Analisis Contextual

01/10/2004
Ingeniera del Conocimiento

Introduccin a CommonKADS Anlisis Contextual
Introduccin
Los principios por los que se rigen las metodologas basadas en el modelado, centrndonos en CommonKADS El Conjunto de Modelos de CommonKADS y terminologa Bsica Los Modelos Contextuales Los Modelos Conceptuales
Autor: Jos Toms Palma Mndez Dpto. Informtica, Inteligencia Artificial y Electrnica. Universidad de Murcia 2
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IC Basada en el Modelado
Gracias al Modelado podremos controlar el espacio de las distintas opciones y herramientas que podemos utilizar en la construccin del sistema. Con la utilizacin de distintos modelos podemos concentrarnos en determinados aspectos del sistema, a la vez que podemos abstraernos de otros Los Modelos nos proporcionan una forma de organizar las tareas que como Ingenieros del Conocimiento tenemos que hacer: Cuando estemos construyendo un determinado modelo, podemos posponer el resto de las tareas.
Los Principios de CommonKADS (I)

La IC no se puede considerar como una extraccin del conocimiento que est en el experto, se debe considerar como la construccin de distintos modelos del conocimiento humano: IC como una tarea de modelado Un modelo es un abstraccin de una parte de la realidad, realizada con algn propsito El proyecto de desarrollo de SBC se entiende como la construccin de un conjunto de modelos, que son parte importante del producto entregado
Autor: Jos Toms Palma Mndez
Dpto. Informtica, Inteligencia Artificial y Electrnica. Universidad de Murcia
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Los Principios de CommonKADS (II)

En el proceso de modelado del conocimiento primero nos centrarnos en la estructura conceptual del conocimiento olvidndonos de los aspectos de implementacin. El objeto del modelado implica a usuarios y su comportamiento, incluidos estos en un entorno organizacional mayor El diseo del sistema en CommonKADS preserva la estructura del conocimiento
Los Principios de CommonKADS (III)

El conocimiento tiene una estructura interna estable y que es analizable ya que podemos distinguir los elementos que lo componen.
La gestin del proyecto en CommonKADS sigue un modelo en espiral guiado por los objetivos y riesgos.
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El conjunto de modelos
Contexto Por qu? Modelo de Organizacin Modelo de Tareas Modelo de Agentes
Concepto Qu?
Modelo de Experiencia
Modelo de Comunicacin
Sistema Cmo?
Modelo de Diseo
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Terminologa Bsica
Aplicacin la combinacin de una determinada tarea y un dominio en el que dicha tarea es desarrollada El Dominio de la aplicacin El rea de inters en la que est incluida una aplicacin La Tarea de una aplicacin La tarea de ms alto nivel que necesita ser desarrollada en una determinada aplicacin
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Terminologa Bsica
Dominio Una determinada rea de inters
La banca, fabricacin de coches, medicina, etc..
Tarea Algo que tiene que ser ejecutado por un agente

Construir un plan, diagnosticar un fallo, controlar un proceso
Agente La entidad que ejecuta la tarea

persona o sistema informtico
La Tarea y su Contexto Organizacional

Porqu es importante el anlisis organizacional? Los SBC y SI slo funcionarn satisfactoriamente si estn integrados en la organizacin donde se desarrollan Los SBC y SI deben ser vistos como elementos de soporte en el proceso empresarial que tiene lugar en la organizacin Los SBC y SI se tienen que considerar como herramientas de apoyo o asistentes personales para lo usuarios (el peligro de la automatizacin) El proyecto puede tener implicaciones organizacionales
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Objetivos del Anlisis Organizacional (I)

Identificar los problemas y las posibilidades Encontrar las reas en las que el SBC puedan proporcionar un valor aadido a la organizacin
Decidir qu soluciones adoptar y su viabilidad Determinar si las soluciones son viables en trminos de costes y beneficios, viabilidad tcnica y los recursos y compromisos que deben aportar la organizacin
Objetivos del Anlisis Organizacional (II)

Analizar las tareas y el conocimiento relacionado con ellas Analizar la naturaleza de las tareas, el conocimiento que utilizan y que agente las desarrollas, y qu mejoras se pueden hacer
Desarrollar un plan para los cambios necesarios en la organizacin Determinar el impacto de la solucin propuesta en la organizacin y preparar un plan para los cambios implicados
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1er Paso: alcance y estudio de viabilidad
Actividad 1a: Anlisis Identificar las reas problemticas y las que ofrezcan posibilidades, encuadrndolas dentro del marco organizacional Actividad 2b: Sntesis Determinar la viabilidad tcnica y econmica de la solucin propuesta
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2do Paso: estudio del impacto y las mejoras
Actividad 2a: Anlisis Estudio de las relaciones que existen entre las tarea, los agentes implicados y el uso del conocimiento para un rendimiento ptimo Determinar las posibles mejoras que se puedan realizar Actividad 2b: Sntesis Decidir que medidas debe tomar la organizacin y qu cambios hay que realizar en las tareas Asegurar la aceptacin organizacional y la integracin de la solucin SBC
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Modelos Implicados
Actividad 1 --> Modelo Organizacional Plantillas OM: anlisis y descripcin del entorno organizacional Documento Generado: Viabilidad de las soluciones Actividad 2 --> Modelo de Tareas y Modelo de Agentes Plantillas TM: tareas y el conocimiento que est directamente relacionado con ellas Plantillas AM: Agentes implicados en las tareas Anlisis ms detallado y centrado en las partes ms relevantes de la organizacin Documento Generado: Impactos y mejoras
Las plantillas deben ser usadas de manera flexible

Modelos Organizacional
Sirve para describir los siguientes aspectos de la organizacin:
estructura procesos plantilla recursos
Permite un anlisis comparativo entre la actual y la futura estructura organizacional
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Plantilla OM-1: Identificacin de problemas y posibilidades

Enumerar los problemas y las posibilidades del sistemas actual Contexto organizacional = parte invariante
Misin, Visin y objetivos de la organizacin Factores externos importantes Estrategia de la organizacin y escala de valores
Enumerar las posibles soluciones

Por cada uno delos problemas y posibilidades Compatible con el contexto organizacional
Tcnicas:
Entrevistas, Brainstorming,...

Posibilidad
Parte de un proceso empresarial en el que puede resultar beneficioso la introduccin de SBC
Problema
Una posibilidad, que en el momento del anlisis se considera un problema dentro de la organizacin
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Nos puede ayudar la identificacin de las personas que desarrollan los siguientes papeles:
Proveedores de Conocimiento Usuarios del Conocimiento Decisores
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Plantilla OM-2: Aspectos Variables
Hace referencia a un problema u oportunidad detectada en OM-1 Describe la parte de la organizacin implicada en dicho problema u oportunidad Describe los aspectos que podran cambiar o ser afectados por la solucin basada en el conocimiento
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Plantilla OM-2: Aspectos Variables (1)

Estructura
Diagrama de estructura de los departamentos, grupos, unidades,...
Procesos
Descripcin de los procesos, dependencias y descomposicin (se detallarn en OM-3)
Personas
Identificar los papeles que juegan los miembros de la plantilla: Decisores, proveedores, usuarios, clientes... No hay que definir personas concretas, slo su funcin
Plantilla OM-2: Aspectos Variables (2)

Recursos
Sistemas de Informacin ya existentes Equipamiento y Materiales Capacidades y Habilidades que no dependan del conocimiento
Conocimiento
Tratado como un recurso especial (se detallar en OM-4)
Cultura y Potencial
estilo de trabajo y de comunicacin, relaciones informales, y reglas no escritas
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Plantilla OM-3: Descomposicin de los Procesos

Se utiliza una de estas platillas por proceso definido en OM-2 Sus elementos son;
Tarea: nombre e identificador Agente que la desarrolla (Persona o Recurso) Su localizacin dentro de la estructura Conocimiento requerido: Lista de activos de Conocimiento Es intensiva en Conocimiento? Importancia
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Plantilla OM-4: Activos de Conocimiento

Se detallan los elementos de conocimiento detectados en OM-2 Se describen a nivel general
Se refinar la descripcin los modelos de tarea y conocimiento
Sus elementos son:

Nombre del activo de conocimiento (OM-3) Agente que lo posee (OM-3) Tarea en la que se usa (OM-3) Est en la forma correcta?, En el lugar correcto?, En el momento oportuno?, Tiene la suficiente calidad? (si/no y comentarios)
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Documento de Viabilidad
Una copia de OM-1 Por cada problema/posibilidad una OM-2 Por cada proceso una OM-3 Para todos los activos de conocimiento OM-4 Para cada solucin propuesta:
Si se va a automatizar o no y las razones
Acciones propuestas El contenido queda detallado en OM-5
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Documento de Viabilidad: Viabilidad Empresarial

Beneficios esperados: tangibles (econmicos) e intangibles (capital intelectual) Valor aadido esperado Costes esperados Comparacin con otras soluciones alternativas Cambios requeridos en la organizacin Riesgos econmicos y empresariales
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Documento de Viabilidad: Viabilidad Tcnica

Complejidad del Conocimiento y de los procesos de razonamiento
Disponibilidad de mtodos Se ha realizado antes?
Aspectos crticos implicados: tiempo, calidad, recursos necesarios,... Factores que determinarn que el proyecto ha alcanzado los objetivos esperados
Pruebas de validacin, calidad y rendimiento
Complejidad de la interaccin con los usuarios

Disponibilidad de mtodos
Documento de Viabilidad: Viabilidad de Proyecto

Compromisos de los distintos agentes y personal Disponibilidad de los recursos en trminos de tiempo, presupuesto, equipamiento y personal Disponibilidad del conocimiento requerido y otras capacidades Expectativas reales Organizacin adecuada del proyecto y comunicacin externa
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Documento de Viabilidad: Acciones Propuestas

Pasos recomendados por cada plan de actuacin
Lista de reas de inters Solucin propuesta para cada rea Resultados y beneficios esperados Actuaciones requeridas por el proyecto Bajo qu condiciones hay que reconsiderar el plan de actuacin?
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Modelo de Tareas: Concepto de Tarea
Parte de un proceso empresarial Una actividad dirigida a un objetivo y que aporta un valor aadido Manipula unas entradas y genera las salidas esperadas, de una forma estructurada y controlada Consume recursos Requiere (y produce) conocimiento y experiencia Se rige por unos criterios de calidad y rendimiento Desarrollada por agentes concretos
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TM-1: Anlisis de Tareas
Sirve para detallar la descripcin de las tareas que aparecen en OM-3 Va a reflejar todos los elementos que afectan a la tarea:
Elementos internos Elementos externos
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TM-1: Anlisis de Tareas Elementos Internos

Dependencias y flujo de datos:
Tareas predecesoras tareas que le siguen
Objetos manipulados: descritos de una forma muy simple Temporalizacin y Control: frecuencia, duracin, cuando se ejecuta Restricciones: precondiciones y poscondiciones
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TM-1: Anlisis de Tareas Elementos Externos

Objetivo y el valor aadido que genera Agentes implicados (sern detallados en AM-1) Conocimiento requerido: lista de elementos de conocimiento (sern detallados en TM-2) Competencia y habilidades que aporta a la proceso organizacional Recursos requeridos (referencia a OM-2) Calidad y rendimiento: elementos que van a ser utilizados para valorar la ejecucin de la tarea
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TM-2: Descripcin de los Elementos de Conocimiento

Son posedos por un agente Son usados en las tareas, que se referenciarn por su identificacin Dominio en el que se sita: Campo de especializacin, disciplina, rama de la ciencia o ingeniera, comunidad profesional,...
Caracterizacin, indicando si pueden ser causa de posibles cuellos de botella
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TM-2: Caracterizacin de los Elementos de Conocimiento

Naturaleza Formal o riguroso; Emprico o cuantitativo; Heurstico...
Forma
Papel, medio electrnico, en las personas, si es un conjunto de habilidades, etc..
Disponibilidad
En tiempo, espacio, acceso, calidad, etc..
Modelo de Agentes
En los anteriores modelos se ve al sistema como una organizacin donde se desarrollan procesos y tareas En este modelo nos centraremos en el modelado de los distintos agentes que se encuentran en la organizacin
Personal o Sistemas Informticos ya existentes
La mayor parte de este modelo se obtiene a partir de la informacin de los otros modelos Este modelos es importante a la hora de juzgar el impacto Sirve de base para el modelo de comunicacin
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AM-1: Modelo de Agentes
Nombre del Agente Funcin Organizacional Tareas en las que est implicado Agentes con los que se comunica Elementos de Conocimiento que posee Otras competencias, responsabilidades y restricciones
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Documento sobre los cambios y mejoras OTA-1

Integra la informacin relativa al anlisis del contexto y sirve de base para el proceso de toma de decisiones Medidas que acompaan al trabajo de desarrollo Aspectos que refleja:
Cambios organizacionales recomendados Medidas a tomar en relacin a las tareas y/o empleados Son suficientes los resultados esperados? Decisiones futuras
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Impactos y Cambios en la Organizacin
Estructura Procesos Recursos Personas Conocimiento Cultura y Potencial
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Impactos y Cambios Especficos de las Tareas y Agentes

Se realiza una comparacin entre los modelos actuales y los propuestos Tipos de impactos y cambios:
Disposicin de las tareas Recursos necesarios Criterios de rendimiento y calidad Plantilla y agentes implicados Posiciones individuales, responsabilidades, autoridad, restricciones entre las tareas Conocimiento y competencia Comunicacin
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Posturas y Compromisos
Evaluar la postura que toman los agentes y poseedores del conocimiento frente a los cambios Existe una base lo suficientemente slida para llevar a cabo dichos cambios? Tcnica a utilizar: Matriz de posturas
Agentes frente a las soluciones
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Acciones Propuestas
Mejoras y cambios en la organizacin Medidas de soporte:

Formacin, facilidades
Acciones que hay que realizar que van ms all del mbito del proyecto Establecer las condiciones bajo las que hay que reconsiderar las acciones propuestas
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Recomendaciones
Identificar a los agentes involucrados en el proyecto lo ms pronto posible Analizar el apoyo de la organizacin a las soluciones propuestas Realizar preguntas claras para determinar cmo se hacen las cosas Analizar bien los procesos (Diagramas de actividad UML)
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Recomendaciones
Indicar qu subprocesos son desarrollados por qu agente(s) (matriz) Evaluar el apoyo de la organizacin a las distintas soluciones (matriz agentes y valor 1-5) Tener una visin reducida y clara sobre el mbito de las soluciones propuestas.
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Resumen
Los aspectos organizacionales son crticos para el xito del proyecto El sistema concebido debe de integrase en una organizacin Sirve de punto de partida para el resto de los modelos considerados en CommonKADS Tiene una gran utilidad que vas ms all del desarrollo de SBC:
Sirve de base para KM
Diagrama de Flujo del Anlisis del Contexto

OM-1 Comienzo Problemas Soluciones Contexto
to i en am fin
OM-3 Descompo. de los Procesos OM-4 Activos de Conocimiento
Integracin
OM-5 No es Posible Anlisis de la Viabilidad Si es Posible Fin
OM-2 Descripcin de las reas dentro de la Organizacin
In te
Re
gr a
ci n
Refinamiento
TM-1 Anlisis de Tareas
TM-2 Anlisis de los elementos de Conocimiento
AM-1 Modelo de Agentes
Fin del Anlisis del Contexto
OTA-1 Valoracin de los Impactos y Cambios
Integracin, comparando 46 las soluciones nuevas con viejas Dpto. Informtica, Inteligencia Artificial y Electrnica.
Universidad de Murcia
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Ingeniera del Conocimiento

Los Principios de CommonKADS (I)

Autor: Jos Toms Palma Mndez

Dpto. Informtica, Inteligencia Artificial y Electrnica. Universidad de Murcia

Los Principios de CommonKADS (II)

Autor: Jos Toms Palma Mndez

Dpto. Informtica, Inteligencia Artificial y Electrnica. Universidad de Murcia

Los Principios de CommonKADS (III)

Autor: Jos Toms Palma Mndez

Dpto. Informtica, Inteligencia Artificial y Electrnica. Universidad de Murcia

Autor: Jos Toms Palma Mndez

Dpto. Informtica, Inteligencia Artificial y Electrnica. Universidad de Murcia

Tarea Algo que tiene que ser ejecutado por un agente

Agente La entidad que ejecuta la tarea

Autor: Jos Toms Palma Mndez

Dpto. Informtica, Inteligencia Artificial y Electrnica. Universidad de Murcia

La Tarea y su Contexto Organizacional

Objetivos del Anlisis Organizacional (I)

Objetivos del Anlisis Organizacional (II)

1er Paso: alcance y estudio de viabilidad

Autor: Jos Toms Palma Mndez

Dpto. Informtica, Inteligencia Artificial y Electrnica. Universidad de Murcia

2do Paso: estudio del impacto y las mejoras

Las plantillas deben ser usadas de manera flexible

estructura procesos plantilla recursos

Permite un anlisis comparativo entre la actual y la futura estructura organizacional

Autor: Jos Toms Palma Mndez

Dpto. Informtica, Inteligencia Artificial y Electrnica. Universidad de Murcia

Plantilla OM-1: Identificacin de problemas y posibilidades

Enumerar las posibles soluciones

Plantilla OM-1: Identificacin de problemas y posibilidades

Autor: Jos Toms Palma Mndez

Dpto. Informtica, Inteligencia Artificial y Electrnica. Universidad de Murcia

Plantilla OM-1: Identificacin de problemas y posibilidades

Autor: Jos Toms Palma Mndez

Dpto. Informtica, Inteligencia Artificial y Electrnica. Universidad de Murcia

Plantilla OM-2: Aspectos Variables

Autor: Jos Toms Palma Mndez

Dpto. Informtica, Inteligencia Artificial y Electrnica. Universidad de Murcia

Plantilla OM-2: Aspectos Variables (1)

Plantilla OM-2: Aspectos Variables (2)

Plantilla OM-3: Descomposicin de los Procesos

Autor: Jos Toms Palma Mndez

Dpto. Informtica, Inteligencia Artificial y Electrnica. Universidad de Murcia

Plantilla OM-4: Activos de Conocimiento

Sus elementos son:

Acciones propuestas El contenido queda detallado en OM-5

Autor: Jos Toms Palma Mndez

Dpto. Informtica, Inteligencia Artificial y Electrnica. Universidad de Murcia

Documento de Viabilidad: Viabilidad Empresarial

Autor: Jos Toms Palma Mndez

Dpto. Informtica, Inteligencia Artificial y Electrnica. Universidad de Murcia

Documento de Viabilidad: Viabilidad Tcnica

Complejidad de la interaccin con los usuarios

Documento de Viabilidad: Viabilidad de Proyecto

Autor: Jos Toms Palma Mndez

Dpto. Informtica, Inteligencia Artificial y Electrnica. Universidad de Murcia

Documento de Viabilidad: Acciones Propuestas

Autor: Jos Toms Palma Mndez

Dpto. Informtica, Inteligencia Artificial y Electrnica. Universidad de Murcia

Modelo de Tareas: Concepto de Tarea

TM-1: Anlisis de Tareas

Autor: Jos Toms Palma Mndez