PROLACEM

PRODUCTOS LCTEOS CUENCA DE ECONOMA MIXTA

MANUAL DE GESTIN DE LA CALIDAD Y MEDIO AMBIENTE

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TABLA DE CONTENIDO

N 1 2 3 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

TTULO OBJETIVO DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL POLTICAS OBJETIVOS DE CALIDAD OBJETIVOS AMBIENTALES ORGANIZACIN RED DE PROCESOS REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIN GESTIN DE RECURSOS REALIZACIN DEL PRODUCTO MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA GESTIN AMBIENTAL 4PRESENTACIN DE LA EMPRESA

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1. OBJETIVO DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO

El propsito de este Manual es describir la forma en que la empresa de productos lcteos PROLACEM ha implantado, mantiene y mejora continuamente los Sistemas Integrados de Gestin de la Calidad y de Gestin Medioambiental, en adelante SGCMA. El Manual presenta un panorama general de la estructura del SGCMA mediante la descripcin de la interaccin de los procesos que lo constituyen; establece la estructura documental (niveles) y menciona o hace referencia a los procedimientos, instrucciones y otros documentos.
2. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD 3.1. DESCRIPCIN DEL ALCANCE

El Sistema de Calidad aqu descrito comprende todas las etapas de fabricacin de los productos de PROLACEM: Compra de materiales y servicios, recepcin, control y almacenamiento de los materiales, manufactura, almacenamiento del producto terminado y su comercializacin. El Sistema cumple con los requisitos de la Norma Internacional ISO 9001: 2000 y est estructurado segn la red de procesos mostrados en el numeral . 3.2. EXCLUSIONES El Sistema de Calidad de PROLACEM declara la exclusin de los siguientes requisitos de la Norma ISO 9001:2000:

7.3 Diseo y Desarrollo, ya que no disea ningn producto. 7.5.2 Validacin de los procesos de las operaciones de la produccin y de la prestacin del servicio, por no aplicar al tipo de organizacin y a la naturaleza de sus productos; ya que todo producto resultante producido en las instalaciones de la planta puede ser verificado y controlado antes de su liberacin.

3.3. CLIENTE DEL SISTEMA DE CALIDAD

El Cliente del Sistema de Calidad de PROLACEM es el Punto de Venta, el cual se identifica en el mercado a travs de los diferentes canales de distribucin por medio de los cuales llegan nuestros productos: Supermercados, despensas, etc. Requisitos del Cliente:

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N
1

Necesidades o Expectativas
Contar con la cantidad de producto solicitada.

Servicio

Atributos del Servicio

Indicador de Desempeo
N de Reclamos por mes debidos a cantidad incompleta. N de Reclamos por mes debidos a incumplimiento de la fecha y hora indicadas. N de Reclamos por ao debidos a incumplimiento de especificaciones. Medicin de la satisfaccin del cliente a travs de la encuesta de Servicio de atencin al cliente.

Entrega del producto Entregar la cantidad a los puntos de venta solicitada completa

Contar con los productos de Entrega del producto Entregar en la fecha y PROLACEM para la fecha a los puntos de venta hora requerida. y hora solicitada. Recibir producto que cumpla con las especificaciones establecidas. Manufactura Los productos enviados al cliente deben cumplir siempre las especificaciones de calidad. Atencin telefnica rpida.

Contar con un canal de Servicio de atencin atencin para la atencin de al cliente consultas y reclamos.

3. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL

El Sistema de Gestin Ambiental de PROLACEM comprende los aspectos medioambientales vinculados al proceso productivo de toda la planta de produccin, lo que incluye los procedimientos de monitoreo y control de la contaminacin.
4.

PRESENTACIN DE LA EMPRESA RESEA HISTRICA: En 1971 en la ciudad de Cuenca, Ecuador, se funda la empresa PROLACEM (Productos Lcteos Cuenca de Economa Mixta) cuyo propsito era procesar y producir leche y sus derivados. A mediados de la dcada de los 80 esta empresa pasa a constituirse de una empresa de economa mixta a una sociedad annima, manteniendo la misma razn social y el mismo propsito para la que fue creada. En el ao 2000 forma una alianza estratgica con PARMALAT del Ecuador, constituyndose en filial de sta, llevando el nombre de PARMALAT del Ecuador Planta Industrial PROLACEM Cuenca, nombre con el cual se encuentra hasta estos momentos.

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5. POLTICAS 5.1

POLTICA DE CALIDAD

En PROLACEM nos dedicamos a producir y comercializar productos lcteos, asegurando que satisfagan los requerimientos de nuestros clientes con la ms alta calidad, siendo la proteccin de su salud nuestra principal prioridad, para lo cual asumimos los siguientes compromisos: Mejorar la rentabilidad, eficiencia y seguridad de las operaciones relacionadas con los grupos de inters (accionistas, trabajadores, clientes, proveedores, autoridades, publico en general). Mejorar continuamente nuestros productos, procesos y servicios, con el compromiso de nuestros trabajadores, provistos de las herramientas y el entrenamiento necesario. Mantener y mejorar el Sistema de Calidad cumpliendo con las normas ISO 9001: 2000.
5.2

POLTICA AMBIENTAL

En PROLACEM nos dedicamos a fabricar y comercializar productos lcteos bajo un Sistema de Gestin Medioambiental para preservar nuestro medio ambiente considerando el principio de desarrollo sostenible, para lo cual asumimos los siguientes compromisos: Prevenir la contaminacin ambiental y minimizar los impactos ambientales, en especial los que incidan en la calidad de los efluentes, emisiones atmosfricas, residuos slidos el consumo de agua, combustibles y energa. Cumplir con la legislacin ecuatoriana aplicable, la norma ISO 14001: 2004 y otras regulaciones pertinentes. Mejorar continuamente nuestros procesos y servicios en temas ambientales desarrollando programas de Gestin Medioambiental y empleando en todos nuestros procesos, la mejor tecnologa disponible que sea tcnica y econmicamente factible. Implementar y mantener y comunicar la presente poltica ambiental entre nuestros accionistas, trabajadores, proveedores, contratistas y entidades reguladoras, ponindola a disposicin del pblico.
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6. OBJETIVOS DE CALIDAD

N Objetivo* 1 Reducir en un 70 % la cantidad de producto desechado por incumplimiento de especificaciones. 2 Mediante la mejora de los procesos, mejorar en un 10 % el rendimiento de la produccin.

Indicador

T desechadas 100 mes x T fabricadas

T fabricadas 100 mes x T materia prima

Descripcin Toneladas de producto rechazado por incumplimiento de alguna caracterstica de calidad con respecto al total de toneladas fabricadas en un mes. Toneladas de producto manufacturado con respecto a las toneladas de materia prima recibida por mes.

El perodo para el cumplimiento de estos objetivos corresponde al primer ao contado a partir de la entrada en vigencia del presente manual.

7. OBJETIVOS AMBIENTALES

N Objetivo* 1 Reducir hasta por debajo de los LPR** las concentraciones de contaminantes en los efluentes lquidos 2 Reducir hasta por debajo de los LPR** las concentraciones de contaminantes en las emisiones a la atmsfera 3 Minimizar la generacin de residuos slidos

Indicador valor de la carga contaminante (kg / mes) valor de la carga contaminante (kg / mes) ndice de generacin de residuos slidos (kg / mes)

Descripcin Cantidad de sustancia contaminate emitida por descargas lquidas en el perodo Cantidad de sustancia contaminate emitida por descargas gaseosas en el perodo Cantidad de residuos generados/mes

Objetivos a cumplirse al final del primer ao desde la aprobacin del Manual del SGCMA. Lmite Permisible Reglamentario, segn lo establecido en el libro IV del Texto Unificado de Legislacin Ambiental del Ecuador (DE-005).

**

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8. ORGANIZACIN

La estructura de la organizacin se establece en forma grfica en el organigrama mostrado a continuacin. En el organigrama se representan las interrelaciones y/o lneas de autoridad de las diferentes unidades orgnicas de la empresa. La organizacin ha documentado las descripciones de puesto de la empresa a travs del Manual de Funciones y Organizacin de PROLACEM (DE-004).

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ORGANIGRAMA PROLACEM
PRESIDENCIA EJECUTIVA

DIRECTOR DE CALIDAD

DIRECTOR MEDIOAMBIENTAL

GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA

GERENCIA INDUSTRIAL

GERENCIA COMERCIAL

GERENCIA DE OPERACIONES

JEFE ADMINISTRATIVO

JEFE DE PLANTA

JEFE DE VENTAS

COORDINADOR DE BODEGA

COORDINADORES

SUPERVISOPRES

SUPERVISORES

AUXILIARES

OPERATIVOS

OBREROS

VENDEDORES

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9. RED DE PROCESOS

Los procesos identificados por PROLACEM para cubrir las actividades contempladas en el ALCANCE del SGCMA y orientadas a satisfacer los requisitos de los clientes y cumplir los requisitos reglamentarios se recogen en un MAPA DE PROCESOS, en cuya elaboracin se ha tenido en cuenta la siguiente clasificacin: - Procesos de gestin - Procesos de fabricacin - Procesos de apoyo .

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SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO DE PROLACEM RED DE PROCESOS

MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA DE CALIDAD

CLIENTE

PROCESOS DE GESTIN
PLANIFICACIN SGCMA REVISI N POR LA DIRECCI N

REQUISITOS

Proceso de Proceso de Compras Recepcin y almacenaje

Proceso de Proceso de Almacenamiento de Manufactura Producto Terminado

Proceso de Distribucin y Transporte

Proceso de Comercializacin

Gestin de Proceso de Medici, An isis y Mejora Control de documentos y registros Recursos

PROCESOS DE APOYO
Planificacin de la produccin Gestin de la satisfaccin del cliente

Humanos
Gestin de Comunicacin Interna y Externa

Gestin de Gestin ambiental mantenimiento

SATISFACCIN

FINANZAS

PLANIFICACI N ESTRAT GICA

CLIENTE

10. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN 10.1

Documentos

El SGCMA se ha documentado en la Poltica de Calidad, la Poltica Medioambiental, el Manual de Calidad, procedimientos, instrucciones, especificaciones tcnicas y registros as como otros documentos considerados tambin en el SGCMA. Los documentos y registros tienen entre s una dependencia jerrquica definida del siguiente modo:

Manual del SGCMA Procedimientos Instrucciones de Trabajo Otros Documentos Registros

El Manual del Sistema de Calidad describe: . - El alcance del sistema de gestin de calidad. - Las exclusiones. - Referencia a los procedimientos documentados. - La interaccin de los procesos del sistema de gestin de la calidad. Los documentos requeridos por el SGCMA estn controlados, para lo cual se ha establecido el procedimiento Control General de Documentos (POE-001). Este control permite contar con copias vigentes y evita el uso de documentos obsoletos por el usuario, as como: Contar con documentos aprobados antes de su emisin para asegurar su adecuacin. Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente. Identificar los cambios y el estado de revisin del documento. Asegurar la legibilidad e identificacin del documento. Los documentos externos estn identificados y su distribucin es controlada. Los documentos obsoletos (internos o externos) estn identificados para evitar su uso inadvertido.
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El Director de Calidad es el responsable del control de la documentacin en conformidad con los procedimientos pertinentes, los que se referencian ms adelante.
10.2 Registros

Los registros del SGCMA son aquellos elementos que prueban la realizacin de una determinada actividad y son utilizados para evaluar, desde el punto de vista de la calidad y de la gestin medioambiental el histrico de acciones tomadas sobre una determinada actividad. Se ha establecido un procedimiento documentado para la identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin, tiempo de retencin y disposicin de los registros: Control de registros (POE-005). Desde el punto de vista fsico, los registros pueden tener soporte papel o magntico. El Director de Calidad es el responsable del control de los registros en conformidad con los procedimientos pertinentes, los que se referencian a continuacin. Documentos relacionados:
-

POE-01 POE-02 POE-03 POE-04 POE-05

POE para Control General de Documentos POE para Control de Documentos Internos POE para Control de Documentos Externos POE para Control de Documentos Obsoletos POE para Control de Registros

11. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN 11.1 Compromiso de la Direccin:

La Presidencia Ejecutiva de PROLACEM evidencia su compromiso con el desarrollo e implementacin del SGCMA y la mejora continua, mediante: La comunicacin a todo el personal de la organizacin la importancia de satisfacer los requisitos del producto y del cliente, utilizando medios de difusin como boletines, charlas, murales y similares. La definicin de las polticas y objetivos del Sistema de Calidad y Gestin Medioambiental, lo que queda expresado en los numerales , y de este Manual. Las revisiones peridicas del Sistema de Calidad y del sistema de Gestin Medioambiental. La disponibilidad de los recursos para el funcionamiento efectivo del SGCMA.

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11.2 Enfoque al cliente

La Presidencia Ejecutiva de PROLACEM ratifica el compromiso de satisfacer las expectativas y necesidades de los clientes. Por ello, a la hora de definir requisitos de calidad y medio ambiente dentro del SGCMA, tiene en cuenta tales expectativas y necesidades, y se establecen los mecanismos necesarios para adecuar los mismos a los procesos productivos y de servicio al cliente. Asimismo, la Presidencia Ejecutiva determina las necesidades y expectativas de los clientes evaluando su satisfaccin de acuerdo a lo establecido en , y .
11.3

Planificacin Objetivos y Metas de Calidad y Medioambiente

11.3.1

La Presidencia Ejecutiva de PROLACEM se asegura que en los distintos niveles comprendidos dentro del alcance del SGCMA se haya realizado la definicin, revisin y difusin de los objetivos y metas de Calidad y Medio ambiente consecuentes con las Polticas establecidas y teniendo en cuenta:. Los resultados obtenidos en la Revisin del Sistema por la Direccin. La Poltica de la Calidad y del Medio Ambiente de PROLACEM. Los aspectos medioambientales significativos. Los requisitos legales y de calidad aplicables a PROLACEM Opiniones, quejas o comunicaciones de partes interesadas. Opciones tecnolgicas y requisitos financieros.

Basado en llo, anualmente, la Presidencia Ejecutiva establece una lista de objetivos y metas para el periodo siguiente.
11.3.2

Planificacin del Sistema de Gestin de la Calidad y Gestin Mediambiental

Una vez aprobados los objetivos y metas que PROLACEM vaya a acometer, se incluyen en el Programa Anual de Objetivos, a partir del cual la Presidencia Ejecutiva establece una Hoja de Seguimiento del Programa y las Fichas de Seguimiento de Objetivos. La Ficha de Seguimiento de Objetivos contiene informacin referente a: Denominacin del objetivo Designacin de la Direccin o rea responsable Plan de actividades, responsables y calendario Hitos de control Meta planteada como cumplimiento del objetivo
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Indicador operativo para evaluar su eficacia Evidencia del cumplimiento Presupuesto

11.4 Responsabilidad, autoridad y comunicacin

11.4.1

Responsabilidad y autoridad

La Presidencia Ejecutiva de PROLACEM se asegura de que las responsabilidades y autoridades estn definidas y comunicadas a todos los niveles de la organizacin, para establecer, documentar, implantar, mantener y mejorar el SGCMA. Asimismo a designado al Comit de Calidad y el Comit de Medio Ambiente, los cuales estn conformados de la siguiente manera: Comit del Sistema de Gestin de Calidad

Director de Calidad: Es el representante de la Direccin y tiene como responsabilidades: Garantizar que el sistema de Gestin de Calidad se maneje de acuerdo a las polticas y objetivos establecidos. Gestionar los procesos de documentacin, auditoras internas, acciones correctivas y preventivas. Informar a la Presidencia Ejecutiva, el funcionamiento del Sistema de Gestin de Calidad, incluyendo las necesidades para la mejora. Promover la toma de conciencia de los requisitos de los clientes en todos los niveles de la organizacin.

Dueos del proceso de la cadena de valor y apoyo: Son responsables de identificar, caracterizar, documentar y gestionar los procesos de sus respectivas reas en lo concerniente al SGCMA.

Comit de Gestin Medioambiental

Director Medioambiental: Es el representante de la Direccin y tiene como responsabilidades: Garantizar que el sistema de Gestin Medioambiental se maneje de acuerdo a las polticas y objetivos establecidos. Gestionar los procesos de documentacin, auditoras internas, acciones correctivas y preventivas.

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Informar a la Presidencia Ejecutiva, el funcionamiento del o el Sistema de Gestin Medioambiental, incluyendo las necesidades para la mejora. Promover la toma de conciencia de los requisitos de proteccin medioambiental en todos los niveles de la organizacin.

Dueos del proceso de la cadena de valor y apoyo: Son responsables de identificar, caracterizar, documentar y gestionar los procesos de sus respectivas reas en lo concerniente al SGCMA. Comunicacin Interna

11.4.2

Los Representantes de la Direccin son responsables de comunicar mensualmente al personal involucrado en los Sistemas de Calidad o de Gestin Medioambiental el estado de las acciones correctivas y preventivas generadas en las Auditoras Internas cuando estas se efecten. Asimismo, es responsable de difundir mensualmente el cumplimiento de los Objetivos de Calidad y Medioambientales al personal involucrado. Esta comunicacin es realizada a travs del correo electrnico y tambin en copias impresas en las vitrinas asignadas para este fin.
11.5

Revisin por la Direccin La Presidencia Ejecutiva de PROLACEM revisa una vez al ao la efectividad del SGCMA en los siguientes puntos: - Poltica de Calidad, Poltica Medioambiental y cumplimiento de Objetivos. - Resultados de las Auditoras Internas - Retroalimentacin del Cliente - Cumplimiento de los Indicadores establecidos. - Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas - Cambios realizados al SGCMA y su impacto. - Actividades orientadas a la Mejora Continua Los resultados de la revisin del SGCMA se registran en el Acta de Revisin del Sistema. La revisin se realiza segn el procedimiento Revisin por la Direccin (POE-006).
12. GESTIN DE LOS RECURSOS 12.1 Provisin de Recursos:

La Presidencia Ejecutiva General de la organizacin proporciona los recursos necesarios para implementar, mantener y mejorar los procesos del SGCMA y satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes.

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12.2 Recursos Humanos:

La organizacin, para asegurar la adecuada gestin de los procesos a cargo del personal, ha definido una estructura organizativa, definiendo las funciones para cada puesto segn se establece en la instruccin tcnica: Descripcin de Funciones de Produccin (IT-001). Asimismo, ha determinado la competencia que requiere el personal que realiza actividades que afectan la calidad del producto o las aspectos medioambientales. Es funcin del rea de Recursos Humanos, realizar actividades de sensibilizacin conducentes a incrementar en la conciencia del personal la importancia de sus actividades y como contribuyen al logro de los objetivos. El personal tiene conocimiento de la importancia de sus actividades en el Sistema de gestin de Calidad y Gestin Medioambiental a travs ramas de capacitacin y un procedimiento para la seleccin y contratacin del personal.
12.3 Infraestructura:

Las infraestructuras de la planta de produccin de PROLACEM son adecuadas para lograr los objetivos de calidad y medio ambiente definidos y elaborar productos acordes a los requisitos reglamentarios y a los exigidos por los clientes. El Jefe de Planta identifica y proporciona los recursos necesarios para el mantenimiento de los equipos para los procesos as como del espacio fsico para realizar el trabajo. El Departamento de Mantenimiento de PROLACEM se encarga de mantener en condiciones ptimas las instalaciones, los servicios y equipos asociados a la fabricacin de los productos realizando actividades de:
a.

Mantenimiento de equipos y mquinas de la planta segn el Procedimiento para el mantenimiento de los equipos de produccin y de apoyo (POE-012) y las instrucciones correspondientes a cada equipo de proceso. Mantenimiento de orden y limpieza en la planta y conservacin de las instalaciones y equipos de la lnea de produccin, almacenes y otras reas relacionadas a la produccin, que se realiza segn lo establecido en el procedimiento Orden y Limpieza de las Instalaciones (POE-007.) El mantenimiento de orden y limpieza del exterior de la planta es responsabilidad del Area de Servicios Generales.

b.

c. El Control de Plagas en la planta se realiza a travs de un proveedor calificado.

12.4 Ambiente de Trabajo

La organizacin ha determinado y establecido el ambiente adecuado para asegurar la conformidad del producto y el cumplimiento de los aspectos medioambientales. Ellos son:

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ASPECTO Higiene

RIESGO Contaminacin del producto

MECANISMO DE CONTROL Ejecutar las operaciones de Limpieza y sanitizacin de la lnea de produccin, segn lo establecido en los procedimientos de BPM Cumplimiento de la especificacin de Preparacin y Almacenamiento de los envases.

Contaminacin del material de envase y envases

13. REALIZACIN DEL PRODUCTO 13.1 Planificacin de la Realizacin del Producto

La organizacin ha desarrollado los procesos necesarios para la realizacin del producto. La secuencia e interaccin de los procesos se presenta en el numeral de este manual. La organizacin ha determinado los requisitos para cada producto en conformidad con las correspondientes normas y especificaciones tcnicas (NTE INEN 0701:2003 y NTE INEN 0010:2003); asimismo ha definido los procedimientos de fabricacin; los mtodos y criterios de aceptacin necesarios para la verificacin, seguimiento, inspeccin de los productos y, los registros necesarios para proporcionar evidencia de que los productos cumplen con los requisitos especificados, incluyendo los requisitos legales aplicables. La planificacin de la produccin se realiza de acuerdo a la instruccin Planificacin de la Produccin (IT-002).
13.2

Procesos relacionados con el cliente Determinacin de los requisitos relacionados con el producto

13.2.1

La organizacin ha determinado como requisitos del producto relacionados con el cliente:

-

El cumplimiento de las especificaciones tcnicas establecidas en la normativa correspondiente, incluyendo la apariencia, caractersticas organolpticas, contenido neto, dimensiones del envase y resistencia (ver ). Cumplir con los requisitos legales aplicables al producto. El servicio de entrega conforme al pedido y dentro del plazos acordados.
13.2.2

Revisin de los requisitos relacionados con el producto y servicio:

La organizacin revisa los requisitos antes de asumir un compromiso con el cliente, y esta revisin est orientada a que:
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Los requisitos del producto estn definidos Las diferencias existentes entre el contrato o pedido y los expresados inicialmente, deben estar resueltos Se confirme que la organizacin tiene capacidad para cumplir con los requisitos definidos por el cliente.
13.2.3

Comunicacin con el Cliente La organizacin efecta la comunicacin con los clientes a travs del rea de Servicio de Atencin al Cliente, va telefnica para lo cual ha destinado un nmero telefnico a travs del cual pueden efectuar consultas, solicitar informacin del producto, retroalimentacin del cliente, incluyendo reclamos y quejas sobre los productos.

13.3 COMPRAS
13.3.1

Proceso de Compras

Las actividades de compras se controlan con el fin de asegurar que los elementos y servicios (en adelante productos) adquiridos, cumplen con los requisitos tcnicos, de calidad y ambientales aplicables. Se incluyen requisitos para: - evaluar y seleccionar suministradores. - comunicar requisitos a los suministradores. - evaluar el comportamiento de los suministradores. - establecer y conservar registros de la calidad de los suministradores. Los suministradores de productos relacionados con la calidad y seguridad son evaluados y aprobados antes de hacer un pedido segn el Procedimiento de Seleccin y Evaluacin de Proveedores (POE-008). Adems, se mantiene una lista de suministradores cualificados en la que se identifica el producto para el que estn cualificados. El Departamento de Compras es el responsable de hacer pedidos slo a suministradores incluidos en dicha lista.
13.3.2 Informacin

de las compras

Para la adquisicin de la materia prima y de todos los insumos crticos para la calidad, PROLACEM ha establecido un procedimiento para definir claramente los productos y servicios, en su caso, con todos sus requisitos y caractersticas, y transmitir esos datos a los proveedores. Previamente a la adquisicin se comprueba que los pedidos cumplen los requisitos aplicables a fin de detectar las deficiencias mediante un control, con la severidad que cada caso requiera. Los pedidos realizados, deben ser aprobados por el Responsable de Compras.
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13.3.3

Verificacin de los productos comprados

En PROLACEM se han establecido las operaciones necesarias para la verificacin de los materiales crticos para la calidad, a fin de asegurar el cumplimiento de los requisitos de calidad y compra establecidos para lo que se cuenta con el Procedimiento para la Recepcin de materiales (POE-009). A la recepcin de los materiales, en la planta se realiza un inspeccin visual de las condiciones del transporte. Cuando se recepcionan productos qumicos y otro material que pueda causar una emergencia que genere un impacto ambiental, esta actividad es supervisada por el responsable del almacn directamente. Para la recepcin de la materia prima, consistente en leche cruda, se sigue un proceso de verificacin de la calidad antes de su aceptacin y almacenaje, que est descrito en el Procedimiento para la Recepcin de Materia Prima (POE-023).
13.4

Produccin y prestacin del servicio Control de la Produccin y de la prestacin del servicio

13.4.1

En la planta de produccin de PROLACEM se desarrolla el proceso de manufactura por medio de la planificacin, ejecucin y control de los procesos de PASTEURIZACIN y UHT. Para asegurarse que los procesos se han implementado adecuadamente se cuenta con: - Las especificaciones tcnicas de la materia prima, del proceso y del producto final. - Procedimientos, instrucciones y mtodos de ensayo. - Equipos apropiados - Medios de medicin y seguimiento: Equipos, patrones y materiales de referencia calibrados / verificados. - Sistema de Control y Monitoreo, pruebas de confirmacin y liberacin del producto terminado. Las operaciones de produccin se efectan de la siguiente manera: Se inician con la homogeneizacin y/o estandarizacin de la leche cruda y termina con el enfriado de la leche tratada. Los puntos de control mnimos que se deben registrar en el rea de tratamiento trmico son: funcionamiento, lavado y sanitizacin del homogeneizador; temperatura y flujo de la leche en el pasteurizador o equipo UHT; control de la vlvula diversora; lavado, sanitizacin y mantencin de equipos, utensilios e infraestructura del sistema de tratamiento trmico. Las operaciones de envasado comprenden los procesos que se realizan desde que el producto est terminado hasta su lugar de almacenamiento. Los puntos de control mnimos que deben registrarse en esta rea son: materiales de envasado; mantenimiento, limpieza y sanitizacin de equipos, utensilios e infraestructura, deteccin de metales.
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Documentos relacionados: El proceso de fabricacin se realiza de acuerdo a los siguientes procedimientos:

-

POE-010 Procedimiento de Fabricacin de leche UHT. POE-011 Procedimiento de Fabricacin de leche pasteurizada.
13.4.2

Proceso de Almacenamiento de Producto Terminado y Envases

La planta de produccin de PROLACEM asegura que las operaciones de carga y descarga del producto, identificacin, manipulacin, embalaje y almacenamiento no afecten la conformidad del producto ni produzcan afectacin al medio ambiente. Tambin se han establecido las especificaciones para el apilamiento y transporte del producto envasado. El almacenamiento se realiza segn la Instruccin Tcnica (IT003).
13.4.3

Proceso de Distribucin y Transporte

PROLACEM asegura que el proceso de distribucin y transporte se realice en condiciones adecuadas que permitan mantener la integridad del producto y sin causar efectos perniciosos para la conservacin del medio ambiente. Comprende el rea de entrega de los productos para su distribucin y comercializacin y las actividades de transporte hasta los puntos de venta. Los puntos de control mnimos que se deben registrar son: controles de limpieza, sanitizacin y mantenimiento del rea: limpieza y sanitizacin de los operarios. Este proceso se realiza de acuerdo a lo indicado en el Procedimiento para el despacho de Producto (POE-014).
13.4.4 Identificacin

y Trazabilidad

La organizacin ha identificado los medios adecuados para asegurar la identificacin del producto a travs de todo el proceso. Los materiales crticos para la calidad son recepcionados en el almacn y son identificados con un rtulo que indica el nombre del material, fecha de recepcin y cdigo del lote. El producto terminado es identificado segn lo establecido en el procedimiento Identificacin y Trazabilidad del Producto Terminado (POE-015). La trazabilidad del producto terminado se puede determinar a travs del cdigo que indica el producto terminado y a partir de ste se puede obtener la informacin requerida.

13.4.5 Preservacin

del Producto

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La organizacin preserva la conformidad del producto, desde los materiales, producto en proceso y producto terminado, para lo cual ha establecido especificaciones tcnicas que indican los requisitos para la identificacin, manipulacin, embalaje, almacenamiento y proteccin. Estos requisitos estn establecidos en la Instruccin Tcnica (IT-003) para el Almacenamiento de Producto Terminado.
13.5 Control de los Dispositivos de Seguimiento y Medicin

La organizacin ha determinado realizar el seguimiento y control de los equipos crticos para la calidad y gestin ambiental para asegurar que las actividades de medicin y seguimiento se realizan de una manera coherente con los requisitos de seguimiento y medicin, para lo cual ha establecido el Procedimiento para la Calibracin, Mantenimiento y Verificacin de Equipos de Medicin crticos para la Calidad y Gestin Ambiental (POE-017). Asimismo, se ha elaborado el Programa de Calibracin, Verificacin y Mantenimiento de los Equipos Crticos para la Calidad (FPOE-017-01) En los equipos crticos para la calidad y gestin ambiental, se ha identificado adecuadamente su estado de calibracin.
14. Medicin, Anlisis y Mejora

La organizacin ha planeado e implementado procesos de seguimiento, medicin, anlisis y mejora necesarios para: - Demostrar la conformidad de sus productos. - Asegurar la conformidad del sistema de calidad y ambiental. - Mejorar continuamente la eficacia de su sistema de gestin de calidad.
14.1 Seguimiento y Medicin
14.1.1

Satisfaccin del Cliente

La organizacin a travs del rea de Calidad realiza el seguimiento peridico del grado de satisfaccin del cliente, mediante encuestas semestrales, donde se analizan los principales atributos del producto y el servicio prestado. Los resultados de estas encuestas se muestran al personal involucrado y en el Comit de Calidad de la planta se analizan estos resultados para tomar las decisiones ms pertinentes.
14.1.2

Auditora Interna

La organizacin evala el Sistema de Calidad a intervalos definidos para determinar si ste es: a. b. Conforme a los requisitos de la Norma ISO 9001:2000, ISO 14001, requisitos establecidos por la organizacin y requisitos legales que apliquen. Implementado y mantenido de manera eficaz.

Con este objeto, se ha establecido el Procedimiento de Preparacin de Auditora Interna POE-024) y el Procedimiento de Ejecucin de Auditora Interna (POE-025),
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el cual define los criterios de auditora, alcance, frecuencia, metodologa y presentacin de resultados. Todas las auditorias internas se han planificado considerando el estado y la importancia de los procesos y reas a auditar as como los resultados de las auditorias previas. Todos los requisitos del Sistema de Calidad y Gestin Ambiental deben ser auditados mnimo una vez al ao.
14.1.3

Seguimiento y Medicin de los procesos

Se ha elaborado la matriz de procesos relacionados al Sistema de Calidad donde se muestra la interrelacin entre los procesos de apoyo y los de la cadena de valor. Ver anexo
14.1.4

Seguimiento y Medicin del producto

La organizacin mide y hace un seguimiento de las caractersticas del producto para verificar el cumplimiento de las especificaciones del mismo. Se han establecido tambin los criterios de aceptacin as como la responsabilidad de esta actividad. Este seguimiento y medicin se realiza de la siguiente manera:
a.

Materiales crticos para la Calidad: El almacn asegura que los materiales recepcionados sean conformes, los cuales ingresan a libre disponibilidad solamente los que hayan sido inspeccionados y aprobados por Aseguramiento de la Calidad, segn el Procedimiento para la Recepcin de materiales (POE-009).

b. Productos en proceso y terminado durante el proceso de produccin:

c.

La aprobacin de los productos en proceso y terminado en las diferentes etapas de inspeccin, corresponde al Supervisor de Aseguramiento de la Calidad y Supervisores de Produccin quienes verifican los resultados obtenidos en las inspecciones realizadas segn lo establecido en el Procedimiento de Control y Monitoreo de Produccin (POE-026). Se mantienen registros que evidencian la conformidad de los productos con las especificaciones tcnicas definidas. En caso de no conformidades o desviaciones de las caractersticas inspeccionadas, se procede segn el Procedimiento Tratamiento de Desviaciones en el Control y Monitoreo del Proceso y Producto Terminado POE-027.

d.

e. La entrega del producto terminado al Almacn de Planta se efecta de acuerdo a la instruccin

14.2 Control del Producto No Conforme

La organizacin se asegura que el producto no conforme con los requisitos establecidos, se identifique y controle para prevenir su uso o entrega no intencional. Los lineamientos se han definido en el Procedimiento Disposicin de Producto No Conforme y Residuos Slidos (POE-028).

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El Supervisor de Aseguramiento de la Calidad y los responsables de produccin mantienen registros de la naturaleza de las no conformidades y de las acciones tomadas.
14.3 Anlisis de los Datos

La organizacin determina, recopila y analiza los datos apropiados que demuestren la eficacia del Sistema de Gestin de Calidad, evaluando la posibilidad para implementar mejoras continuas. El anlisis de datos incluye: a. Satisfaccin del cliente. b. Conformidad con los requisitos del producto c. Caractersticas y tendencias de los procesos, de acuerdo a la instruccin de d. Control y monitoreo del proceso y los indicadores de productividad. e. Evaluacin de los proveedores.
14.4 Gestin de la Mejora Continua

La organizacin considera importante fomentar una cultura orientada a la mejora contina, para lo cual utiliza la Poltica de Calidad, los Objetivos de Calidad, Indicadores de Calidad y Productividad, resultados de las auditoras, anlisis de datos, acciones correctivas y preventivas y la revisin del sistema por el Comit del Sistema de Calidad de la planta. Para gestionar adecuadamente la mejora continua del Sistema de Calidad, se ha establecido el Procedimiento Mejora Continua en PROLACEM (POE-029).
14.5 Gestin de las Acciones Preventivas y Correctivas

Las no conformidades o desviaciones al Sistema de Gestin de Calidad y Ambiental deben ser investigadas para determinar las causas de su ocurrencia y prevenir de esta manera su recurrencia. Con este objeto, se ha definido el Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas (POE-30), en el cual se establece los lineamientos que permitan la implementacin y seguimiento de las acciones correctivas y/o preventivas para: a. Revisar las no conformidades o potenciales no conformidades a los requisitos del Sistema de Calidad, las desviaciones incluyendo quejas de los clientes. c. Determinar las causas de la no conformidad, desviacin, quejas o no conformidad potencial. d. Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse que no vuelvan a ocurrir o prevenir que ocurran. e. f. g. Determinar e implantar acciones correctivas o preventivas. Registrar los resultados de las acciones tomadas. Revisar la implementacin y efectividad de la accin tomada.
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15. GESTIN AMBIENTAL

Con la finalidad de gestionar ambientalmente las actividades, la organizacin ha definido una Poltica Medioambiental que se desarrolla en los siguientes requisitos:
15.1

Planificacin

Este punto hace referencia a la planificacin de actividades de PROLACEM que tengan influencia directa sobre el medio ambiente y sobre los que la organizacin pueda tener un control real a travs del SGCMA. La Presidencia Ejecutiva de PROLACEM asegura la identificacin, actualizacin y evaluacin de los aspectos medioambientales generados por sus actividades y servicios, en base a los siguientes puntos:
-

Previo al establecimiento del SGCMA. y como base del misino, PROLACEM ha realizado una revisin inicial de su situacin medioambiental, segn se muestra en los registros FPOE-031-01 y FPOE-031-02

- Existen procedimientos documentados cuyo cumplimiento asegura la identificacin, actualizacin, evaluacin y registro de los aspectos medioambientales significativos en la planta de produccin. - Los representantes de la Direccin en las reas de Calidad y Medio Ambiente aseguran la identificacin y registro de los aspectos medioambientales significativos de la organizacin, mediante la elaboracin y mantenimiento de un listado de los mismos. - La Presidencia Ejecutiva de PROLACEM asegura que los aspectos medioambientales significativos identificados se consideran en el establecimiento de sus objetivos y metas medioambientales Los Representantes de la Direccin en las reas de Calidad y Medio Ambiente identifican la reglamentacin medioambiental existente, con objeto de determinar su aplicacin a los aspectos medioambientales de las actividades de produccin.

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PROLACEM dispone de procedimientos documentados cuyo cumplimiento permite asegurar la Identificacin, registro y comunicacin de todos aquellos requisitos legales, y otros requisitos suscritos por la organizacin, que son de aplicacin a los aspectos medioambientales generados por sus actividades productivas. Cuando de los requisitos identificados se derive algn tipo de modificacin en la operativa seguida por PROLACEM, las reas de Calidad y Medio Ambiente aseguran la comunicacin al personal responsable de su aplicacin.
15.2

Implementacin y Operacin La organizacin ha definido las responsabilidades y funciones ambientales en los documentos que aplican, las cuales son de conocimiento del personal involucrado. Se han analizado los Aspectos ambientales significativos y se han identificado aquellas operaciones en las cuales se requieren establecer controles de acuerdo al Procedimiento Monitoreo y Medicin Ambiental (POE-31). Se han determinado las posibles emergencias las cuales deben manejarse segn lo establecido en el Procedimiento de Sistemas de Emergencias (POE-032).

15.3 Control y Accin Correctiva

El monitoreo del sistema de gestin ambiental se realiza de acuerdo al procedimiento Monitoreo y Medicin Ambiental. En la planta peridicamente se monitorean las caractersticas ms relevantes relacionadas a los aspectos ambientales significativos as como realiza la evaluacin del cumplimiento de las Normas Legales y se toman las acciones correctivas en caso de incumplirlas.

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CONTROL DE CAMBIOS

N Edicin 1. 1.

Detalle de la Modificacin

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