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Fachartikel

Wie Sie Ihr Qualittsmanagementhandbuch richtig aufbauen

Das Qualittsmanagementhandbuch ist die Basis fr den Aufbau eines Qualittsmanagementsystems. Es fasst die zentralen Anforderungen des jeweiligen QMSystems zusammen und enthlt Verweise auf Verfahrensanweisungen, mit denen das System in der Bildungseinrichtung realisiert ist. Die Voraussetzung fr das QM Handbuch ist die Aufstellung aller Geschftsprozesse, einschlielich Personal, Daten- und Informationssicherheit. Damit erhlt man eine gute bersicht ber das Gesamtunternehmen und kann auf dieser Grundlage ein Qualittsmanagementhandbuch aufbauen und verfassen. Dabei sind folgende Punkte zu beachten: ber die Inhalte der QM-Dokumentation entscheiden Grundstzlich lassen sich die Dokumente eines Qualittsmanagementsystems in vier Kategorien einteilen: das Qualittsmanagementhandbuch an sich, Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen und Formulare. Der Umfang einer QM-Dokumentation und damit auch die Anzahl von Dokumentenarten sind jedoch von der Gre der Bildungseinrichtung abhngig. Kleine Unternehmen werden i.d.R. mit einem Qualittsmanagementhandbuch auskommen, das alle Verfahrensregelungen enthlt. Separate Verfahrens- und Arbeitsanweisungen sind fr diese Einrichtungen also nicht notwendig. Meist fhren sie die Formulare als Anlage zum Handbuch mit, die bei der Abwicklung des Verfahrens zu verwenden sind. Dokumentationsstandards festlegen Vor Beginn der Dokumentenerstellung muss festgelegt werden, mit welchen Werkzeugen und Standards dies geschehen soll. Dazu gehren die Auswahl einer geeigneten Dokumentationssoftware und die Einhaltung eines gleichbleibenden Erscheinungsbildes aller Dokumente. Natrlich knnen hier bereits vorhandene Standards zum Corporate Design einflieen. Darber hinaus sollten alle Projektmitarbeiter auf ein und dasselbe Dokument zugreifen knnen, es sollte jedes Dokument also nur einmal gefhrt werden.

Struktur fr das QM Handbuch erstellen Die erste Stufe der Erstellung des Qualittsmanagementhandbuchs besteht darin, eine Struktur festzulegen. Grundstzlich gibt es keinerlei Bestimmungen hinsichtlich der Gestaltung einer QM-Dokumentation. Im Idealfall hlt man sich dabei an die Struktur, die sich aus den eigenen Ablufen ergibt. Entscheidet sich eine Bildungseinrichtung dafr sich nach der DIN EN ISO 9001 zertifizieren zu lassen, ist aber auch eine Anlehnung an die Struktur der Norm mglich. In diesem Fall knnte das Qualittsmanagementhandbuch folgende Struktur aufweisen: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Unternehmensprofil Benutzungshinweise zur QM-Dokumentation Mitgeltende Normen und Referenzen Grundstzliche Beschreibung des QM-Systems Unternehmensfhrung Bereitstellung von Mitteln Beschreibung der operativen Prozesse Manahmen der kontinuierlichen Verbesserung Abkrzungsverzeichnis/ Begriffserluterungen

Qualittsmanagementhandbuch schreiben Sobald alle Prozesse festgelegt und beschrieben sind und der Rahmen fr das Handbuch erstellt ist, knnen die jeweiligen Kapitel nun in allen Bereichen der Forderungen der jeweiligen Norm entsprechend ausgefllt werden. Ein sorgfltig gefhrtes Handbuch ist Grundlage fr die Zertifizierung durch eine akkreditierte Zertifizierungsorganisation, die einen anerkannten Nachweis fr die Qualittsfhigkeit der Einrichtung erbringt. Die CERTQUA Gesellschaft der Deutschen Wirtschaft zur Frderung und Zertifizierung von Qualittssicherungssystemen in der beruflichen Bildung (www.certqua.de) ist als spezialisierte Zertifizierungsorganisation schwerpunktmig im Bereich der beruflichen Bildung aufgestellt.
Autorenhinweis: Andreas Orru ist seit 1996 Geschftsfhrer der CERTQUA Gesellschaft der Deutschen Wirtschaft zur Frderung und Zertifizierung von Qualittssicherungssystemen in der beruflichen Bildung mbH. Er ist Experte im Bereich Qualittsmanagement fr Bildungsorganisationen. Nach seinem Studium der Soziologie sowie Rechtswissenschaft mit dem Schwerpunkt Industrie- und Organisationssoziologie an der Universitt Bielefeld war er als Lehrbeauftragter im Bereich Internationales Qualittsmanagement an der Universitt Dsseldorf ttig.