Venezia

Servicio al Cliente
Manual de Capacitacin de Venezia POS

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Contenido
Presentacin........3 Objetivo..4 Dirigido a4 Tema 1: Inicio de la sesin de trabajo......5 La barra de herramientas.....6 Tema 2: Facturacin a clientes.......8 Tema 3: Devoluciones/cambio de mercanca del cliente...10 Gua rpida de servicio al cliente.....12

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Presentacin
Estimado Compaero: Me es grato darte a conocer el inicio formal del Proyecto m@s, un gran esfuerzo que consiste en mejorar, actualizar y sistematizar tecnolgicamente las operaciones, servicios e infraestructura de nuestro Sistema Integral de Tiendas y Farmacias (SITyF) a travs de redisear sus procesos, actualizar su sistema de ventas y lograr integrar la informacin. El Proyecto m@s busca conformar una estructura comercial que refleje confianza y transparencia hacia nuestros tres ejes fundamentales: trabajadores, clientes y proveedores. Para nuestros trabajadores, elemento fundamental del SITyF, buscamos contribuir a su desarrollo profesional y compartirles nuestra visin con claridad. Con nuestros clientes, mejoraremos nuestros procesos para ofrecerles servicios y productos de calidad y convertirnos en su mejor opcin de compra. Con los proveedores, desarrollaremos alianzas adecuadas, buscando ofrecer precios inferiores a los del mercado para fortalecer la economa familiar. El Proyecto m@s es ya un compromiso de todos. Slo con tu esfuerzo y colaboracin seremos capaces de lograr que este proyecto se consolide para que el SITyF alcance la competitividad y sea un lugar donde todos podamos crecer y desarrollarnos. Recibe un cordial saludo.

Ral Njera Esquivel Director del SITyF

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Objetivo
Operar de manera eficiente la estacin de servicio del sistema Venezia Pos (Punto de Venta) del rea de servicio al cliente para realizar gestiones de facturacin, devoluciones, cambio de mercanca y elaboracin de notas con el fin de proporcionar una mejor atencin a derechohabientes, pensionados, jubilados y clientes en general.

Dirigido a
Personal de Servicio a Clientes Gerentes Quin Realice la funcin

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Tema 1: Inicio de la sesin de trabajo

Al encender el equipo automticamente se ejecutar el programa. Si por alguna razn termina la aplicacin se puede hacer lo siguiente:

1. Entrar al men Inicio de la barra de tareas. 2. Presione la tecla <enter> en Programas y seleccione Venezia Pos. 3. Presione la tecla <enter> o presione la tecla <Tab> hasta que se vea un recuadro sobre el texto del
icono correspondiente a Papelera de reciclaje.

4. Presione la tecla de <flecha izquierda> hasta colocarse en el icono de la aplicacin Venezia PO. 5. Presione la tecla <enter>.
Con estos pasos se presentar la Ventana de Inicio del programa:

6. Ingrese su clave de usuario y contrasea. Es tarea de cada operador (RPV), supervisor o quien
realice la funcin, utilizar el usuario asignado y contrasea registrada.

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La barra de herramientas
La barra de herramientas proporciona una forma sencilla y rpida de acceso a las diversas funciones de la aplicacin, ya que sus teclas de funcin estn localizadas al lado derecho del teclado:

El botn <F2> Apertura y Cierre de Tienda; permite el acceso a los mdulos de Arqueo, Corte final, Corte final todos y Depura contable, lo cual es utilizado para la entrega del corte de caja o entrega del efectivo y documentos recabados por cada operador. El botn <F4> Estacin de Servicio inicia la operacin de administracin, ventas, devoluciones del cliente, etc. El botn <F5> Reportes, permite consultas acerca de operaciones realizadas hasta el momento de ventas, devoluciones del cliente o reservaciones, as como su impresin. En el botn <F6> Administracin se encuentra todo lo relacionado a la configuracin con formas de pago, tarjetas de crdito, estructura comercial, seguridad (acceso a usuarios), descuentos a clientes, servicios y promociones especiales. En el botn <F7> Parmetros se encuentra la informacin referente al formato de la nota, configuracin de la estacin de servicio y parmetros para la operacin del sistema. En el botn <F8> Procesos Especiales se encuentran los procesos para hacer la compactacin y reparacin de la base de datos que es utilizada por el sistema. En el botn <F9> Interfases se puede hacer la interfaz entre el Back Office y POS, actualizacin de artculos, precios o alta de proveedores. El botn <F12> Opciones muestran en general las funciones anteriores, adems de otras tales como modo entrenamiento, bitcora o cambio de idioma. El botn <F1> Ayuda muestra el archivo de ayuda de la aplicacin. El botn <F3> Salir permite salir de la aplicacin. En el caso de servicio al cliente, slo estarn habilitado los botones F4, F5, F1 Y F3.

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Una vez que ha iniciado el sistema y se ha escrito la clave de usuario y contrasea, se muestra la barra de herramientas para entrar a Estacin de Servicio. Pulse la tecla <F4> y se presenta la pantalla de facturacin a clientes.

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Tema 2: Facturacin a clientes

Esta opcin permite facturar una venta o elaborar una nota de crdito. Los pasos necesarios para realizar una factura de venta son:

1. Presione la tecla <F4> Factura.

En el primer cuadro, llamado combo, se encuentran las opciones para seleccionar el tipo de transaccin que se va a facturar. Estas pueden ser de una venta o una nota de crdito y se les asigna un folio de impresin consecutivo, definido previamente en el parmetro de operacin Control de Consecutivo de Facturas por Caja.

2. Escriba el nmero de nota y el nmero de caja (POS) donde se realiz la transaccin, los cuales se
encuentran en la parte inferior del ticket. Se tiene la opcin de Imprimir. Si se quita esta seleccin no generara el documento impreso, sin embargo marcara la operacin como tal y no permitira realizar una factura posterior. Tambin se tiene la posibilidad de seleccionar que se impriman todos los artculos del ticket automticamente; o bien, si se quita esta opcin aparecer un cuadro de texto para escribir el concepto que ser impreso en la descripcin, tal como Segn ticket anexo. Adems, cuando se generan notas de crdito o devoluciones, el sistema permite imprimir los datos de la venta a la que se le aplic la nota de crdito o devolucin.

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3. Seleccione el botn <Aceptar> y el sistema le solicitar los datos del cliente al que se le va a
facturar. Se muestra la pantalla de datos del cliente donde puede seleccionar uno, si ya ha sido registrado previamente; o bien, haciendo una bsqueda por nombre o dando de alta uno nuevo al seleccionar el botn <Nuevo>

Existen datos que son requeridos para seguir avanzando entre las diferentes cejas de Identificacin, Direcciones, Adicionales, Histrico y Accin. Sin el llenado de estas cejas, no se permite terminar la captura de datos tales como el RFC, el nombre, la direccin, telfono, etc. Para pasar de una a otra ceja, se utiliza el botn <Siguiente> y para regresar <Atrs>. Una vez que termine la captura, en la ceja Accin presione el botn <Terminar>. Al terminar el sistema mostrar la pantalla siguiente.

4. Presione el botn Aceptar para terminar el proceso.

Si por alguna razn la factura no qued correctamente impresa, presione el botn Cancelar y la factura se reimprime nuevamente. Este procedimiento es el mismo para elaborar las notas de crdito por devolucin.

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Tema 3: Devoluciones/cambio de mercanca del cliente

En el caso de que el cliente requiera un cambio fsico de la mercanca debido a que se encuentra en mal estado, verifique que exista el artculo en el ticket de compra del cliente y se pasar a piso por otro artculo igual. Si no hay existencia del producto se procede a la devolucin del importe correspondiente (ver Cambio de documentos del manual de capacitacin del Supervisor). Cuando se requiere un cambio por otro modelo, talla, color, sabor o alguna caracterstica que hace que sea otro artculo, debe realizarse una devolucin con objeto de mantener correctamente el stock de existencias de cada artculo. Siempre que se requiera hacer una devolucin el sistema preguntar por el nmero de nota (ticket) a la que se le debe aplicar.

1. Presione la tecla <F7> Devoluciones en la pantalla principal de Estacin de Servicio y el sistema

mostrar la pantalla para relacionar la devolucin con una venta previamente registrada.

2. Escriba el nmero de la nota a la que se aplicar la devolucin o con la que se relaciona, as como el
nmero de caja donde se elabor la venta. Estos nmeros se encuentran impresos en la parte inferior del ticket.

3. Presione <Aceptar> y el sistema mostrar la pantalla Devoluciones que es parecida a la de Ventas.

Tambin aparecern los botones en color rojo y la leyenda Devoluciones en la parte inferior izquierda.

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4. Capture los cdigos de los artculos a devolver, ya sea por medio de scanner, realizando la captura
de los cdigos a devolver o bsquedas por descripcin. Como se hace referencia a una venta previamente registrada, solo podrn capturarse cdigos registrados en dicha venta (ticket). Para realizar la devolucin de varias piezas de un artculo debe pasar por el scanner o capturar el cdigo del artculo las veces necesarias para hacer la devolucin total de los artculos.

5. Presione la tecla <F3> Forma de Pago. En este momento el sistema le solicitar los datos del cliente
que hace la devolucin. De la misma forma en que se realiza para una factura, el sistema muestra la pantalla de clientes en la que puede seleccionar el cliente, si ste ya ha sido registrado previamente, hacer una bsqueda por nombre. Tambin podr dar de alta uno nuevo al seleccionar el botn <Nuevo> como se muestra a continuacin:

6. Capture los datos de los artculos y presione el botn <Terminar> de la ceja Accin.
Existen datos mnimos para seguir avanzando entre las diferentes cejas (Identificacin, Direcciones, Adicionales, Histrico y Accin) sin las cuales no se permite terminar. Para pasar de una a otra ceja se utiliza el botn <Siguiente> y para regresar el botn <Atrs>.

7. Presione el botn <Aceptar> y se imprimir el ticket de la devolucin.

En el caso de cambio de artculo, el ticket de devolucin puede ser utilizado como una forma de pago en caja.

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Gua rpida de servicio al cliente

(Tarjeta de referencia rpida)

Para realizar facturas de ventas

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Ingrese a Proceso de Ventas y seleccione <F4> Factura. Ingrese el nmero de nota y nmero de caja. Verifique el Filtro de Ventas y presione el botn Aceptar. Capture el nmero del cliente o nombre del cliente en el campo de Identificacin del Cliente. Presione la tecla <Enter>, abra el filtro y seleccione Nuestro Cliente. Ingrese datos solicitados por el sistema. Presione tecla <Av Pag> o <Siguiente> hasta llegar a la pestaa Accin. Presione Finalizar. Presione Aceptar si la impresin de la factura fue correcta.

Para devoluciones

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Ingrese a Proceso de Ventas y seleccione <F4> Factura. Presione <F7> Devolucin. Ingrese el nmero de nota y nmero de caja. Presione Aceptar y capture los cdigos a devolver. Presione la tecla <F3> Terminar. Ingrese datos del cliente o presione la tecla <Esc> si no desea capturar los datos del cliente.

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