Claves para sobrevivir en tiempos de cambio

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Sbado 03 de Mayo de 2008

> Sociedad

CLAVES PARA SOBREVIVIR EN TIEMPOS DE CAMBIO Las computadoras pueden responder nuestras preguntas pero no pueden formularlas. En informtica, una pregunta mal hecha nos dar respuestas intiles. El famoso pintor Pablo Picasso dijo alguna vez que las computadoras eran completamente intiles ya que podan responder a todas nuestras preguntas, pero no eran capaces de hacernos ninguna. Notable: sabemos que las preguntas nos las tenemos que hacer nosotros, nadie nos puede (o poda) ayudar en esta tarea. En informtica, una pregunta mal hecha nos dar respuestas intiles, o peor, nos inducir a una decisin equivocada. Si analizamos el siguiente pensamiento "el dato que necesito es...?" veremos que nos hemos anticipado a los medios que nos permite obtenerlo. La pregunta siempre est antes que la respuesta. Muchos especialistas en sistemas piensan, errneamente, que lo ms importante es producir informacin: primero generan respuestas (informacin) para las preguntas que "podran hacerse" (procesos de decisin). Si nos detenemos un momento veremos que podemos tener respuestas para una infinidad de preguntas que nunca se harn. Concretamente, el error conceptual reside en pensar que si tenemos preguntas, necesitamos respuestas, y all vamos: disponemos de todas las respuestas que sean posibles, hagamos o no las preguntas necesarias. Ahora bien pensemos cuntas veces hemos hecho una misma pregunta. Por ejemplo: cul es la disponibilidad de stock de un producto determinado?, quines conforman el grupo de clientes clave para dirigir una estrategia de ventas?, cul es el estado de nuestro flujo de caja para hacer las previsiones necesarias?, qu nos va a responder el cliente o proveedor a nuestro mail en donde le indicamos una suba de precios o una refinanciacin de pagos?, y as sucesivamente. Otro problema es que todo el universo de respuestas que me puede ofrecer una computadora son "a posteriori", es decir: llegan demasiado tarde y puede ocurrir que las respuestas se basen en datos no del todo exactos, coherentes, o vlidos, algo fatal. Veamos dos conceptos que nos van a permitir tener xito en la gestin de informacin de nuestra PyME. Todas nuestras preguntas conforman el universo propio de "necesidades de informacin". Y aqu tenemos nuestro primer concepto clave: La informacin requiere que los datos se encuentren en un contexto determinado, en una situacin especfica para que tengan algn significado til. Debe existir algn propsito concreto en la utilizacin de los datos para que ganen la categora de "informacin". La calidad de los datos es crtica para asegurar que la informacin obtenida sea precisa ya que solamente podemos tomar decisiones acertadas contando con informacin con alto grado de precisin. Por otra parte, toda informacin que est fuera de contexto tiene valor nulo. Los datos ubicados en una situacin y contexto determinados dan origen a la informacin. El conocimiento de nuestro propio negocio nos permite hacer las preguntas volcadas en forma pura de parte de nuestra experiencia. sta resulta esencial para hacer un buen uso de la informacin disponible y aqu tenemos nuestro segundo concepto clave: el conocimiento es la informacin sumada a la experiencia, el cual no puede existir prescindiendo del otro. Hemos dejado atrs la "Era de la Informacin" y comenzamos la "Era del Conocimiento". Debemos tener en claro que hoy no tiene xito quien cuenta con ms informacin, sino aqul que sabe cmo y dnde aplicarla.

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Volvamos nuevamente a nuestra PyME. Si aplicamos un cierto grado de abstraccin veremos que nos dedicamos a llevar a cabo "procesos", entendiendo por stos, un determinado conjunto de actividades que modifican entradas -materia prima, datos, inclusive los resultados de un proceso anterior- y las transforman de alguna manera produciendo salidas -materia elaborada, informacin, nuevos resultados para el proceso siguiente. Tan interesante es la visin "por procesos" que su origen y fin resultan en un mismo punto: todo proceso dentro de una empresa comienza con el requerimiento de parte de un cliente y termina (al menos en forma general) luego de la aplicacin de los procesos, en la satisfaccin del requerimiento del cliente. Como observamos, el cliente est en ambos extremos de nuestra cadena. Hasta la aparicin del e-business, o empresas en Internet, este conjunto de procesos podra repetirse indefinidamente, ya que era un modelo ventajoso. Sus ventajas residen en una paulatina disminucin de errores (curva de aprendizaje), de fallas en administracin, de inconsistencias, pulindose en forma gradual. As funcionaron las PyMES clsicas: eran especialistas en un determinado tipo de proceso y surgieron el tipo de expresiones como: " ...y 30 aos de experiencia avalan nuestra seriedad". Hasta que, de golpe, cambian las reglas del mercado nacional o internacional, o cambia la tecnologa en uso, o cambian o desaparecen proveedores y clientes, o aumentan las exigencias de los clientes o no disponemos de financiacin suficiente, o..... Bien, lo peor que le puede pasar a una PyME es perder "cintura". Perder, justamente lo que constituye su principal ventaja competitiva: dinamismo. Sumemos todo: Conocimiento para tomar decisiones acertadas, dinamismo para que estas decisiones se ajusten al contexto econmico en constante cambio, procesos con alto nivel de flexibilidad para adaptarse a dichos cambios, informacin destinada a alimentar nuestra experiencia para incorporar los datos del contexto actual, qu nos falta? Falta volver al principio: al universo de preguntas que podemos hacer, preguntas clave para tomar las decisiones adecuadas. Vayamos a la prctica: mientras lea este artculo tome una hoja de papel en blanco y una birome. Escriba en la hoja de papel las tres preguntas clave que tiene en mente sobre su negocio. Anote esas preguntas que ms le "inquietan". Refnelas tantas veces como sea necesario (tchelas y re-escrbalas cada vez con mayor precisin y crudeza). No anote ms de tres pero asegrese que la respuesta a esas tres preguntas HOY clarificarn totalmente lo que va a hacer a partir de maana en su negocio. Muchos creen que pueden hacer este ejercicio en 3 minutos. Si esto es as, no las haga, usted sabe muy bien qu es lo que hace falta para ser millonario: escriba un libro y hgase famoso. Ms all de broma, estas tres preguntas tambin reflejarn en forma clara cmo piensa y con qu amplitud piensa sobre la realidad de su empresa. Ahora lalas en voz alta. Si se las hiciera un amigo, las tomara en serio? Si no es as, vulvalas a escribir, ahora con mucha ms precisin. Estas preguntas valen oro. Usted ha comenzado a ingresar a la era del conocimiento. Maana, busque en su empresa la respuesta a estas preguntas. Evale cunto tardan en respondrselas y cul es la extensin de las respuestas. Usted necesita como mximo dos renglones de respuestas por cada pregunta, o mejor, uno....o mucho mejor: una cifra. Ms all de los "procesos" que hemos mencionado antes, ha introducido en su PyME otro tipo de proceso: el proceso denominado Administracin del Conocimiento o Knowledge Management (los americanos abrevian este concepto con dos letras KM). Ha hecho uso de su experiencia, ha forzado la bsqueda de la informacin necesaria para responder a sus preguntas, ha impulsado a su personal a refinar los datos y as, la informacin resultante, tiene valor: El valor de haberse convertido en informacin para decidir. Cuanto ms frecuentemente haga este ejercicio, los sistemas de su empresa podrn hacerle por s mismos estas mismas preguntas con la periodicidad que desee: una vez por semana, por mes, cada dos meses, automticamente. Est procesando

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conocimiento, un conocimiento que forma parte de los activos de su PYME. La informtica nuevamente se ha convertido en su aliada: no le da informacin cruda, que slo sirve para procesar y re-procesar datos en planillas de clculo, consumiendo enormes cantidades de horas/hombre. Le hace preguntas. Ahora su personal, es el encargado de obtener, mediante un sistema informtico, la informacin que REALMENTE NECESITA y que, gracias a sus conocimientos, le aportan un nuevo significado. por Lic. Juan Moratto, Consultor Senior Asociado, Mercados Unidos Use la opcin de su browser para imprimir o haga clic aqu

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