QU ES LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS? Es la planeacin, organizacin, direccin y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo.

Tambin se dice que la administracin de proyectos ocurre cuando se da un nfasis y una atencin especial para conducir actividades no repetitivas con el propsito de lograr un conjunto de metas. Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnologa. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS La administracin de proyectos implica una gran importancia, por lo que es usada en una gran diversidad de campos; desde proyectos espaciales, en bancos, en desarrollo de sistemas en computadora, en procesamiento de hidrocarbono, en la industria petroqumica, en telecomunicaciones, en defensa nacional, etc. Los cambios tecnolgicos, la necesidad de introducir nuevos productos al mercado, las cambiantes exigencias de los consumidores de productos, entre otras cosas, incrementan el fluido de operaciones en una organizacin, provocando que los mtodos de administrativos convencionales sean inadecuados. Por esta razn la administracin de proyectos es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de organizacin. Sirve para aprovechar de mejor manera los recursos crticos cuando estn limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad. Tambin ayuda a realizar acciones concisas y efectivas para obtener el mximo beneficio. FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN La administracin procura siempre el mximo aprovechamiento de los recursos, mediante su utilizacin eficiente. Las principales funciones de la administracin se engloban en planeacin, organizacin, direccin y control. Durante la planeacin se decide anticipadamente qu, quin, cmo, cundo y por qu se har el proyecto. Las tareas ms importantes de la planeacin son determinar el status actual de la organizacin, pronosticar a futuro, determinar los recursos que se necesitarn, revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control y coordinar durante todo el proceso de planeacin. La organizacin realiza actividades en grupo, de asignacin y asesoramiento, y proporciona la autoridad necesaria para llevar a cabo las actividades. Dentro de esta etapa se identifica, define y divide el trabajo a realizar, se agrupan y definen los puestos, se proporcionan los recursos necesarios y se asignan los grados de autoridad. El siguiente paso es la direccin, la cual sirve para conducir el comportamiento humano hacia las metas establecidas. Aqu se comunican y explican los objetivos a los subordinados, se asignan estndares, se entrena y gua a los subordinados para llegar a los estndares requeridos, se recompensa el rendimiento y se mantiene un ambiente motivacional. Por ltimo se encuentra el control, que se encarga de medir el rendimiento obtenido en relacin a las metas fijadas. En caso de haber desviaciones, se determinan las causas y se corrige lo que sea necesario. QU ES EL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS? El administrador de proyectos puede ser definido como el individuo que cumple con la tarea de integrar los esfuerzos dirigidos hacia la ejecucin exitosa de un proyecto especfico. Esta persona enfrenta un conjunto de circunstancias nico en cada proyecto. El administrador de proyectos es una extensin del administrador general de una organizacin. FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS El administrador de proyectos opera independientemente de la cadena de mando normal dentro de la organizacin. Debe dirigir y evaluar el proyecto; tambin planear, proponer e implementar polticas de administracin de proyectos, asegurar la finalizacin del proyecto mediante compromisos contractuales. Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle una calendarizacin y financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y reportar su avance. Debe resolver los problemas a travs de decisiones orientadas al objetivo. Adems, el administrador de proyecto debe resolver las siguientes preguntas: Qu se va a hacer?

Cundo se va a hacer? Por qu se va a hacer? Cunto dinero est disponible para hacerlo? Qu tan bien se est haciendo el proyecto?

IMPORTANCIA DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS La posicin del administrador de proyectos es importante porque las organizaciones modernas son muy complejas como para excluir una administracin efectiva y ms especfica usando estructuras y relaciones organizacionales tradicionales. Adems, esta persona provee el liderazgo necesario para que la cadena de proyectos fluya dentro de la red organizacional. CONCLUSIONES Despus de haber realizado este trabajo, se puede observar que las organizaciones actuales, debido a su complejidad de operaciones, recursos y manejo, requieren un tipo de administracin un poco ms enfocada a metas especficas. La administracin de proyectos es una respuesta a esta necesidad, teniendo como ayuda a una persona encargada de coordinar todo el proceso. Esta persona es el administrador de proyectos, quien es una extensin del administrador general. Mientras que el administrador de proyectos se encarga de propsitos especficos, el administrador general puede delegar responsabilidades y desempear mejor su trabajo dentro de toda la organizacin. 1. Qu es el "project charter"? El documento de constitucin del proyecto, o project charter es un documento que permite balancear las intenciones y alinear las necesidades de los interesados en el proyecto. Adems, proporcionar un acuerdo respecto a cuando podr considerarse exitoso el proyecto. Para que este documento resulte til, no deber ocupar ms de una pgina y su preparacin (previa al arranque del proyecto), en la que deberan participar todos los interesados, debera ocupar un espacio de tiempo de entre dos y ocho horas. Este documento debera contener, al menos, los siguientes puntos:

Visin Define el "Porqu" del proyecto, el propsito ms importante o la razn por la cual existe el proyecto. Misin Define el "Qu" del proyecto, determinando el modo en que se alcanzar la visin definida. Criterios de xito Describen, mediante pruebas de control, los efectos que deber tener el proyecto en su entorno. PLANEACIN Y PROGRAMACIN DE PROYECTOS

La WBS o Estructura desglosada del Trabajo, es una tcnica de planeacin mediante la cual podemos definir y cuantificar el trabajo a realizar en todo el proyecto.

Es un proceso de pensamiento mediante el cual se pretende organizar el proyecto. Es similar al organigrama tradicional de una empresa, donde se tiene un Director, Subdirectores, Jefes de Dpto, Jefes de oficinas, etc. Para lograr establecer la WBS del proyecto, tenemos que organizar nuestras ideas alrededor de lo pretendemos hacer en el proyecto, o sea definir el ttulo de nuestro proyecto de investigacin, que est de acuerdo con la meta que pretendemos alcanzar. Seguidamente, debemos pensar en las grandes reas de trabajo en que puede ser dividido, lo cual constituira los paquetes de trabajo a desarrollar para lograr la meta. Para el logro de este proceso en la elaboracin de la WBS, podemos utilizar con xito, una tcnica de tormenta de ideas en un grupo de trabajo. Posteriormente, cada uno de esos paquetes de trabajo, pueden examinarse tambin a travs de la tormenta de ideas y elaborar un listado de actividades constituyentes de cada uno de los paquetes de trabajo. Tales actividades a su vez, pueden ser subdivididas hasta lograr el desglose necesario. El nivel de desglose requerido por el proyecto, estar determinado por la complejidad y tamao del proyecto. Pero se pueden considerar las siguientes recomendaciones para saber si se tiene el nivel de desglose necesario: 1. Los paquetes de trabajo deben ser independientes unos de otros. 2. Las actividades en el nivel de mayor desglose, deben ser medibles; esto es, que pueda establecerse un estimado de plazo de ejecucin y recursos necesarios para llevarla a cabo, con la mayor precisin por parte del investigador ms experimentado. 3. 3. Es necesario tambin que cada actividad se refleje en algo tangible, como puede ser: elaboracin de un dibujo o plano, realizacin de un experimento, compra de un equipo, escribir un captulo de la tesis, etc. De tal manera que pueda ser tambin cuantificable su avance real en la etapa se ejecucin, seguimiento y control del proyecto. La primera parte en la planeacin del trabajo y para la elaboracin de la WBS del proyecto, es necesario poner por escrito lo que seran las bases iniciales sobre las que se edificar el proyecto. 1. 2. Para ejemplificar la manera de elaborar todo el proceso de planeacin y programacin, desarrollaremos a lo largo de este curso, un ejemplo sobre el proyecto para la realizacin de un congreso, mismo que es un evento muy ligado a la actividad de investigacin y posee las caractersticas que lo definen como un proyecto, tal como se vio anteriormente. Las bases de este proyecto, se mencionan en el documento: Bases de diseo para el proyecto: REUNION NACIONAL SOBRE EXPERIENCIAS EN ADMINISTRACIN DE PROYECTOS, EN EL SISTEMA DE INSTITUTOS TECNOLOGICOS Y OTROS CENTROS DE INVESTIGACIN. En la siguiente liga, se da un ejemplo de lo que podra ser la estructura del proyecto anterior: WBS para un proyecto simple, donde se indican los diferentes niveles de desglose. Un concepto interesante de mencionar ahora, en la CODIFICACIN de las actividades, pues es conveniente utilizar un cdigo para identificar las actividades, que indique los diferentes niveles de desglose, por ejemplo: 1. 1. Paquete de trabajo 1 1.1 Actividad 1 del paquete 1 1.1.1 Subactividad 1 de la actividad 1 del paquete 1 1.1.1.1 etc. 1.2 Actividad 2 del paquete 1 1.2.1 Subactividad 1 de la actividad 2 del paquete 1. 2. 2. Paquete de trabajo 2 2.1 Actividad 1 del paquete 2 2.1.1 Subactividad 1 del paquete 2 2.1.1.1 Etc.

Y as sucesivamente. Sugerimos utilizar este mtodo de codificacin de los niveles de desglose, ya que este mismo mtodo utiliza automticamente el MS-Project, que ser utilizado ms adelante. En esta liga, podemos ver el Catlogo de actividades del ejemplo anterior. Como puede observarse, se pretende que en la WBS se incluyan TODAS las actividades que se van a desarrollar en el proyecto, as como tambin, se dejarn fuera, aquellas que no sean de su incumbencia. Una vez establecida la WBS, tendremos definida la cantidad de trabajo a realizar, totalmente organizado por reas, paquetes o especialidades, tambin tendremos un cdigo indentificador a travs del catlogo de actividades. La WBS, permite definir el trabajo de lo general a lo particular en la etapa de planeacin y cuantificar avances y recursos de lo particular a lo general, en la etapa de seguimiento y control del proyecto. Alcance (gestin de proyectos) El alcance de un proyecto es la suma total de todos los productos y sus requisitos o caractersticas. Se utiliza a veces para representar la totalidad de trabajo necesitado para dar por terminado un proyecto. En la gestin de proyectos tradicional, las herramientas para describir el alcance del producto de un proyecto son: la estructura de descomposicin del producto (EDP o PBS) y las descripciones del mismo. La herramienta primaria para describir el alcance del trabajo en un proyecto es la estructura de descomposicin del trabajo. Si los requisitos del proyecto no se definen totalmente, si no se describen bien o si no hay un control de cambios eficaz, puede sobrevenir entonces un arrastre de alcance o requisitos, y generarse lo que se conoce como el sndrome del lavadero.

Definicin Administracin de Proyectos DEFINICION DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS La administracin de proyectos viene a ser la manera de como los administradores emplean sus conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas para la realizacin de un proyecto, en donde van a toman en cuenta el tiempo, capital, materiales, recursos humanos y tecnologa, y as poder llegar al objetivo del proyecto. Se emplea la administracin de proyectos en las organizaciones, donde pueda llegar a una solucin de algn tipo de problema que se pueda estar presentando en la organizacin, para ello se va ver su importancia, sus funciones y as poder llegar al objetivo del proyecto. Para poder llegar al objetivo del proyecto, tenemos que emplear una planeacin, organizacin, direccin, control, y as poder satisfacer los requerimientos del proyecto. ADMINISTRACION DE PROYECTOS INTRODUCCION DEFINICION Viene a ser la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requerimientos del proyecto. OBJETIVOS Conocer los conceptos de la metodologa de Administracin de Proyectos. Establecer los lineamientos en el uso de la prctica de Administracin de Proyectos. Identificar las actividades crticas de la Administracin de Proyectos. Establecer el primer nivel de competencias en Administracin de Proyectos.

SITUACION ACTUAL DEL ENTORNO

 Por cada 6 nuevos sistemas de software de gran escala que son puestos en operacin, otros2 son cancelados. 75% de los sistemas grandes tienen fallas de operacin, o no funcionan como se esperaba o no se usan. El 50% de los proyectos de desarrollo de software sobrepasan su calendario en ms de la mitad del tiempo. 52.7% de los proyectos sobrepasan su costo inicial estimado en 189%. 31.1% de los proyectos son cancelados antes de que sean terminados. FUNDAMENTOS DE LA METODOLOGIA Funciones del PMI o Gestin de Integracin o Gestin de Alcance o Gestin de Tiempo o Gestin de Costo o Gestin de Calidad o Gestin de Recursos Humanos o Gestin de Comunicaciones o Gestin de Riesgo o Gestin de Adquisiciones

Mediante la aplicacin de las funciones del PMI, nos podremos dar cuenta lo beneficioso que puede resultar hacer distintos tipos de proyectos para las empresas, y que mediante su experiencia va ser til en el uso de la metodologa de la administracin de proyectos. ETAPAS DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS Inicio. Planeacin. Ejecucin. Control. Cierre.

Mediante estos procesos podemos visualizar el nivel de cada actividad del inicio de una fase hasta el final de la fase en un tiempo determinado. COMPONENTES REAS DE CONOCIMIENTO El PMI (Project Management Instituto), va definir nueve reas de Conocimiento relativas a cualquier proyecto. GESTION DE LA INTEGRACION Tiene como objetivo asegurar que las diferentes partes del proyecto estn correctamente coordinadas. El conflicto principal de esta gestin consiste en tomar decisiones entre objetivos internos al proyecto y as decidir por aquellas alternativas que benefician al proyecto como un todo. La gestin de integracin incluye el desarrollo del plan del proyecto, el plan de ejecucin y el control de los cambios que puedan producirse. GESTION DEL ALCANCE La gestin del alcance del proyecto, es el grupo de procesos incluir todo el trabajo requerido y solo el requerido, para completar exitosamente el mismo.

 Esta rea de conocimiento est relacionada principalmente a definir y controlar qu est incluido y qu no est incluido en el proyecto, tanto en las fases tempranas del proyecto como en las fases en que los entregables estn en plena construccin. v Delimitar el alcance del proyecto v Desarrollar el Diagrama de Descomposicin Funcional (WBS).

v Administrar los cambios. v Resolver los pendientes. v Identificar requerimientos especficos. GESTION DEL TIEMPO La Gestin del Tiempo est orientada a los procesos requeridos para que el proyecto finalice en el tiempo estipulado. Proceso para el desarrollo de fechas meta de inicio y terminacin para los elementos identificados en la administracin de alcance. Estas fechas estn basadas en el esfuerzo requerido para completar las tareas, las relaciones entre ellas y la disponibilidad de los recursos para ejecutarlas. El calendario se utiliza para comunicar a los miembros del equipo y al cliente cuando se realizarn las tareas y cuando estarn disponibles los entregables. v Desarrollar el Calendario del Proyecto Definicin de actividades Secuenciacin Estimacin v Monitorear el estatus del Calendario GESTION DEL COSTO Tiene como objetivo que el proyecto se complete con el presupuesto inicialmente aprobado. Esto est relacionado tanto a los recursos materiales necesarios para el proyecto, como a los recursos humanos (horas de trabajo). GESTION DE CALIDAD Tiene como objetivo que el proyecto satisfaga las necesidades para las que fue inicialmente diseado. La Gestin de la Calidad incluye los procesos requeridos para satisfacer los requerimientos del proyecto. Estos procesos son la planificacin, aseguramiento y control de la calidad de los entregables. Proceso de definicin de las inspecciones y revisiones para asegurar que el proyecto est aplicando efectivamente las prcticas de administracin de proyectos, para satisfacer las necesidades para las cuales el proyecto es llevado a cabo. Proporciona los puntos de control y resultados que direccionan el enfoque continuo de despliegue y mejora de los procesos de administracin. v Planeacin de la Calidad. v Definir los procesos de mejora y aseguramiento de calidad. v Desarrollar y ejecutar los planes de prueba para el control de la calidad. Plan de Aseguramiento de Calidad Diagnstico del Proyecto.

Criterios de Aceptacin. Criterios de Auditoria de QA por fase. Lista de Identificacin de Defectos del Proceso. Plan de Mejora del Proceso. Plan y Casos de Pruebas. Reporte de Seguimiento del Plan de Pruebas.

GESTION DE RECURSOS HUMANOS La Gestin de los Recursos Humanos tiene como objetivo la utilizacin ms eficiente posible de las personas que participan en el proyecto, y entre sus actividades estn el plan organizacional, la contratacin de nuevos empleados y el desarrollo de los equipos. Los miembros del equipo son entrenados, motivados y dirigidos para desempear con xito sus labores asignadas. Su proceso consiste en definir qu recursos humanos se necesitan para el proyecto, identificar y comunicar los roles y responsabilidades de cada uno de los involucrados y despus de que se forma el equipo, desarrollar el potencial individual y grupal para conseguir los objetivos del proyecto. GESTION DE COMUNICACION La Gestin de la Comunicacin incluye los procesos requeridos para generar, difundir, almacenar y clasificar toda la informacin producida en el proyecto. Este proceso es vital para la consolidacin de las personas, ideas, conceptos e informacin que sern necesarios para que el proyecto tenga xito. Toda persona involucrada en el proyecto debe estar preparada para emitir y recibir informacin, y tomar decisiones en base a ello, de acuerdo a su rol. GESTION DE RIESGOS La Gestin del Riesgo es el proceso sistemtico para identificar, analizar y responder al riesgo del proyecto. La preocupacin principal en este plano del proyecto es minimizar la probabilidad y el impacto de los factores de riesgo que amenazan el desarrollo normal de las tareas. En la fase de planificacin este proceso consiste en identificar a los de riesgo, asignarles una probabilidad de ocurrencia y desarrollar una estrategia de minimizacin o acciones de contingencia para cada uno. En la fase de ejecucin de las tareas, este proceso consiste en monitorear y controlar los factores de riesgo definidos para el proyecto. GESTION DE ADQUISICIONES (CONTRATO) Proceso para crear y determinar los procedimientos de adquisicin, utilizacin y reubicacin efectiva de los recursos (humanos y materiales) para proporcionar un servicio de calidad a los clientes. Verifican que el proveedor del servicio se adhiera al cumplimiento de los requerimientos legales, de tal forma que se reduzca la exposicin legal. CONCLUSIONES Planificacin de las adquisiciones y propuestas de solucin. Seleccin de Proveedores. Elaborar Convenios de Servicios y establecer Niveles de Servicio. Seguimiento al cumplimiento de requisitos legales, fiscales y normativos. Verificar condiciones contractuales con usuarios y proveedores. Contrato. Convenios de Servicios y Niveles de Servicio.

BENEFICIOS Roles y responsabilidades. Eficiente calendarizacin del plan de trabajo. Control contino del proyecto. Temprana identificacin de los problemas. Trabajo en equipo. nfasis en la calidad. Satisfaccin del cliente. Establece claras medidas de xito en los proyectos (Calidad, Tiempo y Costo). Permite a la organizacin disciplinar sus esfuerzos a los objetivos estratgicos. Identifica y selecciona proyectos que estn alineados al Plan Estratgico Empresarial. Optimiza el uso de los recursos organizacionales. Asegura la salida rpida de productos y servicios al mercado. Pone en prctica los planes estratgicos. DESVENTAJAS Tiempo. Asignacin de recursos dedicados. Inversin.