Esta cartilla de Estructuracin de Estudios Previos, es una herramienta - gua elaborada por la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot

D.C., con fundamento en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 2474 de 2008.
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GUA DE CONTRATACIN ESTATAL

ABOGACA GENERAL DEL SERVICIO JURDICO DEL DISTRITO CAPITAL MARA FERNANDA CAMPO SAAVEDRA Alcaldesa Mayor de Bogot D.C. (E) YURI CHILLN REYES Secretario General BEATRIZ HELENA HINCAPI MOLINA Subsecretaria General CAMILO JOS ORREGO MORALES Director Jurdico Distrital DOLLY RIAS CASAS Directora de Gestin Corporativa LUS EDUARDO SANDOVAL ISDITH Subdirector Distrital de Estudios e Informtica Jurdica CARMEN YOLANDA VILLABONA Subdirectora de Contratacin ELABORACIN Aminta Rengifo - Lilia I. Sanin Daz Subdireccin Distrital de Estudios e Informtica Jurdica Hernando Moscoso D.- Subdireccin de Contratacin EQUIPO DE APOYO Mara Luca Vargas Pardo - Enny Yojana Lemus Trujillo Subdireccin Distrital de Estudios e Informtica Jurdica DISEO Y DIAGRAMACIN Oscar Javier Zambrano Cruz Oficina de Comunicaciones Alcalda Mayor de Bogot IMPRESIN Subdireccin Imprenta Distrital - D.D.D.I. ISBN 978-958-717-050-4 Bogot D.C. Mayo de 2011

ESTRUCTURACIN DE ESTUDIOS PREVIOS

CONTENIDO PRESENTACIN.....................................................................................................................4
LOS ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS COMO PRESUPUESTO FUNDAMENTAL EN LA CONTRATACIN ESTATAL.......................................................................................................5 1. 2. 3. 4. FORTALECIMIENTO DEL PRINCIPIO DE PLANEACIN...........................................................5 SOPORTE LEGAL CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA CONTRATAR..........................6 DEFINICIN DE ESTUDIOS PREVIOS........................................................................................9 CONTENIDO DE LOS ESTUDIOS PREVIOS................................................................................9

4.1 Conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar por parte de la entidad pblica..........................................................................................................................................9 4.2. Elementos Mnimos.................................................................................................................11 5. 6. 7. ESTUDIOS PREVIOS SEGN LA MODALIDAD DE SELECCIN DEL CONTRATISTA........13 QU DEPENDENCIA DEL ENTE ESTATAL DEBE ELABORAR LOS ESTUDIOS PREVIOS?........................................................................................................16 COMO SE EFECTA EL TRMITE............................................................................................16

GLOSARIO............................................................................................................................18
ANEXO 1: MODELO ACTO ADMINSTRATIVO DE JUSTIFICACIN DE LA CONTRATACIN DIRECTA.............................................................................................20 ANEXO 2: CIRCULAR.........................................................................................................................22

FUENTES BIBLIOGRFICAS...............................................................................................26

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PRESENTACIN El plan de desarrollo, econmico, social, ambiental y de obras pblicas para Bogot D.C.,2008-2011, Bogot Positiva: para vivir mejor dispuso la consolidacin de un modelo eficiente de gestin pblica, que sirviera de base estructurante en la construccin de una ciudad articulada, distrital, nacional e internacionalmente, con una administracin proactiva que incentivara el trabajo integral, efectivo y transparente, al servicio de la comunidad, pero sobre todo garante de los derechos ciudadanos. Este modelo de gestin implementado por la Administracin Distrital, bajo la orientacin y el liderazgo de la Secretara General, ha desarrollado sus objetivos desde dos perspectivas, la primera que instituye polticas de prevencin de dao antijurdico forjadas en la implementacin de acciones, dirigidas en su gran mayora a los funcionarios y organismos que conforman el Gobierno Distrital, que tienen como objetivo evitar el posible detrimento que puede sufrir el patrimonio del Distrito con la accin u omisin de sus autoridades y la segunda definiendo estrategias unificadas de coordinacin interinstitucional para defensa judicial, mediante el seguimiento de procesos, elaboracin de estadsticas confiables, coordinacin e investigacin de la gestin jurdica, y tecnificacin de labores de archivo y seguimiento. Dentro de este contexto, se han trazado las polticas de prevencin del dao antijurdico en el Distrito Capital, dirigidas a promover la formacin del talento humano y optimizar el ejercicio profesional de los servidores distritales, en todos los sectores que conforman la administracin distrital, mediante la actualizacin y renovacin de sus conocimientos en las diferentes reas de gestin pblica, entre las que cobra especial relevancia la Contratacin Estatal. Esta nueva versin de las Cartillas Gua de Contratacin Estatal, diseadas como herramientas de consulta gil y efectiva, tiene como propsito poner a disposicin de los lectores las reformas que durante los ltimos aos han sido introducidas a la normatividad contractual, presentando mediante una metodologa inteligible, cada una de las nuevas modalidades de seleccin, sus reglamentos, as como algunos temas de amplia discusin doctrinal y jurisprudencial.

YURI CHILLN REYES Secretario General

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LOS ESTUDIOS PREVIOS COMO PRESUPUESTO FUNDAMENTAL EN LA CONTRATACIN PBLICA 1. FORTALECIMIENTO DEL PRINCIPIO DE PLANEACIN. La entrada en vigencia de la ley 1150 de 2007 y su Decreto reglamentario 2474 de 2008, introdujo normas tendientes a hacer ms efectivo el principio de planeacin dentro de los procesos contractuales de la administracin publica; en ese orden de ideas, la etapa previa o de estudios previos, se convierte en materializacin de dicho principio y constituye un elemento de vital importancia en la estructuracin no solo de los procesos de seleccin sino del futuro contrato y su correcta ejecucin. En trminos de la Corte Constitucional, la planeacin estatal es el instrumento mediante el cual se definen las polticas a implementar para el cumplimiento de los fines y cometidos estatales, sealando los elementos indispensables para la ordenada ejecucin de las obras y la prestacin de los servicios en un perodo determinado, evitando la improvisacin y procurando el aprovechamiento mximo de los recursos disponibles. Por su parte, el Consejo de Estado2 considera que los principios de planeacin, economa y transparencia que, entre otros, orientan la contratacin estatal, tienen como finalidad asegurar que todas las actuaciones adelantadas por la Administracin durante la actividad contractual se cumplan con eficiencia y eficacia; que los procedimientos de seleccin sean giles, agotando los trmites estrictamente necesarios; que todo proyecto est precedido de los estudios tcnicos, financieros y jurdicos requeridos para la viabilidad econmica y tcnica de la obra; que en la ejecucin del contrato se optimicen los recursos y se eviten situaciones dilatorias que ocasionen perjuicios a una de las partes contratantes. As mismo, ha sealado3 que las entidades oficiales estn obligadas a respetar y a cumplir el principio de planeacin en virtud del cual resulta indispensable la elaboracin previa de estudios y anlisis suficientemente serios y completos, antes de iniciar un procedimiento de seleccin, encaminados a determinar, entre muchos otros aspectos relevantes: (i) la verdadera necesidad de la celebracin del respectivo contrato; (ii) las opciones o modalidades existentes para satisfacer esa necesidad y las razones que justifiquen la preferencia por la modalidad o tipo contractual que se escoja; (iii) las calidades, especificaciones, cantidades y dems caractersticas que puedan o deban reunir los bienes, las obras, los servicios, etc., cuya contratacin, adquisicin o disposicin se haya determinado necesaria, lo cual, segn el caso, deber incluir tambin la elaboracin de los diseos, planos, anlisis tcnicos, etc; (iv) los costos, valores y alternativas que, a precios de mercado reales, podra demandar la celebracin y ejecucin de esa clase de contrato, consultando las cantidades, especificaciones, cantidades de los bienes, obras, servicios, etc., que se pretende y requiere contratar, as como la modalidad u opciones escogidas o contempladas para el efecto; (v) la disponibilidad de recursos o la capacidad financiera de la entidad contratante, para asumir las obligaciones de pago que se deriven de la celebracin de ese pretendido contrato; (vi) la existencia y disponibilidad, en el mercado nacional o internacional, de proveedores, constructores, profesionales, etc., en condiciones de atender los requerimientos y satisfacer las necesidades de la entidad contratante; (vii) los procedimientos, trmites y requisitos que deban satisfacerse, reunirse u obtenerse para llevar a cabo la seleccin del respectivo contratista y la consiguiente celebracin del contrato que se pretenda celebrar.4 .
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Fallo apelacin sentencia Consejo de Estado Agosto 29 de 2007, magistrado Ponente Mauricio Fajardo Gmez Consejo de Estado, Seccin Tercera, Sentencia del 21 de agosto de 2006. Consejo de Estado, Seccin Tercera, Sentencia de 31 de agosto de 2006, Exp. 14287.

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De la misma forma la doctrina5ha sido enftica al sealar que la planeacin de la actividad contractual de las entidades estatales significa que stas deben, previamente a la iniciacin del proceso de contratacin, realizar los estudios tendientes a determinar la oportunidad y conveniencia del contrato, as como la adecuacin a los fines de la entidad contratante, a su plan de inversiones y a su presupuesto. Deben elaborar detalladamente el pliego de condiciones del contrato con el objeto de poder lograr los fines que con el se persiguen, y deben preverse las formas de superar las dificultades que puedan ocurrir en su ejecucin. No puede desconocerse la relacin entre el contrato con los dems instrumentos de planificacin como el presupuesto y el plan de inversin, y su incidencia en la adecuada inversin de los recursos pblicos. El principio de planificacin junto con el principio de transparencia, se desarrollan en la reforma introducida por la ley 1150 de 2007 en el tema de la previsin, definicin y asignacin de riesgos del contrato, el cual, en trminos generales, busca que las partes conozcan y tengan plena claridad sobre sus obligaciones y cargas desde el momento en que se celebra el contrato. Si se define desde un comienzo en que consiste un riesgo, hasta donde se estima previsible y quien lo debe soportar, se evitaran interpretaciones subjetivas de las partes y del juez del contrato sobre dichos aspectos. El xito de dichos instrumentos depende fundamentalmente de su adecuada aplicacin por los funcionarios responsables de cumplir estas tareas, las cuales, sobre todo, no pueden convertirse en rutinarias, para evitar as que los documentos referidos, como por ejemplo la justificacin de la modalidad de la contratacin escogida o la justificacin de la inclusin de determinados criterios de seleccin, terminen siendo copias o transcripciones de un discurso repetido en todos los procesos. La determinacin de todos los aspectos que enumera la ley, con el objeto de asegurarse de que no se dejara de lado ninguno de ellos, solo tiene tal finalidad; su desarrollo debe realizarse en cada caso particular teniendo en cuenta el objeto preciso y las caractersticas propias del contrato que va a celebrarse. 2. SOPORTE LEGAL CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA CONTRATAR Las normas que rigen actualmente la Contratacin Pblica en Colombia, consagran como presupuesto indispensable para el desarrollo de los procesos contractuales, la realizacin de estudios previos, que tienen como objetivo fundamental analizar todas las variables que pueden afectar los procesos de seleccin, los contratos y su futura ejecucin. Los estudios previos en materia de Contratacin Estatal, son aquellos anlisis y documentos que sirven de soporte para dar inicio al proceso de contratacin al interior de la entidad y se constituyen en el sustento para la definicin y elaboracin del proyecto de pliego de condiciones. Estos deben ser el resultado de una correcta planeacin, que incluya el examen de la conveniencia o inconveniencia de la futura contratacin, la verificacin de la existencia de la necesidad que se pretende satisfacer, la determinacin de los riesgos y su adecuada distribucin dentro de los sujetos contractuales, as como, los aspectos fundamentales del contrato a desarrollar, como el presupuesto, valor, polticas, ejecucin, en fin todos los elementos requeridos que hagan efectiva la aplicacin de los principios rectores de la contratacin publica, de economa, transparencia y publicidad.
Lo que se encuentra redactado en relacin con el principio de planeacin fue tomado del documento La reforma al Estatuto General de Contratacin de la Administracin Publica de autora del Dr. Martn Bermdez Muoz.
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Lo anteriormente expuesto, tiene su soporte legal en primer lugar en los numerales 7 y 12, del art. 25 de la ley 80, que al tenor literal, establece: Artculo 25 Del Principio de Economa () 7o. La conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar y las autorizaciones y aprobaciones para ello, se analizarn o impartirn con antelacin al inicio del proceso de seleccin del contratista o al de la firma del contrato, segn el caso. ()12. Con la debida antelacin a la apertura del procedimiento de seleccin o de la firma del contrato, segn el caso, debern elaborarse los estudios, diseos y proyectos requeridos y los pliegos de condiciones. As mismo, el legislador materializ los principios que rigen la funcin administrativa, a travs de los estudios y documentos previos, el anlisis de la oportunidad y conveniencia de la celebracin del contrato. Segn lo enuncia Juan Carlos Expsito Vlez, en su obra La Configuracin del Contrato de la Administracin Pblica en Derecho Colombiano y Espaol Se hace necesaria una evaluacin previa de la situacin, no solamente para llegar a la conclusin de que se necesita el contrato, sino para determinar la figura a utilizar; de esa forma se define la idea de contratar, inclusive, y como ya lo dijimos, en los casos de Urgencia Manifiesta, puesto que de ese anlisis fctico se derivar la sustentacin del Acto Administrativo que da inicio a la actuacin por parte de la entidad respectiva6. De lo anterior se concluye, que la realizacin de los estudios previos se constituye en un requisito indispensable dentro de la etapa previa, que como lo expresa Matallana7 supone el cumplimiento de un deber legal que se deriva de los principios de buena fe, economa, eficacia y eficiencia y debe efectuarse cada vez que una entidad pblica pretenda efectuar un proceso contractual. La entrada en vigencia de la Ley 1150 de 2007, Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y transparencia de la ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones sobre la contratacin con recursos pblicos modific lo contemplado respecto a los estudios previos adicionando como requisito indispensable, su publicacin junto con el proyecto de pliego de condiciones. ART.8 DE LA PUBLICACIN DE PROYECTOS DE PLIEGOS DE CONDICIONES, Y ESTUDIOS PREVIOS. Con el propsito de suministrar al pblico en general la informacin que le permita formular observaciones a su contenido, las entidades publicarn los proyectos de pliegos de condiciones o sus equivalentes, en las condiciones que seale el reglamento. La informacin publicada debe ser veraz, responsable, ecunime, suficiente y oportuna. La publicacin de los proyectos de pliegos de condiciones o sus equivalentes no genera obligacin para la entidad de dar apertura al proceso de seleccin. Junto con los proyectos de pliegos de condiciones se publicarn los estudios y documentos previos que sirvieron de base para su elaboracin. Las Entidades debern publicar las razones por las cuales se acogen o rechazan las observaciones a los proyectos de pliegos.
JUAN CARLOS EXPOSITO VELEZ. La configuracin del contrato de la administracin pblica en derecho colombiano y espaol. Bogot, Universidad Externado de Colombia, 2005, Pg. 611. 7 ERNESTO MATALLANA. Manual de Contratacin de la Administracin Pblica. Bogot, Universidad Externado de Colombia, 2005. pp. 212 y SS.
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Esta nueva obligacin, respecto de los estudios previos fue reglamentada por el art. 3 del Decreto 2474 de 2008 Por el cual se reglamentan la ley 80 de 1993, y la ley 1150 de 2007, sobre las modalidades de seleccin, publicidad, seleccin objetiva y se dictan otras disposiciones, que al tenor literal establece: Artculo 3. Estudios y documentos previos. En desarrollo de lo sealado en los numerales 7 y 12 del artculo 25 de la Ley 80 de 1993, los estudios y documentos previos estarn conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboracin del proyecto de pliego de condiciones de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, as como el de la distribucin de riesgos que la entidad propone. Los estudios y documentos previos se pondrn a disposicin de los interesados de manera simultnea con el proyecto de pliego de condiciones y debern contener los siguientes elementos mnimos: 1. 2. 3. 4. La descripcin de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratacin. La descripcin del objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificacin del contrato a celebrar. Los fundamentos jurdicos que soportan la modalidad de seleccin. El anlisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratacin, as como su monto y el de posibles costos asociados al mismo. En el evento en que la contratacin sea a precios unitarios, la entidad contratante deber soportar sus clculos de presupuesto en la estimacin de aquellos. En el caso del concurso de mritos no publicar el detalle del anlisis que se haya realizado en desarrollo de lo establecido en este numeral. En el caso del contrato de concesin no se publicar ni revelar el modelo financiero utilizado en su estructuracin. La justificacin de los factores de seleccin que permitan identificar la oferta ms favorable, de conformidad con el artculo 12 del presente decreto. El soporte que permita la tipificacin, estimacin, y asignacin de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio econmico del contrato. El anlisis que sustenta la exigencia de garantas destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato segn el caso, as como la pertinencia de la divisin de aquellas, de acuerdo con la reglamentacin sobre el particular.

5. 6. 7.

Pargrafo 1. Los elementos mnimos previstos en el presente artculo se complementarn con los exigidos de manera puntual en las diversas modalidades de seleccin.

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Pargrafo 2. El contenido de los estudios y documentos previos podr ser ajustado por la entidad con posterioridad a la apertura del proceso de seleccin. En caso que la modificacin de los elementos mnimos sealados en el presente artculo implique cambios fundamentales en los mismos, la entidad, con fundamento en el numeral 2 del artculo 69 del Cdigo Contencioso Administrativo y en aras de proteger el inters pblico o social, podr revocar el acto administrativo de apertura. Pargrafo 3. Para los efectos del presente artculo, se entiende que los estudios y documentos previos son los definitivos al momento de la elaboracin y publicacin del proyecto de pliego de condiciones, sin perjuicio de los ajustes que puedan darse en el curso del proceso de seleccin. En todo caso, permanecern a disposicin del pblico por lo menos durante el desarrollo del proceso de seleccin. Pargrafo 4. En el caso de contratos en los que se involucre diseo y construccin, la entidad deber poner a disposicin de los oferentes adems de los elementos mnimos a los que hace referencia el presente artculo, todos los documentos tcnicos disponibles para el desarrollo del proyecto. Es importante poner de relieve, la importancia que reviste lo preceptuado en los cuatro pargrafos del Decreto Reglamentario, por cuanto en ellos se plasma concretamente el objetivo de la reforma, que no es otro que hacer extensiva la obligatoriedad de la observancia de los principios que rigen la funcin administrativa, entre los que cumple un papel protagnico, el principio de la publicidad en las actuaciones precontractuales. 3. DEFINICIN DE ESTUDIOS PREVIOS: Con base en lo expuesto en los pargrafos que anteceden, se podran definir los estudios previos como los documentos soporte de la elaboracin del proyecto de pliego de condiciones y del proceso contractual a ejecutar por la Entidad Estatal, que analizarn la conveniencia, necesidad y oportunidad de contratar, mediante la observancia de todos los presupuestos fundamentales del contrato estatal, como objeto, valor, ejecucin, riesgos, presupuestos, etc. 4. CONTENIDO DE LOS ESTUDIOS PREVIOS De conformidad con lo establecido en las normas que rigen los procesos contractuales, los estudios previos deben contener en trminos generales lo establecido en el art. 25 de la ley 80, y especficamente lo contemplado en el art. 3 del Decreto 2474 de 2008, que ordena a las entidades estatales el cumplimiento de los siguientes requisitos: 4.1. Conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar por parte de la entidad pblica. Dicho requisito tiene como objetivo que previo a la apertura de los procesos contractuales se determinen los factores de tipo objetivo que hagan necesaria la contratacin pblica y justifiquen la existencia de la necesidad que se pretende suplir con el proceso de seleccin.

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Lo que implica que las entidades pblicas no pueden alegar criterios subjetivos soportados en la inconveniencia del futuro contrato para dar por terminado el proceso de seleccin.8. a. Autorizaciones9 El tema de las autorizaciones tiene su soporte legal en el Art. 150 de la Constitucin Poltica, que establece en cabeza del Congreso de la Repblica la expedicin de las leyes. Desde dicha perspectiva la doctrina ha establecido tres clases de autorizaciones en materia de contratacin estatal: Previa general (Inc. final art. 150) Previa especial (num. 9 del art. 150) Aprobacin posterior de contratos. (Num. 14 del art. 150) b. Apropiaciones presupuestales Aunque el art. 25 de la ley 80 habla de aprobaciones, de la aplicacin de las normas contractuales se concluye que estas, hacen referencia al tema presupuestal, lo que implica que con antelacin al inicio de los procesos contractuales las entidades deben obtener las debidas aprobaciones o apropiaciones presupuestales y contar con la disponibilidad de los recursos que soporten el valor estimado del contrato. c. Estudios de factibilidad La doctrina ha sealado que los estudios de factibilidad deben partir de tres parmetros fundamentales: Estudios Tcnicos: Que tienen como objetivo dotar a la administracin de elementos de juicio objetivos que justifiquen no solo la necesidad existente de bienes o servicios, sino que describan las condiciones de modo, tiempo y lugar y especificaciones en que deben ser adquiridos. Ej. Requerimientos para la compra de un software, planos, diseos. Estudios Econmicos: Analizan los elementos y la informacin necesaria en relacin con los costos fijos y variables, para determinar la existencia dentro de la entidad publica de los recursos necesarios para la correcta ejecucin del objeto del contrato, Ej. establecer la existencia de recursos para efectuar compra de predios necesarios para la construccin de obras de infraestructura vial, o adquisicin de bienes y servicios. Estudios Jurdicos: Determinan de conformidad con los requerimientos tcnicos y econmicos el marco legal que ha de aplicarse al proceso de seleccin y a la futura contratacin. Igualmente se debe dar cumplimiento a lo establecido en el art. 13 del Decreto 3512 de 2003, y en el Acuerdo No.04 de 2005, en lo referente al SICE.

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Rgimen Jurdico de la Contratacin Estatal, Lus Guillermo Dvila Vinueza. Segunda Edicin Rgimen Jurdico de la Contratacin Estatal, Lus Guillermo Dvila Vinueza. Segunda Edicin

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4.2 Elementos Mnimos. Ahora bien, de conformidad con lo establecido en el Decreto 2474 de 2008, los estudios y documentos previos deben estar acompaados de los documentos que sirvieron de soporte para la elaboracin del pliego de condiciones, deben ser pblicos y contener los elementos mnimos que a continuacin se analizan: a. Descripcin de la necesidad que se pretende satisfacer. Qu se persigue con el contrato? Corresponde a la Entidad Estatal describir de manera especfica la carencia que pretende satisfacer la administracin con esa contratacin, exponiendo las razones sobre las cuales se justifica la adquisicin del bien, servicio u obra, que se pretende contratar que a su vez debe corresponder a las necesidades de la entidad, la satisfaccin del Inters General y la observancia de los postulados que rigen la funcin administrativa. b. Descripcin del objeto a contratar con sus especificaciones: La entidad debe determinar la esencia de la necesidad descrita, la definicin tcnica del bien, obra o servicio, sealando la identificacin del contrato, la clase de actividades que se requieren, la forma y el plazo en que se debe desarrollar, as como el valor, la forma de pago, y en general todas las condiciones requeridas para el correcto desarrollo del servicio, bien u obra que se pretende contratar. c. Fundamentos jurdicos que soportan la modalidad de seleccin. Por qu se escoge esa modalidad? Debido a que la Contratacin Estatal Colombiana esta reglada por Ley, es fundamental expresar el soporte de orden legal segn la naturaleza, cuanta o condiciones especiales, que respaldan la escogencia en los procesos de seleccin del contratista, de acuerdo con las modalidades existentes o al contrato a celebrar. d. Anlisis que soporta el valor estimado del contrato: Es indispensable examinar los soportes presupuestales que garantizaran el efectivo pago del valor estipulado en el contrato, a travs de la respectiva disponibilidad presupuestal, registro presupuestal o la aprobacin de vigencias futuras, determinando el valor estimado del contrato y las variables para calcular el presupuesto que efectivamente se convertir en una erogacin presupuestal del Ente Estatal. Se incluir adems la consulta del CUBS y del precio indicativo cuando el bien se encuentre clasificado en 5 nivel. e. Justificacin de los factores de seleccin: Cul es el fundamento que se utilizar para definir el factor de seleccin? La entidad debe sealar los factores tcnicos y econmicos que deben ser considerados a efecto de obtener la propuesta ms favorable de acuerdo con las modalidades de contratacin y teniendo en cuenta las diferentes alternativas de aplicacin para cada una, tales como, el menor precio, la mejor calidad, calidad y precio soportado en puntajes o calidad y precio con la mejor relacin costo-beneficio.

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f. Tipificacin, estimacin y asignacin de los riesgos: De conformidad con lo establecido en el art. 88 del Decreto Reglamentario 2474 de 2000, se entienden como riesgos involucrados en la contratacin todas aquellas circunstancias que de presentarse en el desarrollo y ejecucin del contrato, pueden alterar el equilibrio financiero del mismo. Debe determinarse que clase de riesgo puede afectar la contratacin y el impacto que puede causar (por regla general lo previsible es identificable y puede ser cuantificable, por un profesional de la actividad y condiciones normales.) El riesgo asociado a la contratacin debe ser valorado desde dos instancias: Riesgo inherente: Nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta el efecto de los controles. Riesgo residual: Que es el resultante despus de aplicar los controles. TIPIFICACIN DE RIESGOS 10 Los riesgos que puedan presentarse en la contratacin estatal, atienden la siguiente clasificacin: Eventos que alteren el equilibrio econmico del contrato. Eventos que permitan fijar favorabilidad, solo en procesos de licitacin o seleccin abreviada de menor cuanta, mediante la relacin costo - beneficio. Eventos que se puedan presentar en forma colateral a la ejecucin de contratos. Eventos que amenacen el xito del proceso de seleccin o contratacin. Estos eventos se estudiarn a partir de factores precursores, los cuales se clasifican as: Acciones legales: Nuevos impuestos, nuevas cargas parafiscales, actos de autoridad, comiso, embargo, demandas y en general acciones que son originadas en la actuacin de una autoridad competente en ejercicio de su funcin administrativa. Tecnolgicos e infraestructura pblica: Fallas en telecomunicaciones, servicios pblicos, nuevos desarrollos, operacin de equipos y herramientas, vas de acceso y transporte, y todos los aspectos relacionados con servicios considerados como esenciales para el desarrollo de una economa moderna: transportes, energa, comunicaciones, obras pblicas, etc., necesarios para el desarrollo de las actividades. Sociopolticos: Terrorismo, delincuencia, actividad proselitista o huelgas, costumbres y usos culturales, religin y creencias, y todos los concernientes a orden pblico, entorno social y cultural. Actos de parte relacionada y subcontratos: Errores, fallas, incumplimientos, insuficiencias o eventos con origen en, o derivados de subcontratos, alteracin de planos, estudios o diseos no ejecutados directamente por el contratista o por su cuenta, falla humana de otro, actos o eventos en proveedores, filiales, subordinadas u otros contratistas vinculados con el contratista principal.
Lo que se encuentra redactado con relacin a los riesgos fue tomado del documento Manual de Riesgos de Contratacin de autora del Dr. Libardo Polanco.
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Macroeconmicos: Diferencias o alteraciones en tipo de cambio, tasa de inters, curva de Inflacin, importaciones, exportaciones, oferta o demanda de materias o servicios, mano de obra, modificacin en los precios por variaciones en la oferta o demanda de bienes y servicios, escasez de mano de obra, guerra. Actos de la Naturaleza: Geolgicos, hidrolgicos, climticos, incendios forestales, biolgicos, patolgicos. Relaciones laborales: Accidentes laborales, enfermedad profesional, muerte persona clave, actos de empleados, y en general, las actuaciones y omisiones de los empleados directos o las personas naturales al servicio del contratista. Hecho de las cosas: Incendios, roturas, filtraciones, derrames, explosiones, fallas mecnicas y todo tipo de eventos que afecten los bienes de capital, instalaciones, equipos y maquinaria del contratista. Vicios: Vicio propio, caractersticas y propiedades fsicas o qumicas de materiales o productos, condiciones de suelos, medio ambiente, vicios ocultos o redhibitorios. Actos de terceros: Acciones u omisiones de personas ajenas a la entidad o al contratista, y cuya actuacin no corresponda a eventos delictuosos tipificados en los anteriores factores. g. Anlisis que sustenta la exigencia de garantas destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual: La entidad debe hacer una estimacin del valor de la contratacin que va a realizar, sealando los factores y todos los costos que inciden en la determinacin del presupuesto de la misma, as como, las garantas que amparen los perjuicios derivados del incumplimiento del contratista. Dicho anlisis, pretende determinar los riesgos previsibles, la cobertura dentro de la futura contratacin, y su correcta distribucin dentro de los sujetos contractuales para garantizar el cumplimiento de las obligaciones; el rgimen de garantas tiene su soporte legal en el Decreto 4828 de 2008. 5. ESTUDIOS PREVIOS SEGN LA MODALIDAD DE SELECCIN DEL CONTRATISTA Ahora bien, el pargrafo 1 del art. 3 del Decreto 2474 de 2008, establece: Los elementos mnimos previstos en el presente artculo se complementaran con los exigidos de manera puntual en las diversas modalidades de seleccin. De conformidad con lo establecido en la ley 1150 de 2007, las modalidades de seleccin son: a. Licitacin Pblica. b. Concurso de Mritos. c. Seleccin Abreviada: d. Contratacin Directa. En ese orden de ideas y a modo ilustrativo, los estudios previos de las diferentes modalidades de seleccin deben incluir, entre otros, adems de los presupuestos establecidos en el art. 3 del Decreto Reglamentario 2474 de 2008, los siguientes:

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i. En el Concurso de Mritos11 Anexo de requerimientos tcnicos el cual como mnimo debe contener: Determinacin del objeto, metas y alcance de los servicios (de medio o de resultado). Determinacin de los servicios requeridos y resultados o productos que debe entregar el consultor, tales como, informes, diagnsticos, diseos, datos, entre otros. Cronograma de trabajo que determine las etapas y el plazo de entrega de los productos. El listado y ubicacin de la informacin disponible para ser conocidos por los interesados y proponentes, tales como, estudios, informes previos, anlisis o documentos definitivos. Teniendo en cuenta que existen dos tipos de propuesta tcnica (detallada y simplificada), se debe determinar el tipo de propuesta y los fundamentos tcnicos que la soportan. ii. En la Subasta Inversa (artculo 20 del Decreto 2474 de 2008): Las fichas tcnicas del bien o servicio que contendrn como mnimo: Denominacin del bien o servicio. Denominacin tcnica del bien o servicio. Unidad de medida. Descripcin general.

iii. En la adquisicin en las Bolsas de Productos: (artculo 31 Decreto 2474 de 2008): El Precio mximo de la comisin que la entidad estatal pagar al comisionista que por cuenta de ella adquirir los bienes y/o servicios a travs de bolsa. El Precio mximo de la compra de los bienes y /o servicios a adquirir a travs de la bolsa. iv. Los Acuerdos Marco de Precios sern objeto de reglamentacin. En la contratacin de bienes o servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin (igual o inferior al 10 % de la menor cuanta): Constancia escrita del anlisis y estudio de las condiciones o variables del mercado. Determinacin de la necesidad o no, de exigir garantas. Documentos del contratista dependiendo si es persona natural o jurdica, segn lo sealado en la invitacin. v. En la Contratacin Directa (art. 77 Decreto 2474 de 2008): Acto Administrativo de justificacin de la contratacin directa. Cuando proceda el uso de la modalidad de seleccin de contratacin directa, la entidad as lo sealar en un acto administrativo que contendr:
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Ver Art. 56 del Decreto 2474 de 2008.

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El sealamiento de la causal que se invoca. La determinacin del objeto a contratar. El presupuesto para la contratacin y las condiciones que se exigirn a los proponentes si las hubiera, o al contratista. La indicacin del lugar en donde se podrn consultar los estudios y documentos previos, salvo en caso de contratacin por urgencia manifiesta.

vi. Dependiendo de la clase de contrato a suscribirse: a. Declaratoria de Urgencia Manifiesta: No requiere estudios previos. El Acto Administrativo motivado que la declara, har las veces de acto administrativo de justificacin. b. Contratacin de Emprstitos: No requiere de Acto Administrativo. Los estudios previos no son pblicos. Autorizacin del Ministerio de Hacienda. Concepto favorable del Departamento Administrativo de Planeacin.

c. Contrato Interadministrativo: Solicitud y propuesta de la entidad estatal ejecutora. Anexo del soporte legal del objeto y funciones de la entidad. Acto administrativo de justificacin. Autorizacin para comprometer la entidad o documento de delegacin. Acta de posesin y resolucin de nombramiento de los representantes legales.

d. Contratacin de bienes y servicios en el Sector de Defensa y en el Departamento Administrativo de Seguridad DAS. Adquisicin en condiciones de mercado. Los estudios previos no son pblicos. No requiere de Acto Administrativo. e. Contratacin para el desarrollo de actividades cientficas y tecnolgicas. (Decreto Ley 591 de 2001). Acto Administrativo en el cual se justifique la contratacin. Solicitud y propuesta presentada por la entidad interesada, que desarrolle actividades cientficas y tecnolgicas. Autorizacin para comprometer a la entidad o documento de delegacin. Acta de posesin y resolucin de nombramiento de los representantes legales. Certificacin de existencia y representacin de la entidad.

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f. Contratos de Encargo Fiduciario. De conformidad con lo establecido en la ley, deben celebrarse con entidades financieras del sector pblico y con sociedades fiduciarias autorizadas por la Superintendencia Financiera. g. Cuando no exista pluralidad de oferentes. Certificacin de exclusividad expedida por la Cmara de Comercio, si es proveedor exclusivo del bien o servicio. Certificado de inscripcin en el Registro Nacional de Derechos de Autor, si es titular de los derechos de autor. Certificacin expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio de la patente de invencin, modelo de utilidad, o registro de modelo industrial, si es titular de los derechos de propiedad industrial. h. Contrato de Prestacin de Servicios Profesionales o de Apoyo a la Gestin o Ejecucin de Trabajos Artsticos: (articulo 82 Decreto 2474 de 2008). Certificacin de falta o insuficiencia de personal de planta requerido para desarrollar el objeto contractual. Certificacin de idoneidad y experiencia del contratista directamente relacionado con el rea que se trate. Documentos del contratista dependiendo si es persona natural o jurdica, soporte hoja de vida y anexos. Para trabajos artsticos, la entidad justificar tal situacin en el respectivo contrato. i. Contrato de Arrendamiento o Adquisicin de Inmuebles. (art. 4 Decreto 3576 de 2009): Estudios que determinen las condiciones tcnicas, as: Para arrendamiento: condiciones del mercado. Para adquisicin: Condiciones del mercado, y el avalu comercial del inmueble. Este avalu, podr ser adelantado por el Instituto Geogrfico Agustn Codazzi, o por cualquier persona natural, jurdica, o de carcter privado, que se encuentre registrada en el Registro Nacional de Avaluadores. 6. QU DEPENDENCIA DEL ENTE ESTATAL DEBE ELABORAR LOS ESTUDIOS PREVIOS? Los estudios previos sern elaborados por aquella oficina, dependencia, o departamento, que tenga la necesidad de adquirir bienes, servicios, u obras, que deban realizarse segn la clase de contrato y modalidad de seleccin. 7. COMO SE EFECTUA EL TRMITE? La revisin y aprobacin de los estudios previos se manejar al interior de cada Entidad Estatal, de conformidad con las directrices dadas por el ordenador del gasto, la dependencia encargada de adelantar la contratacin, y de acuerdo con lo establecido en el Manual de Contratacin elaborado por la Entidad.

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Mediante memorando escrito se remiten los estudios previos a la dependencia encargada de adelantar la contratacin, con todos los documentos y anexos necesarios para iniciar el proceso de seleccin o elaboracin del contrato, a efecto que, realice las observaciones y ajustes necesarios segn el caso.

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GLOSARIO Conveniencia: Del lat. Convenienta. Correlacin y conformidad entre dos cosas distintas.12 Necesidad: Del lat. necesstas, -tis. Impulso irresistible que hace que las causas obren infaliblemente en cierto sentido13. Planeacin: La planeacin estatal es el instrumento mediante el cual se definen las polticas a implementar para el cumplimiento de los fines y cometidos estatales, sealando los elementos indispensables para la ordenada ejecucin de las obras y la prestacin de los servicios en un perodo determinado, evitando la improvisacin y procurando el aprovechamiento mximo de los recursos disponibles14 Entidades Estatales: Se denominan entidades estatales: a) La Nacin, las regiones, los departamentos, las provincias, el distrito capital y los distritos especiales, las reas metropolitanas, las asociaciones de municipios, los territorios indgenas y los municipios; los establecimientos pblicos, las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economa mixta en las que el Estado tenga participacin superior al cincuenta por ciento (50%), as como las entidades descentralizadas indirectas y las dems personas jurdicas en las que exista dicha participacin pblica mayoritaria, cualquiera sea la denominacin que ellas adopten, en todos los rdenes y niveles. b) El Senado de la Repblica, la Cmara de Representantes, el Consejo Superior de la Judicatura, la Fiscala General de la Nacin, la Contralora General de la Repblica, las contraloras departamentales, distritales y municipales, la Procuradura General de la Nacin, la Registradura Nacional del Estado Civil, los ministerios, los departamentos administrativos, las superintendencias, las unidades administrativas especiales y, en general, los organismos o dependencias del Estado a los que la ley otorgue capacidad para celebrar contratos15. Estudios y documentos previos: (.) Los estudios y documentos previos estarn conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboracin del proyecto de pliego de condiciones de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, as como el de la distribucin de riesgos que la entidad propone.16 Garantas: Medidas preventivas que protegen y amparan a la Entidad Estatal de las consecuencias adversas, de la ocurrencia de un riesgo, durante la ejecucin del objeto contractual.

Diccionario Real Academia de la Lengua. Diccionario Real Academia de la Lengua. 14 Jurisprudencia Corte Constitucional 15 Lit. a) y b), Num., Art.2 de la ley 80 de 1993. 16 Art. 3 Decreto 2474 de 2008.
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Riesgos: Todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecucin del contrato, pueden alterar el equilibrio financiero del mismo17. Riesgo Previsible: El identificable y cuantificable por un profesional de la actividad en condiciones normales. 18

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Artculo 88 del Decreto 2474 de 2008. Artculo 88 del Decreto 2474 de 2008.

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ANEXO 1 : MODELO DE ACTO ADMINSTRATIVO DE JUSTIFICACIN ACTO ADMINISTRATIVO DE JUSTIFICACIN DE LA CONTRATACIN DIRECTA El ( CARGO DEL ORDENADOR DEL GASTO ) DE LA ( NOMBRE DE LA ENTIDAD CONTRATANTE) En uso de sus facultades legales, especialmente las conferidas por las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, y el Decreto 2474 de 2008, CONSIDERANDO: En cumplimiento de los principios de transparencia, economa y responsabilidad que rigen la contratacin pblica, la Ley 1150 de 2007, en su Artculo 2, numeral 4, literal h) prev dentro de las modalidades de seleccin, la contratacin directa. El Artculo 77 del Decreto 2474 de 2008 determina que en los casos de contratacin directa se debe expedir un acto administrativo de justificacin. El Artculo 82 del Decreto 2474 de 2008, establece que para la prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin la entidad estatal podr contratar directamente con la persona natural o jurdica que est en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el rea de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deber dejar constancia escrita. La (CARGO DE LA DEPENDENCIA SOLICITANTE ) solicita contratar a (NOMBRE O RAZN SOCIAL DE LA PERSONA NATURAL O JURDICA) quien acredita idoneidad y experiencia teniendo en cuenta que cumple con el perfil, definido en los Estudios Previos. La (NOMBRE DE LA ENTIDAD CONTRATANTE- ENCARGADA DEL TALENTO HUMANO) , el ( DIA ) de ( MES) de ( AO) , expidi certificacin sobre la insuficiencia de personal para desarrollar las actividades que ejecutar EL CONTRATISTA. La,( CARGO DEL ORDENADOR DEL GASTO) en su calidad de ordenadora del gasto, en cumplimiento de lo sealado en el Artculo 82 del Decreto No 2474 de 2008, deja en escrito constancia sobre la idoneidad y experiencia de (NOMBRE O RAZN SOCIAL DE LA PERSONA NATURAL O JURDICA) para ejecutar el objeto del contrato. El objeto de la presente contratacin es: (OBJETO DEL CONTRATO A CELEBRARSE EJ. PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES) El valor total del contrato de prestacin de servicios profesionales a celebrar es de ( $ XXXXXXXXXX) Los estudios previos estn a disposicin en la (OFICINA DONDE VAN A REPOSAR LOS ESTUDIOS PREVIOS ) . El trmino de duracin del contrato de prestacin de servicios profesionales es de (XX) meses, contados a partir de la suscripcin del acta de inicio.

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De acuerdo con lo expuesto anteriormente se establece la necesidad de contratar directamente con (NOMBRE O RAZN SOCIAL DE LA PERSONA NATURAL O JURDICA) En mrito de lo expuesto, ORDENA Contratar directamente con (NOMBRE O RAZN SOCIAL DE LA PERSONA NATURAL O JURDICA), identificada con cdula de ciudadana No. XXXXXXX para prestar sus servicios profesionales para (OBJETO DEL CONTRATO A CELEBRARSE EJ. PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES) de acuerdo con lo expuesto en la parte motiva. Dado en Bogot D.C., a los

(NOMBRE Y CARGO DEL ORDENADOR DEL GASTO )

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ANEXO 2: CIRCULAR No 002 DE 2010 DIRECTORES (AS), JEFES (AS) DE OFICINA, SUBDIRECTORES (AS), SERVIDORES (AS) Y CONTRATISTAS DE LA SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA D.C. SUBSECRETARIA GENERAL DIRECTRICES PARA LA ELABORACION Y PRESENTACION DE LOS ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS PARA ADELANTAR LOS DIFERENTES PROCESOS DE SELECCIN BAJO LA MODALIDAD DE LICITACIN PBLICA, SELECCIN ABREVIADA, CONCURSO DE MERITOS Y CONTRATACION DIRECTA

Para: De:

Asunto:

Teniendo en cuenta que uno de los propsitos principales de la Secretara General es determinar la poltica en materia de contratacin y desarrollar los procesos de contratacin cumpliendo los procedimientos establecidos en la normatividad vigente, este Despacho considera necesario recordar a los destinatarios de la presente Circular, como sujetos activos del proceso contractual, los documentos que se deben preparar y elaborar, para el adelantamiento del proceso de seleccin que corresponda - Licitacin Pblica, Seleccin Abreviada, Concurso de Mritos o Contratacin Directa. De acuerdo con lo dispuesto en el numeral 6 del artculo 25 de la Ley 80 de 1993, la Secretara General dispondr la apertura de los procesos de seleccin cuando existan las respectivas partidas o disponibilidades presupuestales, cuya solicitud y trmite en el caso de recursos que afecten proyectos de inversin deber sujetarse a lo establecido en la Circular No.001 de fecha 10 de mayo de 2010, expedida por este Despacho. De igual manera, y de conformidad con lo previsto en los numerales 7 y 12 ibdem, la conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar y las autorizaciones y aprobaciones para ello, debern analizarse o impartirse con antelacin al inicio del proceso de seleccin del contratista o al de la firma del contrato, segn el caso. As mismo, debern elaborarse los estudios, diseos y proyectos requeridos, y el pliego de condiciones o su equivalente, con la debida antelacin a la apertura del procedimiento de seleccin o de la firma del contrato, segn el caso. En desarrollo de lo anterior, el Decreto 2474 de 2008 en su artculo 3, establece que los estudios y documentos previos estarn conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboracin del proyecto de pliego de condiciones en los procesos de Licitacin Publica, Seleccin Abreviada y Concurso de Meritos. Su finalidad es que los proponentes puedan valorar adecuadamente: El alcance de lo requerido por la entidad. La claridad y objetividad de las reglas y criterios definidos por la entidad y que rigen el proceso de seleccin. La distribucin de riesgos que la entidad propone, segn sea el caso. Los estudios previos elaborados por las diferentes dependencias de la Secretara General para el trmite contractual, debern contener los aspectos que se sealan a
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continuacin y se complementarn con los requisitos que se exijan de manera puntual en cada modalidad de seleccin: 1.- La descripcin de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratacin. (Qu persigo con el contrato?, de tal forma, que debe detallarse de manera precisa la necesidad del bien o servicio a requerir, contexto dentro del cual el objeto a contratar permite alcanzar un objetivo, contribuir a la realizacin de un proyecto de inversin, indicando cual proyecto, as como, indicar que servicios se van a contratar, sealando cules y de ser el caso la disposicin legal que los comprende, contenida en el Plan de Desarrollo, el Decreto de Estructura y Funciones, el Manual de Funciones, o en otra disposicin legal o reglamentaria). Igualmente contendr el anlisis de alternativas consideradas, que hacen necesaria la contratacin. El documento que se elabore para la solicitud de contratacin deber contener la justificacin de la misma. 2.- La descripcin del objeto a contratar, con sus especificaciones, y la identificacin del contrato a celebrar. (Naturaleza jurdica, delimitacin del resultado a obtener y alcance del objeto a contratar). Es de anotar, que la especificidad e identificacin del objeto a contratar, es relevante para determinar la modalidad de seleccin. 3.- Los fundamentos jurdicos que soportan la modalidad de seleccin. (Porque se escogi esta modalidad?), de conformidad con la normatividad legal vigente) 4.- El anlisis que soporta el valor estimado del contrato: En este aspecto se deben indicar con precisin: Las variables utilizadas para calcular el presupuesto oficial de la respectiva contratacin, as como su monto y el de posibles costos asociados al mismo. En el evento en que la contratacin sea a precios unitarios, la entidad contratante deber soportar sus clculos de presupuesto en la estimacin de aquellos. La consulta del CUBS y del precio indicativo se incluir como parte del anlisis realizado por la dependencia. Debe tenerse en cuenta que en el caso particular del Concurso de Mritos, no es necesario publicar el detalle del anlisis que soporta el valor estimado del contrato. 5.- La justificacin de los factores de seleccin que permitan identificar la oferta ms favorable en los casos en los cuales se califiquen criterios adicionales al factor precio. o Por qu se estima relevante cada factor de verificacin y de ponderacin? o Cul es el criterio que se utiliz para determinar el peso de cada criterio? o Por qu razn tienen mayor peso algunos criterios que otros? 6.- El soporte que permita la estimacin, tipificacin y asignacin de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio econmico del contrato. o Estimacin y Tipificacin: En este punto debe determinarse a cual tipo de riesgo se est haciendo referencia (incremento del costo de los insumos bsicos, riesgos cambiarios, normativos etc.); hasta dnde el riesgo de que se trata es
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un riesgo previsible (dentro de que porcentaje de aumento o de impacto de esa circunstancia puede considerarse como previsible el riesgo y a partir de que momento se torna en imprevisible). o Riesgo: Son todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecucin del contrato, pueden alterar el equilibrio financiero del mismo. El riesgo ser previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable por un profesional de la actividad en condiciones normales19. 7.- El anlisis que sustenta la exigencia de garantas destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato segn el caso, as como la pertinencia de la divisin de aquellas, de acuerdo con la reglamentacin sobre el particular. Entre los amparos que deben considerarse, estn: i) Buen manejo y correcta inversin del anticipo; ii) Devolucin del pago anticipado; iii) Cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato; iv) Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales; v) Calidad y correcto funcionamiento; vi) Calidad del servicio; vii) estabilidad y calidad de la obra; y, viii) Los dems incumplimientos de obligaciones que se consideren deben ser amparados. Debe tenerse en cuenta que el monto, la vigencia y amparos o coberturas de las garantas se determinarn teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza, las caractersticas de cada contrato y los riesgos que se deban cubrir. Las garantas no sern obligatorias en los contratos de emprstito, en los interadministrativos, en los de seguro, y en los contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuanta; no obstante lo anterior, la dependencia solicitante del bien, servicio u obra, determinar la necesidad de exigirlas, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago. 8.- En los estudios previos para la adquisicin o suministro de bienes o servicios de caractersticas homogneas stos no se debern individualizar mediante el uso de marcas, salvo que la satisfaccin de la necesidad de que se trate as lo exija. Esta circunstancia deber acreditarse sin que la justificacin pueda basarse en consideraciones puramente subjetivas. 9.-Cuando se adelante el proceso de seleccin abreviada para la adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin mediante el mecanismo de subasta inversa, los estudios previos debern contener adems de los requisitos sealados anteriormente, una ficha tcnica de los bienes y/o servicios requeridos que incluir sus caractersticas y especificaciones, en trminos de desempeo y calidad cuya elaboracin ser responsabilidad de la dependencia que requiere el bien o servicio.20
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Determinacin de Riesgos Previsibles: Artculo 88 del Decreto 2474 de 2008. Estudios previos para el mecanismo de Subasta Inversa: Articulo 20 del Decreto Reglamentario 2474 de 2008.

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Las fichas tcnicas de los bienes y servicios debern contener, como mnimo: Denominacin de bien o servicio. Denominacin tcnica del bien o servicio. Unidad de medida. Descripcin general. 10.-Los dems aspectos relacionados con el objeto contractual que soporten los requerimientos que se incluyen en el proyecto de pliego de condiciones.21 En tal virtud y consecuente con lo expuesto, es de advertir, que la exigencia y cuidado en el cumplimiento de los aspectos mencionados en la elaboracin de los estudios y documentos previos, por parte de cada una de las dependencias, contribuir de manera positiva en el trmite y desarrollo del proceso de seleccin y en la exitosa culminacin del proceso contractual, representada en la adquisicin de los bienes, servicios y obras que satisfagan de manera plena los fines e intereses de la Secretara General. Cordialmente,

BEATRIZ HELENA HINCAPI MOLINA SUBSECRETARIA GENERAL

Algunos de los aspectos aqu expuestos relacionados con los estudios previos de los procesos de seleccin son de la autora del Doctor .Martn Bermdez y tomados de la conferencia efectuada en el Auditorio del Archivo de Bogot realizada el 29 de enero de 2008.
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FUENTES BIBLIOGRFICAS

CONSTITUCIN POLTICA DE COLOMBIA DE 1991. CDIGO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO COLOMBIANO. LEY 80 DE 1993: Por la cual se expide el Estatuto General de Contratacin de la
Administracin Pblica.

LEY 1150 DE 2007: Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la
transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacin con Recursos Pblicos. 1993 y la Ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de seleccin, publicidad, seleccin objetiva, y se dictan otras disposiciones. Bogot D.C., Segunda Edicin, 2005.

DECRETO 2474 DE 2008: Por el cual se reglamentan parcialmente la Ley 80 de

EL RGIMEN JURDICO DE LOS CONTRATOS ESTATALES, Ernesto Matallana Camacho, LA CONFIGURACIN DEL CONTRATO DE LA ADMINISTRACIN PBLICA EN DERECHO

COLOMBIANO Y ESPAOL, Juan Expsito Vlez, Universidad Externado de Colombia, Bogot D.C., Segunda Edicin, 2005. Bogota, Segunda Edicin, 2005. Legis.

RGIMEN JURDICO DE LA CONTRATACIN ESTATAL, Lus Guillermo Dvila Vinueza LA NUEVA CONTRATACIN PBLICA EN COLOMBIA. Gonzalo Surez Beltrn, Bogota. JURISPRUDENCIA CONTENCIOSO ADMINISTRATIVA

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