Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES DIRECCIN DE SERVICIOS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVOS (DSIA) MRIDA - VENEZUELA

Proyecto:

Desarrollo de un Sistema de Emisin y Control de Pagos

Modelo de Negocio validado

Equipo del Proyecto:

Coordinadora: Lic. Mara Cecilia Ramrez Lder: Lic. Lena Snchez Bor Especialista de Procesos: Ing. Nancy Bonavino de Garca

Julio 2007

Universidad de los Andes - DSIA

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TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO...................................................................................................... 2 1.- INTRODUCCIN ............................................................................................................... 4 1.1.- JUSTIFICACIN DEL PROYECTO ....................................................................................... 4 1.2.- OBJETIVOS DEL SISTEMA ................................................................................................ 4 1.3.- OBJETIVOS DEL MODELADO DE NEGOCIO ....................................................................... 4 2.- SISTEMA DE NEGOCIO .............................................................................................. 5 2.1.- CONTEXTO DEL SISTEMA DE NEGOCIO ............................................................................ 5 2.2.- INTERACCIN CON OTROS SISTEMAS ............................................................................... 6 3.- INVENTARIO DE PROCESOS ....................................................................................... 7 4.- MODELO DE OBJETIVOS.............................................................................................. 7 5.- MODELO DE PROCESOS ............................................................................................ 10 5.1 Cadena de Valor ..................................................................................................... 10 5.2 Proceso Fundamental Control de Recursos Financieros................................. 11 5.2.1 Procesos de Control de Cuentas Bancarias ......................................................... 11 5.2.1.1 Proceso de Registro de Cuentas .................................................................. 12 Actividades del Proceso Registro de Cuentas .......................................................... 13 5.2.1.2 Proceso de Transferencia de Fondos........................................................ 14 Actividades del Proceso Transferencia de fondos.................................................... 15 5.2.1.3 Proceso de Control de Colocaciones........................................................ 16 Actividades del Proceso Control de Colocaciones................................................... 17 5.2.1.5 Proceso Control de Movimientos en Cuentas Bancarias ......................... 18 Actividades del Proceso Control de Movimientos en Cuentas Bancarias ............... 19 5.2.2 Proceso Control de Caja...................................................................................... 20 Actividades del Proceso Control de Caja................................................................. 21 5.3 Proceso fundamental Gestin de Pagos ............................................................ 22 5.3.1 Proceso Tramitacin de rdenes de pago ........................................................... 23 5.3.1.1 Proceso Recepcin de rdenes de pago........................................................ 24 5.3.2 Proceso Pago de rdenes Presupuestarias .......................................................... 24 5.3.2.1 Proceso Pago de Personal............................................................................. 25 Actividades del Proceso Pago de Personal............................................................... 26 5.3.2.2 Proceso Pago de Deducciones...................................................................... 27 Actividades del Proceso Pago de Deducciones........................................................ 28 5.3.2.2 Proceso Pago de Otras Obligaciones............................................................ 29 Actividades del Proceso Pago de Otras Obligaciones.............................................. 30 5.3.3 Proceso Control de Pagos.................................................................................... 31 5.3.3.1 Proceso Control de Pagos de Personal ......................................................... 31 5.3.3.2 Proceso Anulacin de rdenes de pago........................................................ 32 Actividades del Proceso Anulacin de rdenes de pago.......................................... 33 5.3.4 Proceso Pago de rdenes Financieras................................................................. 34
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5.3.4.1 .Pagos Financieros adelantados.................................................................... 34 Actividades del Proceso Pagos Financieros Adelantados ........................................ 35 5.4.3.2 Pago de Cp pendientes ................................................................................. 36 Actividades del Proceso Pago de CP pendientes ..................................................... 37 6.- MODELO DE ACTORES Y ROLES .......................................................................... 37 6.1.- ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIN DE FINANZAS .......................................................... 38 6.2.- DEFINICIN DE ACTORES Y ROLES ................................................................................ 39 6.3 MATRIZ ACTORES PROCESOS ....................................................................................... 43 7.- MODELO DE REGLAS .................................................................................................. 44 8.- DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES PROPUESTAS.................................................... 47

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1.- INTRODUCCIN El presente documento contiene los productos entregados en Diciembre como parte del informe de avance del Proyecto SIPAGO, los cuales fueron validados por el Usuario segn exigencias de la metodologa que se est aplicando en el desarrollo del proyecto y modificados de acuerdo a las observaciones del caso. 1.1.- Justificacin del Proyecto Durante la etapa de levantamiento de informacin de los procesos del Departamento de Tesorera de la Universidad de Los Andes, se pudo constatar que no existe integracin de los sistemas de informacin que estn en produccin en el nombrado Departamento. Esto, unido a la gran cantidad de informacin que se origina en las Dependencias de la Universidad en relacin con el pago tanto del Personal que labora en la Universidad de Los Andes, como de Proveedores y Organismos gubernamentales, trae como consecuencia que, a medida que las exigencias aumentan el trabajo manual es cada vez mayor, los mecanismos de control son ms engorrosos y el suministro de informacin para la toma de decisiones de ndole administrativo conlleva un esfuerzo an mayor. Por tal motivo, es necesario dotar al Departamento de Tesorera de un sistema de informacin que permita agilizar y controlar adecuadamente los procesos inherentes no solo a la gestin de pagos sino tambin todo lo referente al manejo de las cuentas bancarias que estn bajo la responsabilidad de este Departamento, bajo la premisa de permitir la captura y generacin de informacin para los sistemas relacionados en los diferentes proceso. 1.2.- Objetivos del Sistema Sistematizar los procesos de ejecucin y control de pagos, as como tambin el control de las cuentas bancarias que maneja el Departamento de Tesorera de la Universidad de los Andes y a travs de las cuales se realizan los pagos.

1.3.- Objetivos del Modelado de Negocio 1.- Documentar los procesos que integran la emisin y control de pagos que ejecuta el Departamento de Tesorera, a fin de apoyar y facilitar la automatizacin de los procesos que en la nombrada Dependencia se ejecutan.

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2.- Realizar una reingeniera de los procesos actuales, a fin de reducir la complejidad de los mismos.

2.- SISTEMA DE NEGOCIO El Sistema de Tesorera se encuentra ubicado dentro del sistema financiero de la Universidad de Los Andes, relacionndose en forma directa con los sistemas de Nmina, Control de Bienes y Contabilidad. En la Fig. 1 se muestra el Sistema de Tesorera, sus relaciones y jerarqua de los sistemas.

Suprasistema

Sistema Financiero
Sistema de Nmina

ULA
SubSistema

Sistemas
Sistema de Tesorera
Sistema Gerencial Financiero

INTER
Ambiente Externo

Sistema de Contabilidad

Sistema de Control de Bienes

INTRA

Fig. 1: Contexto del Sistema de Tesorera

2.1.- Contexto del Sistema de Negocio Se puede decir que el Sistema de Tesorera constituye el sistema de actividades administrativas que permiten recaudar y distribuir los recursos financieros asignados a los programas presupuestarios de acuerdo a las normas establecidas para tal fin. Dentro de este sistema de actividades, las inherentes a la distribucin que se manejan bajo la figura de pagos, son las que constituyen el contexto donde el Sistema de Emisin y Control de Pagos, SIPAGO, opera.

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2.2.- Interaccin con otros sistemas El Sistema de Emisin y Control de Pagos, SIPAGO, interacta con otros sistemas de acuerdo a la siguiente relacin:

Archivos DAES Sistema de Nmina Archivos Dpto. Nmina Cp Financieras Archivos retenciones

Sistema SUAS UAD

CP OP de las UAD SAFEP

Cuadre de bancos (pago prep. y bec.preg.) Cuadre de bancos Cuadre de nmina

CP pagadas (recibidas notas de dbito)

CP revisadas y procesadas por Ppto (estadp=EF)

Sistema de Sistema de Ingresos Ingresos

Sistema SIPAGO

Asientos de egresos Ingresos Asientos de ingresos

SAR Caja Central

SAR Facultades

Sistema ULA-Contab

Fig. 2: Interaccin del Sistema de Emisin y Control de pagos con otros sistemas

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3.- INVENTARIO DE PROCESOS

Abrir Cuenta bancaria UAA 1.3.1.1

A D M I N I S T R A C I O N D E R E C U R S O S F I N A N C I E R O S D E L A U L A

INVENTARIO DE LOS PROCESOS DE TESORERA

Elaboracin del Plan de Ejecucin Financiera 1.1 Recepcin de Ingresos 1.2 Control de cuentas bancarias 1.3 Control de Caja 1.4 Distribucin de Recursos Financieros 1.5 Tramitacin de rdenes de Pago 2.1

Registro de Cuentas 1.3.1

Abrir Cuenta bancaria de Tesorera 1.3.1.2 Cancelar Cuenta bancaria 1.3.1.3 Control de Funcionarios 1.3.1.4

Transferencia de fondos a las Cuentas 1.3.2

Control de Recursos Financieros 1

Control de Colocaciones 1.3.3

Control de Movimientos en Cuentas 1.3.4 Realizar Apertura de Caja 1.4.1 Realizar Reposicin de Caja 1.4.2 Realizar Cierre de Caja 1.4.3 Elaboracin de rdenes de Pago 2.1.1 Ingresar rdenes de Pago 2.1.2 Pago de Personal 2.2.1 Pago de Decucciones 2.2.2 Pago de Otras Obligaciones 2.2.3 Elaborar orden de pago 2.1.1.1 Autorizar orden de pago 2.1.1.2 Enviar orden de pago 2.1.1.3

Realizar traslado entre cuentas 1.3.2.1 Realizar Depsito en Cuenta 1.3.2.2 Realizar compra de Divisas 1.3.2.3 Analizar disponibilidad financiera 1.3.3.1 Negociar condiciones 1.3.3.2 Abrir Instrumento Financiero 1.3.3.3 Controlar vencimiento del Inst. Financiero 1.3.3.4 Procesar abono global 1.3.3.5 Procesar abono de Capital e intereses 1.3.3.6 Renovar Instrumento Financiero 1.3.3.7 Registrar movimientos de ingreso 1.3.4.1 Registrar movimientos de egreso 1.3.4.2 Conciliar cuentas de ahorro 1.3.4.3 Conciliar cuentas corrientes 1.3.4.4 Realizar ajustes contables 1.3.4.5 Cancelar nmina de Personal D y ATO 2.2.1.1 Cancelar nmina de Becarios y Ao Sabtico (en $) 2.2.1.2 Cancelar nmina de Becarios y Ao Sabtico (en BS) 2.2.1.3 Cancelar nmina de Vigilantes Eventuales 2.2.1.4 Cancelar nmina de Becarios y Preparadores 2.2.1.5 Cancelar nmina de Sobrevivientes 2.2.1.6 Cancelar Pensiones y embargos 2.2.2.1 Cancelar deducciones de LPH 2.2.2.2 Cancelar Aportes Personales 2.2.2.3 Cancelar OP por conceptos varios 2.2.3.1 Cancelar adelantos de Prestaciones Sociales 2.2.3.2 Cancelar Aportes Institucionales 2.2.3.3 Cancelar Retenciones ISLR 2.2.3.4 Cancelar Retenciones IVA 2.2.3.5 Autorizar el pago financiero 2.4.2.1 Cancelar pagos financieros 2.4.2.2

Pago de rdenes Presupuestarias 2.2

Gestin de Pagos 2

Control de Pagos 2.3

Control de pagos ejecutados 2.3.1 Anular rdenes de Pago 2.3.2 Iniciar ejercicio de pago financiero 2.4.1 Pagos financieros adelantados 2.4.2

Pago de rdenes Financieras 2.4 Custodia de Valores 3

Pago de CP pendientes 2.4.3

Procesos y Subprocesos que sern considerados como parte del Dominio de la Aplicacin Sistema de emisin y Control de Pagos Procesos y Subprocesos que sern considerados en la segunda etapa para completar el Sistema de Tesorera Procesos y Subprocesos que faltan por clarificar con el usuario Procesos y Subprocesos que se ejecutan fuera de Tesorera

Nancy de Garca y Lena Snchez Bor

Cancelar rdenes de pago a Desincorporados 2.4.3.1 Cancelar rdenes de pago de nmina anuladas 2.4.3.2 Cancelar pagos financieros varios 2.4.3.3

Controlar reemplazo de CP 2.4.2.3

Fig. 3: rbol de procesos de Tesorera

NOTA: Los procesos que forman parte del dominio de la aplicacin se identificaron con el color azul.

4.- MODELO DE OBJETIVOS El modelo de objetivos se dise a partir del anlisis de las funciones actuales del Dpto. de Tesorera y las secciones adscritas, por cuanto no existe documentacin al respecto. Se definieron los objetivos generales relacionados con la recaudacin de ingresos, control de

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disponibilidad financiera y ejecucin de pagos. A partir de los objetivos generales identificados, se definieron los objetivos especficos.

MODELO DE OBJETIVOS Misin Direccin Finanzas

Dirigir controlar y supervisar las actividades financieras contables que integran el patrimonio de la Universidad de conformidad con las leyes que regulan la materia, mediante la aplicacin de mecanismos de control y supervisin adecuados y eficientes

Misin Dpto. Tesorera

Recaudar y distribuir, conjuntamente con la Direccin de Finanzas, los recursos financieros aprobados por las Autoridades Universitarias, de acuerdo a las asignaciones de los programas presupuestarios

Objetivos Generales

OG 1 Recaudar los ingresos propios, de acuerdo a los programas establecidos dentro del Presupuesto

OG 2 Controlar la disponibilidad en las diferentes cuentas bancarias, mediante el registro y conciliacin de los movimientos realizados en las mismas

OG 3 Controlar la ejecucin de pagos, a fin de dar cumplimiento a los compromisos contrados por la Institucin OE 2.5 Ejecutar y controlar la movilizacin de fondos a las diferentes cuentas bancarias, de acuerdo con la normativa establecida para tal fin.

Objetivos Especficos
OE 2.1 Mantener un registro actualizado de los ingresos del Ejecutivo, ingresos propios e ingresos propios sujetos a condiciones especiales OE 2.2 Mantener un registro actualizado de los movimientos de ingreso y egreso que se realizan en las diferentes cuentas bancarias que maneja la Direccin de Finanzas OE 2.3 Mantener actualizada la informacin de los Funcionarios de la ULA responsables del manejo de recursos financieros, as como tambin la referente a la caucin que los ampara

OE 2.4 Mantener un registro actualizado de las cuentas bancarias que mantienen las UAA y la Direccin de Finanzas en las diferentes Instituciones financieras

Fig. 4: Modelo de objetivos

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MODELO DE OBJETIVOS

. . . . . . .

(continuacin de Objetivos Especficos) .

.

Misin Dpto. Tesorera

Recaudar y distribuir, conjuntamente con la Direccin de Finanzas, los recursos financieros aprobados por las Autoridades Universitarias, de acuerdo a las asignaciones de los programas presupuestarios

Objetivos Generales

OG 1 Recaudar los ingresos propios, de acuerdo a los programas establecidos dentro del Presupuesto

OG 2 Controlar la disponibilidad en las diferentes cuentas bancarias, mediante el registro y conciliacin de los movimientos realizados en las mismas

OG 3 Controlar la ejecucin de pagos, a fin de dar cumplimiento a los compromisos contrados por la Institucin

Objetivos Especficos

OE 3.5 Mantener un registro actualizado de los pagos pendientes y ejecutados

OE 3.1

OE 3.2

OE 3.3

Mantener un registro actualizado de las rdenes y recaudos que se reciben en la Direccin de Finanzas

Ejecutar los pagos aprobados por las autoridades universitarias, de acuerdo a los programas presupuestarios.

Ejecutar el pago de las obligaciones contradas por el Personal de la ULA

Ejecutar los pagos presupuestados y no cancelados,de acuerdo a la normativa vigente.

OE 3.4

Fig. 5: Continuacin del Modelo de objetivos

El siguiente nivel de objetivos est incluido en el Documento de Requisitos.

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5.- MODELO DE PROCESOS Para realizar el modelado de procesos de negocio, se tom como punto de partida la cadena de valor de Michael Porter para los procesos de ms alto nivel, para luego descomponer cada uno de los procesos fundamentales en subprocesos de ms bajo nivel, los cuales se representaron mediante Diagramas de Jerarqua de Procesos. Para el siguiente nivel de descomposicin se utiliz la notacin de Eriksson y Penker para describir el proceso. Debido a que no exista documentacin de los procesos de Tesorera, tuvo que realizarse el levantamiento de informacin y documentacin de los procesos actuales mediante diagramas a nivel de tareas, por lo que no fue posible realizar el diagrama de actividades ms detallados.

5.1 Cadena de Valor Para efectos del presente estudio, se denomin Administracin de Recursos Financieros de la Universidad de Los Andes al macro proceso que engloba el conjunto de procesos referidos a la administracin de los recursos financieros.
PF ADMINISTRACIN DE RECURSOS FINANCIEROS DE LA ULA
PF 1 CONTROL DE RECURSOS FINANCIEROS PF 2 GESTIN DE PAGOS PF 3 CUSTODIA DE VALORES

PA 1

Planificacin Institucional

PA 2

Gestin de Tecnologa de Informacin

PA 3 Administracin de RRHH

Fig. 6 : Cadena de Valor

Los procesos se clasificaron de acuerdo a su objetivo, resultando de ello tres procesos fundamentales: Control de Recursos Financieros, Gestin de Pagos y Custodia de Valores

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5.2 Proceso Fundamental Control de Recursos Financieros El proceso Control de Recursos Financieros est conformado por cinco subprocesos, dos de los cuales: Control de Cuentas bancarias y Control de Caja, forman parte del dominio de la aplicacin por encontrarse relacionados con la emisin y control de pagos. A continuacin se muestra el primer nivel de descomposicin del proceso: Control de Recursos Financieros.

5.2.1 Procesos de Control de Cuentas Bancarias El proceso Control de Cuentas Bancarias abarca el registro y control de la informacin tanto de las cuentas bancarias que maneja Tesorera como de las operaciones que se realizan sobre los fondos financieros de las mismas, permitiendo as mantener actualizada la data sobre la disponibilidad, colocaciones, cuentas activas y cuentas canceladas, esta ltima informacin se extiende tambin para las cuentas bancarias pertenecientes a las Unidades Administradoras Desconcentradas y sus respectivos Cuentadantes. En el segundo nivel de descomposicin se tienen los siguientes subprocesos:
<<proceso>> CONTROL DE CUENTAS BANCARIAS

<<proceso>> 1.3.1 Registro de Cuentas

<<proceso>> 1.3.2 Transferencia de fondos

<<proceso>> 1.3.3 Control de Colocaciones

<<proceso>> 1.3.4 Control de Movimientos en Cuentas bancarias

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5.2.1.1 Proceso de Registro de Cuentas Cubre los requerimientos de informacin de las cuentas bancarias tanto de Tesorera como de las Unidades Administradoras Desconcentradas al permitir el ingreso, consulta y modificacin de los datos bsicos tanto de las cuentas bancarias como de los Cuentadantes y sus plizas de caucin respectivas.

Constitucin de la Repblica Bolivariana Ley de Universidades Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico Ley de Bancos y otras Instituciones Financieras Reglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico Normas para la Administracin de Crditos Presupuestarios Reglas del Negocio Control de Cuentas Bancarias << regula>> Cambio de Cuentadante Apertura de cuentas Cancelacin de cuentas Solicitud de Firma mancomunada Creacin de nueva dependencia Cambio de cuenta << inicia>> Cambio de banco << requerido>> << informacin >> La contenida en: Planilla Registro de funcionarios sujetos a caucin Solicitud de apertura de cuentas Solicitud de cancelacin de cuentas Solicitud de cdigo ONT << ejecuta>>

<<objetivo>> Mantener actualizada la informacin de los Cuentadantes de las Unidades de Apoyo Administrativo, as como tambin de las cuentas bancarias activas y las cuentas canceladas tanto por las UAA y como por la Direccin de Finanzas. << cumple>>
<< controla>>

Ministerio de Finanzas Vicerrector Administrativo Director de Finanzas

<<proceso>>

PF 1.3.1 REGISTRO DE CUENTAS

Reporte de plizas de caucin Reporte de cuentas activas por banco Reporte de cuentas canceladas Reporte de Funcionarios sujetos a caucin Reporte de cuentas por Dependencia

<< suple>> << informacin >> Monto de la pliza Cdigo de la dependencia

<< apoya>> SIPAGO SUAS de UAA SISTEMA DE INGRESOS ULA CONTAB

<< informacin >> Monto y vigencia de las cauciones Informacin de Cuentadantes y firmas mancomunadas asociados a cada cta. bancaria Informacin sobre cuentas por banco

Unidades de Apoyo Administrativo Entidad Bancaria Direccin de Finanzas: Dpto. de Tesorera: Seccin de Habilitadura Seccin de Caja y Valores

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Actividades del Proceso Registro de Cuentas

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5.2.1.2 Proceso de Transferencia de Fondos Permite el ingreso y la consulta de la informacin referida a los traslados, depsitos y transferencias a cuentas bancarias de la ULA, as como tambin a cuenta de terceros, manteniendo la data de disponibilidad actualizada

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Actividades del Proceso Transferencia de fondos

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5.2.1.3 Proceso de Control de Colocaciones 5.2.1.4 Permite mantener el control sobre las colocaciones financieras que tiene bajo su responsabilidad el Dpto. de Tesorera, a travs del ingreso de informacin, consulta y control de vencimiento de las mismas.
Constitucin de la Repblica Bolivariana Ley de Universidades Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico Ley de Bancos y Otras Instituciones Financieras Reglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico Normas para la Administracin de Crditos Presupuestarios Reglas del Negocio de Control de colocaciones << regula>> <<objetivo>> Controlar la apertura, vencimiento, cancelacin y renovacin de las colocaciones de dinero efectuadas por la Direccin de Finanzas, as como mantener el registro actualizado de los ingresos obtenidos por tal concepto. << cumple>> << controla>>

Vicerrector Administrativo Decanos

Disponibilidad financiera en cta. Bancaria Solicitud de colocacin << inicia>> << requerido>> << informacin >> La contenida en: Disponibilidad por cta. Por Banco Asignaciones recibidas por el Ejecutivo Nacional Pagos pendientes Monto que se va a colocar Plazo deseado Tasa de inters ofertada por el Banco Intereses generados Oficio de solicitud de las UAA << ejecuta>> Vicerrector Administrativo Direccin de Finanzas: Dpto. de Tesorera: Seccin de Habilitadura Seccin de Cajas y Valores UAA

<<proceso>>

PF 1.3.3 CONTROL DE COLOCACIONES

Cuadro comparativo de tasas Reporte de Participaciones vigentes Reporte de vencimiento de Participaciones Reporte de Participaciones canceladas Reporte de dividendos

<< informacin >> Rango de tasas ofertadas Colocaciones vigentes, vencidas y canceladas Monto de los intereses devengados << suple>> << informacin >> Tasas de inters vigentes Cuentas bancarias de Tesorera por Banco << apoya >> SIPAGO SISTEMA DE INGRESOS

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Actividades del Proceso Control de Colocaciones

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5.2.1.5 Proceso Control de Movimientos en Cuentas Bancarias Cubre los requerimientos de manejo e informacin de las diferentes cuentas bancarias que maneja el Dpto. de Tesorera en las diferentes entidades bancarias, permitiendo obtener informacin veraz y oportuna de los ingresos, egresos y disponibilidad financiera.

Constitucin de la Repblica Bolivariana Ley de Universidades Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico Ley de Bancos y Otras Instituciones Financieras Reglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico Normas para la Administracin de Crditos Presupuestarios Reglas del Negocio de Control de Movimientos entre cuentas << regula>>

<<objetivo>> Mantener un registro actualizado de los movimientos de ingreso y egreso que se realizan en las diferentes cuentas bancarias, as como de las conciliaciones y ajustes contables requeridos en las mismas. Dpto. de Tesorera << controla>> << cumple>>

Solicitud de pago Depsitos ND,N, edos. de cta. << inicia>> << requerido>> << informacin >> La contenida en: Planillas de Depsito Notas de Dbito,Notas de Crdito, edos. de cta

<<proceso>>

PF 1.3.4 CONTROL DE MOVIMIENTOS EN CUENTAS BANCARIAS

Reporte de Cuentas conciliadas Reporte de movimientos por cuenta Reporte de disponibilidad financiera por cuenta Reporte de ajustes contables

<< informacin >> Movimientos conciliados Montos disponibles Monto deficitario

<< ejecuta>> Direccin de Finanzas: Dpto. de Tesorera: Seccin de Habilitadura Seccin de Cajas y Valores

<< suple>> << informacin >> Estado de cuenta de bancos Cuentas bancarias de Tesorera

<< apoya >> SIPAGO

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Actividades del Proceso Control de Movimientos en Cuentas Bancarias

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5.2.2 Proceso Control de Caja Otro de los procesos de Control de Recursos Financieros que forma parte del dominio de la aplicacin es Control de Caja. Permite manejar la informacin de los pagos que se ejecutan en Caja Chica, as como tambin llevar el control de las reposiciones de Caja, devolucin de cheques caducos y la apertura y cierre de Caja en los perodos de inicio y finalizacin de actividades respectivamente. No tiene niveles de descomposicin.
Constitucin de la Repblica Bolivariana Ley de Universidades Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico Ley de Bancos y otras Instituciones Financieras Reglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico Normas para la Administracin de Crditos Presupuestarios Reglas del negocio << regula>> Inicio de actividades administrativas de la Universidad de Los Andes Entrega de cheques a Caja Requerimiento de efectivo para realizar los pagos Cierre de actividades administrativas Entrega de cheques a Caja

<<objetivo>> Controlar la disponibilidad en Caja Central de los recursos financieros y la oportuna reposicin de efectivo, mediante el registro de los movimientos de egreso. Dpto. de Tesorera << controla>> << cumple>>

<<proceso>>
<< inicia>> << requerido>>

PF 1.4 CONTROL DE CAJA

Reporte de pagos cancelados por Caja Chica Cuadre de Caja diario Reporte de cierre de Caja

<< informacin >> La contenida en: Memorando de solicitud de fondos para apertura de Caja Chica Memorando de solicitud de fondos para reposicin de Caja Chica Planilla de depsito Recibo de ingreso por reintegro de fondos Listado de cheques << ejecuta>> Direccin de Finanzas Dpto. de Tesorera Seccin de Caja y Valores

<< informacin >> Disponibilidad en efectivo Pagos realizados en efectivo

<< suple>> << informacin >> Relacin de pagos en efectivo SIPAGO SUAS SAR

<< apoya >>

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Actividades del Proceso Control de Caja

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5.3 Proceso fundamental Gestin de Pagos El proceso Gestin de Pagos provee los mecanismos para recibir, tramitar, ejecutar y controlar todo lo concerniente al pago de las obligaciones contradas por la Universidad de Los Andes. Se relaciona con los subprocesos Control de Cuentas Bancarias y Control de Caja.

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5.3.1 Proceso Tramitacin de rdenes de pago Este proceso permite controlar las relaciones de pago que ingresan a Finanzas as como verificar su documentacin anexa, con lo cual se minimizan las devoluciones tardas por documentos faltantes. El proceso Elaboracin de rdenes de pago se realiza en otras Dependencias, razn por la cual no forma parte del dominio de la aplicacin. El proceso Recepcin de solicitud de pago permite el registro de las relaciones de pago que llegan a la Direccin de Finanzas, previa la revisin de la documentacin anexa. No tiene un tercer nivel de descomposicin.

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5.3.1.1 Proceso Recepcin de rdenes de pago

Constitucin de la Repblica Bolivariana Ley de Universidades Ley de Impuesto Sobre la Renta Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico Ley de Impuesto Valor Agregado Ley del trabajo y sus reglamentos Normas de Administracin de Crditos Presupuestarios Cdigo de Comercio Reglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico Resoluciones Decretos. << regula>>

<<objetivo>> Mantener un registro actualizado de las rdenes y recaudos que se reciben en la Direccin de Finanzas Dpto. de Tesorera << controla>> << cumple>>

Entrega de las relaciones de pago y documentacin anexa << inicia>>

<<proceso>>

PF 2.1.2
RECEPCIN DE RDENES DE PAGO

rdenes de pago registradas Recaudos verificados Reporte de rdenes de pago recibidas

<< requerido>> << informacin >> La contenida en : Ordenes de pago Listados Hojas de codificacin Soportes

<< ejecuta>> Recepcin de la Direccin de Finanzas Direccin de Presupuesto Dpto. de Nmina

<< suple>> << informacin >> Dpto. de Nmina Direccin de Presupuesto SIPAGO

<< apoya >>

<< informacin >> Nro. de Orden de pago Cdigo y nombre de la Dependencia emisora Beneficiario Monto Fecha de recepcin Recaudos anexos Status de la orden actualizado

5.3.2 Proceso Pago de rdenes Presupuestarias Permite realizar el proceso de elaboracin de documentos de pago contra una orden de pago presupuestario (CP-OP) de manera rpida y efectiva, al automatizar de forma total o parcial las tareas de carga, verificacin de datos y emisin de instrumentos de pago.

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5.3.2.1 Proceso Pago de Personal Cubre los requerimientos de ingreso, consulta y control de los pagos del Personal tanto Ordinario como Contratado.

Constitucin de la Repblica Bolivariana Ley de Universidades Ley de Impuesto Sobre la Renta Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico Ley del Trabajo y sus Reglamentos Reglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico Normas de Administracin de Crditos Presupuestarios Reglas del Negocio de Pago de Personal << regula>>

Dpto. de Tesorera Direccin de Personal DAES OAP Dpto. de Nmina Dpto. de Vigilancia << controla>>

<<objetivo>> Ejecutar los pagos del Personal que labora en la Institucin. << cumple>>

Cronograma de pago de personal por tipo de pagos << inicia>>

<<proceso>>

PF 2.2.1
PAGO DE PERSONAL

Movimiento diario para Contabilidad Pagos de nmina ejecutados

<< requerido>>

<< informacin >>

Informacin contenida en: Ordenes de Pago Oficios Traslados Hojas de codificacin Diskette << informacin >> Monto cancelado por Beneficiario Status de la orden actualizado

<< ejecuta>> Direccin de Finanzas: Dpto. de Tesorera: Seccin de Habilitadura Seccin de Caja y Valores Dpto. de Nmina DSIA

<< suple>> << informacin >> Cuadre de bancos CP-OP enviadas a Finanzas Listados de nmina Cuentas de personal ULA Cuentas de Tesorera dentro y fuera del Pas

<< apoya >> SIPAGO SAFEP

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Actividades del Proceso Pago de Personal

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5.3.2.2 Proceso Pago de Deducciones Este proceso permite el ingreso y la consulta de la informacin referida a los pagos de las deducciones que por diversos conceptos se le hace al Personal de la Universidad de Los Andes.
Constitucin de la Repblica Bolivariana Ley de Universidades Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico Ley de Impuesto Valor Agregado Ley de Impuesto Sobre la Renta Ley del Trabajo y sus Reglamentos Reglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico Normas de Administracin de Crditos Presupuestarios Reglas del Negocio de Pago de Personal << regula>> Movimiento diario para Contabilidad Pagos a Proveedores de bienes y de servicios ejecutados Aportes de aportes personales Impuestos cancelados Pagos a beneficiarios de pensin de alimentos Pagos a Caja de Ahorro y Fondo de Jubilacin

<<objetivo>> Ejecutar el pago de las obligaciones contraidas por el Personal de la ULA Dpto. de Tesorera Dpto. de Nmina << controla>>

<< cumple>>

Entrega de las relaciones de pago de Nmina y documentacin anexa << inicia>>

<<proceso>>

PF 2.2.2
PAGO DE DEDUCCIONES

<< requerido>>

<< informacin >>

Ordenes de Pago Oficios Traslados Listados de Nmina Hojas de codificacin Reportes de Deducciones

<< informacin >>

Monto cancelado por Beneficiario Impuestos enterados

<< ejecuta>> Direccin de Finanzas: Dpto. de Tesorera: Seccin de Habilitadura Seccin de Cajas y Valores Dpto. de Nmina Instituciones bancarias

<< suple>> << informacin >> Hojas de codificacin CP-OP enviadas a la Direccin de Finanzas Listados de nmina Reportes de deducciones SIPAGO SAFEP

<< apoya >>

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Actividades del Proceso Pago de Deducciones

28

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5.3.2.2 Proceso Pago de Otras Obligaciones Por medio de este proceso se realiza la tramitacin y cancelacin del resto de los pagos presupuestarios. Los mismos se especifican en el tercer nivel de descomposicin.

Constitucin de la Repblica Bolivariana Ley de Universidades Ley de Impuesto Sobre la Renta Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico Ley de Impuesto Valor Agregado Ley del Trabajo y sus Reglamentos Ley del bono alimentario y sus Reglamentos Key de Donaciones y Sucesiones Reglamento de Compras Reglamento de Ventas Reglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico Normas de Administracin de Crditos Presupuestarios Reglas del Negocio de Pago de otras obligaciones

<<objetivo>> Ejecutar los pagos de las obligaciones adquiridas por la Institucin con Proveedores de Bienes y Servicios y Organismos gubernamentales. Dpto. de Tesorera Seccin de Habilitadura Seccin Cajas y Valores

<< cumple>>

<< regula>> << controla>>

Fecha fijada para el pago del ISLR e IVA Entrega de ordenes de pago por conceptos varios << inicia>> << requerido>> << informacin >> Ordenes de Pago Oficios Informacin de retenciones Hojas de codificacin

<<proceso>>

PF 2.2.3
PAGO DE OTRAS OBLIGACIONES

Movimiento diario para Contabilidad Pagos segn su modalidad Aportes Institucionales cancelados

<< informacin >> Monto cancelado por el Beneficiario

<< ejecuta>> Direccin de Finanzas: Dpto. de Tesorera: Seccin de Habilitadura Seccin de Cajas y Valores Dpto. de Nmina Instituciones bancarias

<< suple>>

<< apoya >> SIPAGO SAFEP

<< informacin >> Hojas de codificacin Ordenes de pago

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Actividades del Proceso Pago de Otras Obligaciones

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5.3.3 Proceso Control de Pagos Este Proceso cubre los requerimientos de controles de pagos ejecutados y pagos pendientes, as como la anulacin de las rdenes de pago.

5.3.3.1 Proceso Control de Pagos de Personal

Constitucin de la Repblica Bolivariana Ley de Universidades Normas de Administracin de Crditos Presupuestarios Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico Reglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico << regula>>

Dpto. de Tesorera Seccin de Habilitadura Seccin Cajas y Valores << controla>>

<<objetivo>> Mantener un registro actualizado de los pagos ejecutados, as como tambin de los pagos pendientes. << cumple>>

Entrega de ordenes de pago no cobradas Entrega de Notas de Dbito << inicia>>

<<proceso>>

PF 2.3.1
CONTROL DE PAGOS DE PERSONAL

rdenes de pago anuladas Cheques anulados Movimiento diario para Contabilidad

<< requerido>> << informacin >> Informacin contenida en: rdenes der pago no cobradas Notas de Dbito y/o Notas de Crdito

<< informacin >> Pagos realizados

<< ejecuta>> Direccin de Finanzas Dpto. de Tesorera

<< suple>> << informacin >> Instituciones bancarias Caja Central Dpto. de Contabilidad SIPAGO SUAS SAFEP

<< apoya >>

31

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5.3.3.2 Proceso Anulacin de rdenes de pago

Constitucin de la Repblica Bolivariana Ley de Universidades Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico Ley del trabajo y sus reglamentos Ley de donaciones y sucesiones Normas de Administracin de Crditos Presupuestarios Reglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico Reglamento de compras de la ULA Reglas del negocio Circular 1528-04 << regula>> Solicitud de anulacin de rdenes de pago Entrega de ordenes de pago no cobradas Entrega de Notas de Dbito y/o Notas de Crdito Entrega de cheques caducos

<<objetivo>> Mantener el control sobre las rdenes de pago anuladas, bien sea por no haber sido cobradas por el Beneficiario o por solicitud de la Unidad Administradora Desconcentrada emisora. Jefe Seccin Emisin y Control de pagos << controla>> << cumple>>

<<proceso>> << inicia>> << requerido>>

PF 2.3.2
ANULACIN DE RDENES DE PAGO

rdenes de pago anuladas Cheques anulados Movimiento diario para Contabilidad

<< informacin >> Informacin contenida en: Solicitud de anulacin de orden de pago

<< informacin >> Pagos pendientes Cheques anulados Relacin de cheques anulados

<< ejecuta>> Direccin de Finanzas Dpto. de Tesorera

<< suple>> << informacin >> Dpto. de Tesorera Caja Central SIPAGO SUAS SAFEP

<< apoya >>

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Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios

Actividades del Proceso Anulacin de rdenes de pago

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5.3.4 Proceso Pago de rdenes Financieras Este proceso permite iniciar el ejercicio del pago financiero as como realizar la cancelacin de pagos que ya fueron afectados presupuestariamente y los pagos financieros adelantados.

5.3.4.1 .Pagos Financieros adelantados

Constitucin de la Repblica Bolivariana Ley de Universidades Normas de Administracin de Crditos Presupuestarios Cdigo de Comercio Ley de Impuesto Sobre la Renta Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico Reglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico Ley de Impuesto Valor Agregado Reglamento de compras de la ULA Decretos. Reglas del negocio Cirular 1528-04 << regula>> Solicitud de pago de rdenes financieras Autorizacin de pago financiero Generacin CP presupuestaria << inicia>> Pago a la Dependencia <<proceso>> Movimiento diario para Contabilidad

<<objetivo>> Controlar los pagos financieros que puedan ser requeridos antes del inicio de la ejecucin del presupuesto anual Dpto. de Tesorera Seccin de Habilitadura << controla>> << cumple>>

PF 2.4.2
PAGO FINANCIEROS ADELANTADOS

<< requerido>> << informacin >> CP Financiera Oficios de autorizacin

<< informacin >> Monto cancelado por Beneficiario Reemplazo de CP

<< ejecuta>> Direccin de Finanzas Dpto. de Tesorera

<< suple>> << informacin >> Direccin de Presupuesto Dpto. de Nmina Dpto. de Contabilidad Instituciones bancarias Caja Central SIPAGO SAFEP

<< apoya>>

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Actividades del Proceso Pagos Financieros Adelantados

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5.4.3.2 Pago de Cp pendientes

Constitucin de la Repblica Bolivariana Ley de Universidades Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico Ley del trabajo y sus reglamentos Ley de donaciones y sucesiones Normas de Administracin de Crditos Presupuestarios Reglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico Reglamento de compras de la ULA Reglas del negocio Circular 1528-04 << regula>>

<<objetivo>> Ejecutar y controlar los pagos pendientes al 31/12 del ao inmediato anterior, de acuerdo con la normativa establecida para tal fin. Dpto. de Tesorera Seccin de Habilitadura << controla>> << cumple>>

Entrega de rdenes de pago presupuestarias pendientes de pago al 31/12 del ao inmediato anterior << inicia>>

<<proceso>>

Pago financiero Movimiento diario para Contabilidad

PF 2.4.3
PAGO DE CP PENDIENTES

<< requerido>> << informacin >> Informacin contenida en: Ordenes de Pago presupuestarias y financieras Oficios

<< informacin >> Monto cancelado por Beneficiario Relacin de montos pagados y pendientes << ejecuta>>

<< suple>> << informacin >> Direccin de Presupuesto Dpto. de Nmina Dpto. de Contabilidad Instituciones bancarias Caja Central SIPAGO SAFEP

<< apoya >>

Direccin de Finanzas Dpto. de Tesorera

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Actividades del Proceso Pago de CP pendientes

6.- MODELO DE ACTORES Y ROLES

Actor son todos aquellos objetos que interactan con un sistema. Pueden ser dispositivos, personas u otros sistemas (Montilva J. y Besembel I. en Modelado de Sistemas usando UML, Curso TS-01). Para el caso que nos ocupa, los actores que ejecutan los procesos del Dpto. de Tesorera e interactan con el sistema, estn organizados en estructuras de trabajo denominadas Secciones. A continuacin se muestra la estructura organizativa jerrquica de la Direccin de Finanzas y dentro de ella la del Dpto. de Tesorera.

37

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6.1.- Organigrama de la Direccin de Finanzas

Fig. 7: Organigrama de la Direccin de Finanzas

Misin del Dpto. de Tesorera

Recaudar y distribuir, conjuntamente con la Direccin de Finanzas, los recursos financieros aprobados por las Autoridades Universitarias, de acuerdo a las asignaciones de los programas presupuestarios

Divisin interna del Dpto. de Tesorera. Hoy en da este Dpto. est conformado por dos
Secciones:

38

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Habilitadura: tiene como objetivo procesar la documentacin que ingresa al Dpto. a fin de realizar el pago correspondiente. Caja y Valores: actualmente est fusionado en una nica seccin, la cual tiene como objetivo la recaudacin de los ingresos y la cancelacin de los pagos, as como tambin mantener el control sobre los valores del Departamento de Tesorera.

6.2.- Definicin de Actores y Roles

Actor
Director de Finanzas

Rol

Responsabilidades
Consultar y emitir informes estadsticos financieros de la Direccin de Finanzas. Solicitar aperturas de cuentas que estarn bajo la responsabilidad de la Direccin de Finanzas Autorizar Colocaciones y transferencias de fondos entre cuentas de la ULA Consultar disponibilidad financiera de las ctas bancarias controladas por la Direccin de Finanzas. Rendir informes de la situacin financiera en cuentas bancarias

Supervisor de Finanzas

Tesorera

Es el actor principal Supervisor de Tesorera que tiene bajo su responsabilidad la supervisin y el control de los procesos que se ejecutan en el Dpto de Tesorera. Administrador Tiene bajo su Gestor de responsabilidad controlar y ejecutar prestaciones el pago de adelantos de Prestaciones Sociales

pagos

de

Ejecutar y controlar el pago de adelantos de prestaciones sociales

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Actor
Jefe de Emisin de Pagos

Rol

Responsabilidades
Consultar disponibilidad para ejecutar pagos Recibir y distribuir las solicitudes de pago que se reciben en el Dpto. Ejecutar y controlar el pago del Personal Docente Becario. Conciliar movimientos de las cuentas de ahorro manejadas por la Direccin de Finanzas Controlar movimientos, pagos en divisas, compra de divisas y conciliacin de movimientos de la cuentas en divisas de la ULA. Verificar pagos realizados, anulacin de pagos y reemplazo de CP. Controlar conciliacin de cuentas y emitir reportes de conciliacin Registrar Funcionarios sujetos a caucin de las cuentas que abre la Direccin de Finanzas Controlar el registro de Funcionarios de las cuentas de las UAD. Controlar las plizas para los Funcionarios. Controlar las cuentas activas y canceladas de las UAD. Controlar la apertura, cierre y reposicin de Caja Chica Controlar la devolucin de cheques caducos.

Tiene bajo su responsabilidad la supervisin y control de los procesos de pago, la Controlador Financiero conciliacin de cuentas, pago en divisas y control de la cuenta en divisas.

Coordinador de Caja y Valores Tiene bajo su responsabilidad la supervisin y control de Caja Gestor de cuentas Chica, as como tambin el control de todo lo referente a los Funcionarios, las plizas de caucin y cuentas activas de las UAD. Asistente de Tesorera Tiene bajo su Revisor de documentos responsabilidad la revisin de los documentos de pago y sus soportes Tiene bajo su responsabilidad la Emisor de pagos emisin de documentos de pago

Verificar los documentos de pagos vs soportes Marcar CP devueltas por errores

Elaborar los documentos de pago

40

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Actor
Tiene bajo su responsabilidad la tramitacin de los pagos de deducciones Tiene bajo su responsabilidad la conciliacin de las cuentas corrientes Contabilista Tiene bajo su responsabilidad la tramitacin de los pagos de Personal Docente y ATO.

Rol

Responsabilidades
Verificar los pagos de deducciones Elaborar relacin de pagos por banco y forma de pago Elaborar los documentos de pago de deducciones Conciliar los movimientos de cuentas corriente Emitir reportes de errores

Gestor de Deducciones

Conciliador de movimientos

Gestor de pagos de Personal

Controlar y ejecutar los pagos de nmina de Personal de la ULA Controlar los pagos de deducciones

Tiene bajo su responsabilidad el registro y control de los movimientos en Registrador financiero cuentas bancarias

Registrar los movimientos en cuentas de la ULA Registrar la apertura y cancelacin de cuentas bancarias manejadas por la Direccin de Finanzas Reversar movimientos errados Realizar ajustes contables Tramitar el cdigo ONT Solicitar apertura de una cuenta al Banco Registrar la apertura de Caja Solicitar reposicin de fondos para la Caja Chica Realizar la entrega y registro de los documentos de pago recibidos y de los pagos en efectivo Controlar la caducidad y devolucin de ls cheques recibidos

Secretaria de Tesorera Tramitador de cuentas Tiene bajo su responsabilidad Cajero Pagador Tiene bajo su responsabilidad entregar los pagos por Caja Chica

Cajero Pagador

Recepcionista Tiene bajo su responsabilidad Recepcionista verificar las solicitudes de pago, recaudos y soportes que las acompaan y registrar su entrada

Revisar las solicitudes de pago y registrar su entrada

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Actor
Dpto. de Contabilidad

Rol

Responsabilidades

Tiene bajo su responsabilidad el control contable de los procesos que se ejecutan en el Dpto. de Tesorera. Dpto. de Nmina

Controlador Contable

Asignar el cdigo contable correspondiente a las cuentas que maneja la Direccin de Finanzas. Controlar contablemente los movimientos financieros registrados por el Dpto. de Tesorera.

Tiene bajo su responsabilidad la emisin de la informacin requerida para la ejecucin de pagos Dpto. de Presupuesto

Dpto. de Nmina

Suministrar la informacin de pagos para el Personal que labora en la ULA. Suministrar la informacin de deducciones y retenciones aplicados al Personal de la ULA. Suministrar la informacin de pagos de ISLR e IVA.

Tiene bajo su Dpto. de Presupuesto responsabilidad emitir las rdenes de pago presupuestarias. Sistema de emisin y control de pagos

Suministrar la informacin de las rdenes de pago presupuestarias emitidas.

SIPAGO

Apoyar la gestin de cuentas bancarias, control de Caja chica y pagos.

Tabla 1: Definicin de Actores y Roles

42

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6.3 Matriz Actores Procesos A continuacin se muestran los procesos en los cuales intervienen los actores arriba descritos. Para el caso del actor Director de Finanzas, no est incluido en la siguiente tabla por cuanto su intervencin ser en el subsistema Apoyo a la Gestin de Recursos Financieros.
ACTOR ROL Tesorera Supervisor de Tesorera Secretaria Tesorera Tramitador transferencias Administradora Jefe Emisin de pagos Controlador Financiero Coordinador Caja y Valores Asistente de Caja y Valores Asistente Tesorera 1 Revisor de Documentos Asistente Tesorera 2 Emisor documentos de pago Asistente Tesorera 3 Gestor de deducciones Asistente Tesorera 4 Conciliador de movimientos Contabilista 1 Gestor pagos de personal Contabilista 2 Registrador financiero Cajero Pagador Cajero pagador Cajero Recaudador Recepcionista Recepcionista Unidades Administradoras DesconcentradasUAD Direccin de Presupuesto Departamento de Nmina Departamento de Contabilidad Controlador Contable Sistema de Emisin y control de pagos SIPAGO P 1.3.1
X X

P 1.3.2
X X

P 1.3.3
X X X X X

P 1.3.4

P 1.4
X

P 2.1.1

P 2.1.2

P 2.2.1
X X

P 2.2.2
X

P 2.2.3
X X X X

P 2.3
X X X X X X

P 2.4
X

X X X X X

X X

X X X

X X X

X X X X

X X

X X

X X X X X

X X

X X X X X X

X X X

X X

X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

X X

X X

Tabla 2 : Matriz Actores vs Procesos NOTA: a fin de facilitar la tarea de diagramar las tareas actuales de cada actor, aquellos que tenan la misma denominacin de cargo se diferenciaron aplicando la numeracin que se ve en la tabla 2. Por razones de tiempo se dejaron los actores con la misma descripcin que tenan en los primeros diagramas para los propuestos y en la tabla de descripcin se colocaron en el mismo orden como estn numerados.

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7.- MODELO DE REGLAS

Proceso
1.3.2 Transferencia de Fondos

Tipo de Regla
Definicin

Identificador
RN-17

Nombre
Traslado _ entre_ cuentas

Descripcin
Es un movimiento bancario que consiste en trasladar dinero dentro del mismo banco y entre cuentas de la ULA, a fin de habilitar un pago. La disponibilidad neta por banco viene dada por la sumatoria de la disponibilidad de cada cuenta de ese banco menos las deducciones, menos todos los pagos pendientes. La disponibilidad es provisional si se solicita an cuando no se ha realizado el cierre diario de operaciones. Si no existe la cifra global de nminas o deducciones canceladas, el usuario debe estimarla. Para el caso de pago de deudas como homologacin, aguinaldos y bono vacacional, no se realiza estimacin por cuanto no se cancelan hasta que no llegue el dinero. Si se quiere estimar el monto de una nmina o pago de deduccin, se debe contar con la base para la estimacin; sta se deriva del ltimo mes, siempre y cuando no se engloben otros pagos dentro de la misma nmina; en caso contrario, el sistema mostrar la serie de los ltimos 3 meses para que el usuario estime la cifra. Una participacin puede ser autorizada por la Tesorera con el aval del Vicerrector Administrativo, o puede ser autorizada por una Facultad o Ncleo. En el caso de estos ltimos, no pueden abrir la participacin directamente, sino autorizar a Tesorera para que abra y controle las participaciones de su dinero. La autorizacin la hace el decano y/o el administrador, mediante un oficio.

1.3.3 Control de Frmula Colocaciones

RN-18

Disponibilidad _ neta_ ppto_caja

Definicin

RN-19

Disponibilidad_ provisional

Frmula

RN-20

Montos _ estimados_ ppto_caja

Definicin

RN-21

Participacin_ autorizacin

Versin Autores Fuentes

1.0

Fecha:

15 / 3 / 2007

Lena Snchez Bor - Nancy B. de Garca Departamento de Tesorera

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Proceso

Tipo de Regla

Identificador

Nombre
Participacin _ estado

Descripcin
Una participacin se apertura, se renueva o se cancela. Se puede renovar n veces, pero se apertura o cancela una sola vez. El ppto de caja consolidado se obtiene a partir del ppto de caja, extrayendo los totales por cada tipo de concepto: disponibilidad, pagos pendientes, desglosados en: nminas, deducciones, aportes y otros conceptos pendientes por pagar Para el Presupuesto de caja el monto que se coloca en la seccin para deducciones pendientes de pago, provienen de la relacin del total de las deducciones pendientes por mes, para cada nmina pendiente.
Pagos retenidos en Tesorera: pensiones alimenticias de poco monto que se pagan por Caja Chica y no son cobradas; embargos en los cuales el Tribunal no enva decisin de quien debe cobrarlos o embargos preventivos; prestaciones que no fueron cobradas; pagos a colegios que no se presentan a cobrar. Las Facultades pueden pedir a Tesorera colocar su dinero. Para ello, envan el dinero a Finanzas como un reintegro o devolucin. Esto incluye dinero que llega del Banco Central, y la facultad lo ingresa como ingreso propio. Para pedirlo, deben hacer una CP Presupuestaria de manera que el dinero ingrese a su cuenta presupuestariamente (bajo el proceso de Conceptos varios) , una vez que baja la CP, Tesorera procesa el pago.

1.3.3 Control de Restriccin RN-22 Colocaciones

Definicin

RN-23

Ppto_caja_ consolidado

Frmula

RN-24

Deducciones_ pendientes _ pago_ ppto_ caja

Definicin

RN-25

Pasivos

Definicin

RN-26

Colocaciones _ otras_ dependencias

Definicin 1.3.4 Control de movimientos en Cuentas

RN-27

Movilizacin_cue Todas las cuentas de tesorera y de ntas las UAA debern tener al menos

un movimiento en un perodo de 3 meses, de lo contrario, corre el riesgo de ser retirado el dinero por la ONT Fecha: 15 / 3 / 2007

Versin Autores Fuentes

1.0

Lena Snchez Bor - Nancy B. de Garca Departamento de Tesorera

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Proceso

Tipo de Regla

Identificador
RN-28

Nombre

Descripcin

1.3.4 Control de Definicin movimientos en Cuentas

Movimientos Todos los movimientos dentro de las _cuentas_ban cuentas de Tesorera se clasifican en carias mov. de ingreso y de egreso; para los

Requerimiento

RN-29

primeros, se incluyen notas de crdito y depsitos; para los segundos, notas de dbito y retiros Comparacin Cada banco tiene una codificacin _ de siglas, la cual debe usarse para conciliacin_ comparar los estados de cuenta que automtica sean bajados por internet y guardados en formato .txt o .xls.
Cuenta _ finanzas_ bloqueada Una cuenta de la Direccin de Finanzas se puede bloquear circunstancialmente para emitir pagos pendientes de aos anteriores y para garantizar que no se sobregire por cargo de pagos del ao en curso. Al emitirse todos los pagos pendientes, la cuenta se desbloquear. Registro_mo Los registros de movimientos de ingreso v_ ingreso incluyen tanto las notas de crdito como los depsitos e intereses generados en las cuentas y por concepto de colocaciones. Situacin_cu Se pueden hacer pagos a proveedores enta_ dlares fuera de Venezuela utilizando los dlares remanentes en la cuenta en dlares, siempre y cuando la dependencia solicitante entregue los dlares a Tesorera o su equivalente en bolvares. Tipos_traslad Los traslados pueden ser de tres tipos: o Traslados Tipo 1: para procesar pagos de Deducciones, Nmina PDI y ATO, Becas y Preparadores y Vigilantes eventuales. Traslados Tipo2: para procesar pagos de PDI becarios en el pas y en el exterior. Traslados Tipo 3: son traslados internos y para cualquier otro caso. Ajustes _ Los ajustes contables pueden ser contables movimientos de ingreso o egreso que permiten cuadrar las cuentas de la Direccin de Finanzas vs bancos.

Restriccin

RN-30

Definicin

RN-31

Restriccin

RN-32

Definicin

RN-33

Definicin

RN-34

Versin Autores Fuentes

1.0

Fecha:

15 / 3 / 2007

Lena Snchez Bor - Nancy B. de Garca Departamento de Tesorera

NOTA: Las reglas del negocio aqu descritas fueron completadas a medida que se avanz en el proceso de validacin. Por razones de tiempo, no fue posible continuar con la codificacin de las reglas, por tal motivo el listado completo fue incluido por la Lic. Lena Snchez B. en el Documento de diseo.
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8.- DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES PROPUESTAS

Los diagramas de actividades de los procesos detallados en este documento se desarrollaron a nivel de tareas, involucrando al Sistema de Emisin y Control de Pagos (SIPAGO). Estos diagramas de entregan en archivo digitalizado.

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