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Setembro 2012

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Como acelerar seu projeto BPM com a adoo de uma Biblioteca de Processos
A biblioteca de processos um
conjunto de modelos de fluxos de processo criado pela Venki Tecnologia para acelerar a implantao de projetos BPM

Em artigo recentemente compartilhado aqui no blog, falamos sobre a importncia do mapeamento de processos para identificar o fluxo de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa. Apesar da inquestionvel importncia, no podemos deixar de considerar que o mapeamento pode despender muito tempo, recurso humano e financeiro, alm de requerer conhecimento e experincia para manter sintonia com as boas prticas de mercado. Neste sentido a Venki Tecnologia, empresa experiente na implantao de projetos BPM, oferece a seus clientes a linha de produtos Bibliotecas de Processos, que se refere a um conjunto de processos prontos para uso contendo: tarefas, fluxos, formulrios e aprovaes j desenhados e configurados, podendo ser customizados para atender s necessidades especficas de cada cliente. Estas bibliotecas esto organizadas em reas de aplicao: Tecnologia da Informao, Gesto de Pessoas, Suprimentos, Facilities, Marketing etc.

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Alm de possuir fluxos e formulrios j desenhados e configurados, as bibliotecas tambm oferecem aos usurios outros itens de extrema importncia para a gesto dos processos que so: a gerao de indicadores e relatrios.

Ainda de acordo com o CEO da Venki Tecnologia, por meio da utilizao da Biblioteca de Processos o trabalho de mapeamento pode ser otimizado, fazendo com que empresas que prestam servio de consultoria possam oferecer a seus clientes solues eficazes e alinhadas s boas prticas mercadolgicas, realizando projetos com mais agilidade e eficincia. Outra vantagem da utilizao das Bibliotecas de Processos que, alm de poder optar pelo uso do modelo customizvel da ferramenta, o cliente e parceiro poder criar sua prpria biblioteca e contar com o apoio da Venki Tecnologia para sua comercializao.

Segundo o CEO da Venki Tecnologia, Wallace Oliveira, o procedimento de mapeamento de processos para uma rea de TI, por exemplo, levaria em torno de dois a trs meses, porm com a utilizao da Biblioteca de Processos de TI pode ser reduzido a um quarto deste tempo. O cliente ir receber a biblioteca e, ao invs de realizar longas reunies para definir os papeis e responsabilidades, ele poder importar esses processos e suas informaes e alter-los de acordo com suas necessidades diretamente no Supravizio BPM, explica Wallace Oliveira.

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ITIL, CobiT e SOX aliados para a melhoria contnua dos processos de TI
Nesta entrevista o consultor Octvio Lanna relata experincia na utilizao de ITIL, CobiT e BPM para certificao Sarbanes Oxley

Quem trabalha com processos, independentemente da rea, sabe que a adoo de metodologias e ferramentas BPM, tais como PDCA, ITIL e CobiT para geri-los fundamental para a otimizao do fluxo de atividades realizadas, que refletem no s em benefcios internos, mas na satisfao dos clientes, por meio da prestao de servios de qualidade, fatores essenciais na busca pela melhoria contnua dos negcios. Porm, muito mais que adotar tais metodologias e ferramentas que auxiliam no mapeamento e gesto dos processos, preciso estar atento s tendncias e novidades apresentadas pelo mercado, adequar-se, e estar preparado para as demandas, novas possibilidades e exigncias que surgem a cada dia. De acordo com Octavio Lanna*, especialista em Gesto de TI e Sistema de gesto de servios de TI: processos ITIL, controles CobiT, adequados a Sarbanes Oxley, a usabilidade e facilidades oferecidas por meio da adoo de ferramentas BPM de gesto permitiram que ele tivesse uma experincia marcante em sua vida profissional, quando trabalhava como gestor de TI em uma grande mineradora e comandava uma equipe de 100 profissionais. Com a implantao do BPM foi possvel organizar o fluxo de tarefas, definir papeis e acompanhar de forma transparente os indicadores gerados a partir das atividades executadas que agregaram melhorias extremamente significativas ao setor de TI e consequentemente empresa.

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Alm disso, outro fator determinante no processo de melhoria contnua dentro das empresas, segundo o especialista, o reconhecimento por meio de certificaes, como a garantida por meio da Lei Sarbanes Oxley, que entrou em vigor em 2002 aps escndalos gerados por fraudes contbeis em grandes corporaes americanas

A SOX prev a criao de mecanismos de auditoria e segurana confiveis e minuciosos dentro das empresas, a fim de trabalhar proativamente na deteco de possveis fraudes e assim elimin-las, agindo como mecanismo fiscalizador garantindo o cumprimento das obrigaes legais por parte das empresas.

Para Lanna, a utilizao do BPM e a certificao foram essenciais para a obteno dos bons resultados alcanados por ele e por sua equipe durante os anos de trabalho com processos uma vez que permitem total controle e monitoramento das atividades, facilitando e agilizando a tomada de deciso, apontando medidas corretivas dentro dos processos executados, eliminando assim a burocratizao dos procedimentos realizados sem automao, garantindo o cumprimento dos prazos acordados e a qualidade do servio prestado ao cliente, alm claro de permitir transparncia na prestao de contas nas auditorias. Quando ainda no utilizvamos o BPM os processos eram realizados por meio de solicitaes que precisavam ser aprovadas pelos superiores do setor. Esse procedimento levava 96 horas para ser realizado e, com a implantao do BPM reduzimos este tempo para 8 horas. Alm disso sua utilizao capaz de evitar apontamentos por meio das auditorias, comenta. Ainda de acordo com Lanna, que se declara um apaixonado por processos, a implantao do BPM deveria ser feita por todo e qualquer tipo de empresa para otimizao dos seus servios e a Sox tornar-se obrigatria para evitar novas fraudes e golpes voltem a acontecer. Feliz de quem j descobriu que com a utilizao do BPM todo mundo sai ganhando, ressalta. Lanna acredita que a medio por meio dos indicadores e evidncias gerados por meio das ferramentas BPM so a base para a melhoria contnua dos processos e consequentemente dos negcios.

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Quem ser o novo executivo de processos?
Saiba mais sobre o Chief Process Officer, seu papel dentro das empresas e o futuro deste novo professional

Atualmente algumas empresas esto passando por um momento em que percebem a necessidade de ter um profissional capaz de dar a ateno merecida para o desenvolvimento dos processos corporativos. Isso vem acontecendo por conta da demanda e postura exigidas a essas empresas pelo cenrio mercadolgico atual que prope a utilizao de ferramentas BPM de gesto como meio facilitador e de credibilidade para atender essas demandas e exigncias. E na medida em que a gesto dos processos comea a se tornar mais complexa, a soluo apostar no trabalho do Chief Process Officer, o CPO, um profissional que ser responsvel pelo Escritrio de Processos (Business Process Management Office, BPMO) e pelo direcionamento organizacional da empresa

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Segundo Rui Lima Godinho, Coordenador de Projetos e Processos na BT Call Center, o CPO deve ter um perfil formado por algumas caractersticas que podem ser consideradas indispensveis para a sua atuao. So elas: Vasta experincia com processos; Conhecimento sobre a cadeia de valores da empresa; Viso holstica; Capacidade analtica; Excelente capacidade de comunicao; Excelente capacidade de negociao.

Essas caractersticas sero, sem dvida, determinantes para o desempenho de suas atribuies, envolvendo-o de forma que trabalhe proativamente para garantir a melhoria contnua do trabalho executado. Enquanto responsvel por um escritrio de processos, a figura do CPO deve ser responsvel por garantir a aderncia aos processos de negcio, promover discusso com viso em otimizao processual atravs de workshops e oficinas de mapeamento seguindo metodologia BPM. tambm responsvel por liderar toda uma equipe de processos que iro analisar constantemente gargalos e pontos de melhoria dos processos-chave da empresa, explica o coordenador de projetos. Alm disso, de acordo com Rui, este profissional precisa estar intimamente envolvido em reunies que discutam questes oramentrias, de kick-off de projetos e operacionais, sendo responsvel por submeter alta gerncia e demais reas da empresa relatrios e levantamento de indicadores, indicando no conformidades nos processos, riscos ou oportunidades de alavancar o negcio, por meio de alteraes nos procedimentos realizados por sua equipe diariamente. Exige-se a este ator uma ampla ou total viso do processo de negcio, transformando-o numa pea chave para o correto funcionamento da empresa, comenta. Alguns empresrios e gestores se perguntam sobre o melhor momento para instituir o cargo de CPO em sua empresa e se existe algum tipo de estratgia que possa ser trabalhada para que isso seja feito. Para Rui, a maturidade da empresa em relao aos processos que ir determinar a necessidade do CPO. Na minha viso a figura do CPO deve ser instituda a partir do momento que a empresa ganha a conscincia e aposta no valor da implantao de uma metodologia de gerenciamento de processos de negcio. Podemos considerar um marco no tempo em que a empresa esteja num nvel 0 ou 1 de maturidade em BPM. Vale ressaltar ainda que esta deciso deve ser apoiada ao mais alto nvel gerencial, pois a implantao de um BPMO, com uma equipe especializada (CPO, analistas, etc.), metodologia formalmente instaurada e softwares que suportem esta operao no algo fcil ou barato, no entanto deve ser encarado como um investimento e no como um custo", alerta Rui.

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Quanto estratgia para a instituio do CPO, Rui destaca que devem ser fortemente consideradas as caractersticas e o perfil necessrios e o conhecimento aprofundado a cerca dos processos. Assim ser possvel observar junto ao RH se a empresa dispe de um profissional que atenda a esses requisitos e, caso no seja possvel uma seleo interna, a sim deve ser aberta a oportunidade para o mercado de trabalho externo. Algumas empresas apostam ainda na capacitao e amadurecimento de um profissional j envolvido com os processos da empresa que o Chief Information Officer, CIO, para a ocupao do cargo. Uma vez que o CIO j tem uma viso estratgica da empresa e no seu dia-a-dia j lida de maneira informal (sem seguir uma metodologia de BPM) com definio e direcionamentos de processos da empresa, existe esta facilidade de migrao para um BPMO, completa Rui. O coordenador de projetos e processos ressalta que a instituio do cargo de CPO no s uma tendncia. A instituio do CPO j uma realidade com a qual as empresas lidam no seu dia-a-dia com alta presso para cumprimento de demandas, oramentos escassos e falta de recursos humanos especializados trabalhando nas suas diversas reas. Com isto diversas empresas adotam e olham fortemente para o BPM como uma sada com o mapeamento, anlise, otimizao e automatizao de processos atravs de softwares (BPMS Business Process Management Software) e equipes especializadas nestas atividades (BPMO informal). Assim sendo, estas movimentaes pedem que exista a figura do CPO, acrescenta. No Brasil a figura do CPO ainda no muito difundida, mas existe informalmente e vem aos poucos mostrando seu valor e os benefcios que agrega aos negcios das empresas. As empresas de grande porte j reconhecem o valor e usam esta figura, no entanto acredito que um mercado de trabalho com inmeras oportunidades, pois no s as grandes empresas j comeam a enxergar a necessidade deste executivo e de lider-los para o futuro, finaliza Rui.

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