PREFEITURA MUNICIPAL DE RESTINGA SCA SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRAO DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAO

MANUAL DE ARQUIVO

RESTINGA SCA 2012

UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA - UFSM Centro de Cincias Sociais e Humanas - CCSH Curso de Arquivologia Avenida Rorama, N 1000 - Bairro Camobi CEP 97105-900 - Santa Maria/RS Telefone: (55)3220-9256 - FAX: (55) 3220-9255 Internet: www.ufsm.br/arquivologia

PREFEITURA MUNICIPAL DE RESTINGA SCA - PMRS Secretaria Municipal de Administrao - SMA Rua Moiss Cantarelli, N 368 - Bairro Centro CEP 97200-000 - Restinga Sca/RS Telefone: (55) 3261-3200 Internet: www.restingaseca.rs.gov.br

ELABORAO DO MATERIAL Daiane Regina Segabinazzi Pradebon Lisieli Rorato Dotto Estudantes do Curso de Arquivologia - UFSM ORIENTAO Snia Elizabete Constante Prof. do Departamento de Documentao - UFSM REVISO Dbora Flores Arquivista do Departamento de Arquivo Geral - UFSM Ivanita Bordignon Arquivista da Prefeitura Municipal de Restinga Sca PMRS Liziani Deglinomini Assistente Administrativa da Prefeitura Municipal de Restinga Sca - PMRS

NDICE

MANUAL DE ARQUIVO...............................................................4
Apresentao................................................................................................4 Introduo.....................................................................................................4 Objetivos.......................................................................................................4

ESTRUTURA ADMINISTRATIVA DA PMRS...............................5 SISTEMA DE ARQUIVOS DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL SIARQ.........................................................................6 TERMINOLOGIA..........................................................................7 NORMA INTERNACIONAL DE DESCRIO DE FUNES E A CLASSIFICAO ARQUIVSTICA.....................................10
Criao do Fundo da PMRS.......................................................................11 Elaborao do Plano de Classificao ....................................................12

PROCEDIMENTOS DE ORDENAO DOCUMENTAL...........15 REFERNCIAS..........................................................................19 CONSIDERAES FINAS.........................................................20

APNDICE A Plano de Classificao da SMA......................................21

ORGANIZAO DE ARQUIVOS CORRENTES

MANUAL DE ARQUIVO
Apresentao

Os arquivos correntes so considerados aqueles que constituem objeto de consulta frequente dos servidores. A organizao de arquivos correntes tem por objetivo ordenar toda a massa documental existente nos departamentos, utilizando-se de mtodos e rotinas adequadas.

Este manual foi elaborado para, de forma prtica e resumida, orientar servidores da Secretaria Municipal de Administrao no desenvolvimento dos trabalhos de

organizao de arquivos correntes. Introduo As informaes produzidas e acumuladas por

entidades pblicas no exerccio de suas atividades so registradas em documentos pblicos, instrumentos essenciais para a tomada de deciso, comprovao de direitos individuais e coletivos e para o registro da memria social. Assim, a gesto arquivstica tem seu valor, pois aqui que a informao processada para melhor atender a

necessidades de seus usurios. O presente manual foi elaborado com base no projeto de arquivo desenvolvido pelas alunas do Curso de

Arquivologia da Universidade Federal de Santa Maria e servir de orientao quanto organizao arquivstica de documentos. Objetivos Estabelecer critrios e procedimentos para a

organizao dos arquivos correntes da Secretaria Municipal de Administrao da Prefeitura Municipal de Restinga Sca buscando, assim, orientar os servidores na gesto dos documentos.

ESTRUTURA ADMINISTRATIVA DA PMRS

A Prefeitura Municipal de Restinga Sca - PMRS desempenha, atravs das Secretarias Municipais, atividades distintas, mas com objetivos comuns: a administrao dos bens de social interesse e pblico, colaborar buscando para suprir o as

desenvolvimento

cultural,

econmico

necessidades dos cidados restinguenses. A estrutura administrativa da PMRS atualmente regida pela Lei Municipal N 2568/2009, sendo composta por 4 (quatro) rgos de assessoramento, ligados diretamente ao prefeito e 9 (nove) Secretarias Municipais que compe os rgos de administrao geral e especfica do Municpio, dentre elas a Secretaria Municipal de Administrao, subordinada ao Gabinete do Prefeito, conforme o organograma apresentado na figura abaixo. A Secretaria Municipal de Administrao - SMA responsvel pelos servios de protocolo e informaes, documentao, pessoal e informtica e incumbida da conservao e preservao dos documentos de arquivo.

SISTEMAS DE ARQUIVO DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL SIARQ

Ao SIARQ compete orientar e capacitar os rgos Executivos para implantao dos instrumentos de Gesto Documental e estabelecer

diretrizes para gesto, preservao e acesso aos documentos de arquivo. A Instruo Normativa N 01/2008, dispe sobre o Plano de Classificao de Documentos PCD e a Tabela de Temporalidade de Documentos TTD, para os rgos da Administrao Pblica Direta do Estado do Rio Grande do Sul RS e d outras providncias. Segundo o Manual de Implantao de Instrumentos Arquivsticos do Sistema de Arquivo do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS) o Plano de Classificao de Documentos um instrumento elaborado a partir do estudo das estruturas e funes da instituio e da anlise dos documentos por ela produzidos e em por finalidade a padronizao da classificao documental nos diversos rgos da Administrao Direta do Rio Grande do Sul. Dessa forma, o Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade propostos seguiram o referido Manual e as polticas arquivsticas adotadas pela Arquivista da instituio partindo do estudo das estruturas e funes da PMRS, sobretudo na SMA, com enfoque na anlise dos documentos por ela produzidos.

TERMINOLOGIA
Acondicionamento Embalagem ou guarda de documentos visando sua preservao e acesso.

TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA

Para definio dos termos

Arquivamento

utilizou-se como

1 Sequncia de operaes intelectuais e fsicas que visam base o Dicionrio guarda ordenada de documentos. 2 Ao pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitao.

Brasileiro de Terminologia Arquivstica DBTA do Arquivo

Arquivo Corrente Conjunto de documentos, em tramitao ou no, que, pelo seu valor primrio, objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administrao.

Nacional.

Arquivos Pblicos 1 Arquivo de entidade coletiva pblica,

independentemente de seu mbito de ao e do sistema de governo do pas. 2 Arquivo integrante da administrao pblica.

Atividade-Fim Atividade desenvolvida em decorrncia da finalidade de uma instituio. Tambm chamada atividade finalstica.

Atividade-Meio Atividade que d apoio consecuo das atividades-fim de uma instituio. Tambm chamada atividade

mantenedora.

Avaliao Processo de anlise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinao, de acordo com os valores. Classe Primeira diviso de um plano de classificao ou de um cdigo de classificao. Sendo a subclasse a subdiviso de uma classe. Classificao 1 Organizao dos documentos de um arquivo ou coleo, de acordo com plano de classificao, cdigo de classificao ou quadro de arranjo. 2 Anlise e identificao do contedo de documentos, seleo da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir cdigos. 3 Atribuio a documentos, ou s informaes neles contidas, de graus de sigilo, conforme legislao especfica. Tambm chamada classificao de segurana. Gesto de Documentos Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento. Mtodo de Arquivamento Sequncia de operaes que determina a disposio dos documentos de um arquivo ou coleo, uns em relao aos outros, e a identificao de cada unidade. Plano de Classificao Esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise do arquivo por ela produzido. Expresso geralmente adotada em arquivos correntes.

Prazos de Guarda Prazos, definidos na tabela de temporalidade e baseados em estimativas de uso, em que documentos devero ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermedirio, ao fim do qual a destinao efetivada. Tambm chamado perodo de reteno ou prazo de reteno.

Princpio da Provenincia Princpio bsico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia no deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Tambm chamado princpio do respeito aos fundos.

Princpio do Respeito Ordem Original Princpio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou famlia que o produziu.

Recolhimento 1 Entrada de documentos pblicos em arquivos permanentes, com competncia formalmente estabelecida. 2 Operao pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermedirio para o arquivo permanente.

Sistemas de Arquivamento Conjunto de rotinas, procedimentos e mtodos de arquivamento

compatveis entre si, tendo em vista a organizao e a preservao de documentos ou arquivos, bem como o acesso s informaes neles contidas.

Tabela de Temporalidade Instrumento de destinao, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condies de guarda tendo em vista a transferncia, recolhimento, descarte ou eliminao de documentos.

NORMA INTERNACIONAL DE DESCRIO DE FUNES E A CLASSIFICAO ARQUIVSTICA

Destaca-se, a utilizao da Norma Internacional para Descrio de Funes - ISDF como principal instrumento utilizado para identificao do fluxo documental e pela descrio das funes, atividades da SMA e seus relacionamentos. Teve-se como base o estudo da estrutura desta secretaria e sua produo documental. A norma ISDF foi elaborada pelo Comit de Boas Prticas e Normas na Alemanha em 2007, na cidade de Dresden, publicada no Brasil pelo Arquivo Nacional em 2008 e aborda a descrio de funes em sistemas arquivsticos de informao. A norma tem por objetivo auxiliar na preparao de descries de funes para a produo e manuteno dos arquivos. A anlise das funes bastante importante para a organizao de um arquivo. De acordo com a norma ISDF os documentos arquivsticos so o produto direto do exerccio das funes, enquanto as relaes entre os documentos de arquivo e as entidades coletivas podem variar ao longo do tempo devido s alteraes orgnicas J as relaes entre os documentos e as funes permanecem constantes. Deste modo a descrio das funes contextualiza a produo dos documentos: como e porque os documentos foram produzidos, usados e a sua relao com outros documentos. Os elementos de descrio de funes organizam-se na Norma ISDF em quatro reas: rea de identificao (identifica a funo e define um ponto de acesso normalizado), contextualizao (informao sobre a natureza e contexto da funo), relacionamentos (as relaes com outras funes ou suas subdivises so registradas e descritas) e a rea de controle (a descrio de uma funo especificamente identificada, tal como a informao sobre como, quando e por qual instituio arquivstica foi criada a descrio). A Norma tambm fornece diretrizes para associar descries de funes a descries de documentos arquivsticos.

Para melhor distribuir e visualizar as reas de descrio das funes foram elaboradas planilhas para a coleta de informaes dentre os departamentos da SMA, conforme apresentada na Figura 2.

Figura 2: Planilhas adaptadas para descrio de funes da Norma ISDF.

Nota-se que possvel elaborar a descrio tanto de uma funo, de uma subfuno, de uma atividade e relacion-las entre si e, at mesmo, relacionar uma atividade com o(s) documento(s) que dela gera-se. Para tanto necessrio analisar atravs de constituio legal e projetos de arquivo a estrutura e funcionamento da PMRS, a fim de identificao dos objetivos, caractersticas de cada funo e subfuno e, especialmente, o fluxo documental. Aps a coleta dos dados e transcrio das informaes para as planilhas da Norma ISDF inicia-se a etapa de levantamento da produo documental. Para isso adota-se a observao in loco, alm de conversas informais com os funcionrios. Estes dados devem ser registrados nas planilhas, onde se descrevem os tipos documentais associados s atividades geradoras.

CRIAO DO FUNDO DA PMRS

Para Rousseau e Couture (1998) h dois graus do princpio da provenincia que devem ser respeitados: o primeiro consiste em isolar e

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circunscrever a entidade que possa formar um fundo de arquivo, feito isso o segundo grau visa o respeito da ordem interna deste grupo. Considerando os princpios para criao de um fundo de arquivo, estabelecidos por Duchein e depois de constatadas as exigncias para tal, foi estabelecido o Fundo de Arquivo da PMRS apresentado no Quadro 1, podendo-se verificar o fundo estabelecido e como foi estruturado as suas subdivises no que tange a SMA.

Quadro 1: Estruturao do Fundo de Arquivos da PMRS.

No caso estudado ficou determinado como Fundo a Prefeitura Municipal de Restinga Sca e a Secretaria Municipal de Administrao como Grupo. Tratando-se da classificao de documentos dos arquivos correntes da SMA, e seguindo os padres estabelecidos pela arquivista da PMRS, foi decidido utilizar os termos Classes e Subclasses para designar,

respectivamente, as Subfunes e as Atividades da Secretaria.

ELABORAO DO PLANO DE CLASSIFICAO

O Plano de Classificao (Apndice A) foi elaborado a partir de uma anlise funcional, isto , com a definio e o entendimento das funes da Secretaria Municipal de Administrao, estabelecendo que o documento seja classificado conforme a atividade que o produziu. Esta estrutura facilita a busca/consulta e o arquivamento de documentos e, ainda, auxilia os servidores a compreender a relao existente entre os documentos e as atividades dos quais resultam. 12

Dessa forma, o emprego da Norma ISDF facilita a elaborao de uma classificao arquivstica, com apresentado no Quadro 2 verifica-se que a classe originou-se em razo das atividades realizadas pelo Departamento de Informtica.

Quadro 2: Classe originada das atividades desenvolvidas pelo Departamento de Informtica.

Grifada na cor verde, possvel visualizar a classe denominada Gesto de Informtica, coletada para o preenchimento das planilhas de descrio de funo utilizando a Norma ISDF. Sendo assim, ao aprofundar-se nas atividades do Departamento de Informtica, foram coletadas as suas subclasses, grifadas na cor azul e, consequentemente, destacados em cinza os seus tipos documentais, como se percebe no Quadro 3.

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Quadro 3: Subclasses e tipos documentais do Departamento de Informtica.

Com a utilizao das planilhas (Norma ISDF) foi possvel facilitar o trabalho de identificao das classes, subclasses e tipo documentais, que posteriormente foram utilizadas na confeco do Plano de Classificao. Somente deu-se incio ao processo de classificao documental aps a identificao dos tipos documentais resultantes de cada atividade desenvolvida na Secretaria, veja o exemplo abaixo:

Quadro 4:

No exemplo apresentado no Quadro 4 possvel perceber que os tipos documentais, grifados na cor cinza, tambm seguem o mesmo processo das classes e subclasses. Com os dados coletados atravs do emprego da Norma ISDF foi possvel elaborar tambm, a Tabela de Temporalidade de Documentos, como uma proposta para auxiliar a arquivista da instituio durante a realizao do processo de avaliao. 14

PROCEDIMENTOS DE ORDENAO DOCUMENTAL

A adoo de uma determinada forma de ordenao deve considerar dois aspectos principais: os interesses dos usurios e a perspectiva de avaliao e eliminao de documentos. Sendo que a ordenao proposta no crie dificuldades para os funcionrios que ficaro diretamente incumbidos dela. A etapa primordial da ordenao de documentos de arquivo a elaborao de um plano de classificao, este vai constituir a base para s ento dar incio organizao propriamente dita. O ideal que todas as unidades e rgos de uma instituio compartilhassem de um nico instrumento de classificao que facilite a organizao, o acesso, alm, de tornar mais eficiente coordenao e a gesto de documentos. Dessa forma, antes de se guardar os documentos nas pastas, caixasarquivos e mveis correspondentes, os funcionrios em geral devem obedecer a uma sequncia de etapas simples e fundamentais:

1. Separar os documentos de uso frequente (arquivo corrente) daqueles que pouco so procurados (arquivo intermedirio) e, por ltimo, separar os documentos de valor histrico que iro para o arquivo permanente.

Nesta etapa de notria importncia a existncia da Tabela de Temporalidade de Documentos legalizada e aprovada por Lei. Dessa forma o servidor poder consult-la e dar a destinao adequada ao documento. Caso no exista uma tabela deve-se constatar o Arquivista responsvel pela instituio.

2. Eliminar apenas os documentos em duplicidade (cpias e vias); documentos tipo convite, cartas de agradecimento, cartes,

documentos que findaram o prazo de guarda no arquivo corrente (desde que no tenha nenhuma outra destinao).

O ideal seria que todos os documentos produzidos pela instituio estivessem comtemplados na Tabela de Temporalidade, com sua destinao final correspondente (veja o Quadro 5). Para que isso acontea preciso informar ao profissional de arquivo a produo documental do setor de trabalho.

Quadro 5: Tabela de Temporalidade de Documentos da SMA.

necessrio separar os documentos que iro ser eliminados, guardalos em local reservado, preferencialmente em caixas-arquivo com etiquetas de identificao. Deve-se fazer uma lista de eliminao e enviar ao Arquivista para autorizao e descartar os documentos apenas quando tiver sido autorizado. 3. Os documentos de valor permanente e que cumpriram seu prazo de guarda corrente e intermedirio nos setores de trabalho devem se enviados ao Arquivo Geral para tratamento, como limpeza de sujidades, retirada de grampos, clipes, durex, etc. Materiais que com o tempo enferrujam e danificam o documento. 4. Definir o mtodo de ordenao para os documentos que iro permanecer nos setores de trabalho.

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Este mtodo deve facilitar o acesso documentao desejada. Para no errar nesta etapa, o melhor fazer uma analise nos documentos e verificar qual sua natureza. importante que os documentos de uma mesma atividade sejam guardados juntos. Para tanto existem alguns mtodos de ordenao apresentados abaixo, conforme o DBTA (2005):
Mtodo alfabtico: Mtodo de ordenao que tem por eixo o alfabeto. Mtodo alfanumrico: Mtodo de ordenao que tem por eixo a combinao de letras e nmeros. Mtodo decimal: Mtodo de ordenao que tem por eixo um plano prvio de distribuio dos documentos em dez grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em dez subclasses e assim por diante. Mtodo digito-terminal: Mtodo de ordenao que tem por eixo um cdigo numrico dividido em grupos de dgitos, lidos da direita para a esquerda, que indicam a disposio fsica dos documentos. Mtodo duplex: Mtodo de ordenao que tem por eixo a distribuio dos documentos em grandes classes por assunto, numeradas consecutivamente, que podem ser subdivididas em classes subordinadas mediante o uso de nmeros justapostos com traos de unio. Mtodo geogrfico: Mtodo de ordenao que tem por eixo aspectos geogrficos. Mtodo numrico simples: Mtodo de ordenao que tem por eixo o nmero atribudo s unidades de arquivamento. Mtodo numrico-cronolgico: Mtodo de ordenao que tem por eixo o nmero e a data dos documentos. Mtodo temtico: Mtodo de ordenao que tem por eixo os assuntos presentes, explicitamente ou no, nos documentos. Tambm chamado mtodo ideogrfico ou mtodo por assunto.

5. Aps definir a ordenao dos documentos deve-se proceder ao arquivamento propriamente dito, em pastas e caixas-arquivo correspondentes.

Nesta etapa importante identificar os documentos utilizando etiquetas e colar espelhos de identificao nas caixas-arquivo, indicando a unidade de arquivamento, os tipos documentais, a atividade correspondente a sua produo (subclasse), a funo correspondente (classe) e as datas de produo. Veja o modelo ao lado.

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Deve-se considerar que ao arquivar os documentos correspondentes a uma atividade (subclasse) no se misture aos arquivos de outra atividade. Dessa forma, a cada nova subclasse (atividade) deve-se comear a numerar novamente. Assim, para Arquivos Setoriais que no possuem um sistema de busca, como um banco de dados, esse processo permite facilitar a visualizao e procura pelos documentos solicitados. Por fim, o arquivamento correto e a localizao imediata dos documentos dependero basicamente da preciso e cuidado com que cada uma destas etapas iro ser executada.

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CONSIDERAES FINAIS
O presente manual tem como objetivo orientar os profissionais e usurios da Prefeitura Municipal de Restinga Sca PMRS na aplicao de uma classificao arquivstica nos arquivos correntes, intermedirios e permanentes da instituio. Com esse manual busca-se atender as necessidades arquivsticas da PMRS, onde tomou-se como exemplo a Secretaria Municipal de

Administrao. Nessa secretaria foram elaborados instrumentos, como o Plano de Classificao e a Tabela de Tabela de Temporalidade de Documentos (ainda no aprovada), que so considerados essenciais para desenvolvimento das atividades de uma instituio, que serviram de exemplos para esse manual.

REFERNCIAS
BERNARDES, Ieda Pimenta; DELATORRE, Hilda. Gesto Documental Aplicada. So Paulo: Arquivo Pblico do Estado de So Paulo, 2008.

INSTITUTO BRASILEIRO DE E GEOGRAFIA ESTATSTICA - IBGE; Disponvel em: <http://www.ibge.gov.br/cidadesat/topwindow.htm?1> Acesso em: 02 de out. 2011.

ISDF: Norma internacional para descrio de funes. Traduo de Vitor Manoel Marques da Fonseca. 1. ed. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2008.

LOPES, Lus Carlos. A nova arquivstica na modernizao administrativa/Luis Carlos Lopes; prefcio de Helosa Liberalli Bellotto. Rio de Janeiro: outubro, 2000.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: Editora da Fundao Getlio Vargas, 2004.

SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos modernos: princpios e tcnicas. Traduo de Nilza Teixeira Soares. 6. ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2006.

Sistema de Arquivo do Estado do Rio Grande do Sul - SIARQ/RS. Manual de Implantao dos instrumentos arquivsticos: Plano de Classificao de Documentos e Tabela de Temporalidade de Documentos. Porto Alegre, maio de 2007.

APNDICE A: PLANO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DA SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRAO.

FUNDO: PREFEITURA MUNICIPAL DE RESTINGA SCA. GRUPO A: SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRAO. 01

01.01

GESTO DE PESSOAL (CLASSE)

SELEO E RECRUTAMENTO DE PESSOAL (SUBCLASSE)

01.01.01 Dossi de Concurso Pblico: Edital de abertura de concurso, Extrato de edital. Recorde de jornal com a publicao de edital, Edital de homologao de inscrio, Memorando de solicitao de providncias para realizao de provas, Edital de retificao de inscrio, Mandato de acompanhamento de agente do Ministrio Pblico,Atas de realizao de provas escritas e listas de presena, Atas de fechamento de lacre de envelope, Ata de abertura de lacre de carto de resposta, Ata de vista de provas, Ata de abertura de lacre de gabarito, Modelo de provas, Edital de divulgao de gabarito oficial, Parecer de recursos contra gabaritos de provas objetivas, Formulrio de recursos, Pareceres dos recursos contra gabarito da prova objetiva, Edital de divulgao de resultados de provas escritas e convocao para a prova prtica, Edital de resultado de recursos, Edital de convocao de provas de ttulos e de prova prtica, Ata de realizao de prova prtica e lista de presena, Modelo de grade para a prova prtica, Edital de resultado da prova prtica e de ttulos, Relatrio de notas da prova prtica, Relatrio da prova de ttulos, Edital de resultado de recursos, Relatrio de candidatos com notas empatadas, Ata de sorteio de desempate, Edital de homologao final de concurso pblico, Relatrio estatstico de presena de candidatos, Edital de prorrogao de concurso pblico 01.01.02 Ficha de controle de inscrio de candidato 01.01.03 Editais de convocao de candidatos a emprego pblico 01.01.04 Relao de admisses por concurso pblico 01.01.05 Dossi de Candidato a emprego pblico: Currculo de candidato a emprego pblico, Ficha de inscrio de candidato a emprego pblico, Provas dos candidatos 01.01.06 Portaria de nomeao 01.01.07 Termo de admisso de servidor 01.01.08 Portaria de designao de cargo temporrio 01.01.09 Ficha de registro de empregado 01.01.10 Dossi de servidor ativo: * Cpia da carteira de identidade, do CPF, do Ttulo Eleitoral, do comprovante de votao, da Certido de Casamento ou Nascimento, da certido de filhos menores de 14 anos, da Carteira de Trabalho CTPS, do Carto de PIS / PASEP, do certificado de

concluso de escolaridade / graduao, da Carteira de Motorista (para cargo especfico), do certificado de reservista ou dispensa de incorporao, do comprovante de endereo; Foto para identificao; Atestado de sade de admisso; Declarao de bens; comprovante de conta no Banco Banrisul; Declarao de vnculo empregatcio (somente para quem possui outro emprego). 01.02 EXPEDIENTE DE PESSOAL (SUBCLASSE) 01.02.01 Relatrio do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados - CAGED 01.02.02 Relao de contribuio sindical, assistencial e confederativa 01.02.03 Comprovante de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Servio - FGTS 01.02.04 Recibo de entrega da Relao Anual de Informaes Sociais - RAIS 01.02.05 Recibo de cadastramento no Programa de Formao do Patrimnio do Servio Pblico - PASEP 01.02.06 Relatrio do PASEP 01.02.07 Memorando solicitando alteraes de categoria funcional 01.02.08 Portaria de concesso de promoo 01.02.09 Portaria de enquadramento de funcionrios em novo regime 01.02.10 Portaria de convocao de funcionrios 01.02.11 Portaria de cedncia de funcionrios 01.02.12 Portaria de exonerao de cargo 01.02.13 Termo de aviso prvio para pedido de exonerao 01.02.14 Termo de resciso de trabalho 01.02.15 Formulrio do Perfil Profissiogrfico Previdencirio - PPP 01.03 CONTROLE DE FREQUNCIA (SUBCLASSE) 01.03.01 Folha Ponto 01.03.02 Atestado de efetividade de funcionrios 01.03.03 Memorando de comunicao de faltas no justificadas 01.03.04 Formulrio de justificativa de atraso do ponto 01.03.05 Relao de funcionrios com ocorrncias 01.03.06 Relatrio de horas-extras 01.03.07 Certido de tempo de servio de funcionrio 01.03.08 Grade de tempo de servio 01.04 CONCESSO DE DIREITOS, VANTAGENS E BENEFCIOS (SUBCLASSE) 01.04.01 Portaria de concesso de vantagem 01.04.02 Portaria de concesso de gratificao mensal 01.04.03 Portaria de concesso de adicional de salrio 01.04.04 Memorando solicitando licena prmio 01.04.05 Portaria de concesso de licena prmio 01.04.06 Pedido de incluso/excluso de Plano Odontolgico e Plano de Sade 01.04.07 Pedido de filiao/desfiliao de Sindicato 01.04.08 Termo de Responsabilidade para Salrio Famlia 01.04.09 Portaria de concesso de licena gala 01.04.10 Portaria de concesso de licena luto 01.04.11 Portaria de concesso de licena para tratamento de sade 01.04.12 Portaria de concesso de licena por causa de familiares 01.04.13 Portaria de concesso de licena maternidade 01.04.14 Portaria de concesso de licena interesse particular 01.04.15 Portaria de concesso de afastamento para treinamento 01.04.16 Certificado de participao em eventos

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01.04.17 Memorando solicitando concesso de frias 01.04.18 Planilha de Escala de frias 01.04.19 Relao de funcionrios afastados 01.04.20 Portaria de concesso de aposentadoria 01.04.21 Requerimento de auxlio transporte 01.04.22 Atestado de viagens normais e extras de professores 01.04.23 Declarao de no beneficirio do auxlio transporte 01.02.24 Nota de emprenho de pedido de passagens 01.02.25 Demonstrativo de pagamento de passagens a servidores municipais 01.05 ELABORAO DA FOLHA DE PAGAMENTO (SUBCLASSE) 01.05.01 Relatrio de consignaes do Banrisul CEF 01.05.02 Ficha financeira individual 01.05.03 Relatrio geral de pagamentos dos servidores por secretaria 01.05.04 Recibo de pagamento de salrio (contracheque) 01.05.05 Relatrio anual de Declarao do Imposto de Renda Retido na Fonte - DIRF 01.05.06 Comprovante de Recolhimento do Instituto Nacional do Seguro Social-INSS 01.05.07 Relatrio de contribuio de pagamento no INSS 01.06 CONTROLE DESLIGAMENTO (SUBCLASSE) 01.06.01 Dossi de servidor aposentado * 01.06.02 Dossi de servidor exonerado * 01.06.03 Dossi de servidor falecido * 01.06.04 Dossi de pensionista 02 GESTO DA DOCUMENTAO (CLASSE) 02.01 CONTROLE E ACOMPANHAMENTO DO TRMITE (SUBCLASSE) 02.01.01 Livro de controle de emprstimos de documentos 02.02 CLASSIFICAO, AVALIAO E DESTINAO DE DOCUMENTOS (SUBCLASSE) 02.02.01 Plano de Classificao de Documentos de Arquivo 02.02.02 Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo 02.02.03 Termo de eliminao de documentos 03 COMUNICAO ADMINISTRATIVA (CLASSE) 03.01 CONTROLE E REGISTRO DE PROTOCOLO (SUBCLASSE) 03.01.01 Solicitao de atendimento 03.01.02 Protocolo 03.01.03 Recibo de entrega 04 GESTO DE INFORMTICA (CLASSE) 04.01 AQUISIO DE EQUIPAMENTOS DE INFORMTICA (SUBCLASSE) 04.01.01 Memorando de solicitao de compra de equipamentos de informtica 04.01.02 Ofcio de solicitao de emprstimo de equipamentos multimdia 04.02 INSTALAO E MANUTENO DE EQUIPAMENTOS E PROGRAMAS DE INFORMTICA (SUBCLASSE) 04.02.01 Memorando de solicitao interna de conserto de equipamentos de informtica 04.02.02 Ofcio de solicitao de externa de assistncia tcnica de equipamentos de informtica 04.02.03 Memorando de solicitao de instalao de equipamentos de informtica 04.02.04 Memorando de solicitao de manuteno de programas de informtica

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