COMUNICAREA INTERN

2.1 ABORDAREA FUNCIONAL

2.2 ABORDAREA ORIENTAT SPRE NELEGERE

2.3 ABORDAREA DIN PERSPECTIVA DEZVOLTRII

Prof.dr.ing.Anca Alexandra Purcrea COMUNICAREA suport de curs

19

2.1 ABORDAREA FUNCIONAL

Abordarea funcional calea nelegerii comunicrii organizaionale prin care se descriu mesajele generate n interiorul organizaiei i circulaia lor

Funciile comunicrii Organizarea Relaionarea Schimbarea

Structura comunicrii

Reele

Canale Direcie ncrcare i Distorsionare

Prof.dr.ing.Anca Alexandra Purcrea COMUNICAREA suport de curs 20

 Funciile comunicrii Sistemul comunicrii organizaionale - ansamblul unitilor care lucreaz mpreun pentru crearea i a modelarea evenimentelor din organizaie Funcia de organizare - stabilete reguli i regulamente pentru un mediu particular (manuale, scrisori, etc.) refritor la cum se dorete s se efectueze munca. Mesajele de organizare definesc i clarific sarcinile, dezvolt instruciuni de lucru etc. Funcia de relaionare -. Se stabilesc relaiile ntre superiori i subordonai, ntre subordonai. Funcia schimbrii - ajut organizaia s se adapteze la ceea ce face i cum s realizeze aceast munc bine.

Structura comunicrii Reelele - modele formale i informale ale comunicrii care unesc membrii organizaiei Canalele - arat pe unde circul informaiile

Prof.dr.ing.Anca Alexandra Purcrea COMUNICAREA suport de curs

21

Direcia mesajului - descrie micarea mesajului n organizaie, bazat pe autoritate sau poziia nivelului emitorului i receptorului ncrcarea - arat numrul de mesaje care circul n sistem Distorsionarea - problemele i cauzele pentru care se modific mesajele

Canale de comunicare

formale
definite prin structura organizaional i destinate explicit circulaiei informaionale necesare realizrii sarcinilor specifice i atingerii scopurilor organizaiei; Reele de comunicare face to face

Reele centralizate
a. b.

Lan Roat

Reele descentralizate
a.

Circular

Prof.dr.ing.Anca Alexandra Purcrea COMUNICAREA suport de curs

22

b.

Stea

Informale

necuprinse n structura organizaional, destinate comunicrii ntre indivizi i / sau grupuri, n interesul sarcinilor de serviciu i n afara lor.

relaia emitor receptor

-

unidirecional (cu sens unic), atunci cnd emitorul i receptorul au poziii fixe bi/multi direcional (cu dublu / multiplu sens), atunci cnd emitorul (emitorii) i receptorul (receptorii) i schimb succesiv, rolurile

direcia i sensul de circulaie a informaiei

-

vertical, ntre niveluri ierarhice diferite, cu sens:

ascendent (de la baza ierarhiei spre vrf) sau descendent (n sens invers)

orizontal, la acelai nivel ierarhic;

Prof.dr.ing.Anca Alexandra Purcrea COMUNICAREA suport de curs

23

oblic (sau diagonal), ntre niveluri ierarhice diferite i totodat, ntre emitori / receptori situai n subsisteme organizaionale diferite.

Canale formale de comunicaii

Preedinte

Vicepreedinte personal

Vicepreedinte finane

Vicepreedinte producie

Vicepreedinte marketing

Vicepreedinte tehnic calcul

Comunicaii n sus: - sisteme de sugerare; - sisteme de audiene; - plngeri; - rapoarte disciplinare.

Manager executiv Administrator

Comunicaii n jos: - instruciuni; - manuale; - memorii i rapoarte; - postere; - declaraii de politic a firmei

Supervizor Muncitori

Supervizor Muncitori

Supervizor Muncitori

Comunicaii orizontale: - ntlniri de personal; - conferine cu participare larg; - memorii i rapoarte -

Canalele organizaionale formale de comunicaie

Prof.dr.ing.Anca Alexandra Purcrea COMUNICAREA suport de curs 24

Preedinte

Manager 1

Manager 2

Manager 3

S1

S2

S3

S1

S2

S3

S1

S2

S3

Canale diagonale formale de comunicaie

Canale informale de comunicaii

Sociometrie = metoda de cercetare a comunicaiilor ntre membrii unui grup Grup
Doru Anca Doina Dan Silvia

Grup Legtura Dan

Ada Carmen Nicu Gelu

Grup Izolat Ioana

Radu Petre tefan

Izolat Oana

Prof.dr.ing.Anca Alexandra Purcrea COMUNICAREA suport de curs

25

Sociogram. Un model informal de comunicaie orientat pe aspecte tehnice ale serviciului

F D E C D C B A Fie singular selectai Fiecare comunic cu o persoan form
C I

F G H B

J I D C A F

B A Brf

Unul spune tuturor

Ciorchine Unii spun doar unora Este cea mai frecvent

E K G
B X H

Probablitate
D

Fiecare spune la ntmplare

Prof.dr.ing.Anca Alexandra Purcrea COMUNICAREA suport de curs

26

Comunicaii staff and line i staff and staff

Aciunile managerilor orientate ctre: Profitabilitate Competitivitate Eficien

Flexibilitate

Manager tip line activiti care reprezint scopul organizaiei (producerea i vnzarea bunurilor) Manager tip staff activiti care susin atingerea scopului organizaiei (cercetare, finane) Autoritatea funcional puterea (influena) pe care un individ sau departament o pot cpta n funcie de diverse procese, practici sau politici de firm.

Prof.dr.ing.Anca Alexandra Purcrea COMUNICAREA suport de curs

27

Proceduri de organizare

Proceduri contabile

Proceduri de personal

Autoritate tip linie a preedintelui Autoritate dup delegare

relaie tip line normal --------------------delegare a autoritii funcionale de la autoritatea tip line a preedintelui

Controlor

Manager personal

Manager de aprovizionare

Manager de PR

Manager diviziei de vest

Manager diviziei centrale

Manager diviziei de est

Delegarea autoritii funcionale

Prof.dr.ing.Anca Alexandra Purcrea COMUNICAREA suport de curs

Proceduri de PR (Public Relations)

28

Preedinte

Vicepreedinte vnzri

Vicepreedinte financiar

Vicepreedinte inginerie

Vicepreedinte producie

Manager divizie produs A

Manager divizie produs B

Manager divizie produs C

Manager divizie produs D

--------------- autoritate funcional autoritate de linie Autoritate funcional n departamente tip line

Prof.dr.ing.Anca Alexandra Purcrea COMUNICAREA suport de curs

29

Preedinte

Director de personal

Director de PR

Vicepreedinte financiar

Vicepreedinte vnzri

Vicepreedinte de producie

------------- autoritate funcional _________ autoritate de linie Autoritate funcional de tip linie
Preedinte Consilier al preedintelui

Vicepreedinte financiar

Vicepreedinte vnzri

Vicepreedinte vnzri

Manager personal

Manager producie

Manager buget

Supervizor A

Supervizor B

Supervizor C

Relaiile de autoritate line i staff

Prof.dr.ing.Anca Alexandra Purcrea COMUNICAREA suport de curs

30

Circuite i fluxuri informaionale

Proces de circulaie a informaiei = colectarea, stocarea i transmiterea succesiv a datelor Circuit informaional = circulaia complet a informaiilor organizat la nivelul unei uniti incluznd n ntregime intervalul respectiv, ciclul care se scurge din momentul evenimentului petrecut i pn cnd, pe baza cunoaterii acestuia, se declaneaz evenimentul nou. Flux informaional = seciune din circuitul informaional, caracterizat prin precizarea coninutului i destinaiei informaiilor transmise ntr-un interval de timp determinat - fluxuri informaionale la nivel macroeconomic - fluxuri informaionale la nivel microeconomic sau - fluxuri orizontale vizeaz compartimente ale firmei pe acelai nivel - fluxuri verticale vizeaz compartimente pe niveluri ierarhice diferite sau - fluxuri informaionale pentru intrri de date - fluxuri informaionale pentru ieiri de date - fluxuri informaionale pentru prelucrarea datelor.

Metodele de reprezentare grafic a fluxurilor informaionale

Prof.dr.ing.Anca Alexandra Purcrea COMUNICAREA suport de curs 31

- schema bloc - schema orizontal - schema vertical

Simbolurile schemei orizontale (flow-chart)

Simboluri simple - crearea unui document nou sau nregistrarea pentru prima oar a unor date ntr-un document n alb, manual, la maina de scris, la calculator, la un echipament semiautomat - adugare de date pe un document elaborat anterior - manipularea documentului: colaionarea, capsarea, etc. - este folosit cnd etapa de prelucrare cere o verificare calitativ sau cantitativ a nregistrrilor efectuate dintr-un document, cu consecinele respective: acceptare sau respingere - micare unuia sau mai multor documente de la o persoan la alta, de la un compartiment la altul, de la un loc de munc la altul D - staionare sau ndosariere temporar, este folosit pentru a arta orice ntrziere intervenit

- arhivare sau distrugere, este folosit pentru a arta locul din ciclul unde documentul devine inactiv (pstrat n arhiv conform regulamentului n vigoare sau distrus)
Prof.dr.ing.Anca Alexandra Purcrea COMUNICAREA suport de curs 32

Simboluri combinate

- linia de influen, arat efectul exercitat de un document asupra altuia sau mai multor documente

1 2 3

- document creat n n exemplare

1 2 3

- documentele 1, 2, 3 sufer aceeai operaie

- verificare cu adugare de date (semntura)

Prof.dr.ing.Anca Alexandra Purcrea COMUNICAREA suport de curs

33

2.4 ABORDAREA ORIENTAT SPRE NELEGERE

Abordarea orientat spre nelegere- calea nelegerii comunicrii organizaionale prin gasirea modalitii prin care interaciunea uman genereaz realitatea organizaional Comunicarea este privit ca un proces destinat generrii realitilor comune, care susine organizarea, luarea deciziilor, direcia, influenai cultura, este un proces complex care creaz i modeleaz evenimentele organizaionale. Comunicarea, organizarea i luarea deciziilor sunt vzute n aceast abordare ca procese aproape sinonime. Aceast abordare presupune: toata interaciunea uman este comunicare ntr-o form sau alta organizaiile exist prin interaciunea uman; structurile i tehnologiile rezult din informaii la care reacioneaz indivizii realitile organizaionale mprtite reflect interpretarea colectiv a membrilor organizaiei despre toate activitile organizaiei organizarea i luarea deciziilor sunt fenomene comunicaionale direcia combin aciunea cu interpretarea; identificarea, socializarea,regulile comunicrii i puterea sunt procese de comunicare care reflect cum se realizeaz influena organizaional procesele de organizare, luarea deciziilor i influena descriu cultura organizaiei aratand cum organizaiile fac lucrurile i cum se vorbete despre cum se fac lucrurile
Prof.dr.ing.Anca Alexandra Purcrea COMUNICAREA suport de curs 34

culturile i subculturile organizaionale reflect cum realitile mprite din organizaie i cum aceste realiti creeaz i formeaz evenimentele organizaionale climatul comunicrii este reacia evaluativ a membrilor organizaiei la evenimentele comunicaionale ale organizaiei, reacia lor la cultura organizaional

2.2

ABORDAREA DIN PERSPECTIVA DEZVOLTRII

Abordarea din perspectiva dezvoltrii descrie comunicare ca un proces constitutiv luand n considerare trei teorii: postmodernismul, teoria criticii i teoria feminist. Comunicarea ca un proces constitutiv ( Stanlez Deetz-1992 ) spune c organizarea nu este sinonim cu organizarea luarea deciziilor i influena, dar poate fi privit ca un proces care produce organizarea, luarea deciziilor i influena. Perspectiva postmodernist se refer la perspectiva care se nstrineaz fa de trecut, privete cu scepticism structurile de autoritate, cultura de mas. Presupunerile privind modernismul au fost sintetizate de Eric Eisenberg i H.L.Goodal (1993) astfel: - diviziunea muncii i ierarhia conduc la creterea eficienei; - comunicarea este instrumentul ce conduce la ndeplinirea sarcinilor; - eficacitatea poate fi msurat i rspltete realizrile
Prof.dr.ing.Anca Alexandra Purcrea COMUNICAREA suport de curs 35

- sensurile ( nelegerile) sunt importante n limbaj ca un sistem simbolic. Aceeai autori sintetizeaz i presupunerile referitoare la postmodernism: - aplatizarea structurilor conduce la o mai mare flexibilitate i eficien - comunicarea este atat instrument cat i neles - mplinirile i recompensele grupurilor sunt mai viabile decat recunoaterea individual; eficacitatea poate fi msurat numai parial; munca i casa nu sunt treburi separate - ambiguitatea este pretutindeni, simbolurile sunt deschise la mai multe interpretri Teoria criticii se refer la studiul puterii i al abuzurilor puterii prin comunicare. Aceast abordare descrie organizaiile ca sisteme unde puterea este ascuns i meninuta prin controlul legitim asupra salariailor. Aceast teorie pune ntrebri referitoare la cum trebuie schimbate i reformate organizaiile pentru a acorda interesele stakeholderilor cu cele ale competiiei. Teoria feminist se refer la marginalizarea i dominarea femeilor n organizaii i la valorificarea prerii lor n procesele organizaionale.

Prof.dr.ing.Anca Alexandra Purcrea COMUNICAREA suport de curs

36