirve para abrir los libros principales y auxiliares. Iniciado el proceso contable se comienza a anotar los movimientos de las transacciones, diariamente realizadas, respaldados por un soporte que permite su registro en el comprobante diario y traslado a los libros. Por ltimo se hace el cierre de mes, trimestre o ao para cancelar las cuentas de resultado mediante un asiento de ajuste registrado en un comprobante diario para el traslado a los libros principales y auxiliares. 3.5. Cuenta
Es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que diariamente realiza una entidad sin nimo de lucro. Las cuentas representan las propiedades, derechos y deudas, los bienes, derechos y obligaciones de la entidad sin nimo de lucro en una fecha determinada. As mismo, los costos, los gastos, los excedentes y/o dficit los ingresos, costos y gastos en un perodo determinado. De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en reales o de balance, nominales o de ganancia y prdidas, y de orden. 3.5.1. Cuentas reales
Representan valores tangibles como las propiedades y las deudas, forman parte del balance de una entidad sin nimo de lucro. Las cuentas reales a su vez pueden ser de activo, pasivo, o patrimonio. 3.5.2. Cuentas nominales o de resultado
Llamadas tambin de resultado porque al final de un ejercicio contable permiten conocer los excedentes o beneficios costo y gastos. Son transitorias porque se cancelan al cierre del perodo
16
contable. Comprenden las cuentas del estado de ganancias y prdidas: de ingresos, gastos y costos de operacin. 3.5.3. Cuentas de orden
Agrupan los valores que reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de la empresa, as como las cuentas que sirven para efectos de control interno o informacin general, adems las que se utilizan para conciliar las diferencias entre registros contables de la empresa y las declaraciones tributarias. 3.5.4. Cuentas de orden deudoras
Cuentas representativas de hechos o circunstancias de las cuales pueden generarse derechos, que afecten la estructura financiera de la entidad. Incluye cuentas de control para las operaciones realizadas con terceros que por su naturaleza no inciden en la situacin financiera de la entidad, las utilizadas para control interno de activos, de futuros hechos econmicos y con propsito de revelacin, as como las necesarias para conciliar las diferencias entre los registros contables de los activos y la informacin tributaria. 3.5.5. Cuentas de orden acreedoras
Cuentas representativas de los compromisos o contratos que se relacionan con posibles obligaciones y que por lo tanto pueden llegar a afectar la estructura financiera de la entidad. Se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas para efectos de control de pasivos y patrimonio, de futuros hechos econmicos y con propsitos de revelacin, as como, aquellas cuentas que permiten conciliar las diferencias entre los registros contables de los pasivos, patrimonio y la informacin tributaria. Ejemplo: Bienes y valores recibidos en garanta. Consulte las Subcuentas en la estructura del Catalogo General de Cuentas 3.6. Etapas del proceso contable
Identificacin. Actividad en la que se determina la ocurrencia de hechos o transacciones que afectan la estructura financiera Clasificacin. Actividad en la que de acuerdo con las caractersticas de la operacin, se precisa la ubicacin de la misma en el plan de cuentas. Registro y Ajustes. Actividad en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectan los registros en los libros respectivos. Elaboracin y presentacin de estados contables. Es el resultado del proceso contable, expresado en los estados contables, los cuales deben contener el detalle bsico y adicional para una adecuada interpretacin cuantitativa y cualitativa de los hechos registrados. Anlisis interpretacin y comunicacin de la informacin. Corresponde a la lectura que se hace de los estados contables, con el objeto de concluir sobre la situacin, resultado y tendencia de la entidad.
17
Todas las transacciones contables cumplen los siguientes pasos: Realizacin de un negocio reflejado en un registro contable soportado por un documento fuente: Factura, recibos de caja, cheques, comprobantes de egresos. Elaboracin de comprobantes y su registro en orden cronolgico Anlisis de transacciones por cada cuenta Resumen de la informacin en los estados financieros. 3.7. Documentos internos
Son aquellos escritos elaborados por la entidad. Por ejemplo: Recibo de caja, comprobantes de egreso, notas dbito, notas crdito, recibos de caja menor, reembolsos de caja menor, notas de contabilidad y comprobantes de diario de contabilidad. 3.8. Documentos externos
Son aquellos documentos contentivos de transacciones que no son elaborados por la entidad, recibidos en desarrollo de su objeto social. Por ejemplo: Factura de compra, recibos de consignacin bancaria, recibos de caja. 4. PLAN NICO DE CUENTAS10 El Plan nico de Cuentas PUC, busca la uniformidad en el registro de las operaciones econmicas realizadas por las entidades sin nimo de lucro, con el fin de permitir la transparencia de la informacin contable y por consiguiente su claridad, confiabilidad y comparabilidad. Fue establecido por el Decreto Reglamentario 2195 de 1992, y ha sido modificado por los decretos 2650 de 1993, 2894 de 1994, 2116 de 1996 y 95 de 1997. En las modificaciones se incorporo la subcuenta y cuenta del activo y cuenta del pasivo llamada impuesto a las ventas retenido y subcuenta y cuenta del activo y cuenta del pasivo llamada Impuesto de industria y comercio retenido. Finalmente, se redenominan las subcuentas previstas en el pasivo y en los gastos operacionales de ventas y de administracin para el registro de los aportes al instituto de Seguros Sociales, ampliando su concepto al de aportes a entidades promotoras de salud, EPS, con una modificacin ms genrica. El plan nico de cuentas est compuesto por un catlogo de cuentas, as como por la descripcin y dinmica para la aplicacin de las mismas; las cuales deben observarse en el registro contable (anotacin detallada de un valor de un soporte contable) de todas las operaciones o transacciones econmicas. 4.1. Catlogo de cuentas11
Contiene la relacin ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costo de ventas, costos de operacin y cuentas de orden identificadas con un cdigo numrico y su respectiva denominacin.
10 11
Decreto 2650/93 Artculo 3 Decreto 2849/94
18
4.2.
Campo de aplicacin12
El plan nico de cuentas deber ser aplicado por todas la personas naturales o jurdicas que estn obligadas a llevar contabilidad, de conformidad con lo previsto en el Cdigo de Comercio. Dichas personas para los efectos del presente decreto, se denominan entes econmicos. 5. SOPORTES CONTABLES Son documentos utilizados como base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como lo exijan las necesidades de la entidad. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables segn el tipo de acto de que se trate, los hechos econmicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes en ellos intervengan o los elaboren. Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o dejar constancia en stos de tal circunstancia. Deben conservarse archivados en orden cronolgico de tal manera que sea posible su verificacin.13 Los soportes son los documentos suficientes y valederos segn el tipo de acto de que se trate, sea un hecho u operacin econmica. Pueden ser de origen interno o externo; los primeros se originan dentro de la misma unidad econmica, mientras que los externos provienen de terceros. La totalidad de las operaciones realizadas deben estar respaldadas en documentos idneos, de tal manera que la informacin registrada sea susceptible de verificacin y comprobacin. No podrn registrarse contablemente hechos econmicos que no se encuentren debidamente soportados Los asientos contables, para su justificacin, deben tener un soporte o documento que contenga los siguientes datos: Nombre o razn social de la entidad que lo emite Nombre, nmero y fecha del comprobante Descripcin del contenido del documento Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes. Los principales soportes de contabilidad son: Recibos de caja Recibos de consignacin bancaria Comprobante de depsito y retiro de cuenta de ahorros Factura de venta. Factura de Compra
12 13
19
Comprobantes de pago o egreso. Comprobante de ingreso o caja Notas dbito Notas crdito Recibos de caja menor y reembolso de caja menor Nota de contabilidad Comprobante diario de contabilidad. Relaciones, escritos. Contratos. Escrituras. Matricula inmobiliaria. Ttulos valores. Extractos bancarios Conciliaciones bancarias, entre otros Recibo de caja Es un documento de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la entidad. El original se entrega al cliente, y las copias se archivan as: una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante de diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con dbito a la cuenta Caja, y el crdito de acuerdo con su contenido o concepto de pago recibido.
Recibo de consignacin bancaria: Es un comprobante que los bancos elaboran y suministran a sus cuenta-habientes, para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco, y una copia con el sello del cajero recibidor o el timbre de la mquina registradora, sirve de soporte para la contabilidad de la entidad que consigna. Ejemplo: La entidad sin nimo de lucro Fundacin para una vejez feliz consigno la suma de $ 10.000.000. oo, lo recibido por concepto de donacin del Fundador, en una cuenta corriente abierta a nombre de la Fundacin.
20
Ilustarcin 2 Modelo Consignacin
Factura de venta14 Es una cuenta que el vendedor entrega o enva al comprador, detallando las mercancas vendidas, indicando naturaleza, cantidad, calidad, precio, importe total, gastos y condiciones de pago. Requisitos: La expedicin de la factura a que se refiere el artculo 615 del Estatuto tributario consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos; Estar denominada expresamente como factura de venta. Apellidos y nombre o razn social y Nmero de Identificacin Tributaria NIT del vendedor o de quien presta el servicio. Apellidos y nombres o razn social y NIT, del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminacin del Impuesto al Valor Agregado pagado. Llevar un nmero que corresponda a un sistema de informacin consecutiva de facturas de venta. Fecha de expedicin Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados. Valor total de la operacin. El nombre o razn social y el NIT del impresor de la factura. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
14Artculo 617 Estatuto Tributario
21
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta; del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante de diario de contabilidad. Documentos equivalentes a la factura: Son documentos equivalentes a la factura: Los tiquetes de mquinas registradoras. Las boletas de ingreso a espectculos pblicos. Los tiquetes de transporte. Los recibos de pago de matrculas y pensiones expedidos por establecimientos de educacin reconocidos por el Gobierno. Plizas de seguros, ttulos de capitalizacin y los respectivos comprobantes de pago. Extractos expedidos por sociedades fiduciarias. Factura electrnica. Ejemplo: La Fundacin adquiere muebles y enseres y equipo de menaje para la cocina por valor de $ 4.895.200.oo.
Ilustarcin 3 Modelo de Venta
Comprobante de egreso Llamado tambin orden de pago, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque o efectivo.
22
Generalmente en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante de diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control, en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el ttulo valor se entrega al beneficiario. Al contabilizar este documento se acredita la cuenta de Bancos y se debita la cuenta que corresponda segn el concepto del pago. Ejemplo: El da 5 de noviembre de 2007 La Fundacin para una vejez feliz cancela la factura por compra de muebles y enseres y menaje de cocina.
Ilustarcin 4 Comprobante de Egreso
Se cancel al asesor jurdico la suma de $ 100.000.oo por concepto de elaboracin de estatutos. El da 6 de Noviembre de 2007.
Ilustarcin 5 Registro contable de pago honorarios
23
Se cancel la suma de $ 200.000.oo por concepto de arrendamiento de la sede el da 3 de Noviembre de 2007.
Ilustarcin 6 Registro contable pago arrendamiento
Recibo de caja menor y reembolso de caja menor El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantas mnimas que no requieren el giro de un cheque. Para ello se establece un fondo denominado caja menor, que puede ser de $ 100.000 ms de acuerdo con las necesidades de la empresa. Al contabilizar la constitucin del fondo fijo de caja menor se debita cajas menores y se acredita bancos.
Ilustarcin 7 Constitucin caja menor
Cuando se gasta el dinero de caja menor, debe reintegrarse el valor de los pagos realizados segn recibos para completar el fondo fijo. Al contabilizar se debitan las respectivas cuentas de gastos y se acredita bancos. Modelo recibo de caja menor
Ilustarcin 8 Recibo de caja menor
24
Modelo reintegro de caja menor
Ilustarcin 9 Reembolso caja menor
Contabilizacin reintegro de caja menor
Ilustarcin 10 Contabilizacin reintregro caja menor
Comprobantes de contabilidad Son los documentos elaborados previamente al registro de cualquier transaccin, con fundamentos en los soportes, debiendo contener el nmero, fecha, origen, descripcin y cuanta de la operacin, as como las cuentas afectadas para luego ser registradas en orden cronolgico en los libros auxiliares y oficiales garantizando la veracidad e integridad de la informacin.
25
26
27
6. LIBROS DE CONTABILIDAD Por libros de contabilidad se entienden los documentos en los que se registran las transacciones y situaciones con valor monetario sucedidas en los entes econmicos y que sern el fundamento de los estados financieros, como quiera que sus saldos y operaciones registradas son la fuente para su elaboracin. Los estados financieros se preparan al cierre de un perodo para conocimiento de usuarios indeterminados, con el nimo de satisfacer el inters comn del pblico en evaluar la capacidad de un ente econmico para generar flujos favorables de fondos. Se deben caracterizar por ser concisos, claros, neutros y de fcil consulta. Se elaboran con fundamento en los libros en los cuales se asientan los comprobantes contables. Los folios de los libros de contabilidad deben ser registrados con un sello de seguridad impuesto en cada uno de ellos por la autoridad que corresponda de acuerdo a la naturaleza del ente econmico y lugar de su registro, situacin requerida nicamente para los libros oficiales (Libro Mayor y Balances, Libro Diario Libro de Inventarios y Balances), denominados principales por la legislacin tributaria15. Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeracin sucesiva y contina. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libro. 16 Atendiendo las normas legales, (Decreto 1878 de 200), la naturaleza del ente econmico y la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para: Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos debito y crdito y sus saldos. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los rganos colegiados de direccin, administracin y control del ente econmico. Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en libros de resumen en forma global. Conocer los cdigos o smbolos utilizados para describir las transacciones, con indicacin de las adiciones, modificaciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras Llevar los libros auxiliares necesarios para entender los principales. Cumplir las exigencias de otras normas legales.
15 16
Orientacin profesional N 5 del Consejo Tcnico Artculo 125 Decreto 2649/93
28
6.1 LIBROS DE CONTABILIDAD MS USADOS17 La prctica empresarial y de los profesionales de la contadura pblica es la de utilizar como libros obligatorios y en consecuencia sujetos al registro de la autoridad correspondiente, los siguientes: 6.1.1 Libro Diario: Es un libro en el cual se registra da a da todas las operaciones resultantes de los hechos econmicos ocurridos en un perodo no superior a un mes. Los asientos que se hacen en este libro son un traslado de la informacin contenida en los comprobantes de contabilidad, los que a su vez deben estar soportados con los documentos que los justifiquen. 6.1.2 Libro Mayor y Balances: Es un libro donde se registra en forma resumida los valores por cuenta o rubros de las transacciones del perodo respectivo. Partiendo de los saldos del perodo anterior, se muestran los valores del movimiento dbito y crdito del perodo respectivo (diario, semanal, quincenal o mensual) para luego registrar los nuevos saldos, los cules sern la base como saldos anteriores para el perodo siguiente. Estas partidas corresponden a los totales registrados en el libro de diario y el saldo final del mismo mes. 6.1.3 Libro de Inventarios y Balances: Se emplean para registrar por lo menos una vez al ao los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la compaa o el balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripcin mayor a la se encuentra en los dems libros oficiales u obligatorios. 6.1.4 Libros Auxiliares: Existe la obligacin de llevar libros auxiliares los cuales deben servir de soporte para conocer las transacciones individuales. Si bien diferentes normas hacen alusin a stos libros, el decreto 2650 de 1993 hace referencia a la forma como deben ser diligenciados en aplicacin del Plan nico de Cuentas, adems su nmero es ilimitado de acuerdo con las necesidades de cada ente econmico, de manera que permitan el completo entendimiento de los libros obligatorios de contabilidad. Documentos que respaldan los registros contables18 : Los registros en los libros de contabilidad corresponden a las transacciones y hechos econmicos sucedidos en las unidades empresariales (entindase que las unidades empresariales corresponden a las entidades sin nimo de lucro) los cuales deben estar debidamente soportados en los comprobantes de contabilidad, y los documentos de orden externo o interno 6.2 Registro de Libros: Cuando la Ley as lo exija, para que puedan servir de prueba los libros deben estar registrados previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades competentes en el lugar del domicilio principal. (Cdigo de Comercio - Decreto 2649 de 1993) Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los libros auxiliares no requieren ser registrados. Solamente se pueden registrar libros en blanco. Para registrar un nuevo libro se requiere que: Al anterior le falten pocos folios por utilizar.
17
18
Orientacin Profesional N 5 Numeral 4.1.3.3 Orientacin Profesional N 5 Numeral 4.1.3.7
29
Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente econmico. Una u otra circunstancia debe ser probada presentando el propio libro, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo o en su defecto de un contador pblico. Si la falta del libro se debe a prdida, extravo o destruccin se debe presentar la copia autntica del denuncio correspondiente19 Entidades competentes facultadas para el registro20 El registro de libros de contabilidad se realiza ante las autoridades o entidades competentes tales como: Las Cmaras de Comercio21 , Ministerios, Gobernaciones, Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, Consejo Nacional Electoral, Inspecciones de trabajo y las Alcaldas entre otros. 6.3 Plazo para el registro de libros: El numeral 4 del artculo 29 del Cdigo de Comercio, estipula que la inscripcin podr solicitarse en cualquier tiempo, si la ley no fija trmino especial para ello; pero los actos y documentos sujetos a su registro no producirn efectos respecto de terceros sino a partir de la fecha de su inscripcin. Una vez los libros se encuentren registrados en el organismo competente segn la naturaleza del ente, se pueden realizar los asientos contables en los citados libros, incluidas operaciones efectuadas con antelacin al registro de los libros. 6.4 Exhibicin de libros:22 Salvo lo dispuesto en otras normas, el examen de los libros se debe practicar en las oficinas o establecimientos del domicilio principal del ente econmico, en presencia de su propietario o de la persona que ste hubiere designado expresamente para el efecto23. Si al momento de practicarse la inspeccin los libros no estuvieren en las oficinas o establecimientos del ente econmico, ste puede demostrar la causa que justifique tal circunstancia dentro de los tres das siguientes a la fecha sealada para la exhibicin. En tal caso debe presentar los libros en la oportunidad que el funcionario seale. Forma de llevar los libros: se aceptan como procedimientos de reconocido valor tcnico contable, adems de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrnica, para los cuales se utilicen mquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares. El ente econmico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables. En los libros se deben anotar el nmero y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden. Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo.
Artculo 126 Decreto 2649/93 Orientacin Profesional N 5 Numeral 4.1.3.9.1 21 Artculo 42 Decreto 2150 de 1995 22 Orientacin Profesional N 5 Numeral 4.3.10 23 Artculo 133 Decreto 2649/93
19 20
30
6.5 Prohibicin en el uso de los libros:24 Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que stos se refieren. Dejar espacios que faciliten interlineaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuacin de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrnicos no se consideran espacios en blanco los renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos. Arrancar las hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros. 6.6 Libro de actas:25 Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes econmicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus rganos colegiados de direccin, administracin y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del rgano y una numeracin sucesiva y continua para cada uno de ellos. Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los rganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo rgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto. Correccin de errores: Cualquier error u omisin se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advierte. Los simples errores de trascripcin se deben salvar mediante una anotacin al pie de la pgina respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor tcnico que permita evidenciar su correccin.26 La anulacin de folios se debe efectuar sealando sobre los mismos la fecha y la causa de anulacin, suscrita por el responsable de la anotacin con indicacin de su nombre completo. 6.7 Conservacin y destruccin de libros:27 Los entes econmicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse despus de veinte (20) aos contados desde el cierre de aqullos o la fecha del ltimo asiento, documentos o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproduccin por cualquier medio tcnico, pueden destruirse trascurridos diez (10) aos. El liquidador de las sociedades debe conservar los libros y papeles por el trmino de (5) aos, contados a partir de la aprobacin de la cuenta final de liquidacin.
Artculo 128 Decreto 2649/93 Artculo 131 Decreto 2649/93 26 Artculo 132 Decreto 2649/93 27 Artculo 134 Decreto 2649/93
24 25
31
6.8 Prdida y reconstruccin de libros: 28 El ente econmico debe denunciar ante las autoridades competentes la prdida, extravo o destruccin de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibicin de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso. Los registros de los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su prdida, extravo o destruccin, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los dems documentos que se consideren pertinentes. Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente econmico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros. Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a travs de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposicin.
28
32
7. ESTADOS FINANCIEROS Son informes preparados peridicamente, cuya responsabilidad recae en los administradores del ente econmico y tienen como objetivo suministrar informacin financiera a los usuarios interesados en conocer los resultados operacionales y la situacin econmica financiera de la entidad (En especial, para la Subdireccin de Personas Jurdicas es un medio idneo para establecer el cumplimiento del objetivo social por parte de las entidades). Estados financieros de propsito general: Aquellos documentos que se preparan al cierre de un perodo para ser conocidos por usuarios indeterminados con el nimo principal de satisfacer el inters comn del pblico en evaluar la capacidad de un ente econmico para generar flujos favorables de fondos. Se caracterizan por ser concisos, claros, neutrales y de fcil consulta. Son estados financieros de propsito general los estados financieros bsicos y los estados financieros consolidados Estados financieros bsicos29: El balance general El estado de resultados El estado de cambios en el patrimonio El estado de cambios en la situacin financiera El estado de flujos de efectivo 7.1. Balance General:
Es el estado financiero que presenta la situacin financiera del ente econmico a una fecha determinada. 7.2. Estado de Resultados
Es el estado financiero que resume todas las transacciones correspondientes a los ingresos generados por el ente econmico, as como los costos y gastos incurridos a lo largo de un perodo contable. De la
29
Artculo 22 Decreto 2649/93 y Decreto 1878 de 2008
33
diferencia entre los ingresos y los costos y gastos se obtiene la utilidad o prdida lograda por la empresa durante un perodo. Algunas cuentas de resultado son: ingresos, gastos operativos, costo de ventas, ingresos no operacionales, gastos no operacionales, etc.
Ilustracin 15 Balance General
Ilustracin 16 Estado de Resultados
34
7.3.
Estado de Cambios en el Patrimonio
Es el estado financiero que muestra detalladamente los aportes de los socios y la asignacin de los excedentes obtenidas en un perodo, adems de la aplicacin de las asignaciones permanentes de perodos anteriores. Este estado muestra por separado el patrimonio de la entidad. 7.4. Estado de Cambios en la Situacin Financiera
Este informe financiero permite observar la circulacin de los fondos de la empresa en un perodo contable; en l se refleja la prctica de la partida doble; se incluyen cambios originados en unas partidas que han producido cambios en otras; muestra la causa o el efecto de las variaciones de las partidas del balance, de dnde provinieron los fondos y hacia dnde se fueron. Para elaborar un estado de cambios en la situacin financiera es necesario preparar un balance comparativo en el que se muestran los aumentos y disminuciones de las cuentas en por los menos 2 perodos consecutivos; ello sirve para determinar el origen de los recursos y su aplicacin. 7.5. Estado de Flujos de Efectivo
Es un estado financiero bsico que informa sobre el efectivo o equivalentes de efectivo recibido y usado en las actividades de operacin, inversin y financiacin. El efectivo esta conformado por el dinero disponible en caja y en bancos, y el equivalente de efectivo por depsitos e inversiones con vencimiento inferior a 3 meses. Las entradas de efectivo constituyen un aumento y las salidas disminucin por lo cual se presentan entre parntesis. El estado de flujos de efectivo consta de tres partes: Las actividades de operacin Las actividades de inversin Actividades de financiacin Las partes de los estados financieros son: Encabezado, cuerpo o contenido, firmas (Contador, Revisor Fiscal y Representante Legal) Estados financieros comparativos: Son estados financieros comparativos aquellos que presentan las cifras correspondientes a ms de una fecha, perodo o ente econmico. 30 Los estados financieros de propsito general se deben preparar y presentar en forma comparativa con los del perodo inmediatamente anterior, siempre que tales perodos hubieren tenido una misma duracin. Estados financieros certificados y dictaminados:31 Son aquellos firmados por el representante legal, por el contador pblico que los hubiere preparado y por el revisor fiscal, si lo hubiere; dando as testimonio de que han sido fielmente tomados de los libros. Son estados financieros dictaminados aquellos acompaados por la opinin profesional del contador pblico en calidad de revisor fiscal que los hubiera examinado con sujecin a las normas de auditoria generalmente aceptadas.
30 31
35
7.6.
Elementos de los estados financieros: 32
Son elementos de los estados financieros: Los activos, los pasivos, el patrimonio, los ingresos, los costos, los gastos, la correccin monetaria y las cuentas de orden. Los activos, pasivos y el patrimonio deben ser reconocidos en forma tal que al relacionar unos con otros se pueda determinar razonablemente la situacin financiera del ente econmico a una fecha dada. La sumatoria de los ingresos, los costos, los gastos y la correccin monetaria, debidamente asociados, arroja el resultado del perodo. Activo: Es la representacin financiera de un recurso obtenido por el ente econmico como resultado de eventos pasados, de cuya utilizacin se espera que fluyan a la empresa beneficios econmicos futuros. Pasivo: Es la representacin financiera de una obligacin presente del ente econmico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual reconoce que en el futuro se deber transferir recursos o proveer servicios a otros entes. Patrimonio: Es el valor residual de los activos del ente econmico, despus de deducir todos sus pasivos. Ingresos: Representan flujos de entrada de recursos, en forma de incrementos del activo o disminuciones del pasivo o una combinacin de ambos, que generan incrementos en el patrimonio, devengados por la venta de bienes, por la prestacin de servicios o por la ejecucin de otras actividades realizadas durante un perodo, que no provienen de los aportes de capital. Costos: Representan erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la adquisicin o la produccin de los bienes o la prestacin de los servicios, de los cuales un ente econmico obtuvo sus ingresos. Gastos: Representan los flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del activo o incrementos del pasivo o una combinacin de ambos, que generan disminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades de administracin, comercializacin, investigacin y financiacin, realizadas durante un perodo, que no provienen de los retiros de capital o de utilidades o excedentes. Cuentas de orden contingentes: Reflejan hechos o circunstancias que puedan llegar a afectar la estructura financiera de un ente econmico. Cuentas de orden fiduciarias: Reflejan los activos, los pasivos, el patrimonio y las operaciones de otros entes que por virtud de las normas legales o de un contrato se encuentran bajo la administracin del ente econmico. Cuentas de orden fiscales: Deben reflejar las diferencias de valor existentes entre las cifras incluidas en el balance y el estado de resultados, y las utilizadas para la elaboracin de las declaraciones tributarias, en forma tal que unas y otras puedan conciliarse.
32
36
Cuentas de orden de control: Son utilizadas por el ente econmico para registrar operaciones realizadas con terceros que por su naturaleza no afectan la situacin financiera de aqul. Se usan tambin para ejercer control interno. Notas a los estados financieros:33 Las notas, como presentacin de las prcticas contables y revelacin de la empresa, son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros. Las mismas deben prepararse por los administradores, con sujecin a las siguientes reglas: Cada nota debe aparecer identificada mediante nmeros o letras y debidamente titulada, con el fin de facilitar su lectura y su cruce con los estados financieros respectivos: Cuando sea prctico y significativo, las notas se deben referenciar adecuadamente en el cuerpo de los estados financieros. Las notas inciales deben identificar el ente econmico, resumir sus polticas y prcticas contables y los asuntos de importancia relativa. Las notas deben ser presentadas en una secuencia lgica, guardando en cuanto sea posible el mismo orden de los rubros de los estados financieros. 8. INFORMES Los principales informes a presentar son el informe de gestin y el dictamen del revisor fiscal y/o el informe del contador pblico. 8.1 Informe de Gestin: El artculo 46 de la ley 222 de 1995 establece que la rendicin de cuentas de fin de ejercicio que los administradores deben presentar al mximo rgano de direccin, para su aprobacin o improbacin contiene: Un informe de Gestin; los estados financieros de propsito general, junto con sus notas, cortados al fin de respectivo ejercicio; Un proyecto de distribucin de utilidades. As mismo se presentarn los dictmenes sobre los estados financieros y los dems informes emitidos por el revisor fiscal o por contador pblico independiente. El Proyecto de Distribucin de Utilidades equivale, para las entidades sin nimo de lucro, a la determinacin de las asignaciones permanentes que se prev en el Decreto 4400 de 2004, reglamentario del Artculo 19 del Estatuto Tributario. El informe de gestin establecido por el Artculo 47 de la ley 222 de 1995, modificado por la Ley 603 de 2000, debe contener una Exposicin fiel sobre la evolucin de los negocios y la situacin econmica, administrativa y jurdica de la sociedad; debe incluir igualmente indicaciones sobre: Acontecimientos importantes posteriores al cierre Evolucin previsible de la entidad Operaciones con socios y administradores Estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor.
33
37
8.2 Informe del Revisor Fiscal: 34 El informe del revisor fiscal a la asamblea deber expresar: Si los actos de los administradores de la entidad se ajustan a los estatutos y a las rdenes o instrucciones de la Asamblea Si la correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas y de registro de asociados, en su caso, se llevan y se conservan debidamente Si hay y son adecuadas las medidas de control interno, de conservacin y custodia de los bienes de la entidad o de terceros que estn en poder de la entidad Certificar 35 si la entidad est cumpliendo con el pago de aportes a las cajas de compensacin familiar, ICBF, SENA, aportes al sistema de salud, pensiones y riesgos profesionales. 9. ANLISIS FINANCIERO: Consiste en recopilar los estados financieros estticos, como el balance general y dinmico como el estado de ganancias y prdidas o de resultados, para comparar y estudiar las relaciones existentes entre los diferentes grupos de cada uno y observar los cambios presentados por las distintas operaciones de la entidad. La interpretacin de los datos obtenidos, mediante el anlisis financiero, permite a la gerencia medir el progreso al comparar los resultados alcanzados con las operaciones planeadas y los controles aplicados. Adems, informa sobre la capacidad de endeudamiento, su rentabilidad, y su fortaleza o debilidad financiera, esto facilita el anlisis de la situacin econmica de la empresa para la toma de decisiones Para el anlisis financiero es importante conocer el significado de los siguientes trminos: Rentabilidad: Son los rendimientos que generan los activos puestos en operacin Tasa de rendimiento: Es el porcentaje de utilidad en un perodo determinado. Liquidez: Es la capacidad que tiene una empresa para pagar sus deudas oportunamente 9.1. Indicadores o razones financieras
Las razones financieras mas comunes son: capital de trabajo, liquidez, solidez y nivel de endeudamiento, fuera de estos existen otros que sirven de ayuda para analizar en detalle distintos aspectos de inters de cada ESAL 9.1.1. Capital de trabajo
Es la diferencia entre el activo corriente y el pasivo corriente. Constituye los recursos de que dispone un negocio para cancelar su pasivo a corto plazo y sirve para medir la capacidad de una empresa para pagar oportunamente sus deudas en un perodo no mayor del ejercicio fiscal.
34 35
Artculo 209 Cdigo de Comercio Artculo 50 Ley 789/2002
38
Capital de trabajo = Activo Corriente - Pasivo Corriente $4760.800 $210.000 = $4550.800
En el ao 2007, la entidad dispone de $4550.000 como capital de trabajo. 9.1.2. Razn circulante o ndice de liquidez
Significa las veces que el activo corriente cubre al pasivo corriente, o sea los pesos que hay en el activo corriente para cubrir el pasivo corriente o deudas a corto plazo.
En el ao 2007 por cada peso que debe la Fundacin, cuenta con $22.67 para respaldar sus obligaciones a corto plazo. 9.1.3 Solidez
Est representada por la relacin entre el activo total y el pasivo total o es la capacidad de pago de la empresa a corto y largo plazo, para demostrar su consistencia financiera.
La entidad dispone de $45,78 en activos, por cada peso que adeuda, es decir cuenta con dinero suficiente para cubrir sus obligaciones. 9.1.4. Endeudamiento
Esta representado por la relacin entre pasivo total y activo total Esta razn indica que del total de los Activos de la entidad, el 2,18 % est comprometido con
los acreedores Este valor se considera favorable ya que la empresa tiene el 97,82% de sus activos libres, es decir una buena garanta para obtener mayores crditos de sus proveedores o de banco comerciales
39
10. INFORME FINANCIERO Es el documento que prepara el contador o revisor fiscal de la entidad, a finalizar un perodo, al tomar como base los estados financieros, para informar a los asociados de la entidad sobre el resultado de las operaciones registradas en los libros y dems documentos de contabilidad. El informe es de gran importancia no slo para los administradores y propietarios de la empresa, sino para sus proveedores y clientes, porque muestra la solvencia para desarrollar su objeto social. Caractersticas: Fidedigno: Los datos contenidos en el informe deben corresponder exactamente a los valores registrados en los libros y dems documentos de contabilidad, con sujecin a las normas establecidas en el Decreto 2649/93, en el cdigo de comercio, en el estatuto tributario y a los reglamentos internos de la entidad. Claro y sencillo: El informe debe redactarse de manera que pueda ser entendido por todos sus lectores y no slo por los contadores o financieros. Funcional: Que los estados financieros, el anlisis y comentario reflejen de manera prctica, cmo se ha desarrollado la gestin social, econmica y sus resultados, a travs de uno o ms perodos; definan el nivel de progreso, aciertos y dificultades para obtener los ingresos, cubrir los costos y gastos; y determinar si la rentabilidad corresponde a la inversin y a las metas propuestas por los asociados. Contenido: El informe financiero presentado a la Alcalda debe contener: Balance General Comparativo Estados de Resultados Comparativo Estado de Patrimonio Estado de Cambios en la situacin financiera Flujo de Efectivo Anlisis vertical de los estados financieros Anlisis horizontal de los estados financieros Notas a los Estados Financiero Dictamen del Revisor Fiscal (En caso en que la entidad est obligada a designarlo o en su defecto, certificacin de Contador Pblico) Presupuesto para el ao siguiente e inversin de los excedentes en el desarrollo del objeto social. Informe de gestin 11. REGIMEN TRIBUTARIO ESPECIAL El Estatuto Tributario, establece un rgimen tributario especial para las entidades sin nimo de lucro.
40
Art. 19 Contribuyentes del rgimen tributario especial ( Articulo modificado por el articulo 8 de la Ley 863 de 2003). El nuevo texto es el siguiente: Los contribuyentes que se enumeran a continuacin, se someten al impuesto sobre la renta y complementarios, conforme al rgimen tributario especial contemplado en el Ttulo VI del Estatuto: 1) Las Corporaciones, Fundaciones y Asociaciones sin nimo de lucro, con excepcin de las contempladas en el artculo 23 de este Estatuto (Entidades no contribuyentes), para lo cual deben cumplir las siguientes condiciones: Que el objeto social principal y recursos estn destinados a actividades de salud, deporte, educacin formal, cultural, investigacin cientfica o tecnolgica, ecolgica, proteccin ambiental, o a programas de desarrollo social. Que dichas actividades sean de inters general. Que sus excedentes sean reinvertidos totalmente en la actividad de su objeto social. 2) Las personas Jurdicas sin nimo de lucro que realizan actividades de captacin y colocacin de recursos financieros y se encuentren sometidas a la vigilancia de la Superintendencia Financiera. PARGRAFO 1o. las corporaciones, fundaciones y asociaciones constituidas como entidades sin nimo de lucro, que no cumplan las condiciones sealadas en el numeral 1) de este artculo, son contribuyentes del impuesto sobre la renta, para cuyo efecto se asimilan a sociedades limitadas. PARGRAFO 2o. Los pagos o abonos en cuenta por cualquier concepto, efectuados en forma directa o indirecta, en dinero o en especie, por las corporaciones, fundaciones y asociaciones sin nimo de lucro, a favor de las personas que de alguna manera participen en la direccin o administracin de la entidad, o a favor de sus cnyuges, o sus parientes dentro del segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o nico civil, constituyen renta gravable para las respectivas personas naturales vinculadas con la administracin o direccin de la entidad y estn sujetos a retencin en la fuente a la misma tarifa vigente para los honorarios. Esta medida no es aplicable a los pagos originados en la relacin laboral, sometidos a retencin en la fuente de acuerdo con las disposiciones vigentes al respecto. PARGRAFO 4o. Para gozar de la exencin del impuesto sobre la renta, los contribuyentes contemplados en el numeral 1 de este artculo, debern cumplir adems de las condiciones aqu sealadas, las previstas en los artculos 358 y 359 de este Estatuto. Los cuales hacen referencia a la posibilidad de obtener exenciones en las lenidades de rgimen tributario especial. Decreto 4400 de 2004 Artculo 2. Inters general y acceso a la comunidad. Para efectos de los artculos 19 y 359 del Estatuto Tributario, las actividades desarrolladas por las entidades a que se refiere el numeral 1 del artculo 1 de este Decreto, deben ser de inters general y que a ellas tenga acceso la comunidad. Las actividades son de inters general cuando beneficien a un grupo poblacional, como un sector, barrio o comunidad. Se considera que la entidad sin nimo de lucro permite el acceso a la comunidad, cuando hace oferta abierta de los servicios y actividades que realiza en desarrollo de su objeto social, permitiendo que terceros puedan beneficiarse de ellas, en las mismas condiciones que los miembros de la entidad, o sus familiares.
41
Pargrafo Cuando las entidades sin nimo de lucro desarrollen actividades que son de inters general, pero a ellas no tiene acceso la comunidad, gozarn de los beneficios como contribuyentes con tratamiento tributario especial, sin derecho a la exencin del impuesto sobre la renta. Decreto 4400 de 2004 Artculo 9. Asignaciones Permanentes. Las asignaciones permanentes estn constituidas por el beneficio neto o excedente que se reserve para realizar inversiones en bienes o derechos, con el objeto de que sus rendimientos permitan el mantenimiento o desarrollo permanente de alguna de las actividades de su objeto social. La entidad podr optar por invertir en diversos activos negociables, salvo las limitaciones legales o restricciones de los organismos de control. Para constituir vlidamente la asignacin permanente, las entidades sin nimo de lucro, debern cumplir totalmente con los siguientes requisitos: a) Que la constitucin de la asignacin permanente est aprobada por la asamblea general o mximo rgano directivo que haga sus veces, antes de presentar la declaracin de renta y complementarios del respectivo perodo gravable. La aprobacin deber constar en Acta, en la cual se dejar constancia del valor neto o excedente que se reserva para asignacin permanente, el perodo gravable al que corresponde el excedente, el objeto de la inversin y las actividades especficas a desarrollar. No ser de recibo el sealamiento genrico de las actividades a ejecutar, como tampoco la simple mencin del objeto estatutario; b) Que se registre la reserva como parte del patrimonio de la entidad, en una cuenta especial denominada asignacin permanente; c) Que sus frutos, rendimientos o producto se inviertan o utilicen en el desarrollo de su objeto social. Pargrafo. Solamente la Asamblea General o mximo rgano directivo que haga sus veces, tiene la facultad para destinar una asignacin permanente a otros fines. Dicha asignacin deber invertirse en el ao en que se apruebe su destinacin diferente, para ser considerada como ingreso exento; en caso contrario constituye ingreso gravable a la tarifa del veinte por ciento (20%), sin que proceda deduccin o descuento sobre este impuesto. En los aos gravables siguientes ser exento nicamente el valor de los rendimientos o frutos que produzca la asignacin permanente que sean invertidos en el objeto social conforme con las condiciones establecidas en el presente decreto. Artculo 10. Registro contable de las asignaciones permanentes. En el evento que exista una asignacin permanente constituida en aos anteriores, y la entidad opte por incrementarla con nuevos beneficios netos, para efectos fiscales se deber dejar constancia en la cuenta del patrimonio denominada Asignacin permanente, de los valores parciales abonados ao por ao y del valor total acumulado. Se aclara que el articulo 23 del Estatuto Tributario, arriba mencionado, fue modificado por el articulo 65 de la Ley 223 de 1995, referente a entidades que no son contribuyentes, para efectos de la Declaracin de Ingresos y Patrimonio sealada en el Decreto 4583 de 2006, se citan en su articulo 10. 12. INFORMACION COMPLEMENTARIA A continuacin se presenta una breve explicacin acerca de otras cuentas que les pueden ser de utilidad y deben ser tenidas en cuenta en el desarrollo de la actividad.
42
12.1.
Activos Diferidos
Activos Diferidos: Comprende el conjunto de cuentas representadas en el valor de los gastos pagados por anticipado por la entidad sin nimo de lucro en desarrollo de su actividad. 12.2. Gastos pagados por anticipado Gastos pagados por anticipado: Registra el valor de los gastos pagados por anticipado por la entidad sin nimo de lucro en el desarrollo de su actividad, los cuales deben amortizarse durante el perodo en que se reciben los servicios o se causen los costos y gastos como por ejemplo: intereses, arrendamientos, honorarios, comisiones, gastos de organizacin y pre-operativos, remodelaciones, construcciones en propiedades ajenas entre otros. Ejemplo de Activos Diferidos: 1. Gastos pagados por anticipado: La Fundacin XXX tomo en arriendo una sede y cancelo por anticipado el valor correspondiente a (6) meses. El cann de arrendamiento es de $ 500.000.oo mensuales. Elaborar los registros de los gastos pagados por anticipado y la causacin del primer mes.
Ilustracin 17 Gastos Pagados por Anticipos
12.3. Cargos Diferidos Cargos Diferidos: Representan bienes o servicios recibidos de los cuales se espera obtener beneficios econmicos en el futuro. Registra los costos y gastos en que incurre la ESAL en las etapas de organizacin, construccin, montaje y puesta en marcha; las mejoras en propiedades tomadas en arrendamiento, la publicidad, los tiles y papelera, impuestos.
Ilustracin 18 Cargos Diferidos Direccin Jurdica Distrital - Alcalda Mayor de Bogot D.C.
43
Los cargos diferidos se amortizaran en funcin directa al consumo o perodo de tiempo transcurrido. Los gastos preoperativos y de organizacin en un perodo inferior a cinco aos, los software en un perodo inferior a tres aos, los gastos en propiedades tomadas en arrendamiento, se amortizan en el perodo menor entre la vigencia del respectivo contrato y su vida til probable, cuando su costo no es reembolsable. La publicidad se amortiza durante un perodo de tiempo igual al establecido para el ejercicio contable. Por concepto de contribuciones y afiliaciones, durante el perodo prepagado pertinente.
Ilustracin 19 Contabilizacin gastos de aseo
12.4. Depreciacin Acumulada: Depreciacin acumulada de propiedad, planta y equipo: Registra el monto de la depreciacin calculada por la ESAL sobre la base del costo. Se consideran bienes depreciables las Propiedades, Planta y Equipo tangibles con excepcin de los terrenos, la maquinara en montaje, las construcciones. En todo inmueble, debe desagregarse contablemente lo correspondiente al terreno y a la construccin. La depreciacin debe basarse en la vida til estimada del bien. Para la fijacin de esta es necesario considerar el deterioro por el uso y la accin de los factores naturales, as como la obsolescencia por avances tecnolgicos o por cambios en la demanda de los bienes producidos o de los servicios prestados. La vida til podr basarse en conceptos o tablas de depreciacin legales o de reconocido valor tcnico. Activo depreciable Vida til 20 aos 10 aos 10 aos 5 aos 5 aos % Depreciacin Anual 5% 10% 10% 20% 20%
Construcciones y edificaciones Maquinaria y equipo Equipo de Oficina Equipo de computacin y comunic. Flota y equipo de transporte
44
Ilustracin 20 Contabilizacin depreciacin
12.5. Avances y anticipos Avances y anticipos: Representa el valor de los adelantos efectuados en dinero o en especie por la ESAL a personas naturales o jurdicas, con el fin de recibir beneficios o contraprestacin futura de acuerdo con las condiciones pactadas, incluye conceptos tales como anticipo a proveedores, a contratistas, a trabajadores.
Ilustracin 21 Contabilizacin anticipos
Ilustracin 22 Contabilizacin anticipo honorarios Direccin Jurdica Distrital - Alcalda Mayor de Bogot D.C.
45
Deudas de difcil cobro: Registra el valor de las deudas a favor de la ESAL que no han sido atendidas oportunamente, bien sea por dificultades financieras del deudor. Para darle tal tratamiento debe encontrarse vencido el plazo estipulado y su cancelacin o castigo slo procede una vez se hayan agotado las gestiones de cobro pertinentes. Provisiones de cartera: Registra los montos causados por el ente econmico para cubrir eventuales prdidas de crditos, como el resultado del anlisis efectuado a cada uno de los rubros que conforman el grupo de deudores. Es una cuenta de valuacin de activo, de naturaleza crdito.
Ilustracin 23 Contabilizacin provisin cartera
12.6. Nmina Liquidacin de la nmina: La nmina es un documento en el cual un empleador relaciona salarios, deducciones, valor neto pagado, aportes parafiscales y apropiaciones de los trabajadores que han laborado en un perodo determinado ya sea semanal, dcada, quincenal, mensual. La nmina debe contener: Encabezamiento, con el nombre del empleador, el nombre del documento y el perodo de pago. Nombre y cargo del trabajador Das laborados Valor devengado Deducciones Neto pagado Firma y documento de identidad de los empleadores Aportes parafiscales Apropiacin para prestaciones sociales Firma de quien elabora, revisa y aprueba. Valor devengado: Est compuesto por las sumas que el empleador paga al trabajador, y est conformado por los distintos conceptos que constituyen salario como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, horas extras, comisiones entre otros. Deducciones: El empleador est autorizado para deducir por nmina los aportes de los trabajadores para salud (EPS), pensiones (Fondo de pensiones), retencin en la fuente, embargos judiciales. Adems previa autorizacin escrita del trabajador puede descontar cuotas para fondos de empleados, prstamos bancarios entre otros.
46
Neto pagado. Una vez calculado el sueldo devengado y las deducciones, el empleador puede pagar la nmina mensual a sus trabajadores.
Ilustracin 24 Contabilizacin Nmina
Apropiaciones: Al liquidar la nmina mensual el patrono debe calcular los aportes y provisiones causados conforme a la legislacin vigente. Aportes parafiscales: Todo empleador debe liquidar sobre su nmina mensual los aportes parafiscales as:
Ilustracin 25 Contabilizacin Aportes Parafiscales
12.7. Apropiacin Obligaciones Laborales Obligaciones Laborales: Comprende el valor de los pasivos a cargo de la entidad y a favor de los trabajadores. Cesantas: Registra el valor de las obligaciones del ente econmico con cada uno de sus trabajadores por concepto del auxilio de cesantas, como consecuencia del derecho adquirido de conformidad con las normas vigentes. El clculo debe determinarse al cierre del respectivo perodo contable. Deben ser consignadas en un fondo de cesantas antes del 15 de febrero de cada ao y solo pueden ser retiradas por
47
el trabajador para adquisicin de vivienda, estudio o cuando se retire definitivamente de la empresa. Intereses: Comprende el valor de los intereses causados sobre las cesantas y deben cancelarse al trabajador en el mes de enero o en el momento del retiro. Prima de Servicios: Registra el valor que por este concepto se encuentre pendiente de pago y a favor de los trabajadores, como consecuencia del derecho adquirido de conformidad con las disposiciones legales vigentes. Todo trabajador tiene derecho al pago de la prima proporcional la cual se debe cancelar en junio, en diciembre o en el momento del retiro del trabajador. Vacaciones: Registra el valor acumulado de las vacaciones que la entidad adeuda al trabajador producto de la relacin laboral existente. Las vacaciones son un descanso al que tiene derecho el trabajador que ha laborado durante un ao al servicio de una entidad o proporcionalmente por el tiempo trabajado. Concepto Cesanta: Intereses: Prima Vacaciones % mensual para apropiacione 8.33% - del total devengado 1% - mensual 8.33% - del total devengado 4.16% - del total devengado
Ilustracin 26 Apropiaciones de Nmina
48
Prestaciones extralegales: Registra las sumas adeudadas por la entidad a sus trabajadores por concepto de prestaciones extralegales, es decir, las originadas en pactos colectivos o convenciones de trabajo. 13. FLUJOGRAMAS Para algunas personas es ms fcil comprender el desarrollo de actividades mediante una grfica, por lo tanto a continuacin se incluyen los flujogramas de los principales procedimientos contables. El ciclo contable y los procesos Se presentan dos grandes ciclos contables que comprenden 12 etapas bsicas; las primeras siete (0 a 7) abarcan los eventos econmicos que dan origen a los registros y su consigna en los libros respectivos; la segunda etapa comprende el trmino del proceso contable, es decir, el cierre y consolidacin de la informacin en los Estados Financieros debidamente ajustados, arrojando los saldos para el perodo prximo. Lo anterior se refleja en los siguientes diagramas de flujo:
49
13.1 Flujo grama ciclo contable Elaboracin de Soportes Contables: Recibo de caja Recibo de consignacin Comprobantes de pago Factura Nota dbito Nota crdito Auxiliar contable codifica y elabora comprobante de diario Contador revisa soportes y comprobante de diario Contador firma comprobante de diario Auxiliar contable Registra en libros auxiliares Bancos Clientes Proveedores Compras Ventas Gastos Auxiliar contable: Contador: Contador: Verifica saldos subcuentas y en cuenta control
Registra comprobante el libro diario Devuelve comprobante al auxiliar para archivo Totaliza movimiento mensual libro diario Traslada informacin a libro mayor y balances Prepara comprobante de ajustes Elabora comprobante de cierre Elabora estados financieros Elabora notas a los estados financieros Elabora certificacin de estados financieros
50
51
52
14. GLOSARIO:
Activo: Conjunto de bienes y derechos de propiedad de la empresa valorados en dinero. Amortizacin: Disminucin gradual y proporcional de los activos y pasivos diferidos correspondiente al valor causado. Anlisis Financiero: Pasos que deben seguirse para medir y comparar los diferentes elementos que integran los estados financieros de una empresa. Aportes Parafiscales: Pagos obligatorios que debe realizar el empleador sobre su nmina mensual a entidades Cajas de compensacin familiar, Instituto Colombiano de Bienestar familiar, Sena. Archivo: Conjunto de registros, datos, textos y toda informacin relacionada entre s, almacenada en forma manual o sistematizada. Arqueo: Recuento del efectivo y cheques existente en caja. Asiento Contable: Registro en libros de contabilidad de toda operacin realizada por la entidad. Asiento de Ajuste: Registro necesario para actualizar el saldo de una cuenta y presentarla en su valor real, al finalizar un perodo contable. Asiento de Apertura: Registro inicial en comprobantes y libros de contabilidad correspondiente a los aportes de Capital. Asiento de Cierre: Registro final en comprobantes y libros de contabilidad para cancelar las cuentas nominales o de resultado. Balance de Comprobacin: Llamado tambin balance de Prueba, tiene por objeto comprobar que los asientos contables han sido correctamente registrados tanto en libros mayores como en auxiliares y verificar las sumas iguales. Balance General: Estado de situacin financiera de una entidad en una fecha determinada; incluye el Activo, el Pasivo y el Patrimonio. Ciclo Contable: Conjunto de registros contables correspondientes a un perodo determinado, generalmente de un ao, que permite medir las variaciones de patrimonio de una entidad y determinar los excedentes o prdidas de la entidad. Cdigo: Clave que permite registrar la informacin en forma manual o sistematizada. Comprobante: Soporte de una transaccin que sirve para contabilizarla.
53
Comprobante de diario de Contabilidad: Documento utilizado para el registro de transacciones relacionadas con la actividad desarrollada por la entidad. Comprobante de pago: Llamado tambin comprobante de egreso u orden de pago, es un documento interno que respalda el pago de una cantidad determinada de dinero. Conciliacin: Proceso de comparar cuentas o documentos con el fin de establecer las diferencias. Contabilidad: Ciencia que permite el registro y control de las operaciones de una entidad para conocer su situacin econmica y financiera. Costo: Representa la inversin necesaria para adquirir un producto o prestar un servicio. Cuenta: Nombre utilizado para el registro ordenado y clasificado de las operaciones. Depreciacin: Disminucin o prdida de un valor de la Propiedad Planta y Equipo, ocasionada por el desgaste, envejecimiento y la obsolescencia. Diferido: Valor pagado o cobrado en forma anticipada, que disminuye con el tiempo a medida que se causa. Efectivo: Dinero en billetes y monedas, cheques, comprobantes de ventas con tarjetas de crdito y otros. Egreso: Costo o gasto necesario para desarrollar una actividad econmica y obtener beneficios. Estado de resultados o de Ganancias y Prdidas: Estado de resultado de ingresos, costos y gastos de un ejercicio contable. Estados financieros: Informes sobre la situacin financiera de una empresa en una fecha determinada. Estatuto Tributario: Compendio de normas que rigen el sistema tributario del pas. Estatutos: Conjunto de normas que rigen la organizacin y funcionamiento de una empresa. Factura: Soporte contable elaborado por el vendedor , en el cual se detalla el servicio prestado o la mercanca vendida y se indica el precio. Gasto: Erogacin necesaria para el desarrollo de la actividad. Hoja de trabajo: Formato de borrador que sirve para preparar los estados financieros. Impuesto: Contribucin obligatoria de los particulares exigida por el Gobierno con el fin de cubrir los gastos pblicos.
54
Indemnizacin: Compensacin en dinero de un dao o perjuicio. Ingresos: Llamados tambin rentas, son los dineros recaudados por la entidad. Inflacin: Disminucin del valor del dinero, debido al alza de precios de bienes y servicios. Inmuebles: Bienes no transportados.
Insolvencia: Incapacidad para cubrir oportunamente las deudas Inversin: Erogacin efectuada en depsitos o ttulos, con el fin de obtener una ganancia. IVA: Impuesto al valor agregado, sobre venta de mercancas y servicios. Libros de contabilidad: Libros en los que se registran en forma ordenada y cronolgica las operaciones de una empresa. Liquidez: Capacidad de una empresa para pagar sus deudas a corto plazo en forma oportuna. Manual de Cuentas: Gua que contiene el significado y manejo de las cuentas. Nota Crdito: Soporte contable que se utiliza para registrar abonos, descuentos, devoluciones o rebajas a los usuarios o clientes. Nota Dbito: Soporte contable que se utiliza para registrar aumentos de valor en las facturas o cuentas de clientes. Nota de contabilidad: Comprobante que se utiliza para registrar operaciones que no tienen un soporte contable. Obligaciones: Deudas contradas por la entidad. PAAG: Porcentaje de Ajuste del Ao Gravable, el cual ser equivalente a la variacin porcentual del ndice de precios del consumidor para empleados, certificado por el DANE. Pasivo: Grupo de cuentas que representan obligaciones o deudas contradas por la entidad y que pueden valorarse en dinero. Patrimonio: Comprende el Capital y el Supervit. Es la diferencia entre el Activo y el Pasivo. Personas Naturales: Individuos de la especie humana considerados capaces de ejercer derechos y contraer obligaciones. Personas jurdicas: Los establecimientos, sociedades, agremiaciones o seres colectivos, a los cuales se les da individualmente un nombre, y que son capaces de ejercer derechos y contraer obligaciones por medio de su representante legal.
55
Presupuesto: Instrumento de planeacin y control realizado sobre bases estadsticas para proyectar resultados. Provisin: Valor que se destina para cubrir posibles gastos o prdidas. PUC: Plan nico de cuentas expedido por el gobierno. Razn Financiera: Relacin entre dos cantidades tomadas de los estados financieros, presentada en forma reducida. Recibo de Caja: Soporte contable utilizado por la empresa para comprobar los ingresos en efectivo. Recibo de Consignacin: Soporte contable utilizado para comprobar un depsito bancario. Rendimiento Financiero: Producto o utilidad que se obtiene de una inversin. Rentabilidad: Porcentaje de utilidad, beneficio o ganancia producido por un bien o servicio.
Retencin en la Fuente: Recaudo anticipado de impuestos. Saldo dbito: Diferencia entre el debe y el haber de una cuenta, cuando es mayor el debe. Saldo crdito: Diferencia entre el haber y el debe de una cuenta cuando es mayor el haber.
TABLA DE ILUSTRACIONES
ILUSTRACIN 1 MODELO RECIBO DE CAJA ILUSTRACIN 2 MODELO CONSIGNACIN ILUSTRACIN 3 MODELO FACTURA DE VENTA ILUSTRACIN 4 COMPROBANTE DE EGRESO ILUSTRACIN 5 REGISTRO CONTABLE PAGO HONORARIOS ILUSTRACIN 6 REGISTRO CONTABLE PAGO ARRENDAMIENTO ILUSTRACIN 7 CONSTITUCIN CAJA MENOR ILUSTRACIN 8 RECIBO CAJA MENOR ILUSTRACIN 9 REEMBOLSO CAJA MENOR ILUSTRACIN 10 CONTABILIZACIN REINTEGRO CAJA MENOR ILUSTRACIN 11 MODELO COMPROBANTE APERTURA ILUSTRACIN 12 COMPROBANTE DE DIARIO ILUSTRACIN 13 COMPROBANTE DE DIARIO NOVIEMBRE ILUSTRACIN 14 COMPROBANTE DE DIARIO DICIEMBRE
56
ILUSTRACIN 15 BALANCE GENERAL ILUSTRACIN 16 ESTADO DE RESULTADOS ILUSTRACIN 17 GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO ILUSTRACIN 18 CARGOS DIFERIDOS ILUSTRACIN 19 CONTABILIZACIN GASTOS DE ASEO ILUSTRACIN 20 CONTABILIZACIN DEPRECIACIN ILUSTRACIN 21 CONTABILIZACIN ANTICIPOS ILUSTRACIN 22 CONTABILIZACIN ANTICIPOS HONORARIOS ILUSTRACIN 23 CONTABILIZACIN PROVISIN CARTERA ILUSTRACIN 24 CONTABILIZACIN NMINA ILUSTRACIN 25 CONTABILIZACIN APORTES PARAFISCALES ILUSTRACIN 26 CONTABILIZACIN APROPIACIONES DE NMINA
Grupo de Trabajo- Subdireccin de Persobas Jurdicas-ESAL-
A R E A S Financiera: Conmutador 3 81 3000 Ext. 2200- 2205- 2232 Carmen Nava Serrano Enrique Lozano Gil Flavio Antonio Pubiano Camacho Jackeline Vargas Hernandez Luis Alberto Cgua Niampira Margarita Rosa Umaa Gmez Teresa Silva Valbuena Jurdica: Conmutador 3 813000 Ext. 2222- 2205 2232 Aidee Georgette Murad Snchez Blanca Marina Guerrero Castrelln Claudia Miranda Londoo Camilo Rodrguez Didier Castaeda Edison Andrs Belalczar Erazo Jorge Elicer Hernndez Albarracn Martha Alicia Giraldo Montoya Martha Yolanda Amaya Salazar Nubia Stella Ortiz
57
Vianny Lizeth Arcos Meneses Luz Mary Garzn Roncancio Martha Casas Grupo de Apoyo logstico, Sistematizacin y Base de datos Miguel Alfonso Solano Robles Olga Orjuela Campos Camilo Andrs Pea Carbonell Doralba Garavito Hernndez Edilberto Olarte Moreno Luis Augusto Lpez Robayo Jhonny Fabricio Reyes Pardo Johana Fernanda Medina Oviedo Luz Stella Prieto Mancera Mara Delia Muoz Camacho Dasyani Olivares Alberto Fagua Zorrilla Diego Contreras Oscar Manuel Curtidor Quijano Coordinadores Talleres Conmutador 3 81 3000 Ext. 2220 Coordinadores Talleres Jorge Elicer Hernndez Albarracn Hernn Benjamn Muoz Cuervo Guia SIPEJ Normograma Edison Andrs Belalczar Gua Activacin PIN y Actualizacin datos SIPEJ Miguel Alfonso Solano Robles Secretarias Paola Ardila Vergara Martha Helena Morales Guevara Lucy Ariza Mensura
58
BOGOT POSITIVA GOBIERNO DE LA CIUDAD SECRETARA GENERAL ALCALDA MAYOR DE BOGOT D.C DIRECCIN JURDICA DISTRITAL SUBDIRECCIN DE PERSONAS JURDICAS Radicacin Correspondencia Carrera 8 No. 10-65 Pgina Web : www.bogot.gov.co www.alcaldabogota.gov.co/SPJ E mail: personajur@alcaldabogota.gov.co Conmutador : 3 81 3000 Ext. 2200, 2205 Subdireccin Personas Jurdicas Avenida Caracas No. 53- 80 Piso 2 3 Archivo : Lus Augusto Lpez Robayo Conmutador : 3 81 3000 Ext. 2204 Atencin al Ciudadano: Lucy Ariza Menjura Conmutador 3 81 3000 Ext 2232 Super Cades CAD . Carrera 30 : Ada Dasyani Olivares Nio Kennedy : Oscar Manuel Curtidor Quijano RECUERDE: ESTA PUBLICACION PUEDE CONSULTARSE EN LA PAGINA WEB: www.alcaldabogota.gov.co/SPJ o en la Biblioteca Jurdica Virtual en: ww.alcaldiabogota. gov.co/DJD/bjv/home.html
59

Sin Animo de Lucro 2

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Sin Animo de Lucro 2

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

SAMUEL MORENO ROJAS Alcalde Mayor de Bogot YURI CHILLN REYES Secretario General de la Alcalda Mayor de Bogot BEATRIZ

DIANA C. MARTNEZ GONZLEZ Diseo y Diagramacin DDDI - Imprenta Distrital Impresin

Bogot D.C., Colombia - Edicin No.1 - 2009

SAMUEL MORENO ROJAS Alcalde Mayor

YURI CHILLN REYES Secretario General

GUA DE ORIENTACIN CONTABLE PARA ENTIDADES SIN NIMO DE LUCRO

10. 11. 12.

Direccin Jurdica Distrital - Alcalda Mayor de Bogot D.C.

Decreto 2150 de 1995

Direccin Jurdica Distrital - Alcalda Mayor de Bogot D.C.

Direccin Jurdica Distrital - Alcalda Mayor de Bogot D.C.

Artculo 3 Decreto 2649/93

Direccin Jurdica Distrital - Alcalda Mayor de Bogot D.C.

Cualidades de la informacin contable8

Artculo 4 Decreto 2649/93 Artculo 7 Decreto 2649/93

Direccin Jurdica Distrital - Alcalda Mayor de Bogot D.C.

Direccin Jurdica Distrital - Alcalda Mayor de Bogot D.C.

Decreto 2650/93 Artculo 3 Decreto 2849/94

Direccin Jurdica Distrital - Alcalda Mayor de Bogot D.C.

Artculo 5 Decreto 2650/93 Artculo 123 Decreto 2649/93

Direccin Jurdica Distrital - Alcalda Mayor de Bogot D.C.

Direccin Jurdica Distrital - Alcalda Mayor de Bogot D.C.

Ilustarcin 2 Modelo Consignacin

Direccin Jurdica Distrital - Alcalda Mayor de Bogot D.C.

Ilustarcin 3 Modelo de Venta

Direccin Jurdica Distrital - Alcalda Mayor de Bogot D.C.

Ilustarcin 4 Comprobante de Egreso

Ilustarcin 5 Registro contable de pago honorarios

Direccin Jurdica Distrital - Alcalda Mayor de Bogot D.C.

Se cancel la suma de $ 200.000.oo por concepto de arrendamiento de la sede el da 3 de Noviembre de 2007.

Ilustarcin 6 Registro contable pago arrendamiento

Ilustarcin 7 Constitucin caja menor

Ilustarcin 8 Recibo de caja menor

Direccin Jurdica Distrital - Alcalda Mayor de Bogot D.C.

Modelo reintegro de caja menor

Ilustarcin 9 Reembolso caja menor

Contabilizacin reintegro de caja menor

Ilustarcin 10 Contabilizacin reintregro caja menor

Direccin Jurdica Distrital - Alcalda Mayor de Bogot D.C.

Direccin Jurdica Distrital - Alcalda Mayor de Bogot D.C.

Direccin Jurdica Distrital - Alcalda Mayor de Bogot D.C.

Orientacin profesional N 5 del Consejo Tcnico Artculo 125 Decreto 2649/93

Direccin Jurdica Distrital - Alcalda Mayor de Bogot D.C.

Orientacin Profesional N 5 Numeral 4.1.3.3 Orientacin Profesional N 5 Numeral 4.1.3.7

Direccin Jurdica Distrital - Alcalda Mayor de Bogot D.C.

Direccin Jurdica Distrital - Alcalda Mayor de Bogot D.C.

Direccin Jurdica Distrital - Alcalda Mayor de Bogot D.C.

Artculo 135 Decreto 2649/93

Direccin Jurdica Distrital - Alcalda Mayor de Bogot D.C.

Artculo 22 Decreto 2649/93 y Decreto 1878 de 2008

Direccin Jurdica Distrital - Alcalda Mayor de Bogot D.C.

Ilustracin 15 Balance General

Ilustracin 16 Estado de Resultados

Direccin Jurdica Distrital - Alcalda Mayor de Bogot D.C.

Estado de Cambios en el Patrimonio

Artculo 32 Decreto 2649/93 Artculo 33 Decreto 2649/93

Direccin Jurdica Distrital - Alcalda Mayor de Bogot D.C.

Elementos de los estados financieros: 32

Artculo 34 Decreto 2649/93

Direccin Jurdica Distrital - Alcalda Mayor de Bogot D.C.

Artculo 114 Decreto 2649/93

Direccin Jurdica Distrital - Alcalda Mayor de Bogot D.C.

Artculo 209 Cdigo de Comercio Artculo 50 Ley 789/2002

Direccin Jurdica Distrital - Alcalda Mayor de Bogot D.C.