1.

0 Introduccin
Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercanca. La formulacin de una poltica de inventario para un departamento de almacn depende de la informacin respecto a tiempos, disponibilidades de materiales, tendencias en los precios y materiales de compras. Esta funcin controla fsicamente y mantiene todos los artculos inventariados, se deben establecer resguardo fsicos adecuados para proteger los artculos de algn dao, de uso innecesario debido a procedimientos de rotacin de inventarios y a robos. Los registros se deben mantener, lo cual facilitara la localizacin inmediata de los artculos.

En la actualidad aun sigue existiendo una considerable falta de visin empresarial en dar al almacn la importante funcin que amerita, como parte de ese desacierto en que da a da se trata de capacitar a un buen nmero de personas en sus diferentes cargos para hacer que el almacn funcione de acuerdo a las normas y procedimientos mejor aceptados para lograr el mximo de sus resultados.

1.1 Documentos de compra

En cualquier tipo de negocio, es importante establecer claramente la responsabilidad y autoridad que tiene cada persona para desempear ciertas funciones. Asimismo, es importante que quede evidencia escrita de lo que hace cada quien. Es importante mencionar, que muchas veces puede parecer irrelevante el ejercer control sobre ciertas funciones. Sin embargo, el xito de cada negocio depende en mucho de que se tenga un adecuado control. La importancia de los comprobantes se deriva de lo siguiente:

Se cumple con lo dispuesto en las leyes fiscales. Se tiene el soporte de las operaciones ms importantes del negocio. Se establece la base de informacin del negocio. Se tiene el fundamento de la contabilidad del negocio.

Sin embargo, tambin debemos tener cuidado de no caer en un manejo excesivo de papelera o en trmites que en lugar de facilitar la operacin del negocio la entorpezcan.

1.1.1 Solicitud o Requisicin de compras La persona encargada de hacer las compras de los materiales para la produccin debe recibir una solicitud de compras, sin la cual no puede iniciar ningn trmite para efectuarlas. De tal forma, que la solicitud de compras es un instrumento de control que adems de amparar la operacin, evita que se efecten compras cuando no es necesario hacerlas Dicha solicitud, tiene que estar autorizada por la persona que se encarga de los inventarios de materiales, y debe incluir toda la informacin referente al material solicitado.

Fig. 1 Ejemplo de un formato de requisicin de compra

1.1.2 Orden de Compra Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artculos a un precio convenido. La solicitud tambin especifica los trminos de pago y de entrega. La orden de compra es una autorizacin al proveedor para entregar los artculos y presentar una factura. Todos los artculos comprados por una compaa deben acompaarse de las rdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.

Fig. 1.2 Ejemplo de un formato de orden de compra

1.1.3 Solicitud de cotizacin a proveedores Una vez que el encargado de hacer las compras de materiales recibe la solicitud de compras, debidamente autorizada, puede empezar a hacer los trmites necesarios para efectuar las compras del material que se le solicit. El primer trmite consiste en buscar al proveedor que le ofrezca las mejores condiciones y precios a la empresa. De tal forma que el encargado de compras debe efectuar una investigacin con varios proveedores potenciales para posteriormente elegir al que ms le convenga.

Fig. 1.3 Ejemplo de un formato de cotizaciones

Fig. 1.4 En la siguiente imagen podemos apreciar los pasos que se siguen desde el momento en el que se hace la solicitud de compra, hasta que el producto llega a nuestro almacn.

1.2 Programacin de la Recepcin

La recepcin de las mercancas es por supuesto un paso imprescindible pero no est exenta de peligros si hay dudas sobre el proveedor. La mercanca entregada puede presentar riesgos potenciales y al aceptarlos se asume al mismo tiempo parte de responsabilidad legal La recepcin es la aceptacin, condicionada o no, que se realiza al proveedor para que ste pueda enviar la factura. Para otorgar el consentimiento, lo normal es firmar una copia del albarn o nota de entrega suministrada por el proveedor. Los porteros o vigilantes de la empresa debern disponer de los libros-registros que indiquen adnde deben dirigirse los materiales, otorgando a cada remesa un nmero de control de entrada.

1.2.1 Albarn Legalmente, un albarn tiene el mismo valor que una factura. Obliga a una parte a entregar a otra una mercanca. Adems, un albarn firmado le permite saber al emisor que el pedido ha sido recibido y llevar as, el control en la salida de existencias. Este documento es elaborado por el emisor o persona que enva la mercanca. Una vez recibida, el receptor debe firmar el alabarn para darle validez al documento.

Ejemplo de un Albarn

Para que la mercanca llegue hasta nuestro almacn, es necesario que uno o ms elementos intervengan en el proceso de entrega, en la siguiente figura se muestra uno de los modelos ms comunes y sencillos que existen. Este proceso se puede hacer ms largo, dependiendo de factores como: Ubicacin entre proveedor y cliente Cuando se trata de Importaciones Cuando el proveedor no es el fabricante de las mercancas

Generalmente la recepcin se hace mediante algunos de los siguientes medios. Cuando el proveedor entrega Cuando la entrega es por medio de una paquetera o agencia de envos Cuando el cliente tiene que recoger la mercanca directamente en las instalaciones o fabrica del proveedor.

Un elemento importante en la programacin de la recepcin, son las reas por las que debe pasar la mercanca antes de ser incorporada al almacn, esto es ms que nada para mantener un almacn ordenado.

El encargado de recibir los pedidos no debe aceptar ninguna cantidad de mercancas que est por encima de la especificada en la orden de compras, si la cantidad es menor o faltan algunos renglones de los descritos en la orden, proceder a recibirla, pero debe poner una nota a la copia de la orden, que diga pedido recibido incompleto y enviar una fotocopia de la misma al Departamento de compras, con copia de la factura anexa, para su informacin.

Fig. Procedimiento de recepcion de mercancias en nuestro almacen

1.3 Desembarque
En estos procesos se encuentran todas las actividades que engloban los procesos de llegada de mercancas que pueden ser procedentes de la fbrica, de proveedores o transferencias de stocks desde otro almacn. En resumen comprende las siguientes actividades:

La emisin del nombrado documento de entrada sirve de base para los procesos que citaremos a continuacin: Control de calidad del producto. Reacondicionamiento fsico del producto. Ubicacin fsica en las reas de almacn correspondientes.

Descarga de la mercanca Se deben de tener zonas previamente definidas para la descarga de mercancas, esta debe ser independiente de la zona de carga, con el motivo de no entorpecer la carga, o la descarga de mercanca cuando estas ocurran simultneamente.

Fig. Ejemplo de almacn con zona de carga y descarga independientes

El proceso de descarga debe llevar una secuencia previamente definida, esto con el fin de hacer eficiente la recepcin y descarga de nuestras mercancas. El modelo de proceso ideal sera el siguiente: 1. Identificar la zona de descarga: deben estar sealizadas y tener tambin una programacin en caso de que se tengan que recibir varios camiones por da, esto nos permitir contemplar el tiempo entre cada descarga, y le ahorrara a nuestros proveedores tiempo de espera. 2. Comprobar autorizacin de descarga: en el lugar donde se iniciara la descarga, se deben tener los documentos de las mercancas que se esperan determinado da. 3. Preparar condiciones de descarga: el cliente (nosotros) debemos tener la documentacin y la zona lista para recibir a nuestros proveedores 4. Comprobar los medios: antes de iniciar la operacin de descarga se debe comprobar que las reas y las herramientas que se usaran en la descarga estn funcionando correctamente, con esto se evitaran accidentes con el personal y con las mercancas.

5. Ubicar camin: en la zona correcta, en el caso de que se cuente con varios muelles de descarga se deber ubicar al camin en el que corresponda a su tamao, naturaleza de las mercancas, etc. 6. Descarga de mercancas: lo recomendable es estar siempre presente durante todo el proceso de descarga, ya sea que esta se lleve a cabo por el mismo proveedor, o en caso de que sea algn distribuidor o agencia de envos. Una vez que la descarga haya finalizado, el receptor debe dar conformidad a la recepcin de las mercancas en cuanto a la cantidad, calidad, condiciones. Esto se hace mediante la firma del encargado del almacn o bien del responsable de las entradas. Se suele tambin aplicar el sello de la empresa en el albarn. 7. Restablecer los medios: una vez que se termina la descarga, se reubicaran los medios usados en su determinado lugar (montacargas, herramientas, rampas, etc.)

1.4 chequeo de la calidad

La calidad es la manera de ser de un producto, bueno o malo, mejor o peor, en relacin con las caractersticas que solicita el consumidor. Esto quiere decir, que el consumidor suele juzgar los productos segn la calidad, y que de acuerdo con su juicio ubicar a nuestro producto delante, detrs o en el mismo nivel que los productos de la competencia. Es necesario que antes de que se firme de conformidad sobre los productos recibidos, se haga un chequeo de la calidad en todas las mercancas recibidas, para que de esta manera se tenga la seguridad de que todo lo que ingresara al almacn cumple con las especificaciones o demandas necesarias, y se garantiza que estar listo para su uso en cuanto sea requerido.

Consecuencias de la baja calidad de los productos Las expectativas del cliente describen los requisitos que desea se encuentren en los productos que compra. La calidad consistir en el cumplimiento de tales requisitos.

Es importante convertir los requisitos en normas que regulen la produccin. Si esto se considera por anticipado, es decir, si se incluyen los requisitos como normas por lograr en el proceso de inspeccionar la calidad, se estar estableciendo un sistema adecuado de medicin de la misma. La baja calidad de los productos a corto, mediano y largo plazo resulta incosteable. La mejor forma de calcular lo que cuesta la calidad consiste en determinar el costo de haber hecho las cosas incorrectamente, y el dinero desperdiciado por tener que rehacer, reparar, reajustar, etctera.

Fig. Resultados de la baja calidad

Si se mantiene un control adecuado de la adquisicin y recibo de la materia prima y de las mercancas y adems constantemente exploramos los precios, vigilamos la calidad y el tiempo de entrega, podremos mantener reducidos los costos y eliminar las deficiencias en los insumos. Proveedores incumplidos en fechas de entrega o correccin de algn defecto, resultan costosos para cualquier empresa.

Los experimentados en logstica saben que con slo eliminar las mermas o bien la baja calidad es posible duplicar los beneficios en un ao. Saben, adems, qu productos de calidad incrementan las ventas, convierten al consumidor en cliente, prestigian la empresa y dejan satisfechos a todos.

1.5 Chequeo de la cantidad

Cuando llega un envo, es algo de vital importancia para la recepcin comprobarlo con orden de compra, para asegurarse de que las cantidades son correctas. La minuciosidad de la comprobacin de la cantidad depende de cuntos paquetes estn involucrados, y lo importante es el contenido del paquete. Si hay muchos paquetes, y hay muchos elementos en cada paquete para contar, el recuento sera un proceso que consume mucho tiempo. En tales casos, puede ser mejor usar muestreo para establecer la cantidad recibida. El Peso total o dimensiones fsicas se pueden utilizar para los recuentos de estimaciones precisas de las cantidades en un envo. Cuando el material se embala en cajas, los proveedores pueden pedir que escriba la cantidad o peso neto afuera de cada caja. Si resultan ser preciso, entonces existe una seguridad considerable que el envo est completo. Un recuento a granel puede ser necesario cuando el precio unitario es alto. El informe de recepcin debe mostrar cmo el recuento se realiz, es decir, por conteo completo, mediante el pesaje, o mediante el clculo de la cantidad, etc.

9 recomendaciones a seguir en el conteo de mercancas La mercanca se debe de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo y de atrs hacia adelante. Se debe contar con la presencia un de un "contador" y un "auditor" para cotejar que lo contado sea lo correcto. Se deben dividir las descargas, por categora, genero, grupo, etc. para mejor distribucin y rpida deteccin de errores. El contador y el auditor no contarn la mercanca del mismo lugar sino que uno empezar en el primer anaquel y el auditor por el ltimo. Se har un listado de mercanca en el cual se tomarn los productos encontrados en el anaquel de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo y de atrs hacia delante, esto para facilitar ms el conteo. Se bajara la mercanca que se tenga duda en su conteo y se regresar a su lugar una vez contada. Se abrirn todas las cajas para verificar que se encuentren las cantidades correctas de producto dentro de ellas. Si se encuentra un producto que no est anotado en la lista se le dar un nmero de secuencia intermedia dependiendo la ubicacin del producto y se anotar al final de la hoja. Al final del conteo se cotejarn las hojas de contador y auditor (listados) para verificar que no haya errores, si hay habr que verificarlos y corregirlos, una vez que todo est bien checado y sin ninguna anomala se proceder a ingresar el conteo en el sistema.

Fig. Ejemplo de un formato usado para el conteo.

Medidas Para el almacenaje o transporte de las mercancas, se usan varias medidas estndar, a continuacin se presentan las ms comunes, esto nos ayuda a que en ocasiones ya se tiene el estndar de cuantas cajas de determinado producto entran en un contenedor, pallet, etc.