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01-07-2009

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Adempimenti Ict e conservazione

La sfida dell'ingegnerizzazione coinvolge sempre pi la categoria
VINCENZO TIBY* Annunci Google Lungi da me l'idea di voler aprire dibattiti (abbiamo gi affrontato nelle opportune sedi formative ordinistiche le peculiarit del documento informatico) Aziende PMI n tantomeno utilizzare neologismi, eppure mi preme sottolineare l'incalzante, Imprese progressiva ed al tempo stesso invasiva "ingegnerizzazione" della nostra Finanziamenti PMI beneamata professione contabile e fiscale. Importanti novit ci costringono a nuovi adempimenti telematici come al solito Rimini imposti, stavolta anche con l'imprimatur del "Garante". Con la Circolare n30/E del 25 giugno scorso sono state illustrate le novit relative alle procedure di abilitazione ai servizi telematici dell'Agenzia delle Entrate. Con la risoluzione n 158/E del 15 giugno scorso l'Agenzia delle Entrate fa un importante passo avanti in materia di conservazione sostitutiva dei documenti contabili e fiscali. Ma procediamo con ordine. Il Garante per la protezione dei dati personali, con provvedimento datato 18 settembre 2008, ha previsto la realizzazione, da parte dell'Agenzia delle Entrate, di un piano di riforma dei canali Entratel e Fisconline affinch fossero adeguati a migliori standard di sicurezza. Specificatamente nel summenzionato provvedimento stato richiesto: l'introduzione di un sistema di scadenza di password; il divieto di utilizzo di credenziali generiche per societ ed enti; attribuzione di utenze telematiche ad personam. Con provvedimento del Direttore dell'Agenzia delle Entrate del 10 giugno scorso stato dato seguito alle prescrizioni previste dal provvedimento del Garante. Per quanto attiene al primo punto, a decorrere dal 4 febbraio 2009, l'Agenzia delle Entrate ha adottato un sistema di password policy che prevede la messa a disposizione per gruppi di utenti di una funzionalit di avviso di scadenza e di cambio password. Gli utenti che hanno aderito al servizio "sms & e-mail" riceveranno apposito messaggio con invito a modificare entro 90 giorni la password per poter accedere ai servizi telematici dell'Agenzia delle Entrate. Tale messaggio reso disponibile anche nella sezione riservata dell'utente registrato. L'operazione va ripetuta ogni 90 giorni. Per quanto relativo al divieto di utilizzo di utenze generiche, si registra una radicale modifica delle credenziali di accesso ai servizi telematici da parte di soggetti diversi dalle persone fisiche. Questi ultimi entro il 31 agosto 2009 sono tenuti a comunicare all'Agenzia delle Entrate i nominativi dei cosiddetti gestori incaricati, persone fisiche tenute a loro volta ad individuare e segnalare eventuali operatori incaricati che hanno il compito di utilizzare i servizi telematici in nome e per conto dell'ente (pubblico o privato) che li ha autorizzati in tal senso. La comunicazione effettuata dal rappresentante legale o negoziale, risultante in anagrafe tributaria, pu avvenire nelle seguenti modalit: on line a mezzo di apposita funzione del sito dedicato ai servizi telematici; presentando modulo cartaceo all'Ufficio dell'Agenzia delle Entrate che ha rilasciato l'abilitazione. Da segnalare inoltre che anche le persone fisiche abilitate ai servizi Entratel possono avvalersi della nuova procedura, in ragione del particolare assetto organizzativo adottato nell'esercizio della propria attivit professionale. L'attribuzione ad personam delle credenziali di accesso ai servizi telematici si realizza al fine di identificare i soggetti che in concreto effettueranno le transazioni telematiche per conto di societ ed enti. Importanti novit anche sul fronte della conservazione sostitutiva dei documenti contabili, fiscali ed amministrativi in genere. La risoluzione 158/E del 15 giugno 2009 sancisce la possibilit di acquisire l'immagine del documento analogico tramite il processo di generazione dello spool (o rappresentazione grafica). Rispetto a precedenti interpretazioni relative al DM 23/01/2004, l'Agenzia apre alla possibilit di non sottoporre a scansione il documento che rester archiviato in formato cartaceo solo per il periodo antecedente il processo di conservazione sostitutiva che prevede il generarsi del documento informatico contenente marca temporale e firma digitale. Si ricorda a tal proposito cos come chiarito dalla Circolare 45/E del 2005 e poi ribadito con la Risoluzione 161/E del 2007, che il processo di conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche debba avvenire entro i quindici giorni dal ricevimento/emissione delle stesse. Per quanto concerne i libri contabili si ricorda che con l'introduzione dell'art.2215 bis del codice civile, a seguito dell'approvazione della Legge 2/2009, la conservazione sostitutiva prevista ogni tre mesi a far data dalla messa in opera a mezzo apposizione di marca temporale e firma digitale. *Presidente Commissione ICT ODCEC Napoli
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