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Versin 6
C ontabilidad
Ventas
Word, Excel, Access, Outlook, MS Office, Windows, Windows NT y Microsoft son marcas registradas de Microsoft Corporation. Otros productos y compaas mencionadas en este manual son marcas registradas de sus respectivos dueos. La informacin contenida en este manual est sujeta a cambios sin previo aviso. Los datos utilizados en los ejemplos son ficticios. Prohibida la reproduccin total o parcial del contenido de este manual por cualquier medio, mecnico o electrnico. 1999 Axoft Argentina S.A. Todos los derechos reservados.
Sumario
Introduccin 1
Tango 2000...............................................................................................................................1 Integracin..................................................................................................................1 Beneficios adicionales de Tango 2000.......................................................................1 Mdulo de Contabilidad............................................................................................................2 Descripcin General..................................................................................................................2 Definiciones Previas...................................................................................................3 Cmo leer este manual..............................................................................................................5 Introduccin................................................................................................................5 Convenciones.............................................................................................................6 Puesta en Marcha......................................................................................................................7 Descripcin General...................................................................................................7
Archivos 9
Cuentas......................................................................................................................................9 Datos del Ejercicio..................................................................................................................16 Indices.....................................................................................................................................17 Centros de Costo.....................................................................................................................19 Reglas de Apropiacin............................................................................................................20 Agrupaciones..........................................................................................................................20 Tipos de Cotizacin................................................................................................................21 Asientos Modelo.....................................................................................................................21 Pasaje de Archivos..................................................................................................................23 Parmetros...............................................................................................................................23
Asientos 27
Consideraciones Generales.....................................................................................................27 Tipos de Asiento.......................................................................................................28 Ingreso.....................................................................................................................................30 Registracin............................................................................................................................34 Anulacin de Asientos del Lote..............................................................................................35 Anulacin de Asientos del Perodo Actual.............................................................................35 Anulacin de Asientos en Perodos Anteriores......................................................................35 Modificacin de Asientos del Lote.........................................................................................36 Modificacin de Asientos del Perodo Actual........................................................................36 Modificacin de Asientos en Perodos Anteriores..................................................................36 Transporte...............................................................................................................................37
Tango 2000 - Contabilidad Sumario i
Validacin de Asientos.............................................................................................38 Validacin de Apropiaciones Extracontables...........................................................39 Apertura...................................................................................................................................40 Relacin entre apertura y moneda extranjera............................................................41 Apropiaciones Extracontables..................................................................................42 Ajuste en Moneda Extranjera..................................................................................................43
Procesos Peridicos 45
Cierre de Perodo.....................................................................................................................45 Anulacin de Cierre de Perodo...............................................................................................46 Cierre de Ejercicio...................................................................................................................46 PASO 1......................................................................................................................47 PASO 2.....................................................................................................................48 PASO 3......................................................................................................................50 Anulacin de Cierre de Ejercicio............................................................................................51 Recomposicin de Saldos........................................................................................................52 Renumeracin de Asientos......................................................................................................52 Consideraciones de la renumeracin con respecto a la Apertura.............................53 Centros de Costo - Parametrizacin Global............................................................................54 Centros de Costo - Reasignacin de Apropiaciones...............................................................55 Integracin con Personas Jurdicas.........................................................................................56 Exportacin a Estados Contables............................................................................................57 Generacin de archivos.............................................................................................58
Consultas 61
Saldos......................................................................................................................................61 Asientos del Lote.....................................................................................................................62 Asientos Registrados...............................................................................................................62 Perodos...................................................................................................................................62
Informes 63
Informes Del Lote...................................................................................................................63 Diario........................................................................................................................63 Sumas........................................................................................................................64 Diario General.........................................................................................................................64 Mayor......................................................................................................................................65 Mayor de Cuenta Sumarizadora................................................................................67 Balances...................................................................................................................................67 General......................................................................................................................70 Saldos Histricos......................................................................................................71 Comparativo..............................................................................................................71 Histrico de Saldos Peridicos.................................................................................71 Ajustado de Saldos Peridicos..................................................................................71 Histrico de Sumas y Saldos.....................................................................................71 Ajustado de Sumas y Saldos.....................................................................................71 Movimientos............................................................................................................................72 Movimientos por Agrupacin...................................................................................72
ii Sumario Tango 2000 - Contabilidad
Movimientos de Cuentas Cotizables........................................................................72 Saldos sin Arrastre..................................................................................................................72 Saldos Bimonetarios...............................................................................................................73 Centros de Costo - Movimiento por cuenta............................................................................74 Movimientos por Centro de Costo..........................................................................................74 Anlisis de Apropiaciones......................................................................................................75 Movimientos Pendientes de Apropiacin...............................................................................75 Plan de Cuentas.......................................................................................................................76 Consolidacin de Saldos.........................................................................................................76
Anlisis Multidimensional 79
Introduccin............................................................................................................................79 Consolidacin de informacin Multidimensional..................................................................80 Mantenimiento de una base de datos Microsoft Access.........................................................81 Consideraciones para una correcta implementacin...............................................................81 Panel de Control.......................................................................................................82 Identificacin de la base de datos de origen.............................................................82 Consideraciones generales para Tablas Dinmicas................................................................82 Configurar automtico............................................................................................................83 Detalle Contable......................................................................................................................84 Detalle Contable automtico...................................................................................................87
Ejercicio Anterior 89
Archivos..................................................................................................................................89 Asientos..................................................................................................................................89 Procesos Peridicos................................................................................................................90 Cierre de Ejercicio...................................................................................................................90 Anulacin de Cierre de Ejercicio............................................................................................90 Integracin con Personas Jurdicas.........................................................................................91 Consultas.................................................................................................................................91 Informes..................................................................................................................................91
Sumario iii
I n
La integracin de los mdulos Tango 2000 entre s y con los utilitarios MS Office le permite simplificar sus tareas y ahorrar tiempo. Para agilizar el ingreso al sistema, Tango 2000 puede generar accesos directos a todos los procesos, de esta manera, usted accede directamente a aquellos que utiliza habitualmente.
Mdulo de Contabilidad
Diseado especialmente para cubrir los requerimientos en materia de registracin contable, incluyendo todos los procesos hasta la emisin de balances. Este mdulo interacta con los restantes sistemas de Tango 2000, recibiendo la informacin que stos generan, de modo que concentra toda la informacin contable de cualquier tipo de empresa. Adems de satisfacer adecuadamente todas las exigencias de un completo sistema de contabilidad, fue concebido con mximos recaudos de control con el objetivo de brindar la informacin necesaria para la toma de decisiones.
Descripcin General
El sistema de Contabilidad de Tango 2000 mantiene dos ejercicios simultneos con correccin de datos y movimientos. A continuacin realizamos una breve descripcin de los archivos y procesos que componen el mdulo.
2 Introduccin Tango 2000 - Contabilidad
Archivo
Incluye la parametrizacin del mdulo y la actualizacin de los archivos maestros del sistema. Todos estos datos son los que permitirn trabajar con las registraciones y operaciones de la gestin contable.
Asientos
Abarca el ingreso, la modificacin y la anulacin de asientos, tanto los ingresados directamente sobre mdulo como los incorporados desde otros sistemas de Tango 2000 (Gestin, Estudios Contables y Punto de Venta).
Procesos Peridicos
Abarca procesos que corresponden a funciones de cierta periodicidad como ser integracin con otros sistemas como Ganancias Personas Jurdicas y Estados Contables de Tango Estudios Contables, cierres, renumeracin de asientos y administracin de centros de costos.
Consultas
Permite hacer consultas de saldos, asientos y de perodos cerrados.
Informes
Concentra una amplia gama de reportes de gestin y control referente a Balance, Diario General, informes de control, y listados por centros de costo.
Definiciones Previas
Ejercicio y Perodos
El sistema mantiene dos ejercicios correlativos en forma simultnea, llamados ejercicio actual y ejercicio anterior.
Permite realizar cierres de ejercicio y de periodos. De ser necesario contempla tambin la posibilidad de anularlos y volver a realizarlos.
El ejercicio actual pasar a ser anterior cuando se realice el Cierre de Ejercicio. Durante un ejercicio es habitual efectuar cortes de control de la gestin. Al intervalo entre dos cortes de control se lo denomina perodo. Dentro de un ejercicio habr, entonces, uno o ms perodos. La longitud de los perodos es definida por usted a medida que realice los Cierres Peridicos. Por lo tanto, los perodos podrn ser de longitudes diferentes.
Introduccin 3
La emisin de informes y consultas de saldos se realizar en cualquier momento del ejercicio, sin necesidad de realizar cierres de perodos. Los cierres peridicos agilizarn las consultas y la emisin de informes. Un perodo es actual cuando an no ha sido realizado su cierre; al efectuarlo, pasar a ser anterior.
4 Introduccin
Por otra parte, si se realizaron ajustes extracontables en moneda extranjera, stos forman parte de este saldo.
Mayor
Es posible obtener un mayor de cuentas con valores de origen en moneda extranjera. Los saldos en moneda extranjera quedan congelados al comenzar el Cierre de Ejercicio y se toman como apertura en moneda extranjera del nuevo ejercicio. Es su responsabilidad realizar los ajustes necesarios mediante ajustes extracontables o modificar asientos contables dependiendo de la situacin. En los procesos de Cierre y Apertura se aclaran estos conceptos.
Cuentas Cotizables
El sistema permite definir cuentas para las que se asocian unidades fsicas en cada transaccin. Esto permite el seguimiento de unidades y adems, al cierre de ejercicio, realizar la valorizacin de las unidades resultantes para el ajuste correspondiente en el clculo del resultado por tenencia.
Introduccin 5
Para agilizar la operacin del sistema, el manual hace especial hincapi en las teclas de funcin. No obstante, recuerde que puede utilizarlo en forma convencional mediante el men y la barra de herramientas. Toda la funcionalidad correspondiente a la barra de herramientas, men y destinos de impresin est detallada en el captulo Operacin del manual de Instalacin y Operacin. Recomendamos leer el manual de cada mdulo antes de comenzar su operacin. Hemos incluido junto con el sistema una empresa ejemplo a fin de que pueda realizar prcticas para su capacitacin.
Convenciones
Estas convenciones le sern de utilidad para la mejor comprensin del texto desarrollado en este manual. Hemos optado por diferenciar los distintos elementos con diferentes tipografas, logrando una lectura ms gil.
<Teclas> Indica la pulsacin de la tecla en cuestin. Se expresa entre los signos menor (<) y mayor (>). Por ejemplo,
<Enter>.
Procesos Utilizado cuando hacemos referencia a un proceso del sistema. Por ejemplo, "...definido en el proceso de Parmetros Generales..." Campos Aplicado cuando nos referimos a un campo en el que se debe ingresar un dato. Por ejemplo, "...el campo Cantidad a facturar..." Conceptos Utilizado cuando hacemos referencia a determinados trminos relevantes para el sistema. Por ejemplo, "...acta de servidor de accesos..." Notas Las notas y prrafos importantes estn enmarcados por dos lneas.
6 Introduccin
Puesta en Marcha
Para comenzar a trabajar con el primer ejercicio se realizar una secuencia lgica de pasos, que describimos a continuacin: 1. 2. Parmetros (pg. 23) Datos del Ejercicio (pg. 16) 3. Centros de Costo (Es opcional efectuarlo en este momento), (pg. 19) 4. 5. 6. 7. 8. Reglas de Apropiacin (Es opcional efectuarlo en este momento). (pg. 20) Tipos de Cotizacin (Es opcional efectuarlo en este momento). (pg. 21)
Agrupaciones (Es opcional efectuarlo en este momento). Indices (pg. 17) Cuentas (pg. 9) 9. Asientos Modelo (Es opcional efectuarlo en este momento), (pg. 21)
Descripcin General
El sistema de Contabilidad est dividido en dos mdulos: Ejercicio Actual Ejercicio Anterior
Introduccin 7
Permite trabajar con dos La primera vez que utilice el sistema no existir un ejercicio anterior que ejercicios en forma pueda ser invocado. Por lo tanto, siempre trabajar sobre el ejercicio simultanea actual hasta que realice el primer Cierre de Ejercicio. La opcin Ejercicio del men principal permite posicionar el sistema en el ejercicio actual o en el anterior. Para realizar la seleccin elegir la opcin y pulsar <Enter>. Automticamente se observar en la primer lnea de la pantalla, una leyenda que indica el ejercicio en el que se est trabajando.
8 Introduccin
Archivos
Cuentas
Este proceso permite la confeccin del plan de cuentas y la definicin de atributos de las cuentas.
Ambos cdigos pueden ser distintos, la ventaja reside en que es posible definir cdigos de cuenta con pocos dgitos para agilizar el ingreso de asientos. El Cdigo de Jerarqua es entonces, un atributo variable sobre una cuenta segn su posicin jerrquica en el plan de cuentas. La cuenta, en s misma, se identifica por un Cdigo de Cuenta.
Archivos 9
Plan de cuentas totalmente definible por el usuario con seis niveles de jerarqua de anlisis y once dgitos para distribuir entre ellos.
Comando Agregar
Los campos a ingresar son: Cdigo de la cuenta: hasta 11 dgitos numricos. Descripcin: hasta 30 caracteres, es el nombre de la cuenta. Cdigo de Jerarqua: para generar este campo se presenta una pantalla con el plan de cuentas en forma de rbol. Este rbol incluye todas las cuentas ingresadas hasta el momento. La primera cuenta que se ingrese tomar la primera posicin y las sucesivas cuentas se irn ubicaran en forma relativa a las anteriores. Un ejemplo de esta pantalla es el siguiente:
ACTIVO ACTIVO CORRIENTE DISPONIBILIDADES CAJA MONEDA EXTRANJERA BANCOS BANCO 1 BANCO 2 VALORES A DEPOSITAR INVERSIONES ACCIONES CON COTIZACION CREDITOS DEUDORES POR VENTAS DEUDORES POR TARJETA DOCUMENTOS A COBRAR IVA CREDITO FISCAL BIENES DE CAMBIO PRODUCTOS TERMINADOS
En caso de no tratarse de la primera cuenta ingresada, proceda de la siguiente manera: 1. Seale una cuenta, sta ser tomada como referencia para ubicar la cuenta a agregar y luego pulse <Enter>. Para ubicar la cuenta, con respecto a la posicin sealada en el punto 1. La ubicacin puede ser:
Tango 2000 - Contabilidad
2.
10 Archivos
<Arriba>: dando esta ubicacin la cuenta a agregar se coloca "antes" de la cuenta sealada y a su mismo nivel. <Abajo>: dando esta ubicacin la cuenta a agregar se coloca "despus" de la cuenta sealada y a su mismo nivel. <Derecha>: la cuenta a agregar ser un hijo de la cuenta sealada. Se entiende por "hijos" a un grupo de cuentas que sumarizan sobre otra de nivel superior. En caso de existir otros "hijos" para la misma cuenta, la cuenta a agregar tomar la ltima posicin (esto es modificable a travs del comando Jerarquas).
Permite ver en forma grfica la definicin del rbol de jerarqua de las cuentas.
Una vez confirmada la ubicacin, se valida que sta no produzca un exceso de niveles con respecto a la cantidad de niveles definidos en Parmetros. Adems, se controla que no se supere la cantidad de "hijos" posibles para una cuenta segn la cantidad de dgitos definidos para un nivel. Si se cumplen las validaciones anteriores, se crea el nuevo cdigo y se regeneran automticamente los afectados por la aparicin de la nueva cuenta. El sistema retorna a la pantalla de Cuentas y muestra el Cdigo de Jerarqua generado. Saldo Habitual ("D" o "H"): ingrese D (deudor) o H (acreedor) segn sea el saldo habitual de cada partida. Se utiliza para el control de saldos en informes. Imputable: la cuenta slo podr ser imputada en asientos si el campo se activa este parmetro. Si la cuenta es definida como imputable se pedirn los siguientes datos adicionales: Indice: si la cuenta es definida por usted como ajustable se ingresar el tipo de ndice por el que se ajusta. Si no es ajustable, pulse <Enter> o bien digite 0. Los tipos de ndices podrn ser codificados de 1 a 9. Si ingresa un tipo de ndice, ste estar previamente definido en la opcin de Indices.
Archivos 11
Tipo de cotizacin: si la partida es definida por usted como cotizable (por ejemplo: moneda extranjera, ttulos y acciones, bienes cotizados en bolsa, etc.), ingrese el tipo de cotizacin que corresponda, el cual deber estar definido previamente. En su defecto, pulse <Enter> o bien digite 0. Si la cuenta es definida como cotizable, siempre que se referencie en un asiento se ingresarn las unidades fsicas a cotizar; estas unidades son independientes de las unidades en moneda extranjera que el sistema mantiene para todas las cuentas por la reexpresin bimonetaria que brinda. Si el tipo de cotizacin de una cuenta definida cotizable es la moneda extranjera, los valores sern idnticos ya que la cotizacin del asiento y de la partida coinciden. La definicin de este tipo de cuentas es til cuando se desea llevar un seguimiento de unidades fsicas asociadas a las transacciones de la cuenta. Para definir una cuenta como cotizable, sta estar definida previamente como ajustable. Esto es as a los efectos del ajuste por inflacin y del ajuste a valores de mercado para el clculo de resultados por tenencia al cierre de ejercicio. Si no desea ajustar por inflacin, sugerimos definir un tipo de ndice cuyos valores mensuales sean todos iguales, por ejemplo "1" y de esa manera el ajuste ser cero. Agrupacin: para asociar una cuenta a una determinada agrupacin, ingrese el cdigo correspondiente. Esta asociacin no es obligatoria. La agrupacin a la que pertenece la cuenta estar previamente definida en el archivo de Agrupaciones. El uso de agrupaciones es til para listar movimientos de cuentas especficas que no siguen un orden en el plan de cuentas. Resultado ("S" o "N"): El cierre de cuentas de resultados y de las patrimoniales se basa en esta clasificacin. Asigna Centros de Costo: las cuentas imputables pueden parametrizarse para llevar subimputaciones o apropiaciones extracontables. En el momento del ingreso de asientos se distribuir el importe del movimiento contable entre los distintos centros de costo.
12 Archivos
Un ejemplo habitual para la implementacin de cuentas con apropiacin es el de las cuentas de gastos; la cuenta Sueldos y Jornales puede apropiarse en distintos centros de costo como Administracin, Comercializacin, Produccin, etc. Si la cuenta asigna centros de costo, para una mayor flexibilidad es posible indicar si la cuenta maneja apropiaciones en todos los centros de costo definidos, o bien slo para una seleccin (en este ltimo caso se abre una ventana para detallar los posibles centros de apropiacin). Asigna Reglas de Apropiacin: para aquellas cuentas que asignan centros de costo se indicar si se utilizan reglas de apropiacin. Las reglas de apropiacin son criterios predefinidos que manejan porcentajes para los distintos centros de costo.
En la definicin de la cuenta, permite hacer asignacin de centros de costo, que se utilizar en las imputaciones contables
Regla Habitual: en el momento del ingreso de asientos, si para la cuenta se indic una regla habitual, automticamente se realizar la distribucin segn dicha regla. Caso contrario, se la indicar al ingresar el asiento. Las leyendas son textos aclaratorios de cada uno de los movimientos de un asiento. Su ingreso no es obligatorio, se las podr referenciar desde el Ingreso de Asientos.
Comando Eliminar
Existen dos restricciones para la utilizacin de este comando: No es posible eliminar una cuenta que tenga movimientos en el ejercicio. No es posible eliminar una cuenta si es sumarizadora y sus hijos no fueron dados de baja. Para hacerlo, elimine primero los movimientos y/o hijos.
Tango 2000 - Contabilidad Archivos 13
Comando Modificar
Los siguientes campos pueden ser modificados: Descripcin, Saldo Habitual, Agrupacin, Asigna Reglas de Apropiacin, Resultado, Leyenda N 1 deudora / Leyenda N 2 deudora, Leyenda N 1 acreedora / Leyenda N 2 acreedora. Definicin prctica del Imputable: si la cuenta est definida como imputable y desea rbol de jerarqua, redefinirla como no imputable, podr efectuar la modificacin si la permitiendo su modificacin cuenta an no tiene movimientos en el ejercicio o se los ha dado de baja. en cualquier momento Si est definida como no imputable y desea redefinirla como imputable, se validar que la cuenta no sea sumarizadora. Indice: si cambia el ndice de ajuste de una cuenta o transforma en ajustable una cuenta que antes no lo era, habindose realizado cierres de perodo, el sistema indica que recompondr automticamente los saldos. Si confirma el cambio, se actualizar el ndice de la cuenta y se recompondrn sus saldos desde el inicio del ejercicio con el nuevo ndice. Tipo de Cotizacin: si la cuenta no tiene asignado un tipo de cotizacin y desea asignarle uno, o bien, si la cuenta tiene asignado un tipo de cotizacin y desea cambiarlo, el sistema valida que la cuenta no tenga movimientos en el ejercicio. Si la cuenta tiene asignado un tipo de cotizacin y desea definirla luego como "no cotizable", no hay restriccin al respecto. Asigna Centros de Costo: en cualquier momento, usted puede parametrizar una cuenta para llevar apropiaciones por centros de costo. En este caso, todos los movimientos existentes para la cuenta hasta el momento del cambio quedan pendientes de apropiacin. En cambio, una cuenta que lleva apropiaciones slo podr dejar de llevarlas si no existen apropiaciones asociadas a la cuenta.
14 Archivos
Comando Jerarquas
Seleccionado este comando es posible variar la ubicacin y sumarizacin de las cuentas, lo que implica cambiar el Cdigo de Jerarqua de una o varias cuentas. Existen dos situaciones posibles: 12. Que se desee cambiar de lugar una cuenta imputable. 13. Que se desee cambiar de lugar una cuenta no imputable, en cuyo caso se incluyen todos los niveles inferiores que sumarizan en ella, es decir toda la "rama". En ambos casos, los cambios posibles son: 14. Variar su dependencia, esto significa hacerla sumarizar en otra cuenta. 15. Variar el orden dentro de un grupo de cuentas con igual dependencia. Al invocar el comando Jerarquas se presenta una pantalla con el plan de cuentas jerarquizado en forma de rbol.
ACTIVO ACTIVO CORRIENTE DISPONIBILIDADES CAJA MONEDA EXTRANJERA BANCOS BANCO 1 BANCO 2 VALORES A DEPOSITAR INVERSIONES ACCIONES CON COTIZACION CREDITOS DEUDORES POR VENTAS DEUDORES POR TARJETA DOCUMENTOS A COBRAR IVA CREDITO FISCAL BIENES DE CAMBIO PRODUCTOS TERMINADOS
2. Seleccionada la cuenta, la pantalla del plan de cuentas jerarquizado no incluir la cuenta o grupo de cuentas sealadas (s la cuenta seleccionada es sumarizadora). 3. Seale la nueva ubicacin de la misma forma que en el comando
Agregar.
Al realizarse un cambio en el plan de cuentas, se produce una regeneracin de los cdigos de jerarqua de las cuentas afectadas. Los Cdigos de Jerarqua son dinmicos y en cada momento se encuentran ordenados segn la definicin de jerarquas que usted realice. No es posible invocar este proceso si se ha realizado algn paso del Cierre de Ejercicio.
Si desea cambiar esa fecha por una anterior, podr hacerse si la nueva fecha es mayor o igual a todas las fechas de asientos que se encuentran en el ejercicio y mayor a la fecha del ltimo cierre de perodo realizado. Denominacin: es la leyenda que aparecer en el margen derecho superior del balance general, como por ejemplo el nmero de registro en la Inspeccin General de Justicia.
Indices
El sistema admite hasta 9 tablas de ndices para Este proceso permite cargar los tipos de ndice a utilizar y sus respectivas fechas y tablas de valores para el clculo de los coeficientes de ajuste. Este proceso es necesario en caso de desear que el ajuste por inflacin se realice en forma automtica. La carga de los tipos de ndice es independiente de la carga de fechas y valores. Para poder asignar un ndice a una cuenta, este deber estar definido previamente. Los campos a ingresar son los siguientes: Tipo de Indice: ingrese un cdigo de 1 a 9. Descripcin: es el nombre del ndice. Al crear un ndice, el sistema permite comenzar a cargar fechas y valores. Una vez creado el ndice, toda actualizacin de fechas y valores se realizar con el comando Modificar, luego de haber seleccionado la tabla correspondiente. La Fecha es de la forma Mes/Ao.
Archivos 17
La carga puede realizarse en forma no correlativa. Sin embargo, al efectuar un cierre de perodo o de ejercicio deber existir el ndice del mes de cierre del ejercicio anterior al que se est trabajando y todos los ndices de los meses implicados hasta la fecha de cierre. Los movimientos con mes de valorizacin X tomarn como ndice de origen al definido para el mes X y como ndice de cierre, al definido para el mes al que se calcula el ajuste. El coeficiente de ajuste se calcula sobre la base de la relacin siguiente: INDICE DE CIERRE / INDICE DE ORIGEN Si un movimiento tiene fecha de valorizacin 01/1992, tendr como ndice de origen para el clculo del coeficiente al que figura en tabla para el mes 01/1992 y como ndice de cierre, el correspondiente al mes de consulta o cierre.
Comando Eliminar
Para evitar inconsistencias en los ajustes, no es posible eliminar un tipo de ndice que est referenciado a alguna cuenta.
18 Archivos
Centros de Costo
Las cuentas imputables pueden parametrizarse subimputaciones extracontables por centros de costo. para llevar
La codificacin de centros de costo puede ser utilizada para cualquier tipo de subimputacin que se desee realizar sobre los movimientos contables de las cuentas. En el sistema se denominan centros de costo por ser la aplicacin ms habitual. Citamos algunos ejemplos donde es posible implementar una distribucin extracontable: Centros de costo Unidades de negocio Centros de beneficio Administracin de proyectos Obras en curso Lneas de producto
En el momento del ingreso de asientos, se distribuir el importe del movimiento contable entre los distintos centros de costo. Un ejemplo habitual para la implementacin de cuentas con apropiacin es el de las cuentas de gastos: la cuenta Sueldos y Jornales puede apropiarse en distintos centros de costo como Administracin, Comercializacin, Produccin, etc. Puede eliminar un centro de costo si no posee apropiaciones extracontables asociadas en los asientos. Existen informes especficos para el anlisis de gestin de centros de costo.
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Reglas de Apropiacin
Las reglas de apropiacin son criterios de distribucin en centros de costo. Previamente a la definicin de reglas, realice la definicin de centros de costo. La seleccin de los centros de costo y los porcentajes a aplicar pueden modificarse independientemente de haber utilizado la regla en el ingreso de asientos. Una vez ingresado el asiento, no existe relacin con la regla de apropiacin.
La utilizacin de reglas, facilita el ingreso de las apropiaciones extracontables.
Para aquellas cuentas que asignan centros de costo, es posible indicar si desea utilizar reglas de apropiacin en el proceso de carga del plan de cuentas. Si para la cuenta indic una regla habitual, automticamente se realizar la distribucin segn dicha regla durante el ingreso de asientos. Caso contrario, se la indicar al ingresar el asiento y ser seleccionada una regla definida mediante este proceso. Para definir una regla de apropiacin, realice una seleccin de los centros de costo (uno o ms) y asgnele a cada uno, un porcentaje de apropiacin hasta completar una distribucin al 100%. Una regla podr eliminarse siempre que no existan cuentas con dicha regla asignada como regla habitual.
Agrupaciones
La asignacin de las cuentas a las distintas agrupaciones permite su exposicin en informes que brinda el sistema, sirviendo esto para anlisis de gestin. La definicin de agrupaciones puede ser utilizada para cualquier tipo de agrupacin que desee realizar sobre las cuentas. La asignacin de una agrupacin a una cuenta puede variarse a lo largo del ejercicio y cada vez que se realice el listado de Movimientos por Agrupacin.
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Comando Eliminar
Una agrupacin podr ser eliminada siempre que no existan cuentas que le estn asignadas.
Tipos de Cotizacin
Este proceso actualiza la tabla de Tipos de cotizacin. Esta actualizacin ser necesaria en caso de definir cuentas cotizables en el plan de cuentas. Los datos a ingresar son Tipo de Cotizacin y Descripcin. El sistema admite cdigos de dos caracteres. La utilizacin de cotizaciones es necesaria para el clculo de resultados por tenencia durante el cierre de ejercicio.
Asientos Modelo
Este proceso permite definir asientos modelos o estndares para ser utilizados durante el ingreso de asientos. Es posible agregar, modificar y eliminar modelos. La definicin de modelos facilita el ingreso de asientos, ya que utilizando un modelo se ingresan nicamente los importes. Los datos solicitados son los siguientes: Asiento Modelo: es el cdigo con el que se identifica el modelo. Descripcin: es una descripcin interna del modelo.
Archivos 21
Concepto del Asiento: ingrese el concepto general que habitualmente corresponde a los asientos que se asocian al modelo. Tipo de Asiento: ingrese el tipo de asiento habitual. Los valores posibles son: C E M D N Importes en moneda corriente Importes en moneda extranjera Importes en moneda corriente y extranjera ingresada Asientos por diferencia de cambio Ningn tipo habitual
En el cuerpo del asiento se definen tantos renglones como cuentas se desee consignar. Cuenta: corresponde a un cdigo existente e imputable. "D" o "H": tipo de imputacin que habitualmente lleva la cuenta en el modelo. Leyenda: es la leyenda habitual asociada a la cuenta. Al finalizar la edicin de una cuenta, si sta asigna centros de costo, se abrir una ventana para el ingreso de la distribucin en centros de costo habitual para el modelo. Luego del ingreso de la cuenta, podr consultar o modificar dicha distribucin mediante la tecla <F4>. Si para la cuenta se indic una regla habitual en el momento de su definicin, automticamente se asignar a la cuenta del modelo todas las apropiaciones de la regla con los porcentajes correspondientes y que luego podrn confirmarse o modificarse. En el momento del ingreso de asientos automticamente se realizar la distribucin segn los centros de costo y los porcentajes definidos en el modelo.
22 Archivos
Pasaje de Archivos
Este proceso realiza la copia de un conjunto de archivos utilizados en el ejercicio anterior. De esta manera, se evita la carga inicial de esos archivos en cada comienzo de ejercicio. Los archivos que se trasladan son: Parmetros, Datos del ejercicio, Centros de costo, Reglas de apropiacin, Agrupaciones, Indices y Cuentas. En cada uno de estos casos no se incluye la informacin propia del ejercicio anterior. Se blanquearn las fechas de ndices con sus coeficientes, primera y ltima fecha del ejercicio e informacin de uso interno del sistema. Se ingresarn las fechas del nuevo ejercicio; por defecto, se mostrar como primera fecha el da siguiente a la fecha de cierre del ejercicio anterior. El sistema muestra el Nmero del prximo Asiento, consecutivo al ltimo del ejercicio anterior. Si no desea continuar con esta numeracin, modifquela ya que ser tomada como punto de partida para el nuevo ejercicio. Durante este proceso, las fechas y el nmero de asiento sern actualizados automticamente en los archivos (Parmetros y Datos del ejercicio). Si este proceso es invocado ms de una vez durante el ejercicio, el sistema informa que ya existen los archivos en el ejercicio actual y no efecta la copia. Si se cargaron los datos a travs de la opcin Parmetros, este proceso no podr ser realizado, ya que la copia incluye el archivo de parmetros cuya definicin est ntimamente relacionada con las jerarquas del plan de cuentas.
Parmetros
Este proceso permite parametrizar la distribucin del cdigo de jerarqua y los niveles de dependencia jerrquica dentro del plan de cuentas.
Tango 2000 - Contabilidad Archivos 23
Se pedir por pantalla el Nmero del prximo asiento a ingresar en el sistema. De esta forma, al comenzar con el proceso de Ingreso de Asientos, el nmero del prximo asiento ser el asignado al primer asiento. Los nmeros que aparecen en pantalla en correspondencia con los niveles 1, 2, 3, 4, 5 y 6 indican la cantidad de dgitos asignados a cada nivel. Hay, como mximo, 6 niveles de anidacin y 11 dgitos para distribuir entre la cantidad de niveles elegidos. No es obligatorio el uso de todos los niveles y dgitos. Una vez definida la distribucin del cdigo de jerarqua, tenga en cuenta que al ubicar una cuenta en el rbol de jerarquas, dichos cdigos se generarn automticamente de acuerdo a esta distribucin. No puede existir un cdigo que no respete esta distribucin. Si un nivel tiene asignado 2 dgitos se definirn hasta 99 cuentas de este nivel, dependiendo de una misma cuenta de nivel superior. Ejemplo: nivel 1 nivel 6
1 1 2 3
nivel 2
Nivel 3
nivel 4
nivel 5
Un ejemplo de cdigo de jerarqua sera: 1.1.04.002 En este caso, se podrn definir hasta 99 cuentas de nivel 3 que dependan de una de nivel 2. A su vez, el nivel 2 admite 9 posibilidades distintas con respecto a una cuenta de nivel 1, siendo posible definir hasta 9 cuentas de nivel 1. En el ejemplo no se han utilizado todos los niveles y dgitos posibles. Usted definir libremente estos parmetros, realizando en forma previa un anlisis de sus necesidades.
24 Archivos
Archivos 25
U n
A s
Tipos de Asiento
Antes de detallar el ingreso de asientos, es necesario conocer los tipos de ingreso que pueden realizarse y cmo influye cada uno en la contabilidad en moneda corriente y su reexpresin en moneda extranjera. Cada asiento tiene asociado un tipo de asiento, que es indicado por usted. Los tipos posibles son los siguientes: C E M D Moneda Corriente Moneda Extranjera Moneda Corriente con Moneda Extranjera ingresada Diferencia de Cambio
Moneda Corriente
En este tipo de asiento los valores que usted ingrese se expresan en la moneda corriente, y sobre la base de la cotizacin que se indique para el asiento, el sistema calcular en forma automtica los valores equivalentes en moneda extranjera. Aunque usted no los visualice en pantalla, si se realizan consultas de saldos o mayores en moneda extranjera, se tomarn los valores calculados para cada cuenta.
Moneda Extranjera
En este tipo de asiento los valores que usted ingrese se expresan en moneda extranjera, y sobre la base de la cotizacin que se indique para el asiento, el sistema calcular en forma automtica los valores equivalentes en moneda corriente. Aunque usted no los visualice en pantalla, si se consultan saldos o mayores en moneda corriente o se imprime el libro Diario, se tomarn los valores calculados para cada cuenta en moneda corriente. En resumen, esta opcin facilita el ingreso en los casos donde los valores que se conocen estn en moneda extranjera, pero para la contabilidad general representan un asiento ms donde los valores surgen de una reexpresin.
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Diferencia de Cambio
En este tipo de asiento los valores que usted ingrese se expresan en la moneda corriente, ya que stos se realizan para ajustar nicamente la contabilidad en moneda corriente, debido a diferencias de cotizacin para operaciones pactadas en moneda extranjera. Estos asientos no son reflejados en los saldos en moneda extranjera y carecen de cotizacin asociada.
Asientos 29
Se detalla a continuacin el submen del submdulo Asientos. Las opciones de este submen no podrn ejecutarse si se ha realizado algn paso del Cierre de Ejercicio. Si se anulan los pasos realizados, las opciones son nuevamente habilitadas.
Ingreso
Este proceso permite ingresar asientos del perodo actual, los que quedarn almacenados en el lote hasta el momento de su registracin contable. Todo asiento que se encuentre en el lote no actualiza los saldos de las cuentas.
Comando Configuracin
Permite ingresar asientos con partidas cotizables y realizar consulta e informes sobre las unidades fsicas y las cotizables registrables.
A travs de este comando se ingresa la cotizacin que desea utilizar durante el Ingreso de Asientos y adems, se configura el tipo de asiento con el que habitualmente se trabaja o corresponda al grupo de transacciones a ingresar en ese momento. Estos valores sern tomados por defecto en cada ingreso y pueden ser confirmados o modificados. Aunque se trabaje en moneda corriente, es conveniente mantener el valor de la cotizacin actualizado para visualizar en cualquier momento, la expresin de las cuentas en moneda extranjera.
30 Asientos
Comando Agregar
Mediante este comando se realiza el ingreso de asientos. El nmero de asiento es automtico. Los campos a ingresar son los siguientes: Tipo de Asiento: confirme el configurado por defecto o ingrese el que corresponda. Fecha del Asiento: ser posterior a la fecha del ltimo cierre de perodo (s existe) y anterior o igual a la fecha del da. Es la fecha con la que ingresar el asiento al libro Diario. Fecha de Valorizacin: es la fecha real de la operacin, que se toma para realizar el ajuste por inflacin si hay definidas cuentas ajustables. La fecha de valorizacin podr ser cualquier fecha del intervalo entre el mes de cierre del ejercicio anterior y la ltima fecha del ejercicio. Adems, ser anterior o igual a la fecha del asiento. Concepto: es el concepto general del asiento. Este campo es obligatorio. Ingreso de informacin en las lneas: Cdigo de Cuenta: son cuentas definidas previamente como imputables. Si la cuenta est definida con un tipo de cotizacin, al ser referenciada en un asiento, aparece automticamente al pie de la pantalla el requerimiento de ingreso de Unidades a Cotizar y Cotizacin. El campo Unidades a Cotizar es obligatorio ya que es necesario para el Ajuste a Valor de Mercado en el cierre de ejercicio dentro del proceso de Ajuste por Inflacin automtico. Esto permite conocer, adems, el movimiento en unidades fsicas que experimenta la cuenta en un perodo o ejercicio. Por ejemplo, cantidad de dlares o toneladas de soja.
Asientos 31
El campo Cotizacin consignar el valor de cotizacin aplicable a la fecha de la operacin. Admite dos posibilidades: Ingresar un valor de cotizacin, en cuyo caso se calcula automticamente el importe del movimiento sobre la base de las unidades a cotizar ingresadas. Ingresar cero (0) si usted no desea indicar un valor determinado, en cuyo caso se ingresar el importe total del movimiento en la moneda que corresponda. Es importante destacar que en el caso de ingresar una cotizacin, sta debe ser con respecto a la moneda en que se expresa el asiento. En un asiento ingresado en moneda corriente (donde el tipo es C, M o D), si una cuenta es cotizable, aunque su tipo de cotizacin coincida con la moneda de bimonetarizacin, la cotizacin asociada se ingresar nuevamente para el rengln; ya que el sistema no identifica si un tipo de cotizacin es la moneda extranjera, un valor en bolsa, unidades de producto, etc. En un asiento ingresado en moneda extranjera (tipo E), si una cuenta es cotizable y su tipo de cotizacin coincide con la moneda de bimonetarizacin, la cotizacin asociada al rengln ser 1 (uno). Caso contrario, ser la cotizacin con respecto a la moneda extranjera. Debe / Haber: para indicar si la partida es deudora o acreedora y ubicar el importe en la columna correspondiente, el sistema permite luego de ingresar una cuenta, seleccionar la columna mediante las teclas de direccin. Pulsando <Enter> confirma la ubicacin y el sistema solicita el importe. Para modificar un rengln ya confirmado, posicinese en ese rengln y una vez que el cursor se ubica en la columna, cambie su ubicacin con las flechas de direccin. Automticamente se transportar el importe hacia la otra columna. Permite ingresar al lote Importe: ingrese un valor, a menos que la cuenta sea cotizable y se haya asientos desbalanceados, optado por el clculo automtico. Los valores a ingresar estarn en la para luego completarlos y moneda correspondiente al tipo de asiento elegido. registrarlos.
32 Asientos Tango 2000 - Contabilidad
Leyenda: corresponde al concepto de la lnea, es decir de la cuenta. No es obligatoria y es modificable. Para invocar una leyenda previamente definida pulse <F3>. Al finalizar la edicin de una cuenta, si sta asigna centros de costo, se abrir una ventana para el ingreso de la distribucin en centros de costo habitual para el modelo. Luego del ingreso de la cuenta, podr consultar o modificar dicha distribucin mediante la tecla <F4>. Si para la cuenta se indic una regla habitual en el momento de su definicin, automticamente se realizar la distribucin segn los centros de costo y los porcentajes asociados. Si no se indic una regla habitual, se puede indicar al ingresar el asiento, seleccionando una de las reglas definidas en el proceso de Reglas de apropiacin. Para aquellas cuentas que asignan centros de costo, pero no asignan reglas de apropiacin, directamente se seleccionan los centros de costo que intervienen y el porcentaje a aplicar. Para la seleccin de los centros de costo, el sistema considera el criterio parametrizado en la cuenta (todos o una seleccin). Al finalizar el ingreso del asiento y si ste no balancea, el sistema da aviso y solicita su confirmacin. Si est de acuerdo con esta situacin, se almacena normalmente el asiento en el lote a la espera de su decisin con respecto al movimiento. Se da opcin a imprimir los asientos ingresados al igual que las apropiaciones por centros de costo asociadas.
Asientos 33
El sistema solicita el Cdigo de Modelo y una vez elegido, exhibe la estructura general del asiento. Confirme el Tipo de Asiento propuesto y luego proceda a completar la informacin. Si el modelo no tiene asociado un tipo de asiento, el sistema propone el que est consignado en el comando Configuracin. Cabe aclarar que las validaciones son las mismas a las explicadas para el ingreso directo. Se podrn agregar o eliminar renglones a los ya definidos en el asiento modelo. Si se ingresaron apropiaciones para las cuentas del modelo, al ingresar el importe de cada cuenta se calculan los importes correspondientes a dichas apropiaciones.
Registracin
Este proceso permite la registracin de los asientos ingresados al lote de trabajo, y actualiza los saldos de las cuentas afectadas.
El ingreso de asientos es independiente de la registracin. Todos los asientos ingresan al lote para su posterior liquidacin.
Si el parmetro general Verifica Apropiacin por Centros de Costo est activo, no se registrarn los asientos que tengan cuentas definidas con apropiacin y su movimiento est pendiente de apropiar total o parcialmente. Es decir, si existe verificacin, slo se registran los asientos cuyas cuentas tengan asignacin de costos al 100%. El registro del lote implica la mayorizacin de las cuentas e incorporacin de los asientos al Diario. Se da opcin a registrar todo lo existente en el lote o en un rango de asientos definido por usted. Si hay asientos desbalanceados dentro del rango a registrar, el sistema emite un mensaje y no los registra, quedando almacenados en el lote.
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Al inicio del proceso, se da opcin a listar los nmeros de asiento que sern registrados y los que se mantienen en el lote por no balancear, pudiendo especificar en ambos casos las apropiaciones por centros de costo.
Asientos.
Se da opcin a listar los asientos modificados o agregados. El asiento confirmado debe balancear, ya que se encuentra o se agrega en un perodo cerrado. La Fecha del Asiento estar comprendida dentro del rango del perodo seleccionado. Las restantes validaciones son idnticas a las que se realizan en el proceso de Ingreso de Asientos. Esta actualizacin origina un reclculo automtico de los saldos de las cuentas a cada cierre peridico afectado por el asiento. El comando Cambiar Perodo le permite posicionarse para buscar o agregar un asiento en un perodo cerrado. Una vez localizado el perodo, el comando Agregar permite ingresar un nuevo asiento en ese perodo. Una vez hallado el asiento de inters, a travs del comando Modificar realizar las modificaciones necesarias.
Transporte
Este proceso transporta asientos generados en otros sistemas (Tango Gestin de Ventas, Sueldos, Proveedores, Compras, Fondos, Estudios Contables y Punto de Venta) al sistema contable. Los asientos ingresan al lote de trabajo permitiendo su control antes de ser registrados. Cabe aclarar que la generacin de asientos para transportar a Contabilidad se lleva a cabo en cada sistema en forma particular. El sistema contable recibe, mediante este proceso, la informacin generada y la integra a la base de datos en caso de ser consistente.
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Una vez invocado este proceso se presenta un men con las siguientes opciones: Ventas Sueldos Proveedores / Compras Fondos Liquidador de I.V.A. Punto de Venta
Seleccionando una opcin se transportarn los asientos desde el sistema elegido. Indique el dispositivo desde el que se leern los asientos a transportar. Si el mdulo que genera los asientos se encuentra instalado en la misma mquina que el sistema contable, seleccione la opcin Disco. Si los asientos fueron generados en otra mquina y grabados en diskette mediante el proceso de Exportacin, inserte el diskette en el dispositivo correspondiente y seleccinelo en el submen. En el caso de transportar desde el disco, se presenta una pantalla para seleccionar una empresa desde la que desea realizar el transporte. Las siguientes consideraciones son vlidas para todos los casos de transporte de asientos:
Validacin de Asientos
La fecha del asiento debe corresponder al perodo actual. Las cuentas deben ser imputables. Los importes deben balancear. Al inicio del proceso se da opcin a listar los asientos. muestra los asientos aceptados y los rechazados. Los asientos aceptados quedan en el lote. El listado
38 Asientos
Los asientos rechazados sern ingresados en forma manual, ya que no se recuperan. Por ello, es recomendable emitir el listado de control. Los asientos que se integran desde Fondos, Sueldos, Liquidador de IVA y Punto de Venta siempre toman el tipo de asiento "C", mientras que los transportados de Ventas y Proveedores/Compras pueden ser de tipo "C" o "E".
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Apertura
Este proceso realiza el asiento de apertura del nuevo ejercicio en forma automtica, sobre la base del asiento de cierre del ejercicio anterior. Para invocarlo, es necesario que exista en el sistema un ejercicio anterior. La primera vez que utilice el sistema, ingresar el asiento de apertura por medio del proceso de Ingreso de Asientos. El sistema valida que las cuentas del asiento de apertura automtico existan y sean imputables en el plan de cuentas del ejercicio actual. En caso contrario, no se podr realizar la apertura automtica y se mostrarn por pantalla las cuentas invlidas. La Fecha del Asiento de apertura automtica ser la primera fecha del ejercicio. La Fecha de Valorizacin ser la fecha de cierre del ejercicio anterior. La apertura automtica tomar el nmero de asiento que corresponda en el momento que se invoque la opcin Apertura. Esta operacin ser realizada antes del ingreso de otros asientos, si se desea que la apertura tome el primer nmero del nuevo ejercicio.
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Si realiza la apertura automtica, y luego se la elimina por medio del proceso de Eliminar Asientos, el nmero de asiento de apertura queda reservado para la apertura automtica. En consecuencia, si vuelve a invocar la opcin Apertura en otro momento, el asiento de apertura toma como nmero de asiento el nmero reservado. Si invoca el proceso de Apertura, y ya haba sido realizada una apertura automtica, el sistema valida que sta haya sido eliminada y realiza la nueva apertura automtica. Esta situacin se plantea si el cierre de ejercicio en el ejercicio anterior fue reconstruido y se desea cambiar la apertura para reflejar dicho cierre. Se podr invocar la Apertura Automtica tantas veces como se reconstruya el cierre del ejercicio anterior, quedando siempre los saldos actualizados aunque se hayan realizado cierres peridicos en el ejercicio actual. Una vez finalizado el proceso de Apertura Automtica, el asiento de apertura podr ser consultado, listado o modificado como cualquier otro asiento.
Asientos 41
Es recomendable emitir un listado de Saldos Bimonetarios luego de realizar la apertura, para analizar como se deben componer los saldos iniciales en moneda extranjera. Algunas cuentas conservarn su saldo, otras sern una reexpresin directa de la apertura en moneda corriente, o si usted realiz los ajustes extracontables antes del cierre es posible que todos los saldos sean correctos. Una vez realizada la apertura, usted tiene la posibilidad de inicializar los saldos en moneda extranjera bajo diferentes criterios: Modificando los valores en moneda extranjera asociados a cada cuenta del asiento de apertura, llevndolos todos o algunos a cero, expresando manualmente cada saldo, siendo la nica restriccin que el asiento balancee tambin en la moneda extranjera. En la modificacin de este tipo de asientos, todos los valores en moneda extranjera son ingresados por usted. Si un valor se altera, de alguna manera se modificar en una contrapartida para mantener el balanceo. Realizando un ajuste extracontable a las cuentas cuyo saldo se desea ajustar para que se inicien correctamente en moneda extranjera. La particularidad de este tipo de ajuste (Ver proceso de Ajustes en Moneda Extranjera) es que no afectan de ninguna manera la contabilidad real en moneda corriente, ya que no tienen expresin en dicha moneda. Este ajuste se refleja exclusivamente segn su fecha en los saldos e informes en moneda extranjera.
Si por algn motivo al transportar la apertura, el asiento presenta desbalanceos en la moneda extranjera, el sistema da opcin a poner en cero todos los valores (posteriormente usted los inicializa a voluntad) o bien a imputar el desbalanceo a la ltima cuenta debitada o acreditada segn sea el desbalanceo.
Apropiaciones Extracontables
En general, son las cuentas de resultado las que se apropian por centros de costo. Por ello, el sistema no automatiza la distribucin del asiento de apertura (cuentas patrimoniales). Si se llevan apropiaciones de cuentas patrimoniales se realizar la distribucin del saldo inicial en forma manual, modificando el asiento de apertura. Una vez registrado, el asiento siempre puede modificarse manualmente.
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T a
3.
En el caso de no haber definido cuentas ajustables o, si habiendo sido definidas, no presentan movimientos; el sistema realiza el cierre del ltimo perodo y luego, los asientos de cierre de cuentas de resultado y cuentas patrimoniales. Importante: Los saldos en moneda extranjera quedan congelados en el momento de inicio del cierre de ejercicio. Los asientos que surjan de los pasos del cierre anteriormente descriptos no los alteran, ya que los ajustes se asocian exclusivamente a la moneda corriente. El nico saldo que se calcula es el saldo en moneda extranjera correspondiente a la contrapartida del asiento de cierre de resultados. Este se obtiene como balanceo de los saldos en moneda extranjera de todas las cuentas de resultado. Los saldos congelados de las cuentas patrimoniales ms el saldo de la contrapartida de resultados, conforman el arrastre en moneda extranjera para el asiento de apertura del siguiente ejercicio.
PASO 1
Cierre del Ultimo Perodo:
Este proceso se realiza en forma transparente para usted. El sistema valida que no se realice este cierre por el proceso de Cierre de Perodo.
El asiento automtico de ajuste por inflacin se realiza tomando los saldos histricos de cada partida ajustable, ajustndolos a la fecha de cierre del ejercicio por los coeficientes respectivos (en funcin del tipo de ndice predefinido para cada cuenta). De esta manera se determina el correspondiente importe de ajuste, deudor o acreedor, segn haya resultado. Se ingresar el Concepto General del asiento. Este asiento no exhibe la contrapartida por pantalla, pero su monto se visualiza al pie del asiento si se realiza la diferencia de saldos. Se da opcin a imprimir el asiento. En la impresin estar incluida la contrapartida. La cancelacin implica anular el asiento de ajuste por inflacin y el cierre de perodo, o sea, todo lo realizado hasta aqu por el proceso de Cierre (PASO 1). Si opta por la modificacin del asiento, usted puede: Eliminar un movimiento, en cuyo caso la cuenta eliminada no tendr ajuste. Agregar un movimiento, en cuyo caso el sistema valida que la cuenta sea ajustable, imputable, que tenga al menos un movimiento en el ejercicio y que no est repetida en este asiento. Modificar importes, en cuyo caso se tomar este ajuste como vlido, sin tener en cuenta el ajuste automtico realizado.
Si modifica el asiento de ajuste por inflacin, tenga en cuenta que se perdern las sumas ajustadas en los Balances de Sumas y Saldos a fecha de cierre de ejercicio y los informes mostrarn slo el saldo.
PASO 2
Este paso realiza el Asiento de Ajuste a Valor de Mercado.
48 Procesos Peridicos
Los movimientos de este asiento surgen de comparar los saldos en moneda corriente ya ajustados por inflacin con los valores de mercado de las cuentas que usted desea ajustar. Este paso es opcional; en caso de no realizarlo, el sistema da opcin a continuar con el PASO 3. Para la obtencin de los valores de mercado se presentan dos casos: a) Para cuentas que fueron definidas como cotizables. El valor de mercado de cada una de estas cuentas se obtiene sobre la base de las unidades fsicas a cotizar (acumuladas durante el ejercicio) multiplicadas por el valor al cierre de la cotizacin que tiene asignada cada cuenta. El sistema calcula automticamente el ajuste de cada cuenta, realizando la diferencia entre el valor de mercado obtenido y el saldo resultante despus del PASO 1 (ajuste por inflacin). b) Para cuentas ajustables que no fueron definidas como cotizables y se desea llevar a valor de mercado. Usted ingresar cada cuenta y el ajuste correspondiente en moneda corriente. El sistema requiere las contrapartidas deudora y acreedora. Segn como haya sido definido el plan de cuentas, se tendrn contrapartidas diferentes o una sola para ambas situaciones. En caso de tratarse de una sola partida, se repetir en el ingreso. Para la carga de valores al cierre de las cotizaciones definidas, se presenta una pantalla en la que se ingresan los valores. En caso de ingresar un valor al cierre igual a cero para un tipo de cotizacin, las cuentas que tienen asignada esa cotizacin no sern incluidas en el asiento, quedando con el saldo que haya resultado luego del asiento de ajuste por inflacin. A continuacin, se presenta una pantalla para completar el asiento automtico que se va a generar.
Tango 2000 - Contabilidad Procesos Peridicos 49
Se ingresar el concepto del asiento y las cuentas ajustables que no fueron definidas como cotizables y que se desean llevar a valor de mercado con su ajuste correspondiente. Este ajuste ser calculado por usted, comparando el saldo de la cuenta (luego del asiento de ajuste por inflacin) con el valor de mercado estimado para dicha partida. Una vez confirmado el ingreso se da opcin a imprimir el asiento, que permitir verlo en su totalidad, y un listado de diferencias de ajuste. Este listado muestra, para cada cuenta, el saldo una vez efectuado el asiento de ajuste a valor de mercado, el saldo despus del asiento de ajuste por inflacin, la diferencia entre ambos saldos y el saldo histrico.
PASO 3
Este paso realiza el Asiento de Cierre de las Cuentas de Resultado y el Asiento de Cierre de las Cuentas Patrimoniales. Se pedir la contrapartida deudora y acreedora para el asiento de Cierre de Resultados. Segn como haya sido definido el plan de cuentas, se tendrn contrapartidas diferentes o una sola para ambas situaciones. En caso de tratarse de una sola partida, se repetir en el ingreso. El proceso es transparente para usted. Una vez concluido este paso, los asientos indicados podrn ser consultados o listados como cualquier otro asiento. Tenga en cuenta que una vez finalizado este paso, toda la informacin del ejercicio pasar a formar parte del ejercicio anterior. Las consultas, listados y modificaciones sern efectuadas a travs del mdulo Ejercicio Anterior.
50 Procesos Peridicos
Procesos Peridicos 51
Por ejemplo, si se realizaron los Pasos 1 y 2, se anular en primer lugar el Paso 2. Una vez anulado, recin podr ser anulado el Paso 1. El sistema pide su confirmacin en pantalla para la anulacin de cada paso. Los saldos son revertidos en forma automtica.
Recomposicin de Saldos
Este proceso permite el reclculo de saldos ante posibles inconsistencias en las bases de datos. El proceso recompone los saldos de cuentas, desde el comienzo del ejercicio hasta la fecha, dejando reconstruidos los saldos de los perodos cerrados. No podr invocar este proceso si ha sido efectuado algn paso del Cierre de Ejercicio.
Renumeracin de Asientos
Mediante este proceso es posible renumerar los asientos que se encuentran en el perodo actual y en el lote, conservando de esta manera su correlatividad. No incluye los asientos que se encuentran en perodos cerrados. Por ello, es conveniente ejecutar el proceso de renumeracin antes de efectuar un cierre de perodo. Si cerr un perodo sin haber renumerado los asientos, anule el cierre de perodo y luego, ejecute este proceso. Al finalizar la renumeracin, aquellos huecos de nmeros de asiento que surgen de la eliminacin de asientos, quedan subsanados.
52 Procesos Peridicos
La renumeracin se realiza sobre la base de la antigedad de las fechas de los asientos. El sistema propone un primer nmero de asiento para comenzar con la renumeracin, sobre la base del mayor nmero de asiento existente en el sistema dentro de perodos cerrados. Si desea renumerar asientos de perodos cerrados, se realizar la anulacin del cierre de perodo, hasta aquel en el que se necesite ejecutar la renumeracin, previo al Cierre de Ejercicio. Si es necesario insertar un asiento en un perodo cerrado, se anularn los cierres peridicos posteriores, para realizar la renumeracin.
fecha. Al correr la apertura automtica, seguir tomando el nmero reservado en la ltima renumeracin. De esta manera, aunque se efecten cierres, ya quedan los asientos ordenados y la apertura siempre tomar ese nmero. Asiento de Apertura Manual: Si el sistema no posee una apertura automtica o bien, no se ha reservado el nmero mediante dicho proceso, se da opcin a indicar si existe un asiento ingresado que corresponda a la apertura. Si se contesta que existe, se seleccionar un nmero de asiento que debe estar registrado y con fecha igual a la fecha de inicio del ejercicio. El proceso de renumeracin asignar a dicho asiento el primer nmero, y a partir de all, renumerar el resto segn su fecha.
Otras observaciones:
El asiento de manualmente. apertura automtico puede modificarse
Si se realizara la apertura automtica o manual luego de haber cargado varios asientos, la renumeracin permite posicionarla al comienzo. Si se desea comenzar a cerrar perodos, es conveniente reservar un asiento para la apertura, de manera de no tener que anular cierres de perodo para renumerar desde el comienzo.
Se emitir un listado de anormalidades, con las cuentas que tienen apropiaciones de centros de costo asociadas a movimientos contables.
Comando Reasignar
Cambio de Regla de Apropiacin
Esta opcin realiza una reasignacin global de apropiaciones, sobre la base de una regla de apropiacin, para los movimientos contables de cuentas que asignan centros de costo en un rango de fechas. De esta manera, se asociar a los movimientos del perodo indicado una nueva distribucin. Si ya exista una distribucin asociada al rengln del asiento, sta se reemplaza completamente por la nueva distribucin, calculando nuevamente los importes. Mediante esta opcin tambin es posible realizar un ingreso global de apropiaciones, cuando no se ha realizado la carga desde el ingreso de los asientos. La reasignacin puede realizarse segn: Una regla de apropiacin fija: se indicar el cdigo de regla de apropiacin a aplicar.
Comando Eliminar
Mediante esta opcin se eliminan las apropiaciones existentes que estn asociadas a movimientos contables, teniendo en cuenta el perodo y las cuentas seleccionadas. Para cualquiera de las opciones de reasignacin, el sistema propone emitir un listado para controlar los importes y las apropiaciones existentes y los resultantes. Los listados de control se emiten en moneda corriente.
56 Procesos Peridicos
Mediante este proceso se generan los archivos para ambas funciones. Lea la operatoria de trabajo en el proceso correspondiente del sistema de Ganancias Personas Jurdicas de Estudios Contables. Para generar la informacin, el sistema requiere que haya por lo menos un perodo cerrado, ya sea intermedio o final del ejercicio. Los datos a ingresar son: Perodo a Generar: elija un nmero de perodo que se encuentre cerrado. Destino del archivo: indique dnde desea grabar la informacin generada. El destino puede ser una diskettera, el disco rgido o, si el sistema de Tango Estudios Contables se encuentra disponible en la misma computadora, elegir directamente la base de datos del contribuyente que corresponda. Si selecciona disco, indique el directorio destino en forma completa. Si selecciona Empresa del sistema de Tango Estudios Contables, buscar la instalacin de dicho sistema y permitir elegir entre las bases de datos definidas.
Procesos Peridicos 57
Comando Exportar
El sistema lleva a cabo los siguientes pasos para completar una exportacin. Se solicita el ingreso de los siguientes datos: Perodo a Exportar: es el nmero de alguno de los perodos que se encuentren cerrados. Destino: diskettera o disco en donde desee guardar el resultado de la exportacin. Directorio: representa el directorio en el que se guardarn los archivos resultantes de la exportacin. Puede realizar varias exportaciones, en distintos momentos, y guardarlas en directorios diferentes. De esta manera, podr luego realizar varias importaciones, considerndose en cada caso los archivos del directorio elegido. Asiento de Apertura: es el asiento del cual se obtienen los saldos iniciales de las cuentas. Cabe aclarar que los saldos iniciales de las cuentas siempre se toman del asiento de apertura indicado, an cuando el perodo elegido sea intermedio. De esta manera, las presentaciones de estados contables mostrarn siempre acumulados desde la apertura hasta el cierre de perodo.
Generacin de archivos
Se genera un archivo con datos generales, por ejemplo: razn social, longitud de niveles de jerarqua, fechas de inicio y fin del perodo, etc.
58 Procesos Peridicos
Tambin se genera un archivo con los datos de las cuentas: cdigo, descripcin, jerarqua, saldo habitual, imputable, total del debe, total del haber y saldo inicial. Ambos archivos son grabados en el disco y directorio elegidos. Si en el disco y directorio indicados ya existe una exportacin anterior, los nuevos archivos reemplazarn a los archivos encontrados; es decir, se pierde toda la exportacin anterior.
Procesos Peridicos 59
C o
Asientos Registrados
Este proceso permite consultar asientos registrados, ya sean del perodo actual o perodos anteriores. A travs del comando Cambiar Perodo se seleccionar el perodo a consultar. Si existen apropiaciones asociadas al movimiento de la cuenta, al invocar la tecla <F4> se abre una ventana con el detalle de los centros de costo, porcentajes e importes correspondientes.
Perodos
Mediante este proceso acceder a la consulta de la tabla de perodos del ejercicio. Los perodos que se exhiben corresponden a los cierres peridicos que usted haya efectuado.
62 Consultas
Informes
Diario
Este proceso lista los asientos existentes en el lote, en forma de Diario. Los parmetros a ingresar son los siguientes: Desde / Hasta Fecha: el rango de fechas pertenecer al perodo actual, ya que no existen en el lote asientos de perodos cerrados. Detalla Apropiaciones: si activa este parmetro se incluirn, luego de cada movimiento, el detalle de las apropiaciones extracontables que se hayan ingresado. Si el total de apropiaciones es menor al total del movimiento contable, se indica el importe sin apropiacin. Detalla Ttulos: si activa este parmetro, las leyendas aclaratorias de las columnas que componen el asiento se incluirn para cada asiento listado (cdigo de cuenta, descripcin de la cuenta, debe, haber, concepto del movimiento). En cambio, si el parmetro no se activa, las leyendas se incluirn slo al comienzo de cada hoja de impresin, economizando espacio.
Informes 63
Sumas
Este proceso lista todas las cuentas que tienen movimientos en el lote, con su total de crditos, dbitos y el saldo que resultara de la registracin de dichos movimientos en moneda corriente. Las cuentas se marcan con * si el saldo resultante no es el habitual.
Diario General
Este proceso lista los asientos registrados, ordenados por fecha. Es posible listarlos con la numeracin original, en el caso de realizar una consulta; o bien, a partir de un nmero ingresado por usted, con la finalidad de registrar en libros. Los parmetros a ingresar son los siguientes: Desde Asiento: si opta por la numeracin original, pulse <Enter>; si no, ingrese el nmero a partir del que desea numerar los asientos a listar, que sern los comprendidos en el rango de fechas ingresado. Cabe aclarar que la renumeracin es slo a efectos del listado, es decir, que no modifica los archivos. Fecha de Emisin: esta fecha se utilizar para imprimir los encabezados de las hojas. Por defecto, el sistema propone la emisin del listado en la fecha actual, pudiendo cambiarse segn se requiera para la rubricacin. Las fechas estarn comprendidas en el perodo ingresado. Cdigo para Impresin: puede optar por imprimir los asientos con los cdigos de cuenta o con los de jerarqua. Detalla Apropiaciones: si activa este parmetro se incluirn, luego de cada movimiento, el detalle de las apropiaciones extracontables que se hayan ingresado. Se indica el importe sin apropiacin, en los casos en que el total de apropiaciones es menor al total del movimiento contable.
64 Informes
Detalla Ttulos: si activa este parmetro, las leyendas aclaratorias de las columnas que componen el asiento se incluirn para cada asiento listado (cdigo de cuenta, descripcin de la cuenta, debe, haber, concepto del movimiento). En cambio, si el parmetro no est activado, las leyendas se incluirn slo al comienzo de cada hoja de impresin, economizando espacio.
Mayor
Este proceso lista mayores de cuentas bajo distintos criterios.
En moneda extranjera, se tienen en cuenta: La reexpresin de los asientos de tipo "C". Los valores ingresados en los asientos de tipo "E". Los valores ingresados en moneda extranjera para los asientos de tipo "M".
Si hay movimientos que no tienen valor en moneda extranjera, como por ejemplo las diferencias de cambio, stos se exponen con valor cero. Desde Asiento: si opta por la numeracin original, pulse <Enter>; si no, ingrese el nmero a partir del que desea renumerar los asientos comprendidos en el rango de fechas ingresado. Cabe aclarar que la renumeracin es slo a efectos del listado, es decir, que no modifica los archivos. Con Arrastre: eligiendo con arrastre, las cuentas comienzan con el saldo anterior a la fecha de arranque ingresada. En tanto que la opcin sin arrastre sumariza slo los movimientos listados. Los saldos se marcan con un * si no son los habituales.
66 Informes
Balances
Este proceso permite la emisin de balances. El sistema emite tanto balances completos como porciones.
Informes 67
Por ejemplo, es posible solicitar un listado de la porcin del plan de cuentas que corresponde solamente al Activo, a Disponibilidades, al Pasivo, etc. Todo listado ajustado emitido por esta opcin en un momento previo al Asiento de Ajuste por Inflacin (incluido en el proceso Cierre de Ejercicio) tendr como ttulo "Ajustado Automtico". El sistema calcula los saldos ajustados de las cuentas sobre la base de los valores histricos y a los ndices de actualizacin. Si solicita un listado ajustado a fecha de cierre y ya fue realizado el Asiento de Ajuste por Inflacin, dicho listado tendr como ttulo "Ajustado". El Ajuste a Valor de Mercado estar incluido, si ese asiento fue efectuado en el proceso de Cierre de Ejercicio. Aunque haya sido realizado el Cierre de Resultados en el proceso de Cierre de Ejercicio, slo se ver reflejado en el Balance General, en tanto que en el resto de los balances no se refleja. Las opciones de Balance son las siguientes: General Saldos Histricos Saldos Comparativos Histrico de Saldos Peridicos Ajustado de Saldos Peridicos Histrico de Sumas y Saldos Ajustado de Sumas y Saldos
siguientes parmetros: Fecha Hasta, Nivel de Anlisis, Formato, Moneda Corriente, Expresado en, Cambio, Cuenta.
Usted ingresar los datos requeridos. La fecha puede ser cualquier fecha dentro del ejercicio.
De acuerdo a la cantidad de niveles que se encuentren definidos por medio del proceso de carga de Parmetros, se elegir un nivel de anlisis para el listado.
68 Informes Tango 2000 - Contabilidad
Ejemplo: si se encuentran definidos cuatro niveles, se podr pedir "Nivel de Anlisis" 1, 2, 3 o 4. En este caso, si se pide "Nivel de Anlisis" 3, las cuentas de nivel 4 no sern exhibidas en el listado, y sus saldos estarn acumulados en las cuentas de nivel 3.
No se incluyen en la impresin aquellas cuentas o rubros con saldo cero. Es decir, no aparecern las cuentas que no han tenido movimientos ni aquellas que estn saldadas. b) Para las opciones de balance de sumas y saldos: Saldos Comparativos Histrico de Saldos Peridicos Ajustado de Saldos Peridicos Histrico de Sumas y Saldos Ajustado de Sumas y Saldos
No se incluyen en la impresin aquellas cuentas o rubros donde todas las columnas del informe sean cero.
Informes 69
Para el Balance General, el sistema no solicitar la definicin del formato, ya que se listan las descripciones de las cuentas sin ningn cdigo. Moneda Corriente: si desea expresar el balance en otra moneda, se realizarn los ingresos correspondientes en los campos Expresado en y Cambio. Por ejemplo: dlares y su valor. Esta reexpresin no guarda relacin con los saldos extracontables en moneda extranjera. Lo que realiza el sistema es la reexpresin de cada valor calculado (que depende del balance elegido y se basa en valores en moneda corriente) utilizando la cotizacin ingresada por pantalla. El campo Cuenta permite que usted ingrese un cdigo de jerarqua, en caso de desear una porcin de listado. Si ingresa un cdigo, se lista la porcin del balance que corresponde a esa cuenta y a todas las que sumarizan en ella, sin intervenir el resto de las cuentas. Por ejemplo, si se ingresa el cdigo de jerarqua correspondiente a Activo Corriente, se listarn solamente los saldos de las cuentas que dependen de este grupo, y se totalizar slo el Activo Corriente, sin exhibir el contexto (Activo, Activo no Corriente, etc.). La cuenta puede ser de cualquier nivel. Si desea el listado completo, deje en blanco el campo Cuenta, pulsando la tecla <Enter>.
General
Esta opcin emite el Balance General de presentacin. Exhibe los saldos ajustados en tres columnas, sumarizando por nivel. Si solicita el Balance General antes de haber efectuado el Asiento de Ajuste por Inflacin (incluido en el proceso de Cierre de Ejercicio), exhibir los saldos ajustados automticos. Si solicita el Balance General despus de haber efectuado el Asiento de Ajuste por Inflacin, exhibir los saldos que resulten de registrar el asiento de ajuste con las posibles modificaciones realizadas. (El Ajuste a
70 Informes Tango 2000 - Contabilidad
Valor de Mercado estar incluido si fue realizado ese asiento en el proceso de Cierre de Ejercicio). Si solicita el Balance General a fecha de cierre habindose concluido el proceso de Cierre de Ejercicio, se obtendr el balance final a cierre de ejercicio. En esta situacin, se da opcin a emitir un listado con los saldos de las cuentas de resultado a fecha de cierre.
Saldos Histricos
Esta opcin le permite emitir un balance de saldos histricos.
Comparativo
Esta opcin emite un balance de saldos histricos y ajustados, con la diferencia entre ambos.
Informes 71
Movimientos
Movimientos por Agrupacin
Este proceso lista los movimientos de cuentas pertenecientes a una agrupacin. Este informe se emite en moneda corriente e incluye slo los asientos contables.
72 Informes
Los parmetros a ingresar son: Perodo, Desde Fecha, Hasta Fecha, Desde Cuenta, Hasta Cuenta, Fecha de Ajuste. Podr optar por incluir las cuentas con saldo en cero. El rango de fechas pertenecer al perodo ingresado. El mes de ajuste lo determina usted y puede ser cualquier mes dentro del ejercicio que sea posterior o igual al mes de la fecha final del listado (indicado en el campo Hasta Fecha). El sistema avisa si no estn cargados los ndices de todos los meses hasta el mes de ajuste ingresado, indicando qu meses faltan para cada tabla. Una vez finalizado el control, se pedir su confirmacin para emitir el listado en esta situacin. Si el rango de cuentas comprende a todos los hijos de una cuenta sumarizadora, los totales mencionados representan las sumas y saldos de esta cuenta. De esta manera, se podrn emitir listados de distintos perodos para una misma cuenta o grupo de cuentas, ajustados a una misma fecha, y establecer comparaciones en moneda constante. Si el listado se realiza sobre el ltimo perodo, y la fecha final (campo Hasta Fecha) coincide con la fecha de Cierre de Ejercicio, no se incluyen los asientos automticos del cierre dentro de las sumas y saldos.
Saldos Bimonetarios
Este proceso emite un listado extracontable de sumas y saldos bimonetarios. Exhibe, para cada cuenta listada, las sumas y saldos histricos en moneda corriente y las sumas y saldos en moneda extranjera. Los valores en moneda corriente surgen de todos los asientos contables, mientras que los valores en moneda extranjera surgen de los valores asociados en moneda extranjera para cada asiento contable ms los ajustes extracontables realizados por usted.
Informes 73
Los parmetros a ingresar son: Forma, Perodo, Desde Fecha, Hasta Fecha, Desde Cuenta, Hasta Cuenta. Puede optar por incluir las cuentas con saldo en cero y solicitar el informe en forma peridica o acumulada. Si se solicita en forma peridica, se ingresar un rango de fechas; si lo solicita en forma acumulada, se ingresar la fecha hasta la que se desea el informe.
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Anlisis de Apropiaciones
Este proceso brinda un anlisis extracontable de las apropiaciones realizadas en los diferentes centros de costo. Lo componen los movimientos contables de las cuentas definidas para llevar apropiaciones. Existen dos modalidades para su emisin:
Informes 75
Se considera que un movimiento contable est pendiente de apropiacin cuando: Existen apropiaciones pero el total de lo apropiado es menor que el movimiento contable (el movimiento no est distribuido en su totalidad). No existen apropiaciones para el movimiento. Se exhibe, para cada cuenta listada, el importe histrico (en moneda corriente o en moneda extranjera) pendiente de apropiacin.
Plan de Cuentas
Este proceso lista el plan de cuentas en forma reducida o detallada. Los parmetros a ingresar son: Detallado, Desde Cdigo, Hasta Cdigo. El informe puede solicitarse ordenado por cdigo de jerarqua o cdigo de cuenta. Si se solicita ordenado por jerarqua y reducido, el informe presenta el plan de cuentas en forma de rbol. Detalla Apropiaciones: si activa este parmetro se incluirn, luego de listar cada cuenta, el detalle de las apropiaciones asignadas por defecto para facilitar el ingreso de asientos.
Consolidacin de Saldos
Este proceso brinda informacin consolidada de varias empresa y emite un informe de sumas ajustadas. Cada empresa tiene definido un plan de cuentas, que no necesariamente es igual al de otras empresas. Esto requiere que aclaremos algunos conceptos con respecto a la forma y sumarizacin del listado de Informacin Consolidada:
76 Informes Tango 2000 - Contabilidad
El listado tomar como base el plan de cuentas de una de las empresas a consolidar. Esta ser la primera sealada dentro de la lista de empresas que se presentan en la pantalla. Ante igual cdigo de cuenta, se efecta la suma de saldos y se lista con la descripcin que se encuentra en el plan de cuentas tomado como base. Si un cdigo de cuenta figura en el plan de cuentas de una empresa a consolidar y no figura en el plan de cuentas tomado como base, el sistema la ubicar buscando su dependencia jerrquica en el plan de cuentas base. De no hallarla, la agregar como cuenta de primer nivel.
La sumarizacin del listado la determina el plan de cuentas base, de acuerdo a su estructura jerrquica, y la integracin de saldos se realiza ante cdigos de cuenta iguales. Por ello, es conveniente que cuentas iguales tengan el mismo cdigo de cuenta en los planes de cuenta que desea consolidar. Ejemplo: Plan: Base Cd. Cta. Descripcin 20 Bancos Plan xxx Cd.Cta. Descripcin 20 Caja
En este ejemplo, el sistema sumarizar el saldo de la cuenta Caja en la cuenta Bancos y listar el total con la descripcin Bancos, lo que no sera coherente. Una vez invocado este proceso, se presenta una pantalla que muestra el nombre de todas las empresas que tienen su contabilidad almacenada en el sistema. Se podrn seleccionar dos o ms empresas, y para cada una de las empresas optar por: consolidar informacin del ejercicio actual. consolidar informacin del ejercicio anterior. no incluirla dentro de la consolidacin.
Cada opcin del campo Ejercicio a consolidar se visualiza con la leyenda ANTERIOR, ACTUAL o " " (blancos). La leyenda es conmutada en cada rengln al pulsar <Enter>.
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Esto se debe a que no necesariamente todas las empresas tienen la misma fecha de comienzo y finalizacin de cada ejercicio. A continuacin, se ingresarn los siguientes parmetros: Fecha Hasta,
El proceso no se realizar si no existe una interseccin entre las fechas de los ejercicios sealados. El sistema valida que la fecha lmite (campo Fecha Hasta) pertenezca a la interseccin mencionada. Los dems ingresos son idnticos al proceso de Balance. Los ajustes se realizan de acuerdo a los ndices que se encuentren cargados para cada empresa.
78 Informes
Anlisis Multidimensional
Introduccin
Las herramientas para el anlisis multidimensional constituyen un elemento clave para el nivel gerencial, ya que permiten un anlisis totalmente dinmico e interactivo, y ofrecen resultados giles y precisos sobre grandes volmenes de informacin. El concepto de anlisis multidimensional se basa en la obtencin de diferentes vistas y resultados a partir de un conjunto de datos. Usted disea las vistas en funcin de un objetivo. Todos los datos disponibles se pueden "cruzar", "ordenar", "filtrar", "condicionar", "resumir", "detallar", "combinar", "agrupar". Para realizar un anlisis multidimensional se necesitan dos elementos: Un modelo de datos multidimensional (CUBO). Una herramienta interactiva que permita realizar un anlisis multidimensional, por ejemplo, Microsoft Excel.
Tango 2000 elabora modelos de datos multidimensionales y se integra en forma automtica con Microsoft Excel, generando tablas dinmicas y grficos.
Anlisis Multidimensional 79
Para las opciones de Liquidaciones de Sueldos puede consolidar: Detalle de Sueldos de diferentes empresas
Para las opciones de Detalle Contable puede consolidar: Detalle de Fondos, Ventas, Compras y Sueldos de una misma empresa Detalle de Fondos, Ventas, Compras y Sueldos de diferentes empresas
80 Anlisis Multidimensional
Esto permite reprocesar un rango de fechas, y reflejar las modificaciones realizadas en ese perodo (nuevos comprobantes, modificaciones, bajas, etc.), manteniendo un archivo histrico, al cual le adiciona novedades recientes en forma peridica. Si usted opta por acumular grandes perodos en una tabla Access, sugerimos hacer copias de resguardo de la tabla, sobre todo si en el mdulo realiza pasajes a histrico, ya que esa informacin no estar disponible durante la generacin multidimensional. Para un correcto mantenimiento es muy importante respetar las consideraciones de implementacin.
Anlisis Multidimensional 81
Panel de Control
El formato de fecha especificado en el panel de control deber constar de 4 dgitos para el ao (dd/mm/aaaa). Esta definicin es muy importante ya que de ello depende: El correcto mantenimiento de bases de multidimensionales generadas en Microsoft Access. datos
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Recomendamos consultar las ayudas correspondientes a tablas dinmicas en Microsoft Excel, para que explote al mximo las posibilidades de Anlisis Multidimensional.
Si usted volc la informacin en una tabla Microsoft Access, la tabla dinmica incluir toda la informacin que se encuentre en dicha tabla (adems del perodo que acaba de procesar). Para poder generar una tabla dinmica en base a una tabla Microsoft Access, deber tener instalada la aplicacin Microsoft Query, que permite utilizar datos de origen externo con Microsoft Excel o Microsoft Word. No es necesario que ejecute la generacin de tablas dinmicas para actualizar datos en Excel, Access o generar informacin en cualquiera de los destinos disponibles.
Configurar automtico
El sistema permite que la emisin de los informes para Anlisis multidimensional pueda programarse para un da y horario determinado.
Anlisis Multidimensional 83
Esta opcin habilita un programador de tareas automtico, aqu se establecen los parmetros para la emisin del anlisis multidimensional. Datos Generales: ingrese el rango de fechas a considerar. Los destinos posibles son: Base de dato Microsoft Access: si selecciona este destino, puede ingresar el nombre de la base de datos y de la tabla a generar. Tambin puede indicar si los datos sern analizados mediante una tabla dinmica de Excel. Si no define el nombre de una base, el sistema considerar los datos por defecto. Planilla de Clculo Microsoft Excel: si selecciona este destino, el sistema abrir un nuevo libro y hoja donde volcar la informacin. Tambin podr seleccionar si esos datos sern analizados mediante una tabla dinmica de Excel. Base de datos dBase: si selecciona este destino, puede ingresar el nombre de la base de datos a generar. Si no define el nombre de una base, el sistema considerar los datos por defecto.
Detalle Contable
Esta opcin permite generar un anlisis multidimensional basado en el detalle de los asientos registrados.
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Usted slo debe indicar el perodo que quiere procesar y seleccionar el destino de la informacin. El sistema: Genera un archivo multidimensional (CUBO) Si el destino es Microsoft Excel o Access ofrece la posibilidad de generar automticamente una tabla dinmica en Excel.
Nmero de Sucursal: este dato ser solicitado nicamente si usted no posee el mdulo de Stock en su instalacin, o bien, contando con l, an no complet el valor correspondiente en los parmetros del mdulo.
Todos los modelos propuestos tienen asignadas variables para filas y columnas, y ofrecen las variables ms significativas en el rea de pgina. A partir de all usted trabaja en forma interactiva. En todos los casos los cambios se realizan mediante acciones sencillas. Si no est familiarizado con el uso tablas dinmicas en Microsoft Excel consulte la ayuda correspondiente.
Cuentas
Es una vista con saldos acumulados. Por defecto se exhiben los totales de los primeros niveles del Plan de Cuentas acumulados por ao.
Centros de Costo
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Es una vista con sumas y saldos acumulados por centro de costo acumulados por ao.
Unidades Cotizables
Es una vista con sumas y saldos en unidades para cada cuenta cotizable acumulados ao.
filtro se utiliza para optimizar la vista correspondiente a Cuentas Cotizables. Tipo de cuenta: se obtiene del Plan de cuentas con el siguiente criterio:
Cdigo
AC PA PE GA
Descripcin
Activo Pasivo Perdida Ganancia
Resultado
N N S S
Saldo Habitual
D H D H
Automtico.
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E j
Tanto en los procesos de Anulacin como Modificacin, al referirnos al perodo actual (que es una de las opciones que presentan), se entiende que ste es siempre el ltimo perodo del ejercicio anterior, ya que no es posible deshacer cierres peridicos por medio de este mdulo. Al anular el Cierre de Ejercicio, queda como perodo actual, el ltimo perodo cerrado automticamente en el proceso Cierre de Ejercicio.
Procesos Peridicos
Este submdulo comprende el cierre de ejercicio, su anulacin y la recomposicin de saldos.
Cierre de Ejercicio
Este proceso realiza el cierre del ejercicio. Se comporta de la misma manera que su equivalente en el mdulo Ejercicio Actual. Para realizar este proceso, el sistema valida que se haya realizado previamente la anulacin del cierre de ejercicio. Cada vez que se realice el cierre de ejercicio completo, el sistema prepara el asiento de apertura correspondiente. Este podr ser registrado en el ejercicio siguiente invocando el proceso de Apertura en el mdulo Ejercicio Actual.
90 Ejercicio Anterior
Consultas
Este submdulo se comporta de la misma manera que su equivalente en el mdulo Ejercicio Actual.
Informes
Este submdulo se comporta de la misma manera que su equivalente en el mdulo Ejercicio Actual.
Ejercicio Anterior 91