Definicin de Eficiencia:

Aplicada a la Administracin: Segn Idalberto Chiavenato, eficiencia "significa utilizacin correcta de los recursos (medios de produccin) disponibles. Puede definirse mediante la ecuacin E=P/R, donde P son los productos resultantes y R los recursos utilizados" [1]. Para Koontz y Weihrich, la eficiencia es "el logro de las metas con la menor cantidad de recursos" [2]. Segn Robbins y Coulter, la eficiencia consiste en "obtener los mayores resultados con la mnima inversin" [3]. Para Reinaldo O. Da Silva, la eficiencia significa "operar de modo que los recursos sean utilizados de forma ms adecuada" [4].

Aplicada a la Economa: Segn Samuelson y Nordhaus, eficiencia "significa utilizacin de los recursos de la sociedad de la manera ms eficaz posible para satisfacer las necesidades y los deseos de los individuos" [5]. Para Gregory Mankiw, la eficiencia es la "propiedad segn la cual la sociedad aprovecha de la mejor manera posible sus recursos escasos" [6]. Simn Andrade, define la eficiencia de la siguiente manera: "expresin que se emplea para medir la capacidad o cualidad de actuacin de un sistema o sujeto econmico, para lograr el cumplimiento de objetivos determinados, minimizando el empleo de recursos" [7].

Aplicada a la Mercadotecnia: Segn el Diccionario de Marketing, de Cultural S.A., la eficiencia es el "nivel de logro en la realizacin de objetivos por parte de un organismo con el menor coste de recursos financieros, humanos y tiempo, o con mxima consecucin de los objetivos para un nivel dado de recursos (financieros, humanos, etc.)" [8].

Segn el Diccionario Porrua De La Lengua Espaola: Eficiencia f. Virtud y facultad para lograr un efecto determinado. Accin con que se logra este efecto. [10].

De lo anterior se deduce que eficiencia es la ptima utilizacin de los recursos disponibles para alcanzar los objetivos deseados. Por lo tanto, una empresa, producto, organizacin o persona es eficiente cuando es capaz de obtener resultados deseados aprovechando al mximo los recursos a su disposicin. La eficacia tiene que ver con resultados, est relacionada con lograr los objetivos. La eficiencia, en cambio, se enfoca a los recursos, a utilizarlos de la mejor manera posible. Pero, Se puede ser eficiente sin ser eficaz? Qu tal ser eficaz sin ser eficiente? La respuesta a ambas interrogantes es afirmativa. Para llegar a ser productivos, lo mejor es procurar ser siempre eficientes y eficaces. As tenemos a aquellos que aprovechan al mximo los recursos con que cuentan y otros, aun con pocos recursos, los aplican bien y logran resultados fabulosos, logran ser productivos. Eficiencia + Eficacia = Productividad

Quien es eficiente y eficaz, es efectivo y es, por tanto, un elemento muy valioso para cualquier empresa u organizacin.

Definicin de Eficacia:
Segn Idalberto Chiavenato, la eficacia "es una medida del logro de resultados" [1]. Para Koontz y Weihrich, la eficacia es "el cumplimiento de objetivos" [2]. Segn Robbins y Coulter, eficacia se define como "hacer las cosas correctas", es decir; las actividades de trabajo con las que la organizacin alcanza sus objetivos [3]. Para Reinaldo O. Da Silva, la eficacia "est relacionada con el logro de los objetivos/resultados propuestos, es decir con la realizacin de actividades que permitan alcanzar las metas establecidas. La eficacia es la medida en que alcanzamos el objetivo o resultado" [9]. Simn Andrade, define la eficacia de la siguiente manera: "actuacin para cumplir los objetivos previstos. Es la manifestacin administrativa de la eficiencia, por lo cual tambin se conoce como eficiencia directiva" [7]. Finalmente, el Diccionario Porrua De La Lengua Espaola; Eficacia: f. Virtud, actividad, fuerza y poder para obrar. Capacidad para producir un efecto. Aptitud. [10].

Por lo que eficacia es el grado en que se logran los objetivos y metas de un plan, es decir, cunto de los resultados esperados se alcanz. La eficacia consiste en concentrar los esfuerzos de un grupo en las actividades y procesos imprescindibles para llevar a trmino el cumplimiento de los objetivos formulados.

Efectividad:
Involucra la eficiencia y eficacia, es decir, el logro de los resultados programados en el tiempo y con los costos ms razonables posibles. Supone hacer lo correcto con exactitud y sin ningn desperdicio de tiempo y recursos.

Conclusin:
Yo entiendo que tanto eficiencia como eficacia y, la suma de ambas, efectividad, son herramientas para clarificar y definir, de forma ms precisa y realista, objetivos o metas. Son medidas (de carcter cualitativo) verificables de resultados en trminos de desempeo y estn diseadas para poder contar con un estndar contra el cul evaluar, estimar o demostrar el progreso con respecto a metas establecidas y as poder utilizar, facilitar, agilizar los recursos disponibles y lograr un alto ndice de efectividad en alcanzar nuestros objetivos en tiempo, forma y calidad. Ahora bien, cmo aplico lo anterior? Evidentemente, la mejor forma de hacerlo es planificar, teniendo control de una determinada situacin, por ejemplo, llevar el programa de mantenimiento preventivo de un equipo de refrigeracin basado en (1) los datos tcnicos y recomendaciones del fabricante y (2) los propios mtodos, capacidades (tcnicas y materiales) y sistemas de trabajo

del departamento de mantenimiento, sustentados en las condiciones y necesidades que la empresa requiere. Recordemos que eficiencia + eficacia = efectividad. Por tanto, si planifico (haciendo uso y buen uso de recursos) mi programa de mantenimiento, estoy siendo eficiente. Si sumado a lo anterior, yo realizo en tiempo y forma (empleando las habilidades y destrezas del equipo de mantenimiento) este mismo programa, estoy siendo eficaz. En suma, mi trabajo ser realizado con efectividad.

Qu es importante?
Toda persona debera y toda organizacin debe tomar decisiones sobre dos tipos de aspectos que debe integrar en un permanente estado de equilibrio. Uno de esos aspectos es la atencin de lo de lo Importante. Definimos as a las actividades que se ocupan de atender lo que da le da sentido a la existencia a largo plazo a una organizacin: Lo que constituye la razn de ser o misin. Al igual de lo que pasara en nuestro plano personal, la definicin de lo que resulta Importante para una organizacin, es lo que nos permite trascender nuestra realidad actual proyectndonos hacia el futuro. La atencin de lo Importante es toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafos del entorno. Si asimilamos el manejo del tiempo a una balanza podramos decir que el equilibrio del sistema depender del balance que se logre entre la energa asignada a atender lo Urgente y lo Importante.

Ahora, Qu es urgente?
El otro aspecto a integrar es la atencin a lo Urgente. Lo Urgente est dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atencin inmediata. Podemos definir a la atencin de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafos que se nos presentan. Esta capacidad se expresa a travs de la produccin de resultados cotidianos de una organizacin o en nuestra vida diaria. Para comprender mejor estos aspectos, Stephen Covey (1989), en su libro "Los 7 hbitos de la gente altamente efectiva", describe una serie de principios (que debemos tomar slo como recomendaciones), que pueden ayudarnos a tener una administracin del tiempo efectiva y propone para ello una Matriz de Administracin del Tiempo, que esta dividida en cuatro cuadrantes:

Cuadrante 1: Llamaremos a este cuadrante Lo Urgente e Importante. Caracterizado por ser actividades que de no ser atendidas, veramos amenazada nuestra existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con tiempo lmite, vencimientos, resolucin de problemas inmediatos, etc. Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una gestin orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante. Cuadrante 2: Lo Importante, No Urgente. Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que si bien estn ms lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para su resolucin, son las que permiten nuestro aprendizaje y mejora a futuro. En alguna medida, aprender significa sacrificar parcialmente nuestro bienestar actual en pos de un mejor futuro. Ejemplos son: Planificar mejoras, capacitar, prevenir riesgos, anticiparse a tendencias, resolver conflictos antes de que se transformen en crisis, descanso y recuperacin de energas personales, etc. Lo Importante, No urgente representa el desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafos futuros. Pero adems este cuadrante y lo que coloquemos en l, determina a todos los dems: Sin Importante, no puede haber Urgente. Poner primero, lo primero (es decir lo Importante), ser nuestra consigna. Como estas cuestiones estn ms lejanas en el tiempo para su resolucin, no presionan sobre nosotros, sino que nosotros debemos presionar sobre ellas.

Los "Robatiempos". Pero tambin las personas invertimos tiempo en actividades y tareas que no corresponden a los Cuadrantes 1 2. Llamaremos Robatiempos a estos verdaderos consumidores de nuestra energa. A los Robatiempos los ubicaremos en nuestro esquema en: Cuadrante 3: Lo Urgente, No Importante: Componen a este cuadrante todas las interrupciones, imprevistos, reuniones no planificadas, etc. En general, representan deseos y necesidades de las dems personas que se transforman en solicitudes explcitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los cuadrantes 1 y 2. Ceder a estas solicitudes es una tentacin constante ya que de ellas deriva muchas veces nuestra popularidad y aceptacin personal frente a las dems personas. Aunque podemos comprobar que el costo de ceder, significa postergar nuestros deseos y aspiraciones. Es la situacin donde pensamos: Me pas todo el da ocupado, pero siento que no hice nada de lo importante que tena previsto". Cuadrante 4: Lo No Urgente, No Importante: Actividades de evasin, trivialidades, ocio no planificado, prdidas de tiempo, etc. Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear una crisis por falta de previsin y preparacin adecuada para enfrentar nuestros problemas. La indiferencia o la culpa son subproductos emocionales resultantes de este cuadrante. Creo que el pequeo cuadro siguiente simplifica an ms la Matriz de Covey y es a mi parecer una gua rpida para clasificar prioridades de acuerdo a su Importancia Urgencia:

Conclusin:
Por lo anterior, y a manera de resumen, yo entiendo que clasificando mis actividades de acuerdo a su Importancia, se tiene que:

Muy importante: Debe hacerse. Importante: Debera hacerse. No tan importante: Puede ser til, pero no es necesario. Sin importancia: No se logra nada con ello.

De acuerdo a su Urgencia:

Muy urgente: Debe hacerse ahora. Urgente: Debera hacerse ahora. No urgente: puede hacerse despus. Tiempo no es un factor.

Herramientas de planeacin. Agenda Ejecutiva.

Es un documento de planeacin y programacin de actividades basadas en la administracin del tiempo. Denota principalmente las acciones a ser acometidas. Es tambin un registro de prioridades enfocadas, por lo general, hacia la realizacin de objetivos, tareas, juntas. La agenda ejecutiva muchas veces tiene como complemento tablas o matrices de tiempo basadas en el establecimiento de prioridades en funcin de importancia o urgencia de un determinado hecho. La organizacin de ideas y conceptos es algunas veces parte de una agenda ejecutiva. Desde el punto de vista como medio de reuniones de negocios, la agenda se puede conocer tambin como las rdenes del da. La agenda se distribuye generalmente a los participantes de una reunin antes de la reunin, de modo que los asistentes estn enterados de los temas que se discutirn y puedan prepararse consecuentemente para la reunin. Generalmente la agenda tiene como encabezado la fecha, la hora y el lugar de la reunin, le sigue una serie de puntos que delinean la orden de la reunin Tpicamente, los puntos en una agenda pueden ser: Bienvenida y apertura de la agenda. Comentarios a los puntos de la agenda. Revisin y aprobacin de los puntos de minuta de la reunin anterior. Discusin de los asuntos pendientes de la reunin anteriores. Lista de los puntos especficos a ser tratados en la reunin. Esta parte es el cuerpo principal de la reunin y por lo cual tiene el contenido ms significativo. Otros puntos que permite a los asistentes expresar sus reas de atencin Arreglos y anuncios para la prxima reunin.

La agenda es un medio por el cual una persona la ocupa para anotar reuniones, fechas, transacciones, apuntes, datos de reunin anterior, entrega de documentos de trabajo, etc.

Matriz de Administracin del Tiempo. (Ver Qu es urgente?)

Bibliografa.
[1]: Del libro: Introduccin a la Teora General de la Administracin, Sptima Edicin, de Chiavenato Idalberto, McGraw-Hill Interamericana, 2004, Pg. 52. [2]: Del libro: Administracin Un Perspectiva Global, 12a. Edicin, de Koontz Harold y Weihrich Heinz, McGraw-Hill Interamericana, 2004, Pg. 14. [3]: Del libro: Administracin, Octava Edicin, de Robbins Stephen y Coulter Mary, Pearson Educacin, 2005, Pgs. 7. [4]: Del libro: Teoras de la Administracin, Oliveira Da Silva Reinaldo, International Thomson Editores, S.A. de C.V., 2002, Pg. 20. [5]: Del libro: Economa, Decimosptima Edicin, Samuelson Paul y Nordhaus William, McGraw Hill Interamericana de Espaa, 2002, Pg. 4. [6]: Del libro: Economa, Tercera Edicin, de Mankiw Gregory, McGraw-Hill Interamericana de Espaa, 2004, Pg. 4. [7]: Del libro: Diccionario de Economa, Tercera Edicin, Andrade Simn, Editorial Andrade, 2005, Pg. 253. [8]: Del libro: Diccionario de Marketing, Edicin 1999, Cultural S.A., Pg. 106. [9]: Del libro: Teoras de la Administracin, Oliveira Da Silva Reinaldo, International Thomson Editores, S.A. de C.V., 2002, Pg. 20. [10]: Diccionario Porrua De La Lengua Espaola. 33 Edicin, Editorial Porrua, S.A. Mxico, 1992. p. 267. [11]: Covey, S. The Seven Habits of Highly Effective People. Ed. Running Press (2000), Estados Unidos de Amrica. 128 pginas. ISBN 0762408332.