JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA (JKSM) MS ISO 9001: 2000 JKSM PP05

PROSEDUR KUALITI
PROSEDUR PENGURUSAN REKOD DAN FAIL
Disediakan Oleh: Tandatangan, Diluluskan Oleh: Tandatangan,

.. Jawatan : Ketua Pendaftar JKSM Tarikh : 5 Disember 2007

3 Jawatan : Ketua Pengarah/ Ketua Hakim Syarie JKSM Tarikh : 5 Disember 2007

KELUARAN: 3

TARIKH: 5 DISEMBER 2007

HELAIAN: 1/12

PENGURUSAN REKOD DAN FAIL

JKSM-PP05

1.

OBJEKTIF 1.1 Prosedur ini bertujuan untuk mengawal dan

memastikan rekod-rekod kualiti yang terlibat dengan pengurusan sistem kualiti sentiasa diurus dan diselenggara secara sistematik.

2.

SKOP 2.1 Digunapakai oleh JKSM dalam mewujud, mengurus, menyimpan dan melupuskan rekod-rekod kualiti jabatan.

3.

DEFINISI

BIL. 3.1

ISTILAH Surat

PENGERTIAN Bagi maksud prosedur ini, surat adalah termasuk memo dan lampiran kepada surat/memo dan fail serta dokumen rasmi yang lain seperti resit dan lain-lain yang disediakan secara dalaman oleh Cawangan Pentadbiran & Pengurusan Sumber Manusia, JKSM ataupun yang diterima daripada pihak luar. Bermaksud rekod-rekod berikut:
HELAIAN: 2/11

3.2
KELUARAN: 3

Rekod

TARIKH: 5 DISEMBER 2007

PENGURUSAN REKOD DAN FAIL

JKSM-PP05

BIL.

ISTILAH Kewangan

PENGERTIAN Buku Vot Buku Daftar Kakitangan Pegawai Dan

Laporan Penyata Penyesuaian Salinan Slip Gaji Salinan Pay Roll Salinan Penyata Potongan Gaji Salinan Baucer Jurnal Buku Daftar Cek Negara Malaysia Akauntan

Laporan Pengeluaran Cek Akauntan Negara Malaysia (C 600) Waran Peruntukan Rekod (Manual) Daftar Kenderaan Pinjaman Pinjaman

3.3

Salinan Dokumen Kenderaan Salinan Dokumen Komputer

Rekod Bermaksud rekod-rekod berikut: Pentadbiran Pekeliling/Surat Pekeliling Laporan Kontrak Fail-fail berkaitan
HELAIAN: 3/11

KELUARAN: 3

TARIKH: 5 DISEMBER 2007

PENGURUSAN REKOD DAN FAIL

JKSM-PP05

4.

SINGKATAN

BIL. 4.1 4.2 4.3

SINGKATAN KHS PCPPSM PPCPPSM Ketua Syarie

PENGERTIAN Pengarah/Ketua Hakim

Pengarah Cawangan Pentadbiran dan Pengurusan Sumber Manusia Penolong Pengarah Cawangan Pentadbiran dan Pengurusan Sumber Manusia Ketua Pembantu Pentadbiran Tadbir

4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11

KPT (T) PT(T) PAR ARKIB AUDIT JANM BPR JKSM

Pembantu Tadbir Pentadbiran Pembantu Am Rendah Arkib Negara Malaysia Jabatan Audit Negara Jabatan Malaysia Akauntan Negara

Badan Pencegah Rasuah Jabatan Malaysia Kehakiman Syariah

KELUARAN: 3

TARIKH: 5 DISEMBER 2007

HELAIAN: 4/11

PENGURUSAN REKOD DAN FAIL

JKSM-PP05

5.

RUJUKAN 5.1 Manual Kualiti Seksyen: - Kawalan Proses - Kawalan Rekod Kualiti 5.2 5.3 5.4 5.5 Akta Arkib Negara No. 44 Tahun 1996 Senarai Fail JKSM. Surat Pekeliling Am bil. 1 Tahun 1977 Peraturan Pemeliharaan Rekod-Rekod Kerajaan Arahan Keselamatan Kerajaan Malaysia

6.

TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN Penerimaan Surat Dalaman:-

PT(T)

1. Menerima semua surat rasmi dalaman yang dialamatkan kepada penerima di Cawangan Pentadbiran dan Pengurusan Sumber Manusia JKSM. 2. Merekodkan ke dalam buku daftar surat menyurat (seperti Lampiran 1).

KELUARAN: 3

TARIKH: 5 DISEMBER 2007

HELAIAN: 5/11

PENGURUSAN REKOD DAN FAIL

JKSM-PP05

TANGGUNGJAWAB PT(T)

TINDAKAN Penerimaan Surat Luaran:1. Menerima semua surat luaran. Cop tarikh penerimaan surat. 2. Daftar surat-surat ke dalam buku daftar. 3. Serah surat kepada Datuk KP, Ketua Pendaftar dan Pengarah PPSM. Penyelenggaraan Surat-Surat:-

KPT(T)/PT(T) PT(T)

1. Menerima dan meneliti kandungan surat dan ambil tindakan berikut: Menyisih surat mengikut nama penerima dan menyerahkan kepada cawangan-cawangan berkaitan. Dapatkan fail berpandukan senarai daftar fail Jika surat memerlukan tindakan lanjut, arahkan PT (T) masukkan surat ke dalam fail untuk tindakan pegawai yang berkenaan. Jika surat tidak memerlukan tindakan lanjut, arahkan PT (T) masukkan surat ke dalam fail untuk disimpan.

KELUARAN: 3

TARIKH: 5 DISEMBER 2007

HELAIAN: 6/11

PENGURUSAN REKOD DAN FAIL

JKSM-PP05

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN 2. Semua pergerakan fail hendaklah direkodkan dalam borang pergerakan fail. 3. Masukkan surat-surat ke dalam fail. Sekiranya fail belum wujud, hendaklah merujuk kepada PT(T) dan berpandukan kepada senarai fail cawangan pentadbiran JKSM dan Arahan Keselamatan membuka fail baru seperti berikut:

PT(T)

1. Fail Putih - Peribadi - Fail Am (Terbuka] (tajuk ditulis di kulit fail]

KPT(T)

2. Fail Hijau - Sulit (tajuk ditulis di sebelah dalam) - Setiap Fail baru yang dibuka, direkodkan ke dalam Buku Daftar Fail JKSM. 3. Semua pergerakan fail direkodkan dalam borang pergerakan fail.

PT(T)

4. Terima fail dan simpan di tempat yang telah ditetapkan dan berlabel setelah tindakan diambil.

KELUARAN: 3

TARIKH: 5 DISEMBER 2007

HELAIAN: 7/11

PENGURUSAN REKOD DAN FAIL

JKSM-PP05

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN Penghantaran Surat-Surat

PT(T)

1. Terima surat untuk dihantar keluar masukkan ke dalam sampul serta berpandukan Arahan Keselamatan Kerajaan Malaysia. 2. Terima surat hendak dihantar dengan tangan, rekod dalam buku daftar penghantaran surat dengan tangan. 3. Timbang surat menggunakan mesin frangking untuk menentukan nilaian bayaran setiap surat.

PT(T) PAR PT(T)

4. Surat Pos Laju Hubungi pihak Pos Malaysia untuk penghantaran. 5. Hantar surat ke ditentukan/pos. alamat yang

6. Simpan salinan slip pos laju atau franking surat dalam kad akuan terima. Pelupusan Rekod-Rekod Kualiti

KPT(T)

1. Merujuk kepada Perintah Am dan Arahan Pentadbiran Bab 4 dan Bab 5.

KELUARAN: 3

TARIKH: 5 DISEMBER 2007

HELAIAN: 8/11

PENGURUSAN REKOD DAN FAIL

JKSM-PP05

TANGGUNGJAWAB KPT(T)/PT(T)

TINDAKAN Kaedah Penyimpanan Rekod 1. Kandungan terselamat daripada kehilangan atau keciciran. 2. Rekod-rekod juga hendaklah diperlihara daripada hujan atau banjir dan juga daripada serangga yang boleh merosakkan rekodrekod. 3. Sentiasa berhubung dengan Arkib Negara dapatkan khidmat nasihat tentang pemeliharaan rekod-rekod. Tempat Penyimpanan

KPT(T)/PT(T)

1. Rekod-rekod disimpan di Bilik Fail yang telah disediakan. Rekodrekod hendaklah diletak atas rakrak/kabinet yang bersesuaian sebagaimana yang disarankan oleh Arkib Negara Malaysia. Lokasi penyimpanan rekod dinyatakan di dalam Seksyen 8 setiap prosedur berkaitan.

KELUARAN: 3

TARIKH: 5 DISEMBER 2007

HELAIAN: 9/11

PENGURUSAN REKOD DAN FAIL

JKSM-PP05

TANGGUNGJAWAB KPT(T)

TINDAKAN Tempoh Penyimpanan 1. Rekod-rekod yang bernilai dan berumur lebih daripada 20 tahun perlu dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia. Rekod-rekod lain yang belum mencapai 20 tahun tetapi melebihi 5 tahun selepas penutupan dan tidak dikehendaki oleh Jabatan boleh dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia setelah disemak oleh jabatan sama ada ia masih berguna untuk disimpan. Rekod-rekod kualiti dikenalpasti dan tempoh penyimpanan dinyatakan di dalam Seksyen 8 setiap prosedur berkaitan.

7.

CARTA ALIRAN 7.1 Tiada

8.

REKOD KUALITI

BIL 1. 2. Buku surat

JENIS REKOD daftar penerimaan

LOKASI Cawangan Pentadbiran

TEMPOH 5 tahun

Buku daftar fail

TARIKH: 5 DISEMBER 2007 HELAIAN: 10/11

KELUARAN: 3

PENGURUSAN REKOD DAN FAIL

JKSM-PP05

BIL 3. 4. 5. 6.

JENIS REKOD Buku daftar penghantaran Surat dengan tangan Borang Akuan terima Borang pos laju

LOKASI

TEMPOH

Unit Surat kelulusan pelupusan Kewangan daripada: dan - ARKIB Cawangan - AUDIT Pentadbiran - BPR

7 tahun

9.

LAMPIRAN

9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6

Lampiran 1 Lampiran 2 Lampiran 3 Lampiran 4 Lampiran 5 Lampiran 6

Format Buku Daftar Surat-Menyurat Borang Pergerakan Fail Format Kertas Minit Format Doket Manual Format Buku Daftar Penghantaran Surat Dengan Tangan Format Buku Daftar Surat Pos Laju

KELUARAN: 3

TARIKH: 5 DISEMBER 2007

HELAIAN: 11/11