UNIVERSIDAD ARCIS

TESIS PARA OPTAR AL TTULO DE INGENIERO EN PREVENCIN DE RIESGOS Y MEDIO AMBIENTE

IMPLEMENTACIN DE SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO EN CALIDAD, MEDIO AMBIENTE, SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL EN EMPRESA MELGAS LTDA.

PROFESOR GUA: DOMINGO ARAYA CONTRERAS

ALUMNO: ALEJANDRO VEGA VALENZUELA

COPIAP CHILE

2012 NDICE RESUMEN INTRODUCCIN OBJETIVOS. OBJETIVO GENERAL.. OBJETIVOS ESPECFICOS. CAPITULO I ANTECEDENTES EMPRESA.. 1.1 1.2 1.3 1.4 INFORMACIN EMPRESA UBICACIN DE LA EMPRESA. SERVICIOS EMPRESA... CLASIFICACIN EMPRESA. 002 003 004 004 004 005 005 005 006 006 007 007 010 020 024 026 030 031 031 031 032 032 057 206 255 255 256

CAPITULO II ANTECEDENTES TERICOS... 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 SISTEMA GESTIN DE CALIDAD... SISTEMA GESTIN DE MEDIO AMBIENTE.. SISTEMA GESTIN EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL. MARCO CONCEPTUAL. SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO (SGI)... NORMATIVA DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO...

CAPITULO III DESARROLLO DEL TEMA.. 3.1 METODOLOGA DE TRABAJO 3.2 DETECCIN DEL PROBLEMA. 3.3 DESARROLLO DEL TEMA 3.3.1 Manual del Sistema de Gestin Integrado. 3.3.2 Procedimientos del Sistema de Gestin Integrado 3.3.3 Registros del Sistema de Gestin Integrado.. CAPITULO IV CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.. 4.1 CONCLUSIONES. 4.2 RECOMENDACIONES

BIBLIOGRAFA.. RESUMEN

257

Hoy en da es una exigencia de los contratantes de esta empresa, es que se encuentre certificada en algunas de las normas ISO 9001 de Calidad, ISO 14001 de Medio Ambiente y OHSAS 18001 de Seguridad y Salud Ocupacional. Al efectuar un diagnstico a la empresa se detectaron algunas deficiencias, las cuales tendran una solucin eficiente con la implementacin de un Sistema de Gestin Integrado, debido que ste le otorgar las herramientas para el desarrollo de sus actividades con alta calidad, tomando las medidas necesarias para la proteccin y el cuidado del medio ambiente en cada uno de sus operaciones y considerando el factor seguridad y el cuidado eficiente de la salud de sus trabajadores, lo cual dejar a Melgas Ltda., a pasos de conseguir su certificacin Integrada bajo las tres normas mencionadas anteriormente. El presente trabajo de titulacin tiene por objetivo crear la documentacin necesaria para que Melgas Ltda. pueda llegar a implementar un Sistema de Gestin Integrado y conseguir la certificacin bajo las tres normas. Para ello se confeccionar una base documental que incluye todos los Procedimientos Normativos exigidos, Registros y un Manual del Sistema de Gestin Integrado, entre otros puntos que se encuentran a lo largo del trabajo. Dicha documentacin describe las diversas funciones de todos los actores de la empresa y sus interrelaciones y que le permitir mantener un respaldo tangible, ordenado y auditable de toda su documentacin. Para Melgas Ltda., trabajar con un Sistema de gestin Integrado le entregar ventajas como tener y mantener una visin global de su gestin en forma interna, vale decir, entre sus integrantes y la Gerencia, y en forma externa, entre sus colaboradores, disminuyendo los tiempos de respuesta ante los problemas que se pueden generar y lograr un mayor compromiso por parte de todos sus integrantes. Finalmente con la implementacin de este

Sistema de Gestin Integrado, Melgas Ltda., conseguir mejorar sus debilidades que presenta y porque no decirlo una mayor rentabilidad. INTRODUCCIN El desarrollo y supervivencia de muchas organizaciones est condicionada a la necesidad de ofertar productos y servicios con la mxima calidad, convirtindose sta, en un factor bsico de la estrategia que alinea el comportamiento de la organizacin. Para lograr esto, a nivel empresarial los sistemas de gestin se han convertido en un requisito indispensable para todos los rubros industriales, que consideran de gran importancia la calidad de sus productos o servicios, la proteccin del medio ambiente, la seguridad y salud de sus trabajadores. Para poder desarrollarlo de manera conjunta, con la premisa de mejoramiento continuo, se crean y aplican los sistemas integrados, considerando calidad, medio ambiente, gestin de seguridad y salud ocupacional. La diversidad de desafos asociados a la calidad, medio ambiente, a la seguridad y la salud ocupacional, que existen en el mundo actual, generan la necesidad de disear estos sistemas de gestin que puedan adaptarse y cubrir las crecientes demandas que existen sobre estas materias, adems de administrar, controlar y dar seguimiento a los riesgos de prdidas asociados a estos temas. Herramientas como ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001, presentan excelentes niveles de administracin de riesgos en sus respectivas disciplinas. Sin embargo, por si solas no cubren en su totalidad las diversas demandas que se requieren para una gestin de excelencia. Tales sistemas, por diseos especficos, reconocen la necesidad de complementarse con actividades de otros sistemas, para as lograr una cobertura total de los riesgos. El sistema integrado de gestin de calidad, medio ambiente, seguridad y salud ocupacional, representa, en cierta forma las fortalezas y bondades de cada sistema

individual y tiene como base la satisfaccin de las demandas que establecen los modernos estndares de sustentabilidad. OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL Generar la base documental necesaria para la implementacin de un Sistema de Gestin Integrado, en Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional, en Empresa Melgas Ltda., que sea amigable, aplicable y de fcil mantencin en el tiempo, con la finalidad de lograr su certificacin. La base documental se relaciona con la creacin de Polticas, Integrado. manual, procedimientos normativos, registros del sistema de gestin

OBJETIVOS ESPECFICOS Crear una Poltica Integrada de acuerdo a las normas de Calidad

ISO 9001:2008, normas de Medio Ambiente ISO 14001:2004, normas de Seguridad y Salud Ocupacional OHSAS 18001:2007. Crear un manual del SGI (sistema de gestin integrado) Crear procedimientos normativos acuerdo a las normas ISO 9001,

ISO 14001 y OHSAS 18001. Crear los respectivos registros asociados a los procedimientos

normativos del sistema de gestin integrado.

CAPITULO I ANTECEDENTES DE LA EMPRESA 1.1 INFORMACIN DE LA EMPRESA

Esta empresa constituye como el 27 de Diciembre de 1999, cuya razn social es Sociedad Castro & Vargas Ltda. y su nombre de fantasa es Melgas Ltda., la sociedad esta constituida por partes iguales por el Gerente General Sr. Jos Vargas Moreno y el Gerente de Servicios Sr. Jos Castro Herrera. Empresas Melgas Ltda., es una empresa que desarrolla sus operaciones dentro y fuera de la regin de Atacama, la cual basa sus procesos en la interaccin de las medidas de solucin ecoeficiente en las reas de Ingeniera, Mantencin, Montaje para la minera y la Industria. Melgas Ltda. en Pos de la mejora continua y entregar un servicio con eficiencia y calidad en sus procesos, siempre esta en busca de las mejores soluciones a nuestros clientes es por eso que en estos momentos se encuentra en proceso de certificacin SGI, donde se entrelazan la norma ISO 9001, ISO 14001 Y OSHAS 18001. Todas ellas principales entes en la calidad interpuestas en nuestros servicios, la proteccin del medio ambiente y en la seguridad y salud ocupacional de nuestros trabajadores.

1.2

UBICACIN

Sus oficinas se encuentran ubicadas en la Sitio 4 N 47 del Barrio Industrial de la localidad de Paipote, Tercera Regin de Atacama.

1.3

SERVICIOS DE LA EMPRESA

Melgas Ltda. desarrolla sus operaciones dentro de las reas de Ingeniera y Construccin, Mantenimiento Mecnico, Montaje Industrial, Estructural, Elctrico e Instrumentacin de Equipos para la Minera e Industria. 1.4 CLASIFICACIN EMPRESA

La Clasificacin Industrial Internacional Uniforme (C.I.I.U) de acuerdo a su actividad econmica es el siguiente: 281100 Fabricacin de Productos Metlicos de Uso Industrial.

CAPITULO II ANTECEDENTES TERICOS 2.1 SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

2.1.1 Aseguramiento de la Calidad Conjunto de acciones planificadas y sistemticas que son necesarias para proporcionar la confianza adecuada de que un producto o servicio satisfar los requisitos dados sobre la calidad. El aseguramiento de la calidad no ser completo si los requisitos adecuados no reflejan ntegramente las necesidades del utilizador. Desde el punto de vista de la eficiencia, el aseguramiento de la calidad implica generalmente, una evaluacin permanente de aquellos factores que influyen en la adecuacin del proyecto y de las especificaciones a las aplicaciones previstas y adems, la verificacin y la auditoria de las operaciones de produccin, de la instalacin y de inspeccin. Para proporcionar la debida confianza, puede ser preciso que se aporten las pruebas oportunas. 2.1.2 Control de Calidad

Tcnicas y actividades de carcter operativo utilizadas para satisfacer los requisitos relativos a la calidad. Para evitar toda confusin se recomienda utilizar un modificador cuando este concepto se refiere a un campo ms restringido, por ejemplo, control de la calidad en la fabricacin. El control de la calidad lleva implcito la aplicacin de tcnicas operativas de actividades, que tienen dos objetivos fundamentales: mantener bajo control un proceso y eliminar las causas de defecto en las diferentes fases del bucle de la calidad, con el fin de conseguir los mejores resultados econmicos. 2.1.3 Enfoque Basado en Hechos para la Toma de Decisin

Las decisiones eficaces se basan en el anlisis de los datos y la informacin. 2.1.4 Enfoque Basado en Procesos

Un resultado deseado se alcanza ms eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. 2.1.5 Enfoque de Sistema para la Gestin Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema,

contribuye a la eficacia y eficiencia de una organizacin en el logro de sus objetivos. 2.1.6 Enfoque al Cliente Las organizaciones dependen de sus clientes y por lo tanto deberan comprender las necesidades actuales y futuras de los clientes, satisfacer los requisitos de los clientes y esforzarse en exceder las expectativas de los clientes. 2.1.7 Gestin de Calidad Aspecto de la funcin general de la gestin que determina y aplica la poltica de la calidad. La obtencin de la calidad deseada requiere el trabajo y la participacin de todos los miembros de la empresa en tanto que la responsabilidad de la gestin de la calidad corresponde a la alta direccin. La gestin de la calidad incluye la planificacin estratgica, la asignacin de recursos y las otras actividades sistemticas, tales como la planificacin, las operaciones y las evaluaciones relativas a la calidad.

2.1.8

Liderazgo

Los lderes establecen la unidad de propsito y la orientacin de la organizacin. Ellos deberan crear y mantener un ambiente interno, en el cual el personal pueda llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la organizacin. 2.1.9 Mejora Continua Proceso que consiste en perfeccionar el sistema de gestin para alcanzar mejoras en el comportamiento global de acuerdo con la poltica de la organizacin. 2.1.10 Participacin del Personal El personal, a todos los niveles, es la esencia de una organizacin y su total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la organizacin. 2.1.11 Poltica de Calidad Directrices y objetivos generales de una empresa, relativos a la calidad, expresados formalmente por la direccin general. La poltica de la calidad forma parte de la poltica general y debe ser aprobada por la alta direccin. 2.1.12 Relaciones Mutuamente Beneficiosas con el Proveedor Una organizacin y sus proveedores son interdependientes, y una relacin mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear valor.

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2.1.3

Sistema de Calidad

Conjunto de la estructura de la organizacin, de responsabilidades, de procedimientos, de procesos y de recursos que establecen para llevar a cabo la gestin de calidad. El sistema de la calidad debe ser proporcionado a lo que exige la consecucin de los objetivos establecidos sobre la calidad. Puede exigirse que se ponga de manifiesto la implantacin de ciertos elementos del sistema, si as se ha establecido contractualmente, por prescripciones reglamentarias o en los casos de una evaluacin. 2.2 SISTEMA DE GESTIN DE MEDIO AMBIENTE

2.2.1 Ambiente Medio en el cual opera una organizacin, incluyendo aire, suelo, agua, recursos naturales, flora, fauna, seres humanos y su interaccin. 2.2.2 Aspecto Ambiental Elementos de las actividades, productos o servicios, de una organizacin que puede interactuar con el ambiente. 2.2.3 Auditora Ambiental Instrumento de gestin que consiste en una evaluacin sistemtica, peridica y objetiva del rendimiento de la organizacin, de los sistemas de gestin y del equipo introducido; con el fin de evaluar y limitar el impacto ambiental de las actividades industriales.

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2.2.4

Ciclo de Vida de un Producto

Etapas por las que pasa un producto desde el momento de su fabricacin, incluyendo la seleccin de los insumos y de materias primas, hasta la distribucin, utilizacin y disposicin final terminada su vida til. 2.2.5 Consolidado

Formulario que debe ser completado, dependiendo del caso, por el generador, el transportista o el destinatario de los residuos industriales. Contiene un resumen de las cantidades y tipos de residuos generadores o recepcionados durante un mes calendario. 2.2.6 Contaminacin

La presencia en el ambiente de sustancias, elementos energa o combinacin de ellos, en concentraciones y/o permanencia superiores, segn corresponda, a las establecidas en la legislacin vigente. Un sinnimo que tambin utiliza es polucin. 2.2.7 Contaminante Todo elemento, compuesto, sustancia, derivado qumico o biolgico, energa, radiacin, vibracin, ruido o una combinacin de ellos, cuya presencia en el ambiente, en ciertos niveles, concentracin o periodos de tiempo, pueda constituir un riesgo a la salud de las personas, a la calidad de vida de la poblacin, a la preservacin de la naturaleza o a la conservacin del patrimonio ambiental.

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2.2.8

Control de Ruido

Consiste en medidas tales como el rediseo o reemplazo del equipo ruidoso, la construccin de estructuras protectoras a su alrededor, el uso de muflas y aisladores de vibracin y el uso de equipo de proteccin personal. 2.2.9 Desecho

Material slido, lquido o gaseoso que no tiene valor econmico, presentando como nico destino la disposicin final en relleno sanitario y/o de seguridad. 2.2.10 Residuos Slidos Industriales (RISES) Todo desecho slido o semislido resultante de cualquier proceso u operacin industrial que no vaya a ser reutilizado, recuperado o reciclado. Se incluye en esta definicin, los productos de descarte, sean estos lquidos o gaseosos (el carcter de desechos slidos de los ltimos lo aporta el contenedor del recipiente que los contienen). 2.2.11 Desempeo Ambiental Los resultados medibles de la gestin ambiental de una empresa. 2.2.12 Destinatario Toda persona natural o jurdica (empresa, industria, organismo o institucin) que recepciona el residuo industrial, ya sea para su manejo, tratamiento, reciclado o disposicin final.

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2.2.13 Destino Final Se define como la ltima etapa de manejo de los residuos. Incluye las alternativas de tratamiento previo, descarga a sistemas de alcantarillados o cursos de agua (superficiales o subterrneos) y/o disposicin final en relleno. 2.2.14 Disposicin Final Es la actividad de depositacin definitiva de los residuos. 2.2.15 Efluente Flujo de material proveniente de algn proceso u operacin. 2.2.16 Emisiones Atmosfricas Son las descargas directas o indirectas a la atmosfera de toda sustancia contaminante. 2.2.17 Emisiones Fugitivas Corresponden a aquellas emisiones atmosfricas que no han sido controladas, tales como la evaporacin de solventes de estanques de almacenamientos y tuberas de transporte, arrastre elico slidos desde correas transportadoras, acopios y caminos sin pavimentar, etc. 2.2.18 Estabilizacin

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Termino general que describe una transformacin fsico-qumica de un material a una forma ms estable o menos toxica. 2.2.19 Fuente Es toda la actividad, proceso, operacin o disposicin (mvil o estacionario) que independientemente de su campo de aplicacin, produzca o pueda producir emisiones. 2.2.20 Fuente Estacionaria Es toda fuente diseada para operar en un lugar fijo, cuyas emisiones se descargan a travs de un ducto chimenea. 2.2.21 Fuente Estacionaria Puntual Es toda fuente estacionaria cuyo caudal o flujo volumtrico de emisin es superior a mil metros cbicos por hora bajo condiciones estndar, medido a plena carga. 2.2.22 Fuente Estacionaria Grupal Es toda la fuente estacionaria cuyo caudal o flujo volumtrico de emisin es inferior a mil metros cbicos por hora bajo condiciones estndar, medido a plena carga. 2.2.23 Generador Toda persona natural o jurdica (industria o cualquier establecimiento industrial) que producto de procesos u operaciones industriales, genere o de origen a algn desecho industrial.

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2.2.24 Guas Tcnicas Instrumento de gestin utilizado para promover el desarrollo industrial sustentable. Es un breve documento que describe los procesos productivos de cada rubro industrial, impactos ambientales, alternativas de tratamiento y costos asociados; identificando posibilidades de mejoramiento del desempeo ambiental. 2.2.25 Impacto Ambiental Cualquier cambio en el ambiente, sea adverso o beneficioso, que es resultado total o parcial de las actividades, productos o servicios, de una organizacin. 2.2.26 Incineracin Mtodo para el tratamiento de residuos slidos, lquidos o gaseosos, que consisten en quemarlos para reducir su volumen y toxicidad. 2.2.27 Instalacin de Tratamiento Planta o estructura para la destruccin, transformacin y recuperacin de materiales residuales. En algunos casos se incluyen bajo esta definicin, a las plantas de reciclaje. 2.2.28 Instrumentos de Regulacin Ambiental Herramientas utilizadas para conseguir los objetivos propuestos en la poltica ambiental. Se distinguen instrumentos de incentivo econmico como impuestos o subsidios.

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2.2.29 Lixiviado Solucin que contiene sustancias disueltas o suspendidas que puede infiltrarse a travs de slidos tales como suelos, desechos slidos o capa rocosa. Es un sinnimo de percolado. 2.2.30 Manejo Ambiental Aspecto de la funcin general administrativa de una organizacin, (incluyendo la planificacin) que desarrollan, consiguen, implementan y sostienen su poltica y objetivos ambientales. 2.2.31 Manejos de Residuos Incluye todas las etapas de manipulacin de los residuos slidos, lquidos o gaseosos; generacin, almacenamiento, recoleccin, transporte, tratamiento y disposicin final. Las tcnicas de manejo integrado de residuos incluyen medidas de minimizacin tales como reduccin en el origen, reutilizacin y reciclaje, entre otras. 2.2.32 Materiales Reciclables Son productos que pueden ser reutilizados como materia prima, para que mediante un proceso, se obtenga un producto distinto o igual al original. 2.2.33 Mejoramiento Continuo Proceso que consiste en perfeccionar el sistema de gestin ambiental para alcanzar mejoras en el desempeo ambiental, de acuerdo a la poltica de la organizacin.

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2.2.34 Minimizacin Medidas tendiente a disminuir la cantidad y nocividad de los residuos a generar. Considera medidas tales como la reduccin de la generacin, reutilizacin de productos usados y reciclaje. 2.2.35 Poltica Ambiental Declaracin de una organizacin sobre sus intenciones y principios en cuanto a su desempeo ambiental en general. Suministra el marco para la accin y para establecer los objetivos y metas ambientales. 2.2.36 Prevenir Concepto que promueve la no generacin de residuos como principio fundamental. Propone medidas a no generar residuos. 2.2.37 Prevencin de la Contaminacin Empleo de procesos, practicas, materiales o productos que eviten, reduzcan o controlen la contaminacin. Puede incluir actividades de reciclaje, tratamientos, cambios en los procesos, mecanismo de control, uso eficiente de recursos y sustitucin de materiales. 2.2.38 Produccin Limpia Es una estrategia de gestin empresarial preventiva aplicada a productos, procesos y organizacin de trabajo, cuyo objetivo es minimizar emisiones y/o descargas hacia el

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ambiente, reduciendo riesgo para la salud humana y ambiental, y elevando simultneamente la competitividad de la empresa. 2.2.39 Reciclaje Proceso de transformacin de ciertos materiales en materia primas para procesos productivos. 2.2.40 Reducir La reduccin de los residuos o emisiones industriales es un concepto orientado a disminuir el volumen de residuos generados (caso de slidos y lquidos), a bajar las emisiones atmosfricas (en este caso, el sinnimo usado es abatir), y a disminuir la toxicidad de ellos en general. Pude requerir que el industrial modifiques sus materias primas, insumos, procesos o productos, favoreciendo aquellos menos peligrosos o que generen menos residuos. 2.2.41 Rellenos Sanitarios Basado en principio de ingeniera que llevan a confinar los residuos slidos en celdas, reduciendo su volumen al mximo posible, incorpora tcnicas que permiten controlar olores, vectores y lquidos. Utilizando para la disposicin de residuos slidos domiciliarios e industriales asimilables a domiciliarios, considera todas las medidas de control de la contaminacin que garantizan la no existencia de riesgo a la salud de las personas y a medio ambiente (impermeabilizacin basal, sistema de captacin y tratamiento de lixiviados, sistema de captacin de gases) 2.2.42 Residuos

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Cualquier sustancia, objeto o materia generada durante el proceso productivo o de consumo, que puede representar algn valor econmico para terceros, como material reciclable y/o reutilizable. 2.2.43 Residuos Industriales lquidos (RILES) Efluentes residuales generados al interior del proceso productivo. 2.2.44 Reutilizacin Tcnicas de reaprovechamiento de un material o producto, sin cambiar su forma o naturaleza original. 2.2.45 Ruido Corresponde a ondas acsticas (o de presin) que se propagan en el aire y que hacen vibrar los tmpanos de manera que causan sensaciones auditivas. El ruido afecta la salud y bienestar de individuos y comunidades, ya que interfieren con el trabajo, descanso, sueo y comunicacin de las personas. Puede causar dao a la audicin e incluir sensaciones psicolgicas, fisiolgicas y posiblemente patolgicas. 2.2.46 Sistema de Gestin Ambiental Aquella parte del sistema administrativo que incluye la estructura organizacional, actividades de planificacin, responsabilidades, practicas, procedimientos, procesos y recurso para el desarrollar, implementar, lograr, revisar y mantener la poltica ambiental. 2.2.47 Tecnologas Limpias

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Procesos o equipos utilizados en la produccin, que poseen una baja tasa de generacin de residuos. Las instalaciones de tratamientos o reciclaje, no estn clasificadas como tecnologas limpias. 2.2.48 Transportista Toda persona natural o jurdica (empresa, institucin u organismo) que transporta algn desecho industrial. 2.2.49 Tratamiento Se define como tratamiento a la modificacin de las caractersticas fsicas, qumicas o biolgicas de cualquier residuo, de modo tal que se eliminen sus propiedades nocivas, se reduzca su volumen o simplemente se lo haga susceptibles de recuperacin.

2.3

SISTEMA DE GESTIN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

2.3.1 Accidente Evento indeseado que da lugar a la muerte, enfermedad, lesin, dao u otra prdida. 2.3.2 Auditoria Examen sistemtico para determinar si las actividades y los resultados relacionados estn en conformidad a los resultados y actividades planificadas y si estas actividades se llevan a cabo eficazmente y son convenientes para lograr la poltica de la organizacin y objetivos.

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2.3.3 Desempeo Resultados mensurables del sistema de gestin SSO, relacionados con el control que tiene la organizacin sobre los riesgos relativos a su seguridad y salud ocupacional y que se basa en su poltica de SSO y objetivos. NOTA: la medicin de desempeo incluye la medicin de actividades y resultados de gestin de SSO. 2.3.4 Evaluacin de Riesgo Proceso global de estimar la magnitud de los riesgos y decidir si un riesgo es o no es tolerable. 2.3.5 Incidente Evento que da lugar a un accidente o que tiene el potencial para producir un accidente. NOTA: un incidente en que no ocurre ninguna lesin, enfermedad, dao u otra perdida se denomina cuasi accidente. El trmino incidente incluye los cuasi-accidentes. 2.3.6 Identificacin de Peligros

Proceso que permite reconocer que un peligro existe y que a la vez permite definir sus caractersticas. 2.3.7 Mejoramiento Continuo

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Proceso de reforzamiento del sistema de gestin SSO, que se orienta a lograr mejoramiento en el desempeo global de la Seguridad y Salud Ocupacional, de acuerdo con la poltica de SSO de la organizacin. NOTA: no es necesario que el proceso sea aplicado simultneamente en todas las reas de actividad. 2.3.8 No Conformidades

Cualquier desviacin de las normas de trabajo, practicas, procedimientos, regulaciones, desempeo del sistema de gestin, etc. Que pueda llevar, directamente o indirectamente, a una lesin o enfermedad, a un dao de propiedad, un dao al ambiente del lugar de trabajo, o a una combinacin de estos. 2.3.9 Objetivos

Metas, en trminos de desempeo del sistema SSO, que una organizacin establece por si misma. NOTA: Los objetivos deben cuantificarse en la medida que resulte prctico. 2.3.10 Organizacin Compaa, corporacin, firma, empresa, institucin o asociacin o parte de ella, incorporada o no, publica o privada, que tiene sus propias funciones y estructura administrativa. NOTA: para las organizaciones con ms de una unidad de negocio, una sola unidad de negocio puede definirse como una organizacin. 2.3.11 Partes Interesadas Individuos o grupos involucrados con o afectados por, el desempeo del sistema de SSO de una organizacin. 2.3.12 Peligro

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Fuente o situacin que tiene un potencial de producir un dao, en trminos de una lesin o enfermedad, dao a propiedad, combinacin de estos. 2.3.13 Riesgo Combinacin entre la probabilidad de ocurrencia y las consecuencias de un determinado evento peligroso. 2.3.14 Riesgo Tolerable Riesgo que se ha reducido a un nivel que puede ser aceptable para la organizacin, teniendo en consideracin sus obligaciones legales y su propia poltica de SSO. 2.3.15 Seguridad Ausencia de riesgos inaceptables de dao. 2.3.16 Seguridad y Salud Ocupacional (SSO) Condiciones y factores que afectan el bienestar: de empleados, de obreros temporales, del personal del contratista, de visitantes y de cualquier otra persona en el lugar de trabajo. 2.3.17 Sistema de Gestin SSO Parte del sistema de gestin global, que facilita la gestin de los riesgos de SSO asociados a los negocios de la organizacin. Esto incluye la estructura orgnica, las actividades de planificacin, responsabilidades, prcticas, procedimientos, procesos y recursos para dao al ambiente del lugar de trabajo, o a una

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desarrollar, implementar, lograr, analizar crticamente y mantener la poltica de SSO de la organizacin.

2.4 MARCO CONCEPTUAL 2.4.1 Auditoria: Examen sistemtico para determinar si las actividades y los resultados relacionados estn en conformidad con los resultados y actividades planeadas y si estas actividades se llevan a cavo eficazmente y son convenientes para lograr la poltica de la organizacin y los objetivos. 2.4.2 Departamento Control de Gestin: Representa la garanta de la mejora continua y esta integrado por representantes de los niveles de la empresa, asimismo son responsables de mantener al da el manual y documentar cuando sea necesario, el sistema de gestin integrado. 2.4.3 Diseo: Denominacin con la que se conoce el trabajo de proyeccin de objetos de uso cotidiano, teniendo bsicamente en cuenta los materiales empleados y su funcin. 2.4.4 Gestin: Desarrollar mecanismos, instancias que nos permitan realizar con eficiencia y eficacia los objetivos. Esta gestin es necesario medirla, para esto necesitamos conocer los instrumentos y el conjunto estructurado de indicadores que nos permitirn evaluar en forma peridica y sistemtica el logro de un conjunto de objetivos claves para el xito. 2.4.5 Hoja de seguridad: Documento que describe los riesgos de un material peligroso y suministra informacin sobre cmo se puede manipular, usar y almacenar el material con seguridad, que se elabora de acuerdo con lo estipulado en la Norma.

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2.4.6

Norma: Son un modelo o patrn ejemplo o modelo a seguir, una norma es una formula que tiene valor de regla y tiene por finalidad definir las caractersticas que debe pode ser un objeto o sujeto y los productos y/o servicios que han de tener una compatibilidad para ser usados a nivel nacional e internacional.

2.4.7

Operaciones: En Teora de la Clasificacin, categora del conocimiento que comprende el conjunto de acciones conscientes y pre-diseadas que los agentes realizan sobre un objeto. Operaciones cubre un amplio espectro de situaciones que, conceptualmente, tienen una gran relevancia para los usuarios especializados, como ser: procedimientos, tcnicas, tratamientos, tcticas, estrategias, mtodos e investigaciones.

2.4.8

Partes Interesadas: Individuo o grupo involucrado, afectado por, el sistema integrado de gestin de una organizacin.

2.4.9

Organizacin: Compaa, corporacin, firma, empresa, institucin o asociacin o parte de ella, incorporada o no, publica o privada, que tiene sus propias funciones y estructura administrativa.

2.4.10 Poltica: Se entiende como aquellas directrices que se deberan tomar para lograr los objetivos. Esta debe ser detallada, estableciendo acciones para el futuro y contenido de la informacin necesaria para el futuro, adems debe contener la informacin necesaria para que tanto la direccin como los trabajadores puedan respectivamente conocer con claridad sus reas de autoridad y responsabilidad.

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2.4.11 Procedimiento: es un documento que entrega la descripcin de una actividad considerando los elementos de entrada, los de salida, las responsabilidades involucradas las condiciones especficas y los registros correspondientes.

2.4.12 Registro: documento que generalmente es desarrollado como resultado de la implementacin de procedimientos, los registros muestran como esta funcionando el sistema, estos ofrecen la evidencia efectiva de que se esta llevando a la prctica correctamente las actividades descritas en los procedimientos y en el manual. 2.4.13 Proyecto: conjunto de actividades coordinadas e interrelacionadas que buscan cumplir con un cierto objetivo. Este generalmente debe ser alcanzado en un periodo de tiempo previamente definido y respetando un presupuesto. 2.4.14 Salud: es el estado de completo bienestar fsico psquico y social, no meramente la ausencia de la enfermedad (OMS). 2.4.15 Sistema: Conjunto de partes que interactan entre si con la finalidad de entregar informacin o un producto coherente o racional. 2.5 SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO (SGI)

Un sistema de gestin integrado est constituido o formado por estndares que permitirn a la organizacin un mejor posicionamiento en el mercado nacional e internacional. La gestin integrada contempla para este caso la unin de la Calidad por medio de las normas ISO 9001:2008, Medio Ambiente por medio de las normas ISO 14001:2004, Seguridad y Seguridad y Salud Ocupacional por medio de las normas OHSAS 18001:2007.

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El SGI estar representado por el gran ro caudaloso, al cual se unirn o mas bien dicho de donde emanaran las tres reas de gestin determinadas o establecidas, tomando como base todos los elementos que constituyen al los sistemas de gestin, partiendo por la poltica. Se representa por un ro simplemente porque sus aguas estn en constante renovacin y movimiento, es decir, en una mejora continua (figura N 1). Los tres estndares que dan forma al SGI se integran e interactan entre si (figura N 2).

Mejoramiento Continuo

Poltica integrada

Revisin de la gerencia

Planificacin del SIG

Verificacin y Accin correctiva

Implementacin y operacin

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Figura N 1 Ciclo de Mejora Continua del Sistema de Gestin Integrado Partes interesadas Gerencia exige presionan

SGMA

SGSSO O

Partes interesadas. -Procesos amigables con el medio Ambiente

Partes interesadas. -Clientes -Sociedad -Colaboradores -Accionistas -Estado

REALIZACION DEL PRODUCTO O SERVICIO

SGC

-Procesos seguros para los colaboradores. -Satisfaccin

RETROALIMENTACION

de clientes

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Figura N 2 Interaccin del Sistema de Gestin Integrado El proceso de integracin de sistemas es aplicar los principios del enfoque de la gestin por procesos mantenido por la teora actual de gestin empresarial, en la que la organizacin se entiende como un conjunto de procesos que deben verse desde una perspectiva global y equilibrada para conseguir la mxima eficacia y eficiencia, y no desde el punto de vista de la especializacin en actividades desconectadas del proceso global. La idea es gestionar el conjunto de procesos que forman la organizacin, de forma nica pero teniendo en cuenta los requisitos especficos aplicables en Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud Ocupacional, en vez de gestionar cada funcin desde puntos de vista diferentes e independientes. En un proceso de integracin de sistemas de gestin, en que la empresa tendr que proponerse como compromisos fundamentales otorgar un servicio de gran calidad, la proteccin ambiental, incluyendo la prevencin de la contaminacin y los desechos, la seguridad y la salud en los puestos de trabajo, as como eliminar o de no ser esto posible minimizar los riesgos laborales, el cumplimiento de la legislacin vigente aplicable y la reglamentaria suscrita por la organizacin, debiendo llegar hasta el cumplimiento del requisito especfico que le aplica a la organizacin y la mejora continua que asegure un desempeo eficaz respecto a la Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y salud ocupacional, la integracin, por tanto, de dichos compromisos en el sistema general de gestin de una organizacin.

2.5.1 Ventajas de los Sistemas de Gestin Integrados (SGI)

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Podemos sealar las siguientes ventajas de la integracin de los Sistemas de Gestin para una organizacin: Las auditoras de implantacin, seguimiento y certificacin de los tres sistemas se pueden realizar al mismo tiempo, en los plazos correspondientes, por un equipo auditor polivalente. Con ello se reduciran los costos que para una organizacin supone la preparacin de dichas auditoras. Es un incentivo para la innovacin en las organizaciones, proporcionando valor aadido a sus actuaciones. Simplificara la documentacin necesaria al ser sta nica, lo que trae consigo transparencia, facilidad de manejo y reduccin de costos de mantenimiento. Al tener un sistema nico y por lo tanto, un sistema ms fcil de manejar, desarrollar y mantener, ayuda, anima y sensibiliza a las organizaciones a mejorar su competitividad y su imagen en el mercado.

2.6

NORMATIVAS DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO.

2.6.1 Norma de Calidad ISO 9001:2008 2.6.3 Norma de Medio Ambiente ISO14001: 2004 2.6.2 Norma de Seguridad y Salud Ocupacional OHSAS 18001: 2007

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CAPITULO III DESARROLLO DEL TEMA 3.1 METODOLOGA DE TRABAJO

La metodologa de trabajo a emplear para el desarrollo de este trabajo de titulacin es la siguiente: Realizar un levantamiento de la informacin de la documentacin y una

recopilacin de evidencia que acusa el estado de la organizacin por medio de herramientas de gestin como: entrevistas, encuestas, check list, inspecciones y observaciones, entre otros, que se realiz en Melgas Ltda. adems se mantuvo constantes entrevistas con los responsables de las distintas reas de la organizacin con lo cual se dio comienzo a la realizacin de la deteccin del problema Se realiza un estudio de las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001

3.2

DETECCIN DEL PROBLEMA

Mediante herramientas de gestin como las mencionadas en punto anterior se detectaron e identificaron las siguientes falencias y deficiencias en la organizacin: Melgas Ltda. no posee una correcta estructuracin para brindar un buen

servicio de Calidad y debe reestructurarse para cumplir con los requerimientos de las

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empresas pertenecientes a su cartera de clientes. Ausencia de bases documentales relacionadas a la Gestin de Calidad. Melgas Ltda. presenta unas fallas en el cuidado que debe tener con el

Medio Ambiente, debido al desarrollo de los distintos procesos para la realizacin de sus servicios, principalmente la segregacin de residuos y acumulacin de desechos y escombros. Ausencia de bases documentales relacionadas a Gestin de Medio Ambiente. Melgas Ltda. tiene la problemtica de no contar con una cultura de

Prevencin de Riesgos por parte de sus trabajadores, y su alto nivel de accidentabilidad., que se aprecia por su elevada tasa de cotizacin total (3,67 %). Ausencia de bases documentales relacionadas a la Seguridad y Salud Ocupacional. 3.3 DESARROLLO DEL TEMA

El presente trabajo de titulacin tiene por objetivo la creacin de la documentacin necesaria para que Empresa Melgas Ltda., pueda implementar un Sistema Integrado de Gestin en Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional, basado en las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001 respectivamente. Es por ello que el presente trabajo contar con el desarrollo de un Manual de Sistema de Gestin Integrado, Procedimientos y Registros de Sistema de Gestin Integrado, entre otros puntos que se desarrollarn a lo largo del presente informe. Finalmente se desarrolla una estructura por orden secuencial coherente de cada uno de los captulos que han sido desarrollados.

3.3.1 Manual del Sistema de Gestin Integrado

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Cdigo

MSGI 0 1 de 24

Manual de Sistema de Gestin Integrado (MSGI)

Revisin Pgina

NDICE 0.
1. Hoja de Control de Cambios Introduccin Objetivo, Campo de Aplicacin y Alcance del Sistema Documentacin de Referencia Sistema de Gestin de la Integrado Gestin de los Recursos

2.
3. 4. 5. 7. 8. 9. 6.

Responsabilidad de la Gerencia Realizacin del Servicio Medicin, Anlisis y Mejora Anexos

Nota importante: El presente documento es de exclusiva propiedad de Melgas Ltda. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceras personas sin la expresa autorizacin del Gerente General.

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0.

Hoja de Control de Cambios Nombre Alejandro Vega Valenzuela Jos Castro Herrera Jos Vargas Moreno Cargo Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI) Representante de Gerencia (RDG) Gerente General (GG) 03/01/2011 Fecha

Elaborado por

Revisado por Aprobado por

03/01/2011 03/01/2011

Fecha 03/01/2011

Rev. 0

Modificacin realizada Documento Original.

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Introduccin 1.1 Presentacin de la empresa Melgas Ltda., se constituye como empresa el 27 de Diciembre de 1999. La Empresa fue creada con el fin de prestar servicios en el sector minero e industrial, siendo su principal servicio el rea de Ingeniera, Mantenimiento Mecnico, Estructural, Montaje Industrial, Estructural, Elctrico e Instrumentacin de Equipos para la Minera e Industria. Esta empresa se ha empeado en ofrecer a sus clientes servicios especializados con valor agregado. Hoy en da Melgas Ltda., se constituye como una empresa que centra su principal objetivo en el cliente, entregando soluciones confiables en el campo de los servicios de mantenimiento industrial y montaje estructural, que contribuyen a la optimizacin de la eficiencia en los procesos que desarrollan sus clientes.

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1.2 Gestin del manual de SGI El Control del Manual con respecto a su elaboracin, modificacin aprobacin, vigencia y distribucin se rige por Procedimiento de Control de los Documentos y Control de los Registros PGI-02.

Objetivo, campo de aplicacin y alcance del sistema 2.1 Objetivo El objetivo de este Manual de SGI describe de forma general el Sistema de Gestin Integrados de la Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud Ocupacional, implantado en Melgas Ltda., basado en las Normas ISO 9001:2008, 14001:2004, y OHSAS 18001:2007. 2.2 Campo de aplicacin El Manual del Sistema de Gestin Integrado de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud Ocupacional describe en forma detallada el SGI implementado por Melgas Ltda., de acuerdo a la Poltica y Objetivos establecidos e incluye: el alcance del sistema de gestin integrado, incluyendo los detalles y la justificacin de cualquier exclusin, los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestin o referencia a los mismos, y una descripcin de la interaccin entre los procesos del sistema de gestin.

2.3 Alcance del sistema

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Melgas Ltda., ha establecido como alcance del Sistema de Gestin Integrado el Servicio de Mantenimiento Industrial y Montaje Estructural, tanto para clientes particulares como privados, enfocndose como actividad principal la entrega de servicios a la gran minera. Melgas Ltda., no interviene en actividades de diseo y desarrollo puesto que la empresa efecta servicios de mantenimiento y estos se realizan de acuerdo a bases tcnicas o planos entregados por el cliente, siendo Melgas Ltda. solo un ejecutor de las actividades ya diseadas, es por esta razn que dentro del sistema de gestin integrado de la empresa se excluir el requisito 7.3 diseo y desarrollo de la norma ISO 9001:2008. Tambin declara excluido del alcance de este Manual y del Sistema de Gestin Integrado el punto normativo 7.6 de la norma ISO 9001:2008 Control de los dispositivos de seguimiento de medicin, debido a que la organizacin no cuenta con equipos propios de seguimiento y medicin. Las calibraciones son responsabilidad del mandante, para Melgas Ltda. solo aplica la utilizacin de los equipos.

Documentacin de Referencia

En la elaboracin de la documentacin que compone el Sistema de Gestin Integrado que se describe en este Manual se han tomado como referencia las siguientes normas:

Referencia ISO 9001:2008 ISO 14001:2004 OHSAS 18001:2007

Edicin 2008 2004 2007

Ttulo Sistemas de gestin de la calidad Requisitos Sistemas de gestin ambiental Requisitos con orientacin para su uso Sistemas de Gestin Prevencin de riesgos profesionales Requisitos

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Sistema de Gestin Integrado El Sistema de Gestin Integrado, est conformado por nuestro personal, la forma en que nos relacionamos, los procesos, procedimientos; as como por los recursos que utilizamos para garantizar la calidad de nuestro servicio, el cuidado ambiental y la seguridad y salud ocupacional, en donde involucramos cada paso desde el inicio hasta la entrega del servicio. Los requisitos del Sistema de Gestin Integrado que implantaremos, implica que: Identificamos y determinamos los procesos que intervienen en l. Determinamos la secuencia e interaccin de stos. Determinamos los criterios y mtodos que se requieren para asegurar su efectiva

operacin y control. Aseguramos la disponibilidad de la informacin necesaria para soportar su

operacin y seguimiento, as como su medicin.

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Proporcionamos seguimiento y anlisis e implantamos, cuando se requiere, las

acciones necesarias para alcanzar los resultados planeados y la mejora continua.

4.1 Control de documentos, datos y registros Cuando se habla de documentos nos referiremos a los procedimientos SGI, procedimientos e instructivos de trabajo, manuales, documentos de origen externo, datos, fotografas, formularios, registros y otros. Para poder garantizar el control de la documentacin que integra el Sistema de Gestin Integrado de Melgas Ltda., se ha elaborado un procedimiento denominado Control de los Documentos y Control de los Registros codificado como PGI-02. Los registros asociados a este procedimiento son: RGI 02 01 Solicitud de Modificaciones de Documentos, RGI 02 02 Listado Maestro de Documentos, RGI 02 03 Listado de Distribucin de Documentos, RGI 02 04 Listado Maestro de Registros, RGI 02 05 Listado Maestro de Documentos Externos.

Responsabilidad de la Gerencia 5.1 Enfoque al cliente La alta Gerencia de Melgas Ltda., establece los procedimientos necesarios para asegurar que las necesidades y expectativas de los clientes se determinan, son conocidas y consideradas en nuestro servicio, incluyendo lo reglamentario. Segn Procedimiento de Ventas PGI 12 y su correspondiente registro RGI 12 01 Registro Ventas por Cliente.

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5.2 Poltica de SGI La Poltica Integrada (ver anexo A) es definida, revisada y difundida por el Gerente General. Adems la Poltica Integrada es conocida por todo el personal de Melgas Ltda., de tal forma que cada uno de ellos la pueda entender, adquirir el compromiso de participar en conjunto con la empresa en forma activa y responsablemente en el Sistema de Gestin Integrado y saber que es compromiso de cada Supervisor y/o Capataz y reforzar sus contenidos, asegurndose de que esta sea comprendida por ellos. Para asegurar el cumplimiento del prrafo anterior, el encargado de elaborar el contrato de un trabajador nuevo, se encontrar obligado a capacitar a esta persona en poltica de SGI. Los supervisores y APR sern los encargados de ello. El Gerente General ser el encargado de publicar la poltica en todas las reas donde se considere necesaria, adems de actualizarla y republicarla cada vez que sufra una modificacin.

5.3 Objetivos de SGI Los objetivos del Sistema de Gestin Integrado son planificados, por la Gerencia, de tal modo de asegurar su cumplimiento. Para ello estos objetivos sern planificados considerando: objetivos, metas, programas, recursos, responsables, indicadores y plazos.

5.4 Responsabilidad, autoridad y comunicacin Con el propsito de que el personal de la Empresa conozca sus funciones, responsabilidades y autoridades, el Gerente General las ha definido en los diferentes perfiles de cargo, adems se dan a conocer al personal a travs de charlas, inducciones y/o reuniones. Por otro lado, la estructura organizacional de Melgas Ltda., se refleja en el organigrama (ver anexo B).

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5.5 Representante de la gerencia El Gerente General de Melgas Ltda., ha designado un Encargado de Sistema de Gestin Integrado (ESGI), quien con independencia de otras responsabilidades, tienen la responsabilidad y autoridad de asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el Sistema de Gestin Integrado, informar a la Gerencia sobre el desempeo del Sistema de Gestin Integrado y de cualquier necesidad de mejora, y asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente, aspectos ambientales y acciones y condiciones subestndar en todos los niveles de la organizacin. Para ello la gerencia lo hace oficial por medio de un memo. 5.6 Comunicacin Interna y Externa Melgas Ltda., ha establecido los canales de comunicacin dentro de la organizacin considerando la eficacia del Sistema de Gestin Integrado. La comunicacin interna y externa es controlada segn se indica en el Procedimiento de Comunicacin Interna y Externa PGI 14 y Sus correspondientes registros: RGI 14 01 Comunicado Interno y Externo y RGI 14 02 Registro de Cartas Externas. 5.7 Revisin por la gerencia El Gerente General efecta revisiones peridicas al Sistema de Gestin Integrado, utilizando la informacin entregada por los procesos, con el objeto de evaluar su conveniencia, adecuacin y eficacia continua. Para efectuar las revisiones se ha elaborado el Procedimiento Revisin de Gerencia, PGI 10 y su respectivo Registro RGI 10 01 Revisin Gerencial.

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Gestin de los Recursos

6.1 Provisin de recursos La Gerencia General, se compromete a gestionar y tener disponibles todos los recursos a su alcance para la implementacin y mantencin eficaz y adecuada del Sistema de Gestin Integrado as como para la realizacin del servicio. Para manejar los recursos humanos cuenta un organigrama que se puede observar. (Ver anexo B).

6.2 Recursos humanos El personal que ejecute trabajos y tareas que afecten a la Calidad del Servicio y/o Producto, el Medio Ambiente o la Seguridad y Salud Ocupacional debe reunir los requisitos necesarios definidos por Melgas Ltda., en relacin con las competencias basndose en la educacin, formacin, habilidades y experiencia, descritas en los perfiles de cargo. Melgas Ltda., ha determinado competencias para contratar al personal en cada uno de los cargos que afectan a la Calidad de los servicios, Medio Ambiente y la seguridad y Salud Ocupacional, para ello ha desarrollado el procedimiento de Recursos Humanos PGI 11 y sus respectivos registros RGI 11 01 Perfil de Cargo, RGI 11 02 Evaluacin del Personal, RGI 11 03 Programa Anual de Capacitacin, RGI 11 04 Registro de Asistencia de Capacitacin y Entrenamiento, RGI 11 05 Registro de Actividades.

6.3 Infraestructura El Gerente General, basado en los requisitos para la ejecucin del servicio, determina la infraestructura necesaria y las caractersticas de sta, considerando los requisitos aplicables.

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La infraestructura que se utiliza e implementa en Melgas Ltda., es mantenida de manera regular, para ello Melgas Ltda., elabor un Procedimiento de Mantencin de Maquinarias y Equipos PGI 09 y sus respectivos registros RGI 09 01 Registro Historial y Mantencin de la Maquinaria, RGI 09 02 Registro Historial y Mantencin del Equipo. 6.4 Ambiente de trabajo La Gerencia determina y gestiona el ambiente de trabajo apropiados para que ste influya positivamente en la ejecucin de nuestros servicios y asume su compromiso de mantener y mejorar estas condiciones a lo largo del tiempo. Las condiciones fsicas de los lugares de trabajo, sern exclusiva responsabilidad de Melgas Ltda. y/o mandante, cuidando de cumplir con la legislacin vigente. Para ejecutar las labores de Melgas Ltda. estarn a cargo de los supervisores de las distintas obras. Realizacin del Servicio

7.1 Planificacin de la realizacin del servicio Melgas Ltda., planifica y desarrolla las actividades necesarias para la ejecucin del servicio, de tal manera, que los procesos comprometidos en el alcance del Sistema de Gestin Integrado interacten segn lo establecido. 7.2 Procesos relacionados con el cliente La determinacin y revisin de los requisitos relacionados con los servicios solicitados por los clientes, se realizan segn metodologa descrita en Procedimiento de Ventas PGI 12.

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Para prestar un mejor servicio es fundamental recibir retroalimentacin de nuestros clientes, por esto nuestra organizacin ha implementado disposiciones de comunicacin como se indica en el Procedimiento de Comunicacin Interna y Externa PGI 14. 7.3 Compras Melgas Ltda., ha establecido procedimientos y registros con la finalidad de que el producto a entregar por el proveedor cumpla con los requisitos de compra especificados. Para ello, se ha establecido un Procedimiento de Compras, Evaluacin y Seleccin de Proveedores PGI 08, que describe el proceso desde la determinacin de las necesidades de compra, hasta la verificacin de las mismas. Adicionalmente cuenta con los registros RGI 08 01 Solicitud de Materiales, RGI 08 02 Ficha de Proveedores, RGI 08 03 Evaluacin de Proveedores, en el cual se establecen los criterios para la Seleccin, Evaluacin y Reevaluacin, RGI 08 04 Orden de Compra. 7.4 Produccin y prestacin del servicio

Melgas Ltda., ha establecido un mecanismo para llevar a cabo la prestacin del servicio bajo condiciones controladas, las cuales incluyen lo siguiente: Procedimiento de trabajo el cual tiene como finalidad indicar los parmetros con los cuales se desarrollar el servicio, para lo cual el mandante entrega con anticipacin la informacin necesaria para poder llevar a cabo el servicio1. Para poder realizar lo anteriormente descrito se debe contar, cuando sea aplicable, informacin sobre las caractersticas del servicio, disponibilidad de instructivos de trabajo, el uso de equipo apropiado, implantacin de seguimiento y medicin, entrega del rea de trabajo y posteriormente la recepcin definitiva del trabajo por parte del mandante. La recepcin por parte del mandante del servicio entregado se

Esta informacin consiste en bases tcnicas de las respectivas obras a ejecutar, bases administrativas, planos, procedimientos e instructivos de trabajo entre otros.

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realiza mediante un documento de entrega del servicio, el cual es visado por Melgas Ltda., y el mandante. Melgas Ltda., valida la prestacin del servicio a travs de las recepciones conformes por parte del cliente, las cuales se validan al momento que el cliente libera el pago del trabajo. La validacin de los trabajos desarrollados por Melgas Ltda. quedan definidos una vez que el cliente recepciona en forma definitiva y satisfactoria la labor desempeada, como la mayora de los trabajos realizados por la empresa son a equipos en funcionamiento continuo, los trabajos se garantizan realizando pruebas de operacin, de producirse algn inconveniente se detiene el equipo y se repara. La experticia del personal en la realizacin de los trabajos se va generando con el continuo trabajo diario, esto debido a que las condiciones de los trabajos a realizar son generalmente en zonas con un alto grado de dificultad. Para Melgas Ltda., la identificacin y trazabilidad del servicio queda definida mediante la generacin de las rdenes de trabajo por parte del mandante en donde queda definido el servicio a realizar, con el cual desde este inicio se puede realizar el seguimiento completo del trabajo. Para poder hacer un seguimiento de la trazabilidad del servicio prestado, Melgas Ltda. Mantendr un archivo digital y/o fsico, que se mantendr en cada faena, o donde la empresa estime conveniente. Melgas Ltda., preserva la conformidad de los productos utilizados, y sus partes constitutivas, para la correcta ejecucin de los servicios. Para la preservacin de las herramientas y equipos utilizados en apoyo de la ejecucin de nuestros servicios se han elaborado Procedimiento de Mantencin de Maquinarias y Equipos PGI 09 que describe la forma en que son mantenidos.

Medicin, Anlisis y Mejora

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8.1 Seguimiento y medicin 8.1.1 Satisfaccin del cliente Melgas Ltda., con el propsito de determinar la percepcin del cliente con respecto al servicio entregado ha creado un registro de entrega del servicio el cual es visado por el cliente y por algn representante de Melgas Ltda., donde queda establecida la recepcin correcta de ste. Para entrega de trabajos o servicios de conformidad se elabora un formulario de entrega del rea para el caso de Calidad y se emiten los correspondientes certificados de Estado de Pago, emitidos por Medio Ambiente y Prevencin de Riesgos. 8.1.2 Auditora interna Con el objeto de asegurar la implementacin de los Procedimientos y documentos del Sistema de Gestin Integrado de Calidad, Medio ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional y el cumplimiento de los requisitos normativos, Melgas Ltda. cuenta con una programacin de Auditorias Internas, considerando la importancia del rea y actividad a ser auditada. Los auditores son designados asegurando su independencia con el rea auditada y los resultados de las auditorias son formalizados a los involucrados a travs del informe que resume las mismas. Las auditorias se llevan a cabo a intervalos planificados. Esta metodologa se describe con mayor detalle en Procedimiento de Auditoria Interna PGI 01 y sus respectivos registros RGI 01 01 Plan Anual de Auditorias, RGI 01 02 Programa de Auditorias, RGI 01 03 Listado de Auditores Internos, RGI 01 04 Informe de Auditoria Interna.

8.1.3 Seguimiento y medicin de los procesos Melgas Ltda., con el objeto de asegurar la ejecucin efectiva del servicio, ha determinado mtodos apropiados para el seguimiento de los procesos que conforman el Sistema de

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Gestin Integrado. A travs de dicho seguimiento se demuestra la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados. Cuando estos procesos no alcancen los resultados planificados, se ha decidido tomar acciones correctivas y/o preventivas para asegurarse de la conformidad de los procesos. Los resultados de estas mediciones son analizados a intervalos planificados en la Revisin Gerencial, para la implementacin de acciones correctivas y/o preventivas que aseguren la mejora continua. La Gerencia, dependiendo del anlisis antes mencionado, determina cuando sea aplicable, los procesos a medir. Para llevar un control del seguimiento y medicin en las tres reas de inters del SGI, se crea un registro de Control de las acciones correctivas y preventivas, codificado como RGI 03 02, del PGI 03. 8.1.4 Seguimiento y medicin del servicio Melgas Ltda., ha definido que se deben cumplir los procedimientos de trabajo para poder llevar a cabo en forma controlada las distintas actividades, para poder controlarlas se mantiene una carta Gantt que debe ser cumplida lo ms fielmente posible. Esta carta Gantt generalmente queda establecida en el proceso de licitacin. El servicio final concluye con la aceptacin del cliente bajo estado de pago. 8.1.5 Control servicio no conforme Melgas Ltda. se preocupa que sus clientes queden conformes con los servicios entregados. Para el tratamiento de aquellos casos que se genere un servicio no conforme, se ha creado el Procedimiento de Control de No conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas PGI 03, con el propsito de controlar que el servicio que no sea conforme con los requisitos, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencional. En este documento se describen los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme.

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Para cualquier situacin tanto de servicio no conforme como de no conformidad se emplear el procedimiento PGI 03, y se registrarn las no conformidades en el Registro RGI 03 01 Solicitud de Acciones correctivas o preventivas. En caso de que se materialice el riesgo definido en el Procedimiento de Identificacin y Evaluacin de Riesgos Laborales PGI 05 Melgas Ltda., considerar el accidente o incidente como una no conformidad, y ser tratada como se indica en PGI 03. 8.1.6 Anlisis de datos Durante la Revisin Gerencial segn PGI 10, se realiza un anlisis global de todos los datos recogidos durante el perodo establecido. Independiente de este anlisis, la Gerencia constantemente realiza anlisis de los datos obtenidos para demostrar la conformidad del servicio, la idoneidad y la eficacia del Sistema de Gestin de Integrado y para reconocer donde puede realizarse la mejora continua de la eficacia del sistema. Las fotografas tambin sern consideradas dato, en caso de ser necesarias sern adjuntadas a los Registros de Revisin gerencial RGI 10 01. 8.2 Mejora 8.2.1 Mejora continua

Melgas Ltda., ha establecido un mecanismo para mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestin Integrado de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional mediante: Implementacin de su Poltica Integrada y Objetivos Integrados, analizndolos en las reuniones de Revisin Gerencial para ver su contenido y adecuarlos a la realidad de la empresa en caso de ser necesario.

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Resultados de Auditorias Internas, las cuales son revisadas y analizadas en las reuniones de Revisin Gerencial. Anlisis de datos, acciones correctivas y preventivas las cuales son analizadas en las reuniones de Revisin Gerencial.

8.2.2 Accin correctiva y preventiva

En primera instancia las no conformidades mantienen una o ms acciones correctivas o preventivas, tal como se indica en el Procedimiento No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas, PGI 03. Tanto las acciones correctivas como preventivas debern ser solicitadas por medio de registro Solicitud de Acciones Correctivas o Preventivas RGI 03 01 y su seguimiento se incluir en registro RGI 03 02 Control de las Acciones Correctivas o Preventivas.

8.2.3 Identificacin y evaluacin de aspectos ambientales.

Melgas Ltda. ha desarrollado un Procedimiento Identificacin y Evaluacin de Aspectos ambientales PGI 04, en el que se identifican todos los AA relacionados a las actividades y sub-actividades que la empresa pueda controlar, clasificando el grado de ingerencia de la empresa y la situacin de operacin. Para lograr estos resultados la empresa implementa y mantiene el registro Matriz de Identificacin y Evaluacin de Aspectos Ambientales RGI 04 01.

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Para poder determinar cuales aspectos ambientales son los ms significativos Melgas Ltda. recurre al RGI 04 01, en el que aparece una formula matemtica capaz de discriminar objetivamente aquellos AA. Los parmetros ocupados se encuentran especificados en el PGI 04. La metodologa de tratamiento de los AA evaluados como significativos recaer en la elaboracin de objetivos y / o procedimientos, instructivos, inclusin de clusulas en los planes de calidad, adquisicin de equipos, tecnologas o elementos de proteccin personal, u otra solucin (en casos que amerite) que la alta gerencia decida, la que se registrar como una Solicitud de Accin Correctiva o Preventiva en el registro RGI 03 01.

Identificacin y evaluacin de requisitos legales y otros requisitos suscritos por la organizacin.

Melgas Ltda. ha dispuesto un procedimiento apropiado para identificar, mantener y tener acceso a los requisitos legales relativos al Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional que le sean directamente aplicables en funcin de sus actividades, y servicios. El procedimiento documentado establecido es el PGI 07 Identificacin y Evaluacin de Requisito Legales y Otros Requisitos. Para que la empresa consulte las leyes actuales se hace una revisin de las pginas web y de los diferentes medios descritos en el PGI 07 y los cambios son incorporados al registro Matriz de Identificacin y Evaluacin del Marco Regulatorio Aplicable RGI 07 01. Cuando sea necesario, se comunicar las informaciones pertinentes sobre requisitos

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legales a los funcionarios y partes interesadas. Para evaluar peridicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables, a Melgas Ltda. cuenta con el Procedimiento antes mencionado PGI 07 Identificacin y Evaluacin de Requisito Legales y Otros Requisitos, en donde se indica que se evaluar el cumplimiento de las leyes, tanto de Medio Ambiente como Seguridad y Salud Ocupacional, a travs del registro Matriz de Identificacin y Evaluacin del Marco Regulatorio Aplicable RGI 07 01, en la cual se especifica el porcentaje de cumplimiento con tal requisito legal su relacin con la organizacin y otros. Los registros de los resultados de la evaluacin del cumplimiento legal se mantienen archivados en las carpetas del Sistema de Gestin Integrado.

Control operacional.

Para poder controlar todas las operaciones que incidan en sistema de gestin integrado de Melgas Ltda., es que se controla la operacin de cada trabajo o cada contrato por separado. Para poder cumplir con los formatos exigidos por los mandantes, a este control operacional de Sistema de Gestin Integrado, se le ha denominado Plan de Gestin de calidad RGI 13 01, la elaboracin del mismo est estructurada bajo las directrices encontradas en el Procedimiento de Confeccin y Control de Planes de Gestin de Calidad PGI 13. El control de cumplimiento de los planes de calidad deber estar fiscalizado por el ESGI segn corresponda. En caso que alguno detectase alguna desviacin de lo comprometido en el plan de calidad v/s la ejecucin del trabajo, entonces deber dar aviso al gerente general y/o tomar decisiones de correccin para evitar una no conformidad.

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En caso de presentarse inherentemente la no conformidad se deber seguir el procedimiento tal como se menciona en el tem 8 de este manual. Comunicacin.

La Gerencia de Melgas Ltda., ha establecido un canal de comunicacin con partes interesadas externas y en todos los niveles de la organizacin con la finalidad de asegurar que el Sistema de Gestin Integrado sea efectivo descrito en el Procedimiento Comunicacin Interna y externa PGI 14. El mecanismo de comunicacin es publicar toda la informacin y cambios que se han generado ltimamente de manera de mantener al da a todos los miembros de la organizacin; sta se informa en el panel informativo, e-mail, reuniones de gestin, etc. de la empresa y cuya responsabilidad es de la lnea de mando de la empresa, al mismo tiempo el Representante de Gerencia o quien l designe ser la persona encargada de establecer comunicacin con partes interesadas o autoridad competente sobre el Sistema de Gestin Integrado. Otro mecanismo de difusin es mediante charlas, inducciones, etc., cuyo responsable de llevar los registros de asistencia, acta de reunin y temas a tratar, es el ESGI, cuyos temas son referentes a Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional u otros que afecten al SGI. Los empleados son representados en los asuntos de Seguridad y Salud Ocupacional por el Jefe del Departamento de Prevencin de Riesgo y Medio Ambiente y/o los supervisores, as como tambin son representados ante Gerencia por el Gerente de Servicios en temas de calidad.

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Por otra parte el gerente general da a conocer la poltica integrada tanto a los clientes, a los proveedores, al personal y a los mandantes por medio de su pagina Web www.melgas.cl.

8.2.7 Respuesta Ante Emergencia Melgas Ltda. ha definido las pautas para identificar y evaluar las situaciones de emergencia potenciales, en el procedimiento PGI 06 Procedimiento de Respuesta Ante Emergencia, para esto se utiliza el registro Matriz de Identificacin y Evaluacin de Situaciones de Emergencia RGI 06 01. Melgas Ltda. ha definido los planes de emergencia necesarios para prevenir y atenuar los impactos ambientales y los efectos hacia los trabajadores y comunidades, que puedan estar asociados a las situaciones de emergencia potenciales, estas situaciones se controlan acuerdo a los parmetros definidos en el registro RGI 06 2 Programa de Control de Emergencias. Melgas Ltda. para entrenar a su personal ante situaciones de emergencias posee un Programa de Simulacros RGI 06 03 y un Registro de Evaluacin de Simulacro RGI 06 04.

Identificacin y Evaluacin de Riesgos Laborales

Melgas Ltda. ha establecido las pautas para identificar, evaluar y controlar los riesgos asociados a las diferentes actividades que realiza la empresa en su procedimiento PGI 05 Identificacin y Evaluacin de Riesgos Laborales, el cual ser plasmado en el Registro Matriz de Identificacin y Evaluacin de Riesgos Laborales RGI 05 01. Por otro lado cada vez que el valor esperado de la perdida supere el lmite de tolerancia encontrado en

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PGI 05, se disear un programa de Control de Peligros asociado al trabajo especfico que supera el lmite de tolerancia en el RGI 05 02.

Melgas Ltda. tambin ha encontrado necesario incluir entre los procedimientos del SGI el Programa de Gestin de Prevencin de Riesgos Profesionales el cual se entregar a los mandantes que lo requieran o antes de iniciar un trabajo superior a un mes con el propsito de lograr un control permanente y sistemtico de las condiciones de riesgos de las reas de trabajo.

Anexos

Anexo A. Poltica Sistema de Gestin Integrado (SGI) Melgas Ltda. Anexo B. Organigrama

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Anexo A.

POLTICAS SGI MELGAS LIMITADA. POLTICAS SGI MELGAS LTDA.

Melgas Ltda., es una empresa que ejerce sus operaciones dentro y fuera de la regin de Atacama, desarrollando su actividad principalmente en las reas de Ingeniera y Construccin, Mantenimiento Mecnico, Montaje Industrial, Estructural, Elctrico e Instrumentacin de Equipos para la Minera e Industria. Nuestra Poltica se basa en la mejora continua y entrega de servicios con eficiencia considerando en el desarrollo de sus actividades la excelencia en Calidad, el cuidado al Medio Ambiente, la Seguridad y Salud Ocupacional de sus trabajadores. Melgas Ltda., consecuente con esta Poltica asume un compromiso desde la Gerencia hasta su personal operativo, para que en cada una de las reas donde se desenvuelve se cumplan los objetivos propuestos en cada una de sus actividades. La empresa comunica a su personal la Poltica del SGI.

__________________________ Jos Vargas Moreno

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Gerente General Melgas Ltda.

Anexo B. ORGANIGRAMA GENERAL MELGAS LTDA.

GERENTE GENERAL

DPTO. PREVENCIN DE RIESGOS Y MEDIO AMBIENTE

GERENTE DE SERVICIOS

ASESORES EN PREVENCIN DE RIESGOS Y MEDIO AMBIENTE

ENCARGADO DEL SGI

SECRETARIA ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIN Y ABASTECIMIENTO

DEPARTAMENTO DE OPERACIONES

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

ENCARGDO DE BODEGA

ADMINISTRADOR DE CONTRATO

ENCARGADO CONTROL DE CALIDAD

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SUPERVISORES /CAPATACES DE TERRENO Y SUPERVISOR DE MANTENCIN

PERSONAL EN GENERAL
CAPATACES MECANICOS ELECTRICOS SOLDADORES Integrado AYUDANTES

3.3.2 Procedimientos del Sistema de Gestin 3.3.2.1 Procedimiento de Auditora Interna

3.3.2.2 Procedimiento de Control de los Documentos y Control de los Registros 3.3.2.3 Procedimiento de Control de No Conformidades, Acciones correctivas y Preventivas 3.3.2.4 Procedimiento de Identificacin y Evaluacin de Aspectos Ambientales 3.3.2.5 Procedimiento de Identificacin y Evaluacin de Riesgos Laborales 3.3.2.6 Procedimiento de Respuesta Ante Emergencias 3.3.2.7 Procedimiento de Identificacin y Evaluacin de Requisitos Legales y Otros requisitos 3.3.2.8 Procedimiento de Compras, Evaluacin y Seleccin de Proveedores 3.3.2.9 Procedimiento de Mantencin de Maquinarias y Equipos 3.3.2.10 Procedimiento de Revisin Gerencial 3.3.2.11 Procedimientos de Recursos Humanos 3.3.2.12 Procedimiento de Ventas 3.3.2.13 Procedimiento de Confeccin y Control de Planes de Gestin de Calidad 3.3.2.14 Procedimiento de Comunicacin Interna y Externa

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Cdigo

PGI 01 0 1 de 7

Procedimiento de Auditoria Interna

Revisin Pgina

NDICE 0. Hoja de Control de Cambios 1. Objetivo 2. Alcance 3. Responsabilidades 4. Definiciones 5. Descripcin del Procedimiento 6. Documentacin Aplicable 7. Anexos Nota importante: El presente documento es de exclusiva propiedad de Melgas Ltda. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceras personas sin la expresa autorizacin del Gerente General. Nombre Cargo Fecha Firma

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Elaborado por

Alejandro Vega Valenzuela Jos Castro Herrera Jos Vargas

Encargado del Sistema de Gestin Integrado (ESGI) Representante de Gerencia (RDG) Gerente General (GG) 03-01-2011

Revisado por Aprobado por

03-01-2011 03-01-2011

Moreno 0. Hoja de Control de Cambios Fecha 03/01/2011 Rev. 0

Modificacin realizada Documento Original

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1. Objetivo

El objetivo de este procedimiento es establecer el mecanismo a utilizar para planificar y realizar las Auditoras Internas del Sistema de Gestin Integrado de Melgas Ltda. y definir el criterio para la calificacin de los auditores internos.

2. Alcance

Este documento tiene validez para todas las Auditorias Internas y todos los procesos de Melgas Ltda., que estn trabajando con el Sistema de Gestin Integrado y es aplicable a todo el personal de Melgas Ltda., teniendo como primer impulsor al Gerente General.

3. Responsabilidades

3.1

El Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI) es responsable de: Programar las Auditorias Internas. Planificar la realizacin de las auditorias internas, de acuerdo a lo establecido en el presente procedimiento (Plan anual de Auditorias).

3.2

El Auditor Lder: Coordinar las Auditorias Internas, reuniones de apertura y cierre a travs de la planificacin. Confecciona el programa de auditora interna.

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Asegurar la disponibilidad de documentacin requerida por los auditores para la ejecucin de la auditoria.

3.3

Los Auditores Internos son responsables de: Ejecutar las auditorias internas, considerando las directrices del presente procedimiento. Informar de los resultados de las Auditoras Internas al Auditor Lder y/o Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI). 3.4 Los Auditados son responsables de: Disponer los recursos necesarios (tiempo, documentacin, registros, etc.) para realizar la actividad de la mejor forma posible.

3.3

El Gerente General (GG) debe: Aprobar el Plan y Programa de Auditoria.

4. Definiciones Auditora Interna: Examen sistemtico que efecta Melgas Ltda. internamente para verificar el cumplimiento de las actividades especificadas en el Sistema de Gestin Integrado, ya sea evaluando un proceso o un producto, o verificando si un cambio ha sido asimilado y si est siendo practicado.

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5. Descripcin del Procedimiento

5.1

Auditora Interna

El Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI) confecciona el Plan de Auditoria, en el cual establece la frecuencia de stas, tomando en consideracin el estado y la importancia de los procesos y las reas a auditar, los resultados de la evaluacin del riesgo de las actividades, la importancia ambiental de las operaciones implicadas as como los resultados de auditoras anteriores. Posteriormente solicita General (GG) Las auditoras internas son ejecutadas por los auditores calificados, entendindose por calificados aquellos que cuenten con una capacitacin de Auditor Interno de ISO 9001, 14001 y OHSAS 18001. El ESGI, prepara el Plan Anual de Auditora (ver anexo), en el cual establece el objetivo y alcance de sta. Las auditorias se inician con una breve reunin de inicio en la cual se revisa el Programa de auditora (ver anexos). Durante la reunin de inicio se establece la metodologa a utilizar durante el proceso de auditora interna, las actividades de auditora, conformar los canales de comunicacin, proporcionar la oportunidad al auditado de realizar cambios durante el proceso. Todos los hallazgos, oportunidades de mejora (OM), observaciones (OBS) y no conformidades (NC) detectadas en las auditorias son informados a los responsables del rea auditada o al auditado en el momento de su deteccin. aprobacin del Gerente

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Una vez concluida la ejecucin de la auditoria, se desarrolla una reunin de cierre entre los participantes, en la cual se registran en el Informe de Auditoria interna (ver anexos) las no conformidades, observaciones y oportunidades de mejoras. El resultado de la auditora es informado a los participantes de la reunin de cierre. El auditor Lder entregara el informe al ESGI. El ESGI a posterioridad informa de los resultados a gerencia. Las medidas correctivas a las NC y OBS deben ser tratadas segn PGI 03 Procedimiento Control No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas. El seguimiento de las acciones correctivas puede realizarse durante auditorias posteriores. Los resultados de las auditorias internas son considerados en las Revisiones Gerenciales del Sistema de Gestin Integrado, segn se indica PGI-10 Procedimiento Revisin Gerencia. 5.2 Calificacin de auditores internos

Los auditores internos, son calificados por organismos externos mediante entrenamientos especficos destinados a la formacin de auditores de SGI. Melgas Ltda. posee un listado de los auditores internos (ver anexos) calificados. Para seleccionar al personal externo a Melgas Ltda. que efecte auditoras internas al SGI es el ESGI o el GG, quienes se basaran en el Perfil de Cargo de Auditor Interno.

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6. Documentacin Aplicable

Puntos Normativos: 8.2.2 Auditoras Internas, ISO 9001:2008 4.5.5 Auditora Interna, ISO 14001:2004 4.5.4 Auditora OHSAS 18001:2007

7. Anexos

Plan Anual de Auditoria (RGI 01 01)

Programa de Auditoria (RGI 01 02)

Listado de Auditores internos (RGI 01 03) Informe de Auditora Interna (RGI 01 04)

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Procedimiento de Control de los Documentos y Control de los Registros

Cdigo Revisin Pgina

PGI 02 0 1 de 19

NDICE

0. Hoja de Control de Cambios 1. Objetivo 2. Alcance 3. Responsabilidades 4. Definiciones 5. Descripcin del Procedimiento 6. Documentacin Aplicable 7. Anexos Nota importante: El presente documento es de exclusiva propiedad de Melgas Ltda. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceras personas sin la expresa autorizacin del Gerente General. Nombre Alejandro Vega Valenzuela Jos Castro Herrera Jos Vargas Cargo Encargado del Sistema de Gestin Integrado (ESGI) Representante de Gerencia (RDG) Gerente General (GG) 03-01-2011 Fecha Firma

Elaborado por

Revisado por Aprobado por

03-01-2011 03-01-2011

Moreno 0. Hoja de Control de Cambios

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Fecha 03/01/2011

Rev. 0 Documento Original

Modificacin realizada

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1. Objetivo

El objetivo de este procedimiento es establecer el mecanismo a utilizar para controlar la documentacin y registros del Sistema de Gestin Integrado de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional. 2. Alcance

Este procedimiento controla la base documental del SGI de empresa Melgas Ltda.

3. Responsabilidades

3.1

El Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI) es responsable de: Elaborar la documentacin y formatos necesarios Controlar que el formato y estructura de los documentos corresponda a lo establecido. Asignar los cdigos a los documentos del Sistema de Gestin Integrado y llevar el registro de su estado de revisin. Mantener actualizados y ordenados los registros relativos a la documentacin distribuida a las diferentes reas. Distribuir al personal asignado los documentos actualizados. Mantener actualizados y ordenados los documentos internos y externos que podra afectar a algn tem del sistema de gestin integrado. Mantener actualizado Listado Maestro de Documentos Internos y Externos.

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3.2

El Representante de Gerencia (RDG) ser el responsable de revisar la documentacin confeccionada.

3.3

El Gerente General (GG) responsable de: Aprobar la documentacin del SGI y cualquiera de sus subtemes.

3.4

De los Supervisores Informar sobre el uso y mantener los documentos a disposicin del personal de su dependencia involucrado en su aplicacin. Recibir y canalizar las necesidades detectadas por el personal, para la elaboracin y modificacin de los procedimientos e instructivos operativos. Controlar la Documentacin Externa que le sea aplicable.

3.4

Es responsabilidad del Personal Administrativo: Completar los datos requeridos en la Distribucin de Documentos. Mantener en buen estado de uso la copia asignada. No reproducir total ni parcialmente el documento entregado, ni transferir su control sin la expresa autorizacin del Gerente General. Devolver la copia del documento cuando le sea solicitada. Informar inmediatamente, en caso de prdida de la documentacin. Controlar los registros que utilizan.

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4. Definiciones

En relacin a documentos: Procedimiento: Documento que describe la realizacin de actividades respondiendo al qu, cmo, cundo, dnde y por quin son realizadas estas actividades. Generalmente, su ejecucin involucra a ms de un rea del Sistema de Gestin Integrado.

Instructivo de trabajo: Documento que describe la realizacin de una actividad especfica de un proceso del SGI. Su ejecucin generalmente involucra a un rea del SGI. Procedimiento Documentado: Cuando aparece el trmino procedimiento documentado dentro de esta Norma Internacional, significa que el procedimiento sea establecido, documentado, implementado y mantenido. Un solo documento puede incluir los requisitos para uno o ms procedimientos. Manual: Nombre asignado al manual de sistema de gestin integrado, en donde se encontrar la interrelacin que existen entre los diferentes sistemas de gestin entendidos como Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional. Proteccin: Forma en la que son mantenidos los documentos y registros del SGI, sean estos en digital y/o fsicos (archivadores, carpeta y otros medios) para evitar su dao y/o deterioro, segn sea definido por la Empresa Melgas Ltda. En relacin a Registros: Identificacin: Nombre de referencia que individualiza a los registros.

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Almacenamiento: Indica el lugar donde se mantienen los registros. Por ejemplo: oficina administracin, archivo secretaria, archivos digitales, etc., se indica en la lista de control de registro. Retencin: Es el perodo de tiempo durante el cual se mantiene el registro, se indica en la lista de control de registro. Recuperacin: Se indica la forma o responsables de acceder a los registros. Disposicin: Los Responsables de rea determinan el destino de los registros, una vez que se cumple su perodo de retencin. Por ejemplo: destruccin, archivo en otro lugar, etc. Proteccin: Forma en la que son mantenidos los registros en archivadores, carpeta y otros medios para evitar su dao y/o deterioro, segn sea definido por la Empresa Melgas Ltda.

5. Descripcin del Procedimiento Identificacin de los documentos La Documentacin del Sistema de Gestin Integrado se identifica mediante los siguientes datos:

Ttulo del documento Cdigo del documento (no aplicable al Manual). N de revisin Fecha y cargo de las personas responsables de su elaboracin, revisin y aprobacin. Logo de la organizacin.

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Compaginacin, todos los documentos irn paginados, indicando el nmero total de pginas.

Los documentos originales sern todos aquellos que se encuentren dentro de la carpeta digital y/o fsico. Los cuales pueden ser creados y modificados por el ESGI.

Los documentos originales se identificarn como tales ya que debern tener las firmas de los responsables en su portada, con lpiz pasta de color azul. De ste documento debern distribuirse copias a las personas que la empresa encuentre que sea necesario, para ello se emitirn fotocopias del original, poniendo en su portada el timbre que indique DOCUMENTO CONTROLADO, en color diferente al negro. En caso que por alguna razn la empresa decida entregar copias de estos documentos a entidades externas a la empresa o a uno de sus clientes, entonces estos documentos debern remitirse con la intencin de copia informativa, para ello se timbrar la portada del documento con la identificacin de COPIA INFORMATIVA. Documentos tales como la poltica y objetivos de calidad sern tratados como copias informativas al momento de repartir una a cada trabajador, sin embargo ser el ESGI el encargado de controlar todos los documentos de estas caractersticas que hallan sido publicado, ya sea en ficheros, paginas Web, diarios murales u otros.

Los documentos que por alguna razn sean cambiados o alterados sern considerados como obsoletos, en estos casos las copias controladas de estos documentos debern destruirse de manera manual por el elaborador del documento original, quien adems deber preocuparse de retirar todas las versiones anteriores que se encuentren controladas como se indica listado maestro de documentos (ver anexos). El original ser identificado con el timbre de OBSOLETO, almacenndolo en la carpeta de obsoletos.

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5.2 Ttulo y Codificacin de los documentos. Titulo Cdigo : Indica el nombre dado al procedimiento, Registro o Instructivo. : Corresponde a la identificacin del documento y tiene la siguiente estructura:
LETRA QUE IDENTIFICA TIPO DOCUMENTO * (PGI. RGI, IT, etc.) N CORRELATIVO DEL DOCUMENTO

xxx xxx
* Tipo de Documento: PGI: Procedimiento de Gestin Integrado. RGI: Registro de Gestin Integrado PDT: Procedimiento de Trabajo IT: Instructivo de Trabajo 5.2.1 Resumen de la codificacin de los documentos La codificacin de los documentos es la siguiente: Documento Manual de Gestin Integrado Procedimiento de Gestin Integrado Registro Gestin Integrado Cdigo MGI PGI -XX RGI-XX-XX

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Donde: XX corresponde al correlativo. En el caso de los registros, el primer par de XX, es el nmero del procedimiento del cual emana el documento y el segundo par de XX corresponde al nmero correlativo de registro del procedimiento. NOTA: Cuando procedimiento, instructivo programa y registro de trabajo no nazcan de un procedimiento normativo se codifican de la siguiente forma: Documento Procedimiento de Trabajo Instructivo de Trabajo Cdigo PDT- XX IT- XX

Donde XX: Corresponde al nmero del documento sin relacin con alguna con procedimientos normativos, se aplica un par de XX corresponde al correlativo del documento.

5.3 Estructura de los procedimientos (PGI) Los Procedimientos del Sistema de Gestin Integrado constan de los elementos que se detallan a continuacin: A. Portada Contiene la siguiente informacin. Logotipo de la organizacin Ttulo del documento. Cdigo del documento. N de revisin Compaginacin

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ndice. Nota Importante: Esta nota establece la confidencialidad del documento. Cuadro de los responsables de: Elaborado por: Seala el nombre, a lo menos el primer apellido, el cargo, la fecha en que se elabor el documento.

Revisado por: Seala el nombre, a lo menos el primer apellido, el cargo, la fecha en que se revis el documento.

Aprobado por: Seala el nombre, a lo menos el primer apellido, el cargo, la fecha de aprobacin del documento.

B. Pginas Logotipo de la organizacin. Ttulo del documento. Cdigo del documento. N de revisin. Paginacin.

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5.4 Contenido de los documentos. 5.4.1 Manual de Sistema de Gestin Integrado

El Manual de Sistema de Gestin Integrado tendr el siguiente contenido: Presentacin de Melgas Ltda. Secciones introductorias: objetivo, alcance, entre otros. Los documentos (procedimientos, registros o instructivos) o referencia a los mismos establecidos por Melgas Ltda. para dar cumplimiento a la Norma ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007.

5.4.2 Procedimientos de Gestin Integrado

Se estructurarn segn los siguientes captulos: 0. Hoja de Control de cambios Descripcin de los cambios introducidos en el procedimiento que dan lugar a revisiones del mismo.

1. Objetivo

En este punto se entrega una clara definicin del propsito de la documentacin de la actividad establecida, indicando adems QUE? se pretende con el desarrollo de la misma.

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2. Alcance

En este tem se describe brevemente DNDE? y A QUE? es aplicable la actividad descrita, considerando las restricciones establecidas.

3. Responsabilidades

En este tema se hace referencia a los todos los cargos involucrados en la actividad documentada, especificando y definiendo claramente sus responsabilidades en cuanto a la misma.

4. Definiciones

Establecer en forma clara el sentido de aquellos trminos o palabras que se requieran para comprender el texto.

5. Descripcin del Procedimiento

En este tema se describe la actividad en s, de manera clara, breve y precisa, por medio de una secuencia lgica y ordenada, de las acciones que se efectan durante su desarrollo. La descripcin de la actividad define el COMO?, CON QUE? y CUNDO? se realiza la actividad, haciendo referencia a los cargos involucrados en ello (para el caso de procedimientos).

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6. Documentacin Aplicable

Los nombres de documentos citados dentro de este punto deben realizarse sealando el nmero de la referencia.

7. Anexos

Los anexos deben incluir cualquier tipo de informacin que facilite la aplicacin y comprensin del documento, como por ejemplo: Formularios (de Registros, a modo de ejemplo), planillas, esquemas, diagramas, tablas, organigramas, flujogramas, grficos, fotos, principios tericos, estos se adjuntan a modo informativo, no siendo necesariamente la ltima revisin en vigencia.

5.4.3 Procedimientos de trabajo (PDT) e Instructivos de Trabajo (IT) Estos documentos slo contienen la descripcin especfica de la actividad en su mayora son de carcter operativos. 5.5 Proceso de elaboracin de documentos 5.5.1 Elaboracin, revisin y aprobacin del manual de sistema de gestin integrado

El Encargado del Sistema de Gestin (ESGI) en conjunto con el Jefe del Departamento de Prevencin de Riesgos y Medio Ambiente, redactan y actualizan el Manual de Sistema de gestin Integrado. Una vez realizado lo anterior es revisado por el Representante de Gerencia y aprobado por el Gerente General. La firma de ellos en el cuadro de firmas reflejar la elaboracin, revisin y aprobacin del Manual.

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5.5.2 Elaboracin de Procedimientos del SGI

La necesidad de preparar un nuevo Procedimiento o de actualizar uno que se encuentre en vigor puede resultar de: Modificaciones en la organizacin de Melgas Ltda. Acciones Correctivas y Preventivas Acuerdos obtenidos en la reunin de revisin del Sistema de Gestin Integrado, por la direccin de modo que se mejore la operativa interna y los resultados del sistema. Errores u oportunidades de mejora detectadas en los mismos procedimientos.

Los cambios que sean necesarios realizar en los documentos, son solicitados a travs de la Solicitud de Modificacin de documentos (ver anexos) al ESGI o JPM, segn corresponda. En caso de aprobar el cambio se inicia el proceso de actualizacin y registra dicha modificacin en la hoja de control de cambios, adems de aumentar el N de la revisin (por ejemplo de revisin 0 pasa a revisin 1). Cuando la necesidad de modificar un documento proviene de una solicitud de accin correctiva o preventiva, se considera como registro de la solicitud, la misma solicitud de accin. El encargado del Sistema de gestin Integrado (EGSI) preparan el borrador del procedimiento, luego firma en el recuadro Elaborado por y lo enva al Gerente General, para que designe al responsable de su revisin. El ESGI asigna cdigo si se trata de un procedimiento nuevo. En caso de que los cambios introducidos en este procedimiento afecten a otro documento, iniciar el proceso de actualizacin de este ltimo o la delegacin de esta tarea. El responsable de la Revisin firma el documento en el recuadro revisado por del formato y lo devuelve al autor en un plazo de 5 das hbiles para su emisin definitiva.

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En caso de efectuar observaciones, el autor tiene un plazo de 5 das hbiles para la correccin, emisin y firma correspondientes. Luego entrega procedimiento para su aprobacin al Gerente General, firmando ste en el recuadro aprobado por Una vez aprobados, el ESGI proceder a la asignacin del cdigo, segn lo indicado en el tem 5.2. 5.5.3 Elaboracin de procedimientos de trabajo (PDT) e Instructivos de Trabajo (IT). Estos documentos slo contienen la descripcin especfica de la actividad y corresponden a los procedimientos de trabajo operacionales. Dichos procedimientos cuentan con la misma estructura de los Procedimientos del SGI, agregndose la firma del que elabora, revisa y aprueba. Adems se agrega una Notificacin del procedimiento bajo firma de trabajador, participante e instructor correspondiente. Cualquier miembro de Melgas Ltda. puede detectar la necesidad de elaborar un procedimiento o instructivo de trabajo. En tal caso, se comunicar dicha necesidad al Supervisor quien se responsabiliza de la elaboracin de dicho instructivo, con apoyo del Asesor en Prevencin de Riesgos correspondiente. Siendo el Jefe del Dpto. de Prevencin de Riesgos y Medio Ambiente (JPM) responsable de revisarlos y el Gerente de Servicios (GS) en Aprobarlos. Una vez aprobados, el ESGI proceder a la asignacin del cdigo, segn lo indicado en el tem 5.2.

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5.5.4 Proceso de distribucin de documentos

Una vez aprobado Manual de Sistema de gestin integrado, Procedimiento normativos y/o procedimientos e instructivos operacionales, el Gerente General archiva el documento ORIGINAL y lo incorpora al Listado Maestro de Documentos (ver anexos), entonces emite las COPIAS CONTROLADAS, las timbra y distribuye a las reas usuarias del documento mediante, Listado de Distribucin de Documentos (ver anexos) y reemplaza las obsoletas si las hubiere, destruyendo en el momento de su retiro, guardando la copia original obsoleta de la revisin anterior, timbrndolo como OBSOLETO. Cuando los usuarios consultan un documento controlado y por razones operativas consideren conveniente tener una copia, la solicitan al ESGI JPM, quien determinara si es necesario entregar una copia bajo el carcter de Documento Controlado, solicitndoselo al Gerente General. Nota 1: Los documentos que sean distribuidos a entidades externas se consideran como COPIA INFORMATIVA, por lo cual no se requiere mantener registros de su distribucin. Cuando el Gerente Considere necesario se distribuirn copias informativas al personal interno, siendo responsabilidad de cada uno verificar si se esta trabajando con la versin correspondiente. Nota 2: Cada vez que sea necesario incluir la distribucin de copias digitales a otras personas, se har entrega de documentos marcados digitalmente como Copia Informativa, adems el documento deber ir protegido contra escritura. En el caso de los registros, debern entregarse al personal interno de Melgas Ltda. como un formulario desprotegido, con la finalidad que puedan llenar los contenidos correspondientes a cada uno de ellos, sin embargo cuando sean devueltos debern encontrarse como registros protegidos.

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5.6 Control de Documentos Externos

Todos aquellos documentos externos tales como leyes, reglamentos, decretos, circulares, normas, manuales, especificaciones u otros que sean de uso en las distintas reas de trabajo son considerados como documentos controlados a fin de asegurar la utilizacin vigente de ellos. En caso de requerir distribuir copias de documentos externos se utiliza el registro Listado de Distribucin de Documentos (ver anexo). El ESGI mantiene un Listado Maestro de Documentos Externos (ver anexo). El supervisor es responsable de controlar la vigencia de la documentacin externa que le aplique a travs del registro Listado Maestro de Documentos Externos, adems de mantener informado al ESGI o JPM el ingreso o eliminacin de algn documento para actualizacin del Listado Maestro de Documentos Externos. Para el caso de los PDT y los IT, sern los supervisores los responsables de custodiar y mantener legibles y actualizados los documentos, 5.7 Control de los Registros Los registros del Sistema de Gestin Integrado son identificados, almacenados, protegidos, recuperados, retenidos y se determina su disposicin (segn definiciones). El control de los registros se realiza de manera centralizada por el ESGI (para aquellos Registros asociados al SGI), en donde el elaborador de cada procedimiento ser el encargado de manejar, controlar y distribuir los formularios, sin embargo ser responsabilidad de los supervisores custodiar y mantener legibles los registros llenados, para ello el Gerente General manejara una listado maestro de registros (ver anexos).

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Los registros se encuentran disponibles para demostrar que las actividades establecidas en el Sistema son efectivamente realizadas. El ESGI o JPM, es el responsable de aprobar la emisin o modificacin de los formularios de registros que se generen para ser incorporados al Sistema de Gestin Integrado de Melgas Ltda., entregando en las reuniones los formatos nuevos o modificados, adems de actualizar los anexos en los documentos distribuidos. Teniendo presente la confidencialidad de la informacin, el ESGI o JPM, es el responsable de autorizar el acceso a los registros de Melgas Ltda., cuando estos sean solicitados por Auditores (Internos y Externos) el organismo certificador o por el cliente. La verificacin del uso adecuado de los registros identificados en los procedimientos del Sistema de Gestin Integrado se realiza por intermedio de auditorias programadas, inspecciones por el ESGI. 6. Documentacin Aplicable

Este procedimiento cumple con: Clusula 4.2.3 Control de los Documentos de la Norma ISO 9001:2008. Clusula 4.4.5 Control de documentos de la Norma ISO 14001:2004. Clusula 4.4.5 Control de documentos y datos de la Norma OHSAS 18001:2007. Clusula 4.2.4 Control de los Registros de la Norma ISO 9001:2008. Clusula 4.5.4 Control de los Registros de la Norma ISO 14001:2004. Clusula 4.5.3 Registros y gestin de los registros de la Norma OHSAS 18001:2007.

7. Anexos

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Solicitud de modificaciones de documentos (RGI 02 01) Listado maestro de documentos (RGI 02 02) Listado de distribucin de documentos (RGI 02 03) Listado maestro de de registros (RGI 02 04) Listado Maestro de documentos externos (RGI 02 05)

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Procedimiento de Control de No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas

Cdigo Revisin Pgina

PGI 03 0 1 de 8

NDICE 0. Hoja de Control de Cambios 1. Objetivo 2. Alcance 3. Responsabilidades 4. Definiciones 5. Descripcin del Procedimiento 6. Documentacin Aplicable 7. Anexos Nota importante: El presente documento es de exclusiva propiedad de Melgas Ltda. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceras personas sin la expresa autorizacin del Gerente General. Nombre Elaborado por Revisado por Aprobado por Alejandro Vega Valenzuela Jos Castro Herrera Jos Vargas Cargo Encargado del Sistema de Gestin Integrado (ESGI) Representante de Gerencia (RDG) Gerente General (GG) Fecha 03-01-2011 03-01-2011 03-01-2011 Firma

Moreno 0. Hoja de Control de Cambios

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Fecha 03-01-2011

Rev. 0 Documento Original

Modificacin realizada

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1. Objetivo

El presente procedimiento describe la forma en que son tratadas las no conformidades y potenciales no conformidades, como son registradas y como se efecta el seguimiento de las acciones correctivas y preventivas para la eliminacin de las causas.

2. Alcance

Este procedimiento es utilizado por el personal de Melgas Ltda., en todas aquellas reas donde se detecten No Conformidades o potenciales no conformidades.

3. Responsabilidades

3.1

Es responsabilidad del personal de la Empresa informar a su superior directo o en su ausencia, al Encargado del Sistema de Gestin Integrado (ESGI), los reclamos de clientes recibidos y la existencia de cualquier problema que le impida la realizacin eficaz de sus funciones, adems de proponer, si corresponde, la solucin al mismo. Identificar cualquier problema relativo al servicio y/o Sistema de Gestin Integrado. Iniciar acciones preventivas.

3.2

Los Supervisores, que reciban de parte del personal a su cargo, informacin referente a la existencia de una no conformidad o potencial no conformidad, debe canalizarla al Gerente General (GG) y/o Representante de Gerencia, en sus ausencias, al Encargado del Sistema de Gestin Integrado (ESGI) y facilitar la implantacin de las acciones en su rea.

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3.3

Es responsabilidad del Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI) registrar los antecedentes relacionados con las Acciones Correctivas y/o preventivas, controlar el desarrollo de su implantacin y verificar su efectividad, si as corresponde, informando de la situacin al Gerente General.

3.4

Es responsabilidad del Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI) y de los auditores internos, efectuar el seguimiento de una No Conformidad detectada a raz de una Auditora Interna, hasta verificar su cierre mediante la aplicacin de una accin correctiva.

Definiciones

Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar las causas de no conformidades, defectos u otras situaciones indeseables existentes para prevenir su recurrencia. Las Acciones Correctivas pueden comprender cambios, tales como en procedimientos y sistemas, para alcanzar el mejoramiento de la calidad en cualquier etapa del ciclo de la calidad. Correccin o Solucin Inmediata: Se refiere a reparacin, reproceso o ajuste y a la disposicin de una no conformidad existente. Accin Preventiva: Se refiere a la accin tomada para eliminar la causa de una potencial No Conformidad u otra potencial situacin indeseable. No Conformidad: No cumplimiento de un requisito especificado.

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4. Descripcin del Procedimiento

5.1 Apertura de Registro Solicitud de Accin Correctiva/Preventiva y Anlisis de Causa

Toda persona que detecte un problema, o un problema potencial, que puede afectar a la correcta realizacin de sus funciones, la calidad del servicio que brinda la Empresa (Servicio No Conforme), al medio ambiente y a la seguridad, al personal de la empresa (cuando ocurra algn accidente o incidente), debe informarlo a su superior directo o en su ausencia al ESGI para proceder a registrar la no conformidad o potencial no conformidad y su fuente de origen en la Solicitud de Accin Correctiva/ Preventiva (ver anexos), evaluando en conjunto, la causa de la situacin a fin de determinar si corresponde la aplicacin de una accin correctiva o preventiva o si no requiere accin. El anlisis de causa se debe realizar analizando su efecto y relacin con: Mtodos y/o procedimientos utilizados. Mquinas y/o Equipos. Materiales. Mano de Obra (entrenamiento y errores de las personas) Se debe registrar cual es el mtodo utilizado para realizar el anlisis de causas (ejemplo: lluvia de ideas) Todo documento que pueda evidenciar la investigacin de causas (actas, informes, etc.) o que se relacione con la accin correctiva o preventiva, puede ser referenciado como documento asociado.

90

5.2 Accin Correctiva, Accin Preventiva o Solucin Inmediata

El Personal que est involucrado en la no conformidad o potencial no conformidad detectada, en conjunto con su jefe directo o en su ausencia con el Encargado del Sistema de Gestin Integrado (ESGI); evalan la necesidad de aplicar una accin correctiva o preventiva para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir o prevenir la ocurrencia de sta, mitigar sus impactos ambientales o mitigar cualquier consecuencia derivada de los accidentes e incidentes. Si deciden no aplicar una accin y en su defecto se aplica solamente una solucin inmediata, se procede a cerrar la no conformidad y se canaliza el registro al Encargado del Sistema de Gestin Integrado (ESGI) para su archivo y control. En caso de decidir aplicar una accin, se registra la accin a seguir (correctiva o preventiva), con el objeto de eliminar la causa de la no conformidad o potencial no conformidad, estableciendo adems el responsable y la fecha de implementacin (fecha de trmino) de dicha accin. Las acciones a tomar y el plazo de implementacin debe ser definido considerando la complejidad de las medidas a adoptar, la magnitud de los problemas e impactos ambientales, acorde con los riesgos de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales encontradas. Se debe registrar adems quien es el responsable y la fecha de la verificacin o liberacin de la efectividad de la accin. Cuando la propuesta de solucin involucre una gran cantidad de recursos, el Gerente General (GG) analiza la accin a seguir y sus plazos de implementacin, en base a ello aprueba y compromete la implantacin de la accin mediante su firma en el registro. En caso contrario el Supervisor del rea debe aprobar la accin propuesta.

91

5.3 Seguimiento y Cierre de la Accin

El responsable de la verificacin o liberacin debe realizar esta accin anotando la evidencia analizada y si es efectiva o no la accin. En caso de ser satisfactoria se procede al cierre, anotando la fecha y el responsable de ste. Si no es efectiva la accin tomada o el plazo establecido no fue suficiente y requiere prrroga, se deja registro en observaciones y se convoca de nuevo a los responsables involucrados para un nuevo anlisis y fijar una segunda verificacin. El Encargado Sistema Gestin Integrado (ESGI) lleva un Control de las acciones correctivas y preventivas mediante una planilla resumen general (ver anexo), que seale como mnimo: nmero correlativo de la accin, la fuente del problema, fecha de apertura, plazos, estado (abierta/cerrada), entre otros. Los registros de solicitud de acciones correctivas y preventivas, son mantenidos por el Encargado del Sistema de Gestin Integrado (ESGI).

6. Documentacin Aplicada.

8.3 Control del Servicio No Conforme, ISO 9001:2008. 8.5.2 Acciones Correctivas, ISO 9001:2008. 8.5.3 Acciones Preventivas, ISO 9001:2008. 4.5.3 No Conformidades, accin correctiva y Accin Preventiva, ISO 14001:2004. 4.5.2 Accidentes, incidentes, no conformidades, acciones correctivas y preventivas, OHSAS18001:2007.

7. Anexos

92

Solicitud de Accin Correctiva/Preventiva. (RGI 03 01) Control de las Acciones Correctivas y Preventivas. (RGI 03 02)

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Procedimiento de Identificacin y Evaluacin de Aspectos Ambientales.

Cdigo Revisin Pgina

PGI 04 0 1 de 16

NDICE 0. Hoja de Control de Cambios 1. Objetivo 2. Alcance 3. Responsabilidades 4. Definiciones 5. Descripcin del Procedimiento 6. Documentacin Aplicable 7. Anexos Nota importante: El presente documento es de exclusiva propiedad de Melgas Ltda. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceras personas sin la expresa autorizacin del Gerente General. Nombre Alejandro Vega Valenzuela Jos Castro Herrera Jos Vargas Moreno Cargo Encargado del Sistema de Gestin Integrado (ESGI) Representante de Gerencia (RDG) Gerente General (GG) 03-01-2011 Fecha Firma

Elaborado por

Revisado por Aprobado por

03-01-2011 03-01-2011

94

0. Hoja de Control de Cambios Fecha 03-01-2011 Rev. 0 Documento original. Modificacin realizada

95

1. Objetivo

El objetivo de este procedimiento es establecer una sistemtica que permita identificar, definir y evaluar los aspectos ambientales, con el propsito de establecer aquellos que impactan o podran impactar en forma significativa al medio ambiente, es decir, aspectos ambientales significativos. . 2. Alcance

Este procedimiento es aplicable a la identificacin y evaluacin de aspectos ambientales definido en el Sistema de Gestin Integrado, para las instalaciones, procesos, productos, servicios y actividades de todas las actividades que realice Melgas Ltda.

3. Responsabilidades

3.1

El Encargado del Sistema de Gestin Integrado (ESGI) es responsable de: Dar las facilidades y/o participar activamente en la determinacin de las tareas, equipos, materiales y reas crticas de todos sus procesos operativos y administrativos. Revisar los resultados de la identificacin y evaluacin de aspectos ambientales con el propsito de ajustar los valores obtenidos.

Revisar la documentacin previa a la aprobacin del Gerente General. Controlar la correcta aplicacin de este procedimiento en la documentacin del Sistema de Gestin Integrado. Elaborar y actualizar la Matriz de Identificacin y Evaluacin de Aspectos Ambientales y participar en su desarrollo.

96

Efectuar y/o incorporar todos los cambios o modificaciones aprobados previamente por el Gerente General.

Mantener archivado este procedimiento y los registros derivados de su aplicacin. Identificar y evaluar los aspectos ambientales de las actividades, productos o servicios. Determinar aquellos aspectos que tienen o pueden tener impacto significativo sobre el medio ambiente. (Aspectos Ambientales Significativos).

Preparar y elaborar documentos de acuerdo a lo establecido en el procedimiento. 3.2 El Jefe Departamento Prevencin de Riesgos y Medio Ambiente (JPM) es responsable de: Entregar los lineamientos necesarios para la elaboracin de la matriz de aspectos ambientales, mtodo necesario para identificar y evaluar aspectos ambientales. Controlar y verificar el cumplimiento de las exigencias establecidas en este procedimiento. 3.3 El Gerente General (GG) es responsable de:

Gestionar y proveer los recursos necesarios para la ejecucin ptima del presente procedimiento.

Tomar conocimiento de los distintos pasos del proceso de identificacin y evaluacin de los aspectos ambientales.

Aprobar este procedimiento y verificar su adecuada aplicacin en el Sistema de Gestin Integrado.

3.4

Los supervisores de reas son responsables de:

97

Asesorar y participar en la identificacin de los aspectos ambientales Realizar la evaluacin de los aspectos ambientales. Mantener actualizada la informacin asociada a estos documentos. Apoyar al ESGI en la elaboracin de la Matriz de Identificacin y Evaluacin de Aspectos Ambientales. Revisar la Matriz de Identificacin y Evaluacin de Aspectos Ambientales correspondiente a su rea. Apoyar en la actualizacin de la Matriz de Identificacin y Evaluacin de Aspectos Ambientales

3.5

Los trabajadores son responsables de:

Participar en la identificacin de los aspectos ambientales de su rea o seccin. Cumplir con los Procedimientos e Instructivos operacionales para el control de los AA.

4. Definiciones

Aspecto Ambiental (AA)

Elemento de las actividades, productos o servicios de Melgas Ltda. que puede interactuar con el ambiente.

Nota: Un aspecto ambiental significativo tiene o puede tener un impacto ambiental significativo.

98

Aspecto Ambiental Significativo Componente Ambiental

Aspecto ambiental que tiene un impacto ambiental significativo, ya sea positivo o negativo. Elemento bsico del ambiente (natural y humano) susceptible de recibir un impacto de las actividades de la organizacin. (Ej.: calidad del aire, suelo, etc.).

Impacto Ambiental (IA)

Cualquier cambio en el ambiente sea adverso o beneficioso, que es el resultado total o parcial de las actividades, productos o servicios de Melgas Ltda.

Organizacin Compaa, corporacin, firma, empresa, autoridad, o institucin, o parte o combinacin de ellas, sean o no sociedades, pblicas o privadas, que tengan sus propias funciones y administracin.

Nota: En este contexto, entorno abarca desde el interior de una organizacin hasta el sistema global

Medio Ambiente

Entorno en el cual opera una organizacin, incluyendo aire, agua, suelo, recursos naturales, flora, fauna, seres humanos y sus interrelaciones.

Mejoramiento Continuo

Proceso que consiste en perfeccionar el Sistema Integrado de Gestin para superar el desempeo global de la empresa.

Operacin Continua

Son aquellas operaciones que se ejecutan de manera sistemtica en Melgas Ltda., siendo parte de un procedimiento que est o puede estar programado.

Poltica Integrada

Declaracin formal que efecta Melgas Ltda. de sus intenciones, principios y compromisos, en relacin con su desempeo de la

99

calidad, ambiente, prevencin de riesgos y salud ocupacional que proporciona un marco para la accin y para el establecimiento de sus objetivos y metas.

Sistema de Gestin Integrado

Sistema global de gestin que incluye la estructura de Melgas Ltda., las actividades de planificacin, las responsabilidades, las prcticas, los procedimientos, los procesos y/o servicios, y los recursos para desarrollar, implementar, lograr, revisar y mantener la poltica integrada.

Abreviaciones:

AA AAS SGI PDT RILES

Aspecto Ambiental. : : : : Aspecto Ambiental Significativo. Sistema Gestin Integrado. Procedimiento de Trabajo. Residuos Industriales Lquidos Varios. Residuos Industriales Slidos Varios.

RISES:

5. Descripcin Del Procedimiento

100

5.1

Identificacin de Aspectos Ambientales asociados a las actividades, productos y servicios. El Encargado del Sistema de Gestin Integrado (ESGI) y el Gerente General y/o su Representante, apoyados por Supervisores y trabajadores, segn corresponda, realizan la Identificacin de Aspectos Ambientales asociados a las actividades, productos y servicios. Para la identificacin de los aspectos ambientales se debe considerar la siguiente informacin: a) Layout o planos de la instalacin b) Identificacin de actividades realizadas en cada rea definida y la elaboracin de sus respectivos diagramas de bloque con sus entradas y salidas. c) Descripcin de las caractersticas de las operaciones y etapas que la componen. Esta informacin es revisada, identificando las actividades de cada una de los procesos. Una vez que han sido identificados los aspectos ambientales de las actividades, productos y servicios se deben agrupar utilizando la siguiente clasificacin por componente ambiental: a) Emisiones a la atmsfera b) Residuos lquidos y calidad del agua c) Residuos slidos d) Residuos peligrosos e) Ruido

101

f) Fauna y vegetacin g) Uso de materias primas y recursos naturales h) Otros. 5.2 Caracterizacin de Aspectos Ambientales. El Encargado del Sistema de Gestin Integrado (ESGI) y el Gerente General y/o su Representante, apoyados por Supervisores y trabajadores, segn corresponda, realizaran la caracterizacin de Aspectos Ambientales asociados a las actividades, productos y servicios. La caracterizacin consiste en describir o detallar particularidades del aspecto ambiental, para lo cual se determina: Condicin Se debe indicar si el Aspecto Ambiental se produce en operacin Normal (N). Se debe indicar si el Aspecto Ambiental se produce en operacin Anormal (A). Se debe indicar si el Aspecto Ambiental se produce en Emergencias (E). Nota: Los Aspectos Ambientales generados por actividades de mantencin programadas se consideran dentro de la operacin normal. Los Aspectos Ambientales generados por actividades de mantencin NO PROGRAMADAS se consideran dentro de la operacin anormal. Operacin Anormal: Se define como un suceso inesperado, que no implica un cese inmediato de la operacin, que considera un gasto de recursos para su normalizacin, a travs de una mantencin no programada.

102

Emergencia: Se define al presentarse un suceso inesperado, que implica un cese inmediato de la operacin y que a la vez produzca un dao al medioambiente. Ejemplos: Operacin Normal

Operacin: Chancado Actividad Trnsito vehicular

Componente Ambiental: Emisiones a la Atmsfera Aspecto Ambiental Emisin de Material Particulado N/A/E N

Operacin Anormal

Operacin: Bodega Actividad Almacenamiento de insumos

Componente Ambiental: Residuos lquidos Aspecto Ambiental Generacin de derrames N/A/E A

Emergencia

103

Operacin: SX Actividad

Componente Ambiental: Emisiones a la Atmsfera Aspecto Ambiental N/A/E E

Adicin del solvente al Derrame del Solvente por rotura de proceso manguera

Una vez que han sido identificados los aspectos ambientales, de las actividades, productos y servicios estos deben ser traspasados a la Matriz de Identificacin y Evaluacin de Aspectos Ambientales en el casillero correspondiente. 5.3 Evaluacin de los Aspectos Ambientales El Encargado del Sistema de Gestin Integrado (ESGI) y el Gerente General y/o su Representante, apoyados por Supervisores y trabajadores, segn corresponda, realizar la Evaluacin de Aspectos Ambientales asociados a las actividades, productos y servicios. La evaluacin del riesgo ambiental asociado a los aspectos ambientales, se debe realizar mediante la aplicacin de la siguiente frmula: Riesgo Ambiental (RA) = Probabilidad (P) * Severidad (S) Donde: Probabilidad: Es la certeza en la que puede ocurrir un evento. Para asignar la probabilidad de ocurrencia se utiliza la siguiente tabla de criterios:

104

CRITERIO

DESCRIPCIN Ha ocurrido muchas veces o es posible que ocurra frecuentemente. Puede ocurrir 1 o ms veces en

VALOR 4 (ALTA) 2 (BAJA) 1 (INSIGNIFICANTE)

PROBABILIDAD un semana. (P) Ocurre o puede ocurrir una o ms veces en 1 mes. Ocurre o puede ocurrir una o ms veces en 1 ao.

Severidad = Alcance o Magnitud + Legislacin + Imagen CRITERIO DESCRIPCIN Cantidad y/o peligrosidad del aspecto ambiental que puede afectar el entorno y a la comunidad ALCANCE O MAGNITUD (A) vecina cercana a la faena. Cantidad y/o peligrosidad del aspecto ambiental que puede exponer al medio ambiente y/o afectar recursos al interior de la faena. Cantidad y/o peligrosidad del aspecto ambiental que no expone al medio ambiente y es totalmente recuperable. VALOR 4 (MEDIA) 2 (BAJA) 1 (INSIGNIFICANTE)

Legislacin: Evaluacin del cumplimiento de requisitos legales aplicables a las actividades. Si un aspecto ambiental presenta requisitos legales aplicables y no existe evidencia de cumplimiento, el aspecto ambiental se asume como significativo, aunque la valoracin del riesgo ambiental sea menor a 28. CRITERIO LEGISLACIN (L) DESCRIPCIN El aspecto ambiental tiene requisitos legales aplicables u otros requisitos suscritos y no existe evidencia de su cumplimiento o cumplindose parcialmente. VALOR 4 (EXISTE)

105

El aspecto ambiental tiene requisitos legales aplicables u otros requisitos suscritos y existe evidencia de su cumplimiento. El aspecto ambiental no tiene requisitos legales aplicables u otros requisitos suscritos.

2 (EXISTE Y SE CUMPLE) 1 (NO EXISTE)

Imagen: Efectos que pueden provocar un deterioro en la imagen pblica o interna en el accionar de la empresa. CRITERIO DESCRIPCIN Afecta imagen a nivel local. IMAGEN (I) Afecta imagen al interior de la Organizacin. VALOR 4 (CONNOTACIN LOCAL) 2 (CONNOTACIN INTERNA) 1 (NO AFECTA)

No afecta imagen.

5.4

Determinacin de la Significancia de AA Para determinar si un AA es significativo se debe considerar el valor de Riesgo Ambiental (RA) obtenido en la evaluacin para cada uno de los AA. Esta determinacin se realiza utilizando el siguiente criterio:

106

SIGNIFICANCIA RANGO RA

NO SIGNIFICATIVO 3 - 27

SIGNIFICATIVO 28 - 48

Matriz de Valores Para Riesgo Ambiental (RA)

Valores de la Severidad (S=A+L+I) Valores de la Probabilidad 1 2 4 3 3 6 12 4 4 8 16 5 5 10 20 6 6 12 24 7 7 14 28 8 8 16 32 9 9 18 36 10 10 20 40 12 12 24 48

5.5

Elaboracin Matriz de Identificacin y Evaluacin de Aspectos Ambientales. El Encargado del Sistema de Gestin Integrado (ESGI) y el Gerente General y/o su Representante, apoyados por Supervisores y trabajadores, segn corresponda, realizan la elaboracin de la Matriz de Identificacin y Evaluacin de Aspectos Ambientales asociados a las actividades, productos y servicios. Las actividades identificadas, sus aspectos ambientales asociados, la evaluacin de estos aspectos y la determinacin de su significancia, se registran en la Matriz de Identificacin y Evaluacin de Aspectos Ambientales.

5.6

Revisin y Actualizacin de la Matriz de Identificacin y Evaluacin de Aspectos Ambientales.

El Encargado del Sistema de Gestin Integrado (ESGI) y el Gerente General y/o

107

su Representante, apoyados por Supervisores y trabajadores, segn corresponda, revisan la matriz anualmente para incluir nuevos aspectos ambientales o eliminar aquellos no vigentes. La actualizacin tambin se realiza cuando se generen cambios asociados a las actividades, productos y servicios, cambios a la legislacin aplicable, resultados de auditorias, emergencias u otras iniciativas. 5.7 Gestin de Aspectos Ambientales Significativos Una vez identificados los aspectos ambientales y determinado su grado de significancia, el Encargado de Sistema y el Gerente de Servicios en conjunto, definen los recursos y acciones necesarios para gestionar todos los aspectos ambientales significativos y asignan los plazos y responsabilidades de gestin dentro de los distintos niveles de la empresa involucrados, para ser presentados a la aprobacin de Gerencia. El ESGI y/o el Gerente General y/o su representante, verifican el cumplimiento de las acciones establecidas para la gestin de los aspectos ambientales significativos, segn los procedimientos y/o documentos operativos tanto de Melgas Ltda. como de la empresa mandante. 6. Documentacin Aplicable

ISO 14.001:2004 Sistemas de Gestin Ambiental Requisitos 4.3.1. ISO 14.000:2004 Sistemas de Gestin Ambiental Fundamentos y Vocabulario.

108

Procedimiento de Identificacin y Evaluacin de Riesgos Laborales.

7. Anexo

Cdigo Revisin Pgina

PGI 05 0 1 de 16

Matriz de identificacin y evaluacin de aspectos ambientales. (RGI 04 01).

NDICE

109

0. Hoja de Control de Cambios 1. Objetivo 2. Alcance 3. Responsabilidades 4. Definiciones 5. Descripcin del Procedimiento 6. Documentacin Aplicable 7. Anexos Nota importante: El presente documento es de exclusiva propiedad de Melgas Ltda. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceras personas sin la expresa autorizacin del Gerente General. Nombre Alejandro Vega Valenzuela Jos Castro Herrera Jos Vargas Cargo Encargado del Sistema de Gestin Integrado (ESGI) Representante de Gerencia (RDG) Gerente General (GG) 03-01-2011 Fecha Firma

Elaborado por

Revisado por Aprobado por

03-01-2011 03-01-2011

Moreno 0. Hoja de Control de Cambios Fecha 03-01-2011 Rev. 0 Documento original

Modificacin realizada

110

111

1. Objetivo

Establecer un sistema de jerarquizacin de prioridades que permita a la administracin identificar y evaluar los riesgos laborales y conocer la criticidad de las reas fsicas, equipos, maquinarias, instalaciones, materiales y tareas respecto de su potencial de prdidas. El riesgo es muy difcil de eliminar completamente, pero con algn esfuerzo puede ser reducido y controlado. Para ello, debe usarse las funciones bsicas de administracin planificar, organizar, programar, dirigir y controlar. Es as como nace la importancia de tomar buenas decisiones, dando ordenadamente prioridad a la ejecucin de las actividades con mayor potencial de prdida, a travs de una forma de medicin de los riesgos.

2. Alcance

Este procedimiento es aplicable en todas las faenas que en donde Melgas Ltda. cuente con a lo menos un representante y que de acuerdo a sus actividades pudieran generar algn peligro a los trabajadores.

Nota: En el caso de aquellas faenas que por requerimiento expreso del mandante, deban utilizar otra metodologa de evaluacin de los riesgos, se mantendr la metodologa del procedimiento del mandante y ser incluida como registro externo junto al almacenamiento entregado para estos fines.

3. Responsabilidades

3.1

El Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI) es responsable de:

112

Dar las facilidades y/o participar activamente en la determinacin de las tareas, equipos, materiales y reas crticas de todos sus procesos operativos y administrativos. Revisar los resultados de la identificacin y evaluacin de riesgos laborales con el propsito de ajustar los valores obtenidos.

3.3

El Jefe Departamento de Prevencin de Riesgos y Medio Ambiente es responsable de:

(JPM)

Entregar los lineamientos necesarios para la elaboracin del Inventario de temes Crticos, mtodo necesario para identificar y evaluar riesgos laborales. Controlar y verificar el cumplimiento de las exigencias establecidas en este procedimiento.

3.5

El Gerente General (GG) es responsable de:

Gestionar y proveer los recursos necesarios para la ejecucin ptima del presente procedimiento.

Tomar conocimiento de los distintos pasos del proceso de identificacin y evaluacin de los riesgos de la empresa.

3.6

Los supervisores de reas son responsables de:

Asesorar y participar en la identificacin de los riesgos. Realizar la evaluacin de riesgos. Mantener actualizada la informacin asociada a estos documentos.

113

3.5

Los trabajadores son responsables de:

Participar en la identificacin de los riesgos de su rea o seccin.

4. Definiciones

Seguridad : Incidente :

Uno de los resultados de un trabajo bien hecho y a la primera Evento que da lugar a un accidente o que tuvo el potencial para producir un accidente. Un incidente en que no ocurre ninguna lesin, enfermedad, dao u otra prdida es denominado tambin casiaccidente (cuasi-accidente). El trmino Incidente incluye los casiaccidentes.

Accidente :

Evento no deseado que da lugar a la muerte, enfermedad, lesin, dao u otra prdida, considerando las instalaciones y/o medio ambiente.

Peligro :

Es cualquier situacin (acto o condicin) o fuente con un potencial de dao en trminos de lesin humana o mala salud, dao a la propiedad, dao al medio ambiente de trabajo o una combinacin de stos. Es la posibilidad que ocurra un hecho no deseado y de tener una prdida que ocasione daos: a las personas, daos a la propiedad y dao ambiental, se definen como riesgos asociados a todos los riesgos tanto inherentes como agregado que estn involucrados en el tem que se esta evaluando. Desperdicio de recursos evitable o consecuencia de acontecimiento no deseado que es evitable. Proporcin de veces que: exista exposicin a un riesgo, ocurra un

Riesgo :

Prdida: Probabilidad :

114

acontecimiento no deseado, provocando prdidas de la magnitud determinada. Consecuencia : Nivel o grado de severidad asociado a la consecuencia de un accidente derivado de un riesgo fuera de control, se expresa por medio de una escala de magnitud de daos y que expresa la gravedad potencial. Evaluacin del Riesgo: Proceso global de estimar la magnitud del riesgo y decidir si el riesgo es o no tolerable. Riesgo Tolerable: Riesgo que se ha reducido a un nivel que puede ser soportado por la organizacin, teniendo en cuenta sus obligaciones legales y su propia poltica de OHSAS (Seguridad y Salud Ocupacional). Tarea : Cada una de las acciones que se realizan para cada Actividad Unitaria del proceso, en condiciones de operacin normal, partida o detencin del proceso, durante su mantenimiento o situaciones de emergencia. Es una secuencia de pasos que realiza un empleado como parte de su ocupacin, para conseguir un resultado o meta que le ha sido encomendado. Acto o accin subestndar: Condicin subestndar : Es la conducta laboral errnea que omite o se desva de los procedimientos o estndar de trabajo aceptados como correctos por la organizacin. Factor causal que radica en las condiciones fsicas y/o ambientales de los lugares o puestos de trabajo, conformado por el espacio fsico, herramientas, instalaciones, estructuras, equipos y materiales en general que no cumplen con los requisitos mnimos para garantizar la proteccin de las personas y los recursos fsicos del rea de trabajo Listado ordenado y priorizado de tems cuya jerarqua es conferida por el valor esperado de la prdida (V.E.P.). El cual ha sido calculado asumiendo la probable ocurrencia de un determinado incidente con

Inventario Crtico:

115

consecuencias objetivamente imaginables. Principio de los focos crticos: Es un principio de administracin profesional que tiene relacin directa con los inventarios crticos y que textualmente expresa lo siguiente: En cualquier grupo de ocurrencias un pequeo nmero de causas tender a aumentar la proporcin de los resultados. rea: Todo lugar fsico en la empresa claramente delineado, donde se ubican instalaciones, equipos, maquinarias, materiales (sustancias peligrosas), productos u otros. Equipo: Cualquier maquinaria, equipo propiamente tal existente en alguna rea de la empresa y contribuyente al proceso. Es cualquier circuito que por circula energa para hacer funcionar equipos o maquinaria, Tales como: Red de aire comprimido, red de agua, red computacional, red elctrica, etc.

Instalacin :

SSO :

Seguridad y Salud Ocupacional.

Accidente STP: Accidente CTP: SGI :

Accidente Sin tiempo perdido Accidente Con tiempo perdido Sistema de Gestin Integrado.

5. Descripcin del Procedimiento 5.1 Identificacin de riesgos laborales

116

La identificacin de los riesgos laborales la realizan los propios trabajadores involucrados en las tareas y etapas de la actividad en las que estn asignados, en esta actividad son apoyados por el supervisor directo (parte operacional) y asesorados por el Experto en Prevencin de Riesgos del contrato (parte de seguridad y salud ocupacional) , son estos dos ltimos quienes se encarga de llenar el registro de Matriz de identificacin y evaluacin de riesgos laborales (ver anexos), en su etapa de identificacin. A su vez el Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI) se encarga de revisar las acciones registradas por el Supervisor y Experto correspondiente, aprobarlas o modificarlas segn el consenso alcanzado con el Supervisor y Experto. Una vez identificados los riesgos asociados a las actividades se comenzar con la etapa de anlisis evaluativo. Cada vez que se comience una labor, que no halla sido analizada en identificacin y evaluacin de riesgos laborales, deber elaborarse un nuevo registro correspondiente a la nueva actividad. En caso que la actividad ya halla sido evaluada, pero las condiciones VEP de elaborar la misma actividad en otro lugar, sean distintas, se deber evaluar nuevamente los VEP asociados a la actividad. 5.2 Evaluacin de la criticidad potencial del peligro

Para evaluar de manera objetiva la criticidad del potencial peligro es que se implementa un valor o juicio de valor que determina el potencial de prdida del tem que interesa o que es evaluado y ayuda a priorizar el grado de atencin para solucionar los problemas encontrados. Para alcanzar la objetividad necesaria el Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI) junto al supervisor y Experto en Prevencin de Riesgos se encargarn de completar este tem en el registro de Matriz de identificacin y evaluacin de riesgos laborales (ver

117

anexos) tomando en consideracin un valor esperado de la perdida (VEP) representado por la ecuacin VEP = C * P, donde:

Consecuencias probables (C): Es el nivel o grado de severidad que pueden alcanzar las prdidas o consecuencias del acontecimiento, en funcin de prdidas materiales, de equipos, fsicas o econmicas. Probabilidad de ocurrencia (P): Es la mayor o menor cantidad de acontecimientos que han ocurrido en los ltimos tres aos. Estos criterios se encuentran abarcados por las condiciones encontradas a en las siguientes tablas explicativas:

Criterios Evaluacin de los Riesgos.

TABLAS DE APOYO IDENTIFICACIN DE PELIGROS Y EVALUACIN DE RIESGOS SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL Y SALUD OCUPACIONAL.

Criterios para la Evaluacin de Riesgos

118

La evaluacin de Riesgos se realiza mediante la siguiente frmula: ER = C x P Donde: C P = Consecuencia = Probabilidad de Ocurrencia

Tabla 1: Probabilidad de Ocurrencia

Criterio Probabilidad de Ocurrencia

Descripcin de la Ocurrencia - En la mayor parte de las ocasiones, ocurrir el incidente. - Ha ocurrido muchas veces, o es posible que ocurra frecuentemente durante un ao - El incidente podra ocurrir a veces. - Ha ocurrido en algunas ocasiones.

Valor

Frecuencia 3 o ms veces a la Semana.

8 (ALTA)

4 (MEDIA

3 o ms veces al

119

- Ha ocurrido al menos una vez en el rea - Ha ocurrido en una ocasin. - Muy poco usual en el rea. - Altamente improbable que ocurra. - Nunca ha ocurrido. 2 (BAJA 1 (INSIGNIFICANT E)

Mes.

3 o ms veces al ao. 1 vez al ao / cada dos aos.

Tabla 2: Consecuencias

Criterio CONSECUENCIA

Descripcin de Lesiones - Daos - Muerte de una o ms personas. - Incapacidad permanente. - Detencin de las operaciones que afectan la imagen de la organizacin. - Personas con dao a la salud con caractersticas de irreversible y con grado de invalidez significativo de acuerdo a la Ley 16744. - Lesiones con incapacidad temporal de una o ms

Valor

8 (CATASTROFICA

120

personas. - Persona con dao a la salud de tipo temporal y/o parcial diagnosticada con restriccin mdica. - Lesiones no incapacitantes. - Persona con daos a la salud, mnimos, reversibles y/o que se pueden mitigar. - Cuasi Accidentes y Cuasi Prdidas - Persona aparentemente sana.

(GRAVE)

2 (MENOR 1 (LEVE)

Tabla 3: Clasificacin de los Riesgos Asociados

CLASIFICACION

ER = P x C - Los que tengan puntajes igual a 64. - Los que en el parmetro Consecuencia fueron calificados con mayor a 4. - Aquellos asociados a un accidente fatal en el historial de ENAMI. - Los que tengan puntajes comprendidos entre 16 y 32 - Los que en el parmetro Consecuencia fueron calificados el mximo puntaje (C=8) y tengan una Probabilidad igual o

Clasificacin y Cdigo Colores

CATASTROFICO (INACEPTABLE)

GRAVE

121

con el mximo puntaje (C=8) tengan una Probabilidad menor a 4. - Los que tengan puntajes comprendidos entre 4 y 8 - Los que tengan puntajes comprendidos entre 1 y 2 MEDIO MENOR

CRITERIO DE EVALUACIN - MATRIZ DE RIESGOS Consecuencia & Probabilidad

ER= Probabilidad x Consecuencia

MATRIZ DE RIESGOS

Consecuencia 8 Catastrfica 4 Grave 2 Medio 1 Menor Cdigo de

122

colores Inaceptable 8 Alta PROBABILIDAD 4 Media 32 2 Baja 16 1 Insignificante 8 8 4 4 2 2 1 16 8 4 64 32 16 8 o Catastrfica 64 Grave 16 32 Medio 48 Menor 12

5.3 Control de los datos de evaluacin Para poder manejar los datos obtenidos de la evaluacin el Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI) solicitar apoyo al Experto en Prevencin de Riesgos y/o al Supervisor trabaje para Melgas Ltda. o en nombre de ella, para completar los tem referidos a riesgo asociado y medidas de control de actividades, que corresponden a la Matriz de Riesgos, estos parmetros incidirn directamente sobre el factor de control que se pueda obtener por cada riesgo identificado. 5.4 Programas de Control de Peligros.

Cada vez que sea considerado un VEP entre 16 (Grave) y 64 (Inaceptable o catastrfica), ser considerado un punto crtico que se hace imprescindible controlar, por ende, cuando esto ocurra el Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI) solicitar al Experto en Prevencin de Riesgos del contrato un programas de control de peligros por cada actividad o etapa del proceso calificada de grave, inaceptable o catastrfica, en la que indicar todas las actividades especificas y medidas de control orientados a controlar y minimizar al mximo el riesgo.

123

El Experto en Prevencin de Riesgos se encargar de completar este tem en el registro de Programa de Control de Peligros (ver anexos).

6. Documentacin Aplicable.

Este procedimiento cumple con: Clusula 4.3.1 Identificacin de Peligro, Evaluaciones de Riesgo y Determinacin de Controles de la Norma OHSAS 18001:2007. 7. Anexos

Matriz de identificacin y evaluacin de riesgos laborales.(RGI 05 01) Programa de Control de Peligro. (RGI 05 02)

124

Cdigo

PGI 06 0 1 de 12

Procedimiento de Respuesta Ante Emergencias.

Revisin Pgina

NDICE 0. Hoja de Control de Cambios 1. Objetivo 2. Alcance 3. Responsabilidades 4. Definiciones 5. Descripcin del Procedimiento 6. Documentacin Aplicable 7. Anexos

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Nota importante: El presente documento es de exclusiva propiedad de Melgas Ltda. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceras personas sin la expresa autorizacin del Gerente General. Nombre Alejandro Vega Valenzuela Jos Castro Herrera Jos Vargas Cargo Encargado del Sistema de Gestin Integrado (ESGI) Representante de Gerencia (RDG) Gerente General (GG) 03-01-2011 Fecha Firma

Elaborado por

Revisado por Aprobado por

03-01-2011 03-01-2011

Moreno 0. Hoja de Control de Cambios Fecha 03-01-2011 Rev. 0 Documento Original

Modificacin realizada

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1. Objetivo

Este procedimiento establece la metodologa para identificar, registrar y evaluar las situaciones de emergencia en Melgas Ltda., sus impactos ambientales, riesgos de seguridad, salud ocupacional y calidad de los servicios asociados a situaciones de emergencia, con el propsito de gestionarlos y as mejorar el desempeo Ambiental y de Seguridad y Salud Ocupacional de la Organizacin.

2. Alcance

Este procedimiento es aplicable en todas las faenas que en donde Melgas Ltda. cuente con a lo menos un representante y que de acuerdo a sus actividades pudieran generar algn peligro a los trabajadores.

Nota: En el caso de aquellas faenas que por requerimiento expreso del mandante, deban utilizar otra metodologa de evaluacin, se mantendr la metodologa del procedimiento del mandante y ser incluida como registro externo junto al almacenamiento entregado para estos fines.

3. Responsabilidades

3.1

El Encargado del Sistema Gestin Integrado (ESGI) es responsable de: Dar las facilidades y/o participar activamente en la determinacin de las tareas, equipos, materiales y reas crticas de todos sus procesos operativos y administrativos.

128

Revisar los resultados de la identificacin, evaluacin, actualizacin y control de las situaciones de emergencia e impactos ambientales de las reas respectivas con el propsito de ajustar los valores obtenidos.

3.4

El Jefe Departamento Prevencin de Riesgos y Medio Ambiente (JPM) es responsable de:

Entregar los lineamientos necesarios para la identificacin, evaluacin, actualizacin y control de las situaciones de emergencia e impactos ambientales de las reas respectivas.

Coordinar actividades asociadas a los simulacros de emergencias. Actualizar registro de situaciones de emergencia. Informar las situaciones de emergencia a las partes interesadas. Controlar y verificar el cumplimiento de las exigencias establecidas en este procedimiento.

3.7

El Gerente General (GG) es responsable de:

Gestionar y proveer los recursos necesarios para la ejecucin ptima del presente procedimiento.

Tomar conocimiento de los distintos pasos del proceso de identificacin, evaluacin y control de las situaciones de emergencia.

3.8

Los supervisores de reas son responsables de:

Asesorar y participar en la identificacin de las situaciones de emergencia. Realizar la evaluacin de las situaciones de emergencia

129

Mantener actualizada la informacin asociada a estos documentos. Designar al personal que participar de los simulacros de emergencia.

3.5

Los trabajadores son responsables de:

Participar e informar en la identificacin de situaciones de emergencia. Participar en los simulacros de emergencias. Cooperar con las indicaciones del Jefe de Departamento de Prevencin de Riesgo y Medio Ambiente.

Participar con responsabilidad y seriedad durante el proceso de simulacros planificado por la empresa.

4. Definiciones

Aspecto Ambiental

Elemento de las actividades, productos o servicios, de Melgas Ltda. que pueden interactuar con el ambiente.

Aspecto Ambiental Significativo

Aspecto ambiental que tiene un impacto ambiental significativo, ya sea positivo o negativo.

Impacto Ambiental

Cualquier cambio en el ambiente sea adverso o beneficioso, que es el resultado total o parcial de las actividades, productos o servicios de Melgas Ltda.

Seguridad

Uno de los resultados de un trabajo bien hecho y a la primera Evento que da lugar a un accidente o que tuvo el potencial

Incidente

130

para producir un accidente. Un incidente en que no ocurre ninguna lesin, enfermedad, dao u otra prdida es denominado tambin casi-accidente (cuasi-accidente). El trmino Incidente incluye los casi-accidente. Evento no deseado que da lugar a la muerte, enfermedad, lesin, dao u otra prdida, considerando las instalaciones y/o medio ambiente. Magnitud de Riesgo Dimensin que tiene una situacin de emergencia, la cual puede ser alta, media o baja segn su probabilidad y consecuencia.

Accidente

Situacin de Emergencia

Evento de naturaleza no deseada que provoca o puede provocar una interrupcin de una secuencia normal de trabajo, operaciones, procesos o actividades y que amenaza la integridad o vida de las personas, recursos, materiales o bienes y/o al medio ambiente

5. Descripcin del Procedimiento 5.1 Identificacin de situaciones de emergencia

La identificacin de las situaciones de emergencia la realizan los propios trabajadores involucrados en las tareas en las que estn asignados, en esta actividad son apoyados por el Supervisor directo y asesorados por el Experto en Prevencin de Riesgos, siendo estos ltimos responsables de llenar el registro de Matriz de identificacin y evaluacin de situaciones de emergencia (ver anexos), en su etapa de identificacin. A su vez el Encargado

131

Sistema Gestin Integrados (ESGI) se encarga de revisar las acciones registradas por el Supervisor y Experto en Prevencin de Riesgos, aprobarlas o modificarlas segn el consenso alcanzado entre el Supervisor y el Experto. Una vez identificados las situaciones de emergencia se comenzar con la etapa de anlisis evaluativo. Las situaciones de emergencia que pueden afectar el servicio son eventos naturales (de origen geofsico, climtico y tecnolgicos no deseadas que puedan manifestarse a travs de: Sismos y/o Terremoto. Lluvias y Tormentas. Accidentes con lesionados graves, lesionados mltiples y/o muertes. Incendio y/o Explosin. Colapso de estructuras. Derrame de sustancias peligrosas. Falla en el suministro de energa, agua, combustible. Aluviones, escurrimiento de agua, lodo, etc.

Para definir el tipo de impacto de la situacin de emergencia identificada, se pueden considerar los siguientes criterios: Contaminacin al aire por superacin accidental de nivel de emisin. Contaminacin de suelos y/o aguas por superacin accidental de niveles de descargas lquidas. Contaminacin de suelos y/o aguas por derrames de sustancias peligrosas. Contaminacin de aire /o dao a las personas por gases txicos de incendios. Contaminacin de suelos, aire y agua producida directamente por la ejecucin de nuestros servicios. Accidente de trabajadores por acciones subestndar. Fallas en las maquinarias, herramientas o materiales de trabajo. Incremento en gastos no estipulados por Prevencin de Riesgos.

132

 5.2

Entre otros. Evaluacin de la situacin de emergencia

Para evaluar de manera objetiva la situacin de emergencia se implementa un valor o juicio de valor que determina el potencial de prdida del tem que interesa o que es evaluado y ayuda a priorizar el grado de atencin para solucionar los problemas encontrados. Para alcanzar la objetividad necesaria el Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI) junto al Supervisor y Experto en Prevencin de Riesgos del contrato, se encargarn de completar este tem en el registro de Matriz de Identificacin y Evaluacin de Situaciones de Emergencia (ver anexos) tomando en consideracin un valor esperado de la perdida (VEP) representado por la ecuacin VEP = CP * PO, donde:

Consecuencias probables (CP): Es el nivel o grado de severidad que pueden alcanzar las prdidas o consecuencias del acontecimiento, en funcin de prdidas materiales, de equipos, fsicas o econmicas. Probabilidad de ocurrencia (PO): Es la mayor o menor cantidad de acontecimientos que han ocurrido en los ltimos tres aos. Estos criterios se encuentran abarcados por las condiciones encontradas a en las siguientes tablas explicativas:

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Valor

Tipo

Consecuencias probables (CP) Criterio Muerte de un trabajador o Incapacidad permanente. Dao material irreparable y extenso. Impacto ambiental significativo Prdidas operativas mayores a US $ 5.000. Incapacidades temporales (ms de una jornada). Dao material reparable y parcial. Impacto ambiental moderado. Prdidas operativas entre US $ 1.000 y 5.000. Lesiones personales no incapacitantes. Dao material que no altera el funcionamiento. Impacto ambiental leve. Prdidas menores a US $ 1.000.

Mayor

Seria

Menor

Probabilidad de ocurrencia (PO) Valor 4 2 1 5.3 Tipo Alta Media Baja Criterio El evento ha ocurrido una vez al mes o ms. El evento ha ocurrido una vez al ao o ms, pero menos de una vez al mes. El evento ocurre menos de una vez al ao.

Rangos de criticidad

Los VEP alcanzan un valor numrico que es interpretado de la siguiente forma. VALOR 16 8 4 SIGLA SC AC MC RANGO Sper Critico Altamente Critico Moderadamente Critico

134

2 1

PC NC

Poco Critico No Critico

5.4

Control de los datos de evaluacin

Para poder manejar los datos obtenidos de la evaluacin el Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI) solicitar al Experto en Prevencin de Riesgos del contrato completar los temes referidos a Situacin de emergencia y grado de control de actividades y documentos a elaborar, estos parmetros incidieran directamente sobre el factor de control que se pueda obtener por cada riesgo identificado. Los riesgos que necesitan una mayor prioridad son aquellos evaluados con un VEP igual o superior a ocho. 5.5 Programas de Control de Emergencias

Cada vez que sea considerado un VEP igual a 8 ser considerado como Altamente Critico, o 16 ser considerado Sper Crtico que se hace imprescindible controlar, por ende, cuando esto ocurra el Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI) solicitar al Jefe del Departamento de Prevencin de Riesgos y Medio Ambiente un programa de Control de Emergencias (ver anexos). Junto con ello el ESGI deber exigir capacitar a los empleados que ejecuten esa labor para evitar exponerlos a potenciales riesgos y velar que se cumpla dicho programa.

5.6

Simulacros de emergencias.

Se debern realizar a lo menos un simulacro de emergencias al ao, esta actividad deber ser coordinada por el Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI), el cual informar a todos los supervisores de la actividad programada, explicando si es un simulacro con aviso o sin

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aviso entre otras medidas. Estas se establecern en un programa de simulacro (ver anexos) y su resultado quedar registrado en un informe de evaluacin del simulacro (ver anexos). El simulacro puede ser de un producto de un accidente, Medio Ambiental o de origen natural. 5.7 Actualizacin de situaciones de emergencia.

La actualizacin de las situaciones de emergencia considera vigencia que estas puedan tener en el transcurso de un ao, sin embargo esta actualizacin debe realizarse cuando ocurran las siguientes situaciones: Situaciones de emergencia no identificadas. Reiteracin de una Situacin de emergencia Modificacin de un proceso Auditorias internas y externas Otros.

5.8

Comunicacin con partes interesadas

En caso que alguna de las situaciones de emergencia que se generen se salga de las manos de Melgas Ltda. Deber ser informado al Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI) para que ste informe a las partes interesadas. Ellas pueden ser referentes al mandante, bomberos, comit paritario, ambulancias, carabineros, organismo administrador de la ley 16.744, entre otros. Para poder llevar a cabo estas comunicaciones se deber regir por PGI - 14 Procedimiento de comunicacin interna y externa. 5.9 Relacin con aspectos ambientales

136

Procedimiento de Identificacin y Evaluacin de Requisitos Legales y Otros Requisitos.

Cdigo Revisin Pgina

PGI 07 0 1 de 8

La empresa decidir cada ao si los aspectos ambientales evaluados como significativos aplican o no para considerarlos dentro de una posible planificacin de emergencia, entonces pasarn a tratarse tal como se indica en este procedimiento, y el factor de control disminuir al momento de generar el programa de control de emergencias. 6. Documentacin Aplicable

Este procedimiento cumple con: Clusula 4.4.7 Preparacin y respuesta ante emergencias de la Norma ISO 14.001:2004. Clusula 4.4.7 Preparacin y respuesta ante emergencias de la Norma OHSAS 18.001:2007. Clusula 4.4.7 Preparacin y respuesta ante emergencias de la Norma ISO 14.004:2004. Clusula 4.4.7 Preparacin y respuesta ante emergencias del anexo A de la Norma ISO 14.001:2004. 7. Anexos Matriz de Identificacin y evaluacin de Situaciones de emergencia. (RGI 06 01) Programa de Control de Emergencias. (RGI 06 02) Programa de Simulacro. (RGI 06 03) Informe de Evaluacin del Simulacro. (RGI 06 04)

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NDICE 0. Hoja de Control de Cambios 1. Objetivo 2. Alcance 3. Responsabilidades 4. Definiciones 5. Descripcin del Procedimiento 6. Documentacin Aplicable 7. Anexos Nota importante: El presente documento es de exclusiva propiedad de Melgas Ltda. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceras personas sin la expresa autorizacin del Gerente General. Nombre Alejandro Vega Valenzuela Jos Castro Herrera Jos Vargas Cargo Encargado del Sistema de Gestin Integrado (ESGI) Representante de Gerencia (RDG) Gerente General (GG) 03-01-2011 Fecha Firma

Elaborado por

Revisado por Aprobado por

03-01-2011 03-01-2011

Moreno 0. Hoja de Control de Cambios Fecha 03-01-2011 Rev. 0 Documento Original.

Modificacin realizada

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1. Objetivo

El objetivo del presente procedimiento es establecer la metodologa a aplicar por Melgas Ltda. para identificar, acceder, evaluar, actualizar y registrar los Requisitos Legales Aplicables y otros requisitos de carcter voluntarios suscritos por Melgas Ltda. y que sean aplicables a todas las actividades, instalaciones y servicios.

2. Alcance Este procedimiento se aplica a todas las actividades desarrolladas por Melgas Ltda. en la prestacin de servicios de mantenimiento minero e industrial. Alcanza adems las disposiciones legales vigentes sobre Medio Ambiente y Prevencin de Riesgos Profesionales, as como los requisitos voluntarios que Melgas Ltda. haya suscrito con sus clientes y que sean aplicables a la actividad. Incluye tanto la identificacin de los requisitos, como la elaboracin de un sistema de acceso a los mismos, la actualizacin y registro de esos requisitos.

3. Responsabilidades

3.1

El Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI) es responsable de: Velar por el cumplimiento estricto de la legislacin nacional vigente en el mbito de los servicios prestados. Aprobar las medidas a tomar en caso de incumplimiento.

140

3.2

Jefe Departamento de Prevencin de Riesgos Profesionales y Medio Ambiente (JPM) es responsable de: Identificar, mantener actualizados y accesibles los requisitos legales y comunicarlos segn sea necesario. Identificar la legislacin nacional vigente, los acuerdos voluntarios y compromisos adquiridos. Realizar la evaluacin del cumplimiento de los requisitos identificados. Proponer medidas a tomar en caso de incumplimientos.

3.3

El Gerente General responsable de: Aprobar la documentacin del SGI y cualquiera de sus subtemes. Controlar de la distribucin de requisitos legales, considerados como documentacin externa.

3.4

Supervisores Comunicar los requisitos al personal a su cargo que considere necesario. Asistir al Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI) en la evaluacin del cumplimiento de los requisitos.

3.5

Es responsabilidad del personal: Dar aviso a sus Supervisores directos en caso de identificar o estar sobre aviso de una nueva legislacin. Dar aviso a sus Supervisores del incumplimiento o potencial incumplimiento de algn requisito legal.

141

4. Definiciones

4.1

Requisitos Legales: es todo requisito obligatorio establecido en la legislacin

nacional vigente, aplicable a los servicios de mantenimiento minero industrial que Melgas Ltda. presta a sus clientes, as como las impuestas por organismos fiscalizadores. Estos pueden ser leyes, reglamentos internos o externos, normas, decretos, polticas, entre otros. 4.2 Otros Requisitos: Requisitos no legales, pero de obligado cumplimiento para la

organizacin tales como requerimientos internos de nuestros clientes, acuerdos con terceros o suscritos voluntariamente. 5. Descripcin del Procedimiento. 5.1 Identificar requisitos legales y mantener un registro actualizado

Identificacin de nueva legislacin. El Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI) de la Empresa

a.

informar al Gerente General (GG), acerca de la aparicin de las nuevas legislaciones y/o modificaciones a las existentes.
b.

El Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI)

puede recibir

informacin de nuevas legislaciones, entre otros, a travs de la lectura del Diario Oficial, visitas a pginas Web, suscripcin a un servicio externo o visitas a algn organismo. c. Adems, se le incorpora toda la normativa local pertinente, las resoluciones de las autoridades fiscalizadoras y los permisos vigentes. Este Registro est a cargo del Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI). d. Los compromisos voluntarios suscritos por la organizacin con las partes interesadas, se identifican por Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI) y

142

revisadas por Gerente de Servicios (GS) o Representante de Gerencia (RDG) y posteriormente son informadas al Gerente General para su aprobacin. Generacin y Actualizacin de los Registros. El Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI) analiza dicha

a.

informacin, traspasando la que corresponda al registro de Identificacin y Evaluacin del Marco Regulatorio Aplicable (ver anexos). Una vez actualizado el mencionado registro, se comunica y enva el documento a la estructura organizacional y partes interesadas para su futura distribucin a los trabajadores. b. La frecuencia con la que se debe actualizar el registro, est definida a partir Anualmente.

de los siguientes criterios: Cuando las circunstancias lo ameriten, segn la opinin de Encargado

Sistema Gestin Integrados (ESGI).

c.

Es de responsabilidad Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI) tramitar los permisos necesarios con los organismos fiscalizadores previa autorizacin de Gerencia.

d.

Una vez que los formularios de registros han sido actualizados, el Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI) procede a colocar las copias duras en los archivos del Sistema de Gestin Integrado.

5.2

Evaluar el grado de cumplimiento de requisitos legales

El Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI), procedern a evaluar el grado de cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos suscritos por la organizacin, esta evaluacin ser de carcter anual. De los resultados de estas evaluaciones se deber mantener el registro Matriz de identificacin y Evaluacin del Marco Regulatorio

143

Aplicable (ver anexo), los cuales sern debidamente archivados en la carpeta de legislacin. La metodologa de evaluacin se realizar a travs de una matriz, utilizando tres parmetros de evaluacin, tal como se indica a continuacin.

Ponderacin 100 %

Evaluacin legislacin nacional vigente)

Plan de Accin manejo y cumplimiento de la de

BUENO (Cumple Totalmente la Se mantiene con las polticas de legislacin nacional vigente. (Cumple Se reevala el grado

51 a 99 %

REGULAR nacional vigente)

Parcialmente con la legislacin incumplimiento y se proponen medidas para darle total cumplimiento a la legislacin nacional vigente. 0 a 50 % MALO (NO Cumple con la Se debern proponer medidas urgentes para dar cumplimiento a la legislacin nacional vigente.

legislacin nacional vigente)

5.3 Tratamiento de los Resultados No Conformes

En Caso que algn parmetro se encuentre evaluado con una cifra entre 0 y 50% entonces esta ser considerada de alta prioridad para ser tratada y lograr aumentar el grado de cumplimiento impuesto o autoimpuesto para alcanzar los resultados ptimos. Para poder dar cumplimiento a este tem, las calificaciones deficientes sern tratadas como No Conformidades y se trabajarn como se indica en el procedimiento PGI 03 Procedimiento de Control de No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas. Si las evaluaciones aparecen evaluadas entre 51 y 99%, entonces sern tratadas como no conformidades de prioridad media.

144

5.4 Comunicacin Externa

En caso de ser necesario implementar algn tipo de comunicacin con la autoridad, entonces ser el Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI) el responsable de llevarla a cabo, de acuerdo al procedimiento PGI 14 Procedimiento de Comunicacin Interna y Externa. En caso que el Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI) no se encuentre disponible, entonces quien reemplace sus funciones podr comunicarse con la autoridad respectiva, sin embargo debern dar aviso al Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI) apenas el vuelva a estar presente en la empresa.

6. Documentacin Aplicable

Este procedimiento cumple con: Clusula 4.3.2 Requisitos Legales y Otros Requisitos de la Norma ISO 14001:2004 Clusula 4.5.2 Evaluacin de Cumplimiento Legal de la Norma ISO 14001:2004. Clusula 4.3.2 Requisitos Legales y Otros de la Norma OHSAS 18001:2007. Clusula 5.2 Enfoque al Cliente de la Norma ISO 9001:2008. Clusula 7.2.1 Determinacin de los Requisitos Relacionados con el Producto de la Norma ISO 9001:2008. Clusula 7.2.2 Revisin de los Requisitos Relacionados con el Producto de la Norma ISO 9001:2008. 7. Anexos

Matriz de Identificacin y evaluacin del Marco Regulatorio Aplicable (RGI 07 01).

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Procedimiento de Compras, Evaluacin y Seleccin de Proveedores

NDICE 0. Hoja de Control de Cambios 1. Objetivo 2. Alcance 3. Responsabilidades 4. Definiciones 5. Descripcin del Procedimiento 6. Documentacin Aplicable 7. Anexos

Cdigo Revisin Pgina

PGI 08 0 1 de 12

Nota importante: El presente documento es de exclusiva propiedad de Melgas Ltda. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceras personas sin la expresa autorizacin del Gerente General.
Nombre Alejandro Vega Valenzuela Jos Castro Herrera Jos Vargas Moreno Cargo Encargado del Sistema de Gestin Integrado (ESGI) Representante de Gerencia (RDG) Gerente General (GG) 03-01-2011 Fecha Firma

Elaborado por

Revisado por Aprobado por

03-01-2011 03-01-2011

0. Hoja de Control de Cambios

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Fecha 03-01-2011

Rev. 0
Documento Original

Modificacin realizada

Objetivo

147

Este documento establece el mecanismo para llevar a cabo las adquisiciones que se deben establecer en la empresa Melgas Ltda., junto con ello la forma de seleccin y evaluacin de proveedores de productos o servicios de Melgas Ltda.

Alcance

Se aplica a todos los proveedores de productos y servicios considerados para el correcto funcionamiento y desarrollo de las actividades consideradas en el alcance del sistema.

Responsabilidades

3.1

El Gerente General (GG) es responsable de: Efectuar la seleccin y evaluacin de proveedores. Registrar los antecedentes relacionados con el comportamiento de los proveedores, respecto de las exigencias de la Organizacin, para permitir su evaluacin.

3.2

El Encargado del Sistema de Gestin Integrado (ESGI) es responsable de: Evala el desempeo de proveedores del rea Operativa. Evala el desempeo de proveedores del rea Seguridad.

Definiciones

148

Proveedores de productos: todos quienes nos entreguen el abastecimiento de insumos y bienes arrendados. Proveedores de servicios: profesionales, empresas, que pongan a empresa sus servicios profesionales. Descripcin del Procedimiento disposicin de la

5.1.

Cotizar

Cualquier miembro de la empresa que detecte la necesidad de un producto o servicio, deber informarlo al supervisor directo, quien a su vez enviar un correo electrnico adjuntando la Solicitud de Materiales (ver anexos), ya sea un producto o servicio requerido al Gerente General, con copia a Encargado de Adquisiciones y Abastecimiento, Encargado de Bodega y Secretaria. El Gerente General, el Representante de Gerencia o la persona designada para esta labor en caso de ausencia de ambos tomar la decisin de compra o contratacin del servicio entregar el visto bueno de aprobacin. Una vez que la decisin de compra est autorizada de forma verbal o va correo electrnico, el encargado compras y abastecimiento solicitar a los diversos proveedores que se encuentren identificados en el registro de proveedores, las cotizaciones necesarias. En caso que se necesite un producto o servicio que ofrezca un proveedor que no se encuentre en esta lista, ya sea por ser nuevo o por no haber existido antes como proveedor directo de Melgas Ltda., entonces el encargado de Adquisiciones y Abastecimiento deber registrarlo en la ficha de proveedores ( ver anexo) El encargado de compras y adquisiciones deber solicitar cada vez que sea posible, la mayor cantidad de cotizaciones dentro del registro de proveedores que mantiene, sin embargo si para algunos productos existe un nico proveedor, no ser necesario solicitar cotizaciones.

149

Nota: Las Solicitudes de materiales se enviaran los primeros cinco das de cada mes, teniendo como plazo para su compra del responsable, Encargado de Compras y Abastecimiento, de cinco das hbiles, de no cumplirse esos plazos e estar incurriendo el una No conformidad, que ser tratada de acuerdo a procedimiento PGI 03 Procedimiento de Control de No conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas. Estos plazos regirn cuando no se trate de compras de emergencias, las que se regirn de acuerdo al Pto. N 5.2.4, de este procedimiento.

5.1.1

Archivo de cotizaciones Las cotizaciones sern resguardadas como registro externo por 6 meses.

5.2. 5.2.1

Compras Orden de compra Una vez definida la cotizacin favorecida para compra, el encargado de compras y abastecimiento emitir la respectiva orden de compra (ver anexo), en caso que la urgencia de la compra sobrepase las horas laborales del Encargado de Adquisiciones y Abastecimiento, esta podr ser generada por el Encargado de Bodega u otra persona que se designe para esta labor. Una vez generada la orden de compra ser autorizada por la gerencia para gestionar su compra o quien sea autorizado para tal efecto. La orden de compra se podr enviar por fax, e-mail o ser entregada personalmente por el Encargado de Adquisiciones y Abastecimiento o quien lo reemplace. Se guardarn las rdenes de compras en el archivo de rdenes de compra, el que se encuentra en poder del encargado de compras.

150

La supervisin y control de las compras realizadas estar a cargo de la persona que autoriza la compra. 5.2.2 Recepcin de productos El Encargado de Adquisiciones y Abastecimiento recibe la factura/boleta y se comparan los datos con la orden de compra, en caso de existir alguna diferencia se notificar al proveedor para que arregle la situacin. Quien haya solicitado la adquisicin, verifica que el producto recepcionado sea el indicado en la factura y se encuentre en buen estado. Si existieran diferencias entonces no se recibe el producto y se comunica al proveedor el problema incurrido y se le solicitar la medida que se adoptar para solucionar el problema. Si no existen diferencias se visa la factura. 5.2.3 Archivo de documentos Las facturas se archivarn en la carpeta rotulada como Facturas pagadas, en la oficina del Gerente General por un periodo de 5 aos, ser el mismo gerente el encargado de su custodia.

5.2.4

Compras en terreno En caso de necesitar un producto con una urgencia extrema, entonces el trabajador de Melgas Ltda. que se encuentre destinado para efectuar esta labor (puede ser cualquiera que la alta gerencia determine para ello), deber salir a comprar, para

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ello pedir a su proveedor la factura o boleta correspondiente, en el mismo terreno se deber hacer la comparacin de lo impreso en el recibo con el producto recibido y la verificacin que se encuentre en las condiciones apropiadas. Ser responsabilidad del comprador asegurarse que el producto comprado llegue al lugar de utilizacin en las condiciones adecuadas para su uso. La supervisin y control de las compras realizadas estar a cargo de la persona que autoriza la compra.

5.3.

Bodegaje

El Encargado de Bodega recepcionar los productos adquiridos por la empresa y mantendr un control de todos los productos recibidos y almacenados por medio del Cuaderno de registro de bodega.

5.4.

Seleccin de proveedores

En una primera etapa el Gerente General selecciona los proveedores, de productos o servicios para la operacin y funcionamiento de los procesos, basado en el comportamiento histrico de stos. 5.5. Clasificacin de Proveedores

Identificados los proveedores que suministran productos o servicios, el Gerente General clasifica para cada producto, a lo menos un proveedor titular, en el caso que existan alternativos; entonces estos se incluirn, a fin de solicitarles su cotizacin. El criterio de clasificacin de proveedores esta basado en:

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Capacidad de Respuesta Experiencia en el servicio Recepcin documental (Facturas, Guas, Boletas) Cumplimiento especificaciones orden de compra Servicio post-venta Precio Calidad referido a lo que se solicit Cumplimiento de expectativas Se encuentra certificado ISO 9000 Cumplimiento Plazo de Entrega Desempeo de despacho a domicilio Sistema de aviso de entrega Disponibilidad de producto/stock Servicio de entrega del producto Condiciones de recepcin del producto Personal ofertado Cumplimiento de Horarios Conocimientos tcnicos Calidad de Servicio Cumple estndares EPP Forma de pago

El Gerente General mantiene la lista actualizada de proveedores titulares y alternativos por productos.

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El Gerente General abre una carpeta para los proveedores seleccionados, en la cual anexa la ficha de Evaluacin de Proveedores (ver anexos), la que ser utilizada para registrar las irregularidades que se generen con dicho proveedor. 5.5. Tipos de proveedores

Los antecedentes o aspectos evaluados en los distintos proveedores, depende del tipo de proveedor, como se indica a continuacin. En Melgas Ltda. se identifica el siguiente tipo: 5.7. Proveedor de Productos. Proveedores de Servicios. Aspectos de evaluacin de proveedores.

5.7.1. Proveedores de productos Se evaluar principalmente: 1. Variacin de Precios. 2. Cumplimiento plazo de entrega. 3. Cumplimiento de especificaciones de Orden de Compra. 4. Forma de Pago.

5.7.2. Proveedores de servicios 1. Cumplimiento de Plazos de entrega 2. Cumplimiento de horarios

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3. Experiencia en el Servicio 4. Personal Ofertado 5.7.3. Anlisis de los proveedores: El Gerente General junto al trabajador que el considere idneo, evalan cada 4 meses el comportamiento de los Proveedores, para este fin utiliza los antecedentes recopilados durante el perodo. Los aspectos a evaluar dependen del tipo de proveedor, como se indic anteriormente. El primer perodo de evaluacin (Enero a Abril), ser evaluado en el mes de Mayo del mismo ao, el segundo perodo de evaluacin (Mayo a Agosto), ser evaluado en el mes de Septiembre del mismo ao y el tercer perodo (Septiembre a Diciembre) ser evaluado en Enero del ao siguiente. El resultado de la evaluacin ser registrado en ficha Evaluacin del Proveedor y el resumen estar en Ficha de Proveedores (ver anexos). Los proveedores de servicio sern evaluados una vez terminado ste. El Gerente General enva al proveedor, el resultado de la evaluacin obtenida por l, la calificacin y las observaciones realizadas con el fin de mantenerlo informado o que mejore su calificacin, si corresponde.

5.7.3. Criterios de evaluacin Los criterios de evaluacin, estn definidos segn tipo de proveedor, como se indic anteriormente y en la ficha de Evaluacin del Proveedor.

155

En el caso de proveedores de un mismo producto que obtengan igual resultado en la evaluacin, primar en el criterio de seleccin los siguientes aspectos: Precio y Servicio post-venta. 5.7.5. Mantencin y renovacin de proveedores. El Gerente General, debe mantener una lista actualizada con a lo menos un proveedor Titular y uno en la condicin de alternativo, si no existiese alternativo solo se registrar un proveedor. En el caso de que un proveedor Titular o alternativo rena antecedentes para proveedor. Para la seleccin de proveedores que no cuenten con un historial que los avale, se solicitar los antecedentes y se ingresara en la ficha como alternativos, con lo cual realizara un seguimiento durante tres meses, periodo en el cual el Gerente General tomara la decisin de ingresarlo a la lista de proveedores homologados, siempre y cuando sea calificado con un puntaje superior 80%. Esta informacin es necesaria para respaldar las condiciones de exigencia establecidas por Melgas Ltda., con el fin de garantizar la continuidad de los procesos sin que altere la calidad del servicio entregado. Este mismo criterio ser utilizado para la reevaluacin de proveedores. En caso de clasificar como proveedor titular o alternativo, el Gerente General debe archivar la oferta efectuada por el proveedor, para incluirla en el archivo correspondiente a proveedor seleccionado. Adems, debe comunicar al proveedor sobre su clasificacin en nuestros registros mediante el registro comunicacin Interna y Externa de acuerdo al procedimiento de Comunicacin Interna y Externa (PGI 14) con el proveedor. 5.7.6. Nuevos proveedores. Cuando se requiera el servicio de algn nuevo proveedor, se realizar una evaluacin tcnica o econmica de los Servicios o Productos ofertados. En caso de adquirirse el ser eliminado, basado en sus registros, el Gerente General podr reemplazarlo por otro

156

producto o servicio se aplicar a este nuevo proveedor procedimiento referente a la evaluacin del mismo.

todo lo indicado en este

Documentacin Aplicable

Puntos Normativos: 7.4 Compras, ISO 9001:2008. 4.4.6 Control Operacional, ISO 14001:2004

Anexos

Solicitud de Materiales (RGI 08 01) Ficha de Proveedores (RGI 08 02) Evaluacin de Proveedores. (RGI 08 03) Orden de compra (RGI 08 04)

157

Cdigo

PGI 09 0 1 de 7

Procedimiento Mantencin de Maquinarias y Equipos

Revisin Pgina

NDICE 0. Hoja de Control de Cambios 1. Objetivo 2. Alcance 3. Responsabilidades 4. Definiciones 5. Descripcin del Procedimiento 6. Documentacin Aplicable 7. Anexos Nota importante: El presente documento es de exclusiva propiedad de Melgas Ltda. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceras personas sin la expresa autorizacin del Gerente General. Nombre Alejandro Vega Valenzuela Jos Castro Herrera Jos Vargas Moreno Cargo Encargado del Sistema de Gestin Integrado (ESGI) Representante de Gerencia (RDG) Gerente General (GG) 03-01-2011 Fecha Firma

Elaborado por

Revisado por Aprobado por

03-01-2011 03-01-2011

158

0. Hoja de Control de Cambios Fecha 03-01-2011 Rev. 0 Documento Original Modificacin realizada

159

1. Objetivo

El objetivo de este procedimiento es establecer un mecanismo que indique la metodologa para llevar a cabo el mantenimiento de los equipos y maquinarias que utiliza Melgas Ltda. en el desarrollo de sus servicios, y que pueda afectar la calidad de este.

2. Alcance

Este procedimiento controla el mantenimiento de todos los equipos y maquinarias de Melgas Ltda.

3. Responsabilidades

Supervisor de Mantencin: Encargado de llevar los registros de las mantenciones de Equipos o Maquinarias y Planificar los mantenimientos Preventivos. Gerente de Servicios: Encargado de controlar las mantenciones de los equipos y decidir la metodologa a seguir en caso de falla. Gerente General: Encargado de analizar la Reparacin o Compra de maquinarias o Equipos.

160

4. Definiciones

Equipos: Corresponde a todos los equipos rodantes de la Empresa, Camionetas, Camiones, etc., que no actan directamente en la ejecucin de los Servicios Maquinarias: Corresponde a los equipos involucrados directamente en la Prestacin del Servicio tales como Maquinas Soldadoras, Betoneras, Etc. 5. Descripcin del Procedimiento 5.1.- Mantencin de Maquinarias. Cualquier maquinaria comprada por Melgas Ltda. deber ingresar a bodega con el Registro de Historial y Mantencin de la Maquinaria (ver anexos), en el que se debe indicar nombre, marca, la fecha de compra. A este registro se le adjuntarn los datos que ingresarn segn tem 5.1.1 y 5.1.2, segn Corresponda. Deben mantenerse los manuales de los equipos y herramientas como registro Listado Maestro de documentos externo e identificarlos como dice el Procedimiento Control de los Documentos y Control de los Registros (PGI 02). 5.1.1.- Mantencin Preventiva El Supervisor de mantencin ser el encargado de llevar a cabo las mantenciones preventivas a las diversas maquinarias, para ello deber evidenciar la accin realizada en el Registro de Historial y Mantencin de la Maquinaria (ver anexo). Para ello Deber identificar el nombre de la maquinaria, la fecha de realizacin de la mantencin, accin realizada, planificacin de la prxima mantencin, acciones que debern llevarse a cabo, entre otros datos que se consideren necesarios.

161

5.1.2.- Mantencin Correctiva. En caso de fallar algunas de las maquinarias, el supervisor que esta a cargo de la obra debe avisar la falla al Supervisor de mantencin el cual a su vez comunica al Gerente de Servicios. En caso que la maquina necesite una mantencin correctiva o simplemente ser desechada, el Gerente de Servicios registra la accin en Registro de Historial y Mantencin de la Maquinaria (ver anexo) e informa al Gerente General el cual determinar si se repara o se adquiere una nueva. Si el servicio requiere correccin inmediata al problema, el Gerente de Servicios activa un equipo stand by si lo hubiese. En caso que sea necesario la compra de una nueva maquinaria se proceder tal como se indica en el Procedimiento de Compras, Evaluacin y Seleccin de Proveedores (PGI 08). 5.2.- Mantencin de Equipos. Cualquier Equipo comprado por Melgas Ltda. deber ingresar a los archivos de Gerencia evidencindolos en el Registro Historial y Mantencin del Equipo (ver anexo), el encargado de mantener y custodiar el registro ser directamente el Gerente General, el que se deber indicar nombre, marca, la fecha de compra. A este registro se le adjuntarn los datos que ingresarn segn tem 5.2.1 y 5.2.2, segn Corresponda. 5.2.1.- Mantencin Preventiva El Supervisor de mantencin ser el encargado de llevar a cabo las mantenciones preventivas a los diversos equipos, para ello deber evidenciar la accin realizada en el Registro Historial y Mantencin del Equipo. Para ello deber completar en el registro el Nombre de la Maquinaria, la fecha de realizacin de la mantencin, Accin realizada,

162

Planificacin de la prxima mantencin, acciones que debern llevarse a cabo, entre otros datos que se consideren necesarios. 5.2.2.- Mantencin Correctiva. En caso de fallar algunos de los equipos, el responsable de la operacin o manejo asignado, por el gerente de servicios que esta a cargo, debe avisar la falla al Jefe de mantencin el cual a su vez comunica al Gerente de Servicios. En caso que un equipo necesite una mantencin correctiva o simplemente ser desechado, el Gerente de Servicios registra la accin en Registro de historial y Mantencin del Equipo e informa al Gerente General el cual determinar si se repara o se adquiere uno nuevo. Si el servicio requiere correccin inmediata al problema, el Gerente de Servicios activa un Equipo Stand By si lo hubiera. En caso que sea necesario la compra de un nuevo equipo se proceder tal como se indica en el Procedimiento de Compras, Evaluacin y Seleccin de Proveedores (PGI 08). Finalmente al poseer una plusvala mas amplia, los equipos sern analizados para ver la posibilidad de arreglarlos y venderlos inmediatamente, venderlos como chatarra o sacarles algn tipo de provecho econmico, estas acciones quedarn a criterio del Gerente General. Estas actividades estarn siendo registradas en Revisin Gerencial en caso de ser aplicable, segn se indica en el procedimiento.

6. DOCUMENTACIN APLICABLE

Puntos Normativos: Clusula 6.1 Provisin de recursos de la Norma ISO 9001:2008 Clusula 6.3 Infraestructura de la Norma ISO 9001:2008 Clusula 6.4 Ambiente de trabajo de la Norma ISO 9001:2008

163

Clusula 7.1 Planificacin de la realizacin del producto de la Norma ISO 9001:2008 Clusula 7.2 Proceso relacionado con el cliente de la Norma ISO 9001:2008

7. ANEXOS

Registro de Historial y Mantencin de la Maquinaria (RGI 09 01) Registro de Historial y Mantencin del Equipo (RGI 09 02)

164

Cdigo

PGI 010 0 1 de 6

Procedimiento de Revisin Gerencial

Revisin Pgina

NDICE 0. Hoja de Control de Cambios 1. Objetivo 2. Alcance 3. Responsabilidades 4. Definiciones 5. Descripcin del Procedimiento 6. Documentacin Aplicable 7. Anexo Nota importante: El presente documento es de exclusiva propiedad de Melgas Ltda. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceras personas sin la expresa autorizacin del Gerente General. Nombre Alejandro Vega Valenzuela Jos Castro Herrera Jos Vargas Cargo Encargado del Sistema de Gestin Integrado (ESGI) Representante de Gerencia (RDG) Gerente General (GG) 03-01-2011 Fecha Firma

Elaborado por

Revisado por Aprobado por

03-01-2011 03-01-2011

Moreno 0. Hoja de Control de Cambios

165

Fecha 03-01-2011

Rev. 0 Documento Original.

Modificacin realizada

166

1. Objetivo

Este documento establece las actividades para efectuar la Revisin Gerencial del Sistema de Gestin Integrado de Melgas Ltda.

2. Alcance

El alcance de este documento cubre la revisin de todos los elementos del Sistema de Gestin Integrado indicados en el presente procedimiento, incluyendo el anlisis de la poltica integrada, los objetivos, las metas y los programas a realizar para asegurar su continua aptitud, adecuacin y eficacia.

3. Responsabilidades

3.1

El Gerente General (GG) es responsable de: Efectuar las revisiones al Sistema de Gestin Integrado de acuerdo a la periodicidad establecida en este procedimiento. Analizar la informacin entregada durante la reunin de revisin del sistema, a fin de establecer medidas para su mejoramiento continuo. Procurar los recursos necesarios para la mantencin y mejoramiento del sistema.

3.2

El Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI) es responsable de: Recopilar y analizar la informacin necesaria para ser presentada en reuniones de revisin Gerencial y coordinar su realizacin.

167

3.4

El Personal es responsable de: Participar en las reuniones de revisin gerencial, si son citados a ella, colaborar en la definicin de medidas tendientes al mejoramiento del sistema y de ejecutar las acciones determinadas por la gerencia.

4. Definiciones

No aplica

5. Descripcin del Procedimiento

El Gerente General de Melgas Ltda. revisa el Sistema de Gestin Integrado a lo menos cada seis meses, considerando informacin entregada por los supervisores de las diferentes reas, en relacin a los siguientes elementos del Sistema Gestin Integrado: Revisin de Poltica Integrada y grado de cumplimiento de los objetivos y metas. Resultados de auditorias y evaluaciones de cumplimiento con los requisitos legales y otros requisitos que la organizacin suscriba. Anlisis de las comunicaciones de las partes interesadas externas, incluidas sus quejas (retroalimentacin del cliente). Desempeo de los procesos y conformidad del servicio. Desempeo ambiental de la organizacin. Estado de las Acciones correctivas y preventivas. Acciones de seguimiento de revisiones gerenciales previas.

168

Cambios que podran afectar al Sistema de Gestin Integrado, incluyendo la identificacin y evaluacin de los requisitos legales y otros requisitos relacionados con sus aspectos ambientales. Seguimiento de las acciones resultantes de las revisiones que se han llevado a cabo previamente por la direccin. Anlisis de proveedores. Recomendaciones para la mejora.

Este informe deber elaborarse a lo menos dos semanas previas a la Revisin Gerencial, y ser entregado por el Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI), quien a su vez se encargar de solicitarlos a quien corresponda. El Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI) dispondr de estas dos semanas previas a la reunin para revisar y solicitar a quien corresponda las posibles modificaciones del informe. 5.1 La revisin se realiza en reuniones programadas por el Representante de la Gerencia, y en las cuales participan los siguientes cargos: Gerente General. Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI)

Personal que el Gerente estime conveniente. 5.2 El Gerente General registra los resultados de la reunin emitiendo un informe de revisin gerencial (ver anexos) en un plazo de 5 das hbiles, desde la fecha de la reunin. El informe incluye entre otros, los siguientes tems: Todos los temas tratados. Conclusiones sobre la mejora de la eficacia del Sistema de Gestin Integrado y sus procesos.

Mejora del servicio en relacin con los requisitos del cliente. Necesidades de recursos.

169

Compromisos Adquiridos Otras conclusiones que resulten de la revisin.

6. Documentacin Aplicable

Puntos Normativos: 5.6 Revisin por la Direccin, ISO 9001:2008. 8.4 Anlisis de Datos, ISO 9001:2008. 4.6 Revisin por la Direccin, ISO 14001:2004 4.6 Revisin por la Direccin, 18001:2007

7. Anexos

Revisin Gerencial (RGI 10 01)

170

Cdigo

PGI 11 0 1 de 9

Procedimiento de Recursos Humanos

Revisin Pgina

NDICE

0. Hoja de Control de Cambios 1. Objetivo 2. Alcance 3. Responsabilidades 4. Definiciones 5. Descripcin del Procedimiento 6. Documentacin Aplicable 7. Anexos Nota importante: El presente documento es de exclusiva propiedad de Melgas Ltda. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceras personas sin la expresa autorizacin del Gerente General. Nombre Alejandro Vega Valenzuela Jos Castro Herrera Jos Vargas Cargo Encargado del Sistema de Gestin Integrado (ESGI) Representante de Gerencia (RDG) Gerente General (GG) 03-01-2011 Fecha Firma

Elaborado por

Revisado por Aprobado por

03-01-2011 03-01-2011

Moreno 0. Hoja de Control de Cambios

171

Fecha 03-01-2011

Rev. 0

Modificacin realizada Documento Original

Objetivo

172

Este documento establece el mecanismo para identificar las necesidades de competencias, evaluacin, identificacin de necesidades de capacitacin y capacitacin del personal.

Alcance

El presente procedimiento es aplicable a todo el personal que desarrolla su trabajo en actividades que afectan a la calidad de los servicios de Melgas Ltda. o que trabajen en su nombre.

Responsabilidades

El Gerente General (GG) y Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI), son responsables de: Velar de que todo el personal que ingresa a la empresa cumple con los

requisitos y perfiles descritos en la solicitud de personal, y adems de verificar que se cumpla con la Induccin y capacitacin de este mismo. Aprobar y/o reprobar, segn corresponda, la solicitud de personal realizada por Evaluar en forma conjunta con el Supervisor del rea correspondiente el Seleccionar al personal idneo para llenar el puesto de trabajo. el Supervisor del rea o Faena. desempeo del trabajador contratado.

Los Supervisores de reas, son responsables de: Gestionar y emitir la solicitud de personal generadas por la falta de mano de

173

obra. Capacitar y entregar la induccin necesaria al trabajador para un desempeo Desarrollar el perfil y descripcin del cargo requerido. Mantener al da el libro de asistencia, control de horas extraordinarias. Tramitar permisos y vacaciones ante el Administrador. eficiente.

La Secretaria, es responsable de: Notificar y efectuar el contrato al trabajador seleccionado para el puesto de Realizar todos los trmites relacionados con la contratacin y mantencin de

trabajo vacante. los Documentos, de un trabajador, tales como, ficha de personal, recopilacin de documentos (Fotocopia de carn Identidad, certificado de antecedentes, certificados de cargas, certificado cotizacin de AFP y Fonasa e Isapre). Entregar la informacin necesaria a la Gerencia General. Mantener al da toda la documentacin y/o registros del presente documento. Y

de los registros del propio trabajador, como por ejemplo: capacitacin del trabajador, permisos, vacaciones, libro de asistencia, etc.

Definiciones

No aplica.

Descripcin del Procedimiento

174

5.1. Determinacin de los perfiles del puesto Es responsabilidad del Gerente General y del Gerente de Servicios determinar los perfiles que debe cumplir el personal de la empresa para las actividades que desarrolla. Dicha informacin debe quedar registrada en el registro de Perfil de cargo (ver anexos), en el que debe destacar las siguientes funciones y responsabilidades de cada persona; adems de las habilidades, educacin, formacin y experiencia de cada persona. De igual modo el registro se deben determinar las responsabilidades y funciones de cada cargo del organigrama de la empresa, la cual debe ser registrada en el registro de Perfil de cargo. El personal de Melgas Ltda., es competente en las actividades que desarrolla dentro de la empresa mediante la formacin y/o experiencia apropiada la que se encuentra descrita en el registro de Perfil de cargo. 5.2. Evaluacin del personal El Gerente General junto con el ESGI y algn asesor designado, evalan al personal de Melgas Ltda. usando criterios definidos y establecidos en el registro Evaluacin del personal (ver anexos). 5.3. Capacitacin 5.3.1. Deteccin de la necesidad de formacin Es responsabilidad de cada Supervisor de rea y Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI), determinar las necesidades de formacin del personal relacionado a sus funciones para lo cual se debe tener en cuenta: Planteamientos realizados por el personal. Ofertas de cursos de formacin que peridicamente se reciben en la empresa

175

Las exigencias de formacin que requiere la implantacin de nuevas tecnologas o nuevos mtodos de trabajo en la empresa. Debido a la implementacin del Sistema Integrado, el Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI) deber tener especial cuidado con esta deteccin.

La incorporacin de nuevos empleados que precisen formacin complementaria o especfica acerca de los mtodos de trabajo empleados en la empresa y de los aspectos del Sistema Integrado.

La asignacin de nuevas o distintas actividades o funciones a personal de la empresa Los requisitos de formacin y/o experiencia que el mercado, los clientes, la administracin o la legislacin y/o normativa aplicable exigen.

La formacin incluye como objetivo adicional la sensibilizacin del personal con respecto a:

deteccin de la necesidad de

Cumplimiento de poltica de calidad, medio ambiente, seguridad procedimientos y requisitos del Sistema Integrado. Informacin sobre las obligaciones legales y los requerimientos internos de Melgas Ltda. (Perfil de cargos). Las posibles consecuencias de una falta de seguimiento de los procedimientos adoptados por Melgas Ltda. Comunicacin y entendimiento por parte del personal de Melgas Ltda. con respecto a sus funciones y responsabilidades en relacin con el logro del cumplimiento del Sistema Integrado.

5.3.2. Planificacin de capacitacin

176

Una vez detectadas las necesidades de formacin y sensibilizacin el Encargado del Sistema de Gestin Integrado (ESGI) junto con el Jefe de Departamento en Prevencin de Riesgos y Medio Ambiente (JPM) elaboran a finales de cada ao el Programa Anual de capacitacin (ver anexos) el cual debe ser revisado y aprobado por el Gerente General (GG). Independientemente pueden surgir necesidades de Formacin puntuales, las que debern ser aprobadas por el Gerente General. El Plan de Formacin es dinmico, constituyendo un proyecto que puede desarrollarse en varios aos y que se revisa por lo menos una vez al ao por parte del ESGI. La formacin entregada por Melgas Ltda. puede fundamentarse en la educacin acadmica idnea, la formacin especfica o la experiencia, segn las necesidades, y puede ser realizada por personal de Melgas Ltda., o encargarse a organizaciones y entidades especializadas. Los cursos de capacitacin y formacin que entrega Melgas Ltda. a sus trabajadores debern ser compatibilizados utilizando los recursos externos que puedan ser otorgados a la empresa, tales como cdigos SENCE, cursos que entregue la ACHS, ofrecimientos de empresas con acreditacin OTEC que posean la certificacin NCh. 2728, entre otras. Es responsabilidad del Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI) elaborar y

mantener los registros de los distintos cursos de formacin recibidos por el personal de Melgas Ltda. De igual modo es su responsabilidad anexar en las carpetas del personal los diplomas y certificados obtenidos en cursos de formacin externos que hayan sido financiados por Melgas Ltda. El Registro de Asistencia de Capacitacin y Entrenamiento (ver anexos) ser guardado en la oficina del Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI) y una copia en la carpeta personal del trabajador.

177

Cada vez que se realice alguna actividad, ya sean reuniones, entrega de informacin o juntas extraordinarias en que participen personas y/o trabajadores, que sean pertenecientes a Melgas Ltda. y/o personal externo y que tengan relacin con Calidad, Medio Ambiente y Seguridad o Salud Ocupacional, se llenar un registro de actividades (ver anexos), el responsable de este registro ser quien convoque o solicite la actividad, el que posteriormente ser entregado al encargado correspondiente para su almacenamiento. 5.4. Evaluacin de la eficacia Una vez realizadas las capacitaciones (tanto internas como externas), el Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI) y el Gerente General debern evaluar la eficacia de las capacitaciones realizadas y registrar el resultado de esta evaluacin en el Programa anual de capacitacin (ver anexos). El cumplimiento del programa de capacitacin es informado por el Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI) y evaluado durante las reuniones de Revisin Gerencial.

6. Documentacin Aplicable

Puntos Normativos: 6.2 Recursos Humanos, ISO 9001:2008. 4.4.2 Competencia, formacin y toma de conciencia, ISO 14001:2004 4.4.2 Capacitacin, toma de conciencia y competencia, OHSAS 18001:2007 7. Anexos

Perfil de Cargo (RGI 11 01) Evaluacin del Personal (RGI 11 02)

178

Programa Anual de Capacitacin (RGI 11 03) Registro de Asistencia de Capacitacin y Entrenamiento (RGI 11 04) Registro de actividades (RGI 11 05)

179

Cdigo

PGI 12 0 1 de 9

Procedimiento de Ventas

Revisin Pgina

NDICE 0. Hoja de Control de Cambios 1. Objetivo 2. Alcance 3. Responsabilidades 4. Definiciones 5. Descripcin del Procedimiento 6. Documentacin Aplicable 7. Anexos Nota importante: El presente documento es de exclusiva propiedad de Melgas Ltda. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceras personas sin la expresa autorizacin del Gerente General. Nombre Alejandro Vega Valenzuela Jos Castro Herrera Jos Vargas Moreno Cargo Encargado del Sistema de Gestin Integrado (ESGI) Representante de Gerencia (RDG) Gerente General (GG) 03-01-2011 Fecha Firma

Elaborado por

Revisado por Aprobado por

03-01-2011 03-01-2011

0. Hoja de Control de Cambios

180

Fecha 03-01-2011

Rev. 0

Modificacin realizada Documento Original

181

1. Objetivo

El objetivo de este procedimiento es establecer la metodologa para la determinacin y revisin de los requisitos del cliente en los casos de participar en licitaciones por va de invitacin o compra de bases pblicas y cuando se solicitan presupuestos en forma directa.

2. Alcance

Este procedimiento es aplicable a todos los trabajos que se reciban en oferta bajo las siguientes formas: Licitacin por invitacin. Licitacin por Sistemas Electrnicos, otro Sistema que ingrese la Empresa. Licitacin por compra de bases Publicadas en algn Medio. Solicitud de presupuestos en forma directa.

3. Responsabilidades

3.1

El Gerente Servicios (GS) es responsable de: Recibir Ofertas. Analizar Factibilidad de Presentacin de Oferta. Realizar Gestin de Compras de bases. Realizar Visitas a terreno. Analizar Ofertas Tcnicas y Econmicas.

182

3.2

El Supervisor (SUP) es responsable de: Realizar cubicaciones en caso que se requiera. Realizar Visitas a Terreno.

3.3

El Gerente General responsable de: Recibir Ofertas Analizar Factibilidad de Presentacin de Oferta Realizar Evaluaciones Tcnicas y Econmicas Aprobar Ofertas

3.4

El Encargado de Compras y Abastecimiento es responsable de: Comprar y retirar las bases de licitacin.

4. Definiciones En relacin a documentos: Licitacin : Sistema de recibir ofertas de los clientes las cuales pueden ser abiertas o cerradas.

Presupuesto

: Solicitud de cotizar algn trabajo en forma directa.

183

5. Descripcin del Procedimiento 5.1 Determinacin de los requisitos del cliente Los requisitos del cliente sern recepcionados a travs de licitaciones pblicas y privadas o por solicitud de presupuesto o cotizacin, el encargado de elaborar esta accin es el Gerente General (GG) y/o el Gerente de Servicios (GS). Estos documentos sern archivados y custodiados en el archivo central del Gerente General, de esta forma se mantendrn abiertos a consulta para cualquier trabajador de Melgas Ltda. Para poder llevar un control organizado sobre la metodologa de tratamiento de propuestas es que se deber llenar el Registro de Ventas por Cliente (ver anexo), el que se encontrar a cargo del Gerente General o del Gerente de Servicios y se resguardar en el archivador central de Gerencia. 5.1.1 Licitaciones:

La invitacin a participar en una licitacin puede ser recibida va Fax, Correo Electrnico u otro medio que el cliente estime conveniente y es recibida en forma directa por el GG y/o GS. Una vez recibida la invitacin, el GG y/o GS analizan si es de inters de Melgas Ltda., si esto no fuese de inters entonces se proceder al envo de un Comunicado Externo de acuerdo a PGI 14 Procedimiento de Comunicacin Interna y Externa, para rechazar el trabajo.

Compra y retiro de bases. La Compra de bases y retiro de bases es llevada a cabo en las dependencias del cliente y es realizada por el encargado de compras y abastecimiento u otra persona que designe el Gerente de Servicios. Una vez adquirida se procede como se indica a partir del punto 5.3.

184

5.3 Visita a Terreno. La visita a terreno puede ser realizada de acuerdo a la importancia de la obra por: Gerente General Gerente Servicios. Supervisores. Algn Personal designado por la Gerencia

5.4 Estudio de Propuestas o Presupuestos. El estudio de Propuestas o Presupuestos ser realizado por el Gerente General; en caso que este no se encuentre disponible, entonces ser el Gerente de servicios el responsable de este tem; Siendo las cubicaciones en algunos casos encargadas a algn Supervisor dependiendo del rea Tcnica de la obra. 5.4.1.- Bases Administrativas: Se deben reunir todos los antecedentes y requisitos indicados en las bases. 5.4.2.- Consultas: Se deben realizar en las fechas indicadas en las bases administrativas y con la metodologa que el mandante entrega. 5.5 Gestin de anlisis tcnico econmico La Gestin Ser realizada por El Gerente General o Gerente de servicios, mantenindose en reserva para el resto del personal por tratarse de datos de valoraciones, por ende este documento es confidencial y se tratar entre el Gerente General y el Cliente.

185

Dicho anlisis requiere lo siguiente: 5.5.1.- Anlisis Oferta Tcnica 5.5.2.- Anlisis Oferta Comercial Estas ofertas se hacen llegar al cliente, ya sea de forma fsica (en papel) o digital (en formatos no modificables Ej.: pdf, jpg, Word protegido, entre otros)

5.6 Presupuestos

El Procedimiento a travs de presupuestos solicitados en forma directa aplica los puntos 5.3, 5.4 y 5.5.

5.7 Comunicacin con el cliente

El cliente podr solicitar aclaraciones a Melgas Ltda. sobre la oferta enviada, estas comunicaciones podrn realizarse ocupando cualquier mtodo disponible tales como correo, correo electrnico, telfono, fax, entre otros.

5.8 Adjudicacin de la propuesta

En caso que Melgas Ltda. se adjudique la propuesta, se firma el contrato que es entregado por el cliente y resguardado en la carpeta de contratos. Una vez que esto ya se encuentra cerrado entonces el Gerente General o Gerente de Servicio de Melgas Ltda. se comunica con el cliente para fijar fecha de inicio de actividades.

186

5.9 Eliminacin de documentos

Si las propuestas no son adjudicadas, entonces los documentos tales como bases de licitacin, planos, planes de calidad, mtodo de trabajo, formularios tcnicos u otros documentos que pudiese llevar la carpeta, sern almacenados como sigue:

Por el periodo que dure la ejecucin del contrato de acuerdo a lo indicado en las bases de licitacin en los archivos centrales de gerencia, si se trata de un trabajo de servicios.

Sern eliminados de manera inmediata si se trata de un trabajo de obras que no sea reiterativo.

Los archivos confidenciales sern almacenados por 6 meses y luego destruidos de manera mecnica y eliminada convencionalmente.

Si las propuestas son adjudicadas entonces mantendrn dos tipos de tratamientos distintos:

Si es por obra los documentos quedarn almacenados hasta 3 meses despus de terminado el trabajo y recepcionado conforme por el mandante.

Si es por servicio los documentos quedarn almacenados en el archivo central de gerencia por un periodo que dure el contrato.

187

6. Documentacin Aplicable

Este procedimiento cumple con: Clusula 7.1 Planificacin de la Realizacin del Producto de la Norma ISO 9001:2008. Clusula 7.2 Procesos Relacionados con el Cliente de la Norma ISO 9001:2008.

7. Anexos

Registro de ventas por cliente (RGI 12 01)

188

Procedimiento de Confeccin y Control de Planes de Gestin de Calidad

Cdigo Revisin Pgina

PGI 13 0 1 de 9

NDICE

0. Hoja de Control de Cambios 1. Objetivo 2. Alcance 3. Responsabilidades 4. Definiciones 5. Descripcin del Procedimiento 6. Documentacin Aplicable 7. Anexos Nota importante: El presente documento es de exclusiva propiedad de Melgas Ltda. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceras personas sin la expresa autorizacin del Gerente General. Nombre Alejandro Vega Valenzuela Jos Castro Herrera Jos Vargas Moreno Cargo Encargado del Sistema de Gestin 03-01-2011 Integrado (ESGI) Representante de Gerencia (RDG) Gerente General (GG) Fecha Firma

Elaborado por

Revisado por Aprobado por

03-01-2011 03-01-2011

0. Hoja de Control de Cambios

189

Fecha 03-01-2011

Rev. 0

Modificacin realizada Documento Original

190

Objetivo

El objetivo de este Procedimiento es establecer las pautas para la Confeccin y Control de los Planes de Gestin de Calidad de las obras o servicios de Melgas Ltda. Alcance

Este procedimiento se aplica en las obras o servicios ejecutadas por Melgas Ltda. Responsabilidades

3.1 El Encargado del Sistema de Gestin Integrado (ESGI), encargar al Administrador de Contrato (AC) o Encargado de Control de Calidad (ECC) del Contrato en Obra, si lo hubiese, la elaboracin del Plan de Gestin de Calidad (ver anexos RGI 13 01) para la Obra a ejecutar. Es de responsabilidad del Encargado del Sistema de Gestin Integrado (ESGI), verificar que se realice el correspondiente Plan de Gestin de Calidad y responsabilidad del Gerente de Servicios (GS) o Representante de Gerencia (RDG) su Revisin, siendo responsabilidad del Gerente General (GG) su aprobacin. El Plan de Gestin de Calidad deber abarcar a lo menos los siguientes temas relativos al SGI.

obra.

Elaborar, mantener y controlar los Registros especficos utilizados en la

Asegurar que se implemente la documentacin del SGI en la obra en

ejecucin.

191

Mantener y controlar copia de toda la normativa aplicable al contrato. Asegurar que se implementa la documentacin del SGI en la obra en

ejecucin Es responsabilidad del Supervisor (SUP) de la obra, apoyados por el Asesor en prevencin de Riesgos (APR), la elaboracin de: Procedimientos e Instructivos Generales y Especficos necesarios para el contrato.

Definiciones

4.1 Plan de Gestin de calidad: Documento que establece las prcticas de calidad especficas, recursos y secuencia de actividades pertinentes a una obra o contrato particular. Puede ser nombrado como Plan de Gestin de Calidad, Plan de Calidad, Plan de Aseguramiento de la Calidad, de acuerdo al requerimiento del cliente. 4.2 No Conformidad: Se entender como no conformidad a los incumplimientos de los requisitos especificados en las bases de licitacin y/o a lo sealado en el Plan de Gestin de Calidad. 5. Descripcin del Procedimiento

5.1 Confeccin del Plan de Gestin de Calidad El Plan de Gestin de Calidad debe contener, al menos, la siguiente informacin. a) Portada: Debe contener los nombres y firmas del responsable, elaboracin, revisin y aprobacin del plan de gestin de calidad de la obra. Adems debe

192

indicar claramente el nombre de la empresa, su logotipo, el nombre del contrato y el nmero de revisin. b) Hoja Control de Cambios: Descripcin de los cambios introducidos en el Plan de Gestin de la Calidad que dan lugar a revisiones del mismo. c) ndice: Incluye el contenido de los planes de gestin de calidad. d) Descripcin del Contrato: En esta seccin se debe indicar, al menos: nombre del contrato, cdigo del contrato, ubicacin de las obras, nombre de la empresa contratista, monto del contrato, caractersticas del trabajo a realizar (breve descripcin), Administrador de la obra, Encargado de Control de Calidad en Obra, Supervisor, Asesor en Prevencin de Riesgos del contrato, resolucin que adjudica el contrato, plazo de ejecucin de los trabajos, fecha de inicio y trmino. e) Alcance del Plan de Gestin de Calidad: Se debe indicar en una tabla, las partidas o tems sometidos al Plan de Gestin de Calidad, las que deben clasificarse en nivel 1, 2 3, de acuerdo a: Nivel 1: Se aplica a partidas, tems, materiales y servicios complejos o de difcil ejecucin. Las actividades clasificadas en este nivel requieren del desarrollo de procedimientos especficos y del uso de registros de control. Nivel 2: Se aplica a partidas, tems, materiales y servicios de cierta importancia econmica, tcnica y social que podran generar problemas por deficiencias que afecten su calidad. Las actividades clasificadas en este nivel requieren del uso de registros de control.

193

Nivel 3: Se aplica a partidas, tems, materiales y servicios no incluidos en ninguno de los niveles anteriores. Este nivel no requiere de acciones documentadas, sin embargo, se deben aplicar el cumplimiento de las especificaciones tcnicas y normativa obligatoria. f) Normativa Aplicable: Se deben listar los cdigos y normas aplicables al contrato, los que deben incluir requisitos Medioambientales y Seguridad y Salud Ocupacional del trabajo. El Administrador de Contrato de Obra, en su ausencia, el Encargado de Control de Calidad en Obra debe mantener una copia de toda la normativa aplicable al contrato. g) Organizacin de la Obra: Se debe incluir un organigrama funcional de la obra. h) Programa de Trabajo: Se debe incluir el programa de trabajo o carta Gantt de la obra a ejecutar. Se debe ejecutar un seguimiento, que refleje el avance real de las obras. i) Control de Procesos: Se deben elaborar y aplicar, los procedimientos y/o registros que permitan controlar las diferentes actividades definidas en el Alcance del Plan de Gestin de Calidad, estableciendo las responsabilidades de los implicados en la realizacin de las actividades. j) Compra de Materiales y Productos: Declarar la metodologa a utilizar para efectuar las compras en faena o hacer referencia al procedimiento de compra de materiales y productos establecido por Melgas Ltda. Adems, se debe listar los productos y materiales sometidos al Plan de Gestin de Calidad, los que sern al menos, los de los tems con Nivel 1 de aplicacin.

194

k) Manejo y/o Gestin de Subcontratos: Declarar la metodologa a utilizar para controlar los subcontratos en faena o hacer referencia al procedimiento de compras si procediere y al mecanismo establecido para el control de los proveedores de materiales, productos y servicios. l) Acopios, Almacenamiento y Manejo de Materiales y Productos: Hacer referencia a las condiciones de acopio, almacenamiento y manejo de materiales y productos sometidos al Plan de Gestin de Calidad. m) Cumplimiento de Requisitos de Medio Ambiente: Hacer referencia a la variable ambiental, de acuerdo a los requisitos establecidos por el cliente. n) Cumplimiento de Requisitos de Seguridad y Salud Ocupacional: Hacer referencia al Programa de Prevencin de Riesgo o Control de Riesgos, de acuerdo a los requisitos establecidos por el cliente. o) Tratamiento de No Conformidades: Hacer referencia al mecanismo o procedimiento establecido para el tratamiento de las no conformidades generadas durante la ejecucin de la obra. p) Acciones Correctivas y Preventivas: Hacer referencia al mecanismo o procedimiento establecido para el tratamiento de las acciones correctivas y preventivas que garanticen la no repeticin de las no conformidades o potenciales no conformidades. q) Control de Registros: Hacer referencia al mecanismo o procedimiento establecido para el control de los registros que forman parte del Plan de Gestin de Calidad y del SGI.

195

r) Control de Documentos: Hacer referencia al mecanismo establecido para el control de los documentos que forman parte del Plan de Gestin de Calidad y del SGI. s) Auditorias Internas de Calidad: Hacer referencia al procedimiento establecido para el desarrollo de auditorias internas del SGI.

Para las actividades clasificadas en Nivel 1, el Encargado del Sistema de Gestin Integrado, en ausencia de ste, Administrador Contrato en Obra, controla los procedimientos o instructivos especficos y los Registros especficos segn las pautas establecidas en el Procedimiento Control de los Documentos y Control de los Registros. Si por algn motivo el mandante solicitara la inclusin de nuevos tems, entonces el Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI) deber agregarlo en el Plan individual de la Empresa, sin embargo si esta situacin se hace reiterativa ser causal de modificacin del presente procedimiento PGI 13 Procedimiento de Confeccin y Control de Planes de Gestin de Calidad, y su correspondiente Registro, Plan de Gestin de la Calidad, de manera definitiva quedando estructurado en este tem.

5.2 Control del Plan de Gestin de Calidad Una vez adjudicado un contrato y previo a la ejecucin de ste, el Administrador de Contrato (AC) o Encargado de Control de Calidad (ECC) del Contrato en Obra, si lo hubiese, elabora el Plan de Gestin de Calidad para la Obra a ejecutar. El Plan de Gestin de Calidad debe contener los nombres y firmas de las personas responsables, elaboracin, revisin y aprobacin segn se indica en la siguiente tabla:

196

Tipo de Control Responsable Elaboracin Revisin Aprobacin

Cargo Responsable Encargado del Sistema de Gestin Integrado (ESGI) Administrador de Contrato (AC) o Encargado de Control de Calidad (ECC) del contrato. Gerente de Servicios (GS) o Representante de Gerencia (RDG) Gerente General

El documento original permanecer en obra, para dar flexibilidad y autonoma a sta en su modificacin frente a eventuales cambios de operacin o requerimientos particulares del Cliente. Las modificaciones al Plan de Gestin de Calidad generan un nuevo nmero de revisin y sern identificadas en Hoja Control de Cambios segn lo declarado en Procedimiento Control de los Documentos y Control de los Registros. El Encargado del Sistema de Gestin Integrado (ESGI), en su ausencia de ste el Administrador de Contrato de la obra, debe distribuir una copia del documento al Gerente General, segn lo declarado en Procedimiento Control de los Documentos y Control de los Registros. Cualquier distribucin adicional del documento debe ser solicitada al Encargado del Sistema de Gestin Integrado (ESGI), en ausencia de ste, al Administrador de Contrato de la obra. El Encargado del Sistema de Gestin Integrado (ESGI) y/o el Profesional Administrador de contrato deben asegurar que se implemente la documentacin del SGI en la obra en ejecucin.

Documentacin Aplicable

197

Procedimiento de Comunicacin Interna y Externa

Cdigo Revisin Pgina

PGI 14 0 1 de 10

7.1 Planificacin de la Realizacin del Producto, Norma ISO 9001:2008

Anexos

Plan de Gestin de Calidad (RGI 13 01).

NDICE

0. Hoja de Control de Cambios 1. Objetivo 2. Alcance 3. Responsabilidades 4. Definiciones 5. Descripcin del Procedimiento 6. Documentacin Aplicable 7. Anexos Nota importante: El presente documento es de exclusiva propiedad de Melgas Ltda. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceras personas sin la expresa autorizacin del Gerente General. Nombre Cargo Fecha Firma

198

Elaborado por

Alejandro Vega Valenzuela Jos Castro Herrera Jos Vargas Moreno

Encargado del Sistema de Gestin Integrado (ESGI) Representante de Gerencia (RDG) Gerente General (GG) 03-01-2011

Revisado por Aprobado por

03-01-2011 03-01-2011

0. Hoja de Control de Cambios Fecha 03/01/2011 Rev. 0 Modificacin realizada Documento original.

199

1. Objetivo El presente procedimiento establece los mecanismos y responsabilidades que permitan una adecuada comunicacin y difusin interna y externa del sistema de Gestin Integrado de Melgas Ltda. a todas las reas de la organizacin. Tambin establece los mecanismos de comunicacin a terceros, a travs de cartas externas. 2. Alcance Este procedimiento es aplicable a todas las actividades relacionadas con las Obras o Servicios de la Empresa y sobre cualquier actividad que deba ser comunicada con personas interesadas que correspondan al staff de trabajadores de Melgas Ltda. y a cualquier entidad que por ley o criterio deba encontrarse informada de las diferentes actividades que puedan ser de su inters.

3. Responsabilidades

3.1 El Gerente General (GG):

200

Aprueba informacin del Sistema de Gestin Integrado que es difundida a travs del presente Procedimiento de Comunicacin Interna y Externa. Aprueba el presente procedimiento y sus modificaciones. Define, en conjunto con los contenidos de los mensajes a entregar y los medios a utilizar en todos los casos en que una situacin de mala calidad en servicio, problemas con el Medio Ambiente y la Seguridad y Salud Ocupacional, se haya transformado en un hecho que cause dao o paralizacin de la produccin del cliente.

Define, en conjunto con Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI), los contenidos de los mensajes a entregar y los medios a utilizar en todos los casos en que una situacin de Medio Ambiente y Seguridad y Salud Ocupacional, se haya transformado en un hecho de opinin pblica local, comunal o regional. Define, en conjunto con el Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI), las acciones de comunicacin extraordinarias ante la presencia de asuntos de Calidad del servicio, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional no previstos. Define los contenidos de los mensajes a entregar y los medios a utilizar en todos los casos en que una situacin, de Medio Ambiente y Seguridad y Salud Ocupacional en el Servicio, se haya transformado en un hecho de opinin pblica nacional.

3.2 El Encargado del Sistema de Gestin Integrado (ESGI): Elabora y modifica el presente procedimiento. Elabora la propuesta de actividades de comunicacin de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional. Encargado de la difusin de temas de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad

201

y Salud Ocupacional de la Empresa. Recibe y gestiona todas las comunicaciones externas Define, en conjunto con el Gerente General, los contenidos de los mensajes a entregar y los medios a utilizar en todos los casos en que una situacin de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional calidad se haya transformado en un hecho que cause dao o paralizacin de la produccin del cliente. Define, en conjunto con el Gerente General, las acciones de comunicacin extraordinarias ante la presencia de asuntos de Calidad de servicio, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional no previstos. Define, en conjunto con el Gerente General, los contenidos de los mensajes a entregar y los medios a utilizar en todos los casos en que una situacin de Medio Ambiente y Seguridad y Salud ocupacional, se haya transformado en un hecho de opinin pblica local, comunal o regional.

4. Definiciones Comunicacin Externa: Es el traspaso de informacin del SGI desde o hacia las partes interesadas externas a la organizacin, ya sea con fines de percepcin de imagen, de difusin, comunicacin de incidentes o de respuestas a interrogantes concretas. Comunicacin Interna: Es la transmisin de informacin del SGI dentro de la Empresa, ya sea para registro, toma de decisiones, difusin, conocimiento del personal y retroalimentacin del sistema. Desempeo del SGI: Resultados medidos del sistema de gestin Integrado, relacionados con el control de los aspectos de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente de la Empresa basados en la Poltica, Objetivos y Metas del SGI.

202

Partes interesadas externas: Entidades u organismos ajenos a la Empresa, pero que tienen alguna relacin con ella, entre los cuales podemos nombrar: la comunidad, las autoridades, los organismos fiscalizadores, los medios de comunicacin, entre otros involucrados y/o afectados por el desempeo ambiental de la Empresa.

5. Descripcin del Procedimiento Las actividades de Comunicacin del Sistema de Gestin Integrado (SGI), estn orientadas a difundir, sensibilizar, internalizar, informar y educar sobre la Gestin del SGI dentro y fuera de la organizacin. Estas se realizan a travs del presente Procedimiento de Comunicacin Interna y Externa, aprobado por el Gerente General (GG). Las actividades de comunicacin del SGI se basan, entre otros, en el direccionamiento y las definiciones estratgicas corporativas, los objetivos y metas de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional, los resultados de la revisin gerencial, la evaluacin de la comunicacin, los antecedentes disponibles relacionados con las observaciones y/o sugerencias recepcionadas de las partes interesadas, segn corresponda. Ante requerimientos puntuales, que no estn considerados en el presente Procedimiento de Comunicacin Interna y Externa, se desarrollarn actividades extraordinarias sobre los temas que hubiesen provocado estos requerimientos. La forma y procedimiento de tales eventos sern definidos en cada ocasin y segn necesidades por el Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI) y el Gerente General (GG). 5.1 Comunicacin Interna 5.1.1 Recepcin de consultas, reclamos y/o sugerencias

203

Cualquier persona de la organizacin puede enviar una comunicacin a travs de los canales disponibles (e-mails y/o formatos establecidos para tal fin), dirigindose al Supervisor directo, quien discriminar si corresponde redistribuir esta comunicacin al Gerente General y el Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI). La metodologa para registrar esta comunicacin ser reenviando la informacin a quien corresponda o redactando el registro de comunicacin, el plazo de respuesta en comunicacin interna no deber superar los 3 das hbiles, en caso que la respuesta requiera un plazo mayor entonces dentro de estos tres das se deber responder que se necesita aumentar el plazo y fijar una fecha estimativa de respuesta. Para obtener evidencia que se emiti la comunicacin, sta deber estar por escrito en un correo electrnico. Si la comunicacin se llev a cabo en terreno y no se tiene disponibilidad a un computador con conexin de Internet, entonces se recurrir al llenado del registro de Comunicacin Interna y Externa (ver anexos), el comunicador se quedar con la copia de recepcin de la comunicacin. A partir de la comunicacin recibida el Encargado Sistema Gestin Integrado (ESGI) debern discriminar si corresponde o no levantar una no conformidad tal como se indica en el procedimiento de No conformidades, acciones correctivas y preventivas.

5.1.2 Comunicacin y difusin La comunicacin y difusin del SGI y los Aspectos de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud Ocupacional, desde la Gerencia hacia el interior de la organizacin es efectuado en varias instancias, donde por uno u otro medio se hace llegar reflexiones, felicitaciones, resultados, mandatos, lineamientos e informacin de la Gestin de la empresa, apoyndose en el registro de Comunicacin.

204

5.2 Comunicacin Externa 5.2.1 Recepcin de observaciones y/o sugerencias de externos Toda comunicacin externa que llegue a la Compaa y que se relacione con temas pertinentes al Sistema de Gestin Integrado (SGI) debe ser enviada al Gerente General (GG), quien registra la recepcin de la comunicacin en el Registro de comunicacin Interna y Externa. La respuesta debe ser emitida en un mximo de 10 das hbiles siguientes de recibida la comunicacin. En caso que la respuesta requiera de un plazo mayor, el GG dar acuso de recibo de la comunicacin a la parte interesada externa y se auto impondr un nuevo plazo de respuesta. Para obtener evidencia que se emiti la comunicacin, sta deber estar por escrito en un correo electrnico. Si la comunicacin se llev a cabo en terreno y no se tiene disponibilidad a un computador con conexin de Internet, entonces se recurrir al llenado del registro de comunicacin, el comunicador se quedar con la copia de recepcin de la comunicacin. La respuesta es elaborada por el GG con apoyo del Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI). A partir de la comunicacin recibida, el Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI) definir si corresponde o no, levantar una No Conformidad, segn lo establecido en el procedimiento PGI 03 Procedimiento de Control de No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas.

205

5.2.2 Comunicacin y difusin al pblico externo La comunicacin y difusin de la gestin y desempeo del SGI, incluidos los aspectos ambientales significativos o incidentes/accidentes, son decididas por el ESGI, quien prioriza los temas y resuelve los medios y contenidos a entregar a las partes interesadas externas, segn el presente Procedimiento de Comunicacin Interna y Externa. Los temas de comunicacin con clientes u otras organizaciones externas, de carcter estrictamente formal, debern ser resueltos por el Encargado Sistema Gestin Integrados (ESGI) o el Gerente General (GG). Para llevar a cabo estas acciones se implementar un sistema de cartas, las que para mantener el orden debern foliarse. El Gerente general (GG), y Encargado Sistema Gestin Integrado (ESGI) mantendrn un cdigo que deber renovarse cada ao tal como se indica a continuacin: GG XXX XX ESGI XXX XX Esto deber estar acompaado de un nmero correlativo de tres dgitos que deber comenzar en 001. Finalmente este nmero deber estar acompaado de un guin en el que se reflejarn los dos ltimos dgitos del ao en que se envi esa comunicacin. Finalmente al terminar el documento informativo se deber anotar si alguien quedar o se enviar una copia del documento. El formato de carta se presenta en Registro de Cartas Externas (ver anexos)

206

5.3 Manejo de Emergencias Para el manejo comunicacional de incidentes, emergencias y crisis ambientales, sean estas de carcter pblico, local o regional, el Encargado Sistema Gestin Integrado (ESGI) junto al Gerente General (GG), definen los contenidos de los mensajes a entregar y los medios a utilizar, con el apoyo del supervisor del rea afectada. Para el manejo comunicacional de incidentes, accidentes, emergencias y crisis ambientales de carcter pblico nacional, el Encargado Sistema Gestin Integrado (ESGI) junto al Gerente General (GG) define los contenidos de los mensajes a entregar y los medios a utilizar.

6. Documentacin Aplicable Clusula 5.5.3 Comunicacin Interna de la Norma ISO 9001:2008 Clusula 7.2.3 Comunicacin con el cliente de la Norma ISO 9001:2008 Clusula 4.4.3 Comunicacin de la Norma ISO 14001:2004 Clusula 4.4.3 Consulta y Comunicacin de la Norma OHSAS 18001:2007

7. Anexos

Registro de comunicacin Interna y Externa. (RGI 14 01). Registro de Cartas Externas. (RGI 14 02).

207

3.3.3 Registros del Sistema de Gestin Integrado 3.3.3.1 Plan Anual de Auditoria 3.3.3.2 Programa de Auditoria 3.3.3.3 Listado de Auditores Internos 3.3.3.4 Informe de Auditoria Interna 3.3.3.5 Solicitud de Modificacin de Documentos 3.3.3.6 Listado Maestro de Documentos 3.3.3.7 Listado de Distribucin de Documentos 3.3.3.8 Listado Maestro de Registros 3.3.3.9 Listado Maestro de Documentos Externos 3.3.3.10 Solicitud de Accin Correctiva/Preventiva 3.3.3.11 Control de las Acciones Correctivas o preventivas 3.3.3.12 Matriz de Identificacin y Evaluacin de Aspectos Ambientales 3.3.3.13 Matriz de Identificacin y Evaluacin de Riesgos Laborales 3.3.3.14 Programa de Control de Peligro 3.3.3.15 Matriz de identificacin y Evaluacin de Situaciones de Emergencia 3.3.3.16 Programa de Control de Emergencias 3.3.3.17 Programa de Simulacro 3.3.3.18 Evaluacin de Simulacro 3.3.3.19 Matriz de Identificacin y Evaluacin del Marco Regulatorio Aplicable 3.3.3.20 Solicitud de Materiales 3.3.3.21 Ficha de Proveedores 3.3.3.22 Evaluacin de proveedores 3.3.3.23 Orden de Compra

208

3.3.3.24 Registro Historial y Mantencin de la Maquinaria 3.3.3.25 Registro Historial y Mantencin del Equipo 3.3.3.26 Revisin Gerencial 3.3.3.27 Perfil del Cargo 3.3.3.28 Evaluacin del Personal 3.3.3.29 Programa Anual de Capacitacin 3.3.3.29 Registro de Asistencia de Capacitacin y Entrenamiento 3.3.3.30 Registro de Actividades 3.3.3.31 Registro Ventas por Cliente 3.3.3.31 Plan de Gestin de Calidad 3.3.3.32 Registro Comunicado Interno y Externo 3.3.3.33 Registro de Cartas Externas.

209

Cdigo

RGI 01 01 0 1 de 1

Plan Anual de Auditoria

Revisin Pgina

Fecha Actualizacin del Plan Objetivos Alcances

MES AO DIA

: : :
AUDITORIA EXTERNA REVISIN DE GERENCIA

AUDITORIA INTERNA

ENE 11 FEB 11 MAR 11 ABR 11 MAY 11 JUN 11 JUL 11 AGO 11 SEP 11 OCT 11 NOV 11 DIC 11

: Actividad Planeada

Encargado del SGI Gerente General

Firma Firma

210

Cdigo

RGI 01 02 0 1 de 1

Programa de Auditoria

Revisin Pgina

Auditoria N 1 Objetivo de la Auditoria Alcance Norma de Referencia Documentos de Referencia Equipo Auditor conformado por Lugar de Realizacin Fecha de Realizacin Listado de Distribucin del Programa CRONOGRAMA ASOCIADO A LA AUDITORA FECHA HORA ACTIVIDAD LUGAR AUDITOR AUDITADO

211

Encargado SGI Auditor(es) Gerente General

Firma

Cdigo

RGI 01 03 0 1 de 1

Listado de Auditores FirmaRevisin Internos

Firma Pgina

Listado de Auditores Internos

NOMBRE

FECHA DE ACREDITACION COMO AUDITOR

212

Cdigo

RGI 01 04 0 1 de 2

Informe de Auditoria Interna

Revisin Pgina

Fecha Auditoria N Objetivo de la Auditoria Alcance Norma de Referencia Documentos de Referencia Equipo Auditor conformado por Lugar de Realizacin Fecha de Realizacin Auditados

N de No Conformidades (NC) N de Observaciones (OBS) N Oportunidades de Mejoras (OM) Conclusiones de la Auditora

213

Lista de Distribucin del Informe Resultados de la Auditoria N NC/OBS Requisito Explicacin del Hallazgo/Evidencia Objetiva Firma del Auditado

Nota: Las No Conformidades y Observaciones han sido aclaradas y entendidas por los Auditados Encargado SGI Auditor(es) Gerente General Firma Firma Firma

214

Cdigo

RGI 02 01 0 1 de 1

Solicitud de Modificacin de Documentos

Revisin Pgina

Nombre del Documento a Modificar: Cdigo: Solicitante de la Modificacin: Prrafo a Modificar:

Razones del Cambio

Descripcin del Cambio

Fecha de solicitud:

Nombre y Firma del Solicitante:

ESTADO DE LA SOLICITUD

Aprobada

Rechazada
Fecha:

Nombre y Firma del Encargado SGI:

215

Cdigo

RGI 02 02 0 1 de 1

Listado Maestro de Documentos

Revisin Pgina

DOCUMENTOS

COD.

R E V.

DESTINATARIOS CANT.

PROCEDIMIENTOS

Polticas SGI Objetivos SGI Organigrama Melgas Ltda. Programa Gestin Prev. Riesgos Manual del SGI Auditoria Interna. Control Documentos y Control de Registros. Control No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas.
Ident. y Ev. de Aspectos Ambientales. Ident. Y Ev. de Riesgos Laborales. Respuesta ante Emergencia Ident. Y Ev. de Requisitos Legales y Otros Requisitos. Compras, Ev., y Seleccin de Proveedores. Mantencin Maquinarias y Equipos. Revisin Gerencia. Recursos Humanos. Ventas. Confeccin y Control de Planes de Gestin de Calidad. Comunicacin Interna y Externa.

0 PGI-01 PGI-02 PGI-03 PGI-04 PGI-05 PGI-06 PGI-07 PGI-08 PGI-09 PGI-10 PGI-11 PGI-12 PGI-13 PGI-14 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

216

TOTALES

Cdigo Revisin Pgina

RGI 03 03 0 1 de 1

Listado de Distribucin de Documentos.

Nombre de Documento : Cdigo de Documento : Revisin de Documento :

NOMBRE

RUT

CARGO

FECHA

FIRMA

217

Cdigo

RGI 02 04 0 1 de 3

Listado Maestro de Registros

Revisin Pgina

Almacenamiento

IDENTIFICACIN CODIGO PROC.

Recuperacin

NOMBRE

Plan Anual de Auditorias Programa de Auditorias Listado de Auditores Internos Informe de Auditoria Interna Solicitud de Modificaciones de Documentos Listado Maestro de Documentos Listado de Distribucin de Documentos Listado Maestro de Registros Listado Maestro de Documentos Externos Solicitud de Acciones Correctivas y Preventivas Control de las Acciones Correctivas y Preventivas Matriz de Identificacin y Evaluacin de Aspectos Ambientales

RGI-01-01 RGI-01-02 RGI-01-03 RGI-01-04 RGI-02-01 RGI-02-01 RGI-02-03 RGI-02-04 RGI-02-05 RGI-03-01 RGI-03-02

PGI-04

PGI-03

PGI-02

PGI-01

RGI-04-01

218

Disposicin

Proteccin

Retencin

PGI-05

Matriz de Identificacin y Evaluacin de Riesgos Laborales

RGI-05-01

Programa de Control de Peligros PGI-06 Identificacin y Evaluacin de Situaciones de Emergencia Programa de Gestin en Prevencin de Riesgos Programa de Simulacro Informe de Evaluacin de Simulacro PGI-07 Identificacin y Evaluacin de Marco Regulatorio Aplicable Ficha de Proveedores Evaluacin de Proveedores Orden de Compras PGI-09 Registro de Historial de la Maquinaria Mantencin Preventiva de la Maquinaria Mantencin Correctiva de la Maquinaria Registro de Historial del Equipo Mantencin Preventiva Equipo Mantencin Correctiva del Equipo PGI-10 Revisin Gerencia Perfil de Cargo

RGI-05-02

RGI-06-01

RGI-06-02 RGI-06-03 RGI-06-04

RGI-07-01

PGI-08

RGI-08-01 RGI-08-02 RGI-08-03 RGI-09-01 RGI-09-02 RGI-09-03 RGI-09-04 RGI-09-05 RGI-09-06 RGI-10-01 RGI-11-01

219

PGI-11

Evaluacin del Personal Programa Anual de Capacitaciones Registro de Asistencia de Capacitacin y Entrenamiento Registro de Actividades

RGI-11-02 RGI-11-03 RGI-11-04 RGI-11-05

PGI-12

Registro Ventas por Cliente

RGI-12-01

PGI-13

Plan de Gestin de Calidad Comunicacin Interna y Externa Registro Cartas Externas

RGI-13-01

PGI-008PGI-14

RGI-14-01 ESGI-000-XX GG-000-XX

220

Cdigo

RGI 03 01 0 1 de 1

Solicitud de Acciones Correctivas o Preventivas

Revisin Pgina

Nombre del Solicitante: Fecha: Solicitud: ACCION CORRECTIVA ACCION PREVENTIVA

Detalle:

Nombre del Receptor: Fecha:

Aprobada
Motivo:

Rechazada

Fecha: Nombre y Firma del Solicitante Fecha: Nombre y Firma del Receptor Fecha: Nombre y Firma del Encargado de SGI

221

Matriz de Identificacin y Evaluacin de Aspectos Control de Acciones Ambientales Correctivas o Preventivas

Cdigo RGI 04 01 Cdigo RGI 03 02 Revisin Revisin Pgina Pgina 0 0

1 de 1 1 de 1

Realizado de la Accin: Nombre por: Fuente del problema:

Revisado por:

Aprobado por: Fecha: Firma:

Responsable: Fecha:

Plazo: Recursos: Nombre de Apertura: Fecha

Contrato N Contrato de la Eficacia

Firma: Fecha: Firma:

Fecha Implementacin:
Componente Ambiental:

Fecha Verificacin:

No En Proceso AA Significanc Activida Aspecto Realizada N/A/E Evaluacin Accin Realizada ia d Ambiental Probabilida Severidad Riesgo dP Ambiental Estado Accin Preventiva o Abierta Cerrada A L I RA=P*S Correctiva Nuevo Plazo Medidas tomadas Motivo: Realizada Acorde con los fines estipulados En Proceso Solo como solucin transitoria No Realizada No satisfactoria

Fecha: Nombre y Firma del Solicitante Fecha: Nombre y Firma del Receptor Fecha: Nombre y Firma del Encargado del SGI

222

Cdigo

RGI 05 01 0 1 de 1

Matriz de Identificacin y Evaluacin de Riesgos Laborales

Revisin Pgina

Realizado Por Cargo Fecha Operacin a Ejecutar Identificacin de Actividades Procesos Involucrados

Categoria

Aprobado Por Cargo Firma Nombre Contrato Identificacin de los Peligros

Tabla N1

Categoria

Fecha

Firma N Contrato

Evaluacin de Los Riesgos

Tabla N2 Consecuencia C Riesgo ER=P*C Riesgo Tabla N3 Evaluacin del Clasificacin Del

Medidas de Control Tabla N4 Existentes Propuestas

Sub Procesos

Peligro(s)

Riesgo(s) Asociado(s)

Probabilidad P

223

Cdigo

RGI 05 02 0 1 de 1

Programa de Control de Peligros

Revisin Pgina

AREA

PR OC ESO :

A C T IV ID A D : 1 6 - 3 2 G ra v e 6 4 C a ta s tr fic a

T IP O P R O G R A M A P ro g ra m a E sp e c fic o d e C o n tro l d e R E R g o sE L A A C T IV ID A D ie s D O B J E T IV O : Im p le m e n ta r u n s is te m a de c o n tro l e fe ctiv o d e IN D IC A D O R D E D E S E M P E O rie s g o s a s o c ia d o a la a c tiv id a d P L A N IF IC A C IO N

O B S E R V A C IO N E S

E v a lu a c i n R ie s g o (E R ) C u m p lim ie n to %
O B S E R V A C IO N E S

P 1 R P 2 R P 3 R P 4 R P 5 R P 6 R P 7 R P 8 R R E A L IZ A D O P O R : R E V IS A D O P O R : APR O BADO PO R:

F irm a :

F irm a :

F irm a :

224

Ao

A c c io n e s d e C o n tro l P la z o (F e c h a s ) O p e ra c io n a l d e R e s p o n s a b le In ic io F in R ie s g o s

N E

II

III

IV

Cdigo

RGI 06 01 0 1 de 1

Matriz de Identificacin y Evaluacin de Situaciones de Emergencia

Revisin Pgina

IDENTIFICACION CRITERIO DE SITUACION LA EMERGENCIA SITUACION

EVALUACION PO CP VEP

RANGO DE CRITICIDAD

FECHA PROGRAMACION SIMULACRO

REALIZADO POR: FIRMA:

REVISADO POR: FIRMA:

225

Cdigo

RGI 06 02 0 1 de 1

Programa de Control de Emergencias

Revisin Pgina

AREA TIPO PROGRAMA

PROCESO: VEP DE LA ACTIVIDAD

ACTIVIDAD: 8 Altamente Crtico 16 Super Critico

OBJETIVO: Plazo (Fechas) Responsable Inicio Fin

INDICADOR DE DESEMPEO PLANIFICACION OBS. N P E F M A M J J A S O N D I Cumplimiento % II III IV Ao OBS.

Acciones de Control de Emergencia

1 R P 2 R P 3 R P 4 R P 5 R P 6 R P 7 R P 8 R REALIZADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Firma:

Firma:

Firma:

226

Cdigo

RGI 06 03 0 1 de 1

Programa Simulacro

Revisin Pgina

TIPO SIMULACRO

Con Aviso SITUACION A SIMULADA

Sin Aviso :

Accidental

Ambiental

Catstrofe Natural

NOMBRE DEL EVENTO UBICACIN FECHA

: : : HORA :

PARTICIPANTES/INVOLUCRADOS : ENCARGADO / SUPERVISOR FORMA DE AVISO : :

DESCRIPCION DEL EVENTO : __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________ __________________ _________ OBSERVACIONES : __________________ _______________________________________________________________ _ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ _________

227

Cdigo

RGI 06 04 0 1 de 1

Informe de Evaluacin Simulacro

Revisin Pgina

TIPO SIMULACRO

Con Aviso SITUACION A SIMULADA

Sin Aviso :

ACCIDENTAL NATURAL

AMBIENTAL

CATASTROFE

NOMBRE DEL EVENTO UBICACIN FECHA PARTICIPANTES ENCARGADO / SUPERVISOR DURACION

: : : : : : TIEMPO DE RESPUESTA : HORA :

OBSERVACIONES : __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ ______ DESCRIPCION DEL EVENTO : __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ ______ REGISTROS ASOCIADOS :

__________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ ______

228

Matriz de Identificacin y Evaluacin del Marco Regulatorio Aplicable

Cdigo Revisin Pgina

RGI 07 01 0 1 de 1

Realizado por: Revisado por: Aprobada por:

Cargo: Cargo: Cargo:

Firma: Firma: Firma:

PROYECTO: CAMPAA (Perodo) FAENA ACTIVIDAD DESCRIPCIO N ACTIVIDAD

REQUISITO O COMPROMISO ESPECFICO REFERENCIA (Norma legal actualizada)

REGION: Desde: EMPRESA: Hasta:

MATERIA REGULADA

FORMA CUMPLIMIENTO

% DE CUMPLIMIENTO

OBSERVACIONES O REGISTRO

229

RGI 08 01 0 1 de 1

Solicitud de Materiales

Revisin Pgina

SR. CARGO DE CARGO FAENA OBRA

: : : : : : FECHA UNIDAD CANTIDA D OBS.

NUMERO CONTRATO U OT ITEMS DESCRIPCION

OBSERVACIONES:

_______________________
NOMBRE Y FIRMA SOLICITANTE

_____________________________
NOMBRE Y FIRMA AUTORIZA SOLICITUD

230

Cdigo

RGI 08 02 0 1 de 1

Ficha de Proveedores

Revisin Pgina

Fecha de Actualizacin Fecha Prxima Actualizacin

Rubro Empresa Razn Social Direccin

: :
Banco / Cuenta Contactos Fono Fax email Cel. Status

MATERIALES-HERRAMIENTAS-EQUIPOS-SERVICIOS

231

232

Cdigo

RGI 08 03 0 1 de 1

Evaluacin de Proveedores

Revisin Pgina

I.- Antecedentes: Fecha: Proveedor: Equipo Evaluador:

II.- Evaluacin Comn

Capacidad de Respuesta Experiencia en el servicio Recepcin documental (Facturas, Guas, Boletas) Cumplimiento especificaciones orden de compra Servicio post-venta Precio Calidad referido a lo que se solicit Cumplimiento de expectativas Forma de Pago

Valor

Sub-Total
III.- Evaluacin Proveedores de Productos
Cumplimiento Plazo de Entrega Desempeo de despacho a domicilio Sistema de aviso de entrega Disponibilidad de producto/stock Servicio de entrega del producto Condiciones de recepcin del producto

Valor

Sub-Total
IV.- Evaluacin Proveedores de Servicios
Personal ofertado Cumplimiento de Horarios Conocimientos tcnicos Calidad de Servicio Cumple estndares EPP

Valor

Sub-Total Status
MUY BUENO 100 76 BUENO 75 - 51 REGULAR 50 - 26 MALO 25 - 0

233

RGI 08 04 0 1 de 1

Orden de Compra

Revisin Pgina

Ciudad, FECHA Seores EMPRESA At: NOMBRE N FAX: SIRVASE ACEPTAR NUESTRA ORDEN POR LO SIGUIENTE: ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________ Cantidad Unidad Descripcin Precio Unitario Precio Total Ref. : Cotizacin

Total Neto I.V.A Subtotal Descuent o Total Observaciones:_________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________

234

RGI 09 01 0 1 de 1

Historial y Mantencin de la Maquinaria

Revisin Pgina

Firma del responsable.

c.c. archivo

1.- HISTORIAL DE LA MAQUINARIA NOMBRE MAQUINARIA NOMBRE OPERADOR MARCA FECHA COMPRA MODELO MANT. PREVENTIVA AO N SERIE MANT. CORRECTIVA

2.- TIPO MANTENCION MANTENCION PREVENTIVA Tipo Mant. Preventiva Fecha Mant. Prxima Mant.

Partes Herramienta a Revisar 2 3

MANTENCION CORRECTIVAS Tipo Mant. Correctiv a Fecha Reparacin Prxim a Revisi n 1 Partes Herramienta a Reparar 2 3 4 Herramient a Stand By Si Si Cambios Repuestos 1 2 3 4 Proveedor Unidad Cdigos No No

Fecha Cambio

3.- OBSERVACIONES Y CONCLUSIONES OBSERVACIONES:

CONCLUSIONES: OTRAS:

DESECHAR

ADQUIRIR NUEVA

235

Realizado por:

Historial y Mantencin del Equipo Nombre, Cargo y Firma Nombre, Cargo y Firma
1.- HISTORIAL DEL EQUIPO TIPO EQUIPO NOMBRE OPERADOR MARCA FECHA COMPRA MODELO

Revisado por:

Aprobado por:
Revisin

RGI 09 02 0

Nombre, Cargo y Firma Pgina 1 de 1

DOCUMENTOS EQ. Rev. Permiso circulacin Seguro obligatorio AO

VENCE

PLACA PATENTE

2.- TIPO MANTENCION MANTENCION PREVENTIVA Tipo Mant. Preventiv a Fecha Mant. Prxima Mant.

MANT. PREVENTIVA

MANT. CORRECTIVA

Fil. Aire

Partes Equipo a Revisar Fil. Aceite Aceite Motor

Fil. Combus.

Cambios

Repuestos Fil. Aire Fil. Aceite Aceite Motor Fil. Combus.

Proveedor

Unidad

Cdigos

Fecha Cambio

MANTENCION CORRECTIVAS Tipo Mant. Correctiv a Fecha Reparacin Prxima Revisin 1 Partes Equipo a Reparar 2 3 4 Equipo Stand By Si Cambios Repuestos 1 2 3 4 Proveedor Unidad Cdigos No

Fecha Cambio

3.- OBSERVACIONES Y CONCLUSIONES OBSERVACIONES:

CONCLUSIONES: OTRAS:

DESECHAR

ADQUIRIR NUEVA

236

Cdigo

RGI 10 01 0 1 de 2

Revisin Gerencial

Revisin Pgina

Realizado por: Nombre, Cargo y Firma

Revisado por: Nombre, Cargo y Firma

Aprobado por: Nombre, Cargo y Firma

I.- Generalidades Fecha: Empresa Direccin: Levant el Acta: Participantes: II.- Minuta de Reunin ( Informacin de Entrada ) a.- Resultados de auditorias b.- Retroalimentacin del cliente, partes interesadas externas y quejas c.- Desempeo de los procesos y conformidad del producto d.- Estado de las acciones correctivas y preventivas e.- Acciones de seguimiento de revisiones por la direccin f.- Cambios que podran afectar al sistema de gestin integrado g.- Recomendaciones para la mejora h.- Desempeo ambiental i.- Desempeo, aptitud, adecuacin y eficacia de los programas de gestin de PRP j.- Evaluacin de cumplimiento de requisitos legales y otros que la organizacin suscriba

237

k.- Anlisis de la aplicabilidad de la Poltica del SGI l.- Aplicabilidad de los requisitos legales; m.- Nivel de logro de los objetivos y las metas del SGI. n.- Nivel de capacitacin de los miembros de la organizacin; o.- Efectividad de las acciones correctivas y preventivas como resultado del levantamiento de las No Conformidades; p.- Efectividad de las acciones correctivas y preventivas como resultado del levantamiento de las No Conformidades; q.- Resultados de las auditorias (internas y/o externas). r.- Acuerdos de revisiones gerenciales previas s.- Cambios que puedan afectar al sistema t.- Recomendaciones para la mejora u.- Otros temas de relevancia

238

Cdigo

RGI 11 01 0 1 de 1

Perfil de Cargo

Revisin Pgina

NOMBRE DEL CARGO FUNCIONE S REQUISITO S MINIMOS

EDUCACIN:

FORMACIN:

EXPERIENCIA:

HABILIDADES:

Reporta a Supervisa a

239

Realizado por

Cdigo

FECHA

RGI 11 02 0 1 de 2

Evaluacin del Personal

Revisin

Nombre y Firma Gerente General Pgina

Fecha: Trabajador Observado Nombre del Observador Tarea Observada

Hora: Fecha Evaluacin

prxima

S = Conducta Segura (100%) I = Conducta Inquietante (50%) N/A = Conducta no aplica (0%)
CONDUCTAS LABORALES 1. Mecnica del cuerpo Adecuado equilibrio y/o aplicacin puntos de apoyo. Evita hacer sobre esfuerzo, Usa pasamanos en escalas. Evita estirarse para ejecutar una tarea. Al desplazarse o sentarse apoya ambos pies en el piso, mantiene espalda derecha. Comunicacin Identificacin e instalacin de advertencias en reas o equipos que puedan presentar riesgos para s mismo y/o para terceros. Asla rea peligrosa con cintas, conos, etc. Coloca tarjeta en Herramientas o equipo con problemas Solicitar ayuda cuando la tarea lo requiere. Si necesita operar una gra pide sealero para la maniobra. Se comunica con otro compaero durante las tareas. Provee y pide ayuda para hacer un trabajo seguro. Conducta relacionada con normas y estndares. Respeta la sealtica. Procede de acuerdo a procedimientos establecidos. Aplica los sistemas de Bloqueos siempre que intervine un equipo o sistema. Solicita permisos para trabajos en caliente, en altura. Identificacin de riesgos antes del inicio de cada tarea critica Realiza ART antes del inicio de la tarea. Evita intervenir en equipos o sistemas sin autorizacin. La relacin interpersonal con la Jefatura y Compaeros de trabajo es la apropiada para mantener un grato ambiente de Trabajo. Orden y limpieza Mantener el rea limpia y ordenada. Cada cosa en su lugar, limpia antes, durante y al terminar la tarea. Maneja cajones cerrados de escritorios, Trabaja en reas, bancos ,escritorio despejados. Posicin del cuerpo Postura adecuada y requerida segn la tarea. Mantiene su cuerpo fuera de reas de Atrapamiento. Aprieta o suelta en sentido contrario de las superficies de contacto. Mantiene todas las partes de su cuerpo lejos de los puntos de lesin. Se sienta frente al computador, tableros, controles conservando altura, distancias adecuadas Atencin, alerta en la tarea que realiza Al conducir mantiene atencin en el camino. Mira antes de dar un paso, Evita distracciones. No usa celular S I N/A

2. 3. 4.

5.

6.

7.

8.

9.

240

mientras trabaja o conduce. 10. Exponerse a s mismo y/o a terceros a riesgos fsicos, lnea de fuego. Evita ubicarse bajo cargas suspendidas. Identifica peligros y controla los riesgos. Equipo de proteccin personal 11. Uso de equipo de proteccin personal requerido y adecuado a la tarea. Usa EPP bsico. Usa tenida cuero para soldar. Usa arns en trabajo de altura. Utilizacin de herramientas y equipos 12. Uso de equipo y/o herramienta adecuada para la tarea. Usa la herramienta para lo que fue diseada. Para golpear usa el martillo. Alicates para cortar, Atornilladores para destornillar y Atornillar 13. Uso seguro de equipos y herramientas.. se cerciora de que el equipo est en buenas condiciones. Revisa que las luces estn buenas. Si las conexiones elctricas funcionan correctamente, Se da la vuelta del perro antes de tomar el equipo.. Asistencia y Puntualidad. 14. El trabajador cumple con los horarios establecidos por la Gerencia. Asistencia, Puntualidad y se respetan los horarios de entrada y salida. 15. Asiste y participa activamente de las charlas diarias de 5 minutos.

CANTIDADES TOTALES
RANGO MAYOR O IGUAL A 8 ITEMES CON 100 % DE LO CONTRARIO INTERPRETACION EL TRABAJDOR DESARROLLA SUS FUNCIONES DE ACUERDO A LO ESPERADO. NO CUMPLE LAS FUNCIONES ESPERADAS. ACCIONES CORRECTIVAS

1. 2. 3. 4.

NOTIFICAR SU EVALUACION. REALIALIZAR REINDUCCION DE LAS DEBILIDADES. EVALUAR AL SIGUIENTE AO. POR SEGUNDA OPORTUNIDAD CON PORCENTAJE DEFICIENTE DE EVALUACION, SE LE AMONESTARA SEGN EL REGLAMENTO INTERNO.

241

Cdigo

RGI 11 03
0 1 de 1

Programa Anual de Capacitacin

Revisin Pgina

MESES

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

FECHA/HORARIO/ LUGAR

CUMPLIMIENTO

VALIDACION CAPACITACION

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC Realizado por: Aprobado por:

242

Nombre, Cargo y Firma.

Registro de Asistencia de Capacitacin y Entrenamiento

Nombre, Cargo y Firma.

Cdigo

RGI 11 04 0 1 de 1

Revisin Pgina

TEMA DE LA CAPACITACION/ ENTRENAMIENTO: _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ MATERIAL DIDACTICO USADO: _______________________________________________________________________ RELATOR:________________________CARGO RELATOR______________________ INICIO:___________________________ FECHA:_______________________________ ASISTENTES CAPACITACION Nombre y Apellidos Cargo R.U.T

Firma

243

Registro Ventas por Cliente Registro de Actividades

Cdigo Cdigo Revisin Revisin Pgina Pgina

RGI 12 01 RGI 11 05 0 0

1 de 1 1 de 1

REGISTRO DE ACTIVIDADES
(REUNIONES, ENTREGA INFORMACIN, CONFERENCIA, EXPOSICIN, ETC, CON PERSONAL INTERNO Y EXTERNO)

Antecedentes Generales
Nombre Actividad Fecha Realizacin Duracin Contenido / Temas Tratados / Objetivo

Participantes
N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
OBSERVACION

Nombre

Rut

rea / Cargo

Firma

Relator o Responsable de la Actividad

Nombre Cargo Firma

244

NOMBRE CLIENTE EMPRESA FECHA NOMBRE LICITACION O PRESUPUESTO NUMERO LICITACION O PRESUPUESTO LICITACION RECEPCION INVITACION COMPRA Y RETIRO DE BASES LICITACION/PRESUPUESTO DE: OFERTA TECNICA OFERTA COMERCIAL LICITACION/PRESUPUESTO AJUDICADA DOCUMENTOS GUARDADOS ELIMINADOS Realizado por: FECHA FECHA (1. SI FECHA FECHA

: : : : : PRESUPUESTO

SERVICIO (1. SI 2. NO) (1. SI 2. NO) 2. NO)

OBRA

Aprobado por:

Nombre, Cargo y Firma

Nombre, Cargo y Firma

245

Cdigo

RGI 13 01 0 1 de 9

Plan de Gestin de Calidad Contrato

Revisin Pgina

NDICE 0. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. Hoja de Control de Cambio Descripcin del Contrato Alcance del Plan de Gestin de Calidad Normativa Aplicable Organizacin de la Obra Programa de Trabajo Control de Procesos Compra de Materiales y Productos Manejo y/o Gestin de Subcontratos Acopios, Almacenamiento y Manejo de Materiales y Productos Cumplimiento de Requisitos de Medio ambiente Cumplimiento de Requisitos de Seguridad y Salud Ocupacional Tratamiento de No Conformidades Acciones Correctivas y Preventivas Control de Registros Control de Documentos Auditorias Internas de Calidad

Nota importante: El presente documento es de exclusiva propiedad de Melgas Ltda. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceras personas sin la expresa autorizacin del Gerente General. Nombre Cargo Encargado del Sistema de Gestin Integrado (ESGI) Administrador de Contrato Gerente Servicios Fecha Firma

Responsable

03-01-2011

Elaborado por

03-01-2011

Revisado por

03-01-2011

Aprobado por

Gerente General

03-01-2011

0. Hoja de Control de Cambios

246

Fecha 03-01-2011

Rev. 0

Modificacin realizada Documento Original.

1.

Descripcin del Contrato

247

NOMBRE DEL CONTRATO CDIGO DEL CONTRATO UBICACIN DE LAS OBRAS NOMBRE EMPRESA MANDANTE MONTO DEL CONTRATO CARACTERSTICAS DEL TRABAJO (Breve descripcin) PROFESIONAL ADMINISTRADOR ENCARGADO DE SGI EN OBRA RESOLUCIN DEL CONTRATO PLAZO DE EJECUCIN FECHA DE INICIO FECHA DE TRMINO

2.

Alcance del Plan de Gestin de Calidad 2.2 Nivel 1 O

ITEM

PARTIDA

DESIGNACIN

PROCEDIMIENTO(S)

REGISTRO(S)

2.3

Nivel 2 O DESIGNACIN REGISTRO (S)

ITEM

248

PARTIDA

2.4

Nivel 3 O

ITEM

PARTIDA

DESIGNACIN

ESPECIFICACIONES TCNICAS

3.

Normativa Aplicable NOMBRE DEL DOCUMENTO FECHA VIGENCIA UBICACIN

4.

Organizacin de la Obra (Adjuntar Organigrama de la Obra)

5.

Programa de Trabajo (Adjuntar Programa de Trabajo o carta Gantt de la Obra)

6.

Control de Procesos Para el control de procesos operativos se utilizarn los procedimientos y/o registros especficos que figuran en el alcance del Plan de Gestin de Calidad definidos en el Pto.

249

N 2. Adems, existirn procedimientos definidos desde la Oficina Central, los que son de implementacin obligatoria y que persiguen la estandarizacin de diferentes actividades para todas las obras en ejecucin de Melgas Ltda. 7. Compra de Materiales y Productos Una forma de asegurar que la compra de materiales y productos se realiza en forma controlada y de acuerdo a las especificaciones tcnicas, es mediante la estandarizacin de las actividades en el procedimiento PGI 08 Procedimiento de Compras y evaluacin de Proveedores, el cual describe la forma en que se realizan los requerimientos de compra, cotizaciones, rdenes de compra y la distribucin de los documentos para la recepcin de materiales y productos en obra de modo que lo entregado se ajuste exactamente a lo especificado. Los materiales y productos sometidos al Plan de Gestin de Calidad son: MATERIAL O PARMETROS A PRODUCTO CONTROLAR

MTODO

FRECUENCIA

PROVEEDOR

8. Manejo y/o Gestin de Subcontratos Los materiales, productos y servicios considerados crticos durante la ejecucin de las obras y los proveedores que los suministran son seleccionados, evaluados y re-evaluados de acuerdo a los criterios establecidos en el PGI 08 Procedimiento de Compras y Evaluacin de Proveedores. La evaluacin y re-evaluacin de los proveedores de servicios crticos (subcontratos de especialidad) es responsabilidad del Profesional Administrador, quien remite los

250

antecedentes al Encargado de Adquisiciones en Oficina Central, para actualizar la informacin de los proveedores. Los datos de entrada para la re-evaluacin de los proveedores de materiales y productos crticos se generan en obra y la informacin se remite a Oficina Central. Los proveedores de servicios sometidos al Plan de Gestin de Calidad son:

SUBCONTRATISTA

ESPECIALIDAD

9.

Acopios, Almacenamiento y Manejo de Materiales

El tratamiento general que se dar a los materiales o productos que se requieran acopiar o que requieran un almacenamiento y manejo bajo ciertas condiciones controladas se describen en el siguiente cuadro: MATERIAL O PRODUCTO IDENTIFICACIN UBICACIN CONDICIONES GENERALES DE ACOPIO, ALMACENAMIENTO MANEJO Y

10.

Cumplimiento de Requisitos de Medio Ambiente. El control de las variables medioambiental se realiza a travs de la matriz de identificacin y evaluacin de aspectos ambientales generada para la faena, segn procedimiento PGI 04 Procedimiento de Identificacin y Evaluacin de aspectos ambientales.

251

11.

Cumplimiento de Requisitos de Seguridad y Salud Ocupacional

El control de las variables de Seguridad y Salud Ocupacional del trabajo se realiza a travs de la matriz de Identificacin y Evaluacin de Riesgos Laborales y Programa de Control de Peligros, generada para la faena, segn procedimiento PGI 05 Procedimiento de Identificacin y Evaluacin de Riesgos Laborales. 12. Tratamiento de No Conformidades Cualquier incumpliendo de los requisitos especificados problema, o problema potencial, que puede afectar a la correcta realizacin de sus funciones, la calidad del servicio que brinda la Empresa (Servicio No Conforme), al medio ambiente, al personal de la empresa (cuando ocurra algn accidente o incidente), detectados durante el proceso de ejecucin de obras, se identifica y controla para evitar problemas mayores en etapas sucesivas del proceso constructivo. El Encargado del Sistema de Gestin Integrado (ESGI) o en su ausencia el Administrador de Contrato de la obra es el responsable de registrar el problema detectado y tomar las acciones necesarias segn el procedimiento PGI 03 Procedimiento de Control de No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas.

Cualquier no conformidad detectada durante la ejecucin de la obra ser registrada en el Registro RGI 03 01 Solicitud de Accin Correctiva/Preventiva, quedando evidencia del problema encontrado y de cualquier accin tomada posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido, adems deber registrar el responsable de la verificacin y una referencia de la evidencia que demuestre la conformidad del servicio.

252

13.

Acciones Correctivas y Preventivas Melgas Ltda., evala la necesidad de aplicar una accin correctiva o preventiva para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir o prevenir la ocurrencia de sta, mitigar sus impactos ambientales o mitigar cualquier consecuencia derivada de los accidentes e incidentes para ello documenta y controla las acciones correctivas y preventivas segn metodologa establecida en el procedimiento PGI 03 Procedimiento de Control de No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas y documentada en registro RGI 03 02 Control de las Acciones Correctivas y Preventivas.

14.

Control de Registros Los registros que se generan por la implementacin del Sistema de Gestin Integrado de Melgas Ltda., se controlan de acuerdo a los criterios establecidos en el procedimiento PGI 02 Procedimiento de Control los Documentos y Control de los Registros en relacin a su Identificacin, Almacenamiento, Retencin, Recuperacin, Disposicin, Proteccin. Los registros permiten demostrar la ejecucin de las actividades establecidas en el Sistema de Gestin Integrado (SGI).

15.

Control de Documentos La documentacin que forma parte del Sistema de Gestin Integrado de Melgas Ltda., se controla de acuerdo a los criterios establecidos en el procedimiento PGI 02 Procedimiento de Control de los Documentos y Control de los Registros. La finalidad es asegurar que se disponga, en todo momento, de documentacin actualizada evitando errores por desinformacin. Los controles dicen relacin con la revisin, aprobacin y distribucin de copias controladas de los documentos en Oficina Central y en obra.

16.

Auditorias Internas de Calidad

253

Cdigo

RGI 14 01 0 1 de 1

Comunicado Interno y Externo

Revisin Pgina

Para verificar la correcta implementacin, eficacia y conformidad del Sistema de Gestin Integrado (incluyendo los Planes de Gestin de Calidad) con los requisitos establecidos en las Normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 y las disposiciones planificadas en la documentacin de Melgas Ltda., realiza Auditorias Internas tanto en Oficina Central como en las Obras, as como tambin las actividades necesarias para la planificacin, ejecucin, emisin de registros y calificacin de los Auditores Internos del Sistema de Gestin Integrado (SGI). Estas actividades son planificadas y coordinadas por el Encargado del Sistema de Gestin Integrado (ESGI), de acuerdo a procedimiento PGI 01 Procedimiento de Auditoria Interna, con sus correspondientes registros.

TIPO COMUNICADO

INTERNO

EXTERNO

254

Cdigo

RGI 14 02 0 1 de 1

Carta Externa

Revisin Pgina

SR. CARGO DE CARGO NUMERO COMUNICADO Ref.: FECHA

Observaciones: ENTREGADO RECIBIDO FECHA FECHA

NOMBRE Y FIRMA RECEPTOR NOMBRE Y FIRMA DESTINATARIO

: _________________________________ :__________________________________

255

ESGI o GG 000 - XX Codificacin y Correlativo:

20XX

_________________, _____ de ________ Sr. Nombre y Apellidos Cargo Empresa Presente Ref.:_____________________________

______________________________________ Nombre y Firma Cargo Melgas Ltda. ENTREGADO RECIBIDO NOMBRE Y FIRMA RECEPTOR _______________________________ FECHA FECHA :

NOMBRE Y FIRMA DESTINATARIO : _______________________________ CAPTULO IV CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 4.1 CONCLUSIONES

256

La incorporacin de una organizacin a un Sistema de Gestin Integrado (Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud Ocupacional) y posteriormente la implementacin, es un desafo trascendental. La importancia de contar con un sistema integrado radica en la adopcin de una mejor estructura organizativa, entre otras condiciones, mejorar los estndares de registros, control y seguimiento de actividades, o tareas en general, donde el denominador comn es el mejoramiento contino. Melgas Ltda., es una empresa que cuenta con proyecciones en el mercado, y un sistema de gestin integrado, le permitira dar una solucin eficiente y eficaz a sus problemticas detectadas y planteadas en el presente informe. Para Melgas Ltda., trabajar con un sistema de gestin integrado, le entregar ventajas para tener una visin global de la gestin de la gerencia y sus colaboradores, se gener documentacin para describir las diversas funciones de forma de contar con un respaldo tangible, tiempo de respuesta ms cortos ante problemas y mayor compromiso por parte de todos. Con la implementacin de este sistema de gestin integrado, Melgas Ltda. conseguir mejorar las debilidades que presenta actualmente su organizacin, obteniendo mayor satisfaccin para el cliente, seguridad para sus trabajadores, mayor calidad de vida para el personal, mayor rentabilidad y conciencia ambiental. Finalmente el presente trabajo ha sido desarrollado para que sea un sistema realista, amigable y aplicable a esta empresa y cualquiera de sus mismas caractersticas, en cuanto a tamao y rubro. Adems con la informacin que se entrega, la empresa est en condiciones de ser certificada en su Sistema de Gestin Integrado de Calidad, Medio

257

Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional, bajo las normas ISO 9001: 2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, respectivamente.

4.2 RECOMENDACIONES Se recomienda que Melgas Ltda. implemente un sistema de gestin integrado, pues ser una solucin eficiente y eficaz a sus problemticas. Es elemental que Melgas Ltda. desarrolle y ejecute programas de mantencin de los distintos equipos que existen en esta organizacin, ya sea en el sector productivo, como en el sector de los equipos de extincin de incendios y realizar capacitacin permanente a su mano de obra, para entregar un servicio de alta calidad. Es de suma importancia que Melgas Ltda. proporcione una educacin, es decir, una cultura de prevencin de riesgos y cuidado al medio ambiente a sus trabajadores para de esa forma crear una conciencia al momento del desarrollo de sus tareas. Aprovechar la oportunidad de certificar, ya que con el desarrollo del presente trabajo, est prcticamente terminado al proceso, solo faltan las ganas de finalizar el proceso con la certificacin.

BIBLIOGRAFA

258

Cortz, Jos Mara, Tcnicas de Prevencin de Riesgos Laborales

Seguridad e Higiene del Trabajo, Quinta Edicin, Enero 2002. Norma Internacional de Sistema de Gestin de Calidad ISO 9001:2008

Norma Internacional de Sistema de Gestin de Seguridad y Salud

Ocupacional OHSAS 18001:2007. Norma Internacional de Sistema de Gestin de Medio Ambiente ISO 14001:2004.

259