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EL PROCESO ADMNISTRATIVO

ALBERTO DANGOND LUCAS MEJIA JOSE RAUL BERMUDEZ WILLIAM GUERRA JOSE RAMOS

RAMN MUOZ Docente

UNIVERSIDAD DE SANTANDER UDES PROGRAMA DE ADMINISTRACION FINANCIERA PROYECTO GESTION ADMINISTRATIVO VALLEDUPAR 2012

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Con el pasar de los aos, nos hemos preocupado por mejorar la manera en la que se administran las organizaciones. Tcnicas, procedimientos, mtodos y teoras de los estudiosos de esta ciencia han ayudado a fortalecer la labor del administrador, encausndolo a la exitosa realizacin de esta labor tan compleja. Administrar comprende un conjunto de acciones que conllevan a disear y mantener un entorno, en el cual los individuos, trabajando de manera mancomunada, llegan al logro de unos objetivos. La administracin es un proceso mediante el cual se logran un conjunto de objetivos previamente establecidos, mediante la utilizacin racional de recursos financieros, tcnicos, materiales y financieros. Los administradores, adems de su empresa y su funcionalidad, deben conocer de las fuerzas externas que inciden de forma positiva o negativa en la organizacin, ya sean factores tecnolgicos, polticos, legales, sociales y ticos. La parte interna y externa de una organizacin deben componer el pan de cada da de un administrador, de all se derivas fortalezas y debilidades que ayudaran al fortalecimiento de la empresa, como tambin, oportunidades y amenazas que determinaran aspectos importantes para la toma de decisiones. La gestin de una empresa y su resultado se determinara en la forma que se aplica el proceso administrativo. El proceso administrativo constituye un conjunto de fases que conllevan al funcionamiento, puesta en marcha y mejoramiento continuo de la empresa, el cual se constituye en un proceso integral. Se han tejido diferentes teoras sobre cuantas etapas componen este proceso, hay posiciones que afirman que se compone de una divisin tripartita, que es sustentada por la American Management Association (A.M.A.) que se encuentra constituida por la planeacin, la organizacin y supervisin. Otra propuesta, George Terry considero que la mejor forma de agrupar estas funciones es en la planeacin, la organizacin, ejecucin y control. Luego, Henry Fayol considero agregar una funcin ms luego de la direccin, que es la coordinacin. Ya sea que el nmero de fases sea mayor o menor, todos los autores tienen fundamentos validos para sustentar sus teoras, pero la mayormente aceptada agrupa el proceso administrativo de la siguiente manera: previsin, planeacin, organizacin, direccin y control. Estos pasos integran los fundamentos bsicos de la administracin y cada uno de ellos comprende la realizacin de tareas con el propsito de que se logre el objetivo de la administracin, que es hacer posible que la gente se desempee en equipo permitiendo la mxima eficiencia con los

recursos que esta posea, ya sean humanos, tcnicos y financieros para lograr los objetivos propuestos. El proceso administrativo comprende dos grupos, la mecnica administrativa y la dinmica administrativa. De estos dos grupos se desprenden las fases mencionadas. La mecnica administrativa comprende la formacin, creacin y estructuracin de la organizacin. Se desarrollan tareas de investigacin y anlisis para determinar la viabilidad de la empresa. Dentro de la mecnica administrativa estn incluidas las funciones de previsin, planeacin y organizacin. La previsin consiste en la anticipacin de los hechos, para ello se necesita contar y analizar con toda la informacin necesaria que le permita tomar decisiones acertadas y planear la ejecucin de tareas hacia el logro de los objetivos. Para esto el administrador debe estar en capacidad de identificar los requerimientos de la compaa, determinando los propsitos o deseos en funcin de las necesidades por medio de la informacin; para as, plantear hiptesis y sustentos validos que le den viabilidad a sus ideas. La segunda fase, la planeacin, est considerada como una de las fases ms importantes de este proceso, porque en esta se adoptan decisiones concretas sobre objetivos, polticas, procedimientos, presupuestos y estrategias necesarias. La planificacin es la base del proceso administrativo y las dems fases se ejecutaran en funcin de lo planeado, por tanto si se hizo una planeacin inconsistente, su resultado no ser el mejor. La ltima fase de este grupo es la organizacin, que es el proceso de combinar el trabajo de los individuos en pro del logro de los objetivos planeados. Esta comprende la correcta divisin del trabajo a travs de la departamentalizacin, la adecuada coordinacin del trabajo, asignacin de autoridad mediante el principio de delegacin y la puesta en marcha de sistemas de desarrollo organizacional, que permita el mximo aprovechamiento del recurso humano encaminado al logro de los objetivo. La dinmica administrativa se fundamenta en la actividad operacional de los diferentes entes que conforman la organizacin y su correcta integracin, mediante el manejo adecuado de los recursos bsicos y complementarios. Dentro de esta se encuentran las funciones de direccin y control. La direccin comprende las actividades que conduzcan a los empleados en forma eficaz y eficiente a que desarrollen sus funciones mediante la motivacin, comunicacin y liderazgo. Es la funcin del administrador orientar y conducir sus esfuerzos a la obtencin de mejores resultados por parte de los subordinados, mediante los incentivos, motivacin, orientacin en sus funciones y tareas y la participacin en los logros empresariales. La ltima fase del proceso, el control, supone la revisin del progreso de las actividades y si estas se dan de acuerdo a lo planeado. El control es la vigilancia y la supervisin, su objetivo est en detectar fallas y errores que causen desviaciones para entrar de forma inmediata a subsanarlos. El

administrador debe saber si algo est fallando, para que le permita detectar errores y fallas antes que estos sucedan. Viendo la importancia de cada fase del proceso administrativo, no se debera menoscabar ninguna de estas. Todas representan puntos importantes, que manejadas de manera adecuada contribuyen de manera efectiva al mejoramiento continuo de los factores que constituyen la empresa. Se debera entender ms que como un proceso, como un ciclo, que al estar siempre en movimiento permitira la retroalimentacin y el aprovechamiento de cada una de las fortalezas y debilidades que se encuentren en el desarrollo del ciclo.

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