Colombia Mdica

Vol. 32 N 3, 2001

El diseo de un plan estratgico en sistemas de informacin en el Servicio de Odontologa del Centro de Salud de Silo, Cali
Jairo Corchuelo, O.D. *
RESUMEN Se presenta la aplicacin de una herramienta de la administracin de los sistemas de informacin en uno de los servicios ofrecidos por un centro de salud dependiente de la Secretara de Salud Pblica Municipal de Cali, como el servicio de odontologa, empleando como metodologa la tecnologa BSP/SA (Business System Planning for Strategical Alignment) que identifican las estrategias corporativas y aportan elementos para el diseo de un plan estratgico permanente en sistemas de informacin y tecnologa informtica. La aplicacin de la herramienta facilita el entendimiento de los procesos que hacen parte de la prestacin de los servicios de salud como el servicio de odontologa y genera salidas que facilitan la toma de decisiones.

Palabras claves: Sistemas de informacin. Planeacin de sistemas. Procesos. Plan estratgico. La falta de informacin oportuna y confiable que permita al personal directivo del Centro de Salud de Silo y a otros niveles administrativos de la Secretara de Salud Pblica Municipal de Cali, tomar decisiones efectivas y eficaces en el mejoramiento de los programas de salud oral en cada uno de sus puntos de atencin, es un problema que se agrava al no contar con un plan estratgico en sistemas que oriente el desarrollo de los sistemas de informacin en salud oral 1,2 del Centro de Salud de Silo (CSS). Los programas de cmputo con que cuenta actualmente el CSS no brinda una solucin integral de informacin. Existe falta de cultura tecnolgica en los funcionarios, como tambin hardware en algunas de las secciones del centro de salud. Esto no permite hacer el anlisis de la oferta y la demanda del CSS e instituciones dependientes, lo lleva a dificultar su transicin en empresa competitiva frente a otras opciones de salud que han comenzado a aparecer a raz del nuevo escenario originado en la aplicacin del Sistema General de Seguridad Social en Salud3,4. El actual sistema de informacin no monitorea oportunamente la morbilidad atendida por el Servicio de Odontologa. Tampoco es oportuna la informacin discriminada por prevencin, tratamiento y rehabilitacin, dirigidas a mejorar las con*

diciones de salud de los usuarios. Por ltimo, no se pueden ofrecer paquetes de salud oral especficos segn el riesgo de enfermedad de la poblacin. Si se tiene en cuenta lo anterior, es necesaria una aplicacin enmarcada dentro de un plan estratgico, que d respuesta a las necesidades de informacin requeridas en uno de los servicios ofrecidos en el CSS como el servicio de odontologa. Este estudio busca establecer los elementos estratgicos que permitan el anlisis y el rediseo del Sistema de Informacin de Salud Oral del Centro de Salud de Silo. MATERIALES Y MTODOS El estudio que se realiz en esta investigacin es descriptivo-exploratorio. Parti del conocimiento integral y totalizador del fenmeno que se investig; se determin el rea problemtica, se identificaron elementos y se presentan soluciones o alternativas para el rediseo del sistema de informacin del CSS. Al realizar esta investigacin se utiliz el mtodo de anlisis, donde se replantea una situacin que ya existe con el fin de presentar una solucin adecuada para el manejo de la informacin. Las fuentes primarias y la recoleccin

Profesor, Escuela de Odontologa, Facultad de Salud, Universidad del Valle, Cali.

de la informacin se hizo a travs de la observacin directa en el CSS calificando las siguientes caractersticas de los aplicativos existentes: sistema operativo (conectividad con UNIX, escalabilidad en cuanto a nmero de usuarios), manejo virtual de recursos (memoria, lneas de comunicacin), ambiente de trabajo (multi-usuarios), controles (manejo de LOG de errores, manejo de LOGs de acceso no autorizados al sistema), control de acceso a nivel de usuarios (asignacin de identificacin, claves y permisos, niveles de acceso a archivos, niveles de acceso a directorios, programas y procedimientos de control, suspensin de accesos por intentos no autorizados), software de administracin de elementos activos de red (generacin de informes y estadsticas), niveles de seguridad. Entrevistas ejecutivas PETI (Plan Estratgico de Tecnologa Informtica); para estas entrevistas se efectu una lista de chequeo con los siguientes puntos: seleccin de ejecutivos por entrevistar; hacer programa para las entrevistas; definir secuencias de las entrevistas; generar reuniones con entrevistados; los funcionarios: directora del CSS; jefe de estadstica del CSS; jefe de estadstica del Sistema Local de Salud N 1; jefe de estadstica del nivel central de la Secretara de Salud Municipal de Cali; coordinador de odontologa del CSS; jefe de salud oral de la Secretara de Salud Pblica Municipal; auxiliares de odonto-

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loga. Las entrevistas ejecutivas implican preguntas claves con respecto a las estrategias del CSS, respecto a los procesos, respecto a las entidades. Se tom como referente el modelo de empresa de la firma Data S.A. Una vez diseado el instrumento de medicin, se procedi a codificar los datos del anlisis. Para el anlisis univariado se emplearon las siguientes herramientas de la estadstica descriptiva: frecuencias de oportunidades de informacin segn procesos y entidades; como medida de tendencia central se utiliz el promedio en la evaluacin del software y del soporte. En este anlisis, se evaluaron las oportunidades de informacin al considerar qu tanta participacin tienen los entrevistados en cada estrategia, cul es su responsabilidad en cada proceso y cules son los requerimientos de entidades de datos. Se determinaron los siguientes criterios: el impacto como ventaja competitiva y soporte a las estrategias, los beneficios, la demanda de informacin a nivel de los entrevistados y los factores crticos de xito en cuanto al riesgo y a la cuanta de la inversin econmica y tecnolgica. Con estos datos se hizo una ponderacin de alternativas. En el desarrollo del Plan Estratgico de Tecnologa Informtica en salud oral para el CSS, se utiliz la tecnologa BSP/ SA 4 (Business System Planning for Strategical Alignment) a fin de identificar las estrategias corporativas, desarrollar un modelo de empresa y comprometer el nivel gerencial en la implantacin y mantenimiento de un sistema de informacin y tecnologa informtica permanente. RESULTADOS El nuevo contexto de la salud en Colombia, el papel que tiene la tecnologa de sistemas de informacin en las organizaciones, la responsabilidad social y la relacin de las instituciones de salud con su entorno y con el ambiente, llevan al CSS a desarrollar un Plan Estratgico de Tecnologa Informtica (PETI), que d respuesta a la misin que se ha trazado en uno de sus servicios, el programa de odontologa, y articular los cambios organizacionales con los avances que se presentan en tecnologa informtica. El modelo organizacional del rea de odontologa del CSS, establece cuatro grandes bloques donde quedan definidos los procesos (Cuadro 1), las estrategias (Cuadro 2), las entidades (Cuadro 3) y las unidades organizacionales (Cuadro 4), pues reflejan sus distintas relaciones a travs de seis matrices a saber: estrategias vs. organizacin ; estrategias vs. procesos ; procesos vs. organizacin; entidades vs. estrategias; entidades vs. procesos; entidades vs. organizacin. Las unidades organizacionales se identificaron teniendo en cuenta la estructura de los niveles decisorios relacionados con el servicio de salud oral (anlisis funcional-unidades organizacionales relacionadas con salud oral). En la matriz estrategia vs. organizacin, se identific la responsabilidad primaria de las unidades organizacionales en cada una de las estrategias del Servicio de Salud Oral del CSS. De los procesos identificados, el Programa de Salud Oral tiene responsabilidad primaria en 8 (73%) procesos. Se encontr que la entidad que ms comparte datos segn los procesos establecidos, es la de servicios. Los datos de esta entidad son creados por los procesos de elaboracin de planes de atencin, con un mayor uso en la elaboracin del plan operativo, consecucin de materiales, evaluacin del servicio de salud oral, elaboracin de historia clnica y elaboracin de presupuesto. Adems se encontraron las siguientes situaciones: las aplicaciones existentes en el CSS producen informes aislados pero no se cuenta con un sistema integrado de informacin gerencial. La alta gerencia carece de informacin oportuna que le permita hacer simulaciones, proyecciones y ayudas para la toma de decisiones en forma eficiente, efectiva y eficaz. El anlisis realizado al soporte del sistema actual de la informacin permiti identificar como fortaleza la infraestruc-

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Cuadro 1 Procesos identificados en el rea de odontologa del CSS
Eaoa pa oeaio lbrr ln prtv Conseguir materiales E t b e e r dd a e c e e s r i i salcr e e tnin n l evco de odontologa 4 Elaborar planes de atencin a pacientes . 5 E a u re s r i i d s l do a . vla l evco e au rl 6 A m t rl sp c e t s . dii o aine 7 Eaoa hsoi cia . lbrr itra lnc 8 R g s r rl e o u i nd l h s o i . eita a vlc e a itra cia lnc 9 Elaborar presupuesto . 1. P g r l s s r i i s o o t l g c s 0 aa o evco dnoio raiao elzds 1. D s r o l rl p r i i a i nc m n t r a 1 earla a atcpc ouiai 1 . 2 . 3 .

Cuadro 2 Estrategias del Servicio de Odontologa del CSS. Cali, 1998

1 . 2 . 3 . Lograr capacidad de respuesta en o o t l g as f c e t ,e i i n eye i a dnoo uiine fcet fcz P o o c o a s r i i so o t l g c s rprinr evco dnoio integrales a la Comuna 20 Fomentar participacin ciudadana en la c n t u c d e t l sd v d s l d osrcin e sio e ia aua be l

Cuadro 3 Entidades identificadas en el Servicio de Odontologa, CCS

1 . 2 . 3 . 4 . 5 . 6 . 7 . Empleado Paciente Proveedor Srii evco Equipo e instrumental Insumos Factura

Cuadro 4 Utilidades organizacionales segn niveles decisorios en la SSPM y el CSS

1 . 2 . 3 . 4 . 5 . 6 . 7 . 8 . 9 . Programa salud oral del CSS Direccin del CSS Estadstica del CSS Almacn del CSS Contabilidad de costos Sistemas del Silos 1 Unidad de Epidemiologa, rea odontol g an v lc n r ld l S P d C l o ie eta e a SM e ai Unidad de planeacin del nivel central SSPM de Cali Unidad de seguridad social a nivel central de la SSPM de Cali

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tura en hardware que tiene la empresa actualmente, que es adecuado para el trabajo continuo demandado por la organizacin. En la evaluacin realizada a la administracin de la informacin, la calificacin dada al alineamiento del sistema de informacin con la estrategia corporativa, tuvo una importancia promedio de 3.3 y un desempeo promedio de 1.5 en una escala de 1 a 5. Los entrevistados calificaron como muy importante la participacin del ejecutivo de sistemas de informacin en el proceso de planeacin estratgica corporativa; el impacto de la tecnologa informtica en el plan estratgico corporativo; la medicin que se hace al sistema de informacin por su contribucin al comportamiento del servicio. La calificacin promedio dada al planeamiento del sistema de informacin (1.6); planeamien-to de las arquitecturas (1.6), la administracin de los datos (1.8), fueron bajas tanto en la medicin importancia como en el desempeo. De las dos aplicaciones que actualmente soportan el sistema de informacin, una la desarroll el rea de sistemas del nivel central de la Secretara de Salud, utilizado por los puestos de salud y el Silos; la otra ha sido adquirida y utilizada por el CSS a la empresa PROSA; la seccin de estadstica brinda apoyo informtico a las diferentes secciones del CSS con dificultades de oportunidad en la entrega de algunos informes. Tanto el software desarrollado por la Secretara como el adquirido por el CSS cubre slo algunas reas de la empresa (consulta intramural, vacunacin y cartera ) pero no es suficiente para dar respuesta oportuna a las necesidades de informacin de los diferentes niveles de direccin de la empresa. Como el CSS tiene centralizados todos los procesos en un solo punto, no se desarrolla la arquitectura geogrfica de la red recomendada en la metodologa BSP/ SA. En la planeacin estratgica del CSS, el rea de sistemas de la Secretara no ha participado activamente. Los empleados desconocen los procesos que se desarrollan en otras secciones de la empresa. La ponderacin de alternativas encontr la necesidad imperativa que tiene la organizacin de establecer un plan corporativo de sistemas de informacin e implantar un sistema de informacin integrado que permita incluir el servicio de odontologa para conocer desde la propia fuente la informacin de la atencin integral de pacientes, razn de ser de esta empresa. La informacin suministrada permite establecer polticas, estrategias y organismos para el control de la informacin. Como polticas se sugiere: 1. El desarrollo de la tecnologa informtica lo debe dirigir la Secretara de Salud con participacin de los Silos e instituciones prestadoras de referencia. 2. Desarrollar una cultura informtica que brinde un clima propicio para desarrollar el plan estratgico y mantener su continua actualizacin. 3. Disear mecanismos para evaluar la seguridad, control e integridad de los datos, calidad y buen uso de la informacin y de los recursos informticos. 4. Definir niveles de responsabilidad en el manejo de los sistemas de informacin de la Secretara y todas sus dependencias. 5. El sistema de informacin debe ser flexible, amigable y servir de apoyo a la toma de decisiones. 6. Capacitar y asesorar en el uso de herramientas de cmputo adecuadas a las necesidades del usuario para que resuelva con sus propios recursos algunos requerimientos de informacin. Como estrategias informticas se sugiere: 1. Capturar toda la informacin requerida y corregir datos en el punto donde se produce la informacin. 2. Evaluar rigurosamente las solicitudes de los usuarios por parte del rea de sistemas. 3. La aplicacin rediseada debe responder por lo menos a 80% de las necesidades que se encontraron en este estudio. 4. Implantar planes de contingencia y

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niveles de autorizacin para los usuarios. 5. Capacitar y responsabilizar al usuario en la administracin, manejo y control de sus propios datos. 6. Unificar metodologas y estndares para el desarrollo del sistema de informacin de la Secretara de Salud. Como organismos de control se sugiere crear el comit de informtica, para fijar las polticas y establecer el curso de accin necesario, delinear responsabilidad sobre los datos de cada rea funcional y realizar funciones de control y monitoreo. Como parte de los elementos aportados al rediseo del sistema de informacin en salud oral, se generaron las siguientes salidas: 1. Anlisis de demanda: poblacin atendida por grupos de edades; distribucin por sexo; procedencia; tipo de seguridad social; primeras 10 causas de consulta; ndice de prevalencia de caries. 2. Anlisis de oferta: actividades de promocin, tratamiento y complementario medidas en unidades equivalentes; porcentaje de pacientes sanos en salud oral; promedio de citas por paciente; intensidad de uso; extensin de uso; porcentaje de pacientes controlados; productividad; rendimiento y porcentaje de cumplimiento. DISCUSIN La elaboracin de salidas al tener en cuenta las prioridades de informacin encontradas en el PETI, aporta elementos claros que permiten evaluar los servicios de odontologa, contribuir a la toma de decisiones y ratificar que los registros desarrollados son instrumentos de gestin que dan valor agregado a los programas de mejoramiento de atencin al usuario, como lo han planteado investigaciones anteriores en administracin de servicios de salud5. Con el PETI se corrigen errores que han caracterizado los sistemas de informacin en salud, como la acumulacin de datos aislados, baja confiabilidad, defi-

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ciencia en calidad, oportunidad y accesibilidad6-10. El proceso de descentralizacin en los servicios de salud de Cali, sin una poltica clara entre las unidades funcionales que conforman la Secretara de Salud, se ha reflejado en el desarrollo de los sistemas de informacin, al no contar con polticas claras en la administracin de la informacin, donde el primer nivel de direccin (llamado nivel central) y el segundo nivel (denominado SILOS), desarrolla sus soluciones informticas sin tener en cuenta las necesidades de informacin de las instituciones que prestan la atencin en salud (llamado nivel operativo y conformado por el Centro de Salud con sus puestos de salud, centro de salud y/o hospital). El PETI aporta pautas para reorientar la reorganizacin y establecer unidades organizacionales que logren la misin planteada por la Secretara de Salud y sus programas (Programa de Salud Oral), y prepara a las instituciones de salud para competir en el nuevo contexto de mercado que se ofrece en el nuevo SGSSS. Con los elementos que aporta el PETI, se puede redisear el sistema de informacin gerencial o conseguir en el mercado algn aplicativo que d respuesta por lo menos a 80% de las necesidades encontradas, y aporte elementos para el anlisis del servicio de odontologa (producto), capacidad de respuesta de la institucin que presta el servicio (plaza), de las tarifas segn los contratos (precio) y tiempo invertido en la promocin extramural e intramural del servicio (promocin); elementos necesarios para establecer planes de mercadeo social11. Capturar la informacin cuando se genere trae como ventaja minimizar los pasos intermedios hasta grabar en la base de datos, se reducen los papeles y el factor humano12-17. En el caso del CSS se debera aprovechar la infraestructura de hardware y orientar el desarrollo hacia la tecnologa cliente/servidor, para lo cual se requiere mejorar la informacin interna (recursos, productos o servicios, capacidad, eficiencia, conocimiento, otros) y considerar la informacin externa (usuarios, proveedores, tendencias, otros). En el mediano plazo se debe lograr conectividad del CSS con los puestos de salud, siguiendo los estndares de comunicaciones (protocolos de transporte y estndares de conversin de informacin). La definicin de procesos permite ver una perspectiva empresarial de lo que hace el CSS con su servicio de odontologa y la forma como opera; tambin permite un entendimiento de las interrelaciones del servicio de odontologa. A travs de la determinacin de estos procesos, el CSS puede ser efectivo en el cumplimiento de expectativas de los clientes internos como externos; adems de dar un uso adecuado de recursos de tiempo, dinero, equipo, recurso humano (mejorar eficiencia). Es indispensable acentuar los principios de la cultura informtica en los empleados del CSS, principalmente en aquellos directamente responsables de la captura de la informacin. En la medida en que las personas y los equipos se utilicen adecuadamente se optimizan los procesos, la informacin es ms confiable y los informes no perdern su vigencia en el momento de su consolidacin para una oportuna toma de decisiones. CONCLUSIONES La falta de un plan estratgico de siste-mas de informacin para la Secretara de Salud ha llevado a desarrollos infor-mticos que no dan respuesta oportuna ni confiable a las necesidades de informacin requerida en los diferentes niveles decisorios relacionados con el servicio de salud oral del CSS. La elaboracin del PETI en salud oral condujo a la bsqueda de soluciones eficaces como la generacin de salidas solicitadas tanto por los administradores de la consulta odontolgica como por los directivos de salud de diferentes niveles de decisin. Se mostr cmo los desarrollos externos (herramientas desarrolladas por personal especializado en gerencia estratgica

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de sistemas de informacin) pueden orientar en forma eficiente y efectiva en la implementacin de tecnologa informtica. SUMMARY This paper discuss the application of the methodology of Business System Planning for Strategical Alignment (BSP/ SA) to identify corporate strategies and to support elements for designing a strategic plan in information system and permanent technology computer. This was developed in a dental program in a Health Center in a community of Cali. This tool facilitates to understand processes within the public health services like the dental unit and creates exists to help decision making. Key words: Systems information. Planning systems. Processes. Strategic plan. REFERENCIAS
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