Crnica Algunas experiencias en el control de la gestin de enfermera en el Hospital San Juan de Dios

Elvia Sols-Marn1 Johanny Romero-Bermdez2

RESUMEN:
Se expone una metodologa de control gerencial aplicada a la enfermera y se adjuntan algunos instrumentos creados, validados y aplicados, por la Directora de Enfermera y su Consejo Gerencial del Hospital San Juan de Dios. Se aplica en la medicin de factores que intervienen en el proceso de gestin en las diversas unidades de trabajo. Palabras clave: Diagnstico situacional, gestin, control, ejecucin, calidad, notas de Enfermera.

de medicin de los factores que intervienen en el proceso de gestin, en las diversas unidades de trabajo en dicho centro. Por dcadas, se ha cuestionado cmo controlar los diversos programas, procesos y actividades que la disciplina de enfermera realiza en los diferentes niveles del desempeo, sin que la accin sea calificada como policiaca? Por la experiencia acumulada a lo largo de ms de 35 aos de ejercicio profesional de enfermera, y por haber transitado los niveles jerrquicos existentes en Enfermera del HSJD, se ha verificado que es posible controlar y medir en forma simple los procesos de trabajo de alta complejidad cuando cada profesional de Enfermera ejerce compromiso con la responsabilidad inherente al cargo que desempea. El trabajo con los diversos equipos de Enfermera ha influido, a lo largo del tiempo y en mltiples circunstancias, a concretar ideas que por aos fueron sueos recurrentes, pero hoy constituyen respuestas al cuestionamiento de cmo hacer las cosas cada vez mejor? Si se cuenta con una misin y una visin en pro de la satisfaccin del usuario que explicitan el modelo de calidad por seguir en el quehacer profesional de Enfermera, entonces se clarifica que, cuanto mayor sea la organizacin y la estabilidad del entorno en el que se desarrollan las diversas actividades, mayor ser la reduccin de contingencias e improvisaciones en el trabajo. Por tanto, el control constituye un trabajo planeado, consensuado y conocido por todas las personas que intervienen en el proceso desde cualquier nivel jerrquico en que se ubiquen (directivo u operativo), y se promueve el trabajo en equipo, el compromiso voluntario y la

SUMMARY:
A methodology of managerial control is exposed applied to the nursing and some created instruments are attached, validated and applied, for the Director of nursing and its Managerial Council of the Hospital San Juan of God. It is applied in the mensuration of factors that you/they intervene in the administration process in the diverse work units. Words key: situational Diagnosis, administration, control, execution, quality, notes of Infirmary.

INTRODUCCIN:
El fin es compartir los beneficios obtenidos por la Direccin de Enfermera del Hospital San Juan de Dios (HSJD) con una metodologa de control y el establecimiento de un Consejo Gerencial de Enfermera. El control se ayuda con instrumentos
1 Mster en administracin de los servicios de salud sostenible (UNED). Subdirectora de Educacin en el Hospital San Juan de Dios. Hospital San Juan de Dios. San Jos Costa Rica: Paseo Coln. 2 Licenciada en enfermera. Ex Directora de Enfermera en el Hospital San Juan de Dios.

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identificacin con el mejoramiento continuo. La Direccin de Enfermera del HSJD, conjuntamente con su Consejo Gerencial, estableci un sistema de control de la gestin de las unidades de trabajo de todos los niveles de Enfermera y se apoy en varios instrumentos.

a) Elementos dirigidos a la estructura. -Ubicacin, distribucin y condiciones fsicas (espacios, pintura, ventilacin, iluminacin y otros). Organizacin, manuales de normas, procedimientos, protocolos (existentecita y vigencia). -Inventario: mobiliario, equipos, materiales, medicamentos, soluciones, ropa (cantidad, forma de proveerlos, condiciones, si resuelve la demanda, etc.). -Procedimientos administrativos y tcnicos ms frecuentes. Los hallazgos (diagnsticos) se ordenan por prioridad con el propsito de que se complementen en el PE, en el PAO y en la Matriz para el Control y Seguimiento (MCS). b) Elementos por considerar dirigidos al personal centrado en las actividades de Enfermera. -La aplicacin del proceso de enfermera. -En el acto de recibir cada turno: se entrega y recibe paciente por paciente. -Se realiza la visita de Enfermera o ronda al iniciar el turno, la preclnica y posclnica. -Se elaboracin las notas de Enfermera. -Se trascriben las indicaciones mdicas y se registra su cumplimento, otras. -Se cumple las tcnicas bsicas: Tcnica Asptica Mdica (TAM) y la Tcnica Asptica Quirrgica (TAQ). -En la atencin del usuario se aplican los principios humansticos, calidez u otros. -El desempeo del personal y su descripcin: se identifica con el usuario?, llama al paciente por su nombre?, se aplican los principios relacionados con los procedimientos? y se ejecutan los pasos de cada uno? Otros relacionados con el desempeo. -Distribucin de tareas al personal. -Existencia de programas educativos:Orientacin al nuevo funcionario, Educacin en Servicio, Educacin para la Salud. Adems, si se deja evidencia de la educacin brindada.

MATERIALES Y MTODOS
La Direccin de Enfermera del HSJD emplea sus propios instrumentos para ejercer el sistema de control, cada uno enfocado hacia factores diferentes: Gua diseo del Diagnstico situacional desde la perspectiva de Enfermera, a continuacin se adjuntan los documentos.

Documento N 1
CCSS. HSJD. Direccin de Enfermera.

Diagnstico Situacional de las Unidades de Atencin, HSJD

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El Diagnstico Situacional del Servicio se realiza sobre la base del proceso administrativo en su primera etapa y el sistema de evaluacin por estructura, proceso y resultado. Objetivo general: Determinar la situacin de las Unidades de Atencin (UA) en cuanto a planta fsica, organizacin, normativa, procesos, personal y pacientes. Objetivos especficos
ENFERMERIA EN COSTA RICA, DICIEMBRE 2007, VOL.28 (2)

-Valorar la condicin de la estructura fsica y organizativa: servicio, materiales, equipamiento e ndice de morbilidad de la UA. -Revisar la dotacin de personal segn categorizacin del usuario externo. -Identificar necesidades de conocimiento, actitudes y destrezas del personal de la UA. -Identificar las necesidades educativas en salud del usuario externo. -Establecer los planes denominados: Plan Estratgico (PE), Plan Anual Operativo (PAO) y los de Educacin. Contenidos
3 Elaborado por Johanny Romero y Elvia Sols.

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-El proceso aplicado para identificar necesidades de conocimientos, actitudes y destrezas del personal. -Si el clculo de personal se efecta segn la demanda de la UA. -Sistemas, normas y procedimientos para la coordinacin de los procesos. -Cmo se evala la satisfaccin del personal. Los datos recolectados: se analizan, se sintetizan y se planean las acciones resolutivas, pues se incluirn en el PE, en el PAO, en los planes de educacin y en las matrices prestablecidas. c) Elementos por considerar dirigido al usuario externo. -La morbilidad. -Procedimientos mdicos y de enfermera ms frecuentes relacionados con los mtodos de diagnstico y el tratamiento de usuario: Laboratorio, endoscopias, pruebas diversas y otras especficas de cada UA. -Mtodo empleado para conocer necesidades educativas del usuario externo. -Sistema de orientacin al usuario desde su ingreso, durante su estancia y a su egreso de la UA. -Normas y protocolos para la atencin, planes individualizados de atencin y Plan de Educacin para la Salud. Los datos se analizan, se clasifican por prioridad y se incluyen en el PE, en el PAO, en los planes educativos y en la MCS. Se aplica un instrumento para chequear la presencia y la calidad de los indicadores comprendidos dentro del control de la gestin de Enfermera (vase el siguiente documento).

Valor ponderado = 1 equivalente al 100%

Observaciones propias de Enfermera: _____________________________________________ ____________________________________________. Observaciones de elementos ajenos a Enfermera _____________________________________________ ____________________________________________. Nombres y firmas de los miembros del Consejo Gerencial de Enfermera ______________ ______________ ______________ Un tercer instrumento denominado Instructivo para elaborar notas de Enfermera con calidad (vase documento N3).

Documento N 2
CCSS. HSJD. Direccin de Enfermera.

Control de Ejecucin y Calidad de la Gestin de Enfermera, HSJD.

Servicio_______ Fecha______ Nivel cumplimiento: Pte.____% Calidad_____%

Documento N 3
CCSS. HSJD. Subdireccin de Educacin.

Pasos fundamentales en la confeccin de las notas de Enfermera

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Las notas de Enfermera se conceptualizan como la reunin de datos del usuario a quien el personal de Enfermera brinda la asistencia en salud. Se caracterizan por incluir ocho apartados: encabezado, observaciones cfalo-caudal y de las distintas reas (fsica, fisiolgica, psicolgica, emocional, espiritual y de su entorno, entre otras), cumplimiento de indicaciones, evolucin del usuario como respuesta a la intervencin, acciones pendientes segn razn, educacin, autora de la nota, cdigo profesional y otros aspectos legales. La norma es que las notas de Enfermera se elaborarn para evidenciar la intervencin brindada a todo usuario atendido cuyo contenido es: Encabezado: incluye el nombre completo y nmero de cdula del usuario, nombre del servicio, nmero de cama (en caso de hospitalizacin), sexo, fecha y hora en que se recibe, estado en que se recibe, quin lo acompaa, cmo comunicarse con sus encargados, si porta pertenencias, cuntas y de qu tipo. Observaciones: son los registros concretos, claros y oportunos de lo que cada usuario presenta psicofisiolgica, emocional, espiritual y socialmente. Cumplimiento de indicaciones: de Enfermera, mdicas y otras, segn corresponda. Evolucin: la nota debe reflejar el efecto, el impacto, la respuesta y la reaccin tanto psicofisiolgica como fsica del usuario ante la atencin brindada. Educacin: anotar toda accin educativa que se brinde al usuario, familia o encargado. Acciones pendientes: registrar toda intervencin que quede pendiente pero se especifica: la razn, la fecha, la hora y a quin se le inform de ello. Autora: nombre completo, cargo de quien realiza la nota y cdigo: nmero de licencia del profesional, otorgado por el Colegio de Enfermeras de Costa Rica. Algunos aspectos legales: la nota es escrita con tinta negra y ntida (sin tachones, borrones, parches, escrituras al margen ni espacios en blanco); debe estructurarse en hojas foliadas, y redactarse inmediatamente despus de concluir cada intervencin. Adems, se describe en forma concreta, clara y oportuna la condicin psicofisiolgica, emocional, espiritual y socialmente del usuario.

3. Por ltimo, se aplica una tabla para valorar las notas de Enfermera (vase el documento N 4).

Documento. No. 4
CCSS. HSJD. Direccin de Enfermera.

Tabla: Revisin de la calidad de las notas de Enfermera.

Valor ponderado = 1 equivalente al 100%

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Observaciones: _____________________________________________ ____________________________________________. Nombre y firma de quien revisa: ____________________ ______________________ cc/ Jefaturas de rea y UA. Los instrumentos 1 y 3 constituyen guas para el trabajo cotidiano de los equipos de Enfermera, mientras que el 2 y el 4 se aplican durante la Visita Gerencial de Enfermera. Dicha visita se realiza una vez a la semana y a un servicio diferente cada vez, de modo que todos tienen oportunidad de ser visitados. La actividad se inicia con la presentacin del equipo evaluador, de seguido se hace recorrido por la unidad y se revisan los diferentes indicadores contemplados en el instrumento.

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Una vez terminado el proceso, se efecta una reunin de cierre, en la cual se analizan los hallazgos, se refuerzan o mantienen los positivos y se mejoran los que correspondan. Pero se establecen plazos. Posteriormente, el equipo evaluador informa por escrito a la Direccin de Enfermera para que lo remita a las autoridades de la unidad evaluada. Resultados: la aplicacin de dicho sistema de control ha generado un efecto revitalizador para los niveles involucrados en el proceso de evaluacin (gerencial y operativa), porque como cada persona desarrolla mayor acercamiento y comprensin con el trabajo que desempea el otro, se favorece una relacin laboral clida y una cultura de control y de rendicin de cuentas. Discusin: los resultados muestran que el uso de los instrumentos ha fortalecido la gestin en enfermera en cada una de las unidades de trabajo con oportunidad y calidez. El xito consisti en que se sustituy buscar culpables por las carencias de datos por la cuantifican y la calificacin de los emitidos por los problemas para mejorarlos y analizarlos conjuntamente con el equipo de Enfermera. Al mejorar los problemas de las bases, por ende, se mejoran las que competen a la Direccin de Enfermera. Los que no

son de su competencia se documentan en un informe y se transfieren a las instancias correspondientes. Por tanto, se recomienda que: Cada Unidad de Trabajo elabore anualmente el Diagnstico Situacional, bajo la perspectiva de Enfermera, pues sobre esta base se fundamenta su evolucin: la nota de Enfermera debe reflejar el efecto, el impacto, la respuesta y la reaccin del usuario ante la atencin brindada integralmente.

BIBLIOGRAFA
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