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Project 2010
Jorge Andrs Clavijo G Instructor SENA jaclavijo66@misena.edu.co

OBJETIVO
Desarrollar en los participantes las competencias bsicas necesarias para planear estratgicamente las actividades de un proyecto de construccin de obras (definiendo tiempos, recursos y costos), utilizando para ello Microsoft Project como poderosa herramienta de Gestin de Proyectos.

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Project 2010

CONTENIDO
MODULO 1. Introduccin a la Gestin de Proyectos y Familiarizacin con las Herramientas de Microsoft Project. MODULO 2. Organizacin de Tareas y Asignacin de Recursos. MODULO 3. Programacin condicionada por el esfuerzo y ejercicio de repaso. MODULO 4. Flujo de Caja y Men de Reportes. COMO VAMOS A TRABAJAR ? DIAS DE CLASE. Lunes HORARIO: 6:00 pm 9:00 pm DURACIN: 40 hrs METODOLOGA: Exposicin, Talleres, Informes. APROBACIN DEL CURSO: Asistencia 70% Talleres 10% Informe Final 20%.

 QUE ES UN PROYECTO ?
PMBOK

MODULO 1

Un proyecto es parte del trabajo

realizado por una organizacin. Tanto las operaciones tienen como los

proyectos comunes:

caractersticas

Son ejecutados por las personas de la organizacin. Estn restringidos por los recursos

limitados.
Se planean, ejecutan y controlan.

 QUE ES UN PROYECTO ?
PROYECTO Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico: TEMPORAL Significa que cada proyecto tiene un comienzo definido y un final definido. PRODUCTOS, SERVICIOS O RESULTADOS NICOS Un proyecto crea productos entregables nicos. Productos entregables son productos, servicios o resultados.
Algunos ejemplos de proyectos: Un concierto de msica, construccin de un puente. fabricacin de un software, entre otros.

ELABORACIN GRADUAL Significa desarrollar en pasos e ir aumentando mediante incrementos graduales.

La construccin de una casa campestre: Tiene de duracin 6 meses, el producto final es la casa campestre y se ejecuta. Iniciando en los cimientos hasta culminar en el techo.

 GERENCIA DE PROYECTOS ?

El arte de dirigir y coordinar recursos humanos y materiales durante la vida de un proyecto mediante el uso de tcnicas modernas de administracin y para alcanzar objetivos

predeterminados

de

cubrimiento,

costo,

tiempo, calidad y satisfaccin de todos los participantes.

La gerencia de proyectos es un conjunto de actividades pertenecientes a un proceso administrativo, cuyos componentes principales son los siguientes.

GERENCIA DE PROYECTOS
Planeacin: Qu vamos a hacer y por qu?
Misin, objetivos, metas y estrategias del proyecto. La estructura de desagregacin de trabajo (WBS). Diagramas de precedencia de actividades. Programacin en el tiempo basada en los diagramas de precedencia. Plan para el soporte de recursos del proyecto.

Organizacin: Qu elementos estn involucrados y por qu?

Estructura organizacional del equipo del proyecto. Identificar y asignar las funciones a cada miembro del equipo. Definir polticas, procedimientos y tcnicas de la gerencia. Establecer normas de autoridad, responsabilidad y auditora del proyecto.

GERENCIA DE PROYECTOS
Motivacin: Qu motiva a las personas para ejecutar su trabajo lo mejor posible?
Determinar necesidades del equipo del proyecto. Adquirir elementos de motivacin. Proveer de asesoramiento a los miembros del equipo segn se requiera. Establecer los programas de incentivos a los miembros. Hacer estudio inicial del impacto y la motivacin en la productividad.

Direccin: Quin decide qu y cundo?

Establecer lmites de autoridad en la toma de decisiones sobre asignacin de recursos. Desarrollar estilos de liderazgo. Mejorar habilidades interpersonales. Planear tcnicas de participacin administrativa. Implantar tcnicas de toma de decisiones mediante consenso.

GERENCIA DE PROYECTOS
Control: Quin juzga los resultados y mediante cules estndares?
Establecer estndares de costo, programacin y tcnicos. Planear los medios para evaluar el progreso del proyecto. Definir un sistema de informacin para el proyecto. Preparar las estrategias para revisin del proyecto. Evaluar el progreso del proyecto

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

El ciclo de vida del proyecto se define por una serie de fases que componen la conceptualizacin, diseo, desarrollo, y puesta en funcionamiento de los resultados del proyecto. Los pasos a seguir en la organizacin y planeacin que lleven a tener un primer plan definido se describen enseguida.

ORGANIZACIN Y PLANEAMIENTO
1. Definir las metas del proyecto
Para definir las metas, respndase: qu planea ejecutar?. Tenga en cuenta el tamao y tipo del proyecto y establezca metas globales reales. Investigue presupuestos y requisitos de tiempo y dinero y determine claramente el nivel de calidad requerido. Es necesario determinar la prioridad entre dinero y calidad como concepto "manejador" del proyecto. Establezca METAS que puedan ser cuantificadas. Es muy difcil asegurar el rendimiento de un proyecto cuyas metas son vagas o no medibles. Y cuando estn definidas sus metas y prioridades, obtenga la aprobacin del staff administrativo, si es necesario, e involcrelo con el proyecto lo ms temprano posible para que pueda proceder con seguridad, sabiendo que su trabajo est soportando objetivos ya acordados.

ORGANIZACIN Y PLANEAMIENTO
2. Desarrollar la estrategia de administracin.
Defina qu tipo de estrategia es la aplicable; por ejemplo, un pequeo proyecto puede ser manejado por una sola persona o un proyecto grande puede involucrar cada uno numerosos con una

administradores,

responsabilidad diferente definida para cada rea o departamento. Como administrador general de un proyecto grande, su estrategia debe garantizar que los administradores individuales entienden y aceptan sus propias responsabilidades.

ORGANIZACIN Y PLANEAMIENTO
3. Crear el plan del proyecto
Con metas definidas y estrategia creada, est listo para definir el plan del proyecto. Prepare un esbozo general como primer paso en la organizacin del proyecto. Rompa el proyecto en varios niveles de detalle para proveer una buena estructura de

desagregacin del trabajo, con informacin detallada

y resumida. Si el proyecto es grande o nico, puede usar el mtodo "top-down" que comienza en tpicos generales y pasa paulatinamente a niveles de detalle. Si el proyecto es pequeo o parecido a alguno ya ejecutado con anterioridad, posiblemente se sienta ms cmodo con el mtodo detallado, que comienza con tareas a nivel de detalle y luego las une en conjuntos ms grandes.

ORGANIZACIN Y PLANEAMIENTO
4. Establecer la secuencia de tareas
Tenga en cuenta la duracin planeada para cada tarea y la secuencia en que debe realizarse, pues existen tareas que no pueden comenzar antes de que otras terminen. La especificacin correcta de las duraciones y dependencias conforma la programacin inicial del plan.

5. Definir hitos o milestones

Los hitos en ingls milestones son puntos de verificacin del proyecto, fechas que no pueden ser movidas o puntos que deben cumplirse antes de continuar. Llegar a uno de ellos significa que todas las actividades anteriores a l se han cumplido y estamos listos para comenzar una nueva serie de actividades. Coloque "hitos" reales y con intervalos cortos, que son mas fciles de alcanzar y motivan a los participantes en el proyecto.

ORGANIZACIN Y PLANEAMIENTO
6. Asignar recursos
Son recursos las personas, el equipo y, en general, cualquier elemento necesario para terminar el trabajo y cuya disponibilidad es limitada. Los elementos que no son limitados y que el proyecto consume se denominan insumos y hacen parte de su costo pero no tienen influencia en la duracin del mismo.
Asigne recursos a las tareas individualmente. Determine la disponibilidad actual de personal y el tiempo que cada uno puede dedicar

a su proyecto.
Evite en lo posible asignar actividades a personas que deben ejecutar otras simultneamente; trate de asignar el tiempo de cada persona a una actividad especfica.

Haga los ajustes necesarios si encuentra que ha sobreasignado a personas o equipos.

ORGANIZACIN Y PLANEAMIENTO
7. Estimar Costos
El siguiente paso consiste en el clculo de costos del proyecto, a partir de los costos de cada actividad. Para ello defina las actividades por construir,

los recursos que se utilizan en ellas, los valores

unitarios, los costos totales y los tiempos parciales.

EL PROYECTO
Pasos en la Planeacin
1. Identificacin de Actividades. 2. Secuencia de las Actividades.

3. Establecer la Duracin de las Actividades

4. Estimar los Recursos. 5. Desarrollar el Cronograma del proyecto.

6. Estimar Costos.
7. Presupuesto del Proyecto (Linea de Base)