Auditoria Modelo

quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC.
CIVIL
MEMORANDUN DE PLANEAMIENTO
AUDITORIA A LOS ESTADOS FINANCIEROS, EXAMEN ESPECIAL A LA INFORMACIN PRESUPUESTAL Y ASPECTOS OPERATIVOS DEL EJERCICIO 2006 DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CHUPACA- JUNIN
1.
ORIGEN La presente Auditora a los Estados Financieros, Examen Especial a la Informacin Presupuestal y Aspectos Operativos del ejercicio 2006 de la Municipalidad Provincial de Chupaca, Departamento de Junn, se ejecuta en cumplimiento a la designacin realizada por la Contralora General de la Repblica a travs de la Resolucin de Contralora N 002-2008-CG del 08.ENE.2008. NATURALEZA Y OBJETIVOS DE LA ACCION DE CONTROL El Objetivo de la Auditora Financiera estar orientada a determinar la razonabilidad de la informacin financiera y presupuestaria presentada a la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica para la formulacin de la Cuenta General de la Repblica, conforme a lo establecido en la Directiva N 013-2001-CG/B340, aprobada mediante Resolucin de Contralora N 117-2001-CG de 27.JUL.2001 y segn lo dispuesto por las Normas de Auditora Gubernamental. Objetivos de la Auditora Financiera Objetivo General: Emitir Opinin sobre la razonabilidad de los Estados Financieros preparados por la Municipalidad Provincial de Chupaca al 31.DIC.2006, de conformidad con los Principios de contabilidad generalmente aceptados y disposiciones vigentes
Objetivos Especficos: Determinar si los estados financieros preparados por la entidad, presentan razonablemente su situacin financiera, los resultados de sus operaciones y flujo de efectivo, de conformidad con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
Municipalidad Provincial de Chupaca
quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL
Objetivos del Examen Especial de la Informacin Presupuestaria Objetivo General: Emitir opinin sobre la razonabilidad de la informacin presupuestaria preparada por la Municipalidad Provincial de Chupaca al 31.DIC.2006; as como el grado de cumplimiento de las metas y objetivos previstos en el presupuesto institucional.
Objetivos Especficos: Evaluar la aplicacin del cumplimiento de la normativa vigente en las fases de programacin, formulacin, aprobacin, ejecucin y evaluacin del presupuesto institucional teniendo en cuenta las medidas complementarias de austeridad, racionalidad y disciplina presupuestaria del gasto pblico. Establecer el grado de cumplimiento de los objetivos y metas previstos en el presupuesto institucional, concordantes con las disposiciones legales vigentes.
Aspectos de importancia a realizarse como parte de la Auditoria: Evaluar la gestin de la entidad en cuanto al cumplimiento de las metas y objetivos previstos y resultados esperados, de acuerdo a lo establecido en la Directiva N 013.2001-CG/B340, aprobada mediante Resolucin de Contralora N 001-2001-CG de 27.JUL.2001. Evaluar la adquisicin de bienes y servicios efectuados con o sin proceso licitario (incluyendo los sujetos a exoneracin), a fin de verificar su sustento legal y contractual, y si fueron efectuados en trminos de transparencia, economa y oportunidad, y si los mismos son utilizados para los fines que fueron previstos y se encuentran en condiciones adecuadas que no signifiquen riesgo de deterioro o despilfarro. Determinar si los Proyectos de Inversin u Obra Pblica efectuadas directamente o a travs de contratistas se ha llevado a cabo de acuerdo a la normativa vigente. Evaluar los controles implantados por la Entidad, respecto a las donaciones recibidas en el ejercicio a examinar, en funcin a propiedad, uso y destino, estableciendo su correcta utilizacin y registro contable. Evaluar el uso de los recursos provenientes del fondo de Compensacin Municipal, estableciendo si durante el perodo evaluado la administracin dio cumplimiento de las normas que regulan la aplicacin de ste recurso y si se encuentran debidamente justificados y sustentados tcnicamente.
2.
ALCANCE DEL EXAMEN El presente Examen Especial se realiza de acuerdo a las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas- NAGA- y las Normas de Auditoria Gubernamental -NAGUaprobadas por Resolucin de Contralora N 162-95 CG de 22.SET.1995, modificadas mediante Resolucin de Contralora N 259-2000-CG del 07.DIC.2000. El periodo examinado comprende desde el 01.ENE.2006 al 31.DIC.2006, asimismo, se incluir periodos anteriores y posteriores conforme ameriten las circunstancias debido a las evaluaciones que realicen. Es necesario sealar que rgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Chupaca, en cumplimiento a su Plan Anual de Control del ao 2007, ejecuto los siguientes exmenes especiales: Examen Especial a Procesos de Adquisiciones de Bienes y Contrataciones de Servicios en General de Mayor Relevancia Realzados por la Municipalidad Provincial de Chupaca, Periodo 2006, habiendo emitido el Informe N 005-2007OCI-MPCH, de fecha setiembre del 2007. Examen Especial a Proyectos de Inversin: Obras de Mayor Envergadura Ejecutadas por Administracin Directa por la Municipalidad Provincial de Chupaca, periodo 2005 y 2006, habiendo emitido el Informe N 006-2007-OCIMPCH, de fecha diciembre del 2007
3.
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD DE LA ENTIDAD. La Municipalidad Provincial de Chupaca, fue creada por Ley N 26428 del 05 de Enero de 1995, esta ubicada en el Departamento de Junn. Rige su presupuesto segn las disposiciones emitidas por el Ministerio de Economa y Finanzas. El Rgimen Laboral del personal empleado est sujeto al rgimen de la actividad pblica y de los obreros al rgimen de la actividad privada. La Municipalidad, a fin de cumplir con los postulados de visin, misin y filosofa institucional, ha aprobado su estructura funcional de carcter gerencial, sustentado en los principios de: Programacin, Direccin, Ejecucin, Supervisin, Control previo, Concurrente y Posterior, que rigen la legalidad, economa, transparencia, simplicidad, eficacia, eficiencia, participacin y seguridad ciudadana; as como el Reglamento de Organizacin y Funciones.
Tiene como rgano de Gobierno: Concejo Municipal Alcalda. El Concejo Municipal es el rgano de Gobierno que ejerce funciones normativas y fiscalizadoras. Est constituida por el Alcalde y los Regidores. Siendo responsables de ejercer funciones ejecutivas la Administracin Municipal. 4. NORMATIVIDAD APLICABLE A LA ENTIDAD Reglamento de Organizacin y Funciones de la Municipalidad Provincial de Chupaca; aprobado por Ordenanza Municipal N 013-2006-MPCH-A. Manual de Organizacin y Funciones de la Municipalidad Provincial de Chupaca, aprobado por Resolucin de Alcalda N 020-2004-MPCH-A. Ley N 28652 - Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2006. Ley N 28411 - Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley N 27209 - Ley de Gestin Presupuestaria del Estado. Decreto Supremo N 083-2004-PCM Texto nico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Decreto Supremo N 084-2004-PCM Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Directiva N 003-2006-EF/76.01 para la Ejecucin del Proceso Presupuestario de los Gobiernos Locales para el ao Fiscal 2006, aprobada mediante Resolucin Directoral N 005-2006-EF/76.01. Normas de Auditora Gubernamental NAGU, aprobada con Resolucin de Contralora N 162-95-CG de fecha 26.SET.1995 y sus modificatorias. Manual de Auditora Gubernamental - MAGU, aprobada con Resolucin de Contralora N 152-98-CG de fecha 18.DIC.1998.
5.
INFORMES A EMITIR Y FECHAS DE ENTREGA. Se ha previsto efectuar una evaluacin selectiva de la documentacin relacionada a la Municipalidad Provincial de Chupaca. Al trmino de las visitas de ser el caso, se cursarn Pliegos de Hallazgos a los servidores responsables, otorgndose plazos de acuerdo a NAGU 3.60 y a las circunstancias. El Informe en borrador deber emitirse luego de recibirse los comentarios de los servidores y ex servidores a quienes se les cursara los respectivos pliegos de
hallazgos; la revisin y discusiones finales se realizar posteriormente, luego y previa evaluacin se redactara el Informe Final. N de Dias Fecha de entrega Informe corto de auditoria Informe Largo de auditoria Informes Examen a la Informacin Presupuestaria Informe largo sobre controles internos Memorando de planeamiento 45 45 45 30 15 25.MAR.2008 25.MAR.2008 25.MAR.2008 04.MAR.2008 14.FEB.2008
Al trmino de las labores se emitir los informes finales de acuerdo a lo siguiente: Cinco (05) Ejemplares del Informe Corto de Auditora Financiera Cinco (05) Ejemplares del Informe Largo de Auditora Financiera. Cinco (05) Ejemplares del Informe al Examen Especial a la Informacin Presupuestaria.
6.
IDENTIFICACIN DE REAS CRTICAS Y SIGNIFICATIVAS De las Unidades de Tesorera, Abastecimientos y Obras relacionadas a las compras directas, adjudicaciones desarrolladas conforme a la normativa vigente, por los comits y/o comisiones especiales, as como tambin pagos, ejecucin de contratos, ejecucin de obras entre otros.
7.
PUNTOS DE ATENCION: De acuerdo a la informacin obtenida se han identificado los siguientes puntos de atencin:
Presuntas deficiencias en los procesos de adquisiciones de bienes y servicios llevados a cabo en la Municipalidad Provincial de Chupaca. Carencia de Liquidaciones tcnicas financieras de las obras ejecutadas durante el perodo a evaluar. Carencia de los anlisis de las cuentas confortantes del balance general al 31.DIC.2006.
8.
FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD Los funcionarios y servidores responsables del manejo administrativo y de gestin de la Municipalidad Provincial de Chupaca son: Abog. Luis Bastidas Vasquez Eco. Ibnias Grijalva Sauri Alcalde Gerente Municipal
9.
PERSONAL Para la ejecucin del presente Examen Especial se requiere de la participacin del siguiente personal:
CARGO EN LA COMISION Supervisor de Comisin Jefe de Equipo Auditor Auditor Asistente Especialista Legal Especialista Ingeniero
NOMBRE Y APELLIDO CPC Wilmer Cabanillas Mendo CPC. Csar Gonzles Quilla CPC. Sandro Bonilla Otarola CPC. Elias Espinoza Velsquez CPC. Alejandro Delgado Quintanilla Abog. Carlos Jimnez Aleman Ing. Rolando Gutirrez Tudela
10.
PRESUPUESTO DE TIEMPO Para el cumplimiento de los objetivos propuestos en el presente Memorando de Planeamiento se estima la utilizacin de das tiles, distribuidos de la siguiente manera:
ACTIVIDADES Planeamiento Ejecucin Informe de Auditora Total
N DE N HORAS PERSONAL HOMBRE 2 128 7 1072 7 480 07 1,680
DIAS UTILES 10 25 10 45
RECURSOS HUMANOS Supervisor Jefe de Equipo Auditor Auditor Auditor Especialista Abog. Especialista Ing. TOTAL H/H
Planeamiento 40 104
Ejecucin 24 176 264 264 264 80
Informe 32 80 96 96 96 40 40
Total 80 360 360 360 360 120 40 1,680
11.
COSTO DEL EXAMEN De acuerdo a la programacin de actividades, se utilizar un total de 1,680 horas con un costo de S/. 13,520.00 tal como se detalla a continuacin:
ACCION DE CONTROL Supervisor Jefe de Equipo Auditor Auditor Asistente Especialista Abog. Especialista Ing.
COSTO H/H (a) 20 10 6 8 4 10 16
COSTO DE LA ACCION DE CONTROL N H/H Pasajes Viticos Otros Total (b) (d) (e) (f) (g) 800 1,600.00 360 3.600.00 360 2,160.00 360 2,880.00 360 1,440.00 120 1,200.00 40 640.00 1,680 13,520.00
12.
PARTICPACIN DE ESPECIALISTAS Para el desarrollo de los trabajos se deber contar con los siguientes especialistas: Ingeniero Civil, De acuerdo a la muestra seleccionada efectuar la evaluacin tcnica de las obras ejecutadas durante el perodo de evaluacin Abogado Verificar de ser el caso el estado de los procesos legales de la entidad y asuntos relacionados a la accin de control
13.
PROGRAMAS DE AUDITORIA
Los procedimientos de Auditoria a aplicar en al presente Accin de Control, se presentan en ANEXO N 01.
Chupaca, 31 de Enero de 2008
CPC. Wilmer Cabanillas Mendo Supervisor
CPC. Csar Gonzles Quilla Jefe de Equipo .
ANEXO N 01 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CHUPACA PROGRAMA DE AUDITORA ASPECTOS GENERALES DEL PROGRAMA DE AUDITORIA El examen de los estados financieros se realizar de acuerdo con normas de auditora generalmente aceptadas y por consiguiente incluir pruebas selectivas en la contabilidad y documentacin, mediante la aplicacin de procedimientos de auditora y cuyo alcance ser determinado sobre la base de la evaluacin del control interno. Procedimientos Periodo Cubierto Hecho Por Fecha Ref. P/T
1. Elabore las cdulas sumarias de los rubros que conforman las cuentas del balance general. 2. Solicite los libros de actas del Concejo Municipal u otro rgano administrativo de la entidad y extracte los acuerdos y/o asuntos ms importantes que tienen que ver con la marcha de la entidad. 3. Obtenga contratos y/o convenios ms importantes celebrados por la Entidad durante el perodo sujeto a revisin. 4. Obtenga copias o archivo de las Resoluciones de la Entidad. 5. Solicite y obtenga los siguientes documentos: Plan de Trabajo Institucional Manual de Organizacin y Funciones Reglamento Interno Presupuesto del ao objeto de auditoria e informes de ejecucin presupuestaria. Directivas emitidas por la Entidad. Informes de auditorias anteriores. 6. Revise los procedimientos de control interno vigentes con relacin a las operaciones que desarrolla la Entidad. 7. Circularice a los abogados, compaas de seguros y otros que tengan relacin con los activos y pasivos de la Entidad. 8. Estructure cdulas de ajustes y reclasificacin que tengan significancia para una mejor presentacin de los estados financieros. 9. Anote los puntos de atencin.
Procedimientos 10. Discutir los puntos de atencin y los asientos de ajuste y reclasificacin con la Alta Direccin de la Entidad. 11. Prepare el borrador del informe corto y someta a aprobacin de la Entidad. Discutir este informe con la Alta Direccin de la Entidad. 12. Prepare el informe largo de acuerdo a los requerimientos solicitados. 13. Prepare los Memorandos de Observaciones determinados en el examen, y discutirlos con el cliente. 14. Prepare el Resumen del Control de tiempo por reas y por personas que participan en la auditora.
Periodo Cubierto
Hecho Por
Fecha
Ref. P/T
10
PROGRAMA DE PROCEDIMIENTOS MINIMOS ESTADOS FINANCIEROS EJERCICIO 2006 Procedimientos Periodo Cubierto Hecho Por Fecha Ref. P/T
1. Efecte una comprensin, anlisis y evaluacin de los sistemas de Control, de Contabilidad y procedimientos de las reas vinculadas con la Informacin Financiera y Presupuestaria a base de cuestionarios. Aplique procedimientos de revisin analtica de los Estados Financieros. 2. Realice pruebas de cumplimiento de las operaciones en las reas evaluadas 3. AREA DE TESORERIA Recuente el efectivo y otros valores en custodia en caja principal incluyendo en l cobranzas pendientes de depsito, remuneraciones no pagadas. Al concluir el recuento, solicite al cajero y/o tesorero para que confirme por escrito que los fondos fueron recontados en su presencia y le fueron devuelto intactos. Prepare una relacin de los adelantos u otros gastos pagados con fondos de caja principal o caja chica, segn sea el caso, y vea si los documentos que sustentan estn autorizados y cumple con las formalidades de Ley. De existir fondos pendientes de depsito proceda del modo siguiente: Haga corte de los recibos de ingresos utilizados y no utilizados. Verifique el ltimo recibo incluido en el ltimo depsito. Igualmente efecte el anlisis anterior, con los pagos con cheques y desembolsos en efectivo y depsitos en las cuentas corrientes. Determinar los gastos financieros referente a sobregiros bancarios y cerciorarse de su aprobacin Revisar si existe restricciones sobre disponibilidad de los fondos por contingencia. Determinar la existencia de cuentas bancarias en moneda extranjera, verificar si se convirti en moneda nacional al cambio del da a fin de ao.
11
Procedimientos 4. BANCOS 4.1 Obtenga una lista completa de todas las cuentas bancarias existentes durante el perodo objeto de examen. 4.2 Sobre la base de la relacin obtenida haga la circularizacin al banco. 4.3 De haber obtenido las conciliaciones bancarias, verifique selectivamente su conformidad, poniendo atencin al del mes de diciembre. 4.4 De existir saldos en moneda extranjera revise la conversin a moneda nacional. 4.5 Cualquier diferencia que hubiera, determine las causas de stas. 4.6 La confirmacin recibida compare con los saldos que figura en el balance 4.7 Examine todas la notas de dbito y crdito bancario de importancia y verifique se hayan sido registrados adecuadamente. 4.8 De existir sobregiros evale su razonabilidad y necesidad de la entidad. 4.9 Compruebe que las disponibilidades estn presentados y revelados en el balance, apropiadamente. 5. CUENTAS POR COBRAR Aplique el cuestionario de control interno a Rentas Obtenga el balance de cuentas por cobrar, sobre cuya base valide el saldo mostrado en el balance. Adems obtenga el listado de cuentas por cobrar por impuestos, tasas, contribuciones, etc. por antigedad, ms de 120, 90, 60 y 30 das. Seleccione un grupo de cuentas por Cobrar, principalmente, de impuesto predial y coteje con los reportes provenientes del sistema Si hubiera cualquier diferencia coteje con la Declaracin Jurada Verifique el valor del autovalo y el clculo del impuesto Asimismo, obtenga el listado de cuentas en cobranza coactiva, sobre cuya base determine la razonabilidad de la provisin para cuentas de cobrabilidad dudosa De ser el caso confirme de manera directa las cuentas por cobrar
Periodo Cubierto
Hecho Por
Fecha
Ref. P/T
12
Procedimientos Revise los saldos por cobrar a cargo de funcionarios y empleados con el objeto de comprobar que han sido aprobados los anticipos concedidos 6. AREA DE ACTIVOS Patrimonial) FIJOS (Control
Periodo Cubierto
Hecho Por
Fecha
Ref. P/T
Aplique el cuestionario de control interno con el propsito de evaluar el grado de solidez del mismo. Obtenga el listado de activo fijo, cercirese si fueron objeto de recuento fsico con motivo del cierre del ejercicio, compare con el saldo revelado en al balance. Haga una cdula del movimiento de activo fijo por cada uno de las subdivisionarias as como de su depreciacin correspondiente Haga una inspeccin fsica de los bienes que a juicio suyo son pertinentes y anote el estado de stos, el cdigo Efecte clculos de las provisiones para depreciaciones a fin de determinar su razonabilidad. Determine si la depreciacin en cuanto a tasa y mtodo es consistente en relacin al ejercicio anterior. Revise el cumplimiento de las normas de registro y Marges de Bienes, especialmente de los inmuebles Con relacin a las adquisiciones del ejercicio, objeto de examen, contrastar con los comprobantes de pago que lo sustentan y con el PAAC, al igual que las bajas con la Resolucin respectiva. Revise detalladamente la documentacin sustentatoria verificando fecha de adquisicin, precios unitarios y condiciones de compra, factura del proveedor, guas de remisin, contratos, etc Verificar que las transferencias de Construcciones en curso a infraestructura pblica, se hayan efectuado previa liquidacin de obra debidamente aprobada.
13
Procedimientos
Periodo Cubierto
Hecho Por
Fecha
Ref. P/T
Sobre la base de la Evaluacin Anual del Presupuesto determine las obras concluidas pero que no cuentan con su liquidacin respectiva. Con relacin a vehculos e infraestructura solicite tarjeta de propiedad y ttulo de propiedad asentados en la Oficina Registral. Verifique que las maquinarias y otros activos fijos cuentan con pliza de seguros y si estos son suficientes. 7. CUENTAS POR PAGAR Verificacin segn tipo de obligacin, si los importes que aparecen el Balance estn respaldados por bases e informacin documentada por cada cuenta. Examinar los comprobantes para determinar si son obligaciones reales. Efecte seguimiento de pagos posteriores al 31 de diciembre para comprobar sus fechas de origen y establecer si existen pasivos no registrados. En la partida tributos por pagar efecte un anlisis y estudio de la situacin y rgimen fiscal de la entidad fundamentalmente en cuanto a las obligaciones de: ESSALUD; AFP; IMPUESTO EXTRAORDINARIO DE SOLIDARIDAD, IMPUESTO A LA RENTA 4TA. Y 5TA. CATEGORIA, ETC. Exnime selectivamente los movimientos y saldos contables de las Cuentas por Pagar, confrontando documentos, registros auxiliares y asientos contables Confirme las Cuentas por Pagar significativas por compras de bienes y servicios al 31 de diciembre Solicite las actas de sesin de Concejo y archivos de contratos, debiendo revisarse si existen Pasivos que no fueron comprometidos al 31 de diciembre. Indague respecto a posibles Contingencias que podran significar pasivos para la entidad o tienen efecto
14
en la situacin financiera de la misma
15
Procedimientos 8. HACIENDA NACIONAL Efecte anlisis de los movimientos de las cuentas del Patrimonio, examinando su razonabilidad y concordancia con principios y normas aplicables. Efecte verificacin de la razonabilidad, formalidad legal y contable de las cuentas que conforman el Patrimonio, investigando cualquier hecho o situacin anormal. 9. INGRESOS Efecte una confrontacin selectiva de la documentacin de Ingresos, su registro en auxiliares y los asientos contables, en funcin a una muestra de 4 meses Para los Ingresos en general, efecte las siguientes verificaciones selectivas: - Confronte la documentacin (recibos) con los respectivos auxiliares comprobando su conformidad. - Verifique que la secuencia numrica de comprobantes se hallan mantenido normalmente. - Los clculos aritmticos de los recibos estn conformes. - Verifique que los precios del cuadro tarifaro, concuerden con los recibos emitidos, mensual, trimestral y/o semestralmente. - Que, los ingresos en efectivo segn facturas y/o boletas hallan ingresado a Caja. - Compruebe el cumplimiento de polticas de pagos fraccionados. Evaluar los Ingresos Ejecutados respecto a lo presupuestado, determinar las causas de las desviaciones Examinar selectivamente la contabilizacin de los registros auxiliares que han sido confrontados en el paso No. 9.2.
Periodo Cubierto
Hecho Por
Fecha
Ref. P/T
16
Procedimientos
Periodo Cubierto
Hecho Por
Fecha
Ref. P/T
10. GASTOS Y COSTOS DE OPERACIN Examinar selectivamente la documentacin de gastos de operacin y diversos, conforme a una muestra. Prestar atencin a la codificacin de los Gastos, efectuar un seguimiento de su contabilizacin y verificar su compromiso presupuestal. Finalmente evaluar la calidad del documento en cuanto a sustentar legal y formalmente las operaciones. Efectuar cortes de documentos de operaciones de pagos, examinar simultneamente los documentos de gastos despus de 30 das posteriores al 31-12-2005, para comprobar si todo gasto ha sido contabilizado en su periodo. Evaluar los Gastos Ejecutados por cada rubro especifico y partida respecto al presupuesto, indagar e investigar las desviaciones significativas
17
OBJETIVOS DEL EXAMEN ESPECIAL DE LA INFORMACIN PRESUPUESTARIA OBJETIVO GENERAL OBJETIVO D2 OPINAR SOBRE LA RAZONABILIDAD DE LA INFORMACIN PRESUPUESTARIA PREPARADA POR LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CHUPACA AL 31.DIC.2006; AS COMO EL GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS METAS Y OBJETIVOS PREVISTOS EN EL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL. Procedimientos Perodo Cubierto Hecho Por Fecha Ref. P/T
General 1. Evaluar los parmetros econmico-financieros aplicados para la programacin y formulacin de los planes operativos de la Municipalidad Provincial de Chupaca con proyectos estratgicos multianuales. 2. Verificar el cumplimiento de procedimientos de evaluacin presupuestaria que permita la toma de decisiones de manera oportuna.
OBJETIVOS ESPECFICOS D.2.1 EVALUAR LA APLICACIN DEL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA VIGENTE EN LAS FASES DE PROGRAMACIN, FORMULACIN, APROBACIN, EJECUCIN Y EVALUACIN DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL TENIENDO EN CUENTA LAS MEDIDAS COMPLEMENTARIAS DE AUSTERIDAD O RESTRICCIN DEL GASTO PBLICO. Procedimientos Perodo Cubierto Hecho Por Fecha Ref. P/T
1. Obtener conocimiento de los principales procedimientos de control interno que permitan efectuar con oportunidad la programacin y formulacin de planes operativos. 2. Asimismo que, la ejecucin y evaluacin del presupuesto, considere las medidas complementarias de austeridad, disciplina y ahorro en el gasto pblico, vigentes. 3. Aplique los procedimientos establecidos en los programas respectivos.
18
D.2.2 ESTABLECER EL GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS Y METAS PREVISTOS EN EL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL, CONCORDANTES CON LAS DISPOSICIONES LEGALES VIGENTES. Procedimientos Perodo Hecho Cubierto Por Ref. P/T
Fecha
1. Verificar mediante procedimientos analticos de clculo el grado de cumplimiento de objetivos y metas, seleccionando muestras en cada rea operativa de la Municipalidad Provincial de Chupaca para precisar la razonabilidad de los datos emitidos. 2. Efectuar visitas de inspeccin a las obras y proyectos realizados, consultando con los beneficiarios de las obras (poblacin) su adecuada utilizacin. 3. Aplique los programas analticos establecidos para cada caso.
19
PROGRAMA DE AUDITORIA PROCEDIMIENTOS OBJETIVO N 1: Estudiar y evaluar la estructura de control interno del rea de presupuesto, como parte del examen practicado al marco y ejecucin presupuestal, con el objeto de formarse una opinin sobre la efectividad de los controles internos implementados y determinar el riesgo de auditoria para definir la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas de auditoria. 1. Aplique el Cuestionario de Control Interno, validando las respuestas afirmativas, e incluyendo las causas de las negativas, a efectos de determinar las debilidades de control interno. 2. Evale el ambiente de control considerando los siguientes elementos: Estructura organizacional. Mtodos para asignar autoridad y responsabilidad. Mtodos de control sobre el cumplimiento de leyes, reglamentos y directivas emitidas por el ente rector. Mtodos de control para el monitoreo y seguimiento de las operaciones. 3. Obtenga un entendimiento del sistema de informacin y registro por cada una de las fases del proceso presupuestario. 4. Solicite y/o elabore flujogramas a nivel panormico por cada una de las fases del proceso presupuestario, y registre el entendimiento de los procedimientos de control teniendo en cuenta los siguiente aspectos: Apropiada autorizacin de operaciones y actividades. Segregacin de funciones, que asignen a diferentes empleados, las responsabilidades de autorizar las operaciones y/o registrarlas. Diseo y uso de documentos y registros apropiados. Dispositivos de seguridad apropiados en cuanto al acceso y utilizacin de los registros. 5. Efecte una verificacin selectiva del entendimiento de cada una de las fases del proceso presupuestario e identifique los controles que se realizan por cada una de las fases seleccionando los controles clave. 6. Prepare un programa con procedimientos adicionales por cada uno de los controles identificados como dbiles.
Periodo Cubierto Hecho por Fecha Ref. P/T
20
7. Efecte pruebas para verificar que los controles funcionan, y elabore un registro de las debilidades de control. PROCEDIMIENTOS 8. Evale la organizacin, operaciones, procedimientos, desarrollo y mantenimiento de los sistemas de procesamiento de datos, aplicados en el proceso presupuestario. 9. Obtenga un entendimiento del ambiente SIC (Sistema de Informacin computarizada) mediante indagacin, observacin e inspeccin de documentos. 10. Obtenga un entendimiento de los controles generales del SIC, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Prevencin de cambios no autorizados a los programas Acceso de slo el personal autorizado. Datos que se procesan y/o modifican solamente por medio de programas apropiados. Los programas nuevos y que se hayan modificado se actualizan, se prueban y se documentan. 11. Elabore una cdula que muestre las observaciones a ser incluidas en el Memorndum de Control Interno. 12. Establezca los aspectos de importancia a considerarse en el presente examen. 13. En base a los aspectos que se sealan en el desarrollo de los procedimientos 10 y 11, efecte conclusiones sobre el nivel del riesgo de control respecto a las operaciones de cada etapa del proceso presupuestario. 14. Si el resultado de la evaluacin del riesgo arrojara que es bajo o moderado, se proceder a efectuar una evaluacin ampliada de los procedimientos de control, incrementando para ello, las pruebas de cumplimiento, en caso contrario se proceder a incrementar el alcance de las pruebas sustantivas por cada una de las fases del proceso presupuestario
Periodo Cubierto Hecho por Fecha Ref. P/T
21
PROCEDIMIENTOS
Periodo Cubierto
Hecho por
Fecha
Ref. P/T
OBJETIVO N 2: Evaluar el marco presupuestal a fin de determinar su consistencia y legalidad del presupuesto aprobado. 1. Obtenga los siguientes documentos: Plan Operativo Institucional, Plan Estratgico Institucional (PEI), Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) acompaado de la resolucin y formularios de aprobacin y exposicin de motivos, y el Presupuesto Institucional Modificado (PIM). 2. Solicite los formatos de cierre y conciliacin del Presupuesto, relacionados a: Ejecucin de Ingresos a nivel pliego, Presupuesto Institucional Modificado por grupo genrico de gasto y Ejecucin de gastos por Fuente de Financiamiento; solicite la evaluacin presupuestaria anual. 3. De contar la entidad con el "Software del Proceso Presupuestario" del mdulo de reportes estadsticos solicite los siguientes reportes: Ejecucin Institucional de Ingresos Ejecucin Institucional de Gasto por Fuente de Financiamiento Evaluacin Institucional 4. Con la informacin obtenida elabore la cdula del Marco Legal del Presupuesto por Fuente de Financiamiento, Partidas de Ingreso, Categora de Gasto y Grupo Genrico de Gasto. 5. Compare el Marco Legal del Presupuesto con la informacin incluida en los formatos de cierre y conciliacin presupuestaria y/o evaluacin presupuestaria y determine, de ser el caso, las diferencias existentes. 6. Verifique que en la formulacin presupuestal no se haya incorporado la partida " Saldos del Balance". 7. Evale si los recursos asignados cubren los gastos necesarios para la operatividad de la entidad auditada, de acuerdo a las prioridades establecidas por el Titular de la misma.
22
PROCEDIMIENTOS
Periodo Cubierto
Hecho por
Fecha
Ref. P/T
OBJETIVO N 3: Determinar si la ejecucin del Presupuesto Institucional se ha sujetado a la normativa presupuestaria, mediante el anlisis del comportamiento de los ingresos y gastos. 1. Solicite la programacin de ingresos y gastos semestral y/o anual, y verifique que se consigne los recursos mensualizados para el cumplimiento de las metas programadas a nivel de actividad y proyecto. 2. Establezca si la Oficina de Presupuesto verifica el cumplimiento de metas respecto a su programacin y a la ejecucin presupuestaria del gasto. 3. Verifique si la programacin de ingresos y gastos se registra en el Software de programacin mensualizada del Presupuesto para el ejercicio fiscal, remitido por la Direccin Nacional de Presupuesto Pblico. 4. Verifique si en la programacin y ejecucin de ingresos y egresos, por cada fuente de financiamiento, se han tenido en cuenta las limitaciones sealadas en los dispositivos legales vigentes para el perodo en evaluacin. 5. Verifique si la ejecucin presupuestaria guarda relacin con los Calendarios de Compromisos autorizados a nivel de fuente de financiamiento, categora del gasto y grupo genrico de gasto. 6. Verifique Sobregiros, Saldos Negativos en el Mdulo de Presupuesto Pblico. 7. En caso que la entidad haya realizado adquisiciones de bienes y servicios a travs del PNUD, verifique el cumplimiento de la normatividad vigente al respecto y que se cuente con toda la informacin sustentatoria correspondiente. 8. En el caso que la entidad haya obtenido recursos provenientes de Operaciones de Crdito Externo y Donaciones, verifique que la ejecucin de gastos se subordine a los correspondientes convenios u contratos. 9. Verifique si el rea de Presupuesto cumpli con efectuar el proceso de cierre y conciliacin presupuestal, conforme a las directivas emitidas
23
para tal efecto. 10. Con la documentacin sustentatoria de los gastos, verifique que la naturaleza de los mismos, est en relacin directa con los Grupos Genricos contenidos en el Clasificador de Gastos. 11. Realizar comparacin y anlisis de la informacin presupuestaria y financiera emitida por la entidad, en aspectos que reflejen el flujo de ingresos y gastos durante el ejercicio, tales como: Ingresos del ejercicio Vs. Captacin Gastos de Personal Vs. Planilla. Gastos de Inversiones y Otros Gastos de Capital Vs. Variacin Patrimonial. Detecte las diferencias y determine la explicacin a las mismas. 12. Verifique la correcta afectacin, aplicacin y autorizacin de los siguientes gastos: Gastos Variables y Ocasionales Viticos y asignaciones Alimentos de personas Subvenciones Sociales Subvenciones Econmicas Gastos de Ejercicios anteriores Rgimen de Ejecucin Especial 13. Respecto a las metas comprendidas como gastos de inversin, verifique que este rubro considere los gastos orientados a obtener un activo tangible, que incremente sustancialmente la oferta de bienes y servicios que presta la entidad. 14. Igualmente establezca si los gastos de inversin estn orientados a atender las prioridades tales como Obras en Ejecucin, que estn previstas continuar en el ao fiscal auditado u obras que por ser pequeas se prev su culminacin en el ao fiscal auditado. 15. Verifique que los documentos sustentatorios evidencie la pertinencia del pago, y que los mismos hayan sido adecuadamente registrados. 16. Solicite al contador de la entidad la informacin presupuestal remitida peridicamente a la Contadura Pblica de la Nacin y verifique: Oportunidad de la informacin remitida Compare los resultados con la informacin
24
remitida al MEF o FONAFE. Evale las posibles observaciones emitida por los entes rectores a la misma En caso de no haberse dado cumplimiento, evale los motivos y acciones realizadas para superar dicha deficiencia. 17. Efecte un anlisis para determinar si los compromisos efectuados para gastos de personal, activo y cesante; corresponden exclusivamente a los servidores y funcionarios registrados en planilla, solicitar planillas. 18. Verifique si la entidad registra en el SIAF todos los ingresos y gastos efectuados por las diversas fuentes de financiamiento. 19. Verifique si se actualizan los ingresos en su fase de recaudacin. 20. Verifique si los registros del SIAF son de orden correlativo y si se registran todas las fuentes de financiamiento. 21. Verifique si la ejecucin de los compromisos informados al MEF, coinciden con la ejecucin del gasto del mes registrado en el SIAF. 22. Verifique si el rea de Presupuesto cumpli con efectuar el proceso de cierre y conciliacin presupuestal, conforme a las directivas emitidas para tal efecto. OBJETIVO N 4: Determinar si las modificaciones presupuestarias se han efectuado de acuerdo a los dispositivos legales vigentes. 1. Solicite los dispositivos que sustentan las modificaciones presupuestarias efectuadas tanto a nivel institucional como funcional programtico y verifique su legalidad y si contienen la documentacin sustentatoria correspondiente. 2. Verifique de la informacin anterior, si se efectuaron observando las limitaciones establecidas en la Ley Anual de Presupuesto o disposiciones vigentes. 3. Solicite del Software de Proceso Presupuestario (del men de modificacin presupuestal), los siguientes reportes: Presupuesto Inicial y sus modificaciones Anexo de Resolucin de modificaciones
25
presupuestarias 4. Elabore la cdula de modificaciones presupuestarias a nivel de fuentes de financiamiento, categora del gasto y grupo genrico de gasto y verifique si dichas modificaciones se encuentran consideradas en el PIM. OBJETIVO N 5: Verificar si la evaluacin presupuestaria, determina los indicadores de eficacia, eficiencia, desempeo y operacin en la ejecucin del presupuesto institucional. 1. Solicite el Informe Final de la Evaluacin Institucional Semestral y/o Anual y verifique que contenga el esquema sealado en la Directiva correspondiente. 2. Solicite los reportes de: Evaluacin Institucional de Ingresos; Resumen a nivel de genrica del Software del Proceso Presupuestario y verifique si la ejecucin presupuestaria de ingresos a nivel de pliego y sub-genrica de ingresos, se han comparado con los ingresos estimados en el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) y el modificado (PIM), mediante la aplicacin del "Indicador de Eficacia" y si se ha efectuado la explicacin de los ratios resultantes. 3. Solicite el reporte de Evaluacin Institucional Presupuestaria del Software del Proceso Presupuestario y verifique si en la ejecucin presupuestaria de los egresos se han relacionado los compromisos efectuados respecto del monto de los egresos previstos en el PIA, as como con el PIM a nivel de actividad, proyecto, categora del gasto y grupo genrico de gasto que sustenta el indicador de eficacia de los gastos 4. Verifique si en la determinacin de las metas obtenidas, se ha aplicado el indicador de eficacia que relacionan las metas presupuestarias obtenidas con las metas presupuestarias de apertura y modificadas a nivel de actividad y proyecto respeto al PIA y al PIM. 5. Verificar si el "Indicador de Eficiencia" muestra el grado de optimizacin de los recursos
26
asignados a cada meta presupuestal, teniendo en cuenta los egresos previstos del PIA, as como los contemplados por el PIM, pudiendo solicitar para el caso, el reporte de Evaluacin Institucional Ejecucin por metas presupuestarias del Software del Proceso Presupuestario. 6. Verifique si la entidad ha aplicado las medidas correctivas y sugerencias sealadas en el Informe Final de la Evaluacin Institucional, en base a los resultados de las etapas "Anlisis y explicacin de la gestin presupuestaria en trminos de eficacia, eficiencia y desempeo" y "Identificacin de los problemas presentados". 7. Para el caso de los Gobiernos Locales solicite el "Informe Final de la Evaluacin Institucional Semestral y/o Anual" y verifique que contenga las partes sealadas en la Directiva anual aprobada y constate lo sealado ejecutando los siguientes procedimientos. 8. Verifique si en la etapa de Anlisis y Explicacin de la Gestin Presupuestaria en trminos de Eficacia y Eficiencia se ha comparado el PIA y PIM con la ejecucin presupuestaria de los ingresos, egresos y metas presupuestarias utilizando los indicadores presupuestarios correspondientes. 9. Verifique si en la etapa de Identificacin de problemas presentados durante el proceso de anlisis y explicacin de la Gestin Presupuestaria se ha efectuado en trminos de Eficacia y Eficiencia a nivel de Actividad, Proyecto y Pliego, segn corresponda. 10. Verifique si las soluciones tcnicas para superar las deficiencias observadas en la etapa de "Determinacin de Medidas Correctivas y Sugerencias" se han aplicado considerando el grado de realismo de las metas presupuestarias y de los gastos estimados para el cumplimiento de metas. 11. Evale los resultados obtenidos en el Plan Operativo y si estos reflejan los resultados presupuestales. OBJETIVO N 6: Determinar si la entidad ha cumplido con remitir
27
a los organismos pertinentes la informacin presupuestal correspondiente. 1. Verifique si la entidad ha cumplido con remitir en los plazos establecidos la informacin presupuestal (PIA, ejecucin presupuestal, modificaciones presupuestales, evaluaciones y otros) a los organismos pertinentes. 2. Determinar si el Pliego ha remitido al MEF, la informacin para la elaboracin del Marco Macroeconmico Multianual, sealado en el Decreto Supremo N 039-2000-EF del 25.04.2000. OBJETIVO N 7: Determinar el grado de implementacin de las recomendaciones planteadas en los informes de auditora emitidos por la Contralora General de la Repblica, los rganos de Auditora Interna y las Sociedades de Auditora designadas. 1. Obtenga los informes de seguimiento de medidas correctivas elaborados por los rganos del Sistema Nacional de Control, que estuvieran relacionados con el rea de Presupuesto. 2. Verifique si las medidas adoptadas por la entidad, han sido suficientes para implementar las recomendaciones contenidas en los informes de Contralora General, los rganos de Auditora Interna y las Sociedades de Auditora designadas. 3. En relacin a las recomendaciones no implementadas o en proceso de implementacin, determine las causas que no han permitido a la entidad implementarlas totalmente. 4. Si como resultado de lo anterior, se encontrara que la situacin reportada por el rgano de Auditora Interna, no refleja la posicin encontrada, solicite a dicho rgano las explicaciones del caso. 5. Consigne en una cdula de trabajo, la situacin de las recomendaciones encontradas a la fecha del examen.
28
29
ASPECTOS DE IMPORTANCIA A REALIZARSE COMO PARTE DE LA AUDITORA EVALUAR LA GESTIN DE LA ENTIDAD EN CUANTO AL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS Y OBJETIVOS PREVISTOS Y RESULTADOS ESPERADOS, DE ACUERDO A LOS ESTABLECIDO EN LA DIRECTIVA N 013-2001-CG/B340, APROBADA MEDIANTE RESOLUCIN DE CONTRALORA N 117-2001-CG DE 27 JULIO 2001.
PROCEDIMIENTOS Periodo Cubierto Hecho por Fecha Ref. P/T
1. Determine si en los documentos de gestin se han formulado objetivos, metas, responsabilidades logros, polticas en general y procedimientos a nivel institucional. 2. Determine si los objetivos y metas son fijadas por la entidad en el plan operativo institucional a corto y largo plazo. 3. Verifique si los objetivos de la entidad son fijados claramente, si responde a su capacidad operativa, si permite medicin de logros y, si armoniza con el Plan Nacional de Desarrollo. 4. Determine si los medios con que cuenta la entidad son suficientes para asegurar la consecucin de los objetivos y metas propuestas, as como si stos son optimizados por la gestin de la entidad. 5. Verifique si la entidad ha preparado el informe de evaluacin presupuestal de informe sobre las metas y objetivos alcanzados y de ser el caso adoptaron los correctivos necesarios. 6. Verifique si la entidad ha cumplido con sus metas y objetivos previstos y establecidos en el Plan Operativo, y evale la meta fijada y lo ejecutado. 7. Solicite los cronogramas sobre el avance y progreso de metas y objetivos en el plan operativo desarrollado por la entidad y verifique las acciones adoptadas. 8. Revise el Presupuesto elaborado por la entidad y si ste ha sido aprobado por la alta direccin. 9. Evale y analice de ser el caso las causas que originaron las variaciones entre lo presupuestado y lo ejecutado. 10. Revise la documentacin presupuestal mensual, trimestral, semestral.
30
EVALUAR LA ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS EFECTUADOS CON O SIN PROCESO LICITARLO (INCLUYENDO LOS SUJETOS A EXONERACIN), A FIN DE VERIFICAR SU SUSTENTO LEGAL Y CONTRACTUAL, Y SI FUERON EFECTUADOS EN TRMINOS DE TRANSPARENCIA, ECONOMA Y OPORTUNIDAD, Y SI LOS MISMOS SON UTILIZADOS PARA LOS FINES QUE FUERON PREVISTOS Y SE ENCUENTRAN EN CONDICIONES ADECUADAS QUE NO SIGNIFIQUEN RIESGO DE DETERIORO O DESPILFARRO.
PROCEDIMIENTOS Periodo Cubierto Hecho por Fecha Ref P/T
PLANIFICACIN DE LAS ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES Objetivo 1: Revisar la planificacin de las adquisiciones y contrataciones 1. La planificacin de las adquisiciones y contrataciones se ajusta a los objetivos y prioridades del Plan Operativo y Plan Estratgico Objetivo 2: Verificar la disponibilidad de las partidas presupuestales para la ejecucin de PAAC. 1. Revisar el PIA y establecer que se encuentre aprobado por las instancias pertinentes. 2. Verificar en el documento de ejecucin presupuestal, que los gastos en bienes, servicios obras correspondan a los previstos en el PAAC. 3. Constatar que se cuente, en el presupuesto aprobado, con las previsiones de recursos para los conceptos de bienes y servicios u obras consideradas en el PAAC 4. Documentar el proceso presupuestal, la asignacin de partidas y la disponibilidad de recursos para las adquisiciones y contrataciones. Objetivo 3: Comprobar los requerimientos de adquisiciones y contrataciones de las reas usuarias. 1. Comprobar la existencia de los requerimientos formales de los bienes, servicios u obras de las reas usuarias y su debida sustentacin. 2. Verificar si el objeto del proceso de seleccin guarda relacin con las necesidades derivadas por el rea usuaria. Seleccionar y entrevistar a los usuarios y analizar el uso, frecuencia y relacin del requerimiento con el cumplimiento de objetivos y metas de su rea. 3. Verificar la oportunidad de los requerimientos de las reas usuarias. 4. Contrastar que las prioridades consideradas en el PAAC estn acordes con los requerimientos
31
formulados por las reas usuarias. 5. Comprobar que su requerimiento tiene vigencia tecnolgica o no tiene obsolescencia inmediata.
Objetivo 4: Verificar la elaboracin del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones 1. Comprobar que el PAAC incluya los procesos adquisiciones y contrataciones y contenga los bienes, servicios u obras requeridas por las reas usuarias 2. Comprobar que las fechas consideradas para las adquisiciones y contrataciones de los bienes, servicios u obras consideradas en el PAAC corresponden a la oportunidad requerida por las reas usuarias y se encuentren incluidos los tiempos estimados de duracin de los procesos de seleccin de los proveedores. 3. Constatar que el PAAC contenga la informacin mnima indispensable de todas las contrataciones y adquisiciones de la entidad, con independencia del rgimen que las regule 4. Validar la informacin sustentatoria y su justificacin, en los casos especiales: tem relacionados, estandarizacin, compras por etapas, tramos, paquetes o lotes; comprobar la secuencia lgica de la etapa, o tramo, su continuidad y que no constituya un evento aislado o inconcluso. 5. Verificar que las modalidades de seleccin, tipos de procesos, sistemas de contrataciones y modalidades de ejecucin estn debidamente sustentados Objetivo 5: Verificacin de la aprobacin y difusin del plan anual de adquisiciones y contrataciones 1. Comprobar que el PAAC y sus modificatorias se aprobaron oportunamente y por la autoridad competente, debiendo comprender a los autores y los procesos administrativos previos a su aprobacin; dentro del plazo mximo fijado siguiente a la aprobacin del presupuesto institucional. 2. Verificar la publicacin del PAAC en el SEACE, de ser el caso se haya publicado en el Diario oficial El Peruano y su remisin a CONSUCODE y PROMPYME. VERIFICACIN RESPONSABLE. DE LA DEPENDENCIA
Objetivo 1: Verificar de la designacin de la dependencia responsable de la planificacin de los procesos de seleccin y de la unidad de compras 1. Revisar la organizacin, polticas, normas,
32
procesos y controles que maneja la institucin y el rea responsable de las adquisiciones y contrataciones
PROCEDIMIENTOS
Periodo Cubierto
Hecho por
Fecha
Ref P/T
2. Verificar que las funciones de la dependencia responsable estn incorporadas en el MOF y guardan concordancia con las previstas en las Ley y que su designacin esta debidamente sustentada Objetivo 2: Comprobar la adecuada designacin de los comits especiales para los procesos de seleccin 1. Comprobar que la designacin del Comit Especial se realiz por la autoridad competente de la entidad y en la oportunidad debida, siguiendo los procedimientos establecidos 2. Verificar la contratacin de los expertos independientes, la definicin de sus funciones y alcance 3. Verificar que la composicin del comit especial es acorde a la normativa y que las calificaciones profesionales revelen su conocimiento sobre el objeto de la convocatoria., segn contrato. 4. Verificar si las condiciones contractuales contemplen todas las funciones y obligaciones del experto independiente. Objetivo 3: Verificar la elaboracin del cronograma detallado de las convocatorias a los procesos de seleccin de acuerdo al PAAC a 1. Verificar la existencia de cronogramas de los procesos de seleccin que guarde concordancia con el PAAC y la oportunidad de su formulacin as como la pertinencia de su contenido 2. Verificar que la Entidad haya formulado el programa de obras y que ste contenga las acciones a realizar, previa, durante y posteriores a la adquisicin o contratacin. Objetivo 4: Verificar la determinacin del valor referencial 1. Comprobar la validez de los documentos que sustenten tcnicamente los precios de mercado que sustentan el valor referencial 2. Recalcular el valor referencial y comparar con el que aparece en las Bases.
33
34
PROCEDIMIENTOS
Periodo Cubierto
Hecho por
Fecha
Ref P/T
3. Validar que la antigedad de los valores referenciales estn de acuerdo a la normativa. 4. Comprobar que el rea responsable haya comunicado oportunamente al comit especial de los valores referenciales obtenidos Objetivo 5: Verificar el registro de los libros de actas y expedientes de contrataciones. 1. Verificar la existencia del libro de actas y si esta debidamente foliado, legalizado y custodiado 2. Constatar que en libro de actas estn registrados todos los acuerdos adoptados por los comits especiales de todos los procesos de seleccin y suscritos por los integrantes que asistieron a la reunin del comit. 3. Verificar la existencia de los expedientes de contratacin de cada uno de los procesos de seleccin 4. Comprobar que los expedientes de contratacin cuenten con la documentacin generada desde la decisin de adquirir hasta la culminacin del contrato. COMPROBACIN DE LA ELABORACIN DE LAS BASES DE LOS PROCESOS DE SELECCIN Objetivo 1: Comprobar la adecuada elaboracin de las bases de los procesos de seleccin 1. Verificar que las bases contengan todos los documentos y partes que la conforman (calendario del proceso de seleccin, plazos y mecanismos de publicidad, mtodo de evaluacin y calificacin de propuestas, proforma del contrato, etc.) 2. Comprobar que el cronograma del proceso de seleccin contemple los plazos mnimos de cada una de las etapas del proceso. 3. Verificar que el sistema de evaluacin o calificacin de propuestas se sustente en parmetros objetivos y se oriente a la obtencin de la oferta tcnico-econmica ms conveniente 4. Verificar que las especificaciones tcnicas contenidas en las bases corresponden a las definidas por el rea usuaria. Expediente Tcnico, en el caso de obras: 1. Constatar que el expediente tcnico de obra cuente con la conformidad de las instancias tcnicas correspondientes de la entidad, que haya sido aprobado por la autoridad competente
35
quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL PROCEDIMIENTOS Periodo Cubierto Hecho por Fecha Ref P/T
2. Verificar que el expediente tcnico de obra contiene memoria descriptiva, planos, especificaciones tcnicas, metrados, precios unitarios, y presupuesto, estudios de suelos, frmulas polinmicas, y proforma de contrato. 3. Evaluar el expediente tcnico determinando la pertinencia de los documentos que la conforman. 4. Constatar que las partidas del presupuesto base cuenten con sus especificaciones tcnicas, pruebas y ensayos para el control de calidad, y que sean las necesarias para ejecutar la obra 5. Verificar que los precios unitarios de las partidas del presupuesto base se encuentran sustentadas con los anlisis de precios respectivos y la razonabilidad de los mismos. Objetivo 2: Verificar de la aprobacin de las bases de los procesos de seleccin. 1. Verificar que las bases correspondan al documento elevado por el Comit Especial y que se haya seguido el procedimiento correspondiente. 2. Constatar que las bases estn aprobadas por la autoridad competente. 3. Comprobar que las bases se hayan aprobado en la oportunidad y que permita convocar al proceso de seleccin en las fechas sealadas en el PAAC. 4. Indagar que se cuente con la disponibilidad de recursos presupuestales para la adquisicin y/o contratacin Objetivo 3: Verificacin de la convocatoria y difusin de los procesos de seleccin. Constatar que el proceso convocado est incluido en el PAAC, salvo excepciones de Ley, tiene disponibilidad de recursos y fuente de financiamiento. 2. Verificar la publicacin de la convocatoria en el SEACE (en el diario de mayor circulacin nacional o local), la oportunidad en que sta se ha dado y se haya adjuntado la documentacin respectiva. 3. Analizar si los plazos previstos en el cronograma del proceso son los correctos.
1.
36
PROCEDIMIENTOS
Periodo Cubierto
Hecho por
Fecha
Ref P/T
4. Analizar el registro de participantes, indagando que el perodo de registro corresponda al cronograma, el monto por el derecho de participacin es el adecuado y el nivel de confiabilidad de la informacin sea adecuada. 5. En los casos de ADS y AMC constatar que las comunicaciones de invitacin a los postores existan y se hayan emitido en la debida oportunidad. 6. Comprobar la adecuada formulacin y absolucin de consultas de las bases de los procesos de seleccin. Objetivo 4: Comprobar la adecuada formulacin y absolucin de consultas de las bases de los procesos de seleccin. 1. Comprobar que las consultas y absolucin de las mismas se hayan efectuado de acuerdo al cronograma del proceso. 2. Verificar que todas las consultas formuladas se hayan absuelto, que tengan el fundamento y sustento correspondiente y que han sido puesto en conocimiento de todos los postores. 3. Comprobar que las respuestas a las consultas estn consideradas como parte integrante de las Bases y se hayan incluido en las Bases integradas y comunicado a todos los postores o publicado en el SEACE. 4. Revisar si en los casos de las consultas relacionadas con las caractersticas tcnicas de los bienes, servicios y obras, stas han sido absueltas previa opinin de rea especializada de la Entidad 5. Analizar si el Comit Especial en la absolucin de consultas excedindose en sus funciones, modifique las condiciones previstas en las Bases y en las caractersticas tcnicas. 6. Comprobar que en el caso que los observantes requieran la elevacin de sta a CONSUCODE, se haya efectuado oportunamente y siguiendo los procedimientos establecidos
37
PROCEDIMIENTOS
Periodo Cubierto
Hecho por
Fecha
Ref P/T
Objetivo 6: Constatar la integracin de las Bases de los procesos de seleccin 1. Comprobar que la integracin de las bases se haya realizado dentro de los plazos establecidos 2. Verificar que la integracin de las bases comprendan todas las observaciones acogidas. 3. Comprobar que las Bases se hayan comunicado en su oportunidad y siguiendo los procedimientos respectivos COMPROBACIN PROPUESTAS. DE LA RECEPCIN DE de
Objetivo 1: Comprobar la recepcin propuestas en los procesos de seleccin
1. Verificar que la recepcin de propuestas se ha dado en las fechas y horarios previstos. 2. Comprobar que el acto de recepcin se dio asegurando la transparencia del mismo. 3. Indagar que en el acto de recepcin de propuestas el Comit Especial actu en su conjunto y con la independencia debida. 4. Comprobar que los postores estuvieron debidamente representados. 5. Constatar que la documentacin presentada por los postores cumplen con las exigencias de las Bases y Normas que la regulan Objetivo 2: Verificacin de la evaluacin de las propuestas de los procesos de seleccin 1. Comprobar que la evaluacin de las propuestas se inici y concluy en las fechas previstas en el cronograma 2. Verificar que se aplicaron los criterios de evaluacin y calificacin, definidos en las Bases. 3. Validar el puntaje total asignado a cada una de las propuestas (recalculo de la misma), y si el orden de los postores corresponde a su calificacin. 4. Verificar la posible existencia de intereses o vinculaciones entre postores, que distorsionen dichas ofertas. Objetivo 3: Constatacin del adecuado otorgamiento y difusin de la buena pro. 1. Constatar que la Buena Pro se otorg al postor
38
que obtuvo el mayor puntaje total.
PROCEDIMIENTOS
Periodo Cubierto
Hecho por
Fecha
Ref P/T
2. Verificar si se ha presentado recursos impugnativos al acto de otorgamiento de la buena, as como, analizar si estas se han formulado oportunamente, se ha dado el trmite adecuado y que hayan sido resueltas en los plazos previstos y debidamente fundamentadas. 3. Constatar que el otorgamiento de la Buena Pro se haya dado segn lo dispuesto por las instancias superiores como consecuencia de los recursos impugnativos. 4. Verificar el Acta de Otorgamiento de la Buena Pro fue registrada en el SEACE y notificada a los postores 5. Constatar que las siguientes etapas del proceso de adquisicin y contratacin, se hayan dado luego que el otorgamiento de la Buena Pro haya quedado consentida. Objetivo 4: Verificacin del procedimiento de declaracin de nulidad. 1. Verificar que la nulidad del proceso se sustenta en las causales establecidas y estn debidamente fundamentadas 2. Analizar si la identificacin de las causales invocadas para la nulidad del proceso, pudieron ser identificadas con una mayor anticipacin. 3. Verificar si el Comit Especial adopt acciones inmediatas para la continuacin del proceso, luego de la declaracin de la nulidad. Objetivo 5: Verificacin del procedimiento de declaracin de desierto. 1. Verificar que la declaracin de desierto se sustentan en los supuestos previstos en las normas. 2. Constatar que la Entidad identific las causales reales que motivaron la declaratoria de desierto e implement las medidas correctivas necesarias previas a las nuevas convocatorias. 3. En el caso de que la causa que generaron la declaratoria de desierto corresponda a actos negligentes u omisin de los encargados, verificar que la entidad haya dispuesto el deslinde de responsabilidades y la aplicacin de las sanciones a que hubiere lugar
39
PROCEDIMIENTOS
Periodo Cubierto
Hecho por
Fecha
Ref P/T
Objetivo 6: Revisin del procedimiento de cancelacin del proceso de seleccin. 1. Comprobar que la cancelacin del proceso se haya realizado de manera previa al otorgamiento de la buena pro 2. Verificar que la creacin del proceso de seleccin obedece a una causal debidamente motivada y sustentada prevista en la Ley. 3. Constatar la publicacin de la cancelacin del proceso en el SEACE, as como la comunicacin al Comit Especial y a los participantes del proceso dentro de los plazos previstos en el Reglamento 4. Comprobar que se haya realizado el reintegro del pago efectuado como derecho de participacin a los participantes del proceso de seleccin, dentro de los plazos previstos en el Reglamentos 5. Verificar que para la nueva convocatoria a proceso de seleccin para la adquisicin o contratacin del bien, servicio u obra materia de la cancelacin, se invoque situaciones que no sean concordantes con las causales que se invocaron en su oportunidad para dicha cancelacin. 6. Verificar si el Comit Especial adopt acciones inmediatas para la continuacin del proceso, luego de la declaracin de la nulidad. Objetivo 5: Verificacin del procedimiento de declaracin de desierto. 1. Verificar si la declaracin de desierto se sustentan en los supuestos previstos en las normas. 2. Constatar que la Entidad identific las causales reales que motivaron la declaratoria de desierto e implement las medidas correctivas necesarias previas a las nuevas convocatorias. 3. En el caso de que la causa que generaron la declaratoria de desierto corresponda a actos negligentes u omisin de los encargados, verificar que la entidad haya dispuesto el deslinde de responsabilidades y la aplicacin de las sanciones a que hubiere lugar Objetivo 7: Revisin del procedimiento de cancelacin del proceso de seleccin. 1. Comprobar que la cancelacin del proceso se haya realizado de manera previa al otorgamiento de la buena pro 2. Verificar que la creacin del proceso de
40
seleccin obedece a una causal debidamente motivada y sustentada prevista en la Ley.

3. Constatar la publicacin de la cancelacin del proceso en el SEACE, as como la comunicacin al Comit Especial y a los participantes del proceso dentro de los plazos previstos en el Reglamento 4. Comprobar que se haya realizado el reintegro del pago efectuado como derecho de participacin a los participantes del proceso de seleccin, dentro de los plazos previstos en el Reglamentos 5. Verificar que para la nueva convocatoria a proceso de seleccin para la adquisicin o contratacin del bien, servicio u obra materia de la cancelacin, se invoque situaciones que no sean concordantes con las causales que se invocaron en su oportunidad para dicha cancelacin. Objetivo 8: Verificar la aprobacin de las exoneraciones. 1. Verificar si los bienes, servicios u obra materia de la exoneracin estn includos en el PAAC, salvo en el caso de emergencias o desabastecimiento inminente. 2. comprobar que la exoneracin cuente con el informe tcnico emitido por el rea competente y que en ste se sustenta el requerimiento y la existencia de la causal invocada. 3. Constatar que se cuente con el informe legal emitido por el rea competente y verificar que en sta se fundamenta la causal invocada sobre la base del marco normativo vigente 4. Verificar que el documento de aprobacin de la exoneracin cuenta con los fundamentos y que contenga toda la informacin que exige el marco legal correspondiente. 5. Comprobar que el documento de aprobacin haya sido emitido por la autoridad competente. 6. Comprobar la publicacin oportuna del documento de aprobacin en el diario oficial El Peruano y en el SEACE, as como la remisin oportuna de la informacin a la CGR y CONSUCODE. 7. Verificar que la adquisicin o contratacin se estableci el valor referencial de acuerdo a precios de mercado, que cont con las Bases respectivas y que se realiz a travs de acciones inmediatas. 8. Evaluar si la propuesta de nico proveedor a quien se le otorg la Buena Pro, cumple con las
41
caractersticas y condiciones establecidas en las Bases; as como si se exigen las garantas correspondientes.
42
PROCEDIMIENTOS
Periodo Cubierto
Hecho por
Fecha
Ref P/T
Objetivo 8: Verificar la sustentacin de las causales de la exoneracin 9. Exoneraciones para contratar con entidades del sector pblico, verificar que la adquisicin o contratacin resulta ms favorable en comparacin con los precios del mercado y siempre que ello no implique el uso u aprovechamiento de su condicin de Entidad, que la razn de costo oportunidad resulta ms eficiente; que se haya considerado como condicin la no subcontratacin. 10. Exoneraciones por situacin de desabastecimiento inminente, verificar que la ausencia del bien, servicio u obra surge de un hecho extraordinario o imprevisible; compromete de manera directa e inminente la continuidad de las funciones, servicios u operaciones productivas de la entidad, que la exoneracin comprenda exclusivamente a los bienes, servicios y obras slo por el tiempo o cantidad necesarios para resolver la situacin y llevar a cabo el proceso de seleccin regular; que en el caso que el desabastecimiento sea consecuencia de omisiones o negligencias, se haya considerado el inicio de las acciones de determinacin de responsabilidades; que la necesidad actual y urgente; y, que no estn aprobndose en vas de regularizacin, por perodos consecutivos. 11. Exoneraciones por situacin de emergencia constatar, que corresponde a casos de acontecimiento catastrficos, grave peligro; y de necesidad de Defensa Nacional; que comprenda slo aquellos bienes, servicios u obras estrictamente necesarias para paliar el efecto producido y satisfacer las necesidades sobrevivientes, que la regularizacin de la sustentacin y aprobacin se haya dado dentro de los plazos previstos y se haya incluido en el PAAC. 12. Exoneraciones por bienes o servicios que no admiten sustitutos, verificar que est evidenciado con documento probatorio que el bien o servicio requerido no existan sustitutos en el mercado y que exista un solo proveedor en el mercado nacional.
43
quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL PROCEDIMIENTOS Periodo Cubierto Hecho por Fecha Ref P/T
13. Exoneraciones por servicios personalsimos, constatar, que exista la necesidad de servicios especializados profesionales, artsticos, cientficos o tecnolgicos; y que las caractersticas inherentes, particulares o especiales del locador, con relacin a su destreza, habilidad, experiencia y conocimientos, hayan sido evaluadas en forma objetiva evidenciando las diferencias y ventajas que justifiquen su eventual preferencia con relacin al resto de agentes del mercado. As mismo, verifique que se hayan efectuado subcontrataciones. VERIFICACIN DE LA CITACIN SUSCRIPCIN DEL CONTRATO. A LA
Objetivo 1: Verificar la citacin a la suscripcin del contrato. 1. Verificar que la citacin al postor ganador para la suscripcin del contrato, se haya realizado dentro de los plazos y condiciones previstas en la norma aplicable. 2. Comprobar que se haya citado al postor que ocup el segundo lugar dentro de los plazos y condiciones establecidos en la normativa, en caso de no apersonarse el postor ganador. 3. Constatar que de no haberse efectuado adecuadamente las citaciones, se haya dispuesto el deslinde de responsabilidad de los responsables y de ser el caso, las sanciones 4. Verificar que en el caso de habrsele aplicado penalidades a la entidad por negligencia de los encargados, sta haya sido repetido a los responsables que la generaron. Objetivo 2: Verificar los documentos legales para la suscripcin del contrato 1. Verificar que los documentos requeridos en las bases y la normativa vigente se hayan presentado previo a la suscripcin del contrato. 2. Comprobar la autenticidad e idoneidad de los documentos presentados.
44
PROCEDIMIENTOS
Periodo Cubierto
Hecho por
Fecha
Ref P/T
Objetivo 3: Revisar los trminos del contrato. 1. Verificar que el contrato contiene todas sus partes integrantes como: documento que lo contiene, las Bases integradas, la oferta ganadora, documentos derivados del proceso de seleccin que fijen obligaciones para las partes. 2. Verificar la concordancia entre las Bases, proforma del contrato, oferta ganadora, plazos de ejecucin y montos. Objetivo 4: obligatorias. Revisin de las clusulas
1. Examinar el contrato y cerciorarse que contiene las clusulas de garantas, solucin de controversias y de resolucin de contrato por incumplimiento. Verificar adicionalmente la vigencia de las garantas. 2. Analizar si el contenido de las clusulas obligatorias salvaguardan los intereses de la Entidad. Objetivo 5: Confirmacin de las garantas. 1. Comprobar que el postor ganador present, antes de firmar el contrato, la garanta de fiel cumplimiento y por el monto diferencial de la propuesta, por el monto que corresponde y con el plazo de vigencia hasta el momento de la recepcin de bienes o liquidacin final del contrato 2. Verificar que las fianzas hayan sido emitidas por entidades financieras autorizadas y su contenido sea el adecuado; as como, confirmar su autenticidad. 3. Verificar que las fianzas fueron renovadas antes de la fecha de su vencimiento, por el monto y plazo que corresponde; asimismo, de no haberse renovado dichas fianzas si se ejecutaron oportunamente. Objetivo 6: Verificar la suscripcin del contrato. 1. Verificar que la suscripcin del contrato se realiz dentro de los plazos previstos en las normas y las Bases 2. Verificar que quienes firman el contrato tengan el poder y facultades para ello. 3. Comprobar si como consecuencia de la no firma oportuna por parte de la Entidad se han generado penalidades o el pago de lucro cesante y que estas hayan sido repetidas en el caso de derivarse de actos negligentes por
45
parte de los encargados
46
PROCEDIMIENTOS
Periodo Cubierto
Hecho por
Fecha
Ref P/T
Objetivo 7: Comprobar los procedimientos seguidos ante la no suscripcin del contrato Comprobar que se han agotado los procedimientos necesarios para lograr la suscripcin del contrato. Verificar que se haya tramitado la sancin al Contratista. VERIFICACIN DE LA DEFINICIN DEL PLAZO DE INICIO CONTRACTUAL. Objetivo 1: Comprobar el inicio del plazo contractual. En el caso de bienes y servicios, verificar que la vigencia del contrato sea desde el da siguiente de su suscripcin y que la culminacin corresponda a la fecha de conformidad de los bienes y servicios. En el caso de contratos de obras, comprobar que la Entidad oportunamente haya designado al inspector o supervisor; que se haya hecho entrega del expediente tcnico completo; que se haya entrega de materiales e insumos; y que se haya entregado el adelanto directo al contratista. Que se haya fijado como inicio del plazo al da siguiente de cumplirse todas las condiciones estipuladas en los puntos anteriores segn corresponda. Comprobar si se ha generado la obligacin del pago de penalidades. Objetivo 2: Verificar el cumplimiento de los adelantos de materiales segn contrato 1. Verificar que esta clase de adelanto est definida en el contrato al igual que sus montos y condiciones 2. Comprobar que el porcentaje del adelanto de materiales no exceda, en conjunto con el adelanto directo, lo establecido en la normativa. 3. Verificar que la solicitud del adelanto se haya efectuado de acuerdo al calendario adquisicin de materiales y que sta se haya atendido oportunamente y en los montos correspondientes, que en el caso de obras dicho monto debe corresponder a los clculos previstos en la norma de la materia. 4. Comprobar que la entrega del adelanto se haya realizado contra la presentacin de las garantas por idntico monto y un plazo de vigencia adecuada.
47
PROCEDIMIENTOS
Periodo Cubierto
Hecho por
Fecha
Ref P/T
Objetivo 3: Verificar el cumplimiento de los adelantos directos (en efectivo) segn contrato. 1. Determinar que esta clase de adelanto est definida en el contrato, as como el monto y condiciones. 2. Comprobar que en el caso de contrato de obras el monto de adelanto otorgado no exceda el 20% y que en el conjunto con los adelantos de materiales no exceda al 60% del monto del contrato. 3. Comprobar en el caso de bienes y servicios, el monto no excede al 30% del monto del contrato 4. Verificar que la entrega de adelantos se haya realizado contra la presentacin de las garantas por idntico monto y un plazo mnimo de vigencia de tres (3) meses renovables por el monto pendiente de amortizacin. 5. Verificar que la entrega de los adelantos se haya realizado en los plazos previstos en el contrato. Objetivo 4: Comprobar la amortizacin de adelantos. 1. Verificar que la amortizacin de los adelantos en efectivo se ha realizado mediante descuentos proporcionales en cada uno de los pagos parciales al contratista. 2. Comprobar que la amortizacin para adelantos en materiales se ha realizado segn la normativa vigente para esos casos. 3. Constatar que las diferencias encontradas en las valorizaciones se hayan subsanado en el pago prximo siguiente o liquidacin del contrato. 4. Verificar si las garantas de los adelantos se haya mantenido vigentes y por el monto del saldo deudor. Objetivo 5: Verificar la autorizacin de los pagos a cuenta, cumplimiento de los plazos para los pagos y entregas de las valorizaciones segn cronograma detallado en el contrato. 1. Verificar que el reparto se efectu despus de ejecutada la presentacin a lo estipulado en el contrato, con la respectiva conformidad de recepcin de los bienes o servicios 2. Comprobar en el caso de los contratos de ejecucin de obra, que las valorizaciones se hayan formulado sobre la base de los trabajos o prestaciones realmente ejecutados y que los precios unitarios, no excedan a los del valor referencial o del contrato, segn el sistema de
48
contratacin que corresponda; adems, que se hayan calculado adecuadamente los reajustes de precios y deducciones.
49
quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL Periodo Cubierto Hecho por Fecha Ref P/T
PROCEDIMIENTOS
3. Constatar que en las valorizaciones de presupuestos adicionales de obras, corresponden a los aprobados por la Entidad mediante la respectiva resolucin y con la autorizacin de la CGR de ser el caso. 4. Verificar que en el caso de atrasos injustificados en las prestaciones, se haya considerado en las valorizaciones las penalidades que correspondan. 5. Comprobar que los pagos se hayan efectuado dentro de los plazos convenidos, y que no se haya generado la obligacin de pago de intereses. 6. Constatar que los contratistas hayan emitido los respectivos comprobantes (facturas, boleta de venta) por el pago efectuado y que se hayan emitido vlidamente. Objetivo 6: Comprobar la designacin del Supervisor o Inspector. 1. Verificar que la designacin del Supervisor o Inspector se ha realizado oportunamente y que ste cuenta con las calificaciones profesionales requeridas. 2. Comprobar que la actuacin del supervisor o inspector ha permitido la correcta ejecucin de la obra y del cumplimiento del contrato. 3. Analizar si la supervisin o inspeccin efectu un real control de la obra, absolvi oportunamente las consultas que formule el contratista, emiti sus informes reportando los hechos relevantes, elabor las valorizaciones y otras obligaciones contempladas en su contrato. Objetivo 7: Comprobar el cumplimiento de los plazos establecidos en el contrato. 1. Comprobar que las prestaciones se hayan dado dentro de los plazos establecidos en el contrato. 2. Revisar que en el caso de incumplimiento del plazo contractual se haya aplicado las penalidades respectivas y en los montos correspondientes. 3. Comprobar que las ampliaciones del plazo corresponda a causas atribuibles a la entidad o en su defecto sean por caso fortuitos o de fuerza mayor, y que stas hayan sido invocadas siguiendo los procedimientos previstos en la norma pertinente. 4. Comprobar que el nmero de das de la ampliacin de plazo o reduccin de plazo corresponda al perodo en que se presentaron las causales invocadas y que stas hayan
50
afectado el calendario de avance de obra o la prestacin contratada.

5. Revisar que los gastos generales reconocidos se han calculado considerando, el plazo contractual, los gastos generales contractuales o presupuesto referencial, segn el sistema de contratacin y los ndices general de precios; as como en el caso de paralizacin de obras estos gastos generales cuenten con la acreditacin debida. 6. Revisar que en el caso de las demoras injustificadas, se haya requerido al contratista la aceleracin de los trabajos, y de haber persistido el incumplimiento se haya dispuesto la intervencin econmica de la obra o la resolucin del contrato. 7. Comprobar que los pagos de los mayores gastos generales se pagaron en la oportunidad prevista en el contrato Objetivo 8: Verificar el cumplimiento de la calidad de la prestacin. 1. Confirmar que en el proceso de la prestacin se han efectuado los controles de calidad y cantidad previstos en las especificaciones y en las propuestas del contratista, que garanticen que los servicios contratados se han dado a cabalidad, verificndose adems, que se haya emitido el informe donde se exprese la conformidad respectiva. 2. Revisar si previo a la recepcin y conformidad de la prestacin, se han realizado pruebas de calidad que garanticen que el bien cumple con la calidad prevista en especificaciones tcnicas y en las propuestas del contratista y que se encuentran operativos 3. confirmar, en el caso de los contratos de obra, se hayan realizado las pruebas de los materiales, de los trabajos ejecutados y de la operatividad de los mismos, segn lo previsto en las especificaciones tcnicas y condiciones del contrato, de tal forma que est garantizada la calidad y las cantidades de los trabajos convenidos. 4. Confirmar segn las circunstancias y aplicando los procedimientos que se consideren pertinentes, que la calidad de las prestaciones es la esperada. Objetivo 9: Verificar la prestaciones adicionales. aprobacin de
1. Comprobar que la ejecucin y pago de prestaciones adicionales cuente con la autorizacin del Titular previo a la ejecucin de las prestaciones y disponga de la asignacin de
51
recursos presupuestales necesarios.
52
PROCEDIMIENTOS
Periodo Cubierto
Hecho por
Fecha
Ref P/T
2. Verificar, en el caso de los contratos de obras, que las prestaciones adicionales que superen el 10% del monto del contrato original se haya obtenido la aprobacin previa de la CGR, y adems cuente con los recursos necesarios. 3. Verificar, en el caso de los contratos de supervisin de obras, que las prestaciones adicionales distintas a las generadas por adicionales de obra y que superen el 15% del monto del contrato, cuente con la autorizacin previa de la CGR. 4. Analizar si las prestaciones adicionales aprobadas por la Entidad eran indispensables para alcanzar la finalidad del contrato. 5. Analizar si las cantidades y los precios considerados en los presupuestos adicionales correspondientes se ajustan a las condiciones del contrato principal. 6. Que la obligacin de las prestaciones adicionales se haya formalizado con el contratista. Objetivo 10: Verificar la aprobacin prestaciones complementarias. de
1. Comprobar que la ejecucin y pago de prestaciones complementarias cuente con la autorizacin del Titular y disponga de la asignacin de recursos presupuestales. 2. Verificar que est justificada la necesidad de las prestaciones complementarias. 3. Verificar que las prestaciones complementarias se hayan dado dentro del plazo y porcentaje previsto en las disposiciones legales correspondientes, adems, que las condiciones pactadas corresponden a las del contrato original. Objetivo 11: Revisar la conciliacin y/o arbitraje de las partes. 1. Verificar que las controversias se resolvieron utilizando los mecanismos establecidos en el contrato y se sigui con los procedimientos que corresponde. 2. Analizar las causas que generaron la controversia y determinar si es consecuencia de inadecuadas decisiones de la administracin. 3. Constatar en las controversias que afectan los intereses de la Entidad, dentro de una relacin contractual se recurri en la bsqueda de una solucin adecuada a la solicitud e inicio del arbitraje. 4. Verificar que en la designacin de los rbitros se haya considerado la idoneidad, imparcialidad
53
e independencia de stos.
Periodo Cubierto Hecho por Fecha Ref P/T
PROCEDIMIENTOS
Objetivo 12: Revisar la gestin legal de la defensa en el proceso ante controversias. 1. Verificar que se haya contado con una adecuada defensa de los intereses del Estado, en los procesos de conciliacin y arbitrajes. 2. Comprobar que los encargos de la defensa de los intereses del Estado, hayan actuado de manera diligente, oportuna y con los fundamentos adecuados, en cada una de las etapas del proceso arbitral. 3. Comprobar que se haya adecuado los argumentos pertinentes, en los casos de haberse considerado como puntos de controversia aspectos que no le compete resolver al rbitro o tribunal arbitral. 4. Verificar que los laudos arbitrales se hayan emitido dentro de los plazos programados. 5. Constatar que se hayan presentado recursos de nulidad del laudo, en los casos que existan razones para ello y afectan los intereses del Estado. COMPROBACIN DE LA CONFORMIDAD DE RECEPCIN DEL REA USUARIA. Objetivo 1: Revisar la conformidad de recepcin del bien, servicio u obra por parte del rea usuaria o tcnica responsable y verificacin de la calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones contractuales. 1. Comprobar que en la recepcin del bien, servicio u obra se realiz la inspeccin fsica, se cont con la conformidad tcnica de acuerdo a las especificaciones tcnicas con los controles de calidad respectivos. 2. Verificar la atencin a la solicitud de recepcin del servicio u obra por parte del Contratista 3. Comprobar la conformidad del comit de recepcin del servicio u obra en los plazos establecidos. 4. Verificar el levantamiento de las observaciones en la recepcin del servicio u obra. 5. Comprobar que el procedimiento de recepcin de obra seguido por el Comit est de acuerdo a Ley. 6. Verificar que la recepcin de Obra por parte del Comit se realiz dentro del plazo previsto en la Ley 7. En los casos de contratacin de mantenimiento y soporte de software, compruebe que la conformidad del servicio se haya efectuado en
54
cada oportunidad en que ste haya sido requerido.
55
quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL Periodo Cubierto Hecho por Fecha Ref P/T
PROCEDIMIENTOS
Verificar que el Certificado de Prestacin se entreg al contratista por el rgano de administracin o el funcionario designado expresamente por la Entidad y previa comprobacin de no tener observaciones, ni penalidades pendientes. Objetivo 2: Verificacin de la aprobacin de la liquidacin. 1. Verificar el clculo de la liquidacin y examine el sustento de la liquidacin, los plazos sealados por Ley as como la conformidad por parte del contratista y el cierre del expediente de contratacin. 2. Verificar que en la liquidacin se reflejen las valorizaciones y de presentarse una diferencia, sta debe corresponder a los reajustes de los ndices utilizados, entre lo proyectado y lo real. 3. Comprobar en las valorizaciones que los costos directos no varan. 4. Verificar los saldos por armonizar, pago de multas, adicionales de obras, ampliaciones y/o reducciones de plazo, garantas vigentes.
56
DETERMINAR SI LOS PROYECTOS DE INVERSIN U OBRA PBLICA EFECTUADAS DIRECTAMENTE O A TRAVS DE CONTRATISTAS SE HA LLEVADO A CABO DE ACUERDO A LA NORMATIVA VIGENTE.
PROCEDIMIENTOS Periodo cubierto Hecho por Fecha Ref P/T
Objetivo Especfico N 01 Verificar que las obras hayan sido incluidas en el PAAC y cuenten con crdito presupuestario. Procedimientos: 1. Verificar que las obras se ajusten al Plan Operativo y Plan Estratgico de la Entidad. 2. Comprobar que las obras objeto de examen estn incluidos en el PAAC. 3. Verificar que las obras, seleccionadas para prueba, cuenten con disponibilidad presupuestaria. 4. Comprobar que el PIA y el PIM fueron aprobados por las instancias pertinentes. 5. Verificar que las obras cuenten con la viabilidad y con registro de SNIP. Objetivo Especfico N 02 Comprobar que las obras ejecutadas responden a las necesidades expresadas, a travs del Presupuesto Participativo. Procedimientos: 1. Obtener informaciones respecto a las condiciones del Presupuesto participativo. 2. Obtener los perfiles a fin de validarlos as como el expediente tcnico y luego proceder del modo siguiente: a) Que haya sido aprobado. b) Que contenga los siguientes: Memoria descriptiva, planos, especificaciones tcnicas, metrados, anlisis de precios unitarios y presupuesto base, calendario de avance y pruebas de calidad de materiales. c) Plazo de ejecucin, costo y objeto de la obra. d) Verificar que el profesional responsable de la elaboracin del expediente tcnico suscribi en todas las pginas. 3. Verificar, la sustentacin de metrados de partidas que conforman el presupuesto de obras adjuntados a ste. 4. Verificar que el expediente tcnico contengan el anlisis de gastos generales (variables y fijos).
57
PROCEDIMIENTOS Objetivo Especfico N 03 Verificar el cumplimiento de la apertura del cuaderno de obra. 1. Obtenga el cuaderno de obra y adopte los procedimientos siguientes: Verifique que est legalizado. Verifique que con la entrega de terreno se haya aperturado. Verificar que las anotaciones efectuadas estn firmados por el Supervisor y Residente. Verificar que el original del cuaderno de obra est en poder de la entidad, siempre que la obra se ha concluido. Verificar que se hayan anotado la ampliacin del plazo de conclusin. Comprobar que se anot la culminacin de la obra y la recepcin del mismo conjuntamente con las observaciones. Objetivo Especfico N 04 Verificar que la actuacin del Supervisor haya sido eficiente. 1. Verificar si el Supervisor es personal de la entidad o profesional contratado. 2. De haber sido contratado verificar el proceso de seleccin. 3. Indagar si el supervisor conoce sus funciones establecidas en el reglamento. 4. Verificar el grado de cumplimiento con sus funciones. 5. Verificar que la actuacin del Supervisor estuvo orientada a la ejecucin de la obra de conformidad con el expediente tcnico. 6. Verificar la participacin del supervisor en todo el proceso de ejecucin, principalmente, en partidas ms significativas. 7. Verificar que el Supervisor haya participado en la seleccin de la muestra para efectos de prueba de calidad. 8. Verificar el seguimiento que hizo el supervisor respecto a la liquidacin de obras. 9. De existir obras adicionales, verificar la aprobacin del informe tcnico por el Supervisor. 10. Respecto a la ampliacin de plazos, indagar el grado de participacin del Supervisor.
Periodo cubierto
Hecho Fecha por
Ref P/T
58
PROCEDIMIENTOS Objetivo Especfico N 05 Verificar selectivamente el cumplimiento del proceso constructivo. 1. Obtenga la relacin de obras ejecutadas durante el ejercicio objeto de auditoria y de l seleccione los mas significativos: Hacer una inspeccin fsica de la obra anotando fisuras o cualquier otro defecto constructivo. Verificar, in situ, que se haya desarrollado la construccin de acuerdo con procedimientos y tcnicas constructivas establecidas en las especificaciones tcnicas de cada partida del presupuesto. Constatar que los materiales utilizados correspondan a las especificadas en el anlisis de precios unitarios. 2. De haber sido modificado el proceso constructivo, verificar si cuenta con la opinin previa del proyectista y del Supervisor. 3. Verificar si las modificaciones de la obra, han afectado la meta fsica del mismo y generado costos adicionales. 4. Revisar y/o formular los metrados respectivos y de acuerdo a ello establezca la cantidad de materiales utilizados y luego proceda as: Hacer un resumen de los principales materiales que componen la obra. Constatar que los materiales de construccin adquiridos para la obra hayan sido destinados hacia dicho obra. 5. De ser necesario haga las pruebas de calidad, en el caso de pavimentacin el lavado de asfalta. Objetivo Especfico N 06 Verificar el nivel de eficiencia y eficacia del residente de cada una de las obras seleccionadas para prueba. 1. Solicite informacin respecto al proceso de seleccin y/o designacin del residente. 2. Obtenga el file personal del residente a fin de : a) Ver si cuenta con experiencia. b) Verificar si est inscrito en CONSUCODE y si se encuentra dentro de los perfiles requeridos.
Periodo cubierto
Hecho Fecha por
Ref P/T
59
PROCEDIMIENTOS 3. Verificar si el residente tiene a su cargo el cuaderno de obra actualizada. 4. Verificar la organizacin del almacn de obra con relacin a los aspectos siguientes: a) Los materiales de construccin adquiridos e imputados a la obra(PECOSAS) b) Materiales entregados por los vecinos en calidad de aporte. 5. Verificar el reporte mensual del uso de materiales, remuneraciones y otros gastos imputados a obras. 6. Verificar la preliquidacin, a cargo del residente, con autorizacin del Supervisor. 7. Verificar el inventario de los materiales que no se utilizaron. 8. Contrastar los materiales imputadas a las obras 9. con las tarjetas de control fsico. Objetivo Especfico N 07 Verificar la recepcin y liquidacin de las obras. 1. Obtenga informacin respecto a la Comisin de recepcin y liquidacin de obras. 2. Verifique el acta de la recepcin de la obra poniendo atencin a las observaciones. 3. De existir observaciones, vea si se levantaron en el tiempo previsto. 4. Verifique que las preliquidaciones fueron validados por el personal encargado de la liquidacin. 5. Verificar si dichas liquidaciones se hicieron dentro del plazo establecido. 6. Obtenga la Resolucin de Aprobacin de las liquidaciones y prosiga as: a) Cruce el monto consignado en la Resolucin con el Registro Contable. b) Indague el tratamiento contable que le dieron a la diferencia entre la liquidacin financiera con la tcnica. Objetivo Especfico N 08 Verificar las recuperaciones de inversiones y el destino asignado al importe recuperado. 1. Obtenga la liquidacin de aportes, de l verifique el monto real de aportes en materiales. 2. Del total de compromisos, establecer el monto pendiente de recuperar. 3. De aquellos que pagaron en efectivo, rastrear el destino de stos.
Periodo cubierto
Hecho Fecha por
Ref P/T
60
61
EVALUAR LOS CONTROLES IMPLANTADOS POR LA ENTIDAD, RESPECTO A LAS DONACIONES RECIBIDAS EN EL EJERCICIO A EXAMINAR, EN FUNCIN A PROPIEDAD, USO Y DESTINO, ESTABLECIENDO SU CORRECTA UTILIZACIN Y REGISTRO CONTABLE.
OBJETIVO No. 1 Determinar si las donaciones recibidas fueron aprobadas y si se encuentran debidamente sustentados. 1. Obtenga del rea correspondiente el listado de las donaciones recepcionadas por la entidad durante los ejercicios a examinar. 2. Del listado anterior seleccione una muestra representativa y aplique los procedimientos siguientes: a) Obtenga la Resolucin de aprobacin por el Concejo y/o Titular del pliego b) Circularice a las entidades u Organismos donantes. c) Obtenga y evale el sustento documentario de las donaciones. 3. De ser el caso obtenga el convenio a travs del cual canalizaron las donaciones y analcelos. 4. Solicite el documento que acredita la propiedad, segn sea el caso, para verificar que estn saneados legalmente a nombre de la entidad. OBJETIVO ESPECIFICO No. 2 Verificar si las donaciones recibidas fueron utilizadas correctamente y si se registraron adecuadamente. 1. Inspeccione fsicamente los bienes objeto de donacin a fin de ver el destino y uso que le vienen dando. 2. De ser la donacin en efectivo analice si stos son utilizados para financiar el objeto para que se solicit. 3. Verifique si las donaciones recibidas mantienen registros y/o controles especficos. 4. Verifique si las donaciones fueron registrados contablemente de manera adecuada y si estn revelados en el balance general y si se efectuaron observando los principios de contabilidad generalmente aceptados. 5. Formule y aplique otros procedimientos que las circunstancias exijan. EVALUAR EL USO DE LOS RECURSOS PROVENIENTES DEL FONDO DE COMPENSACIN MUNICIPAL, ESTABLECIENDO SI DURANTE EL PERODO
62
EVALUADO LA ADMINISTRACIN DIO CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS QUE REGULAN LA APLICACIN DE STE RECURSO Y SI SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE JUSTIFICADOS Y SUSTENTADOS TCNICAMENTE
Periodo Cubierto Hecho por Fecha Ref P/T
PROCEDIMIENTOS
1. Solicite los acuerdos del Concejo Municipal relacionados a la distribucin porcentual de los recursos provenientes del FONCOMUN. 2. Solicite un reporte de los montos obtenidos por transferencias del Tesoro Pblico por concepto de FONCOMUM al igual que CANON minero y energtico y Vigencia de Mina a fin de seleccionar los meses de mayor movimiento a fin de proseguir con los siguientes procedimientos: a) Vouchear los gastos identificando los que corresponden a gastos corrientes de los gastos destinados a inversiones. b) Contraste el monto de stos y verifique que se encuentran dentro de los montos aprobados. c) Verifique si los gastos estn adecuadamente sustentados. 3. En relacin a los gastos de inversin verifique de ser el caso, si corresponden realmente a las inversiones al que estn relacionadas. 4. Evale si de acuerdo a la Evaluacin Presupuestaria del 4to. Trimestre los montos consignados como inversiones coinciden o estn dentro de los montos aprobados por el Concejo Municipal para estos fines. 5. Investigue cualquier diferencia significativa entre ambos. 6. Formule el pliego de hallazgos y evale los descargos. 7. 8. 9. 10. 11.
63

Auditoria Modelo

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Auditoria Modelo

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC.

Municipalidad Provincial de Chupaca

quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL

Municipalidad Provincial de Chupaca

quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL

Municipalidad Provincial de Chupaca

quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL

Municipalidad Provincial de Chupaca

quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL

Municipalidad Provincial de Chupaca

quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL

ACTIVIDADES Planeamiento Ejecucin Informe de Auditora Total

N DE N HORAS PERSONAL HOMBRE 2 128 7 1072 7 480 07 1,680

Municipalidad Provincial de Chupaca

quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL

Ejecucin 24 176 264 264 264 80

Total 80 360 360 360 360 120 40 1,680

COSTO H/H (a) 20 10 6 8 4 10 16

Municipalidad Provincial de Chupaca

quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL

Chupaca, 31 de Enero de 2008

CPC. Wilmer Cabanillas Mendo Supervisor

CPC. Csar Gonzles Quilla Jefe de Equipo .

Municipalidad Provincial de Chupaca

quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL

Municipalidad Provincial de Chupaca

quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL

Municipalidad Provincial de Chupaca

quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL

Municipalidad Provincial de Chupaca

quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL

Municipalidad Provincial de Chupaca

quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL

Municipalidad Provincial de Chupaca

quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL

Municipalidad Provincial de Chupaca

quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL

en la situacin financiera de la misma

Municipalidad Provincial de Chupaca

quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL

Municipalidad Provincial de Chupaca

quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL

Municipalidad Provincial de Chupaca

quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL

Municipalidad Provincial de Chupaca

quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL

Municipalidad Provincial de Chupaca

quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL

Municipalidad Provincial de Chupaca

quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL

Municipalidad Provincial de Chupaca

quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL

Municipalidad Provincial de Chupaca

quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL

Municipalidad Provincial de Chupaca

quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL

Municipalidad Provincial de Chupaca

quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL

Municipalidad Provincial de Chupaca

quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL

Municipalidad Provincial de Chupaca

quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL

Municipalidad Provincial de Chupaca

quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL