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GUIA PARA LA GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS
CONTRALORIA GENERAL DE SANTIAGO DE CALI
ALMA CARMENZA ERAZO MONTENEGRO CONTRALORA GENERAL DE SANTIAGO DE CALI
ISO 9001
TABLA DE CONTENIDO
1. DECRETO 4791 DE DICIEMBRE 19 DE 2008 2. ASPECTOS RELEVANTES DEL DECRETO 4791 DE 2008 3. MANUAL DE PRESUPUESTO DE LOS F.S.E 4. CAJA MENOR 5. REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE TESORERA 6. CONTRATO DE CONCESIN DE LA TIENDA ESCOLAR 7. ORGANIZACIN Y ADMINISTRACION DE LOS BIENES MUEBLES DE LAS INSTITUCIONES Y CENTROS EDUCATIVOS 8. ACTAS 9. INFORME DE GESTIN 10. BIBLIOGRAFIA
7 15 19
47 53
55 62 66 71
PRESENTACION La Contralora General de Santiago de Cali presenta esta guia para la Gestin Administrativa y Financiera de los Fondos de Servicios Educativos (FSE), cuyo origen es la necesidad apremiante de suministrar herramientas que aporten valor agregado al que hacer cotidiano de sus gestores fiscales y cuyo fin es el ejercicio eficiente de estas actividades, iniciando con una ubicacin de contexto mediante el anlisis de los cambios ms significativos introducidos por el Decreto 4791 de diciembre de 2008, para seguidamente abocar los temas financieros que son obligatorios en la administracin de los mencionados fondos. Es as que esta gua es un abanico de aportes y conocimientos de profesionales de diferentes disciplinas, que rene por medio de diferentes autores y normas la variedad de conceptos que se quieren transmitir en busca de una eficaz, eficiente y efectiva gestin por parte de los rectores institucionales y centros educativos. El valor agregado de esta cartilla consiste en trascender los aspectos meramente tericos y entregar guias y modelos de fcil adaptacin y adopcin a las particulares condiciones y necesidades de cada centro o institucin educativa, constituyndose en una herramienta que utilizada debidamente elevar los niveles de calidad en la prestacin del servicio pblico de la educacin, y con ella el mejoramiento integral de los educandos.
ALMA CARMENZA ERAZO MONTENEGRO Contralora General de Santiago de Cali
INTRODUCCIN La Gestin Administrativa y Financiera que le corresponde desarrollar a los rectores de instituciones y centros educativos o directores rurales, se constituye en una responsabilidad de la mayor transcendencia por el impacto que de la misma se deriva tanto en lo institucional como en lo personal. Cierto es que una adecuada programacin y ejecucin presupuestal permite atender de manera oportuna y eficiente las necesidades derivadas de cada proyecto que adelante la institucin. Por el contrario, una indebida planeacin y ejecucin presupuestal no slo impacta la calidad y oportunidad en la prestacin del servicio educativo, sino que tambin, de ordinario, encierra responsabilidades para el rector o director. Igual sucede en lo relacionado con el manejo de inventarios, caja menor y tesorera. Por tanto, se coloca a dispocisin del sector educativo de nuestra ciudad, esta gua que contiene el decreto 4791 de diciembre de 2008 que regula la materia, al igual que una serie de modelos que permitirn una adecuada adaptacin de acuerdo a la naturaleza de las instituciones: manual de presupesto de los FSE, caja menor, reglamento de tesorera, contrato de concesin de la tienda escolar, organizacin y administracin de los bienes muebles, actas varias y finalmente el informe de gestiin para la entrega formal del rector saliente al rector entrante.
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ADMINISTRACION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE ASPECTOS RELEVANTES DEL DECRETO 4791 DE 2008 Reglamentos y procedimientos requeridos por el Decreto 4791
? para tesorera. Reglamento ? para contratacin hasta los 20 SMLMV. Reglamento ? para el reconocimiento de gastos de viaje, transporte, hospedaje y Reglamento
manutencin de educandos y docente acompaante para la participacin en diversos eventos.
? para la utilizacin de bienes. Procedimiento ? para presupuesto y modificaciones del mismo. Procedimiento ? para la utilizacin de recursos de fondo para la realizacin de Procedimiento
eventos pedaggicos, cientficos, culturales, deportivos o la participacin de educandos en representacin del establecimiento educativo.
? para la explotacin de bienes. Procedimiento ? para las acciones de capacitacin inscritas en los planes de Procedimiento
mejoramiento institucional. DEFINICIN DEL FSE Los FSE se consideran:
? Cuentas contables. ? de gestin presupuestal. Mecanismos

Fueron creados para:
? de funcionamiento distintos a los de personal. Atender gastos ? adecuada administracin del ingreso. Garantizar una
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Se caracterizan por la autonoma en la administracin de los recursos por la carencia de personera jurdica. IMPLICACIONES DE LA CARENCIA DE PERSONERA JURDICA Aunque la institucin educativa carece de personera jurdica es una organizacin con:
?para la administracin de sus recursos. Autonoma ? para la ordenacin del gasto (el rector o director rural). Competencia ? para la suscripcin de contratos. Competencia ? la definicin de sus reglamentos y procedimientos. Potestad para ? patrimonio propio. Ausencia de
La ausencia de personera jurdica tiene una implicacin negativa frente al trmite de donaciones, ya que uno de los requisitos del beneficiario de una donacin (deducible en renta para quien la otorga) es haber sido reconocido como persona jurdica sin nimo de lucro (art. 125 ET). Las Instituciones Educativas cuentan con reconocimiento de carcter oficial que no es un equivalente de la personera. EL DECRETO 4791 TRAE COMO NOVEDADES CON RESPECTO AL DECRETO 992 DE 2001 LO SIGUIENTE: 1. La consideracin de los FSE como cuentas contables (antes el fondo era slo el mecanismo presupuestal). 2. La autonoma en la administracin y ejecucin de los recursos. 3. La inclusin de directores rurales en el marco de aplicabilidad de lo dispuesto para el FSE. 4. La precisin y definicin del trmino administracin de FSE. 5. La gran responsabilidad que se asigna a los consejos directivos frente a la administracin del FSE, definicin de reglamentos y procedimientos. 6. Se precisa la ausencia de personera jurdica, se confiere nuevamente la potestad en la ordenacin del gasto y se reconoce que no hay representacin legal.
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7. El presupuesto contina siendo aprobado por el consejo directivo, pero el decreto precisa que deber ser antes del inicio de la vigencia. 8. El consejo directivo deber:
? Aprobar reglamentos para tesorera (antes slo se determinaba la forma de

recaudos y pagos) y contratacin hasta los 20 SMLMV.
? Aprobar procedimientos para utilizacin de bienes, participacin y cuantas de

eventos, gastos de viaje para educandos.
? de viaje para educandos y docente acompaante. Aprobar gastos ? Aprobar inscripcin y participacin de educandos en competencias deportivas,
culturales, pedaggicas y cientficas.
?existencia y presentacin de estados financieros (antes los deba Verificar la

aprobar) y la publicacin de los informes mensuales de ejecucin de los recursos.
? Autorizar contratacin de servicios tcnicos y profesionales para gestiones

especficas y temporales.
? Autorizar cuantas para realizacin de actividades pedaggicas, cientficas,

culturales para educandos.
? la suscripcin de convenios en los que se destinen bienes o Autorizar

servicios a favor de la comunidad educativa. 9. Las adiciones presupuestales, adems de la aprobacin del consejo directivo, requieren la autorizacin de los entes territoriales certificados (antes slo requeran aprobacin del ente territorial las que superaban el 20% del presupuesto). 10.Como nuevas funciones de los rectores o directores rurales aparecen:
? La presentacin de informacin financiera, econmica, social y ambiental. ? acuerdo de presupuesto al ente territorial, numerado, fechado y El envo del
aprobado por el consejo directivo (al inicio de cada vigencia).
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? mensual de relacin de contratos. Publicacin ? a la comunidad educativa del informe de gestin anual, hasta el Presentacin
28 de febrero. 11. Se define el presupuesto anual como el instrumento de planeacin financiera (antes era slo instrumento financiero). 12.Estudio previo que garantice la cobertura de costos, cuando la institucin tenga la eventual explotacin de bienes; adicionalmente, se requiere aprobacin del ente territorial. 13.El presupuesto de ingresos no podr incluir recursos provenientes de crdito. 14.Los recursos de derechos acadmicos en los ciclos complementarios se articulan al presupuesto del FSE. 15.En la ejecucin presupuestal deben observarse todas las normas de austeridad en el gasto pblico (Decreto 1737 de 1998). 16.La entidad territorial deber informar a cada establecimiento educativo a ms tardar en el primer trimestre de cada ao el valor y las fechas de las transferencias. 17.El artculo 11 que seala expresamente la utilizacin de los recursos. 18.Las compras que se hagan deben figurar en el respectivo plan anual. 19.El pago de horas ctedra en los ciclos complementarios, con sujecin a la disponibilidad de los recursos del mismo. 20.La entidad territorial certificada debe ajustar el manual de funciones respecto de quien debe ejercer la funcin de tesorera o pagadura del FSE y el perfil profesional requerido. 21.La constitucin de la pliza del tesorero por el equivalente al monto del presupuesto en el ao anterior. 22.El requerimiento de dos firmas para el retiro de recursos, una de ellas deber ser la del ordenador del gasto.
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MANUAL DE PRESUPUESTO INTRODUCCION El presupuesto anual es el componente final del proceso de planificacin y contiene el cmputo anticipado de las rentas e ingresos que en el caso particular el Fondo de Servicios Educativos espera recibir bien por recursos propios, por transferencias de cualquier orden o por donaciones durante una determinada vigencia fiscal; es decir, el perodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre. De igual manera lo compone el estimativo de los gastos en que se incurrir para la adecuada prestacin del servicio educativo de acuerdo con lo establecido en los proyectos a desarrollar durante esa vigencia. Finalmente para la ejecucin adecuada, el presupuesto se complementa con las disposiciones generales que precisan y desarrollan los conceptos tanto para los ingresos como para los gastos. Los fondos de Servicios Educativos tienen la exigibilidad legal de realizar manejo presupuestal en atencin a las siguientes disposiciones contenidas en el Decreto 4791 de 2008, as: Artculo 2. DEFINICIN. Los Fondos de Servicios Educativos son cuentas contables creadas por la ley como un mecanismo de gestin presupuestal y de ejecucin de los recursos de los establecimientos educativos estatales para la adecuada administracin de sus ingresos y para atender sus gastos de funcionamiento e inversin distintos a los de personal. Artculo 5. FUNCIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO. En relacin con el Fondo de Servicios Educativos el consejo directivo cumple las siguientes funciones: Antes del inicio de cada vigencia fiscal, analizar, introducir ajustes y aprobar mediante acuerdo el presupuesto de ingresos y gastos del proyecto presentado por el rector o director rural. Artculo 7. PRESUPUESTO ANUAL. Es el instrumento de planeacin financiera mediante el cual en cada vigencia fiscal se programa el presupuesto de ingresos y de gastos. El de ingresos se desagrega a nivel de grupos e tems de ingresos, y el de gastos se desagrega en funcionamiento e inversin, el funcionamiento por apropiaciones y la inversin por proyectos. Artculo 8. PRESUPUESTO DE INGRESOS. Contiene la totalidad de los ingresos que reciba el establecimiento educativo a travs del Fondo de Servicios
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Educativos sujetos o no a destinacin especfica. Se clasificar en grupos con sus correspondientes tems de ingresos de la siguiente manera: 1. Ingresos operacionales. Son las rentas o recursos pblicos o privados de que dispone o puede disponer regularmente el Fondo de Servicios Educativos, los cuales se obtienen por utilizacin de los recursos del establecimiento en la prestacin del servicio educativo, o por la explotacin de bienes o servicios. En aquellos casos en que los ingresos operacionales sean por la explotacin de bienes de manera permanente, debe sustentarse con estudio previo que garantice la cobertura de costos y someterse a aprobacin de la entidad territorial. Cuando la explotacin del bien sea eventual debe contar con la autorizacin previa del consejo directivo y quien lo usa deber restituirlo en las mismas condiciones que le fue entregado. 2. Transferencias de recursos pblicos. Son los recursos financieros que las entidades pblicas de cualquier orden y sin contraprestacin alguna deciden girar directamente al establecimiento educativo a travs del FSE. 3. Recursos de capital. Son aquellas rentas que se obtienen eventualmente por concepto de recursos del balance, rendimientos financieros, entre otros. Pargrafo 1. Los ingresos operacionales del Fondo de Servicios Educativos no pueden presupuestar recursos por concepto de crditos o prstamos. Pargrafo 2. Los recursos financieros que se obtengan por el pago de derechos acadmicos del ciclo complementario en las escuelas normales superiores deben ser incorporados en el presupuesto del Fondo de Servicios Educativos como una seccin presupuestal independiente. Artculo 9. PRESUPUESTO DE GASTOS O APROPIACIONES. Contiene la totalidad de los gastos, las apropiaciones o erogaciones que requiere el establecimiento educativo estatal para su normal funcionamiento y para las inversiones que el Proyecto Educativo Institucional demande, diferentes de los gastos de personal. El presupuesto de gastos debe guardar estricto equilibrio con el presupuesto de ingresos y las partidas aprobadas deben entenderse como autorizaciones mximas de gasto.
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Artculo 10. EJECUCIN DEL PRESUPUESTO. La ejecucin de presupuesto del Fondo de Servicios Educativos debe realizarse con sujecin a lo determinado en la Ley 715 de 2001, el presente decreto y las disposiciones territoriales expedidas en materia presupuestal. En todo caso, deben observarse las normas vigentes en materia de austeridad del gasto y las que en adelante las modifiquen. El rector o director rural no puede asumir compromisos, obligaciones o pagos por encima del flujo de caja o sin contar con disponibilidad de recursos en tesorera, ni puede contraer obligaciones imputables al presupuesto de gastos del Fondo de Servicios Educativos sobre apropiaciones inexistentes o que excedan el saldo disponible. Pargrafo 1. Las transferencias o giros que las entidades territoriales efecten al Fondo de Servicios Educativos no pueden ser comprometidos por el rector o director rural hasta tanto se reciban los recursos en las cuentas del respectivo Fondo. La entidad territorial deber informar a cada establecimiento educativo estatal a ms tardar en el primer trimestre de cada ao, el valor y las fechas que por concepto de dichas transferencias realice, y dar estricto cumplimiento a la informacin suministrada. Pargrafo 2. Los ingresos obtenidos con destinacin especfica deben utilizarse nicamente para lo que fueron aprobados por quien asign el recurso. De las disposiciones antes citadas se deduce que las instancias competentes para la presentacin y aprobacin del presupuesto son el rector y el consejo directivo del Fondo de Servicios Educativos. En la etapa de ejecucin es el rector en su condicin de ordenador del gasto quien solicita certificados y registros presupuestales, para honrar las obligaciones onerosas que contraiga a nombre del centro o institucin educativa. Ahora bien, en el proceso de ejecucin puede presentarse la necesidad de realizar modificaciones, las cuales en materia presupuestal estn referidas a adiciones, traslados o reducciones. Las adiciones son aquellas que modifican el monto total del presupuesto por la incorporacin de un nuevo recurso no previsto en el presupuesto o por un recaudo superior al previsto inicialmente. Los traslados son modificaciones que no varan el total del presupuesto sino que cambian la composicin del mismo; el traslado se realiza mediante la disminucin de un rubro existente (contra crdito) para incrementar (acreditar) uno insuficiente o para crear uno que no haba sido previsto inicialmente.
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Las reducciones son la decisin definitiva de no ejecutar un monto determinado de gastos por inexistencia de recursos para su financiacin o por razones de poltica fiscal. Las reducciones afectan siempre el monto total del presupuesto. Debe tenerse presente que las modificaciones que no afecten las partidas globales aprobadas por el Consejo Directivo, pueden realizarse mediante acto administrativo del rector. En todo caso las adiciones requieren siempre de la aprobacin del consejo directivo. Ejemplo: RESOLUCIN No (Enerode.) Por medio de la cual se liquida el presupuesto de rentas y de gastos para la vigencia fiscal, del Fondo de Servicios Educativos de la institucin. El (la) Rector (a) de la institucin educativa de Santiago de Cali, en uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial la consagradas en la Ley 715 de 2001, el Decreto Reglamentario 4791 de diciembre de 2008, Acuerdo No. ... de fecha dedel Consejo Directivo, y CONSIDERANDO: Que el (la) Rector(a) de la institucin educativa en cumplimiento de sus funciones present al Consejo Directivo el Proyecto de Acuerdo Por el cual se expide el Presupuesto de Rentas y de Gastos o Apropiaciones, para la vigencia fiscal del 1 de enero al 31 de diciembre de Que estudiado el proyecto de acuerdo de presupuesto para la vigencia fiscal de, por el Consejo Directivo y surtido su trmite legal, se determin que cumpla con los requisitos legales y en consecuencia le imparti su aprobacin, situacin que fue consignada en el Acta No. ... Que corresponde al rector expedir la resolucin de liquidacin del presupuesto para la respectiva vigencia fiscal. Que en consecuencia,
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RESUELVE Artculo Primero: El presupuesto de la institucin educativa se regir por lo dispuesto en las siguientes normas: Art. 189 de la Constitucin Poltica de Colombia, Leyes 80/94, 715/01 y 1150 de 2007 y los Decretos 111 de 1996 (Estatuto Orgnico de Presupuesto), 2474 de 2008 y 4791 de 2008. Artculo Segundo: Liquidar el presupuesto de Rentas de la Institucin Educativa para la vigencia fiscal del 1 de enero al 31 de diciembre de fijado en la suma de $.........se compone segn el siguiente detalle: (Tomar como base el Rgimen de Contabilidad Pblica - Manual de Procedimientos de la Contadura General de la Nacin Titulo I - Catalogo General de Cuentas).
CDIGOS CTA DE PLANEAC Y PPTO (CERO) 1. PRESUPUESTO DE INGRESOS PROYECTADOS RECURSOS PROPIOS 10 TRANSF MPLES 11 TRANSFEREN NACIONALES CONPES 33 TOTAL PPTO
PRESU PUESTA L
CONCEPTOS 1 1.1 1.1.1 1.1.1.01 XXXX XXXXX XXXX 020342 02034201 XXXXXX XXXXXX XXXXX INGRESOS INGRESOS OPERACIONALES PRESTACIN DE SERVICIOS EDUCATIVOS Certificaciones y constancias Carnetizacin y Sistema de Informacin Derechos Acadmicos Derechos de Grado Derechos Acadmicos del Ciclo Complementarios Escuelas Normales Superiores Otros ingresos EXPLOTACIN DE BIENES Y SERVICIOS Impresos y Publicaciones Concesin de Tienda Escolar Inmuebles Equipos Produccin de Talleres Productos Agrcolas Productos Pecuarios Semovientes Otros Ingresos
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PRESU PUESTA L
CDIGOS CTA DE PLANEAC Y PPTO (CERO)
1. PRESUPUESTO DE INGRESOS PROYECTADOS RECURSOS PROPIOS TRANSF MPLES TRANSFEREN NACIONALES CONPES TOTAL PPTO
CONCEPTOS TRANSFERENCIAS DE RECURSOS PBLICOS Nacional Nacional-Sistema General de Participaciones Nacional-Transporte Escolar Rural Departamental Municipal Municipal-Estmulo para el Acceso y Permanencia-Gratuidad Otras RECURSOS DE CAPITAL Rendimiento Financieros Ocasionales Aprovechamientos Donaciones en Efectivo y Otros Recuperacin de Cartera Reintegros Recursos del Balance Supervit Fiscal Otros Recursos del Balance TOTAL INGRESOS
Artculo Tercero: Liqudese el presupuesto de gastos de funcionamiento e inversin para la vigencia del 1 de enero al 31 de diciembre de .fijado en la suma de $.......................segn el siguiente detalle:
CODIGOS
FTE RECURSOS 10 10 11 11 33 33 PPTAL 2 2.1 CTA DE PLANEA Y PPTO (CERO) 03
1.
PRESUPUESTO DE GASTOS
PROYECTADOS RECURSOS PROPIOS 10 TRANSF MPALES 11 TRANSF NALSCONPES 33 TOTAL PPTO
CONCEPTOS EGRESOS PRESUPUESTO DE GASTOS DE FUNCIONMIENT O
10
11
33
2.1.1
0320
SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS GASTOS GENERALES
10
11
33
2.1.2
0321
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CODIGOS
FTE RECURSOS 10 10 11 11 33 33 PPTAL 2 2.1 CTA DE PLANEA Y PPTO (CERO) 03
1.
PROYECTADOS RECURSOS PROPIOS 10 TRANSF MPALES 11 TRANSF NALSCONPES 33 TOTAL PPTO
CONCEPTOS EGRESOS PRESUPUESTO DE GASTOS DE FUNCIONMIENT O
10
11
33
2.1.1
0320
SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS GASTOS GENERALES Adquisicin de Bienes y Servicios Compra de Equipo Dotaciones Pedaggicas Adquisicin de Bienes y Servicios Materiales y Suministros Adquisicin de Bienes y Servicios Mantenimiento Adquisicin de Bienes y Servicios Comunicaciones y Transporte Adquisicin de Bienes y Servicios Impresos y Publicaciones Adquisicin de Bienes y Servicios Servicios Pblicos Adquisicin de Bienes y Servicios Seguros Adquisicin de Bien es y ServiciosArrendamientos Adquisicin de Bienes y Servicios Compra de Semovientes Adquisicin de Bienes y Servicios Bienestar Social y Estmulos Gastos
10 10
11 11
33 33
2.1.2 2.1.2.1
0321 032103
xxxxxxx
xxxxxxx
xxxx xxxxx
xxxxx xxxx
xxxxxxx xxxxxxx
xxxxxxx xxxxxxx
xxxxxxx
xxxxxxx
xxxxxxx
xxxxxxx
xxxxxxx
xxxxxxx
xxxxxxx
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CODIGOS
FTE RECURSOS PPTAL CTA DE PLANEA Y PPTO (CERO)
1.
PROYECTADOS RECURSOS PROPIOS TRANSF MPALES TRANSF NALSCONPES TOTAL PPTO
CONCEPTOS
Financieros Adquisicin de Bienes y Servicios Otros

Gastos por Adquisicin de Bienes
Adquisicin de Bienes y Servicios Otros Gastos por Adquisicin de Servicios Inscripcin y Participacin en Actividades Deportivas y Culturales Realizacin de Actividades Cientficas y Culturales Otros GASTOS CON DESTINACIN ESPECFICA Carnetizacin o Renovacin Derechos de Grado Transporte Escolar Rural PRESUPUESTO DE GASTOS DE INVERSIN Proyectos Especiales Transversales Proyecto de Competencia Ciudadana Proteccin del Medio Ambiente PRAES Aprovechamiento del Tiempo Libre Educacin Sexual Prevencin y Atencin de Desastres Otros Proyectos de Carcter Institucional Acciones de Mejoramiento de la Gestin
Acadmica enmarcada en los PMI
xxxxxxx
xxxxxxx
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DISPOSICIONES GENERALES Artculo Cuarto: El sustento de los INGRESOS del presupuesto de la institucin para la vigencia fiscal de __________, ser el siguiente: INGRESOS INGRESOS OPERACIONALES Son las rentas o recursos pblicos o privados de que dispone o puede disponer regularmente el Fondo de Servicios Educativos, los cuales se obtienen por utilizacin de los recursos del establecimiento en la prestacin del servicio educativo, o por la explotacin de bienes y servicios. En aquellos casos en que los ingresos operacionales sean por la explotacin de bienes de manera permanente, debe sustentarse con estudio previo que garantice la cobertura de costos y someterse a aprobacin de la entidad territorial. Cuando la explotacin del bien sea eventual debe contar con la autorizacin previa del consejo directivo y quien lo usa deber restituirlo en las mismas condiciones que le fue entregado. DERECHOS ACADMICOS CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS Ingresos obtenidos por la expedicin de documentos que acrediten o den constancia de la calidad de estudiante del colegio, as como de los dems aspectos inherentes a su condicin, tales como: ao cursado, calificaciones, promedios entre otros. Como tal se har efectivo su cobro en el momento en el cual el interesado solicite el servicio. CARNETIZACIN Ingresos que recibe la institucin aportados por los padres de familia para la carnetizacin, renovacin de carnt y administracin del sistema de informacin. DERECHOS ACADMICOS, SERVICIOS COMPLEMENTARIOS Tarifas autorizadas mediante Resolucin Nmero 4143.2.21.5908 de julio 21 de 2009 emanada de la Secretaria de Educacin del Municipio de Santiago de Cali por la cual se establecen y se autorizan los cobros por conceptos de derechos acadmicos, servicios complementarios y otros cobros en las instituciones educativas estatales de educacin formal y en los establecimientos no oficiales
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DERECHOS DE GRADO Rubro con destinacin especfica. Ingresos percibidos por el pago de los alumnos que finalizan y aprueban la educacin media. Este concepto incluye la ceremonia de graduacin y se harn efectivos solamente en el momento en que los estudiantes soliciten el servicio. DERECHOS ACADEMICOS DEL CICLO COMPLEMENTARIO ESCUELA NORMAL Corresponde a los recursos que se obtengan por el pago de derechos acadmicos del ciclo complementario. Se autoriza el cobro de tarifas semestrales a los estudiantes. Estos recursos tendrn destinacin especfica. OTROS INGRESOS Son recursos que se perciben sin estar predefinidos en rubros especiales. EXPLOTACIN DE BIENES Y SERVICIOS Los centros e instituciones educativas aparte de la labor que les compete como formadores de los nios, las nias y los adolescentes, reciben algunos recursos producto de actividades inherentes y complementarias al hecho educativo. IMPRESOS Este tem hace referencia a los dineros que percibe la institucin por el servicio de material impreso. CONCESIN DE TIENDA ESCOLAR Hace referencia a la compensacin que se recibe como efecto de un contrato anual de concesin de la tienda escolar. INMUEBLES Ingresos obtenidos por el pago de canon de arrendamiento de bienes y servicios tales como: talleres, locales, laboratorios, aulas comunes y especializadas, espacios culturales, recreativos y deportivos, previa autorizacin del Consejo Directivo y mediante procedimientos establecidos por la Secretara de Educacin.
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EQUIPOS Ingresos por uso de terceros o la comunidad educativa de los equipos de la institucin. PRODUCCIN DE TALLER INDUSTRIAL En los colegios tcnicos diferentes a los agropecuarios, se producen bienes y servicios que se venden a los estudiantes, padres de familia y comunidad en general. Por ejemplo, productos terminados de metal, madera, aluminio, etc. PRODUCTOS AGRICOLAS Hace referencia a la venta de productos agrcolas cultivados en la granja a travs de proyectos dirigidos. PRODUCTOS PECUARIOS Ingresos por concepto de los proyectos pecuarios llevados a cabo en la granja o finca de la institucin. SEMOVIENTES Dineros que se perciben por la venta de especies menores o mayores criadas en la granja escolar y producto de proyectos dirigidos o supervisados. OTROS INGRESOS Hace referencia a los recursos que por su naturaleza no se pueden clasificar dentro de los rubros definidos anteriormente. TRANSFERENCIAS DE RECURSOS PBLICOS Estos ingresos comprenden aportes y rentas provenientes de participaciones, que en general constituyen transferencias de otros organismos o entidades pblicas. Su carcter de aporte se caracteriza por la recepcin de recursos sin que por la misma exista contraprestacin alguna, estando determinados por una norma previamente establecida (Ley, Acuerdo, Decreto o Resolucin segn el caso).
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NACIONALES NACIONAL-SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES Son los recursos del SGP destinados a la calidad educativa teniendo en cuenta la poblacin estudiantil del SISBEN I y II en condicin de desplazamiento e indgenas. Girados a los establecimientos educativos que los atienden de acuerdo con los registros de matrcula. NACIONAL TRANSPORTE ESCOLAR RURAL Dineros que tienen por objeto atender el transporte de los estudiantes del sector rural, ladera e indgenas. OTRAS TRANSFERENCIAS NACIONALES Aplica para las instituciones educativas que perciban recursos de Ley 21 de 1982 u otros recursos. DEPARTAMENTALES Aportes que puede transferir el departamento, para la realizacin de programas especiales. MUNICIPALES Aportes que transfiere el municipio con recursos propios para la realizacin de Programas Especiales. MUNICIPAL - ESTMULO PARA EL ACCESO Y PERMANENCIA GRATUIDAD Son los recursos que transfiere el municipio para garantizar la permanencia dentro del sistema educativo de la poblacin escolar matriculada en cada uno de los niveles de educacin en la vigencia. MUNICIPAL TRANSPORTE ESCOLAR URBANO Dineros girados por el municipio para atender el transporte de estudiantes de algunos barrios que no tienen cupo en el colegio de su entorno y deben desplazarse a instituciones de otro sector de la ciudad.
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OTRAS RECURSOS DE CAPITAL Son principalmente los ingresos provenientes de recursos del balance, rendimientos de operaciones financieras, donaciones y excedentes financieros generados en la vigencia anterior. RENDIMIENTOS FINANCIEROS Corresponde a los ingresos obtenidos por intereses, dividendos y correccin monetaria resultado de la colocacin de recursos en cuentas bancarias, ahorros y ttulos valores (CDT's). OCASIONALES Recursos que se perciben por imprevistos, pago de daos causados en la planta fsica, muebles y enseres, etc. APROVECHAMIENTOS Representa los valores recaudados por concepto de reposicin de mobiliario, elementos de laboratorio y otros materiales educativos. DONACIONES EN EFECTIVO Y OTROS Son ingresos recibidos de personas naturales o jurdicas de carcter nacional o internacional sin contraprestacin. Los recursos de asistencia o cooperacin internacional de carcter no reembolsables, se incorporan al presupuesto como donaciones de capital, previa certificacin de su recaudo expedido por el rgano receptor. Su ejecucin se realizar de conformidad con lo estipulado en los convenios o acuerdos que los originen. Su incorporacin al presupuesto se realizar mediante acto administrativo firmado por el Consejo Directivo. Las donaciones se refieren a los aportes voluntarios que eventualmente pueden hacer los padres de familia u otros. RECUPERACIN DE CARTERA Corresponde a deudas de vigencias anteriores por concepto de Derechos acadmicos y servicios complementarios y otros cobros dejados de percibir en la vigencia.
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REINTEGROS Dineros que eventualmente deban reintegrar usuarios y proveedores. RECURSOS DEL BALANCE Excedentes al cierre presupuestal de la vigencia fiscal. SUPERVIT FISCAL Recursos provenientes de la liquidacin del ejercicio fiscal en el cual los ingresos pblicos superan a los gastos pblicos. OTROS RECURSOS DEL BALANCE (PAGOS POR ANTICIPADO) Corresponde a los dineros provenientes de derechos acadmicos y servicios complementarios y otros cobros, cancelados por los padres de familia al finalizar el ao escolar y que forman parte del presupuesto de la vigencia siguiente. TOTAL INGRESOS..
ESTRUCTURA DE LOS EGRESOS Artculo Quinto: DE LOS EGRESOS. Correspondiente al conjunto de desembolsos que espera realizar la institucin durante la respectiva vigencia fiscal. PRESUPUESTO DE GASTOS DE FUNCIONAMIENTO Son las apropiaciones necesarias para el normal desarrollo de las actividades administrativas, tcnicas y operativas. Comprende los gastos por servicios personales y gastos generales. SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS Por este concepto se pagan jornales, honorarios, servicios tcnicos, otros servicios profesionales y mantenimiento de software acadmico de notas, excluyendo los de docencia o los que se puedan suplir con personal de planta, que se realicen de manera transitoria y espordica de conformidad con el rgimen legal vigente. Los contratos debern ser ejecutados durante el calendario escolar atendiendo el rgimen contractual vigente y al artculo 13 de la Ley 715 de 2001.
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GASTOS GENERALES Este concepto rene las erogaciones por la adquisicin de bienes y servicios para el normal funcionamiento de la entidad. ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS Y COMPRA DE EQUIPO Con esta apropiacin se adquieren enseres y equipo de oficina, de cmputo, de comunicaciones, para talleres, laboratorios, aulas de clase y prcticas agropecuarias. DOTACIONES PEDAGGICAS Corresponde a las ayudas didcticas o medios que facilitan el proceso pedaggico, calificados adems como elementos de uso fungible en concordancia con lo definido en el prrafo primero del artculo 45 del Decreto 1860 de 1994 Gastos de dotacin personal del alumno tales como los cuadernos y similares, los lpices y dems instrumentos de escritura, las guas educativas, guas de lectura, ejercicios o pautas de experimentacin, los medios magnticos de almacenamiento de informacin, las carpetas o sistemas de archivos, los instrumentos o materiales artsticos o deportivos y en general, los materiales que por uso fungible se consideren como dotacin personal del alumno ms no como materiales de carcter propio de cada alumno. ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS - MATERIALES Y SUMINISTROS Se entiende por materiales y elementos de consumo, los bienes indispensables para el normal funcionamiento administrativo del colegio tales como papelera y tiles de escritorio, implementos de aseo y cafetera, elementos de botiqun, materiales desechables de laboratorio, gas, aceites o cualquier otro combustible necesario para el establecimiento educativo, elementos de seguridad industrial, repuestos y herramientas. ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS -MANTENIMIENTO Se entiende por mantenimiento preventivo, aquel que se refiere a los procesos de conservacin de las edificaciones y sus espacios exteriores e interiores, mediante un programa sistemtico de inspeccin, reparaciones menores y verificacin: conservacin y reparacin de los bienes muebles, mobiliario y equipos de oficina, equipos mecnicos, equipo elctrico, conservacin de bienes inmuebles obras locativas menores.
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Incluye adems instalaciones elctricas e hidro-sanitarias, mantenimiento de cubiertas, impermeabilizaciones, arreglo de filtraciones, canales y bajantes, arreglo de enchapes, pinturas, cambio de vidrios, bombillos, cerraduras, conservacin de zonas verdes y reas exteriores, emergencias y reparaciones menores de acuerdo a lo establecido en el Plan de Mantenimiento. ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS -COMUNICACIONES Y TRANSPORTES Apropiacin destinada a cubrir los gastos por concepto de transporte dentro de la ciudad para empleados en cumplimiento de sus funciones. Incluye gastos por concepto de empaques y acarreos, fax y telgrafo, as mismo los gastos de transporte para el desplazamiento de los estudiantes del colegio a los diferentes sitios en desarrollo de actividades curriculares. ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS IMPRESOS Y PUBLICACIONES Esta apropiacin est destinada para cubrir los gastos relacionados con la edicin de formas, escritos, publicaciones, libros, trabajo tipogrficos, sellos, suscripciones, adquisicin de libros, fotocopias, pago de avisos y formularios de impuestos. ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS SERVICIOS PBLICOS Rubro para sufragar los servicios pblicos de la Institucin Educativa, tales como agua, energa elctrica, telfono y telefona mvil. ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS - SEGUROS Apropiacin destinada a cubrir el costo previsto en los contratos o plizas de manejo, as como tambin los seguros que requieran el levantamiento de embargos judiciales y los deducibles por concepto de reclamaciones a compaas aseguradoras. Por esta apropiacin se cancelar el valor anual de las plizas de manejo de Rectora, Tesorera, Almacn y Caja Menor. Tambin para plizas exigidas cuando se reciben transferencias gubernamentales. ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS - ARRENDAMIENTOS Dinero destinado al pago de arrendamientos de salas especializadas, cuando la institucin educativa requiere de ellas para el desarrollo de actividades relacionadas con los objetivos misionales.
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ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS COMPRA DE SEMOVIENTES Corresponde a los gastos en los que incurre el colegio por el mantenimiento, cuidado, manutencin y/o compra de plantas y animales. Tambin incluye los gastos por alimentacin, concentrados, suplementos y/o complementos alimenticios para animales, al igual que las erogaciones por servicio de veterinario o botnico. ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS, BIENESTAR SOCIAL Y ESTMULOS Se destinar a la cualificacin del personal docente, administrativo y directivo y estudiantes de la institucin educativa, as como el apoyo a proyectos pedaggicos surgidos al interior de cada rea acadmica. GASTOS FINANCIEROS Hace relacin a los gastos originados en el cobro de comisiones por servicios bancarios prestados por las organizaciones financieras, incluye impuestos, tasas y multas. Se atender por este concepto el pago de gravmenes y contribuciones como el cuatro por mil y otros a que pueda estar sujeta la institucin educativa de acuerdo con las normas tributarias. ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS - OTROS GASTOS POR ADQUISICIN DE BIENES Bienes especializados que se requieren para la ejecucin de planes y programas del P.E.I. y el P.M.I. ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS OTROS GASTOS POR ADQUISICIN DE SERVICIOS Servicios especializados que no estn contemplados en rubros anteriores. INSCRIPCIN Y PARTICIPACIN EN ACTIVIDADES DEPORTIVAS Y CULTURALES Rubro por el que se registran los gastos de actividades cientficas, deportivas y culturales tales como: feria de la ciencia, semana o da deportivo, da del idioma, da del estudiante, del nio, actividades teatrales, cine, danzas, entre otros, pero deben connotar un alto sentido pedaggico y por tanto sus recursos no pueden utilizarse para la compra de elementos suntuarios, realizar recepciones, invitaciones, atenciones o similares, celebracin de contratos de publicidad y dems aspectos prohibidos en las disposiciones legales.
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La reserva ser destinada para actividades tales como: juegos inter clases, transporte e inscripcin de los estudiantes que participan en intercolegiados y otras actividades de carcter deportivo y cultural que se planeen para el ao lectivo, o para participar en convocatorias de carcter externo. Tiene en cuenta el transporte, hospedaje y manutencin de los estudiantes cuando sean designados por el Consejo Directivo y para el cumplimiento de comisiones en representacin del colegio. REALIZACIN DE ACTIVIDADES CIENTFICAS Y CULTURALES Las actividades cientficas, deportivas y culturales que se financien a travs de este rubro, deben connotar un alto sentido pedaggico y por tanto sus recursos no pueden utilizarse para la compra de elementos suntuarios, realizar recepciones, invitaciones, atenciones o similares, celebracin de contratos de publicidad y dems aspectos prohibidos en dichas disposiciones legales. OTROS GASTOS GENERALES Incluye los gastos eventuales, accidentales o fortuitos no incluidos especficamente dentro de los rubros de gastos generales que se presenten durante la vigencia fiscal, cuya erogacin sea imprescindible e inaplazable para el funcionamiento y buena marcha de la institucin. Este rubro requiere para su ejecucin, de una resolucin motivada por parte del Ordenador del Gasto con la aprobacin del Consejo Directivo mediante Acuerdo. TRANSPORTE ESCOLAR RURAL Contratos de prestacin del servicio, pagados mensualmente. OTROS No previstos. GASTOS CON DESTINACIN ESPECFICA CARNETIZACIN Gastos relacionados con la expedicin, refrendacin y reposicin del carn. DERECHOS DE GRADO Pago del contrato de organizacin y ejecucin de la graduacin de los bachilleres. Incluye: organizacin de la ceremonia, papelera, utilera, reconocimientos,
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decoracin del lugar y arrendamiento del auditorio, cuando la institucin no lo posea o no sea adecuada a la cantidad de asistentes. PRESUPUESTO DE GASTOS DE INVERSION PROYECTOS ESPECIALES TRANSVERSALES Proyectos estipulados en la Ley 115 y en el Decreto 1860 de 1994, Ley 1029 de junio 12 de 2006 por la cual se modifica el artculo 14 de la Ley 115 de 1994 PROYECTO DE COMPETENCIA CIUDADANA Organizacin y ejecucin de los procesos democrticos institucionales. PROTECCIN DEL MEDIO AMBIENTE - PRAES Recursos destinados a fomentar una cultura ambiental institucional y del contexto escolar. APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE Adquisicin de materiales y equipos para el desarrollo de actividades ldicas, deportivas, recreativas y de desarrollo del pensamiento. EDUCACIN SEXUAL Adquisicin de materiales, textos, impresos y publicaciones especializados, en el tema de los subproyectos y del proyecto en general. PREVENCIN Y ATENCIN DE DESASTRES Compra, diseo, impresin de materiales y equipos para el xito del proyecto. OTROS PROYECTOS DE CARCTER INSTITUCIONAL Recursos para atender programas articulados al P.E.I. ACCIONES DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIN ACADMICA ENMARCADA EN LOS P.M.I. Dineros que requieren particularmente las acciones diseadas dentro del plan de mejoramiento institucional y del plan operativo anual.
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TOTAL EGRESOS En Santiago de Cali a los.,.() das del mes de .. de dos mil nueve (2009).
__________________ Rector (a) CAJA MENOR
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INTRODUCCIN Desde el punto de vista presupuestal y contable, la Caja Menor es un fondo de recursos de liquidez previstos para atender gastos imprescindibles, inaplazables, imprevistos y urgentes del inmediato plazo definido en los conceptos del presupuesto anual del respectivo Fondo de Servicios Educativos. Por contener estas caractersticas, estos recursos no se ejecutan mediante el proceso normal de contratacin; tienen amparo de disponibilidad y registro presupuestal; se entregan mediante avances de tesorera mensualmente girados a un funcionario de planta distinto del ordenador del gasto y de quien cumpla funciones de tesorero o pagador, quien debe estar amparado por pliza que garantice el buen manejo de los recursos. Adems de las caractersticas que debe reunir los gastos por caja menor mencionadas anteriormente, existe una serie de prohibiciones para realizar pagos con recursos de caja menor, debindose tener presente que los gastos previsibles y que no tengan el carcter de urgente o inaplazable no pueden atenderse con estos recursos. El funcionamiento de la caja menor est reglamentado por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico mediante las Resolucin 001 de enero 4 de 2010. CONSTITUCIN
? para cada vigencia fiscal, autorizada por el Consejo Directivo Se constituye

mediante acuerdo.
? por resolucin de rectora, indicando en este acto administrativo Se constituye

de creacin la cuanta para cada rubro presupuestal.
? valor de la caja menor, el tesorero o pagador, previa solicitud Definido el

formulada por el rector elabora el certificado de disponibilidad presupuestal por el valor anual de la caja.
? La ordenacin del gasto corresponde al Director o Rector Rural

encargar a un auxiliar administrativo, diferente al pagador.
quien
? Es responsabilidad de quien ejecuta el gasto, el buen uso de los recursos y el

cumplimiento del reglamento interno establecido para tal fin.
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? Los reembolsos se harn en la cuanta de los gastos realizados sin exceder el

monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, en forma mensual o cuando se haya consumido ms del 70% de su valor.
? El establecimiento educativo con sus propios fondos tomar pliza de manejo

para amparar los dineros de la caja menor. El manejo del dinero ser en efectivo. El Director o Rector Rural debe efectuar arqueos peridicos y sorpresivos. DESTINACIN
? se autoriza para atender gastos para las apropiaciones de : La Caja Menor ? Mantenimiento ? suministros Materiales y ?publicaciones Impresos y ? Comunicaciones y transporte
PROHIBICIONES
? Fraccionar compras de un mismo elemento. ? Realizar desembolsos con destino a gastos diferentes a la institucin o centro
educativo y a las sedes.
? de contratos que deban constar por escrito (art. 39 Ley 80). Efectuar pagos ?y pagar gastos de servicios personales. Reconocer ? Cambiar cheques o efectuar prstamos. ? Adquirir elementos cuya existencia est comprobada en almacn o depsito
del establecimiento educativo.
? que no contengan los documentos soporte exigidos para su Pagar gastos

legalizacin (recibos de registradora o de caja menor y facturas).
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DE LA APERTURA DEL LIBRO El funcionario responsable del manejo de la Caja Menor abrir un libro de contabilidad a 5 columnas para el registro del movimiento diario indicando: fecha, detalle, debe, haber y saldo. LEGALIZACIN Para efectos de legalizar los gastos efectuados con recursos de Caja Menor, se debe cumplir con los siguientes REQUISITOS
? Gastos agrupados por apropiaciones en los comprobantes de pago o en la

relacin anexa.
? originales, firmados por acreedores, razn social, documento de Documentos

identidad o nit, objeto y cuanta.
? del comprobante corresponda a la vigencia fiscal que se est Que la fecha

legalizando.
? Que el gasto se haya efectuado despus de haberse constituido o

reembolsado la Caja Menor. REEMBOLSO Los reembolsos se efectuarn en forma mensual o cuando se haya consumido ms del 70% de los recursos de la Caja. TRASLADO PRESUPUESTAL Cuando se agota uno de las apropiaciones de Caja Menor, el rector mediante resolucin har traslado presupuestal correspondiente, siempre y cuando no se haya agotado el monto total de la Caja. Ejemplo: Acuerdo Creacin de Caja Menor:
INSTITUCIN EDUCATIVA_______________________
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CONSEJO DIRECTIVO ACUERDO No. (Por medio del cual se crea la Caja Menor) El Consejo Directivo de la Institucin Educativa ______________ en uso de sus facultades legales, especialmente las conferidas en la Ley 115 de febrero 8 de 1994, la Ley 715 de diciembre 21 de 2001 y el Decreto 4791 del 19 de diciembre de 2008 y, CONSIDERANDO: a) Que se requiere de la disponibilidad de una Caja Menor para atender gastos de menor cuanta, que facilitarn el normal funcionamiento del establecimiento educativo. b) Que en el presupuesto anual de gastos de la institucin educativa ____________________________, se incluyen partidas para atender los gastos que se imputan a la Caja Menor, los cuales se identificarn as: materiales y suministros, impresos y publicaciones, mantenimiento, comunicaciones y transporte. ACUERDA: Artculo Primero: Autorizar al rector para crear y poner en funcionamiento la Caja Menor de la institucin educativa_______________________ Artculo Segundo: Para su constitucin, la tesorera de la institucin expedir el certificado de disponibilidad presupuestal. Artculo Tercero: El valor anual de la Caja Menor ser de $________ y su reembolso no podr exceder el monto previsto en la respectiva apropiacin presupuestal, en forma mensual o cuando se haya consumido ms de un setenta por ciento (70%), lo que ocurra primero, de algunos o todos los valores de las apropiaciones presupustales afectadas. COMUNQUSE Y CUMPLASE Para constancia se firma en Santiago de Cali a los_______ das del mes de _____________ de ___________. ____________________ Presidente _____________________ Secretaria
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RESOLUCIN No. (Por medio de la cual se pone en funcionamiento la Caja Menor) El rector de la institucin educativa _____________________ en uso de sus facultades legales y CONSIDERANDO a) Que el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico expidi la Resolucin N 01 de enero 4 de 2010, por la cual se reglamenta la constitucin y funcionamiento de las Cajas Menores. b) Que el artculo segundo, al referirse a la constitucin de las Cajas Menores, establece lo siguiente: Las Cajas Menores se constituirn, para cada vigencia fiscal, mediante resolucin suscrita por el jefe del respectivo rgano, en la cual se indique la cuanta, el responsable, la finalidad y la clase de gastos que se pueden realizar. Las Cajas Menores debern ajustarse a las necesidades de cada entidad, siendo responsabilidad de los ordenadores del gasto de dichas entidades el buen uso de las mismas y el cumplimiento de las reglas que aqu se establecen. c) Que con base en lo anterior, se hace necesario proceder a constituir de conformidad con las normas legales vigentes sobre la materia, la Caja Menor de la entidad para la vigencia fiscal del ao 2____ y, establecer el reglamento administrativo para su correcto funcionamiento. d) Que el Consejo Directivo en sesin del da_________ aprob la constitucin de una caja menor para atender gastos urgentes de la institucin, por valor de $ ______, segn consta en Acta N ______ de _______ de _________ y en el Acuerdo N _________ de _________. RESUELVE: Artculo Primero: CONSTITUCIN Y CUANTA DE LA CAJA MENOR. Constityase la Caja Menor de la institucin educativa _________________________________ para la vigencia fiscal del ao 2_______, por una cuanta total de ________________ ($______________). Artculo Segundo: DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. Para la constitucin y reembolsos de la Caja Menor, se ha expedido el Certificado de Disponibilidad Presupuestal N _________ de __________ de 2________, por valor de $_____________.
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Artculo Tercero: El dinero que se destina a la Caja Menor ser utilizado para sufragar gastos urgentes siempre y cuando stos no sean atendidos regularmente con el presupuesto general de la institucin. Artculo Cuarto: Las apropiaciones presupuestales que se afectarn con las erogaciones que se realicen por la Caja Menor de la entidad, sern las siguientes: a) Materiales y suministros. b) Mantenimiento. c) Comunicacin y transporte. d) Otros gastos generales. Pargrafo 1: De conformidad con lo preceptuado en las disposiciones generales del Presupuesto de Ingresos y Gastos de la entidad para la vigencia fiscal del ao 2_______, la definicin de las apropiaciones es la siguiente: a) MATERIALES Y SUMINISTROS: Son los que se destinan para la adquisicin de bienes tangibles e intangibles de consumo final o fungibles que no son objeto de devolucin e indispensables para el correcto funcionamiento de la institucin educativa, tales como: papelera, tiles de escritorio y cafetera; igualmente aquellos que comporten similares caractersticas y que se constituyan en gastos imprevistos que deban realizarse para la prestacin de los servicios de acuerdo con la naturaleza de la institucin o centro educativo. b) MANTENIMIENTO: Por esta apropiacin se hacen gastos para conservacin, reparacin o mantenimiento de bienes muebles e inmuebles de propiedad de la institucin o recibidos en comodato y que se requieran para el normal funcionamiento de la institucin o centro educativo. c) IMPRESOS Y PUBLICACIONES: Por esta apropiacin se pueden ordenar y pagar los gastos por edicin de formas, escritos, publicaciones, revistas y libros , trabajos tipogrficos, empastados de documentos, sellos, suscripciones, adquisicin de revistas, libros y pago de avisos y videos de televisin. d) COMUNICACIONES Y TRANSPORTE: Por esta apropiacin se ordenan y pagan gastos de viaje de los educandos y de los docentes acompaantes. Artculo Quinto: La ordenacin del gasto de la Caja Menor est a cargo del rector quien encargar para su respectivo manejo a un auxiliar administrativo, diferente al que tiene las funciones de tesorera o pagadura.
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Artculo Sexto: PLIZAS. El colegio con sus propios fondos tramitar y adquirir una pliza de manejo mediante la cual se ampararn los dineros de la Caja Menor. Artculo Sptimo: De las prohibiciones. No se podrn realizar con fondos de la Caja Menor las siguientes operaciones:
?cuentas de un mismo elemento. Fraccionar ? Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el Estatuto de
Contratacin Administrativa y Normas que lo reglamenten deban constar por escrito.
? y pagar gastos por concepto de servicios personales y las Reconocer

contribuciones que establece la ley sobre la nmina, cesantas y pensiones.
? Cambiar cheques o efectuar prstamos. ? Adquirir elementos cuya existencia esta comprobada en el almacn o depsito
de la institucin.
? que no contengan los documentos soportes exigidos para su Pagar gastos

legalizacin. Artculo Octavo: APERTURA DE LIBROS: El funcionario responsable del manejo de la Caja Menor abrir un libro de contabilidad a cinco (5) columnas, foliado, donde registrar diariamente las operaciones que afecten la Caja Menor indicando fecha, concepto y valor, segn los comprobantes que respalden cada operacin. Artculo Noveno: DEL REEMBOLSO. Los reembolsos se harn en las cuanta de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectiva apropiacin presupuestal, en forma mensual o cuando se haya consumido ms de un setenta por ciento (70%), lo que ocurra primero, de algunos o todos los valores de las apropiaciones presupustales afectados. En el reembolso se debern reportar los gastos realizados en todas las apropiaciones presupustales a fin de efectuar un corte de numeracin y de fechas. Artculo Dcimo: La tesorera de la institucin no podr entregar nuevos recursos al administrador de la Caja Menor hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior. El ordenador del gasto realizar arqueos de los recursos de la caja menor.
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Artculo Dcimo Primero: La legalizacin de los gastos de la caja menor deber efectuarse durante los cinco (5) das siguientes a su realizacin. En la legalizacin de los gastos para efectos del reembolso, se exigir el cumplimiento de los requisitos que a continuacin se indican:
? Que los documentos presentados como soporte de los pagos efectuados con
los fondos de la caja menor sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificacin, nombre o razn social, nmero del documento de identidad o Nit, , objeto, cuanta y firma.
? del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se Que la fecha
est legalizando.
? Que el gasto se haya efectuado despus de haberse constituido o

reembolsado la caja menor segn el caso.
? expedido la resolucin de reconocimiento del gasto, teniendo en Que se haya

cuenta lo dispuesto en el artculo 110 del estatuto orgnico del presupuesto. Pargrafo 1: La legalizacin definitiva de la caja menor, constituida durante la vigencia fiscal, se har antes del 29 de diciembre, fecha en la cual se deber reintegrar el saldo sobrante y el respectivo cuentadante responder por el incumplimiento de su legalizacin oportuna y el manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las dems acciones legales a que hubiere lugar. Artculo Dcimo Segundo: La presente Resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin. COMUNQUESE Y CMPLASE
En Santiago de Cali a los ______________ (__) das del mes de ___________ de dos mil ______ (____) Rector
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REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE TESORERA El reglamento de tesorera se debe adoptar mediante un acuerdo del CONSEJO DIRECTIVO. En los considerados se debe tener presente el numeral 2 del artculo Quinto del Decreto 4791 de diciembre 19 de 2008 (FUNCIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO) 1. DEFINICIN DE OPERACIONES DE TESORERA Las operaciones de tesorera son aquellas que se originan en la administracin de fondos y garantizan la liquidez y correcta destinacin de recursos financieros. En el reglamento, se determinar la forma y procedimiento para: 1. Realizacin de los recaudos 2. Realizacin de pagos 3. Seguimiento y control permanente del flujo de caja 4. Responsables en la autorizacin de los pagos 5. Otros aspectos generales Ejemplo: Reglamento para el Manejo de la Tesorera: 1.1REALIZACIN DE LOS RECAUDOS PROCEDIMIENTO 1. Administracin de recursos en cuenta bancaria De conformidad con el artculo 15 del Decreto 4791 de diciembre 19 de 2008, los recursos financieros del Fondo de Servicios Educativos se manejarn en cuenta(s) bancaria(s) nmero ______________ a nombre del mismo, en la entidad financiera _____________ que dispone de la respectiva vigilancia de la superintendencia financiera. A la entidad territorial certificada (municipio o departamento), se enviar con oficio motivado constancia de existencia de (los) productos bancarios para su respectivo registro en tesorera.
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2. Apertura de cuentas Cuando con ocasin de nuevos recursos se precise de la apertura de nuevos productos bancarios, se proceder a su apertura. De tal hecho se enviar notificacin a la entidad territorial certificada, dentro del mes calendario siguiente al hecho, en todo caso se proceder de conformidad a las directrices que para este fin seale el ente territorial. Deben existir dos cuentas, una para recursos propios y otra para transferencias, libres del gravamen del 4x1000. 3. Manejo de efectivo Todos los ingresos percibidos por la institucin educativa se administrarn desde la(s) cuenta(s) bancaria(s) registrada(s). 4. Comprobantes de ingresos Recibido el extracto bancario se proceder a la consolidacin de la informacin para el registro contable del comprobante de ingreso, clasificando segn corresponda contable y presupuestalmente los valores relacionados en el extracto bancario. 5. Nuevos ingresos La institucin educativa propender la eficiente gestin financiera a travs de la consecucin de nuevos recursos en fuentes licitas propias, relacionadas o complementarias del objeto social del ente educativo. Estos nuevos ingresos se adicionarn al presupuesto y administrarn en la cuenta del Fondo de Servicios Educativos si su fin es general o en cuenta independiente si su fin es particular. Toda actividad susceptible de generar recursos para la institucin educativa ser sometida a consideracin del consejo directivo, su aprobacin y destinacin constarn en la respectiva acta de la sesin donde se trate el asunto. 6. Acciones de cobro Sin perjuicio de la gratuidad en la prestacin del servicio educativo segn artculo 67 de la Constitucin Nacional, y de acuerdo a lo establecido en la Resolucin 4143.2.21.5908 de julio 21 de 2009 emanada de Secretaria de Educacin Municipal, la institucin educativa suscribir acuerdos de pago con los padres de familia o acudientes que no cancelen oportunamente los servicios complementarios o derechos acadmicos del estudiante del cual es acudiente.
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Con base en la citada resolucin y en los trminos de las normas vigentes (articulo 15 decreto 1860 de 1994) el rector presenta al consejo directivo la propuesta de los cobros que se va a realizar en el proceso de matricula 2009-2010. El concejo directivo, previa consulta a los estamentos de la comunidad educativa, mediante acuerdo aprueba los cobros y el rector mediante acto administrativo (Resolucin) los adopta y reporta a la secretaria de educacin municipal, compulsando copia al servidor publico delegado en la respectiva comuna o corregimiento, a mas tardar 30 das calendario antes de la finalizacin del presente ao lectivo. La institucin educativa colocar en lugar visible la presente resolucin y el acto administrativo de adopcin por parte de la rectora para conocimiento de la comunidad educativa. 1.2 REALIZACIN DE PAGOS 1. Programacin del pago Todo pago se efectuar con sujecin a la disponibilidad de fondos. No podr adquirirse compromiso sin la verificacin de saldo lquido para su atencin. Cumplida esta verificacin se adelantar la comprobacin de los requisitos rutinarios de presupuesto: disponibilidad, compromiso, recibo a satisfaccin; los contables: causacin y existencia de la factura o documento equivalente; los contractuales: orden de compra, prestacin o servicio segn corresponda en reglamento interno; y las garantas exigibles segn el caso. Realizada esta confrontacin se proceder a la elaboracin de la respectiva orden de pago. 2. Disponibilidad de fondos y presupuesto De conformidad con el artculo 10 del Decreto 4791 de diciembre 19 de 2008, todo pago que se programe deber contar con la previa disponibilidad de recursos presupuestales y de fondos. 3. Pagos en cheques o transferencia En la institucin educativa, no se generan pagos en efectivo, excepto de los de los de Caja Menor. La modalidad de pago ser de contado, por la incapacidad jurdica frente a las condiciones que permite el endeudamiento pblico; el nstrumento de pago ser el cheque o transferencia electrnica segn convenio suscrito con la entidad bancaria.
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4. Autorizacin del pago El pago debe ser autorizado por el ordenador del gasto: rector o director, quien adems firmar la orden de pago, no obstante la firma del soporte de pago para el caso de gerencia electrnica, o cheque cuando se trate de ttulo valor, deber estar firmado por el rector y quien cumpla funciones de tesorera. 5. Requisito del beneficiario Para todo pago el beneficiario, con sujecin al rgimen tributario al que pertenezca, deber presentar factura o documento equivalente con el pleno de los requisitos tributarios. Adicionalmente anexar la documentacin que corresponda, de conformidad con el procedimiento interno de pagos de la institucin educativa. 6. Cheques anulados o no cobrados De los cheques anulados, se anexar el # respectivo en el libro de bancos, en donde podr verificarse el consecutivo de los girados y los anulados. Contablemente, se efectuar un registro de devolucin de la compra, presupuestalmente, se ajustar adicionando el rubro de reintegros. 1.3 SEGUIMIENTO Y CONTROL PERMANENTE DEL FLUJO DE CAJA El flujo de caja anual se elaborar con base en las necesidades de las reas de gestin, reportadas oportunamente en la planeacin financiera. Segn las nuevas necesidades de la vigencia y no contempladas previamente se harn los respectivos ajustes mensuales. Estas modificaciones sern reflejadas en la ejecucin presupuestal y se comunicarn con la periodicidad requerida de este informe al Consejo Directivo. 1.4. RESPONSABLES EN LA AUTORIZACION DE LOS PAGOS El pago debe ser autorizado por el ordenador del gasto: rector o director, quien adems firmar la orden de pago. El cheque o autorizacin de giro por gerencia electrnica deber estar firmado por el rector y quien cumpla funciones de tesorera. Para la debida garanta de proteccin de los recursos, se contar con una pliza de manejo constituida de conformidad con las normas del sector pblico y con cargo a los recursos del fondo de servicios educativos, an si el tesorero es contratista en razn de que la pliza de manejo no es un costo de legalizacin del contrato sino derivado del cumplimiento de funciones del mismo.
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1.5. FONDO DE CAJA MENOR La institucin educativa podr contar con un fondo fijo de caja menor constituido de conformidad con las resolucin 01 de enero 4 de 2010 del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, de acuerdo a la citada norma se faculta al ordenador del gasto para que se cree el fondo mediante resolucin en la que adems constar su reglamento. OTROS ASPECTOS GENERALES 1. Costo del servicio bancario La comisin bancaria por el recaudo y consultas, as como el costo de chequeras o transferencias ser convenido con la respectiva entidad bancaria. Este costo, dentro del presupuesto se atender con cargo al concepto acciones de mejoramiento de la gestin escolar. 2. Funciones y perfil del asistente para la gestin financiera Se deber contar con un contador pblico, habilitado para la firma de estados financieros, quien prestar el servicio de asistencia financiera de la institucin educativa, y cumplir funciones de contabilidad y asesora contable. 3. Funciones contables
? Orientar la elaboracin de comprobantes de ingreso y gastos ? Realizar registros contables en libros reglamentarios ? presentar ante el Consejo Directivo, los estados financieros Preparar y
reglamentarios
? informes contables que requieran los rganos de control y los Elaborar los
dems que soliciten las entidades del Estado
? respectivas declaraciones tributarias Elaborar las ? Atender solicitudes de informacin contable y presupuestal ? Asesorar trmites ante la DIAN, Cmara de Comercio y otros organismos
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? informes contables y administrativos oportunos Proporcionar ? Asesorar financieramente la institucin ? institucin educativa en aspectos contractuales Asesorar la
4. Funciones del auxiliar administrativo con funciones de tesorera
? la elaboracin del presupuesto de ingresos y gatos conforme al Participar en

Decreto 111 y dems reglamentos y concordantes
?mtodos de recaudo y distincin del ingreso Establecer ? Orientar y elaborar pagos a proveedores de bienes y servicios ?en la presentacin de proyectos de adquisicin de recursos, Participar
inversin y asignacin de los mismos
? el diseo de polticas para asignacin de recursos de todo tipo, Colaborar en

entre ellos por S.G.P.
? Rendir un informe anual sobre gestin ? conciliaciones bancarias Elaborar las ? proveer oportunamente la informacin para la elaboracin de Facilitar y
estados financieros y dems reportes financieros ? los informes presupuestales y de tesorera que requieran Elaborar organismos de control y los dems que soliciten las entidades del estado. los
Nota: Complementarlas de acuerdo al manual de funciones interno de cada establecimiento.
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INSTITUCION EDUCATIVA ________________ CONTRATO DE CONCESIN DE TIENDA ESCOLAR No. Entre los suscritos, de una parte___________________, mayor de edad, con domicilio en Santiago de Cali, identificado con la cdula de ciudadana N__________, expedida en ______________, quien obra en nombre y representacin de la institucin educativa ____________________, en su calidad de rector, cargo para el cual fue nombrado mediante Resolucin N___________, de _________ quien en adelante se denominar EL CONCEDENTE, y por la otra, __________________________, tambin mayor de edad, con domicilio en ________. Identificado con la cdula de ciudadana N___________, expedida en________, quien obra en su propio nombre y representacin, quien en adelante se denominar EL CONCESIONARIO, hemos convenido celebrar el presente Contrato de Concesin para la prestacin del servicio de tienda escolar dentro de las instalaciones de la institucin, contrato que se regir por las siguientes clusulas, previas las siguientes consideraciones. 1). Que el servicio de tienda escolar se considera como actividad conexa al servicio educativo toda vez que el mismo se orienta a la satisfaccin de necesidades de la comunidad educativa. 2). Que la institucin educativa cuenta dentro de sus instalaciones fsicas con la infraestructura necesaria para el funcionamiento de la tienda escolar. 3). Que es necesario entregar en concesin la prestacin del servicio de tienda escolar. 4). Que el Consejo Directivo de la institucin mediante acuerdo autoriz al rector para la celebracin del contrato de concesin en atencin a lo prescrito en el numeral 8 del artculo 5 del Decreto 4791 de 2008. 5). Que el contrato a celebrar es inferior a (20) veinte salarios mnimos legales mensuales vigentes, motivo por el cual se encuentra autorizado y regulado mediante acuerdo del Consejo Directivo, en atencin a lo determinado en el numeral 6 del artculo 5 del Decreto 4791 de 2008. CLUSULA PRIMERA. OBJETO: EL CONCEDENTE transfiere en concesin, al CONCESIONARIO quien acepta recibir en tal condicin los bienes muebles e inmuebles destinados para la prestacin del servicio de tienda escolar a la comunidad educativa, con estricta sujecin a los reglamentos y directrices impartidas por la Rectora de la institucin. CLUSULA SEGUNDA. OBLIGACIONES ESPECIALES DE LAS PARTES: A). del concedente. Permitir la prestacin del servicio de tienda escolar en las condiciones pactadas. B). del concesionario. Acatar las directrices impartidas por la Rectora para la prestacin del servicio de tienda escolar y la utilizacin de los bienes entregados en concesin. Abstenerse de realizar mejoras, arreglos o modificaciones a los bienes entregados sin previa autorizacin escrita del rector. No expender productos que puedan afectar la salud mental o fsica de la comunidad educativa. Cancelar oportunamente la remuneracin pactada. CLUSULA TERCERA.
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REMUNERACION. EL CONCESIONARIO a titulo de remuneracin pagar mensualmente por el derecho al uso y goce de los bienes entregados en concesin la suma de ____________, pago que se realizar dentro de los cinco primeros das de cada mensualidad. Cuando por circunstancias propias de la dinmica educativa no se realiza jornada escolar, el pago mensual ser proporcional a los das efectivos de clase. CLUSULA CUARTA. DURACIN. La duracin del presente contrato ser ___________meses. CLUSULA QUINTA. CAUSALES DE TERMINACION ANTICIPADA: EL CONCEDENTE podr en cualquier momento revocar el contrato de manera unilateral, informando con una antelacin igual a la all pactada, en cualquiera de los siguientes eventos: a) Insolvencia del CONCESIONARIO; b) ineficiencia en la prestacin de servicios de tienda escolar. c) Violacin a las obligaciones determinadas en la clusula segunda del presente contrato. CLUSULA SEXTA. CLUSULA PENAL: Si cualquiera de las partes incumpliere una cualquiera de las obligaciones a su cargo, deber pagar a la otra la suma de _____________ pesos ($ ) a titulo de pena derivada de dicho incumplimiento. CLUSULA SEPTIMA. CLUSULA COMPROMISORIA. Toda controversia o diferencia relativa a este contrato, su ejecucin y liquidacin, se resolver por un Tribunal de Arbitramento designado para el efecto. CLUSULA OCTAVA: el mantenimiento de los bienes muebles entregados en CONCESION ser por cuenta del concesionario. CLUSULA NOVENA: El concesionario se compromete a restituir los bienes recibidos en el mismo estado en que fueron entregados, salvo el desgaste natural derivado de su uso y destinacin ordinarios. CLUSULA DCIMA: los bienes dados en concesin se individualizarn mediante acta de entrega suscrita entre las partes. CLUSULA DCIMA PRIMERA. GASTOS: todos los gastos que genere la legalizacin o publicacin del presente contrato corrern a cargo del CONCESIONARIO. CLUSULA DCIMA SEGUNDA: el presente contrato se perfecciona cuando se logre el acuerdo sobre el objeto y ste se eleve a escrito, segn lo dispuesto por el artculo 41 de la Ley 80 de 1993. Para constancia se firma el presente contrato en __________ ejemplares del mismo tenor con destino a cada una de las partes contratantes en __ a los ______ das del mes de _____ de _____
__________________ EL CONCEDENTE
__________________ EL CONCESIONARIO
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ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN DE LOS BIENES MUEBLES DE LAS INSTITUCIONES Y CENTROS EDUCATIVOS Los bienes muebles son aquellos que pueden transportarse de un lugar a otro por una fuerza externa. Se clasifican en Fungibles o de Consumo cuando su uso conduce a su extincin; y No Fungibles o Devolutivos cuando el uso no los destruye.
? Bienes de Consumo: Son los elementos que se consumen en su primer uso, o

los que por su uso frecuente generan un desgaste acelerado o al aplicarlos a otros, se extinguen o desaparecen. Por lo tanto, no debern clasificarse como devolutivos; entre estos figuran: papelera, tintas, cintas para mquina, alimentos u otros que la clasificacin del sistema de control establecido, determine expresamente.
? Bienes Devolutivos: Son aquellos que no se consumen en su primer uso,

aunque con el tiempo se deterioran a largo plazo, as como los que por su estado no son tiles o se han desactualizado tecnolgicamente. Estn sujetos a depreciacin y es exigible su devolucin, tales como pupitres, sillas, tableros, maquinaria y equipo, etc y otros que la clasificacin del sistema de control establecido, determine expresamente. Por otra parte, los bienes muebles de acuerdo con su ubicacin se clasifican en:
?Almacn: Son aquellos elementos materiales que se encuentran Bienes en

almacenados en el rea fsica destinada al almacn o bodega del establecimiento, con disponibilidad para su uso o porque han sido reintegrados como devolutivos inservibles.
? Uso: Son los entregados a funcionarios de las diferentes Bienes en

dependencias del establecimiento para el cumplimiento de sus funciones y sobre los cuales tienen la responsabilidad por su adecuada administracin y
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Organizacin y administracin de bienes muebles A. Organizacin
? inventario o toma fsica de los bienes. Establecer ? evaluacin econmica para actualizar el avalo del bien. Realizar
B. Administracin
? Mantenimiento: acciones peridicas para conservar los bienes en buen

estado.
? Adquisicin: definicin del plan de adquisiciones para reponer o ampliar

dotacin.
? Adquisicin: definicin del plan de adquisiciones para reponer o ampliar

dotacin.
? Actualizacin de inventarios: ajustes y reclasificaciones que deben ser

registradas.
proteccin. ? controlan pero que no ingresan al Inventario: Como los balones y Bienes que se algunos artculos e implementos deportivos. ORGANIZACIN DE LOS BIENES MUEBLES La organizacin de los muebles consiste en: 1) establecer un inventario de los elementos existentes y su ubicacin y 2) realizar la evaluacin econmica, conciliar los valores con los datos del balance y efectuar los asientos de contabilidad respectivos. Se habr concluido la organizacin de los bienes muebles cuando se cuente con la totalidad del inventario y de los registros en contabilidad con el valor actualizado segn las normas de la Contadura General o documento que las sustituyan. INVENTARIO O TOMA FSICA DE BIENES MUEBLES Para realizar el inventario o toma fsica de estos bienes se deber registrar la
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informacin correcta, estableciendo una organizacin que impida su duplicidad y asegure los datos necesarios para actualizar la tarjeta de inventario, el registro contable y elaborar los planes de mantenimiento y reposicin. El inventario deber hacerse sobre los bienes no fungibles ubicados en almacn y los que se encuentran en servicio. Los bienes devolutivos debern quedar identificados con el cdigo que se les asigne, mediante una plaqueta de informacin adherida al bien que ser el dato de acceso a la base de informacin de inventarios. Debern identificarse los bienes que se encuentren en poder de terceros o en servicio en dependencias ajenas al establecimiento educativo, los cuales debern ser revertidos a la institucin, en caso de encontrarse servibles, por tratarse de bienes con destinacin especfica, cuyo uso indebido acarrear sanciones a los funcionarios responsables de la administracin de los mismos. Ver Circular Externa 045 de 2001 de la Contadura General de la Nacin o lineamientos contables establecidos por la Contadura General de la Nacin. De acuerdo con la clase de servicio que prestan los bienes se debern agrupar de conformidad con los lineamientos contables establecidos por la Contadura General de la Nacin y registrarlos en el inventario fsico con la codificacin correspondiente. En el caso del material bibliogrfico que se encuentre en las bibliotecas, debe hacerse distincin entre colecciones de referencia, coleccin general y literatura infantil, las cuales a su vez se agrupan por reas del conocimiento. La administracin adecuada del material requiere que los asientos bibliogrficos presenten informacin de: signatura topogrfica, autor del libro, ttulo de la obra, edicin, ciudad de publicacin, editorial, fecha de publicacin y/o copyright, nmero de pginas o volmenes, ilustraciones, serie, nmero de identificacin (ISBN) y encabezamientos de materia. El formulario de registro deber tener para cada bien, los datos de identificacin, descripcin, uso, cantidad, estado de conservacin y la clasificacin en la agrupacin especfica que le corresponda de acuerdo a la codificacin asignada. A partir de la informacin registrada se podrn determinar las siguientes situaciones: a) Identificacin, clasificacin y ubicacin de los bienes servibles en uso. b) Identificacin, clasificacin y ubicacin de los bienes inservibles, obsoletos e
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innecesarios para darlos de baja. c) Identificacin de los bienes que no aparecen en el fsico pero figuran en los registros de la entidad para ubicarlos o darlos de baja. d) Identificacin de bienes no registrados en inventarios para incorporarlos. e) Posibilidad de compensar bienes en las dos situaciones anteriores, de iguales caractersticas. f) Identificacin de bienes que figuran en inventario pero por sus caractersticas pueden ser considerados de consumo para retirarlos. Ejemplo los juegos didcticos. g) Identificacin y clasificacin de los bienes recibidos y entregados en comodato. Para la realizacin del inventario se deber establecer un equipo de trabajo interdisciplinario que desarrolle esta labor, dotado de recursos y actuando sobre la base de un plan de trabajo. El equipo deber estar constituido por personal con experiencia, en las reas del conocimiento como almacenes, administracin y manejo de inventarios, equipos de laboratorio, equipos elctrico o electrnicos, maquinaria y equipo de transporte, mobiliario escolar, veterinario o agronoma, para el caso de establecimientos agropecuarios. Como parte de la preparacin del inventario se deber determinar la estrategia de recoleccin de informacin, el tamao del equipo requerido, el tiempo estimado y los apoyos administrativos. Es recomendable realizar una visita para probar la metodologa y su efectividad. Deber brindarse capacitacin al personal, estableciendo los procedimientos a seguir y los informes a entregar. La toma fsica (inventario) se podr realizar con personas de la institucin educativa o del ente territorial. Los resultados debern registrarse en una base de datos y las planillas imprimirse para que cada funcionario respalde con su firma la responsabilidad sobre los bienes a su cargo. Evaluacin Econmica La actividad final es la actualizacin del avalo del bien a fin de ajustar su registro contable. Este avalo podr formar parte del proceso de inventario o realizarse en forma separada y posterior con base en los resultados del inventario. Para el avalo se seguirn las instrucciones de la Contadura General de la Nacin relacionada con la valoracin de bienes para efectos contables.
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Con base en la valoracin efectuada el bien quedar registrado contablemente por el valor actualizado y de esta manera se revelar correctamente en el patrimonio de la entidad territorial. ADMINISTRACIN DE LOS BIENES MUEBLES La administracin de los bienes muebles consiste en: mantenimiento, adquisicin y actualizacin del inventario. MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES Esta actividad contempla la limpieza que deber realizarse de manera rutinaria, para tal fin debern atenderse las recomendaciones de los proveedores y de los catlogos. Se sugiere elaborar un manual de uso y mantenimiento, acorde con el tipo de material de los bienes. El mantenimiento peridico corresponde a las acciones que se debern llevar a cabo con alguna periodicidad, mximo anualmente, orientadas a conservar los bienes en buen estado, tales como reparacin, reposicin de partes y piezas de maquinaria y equipos. Se deber tener en cuenta dentro de este concepto, hacer un mantenimiento preventivo sobre la base de revisiones peridicas de la maquinaria y equipo, para la sustitucin oportuna de piezas o partes que requieren una reposicin inmediata por desgaste, para garantizar la continuidad del funcionamiento de los bienes. ADQUISICIN DE BIENES MUEBLES Esta actividad puede realizarse con fines de reposicin o de ampliacin de la dotacin. Los bienes muebles de acuerdo con sus caractersticas tienen una vida til que obliga a su reposicin peridica, en particular la maquinaria y equipo, que presentan duraciones limitadas ocasionadas por desgaste o por obsolescencia tecnolgica. La compra de bienes deber definirse con base en un plan de adquisiciones que establezca prioridades y disponibilidad de recursos. VER CIRCULAR EXTERNA 045 DE 2001 O LINEAMIENTOS CONTABLES DE LA CONTADURA GENERAL DE LA NACIN. ACTUALIZACIN DE INVENTARIOS Los ajustes y reclasificaciones se debern realizar con un acto administrativo,
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soportado por los documentos generados o recuperados en el proceso de depuracin de saldos. Los ingresos y egresos debern registrarse con comprobantes de entrada o de salida, identificando el tipo de transaccin y servirn de soporte para la contabilidad. Los movimientos originados por ingresos y egresos de bienes al almacn debern ser incluidos en las plizas de seguros adquiridos por la entidad. INGRESOS AL INVENTARIO. Se pueden hacer por compra; por traspaso de los bienes de una entidad a otra; por bienes sobrantes, cuando en el momento de practicarse un conteo fsico, se determina que el nmero de elementos es superior a los que se reflejan en el registro; por compensacin, cuando se encuentran elementos sobrantes que en el movimiento del almacn hayan podido confundirse con otros semejantes de los cuales hay cantidad de faltantes en el almacn, podrn hacerse las compensaciones del caso, siempre que se trate de artculos similares, de una misma naturaleza o clase que puedan ser causa de confusin. As mismo, por donacin cuando por voluntad de una persona natural o jurdica se transfiere, gratuita e irrevocablemente, la propiedad de un bien que le pertenece a favor de un establecimiento educativo, previa aceptacin del funcionario administrativo competente. En todos los casos se seguirn los procedimientos para el manejo de inventarios establecidos en el Rgimen de Contabilidad Pblica Manual de Procedimientos de la Contadura General de la Nacin. EGRESOS DEL INVENTARIO. Son originados por situaciones como traspaso entre entidades, cuando por necesidades del servicio se deba enviar el bien a otra institucin. Por baja de bienes, cuando se decide retirar un bien definitivamente del patrimonio de la entidad. Puede referirse a bienes servibles innecesarios que se encuentran en condiciones de comercializacin, pero que no son requeridos para las actividades de la entidad por obsolescencia tecnolgica o falta de uso. Tambin a bienes inservibles que por su desgaste, deterioro u obsolescencia fsica, no son tiles para el servicio al cual se haban destinado, estn o no en uso. La baja se podr materializar por destruccin o comercializacin, en este ltimo caso se podr hacer por venta directa o por subasta pblica mediante el sistema de martillo. (Anexo: modelos de acta de inventario, acta de bajas del servicio, acta de reposicin, acta de entrega por comodato) CONTROL DE LA ADMINISTRACIN DE LOS BIENES La gestin de los bienes pblicos est sujeta al sistema de control interno y es vigilada por la Contralora correspondiente, que supervisa lo relativo a la organizacin del sistema de control y acta sobre las responsabilidades fiscales. De igual forma, las actuaciones de los funcionarios pblicos que administran los bienes estn sujetas a las sanciones establecidas en el Cdigo nico Disciplinario,
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cuando se aparten de las regulaciones que aplican al uso de los bienes. El control de la administracin est sealado por la Constitucin Nacional y reglamentado en distintas leyes, que le asignan estas funciones a dependencias dentro de la entidad y a organismos de control relacionados con las diferentes clases de responsabilidad que los funcionarios pblicos asumen por sus actuaciones como tal, entre otras por el uso y proteccin de los bienes a su cargo y cuyas modalidades son:
? DISCIPLINARIO INTERNO. Es la vigilancia que se ejerce sobre CONTROL

las actuaciones de los funcionarios de una entidad pblica, la cual est facultada para adelantar los procesos de investigacin, entre otros por la utilizacin indebida de los bienes fiscales o la negligencia en la proteccin de los mismos por parte del funcionario responsable.
? DISCIPLINARIO EXTERNO. Es la vigilancia superior que se CONTROL

ejerce sobre la conducta de los funcionarios pblicos en relacin con sus actuaciones, entre otras en la defensa de los bienes patrimoniales del Estado; se ejerce por la Procuradura General de la Nacin y las Personeras Territoriales.
? FISCAL. Es la vigilancia sobre la gestin fiscal de los CONTROL

administradores pblicos y de particulares o entidades que manejan fondos o bienes pblicos, que se ejerce por medio del control financiero, de gestin y de resultados, con base en la eficiencia, la economa, la equidad y la valoracin de los costos ambientales. Dicho control se ejerce en forma posterior y selectiva conforme a los procedimientos, sistemas y principios que establece la ley que reglamenta el control fiscal, a cargo de la Contralora General de la Repblica.
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Repblica de Colombia
MUNICIPIOS DE SANTIAGO DE CALI - SECRETARIA DE EDUCACIN SUBDIRECCIN DE BIENES INMUEBLES Y RECURSOS FISICOS - DIRECCIN DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO
ACTA DE INVENTARIO
GRABADO: Firma CONTRATO No. Fecha XX - XX - 2009
Fecha
Acta No. Santiago de Cali En la fecha se recibi en la (Institucin Respectiva) Los siguientes artculos, los cuales quedan a cargo de Identificado (a) con la CC No. Cdigo de la Dependencia de De 200x
en su calidad de RECTOR DE XXXXXXXXXXXXXX
Cantidad
CONCEPTO
Cdigo
Valor Unitario
Valor Total
Vo.Bo. JEFE DE PROGRAMA
RECTOR DE LA INSTITUCIN O CENTRO EDUCATIVO
SUBDIRECCIN DE BIENES INMUEBLES Y RECURSOS FSICOS
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MUNICIPIOS DE SANTIAGO DE CALI - SECRETARIA DE EDUCACIN DIRECCIN DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO - SUBDIRECCIN DE BIENES INMUEBLES Y RECURSOS FISICOS ACTA DE BAJA DEL SERVICIO
Acta No. Santiago de Cali En su calidad de de De
GRABADO: Firma
Fecha
RECTOR DE LA INSTITUCIN EDUCATIVA XXXXX
la baja del servicio se realiza por el siguiente motivo
NOTA: INDICAR MARCAR, REFERENCIAS, NUMERO, SERIE Y OTROS DATOS (SI ES EL CASO)
Cantidad
CONCEPTO
Cdigo 2-
Valor Unitario
VALOR TOTAL
XXXXXX
TOTAL
Vo.Bo. SUBDIRECTOR DE BIENES INMUEBLES ENTIDAD TERRITORIAL
FUNDACIN QUE ENTREGA RECTOR DEL ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO C.C.
FUNCIONARIO QUE RECIBE C.C.
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MUNICIPIOS DE SANTIAGO DE CALI - SECRETARIA DE EDUCACIN SUBDIRECCIN DE BIENES INMUEBLES Y RECURSO FSICO - DIRECCIN DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ACTA DE REPOSICIN
GRABADO: Firma
Fecha Acta No. Santiago de Cali de del 200X
En la fecha procede a la reposicin de los bienes relacionados ms adelante que quedan a cargo de En su calidad de RECTOR DE LA XXXXXXXXX Motivo NOTA: INDICAR MARCAR, REFERENCIAS, NUMERO, SERIE Y OTROS DATOS (SI ES EL CASO) Responde el siguiente artculo
Cantidad
CONCEPTO
Cdigo
Valor Unitario
VALOR TOTAL
SUBDIRECCIN DE BIENES INMUEBLES Y RECURSO FISICO
V.B.- CONCEPTO TECNICO C.C.
FUNCIONARIO QUE REPONE
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MUNICIPIOS DE SANTIAGO DE CALI - SECRETARIA DE EDUCACIN
DIRECCIN DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO - SUBDIRECCIN DE BIENES INMUEBLES Y RECURSOS FISICOS ACTA DE ENTREGA POR COMANDO CONTRATO DE COMODATO NRO. XXXXXXXXXX
Acta No. Santiago de Cali de del
GRABADO: Firma
Fecha
En la fecha procede al traslado de los bienes relacionados ms adelante que estaban a cargo de XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX con C.C. No. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
En su calidad de RECTOR DE LA XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX los cuales quedan a cargo de XXXXXXXXXXXXXX con C.C. No. XXXXXXXXXXXXXXXXXX
En su calidad de RECTOR DE LA XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Cdigo cargo del Nuevo Responsable: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX NOTA: INDICAR MARCAR, REFERENCIAS, NUMERO, SERIE Y OTROS DATOS (SI ES EL CASO)
Cantidad
CONCEPTO
Valor Unitario
VALOR TOTAL
RECTOR QUE RECIBE
RECTOR QUE ENTREGA
V.B. SUBDIRECCIN SERVICIO ADMINISTRATIVOS
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Ley 87 de 1993, Leyes 42 de 1993 y 610 de 2000, Ley 734 de 2002. ACTA DE INFORME DE GESTIN LEY 951 DE MARZO 31 DE 2005 La Ley 951 de marzo 31 de 2005 cre el Acta de Informe de Gestin segn la cual en el artculo 1 se establece la obligacin para que los servidores pblicos del orden departamental, distrital, municipal, metropolitano, en calidad de titulares y representantes legales,., presenten al separarse de sus cargos o al finalizar la administracin segn el caso, un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, de los asuntos de su competencia, as como de la gestin de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieren asignados para el ejercicio de sus funciones. El artculo 5 de esta Ley establece que el servidor pblico que entregue un cargo, est obligado a entregar al servidor pblico entrante un informe mediante acta de informe de gestin, los asuntos y recursos a su cargo. As mismo, el servidor pblico entrante est obligado a recibir el informe y acta respectiva y a revisar su contenido. La verificacin fsica o revisin que se haga de los diferentes aspectos sealados en el acta de entrega y recepcin se realizar dentro de los 30 das hbiles siguientes a la firma del documento, para efectos de determinar la existencia o no de irregularidades. El modelo de acta que se presenta, tiene como postulados las exigencias de la gua 34 del Ministerio de Educacin Nacional que establece los parmetros bsicos para la autoevaluacin institucional diferenciados por gestiones.
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AREA: GESTI
N DIRECTIVA
PROCESO Direccionami ento estratgico y horizonte institucional
COMPONENTE Misin, visin y principios en el marco de una institucin integrada. Metas institucionales Conocimiento y apropiacin del direccionamiento Poltica de integracin de personas con capacidades dismiles o diversidad cultural Articulacin de planes, proyectos y acciones. Existencia y desarrollo del PRAE, Program a de Prevencin de la drogodependencia. Proyecto de Educacin Sexual, Uso Creativo del Tiempo Libre, Bilinguismo y otros:________________ ____________________ Estrategia Pedaggica Seguimiento y Autoevaluacin Consejo Directivo Consejo Acadmico Comisiones de evaluacin y promocin Comits de Convivencia Consejo Estudiantil Personero Estudiantil Asamblea de Padres de Familia Consejo de Padres de Familia Identificacin y divulgacin de buenas prcticas Ambiente Fsico Manual de convivencia Actividades Extracurriculares Bienestar del Alumno Manejo de Conflictos
EXISTE
EN CONSTRUCCIN
INEXIS TENTE
EVIDENCIAS
OBSERVA CIONES
Gestin Estratgica
Gobierno Escolar
Cultura Institucional Clima Escolar
Relaciones con el entorno
Padres de Familia Autoridades educativas Otras instituciones Sector Productivo Comunicacin con todo el personal Institucional Existe el proceso de matrcula: SIMAT y Medio Fsico Existe el Archivo Acadmico
Apoyo a la gestin acadmica
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AREA: GESTI
N DIRECTIVA
PROCESO
COMPONENTE
Existe un programa sistematizado para emitir boletines de calificaciones Los registros escolares de valoracin, estn actualizados hasta el ao 2008. Se realiza el mantenimiento de la planta fsica de acuerdo con las necesidades prioritarias y con las posibilidades econmicas Se realizan programas para la adecuacin y embellecimiento de la planta fsica Se hace un adecuado seguimiento al uso de los espacios Existe un plan para la adquisicin de los recursos para el aprendizaje acorde con los requerimientos de la institucin Existe manual de procedimientos para los suministros y dotacin Existe un programa de mantenimiento de equipos y recursos para el aprendizaje Existen manuales de proteccin y seguridad Existe un manual de control de inventarios Se prestan y controlan servicios de transporte, restaurante, cafetera y salud (enfermera, odontologa, psicologa) Se desarrolla en forma continua el programa de apoyo a estudiantes con necesidades educativas especiales Existe el manual de funciones para todos los cargos de la institucin con los perfiles definidos para cada uno de ellos Se elabor el programa de induccin a estudiantes, directivos, administrativos y docentes. Se realizan programas de formacin y capacitacin
La asignacin acadmica se implementa de acuerdo con los perfiles del cargo
EXISTE
EN CONSTRUCCIN
INEXIS TENTE
EVIDENCIAS
OBSERVA CIONES
Administracin de la planta fsica y de los recursos
Administracin de servicios complement arios
Talento Humano
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AREA: GESTI
N DIRECTIVA
PROCESO
COMPONENTE
EXISTE
EN CONSTRUCCIN
INEXIS TENTE
EVIDENCIAS
OBSERVA CIONES
Existen los horarios de clases por grupos y por docentes Las hojas de vida se encuentran comple tas y actualizadas de: Docentes Directivos Administrativos Estudiantes Se realiza anual y/o semestralmente la evaluacin del desempeo de: Administrativos Docentes (Dcto 1278) Directivos (Dcto 1278) Existe un programa de apoyo a la investigacin El manual de convivencia y manejo de conflictos se encuentra debidamente actualizado Existen programas de Bienestar del Talento Humano Apoyo Se elabora Financiero y oportunamente el Contable presupuesto anual del Fondo de Servicios Educativos (FSE) Existe el Reglamento de Tesorera y su correspondiente manual de de procedimientos La contabilidad se encuentra actualizada y sistematizada Existen reglamentos y man uales para el manejo de los ingresos y gastos El Manual de Contratacin se encuentra debidamente actualizado Se rinden las cuentas a las entidades de Control Fiscal en los tiempos estipulados AREA: GESTIN COMUNIDAD Accesibilidad Atencin educativa a grupos poblacionales diversos Necesidades y expectativas de los estudiantes Proyectos de vida Proyeccin a Escuela familiar la comunidad Oferta de servicios a la comunidad Uso de la planta fsica y
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AREA: GESTI
N DIRECTIVA
PROCESO
COMPONENTE
EXISTE
EN CONSTRUCCIN
INEXIS TENTE
EVIDENCIAS
OBSERVA CIONES
Participacin y convivencia
Prevencin de riesgos
de los medios Servicio social estudiantil Participacin de los estudiantes Asamblea y consejo de padres de familia Participacin de las familias Prevencin de Riesgos Fsicos Prevencin de riesgos psicosociales Programas de seguridad
Fecha
Firma de quien entrega
Firma de quien recibe
Fecha de verificacin
Firma de quien recibe
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BIBLIOGRAFA LEY 115 DE FEBRERO 8 DE 1994 Por la cual se expide la Ley General de la Educacin. LEY 715 DE DICIEMBRE 21 DE 2001, Por la cual se dictan normas orgnicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artculos 151,288,356,357 de la Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones para organizar la prestacin de los servicios de educacin y salud. DECRETO 4791 DE DICIEMBRE 19 DE 2008, por el cual se reglamenta parcialmente los artculos 11,12,13,14 de la Ley 715 de 200, en relacin con el fondo de servicios educativos de los establecimientos educativos estatales. LEY 1049 DE JUNIO 12 DE 2006, Por la cual se modifica el artculo 14 de la Ley 115 de 1994 DECRETO 1860 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 115 de 1994 en los aspectos pedaggicos y organizativos generales. DECRETO 1290 DE ABRIL 16 DE 2009. Por el cual se reglamenta la evaluacin del aprendizaje y promocin de los estudiantes de los niveles de educacin bsica y media. GIL OSPINA, Mara Isabel. REGLAMENTOS Y PROCEDIMIENTOS para la administracin de fondos de SERVICIOS EDUCATIVOS. Litoimpresos y servicios Ltda. Medelln 2008. M.E.N. Ministerio de Educacin Nacional. Serie publicaciones. Gua 34. RESOLUCIN 01 DE ENERO 4 DE 2010 DEL MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO. RESOLUCION NUMERO 4143.2.21.5908 DE JULIO 21 DE 2009 DE LA SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL DE SANTIAGO DE CALI. DECRETO 0238 DE ABRIL 7 DE 1999 DEL MUNICIPIO DE SANTIAGO DE CALI. CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA. ACUERDOS. CONTADURIA GENERAL DE LA NACIN. ACUERDOS.
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REGIMEN DE CONTABILIDAD PBLICA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA CONTADURIA GENERAL DE LA NACION.
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GUIA PARA LA GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS

CONTRALORIA GENERAL DE SANTIAGO DE CALI

ALMA CARMENZA ERAZO MONTENEGRO CONTRALORA GENERAL DE SANTIAGO DE CALI

ALMA CARMENZA ERAZO MONTENEGRO Contralora General de Santiago de Cali

GUIA PARA LA GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS

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? Cuentas contables. ? de gestin presupuestal. Mecanismos

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? Aprobar reglamentos para tesorera (antes slo se determinaba la forma de

? Aprobar procedimientos para utilizacin de bienes, participacin y cuantas de

?existencia y presentacin de estados financieros (antes los deba Verificar la

? Autorizar contratacin de servicios tcnicos y profesionales para gestiones

? Autorizar cuantas para realizacin de actividades pedaggicas, cientficas,

? la suscripcin de convenios en los que se destinen bienes o Autorizar

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CDIGOS CTA DE PLANEAC Y PPTO (CERO)

CONCEPTOS EGRESOS PRESUPUESTO DE GASTOS DE FUNCIONMIENT O

SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS GASTOS GENERALES

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CONCEPTOS EGRESOS PRESUPUESTO DE GASTOS DE FUNCIONMIENT O

GUIA PARA LA GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS

Financieros Adquisicin de Bienes y Servicios Otros

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GUIA PARA LA GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS

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__________________ Rector (a) CAJA MENOR

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? para cada vigencia fiscal, autorizada por el Consejo Directivo Se constituye

? por resolucin de rectora, indicando en este acto administrativo Se constituye

? valor de la caja menor, el tesorero o pagador, previa solicitud Definido el

? La ordenacin del gasto corresponde al Director o Rector Rural

? Es responsabilidad de quien ejecuta el gasto, el buen uso de los recursos y el

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? Los reembolsos se harn en la cuanta de los gastos realizados sin exceder el

? El establecimiento educativo con sus propios fondos tomar pliza de manejo

? que no contengan los documentos soporte exigidos para su Pagar gastos

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? Gastos agrupados por apropiaciones en los comprobantes de pago o en la

? originales, firmados por acreedores, razn social, documento de Documentos

? del comprobante corresponda a la vigencia fiscal que se est Que la fecha

? Que el gasto se haya efectuado despus de haberse constituido o