Sumrio

1 SOBRE O MANUAL.................................................................................................... 2 2 INTRODUO .......................................................................................................... 3 3 CADASTRO ............................................................................................................... 4 3.1 CADASTRO DE EMPRESAS .......................................................................................... 4 3.2 ATIVIDADE ........................................................................................................ 15 3.3 REPRESENTANTE................................................................................................... 16 3.4 HSPEDE .......................................................................................................... 18 PROFISSES ........................................................................................................... 23 3.5 GRUPO PREFERNCIAS............................................................................................ 24 3.6 GRUPO CLIENTE ................................................................................................... 25 3.7 AFINIDADE ......................................................................................................... 26 3.8 ITENS DE EVENTOS ............................................................................................... 27 3.8.1 Cadastro de Equipamentos ........................................................................... 27 3.8.2 Cadastro de Salas Para Eventos e Convenes................................................. 29 3.8.3 Tipo de Evento ............................................................................................ 32 3.8.4 Motivo de Cancelamento de Eventos: ............................................................ 33 3.8.5 Cadastro de Locais para refeies de eventos .................................................. 33 3.8.6 Agenda de Mensagens para eventos por perodo .............................................. 34 3.8.7 Setores de Eventos...................................................................................... 35 3.8.8 Grupo de Servio......................................................................................... 35 3.9 GRUPO DE USURIO ............................................................................................. 40 3.10 FUNCIONRIO ................................................................................................... 41 4 EVENTOS .............................................................................................................. 45 4.1 ORAMENTOS E RESERVAS: ..................................................................................... 45 4.2 EVENTOS PENDENTES: ........................................................................................... 52 4.3 OCUPAO DE SALAS: ........................................................................................... 54 4.4 MAPAS DE SALAS DE EVENTOS:.................................................................................. 55 4.5 MAPA DE LOCAIS PARA REFEIO: .............................................................................. 56 4.6 POSIO DOS EVENTOS CONFIRMADOS: ....................................................................... 56 5 RELATRIOS ......................................................................................................... 57 5.1 ORDEM DE SERVIO: ............................................................................................ 57 5.2 EQUIPAMENTOS A PROVIDENCIAR: .............................................................................. 59 5.3 EVENTOS REGISTRADOS: ........................................................................................ 59 5.4 EVENTOS POR PERODO: ......................................................................................... 59 5.5 EVENTOS COM DATA LIMITE ULTRAPASSADA: .................................................................. 60 5.6 ESTATSTICA DE CANCELAMENTO DE EVENTOS: ............................................................... 61 5.7 LANAMENTO DE EVENTOS: ...................................................................................... 61 5.8 COMPARATIVO DE ORADO X REALIZADO: ..................................................................... 61 5.9 PRODUO DE EVENTOS POR FUNCIONRIO: .................................................................. 61 5.10 PRODUO DE EVENTOS POR EMPRESA: ...................................................................... 62 6 FERRAMENTAS....................................................................................................... 62 6.1 TEXTO PADRO ORAMENTO EVENTOS .......................................................................... 62 6.2 CONFIGURAES EVENTOS: ..................................................................................... 62 6.3 REGISTRO DE SOLICITAES/RECLAMAES................................................................... 63

SOBRE O MANUAL Este manual tem o objetivo de descrever as funcionalidades e procedimentos contidos

no modulo Eventos e Convenes. Este destinado a todos os envolvidos no processo de utilizao do sistema Desbravador Gerncia Hoteleira. Verificar todas as informaes referentes as boas prticas de utilizao do sistema para que o mesmo seja utilizado com a mxima eficincia, obtendo assim o retorno esperado pela empresa.

INTRODUO Este manual tem a finalidade de auxiliar na utilizao do Sistema Desbravador, mdulo Eventos e Convenes. Este mdulo tem o propsito de auxiliar na organizao e planejamento de eventos a serem realizados no hotel. Atravs deste, possvel registrar eventos e imprimir oramentos que funcionam como uma pr-autorizao entre hotel e o cliente. O oramento descreve todos os servios e produtos solicitados pelo cliente e que o hotel se dispe a atender.

3
3.1

CADASTRO CADASTRO DE EMPRESAS

Localizao: Menu Cadastros / Clientes / Cadastros de Empresas O cadastro de empresas acessado por vrios mdulos, tambm referenciado como cliente em vrios pontos do sistema. Cada mdulo tem necessidade de informaes diferentes, por isso, aqui as informaes sero tratadas no seu contedo integral demonstrando a utilidade de cada campo. O cadastro de empresas dispe tambm de algumas opes adicionais, que possibilitam a visualizao de todo o histrico de cada empresa. Essas opes adicionais so demonstradas pelos botes , , e

disponveis nesta funcionalidade, os quais permitem registrar aes e efetuar consultas sobre histrico de aes, hospedagens e eventos. Histrico de Aes: Esse boto possibilita visualizar todas as aes efetuadas para o cliente em questo. As aes relacionadas foram geradas pelo mdulo CRM e tambm as aes registradas pelo boto .

Excluir: Esse boto permite excluir a ao selecionada do cliente. A seleo de registros individual, ou seja, no tem possibilidade de selecionar mais de um registro para executar a excluso conjunta. Fechar: Boto possibilita o fechamento da tela. Histrico de Hospedagem: Esse boto possibilita consultar todas as hospedagens registradas no mdulo Gerncia Hoteleira para o cliente em questo, possibilitando, inclusive, um detalhamento de cada hospedagem. Para isso, necessrio utilizar o boto Detalhar.

Histrico de Eventos: Esse boto permite consultar os dados bsicos de todos os eventos j orados para empresa selecionada. So relacionados todos os eventos ordenados pela data de incio, Estes so diferenciados por cores, demonstrando os eventos pendentes, demonstrando os cancelados e os confirmados. Sendo que para os eventos cancelados ser mostrado o motivo do cancelamento do mesmo. Vale lembrar tambm que, para eventos pendentes e cancelados sero considerados o ltimo oramento do evento. Pode-se tambm visualizar as informaes detalhadas do evento selecionado, atravs do boto Detalhar. Registra Ao: Permite a realizao dos registros de uma ao no padronizada efetuada para o cliente selecionado, sem haver necessidade de registrar a ao no mdulo CRM. Cadastrando uma empresa: Nesta opo sero cadastradas as empresas. O sistema Desbravador possui uma integrao entre os mdulos do sistema, por exemplo, uma empresa cadastrada no Gerencia Hoteleira, visualizada em todos os mdulos que tenham disponvel o cadastro de empresas. Da mesma forma, a alterao feita em um cadastro de qualquer modulo visualizada em todos os mdulos.

O campo cdigo no poder ser alterado depois de inserido e no ser igual para existente. O sistema gera este nmero nenhum outro cadastro automaticamente, no entanto, o usurio poder alter-lo para qualquer outro que no esteja cadastrado. O campo cdigo de um cadastro identificao nica do mesmo dentro do prprio cadastro.

Situao da Empresa: Quando cadastrada uma empresa o usurio tem condies de definir como a situao inicial para o sistema Desbravador. Cada situao representa o comportamento que o sistema ter em relao empresa, sendo as situaes: Livre: A hospedagem relacionada empresa estar apta para qualquer procedimento no sistema. Faturamento bloqueado: Para hospedagens relacionadas a empresa nesta situao no ser permitido que a conta seja fechada a prazo. Hospedagens bloqueadas: No permitido associar hospedagens empresas neste tipo de situao. Sendo assim, ao tentar confirmar uma entrada ou reserva, o sistema no gravar alegando que a empresa em questo tem uma situao de bloqueio para hospedagens. Da mesma forma, no sero permitidas alteraes de As empresas com situao diferente de "Livre", sero apresentadas na pesquisa em vermelho. Tambm na entrada de hspedes (walk-in) e ao efetuar reserva, o sistema emitir o aviso (ao sair do campo) sobre o tipo de situao da empresa. E no fechamento de conta o sistema bloquear o fechamento a prazo para empresas que possuam o cadastro bloqueado para faturamento ou para hospedagem. mov imentos e reservas. Inativo: Esta opo torna a empresa inativa. Isso significa que estas no estaro disponveis para as operaes do sistema como, por exemplo, realizao de reservas e hospedagens. Caso uma empresa esteja definida como inativa no ser possvel associar nenhuma ao a ela. Tipo de Empresa: O cadastro de empresas permite que sejam armazenados vrios tipos de registros de clientes. Em virtude disso, o programa dispe do tipo de empresa que possibilita fazer essa diferenciao nos clientes cadastrados. Os clientes podem ser classificados como: agncia, empresa, operadora, pessoa fsica, representante e empresa estrangeira. Assim todo cliente que fizer parte desse cadastro, poder efetuar o fechamento de conta utilizando forma de pagamento a prazo. CNPJ/CPF: Dependendo do tipo de empresa definido, esse campo estar formatado, seguindo o padro nacional, para aceitar a informao de CNPJ, para tipos agncia, empresa,

operadora e representante e, CPF para pessoa fsica. Para o tipo de empresa estrangeiro o campo CPF/CNPJ o sistema permite que o campo fique em branco. Os campos CPF/CNPJ so de preenchimento obrigatrio dependendo das configuraes no mdulo Gerncia Hoteleira.

Nome Fantasia: Usualmente toda empresa possui, alm da razo social, um nome de fantasia. Quando no h nada diferente para ser informado, informa-se o mesmo que em razo social. obrigatrio o preenchimento desse campo. Razo Social: Campo destinado para ser informada razo social do cliente. obrigatrio o preenchimento desse campo. Inscrio Estadual: Campo destinado ao preenchimento da inscrio estadual do cliente, quando o mesmo no for definido como pessoa fsica. Seu preenchimento no obrigatrio. Categoria: Campo utilizado, caso o sistema esteja configurado para o pas Paraguai. Cadastro Incompleto: A finalidade desse campo deixar registrado na base de dados que o cadastro do cliente est incompleto. Sendo assim, o usurio convenciona quais informaes so de extrema importncia, informaes que quando no preenchidas torna o cadastro incompleto. Dessa forma, quando essas informaes no so devidamente preenchidas, ser selecionado esse item. possvel obter uma listagem somente dos clientes que esto com seu cadastro incompleto, na opo imprimir do cadastro de empresas. Programa de fidelidade por room night: O hotel que possuir o mdulo Fidelidade, no caso com a configurao de fidelidade por room-night, dever definir que o clientes far parte desse programa de fidelidade, marcando este campo. Endereo Comercial: nessa aba esto contidas informaes importantes de localizao do cliente que est sendo cadastrado. Endereo: Informao do logradouro onde est situada a empresa. Bairro: Informao do bairro onde est situada a empresa. Pas: O sistema Desbravador disponibiliza, por padro, o pas que est definido nas configuraes, caso haja necessidade, pode ser alterado o pas correspondente a empresa em questo. CEP: Informar o CEP onde est situada a empresa.

 CEP Automtico: Pode ser utilizado esse boto ao invs de informar os campos endereo, bairro e CEP, porque o sistema Desbravador tem disponibilizado o cadastro nacional de CEP. Dessa forma, ao pesquisar o CEP atravs desse boto, o programa solicitar a cidade, o logradouro e em seguida disponibilizar uma relao dos logradouros encontrados, assim selecionar o logradouro desejado e o programa automaticamente ir preencher corretamente o endereo completo. Cidade: O programa abrir a tela de pesquisa de cidades, para que seja selecionada a empresa desejada. obrigatrio o preenchimento desse campo no cadastro. UF: O preenchimento do estado correspondente a cidade ocorre juntamente com a seleo da cidade, atravs da pesquisa descrita acima. Fone: Informar do telefone comercial da empresa. Ramal: Informar o ramal correspondente (se houver). Fax: Informar o nmero de telefone para fax da empresa. E-mail: Informar o endereo eletrnico, para envio posteriores de e-mails. Home Page: informar a home page do cliente. O cadastro de clientes possui campos destinados ao endereo comercial da empresa, o endereo para onde sero enviadas as cobranas e o endereo onde so enviadas as correspondncias.

Igual para endereo cobrana: Caso o endereo de cobrana for igual ao endereo informado na aba Endereo Comercial, ento o usurio poder utilizar-se desse boto para no precisar digitar novamente essas informaes na aba Endereo Cobrana. Igual para endereo correspondncia: Caso o endereo de correspondncia for igual ao endereo informado na aba Endereo Comercial, ento o usurio poder utilizar-se desse boto para no precisar digitar novamente essas informaes na aba Endereo Correspondncia. Endereo Correspondncia: Essa aba destinada ao preenchimento do endereo de cobrana para os clientes em que o local de pagamento de faturas no o mesmo onde a empresa est situada. Como descrito anteriormente, se o boto foi utilizado, todas essas informaes estaro preenchidas conforme o preenchimento feito na aba Endereo Comercial. Nenhuma dessas informaes de preenchimento obrigatrio. CNPJ: Informar o CNPJ da empresa responsvel pela cobrana.

 Inscrio Estadual: Informar a inscrio estadual da empresa responsvel pela cobrana. Endereo Cobrana: Essa aba destinada ao preenchimento do endereo de cobrana para os clientes em que o local de pagamento de faturas no o mesmo onde a empresa est situada. Como descrito anteriormente, se o boto foi utilizado,

todas essas informaes estaro preenchidas conforme o preenchimento feito na aba Endereo Comercial. Nenhuma dessas informaes de preenchimento obrigatrio. CNPJ: Informar o CNPJ da empresa responsvel pela cobrana. Inscrio Estadual: Informar a inscrio estadual da empresa responsvel pela cobrana. Informaes Adicionais: As informaes contidas nessa aba tm a finalidade de manter armazenadas informaes adicionais do cadastro, mas que no so de preenchimento obrigatrio. ltima Hospedagem: Neste campo, o sistema mostra a data da ltima hospedagem da empresa. No possvel realizar alteraes neste campo. Grupo de Empresa: Informar neste campo, a que grupo a empresa pertence. O grupo serve para classificar as empresas de caractersticas semelhantes. Cd. Embratur: Informar o numero da empresa na Embratur (Empresa Brasileira de Turismo). Cd. SNEA: Campo destinado ao preenchimento do cdigo referente ao registro da empresa no Sindicato Nacional das Empresas Aerovirias. Data de fundao: Informar a data em que foi fundada a empresa. Insc. Municipal: Informar numero de inscrio da empresa no municpio onde est situada. Cd. ABAV: Informar o numero do registro da empresa na Associao Brasileira de Agncias de Viagens. IATA: Informar nmero de registro da empresa na Associao Internacional de Transporte Areo. CMC: Informar nmero de registro da empresa no Cadastro Municipal de Contribuintes. Banco: Informar o nome do banco o qual a empresa trabalha. Agncia: Informar o nmero da agncia da empresa.

 Conta: Informar o nmero da conta bancaria da empresa.

Para que essas informaes sejam utilizadas pelo sistema, o usurio deve cadastrar estas informaes na aba Financeiro, deste cadastro.

Contatos: O programa permite ao usurio, cadastrar todos os contatos da empresa em questo. Ao adicionar um contato lista, o usurio poder informar algumas informaes correspondente ao contato, no caso, o departamento a que ele faz parte dentro da empresa, o telefone e ramal ligados diretamente ele, a data de aniversrio do mesmo, os pronomes de tratamento que o contato deve receber (Sr., Sra., Srta.), definir se o contato considerado como um contato principal (responsvel) dentro da empresa e tambm o endereo eletrnico diretamente ligado a ele. Dados Complementares: As informaes registradas nessa aba no so de preenchimento obrigatrio, porm so de grande importncia para o funcionamento de algumas rotinas dentro do sistema Desbravador, como por exemplo, comissionamento para representantes. Representante: Muitos hotis possuem pessoas encarregadas de trazer clientes para o hotel, representando e vendendo a imagem do hotel s empresas. Uma das finalidades de registrar o representante encarregado pela estadia da empresa no hotel comissionar esse representante, assim toda vez que ocorrer uma hospedagem da empresa, o representante pode ser comissionado. Senha Internet: Campo utilizado, caso o hotel utilize o sistema Reservas On Line, onde cadastrada uma senha para a empresa utilizar as facilidades deste mdulo. Empresa estrangeira: Caso seja checado este item, no momento de ser gerado a nota fiscal, no ser necessrio informar o CPF/CNPJ. Observao: Campo destinado a digitao de texto com informaes julgadas importantes sobre o cliente que est sendo cadastrado. Grupo de Afinidade: Uma forma de agrupar empresas, facilitando o uso no mdulo CRM, criar afinidades em que cada cliente possa estar enquadrado. Empresas com objetivos comuns, como, por exemplo, empresas de turismos, poderiam perfeitamente fazer parte de um grupo de afinidade chamado turismo. Grupo de Clientes: Uma outra forma de agrupar empresa a utilizao de grupos de clientes. Esse grupo, que tem a finalidade de classificar e agrupar os clientes tem definies parametrizadas para tratamentos diferenciados. Tudo isso uma forma de

atingir os clientes do hotel, atravs da execuo de aes por grupo de cliente no mdulo CRM. Atividade: Campo destinado a informao do tipo de atividade exercida pela empresa. Essa informao importante para o mdulo CRM, o qual possibilita ao usurio efetuar aes para todos os clientes que estejam enquadrados em uma determinada atividade. Grupo Agenda: O sistema Desbravador disponibiliza a seus usurios uma agenda de telefones, acessada pelo menu Ferramentas. Para isso, o usurio tem condies de criar grupos de agenda que facilitaro as pesquisas na referida agenda, sendo assim, nesse campo, o usurio poder informar o cdigo do grupo que melhor identificar o cliente em questo. Cadastrado por: O programa armazena automaticamente o funcionrio, que est operando o sistema no momento, como responsvel pelo cadastro do cliente em questo. Esse campo apenas demonstrativo, o qual no permite que seja alterado. Dt. Cad: O programa armazena automaticamente a data em que o registro foi gravado na base. Esse campo apenas demonstrativo, o qual no permite que seja alterado. Comisso/Cobrana: Nessa aba so definidas informaes necessrias para o clculo de comisso e sobre as taxas que devem ser cobradas no fechamento de contas. Comisso: Se o cliente que est sendo cadastrado for beneficiado de comisso, toda vez que ocorrer uma hospedagem em seu prprio nome, dever ser informado ao sistema como ocorrer esse comissionamento. Comisso %: Campo destinado para informao do percentual de comisso. Comisso sobre: o usurio poder definir o que ser considerado para o clculo de comisso. Sendo: Dirias: Somente os valores referentes ao ponto de venda DIRIA sero base para clculo de comisso; Extras: Todo o consumo que no for proveniente do ponto de venda DIRIA ser base de clculo de comisso; Tudo: Todo o consumo, independente do ponto de venda de lanamento ser considerado como base de clculo para comisso; Selecionar PDVs: Quando o usurio optar por selecionar PDVs, o programa disponibilizar uma tela para seleo dos pontos de vendas desejados, assim todo

lanamento no ponto de venda relacionado ser considerado como base de clculo para comisso para a empresa em questo. PDVs com % dif: Se o hotel trabalha com percentuais de comisses diferenciados para cada ponto de venda, ento o usurio dever configurar o percentual de cada PDV. Nesse caso, a base de clculo para comisso ser proveniente de vrios percentuais, de acordo com os lanamentos feitos nos pontos de vendas. Cobrar: Selecionar a forma de comissionamento. o Lquido: Neste caso, o sistema gera uma duplicata a receber descontando a comisso. Exemplo: O Hotel fechou uma conta de R$100,00 para o cliente e o mesmo possui comisso de 10%. Assim o sistema ir enviar para o cliente uma duplicata no valor de R$90,00. o Bruto: Neste caso, o sistema efetua a cobrana da duplicata com o valor total, sem descontar a comisso e aguardar a cobrana por parte da agncia. Exemplo: O Hotel fechou uma conta de R$100,00 para o cliente e o mesmo possui comisso de 10%. Assim, o sistema ir enviar para o cliente uma duplicata de R$100,00. E ir receber do cliente, uma duplicata a pagar no valor de R$10, 00, referente a comisso. Descontar IRRF: Informar se para este cliente o hotel vai descontar o Imposto de Renda Retido na Fonte do valor da comisso. Cobrana: Se o cliente for beneficiado de desconto, toda vez que ocorrer uma hospedagem em seu prprio nome, dever ser informado ao sistema como ocorrer esse desconto. Desconto %: Informar neste campo o percentual do desconto que o cliente receber. Retem ISS: Informar se ir reter ISS na cobrana. Cobrar taxa de ISS: Informar se o hotel ir cobrar taxa de ISS para esta empresa. Cobrar taxa de servio: Informar se o hotel ir cobrar taxa de servio. Cobrar taxa de turismo: Informar se o hotel ir cobrar taxa de turismo. Tarifa: Caso a empresa possua uma tarifa diferenciada, deve ser includa neste campo. Financeiro: As informaes descritas so de utilizao do mdulo Financeiro, pois na gerao de duplicatas para o cliente em questo, sero verificadas todas essas informaes, adequando, assim, a data de vencimento.

 Usa conta corrente: Informar se o cliente utilizar conta corrente. Se esta opo estiver marcada, ser possvel criar uma conta corrente para o cliente no mdulo Gerncia Financeira, no menu Contas a Receber, no item Conta Corrente Cliente. Conta: Informar qual a conta corrente do hotel que ser lanado o pagamento deste cliente. Setor: Informar o setor do hotel que este cliente est relacionado. CRD: Informar o centro de receitas e despesa que est relacionado aos recebimentos deste cliente. Conta Contbil: Informar a conta contbil referente a essa movimentao. Cobrana: Prazo Pagamento: Campo destinado para ser informado a quantidade de dias que o cliente tem como prazo de pagamento das duplicatas ao hotel. Dia preferencial pagamento: Muitos clientes tm preferncias para efetuarem os pagamentos aos seus fornecedores, nesse caso, o usurio dever informar o dia preferencial conforme contato com seu cliente. Dias para Faturar: Assim como o dia preferencial, alguns clientes especificam os dias da semana em que efetuam pagamentos aos seus fornecedores. Limite de crdito: Campo destinado informao de um valor para limite de crdito. A finalidade desse campo poder imprimir, atravs do mdulo Financeiro, uma listagem demonstrando o que o cliente tem consumido e est em aberto (comandas e duplicatas). Essa listagem demonstrar os clientes que esto excedendo o limite informado, se o hotel adota que ao extrapolar o limite, o cliente no poder ter mais hospedagens sem acertar o que est em aberto, o bloqueio feito manual. Lembrese que o sistema no faz bloqueio automtico do cadastro do cliente. Cabealho Boleto: Campo destinado a digitao de um cabealho para emisso de boletos (mdulo Financeiro). Reteno de Impostos: Item utilizado se o hotel ir realizar a reteno de impostos. Para isso, o usurio deve informar o imposto e o seu percentual de recolhimento. Esta opo deve estar ativada nas configuraes do mdulo Gerencia Hoteleira.

3.2

ATIVIDADE Esse cadastro conter as atividades que as empresas clientes do hotel exercem. A

informao de atividade no cadastro de empresa no obrigatria, porm a utilizao desse cadastro possibilita a emisso de relatrios e etiquetas selecionando as empresas pelas atividades em comum.

Para cadastrar uma atividade, o usurio deve clicar no boto tela principal deste cadastro. Cdigo: o cdigo da atividade.

, localizado na

Descrio: Neste campo o usurio deve inserir o nome da atividade que est sendo cadastrada.

3.3

REPRESENTANTE Este cadastro utilizado quando o hotel possui pessoas para represent-lo, visando

trazer hspedes para o hotel. Esse representante poder ter um percentual de comisso sobre as hospedagens que o hotel tiver atravs de sua representao. No registro da reservas, informa-se o cdigo do representante e no menu Controller, no item Listagem de Comisses, tem-se opo de filtrar por empresa, listando apenas comisses de representantes. Cadastrando um representante

Para cadastrar um representante basta clicar no boto

Cdigo: Em todos os mdulos do sistema Desbravador, o campo cdigo a identificao do representante dentro do sistema, no haver outro representante cadastrado com o mesmo cdigo. Nome: Neste item o usurio deve informar o nome do representante. Endereo: Campo destinado a informao do logradouro onde est situado o representante em questo.

Bairro: Campo destinado a informao do bairro onde est situado o representante em questo. Pas: Selecionar o pais correspondente ao representante. CEP: Campo destinado para informao do CEP onde est situado o representante. CEP Automtico: O usurio poder utilizar esse boto ao invs de informar os campos endereo, bairro e CEP, porque o sistema Desbravador tem acoplado o cadastro nacional de CEP. Dessa forma, ao pesquisar o CEP atravs desse boto, o programa solicitar a cidade, o logradouro e em seguida disponibilizar uma relao dos logradouros encontrados, assim o usurio selecionar o desejado e o programa automaticamente ir preencher corretamente o endereo completo. Cidade: O programa abrir a tela de pesquisa de cidades, assim o usurio selecionar a cidade desejada. obrigatrio o preenchimento desse campo no cadastro. UF: O preenchimento do estado correspondente a cidade ocorre juntamente com a seleo da cidade, atravs da pesquisa descrita acima. Telefone: Campo destinado a informao do telefone do representante. Fax: Campo destinado a informao do nmero de telefone para fax do representante. Celular: representante. Comisso %: Campo destinado a informao da porcentagem que o representante receber de comisso. E-mail: Campo destinado a informao do endereo eletrnico, para envio posterior de e-mails. Observao: Campo texto, destinado a insero de informaes teis ao hotel e que no foram informadas em nenhum outro campo deste cadastro. Grupo de representantes: Informar a qual grupo este representante pertence. Este campo no obrigatrio. No entanto, possvel tirar relatrios relacionados a grupo de representantes, como por exemplo, no menu Estatstico, no item Resumo de Ocupao. Campo destinado a informao do nmero de telefone celular do

3.4

HSPEDE O cadastro de hspedes utilizado por vrios mdulos do Sistema Desbravador. Cada

mdulo tem necessidade de informaes diferentes, por isso, aqui as informaes sero tratadas no seu contedo integral demonstrando a utilidade de cada campo.

O cadastro de hspedes dispe tambm de algumas opes adicionais, que possibilitam a visualizao de todo o histrico de cada hspede. Essas opes adicionais so demonstradas pelos botes , , , e (abaixo

descritos), os quais permitem ao usurio registrar aes e avaliaes e efetuar consultas sobre histrico de aes, hospedagens e reclamaes. A finalidade desses botes na tela de pesquisa ao cadastro de hspedes facilitar o acesso s informaes do cliente, no sendo necessrio buscar dentro de cada mdulo correspondente. Para utiliz-los necessrio que o cliente desejado seja selecionado, ou seja, o usurio utilizar os procedimentos de pesquisa, que melhor lhe convir e, ao encontrar o cliente destacar o mesmo.

Histrico de Aes: Esse boto possibilita ao usurio visualizar todas as aes efetuadas para o cliente em questo. As aes relacionadas foram geradas pelo mdulo CRM e tambm as aes registradas pelo boto disponvel nesta funcionalidade.

Excluir: Esse boto permite ao usurio excluir a ao selecionada do cliente. A seleo de registros individual, ou seja, no tem possibilidade de selecionar mais de um registro para executar a excluso conjunta.

Fechar: Boto possibilita o fechamento da tela.

Histrico de Hospedagem: Esse boto possibilita ao usurio consultar todas as hospedagens registradas no mdulo Gerncia Hoteleira para o cliente. As hospedagens so mostradas ao usurio, possibilitando, inclusive, um detalhamento de cada hospedagem. Para isso, necessrio utilizar o boto .

Histrico de Reclamaes: Esse boto permite ao usurio consultar todas as reclamaes feitas pelo hspede selecionado, bem como acompanhar o andamento das mesmas. Para verificar todas as informaes de reclamaes do hspede, necessrio utilizar o boto detalhar. Registrar Ao: Esse boto permite ao usurio, fazer os registros de uma ao no padronizada efetuada para o cliente selecionado, sem haver necessidade de registrar a ao no mdulo CRM. Avaliaes: Este item permite ao usurio consultar todas as avaliaes realizadas pelo hspede selecionado. Assim, pode ser verificada a satisfao do cliente quanto ao hotel. O cadastro de hospedes padro para todos os sistemas, ou seja, a forma de cadastrar a mesma.

Cadastrando um hspede

Cdigo: Cdigo do Hospede a ser cadastrado. Participa do programa de fidelidade por room night: O hotel que possuir o mdulo Fidelidade, no caso com a configurao de fidelidade por room-night, dever definir quais clientes que faro parte desse programa de fidelidade. Nome: Informar nome do hspede. Este nome aparecer nos relatrios e em todos os documentos pertinentes a ele no hotel. CPF: Os campos CPF/CNPJ so de preenchimento obrigatrio dependendo das configuraes no mdulo Gerncia Hoteleira. Cadastro incompleto: A finalidade desse campo deixar registrado na base de dados que o cadastro do cliente est incompleto. Sendo assim, o usurio convenciona quais informaes so de extrema importncia, informaes que quando no preenchidas torna o cadastro incompleto. Dessa forma, quando essas informaes no so devidamente preenchidas, o usurio marcar esse item. possvel obter uma listagem somente dos clientes que esto com seu cadastro incompleto, na opo imprimir do cadastro de empresas. Tipo IVA: O sistema Desbravador est estruturado para operar com legislao nacional e tambm com a Argentina. Ento, quando o sistema estiver configurado para utilizao na

Argentina, esse campo estar disponvel para que seja selecionado o tipo de imposto que a empresa ir operar. Endereo: Campo destinado a informao do logradouro onde est situada a hspede em questo. Bairro: Campo destinado a informao do bairro onde est situada a hspede em questo. Pas: O sistema Desbravador disponibiliza, por padro, o pas que est definido nas configuraes (Brasil ou Argentina), caso haja necessidade, o usurio dever selecionar o pas correspondente a empresa em questo. CEP: Campo destinado para informao do CEP onde est situada a empresa. CEP Automtico: O usurio poder utilizar esse boto ao invs de informar os campos endereo, bairro e CEP, porque o sistema Desbravador tem acoplado o cadastro nacional de CEP. Dessa forma, ao pesquisar o CEP atravs desse boto, o programa solicitar a cidade, o logradouro e em seguida disponibilizar uma relao dos logradouros encontrados, assim o usurio selecionar o desejado e o programa automaticamente ir preencher corretamente o endereo completo. Cidade: O programa abrir a tela de pesquisa de cidades, assim o usurio selecionar a cidade desejada. obrigatrio o preenchimento desse campo no cadastro. UF: O preenchimento do estado correspondente a cidade ocorre juntamente com a seleo da cidade, atravs da pesquisa descrita acima. Fone residencial: Campo destinado informao do telefone residencial do hspede. Fone comercial: Campo destinado a informao do ramal correspondente (se houver). Celular: Informar o telefone celular do hspede. Fax: Campo destinado a informao do nmero de telefone para fax da hspede. Informaes comerciais: E-mail: Campo destinado a informao do endereo eletrnico, para envio posterior de e-mails. Dados Pessoais: Neste item o usurio dever preencher todas as informaes relevantes ao hotel sobre o hspede. Os campos no so obrigatrios, mas com essas informaes o hotel mantm um maior controle sobre o hspede e possibilita um maior relacionamento com o cliente.

Documento: Informar o nmero do documento do hspede que deseja registrar. Tipo de Documento: Informar o tipo de documento que foi informado no campo acima. rgo Expedidor: Informar o rgo expedidor do documento. Nascimento: Informar a data de nascimento do cliente.

Os demais campos do dados pessoais so preenchidos com os dados do hspede a ser cadastrado. Dados Complementares: Este campo contm mais informaes sobre o hospede. Empresa: Quando um hspede est relacionado a uma empresa, no momento de seu check-in ou walk-in, pode ser informado que as despesas do hspede sero faturadas para a empresa informada neste campo. Placa do Veculo: Informar a placa do veculo que o hspede possui. Muitas vezes esta informao pode ser alterada de acordo com a estadia do hspede. Desconto %: Informar o desconto que o hspede ter nas suas reservas. Senha Internet: Caso o hotel possua o sistema de Reservas On-line, deve ser informada neste campo a senha que o hspede ter para efetuar sua reserva. Carto Magntico: Caso o hotel utilize cartes magnticos, deve ser informado o nmero do carto correspondente ao hspede. Observao: Campo destinado digitao de texto com informaes julgadas importantes sobre o hspede que est sendo cadastrado. Grupo de Afinidade: uma forma de agrupar hspedes, Hspedes com objetivos comuns, como, por exemplo, hspedes que vm ao hotel geralmente a turismo, poderiam fazer parte de um grupo de afinidade chamado turismo. Grupo de Clientes: Uma outra forma de agrupar os hspedes a utilizao de grupos de clientes. Esse grupo, que tem a finalidade de classificar e agrupar os clientes tem definies parametrizadas para tratamentos diferenciados. Tudo isso uma forma de atingir os clientes do hotel, atravs da execuo de aes por grupo de cliente. Os campos Cadastrado por e Dt. Cad so campos demonstrativos, so preenchidos automaticamente pelo sistema.

Familiares: O programa permite ao usurio, cadastrar todos os familiares do hspede em questo, incluindo informaes de nome, grupo familiar, a data de aniversrio, sexo, o grupo de cliente que ele pertencente e seu e-mail. Preferncias: Informar as preferncias do hspede. Estas preferncias j foram previamente cadastradas no item Cadastro de Grupo de Preferncias. De acordo com a configurao da preferncia, este campo pode ser obrigatrio. No entanto, importante que estas informaes sejam preenchidas, pois assim o hotel pode realizar suas aes de acordo com os resultados das informaes descritas aqui. Profisses Esse cadastro tem a finalidade de agrupar os hspedes por profisses em comum. Tendo essa informao o hotel pode ter um relatrio de hspedes por profisses.

Para cadastrar uma profisso, o usurio deve clicar no boto principal deste cadastro.

, localizado na tela

Cdigo: o cdigo da profisso. Este nmero no poder ser alterado depois de inserido e no ser igual para nenhuma outra profisso. O sistema gera este nmero automaticamente, no entanto, o usurio poder alter-lo para qualquer outro que j no esteja relacionado a uma outra profisso. Descrio: Neste campo o usurio deve inserir o nome da profisso que est sendo cadastrada.

Data profissional: Informar a data de comemorao da profisso em questo.

3.5

GRUPO PREFERNCIAS Tem como finalidade cadastrar perguntas a serem feitas aos hspedes, obtendo

informaes importantes para o hotel, possibilitando assim, que medidas sejam tomadas visando sempre a otimizao e excelncia no relacionamento do hotel com os seus clientes. Cadastrando um grupo de preferncia: Cdigo: Cdigo da preferncia a ser cadastrada. Descrio: Campo destinado ao nome do grupo de Preferncia. Pode-se informar a traduo em ingls ou espanhol, nos respectivos campos Id. Portugus e Id. Espanhol.

A descrio em ingls e espanhol somente ser usada para o item Avaliao.

Incluir em: Hospedagem: Se esta opo por selecionada, as preferncias aparecem na reserva, check-in e walk-in. CRM: Se esta opo for selecionada, as preferncias aparecem no cadastro de hspedes o objetivo desse cadastro manter registrado no sistema as preferncias do hospede. Avaliao: Englobam perguntas gerais, as quais aparecero em Avaliaes dos Hspedes e Empresas no mdulo CRM, no menu Aes, no item Lanamentos de avaliaes, tendo seu uso tambm, nos terminais de consulta. O objetivo de cadastrar preferncias de CRM para que, ao cadastrar hspedes, mantenha-se registradas as preferncias que o hspede prefere. Multi-seleo: O usurio dever selecionar este campo se deseja que uma ou mais opes de preferncias possam ser selecionadas. Obrigatrio: Selecionando essa opo o usurio torna obrigatrio responder a esta preferncia.

Setor: Caso seja selecionada a opo Avaliao, deve-se informar em qual setor incidir a avaliao. Imagem Associada: Neste campo, o usurio poder informar uma imagem a preferncia cadastrada. Esta imagem somente ser visualizada nos terminais de consulta. Sub-Grupo: Neste item so informadas as opes que o hspede ter para responder as questes de preferncia.

3.6

GRUPO CLIENTE Esse cadastro possibilitar o agrupamento de clientes, facilitando a execuo de aes

feita sobre os mesmos. As aes significam que, o grupo de clientes ter direito ao recebimento da ao checada ao completar o nmero de dias desde a ltima execuo e tambm, ao recebimento de aes checadas que no necessitam de prazo estipulado.

Cadastrando um grupo

Cdigo: Cdigo do grupo de clientes a ser cadastrado. Grupo: Neste campo o usurio deve informar o nome do grupo. Este nome aparecer em todos os relatrios e listas que estiverem relacionados a um grupo de cliente. Aes: Neste campo devem ser informadas as aes que sero tomadas para este grupo de clientes e a periodicidade dessas aes. Tele marketing Correspondncia Mala direta Correspondncia eletrnica Visita Aniversrio Datas comemorativas Data profissional Datas Nacionais Natal / Ano Novo

Observao: Campo texto, destinado a insero de informaes teis ao hotel e que no foram informadas em nenhum outro campo deste cadastro.

3.7

AFINIDADE Esse cadastro tem a finalidade de agrupar os clientes por objetivos em comum. Por

exemplo: negcios, turismo, eventos, etc. Tanto o cadastro de empresas quanto o cadastro de hspedes tero acesso a esse mesmo cadastro de afinidades.

Para cadastrar uma afinidade, o usurio deve clicar no boto

, localizado na

tela principal deste cadastro. possvel criar afinidades em uma hierarquia, para isso o usurio deve clicar a partir de qual afinidade (agrupadora) quer que o novo item seja subordinado. Cdigo: o cdigo da afinidade. Descrio: Neste campo o usurio deve inserir o nome da afinidade. Item de: Informar a afinidade agrupadora. Quando o cadastro for uma afinidade principal, no dever ser informado esse item.

3.8

ITENS DE EVENTOS

3.8.1 Cadastro de Equipamentos

Localizao: Menu cadastros / Itens de eventos / Equipamentos

Neste item sero cadastrados os equipamentos a serem utilizados nos eventos realizados pelo hotel. E possvel cadastrar um novo, alterar, excluir, imprimir um relatrio dos equipamentos cadastrados. Caso o hotel trabalhe com equipamentos terceirizados, estes tambm devem ser cadastrados, porm com quantidade 0 (zero), para que possam ser referenciados na reserva de equipamentos de um evento.

Cadastrando um novo equipamento: Cdigo: Cdigo do equipamento a ser cadastrado. Equipamento: Descrio do equipamento. Esse campo deve ser preenchido de forma bem clara, e objetiva para que todos os que utilizarem o equipamento o diferenciem dos demais equipamentos. Quantidade: Quantidade de equipamentos existentes deste modelo no hotel. Custo: Neste campo ser preenchido o valor do aluguel do equipamento por dia. Produto para lanamento: produto que ser lanada automaticamente para o evento. Este produto deve estar cadastrado como produto de auto-lanamento no cadastro de produtos do mdulo Gerncia Hoteleira. Observaes: Preencher neste campo a descrio completa do produto como cor, se for eletrnico a voltagem, tamanho, peso, tipo, modelo, cor. E demais informaes que forem consideradas importantes.

3.8.2 Cadastro de Salas Para Eventos e Convenes

Neste item sero cadastradas as salas a serem utilizadas para realizao de eventos. Com este cadastro o usurio ter todas as informaes das salas de disponveis, capacidade de cada uma, forma como ela disposta. Depois de cadastrada uma sala est no poder mais ser alterada nem excluda do sistema.

Depois de cadastrada, uma sala no poder mais ser alterada a composio da sala.

Cadastrando uma sala

Cdigo: Cdigo de identificao da sala. Inativa: A partir do momento que ela no mais utilizada para eventos ela se torna inativa. No cadastro de salas ela aparece em vermelho e riscado, o sistema no permite nenhum lanamento para a mesma.

Sala: Descrio da sala, como ela chamada pelo hotel. Tamanho: Tamanho em m2 da sala que esta sendo cadastrada. Altura: Altura da sala. Custo Dirio: Valor cobrado pelo hotel para locao da sala.

Produto para lanamento: produto que ser lanado automaticamente para o evento. Este produto deve estar cadastrado como produto de auto-lanamento no cadastro de produtos do mdulo Gerncia Hoteleira.

Composio da Sala: Na composio das salas podemos vincular uma sala outra. Por exemplo: O hotel possui vrias salas para locao, como Auditrio, Sala 1, Sala 2,

Sala 3. Cada sala cadastrada no sistema de forma independente, todas as salas tm seu tamanho, capacidade, etc. Como mostra a imagem abaixo:

Mas existem eventos que exigem uma demanda maior de espao. Nesse caso, e feito um cadastro de uma quarta sala. Essa quarta sala composta da juno de duas salas, ou seja, fizemos uma composio de duas salas. Cadastramos a quarta sala como foram cadastradas as anteriores, e no item composio das salas ser lanado as salas 1 e 2. Sendo assim a sala 4 fica composta da sala 1 e 2. Como mostra a figura abaixo:

A partir do momento que a sala 4

for alocada, estaro alocadas a sala 1 e 2, no

permitindo mais locao para aquele perodo.

A partir do momento que for alocada uma sala que tem composio, o sistema bloquear as salas relacionadas. Capacidade: Quantidade de lugares disponveis para cada tipo de organizao da sala. Informar a capacidade da sala para cada forma de organizao, considerando que conforme a sala esta organizada, ser a quantidade de lugares. Auditrio: U: Espinha Peixe: Mesa nica: Mesa Redonda: Recepo: Banquete: Coquetel: Escolar:

Ramais da sala: So os ramais telefnicos que ficam localizados na sala. O custo dessas ligaes ser lanado na conta do evento que esta sendo realizado na sala.

3.8.3 Tipo de Evento

No cadastro do tipo de evento, ser cadastrado o tipo de evento que ser realizado no hotel. Este cadastro ser utilizado no momento em que ser lanado um evento. Por exemplo: Work-shop, casamento, seminrio, entre outros.

3.8.4 Motivo de Cancelamento de Eventos:

Neste item sero cadastrados motivos de cancelamento padro para o sistema. Essa resposta ser utilizada no momento do cancelamento. Sempre que for cancelado um evento este devera ter um motivo.

3.8.5 Cadastro de Locais para refeies de eventos

Neste campo sero cadastrados os locais onde sero realizadas as refeies dos eventos. Ser utilizado no momento do lanamento dos eventos. O sistema no tem controle de locais de refeies, ou seja, o programa no oferece nenhum bloqueio, nem avisa, se o mesmo local esta sendo utilizado por dois eventos ao mesmo tempo.

3.8.6 Agenda de Mensagens para eventos por perodo

O cadastro de mensagem tem a finalidade de cadastrar mensagem a serem divulgadas durante a realizao do evento. Se o hotel possuir uma espcie de patrocinador do evento, pode-se cadastrar tambm as mensagens enviadas por eles.

3.8.7 Setores de Eventos

Neste cadastro sero informados os setores que iro fazer parte do evento, como organizao, cozinha, segurana entre outros.

3.8.8 Grupo de Servio

O cadastro de grupo de servio tem por objetivo registrar os produtos e servios que o hotel dispe aos seus clientes. Quando a cliente contrata esse grupo de servio o sistema faz integrao com outros mdulos e gera o custo do servio, que lanado no oramento do evento. Quando este servio chamado no evento, so lanados os custos cadastrados neste item no oramento do evento.

Cadastrando um Grupo de Servio

Para cadastrar um grupo de servios clique no boto tela de cadastro do item pai. almoo servido aos domingos e feriados.

que abrira a

No exemplo abaixo estamos cadastrado como grupo pai o

Depois de cadastrado o grupo pai, ser cadastrado o grupo filho. Para que o grupo filho seja sub-grupo do grupo domingo e feriado, precisamos manter grupo Almoo domingos e feriados selecionado. Cadastro de sub-grupo Aps cadastrar o grupo agora ser cadastrado um sub-grupo. Para que o grupo filho seja sub-grupo do grupo almoo domingo e feriado, precisamos manter grupo Almoo domingos e feriados selecionado.

Para cadastrar um novo sub-grupo

Cdigo: Identificador nico do tipo de servio a ser cadastrado. Tipo de Servio: Descrio do sub-grupo a ser cadastrado. Dados do Produto/Servio: Descrio do item cadastrado. Produtos Associados: Sero lanados os itens que faro parte do servio como no exemplo em questo sero lanados os itens que sero utilizados para o almoo. Para incluso ou excluso de um item, basta clicar nos botes respectivos.

3.9

GRUPO DE USURIO Esse cadastro tem a finalidade de agrupar os funcionrios com permisses em comum.

Facilitando assim, o cadastro das permisses do funcionrio, bem como as suas manutenes. Pois se for feita uma alterao no Grupo de Usurios, esta alterao se dar automaticamente para todos os usurios relacionados ao grupo. Para cadastrar um grupo, o usurio deve clicar no boto principal deste cadastro. Cdigo: o cdigo do grupo de usurios. Grupo: Neste campo, o usurio deve inserir o nome do grupo de usurios que est sendo cadastrado. Permisses: Depois de informado o nome do grupo o usurio deve inserir quais sero as permisses que este grupo vai ter em todas as rotinas deste mdulo. Para isso, o usurio deve clicar no boto , localizado logo abaixo do campo Grupo. , localizado na tela

Clicando neste boto, o sistema abrir uma tela onde deve ser informadas para qual hotel (homologao) estas permisses iro ser utilizadas e devem ser selecionadas as rotinas as quais o usurio quer dar acesso para o grupo de usurios. Existem trs botes que podem facilitar o trabalho do usurio: Marcar todos: Identificado pelo boto itens da aba selecionada. Desmarcar todos: Identificada pelo boto todos os itens da aba selecionada. Copiar de: Identificada pelo boto Para Salvar essas informaes, clicar em OK. Funcionrios pertencentes ao grupo: Nesta lista contero todos os funcionrios que pertencem ao grupo, que estaro com seus nomes marcados. Tambm neste local onde sero selecionados os funcionrios que faro parte deste grupo. Pesquisa funcionrio: Campo destinado pesquisa dos funcionrios para seleo. , esta funo habilita o cadastro de , esta funo desmarca , esta funo marcar todos os

funcionrios para ser selecionada as permisses deste funcionrio.

Mostrar todos os usurios: Caso esta opo seja marcada, o sistema trar os funcionrios que j pertencem a um grupo. As permisses dadas para o usurio s sero vlidas para o mdulo que est sendo cadastrado. Por exemplo, o usurio Joo pode ter todas as permisses no mdulo Eventos e Convenes, porm se no mdulo Gerncia Hoteleira, no for dado acesso a nenhum cadastro, Joo no conseguira alterar o cadastro do cliente pelo modulo Gerncia Hoteleira.

3.10 FUNCIONRIO O cadastro de funcionrios acessado por vrios mdulos, e tem como objetivo armazenar informaes teis utilizadas pelos vrios mdulos do Sistema Desbravador. Cada mdulo tem necessidade de informaes diferentes, por isso, aqui as informaes sero tratadas no seu contedo integral demonstrando a utilidade de cada campo. Cadastrando um funcionrio

Cdigo: Cdigo do funcionrio a ser cadastrado. Inativo: Esta opo torna o funcionrio inativo. Fazendo com que o nome do funcionrio aparea na pesquisa em fonte tachado na cor vermelha. Nome: Campo destino ao nome completo do funcionrio. Esta descrio aparecer em todas as outras telas deste mdulo ou de outros mdulos que estiverem relacionados a um funcionrio, bem como aos relatrios. Login: Nesta opo deve ser informada a descrio do login do funcionrio, ou seja, qual o nome que ele deve colocar na tela de login, no campo login.

Adote um padro para a criao dos logins dos funcionrios, tal como para o funcionrio Mrcio Silva o login marcios. Senha: Neste item deve ser informada a senha do funcionrio. Caso no seja o funcionrio a criar esta senha, deve ser colocada uma senha padro, que posteriormente deve ser trocada pelo funcionrio. importante que cada funcionrio tenha uma senha diferente e

secreta, pois as principais aes executadas pelo funcionrio podem ser rastreadas atravs do item Listagem de logins, localizado no menu Controller. Este campo permite a incluso de 10 caracteres, podendo ser numrico, texto ou caracteres especiais.

A identificao do usurio para qualquer mdulo do sistema consiste em fornecer o login e a senha ao entrar no mdulo.

Dados I: CPF: Campo destinado ao nmero de CPF do funcionrio. Telefone: Campo destinado ao telefone de contato do funcionrio Data de Nascimento: Neste item deve ser inserida a data de nascimento do funcionrio. Grupo de Permisses: Deve ser informado se o funcionrio pertence a um grupo de permisses. O grupo tem todas as permisses configuradas, no necessitando fazer alterao. Assim, se o usurio selecionar um grupo de permisso para o funcionrio, o boto desabilitar, no permitindo alteraes nas

permisses deste funcionrio. O usurio somente poder alterar as permisses do funcionrio se alterar o grupo de permisses de usurio. Setor: Deve ser informado neste item, a qual setor o funcionrio pertence. Grupo Agenda: Informar o qual grupo de agenda o funcionrio pertence. Funo: Informar a funo do funcionrio. Representante: Caso o funcionrio seja alocado de um representante, informar o representante que o mesmo est relacionado. Dados II: Nessa aba esto contidas informaes importantes de localizao do funcionrio que est sendo cadastrado. Endereo: Campo destinado informao do logradouro onde est situado o funcionrio em questo. Pas: Pais que o funcionrio reside. CEP: Campo destinado para informao do CEP onde est situado o funcionrio. CEP Automtico: O usurio poder utilizar esse boto ao invs de informar os campos endereo, bairro e CEP, porque o sistema Desbravador tem acoplado o cadastro nacional de CEP. Dessa forma, ao pesquisar o CEP atravs desse boto, o

programa solicitar a cidade, o logradouro e em seguida disponibilizar uma relao dos logradouros encontrados, assim o usurio selecionar o desejado e o programa automaticamente ir preencher corretamente o endereo completo. Cidade: O programa abrir a tela de pesquisa de cidades, assim o usurio selecionar o funcionrio desejado. obrigatrio o preenchimento desse campo. UF: O preenchimento do estado correspondente cidade ocorre juntamente com a seleo da cidade, atravs da pesquisa descrita acima. Dados III: E-mail: Deve ser informado o e-mail do funcionrio. Observaes: Campo destinado incluso de informaes do funcionrio que no puderam ser informadas nos outros campos. Funcionrio da Filial: Informar se funcionrio da filial. Imprime relatrios: Informar se o funcionrio ter permisso para imprimir relatrios. Recebe correspondncia do correio eletrnico: Informar se o funcionrio ir receber correspondncia do correio eletrnico. Realiza movimentaes de estoque no almoxarifado: Informar se o funcionrio ter permisso para realizar movimentaes de estoque no almoxarifado. Altera grupo de custo do cadastro de insumos: Informar se o funcionrio ter permisso para realizar a alterao de um grupo de custo, dentro do cadastro de insumos, no mdulo Controle de Estoque. Funcionrio tem permisso para fazer login no Palm: Informar se o funcionrio ter permisso para fazer login no PDVA mvel. Permisses: Neste item o usurio ir selecionar todas as permisses que o funcionrio ter para este mdulo. Para cada mdulo, o usurio ter que inserir as permisses para o funcionrio cadastrado. Hotis: Neste campo, o usurio dever informar a quais hotis este funcionrio estar relacionado.

Cartes: Caso o funcionrio tenha um carto para consumo, deve ser informado neste campo. Configuraes Visuais: Neste campo, o usurio poder mudar as configuraes visuais deste funcionrio, como as cores das telas. Assim, o sistema ficar personalizado para cada funcionrio.

EVENTOS No menu eventos sero lanados e conferidos todas as informaes referentes aos

eventos cadastrados no sistema, possibilitando acompanhar o andamento dos mesmos. Aps registrado o evento possui um cdigo nico, e um status, utilizado para identificar o evento no sistema.Os eventos podem ser pesquisados atravs do numero, ou atravs de sua descrio.

4.1

ORAMENTOS E RESERVAS: Fazer a reserva para um evento significa registrar os servios e produtos que os

clientes necessitam para realizar os eventos e que o hotel se dispe a atender. Dessa forma deve-se informar-se todos os dados necessrios para que se tenha condies de orar o valor do mesmo e reservar salas, equipamentos, alimentao e hospedagem, conforme solicitado pelo cliente.

 Cdigo: Este campo de preenchimento automtico. Oramento: Este campo de preenchimento automtico. medida que os oramentos so gerados, esse nmero aumenta demonstrado a quantidade de oramentos que foram registrados para o evento. Evento prioritrio: Este campo deve ser selecionado caso um evento tiver preferncia na confirmao sobre outro evento no mesmo perodo. Incio: Data prevista para o inicio do evento. Trmino: Data prevista de termino do evento. Data limite do oramento: Data limite para confirmao do evento. A data limite possibilita ao usurio a possibilidade de tirar a listagem dos oramentos com essa data vencida, tomando as devidas providncias para cada caso, como ligar para o cliente ou mesmo cancel-lo. Tipo do evento: Neste campo deve ser selecionado o tipo de evento a ser realizado. Nmero de pessoas: Numero de pessoas que participaram do evento. Particular: Este campo deve ser preenchido caso o hotel realize eventos para pessoas particulares, onde o hotel organiza toda a estrutura do evento em nome do particular. Empresa titular: Empresa responsvel pela realizao do evento. A nota do evento sair no nome da empresa cadastrada neste campo.

 Empresa 2 e Empresa 3: So campos optativos, caso existam mais de uma empresa realizando o evento. Cobrar de: Neste campo deve ser preenchido com a empresa responsvel pelo pagamento das despesas do evento. Coordenador: A pessoa que esta coordenando o evento, que em qualquer duvida ou sugesto ser consultada. Responsvel: Funcionrio responsvel pelo evento. Telefone: Telefone da pessoa responsvel pela realizao do evento. Fax: Numero do fax da pessoa responsvel pela realizao do evento. E-mail: E-mail da pessoa responsvel pela realizao do evento. Salas: Nesta aba so determinadas as salas que sero utilizadas. Para cada sala reservada, definem-se os equipamentos que sero utilizados em cada uma, caso seja necessrio. Baseado na quantidade reservada de cada equipamento e na quantidade que o hotel possui do mesmo (informada no cadastro do equipamento), o sistema emite uma listagem dos equipamentos a providenciar e das despesas com equipamentos.

Incio: Data de inicio da locao da sala. Trmino: Data de termino da locao da sala. Sala: Sala a ser utilizada no evento. Nmero de pessoas: Numero de pessoas que aquela sala abrigara. Formato: Formato em que a sala deve estar organizada para o evento. Auditrio U Espinha de peixe Mesa nica Mesas redondas

 Recepo Banquete Coquetel Escolar Secretaria Apoio Deposito Stand A definir Custo: Custo de locao da sala este valor foi cadastrado no momento do cadastro da sala. Cobrar por: Neste campo informado como deve ser cobrado o valor de aluguel da sala. Dia: O custo informado ser correspondente ao dia . Perodo: A fatura ser emitida pelo perodo sem considerar o valor por dia. Equipamentos: Neste item ser lanados os equipamentos a serem utilizados no evento. Data inicial: Data inicial de utilizao do equipamento. Data final: Data final de utilizao do equipamento. Equipamento: Selecionar o equipamento a ser reservado. Este foi previamente cadastrado no cadastro/itens evento/equipamento. Quantidade: Quantidade deste equipamento a ser utilizado. Custo ao dia (R$): Valor total da reserva do equipamento. O sistema Desbravador gera automtico este valor, mas pode ser alterado conforme necessidade do cliente. Servios: Este campo serve de observao, como por exemplo, foi reservado microfone sem fio, preciso que a pessoa responsvel deixe funcionando uma hora antes do inicio do evento. Grupo servio: Neste campo ser selecionados os grupos de servio que estaro envolvidos no evento. Como cozinha, copa...

Apartamentos: Nesta aba, o usurio poder reservar apartamentos para o evento,

caso seja necessrio.

 Perodo: Perodo da reserva do apartamento. Disponibilidade: Este campo abre o mapa de apartamentos do modulo Gerncia Hoteleira, onde possvel ver os apartamentos que esto livres para aquele perodo. Tipo: Tipo de apartamento a ser reservado. Pessoas por apartamento: Numero de pessoas que sero hospedadas por apartamento. Quantidade de apartamentos: Quantidade de apartamentos a ser utilizada. Valor diria: Valor a ser cobrado pela diria. Este campo importante, para que no haja divulgao de um valor para diria, e no momento da cobrana cobrar valor diferente. Este campo ser utilizado no Modulo Gerncia Hoteleira, para realizar o fechamento de conta. Cobrar diria: Neste campo ser informada a forma que ser cobrada a diria esta podendo ser: Por apartamento ou por hspede A&B: Possibilita registrar no oramento qual o cardpio que ser servido no evento. Data: Data que ser servida a alimentao. Hora: Hora que ser servida a refeio. Refeio: Tipo de refeio a ser servida. Nmero pax: Numero de pessoas a serem servidas naquela refeio. Local: Local onde ser servida a refeio Cardpio: Neste campo sero lanados os itens que fazem parte do cardpio da refeio.

 Grupo de produtos e servios: Grupo a que o produto pertence. Produto: Produto especifico a ser incluso. Custo por pessoa (R$): Custo do produto por pessoa. O sistema faz o calculo automtico e lana. Quantidade: Quantidade do produto a ser utilizada. O sistema sugere um valor automtico, conforme a quantidade de pessoas, mas pode ser alterada conforme necessidade. Custo/pax: Custo para o hotel da refeio por pessoa para o hotel. Valor a cobrar/pax: Valor a ser cobrado pela refeio por pessoa. Observaes: Observaes gerais. Observaes: Nesta aba pode-se inserir observaes sobre o evento que no foram includas nos campos de todo o oramento do cadastro. Observao geral do evento: Observaes a serem realizadas para o evento. Observao fechamento da conta: Observaes para o momento de fechamento de conta. Programao: Esta aba reservada para definir a programao do evento com datas e horrios. Data: Data a ser realizado o evento. Atividade: Atividade a ser desenvolvida. Local: Local a ser desenvolvida a atividade. Observao: Observaes como o que vai acontecer naquela atividade, se precisa de alguma providenciar algo para aquela atividade. Oramento: O programa possibilita editar oramento, atravs de um editor de texto, semelhante ao Word. Com a possibilidade de impresso. Pagamento: Nesta aba, o usurio pode descrever as condies de pagamento do evento. Contrato: Nesta aba o usurio pode criar o contrato de servio do evento em um editor de texto, semelhante ao Word do Windows. Se o hotel j possuir um contrato pr-definido em meio eletrnico, ele poder ser copiado para este editor de texto. Tambm possvel imprimir o arquivo. Editar contrato: Abre editor de textos para digitao de texto livre sobre o contrato. Esse contrato no sero impressos em nenhuma rotina do sistema, permitido apenas consulta.

 Comisses: Nesta aba determinado quem receber comisso, o percentual e sobre quais servios a comisso incidir. Este apenas de carter informativo no sistema, no havendo nenhum controle ou relatrio de comisso.

Empresa e Representante: So os destinatrios da comisso, podendo selecionar tanto comisses para empresas quanto para representantes. Porcentagem: Percentual que este recebera dos servios. Considerar comisso sobre: Os locais que sero pagas as comisses. Estes sendo divididos em grupos: Hospedagem, A&B, Salas e Equipamentos. Outros setores: Este campo permite inserir informaes que o setor deve providenciar para a realizao do evento.

4.2

EVENTOS PENDENTES: Depois que os oramentos dos eventos so criados, os eventos ficam pendentes at que

o mesmo seja confirmado ou cancelado.

Nome: Nome do evento. Cdigo: Cdigo do evento. Perodo de realizao: Perodo de realizao. Empresa / Particular: Responsvel pela realizao do evento. Data limite at: Data limite da entrega do oramento. Alterar Oramento: Abre a tela onde foram feitos os lanamentos para alterar os itens necessrios. Novo Oramento: Cria um novo oramento para o evento lanado no sistema, utilizado quando so feitos oramentos para os clientes. Cancelar evento: Abre a tela para fazer o cancelamento do evento, abrindo uma tela para preenchimento do motivo de cancelamento. Confirmar evento: Confirma a realizao do evento para a data informada, com o oramento realizado. Nos casos de mais de um oramento preciso selecionar o numero do oramento para o evento. Os oramentos ficam localizados no lado direito da tela logo abaixo do boto pesquisar. Como mostra a figura abaixo:

 Copiar evento: Faz uma copia de um evento que est lanado no sistema. Abra a aba de lanamento de eventos, para que sejam alterados os itens necessrios. Caso o evento a ser salvo seja anterior data atual necessrio informar uma nova data. As funcionalidades Eventos Confirmados e Eventos Realizados e

Cancelados so preenchidos da mesma forma.

4.3

OCUPAO DE SALAS:

Este campo serve para pesquisar o status da sala.

 Incio: Informar a data e a hora de inicio a ser pesquisado para emisso do relatrio. Trmino: Informar a data e a hora de termino a ser pesquisado para emisso do relatrio. Considerar oramentos pendentes como confirmados: Se este campo estiver selecionado s apareceram s salas que estiverem livres e sem nenhum oramento pendente. Sala: Este campo deve ser preenchido se a pesquisa for para uma sala especifica. Evento: Este campo deve ser preenchido se a pesquisa for para um evento especifico. Nmero oramento: Pode-se pesquisar por um oramento em especifico, basta informar seu cdigo neste campo.

4.4

MAPAS DE SALAS DE EVENTOS: Neste item podemos visualizar um comparativo da ocupao das salas para eventos. Na

primeira coluna temos a identificao da sala, na parte superior do relatrio temos a data. Cada cor apresentada na tela representa um tipo de status da sala. As configuraes do

relatrio so feitas atravs deste boto:

Para visualizar o mapa de um perodo diferente basta informar outro perodo na opo Perodo do Mapa. Para visualizar os detalhes da data reservada, basta clicar duas vezes na data.

4.5

MAPA DE LOCAIS PARA REFEIO: Neste item podemos visualizar um comparativo da ocupao das salas para refeies. Na

primeira coluna temos a identificao da sala, na parte superior do relatrio temos a data.

Cada cor apresentada na tela representa um tipo de status da sala de refeio. As configuraes do relatrio so feitas atravs do boto Opes, apresentado no item acima.

Para visualizar o mapa de um perodo diferente basta informar outro perodo na opo perodo do mapa. Para visualizar os detalhes da data reservada, basta clicar duas vezes na data.

4.6

POSIO DOS EVENTOS CONFIRMADOS: Assim que um evento confirmado, criada uma conta no mdulo Gerncia Hoteleira

automaticamente com o mesmo nmero do evento, sendo possvel, a partir deste momento realizar lanamentos para a mesma. Nome do evento: Nome do evento a ser pesquisado. Nmero conta: O mesmo numero do oramento, aps a confirmao ele passa de oramento para conta. Perodo de realizao: Perodo de realizao. Empresa / Particular: Responsvel pela realizao do evento. Posio: Status do evento. Todas: Apresenta todos os eventos na tela. Aguardando incio: Apresenta somente os eventos que esto com status de evento que esto aguardando para serem iniciados. Em andamento: Apresenta somente os eventos com status em andamento.

 Concludo (no fechado): Apenas eventos que foram concludos, mas no foram fechados no modulo Gerncia Hoteleira. Com fechamento liberado: Os eventos que foram concludos, e podem ser fechados no modulo Gerncia Hoteleira. Fechamento: Eventos que o oramento foi fechado.

O fechamento de eventos deve ser feito pelo mdulo Gerncia Hoteleira, e quando o evento estiver com status de fechamento liberado.

RELATRIOS Emite relatrios de acompanhamento dos eventos lanados no sistema. Os relatrios

podem ser emitidos por: tipo de evento, status do evento, oramento do evento entre outros. Contendo todas as informaes necessrias para melhor andamento dos eventos.

5.1

ORDEM DE SERVIO: Emisso de ordem de servio do evento para que esta seja encaminhada as pessoas

responsveis pelo grupo de servio. Por exemplo: O cardpio para o almoo ser a opoII do grupo de almoo domingos e feriados, ser encaminhada a ordem de servio para o grupo de servio responsvel pelo almoo de domingos e feriado. Pode ser efetuada por data ou por evento. Conforme a solicitao deve-se informar os dados para obteno do relatrio desejado.

 Pesquisar: Deve-se informar a forma que ser emitido o relatrio. Filtros por perodo: Perodo: Perodo a ser emitido o relatrio. Setores: Neste item sero selecionados os campos que devem ser includos no relatrio. As informaes a serem exibidas sero aquelas que foram cadastradas no momento do lanamento do evento no sistema. Sala e Equipamentos: Inclui no relatrio as salas e equipamentos reservados para aquele perodo. Hospedagem: Inclui no relatrio os apartamentos reservados para aquele perodo. Setor A&B: Inclui no relatrio os alimentao e bebida reservados para aquele perodo. Filtros por evento: Exibir as informaes de um evento em especifico. Evento: Informar o cdigo do evento. Listagem: Forma como deve ser exibido o relatrio, se as informaes do relatrio deve ser: Resumida: Apresenta um relatrio com as principais informaes. Completa: Incluir no relatrio todas as observaes lanadas no momento do lanamento do evento.

 Emitir total geral do evento: Determina se ser exibido o valor total do evento. Emitir custos dos itens: Determina se sero exibidos os valores de custo dos itens da copa e cozinha. Imprimir observao do cadastro de produtos: Exibe as observaes do evento. Que foram cadastradas no momento do lanamento do produto.

5.2

EQUIPAMENTOS A PROVIDENCIAR: Exibe uma listagem dos equipamentos a serem providenciados para um determinado

evento. S sero considerados os equipamentos que o hotel no tem disponvel no momento, que excedem a quantidade que o hotel possui.

5.3

EVENTOS REGISTRADOS: Emite listagem demonstrando os eventos registrados dentro do perodo informado. O

sistema trar todos os eventos independente de estar cancelado, pendente, ou confirmado. Basta que tenha sido registrado dentro do perodo solicitado. Perodo: Informar o perodo a ser emitido relatrio. Ordenar por: Forma como deve ser ordenado o relatrio. Data de registro Data de realizao

5.4

EVENTOS POR PERODO: Emite listagem dos eventos que esto na situao selecionada, dentro do perodo de

reserva informado.

 Considerar eventos: O relatrio ser exibido conforme o status selecionado. Confirmados: Exibe somente os eventos que esto confirmados. Cancelados: Somente os eventos que foram cancelados. Pendentes: Eventos que esto com status de pendente. Empresa: Pode ser emitido relatrio, sobre uma empresa especifica. Se o relatrio deve apresentar todas as empresas cadastradas no se deve informar nada no campo. Emitir por ordem de data de realizao do evento: Ordem que deve ser emitido o relatrio. Filtrar por: Datas a serem consideradas no relatrio. Data de realizao do evento Data da confirmao/registro/cancelamento: Sero exibidos no relatrio todos os eventos que foram confirmados, lanados ou cancelados no perodo informado.

5.5

EVENTOS COM DATA LIMITE ULTRAPASSADA:

Cada evento cadastrado no sistema possui uma data limite confirmao do evento. Neste item s sero considerados os eventos em que a data limite foi ultrapassada.

5.6

ESTATSTICA DE CANCELAMENTO DE EVENTOS: Emite relatrio de todos os eventos que foram cancelados no perodo. Visualizar grfico: Para visualizar as informaes em forma de grfico.

5.7

LANAMENTO DE EVENTOS: Emite relatrio de todos os lanamentos feitos para o evento selecionado. Perodo: Perodo a ser impresso o relatrio. Evento: Evento a ser impresso o relatrio. PDV: Pode-se selecionar o ponto de venda a ser impresso o relatrio. Somente dirias: Permite que seja impresso relatrio somente das dirias. Tipo relatrio: Tipo de relatrio a ser impresso. Completo: Emite relatrio completo do evento em questo. Totalizadores: Emite relatrio somente dos totalizadores.

5.8

COMPARATIVO DE ORADO X REALIZADO: Emite um relatrio comparativo dos oramentos realizados e eventos realizados, no

perodo informado. Evento: Tipo de evento a ser emitido relatrio. Para mostrar todos basta deixar o campo em branco. UF do Titular: Estado de domicilio do responsvel.

5.9

PRODUO DE EVENTOS POR FUNCIONRIO: Perodo: Perodo a ser informado no relatrio. Filtrar por: Tipo de filtro a ser utilizado no relatrio. Data de realizao do evento. Data de confirmao/registro/cancelamento: Data do lanamento no sistema. Hotis: Esta opo utilizada no caso de existir mais de um hotel utilizando a mesma base de dados.

5.10 PRODUO DE EVENTOS POR EMPRESA: Perodo: Perodo a ser emitido o relatrio. Empresa: Empresa a ser emitido o relatrio. Filtrar por: o o Data de realizao do evento. Data de confirmao/registro/cancelamento: Data do lanamento no sistema.

 Considerar eventos: O relatrio ser exibido conforme o status selecionado. Confirmados: Exibe somente os eventos que esto confirmados. Cancelados: Somente os eventos que foram cancelados. Pendentes: Eventos que esto com status de pendente. Ordenar por: Ordem que deve ser emitido o relatrio. Cdigo da empresa: Ordenar o relatrio por cdigo de empresa. Nome da empresa: Ser emitido em ordem alfabtica pelo nome da empresa. Volume de eventos confirmados (decrescentes): Ser emitido relatrio por evento confirmado, ou seja, a primeira empresa a ser exibida ser aquela que tiver confirmado mais eventos no perodo. Hotis: Esta opo utilizada no caso de existir mais de um hotel utilizando a mesma base de dados.

6
6.1

FERRAMENTAS TEXTO PADRO ORAMENTO EVENTOS Possibilita a criao de um texto que ser impresso na ltima pgina do oramento. No

permite mesclar o texto com campos das tabelas, o texto ser sempre fixo, ou seja, ser impresso o que for informado nesse item.

6.2

CONFIGURAES EVENTOS:

Configurar se o sistema ir permitir confirmar eventos para empresas com oramento bloqueado.

6.3

REGISTRO DE SOLICITAES/RECLAMAES Neste item sero feitos os lanamentos de solicitaes/reclamaes do hspede em

relao ao servio prestado pelo hotel. Para efetuar o registro de solicitaes/reclamaes, o usurio deve estar associado a um setor no cadastro de funcionrios, e possuir permisses para registrar solicitao/reclamao.

Nesta tela possvel fazer uma pesquisa do andamento da solicitao/reclamao, assim como encaminha-la para outro setor, conclu-la, exclu-la, registrar uma nova ou visualizar os dados do registro selecionado detalhadamente.

Filtro de Pesquisa Nome Solicitante: Nome do cliente que solicitou o servio. N. do Registro: Ser lanado pelo usurio. Funcionrio que inclui: Funcionrio que incluiu a solicitao/reclamao. Data de Registro: Data que foi efetuado o registro. Data Previso: Data prevista para soluo do pedido. Apto: Apartamento de origem da solicitao/reclamao esta hospedado. Considerar: Pode-se incluir na pesquisa as aes que foram concludas ou excludas. Se nenhuma opo estiver selecionada, sero exibidas somente as aes pendentes. Setor: A pesquisa por ao pode ser realizada por um determinado setor, marcando a opo todos sero considerados todos os setores do hotel.