SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS. TCNICA DEL VALOR GANADO.

(PRCTICA EMERGENTE PMI)

GRUPO DE PROCESOS REAS CONOCIMIENTO DE LA DIRECCIN DE PROYECTOS (PMI)

Lnea Base del TIEMPO (Cronograma). Lnea Base del ALCANCE

Iniciacin
Integracin

Planificacin
Integracin Alcance

Ejecucin
Integracin Alcance Tiempo

Seguimiento y Control
Integracin
Alcance Tiempo Costos.

Cierre
Integracin

Lnea Base del COSTOS

Tiempo Costos. Calidad. R.R.H.H

Calidad (QA) R.R.H.H Comunicacin

Calidad (QC).

Comunicacin

Comunicacin Riesgos Adquisiciones

Comunicacin Riesgos

Adquisiciones

Adquisiciones

Adquisiciones

Las tres Lineas bases suelen combinarse en una para Medir el Desempeo

SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS

Solicitar detalle Lider 1 Lider 2 Lider 3

Desarrollo Fabricas

Planificar y Controlar las tareas asignadas, y el proyecto en general

Asignaciones, cargar status Cargar insumos, tareas, asignacin horas, etc.

Cronograma

Seguimiento al rendimiento de costos y esfuerzos. Detectar variaciones en la lnea base, Y desvos. Realizar estimaciones en condiciones Futuras.

PMO

VALOR GANADO A QUE RESPONDE

Cunto trabajo hemos realizado? Cundo se va a terminar el proyecto? Estamos dentro del cronograma autorizado? Estamos dentro del presupuesto autorizado? Cunto dinero hemos gastado?

Cunto ms hay que gastar para alcanza el trmino?

Hemos hecho lo que dijimos que bamos a hacer? Etc.

DESCRIPCIN DEL VALOR GANADO

UTILIDAD
El anlisis del valor ganado es una herramienta de la direccin de Proyectos para medir el rendimiento del Proyecto que integra Alcance, Costos y medicin del cronograma (Tiempo), sirviendo como seal temprana de peligro para prevenir el sobrecosto o el retraso, adems de poder realizar proyecciones de rendimiento futuro o cmo se comportar el proyecto mas adelante. cuando ste es completado.

QUE SIGNIFICA Costo del trabajo realizado, es decir, mecanismo para mostrar cmo el
trabajo realizado incorpora valor al proyecto: Tiene algn valor la estructura de un edificio sin terminar? Tiene algn valor el retrabajo?

Corresponde al progreso en el logro del objetivo y el VALOR que aporta el

esfuerzo invertido al Proyecto, es el trabajo GANADO cuando ste es completado.

EL ANLISIS DEL VALOR GANADO PERMITIR:

ACTIVIDADES PARA LA UTILIZACIN DEL VALOR GANADO

PROCESOS

PROCESO DEL VALOR GANADO

PMO

Lder de Proyecto (*)

(*)

(*)

DESCRIPCIN DE FRMULAS Y EJEMPLOS VALOR GANADO

(OBSERVACION: SE MANEJA UTILIZANDO MS-PROJECT Y MS-EXCEL)

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METRICAS DEL VALOR GANADO

1. PV Valor Planeado (Planned
Value) Costo presupuestado del trabajo para completar una actividad hasta un momento determinado. Cunto trabajo se debe haber terminado a la fecha de anlisis?

2. EV Valor Ganado (Earned Value) (Se conoce como la Lnea Base del
desempeo)
Cunto trabajo realmente se termin a la fecha de anlisis?

Costo presupuestado ($) para el trabajo realmente completado de una actividad durante un perodo de tiempo determinado.

3. AC Costo Real

(Actual Cost) Costo total incurrido en la realizacin del trabajo completado durante un perodo de tiempo determinado. Cunto es el costo real en que hemos incurrido para el trabajo ya realizado? .

4. BAC Presupuesto al trmino o conclusin

El valor planificado total para el proyecto. Es la suma de todos los presupuestos asignados a un proyecto y aprobados.
Cunto fue el presupuesto para el esfuerzo total del Proyecto?

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CASO PRACTICO (1)

Un Proyecto de Construccin tiene como objetivo construir 20 Km de camino, el costo total del proyecto es de $ 300.000 con un costo de $15.000 por Km construido. El cronograma toma 8 semanas para completar el trabajo. Estando en la 2 semana se toma el Estado del avance, encontrando que el equipo ha construido 4Km y ya se han gastado $55.000. Cmo podemos saber como va el Proyecto? Utilizando las variables mencionadas, comenzamos el anlisis: Clculo de Valor Planificado (PV): Si el avance es de 2 semanas de 8, eso es equivalente a decir 2/8 =0,25, en otras palabras el avance planificado era de un 25%, luego, si el costo total del proyecto es $300.000, habra que calcular 300.000*0,25
PV= $75.000

Clculo de Valor Ganado (EV): Hemos terminado 4 km, y por cada km tenemos un costo presupuestado de $15,000. El valor Ganado ser igual a: 15,000 *4 km
EV= $60.000

Clculo de Costo Real (AC): El costo total gastado a la fecha segn el enunciado es de:
AC= $55.000

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EJEMPLO : INFORME TABULADO DE DESEMPEO

En la fecha de Anlisis se determina las tres mtricas bsicas (PV, EV y AC). PV se calcula de la lnea base, EV del porcentaje completado del trabajo presupuestado y el AC extrado del Sistema de Costos.

Fecha de anlisis

Acumulado hasta la fecha de anlisis

PV

acumulado hasta la fecha de anlisis

EV

acumulado hasta la fecha de anlisis

AC

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INDICADORES DE VARIACIN (EFICIENCIA)

1. CV Variacin del Costo
(CV = EVAC) Medida de rendimiento en funcin de los costos con relacin a un proyecto. Un valor positivo indica que estamos por sobre el presupuesto (favorable), y un valor negativo, que estamos por encima del presupuesto (desfavorable).

2. SV Variacin de Cronograma

(SV=EV-PV) Medida de rendimiento del cronograma en un proyecto. Un valor positivo indica que estamos en tiempo (favorable), una condicin negativa indica que estamos atrasados (desfavorable).

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CASO PRACTICO: VARIACIONES

CONTINUACIN (2)

Con los valores que ya calculamos, determinaremos la variacin en EVT PV= $ 75.000 EV= $ 60.000 AC= $ 55.000 BAC=$300.000

Clculo de Variacin Cronograma (SV): Para encontrar la medida de desempeo del cronograma debemos utilizar la frmula SV= EV-PV, luego SV=60.000-75.000
SV= $15.000

Clculo de Variacin de Costos (CV): Para encontrar la relacin entre el desempeo real y los costos gastados, utilizaremos la frmula CV= EV-AC, luego CV=60.000-55.000
CV= $5.000

Anlisis hasta aqu: Ya que SV es positiva, indica que se ha trabajado mas de lo presupuestado. Por otra parte CV al ser positivo, nos indica que an estamos por sobre el presupuesto, que si bien los costos consumidos estn dentro de los presupuestado equivalente a decir que se gan mas de lo que se gast.

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NDICES DE DESEMPEO
1. SPI ndice rendimiento desempeo Cronograma
SPI = 1 EN TIEMPO SPI > 1 ADELANTADO SPI < 1 RETRASADO

(SPI = EV/PV)

Una medida de eficiencia en funcin del cronograma de un proyecto. Muestra el valor del trabajo realizado comparado con lo que se haba planeado.

2. CPI ndice rendimiento desempeo Costo

(CPI = EV/AC) Una medida de eficiencia en funcin de los costos. Muestra cuantas unidades de dinero de trabajo se obtuvieron para la cantidad de unidades de dinero gastadas en el trabajo. (Los fondos se estn o no utilizando eficientemente)
CPI = 1 EN PRESUPUESTO CPI > 1 DEBAJO DE PRESUPUESTO CPI < 1 POR ENCIMA DEL PRESUPUESTO

(Se sugiere sacarlo en periodos mensuales e ir registrndolos, para luego graficarlo)

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CASO PRACTICO: NDICE DESEMPEO

CONTINUACIN (3)

Con los valores que ya hemos calculado, determinaremos cuaneficientemente estamos utilizando los recursos y el tiempo. BAC=$300.000 SV= 15.000 PV= $ 75.000 CV= 5.000 EV= $ 60.000 AC= $ 55.000 Clculo ID de Cronograma (SPI): Para encontrar la medida de avance logrado en comparacin al avance planificado, utilizaremos la frmula SPI=EV/PV, luego SPI= 60.000/75.000 SPI= 0,80 Clculo ID de Costos (CPI): Para encontrar la medida del valor trabajo completado en comparacin con el costo o avance real, utilizaremos la frmula CPI= EV/AC, luego CPI=60.000/55.000
CPI= 1,09

Anlisis hasta aqu: Como el SPI es menor a 1, significa que la cantidad de trabajo efectuada es menor que la prevista, en otras palabras, slo estamos progresando al 80% del ritmo originalmente planificado, por otra parte, el ndice CPI al tener un valor mayor a 1, nos indica que al momento del control, ganamos $1,09 por cada $ que invertimos en el proyecto.
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NDICES DE DESEMPEO
3. CSI ndice de Costo -Programacin
(CSI = SPI*CPI) Mide el grado de compensacin entre el CPI y el SPI. Esta medida es til cuando uno de los ndices (CPI o SPI) es mayor que 1 y el otro es menor que 1 (caso del ejemplo), para dar una idea de la posibilidad de recuperacin del proyecto, compensando costos con tiempo o al contrario. Entre mas se aleje CSI de 1.0, menor es la posibilidad de que el Proyecto se recupere.

METRICA
0.9 < CSI < 1.2 OK 0,9 < CSI < 1.2 1.2 < CSI < 1.3 Chequear CSI < 0.8 CSI >1.3 Critico

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CASO PRACTICO: NDICE DESEMPEO

CONTINUACIN (4)

Como resultado de los clculos, hemos descubierto que si bien si bien los costos consumidos estn dentro de los presupuestado, el problema es que estamos progresando a una tasa inferior a la planificada, luego, es pertinente calcular la posibilidad de recuperacin de los retrasos en virtud de las mtricas establecidas. SPI= 0,80 CPI= 1,09

Clculo ndice costo-Cronograma (CSI): Para encontrar la medida compensacin, utilizaremos la frmula CSI=CPI*SPI, luego CSI= 0,80*1,09
CSI= 0,87 = 0,9

de

Anlisis hasta aqu: Al momento del control, est dentro de los rangos de recuperacin, segn la mtrica pre establecida.

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PROYECCIONES E NDICES
1. EAC Estimacin a la conclusin
(EAC = AC+BAC-EV) El costo estimado que se espera para terminar el Proyecto, representa el valor estimado del trabajo planificado pendiente por ser ejecutado hasta el final del Proyecto, en un momento dado.
A la fecha de anlisis, cunto esperamos que cueste el proyecto total ?

2. ETC Estimacin hasta la conclusin

(ETC = EAC AC)

Costo previsto necesario para terminar todo el trabajo pendiente de ser ejecutado hasta el final del Proyecto, en un momento dado.
A la fecha de anlisis, cunto mas esperamos que cueste terminar el proyecto?

3. TCPI ndice de desempeo por completar

(TCPI =(BACEV)/(BAC AC) Proyeccin calculada del desempeo de costos que debe lograrse para el trabajo restante, con el propsito de cumplir con una meta de gestin especificada, tal como BAC o EAC. Determina la eficiencia que se debe alcanzar en el trabajo restante para llegar a un punto determinado del proyecto.
Para mantenernos dentro de presupuesto, que tasa debemos alcanzar para el trabajo restante?

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CASO PRACTICO: PROYECCIONES CONTINUACIN (5)

Clculo Estimado al Termino (EAC): Utilizando la frmula EAC = AC+BAC-EV, el resultado sera $55.000+$300-000-$60.000
EAC= $295.000

Clculo de Costo por gastar (ETC): Si hemos construido 4 Km, nos restan para terminar 16 Km(a), cuyo costo por Km es de $15.000 (b), luego lo que resta por gastar es 16*$15.000= $240.000. Para obtener el resultado de ETC, utilizaremos su frmula ETC = EAC AC = $295.000-$55.000
ETC= $240.000

Clculo Indice desempeo trabajo por completar (TCPI): Si BAC > EAC, que lo es, entonces utilizando la frmula, (BAC EV) / (BAC AC), $240.000/245.000
TCPI= 0,9 90%

Anlisis hasta aqu: El anlisis indica, que de acuerdo al desempeo hasta ahora lo que proyectamos terminar gastando para finalizar el proyecto sera $295.000 (EAC), sin embargo para lograr no sobrepasar el presupuesto inicial, debe subir en un 10% (TCPI) y mantenerse as.
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VARIACIONES
1. VAC Variacin presupuesto al trmino
(VAC = BAC EAC) Determina si el proyecto finalizar por sobre o por debajo del presupuesto.
A la fecha de anlisis, que tanto por encima o por abajo del presupuesto estaremos al final del Proyecto?

2. SAC Variacin del plazo al al trmino

(VAC = Plazo original/SPI) Determina si el proyecto finalizar en el tiempo definido o retrasado.

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CASO PRACTICO: PROYECCIONES CONTINUACIN (6)

Clculo Variacin presupuesto al trmino (VAC): Utilizando la frmula, VAC = BAC EAC , 300.000 - $295.000
VAC= $5.000

Clculo Variacin cronograma al trmino (SAC): Si el plazo original son 8 semanas, segn la frmula Plazo Original/ SPI, SAC= 8/0,8
SAC= 10

Anlisis hasta aqu: El anlisis indica, que de continuar el Proyecto con el mismo ritmo, finalizara por sobre el presupuesto en $5.000, pero con 2 semanas de retraso, es decir , en 10 semanas.

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CASO PRACTICO: ANLISIS FINAL

Al momento del Control, el anlisis indica que :

El Proyecto est progresando con un esfuerzo de slo un 80% de la tasa originalmente planificada (SPI).
Sin embargo tiene claras posibilidades de recuperar el 20% de atraso (CSI). Por otra parte, en relacin al presupuesto, el gasto incurrido fue menor al presupuestado originalmente (CPI), ya que por cada $ invertido, se gener 1,09% del entregable previsto y se mantiene hasta la completitud del Proyecto. Se estima que el presupuesto final al trmino del Proyecto sera de $295.000 (EAC) lo que indica que finalizara con un monto a favor de $5.000 (VAC).

Sin embargo, para lograr no sobrepasarlo, debe subir su desempeo de costo en un 10% (TCPI) y mantenerse as.
Finalmente, en relacin al tiempo, se estima que el Proyecto terminara con 2 semanas de retraso, es decir , en 10 semanas en vez de las 8 planificadas inicialmente.

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EJEMPLO: GRFICA DEL DESEMPEO

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EJEMPLO: INFORME TABULADO DEL DESEMPEO

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CONCLUSIONES
El seguimiento y control de los proyectos permite: Conocer el avance del proyecto para proveer informacin clara a los involucrados acerca de esto. Identificar tempranamente problemas y darle seguimiento. Proveer estimaciones crebles. Identificar causas de variaciones y tomar acciones adaptativas que permitan responder sistemticamente a los cambios en el proyecto. Proveer informacin para tomar las acciones correctas.

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Muchas Gracias.

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