Universidade Federal de Minas Gerais Instituto de Cincias Exatas Departamento de Cincia da Computao

Manuel Jorge Maciel Tavares de Souza

MONOGRAFIA EM SISTEMAS DE INFORMAO Aplicao de Tcnicas de Criao de Mtricas para Software no Desenvolvimento de Indicadores de Desempenho para Gesto de Processos de Negcios

Belo Horizonte MG 2012 / 1o semestre

Universidade Federal de Minas Gerais Instituto de Cincias Exatas Departamento de Cincia da Computao Curso de Bacharelado em Sistemas de Informao

Aplicao de Tcnicas de Criao de Mtricas para Software no Desenvolvimento de Indicadores de Desempenho para Gesto de Processos de Negcios

por

Manuel Jorge Maciel Tavares de Souza

Monograa em Sistemas de Informao

Apresentado como requisito da disciplina de Monograa em Sistemas de Informao do Curso de Bacharelado em Sistemas de Informao da UFMG

Profo . Clarindo Isaas Pereira da Silva e Pdua, PhD Orientador

Assinatura do aluno: Assinatura do orientador:

Belo Horizonte - MG 2012 / 1o semestre

 Deus e minha famlia, me, pai, irm e esposa, dedico este trabalho.

Agradecimentos

Agradeo aos meus pais, pelo investimento de uma vida inteira. minha esposa, pela pacincia e innita colaborao. Ao Eduardo, pelo tema. Aos amigos de curso: Bruno, Charles, Wesley, Luam, David, Gustavo, Balbino e Cludio, pelos momentos inesquecveis no campus e fora dele. E aos colegas de trabalho, pelo grande incentivo.

ii

O melhor momento da echa no o de sua insero no alvo, mas o da trajetria entre o arco e a chegada passeio fremente. Anbal Monteiro Machado

iii

Sumrio

Lista de Figuras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . vi Lista de Tabelas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . vii Lista de Siglas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . viii Resumo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ix Abstract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . x

1 INTRODUO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 2 REFERENCIAL TERICO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.2 Criao de Indicadores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Goal-Question-Metric . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Goal-Driven Software Measurement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Practical Software Measurement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Avaliao de indicadores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

3 METODOLOGIA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 3.1 3.2 Tipo de Pesquisa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Procedimentos metodolgicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

4 DESENVOLVIMENTO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 4.1 4.2 4.3 Escolha da tcnica para criao de mtricas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Escolha do Processo de Negcio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Aplicao do GDSM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 iv

4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.3.5 4.3.6 4.3.7

Identicao de metas de negcio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Identicao do que se deseja aprender . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Identicao de submetas, que renam as metas de negcio . . . . . . . . . 26 Identicao de entidades e atributos envolvidos . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Formalizao de metas de medio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Identicao de perguntas e indicadores relacionados s metas me medio . 30 Identicao de elementos de dados a serem coletados para construo dos indicadores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

4.3.8

Denio e padronizao das medidas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

5 RESULTADOS E DISCUSSO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 6 CONCLUSO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Referncias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Lista de Figuras

Figura 1

Modelo GQM

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Figura 2

Modelo GDSM

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Figura 3

Modelo PSM

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Figura 4

Mapa Estratgico ALMG

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Figura 5

Indicador 1 Proposies devolvidas por tipo de erros

. . . . . . . . . . . . . . . . 31

Figura 6

Indicador 2 Proposies por gabinete

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Figura 7

Indicador 3 Tempo mdio de envio

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Figura 8

Indicador 4 Tempo de envio por gabinete

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

vi

Lista de Tabelas

Tabela 1

Objetivos Organizacionais

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Tabela 2

Recebimento de Proposies

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Tabela 3

Recebimento de Proposies - Entidades

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Tabela 4

Recebimento de Proposies - Entidades e Perguntas

. . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Tabela 5

Agrupamento de Perguntas

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Tabela 6

Melhorar a qualidade do texto das proposies - Texto da Proposio Atributos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Tabela 7

Melhorar a qualidade do texto das proposies - Reviso - Atributos

. . 28

Tabela 8

Garantir a entrega do texto em formato eletrnico - Digitao - Atributos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

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Lista de Siglas

GQM GDSM NASA PSM ALMG

Goal-Question-Metric Goal-Driven Software Measurement National Aeronautics and Space Administration Practical Software Measurement Assembleia Legislativa de Minas Gerais

viii

Resumo

A mudana pela qual passam as instituies pblicas brasileiras, saindo de um modelo de Administrao Burocrtica para um modelo de Administrao Gerencial, no qual ecincia deve ser um dos objetivos do gestor, tem criado grandes desaos. Nesse modelo, a gesto por resultados um pressuposto e em organizaes com pouca maturidade em gesto de processos, como a maioria das instituies pblicas brasileiras, isso pode ser um problema, j que a criao de bons indicadores de desempenho um ponto crucial para o atingimento dos resultados esperados. O processo de software, porm, possui metodologias bem consolidadas para criao de mtricas, e este trabalho se prope a utilizar alguma dessas tcnicas na criao de indicadores de desempenho para gesto de processos de negcios, especicamente da Assembleia Legislativa de Minas Gerais. Palavras-chave: Processo de negcio, processo de software, mtricas de software, indicador de desempenho.

ix

Abstract

The change which is passing Brazilian public institutions, leaving a Bureaucratic Administration model to a Administrative Management where eciency should be one of the goals of the manager, has created major challenges. In this model, result oriented management is an assumption and in organizations with low maturity in process management, like most public brazilian institutions, this can be a problem since the creation of good indicators is a crucial point for reaching the expected results. The software process, however, has well-established methodologies for creating metrics, and this paper try to use one of these techniques in the creation of performance indicators for business process, specically of the Legislative Assembly of Minas Gerais. Keywords: Bussiness process, software process, software metric, perfomance indicator.

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INTRODUO

A atual sociedade da informao (1), na qual os sistemas de informao so mais parte que suporte ao negcios, traz grande desaos para os gestores das organizaes. Em um mundo onde as distncias so cada vez menores e o acesso ao conhecimento s aumenta, a concorrncia torna-se global. E no s o setor privado sente esses impactos, tambm no setor pblico h uma grande quebra de paradigma, no qual a populao cobra mais transparncia e ecincia dos governantes. Grande exemplo dessa mudana no setor pblico a Emenda Constitucional no 19, conhecida como Reforma Administrativa, que entre seus dispositivos, alterou o texto do caput do art. 37o da Constituio Federal de 1988, incluindo a ecincia como um dos princpios da administrao pblica direta e indireta. Para atender a esse princpio preciso avaliar continuamente a qualidade dos produtos ou servios gerados, sempre considerando todos os aspectos envolvidos: concorrentes, fornecedores, legislao, clientes etc. As organizaes devem compreender como seus negcios funcionam e como se relacionam com seus stakeholders e utilizar essas informaes para melhorar sua atuao. Uma das ferramentas para avaliar e aprimorar a atuao das organizaes a Gesto por Processos. Esse sistema de gesto cria um modelo da organizao sob a tica dos processos, ou seja, conjuntos de atividades que so realizadas sobre uma entrada (bem tangvel ou intangvel) agregando valor a ela entrada e produzindo uma sada. Aps a criao do modelo citado acima, h uma momento dedicado criao de indicadores de desempenho do processo, que deve levar em considerao os requisitos das entradas, sadas e das atividades do processo, alm dos objetivos organizacionais denidos no planejamento estratgico. A criao de indicadores, apesar de ser um momento crucial, uma vez que, atravs deles, mede-se o desempenho e identica-se pontos de melhoria, no possui uma metodologia ou tcnica bem consolidada que guie os gestores na realizao dessa tarefa. Alm disso, a falta de maturidade das instuies, principalmente as pblicas, na Gesto por

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Processos, torna esse quadro ainda mais complicado. Por outro lado, nos processos de desenvolvimento e gerenciamento de software, h um conjunto de tcnicas bem consolidadas para a criao de mtricas para avaliaes de esforo, custo, qualidade entre outras. Entre elas pode-se citar GQM Goal-QuestionMetric (2) e GDSM Goal-Driven Software Measurement (3). Uma vez que essas mtricas tm grande semelhana com o conceito dos indicadores descritos acima, neste trabalho procura-se utilizar alguma delas na criao de indicadores para processos de negcios. Os processos de negcio avaliados aqui sero obtidos da Assembleia Legislativa de Minas Gerais, que tem se movimentado no sentido de implantar modelos de Gesto por Processos e Gesto por Resultados. Aps a denio do processo e da tcnica de criao de mtricas, ela ser aplicada e os indicadores criados sero examinadas quanto s suas qualidades de defeitos.

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REFERENCIAL TERICO

2.1

Criao de Indicadores
Medio de desempenho algo fundamental para as instituies que desejam

gerenciar seus processos com melhor ecicia. As medidas servem basicamente para: caracterizar ganhar conhecimento sobre entradas, processos, produtos e ambiente; avaliar vericar status de processos e projetos; prever o histrico de medidas ajuda a predizer cenrios e auxilia na tomada de deciso; melhorar identifcar pontos forte e fracos com vistas a otimizar os processos. O processo de software possui algumas metodologias para auxiliar na criao dessas medidas e nesse trabalho foram avaliadas trs delas, com vistas a escolher uma para vericao de sua aplicabilidade para processos de negcio em geral.

2.1.1

Goal-Question-Metric
A abordagem GQM assume que para que as organizaes possam criar medidas

ecazes, devem primeiro denir seus objetivos para s ento vericar e coletar os dados que caracterizem essa medidas operacionalmente. A abordagem foi denida originalmente para a criao de medidas para avaliao de defeitos para um conjunto especco de projetos da NASA, mas seu uso foi extendido para um contexto mais amplo, podendo ser utilizada em basicamente qualquer processo de medio. A aplicao do GQM possui a caracterstica top-down, com trs passos: 1. Denir um conjunto de metas que a organizao deseja atingir. As metas so compostas por um objeto (entrada, processo, produto etc), um objetivo (conhecer, melhorar, reduzir etc) e um ponto de vista (gerente do projeto, diretor da empresa etc).

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Geralmente as metas esto relacionadas a questes de relevncia para a organizao, como satisfao, qualidade e produtividade. 2. Criar uma srie de perguntas que se respondidas possam ajudar a organizao a saber se as metas denidas sero ou no atingidas. 3. Associar um conjunto de dados a cada questo com vistas a respond-la de forma quantitativa. Esses dados podem ser objetivos, se dependerem somente do objeto medido ou subjetivos, se dependerem tambm do ponto de vista de quem coleta os dados. A gura 1 mostra a aplicao do GQM:

Figura 1: Modelo GQM Essa abordagem possui as vantangens de garantir que as medies realizadas estejam de acordo com as metas, otimizando assim os custos com coleta de dados, e prover um framework de interpretao dos dados, bastando ler o modelo no sentindo bottom-up. Sua desvantagem que a aplicao depende de uma certa maturidade da organizao, uma vez que o processo depende da denio adequada das metas, passo inicial do processo.

2.1.2

Goal-Driven Software Measurement

Essa uma abordagem que estende o paradigma GQM, minimizando a diculdade

que empresas com pouca maturidade em gesto por processos poderiam ter, uma vez que dene um passo a passo detalhado para a criao das metas de mensurao a partir das metas de negcio da organizao. A estrutura desse processo composta por dez passos: 1. Identicao de metas de negcio;

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2. Identicao do que se deseja aprender; 3. Identicao de submetas, que renam as metas de negcio; 4. Identicao de entidades e atributos envolvidos; 5. Formalizao de metas de medio (Passo inicial do GQM); 6. Identicao de perguntas e indicadores relacionados s metas me medio; 7. Identicao de elementos de dados a serem coletados para construo dos indicadores; 8. Denio e padronizao das medidas; 9. Identicao de aes necessrias para a implementao do procesos de medio; 10. Preparao de um plano para implementao do processo. Os passos 1 a 5 do GDSM tm como objetivo gerar uma estrutura de informaes que sirva como base para a criao das metas de mensurao. Os passos 6, 7 e 8 so basicamente a aplicao do GQM. E nalmente, os dois ltimos passos criam um conjunto de medidas para aplicao das medidas na organizao. A gura 2 mostra a aplicao do GDSM:

Figura 2: Modelo GDSM Como j dito, a vantagem do GDSM, prover uma abordagem mais detalhada que permite, mesmo a instituies com pouca maturidade em gesto por processo, criar metas de mensurao adequadas e relacionadas s metas de negcio.

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2.1.3

Practical Software Measurement

O Practical Software Measurement Project (4) um projeto patrocinado pelo

Departamento de Defesa e pelo exrcito norte-americanos, que tem como objetivo estabelecer um conjunto de prticas, ferramentas e servios para auxiliar os gerentes de projetos a obter informaes objetivas sobre os projetos em andamento, sempre com a nalidade de atinjir suas metas de prazo, custo e qualidade. A sua estratgia reunir as prticas de maior sucesso na rea de mensurao em software para compor um processo nico, que possa ser utilizado como guia para a implantao de uma poltica de medio em organizaes. O PSM considera que para que as atividades de mensurarao tenham sucesso, devem ter duas caractersticas: alinhamento entre as atividades de coleta, anlise e divulgao dos dados com as necessidades de informao dos responsveis pela tomada de decies; e a existncia de um processo de mensurao bem estruturado e documentado, que dena com preciso as atividades de medio. A estrutura do PSM possui ento dois modelos, um de informao que determina como as medidas devem ser especicadas para atender s demandas de informao e um de processo que especica como o procedimento de mensurao deve ser conduzido. O modelo de informao um mecanismo para mapear as necessidades de informao em termos dos atributos de processos ou de produtos. Esse atributos devem possuir denies claras de como sero quanticados e combinados para formar indicadores que forneam a base para as tomadas de deciso. Para tal, as medidas so denidas em trs diferentes nveis: Medidas Bsicas medidas obtidas diretamente da observao das entidades do produto ou processo que est sendo medido; Medidas Derivadas valores obtidos a partir da aplicao de algoritmos ou funes matemticas que combinam duas ou mais medidas (bsicas ou derivadas); Indicadores viso de um conjunto de medidas em um formato (geralmente grco ou tabular) voltado para o atendimento de uma ou mais necessidades de informao. A gura 3 mostra a aplicao do modelo de informao do PSM:

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Figura 3: Modelo PSM O PSM possui possui como caraccterstica uma melhor aplicabilidade ao controle de projetos e alm disso, exige um nvel de maturidade maior da organizao que for utiliz-lo. No caso desse trabalho, ambas a caractersticas podem ser encaradas como desvantagens.

2.2

Avaliao de indicadores
Aps a criao dos indicadores necessrio utilizar algum parmetro para denir

sua qualidade. Neste trabalho sero utilizados o Manual para contruo de indicadores (5) da GESPUBLICA Secretria de Gesto Pblica e o Guia Metdologico para Indicadores de Programas (6) do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto. Segundo esses documentos, indicadores precisam possuir algumas caractersticas bsicas, dentre elas: Importncia fornece informaes sobre as principais variveis estratgicas e prioridades denidas de aes, produtos ou impactos esperados; Validade capacidade de representar, com a maior proximidade possvel, a realidade que se deseja medir e modicar. Um indicador deve ser signicante ao que est sendo medido e manter essa signicncia ao longo do tempo; Conabilidade indicadores devem ter origem em fontes conveis, que utilizem metodologias reconhecidas e transparentes de coleta, processamento e divulgao;

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Simplicidade indicadores devem ser de fcil obteno, construo, manuteno, comunicao e entendimento pelo pblico em geral, interno ou externo; Economicidade capacidade do indicador de ser obtido a custos mdicos. A relao entre os custos de obteno e os benefcios advindos deve ser favorvel; Sensibilidade capacidade que um indicador possui de reetir tempestivamente as mudanas decorrentes das intervenes realizadas; Estabilidade capacidade de estabelecimento de sries histricas estveis que permitam monitoramentos e comparaes; Comparabilidade os indicadores devem ser facilmente comparveis com as referncias internas ou externas, bem como com sries histricas de acontecimentos; Auditabilidade qualquer pessoa envolvida no processo deve sentir-se apta a vericar a boa aplicao das regras de uso dos indicadores (obteno, tratamento, formatao, difuso, interpretao). Alm disso, necessrio identicar se a escolha do indicador atende s expectativas de seus pblicos de interesse, como os rgos setoriais, rgos centrais, rgos de controle e outros possveis interessados, de modo a assegurar a relevncia do indicador proposto.

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METODOLOGIA

3.1

Tipo de Pesquisa
O projeto proposto pode ser classicado, do ponto de vista de sua natureza, como

pesquisa aplicada, pois objetiva gerar conhecimentos para aplicao prtica dirigidos soluo de problemas especcos, no caso, a criao de indicadores de desempenho. Do ponto de vista da forma de abordagem o trabalho classicado como qualitativo pois no procura traduzir em nmeros os resultados nem exige tcnicas estatsticas, mas procura demonstrar a viabilidade da aplicao das tcnicas de criao de mtricas para a criao de indicadores. Com base em seus objetivos, o projeto apresentado exploratrio, pois vrias tcnicas sero analisadas para se denir qual ser utilizada na etapa prtica do trabalho. Finalmente, do ponto de vista dos procedimentos tcnicos, se assemelha mais a pesquisa bibliogrca uma vez que ser elaborada a partir de material j publicado e consolidado.

3.2

Procedimentos metodolgicos
O procedimento metodolgico est descrito nas etapas abaixo.

1. Reviso Bibliogrca Pesquisa na literatura sobre as tcnicas de criao de mtricas para software e sobre os requisitos para criao de indicadores de desempenho de processos de negcio. 2. Denio da Tcnica a Ser Utilizada Anlise das tcnicas estudadas e denio de qual ser utilizada na criao dos indicadores. Nessa etapa sero explicitados os critrios para escolha. 3. Escolha do Processo de Negcios Avaliao dos processos de negcio da ALMG e denio de qual ser utilizado no projeto. Aqui tambm devero ser explicitados os critrios para escolha.

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4. Criao dos Indicadores Utilizao da tcnica escolhida para criao dos indicadores. Nesta etapa a metodologia usada para a criao das mtricas de software poder ser adaptada para atender aos objetivos do trabalho 5. Avaliao dos Resultados Nesta etapa ser avaliado se os indicadores criados obedecem aos requisitos de indicadores de processos de negcios. Essencialmente sero utilizados os manuais da GESPBLICA, que atualmente auxiliam os gestores das instituies pblicas na criao de seus indicadores.

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DESENVOLVIMENTO

Este captulo descreve a realizao do trabalho, detalhando as etapas denidas na metodologia.

4.1

Escolha da tcnica para criao de mtricas

Como descrito no referencial terico, foram estudadas trs tcnicas de criao de

mtricas para indicadores, Goal-Question-Metric, Goal-Driven Softeware Measurement e Practical Software Measurement. Cada uma delas possui suas vantagens e desvantagens, mas o ponto crucial avaliado para a escolha foi a facilidade de aplicao em instituies com pouca maturidade em gesto por processo. As instituies pblicas brasileiras passam por uma grande transformao e ainda no tm maturidade suente para aplicar metodologias mais complexas de gesto de processos e gesto por resultados, o que poderia desestimular os gestores a utilizar esse tipo de ferramenta. Dessa forma, o mtodo que exige menos maturidade, j que possui a abordagem mais detalhada, o Goal-Driven Software Measurement. Alm disso, parte da aplicao do GDSM se d pela aplicao do GQM, o que o torna mais completo. Portanto, a escolha nal simplesmente descartou o PSM, que alm de exigir maior maturidade, mais direcionado para criao de mtricas para projetos.

4.2

Escolha do Processo de Negcio

A escolha da ALMG como instituio para aplicao da tcnica se d em fun-

o de a instituio ter denido em 2010 seu Direcionamento Estratgico (gura 4 1 ), alinhada mudana que vem ocorrendo na gesto pblica brasileira. Associado a esse Direcionamento Estratgico, vrios projetos foram criados com vistas a cumprir a misso
1

www.almg.gov.br

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institucional e alcanar a viso de futuro da instituio. Dois desses projetos podem ser destacados, pois muito se relacionam com o objeto de estudo desse trabalho: Gesto e Governana em Processos - Estabelecer modelo de gesto e governana em processos com vistas identicao, mapeamento e racionalizao de uxos e processos de trabalho no mbito da Assembleia Legislativa. Avaliao do Desempenho Institucional - Aprimorar o sistema de avaliao setorial, de modo a aferir o cumprimento de metas e contribuir para o alinhamento das atividades setoriais ao Direcionamento Estratgico.

Figura 4: Mapa Estratgico ALMG

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A escolha do processo para aplicao da tcnica se deu por um motivo prtico e outro simblico. Como a principal funo da ALMG produzir legislao, seria interessante que o processo escolhido tivesse algo a ver com a produo legislativa, esse o motivo simblico, e como o processo legislativo muito complexo e possui grande interferncia poltica, optou-se por escolher a primeira parte do processo como um todo, o Recebimento de Proposies, por ser mais simples e sofrer menos inuncia poltica. O Recebimento de Proposies responsvel por receber as proposies, na forma como descrito pela Resoluo no 5.176, de 6 de novembro de 1997 2 , public-las e encaminhar s devidas Comisses. A partir de ento ocorrer toda a tramitao que poder fazer com a proposio se torne ou no lei. Alm disso, um processo um tanto quanto complexo, que envolve um nmero grande de atividades e variveis, e que se no realizado com ateno pode levar a retrabalhos como publicaes de erratas e reformas de despachos que reetem inclusive no trabalho dos deputados.

4.3

Aplicao do GDSM
Denido o processo de negcio, a abordagem do GDSM pode ser aplicada. As

sees abaixo descrevem a aplicao dos 8 primeiros passos da tcnica. Os dois ltimos passos no foram executados pois tratam de denir aes e criar um plano para implantao das medidas, ao passo que esse trabalho se prope a demonstrar a aplicabilidade da tcnica para criao de indicadores para processos de negcio em geral.

4.3.1

Identicao de metas de negcio

Partindo do direcionamento estratgico da ALMG preciso ordenar as metas de

negcio da organizao e escolher uma delas para iniciar o processo de criao de indicadores. Como a instituio possui grande vis poltico, optou-se por trabalhar somente com os objetivos organizacionais, uma vez que os gestores tero maior liberdade para tomar aes na busca desses objetivos, em comparao com os objetivos nalsticos. A tabela 1 mostra os objetivos organizacioanis j ordenados segundo uma prioridade denida nesse trabalho.
2

Regimento Interno da Assembleia Legislativa de Minas Gerais

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Tabela 1: Objetivos Organizacionais # Objetivo/Meta 1 Melhorar a qualidade do gasto e aumentar a ecincia do Poder Legislativo 2 Disponibilizar os recursos necessrios para aprimorar o desempenho das atividades do Poder Legislativo 3 Inovar mediante a incorporao de melhores prticas e tecnologias de informao e comunicao 4 Direcionar a comunicao para a compreenso e a valorizao das atividades do poder legislativo 5 Promover a educao para a cidadania 6 Assegurar alto nvel de capacitao e desempenho do corpo gerencial e tcnico 7 Intensicar a articulao com as casas legislativas para o fortalecimento do Poder Legislativo

4.3.2

Identicao do que se deseja aprender

Esta fase do processo resultar em um conjunto de perguntas que devem ser

respondidas para se avaliar o atingimento das metas de negcio descritas acima. Desse passo em diante, escolheremos a meta nmero 1 para exemplicar o procedimento de criao de indicadores. A abordagem GDSM fornece uma ferramenta para a criao das perguntas dessa fase, chamada Lista Entidade-Pergunta. Essa ferramenta possui 5 etapas, a saber: 1. Selecionar uma meta de negcio Como j dito, a meta nmero 1 foi a escolhida; 2. Identicar pessoas ou grupos cujas preocupaes devero ser levadas em conta na criao dos indicadores. So essencialmente os usurios dos indicadores que sero criados Como optou-se pelo processo de recebimento de proposies, a pessoa identicada nessa etapa foi o Gerente do setor de Recebimento de Proposies; 3. Criar rascunho ou modelos mentais do processos mais relevantes que afetam e so afetados pela pessoa identicada no passo anterior, no caso o Gerente do setor de Recebimento de Proposies Obviamente nessa etapa descreve-se o processo de recebimento de proposies. A tabela 2 mostra as etapas desse processo que tem como entrada a proposio e como sada ou produto, a proposio recebida, publicada e encaminhada para a devida comisso;

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Tabela 2: Recebimento de Proposies Etapa 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Atividade Verio de aspectos formais Anlise de contedo Pesquisa de semelhana Anlise para despacho Ordenao e numerao provisria (nmero de projeto) Recolhimento de assinatura no despacho, durante a reunio de plenrio Numerao permanente ou renumerao Solicitao de arquivo eletrnico ou digitao Reviso e insero no Sistema de Textos Publicao

4. Listar as entidades importantes nesse processo (entradas, produtos, arefatos internos, atividades etc) - A tabela 3 representa essa lista de entidades; Tabela Tipo Entrada Entrada Sada Atividade Atividade Atividade Atividade Atividade Outros 3: Recebimento de Proposies - Entidades Entidade Texto da proposio Texto da proposio em formato eletrnico Texto da proposio publicado Anlise do texto Despacho Numerao Digitao Reviso Gabinetes

5. Para cada entidade deve-se criar um conjunto de questes que, se respondidas, ajudem a gerenciar o processo na direo de atingir a meta de negcio As perguntas criadas aqui esto listadas na tabela 4, que so o resultado dessa etapa do GDSM.

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Tabela 4: Recebimento de Proposies - Entidades e Perguntas Entidade Perguntas Texto da proposio bem redigido o texto da proposio? O texto da proposio possui os requisitos legais? Texto da proposio O texto da proposio em formato eletrnico sempre enviem formato eletrnico ado? O texto da proposio possui um formato padro? Texto da proposio Qual a qualidade do texto publicado? Qual o prazo de publipublicado cao? Anlise do texto Quanto tempo demora a anlise da proposio para a pesquisa? Quanto tempo demora a anlise da proposio para o despacho? Despacho Quanto tempo demora o despacho? Numerao Quanto tempo demora a remunerao? Com que frequncia necessria a renumerao? O sistema informatizado auxilia na tarefa de renumerao? Digitao Quanto tempo demora a digitao do texto de proposies? Com que frequncia necessria a digitao do texto de proposies? Reviso Quanto tempo demora a reviso do texto de proposies? realmente necessria a reviso do texto de proposies? Gabinetes Possuem acesso fcil? Enviam texto eletrnico com rapidez?

4.3.3

Identicao de submetas, que renam as metas de negcio

Nessa etapa deve-se renar as metas de negcio da organizao em submetas que

estejam diretamente relacionadas s atividades gerenciadas pelo usurio dos indicadores a serem criados, nesse caso o gerente do setor de Recebimento de Proposies. A lista de entidades e perguntas representada pela tabela 4 o ponto de partida dessa etapa. A ideia agrupar perguntas relacionadas e identicar o motivo que as relaciona. A partir desses grupos pode-se identicar submetas, sempre tendo em mente a meta de negcio que iniciou todo esse processo. A tabela 5 mostra os agrupamentos de perguntas e as submetas criadas.

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Tabela 5: Agrupamento de Perguntas Grupo Perguntas Texto da Pro- bem redigido o texto da proposio? O posio texto da proposio possui os requisitos legais? O texto da proposio em formato eletrnico sempre enviado? O texto da proposio possui um formato padro? Quanto tempo demora a digitao do texto de proposies? Com que frequncia necessria a digitao do texto de proposies? Quanto tempo demora a reviso do texto de proposies? realmente necessria a reviso do texto de proposies? Possuem acesso fcil os gabinetes? Enviam texto eletrnico com rapidez? Renumerao Quanto tempo demora a remunerao? Com que frequncia necessria a renumerao? O sistema informatizado auxilia na tarefa de renumerao? Publicao Qual a qualidade do texto publicado? Qual o prazo mdio de publicao?

Submeta Melhorar a qualidade do texto das proposies; Garantir a entrega do texto em formato eletrnico

Diminuir a quantidade de renumeraes; Facilitar o processo de renumerao Melhorar a ecincia do processo de publicao; Garantir a qualidade do texto publicado Melhorar a ecincia do processo de anlise e despacho

Anlise e Despacho

Quanto tempo demora a anlise da proposio para a pesquisa? Quanto tempo demora a anlise da proposio para o despacho? Quanto tempo demora o despacho?

4.3.4

Identicao de entidades e atributos envolvidos

Para cada submeta, deve-se ento denir suas entidades e atributos relacionados.

Aps esse passo, as metas de mensurao podero ser facilmente denidas para aplicao do GQM (trs ltimas etapas). Por simplicao, desse passo em diante s sero examinadas algumas das submetas criadas acima. As tabelas 6 a 8 demonstram as entidades e atributos para essas submetas.

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Tabela 6: Melhorar a qualidade do texto das proposies - Texto da Proposio - Atributos Submeta Melhorar a qualidade do texto das proposies Pergunta bem redigido o texto da proposio? O texto da proposio possui os requisitos legais? O texto da proposio possui um formato padro? Entidade Texto da Proposio Atributos Formato; Legibilidade; Nmero de pginas; Tipo de proposio

Tabela 7: Melhorar a qualidade do texto das proposies - Reviso - Atributos Submeta Melhorar a qualidade do texto das proposies Pergunta Quanto tempo demora a reviso do texto de proposies? realmente necessria a reviso do texto de proposies? Entidade Reviso Atributos Durao mdia do trabalho; Custo mdio; Quantidade mdia de erros encontrados nas revises

Tabela 8: Garantir a entrega do texto em formato eletrnico - Digitao - Atributos Submeta Garantir a entrega do texto em formato eletrnico Pergunta Quanto tempo demora a digitao do texto de proposies? Com que frequncia necessria a digitao do texto de proposies? Entidade Digitao Atributos Tempo mdio de digitao; Tempo mdio de formatao

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4.3.5

Formalizao de metas de medio

Aps a realizao de todas essas etapas, pode-se denir a meta de mensurao

para dar inicio aplicao do GQM. Para instituies com pouca maturidade no gesto por processos, alm de os passos anteriores darem o subsdio necessrio para essa etapa, ela produzem uma discusso muito saudvel sobre os processos da empresa e sobre sua relao com os objetivos estratgicos. Formalizar as metas de medio denir seus quatro componentes: Um objeto de interesse (entidade); Um propsito; Uma perspectiva; Uma descrio do ambiente e restries. O propsito pode ser entender, prever, planejar, comparar ou melhorar algum aspecto de produtividade ou qualidade dos objetos. A perspectiva identica quem est interessado na medida. Esse um ponto crucial, uma vez que a medida pode ter diferentes conotaes para diferentes atores do processo. Por exemplo, produtividade para um engenheiro de software pode ser quantidade de cdigo produzido por hora e para um diretor da empresa pode signicar o aumento do retorno dos investimentos. Finalmente a descrio do ambiente e restries prov um contexto para interpretao dos resultados. As metas de mensurao denidas nessas tabalho so: Meta 1: Objeto de Interesse: O texto da proposio a ser recebida Propsito: Caracterizar o texto da proposio com vistas a melhorar sua qualidade e reduzir custos no processo como um todo. Perspectiva: Examinar a qualidade do texto das proposies do ponto de vista do gerente do setor de recebimento de proposies Ambiente: Processo sofre inuncia poltica.

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Meta 2: Objeto de Interesse: O texto da proposio a ser recebida em formato eletrnico Propsito: Avaliar o envio de proposies em meio eletrnico com vistas a diminuir a quantidade de digitao de proposies. Perspectiva: Examinar a frequncia de envio e qualidade dos textos em meio eletrnico do ponto de vista do gerente do setor de publicao Ambiente: Grande nmero de gabinetes. Diversidade de responsveis por enviar os arquivos.

4.3.6

Identicao de perguntas e indicadores relacionados s metas me medio

Nesta etapa executa-se o segundo passo do GQM, que a abordagem do GDSM

divide em 2 etapas, denio de perguntas e denio de indicadores. Aqui cabe uma discusso sobre terminologia, especicamente sobre a denio de indicador. O que o GDSM chama de indicador nessa etapa do processo no o mesmo que os indicadores de desempenho que temos discutido ao longo do trabalho. A ideia de indicador de desempenho assemelha-se mais ideia de mtrica ou medida do contexto do GDSM. O indicador de trata essa etapa da abordagem mais uma forma de representar gracamente os dados
3

, visando facilitar o entendimento do que ser realmente necessrio medir. Com relao Meta 1, pode-se denir as seguintes perguntas: Quantas proposies so devolvidas por no atender requisitos de entrada? Qual a quantidade de proposies por gabinete? As guras 5 e 6 so exemplos de indicadores assossiados a essa perguntas:

Todos os dados demonstrados nos grcos so ctcios.

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Figura 5: Indicador 1 Proposies devolvidas por tipo de erros

Figura 6: Indicador 2 Proposies por gabinete Com relao Meta 2, pode-se denir as seguintes perguntas: Qual o tempo mdio para envio do arquivo eletrnico? Qual o tempo para envio do arquivo eletrnico por ganinete? As guras 7 e 8 so exemplos de indicadores assossiados a essa perguntas:

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Figura 7: Indicador 3 Tempo mdio de envio

Figura 8: Indicador 4 Tempo de envio por gabinete

4.3.7

Identicao de elementos de dados a serem coletados para construo dos indicadores

Finalizando o processo GQM, falta denir os elementos de dados que devero ser

coletados para responder s questes denidas acima. A ideia da criao dos indicadores, com a conotao denida pelo GDSM, visa facilitar essa denio dos elementos de dados. Basicamente deve-se construir uma lista com os dados que deveriam ser coletados para contruir os grcos dos indicadores mostrados na seo anterior. Para os indicadores 1 e 2 deve-se coletar informaes sobre a origem das proposies e motivos de devoluo e para os indicadores 3 e 4, alm da origem das proposies deve-se armazenar os prazos decorridos para entrega dos arquivos eletrnicos. Elementos de dados que atendem a mais de um indicador tem maior valor, uma

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vez que o custo de sua coleta ser reduzido.

4.3.8

Denio e padronizao das medidas

Por ltimo, falta denir formalmente as medidas. Alm de nomes, preciso

descrever exatamente como as medidas so obtidas para que a interpretao dos dados possa ser feita de forma correta. Para cada medida, ou indicador, j utilizando o termo mais genrico (note que no a conotao do passo 6 do GDMS), preciso especicar claramente quais tipos de dados devero ser considerados, evitando assim ambiguidades e mal entendidos. Indicador 1 Proposies devolvidas por no atender requisitos de entrada Compem esse indicador proposies com as seguintes caractersticas: Falta de assinatura; Assinatura digitalizada; Falta de documentos obrigatrios; Matria idntica; Matria semelhante; Matria prejudicada; 4 . Indicador 2 Proposies apresentadas, por gabinete Compem esse indicador todas as proposies apresentadas e protocoladas no balco de recebimento de proposies, agrupadas por gabinete; Indicador 3 Tempo mdio de envio de arquivo eletrnico de proposio Compem essa medida os tempos gastos entre a entrega da proposio em papel no balo de recebimento de proposies e a entrega da proposio em formato eletrnico, somente para as proposies recebidas em plenrio; Indicador 4 Tempo mdio de envio de arquivo eletrnico de proposio, por gabinete Compem essa medida os tempos gastos entre a entrega da proposio em papel no balo de recebimento de proposies e a entrega da proposio em formato eletrnico, somente para as proposies recebidas em plenrio e agrupadas por gabinete.
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Matria que tenha seu texto ou parte dele j revogado por lei em vigor

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Obteve-se ento, ao nal da aplicao do GDSM, neste exemplo reduzido, um conjunto de 4 indicadores, relacionados meta de "Melhorar a qualidade do gasto e aumentar a ecincia do poder legislativo".

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RESULTADOS E DISCUSSO

O processo GDSM se mostrou perfeitamente aplicvel processos de negcio em geral. Depreende-se disso que a abordagem GQM tambm pode ser facilmente aplicvel, desde que a instituio tenha maturidade suciente para denir boas metas de mensurao sem a ajuda das etapas iniciais do GDSM. Para validar os indicadores, deve-se avali-los com respeito aos seguintes quesitos: Importncia Validade Conabilidade Simplicidade Economicidade Sensibilidade Estabilidade Comparabilidade Auditabilidade Trs desses quesitos so garantidos por construo, uma vez que metodologia por si responsvel por essas propriedades. So eles: importncia, j que todo o processo baseado nas metas de negcio da organizao. Os outros dois so conabilidade e auditabilidade, uma vez que a aplicao do processo gera uma documentao que especica detalhadamente a origem, a inteno e a composio dos indicadores. Os demais quesitos devem ser buscados pelos gestores no momento da criao dos indicadores, mas a metodologia no diculta a obteno de nenhum deles.

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Para os indicadores criados nesse trabalho, pode-se dizer que atendem aos quesitos de validade, simplicidade, economicidade, sensibilidade e estabilidade. O critrio de comparabilidade s foi obtido em parte, uma vez que s podem ser comparados com sua srie histrica e no com outras referncia internas e externas. Outro aspecto importante vericado durante a execuo do mtodo, foi o grande conhecimento que ele trouxe sobre o processo que foi avaliado. Alm de ter produzido bons indicadores ao nal de sua aplicao, foi possvel criar discusses interessantes sobre as entradas, atividades e produtos gerados pelo processo. Alm disso, o fato de a abordagem traduzir as metas de negcio em submetas e posteriormente em metas de mensurao, torna o direcionamento estratgico mais prximo do nvel operacional e de sua execuo de fato, j que a existncia por si s de um direcionamento estratgico no garante o cumprimento da misso nem o atingimento da viso de futuro. Finalmente, neste trabalho no foram realizadas coletas de dados para os indicadores criados, o que pode ser fruto de um futuro trabalho para demonstrar os passos nais do GDSM com identicao de aes para implantao do sistema de indicadores e a criao e execuo de um plano para tal nalidade.

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CONCLUSO

Neste trabalho foi proposta a utilizao de uma das tcnicas de criao de mtricas para software na criao de indicadores de desempenho para gesto de processos de negcio em geral. Foram avaliadas as abordagens GQM, GDSM e PSM, sendo que optou-se pela segunda pelo motivo de ser aplicvel a instituies com menor maturidade em gesto por processos. A aplicao da tcnica foi feita no processo de recebimento de proposies da Assembleia Legislativa de Minas Gerais e ao nal foram obtidos quatro indicadores que demonstraram a aplicabilidade do Goal-Driven Software Measurement para processo de negcio diferentes do processo de software. Alm disso, foram vericadas outras duas vantagens em sua aplicao, um aumento de conhecimento com relao ao processo avaliado, suas entradas, atividades e sadas e a traduo das metas de alto nvel da organizao, existentes no mapa estratgico, em metas de nvel operacional, o que torna o direcionamento estratgico mais palpvel para a maioria do empregados da instituio. Futuros trabalhos relacionados a esse podem envolver a criao e aplicao de um plano de aes para implantao de um conjunto de indicadores criados atravs do GDSM, uma vez que este trabalho no cobriu essas etapas.

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Referncias

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